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SECRETARÍA DE ADMINISTRACIÓN Y FINANZAS Dirección de Control de Bienes Muebles e Inmuebles

Guía: Registro de Bienes Capitalizables FFAMAST ABS-CB-G-02

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C O N T E N I D O

I. Objetivo.

II. Alcance

III. Actividades

IV. Histórico de Revisiones

V. Firmas de Autorización



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I. Objetivo. Describir las actividades que se deben seguir, para realizar el registro de bienes de activo no circulante de las Entidades Académicas y Dependencias.

II. Alcance. Dirigido al personal de la Dirección de Control de Bienes Muebles e Inmuebles, responsables del registro de bienes capitalizables en el Sub-módulo de Activo Fijo del SIIU.

III. Actividades.

1.1 Adquisición de bienes muebles.

1.1.1 Bienes con Sanción Administrativa o Anticipo a

Proveedores.

1.2 Bienes registrados con dos folios diferentes.

1.3 Donativos de bienes muebles.

1.4 Producción de Bienes Muebles.

1.4.1 Activos biológicos.

1.4.2 Obras de Arte.

1.5 Alta de Bienes por Restitución de bienes



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1.1 Adquisición de Bienes Muebles

1. En el menú general del SIIU en el campo de escribir “FFAMAST” (Mantenimiento Maestra Activo Fijo) y dar enter.

2. Se tiene acceso a la siguiente pantalla.



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3. En el campo , ingresar la etiqueta original “T”, extraída del proceso de

extracción de etiquetas FFPOEXT (Guía: Obtención y Uso de los Procesos de Extracción de Etiquetas “FFPOEXT” y Bienes de Monto Menor a los 35 DSMDF” (ABS-CP-G-11), a continuación se pasa al siguiente campo y dar clic en la

pestaña y seleccionar la opción

4. Clic en el ícono bloque siguiente que se encuentra en la parte superior de la pantalla, tiene como resultado la primera ventana. Información Maestra

5. Llenar los campos correspondientes a la primera ventana de Información Maestra, los cuales son:

En el campo ingresar la palabra “NEXT”



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En el campo teclear la clave correspondiente al tipo de activo o dar clic en la pestaña y seleccionarlo.

Nota: A cada tipo de activo le corresponde una cuenta contable de activo, verificar muy bien la cuenta para seleccionar la clasificación correcta, la cual determina la vida útil de estos tipos de activo. La vida útil se da de alta en la forma de Mantenimiento de Códigos de Activos Fijos “FTMASTY” y la tabla de cuentas de activo, con su tipo correspondiente.

Dar clic en el ícono de bloque siguiente

6. Acceder a la forma Información de Abastecimiento “FFAMAST”, en la cual el

sistema proporciona la etiqueta original (T un número de inventario consecutivo), que es la que corresponde al número de inventario y se llenan los campos siguientes:



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En el campo teclear o seleccionar la clave que corresponda, según se adquirió el bien:

La fecha de adquisición, la arroja el sistema de manera automática, esta fecha es

la de fecha de registro contable, o del folio del pago del bien

En el campo ingresar la marca del bien que se encuentra en la factura del

mismo.

En el campo ingresar el modelo del bien que de igual manera se encuentra en la factura del mismo.

En el campo ingresar el número de serie del bien que se encuentra en la factura. Considerar que los equipos generalmente tiene este dato.

En el campo se escribe la garantía que marque la factura.

Dar clic en bloque siguiente



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7. Accesar a la tercera ventana “Información de Abastecimiento” la cual muestra lo

siguiente: a. El folio de pago. b. Orden de compra.

En la segunda parte de esta forma muestra los datos de ubicación del bien, sólo se llena el campo de ubicación.

En el campo escribir la clave de la ubicación física en donde estará el bien. Se puede utilizar el catálogo adjunto.




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8. Accesar a la ventana de fondeo, aquí se muestra la distribución contable y presupuestal del bien, sólo se teclea la ubicación y se vuelve a teclear la ubicación.

