servicio de infraestructuras...acta de recepción inspección de la obra ejecutada y firma del acta...

DIAGRAMAS DE PROCESOS CLAVE

SERVICIO DE INFRAESTRUCTURAS

DIAGRAMAS DE PROCESOS CLAVE · Servicio de Infraestructuras

Abril 2015

SÍMBOLOS

DIAGRAMAS DE PROCESOS CLAVE · Servicio de Infraestructuras

Abril 2015

SDI01: EJECUCIÓN DE OBRAS E INSTALACIONES (I)

PROVEEDORESPROPIETARIOUSUARIOS

A solicitud de usuario

Estimación económicay viabilidad técnica del programa de necesidades facilitado por el destinatario de la obra

>18.000 €(requiere expediente de

contratación administrativa)Sí

No

<18.000 €(asistencia técnica interna o

contratación directa)

Requiere firma de todas las partes integrantes; dirección facultativa, contratista y SDI Se establece la fecha de inicio de las obras e inicio del plazo de ejecución

Se inicia la obra bien con una licencia

definitiva, licencia condicional o bien transcurridos dos meses de silencio

administrativo tras la solicitud de las mismas.

Si requeríalicencia

Elaborado por la empresa contratista y aprobada por el coordinador de Seguridad y Salud.

Se le entrega copia visada del proyecto

Aviso previo de inicio de obra a la Consellería

correspondiente

¿Decisión ejecución?

Estudio y valoración de la

obra (o instalación) solicitada

Remisión de documentación para iniciar expediente de

contratación de obras

Elaboración y supervisión de documentación

técnica SDI01P02

Firma de la documentación del proyecto por

la empresa contratista

Elaboración y supervisión de

proyectos SDI01P01

Estimación presupuestoAsistenciaTécnica

Elaboración del acta de

comprobación de replanteo

Remisión al usuario

Revisión del estado del

expediente de licencia

Recepción copia del contrato con datos de la empresa contratista

adjudicataria

Recepción de documentación de Seguridad y Salud y firma del acta de

aprobación

A

Consulta con Gerencia

En cualquiercaso

Obras de nueva planta y grandes reformas y Ampliaciones

<50.000 €(obras menores)

B

Presupuestoestimado

obra

> 50.000 €(requiere

expedientede contrataciónadministrativa)

SCO01: Contratación administrativa

Servicio de Contratación

Versión 2 - Junio 2013

SDI01: EJECUCIÓN DE OBRAS E INSTALACIONES (II)

PROPIETARIO PROVEEDORESUSUARIOS

Emisión de certificaciones

En cualquier caso

Finalizaciónde obraSolicitud de ocupación provisional

Sí

Sí

No

No

Modificaciones de proyecto

A partir de las mediciones de la dirección facultativa,

para que se efectúen propuestas de pago

Durante la ejecución de la obra hasta:1.- Finalización de obra2.- Solicitud de ocupación provisional 3.- Fin de plazo establecido

Fin plazo establecido

Recepción de obras

SDI01P04

Establecimiento de nuevo plazo

de ejecución

Paralización de certificaciones

mensuales

¿Sesolicita

ampliación de plazo?

Elaboración de certificaciones de

obra acordadas y en su caso honorarios

facultativos y remisión al Servicio de Financiación y

Presupuesto

¿Se concede?

Control de obras e instalaciones

Elaboración del Acta de ocupación

provisional o parcial

Modificación de proyecto

SDI01P03

Dirección y/o control de la ejecución de la obra e

interlocución entre empresa contratista y

destinatarios de la obra

A


SDI01: EJECUCIÓN DE OBRAS E INSTALACIONES (III)


<50.000€(Obra menor)

Redacción de memoria técnica

- Mediciones y presupuesto- Planos- Pliego de prescripciones técnicas

Hasta alcanzar consenso con destinatario de la obra

Solicitud de ofertas

económicas

Empresas contratistas

Mínimo tres ofertas

Recepción y valoración de las

ofertas

Adjudicación de la obra o

instalación


Establecimiento de inicio de ejecución consensuada con

el destinatario de la obra

Control de la ejecución de la obra e

interlocución entre contratas y

destinatario de la obra

Comprobación final de obra y elaboración de certificado de

recepción

Remisión de documentación

- Certificado de recepción- Presupuesto original y copias- Factura original y copias- VºBº del usuario

