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GC-F -005 V. 01

SERVICIO NACIONAL DE APRENDIZAJE SENA

INFORME DE AUDITORÍA INTERNA REGIONAL

REGIONAL BOYACÁ

II CICLO 2017 A LOS SUBSISTEMAS DE GESTIÓN DE LA CALIDAD,

AMBIENTAL Y SEGURIDAD Y SALUD EN EL TRABAJO

2017

Informe de Auditoría Interna Regional – Regional Boyacá II CICLO 2017 a los Subsistemas de Gestión de la Calidad, Gestión Ambiental y Gestión de Seguridad y Salud en el Trabajo

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1. INFORMACIÓN GENERAL

1.1. OBJETIVO DE LA AUDITORIA

Verificar la conformidad de los subsistemas y procesos del SIGA en la Regional Boyacá y sus

Centros de Formación con referencia a los requisitos establecidos por las partes interesadas

pertinentes, legales y reglamentarios, normativos y los adoptados por el SENA.

1.2. ALCANCE

Esta auditoria es aplicable al subsistema de Gestión de Calidad (procesos FPI, GC, y GD);

subsistema de Gestión Ambiental (Requisitos legales, programa, mediciones, riesgo químico y

planes de mejoramiento); y subsistema de Gestión de la Seguridad y Salud en el Trabajo

(Planes y programas SST, requisitos legales, inspecciones planeadas, y planes de

mejoramiento).

1.3. CRITERIOS DE AUDITORÍA

ISO 9001:2015; ISO 14001:2015; OHSAS 18001:2007; Decreto 1072; Resolución 1111 y

lineamientos de los procesos.

1.4. PROCESOS AUDITADOS

1.4.1 Subsistema de Gestión de la Calidad

Proceso Gestión de Formación Profesional Integral

Proceso de Gestión Contractual

Proceso de Gestión Documental

1.4.2 Subsistema de Gestión Ambiental

1.4.3 Subsistema de Gestión de la Seguridad y Salud en el Trabajo

1.5. FECHA DE EJECUCIÓN

Del 09 al 20 de Octubre de 2017


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1.6. EQUIPO AUDITOR

Auditora Líder:

JUAN CARLOS GARAVITO RINCÓN

Equipo Auditor: Auditores - Acompañantes - Expertos Técnicos

Auditores

JUAN CARLOS GARAVITO RINCÓN

LAURA CECILIA CAMARGO VARGAS

MARIA INELDA FUENTES DURAN

LILIANA MARIA DUARTE SUAREZ

Auditores Acompañantes

GABRIEL LEONARDO PEREZ PEÑA

BLANCA MIREYA FIGUEROA ALARCON

JUDITH ANDREA SANCHEZ SOSA

JHONATAN ALVARADO ALVAREZ

GEOVANNY CAMARGO VARGAS

CONCEPCIÓN DEL PILAR GUIO JIMENEZ

NATALHY PINEDA DIAZ

WILSON TRISTANCHO ORTIZ

DORA ALICIA ALARCON

Expertos Técnicos

CLAUDIA PEREZ (Documental)

PATRICIA SOTO SOTO (Ambiental)

FERNANDO FAJARDO PRECIADO (Certificación de competencias y SST)

1.7. PUNTOS AUDITADOS

REGIONAL CENTRO DE FORMACIÓN

REGIONAL BOYACÁ

CENTRO INDUSTRIAL DE MANTENIMIENTO Y MANUFACTURA

CENTRO MINERO

CENTRO DE DESARROLLO AGROPECUARIO Y AGROINDUSTRIAL

CENTRO DE GESTIÓN ADMINISTRATIVA Y FORTALECIMIENTO EMPRESARIAL


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2. GENERALIDADES

Las no conformidades serán registradas por el Auditor Líder. Se solicita a los Directores

Regionales y Subdirectores de Centro de los puntos auditados que para definir planes de

mejoramiento articulados se requiera la participación de los tres subsistemas (cuando los

temas sean transversales a estos).