Hay bienes que tiene diferencias de REGISTRO DE CENTAVOS, en estos bienes se manifiesta el reporte de proceso FWRMMOI o verificando el importe de las facturas contra el registro contable, la manera de corregir estos errores procedentes del sistema es la siguiente:

Acceder a la pestaña y seleccionar . Se despliega la siguiente ventana en donde se corrige la cantidad.



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Corregir el centavo y dar clic en



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Posteriormente se da clic en deshacer y nos lleva a la pantalla principal.

Se ingresa nuevamente a la forma “FFAMAST” para corroborar que el cambio fue

hecho.



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En esta etapa se termina de complementar un registro cuando procede de adquisiciones registradas con el presupuesto de la Universidad Veracruzana.

1.1.1 Bienes con Sanción Administrativa o Anticipo a Proveedores

Para estos bienes, el Sub-módulo de Activo Fijo del SIIU los registra como el proceso anterior, sólo que al aplicar la Dirección de Recursos Materiales, una sanción administrativa o anticipo al proveedor sistemáticamente los registros los descapitaliza, es decir elimina el registro a la cuenta de activo no circulante, debido a esto, es necesario hacer el registro contable complementario; en el caso de que sea un bien capitalizable se realizará a través de la Forma de Ajuste de Activo Fijo FFAADJF.

9. En caso de que el bien tenga sanción administrativa o anticipo a proveedor se deberá completar la ventana de capitalización.

10. Dar clic en guardar y aparecerá la pantalla mostrando la leyenda de “Transacción terminada”, dar clic en Aceptar y de esta forma se finaliza el procedimiento.



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Una vez finalizado el complemento de captura del bien con sanción administrativa o anticipo a proveedores, se capitaliza el bien.

11. En el menú general del SIIU en el campo de escribir “FFAADJF” (Ajuste de Activo Activo Fijo) y dar enter.

Se tiene acceso a la siguiente pantalla.



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12. En el campo ingresar la palabra “NEXT”, clic en el catálogo de, seleccionar la opción de , clic en “Aceptar” y

bloque siguiente .

En el campo escribir el motivo por el cual se está capitalizando el bien, en este caso por sanción administrativa.

En el campo ingresar la fecha del registro del bien.

En el campo ingresar el número de folio de la factura.




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En el campo ingresar el número del documento fuente que generó el movimiento, pulsando dos veces el campo obtendremos el catálogo de documentos FWDOFU, y seleccionamos el que corresponde. Si no existiera el nombre de algún documento fuente que necesitamos, lo podemos solicitar al Departamento de Afectación Contable de la Dirección de Contabilidad.

En el campo ingresar “FAA” que se refiere a “AJUSTE DE ACTIVO FIJO”

En el campo ingresar el mismo número de póliza que genera el ajuste, para darle seguimiento, sino hay póliza se puede anotar la misma póliza que se genera al momento ya que si no se le indica, no seguirá el registro.



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Dar clic en bloque siguiente En el campo ingresar el número de etiqueta permanente del bien.



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13. Clic en bloque siguiente y se tiene la siguiente ventana.

Clic en y de esta forma se finaliza el procedimiento.

La póliza de ajuste resultante, no es de aplicación inmediata, estará en un proceso

de aplicación y se puede verificar su estatus en la forma Consulta de Documentos Pendientes de Aplicar “FWIAPPD”.



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1.2 Bienes Registrados con Dos Folios Diferentes

El sub-módulo de Activo Fijo del SIIU, registra un bien por cada folio al conjugarse dos folios, significa que se compró con el registro de dos folios diferentes y registra dos bienes (uno por cada folio), debido a esto, es necesario la corrección de estas dos registros para que quede el registro de un solo bien a través de la manera siguiente:

Ejemplo:

En la Fuente de Fondeo, la etiqueta original de un folio tiene dos secuencias: La primera es de 10,000.00 La segunda en .00

En la ventana de Información de Capitalización de la primera Etiqueta Original se encuentra de la siguiente manera.



