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SISTEMA DE CONTROL AUXILIAR
LEY DE COSTOS Y PRECIOS JUSTOS
INSTRUCTIVO GENERAL
Introducción
Debido a las innumerables inquietudes de nuestros Clientes en relación a esta Ley, nos
propusimos a realizar el análisis de Sistemas y Desarrollo respectivo, la cual trajo como
resultado un producto o herramienta que le permite a nuestros Clientes cumplir con esta
Ley y su reglamento sin contratiempos, prepararse incluso antes de que sus productos y
servicios sean objeto de obligación para la Notificación de Precios y Costos.
¿Razones para usar nuestra Herramienta Auxiliar?:
Aunque el SISAP es muy fácil de operar y cumple con lo establecido en la Ley, la
información que se publica queda en la Web y solo puede ser vista por aquellos que
actualmente estén obligados en Notificar precios.
En el SISAP, Usted no puede hacer pruebas, ni preparar a su personal con datos
hipotéticos, ni equivocarse, ya que lo que publica es como una declaración jurada
luego que realice el Cierre de la Notificación.
El SISAP es una aplicación WEB la cual necesita conexión de Internet permanente
para realizar la Notificación de Precios y Costos, debido a este factor le sugerimos
que primero prepare la información en nuestra Herramienta, analícela y tome la
decisión final de publicarla cuando esté seguro de que lo que va a publicar es
correcto. En el SISAP no se admiten errores luego de haber cerrado la Notificación.
¿QUE ES EL SISAP?
Por sus siglas, es el "Sistema Automatizado de Análisis de Precios" disponible en la
página Web del SUNDECOP (Superintendencia Nacional de Costos y
Precios). www.sundecop.gob.ve por medio del cual debe registrar (Notificar) los Precios
por cada Producto: sus presentaciones y proveedores, de acuerdo a los formularios para
tales fines.
Si su Empresa está en la obligación de Notificar Precios de sus Productos señalados en las
listas de rubros publicados en las providencias, debe realizar esta Notificación de forma
obligatoria ante el SISAP de 2 maneras:
Manualmente: Se registra en el SISAP, indica los datos fiscales, Incluye los Datos
de los Productos con sus Presentaciones y Proveedores y finaliza con el Cierre de
la Notificación.
Enviar un Archivo CSV: Se registra en el SISAP, indica los datos fiscales, y sube
un archivo CSV al SISAP para que le importen todos los registros relacionados tal
como si lo hubiese hecho manualmente. De esta forma logra ahorrarse una compleja
tarea de ingresar información cuando son muchos Items y de forma frecuente según
las listas de rubros que exija publicar la LECPJ.
Para facilitar la comprensión de esta herramienta, lo resumiremos en los
siguientes aspectos:
1. ¿En que Consiste?
2. ¿Para que Sirve?
3. ¿Qué tiene?
4. ¿Cómo se utiliza?
5. Preguntas Frecuentes.
¿En que consiste?
Consiste en un Sistema de Control Auxiliar y Paralelo tomando como base el SISAP, cuyo
único propósito es lograr que nuestro Clientes tengan una preparación preliminar de los
registros que va a publicar en el SISAP a través de las Notificaciones de Precios.
Analogía Comparativa con otros Entes del Estado en relación a los archivos CSV:
Haciendo una analogía con el cumplimiento con la publicación de Retenciones de
IVA e ISLR ante el SENIAT, aun cuando el Ente no dispone de una herramienta
para registrar tales operaciones, también le permite a los contribuyentes enviar
información en lote debido al volumen de datos que pueden generar y el trabajo que
implica cumplir si no existieran tales interfaces de migración o publicación de
información.
Recuerde que para facilitar las Notificaciones de Precios y Costos, el SISAP pone
como alternativa enviar un archivo en formato CSV para ser procesados y luego
culminar con el Cierre de la Notificación.
En virtud de lo antes expuesto, el origen de la información no es competencia del
Ente regulador, sino la información final que recibe.
¿Para que Sirve?
Crear una simulación del programa de Notificación de Precios en su PC similar al
disponible en la Web (SISAP) pero con la ventaja que no requiere conexión de
Internet para ver los resultados antes de publicarlos.
