erp rivista

Revista realizada por:

Yoselin Murcia

Fernando Alpizar

Jonathan Solano

Adrian Vega

Jos Senz

Nathanael Duran

Alfonso Troz

Olser Herrera

Universidad Latina de Costa Rica

Administracin de Centros de Computo

SAP & ERP

Los antecedentes histricos ms remotos

de los actuales ERP's los podemos encon-

trar en el ao 1945. Durante la II Guerra

Mundial el Gobierno estadounidense uti-

liz programas especializados para admi-

nistrar los recursos de materiales (Gestin

del Inventario) que se utilizaban en el

frente de batalla.

A finales de los aos 50 (1959) y princi-

pios de los 60 los sistemas MRP

(Material Requirement Planning) se intro-

dujeron en los sectores productivos: las

empresas utilizaban estas soluciones para

actividades de control de inventario, fac-

turacin, pago y administracin de nmi-

nas. La finalidad principal del MRP con-

sista en que ayudase a planificar qu

materiales se iban a necesitar durante el

proceso de produccin y gestionar tam-

bin su adquisicin. En los aos 80 se

crea el MRP II que, a diferencia de sus

antecesores, reconoca que las empresas

padecan interrupciones en la operacin,

cambios sbitos y limitaciones en recur-

sos que iban ms all de la disponibilidad

de materiales.

A principios de los 90, las soluciones

ERP consolidaban, en un nico sistema

de informacin, diversas operaciones de

negocio crticas; permitan que la infor-

macin empresarial fuera compartida y

utilizada por distintas reas y ofrecan

una nica interfaz de conectividad.

A mediados de esa misma dcada, bajo

las premisas de mirar hacia fuera, la tec-

nologa empresarial de los ERP entr en

un nuevo proceso de evolucin, incorpo-

rando soluciones que complementan o

extienden las funciones del ERP

tradicional.

Pasado, ms o menos, una dcada, alrede-

dor de 90, y ya con todas las innovaciones

tecnolgicas de la poca y su necesidad de

expansin la reas tan distinguidas como

la Ingeniera, Finanzas, Recursos Huma-

nos, Gestin de Proyectos, Servicios y

Banca, es decir, todas las actividades que

son inherentes a cualquier empresa, total-

mente integradas en una solucin. Surge

el ERP Enterprise Resource Planning

(Software de Gestin Empresarial). Un

hecho importante es que se integren todos

los subsistemas existentes en una empre-

sa, los ERP consiguen resultados mejores

que el total de los subsistemas en separa-

do (El todo es mayor que la suma de sus

partes). Los tradicionales sistemas aplica-

cionales usados generalmente por las em-

presas tratan todas las transacciones en

separado. Son hechos y usados para res-

ponder las funciones especficas que fue-

ron destinados. Los ERP dejaron de mirar

aisladamente a una transaccin, pero co-

mo parte integral de un conjunto de proce-

sos interligados que caracterizan toda la

existencia de una empresa o institucin.

Cada vez ms cerca del ao 2000, estas

soluciones enlazan a las reas de opera-

cin empresarial que ya estn administra-

das por un ERP con los proveedores. Esto

implica que el proveedor puede entrar en

el sistema de la compaa y viceversa,

crendose el SCM.

Con el cambio de siglo, una vez que los

ERP tienen las herramientas tecnolgicas

integradas, llegan al e-business. Los ERP

estn estructurados integralmente para

importar y exportar informacin de mane-

ra flexible. Fue esta evolucin que llev,

desde los aos 60 hasta a nuestros das,

Aspectos histricos de los ERPs

Enterprise Resource Planning ERP

Nathanael Duran Arias

e-mail: [email protected]

Universidad Latina de Costa Rica Noviembre 2011 Volumen 1, n 1

por eso no se puede dejar de

hablar en la importancia que la

evolucin de la tecnologa tuvo en

el nacimiento del ERP, o sea, de

toda su infraestructura tecnolgica

y que no es posible separar de la

forma actual de hacer negocios.

Los sistemas ERP prometen entre-

gar un incremento en las ventas

sobre sus predecesores MPR-II en

la forma de una suite de productos

integrados corriendo bajo una ar-

quitectura comn de Tecnologas

de Informacin que pueda ser alta-

mente acoplada e integrada con

cualquier otra aplicacin de los

sistemas heredados. La constante

evolucin de la tecnologa y la re-

duccin del precio del hardware

hicieron que las pequeas y me-

dias empresas pudieran tener un siste-

ma ERP. Los primeros ERPs fueron

inicialmente desarrollados para fun-

cionar en mainframes. Con la llegada

de los famosos PCs y las arquitectu-

ras cliente/servidor de mltiples capas

en Unix, La as/400 y Windows NT, la

relacin con SGBD (Sistemas de Ges-

tin de Bases de Datos) y su integra-

cin con tecnologas Web contribuy

en gran medida para la facilidad de

utilizacin de los sistemas ERP. Los

ERP evolucionaron hasta los das de

hoy y continan en constantes evolu-

cin, pues intentan de una forma u

otra acompaar la evolucin de las

propias tecnologas computacionales.