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La Fuente de Fondeo de la segunda Etiqueta original se observa de la siguiente

manera: En la ventana de Información de Capitalización de la segunda Etiqueta Original,

las secuencias se observa así:



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14. Para registrar correctamente el bien es necesario descapitalizar a través de un ajuste utilizando la función RCAO, en la forma Ajuste de Activo Fijo FFAADJF, se presenta la siguiente pantalla:

En el campo escribir la palabra “NEXT” Dar clic el catálogo de , el cual despliega el siguiente menú,

seleccionar la opción de , Clic en “Aceptar”

Bloque siguiente .



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Después del bloque siguiente pasará a esta ventana:

En el campo anotar el motivo por el cual se está capitalizando el bien

En el campo anotar la fecha del registro del bien.

En el campo anotar el número de folio de la factura.




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En el campo teclear el número del documento fuente que generó el movimiento, pulsando dos veces el campo obtendremos el catálogo de documentos FWDOFU, seleccionar el que corresponde. Si no existiera el nombre de algún documento fuente que necesitamos, lo podemos solicitar al Departamento de Afectación Contable de la Dirección de Contabilidad.

En el campo teclear “FAA” que es el tipo de AJUSTE DE ACTIVO FIJO que realiza la Dirección de Control de Bienes Muebles e Inmuebles a través del Sub-módulo de Activo Fijo del SIIU

En el campo teclear el número de póliza origen del ajuste que estamos dando, cuando no se tenga la póliza origen, anotar la misma que se genera en esta forma.

Se da clic en bloque siguiente .

En el campo teclear el número de etiqueta permanente del bien.



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15. Clic en bloque siguiente y se tiene la siguiente ventana:

Clic en y de esta forma se han descapitalizados los bienes.

16. Una vez descapitalizadas las dos Etiquetas Originales, se utiliza el registro de la Etiqueta Original que tenga el mayor importe, y en el bloque de fuente de fondeo se le incorpora el costo de la Etiqueta Original que no estamos ocupando, es decir, se conjugan para que los datos de las dos etiquetas se mencionen en una. En este caso se procede a convertir la Etiqueta Permanente, con sus ajustes en los montos, utilizando una de las etiquetas.



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17. En el ejemplo, en el bloque de Fuente Fondeo se procede a agregar a la primera

secuencia el fondo 297 con monto en .00, se le agregaron los 10,000:

18. En la ventana de Información de Capitalización, se procede a crear una nueva

secuencia, quedando de la siguiente manera:



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Incorporar ambos importes y Códigos de Banco, que dan el total de la factura. Cambiar los Códigos de Banco correspondientes a cada fondo, se guarda y

queda generada la etiqueta permanente con los ajustes de fondeo. En la ventana de información maestra de FFAMAST, en los campos de costo y

valor neto en libros verificar que sean los mismos.

19. Una vez afectado correctamente el bien, se procede a capitalizarse (guía de ajuste de activo fijo FFAADJF)

Con esto queda finalizado el proceso.



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1.3 Donativos de Bienes Muebles e Inmuebles

2. Ingresar a la Forma de Mantenimiento de Activo Fijo Maestro FFAMAST.

3. En el campo de Etiqueta Activo ingresar la palabra NEXT, en Acción se dará clic sobre el catálogo, el cual desplegará una lista de opciones, elegir Donativos



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4. Dar bloque siguiente para pasar al “Bloque de Información Maestra”, en el campo de Etiqueta Perm ingresar nuevamente la palabra NEXT. El sistema proporcionará el número de Etiqueta Permanente consecutivo (Se puede dar la nomenclatura del número de etiqueta, que se desee)

5. Dar clic sobre el recuadro correspondiente a Descripción para activarlo, en caso de que estos recuadros se encuentren con alguna información previa, pulsar F7 para limpiar.



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Para buscar la clave del bien en el cuadro correspondiente a Descripción, ingresar una de las palabras del bien a buscar, se le puede indicar el símbolo de % porcentaje antes y después de la palabra, esto significa que el sistema buscará todos los bienes que contengan la palabra ingresada, ejemplo %COMPUTADORA% (los nombres serán escritos con letras mayúsculas.

