sangrias y tabulaciones

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INTITUCION EDUCATIVA “PEDRO E. PAULET”

MICROSOFT WORDHOJA DE LECCIÓN Nº 05

Aprendizaje esperado: Aplica las diferentes opciones que brinda el Word 2010, para cambiar la apariencia de sus párrafos.

SANGRÍAS E INTERLINEADOEn algunas ocasiones cuando observa un texto verá que el párrafo no está alineado completamente a la izquierda, a veces este efecto sólo aparece en algunas líneas del párrafo. Esto es a lo que llamamos sangría. Cuando la línea que no está centrada es únicamente la primera se llama sangría de 1ª línea.

Para crear sangrías en un texto podemos emplear dos métodos: la barra de regla o los botones de sangría, veamos cómo:

A

B

C

E

D

Distintas modificaciones que podemos realizar al formato de un párrafo (A interlineado; B viñetas; C sangría; D sangría de primera línea; E espacio interpárrafo).

Lo primero que vamos a hacer es separar los párrafos. Colóquese delante de cada párrafo y pulse intro. Separe el texto en varios párrafos a su discreción. Después de separar los párrafos, marque todo el documento menos las dos primeras líneas (que servirán de título) y alinee el texto haciendo clic sobre justificado.

Ya tenemos el texto preparado para comenzar a trabajar. Lo primero que haremos será modificar el interlineado. Por defecto el espacio entre líneas está seleccionado en 1 punto. Seleccione todos los párrafos y haga clic en el botón interlineado de la barra de herramientas.

Desde el menú de interlineado seleccione 1,5 puntos. No debe excederse en el interlineado o el texto quedará disperso en multitud de hojas.

PROF CELESTINO HUAMAN MARCO

CAMBIAR LA APARIENCIA AL PARRAFO

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El siguiente paso será realizar una sangría en los párrafos. Para ello fíjese en la regla que tiene en la parte superior de la ventana. Esta regla dispone de unas marcas en la parte izquierda y derecha correspondientes los marcadores de sangría.

Texto fuera de la hoja

Sangría de primera línea

Sangría izquierda Texto dentro de la hoja

Los marcadores de sangría de primera línea y sangría izquierda pueden moverse independientemente. Si hace clic en el triángulo superior ajustará la sangría de primera línea, si lo hace en el inferior ajustará la sangría francesa, y si desplaza el cuadrado que se encuentra bajo los triángulos realizará una sangría izquierda. En la parte derecha de la regla encontrará un nuevo marcador. Si se posiciona encima de él podrá comprobar que es el correspondiente a la sangría derecha.

La regla está calibrada en centímetros, así 1,2,3….corresponderá al número de centímetros medidos desde el margen izquierdo de la hoja.

Marque el primer párrafo del texto (tendrá que deseleccionar el texto completo pinchando en blanco). Con el primer párrafo marcado desplazase el cuadrado que encontrará en la regla hasta la posición de 2,5 cm. Para desplazar el cuadro tendrá que hacer clic en él y sin soltar desplazar el ratón hacia la derecha haciéndolo coincidir con la raya que representa 2,5 en la escala. Cuando esté en la posición correcta suelte el botón del ratón.

Como verá el texto se ha desplazado hacia la derecha 2,5 cm. El resto de párrafos no han sufrido modificación alguna. De la misma forma podrá desplazar la sangría derecha hasta ocupar la posición que desee, por ejemplo llévela hasta 15 cm


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2,5 cm

2,5 cm

1,5 cm

Margen

Ahora sitúe el cursor en la primera línea del párrafo y haciendo clic en el marcador de la regla correspondiente a la sangría de primera línea desplácelo hasta 3,5 cm. Únicamente la primera línea de todo el párrafo sufrirá la modificación.

Sangría de primera línea Sangría francesa

Anule el último cambio que ha realizado haciendo clic sobre el botón deshacer. Ahora con el cursor del editor en el primer párrafo mueva el triángulo inferior de la regla hasta la posición 3,5 cm. De esta forma realizará una sangría francesa. La primera línea queda más a la izquierda que el resto del texto.