Las oportunidades para la mejora han sido asociadas a un proceso o a uno de los subsistemas

auditados y deberán ser analizadas en sesión con el Líder SIGA del punto auditado, con el fin

de determinar cuáles de éstas serán registradas en el módulo de Mejoramiento Continuo de

la plataforma CompromISO evidenciando así su gestión, si ya se encuentran en ejecución es

necesario reformular las acciones, porque en este sentido se evidencia que no han sido

eficaces. Cuando la mejora se relacione con información que se registra en los módulos de la

Plataforma CompromISO, tales como: riesgos, salidas no conformes, matrices de aspectos e

impactos ambientales, mediciones ambientales, evaluación de requisitos legales, entre otros,

se procede gestionando lo pertinente en el respectivo módulo: ajustar, completar, terminar,

etc.; siendo la información registrada en dicho módulo la evidencia de la mejora requerida.

A continuación se presentan las Buenas Prácticas, Aspectos Positivos, Oportunidades para la

Mejora y No Conformidades en cada uno de los puntos auditados.

3. BUENAS PRÁCTICAS, ASPECTOS POSITIVOS, Y OPORTUNIDADES PARA LA MEJORA

AUDITORÍA INTERNA REGIONAL – REGIONAL BOYACÁ SEGUNDO CICLO 2017

3.1. ESTRUCTURAL DEL SISTEMA INTEGRADO DE GESTIÓN Y AUTOCONTROL

BUENAS PRÁCTICAS

Subsistema de Gestión de la Calidad, Subsistema de Gestión Ambiental Y Subsistema de

Seguridad y Salud en el Trabajo

Subsistema de Gestión de la Calidad

CEDEAGRO

o Se evidencia la divulgación de los elementos estructurales del SIGA en las zonas

comunes mediante el uso de tv y retablos.


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CENTRO MINERO

o Se evidencia la divulgación de los elementos estructurales del SIGA en las zonas

comunes.

CIMM

o Control y seguimiento de las comunicaciones. Por aplicar estrategias que coadyuvan a

que las comunicaciones sean atendidas en el menor tiempo posible, cumpliendo con

los tiempos establecidos por normatividad.

Subsistema de Gestión Ambiental

CEGAFE

o Clasificación y gestión de los residuos, almacenamiento temporal de los residuos

generados por el centro de formación adecuadamente en las unidades móviles de

residuos.

o Sensibilizaciones ambientales, emplea diferentes técnicas pedagógicas que facilitan la

comprensión del subsistema ambiental (mimos, dramatizaciones, etc.)

CIMM

o Clasificación y gestión de los residuos. Por implementar un patio de residuos con todas

las condiciones requeridas para el acopio, almacenamiento temporal y disposición de

los residuos generados por el centro de formación, y registrar de forma dinámica y

entendible los niveles de generación como forma de trazabilidad para la toma de

decisiones de mejora, además de contar con guía de operación.

Subsistema de Gestión de Seguridad y Salud en el Trabajo

CIMM

o Frecuencia de medición y seguimiento de indicadores de accidentabilidad. Por la

aplicación de la medición y seguimiento mensual del indicador de accidentabilidad, el

cual sirve como insumo para estrategias y acciones preventivas.


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ASPECTOS POSITIVOS




CEGAFE

o El compromiso y participación activa de la Subdirección y Coordinación del Centro para

con las actividades propias del Sistema Integrado de Gestión y Autocontrol – SIGA; así

como la disposición, apoyo y asistencia en los ejercicios de auditorías internas y

externas.

o Demuestra cumplimiento de la medición de los indicadores establecidos para el

aseguramiento de la calidad en los procesos aplicables al Centro de Formación.

o Las personas que conforman el Centro de formación muestran un amplio conocimiento

del Sistema Integrado de Gestión y Autocontrol – SIGA, la promesa de valor, políticas y

objetivos de los subsistemas.

CENTRO MINERO

o Buen dominio de la plataforma Compromiso, por parte de los Coordinadores.

CIMM

o El liderazgo de la alta dirección. Por el compromiso y participación activa de la

Subdirección y Coordinación del centro para con las actividades propias del Sistema

Integrado de Gestión y Autocontrol – SIGA; así como la disposición, apoyo y asistencia

en los ejercicios de auditorías internas y externas.

o Familiarización de la plataforma Compromiso. Por demostrar buen conocimiento del

uso y funcionamiento de la plataforma Compromiso por parte de los lideres y/o

responsables de los procesos misionales.

o Medición de indicadores en los procesos. Por demostrar cumplimiento de la medición

de los indicadores establecidos para el aseguramiento de la calidad en los procesos

aplicables al centro de formación.


