Sesin 7Gestin del TiempoPeter M. Yamakawa T.Ph.D., MBA, Msc. Ing. , PMPpyamakawa@esan.edu.peFundamentos de la Gerencia de Proyectos

AgendaCaso: Un Proyecto que Espera 24 AosPlan Estimacin de duracinSecuencia de actividadesCronograma

Un Proyecto que Espera 24 Aos

PreguntasPor qu la definicin de los tiempos son un problema constante en los proyectos?Para la gerencia de tiempos que habilidades debe tener el gerente de proyectos?

Importancia de la gerencia de tiemposGerentes frecuentemente citan el tiempo como uno de los principales retosTiempo tiene quizs la menor flexibilidadPuede ser la principal razn de conflictos en proyectos

Estimacin de duracin de actividadesDuracin incluye el tiempo que demora ms un tiempo adicionalEl equipo puede trabajar, y debe ser revisado por un experto

Desarrollo de cronogramasDetermina el inicio y fin de las actividadesUn proyecto realistico en tiemposImportantes herramientas: diagrama de gantt, anlisis PERT, y ruta critica

Gestin del tiempoIncluye los procesos requeridos para administrar la finalizacin del proyecto a tiempo. Estos procesos interactan entre s y con procesos de las otras reas de conocimiento.

Gestin del tiempo

Planificacin del tiempo

Definir las actividadesEs el proceso que consiste en identificar las acciones especficas a ser realizadas para elaborar los entregables del proyecto. Los paquetes de trabajo del proyecto se descomponen normalmente en componentes ms pequeos llamados actividades, que representan el trabajo necesario para completar los paquetes de trabajo.

Definir las actividadesLnea base del alcanceFactores ambientales de la empresaActivos de los procesos de la organizacin

EntradasDescomposicinPlanificacin gradualPlantillasJuicio de expertos

Herramientas y tcnicasSalidasLista de actividadesAtributos de la actividadLista de hitos

Secuenciar de actividadesEs el proceso que consiste en identificar y documentar las relaciones entre las actividades del proyecto. Esta secuencia se establece mediante relaciones lgicas.

Secuenciar de actividadesLista de actividadesAtributos de la actividadLista de hitosDeclaracin del alcance del proyectoActivos de los procesos de la organizacin

EntradasMtodo de diagrama por precedencia (PDM)Determinacin de dependenciasAplicacin de adelantos y atrasosPlantillas de red del cronograma

Herramientas y tcnicasSalidasDiagramas de red del cronograma del proyectoActualizaciones a los documentos del proyecto

Estimar los recursos de las actividadesEs el proceso que consiste en estimar el tipo y las cantidades de materiales, personas, equipos o suministros requeridos para ejecutar cada actividad.

Estimar los recursos de las actividadesLista de actividadesAtributos de la actividadCalendario de recursosFactores ambientales de la empresaActivos de los procesos de la organizacin

EntradasJuicio de expertosAnlisis de alternativasDatos de estimacin publicadosEstimacin ascendenteSoftware de gestin de proyectos

Herramientas y tcnicasSalidasRequisitos de recursos de la actividadEstructura de desglose de recursosActualizaciones a los documentos del proyecto

Estimar la duracin de las actividadesEs el proceso que consiste en establecer aproximadamente la cantidad de perodos de trabajo necesarios para finalizar cada actividad de los recursos estimados.

Estimar la duracin de las actividadesLista de actividadesAtributos de la actividadRequisitos de recursos de la actividadCalendario de recursosDeclaracin del alcance del proyectoFactores ambientales de la empresaActivos de los procesos de la organizacin

EntradasJuicio de expertosEstimacin anlogaEstimacin paramtricaEstimacin por tres valoresAnlisis de reserva

Herramientas y tcnicasSalidasEstimados de la duracin de la actividadActualizaciones a los documentos del proyecto

Desarrollar el cronogramaEs el proceso que consiste en analizar el orden de las actividades, su duracin, los requisitos de recursos y las restricciones para crear el cronograma del proyecto.