Permitir la migración de la información desde una Hoja de Excel (para el módulo
Auxiliar), de tal forma que pueda traer todos los productos, presentaciones y
proveedores sin necesidad de registrarlos manualmente en esta Herramienta
Auxiliar.
Permitir (Desde el Auxiliar) la migración o exportación del archivo definitivo en
formato CSV para el SISAP de tal forma que logre cumplir con la Notificación de
Precios.
Llevar en su PC un control paralelo de todos los registros y Notificaciones
realizadas en el SISAP, de tal forma que pueda auditar los datos antes de publicarlos
y luego de publicados.
Preparar al personal antes de ingresar al SISAP para:
o Realizar pruebas preliminares.
o Prepararse con antelación aun cuando sus productos no estén en la lista de
Rubros en la providencias publicadas por el SUNDECOP.
o Presentarle a la Gerencia el Reporte de Notificación Preliminar antes de
Publicarlo en la Web.
¿Qué tiene?
Como su desarrollo está basado en la estructura de SGTContable, detallaremos las opciones del
menú en base a esta estructura:
Macros.
Aplicaciones.
o Ficheros.
o Movimientos.
o Procesos.
o Utilitarios.
Macros:
Consiste en 2 grupos de opciones generales de uso para todas las Empresas, tales como:
De Sistema:
Cambiar Fecha.
Usuarios.
Empresas.
Datos Jurídicos.
Estas opciones son explicadas en el manual de SGTContable sección Macros.
Del Módulo o Aplicación:
Países.
Códigos de Arancel.
Lista de Rubros.
Rubros.
Estas opciones son parte de este Sistema, motivo por el cual la detallaremos a
continuación.
- Países: Corresponde a la tabla de Países que son requeridos al momento
de crear los Proveedores en el formulario o en la Plantilla de
Importación de Excel.
Esta tabla fue tomada del SISAP.
El Usuario puede actualizarla manualmente.
Se actualizan al instalar nuevas versiones futuras.
- Códigos de Arancel: Son utilizadas únicamente cuando el producto es
Importado.
-
-
-
-
-
-
- Lista de Rubros: Es la clasificación general que le damos a los Rubros
con la finalidad de procesar por Listas en la medida en que se emiten
providencias de nuevos Rubros.
- Rubros: Son los Item exigidos por la providencias del SUNDECOP para el
cumplimiento de las Notificaciones de Precios.
Su uso está basado en la siguiente estructura:
o Lista
Rubro
Producto.
o Presentación.
Proveedores.
Según el SISAP la estructura es la siguiente:
Rubro
Producto.
o Presentación.
Proveedores.
La diferencia entre ambas estructuras es que en SGTContable filtramos los procesos por Listas.
APLICACIONES – FICHEROS:
Corresponden a las tablas de datos propias de cada Empresa, las cuales son necesarias al
momento de cargar la información, tales como:
Productos.
Presentaciones.
Proveedores.
Estas tablas son de carácter informativo, ya que su registro y mantenimiento se realiza en el
formulario de Notificaciones de Precios.
Productos:
Por medio de este formulario podrá visualizar todos los Productos registrados en la tabla.
Opciones de formulario: Estas opciones facilitan la búsqueda y consulta de información
de los Productos, tales como:
Filtro por Rubro: En la parte superior elija el Rubro que necesite filtrar, una vez elegido
solo se mostraran en el formulario los Productos relacionados con el Rubro elegido.
Detalle del
Producto:
Permite visualizar
con detalle las
características
del Producto
seleccionado.
Todos los Rubros: Muestra todos los productos, por medio de la eliminación del filtro por
Rubro.
Presentaciones:
Por medio de este formulario podrá visualizar todos las Presentaciones registrados en la tabla.
Opciones de formulario: Estas opciones facilitan la búsqueda y consulta de información
de los Presentaciones, tales como:
Filtro por Rubro: En la parte superior elija el Rubro que necesite filtrar, una vez elegido
solo se mostraran en el formulario las Presentaciones relacionados con el Rubro elegido.
Detalle del
Producto:
Permite visualizar
con detalle las
características
del Producto
seleccionado.
Todos los Rubros: Muestra todos los productos, por medio de la eliminación del filtro por
Rubro.