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o Compromiso frente al SIGA. Las personas que conforman el centro de formación

muestran un amplio conocimiento del Sistema Integrado de Gestión y Autocontrol –

SIGA, la promesa de valor, políticas y objetivos de los subsistemas.


CEDEAGRO

o Se resalta el compromiso ambiental de CEDEAGRO en pro de los programas

ambientales, sin embargo este compromiso se debe fortalecer en los diferentes niveles

de la organización.


CEGAFE

o El centro cuenta con la matriz de peligros y el plan de emergencias debidamente

actualizados

Oportunidades para la Mejora




CEDEAGRO

o Controles al servicio no conforme para los procesos misionales. Aunque se registran

controles en la plataforma compromISO para los servicios no conformes no se está

teniendo en cuenta los lineamientos del Plan de Control de Calidad del Servicio en

relación a la frecuencia a la cual debe ser aplicado al control. En el Centro de

Formación, es importante realizar el análisis, evaluación y acciones de mejora de los

servicios no conformes, lo cual permitirá a la alta dirección evidenciar desviaciones y

oportunamente tomar decisiones, es importante que los responsables de los procesos

misionales realicen este control y que los resultados, sean analizados en los Comités de

Centro y se puedan determinar estrategias de mejora.


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o Acciones preventivas para la gestión de riesgos. Se evidencia que algunos trabajadores

(3) del proceso de formación profesional y contratación no tiene claras las

responsabilidades y autoridades frente al Sistema Integrado de Gestión y Autocontrol

– SIGA. Se recomienda reforzar el tema de responsabilidad de autoridades a través de

socialización y sensibilizaciones.

o Responsabilidades y autoridades frente al SIGA. Actas de comité primario no se están

desarrollando en Plataforma compromiso como son las de aprobación de la oferta

académica y los comités de evaluación y seguimiento.

o No identifican la política del sistema gestión calidad. Existe desconocimiento de la

política de calidad. Al consultar de forma aleatoria al personal que labora en el proceso

de Gestión Contractual acerca del conocimiento y aplicación de la política, manifiestan

no tener conocimiento. Se recomienda reforzar las políticas de los subsistemas a través

de socialización y sensibilización.

o Desconocimiento de los riesgos del proceso y por ende no se ha establecido acciones

para abordarlo. Como parte de la mejora continua, que es uno de los principios del

sistema de gestión de calidad, se requiere que cada uno de los integrantes del proceso

contractual conozca los riesgos significativos para su proceso y en materia de

corrupción, con el objetivo de aplicar las medidas preventivas que ayuden a minimizar

su materialización.

o Informes mensuales para la vigencia 2017. No se tienen las evidencias. En la muestra

que se tomó de los expedientes de contratación se observó la inexistencia de

evidencias de la ejecución del contrato para la modalidad de contratación de servicios

personales diferente a instructor, según GTH-P-013-Procedimiento Contratación de

servicios personales diferente a instructor y GCCON-M-002 _manual de supervisión e

interventoría establecidos por el SIGA.

CEGAFE

o Acciones preventivas para gestión de riesgos. Se evidencia en plataforma compromiso

que solo se ha identificado un riesgo por proceso del total de la lista de los riesgos

determinados por la dirección nacional. Se recomienda realizar mesa de trabajo con el

líder del proceso para evaluar nuevamente los riesgos asociados al proceso par a su

debida identificación, análisis, evaluación y tratamiento; y dejar evidencia del ejercicio

en el módulo de riesgos de la plataforma compromiso.


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CENTRO MINERO

o MEDICIÓN INCOMPLETA DE INDICADORES. En el módulo de indicadores de la

plataforma Compromiso se evidencia que no se realiza la medición al indicador de

retención de aprendices.

o RESPONSABILIDADES Y AUTORIDADES FRENTE AL SIGA. Se evidencia que el personal

del proceso de gestión de formación profesional no tiene claras las responsabilidades

y autoridades frente al Sistema Integrado de Gestión y Autocontrol – SIGA.

o Indicadores de calidad en plataforma compromiso sin evidencias, Los indicadores del

proceso de gestión documental tienen su respectiva medición y análisis, pero no tiene

evidencias, por lo tanto las mediciones no son verídicas.