Desarrollar el cronogramaLista de actividadesAtributos de la actividadDiagramas de red del cronograma del proyectoRequisitos de recursos de la actividadCalendario de recursosEstimados de la duracin de la actividadDeclaracin del alcance del proyectoFactores ambientales de la empresaActivos de los procesos de la organizacin

EntradasAnlisis de la red del cronogramaMtodos de la ruta crticaMtodos de la cadena crticaNivelacin de recursosAnlisis Qu pasa si..?Aplicacin de adelantos y retrasosComprensin del cronogramaHerramientas de planificacin

Herramientas y tcnicasSalidasEl cronograma del proyectoLnea base del cronogramaDatos del cronogramaActualizaciones a los documentos del proyecto

Diagrama de redTcnica para mostrar la secuencia de actividadesEs un esquema de las relaciones entre las actividades del proyecto

Activity on Arrow (AOA)

Ejemplo

Actividad en nodo (AON)InicioFDAGEBHCFin72183415

Mtodo de diagrama de precedenciaActividades son representadas por cajasLas flechas muestran la relacin entre las actividadesSon usadas por software

Tipos de dependencias

Diagrama de Gantt

Ms-Project

Ruta CrticaUna ruta crtica es el conjunto de actividades que determina el menor tiempo que puede completarse el proyectoEs la ruta ms larga dentro del diagrama de red y no tiene holgurasPrimero hacer un diagrama de redLa ruta ms larga es la crtica

Determinar la ruta crtica

HolguraTiempo de una actividad puede demorarse antes que cambie la duracin del proyectoUn actividad en la ruta crtica tiene holgura cero

Tcnicas para reducir el tiempo

TcnicaDescripcinEjemploCrashingAplicar ms recursos para reducir la duracinUn proyecto de 6 semanas, 3 recursos son adicionadosFast TrackingEjecutar actividades en paralelo que seria hecho en forma secuencialDividir el proyecto en mdulo

Reduciendo los tiempos del proyecto

Formula PertEjemplo:Pert = (Optimista+4*probable+pesimista)/6Pert= (8+4*10+24)/6 = 12 das

Trabajando con la gente para ser eficientesen la gerencia de tiemposEmpoderamientoIncentivosDisciplinaNegociacin

EjercicioInicioIEAJFBKCFin64121637GDH35910

PreguntasRutas posibles?Ruta crtica?Holgura por cada actividad?

RespuestaHay 6 rutas :Inicio-ABCD-finInicio-EFGD-finInicio-EFGH-finInicio-IJGD-finInicio-IJGH-finInicio-IJK-fin2. Dos rutas crticas:Inicio-ABCD-fin = 29 dasInicio-IJGH-fin = 29 das

ActividadRuta crticaHolgura en dasASi0BSi0CSi0DSi0EN3FN3GSi0HSi0ISi0JSi0KN18

Ejercicio 2

ActividadActividad PrecedenteDuracin en dasInicio0AInicio6BA, E2CB2DC3EInicio1FA, E1GF, B7FinD, G0

PreguntasLa ruta crtica?Si la actividad D dura el doble de tiempo?Una actividad tiene 3 estimaciones: Optimista = 10 das, Pesimista = 25 das, Realista = 15 das; estimacin PERT =??Desviacin estndar = (P-O)/6

InicioE1ABCDFGFin622317

ABCD = 6+2+2+3=13ABG=6+2+7= 15AFG=6+1+7=14EBCD=1+2+2+3=8EBG=1+2+7=10EFG=1+1+7=9

La ruta crtica cambiaABCD = 6+2+2+6=16ABG=6+2+7=15AFG=6+1+7=14EBCD=1+2+2+6=11EBG=1+2+7=10EFG=1+1+7=9

PertPert = (O+P+4*R)/6 = 15.83Desviacin estndar= (25-10)/6 = 2.5

Controlar el cronogramaEs el proceso por el que se da seguimiento al estado del proyecto para actualizar el avance del mismo y gestionar cambios a la lnea base del cronograma.

Controlar el cronogramaPlan para la direccin del proyectoCronograma del proyectoInformacin sobre el desempeo del trabajoActivos de los procesos de la organizacin

EntradasRevisiones del desempeoAnlisis de variacinSoftware de gestin de proyectosNivelacin de recursosAnlisis Qu pasa si..?Ajuste de adelantos y retrasosComprensin del cronogramaHerramientas de planificacin

Herramientas y tcnicasSalidasMediciones del desempeo del trabajoActualizaciones a los activos de los procesos de la organizacinSolicitudes de cambioActualizaciones al plan para la direccin del proyectoActualizaciones a los documentos del proyecto