Proveedores:
Falta imagen.. se està replanteando el formulario.
APLICACIONES – MOVIMIENTOS:
Corresponden a las opciones que generan información y resultados.
Como primera Fase de la LECPJ se registran y procesan datos por medio del siguiente formulario:
¿Cómo se Utiliza?
Notificación de Precios
Corresponde a la opción principal de carga de datos que deben ser Notificados.
Debido a que el SUNACOP estará emitiendo Listas de Rubros por medio de las providencias
administrativas, hemos diseñado el Formulario con la opción de trabajar por LISTAS. De esta forma
el usuarios podrá llevar un control por Listas de Rubros ya que las Notificaciones de Precios debe
realizarse por las publicaciones exigidas por la providencias respectivas.
Elija la Lista a trabajar.
- En la versión 1.x solo tenemos disponible la Lista No 1, que corresponde a la Providencia
No 007 del 22 de Noviembre del 2011 del SUNDECOP.
- En la medida que se publiquen nuevas listas, estaremos actualizando la tabla de Rubros,
pero con listas distintas.
A continuación el formulario principal de entrada de datos.
Este proceso englobar varios pasos que deben ser cumplidos totalmente:
1 Información Fiscal.
A. Identificar a la Empresa
B. Información Contable.
NOTIFICACIÓN DE PRECIOS
Antes de iniciar es importante destacar que solo serán mostrados los productos relacionados con
una Lista de Rubros. Si desea ver otra lista de Rubros, deberá entrar nuevamente al formulario y
elegir una nueva lista.
Recordemos que las notificaciones de precios se realizan ante el SISAP en la medida que el
SUNACOP emite nuevas providencias indicando la listas de rubros. Es por ello que el Sistema
separa las listas para evitar confusiones al momento de hacer la Notificaciones y generar el archivo
CSV.
2 Notificación de Precios.
Registrar la información de los Productos según la estructura exigida por el SISAP.
2.a Productos. 2.b Presentaciones 2.c Proveedores.
Tenga presente la lista el cual estés trabajando, ya que solo serán mostrados
los Rubros de la lista elegida al principio.
Es importante que se cumpla esta regla obligatoria:
Cada PRODUCTO registrado debe tener por lo menos una PRESENTACION relacionada.
Cada PRESENTACION registrada debe tener por lo menos un PROVEEDOR relacionado.
Tomando como base estas reglas básicas entonces procedemos con realizar los pasos antes
indicados:
2.a PRODUCTOS:
Corresponde a los tipos de Item o Productos relacionados a los Rubros Principales.
Tomando en Cuenta que el Rubro es genérico, ejemplo: Agua Mineral.
Los productos son distintos Item que se agrupan en un Rubro, Ejemplo:
- Con Gas.
- Saborizada.
- Sin Gas.
Queda compuesto de la siguiente forma:
Agua Mineral con Gas. (Rubro+Producto)
A continuación el formulario mediante el cual debe registrar y mantener los Productos.
Este formulario se divide en 3 partes:
- Lista de Productos.
- Mantenimiento de Datos.
- Carga de Productos por Lotes.
Lista de Productos.
Existen 3 formas de localizar Productos.
Por Rubro.
Por Descripción.
Código Arancelario.
En cualquiera de las opciones utilice, de Clic al botón de Buscar, de esta forma se
mostrarán los productos filtrados en el recuadro central mostrando:
RUBRO – DESCRIPCION – CODIGO ARANCELARIO
Si necesita ver
todos los
productos, de
Clic al botón de
LIMPIAR y
ejecute
nuevamente
BUSCAR.
Para continuar con la carga de las Presentaciones, seleccione el Producto y de
Clic en el botón SIGUIENTE (También puede utilizar la opción arriba
2b.Presentaciones.)
Mantenimiento de datos.
Corresponde a las opciones de carga y mantenimiento de los Productos tales como:
- Nuevo Producto.
- Modificar.
- Eliminar.
Nuevo Producto:
- Seleccione el Rubro a que pertenece.
- Indique la Descripción del Producto.
- Indique las actividades relacionadas al producto. (una o varias).
- Defina si Ud. es importador del Producto.