6. Posterior a ingresar la descripción pulsar la tecla F8 para que el sistema realice la búsqueda.

Como muestra la imagen, el sistema arroja una lista de bienes que contienen la palabra COMPUTADORA, de esa lista se deberá buscar el nombre del bien que se requiere.



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7. Dar doble clic sobre la descripción del bien y proporcionar unidad de medida 1 igual a pieza.

8. Dar clic sobre el catálogo correspondiente a Tipo de Activo. Elegir del catálogo que se despliegue el Tipo de Activo correspondiente.



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(En este caso se trata del 16, EQ. DE CÓMPUTO Y TEC. DE INFORMACIÓN). Cada cuenta contable de activo fijo le corresponde un tipo de activo no circulante.

Dar doble clic sobre el campo correspondiente Dar bloque siguiente:

9. En la pantalla de Información de Adquisición, incorporar los datos del bien, como: Método de Adquisición (será el 2 de Donaciones de Inst. Pub y Privados). Marca Modelo Serie

ES IMPORTANTE incorporar el Número de Factura y de Proveedor, ya que como estos registros no proceden del gasto UV no se tiene en otros campos.

Dar bloque siguiente.



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10. En la forma de Información de Abastecimiento FFAMAST, ingresar los datos de: Ubicación, iniciando con los campos de catálogo de cuentas CDC V de la

UV Dependencia (en el campo de organización).

Dar bloque siguiente:

11. En la Fuente Fondo, incorporar los siguientes datos: Fondo Organización Cuenta Costo



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12. En la forma de la Información de Capitalización, se incorporan los datos de Afectación Contable, información que se ingresará después al ajuste a la contabilidad.

13. En esta forma se deberá de cambiar la Cuenta de Igualdad de patrimonio, de la 9110 “Patrimonio Acumulado” a la 4131” Donaciones de Terceros”.



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14. Después de validar la captura del bien hay que capitalizar el bien, es decir ingresar a la contabilidad el costo del bien a través de la forma de Ajuste de Activo Fijo FFAADJF.

15. Clic sobre el catálogo de Código de Función, seleccionar la opción SCAP “Capitalización de Etiqueta Permanente” y aceptar Dar bloque siguiente



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16. Llenar los campos de: Descripción es importante señalar aquí el donante Fecha de Transacción que sería la de registro contable Referencia del documento: número de documento referencial que origine el

movimiento

Seguir las actividades para Ajuste de Activo Fijo, en la guía de uso de forma de ajuste de activo fijo FFAADJF.

Póliza resultante



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1.4 Producción de Bienes Muebles

1.4.1 Activos biológicos

1. Acceder a la Forma de Mantenimiento de Fijo Maestro FFAMAST

2. Llenar los siguientes campos con la información que señala: Etiqueta Activo: NEXT Acción: Nva Etiq

Dar bloque siguiente.



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Obtener el Número de Inventario derivado del formato de Movimientos de Activos Biológicos ABS-CBMeI-F-15

3. En el bloque de Información Maestra, incorporar los siguientes campos: Etiqueta Permanente: N°. de inventario provisto por la Entidad Académica Descripción de Activo: Becerro, Becerra, Potranca, Potro etc., etc.

Para el campo de se obtiene de aplicar en el catálogo adjunto al campo para seleccionar el adecuado.



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Para buscar la clave se le proporcionaría parte de la palabra a buscar, más el símbolo de porcentaje para que busque las claves requeridas en este caso BOVINOS%

Se despliegan los números posibles



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4. Indicar el número de activo (en este caso es el 6) que detona el siguiente bloque de dato de Activos Biológicos

Pasar al bloque de Información de Adquisición.



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5. Accesar al catálogo de Métodos de Adquisición y utilizar el número 5 de

producidos.

Dar doble clic sobre la opción deseada, lo cual nos regresará a la ventana de Información de Abastecimiento.