CIMM

o ACCIONES PREVENTIVAS PARA LA GESTIÓN DE RIESGOS. Se evidencia en plataforma

compromiso que no se desarrollan acciones preventivas asignadas al control de riesgos

identificados para el proceso de contratación.

o RESPONSABILIDADES Y AUTORIDADES FRENTE AL SIGA. Se evidencia que el personal

del proceso contractual no conoce las responsabilidades y autoridades frente al

Sistema Integrado de Gestión y Autocontrol – SIGA.


CEDEAGRO

o Manejo de Residuos Sólidos. Durante el ejercicio del recorrido a las instalaciones del

Centro se evidencio que los residuos generados por actividades de adecuaciones y

mantenimientos de infraestructura realizados por contratistas no se están disponiendo

adecuadamente. Se recomienda incluir en las cláusulas contractuales el manejo y

disposición de los residuos generados por parte de los contratistas, como herramienta

para que los supervisores asignados pueden exigir su cumplimiento.

CEGAFE

o Evaluación de requisitos legales. Se evidencia en plataforma compromiso que no se ha realizado la reevaluación de requisitos legales de acuerdo al programa establecido por


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la Dirección General.

o Planificación y control operacional. Se identificaron sustancias químicas y residuos de manejo especial como aceites usados sin rotular de acuerdo a lo establecido en el Programa de Riesgo Químico.

CENTRO MINERO

o Publicidad exterior. Se evidencia que para el registro de publicidad exterior del Centro

aunque está en trámite no se tiene soporte del pago de registro, lo cual conlleva a un

incumplimiento de requisito legal. Se recomienda hacer seguimiento a la solicitud de

pago y registrar la evidencia en plataforma compromISO – modulo Ambiental.


CENTRO MINERO

o Desactualización de la matriz de requisitos legales. Existe matriz de requisitos legales

en SG-SST actualizada a 2016 por el equipo de SST de la Regional, se requiere

actualización para la vigencia 2017.

o La matriz de peligros no se encuentra actualizada. En la revisión de la matriz de peligros

y riesgos no se tienen contemplados los riesgos asociados a las labores de minería bajo

tierra, trabajos en alturas y trabajos de obra civil. Se recomienda realizar la

Identificación de peligros con participación de todos los niveles de la empresa.

3.2. ESPECÍFICO DEL PUNTO AUDITADO

Buenas Prácticas


CEDEAGRO

o Se evidencia el orden y la organización que se tiene en el almacén.

Aspectos Positivos


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CEDEAGRO


o El almacenamiento de archivo se cuenta con un espacio y mobiliario adecuado, y los

documentos están organizados según normatividad.


CIMM

o Implementación de tecnologías limpias. Por proponer, gestionar e implementar

proyectos con aplicaciones de tecnologías limpias, entre ellas el empleo de energía

solar para el alumbrado de la cancha, y sustitución de lámparas por focos leds.


CIMM

o Campañas y actividades preventivas en riesgo psicosocial. Por la aplicación de

campañas, trabajos y actividades lúdicas relacionadas con l prevención de riesgo

psicosocial en todas las áreas administrativas del centro de formación.



CEDEAGRO

o Consumo de Agua. Aunque se cuenta en el Centro con una Planta de Tratamiento de

Agua Potable (PTAP) para el suministro de agua a aprendices y personal que labora, se

evidencia que esta no se encuentra en funcionamiento desde hace 10 meses. La

responsable del tema ambiental sustenta que se encuentra en proceso de contratación

el arreglo y mantenimiento del pozo para subsanar el hallazgo. Se recomienda

capacitar al responsable de la PTAP sobre el funcionamiento óptimo de acuerdo a los

lineamientos de la guía de operación y realizar los mantenimientos de forma periódica

de acuerdo a lo programado.


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o Planificación y control operacional. Se identificaron sustancias químicas y residuos de

manejo especial como aceites usados sin rotular de acuerdo a lo establecido en el

Programa de Riesgo Químico.

CENTRO MINERO

o Publicidad exterior. Se evidencia que para el registro de publicidad exterior del Centro

aunque está en trámite no se tiene soporte del pago de registro, lo cual conlleva a un

incumplimiento de requisito legal. Se recomienda hacer seguimiento a la solicitud de

pago y registrar la evidencia en plataforma compromISO – modulo Ambiental.

