sistema de archivo y manejo de...
TRANSCRIPT
SISTEMA DE ARCHIVO Y MANEJO DE CORRESPONDENCIA
INTRODUCCIÓN
Algunas veces, el archivar queda delegado a un segundo término, o sencillamente, los documentos se acumulan en el escritorio durante semanas, esto ocasiona grandes problemas, ya que cuando el jefe o la jefa solicita un problemas, ya que cuando el jefe o la jefa solicita un expediente a la persona encargada de la secretaría, ésta no lo tiene al día y trata de localizar el o los documentos en la carpeta donde guarda temporalmente los documentos en espera de ser archivados, por lo que el objetivo secretarial no se cumplirá.
Planeación
Control
LA ADMINISTRACIÓN DE LOS DOCUMENTOS
Integración
Organización
Ejecución
CONCEPTOS, EQUIPO Y MOBILIARIO
El documento es el principal elemento para el archivo, ya que contiene la información que se requerirá posteriormente. Puede originarse en la misma organización o llegar a través de correspondencia.
correspondencia.
Los expedientes son documentos relacionados con un mismo asunto y contenidos en un fólder o carpeta membretada.
El archivero es el mueble en donde se guardan los expedientes en forma ordenada y segura, los hay de diversos materiales, formas y tamaños; para elegir el archivero adecuado se debe considerar el tamaño del local y el volumen de expedientes que se maneja.
Los disquetes y discos compactos (CD) son discos donde se almacena información; en algunos casos puede grabarse varias veces.
Los fólderes o carpetas son de cartulina, los hay de varios colores y en tamaño carta y oficio; cuando contienen documentos y la pestaña está rotulada, recibe el nombre de expediente. Es importante considerar el grosor de éste al archivar los documentos, para ello es preferible elaborar legajos y evitar que los documentos se maltraten.
Los portacarpetas se fabrican en tamaño carta y oficio, son de cartoncillo grueso o papel manila, algunas se sostienen de la gaveta por dos rieles metálicos y otras están reforzadas con cartón resistente; las dos son útiles en manejo de archivos. Además, llevan integrado el índice o jinete, que se emplea para proteger los expedientes.
Las tarjetas guías son de material resistente; las hay en varios colores y tamaños: carta, oficio y algunas más pequeñas para directorios personales. Tienen un borde superior o pestaña para indicar lo que contiene el expediente o el sistema bajo el cual están archivados, las guías siempre deben anteceder a los expedientes y pueden ser alfabéticas o numéricas.
Las etiquetas pueden ser de cartulina o de papel adhesivo, se rotulan a máquina para indicar lo que contienen las portacarpetas o los archiveros, y se protegen con índices de acrílico, según el caso. Al rotularse; las etiquetas toman el nombre de marbetes.
Los índ ices son de acrílico transparente o de color, y se pueden colocar en varias posiciones, a través de los rieles o de botones fijadores a las portacarpetas; son muy útiles para proteger etiquetas.
La caja archivadora es de cartón resistente con un refuerzo metálico;
La caja archivadora es de cartón resistente con un refuerzo metálico; y tiene una pestaña acrílica para localizar los expedientes fácilmente; ya que puede contener de 30 a 35. La caja se mantiene verticalmente y está suspendida de un riel, el cual permite que la caja se deslice a lo largo del archivero.
La gaveta es de cartón, plástico o acrílico, similar a la gaveta de un archivero vertical, las hay en varios tamaños, según su utilidad: archivo muerto o directorio personal.
El archivero vertical consta de tres o cuatro gavetas, cada una de
El archivero vertical consta de tres o cuatro gavetas, cada una de ellas tiene un portamarbete con la etiqueta que indica cómo están archivados los expedientes, y una cerradura para conservarlos con todas las medidas de seguridad necesarias.
Es recomendable utilizar la última gaveta para expedientes que no se ocupen con frecuencia.
El archivero lateral es de tamaño variable, ya que se adapta a las necesidades de la organización, ocupa poco espacio y puede contener portacarpetas o cajas archivadoras, o se puede utilizar como estante, además de tener a la vista los expedientes.
La computadora se considera un sistema para crear, revisar, corregir, imprimir y almacenar los escritos de una organización.
CICLO DE VIDA DE UN DOCUMENTO
Correspondencia es cualquier comunicación escrita. Ésta puede ser clasificada de acuerdo con su fuente en: recibida, enviada o interna.