De ser positivo, entonces indique además:
a. Cantidad del producto importado.
b. Indique la medida según la cantidad indicada.
c. Indicar el Valor CIF en USD. (Valor de Compra+Gastos en
USD)
d. Indicar el Valor FOB en USD . (Valor de Compra al
proveedor en USD)
Notas:
FOB = Free on board, o libre a bordo. El vendedor pone las mercancías a bordo de un
transporte sin costo para el comprador hasta ese punto. A partir de ahí todos los costos
del transporte (seguros y fletes) hasta su destino final corren por cuenta del comprador.
CIF = Cost, insurance and freight, o costo, seguro y flete. El precio cotizado por el vendedor
incluye esos cargos hasta el destino final que le señale el comprador.
Al finalizar de registrar el producto, de Clic al botón CREAR, luego regresa al formulario
de Listado de Productos.
Si desea cancelar la inclusión y/o regresar al formulario anterior de Clic al botón
REGRESAR.
Todos los Campos marcados con (*) son obligatorios.
Modificar:
Ubique el Producto en la Lista de Productos.
De Clic al botón Modificar.
- Realice los cambios que considere pertinentes.
Clic al botón GUARDAR para finalizar y se actualizan sus valores.
Eliminar:
Ubique el Producto en la Lista de Productos.
De Clic al botón Eliminar.
Clic al botón ACEPTAR para finalizar y se actualizan sus valores.
Importante: AL eliminar un producto se eliminan todos los registros relacionados
al mismo, o sea, Presentaciones y sus respectivos precios por proveedor.
Carga de Productos por Lotes.
Por medio de estas opciones el Usuario podrá importar datos o registros de una Plantilla de Excel.
De Clic al botón ABRIR para editar la Plantilla de Excel.
- Esta plantilla tiene datos de ejemplo de referencia, motivo por el cual debe borrarlos e
indicar los datos reales que va a importar.
- Este archivo es tomado del documento guía disponible en el SISAP, motivo por el cual
debe considerar los siguientes aspectos.
o Incluya los registros en la hoja principal llamada “Carga”
o Lea la hoja de “Consideraciones” disponible en esta plantilla.
o Revise la hoja “Códigos” que deben ser utilizados en los campos de la hoja
principal.
o Si lo desea, puede abrir este archivo en Open Office y Generar el archivo CSV
según lo indicado en el SISAP. Pero no está validando datos, como por ejemplo el
RIF de los Proveedores.
Este proceso de validar RIF de los Proveedores se realiza cuando genere el
archivo CSV por esta Herramienta, de tal forma que evite ser rechazado el
archivo CSV por RIF no existentes en el SENIAT.
Cuando finalice en cargar los datos a esta plantilla, entonces proceda con Importarlos a esta
herramienta Auxiliar con dar Clic en el botón de IMPORTAR.
Importante: Diríjase a Listado de Productos y Verifique toda la información Importada, incluso
podrá ver sus respectivas Presentaciones y Precios por Proveedor.
Consideraciones:
- Este proceso eliminará todos los registros que hayas incluido manualmente y los
remplazará por los nuevos importados.
- Puede realizar este proceso de Importación las veces que sean necesarias, recuerde que
esta herramienta sirve de apoyo auxiliar, de tal forma que pueda:
o Revisar.
o Analizar.
o Ajustar.
o Replantear.
o Todo los ajustes que sean necesarios para cumplir con lo establecido en la LECPJ.
2.b Presentaciones
Corresponden a las distintas formas que representa a un Producto, pero en esencia es el mismo
Producto pero con distintas presentaciones.
Esta relación se realiza tomando como base un Producto.
Para tales efectos debió haber seleccionado un Producto determinado en el Formulario anterior
2.a Productos de tal forma que todos las presentaciones que registre estarán relacionados al
Producto seleccionado.
Tomando en Cuenta que el Rubro es genérico, ejemplo: Agua Mineral y Los productos son
distintos Item que se agrupan en un Rubro, Ejemplo: Producto: con Gas.