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MICROSOFT WORDTodas estas opciones referidas a los párrafos pueden ser ajustadas directamente desde la

ventana de párrafo. Esta ventana se abrirá si hace clic sobre un pequeño cuadrado que encontrará a la derecha de la barra de herramientas de párrafo.


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TECLEE EL TEXTO:Relación de recibos pendientes:

NO M BRE DIR E CCIÓN I M P ORTE Francisco Martínez Pérez C/ Camarena 43, 3º B 1.200€ Mª. Carmen López García Pso. Pedro Cebrián, 12 4ºA 125€ Antonio Rodríguez Paz C/ Atocha, 23 1º Izda. 560€ José María Antón Martín C/ Sepúlveda, 19 Local A 850€ Marcelo Tejera Sangrador C/ Apóstoles, 32 1.500€ Teresa Cepillo Sanjuan Avda. de la Torre 102, 6ºB 750€ Alfonso Cepeda Torres C/ Manuel Pérez, 33 7ºA 850€

Antes de que empiece a teclear le vamos a enseñar a preparar los tabuladores. Para empezar haga clic en la regla justo en la posición correspondiente a 6,5 cm. Observe que ha aparecido una marca negra sobre la misma.


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MICROSOFT WORDEsta marca representa una tabulación a la izquierda. Cuando realice una pulsación del

tabulador, (tiene este dibujo ), el cursor saltará directamente hasta la posición de 6,5 cm rellenando el espacio intermedio con espacios.

Ahora haga clic en la regla a 16,5 cm, verá que ha vuelto a obtener una nueva marca de tabulación izquierda. Esta vez nos interesará que la tabulación se realice desde la derecha, para cambiar el tipo de tabulación haga doble clic sobre la marca (tenga cuidado de no desplazar el ratón o creará una nueva marca de tabulación).

Marcas de tabulación creadas

en el documento

Cantidad de centímetros que saltará el tabulador al pulsar su tecla.

Marque la opción derecha para nuestra tabulación. Verá que en la ventana también aparece la tabulación izquierda que hemos realizado antes. Desde esta ventana podrá ajustar otras opciones como por ejemplo el número de centímetros que se desplazará el cursor por cada pulsación de la tecla tabulador (siempre que no haya marcas de tabulación preestablecidas).

Acepte la modificación que ha hecho y vuelva a la pantalla principal. Ahora con cuidado desplace la marca de tabulación derecha hasta el límite de la hoja (antes de salirse de los márgenes).

La tabulación derecha deberá emplearla cuando quiera realizar columnas con números (cantidades, importes,…) que vayan a ser comparados o sumados posteriormente. En estos casos interesará que los números queden ordenados desde la derecha como si fuera a hacer una suma.

Ahora teclee los datos que le hemos facilitado. Recuerde que para pasar de una columna a otra si ha seguido los pasos correctamente sólo deberá pulsar la tecla del tabulador.


Alineación de la tabulación

Relleno de los espacios de tabulación

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3.3.1 DAR FORMATO A DOCUMENTOS

Si ha salido ileso del caso práctico anterior ya empezará a dominar ciertos aspectos importantes de su procesador de textos. Llega el momento de pulir detalles.

RESPECTO A LA PÁGINA DEL DOCUMENTOLa mayoría de las veces cuando redactamos una carta, un contrato o una factura, empleamos el formato de hoja DIN A-4 que será el preestablecido por defecto. ¿Pero qué pasa cuando el formato de la página es distinto?. El procesador le permitirá definir el tamaño de la hoja que desee, ya sea para un nuevo documento como para uno que ya existe.

Haga clic en la opción diseño de página de la barra de título. Podrá observar los iconos de la barra de herramientas relacionados. Nos quedaremos únicamente con la barra correspondiente a la configuración de página.

1. TAMAÑO DE PÁGINA: desde esta opción podrá establecer el tamaño que tendrá su hoja de papel. La selección deberá realizarla desde una lista con varios formatos preestablecidos. Además para facilitarle la tarea de seleccionar uno u otro aparece el tamaño real de cada formato de papel.