� Correspondencia recibida como su nombre lo indica es la recibida de organizaciones externas, como cartas, oficios, telegramas, solicitudes e
MANEJO DE LA CORRESPONDENCIA
organizaciones externas, como cartas, oficios, telegramas, solicitudes e informes.
� Correspondencia enviada es aquella que se remite a individuos o a organizaciones externas; se acostumbra retener para los archivos por lo menos una fotocopia del original.
� Correspondencia interna (interdepartamental), incluye aquella correspondencia entre departamentos de la misma organización, como: memoranda, informes, circulares, avisos.
RECEPCIÓN DE LA CORRESPONDENCIA
TRAYECTORIA DE UNA CARTA
CLASIFICACIÓN DE LOS SISTEMAS DE ARCHIVO
• Conocer adecuadamente el alfabeto.
• Considerar que para el archivo no existen letras dobles (ch, ll, rr), éstas siempre se tomarán como consonantes sencillas
SISTEMA ALFABÉTICO
rr), éstas siempre se tomarán como consonantes sencillas seguidas de otra.
• Conocer y aplicar las reglas de clasificación.
El nombre completo de una persona consta de nombre (s) y apellidos paterno y materno. Al archivar un documento relacionado con una persona, se toma en cuenta lo siguiente:
Reglas de clasificación
• Primero se anota el apellido paterno, luego el materno y por último el nombre (s), antecedido de una coma.
Si existen dos o más personas con el mismo apellido paterno, se archivan en la letra que corresponde al paterno, pero se alfabetiza por el materno.
Ejemplo:
José Luis Carmona González Carmona González, José Luis José Luis Carmona González
Jorge Carmona Valdés
Patricia Díaz Gutiérrez
Elvira Díaz Flores
Carmona González, José Luis
Carmona Valdés, Jorge
Díaz Flores, Elvira
Díaz Gutiérrez, Patricia
Cuando dos o más personas tienen los mismos apellidos (paterno y materno), se archiva en la letra que corresponde al apellido paterno, pero se alfabetiza de acuerdo con el nombre.
Ejemplo:
Victoria Rosas Torres
Luis Rosales Pérez
Josefina Rosas Torres
Alejandra Rosales Pérez
Rosales Pérez, Alejandra
Rosales Pérez, Luis
Rosas Torres, Josefina
Rosas Torres, Victoria
Si las personas tienen un título o grado (académico, eclesiástico, militar) se escribe la abreviatura de éste después del nombre y entre paréntesis.
Ejemplo:
Dra. Martha Rivas Gaytán Barrera Torres, Lucía (Profa.)
Profa. Lucía Barrera Torres
Lic. Mario Robledo Martínez
Gral. Ernesto Chávez Suárez
Chávez Suárez, Ernesto (Gral.)
Rivas Gaytán, Martha (Dra.)
Robledo Martínez, Mario (Lic.)
Apellido del esposo, nombre de la persona, apellido paterno y la preposición de entre paréntesis o la abreviatura Vda. de, sin olvidar que si tiene un título siempre irá después del nombre y a éste le antecede una coma.
Ejemplo:
Teresa Villafuerte de Medina
Maria Salazar de Miranda
Medina, Teresa Villafuerte (de)
Miranda, Maria Salazar (de) Maria Salazar de Miranda
C.P. Luisa Almaguer de Nava
Ing. Ana García Vda. de Mora
Miranda, Maria Salazar (de)
Mora, Ana (Ing.) García Vda. de
Nava, Luisa (C.P.) Almaguer (de)
Los apellidos con preposiciones, artículos o prefijos (de, del, de la, de los, entre otros) se archivan después del nombre.
Cuando forman parte del primer apellido, se escriben después del nombre.
Ejemplo:
Virginia de los Cobos Ríos Cobos Ríos, Virginia de los Virginia de los Cobos Ríos
Luis de los Ríos Ruiz
Arq. Ángela de los Ríos Ruiz
Dra. Laura de la Cuadra de Rubio
Cobos Ríos, Virginia de los
Ríos Ruiz, Ángela de los (Arq.)
Ríos Ruiz, Luis de los
Rubio, Laura de la (Dra.) Cuadra (de)
Si los artículos se encuentran en el segundo apellido, no se separan de éste.