- Entonces la Presentación debe indicar las características, valores, costos y precios que
constituyan a un producto. Ejemplo:
- Agua Mineral con Gas. (Rubro+Producto)
Presentaciones:
1lt Vidrio – Agua Clara – P.V.Detal 18,00 C.Unitario 12,00
500 cc. Plástico – La Fuente – P.V. Detal 19,00 C.Unitario 13,00
A continuación el formulario mediante el cual debe registrar y mantener las Presentaciones:
Este formulario se divide en 3 secciones:
- Producto.
- Lista de Presentaciones.
- Mantenimiento de Datos.
Producto:
Es el Item seleccionado en el formulario anterior (Productos. Ver punto 2.a.)
Lista de Presentaciones:
Son todas las presentaciones relacionadas con el producto.
Mantenimiento de Datos:
Para continuar con la carga de las Proveedores, seleccione la Presentación y de
Clic en el botón SIGUIENTE (También puede utilizar la opción arriba
2c.Proveedores.)
Mantenimiento de datos.
Corresponde a las opciones de carga y mantenimiento de las Presentaciones tales como:
Edición de Presentación.
Nueva Presentación.
Modificar.
Eliminar.
Edición de Presentación:
Estas opciones se activan cuando ocurren 2 escenarios:
Nueva presentación.
Modificar.
También permite la visualización de los valores de una Presentación
determinada.
En la medida que selecciona un registro arriba en Lista de
Presentaciones, se muestran los datos de cada presentación
respectiva.
Nueva Presentación
Al dar Clic a “Nueva Presentación“ esta opción se activa la “Edición de
Presentación”.
Indique los valores solicitados según las agrupaciones de opciones tales
como:
Empaque.
o Tipo de Material
o No de Productos por Empaque.
Presentación del producto.
o Unidad de Medida de Venta.
o Cantidad (Unidad de Medida de venta).
Costo Unitario.
o Es el costo contable del producto.
No confundir con Costo de Compra, ya que el
mismo se registra por proveedor en la sección
siguiente. 2.c proveedores.
Permisos.
o MPPS (Ministerio del Poder Popular para la Salud, Permiso
Sanitario.)
o SENCAMER (Servicio Autónomo Nacional de
Normalización, Calidad, Metrología y Reglamentos
Técnicos).
Precio de Venta.
Producción.
Distribución.
Venta Mayor.
Venta Detal.
Solo estarán disponibles aquellos precios que haya elegido
al momento de Crear el Producto.
Todos los Campos marcados con (*) son obligatorios.
Modificar:
Ubique la Presentación en la Lista de Presentaciones.
De Clic al botón Modificar.
- Esta opción activa:
“Edición de Presentaciones”
- Realice los cambios que considere pertinentes.
Clic al botón GUARDAR para finalizar y se actualizan sus valores.
Eliminar:
Ubique la Presentación en la Lista de Presentaciones.
De Clic al botón Eliminar.
Clic al botón ACEPTAR para finalizar y se actualizan sus valores.
Importante: Al eliminar una Presentación se eliminan todos los registros
relacionados al mismo, o sea, sus respectivos precios por proveedor.
2.c Proveedores
Corresponden a las distintas Personas Naturales o Jurídicas en el País o en el Extranjero mediante
el cual la Empresa adquiere.
Esta relación se realiza tomando como base la Presentación de un Producto.
Para tales efectos debió haber seleccionado la Presentación en el Formulario anterior 2.b
Presentaciones de tal forma que todos los proveedores que registre estarán relacionados a la
presentación seleccionada.
Ejemplo en como se relacionan los Proveedores por cada Presentación.
- Agua Mineral con Gas. (Rubro+Producto)
Presentaciones:
1lt Vidrio – Agua Clara – P.V.Detal 18,00 C.Unitario. 12,00
o Proveedor 1 – P.Compra 10,00
o Proveedor 2 – P.Compra 11,00
500 cc. Plástico – La Fuente P.V. Detal 19,00 C.Unitario 13,00
o Proveedor 2 – P.Compra 10,50
o Proveedor 3 – P.Compra 11,50
A continuación el formulario mediante el cual debe registrar y mantener las Proveedores:
Este formulario se divide en 3 secciones:
- Producto.
- Proveedores por Producto.
- Mantenimiento de Datos.
Producto:
- Muestra el Rubro+Producto según el Producto relacionado con las Presentaciones del
formulario anterior (Productos. Ver punto 2.b.)
