Evolución Sistemas de Información de Gestión

Características Dato único: cualquier dato se entra una vez en el sistema.

Esto implica un ahorro de tiempo de introducción de datos y al mismo tiempo asegura la integridad, coherencia y consistencia de la información.

Pistas de auditoria: cualquier sistema permite una trazabilidad de todas las transacciones. La mayor parte de las transacciones quedan identificadas por el nombre y la fecha de quien entra la información.

Modularidad: Los clientes contratan sólo los módulos que necesitan. Sin embargo, para aprovechar bien un paquete, se deberían adquirir módulos correspondientes como mínimo a dos áreas de la empresa.

Parametrización: al adquirir la empresa cliente los diferentes módulos, éstos se presentan en "estado puro". Se requiere una adaptación del producto estándar al funcionamiento y circuitos propios de la empresa. Esta parametrización se realiza por parte del personal de la empresa proveedora de software ayudado por el cliente.

Herramientas de desarrollo: cada programa ERP ha sido creado en un lenguaje de programación. Entre estos lenguajes podemos destacar ABAP/4, RPG... Cualquier modificación que desee el cliente y que no se pueda conseguir mediante una adecuada parametrización se deberá programar. De todas formas la programación de modificaciones es un hecho que se debería evitar pues encarece la implantación.

Características

Herramientas de business intelligence: Por encima del software de gestión que representa un ERP, existe la posibilidad de implantar un programa de ayuda a la toma de decisiones que permita tratar la información de forma más eficaz. Entre estos productos tenemos: Impromptus y Powerplay de la empresa Cognos, el modulo EC Enterprise controlling de SAP.

Movimientos contables y extracontables: al ser un programa integrado, la contabilidad general es el núcleo del sistema. Todas las áreas de la empresa son contabilidades auxiliares que se integran en la contabilidad principal.

Características

Análisis de requisitos y funcionalidadesLo primero que se debe realizar es un análisis de la situación actual, identificando oportunidades de mejora o cambios que se quieran conseguir con el nuevo sistema. Esto significa establecer cómo quedará la empresa después de la implantación, es decir, definir, racionalizar y simplificar los circuitos actuales y futuros para hacer la automatización posterior.

Se deben indicar los volúmenes de las transacciones y las características más relevantes de la empresa en cuanto a gestión de la información, cómo se desean las consultas de información por pantalla, qué documentos utilizan y qué informes desean por impresora, etc.

Evaluación del Sistema ERPLa evaluación y selección de paquetes contempla las siguientes actividades:

Primera selección de proveedores Cumplimiento de los requisitos funcionales que debe

soportar el ERP Análisis de aspectos generales del proveedor de

sistemas ERP Análisis de costos asociados

Selección del ERPSiempre es la empresa cliente quien debe tomar la decisión final de qué proveedor escoger sobre la base de la información suministrada. Aparte del producto ERP, se deberá escoger el responsable de la implantación, que puede ser alguien de la propia empresa cliente, de una tercera empresa de consultoría o incluso del propio proveedor de ERP, quien a menudo ofrece este servicio.

Los contratos profesionalesNormalmente la implantación de un sistema ERP implica la firma de dos contratos: uno de licencia de software y uno de servicios profesionales relativo a la implantación, parametrización y modificaciones a realizar sobre el ERP para adaptarse a los requisitos de la empresa no cumplidos de forma estándar.La definición y firma de los contratos es un punto muy importante, que sedebe revisar antes de arrancar la implantación.

Implantación de un ERP

Se deben tener en cuenta las siguientes etapas:

Inicio del proyecto. Se debe definir el proyecto, establecimiento del equipo de implantación, compra de equipo informático

Análisis. Plan de proyecto, revisión de los requerimientos funcionales y no funcionales del SI.

Diseño. Formación del equipo de implantación, codificación de datos maestros y estructura organizativa, análisis de las programaciones

Construcción. Parametrización y prototipos, realización programaciones, documentación del proyecto, formación usuarios finales, integración de modificaciones e interfaces, plan de arranque, conversiones y arranque del proyecto.

Post-Implantación. Análisis post-implantación, cierre del proyecto.

Implantación de un ERP

Desventajas La instalación es muy costosa. Pueden ser muy difíciles de usar. Los ERP son vistos cómo sistemas muy rígidos y

difíciles de adaptarse a las empresas. Pueden tener excesiva ingeniería respecto a las

necesidades reales del consumidor. Los proveedores suelen cargas altas sumas de dinero

por renovación de licencias que no está en relación con el tamaño del ERP de la empresa o sus ganancias.

Riesgos de un ERP

1)Inflexibilidad. El ERP es un sistema complejo en su instalación y su

posterior mantenimiento. Los procesos de negocio están estrechamente ligados al sistema ERP; eso supone que cualquier cambio en un proceso de la organización implica una modificación en el sistema ERP.

Riesgos de un ERP

2)Periodos largo de implementación.La duración de poner en marcha un proyecto de implantación es muy larga.

3)Alcanzar los beneficios estratégicos.Si la organización adopta los procesos de negocio del estándar del sistema ERP, abandona sus propios procesos de negocio que le podrían proporcionar la ventaja sobre la competencia

4)Estructura jerárquica.La centralización de la información para la coordinación y la toma de decisiones aportada por el sistema ERP puede ser una dificultad en la forma de operar internamente en algunas empresas.

5)Costes indirectos.A los costes de una implantación del ERP se tienen que sumar los costes de las licencias que se tienen que renovar anualmente. Una vez el sistema ERP está implantado, los costes de cambios son muy elevados

Riesgos de un ERP

Consideraciones

Adampiere Openbravo OpenERP Xendra (Adaptado a la legislación peruana) Compiere CK-ERP openXpertya Abanq

Existen ERP de software libre, que ofrece una interesante opción a contemplar. Los costos de estos, se dan generalmente por el tema de consultoría, otra gran ventaja es que están desarrollados en arquitectura Web y su código está disponible para ser analizado, revisado, mejorado, etc.