CIMM

o Tala de árboles y/o especies protegidas. Se evidencia tala de árboles en las áreas verdes

del centro de formación. Se requiere que cada vez que se realicen trabajos de proyectos

de obra donde se exponga la integridad de especies arbóreas se tenga evidencia donde

se manejaron las condiciones en caso de ser necesario el permiso y preservación

ambiental con la participación de profesionales en la materia y los responsables

ambientales del Centro y la Regional.


CENTRO MINERO

o No hay evidencias del suministrado EPP por parte del contratista al personal de

servicios generales. Se recomienda incluir en las cláusulas contractuales el suministro

de EPP a sus trabajadores según las características de la actividad a realizar.

o No hay evidencias de los controles aplicados a los peligros y riesgos identificados en

materia de SST. Se recomienda actualizar la matriz de peligros según las condiciones y

características del centro en la plataforma compromiso, y cargar evidencias de la

aplicación de los controles operacionales.

CIMM

o Medida de control y mejora en las inspecciones planeadas SST. Aunque se evidencia

cumplimiento a las inspecciones planeadas en SST en el CIMM, no se tiene soporte de


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los controles y tratamientos aplicados en atención a las condiciones inseguras

encontradas en las inspecciones. Se recomienda cargar como hallazgo en la plataforma

compromiso para la aplicación de planes de mejoramiento, presentación de

actividades con responsables y seguimiento a la mejora aplicada.

3.3. ESPECÍFICO DEL PROCESO EN EL PUNTO AUDITADO

Proceso: GESTÍON DE FORMACIÓN PROFESIONAL INTEGRAL

CEDEAGRO

Buenas Prácticas

o Uso de formatos propios del Centro de Formación como Control en el inicio el de

etapa práctica.

o Uso de formatos propios del Centro de Formación como el Control en la Certificación

de aprendices.

CEGAFE

Buenas prácticas

o Uso de formatos de apoyo en el Centro de Formación en las actividades de bienestar

de aprendices.


CENTRO MINERO

o Medición incompleta de indicadores. En el módulo de indicadores de la plataforma

Compromiso se evidencia que no se realiza la medición al indicador de retención de

aprendices.

CIMM

o Control de las salidas no conformes. Se evidencia que el análisis de los resultados de

los controles y tratamientos de los SNC presentados en el Centro de Formación, aunque


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se están realizando no especifica claramente el “porqué” (causa raíz) de la No

Conformidad en el servicio. Para que se fortalezca el análisis, evaluación y acciones de

mejora de los SNC y permita a la alta dirección evidenciar desviaciones y

oportunamente tomar decisiones, es importante que los responsables de los procesos

misionales describan de forma clara y precisa el “porqué” de los resultados, para que

sean analizados en los Comités de centro y se puedan determinar estrategias de

mejora.

Proceso: GESTIÓN CONTRACTUAL


CEDEAGRO

o Identificación de las partes interesadas pertinentes (PIP). En la entrevista realizada al

grupo de gestión contractual desconocen las partes interesadas pertinentes

determinadas para la Regional y sus Centros de Formación.

o Identificación política del sistema gestión calidad. Existe desconocimiento de la política

de calidad de la entidad por parte de algunos trabajadores del proceso de gestión

contractual.

o Desconocimiento los riesgos del proceso y por ende no se ha establecido acciones para

abordarlo. En la entrevista realizada al grupo de gestión contractual se evidenció

desconocimiento los riesgos su proceso y por ende no se realizan acciones preventivas

según los lineamientos del SENA.

o Informes mensuales para la vigencia 2017. En la muestra que se tomó de los

expedientes de contratación se observó la inexistencia de evidencias de la ejecución

del contrato para la modalidad de contratación de servicios personales diferente a

instructor, según GTH-P-013-Procedimiento Contratación de servicios personales

diferente a instructor y GCCON-M-002 _manual de supervisión e interventoría

establecidos por el SIGA

CEGAFE

o Acciones preventivas para gestión de riesgos. Se evidencia en plataforma compromiso

que no se desarrolla el tratamiento para el control del riesgo identificado en el proceso

de contratación.