Solicitando subsanación de incidencias detectadas

B

Recepción de factura

correspondiente

Recepción de aviso de fin de

obra

Correcto Sí

Solicitud de factura

correspondiente


No

Comunicación al adjudicatario




SDI01P01: ELABORACIÓN Y SUPERVISIÓN DE PROYECTOS


Seguimiento y gestiones de

ajuste continuo hasta la concesión

Solicitud de licencias a la

Administración Local

Seguimiento de la elaboración del proyecto

Ingenierías y Estudios de Arquitectura

Recepción de proyecto básico

Orden de inicio de elaboración del proyecto de

ejecución


Encargo de elaboración del proyecto básico

Remisión al destinatario de la

obra para consenso

Recepción de proyecto de ejecución

Recepción de la resolución del

contrato administrativo

Solicitud de apertura del expediente de

Asistencia Técnica

Ajuste del proyecto con Ingeniería y

beneficiario hasta la aceptación

técnico-economica

Ajuste del proyecto hasta la aceptación técnico-economica

Sí

No

Solicitud de supervisión de la

parte de arquitectura

¿Supervisión externa de

arquitectura?

Supervisión de la parte de

arquitectura del proyecto

Recepción de informe de supervisión

Supervisión de la parte de

ingeniería del proyecto

Compilación y revisión de

documentación


Ingenierías y estudios de Arquitectura adjudicatarios

Remisión de Pliego de prescripciones técnicas elaboración del proyecto y/o dirección facultativa

Se incluye estudio de Seguridad y

Salud

- Copia del proyecto- Informe de aceptación del proyecto - Documentación asociada:

. Informe de Supervisión

. Informe Económico

. Acta de replanteo previo

. Conformidad del usuario

. Certificado de viabilidad



Hasta aprobación de modificaciones por ambas partes


SDI01P02: ELABORACIÓN Y SUPERVISIÓN DE DOCUMENTACIÓN TÉCNICA


Redacción de documentación técnica

para la ejecución de obras


No

Sí

Encargo de la parte correspondiente de la documentación

técnica

¿Requiereasistencia técnica

externa?

Redacción de parte de la

documentación técnica

Recepción de documentación

elaborada

Supervisión de la asistencia

técnica

Compilación de ladocumentación

para la ejecución de obras

- Memoria técnica- Pliego de cláusulas administrativas- Pliego de prescripciones técnicas- Mediciones y presupuesto- Planos- Cuestionario anejo al pliego pliego de prescripciones técnicas

En cualquier caso

Seguimiento y gestiones de

ajuste continuo hasta la concesión

Solicitud de licencias a la

Administración Local

Si requiere licencia de obras


SDI01P03: MODIFICACIÓN DE PROYECTO


Ajuste del proyecto con destinatario de

la obra hasta la aceptación técnico-

economica

Se le entrega copia visada del proyecto

Recepción de proyecto

modificado

Firma de la documentación del proyecto por

la empresa contratista

Compilación y revisión de

documentación


Remisión de documentación para iniciar expediente de

contratación de obras de modificado

Recepción copia del contrato modificado

con datos de la empresa contratista

adjudicataria

Solicitud de redacción del

proyecto modificado

Detección de problemas o deficiencias o

recepción de solicitud de modificado

Valoración previa y

comunicación al usuario

¿Se acepta el modificado?

No

No

Firmada por Empresa contratista, dirección facultativa, Jefe de servicio y Rector

Supervisión del proyecto modificado

y emisión del informe

correspondiente- Copia del proyecto- Informe de aceptación del proyecto, si procede - Documentación asociada:

. Informe de Supervisión

. Informe Económico

. Acta de precios contradictorios

. Audiencia del contratista

. Copia de la Solicitud de redacción del proyecto modificado

¿Afecta al presupuesto?

Sí

No

En cualquiercaso

Solicitud de la empresa contratista, el usuario o el destinatario de la obra

Se indica el nuevo presupuesto y plazo de ejecución correspondiente

¿Requiere paralización de la obra?

Sí

Sí

Paralización de la obra

Si obraparalizada

Solicitud a la empresa

contratista de continuar con la

obra

SERVICIO DE CONTRATACIÓNSCO02: MODIFICADO / PRÓRROGA DE CONTRATOS ADMINISTRATIVOS


SDI01P04: RECEPCIÓN DE OBRAS

PROPIETARIO PROVEEDORESUSUARIOS

Positiva NegativaEmpresas

contratistas

Recepciónde notificación por

parte de la empresa contratista de solicitud de recepción de obra

Valoración

Solicitud de subsanación de

deficiencias

Remisión del Acta de

recepción

Inspección de la obra ejecutada y firma del Acta de recepción de obra

Requiere informe favorable de la dirección facultativa

¿Hay observaciones a

subsanar?

