seguridad de datos
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CUARTO “B”
2014
MICROSOFT EXCEL 2010 SEGURIDAD DE DATOS
ANDREA QUINTERO
Tabla de contenido INTRODUCCIÓN A LA SEGURIDAD EN EXCEL ....................................................................................... 1
LA SEGURIDAD MEDIANTE CONTRASEÑA ........................................................................................... 1
NOTA ............................................................................................................................................... 1
SEGURIDAD EN EXCEL; PROTEGER CELDAS ......................................................................................... 2
RECUPERAR ARCHIVOS EXCEL GRACIAS A LA FUNCIÓN DE SEGURIDAD ............................................ 4
BIBLIOGRAFÍA: ..................................................................................................................................... 6
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SEGURIDAD DE DATOS
INTRODUCCIÓN A LA SEGURIDAD EN EXCEL
Microsoft Excel proporciona varias capas de seguridad y protección para controlar quién puede
tener acceso a los datos de Excel y modificarlos.1
Para conseguir una seguridad óptima, debe proteger todo el archivo de libro mediante una contraseña, lo cual permite que sólo los usuarios autorizados puedan ver o modificar los datos.
Para lograr protección adicional de datos específicos, puede proteger ciertos elementos de la hoja de cálculo o del libro, con o sin una contraseña. Use la protección de elementos para evitar que alguien pueda modificar, mover o eliminar datos importantes accidental o premeditadamente.1
LA SEGURIDAD MEDIANTE CONTRASEÑA
En el nivel del archivo de libro usa cifrado avanzado (un método estándar para proteger el
contenido de un archivo) para proteger el libro frente a accesos no autorizados. Se puede
establecer una contraseña en la ficha Seguridad del cuadro de
diálogo Opciones (menú Herramientas, comando Opciones). Puede especificar dos contraseñas
independientes que deben escribir los usuarios para:
Abrir y ver el archivo Esta contraseña está cifrada para proteger los datos frente a accesos no autorizados.
Modificar el archivo Esta contraseña no está cifrada y sólo está destinada a conceder permiso a usuarios específicos para que editen los datos del libro y guarden los cambios en el archivo.1
Estas contraseñas se aplican a todo el archivo del libro. Para conseguir una seguridad óptima, es
mejor asignar siempre una contraseña para abrir y ver el archivo, y especificar que los usuarios con
permisos para modificar los datos escriban ambas contraseña.1
NOTA
La protección mediante contraseña de un archivo de libro es diferente de la protección de la
estructura y la ventana del libro que puede establecer en el cuadro de diálogo Proteger
libro (menú Herramientas, submenú Protección, comando Proteger libro).1
Un ejemplo de contraseña segura sería Y6dh!et5, y de no segura, Casa27. Utilice una contraseña
segura que pueda recordar para no tener que anotarla en ningún sitio.1
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SEGURIDAD EN EXCEL; PROTEGER CELDAS
En una de las empresas -para- las -que he- trabajado, era -el encargado -de coordinar el reporting
de una unidad de negocio de una multinacional. Ocasionalmente tenía que recopilar información
de los distintos países para lo que creaba un formato en Excel que debían cumplimentar y
devolver.2
Por supuesto, pensaba que sesudos controllers no tendrían dificultades en rellenar unos simples
formatos y devolverlos de modo que pudiese automatizar la consolidación de datos de manera
sencilla.2
Fue entonces cuando descubrí que la capacidad creativa de un controller no tiene límites, incluir
columnas o filas variando la estructura del formato o introducir información relevante en celdas
fuera del mismo fueron cosas de cuya insospechada existencia tuve constancia.2
Para evitar estas situaciones es para lo que utilizamos el bloqueo de celdas. Podemos construir un
formato en Excel bloqueando todas aquellas celdas en las que no debe introducirse información,
dejando exclusivamente las apropiadas. No nos garantiza nada, después de eso a mí me han
enviado las cifras redactándolas por email… pero ciertamente limita las posibilidades de los
saboteadores y si además gozamos de la autoridad suficiente para imponer el envío de los datos
de una determinada forma, habremos conseguido tener una materia prima homogénea para
nuestra consolidación.2
Supongamos que tenemos una simple tabla de datos en la que queremos que distintas personas
rellenen una serie de celdas con fondo amarillo. En la misma tabla habrá otro tipo de celdas con
fondo gris que serán totales o datos dados que no se deben modificar. Por otro lado, también
debemos evitar la escritura del resto de superficie de la hoja, evitando así que datos que deben
entrar en los cálculos se sitúen fuera del formato construido.2
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El primer paso a la hora de bloquear celdas para escritura es seleccionar todas aquellas celdas que
deben poderse editar. Con ellas seleccionadas, acudiremos a la ventana Formato de celda, para