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CIMM

o Acciones preventivas para la gestión de riesgos. Se evidencia en plataforma

compromiso que no se desarrollan acciones preventivas asignadas al control de riesgos

identificados para el proceso de contratación.

o Responsabilidades y autoridades frente al SIGA. Se evidencia que el personal del

proceso no conocer las responsabilidades y autoridades frente al Sistema Integrado de

Gestión y Autocontrol – SIGA.

Proceso: GESTIÓN DOCUMENTAL


CEDEAGRO

o Desconocimiento los riesgos del proceso y por ende no se ha establecido acciones para

abordarlo. Como parte de la mejora continua, que es uno de los principios del sistema

de gestión de calidad, se requiere que cada proceso mejore el desempeño y la eficacia

del sistema de gestión de calidad.

CENTRO MINERO

o Responsabilidades y autoridades frente al SIGA. Se evidencia que el personal del

proceso no tiene claras las responsabilidades y autoridades frente al Sistema Integrado

de Gestión y Autocontrol – SIGA.

o Falta de controles en la información documentada, Informe de evaluación RB-CM-012-

2017 y Formato de apoyo estudio de mercado sin control de páginas (1 de 3), según el

procedimiento GD-P-003, Formatos de apoyo sin identificación: copia no controlada

(acta recibo a satisfacción de bienes).

o Formatos diligenciados con información incompleta, El Formato GD-F-003 control

ingreso documentos se encontró sin diligenciar las casillas de: identificación de

entrega, fechas y responsables.

o Carpeta de la unidad de correspondencia sin rotular, Se observó que la carpeta de

unidad de correspondencia no está rotulada según los lineamientos de la GD-G-001


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Guía para la Gestión Documental en las dependencias del SENA. Documentos sin foliar,

Según los documentos revisados se está dando incumplimiento a las GD-G-001 Guía

para la Gestión Documental en las dependencias del SENA.

o No tiene índice de resoluciones ni comunicaciones del reporte de ONBASE, No se está

generando el reporte de índice de resoluciones ni comunicaciones según los

lineamientos del GD-P-002 Procedimiento Administración de Comunicaciones Oficiales

recibidas y producidas por la entidad.

o Indicadores de calidad en plataforma compromiso sin evidencias, Los indicadores del



o Formatos diligenciados con información incompleta, El Formato GD-F-003 control

ingreso documentos se encontró sin diligenciar las casillas de: identificación de

entrega, fechas y responsables.

o Falta de controles en la información documentada. Informe de evaluación RB-CM-012-

2017 y Formato de apoyo estudio de mercado sin control de páginas (1 de 3), según el

procedimiento GD-P-003, Formatos de apoyo sin identificación: copia no controlada

(acta recibo a satisfacción de bienes).

o Indicadores de calidad en plataforma compromiso sin evidencias. Los indicadores del



CIMM

Administración y préstamo de documentos. No se evidencia que se cumpla con el

procedimiento de préstamo de documentos en el centro. No si tiene registros de

control y seguimiento de ingreso y salida de documentos.

Subsistema: GESTIÓN AMBIENTAL

Buenas Prácticas


GC-F -005 V. 01

CIMM

o Mantenimiento y cuidado de las áreas verdes. Por aplicar buenas prácticas para el

mantenimiento y cuidado de las áreas verdes, especialmente en jardines que adornan

los ambientes de formación y áreas administrativas.


CEDEAGRO

o Realizar análisis de consumo de agua en el vivero-programa de uso y ahorro eficiente

del agua.

Subsistema: GESTIÓN DE SEGURIDAD Y SALUD EN EL TRABAJO

CEDEAGRO

o DESACTUALIZACIÓN DE LA MATRIZ DE REQUISITOS LEGALES. Existe matriz de

requisitos legales en SG-SST actualizada a 2016 por el área de SST de la Regional, se

requiere actualización para la vigencia 2017

o Falencias en el suministro de elementos de protección personal, A los aprendices

ubicados en el vivero en etapa práctica no les son suministrado EPP.