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6. Llenar los campos que a continuación se enlistan

Fecha de Nacencia: Fecha de registro contable del bien Tipo de Semoviente: El hato que corresponda, en el ejemplo es un “Bovino” Raza: Raza del activo biológico Arete 1 Número del inventario del activo Arete 2 Número de inventario de la madre Vida Útil : automático 5 años de deterioro Información de abastecimiento: Incorporar datos de ubicación del bien




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7. Ingresar los datos requeridos en la Fuente Fondo.

8. Ingresar la Información de Capitalización que se solicita: Información para registro contable



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9. Una vez capturado y validado el bien, se capitaliza a través de la forma de Ajuste de Activo Fijo FFAADJF, Guía de Forma de Ajuste de Activo Fijo FFAADJF.

10. En campo de Código de Documento ingresar la palabra NEXT, para que

proporcione la Póliza de Ajuste. Clic sobre el catálogo de Código de Función, seleccionar la opción de SCAP (Capitalización de Etiqueta Permanente).



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Dar bloque siguiente. 11. Doble clic en el recuadro de Documento Fuente, seleccionar la opción deseada y

Aceptar.



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Póliza resultante

Debe de realizarse una póliza complementaria para registrar el ingreso por

nacencias en cuenta de ingreso no presupuestal, solo contable.

Esta póliza se registra en el SIIU por el analista de registro a través de la forma de

captura de póliza de diario FGAJVCD Guía Forma de Captura de póliza de diario

FGAJVCD



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1.4.2 Obras de arte

1. Accesar al menú general a la Forma de mantenimiento de Activo Fijo Maestro FFAMAST

2. En el campo de Etiqueta Activo ingresar la palabra NEXT, en Acción se dará clic

sobre el catálogo, el cual desplegará una lista de opciones, elegir Nva Etiq,-



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Solicitud. Dar bloque siguiente

3. Ingresar la información que a continuación se enlista:

Etiqueta Perm Descripción de activo Unidad de medida Tipo de Activo: 5 IMPORTANTE, ya que detona los datos de registro de la

obra de Arte.

Dar bloque siguiente

Pasa a bloque de Información de Adquisición: Se requiere los datos de la forma que se establecen en el formato de Movimientos de Alta de Obra Plásticas ABS-CB-F-05.



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4. Ingresar la información solicitada

Para el campo de Firma se puede utilizar al catálogo adjunto. Dar bloque siguiente



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5. En la Forma de Abastecimiento, indicar los siguientes datos:

Ubicación catalogo CDC =V, la Veracruzana Organización (clave de Entidad) Ubicación. Dar bloque siguiente:



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6. Pasa a la Fuente de Fondo, incorporar los datos siguientes:

CDC: V de la Veracruzana Fondo: 912 Si se hace de la Cuota de Obra del Instituto de Artes Plásticas

de la UV Organización: Clave de la Entidad o Dependencia Cuenta: Cuenta de Activo 1701 Obras de Arte Costo: El proporcionado en el formato de Movimientos de Alta de Obra de

Arte ABS-CBMeI-F-1

Dar bloque siguiente



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7. Pasa al bloque de Información de Capitalización, que es la entrada a la contabilidad, incorporar los datos siguientes:

Catálogo de cuentas CDC: V Fondo de Capitalización: Tiene que ser igual al de la Fuente de Fondo 912

si se hace de la Cuota de Obra del Instituto de Artes Plásticas de la UV Cuenta de igualdad 4131 “Donaciones de terceros,” Cuenta de Activo : 1701



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Previamente incorporar la imagen de la obra: al Unidad Z

En la Unidad Z creada, se copiaran las imágenes de las obras, que llevaran las siguientes características: .

Formato JPG 7.4 cm de alto, 285 pixeles por 9.5 cm de ancho, 360 pixeles. Nombre en la Unidad Z: el Número de Inventario correspondiente a

la obra, ejemplo: N00165728



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8. Pulsar en el menú superior OPCIONES, seleccionar Datos Adicionales de Obra de

Arte FWAOART.