No

Sí

Establecimiento de plazo de

subsanación de deficiencias

Inspección de la obra

Periodo de subsanación de deficiencias por parte de la empresa contratista

Recepción de la solicitud de contrata de

devolución de fianza Hasta pasados, al menos, 12 meses

desde inicio plazo de garantía

Solicitud de informe a la

dirección facultativa

Elaborada por la contrata y la

dirección facultativa y

revisada por el SDI

Valoración del informe

Positiva

Negativa

Resolución de incidencias desde la ocupación hasta fin del periodo de garantías

- Inicio plazo de garantía.- Ocupación de la obra

Citación para la recepción de obra

y solicitud de documentación


Recepción de la documentación

asociada de final de obra

Medición final de la obra

y/o revisión

Compilación de documentos y

remisión al usuario

Remisión de informes para

subsanar deficiencias detectadas


Recepción del documento y

reenvío al Servicio de

Contratación

Remisión para la firma de la

aprobación de la liquidación final

de la obra

Rector

Requiere la firma del Jefe de servicio y usuario para que remitan al Servicio de Contratación y procedan a

la devolución de fianzas

Hasta conformidad

A Servicio de Contratación, a

los técnicos facultativos y a la

contrata, A los destinatarios de

la obra se les notifica el final de

la misma

Control de obras e instalaciones



SDI02: SERVICIO DE TELEFONÍA FIJA Y DATOS (I)


Averías

Configuración

Alta, Baja,Trasladoextensión

o cableado

Suministro

Alta líneasdatos

Solicitud

Programación

Periodicidad mensual

Mantenimientocentral

A solicitud de usuario o por programación

Análisis de Tráfico

Empresas de telefonía y datos

Solicitud trabajo de cableado

Supervisión técnica trabajo

realizado

Entrega a usuario

RemisiónSolicitud

Carga de datos

Revisión técnica de solicitud

Recepción confirmación

trabajo realizado

Actualización de datos en

aplicación y si procede en

planos

Cambios de Configuración

AveríasSDI02P02

Clasificacióndel servicio

Comprobación de cumplimiento de condiciones de facturación

Tipo

Web

Tra

Aprovisionamiento del equipo


Tipo

Generación de informes

Remisión aviso a usuario de

equipo disponible para

su recogida

Trabajos GenéricosSDI02P01

Análisis de la evolución del

tráfico y acumulado

Recepción aviso alta realizada

Mantenimiento Central

SDI02P03

Para posible ajuste de las necesidades reales de los usuarios

En caso de incumplimiento, solicitud

de subsanación por parte de la empresa proveedora

Intr

an

et

- Usuarios: pueden consultar los cambios en intranet- Gestores: pueden cambiar on line a través de la intranet

A


SDI02: SERVICIO DE TELEFONÍA FIJA Y DATOS (II)


ÁREA ECONÓMICA:AGE07 GESTIÓN DE GASTOS

Transferencia de cargos y facturas

A


SDI02P01: TRABAJOS GENÉRICOS


No


Recepción de confirmación de trabajo realizado

Identificación de preaviso de

solicitud

Remisión de la orden de cambios

Visita a usuario, comprobación y ajuste datos de

preaviso

Programación

Actualización de planos en la

Oficina Técnica

Información al usuario

Ges

tión

Te

lefó

nic

a

Ge

stió

nT

elef

ónic

a

Ges

tión

Te

lefó

nic

a

Tipo Preaviso

Alta/baja de supletorioBaja/Traslado de extensión Suministro equipamiento

telefónico

Programación manual en la

central

Tipo

Otros

Validación automática de la

solicitudGes

tión

Te

lefó

nica

¿?

¿Requiere actualización?

Sí


SDI02P02: AVERÍA


Identificación de la incidencia

recibida

Tipo deincidencia

Resto

¿Requiere actuación externa?

Revisión de la avería

Reparación de la avería

No


Recepción de la notificación de

avería reparada

Confirmación o recepción de cierre

de avería en aplicación de gestión

Remisión de la solicitud de reparación

Sí

Extensiones IP

Recepción confirmación

trabajo realizado

Remisión de la solicitud

ASIC01:PRESTACIÓN DE SERVICIOS BÁSICOS TIC


SDI02P03: MANTENIMIENTO DE CENTRAL


BianualRevisión de estado

de la central y detección de las necesidades de

hardware

Redimensionamiento de central en función

de las previsiones

Realización de la previsión técnica de ampliación y

los trabajos necesario

¿Necesidades derivadas de la ampliación del

campus?

Sí

Solicitud de presupuesto


Recepción del presupuesto y negociación

definitiva

Solicitud de trabajo


Recepción de confirmación de trabajo realizado

Comprobación y verificación del funcionamiento

No

¿Correcto?

Sí

No

¿Se acepta?