CENTRO MINERO

o Proceso de inducción en fechas posteriores al ingreso. Se revisan dos carpetas de

contratación de John Fredy Álvarez y Jenny Alexandra Soler, las cuales tienen

certificado de inducción SG-SST, con fecha posterior a ingreso, contratos de 31 de enero

e inducciones de 12 de febrero y 21 de febrero.

o Suministro de EPP. No hay evidencia formal del suministrado Equipo de Protección

Personal por parte del contratista al personal de servicios generales que cumple

funciones de orden y limpieza en el centro de formación.


GC-F -005 V. 01

3.4. REGISTRÓ DE NO CONFORMIDADES REALES


Proceso Gestión de Formación Profesional Integral – NCR N°1

Aplicado a: CEDEAGRO

Declaración de la

No conformidad real

Acciones preventivas para la gestión de riesgos. Se evidencia

en plataforma compromiso que no se desarrollan acciones

preventivas asignadas al control de riesgos identificados

para el proceso de formación profesional integral.

Evidencia Pre informe (Auditora Líder María Inelda Fuentes Duran)

Subsistema - norma

O requisito incumplido

NORMA ISO 9001:2015

Numeral 6.1

Nombre y código del

Documento incumplido

No aplica

Proceso Gestión Gestión Contractual – NCR N°2

Aplicado a: CEGAFE

Declaración de la

No conformidad real

Seguimiento planes de mejoramiento. Se evidencia en

plataforma compromiso que para el proceso de contratación

no se ha realizado el plan de acción para atender hallazgos

determinados en el 2012 y registrados en la plataforma en

2015

Evidencia Pre informe (Auditora Líder Laura Cecilia Camargo)

Subsistema - norma


NORMA ISO 9001:2015

Numeral 9.1, 10.2 y 10.3



No aplica

Proceso Gestión de Formación Profesional Integral – NCR N°3

Aplicado a: CENTRO MINERO Y CEDEGRO


GC-F -005 V. 01

Declaración de la

No conformidad real

Portafolio de aprendiz. En la visita realizada al grupo de

formación del Tecnólogo en Topografía (MINERO) y Gestión

de recursos naturales (CEDEAGRO), se evidencia la

inexistencia de los portafolios de aprendiz en la plataforma

Senasofia, incumpliendo lo establecido en la guía para

desarrollar los procesos formativos.

Evidencia Pre informe (Auditora María Inelda Fuentes Duran)

Subsistema - norma


NORMA ISO 9001:2015

Numeral 4.4, 4.4.1, 8 y 8.1.



GFPI-G-013-Guia para desarrollar los procesos formativos

Proceso Gestión de la Formación Profesional integral – NCR N°4

Aplicado a: CIMM

Declaración de la

No conformidad real

Administración y control documental. Se evidencio durante

el recorrido a las instalaciones del CIMM que la información

documentada no cumple con las condiciones requeridas por

normatividad de almacenamiento, conservación y

disposición. En las oficinas administrativas se tienen gran

número de carpetas y cajas de archivo el cual debería estar

en el archivo central para su debido control y cuidado.

Evidencia Pre informe (Auditor Líder Juan Carlos Garavito Rincón)

Subsistema - norma


NORMA ISO 9001:2015

Numeral 7.5, 7.5.3.2



GD-P-004

Procedimiento organización de archivos de gestión

GD-PG-001 Programa de Gestión documental

Subsistema Gestión Ambiental – NCR N°5


Declaración de la

No conformidad real

Matriz de requisitos ambientales. Se identifica el

incumplimiento del lineamiento para la reevaluación de

requisitos legales ambientales.


GC-F -005 V. 01

Evidencia Pre informe (Auditores acompañantes Patricia Soto y

Geovanny Camargo)

Subsistema - norma


ISO 14001:2015

Numeral 9.2



DE-I-009 Instructivo Requisitos legales Ambientales


Aplicado a: CEGAFE

Declaración de la

No conformidad real

Planificación y control operacional. Se evidencia Residuos

eléctricos y electrónicos (RAEES) que no están debidamente

rotulados y almacenados de acuerdo al plan de gestión

integral de residuos sólidos del Centro de Formación.