Desde esta misma opción podrá definir un formato de papel que no aparezca en la lista y que se adapte a sus necesidades.

2. ORIENTACIÓN: El cambio de la orientación de la página le permitirá seleccionar el formato vertical, que es el habitual, o realizar tablas en formato horizontal o apaisado. Seleccione la opción que más le interese.


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3. COLUMNAS: Permite seleccionar la composición del texto en columnas, ya sea en una, dos, tres columnas u otras que pueden preestablecerse.

4. MARGENES: A parte de la definición del tamaño de la página podrá establecer los márgenes de la hoja. De esta forma podrá adaptarse a formatos predeterminados, hojas con encabezado, membretes, pies de página,… Desde esta opción podrá seleccionar distintas combinaciones que quizá se adapten a sus necesidades, o bien crear nuevos márgenes.

Por defecto la hoja de trabajo estará establecida como un DIN-A4, con unos márgenes laterales de 2 ó 3 cm. Podrá modificarlos cuando lo considere oportuno.

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Margen superior Margen

derecho

Margen izquierdo

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Para modificar la configuración de la hoja o simplemente para ver cómo está configurada puede revisarlo haciendo clic en el botón márgenes y posteriormente en márgenes personalizados. Desde esta ventana configurar página podrá definir nuevos márgenes así como ajustar la orientación de la página, o desde las pestañas correspondientes, el tipo de papel que empleará así como la bandeja de la alimentación de la impresora que se tomará por defecto.


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ENCABEZADOS Y PIES DE PÁGINAEn todas las páginas de un documento, existe un área determinada en la parte superior e inferior de la hoja que corresponde a los encabezamientos y los pies de página respectivamente.

En este texto que está leyendo el encabezamiento contiene el módulo en el que estamos así como el título de la sección que se está tratando. En el pie de página se indica el número de página en el que está, en este caso la 47.

El espacio reservado para los encabezados y para los pies puede definirse también desde la ventana anterior, accediendo a la solapa diseño.

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Margen superior

Margen encabezado (1,25 cm)

Margen izquierdo

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Evite que el margen del encabezado exceda del margen que ha reservado para la página puesto que le saldrá un mensaje de error.

Para insertar un texto como encabezado puede recurrir a hacer doble clic en la parte superior de la hoja. Cuando realice esta opción, aparecerá una línea azul indicando


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MICROSOFT WORDencabezado o pie de página y marcándole el límite con el que cuenta para

escribir.


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Además el resto del texto principal quedará marcado en gris, indicando que puede comenzar a teclar el texto del encabezado.

Vamos a realizar un ejemplo. Abra el archivo formato de párrafo.doc. Y a continuación haga doble clic sobre el área superior de la página, allí donde no hay texto. Verá que le aparece una región para escribir el nuevo texto. Escriba “ESTE ES EL ENCABEZADO”.

Además, se activará una nueva barra de herramientas denominada diseño con diversas opciones, entre ellas la que le permitirá cambiar los márgenes de los encabezados y pies, así como insertar caracteres especiales en los mismos.

Barra de herramientas

Región de texto del encabezado.

Cuerpo del texto bloqueado, para volver a la situación inicial, haga doble clic sobre él.

Para volver a escribir sobre el cuerpo principal de la hoja, haga doble clic en el texto que ahora está en gris y volverá a tener el control del resto del documento. Otra opción que le permitirá retornar a la situación original es pulsar el botón cerrar encabezado y pie de página.

EMPLEE ENCABEZADOSLos encabezados y pies de página le confieren a sus documentos un aspecto profesional. Introduzca en los encabezados información de referencia para el lector (temas, capítulos, bloques,…). Por otro lado en los pies de página podrá insertar la fecha, el número de página, nombre del autor,…y cualquier información que desee dar a conocer en su documento.