Sí

No


SDI03: SERVICIO DE TELEFONÍA MÓVIL (I)


Cambio de datos administrativos

(centro de facturación/de coste o de usuario)

Préstamo línea/

terminal Avería

A solicitud o de oficio(vencimiento temporal)

Cambio de configuraciónCambio de titular

BajaRobo o pérdida

Gestión de TarjetasCompra/Renovación/Alta

de terminalCambio de operador

Periodicidad mensual

A solicitud del usuario o de oficio

Empresa de telefonía móvil

Carga de datos

Comprobación de

cumplimiento de condiciones de facturación

Clasificacióndel servicio

Análisis de la evolución tráfico y

acumulado

Generación de informes

Confirmación de servicio

realizado

Tipo

Para posible ajuste de las necesidades reales de los usuarios

De oficio(análisis de tráfico)

Empresa de telefonía móvil

Preparación del pedido y aviso al

usuario

Realización del cambio

requerido

Atención y, en su caso,

recepción de lo averiado

Registroweb

mov

¿?

¿Requiere entregar material?

No

web

mov

Sí

A

B

C

D

Solicitud de información

¿Discrepancias?

Sí

A’ No

La propia aplicación envía

un email de aviso al usuario

La propia aplicación envía un email de

aviso al usuario

Recepción del material y aviso

al usuario

web

mov

¿Requiere reserva de

crédito?Sí

No

Solicitud de reserva de

crédito

Área económica

Recepción aprobación

crédito

Versión 3 - Abril 2015

SDI03: SERVICIO DE TELEFONÍA MÓVIL (II)


Sí

No

Verificación de facturas

Entrega del material

Recepción Informe

web

mov

A’’ B’

Confirmación del pedido a

recoger Préstamo: devolución voluntaria o seguimiento a los 2 meses

C’

D’

¿Correcto?



Versión 3 - Abril 2015

SDI04: SERVICIO DE AUDIOVISUALES


A solicitud del usuario

Revisión y evaluación de

los partes

Revisión de la calidad de las

asistencias realizadas

Ge

stió

n a

udio

visu

al

Registro inicial de la solicitud

Empresas servicios

audiovisuales

Introducción de la información

Empresas servicios

audiovisuales

Recepción de los partes de

finalización del servicio

El usuario recibe automáticamente el parte-recibo del servicio y si procede, entrega de contenidos



¿Información adicional?

Contacto con el usuario para

recabar información

Sí

Ge

stió

n a

udio

visu

al No


SDI05: SOPORTE TÉCNICO DE INFRAESTRUCTURAS


A solicitud de usuario

Identificación de las características específicas de la

solicitud

¿Es pertinente su solicitud?

Existe documentación de acceso restringido

SíNo

¿Se dispone de la información?

Consulta BBDD de proyectos

Sí

No

Comunicación al usuario

FormatopapelFormato

digital

Consulta disponibilidad de

la información

¿Disponible?No Sí

Soporte solicitado

Entrega de la copia de la

documentación al usuario

Copia de CD, correo electrónico

y/o impresión realizada

Búsqueda de la documentación en el archivo o impresión

de la misma

PréstamoEntrega

copia documentos

Búsqueda de la documentación en el

archivo y/o consulta del formato digital de la

misma

Identificación de los formatos disponibles

Consulta de la documentación

Pordefecto

Tiposolicitud

Toma de datos del usuario

Entrega al usuario de

documentación

¿Entrega?

Los alumnos han de dejar su acreditación UPV en depósito

Contacto con usuario

reclamando la entrega de

documentación

No

Sí

Devolución de la documentación

al archivo

Solicitud de información o consulta de documentación de expedientes y proyectos de obras e instalaciones

Asesoramiento a alumnos

Asesoramiento técnico con relación

a proyectos y/o trabajos docentes

Devolución de la documentación

al archivo, si procede Devolución de la

acreditación en depósito al alumno

En el caso de proyectos se requiere la aceptación del autor del mismo

En el caso de proyectos se requiere

la aceptación del autor del mismo

Plazos acordados

Versión 1 - Enero 2007

SDI06: INCIDENCIAS DE APARCAMIENTO Y SISTEMAS DE SEGURIDAD DEL CAMPUS


Carnet UPV(ACOM)

A solicitud de usuario Tipo

Comunicación al ACOM

Incidencia decarnet

Recepción de comunicación de

resolución de incidencia

Comunicación al SAG

Asignación para resolución

Precisaexternos

Empresaexterna

¿Resuelta?

Sí

No

Análisis del problema

Incidencia deaparcamiento

DecisiónSe desestima

Validación y verificación de la

actuación

Análisis de la solicitud y

comprobaciones

Tipo

Gre

gal

Gre

gal

Gre

gal

Se repara

AparcamientoSistemas de seguridad

(SAG)

ASIC01:PRESTACIÓN DE SERVICIOS BÁSICOS TIC

Precisa ASIC


servicio de infraestructuras...acta de recepción inspección de la obra ejecutada y firma del acta...

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