Evidencia Pre informe (Auditores acompañantes Mireya Figueroa)

Subsistema - norma


ISO 14001:2015

Numeral 8.1



No aplica


Aplicado a: CENTRO MINERO

Declaración de la

No conformidad real

Manejo y gestión de residuos. Mediante un recorrido dentro

de las instalaciones se observó la inadecuada disposición de

residuos en el sector patio salida túnel 3, encontrando un

contenedor con residuos de toda clase y sin clasificación,

generando malos olores, daño paisajístico, vectores,

roedores, de igual manera en el mismo sector se encontró

un depósito de escombros, materiales, chatarra, plástico,


GC-F -005 V. 01

residuos peligrosos (baterías de carro, cilindros de acetileno)

sin ninguna clase de clasificación, demarcación ni rotulación.

Evidencia Pre informe (Auditores acompañantes Jhonatan Alvarado y

Geovanni Camargo)

Subsistema - norma


ISO 14001:2015

Numeral 8.1



No aplica


Aplicado a: CIMM

Declaración de la

No conformidad real

Manejo y gestión de residuos. Se evidencia un inadecuado manejo de residuos especiales entre ellos escombros y bolsas de cemento, así como residuos de corte de césped en el centro de formación. Aunque se cuenta con un patio de residuos muy bien administrado, no se tiene espacio para el acopio, almacenamiento y disposición de residuos especiales.

Evidencia Pre informe Pre informe (Auditores acompañantes

Concepción del Pilar )

Subsistema - norma


ISO 14001:2015

Numeral 8.1



No aplica

Subsistema Gestión Seguridad y Salud en el Trabajo – NCR N°9


GC-F -005 V. 01

Subsistema de Gestión de Seguridad y Salud en el Trabajo – NCR N°10

Aplicado a: CEGAFE

Declaración de la

No conformidad real

Almacenamiento y control de sustancias peligrosas. El Centro de formación no cuenta con un sitio adecuado para el almacenamiento y control de sustancias químicas. Durante el recorrido a las instalaciones se encontraron productos químicos (productos de aseo) en diferentes lugares sin tener el debido control.

Evidencia Pre informe Pre informe (Nathaly Pineda )

Subsistema - norma


Gestión de Seguridad y Salud en el Trabajo - Decreto Único

Reglamentario 1076 de 2015



GTH-PG-006 Programa de gestión de riesgo químico


Aplicado a: CIMM

Declaración de la Identificación, análisis y valoración de los riesgos en SST. Aunque se cuenta con matriz de peligros SST en el centro, no


Declaración de la

No conformidad real

Riesgo de accidentabilidad en trabajos de adecuación, mantenimiento y obras nuevas. Deficiencias en el control y minimización del riesgo de caída en los trabajo en alturas en obras civiles, ya que algunos trabajadores contratistas no estaban anclados a línea de vida según normatividad. Dejar claridad a los contratistas cuales son los lineamientos y requisitos que debe cumplir para realizar trabajos en alturas por parte del equipo SST de la Regional; ya que la persona presentada el día de hoy para realizar la actividad no posee el certificado ni tampoco el entrenamiento para realizar trabajo en alturas.

Evidencia Pre informe Pre informe (Auditores acompañantes Judith

Andrea Sánchez sosa)

Subsistema - norma


Gestión de Seguridad y Salud en el Trabajo - DECRETO 1072

del 2015 /RESOLUCIÓN 1111 del 2017

Nombre y código del Documento incumplido

No aplica


GC-F -005 V. 01

No conformidad real se tiene identificado y valorado riesgos en los ambientes de formación con niveles de alto riesgo (Área de talleres).

Evidencia Pre informe Pre informe (Auditor acompañante Dora

Alarcón Alarcón / Experto técnico Fernando Fajardo)

Subsistema - norma


Gestión de Seguridad y Salud en el Trabajo - Decreto Único

Reglamentario 1076 de 2015



GTH-P-009 Procedimiento Identificación de Peligros y

determinación de controles en actividades no Rutinarias


Aplicado a: CEGAFE

Declaración de la

No conformidad real

Equipos de seguridad contraincendios. Se evidencio durante

el recorrido a las instalaciones del centro que los extintores

existentes en el Centro de formación están vencidos y no

presentan soporte del mantenimiento preventivo según

normatividad.

Evidencia Pre informe Pre informe (Auditor acompañante Nathaly

Pineda)

Subsistema - norma


Gestión de Seguridad y Salud en el Trabajo - Decreto 1072

de 2015, articulo 2.2.4.6.25



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