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INSERTAR CAMPOS EN LOS ENCABEZADOS Y PIESYa le hemos comentado la utilidad que tienen los encabezados y pies de página. La mayor utilidad se consigue cuando se insertan algunos caracteres informativos especiales. Desde Word se le permitirá insertar:

• Texto• Imágenes• Fecha y hora• Número de página

Todas estas opciones las tendrá presentes en la barra de encabezados y pies de página, lo único que tendrá que hacer es posicionar el cursor dentro del encabezado o pie en aquella posición donde quiera realizar la inserción. Posteriormente haga clic sobre el botón correspondiente y verá como el elemento seleccionado formará parte de su documento.

En el caso de la fecha, se le permitirá asignar el formato que más le guste. Lo mismo ocurrirá con el número de página.

Además también tiene disponibles algunas plantillas de encabezado y pie lo que le permitirá recurrir a ellas en caso de no tener tiempo para crear sus propios formatos. Recuerde que dentro de estas zonas podrá usar todas las herramientas que hemos comentado anteriormente (tabulaciones, formato de letra,…).

SECCIONESUn documento se divide en hojas, como es lógico. Pero esta división genérica puede subdividirse en temas. Por ejemplo el presente módulo que está leyendo tiene diversos temas, y cada uno de ellos con un encabezado diferente. Para crear diferentes “secciones” en un documento deberá recurrir a la opción saltos que encontrará en la barra de herramientas de diseño de página.

En cualquier punto de un documento podrá marcar un salto de página. Esto le indicará al procesador de textos que el nuevo texto que redacte irá en una página nueva. Pero si lo que desea es indicar un bloque nuevo o tema nuevo deberá crear una nueva sección.

Vaya a la parte final del documento que tiene abierto (si lo ha cerrado ábralo de nuevo), ahora desde la barra diseño de página, haga clic sobre saltos. Verá muchas opciones, seleccione página siguente (se lo indicamos en la siguiente imagen).

Tras la inserción de una nueva sección verá las dos hojas que contiene el documento. Para verificar que ha creado una nueva sección y no sólo un salto de página, entre en el encabezado de la página, haciendo doble clic sobre él.

Si se fija bien, se le marcarán las dos secciones distintas que contiene el documento.


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Creación de una nueva sección en un documento

Le hemos indicados los elementos más importantes


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La primera hoja corresponde a la SECCIÓN 1, lo que equivaldría a un tema determinado. La segunda hoja es la SECCIÓN 2. Esta sección es nueva, por lo que no queremos que tenga el mismo encabezado que la primera.

Si se fija a la derecha encontrará un texto que le indica igual que el anterior. Esto quiere decir que por defecto esta sección tendrá el mismo encabezado que la anterior. Si no desea que esto sea así, tendrá que buscar un botón en la barra de herramientas que anula esta opción, vincular al anterior.

Si anula la opción el texto desaparece y se le permitirá introducir un nuevo encabezado (o pie de página) distinto para esta sección y todas las hojas que contenga. Tenga presente que hasta que no cree una nueva sección todas las hojas posteriores pertenecerán a la sección 2.

TENGA EN CUENTA…Que las capturas de pantalla que le presentamos aquí están realizadas con tamaños distintos de ventana. Cuando una ventana es pequeña, y no caben todos los elementos de las barras de herramientas, sólo se mostrarán los iconos. Por ello siempre debe buscar en las barras los dibujos que representan los botones, y así el texto, puesto que si trabaja con la ventana no maximizada, puede no encontrar los textos junto a los botones. En todo caso si coloca el ratón encima de los botones, aparecerá un globo indicando la función del botón.

Como siempre le decimos, dedique un tiempo a investigar en las barras de herramientas.

CASO PRÁCTICO:Le proponemos que siga trabajando en el documento de factura creado anteriormente. Esta vez le vamos a pedir que modifique los márgenes de la hoja de trabajo. Independientemente del tamaño de márgenes que use por defecto, queremos que tenga 2 cm por ambos lados, y otros 2 cm como márgenes superior e inferior. Además nos interesa que nuestra factura tenga en el encabezado el nombre de la empresa, que será “CONSTRUCCIONES TIC”, y en el pie de página la fecha en formato reducido (por ejemplo 12/11/08). Una vez haya finalizado satisfactoriamente este caso guarde el archivo en su carpeta de trabajo.


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