Todo esto llev las empresas a creer

que los sistemas ERP podran mejorar

la performance de una empresa.

Pgina 3 Enterprise Resource Planning ERP

Es una aplicacin de software que

automatiza e integra tanto los proce-

sos del manejo de un negocio as

como la produccin y distribucin.

Los sistemas ERP unen y sincroni-

zan todas las operaciones de la com-

paa incluyendo: Recursos Huma-

nos, finanzas manufactura y distri-

bucin, as como tambin debe per-

mitir conectar a la empresa con sus

clientes y proveedores.

Los sistemas ERP estn diseados

para incrementar la eficiencia en las

operaciones de la compaa que lo

utilice, adems tiene la capacidad de

adaptarse a las necesidades particu-

lares de cada negocio y si se aprove-

cha al mximo el trabajo de consul-

tora durante la implantacin permi-

te mejorar los procesos actuales de

trabajo. Si el cliente desea organi-

zarse mejor estos sistemas son un

aliado excelente ya que le permite

aumentar la productividad de la

compaa en forma considerable.

La Planeacin de Recursos Empre-

sariales (Enterprise Resource Plan-

ning, ERP) es un sistema compuesto

por un conjunto de mdulos funcio-

nales estndar y que son suscepti-

bles de ser adaptados a las necesida-

des de cada empresa.

Es una forma de utilizar la informa-

cin a travs de toda la organizacin

en reas claves como fabricacin,

compras, administracin de inventario

y cadena de suministros, control finan-

ciero, administracin de recursos

humanos, logstica y distribucin, ven-

tas, marketing y administracin de re-

laciones con clientes.

Con un sistema integrado las barreras

de informacin entre los diferentes

sistemas y departamentos desapare-

cen. Toda la empresa, sus sistemas y

procesos, pueden reunirse para benefi-

ciar a toda la organizacin. Muchas

son las empresas que estn iniciando

su primer contacto con los modernos

sistemas de informacin ante la nece-

sidad de mantenerse competitivas.

Los sistemas ERP estn diseados pa-

ra incrementar la eficiencia en las ope-

raciones de la compaa que lo utilice,

adems tiene la capacidad de adaptar-

se a las necesidades particulares de

cada negocio y si se aprovecha al

mximo el trabajo de consultora du-

rante la implantacin permite mejorar

los procesos actuales de trabajo. Si el

cliente desea organizarse mejor estos

sistemas son un aliado excelente ya

que le permite aumentar la productivi-

dad de la compaa en forma conside-

rable.

El ERP desde una perspectiva conceptual y terica

Volumen 1, n 1 Pgina 4

Componentes o funcionalidad de un ERP en la actualidad


Funciona en base a una plataforma

de programacin, seguida por la

gestin de un sin fin de bases de

datos correspondientes a los distin-

tos departamentos que se deseen

integrar. Los sistemas ERP se orga-

nizan por medio de MDULOS,

los cuales se conectan a distintas

bases de datos, segn lo que se re-

quiera para cada departamento,

existen 2 tipos de ERP, los de pro-

pietario y los de cdigo abierto, los

de propietario son hechos por em-

presas con fines de lucro que ven-

den sus software y los implementan

a las empresas que lo soliciten a un

elevado costo, para poder utilizar-

los se necesita obtener una licencia

mas el costo de la implementacin

del software en la empresa.

Al contrario de los ERP de cdigo

abierto, estos son hechos por comu-

nidades de programadores que sin

fin de lucro, distribuyen

sus ERP sin costo alguno, aunque

esto no signifique que sea del todo

gratuito, ya que la implementacin

genera un costo en la empresa y es

necesario de una persona capacita-

da que lo realice.

El segundo paso del ERP es la in-

tegracin del mismo dentro de la

empresa, son realmente muy pocas

las empresas que logran integrar

estos sistemas desde el inicio de la

misma, es por esto que la implemen-

tacin dura ms tiempo del espera-

do, pero el verdadero xito

del ERP radica en lo siguiente, una

vez que el sistema ha sido correcta-

mente implementado, es mucho ms

fcil el desarrollo de nuevos mdu-

los, departamentos y sistemas como

lo es el caso de empresas donde

cambien constantemente sus pro-

ductos, zonas de venta, insumos.