9. En la Forma de Mantenimiento FWAOART, incorporar los siguientes campos:

Póliza de seguro: Si se requiere Dimensiones: Para las medidas del bien Observaciones: Características adicionales del bien



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10. Dar clic en el campo de Obra de Arte

La forma incorporará automáticamente la imagen precargada en la Unidad Z.

11. Después se registrará el Ajuste Contable a través de la forma de ajuste de activo fijo FFAADJF como si fuera donativo



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1.5 Alta de Bienes por Restitución

1. Accesar a la Forma de Mantenimiento de Activo Fijo Maestro, FFAMAST

2. En el campo de Etiqueta Activo ingresar la palabra NEXT, en Acción se dará clic sobre el catálogo, el cual desplegará una lista de opciones, elegir Nva Etiq,-



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Solicitud. 3. En el bloque de Información Maestra, ingresar la información solicitada en los

siguientes campos:

Etiqueta Perm: NEXT Bien: elegir de acuerdo a catálogo de bienes (explicado en la

anterior captura) Unidad de Medida: 1 Tipo de Activo: 16, elegir de acuerdo a catálogo de bienes

(explicado en la anterior captura)

Para el campo de Descripción, dar clic sobre el catálogo



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4. Ingresar el nombre del bien en MAYÚSCULAS% y acompañado el signo de porcentaje, pulsar la tecla F8 para que el sistema comience la búsqueda del bien.

5. Aparecerá una lista de los bienes relacionados con la palabra ingresada, seleccionar la que se requiere.



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6. Dar clic en bloque siguiente. Pasará a la ventana de Información de Adquisición

7. Dar clic sobre el catáogo correspondiente a Método de Adquisición y seleccionar la opción 6 “ POR REPOSICION “



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En algún campo disponible de la captura anotar el bien que se está restituyendo.

8. Dar clic en bloque siguiente

9. Pasa a la ventana de Información de Abastecimiento, llenar los campos siguientes:

CDC: V Organización: La clave de la Entidad o Dependencia Ubicación: registrar una genérica, como la 105 “Oficinas

Administrativas” para que la Entidad o Dependencia la cambie en donde realmente se encuentre el bien.



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Dar clic en bloque siguiente. 10. Pasa al bloque “Fuente Fondo “, Indicar los datos de Fondo, Cuenta y demás

datos que tenía el bien que se extravió y por el cual se hace la restitución.



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Dar clic en bloque siguiente 11. Pasar al bloque de Información de Capitalización, indicar los que tenía el bien

extraviado

El bien se debe capitalizar o darle entrada a la contabilidad a través de la forma de Ajuste de Activo Fijo FFAADJF.



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12. Ingresar a la forma de Ajuste de Activo Fijo “FFAADJF”

13. Anotar en la descripción del bien el número del bien extraviado por el cual se hace la restitución. (Ver guía de Ajuste de Activo Fijo)



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Póliza resultante



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Después de registrar el Ajuste Contable, de manera inmediata se debe de elaborar la Póliza de Registro de Movimientos Diarios ARF-IG-F027, póliza complementaria del registro de la restitución abonando a cuenta de Ingresos no presupuestal solo contable ejemplo:

Esta póliza la hará el analista de registro de bienes a través de la guía de la Forma de Captura de póliza de diario FGAJVCD.

SECRETARíA DE ADMINISTRACiÓN Y FINANZAS Dirección de Control de Bienes Muebles e Inmuebles i' Guia : Registro de Bienes Capitalizables FFAMAST

Universid ad V()rJcrU'l. anJ ABS-CB-G-02

IV. Histórico de Revisiones

No. De Fecha de Modif. Sección o Página que

Revisión y/o Revisión se Modifica

O N/A N/A

V. Firmas de Autorización.

PROPONE

Bienes Muebles e Inmuebles

AUTORIZA

. Gerardo García

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Descripción de la Modificación y/o Revisión

NUEVA CREACION

FECHA

AUTORIZACiÓN

Abril 2017

ENTRADA EN VIGOR

20 de Abril , 2017

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