Ejemplo:
Fernando Camarena de la Madrid
Luz Baeza de los Monteros
Baeza de los Monteros, Laura (Lic.)
Baeza de los Monteros, Luz Luz Baeza de los Monteros
Lic. Laura Baeza de los Monteros
Ana Carrión de del Río
Baeza de los Monteros, Luz
Camarena de la Madrid, Fernando
del Río, Ana Carrión (de)
Los nombres de empresas o instituciones que no contengan apellidos dentro de su denominación, se archivan como aparecen escritos; si tienen una preposición, no se toma en cuenta para alfabetizar y conservar su lugar, pero si tienen un artículo al principio, éste se deberá escribir después del nombre y entre paréntesis.
Ejemplo: Ejemplo:
Compañía Mexicana, S.A.
Institución Bancaria, S.A.
El príncipe, S.A.
Lipesa de México, S.A.
Compañía Mexicana, S.A.
Institución Bancaria, S.A.
Lipesa de México, S.A.
Príncipe, S.A. (El)
Los nombres de las empresas que contengan apellidos dentro de su denominación, se alfabetizan a partir del apellido, luego la o las palabras que le sigan a éste y por último lo que antecede al apellido.
Ejemplo:
Compañía Hermanos Solórzano, S.A. Salinas, S.A. Compañía Compañía Hermanos Solórzano, S.A.
Empresas Velásquez y Hermanos, S.A.
Compañía Salinas, S.A.
Empresas Unidas Vázquez, S.A.
Salinas, S.A. Compañía
Solórzano, S.A. Compañía Hermanos
Vázquez, S.A. Empresas Unidas
Velásquez y Hermanos, S.A. Empresas
Cuando las compañías tienen sucursales se alfabetizan de acuerdo con el nombre de ésta, ya sea un número, nombre, país, estado o ciudad.
Ejemplo:
Banco Mexicano, sucursal 06
Agencia Crucero, S.A., sucursal Sinaloa
Agencia Crucero, S.A., sucursal Guerrero
Agencia Crucero, S.A., sucursal Sinaloa Agencia Crucero, S.A., sucursal Sinaloa
Industria Maderera, S.A., sucursal Polanco
Agencia Crucero, S.A., sucursal Guerrero
Banco Mexicano, sucursal 02
Industria Maderera, S.A. sucursal Centro
Agencia Crucero, S.A., sucursal Sinaloa
Banco Mexicano, sucursal 02
Banco Mexicano, sucursal 06
Industria Maderera, S.A., sucursal Centro
Industria Maderera, S.A., sucursal Polanco
SISTEMA GEOGRÁFICO
Reglas para archivar
1. Si al archivar los documentos, la división geográfica se realiza a partir del país y con auxilio de la sucesión alfanumérica, la disposición de las guías es:
a. Guía alfabética.
b. Guía del país con mayúsculas compactas.
c. Subguía del estado con mayúsculas compactas. c. Subguía del estado con mayúsculas compactas.
d. Expediente. El cual incluye el nombre de la ciudad, la abreviatura del estado, antecedida de una coma, y la denominación de la persona u organización.
Calgary, AB Compañía Constructora, S.A. ALBERTA CANADA C
Las cédulas de catalogación o referencias mecanográficas son un auxiliar importante para que la secretaria localice los expedientes. Cuando un expediente está archivado de acuerdo con el lugar geográfico y sólo se conoce el nombre de la persona o de la organización, éste se puede localizar con ayuda de la cédula de catalogación.
Ejemplo:
País Estado o Provincia Ciudad Cliente País Estado o Provincia Ciudad Cliente
Canadá Alberta Calgary Compañía Constructora, S.A.
COMPAÑÍA CONSTRUCTORA, S.A.
Calgary, Alberta - Canadá
Cuando se archiva de acuerdo con e l nombre del es tado y con ayuda de l o rden a lfabético, la suces ión de las gu ías es la s iguiente:
a. Gu ía a lfabética .
b. Gu ía para el es tado con mayúscu las compactas .
c. Exped ien te . S e rotula con e l nombre de la ciudad, la abrev ia tura de l estado, an tecedida de una coma, y por ú ltimo e l nombre de la persona o empresa.
Ejemplo :
Estado Ciudad Cliente
Baja Ca lifo rn ia Calgary Compañía Constructora, S .A .