Proveedores por Producto:
Son todos aquellos proveedores que han sido relacionados al producto el cual está
ubicado.
Esta sección se divide en 2 partes:
- Opciones de Búsqueda del Proveedor.
o Permite Ubicar un Proveedor del Producto seleccionado por medio de los campos:
RIF
Nombre.
Indique el valor en el campo y de Clic al botón de BUSCAR. Si el Proveedor se
encuentra relacionado a este Producto, lo visualizará en el Listado de
Proveedores. (Siguiente punto).
- Listado de Proveedores.
o Permite visualizar todos los proveedores relacionados con un Producto
seleccionado.
Si desea ver todos los proveedores, de Clic al Botón de LIMPIAR.
Si desea localizar un proveedor, use las opciones de búsqueda, punto
anterior.
Mantenimiento de datos.
Corresponde a las opciones de carga y mantenimiento de los Proveedores por Producto:
Para tales efectos, el Producto es la combinación de Rubro+Producto.
Nuevo Proveedor.
Edición de Proveedor.
Presentaciones que provee.
Modificar.
Eliminar.
Mantenimiento de Datos
Nuevo Proveedor:
- Edición de Proveedor:
o Al dar Clic en este botón se editan los campos de “Edición del Proveedor”, tales
como:
País de Origen.
RIF/Código.
Nombre.
o Indique los datos del Proveedor.
o Si tiene conexión a Internet, el Sistema trae los Datos del Proveedor según la
página Web del SENIAT.
o Si no tiene conexión podrá registrar los Proveedores, pero no estarán verificados
en la Web. Esta verificación se realizará cuando se genere el archivo final CSV.
- Presentaciones que provee:
o Indique los Precios de cada proveedor en el formulario donde agrupa por
producto.
o El formulario presenta una o varias presentaciones, solo debe indicar los precios
de compra en aquellas presentaciones que haya adquirido al proveedor
seleccionado.
Producto.
Item: Se combinan todas las relaciones completas del producto.
Rubro+Producto+Presentaciòn.
Precio.
Es el Precio de Compra al proveedor de cada Item.
Modificar:
Ubique el Proveedor en el Listado de Proveedores.
De Clic al botón Modificar.
- Esta opción activa:
“Edición del Proveedor”
“Presentaciones que provee”.
- Realice los cambios que considere pertinentes.
Clic al botón GUARDAR para finalizar y se actualizan sus valores.
Eliminar:
Ubique el Proveedor en el Listado de Proveedores.
De Clic al botón Eliminar.
Clic al botón ACEPTAR para finalizar y se actualizan sus valores.
Como este es el paso final de las Notificaciones de Precios, y desea visualizar el
Reporte de “Cierre de Notificación (Preliminar)”, de Clic en el botón SIGUIENTE
(También puede utilizar la opción arriba Cierre de la Notificación.)
3 Cierre de la Notificación.(Preliminar)
Es el proceso mediante el cual finaliza con la emisión de un Reporte de Cierre de
Notificación.
Para los efectos de esta Herramienta Auxiliar los dividimos en los siguientes pasos:
A. Reporte del Cierre de la Notificación (Preliminar)
B. Control del Cierre de la Notificación.
a) Cerrar.
b) Generar el Archivo CSV.
c) Reversar.
Importante:
Estamos en el resultado final del proceso de Notificación de Precios, por medio del cual se
emite el Reporte de “Cierre de Notificación Preliminar” .
Se denomina Preliminar debido a que no es oficial, incluso en el SISAP hasta tanto no
ejecuten otro proceso de cierre no será tomado como datos definitivos o declarados.
Este reporte permite visualizar todo el trabajo realizado en el punto 2.a,2b y 2c. bien sea
por la inclusión manual o por Importación de archivos.
En cualquiera de los casos que haya elegido la carga de datos, debe realizar sus revisiones
pertinentes.
Pasos Finales:
Una vez que considere que la información registrada o procesada reflejada en este
Reporte de “Cierre de Notificación Preliminar” debe generar el Archivo CSV final, que debe
ser subido al SISAP en la sección de Productos, opción Enviar archivo.
El Archivo CSV se genera en Procesos: “Control de Cierre de Notificación”.
¿Preguntas Frecuentes?