ello abrimos el menú Contextual con el botón derecho y seleccionamos la opción Formato de
celda.2
Acudimos a la pestaña Proteger. Vemos que hay dos chek boxes disponibles, uno de ellos
seleccionado por defecto (Bloqueada). Debemos des-seleccionar ese check box tal y como
muestra la imagen.2
Una vez hecho esto acudimos a la ficha revisar, y dentro del grupo de comandos Cambios de la
cinta de opciones ejecutamos Proteger hoja. No nos entretendremos con ello ya que podéis
consultar el procedimiento detallado en la entrada Seguridad en Excel; Proteger Libros y Hojas.2
El resultado es que podremos introducir datos en las hojas habilitadas a tal efecto y si intentamos
introducir información en las celdas bloqueadas nos aparecerá un mensaje impidiéndolo tal y
como podemos observar en el vídeo.2
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Resumiendo el mensaje nos alerta de que la celda está protegida y no se puede escribir salvo que
se introduzca la contraseña.2
Del mismo modo, es aconsejable proteger la estructura del libro para evitar sorpresas. El
procedimiento para proteger el libro lo podéis encontrar también en la entrada Seguridad en
Excel; Proteger Libros y Hojas.2
RECUPERAR ARCHIVOS EXCEL GRACIAS A LA FUNCIÓN DE SEGURIDAD
Recuperar archivos Excel es posible gracias a la función de seguridad incluida en los
programas Excel en particular y Office en general.3
En ocasiones puede suceder que inesperadamente se desconecte ordenador o en un momento
dado no responda y tengas que reiniciarlo.3
Para evitar perder datos siempre es aconsejable ir guardando cada poco los archivos a medida que vas trabajando en ellos y también ponerles nombre cuanto antes a través de la opción Guardar como cuando son nuevos.3
Si te ocurre que Excel se cerró inesperadamente, la vez siguiente que abras la hoja electrónica
con la que estabas trabajando se mostrará y además te aparecerá a la izquierda de la pantalla
la ventana que te va a ayudar en el proceso de recuperar la información.3
Dicha ventana se llama Recuperación de documentos. Es una ventana en la que se mostrarán
hasta tres versiones del documento u hoja de cálculo en el que estabas trabajando cuando se
produjo la interrupción.3
En concreto esas tres versiones se referirán a una versión recuperada del archivo, una versión
guardada automáticamente por el programa también conocida esta acción como Autoguardado y
una versión original del archivo.3
En todos ellos dispondrás de información adicional al respecto de cuando se uso por última
vez en fecha y hora.3
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En el primer caso: Una versión recuperada del archivo, se suele mostrar la versión más actual
del mismo.3
En el segundo: Una versión guardada automáticamente, no suele ser la más actual pero por lo
menos es la que ha ido realizando Excel cada x tiempo si se te ha olvidado ir dando al botón de
guardar cada cierto tiempo o cuando has realizado una acción importante en tu hoja.3
En el tercero: Una versión original de archivo, suele ser la menos actualizada.3
En primer lugar debes revisar en profundidad las tres y optar por seguir trabajando en aquella
en que se haya guardado mayor cantidad de información que generalmente será sobre la que
estabas trabajando antes de producirse la incidencia.3
Puede que en ese momento no dispongas de tiempo para averiguar cuál de todas es la versión
más reciente, en ese caso guarda las tres opciones con nombres diferentes y cuando tengas
tiempo las revisas detenidamente.3
Para Abrir, Guarda o mostrar las reparaciones realizadas, basta con que pulses con el ratón en la
flecha negra que aparece al lado de cada archivo, de esta forma se desplegara una
pequeña ventana que te permitirá estas opciones.3
Una vez recuperado el archivo deseado, en la ventana Recuperación de documentos tienes un
botón abajo a la derecha en el que pone Cerrar, pulsa sobre él y volverás a la hoja electrónica
en la que estabas trabajando y en la que podrás seguir haciéndolo.3
Para saber más sobre la opción Autoguardado y Autorrecuperación de Excel, en general de
Office, tienes que acceder a las Opciones de Excel.3
En Excel 2007 desde el botón de Office, pulsando sobre él, abajo hacia la derecha tienes el botón
Opciones de Excel, haz clic en dicho botón y se te abrirá una ventana con el nombre Opciones de
Excel en la cual determinas un montón de acciones de este programa.3
En concreto a la derecha pulsa en Guardar y ahí tienes la opción Guardar información de
Autorrecuperación en los minutos que indiques, u otras opciones como decidir la ubicación de los
archivos Excel o deshabilitar Autorrecuperación. Si realizas algún cambio pulsa al final en el
botón Aceptar.3
En Excel 2003 has de ir al menú Herramientas, luego a Opciones y por último a Guardar.3
No olvides realizar con cierta frecuencia copias de seguridad para mayor control de tu trabajo.3
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BIBLIOGRAFÍA:
1. http://office.microsoft.com/es-ar/excel-help/introduccion-a-la-seguridad-y-proteccion-en-excel-HP005238854.aspx
2. http://excel-n-cia.blogspot.com/2010/03/seguridad-en-excel-proteger-celdas.html 3. http://hojasdecalculo.about.com/od/Privacidad_seguridad_en_Excel/a/Recuperar-
Archivos-Excel-Gracias-A-La-Funci-On-De-Seguridad.htm