Ensenada, B. C.
So lórzano Chávez, María
SOLÓ RZAN O CHÁVEZ , MA RÍA
Ensenada, Ba ja Californ ia
Cuando se archiva de acuerdo con el nom bre de l estado y con ayuda del orden alfabético, la sucesión de las gu ías es la s iguiente:
a. Guía a lfabética .
b. Guía para el estado con mayúscu las compactas.
c. Exped ien te . Se rotula con e l nombre de la c iudad, la abreviatura de l estado, an tecedida de una coma, y por últim o el nom bre de la persona o empresa .
Ejemplo :
Estado Ciudad C lien te
Baja Ca liforn ia Calgary C ompañía Constructora , S .A.
Ensenada, B. C.
Solórzano C hávez, María
SOLÓRZANO CHÁVEZ, MARÍA
Ensenada, Baja California
Si los documentos se archivan de acuerdo con la importancia de una empresa en una zona geográfica, ya sea por ventas, población, u otras causas, la disposición de las guías es la siguiente:
a. Guía principal para el estado con mayúsculas compacta.
b. Expediente. Con el nombre del estado y el nombre de la persona u organización.
Ejemplo:
La empresa Ocheleri, S.A. tiene distribuidas las zonas geográficas de acuerdo con las ventas de cada sucursal.
• Zona norte, primer lugar en ventas Sonora y Nuevo León.
• Zona centro, segundo lugar en ventas Distrito Federal y Morelos.
• Zona sur, tercer lugar en ventas Tabasco.
Estado Ciudad Cliente
Sonora Hermosillo Ocheleri, S.A. sucursal Sonora
Nuevo León Monterrey Ocheleri, S.A. sucursal Nuevo León
Distrito Federal México Ocheleri. S.A.
Morelos Cuernavaca Ocheleri, S.A. sucursal Morelos
Tabasco Villahermosa Ocheleri, S.A. sucursal Tabasco
La compañía Seguros Latina, S. A., archiva las pólizas de sus clientes de acuerdo con el sistema cronológico, ya que toma en cuenta la fecha de vencimiento para notificarla a sus clientes con anticipación.
CLIENTE FECHA DE VENCIMIENTO DE LA PÓLIZA
SISTEMA CRONOLÓGICO
Industrias Láser, S.A.
Ing. Fernando Iniesta Luna
Empresas Vecla, S.A.
Compañía Coprensa, S.A.
Lic. Benjamín Romero Juárez
03 de enero de 2008
24 de febrero de 2008
18 de marzo de 2008
15 de mayo de 2008
30 de junio de 2008
Para archivar los documentos en forma lógica, se debe considerar la secuencia alfabética o la sucesión numérica. Por lo tanto, hay dos métodos para archivar:
a. Alfabético temático. No representa dificultad para archivar y se
SISTEMA POR ASUNTOS O TEMÁTICO
a. Alfabético temático. No representa dificultad para archivar y se emplean las respectivas guías alfabéticas.
b. Numérico temático. Este método es práctico porque se auxilia de guías numéricas consecutivas. Algunas veces, un expediente se solicita por el asunto y no por su número, por lo tanto es necesario elaborar las respectivas cédulas de catalogación numérica.
Ejemplo:
La compañía Luva S.A., utiliza el sistema temático para archivar sus expedientes de acuerdo con el departamento al que van dirigidos.
� Departamento de ventas: trámites, clientes, reclamaciones y almacén.almacén.
� Departamento de crédito y cobranzas: proveedores y reclamaciones.
� Recursos humanos: nombramientos, capacitación, solicitudes y altas.
� Departamento de compras: proveedores y reclamaciones.
La denominación de este sistema es porque se destina, en orden progresivo, un número para cada expediente.
Este número puede ser asignado por él o la secretaria o estar
SISTEMA NUMÉRICO
Este número puede ser asignado por él o la secretaria o estar marcado en el documento, como el número de folio de una factura pedido, cotización, póliza, etcétera.
Al archivar, se utilizan guías para separar los expedientes.
Para llevar un control exacto de los expedientes es necesario conocer algunos elementos que nos ayudarán a localizarlos con mayor rapidez y también a decidir su destrucción al término de uso
RECOMENDACIONES GENERALES
Control de expedientes
mayor rapidez y también a decidir su destrucción al término de uso legal.
Para controlar adecuadamente el archivo, es necesario conocer diversas formas para archivar, mismas que ayudarán a la persona encargada de la secretaría a elegir bajo qué designación se archivarán los documentos, controlar la entrada y salida de expedientes y determinar cuando un documento ha llegado a su término legal.
Es conveniente que los expedientes tengan un determinado grosor, cuando alguno de ellos contenga demasiados documentos es necesario elaborar un legajo, para evitar que se maltraten. El legajo es una de las partes en que se divide un expediente, un ejemplo de ellos son los
Legajos
partes en que se divide un expediente, un ejemplo de ellos son los tomos de una enciclopedia.
Si al codificar la correspondencia, un documento se puede archivar en más de una designación, se elabora una referencia cruzada, se elige el tema de mayor jerarquía para archivarlo y se hace una referencia para el otro asunto, así el documento se localizará en cualquiera de las dos designaciones.
Referencia cruzada
localizará en cualquiera de las dos designaciones.
Ejemplo:
La empresa Lade, S.A., solicitó a Especialidades Serigráficas un catálogo publicitario y una solicitud de apertura de crédito y se elaborará una referencia cruzada para publicidad. La carta llega con fecha del día 17 de febrero del año en curso. (El sistema que se utiliza en la empresa es por asuntos.)
REFERENCIA CRUZADA
Nombre: Empresa Lade S.A. Elías Moussan Vélez Asunto: Publicidad Fecha: 17 de febrero de 2009. Véase en: Solicitud de crédito
EMPRESAS LADE, S.A. Tokio 35 Col. Portales Deleg. Benito Juárez 03300 México, D.F. Tel. 521-35-85
17 de febrero de 2009. C.P. ALFONSO LAR ZERES Especialidades Serigráficas Amigar Vidal 5 Col. Constitución de 1917 Col. Constitución de 1917 09260, México, D.F. Estimado contador: Me complace dirigirme a usted para solicitarle el último catálogo publicitario de serigrafía, a fin de conocer qué posibilidades existen de que sus productos se adapten a las necesidades de nuestra empresa. Asimismo, le solicito información acerca de los planes de crédito que ofrecen. Espero su respuesta a la brevedad posible o la visita de alguno de sus representantes. Cordialmente Sr. Elías Moussan Vélez Gerente General
Tarjeta de fuera
Ejemplo:
Salida
Nombre expediente Nombre solicitante Fecha de
salida Fecha
devolución Firma
Solicitud de empleo Díaz Ríos, Luis (Ing.) 09/01/22 09/02/03
Tarjeta cedular
Fecha de entrega:
Nombre del expediente:
Nombre del solicitante:
09/02/03
Solicitud de empleo
Díaz Ríos, Luis (Ing.)
La persona encargada de la secretaría debe conocer cuándo concluye la importancia de un documento y transferirlo al archivo muerto o inactivo, para este tipo de archivo, se usan gavetas de cartón.
Destrucción de documentos
Generalmente, estas cajas se colocan en estantes, cada caja debe contener sus respectivas guías y, por fuera, las etiquetas que indican lo que contiene, por si es necesaria su localización posterior.
La transferencia es importante ya que proporciona espacio para expedientes nuevos.
Los consejos más prácticos para el archivo son:� No deje para otro día lo que deba archivar, sino que procure hacerlo
diariamente a una hora determinada.� Use carpetas de colores detrás de las guías.� Archive siempre detrás de las guías.
Consejos prácticos para el archivo
� Archive siempre detrás de las guías.� Rotule las carpetas para indicar el asunto que contiene; si está
escrito a máquina, protéjalo con cinta o mica.� No utilice nunca sujetadores (clips).� Evite la acumulación de expedientes en una gaveta, pues los
documentos se maltratan.� Archive en la última gaveta los expedientes que no se consulten con
regularidad.� Deje espacio especial para los expedientes confidenciales; de
preferencia colóquelos en una gaveta cerrada con llave.� No abra más de una gaveta al mismo tiempo y evite accidentes.
Cédulas de catalogación
VEGA CASTRO, REBECA (Título)
Mérida, Yucatán (Subtítulo) Mérida, Yucatán (Subtítulo) 04-03-05 (Fecha) Currículum vitae (Asunto) Alma G. (Identificación mecanográfica)