Facilita el proceso de eficientar y

generar estrategias para el nego-

cio. Ayuda a volverte eficiente, a detec-

tar reas de mejora e implemen-

tar dichas mejoras. Un ERP ayuda a detectar reas de

mejora e implementar dichas

mejoras. Un ERP ayuda a mantener la estra-

tegia, ya que una vez que esta se

define, el ERP debe ser capaz de

soportar cada nuevo proceso de

negocio. Un ERP no crea la estrategia, sino la

facilita. Una vez que la estrate-

gia se define, el ERP soportar el

proceso de toma de decisiones

para decidir si la nueva estrate-

gia es correcta o no.

Siendo todos los componentes bastante

complejos internamente, existi la necesi-

dad de separar las diferentes reas de cual-

quier sistema ERP. Por eso todos los siste-

mas son compuestos por mdulos, parame-

trizables en funcin de un cliente especfi-

co, teniendo todos los proveedores un con-

junto de mdulos/aplicaciones base:

Ventas, distribucin y marketing

Planificacin de capacidades

Recursos humanos

Contabilidad

Gestin de produccin

Gestin de proyectos

Transportes

Gestin financiera

ERPs versus Soluciones Verticales de Industria

En contrapartida, las soluciones horizontales

son habitualmente ms verstiles, estn des-

arrollados con mayor inversin tecnolgica y

cuentan con buenos mecanismos de configura-

cin para ser adecuados a las ms variadas ne-

cesidades.

Por eso, a la hora de decidir qu elegir, es im-

portante sopesar las distintas alternativas en el

contexto de la empresa: si el core requiere la

mxima atencin en la automatizacin de sus

procesos, y se requieren tiempos de implemen-

tacin cortos, conviene ponderar mejor a las

soluciones verticales; si se necesitan solucio-

nes de BackOffice ms sofisticadas (tesorera,

contabilidad, cuentas a cobrar y pagar), proba-

blemente las soluciones horizontales tengan

mejores herramientas.

Entonces, la gran pregunta que surge habitualmente

en una empresa, al momento de seleccin de una

solucin ERP, es qu tipo de software adquirir, en-

tre estas dos alternativas posibles: software especia-

lizado para su propia industria o ERPs horizontales

con modelos de implementacin que se aproximen a

sus propios negocios.

Una empresa constructora, por ejemplo, puede re-

querir el seguimiento de sus planes de obra minu-

ciosamente, el control de sus avances y cuidado de

sus mquinas, y a la vez necesitar lo que toda em-

presa requiere: informatizar su gestin contable, fi-

nanciera y comercial.

El software vertical a menudo tiene los siguientes

beneficios: est desarrollado con las soluciones ya

pre configuradas del segmento de la industria y

atiende a las situaciones especficas del core de pro-

cesos de la empresa. Adems, habitualmente, las

implementaciones estn a cargo de profesionales

con larga trayectoria en la atencin a empresas del

sector, lo que permite tiempos de relevamiento mu-

cho ms cortos y efectivos.


El implementar un software de

ERP ha sido desde siempre un

problema serio, un trabajo arduo

que las empresas tienen que

afrontar cuando deciden cambiar

la plataforma, modernizarse o me-

jorar sus procesos internos. Hoy

por hoy el dar la solucin estndar

relacionada con cualquier indus-

tria no es suficiente.

El desafo de las empresas que

brindan este tipo de soluciones es

lograr simplificar la implementa-

cin y a dar profundidad de co-

bertura, simultneamente.

Si hablamos de beneficios puntua-

les, operar en la interseccin de

esas dos posibilidades ser sin

dudas la ms provechosa. Ya que

como resultado se puede ofrecer

un software que tiene todas las

virtudes de un software horizontal

pero que se puede especializar en

lo especfico vertical, dando me-

jor funcionalidad al producto, me-

jores caractersticas funcionales

para el core business de la activi-

dad que vamos a informatizar y,

como si fuera poco, es ms barato

de implementar.

En sntesis, la interseccin toma

lo mejor de esos dos mundos: las

mejoras de proceso de implemen-

tacin, la baja de los costos, la

capacidad de los implementadores

que tienen conocimientos espec-

ficos del mercado en el que ope-

ran y, por otro lado, tambin se

suman los beneficios de tener un

software tecnolgicamente ms

desarrollado Las

intersecciones son soluciones pa-

ra industrias verticales con capa-

cidades de software horizontal.

Las uniones, por otro lado, son

software horizontal que incluyen

facilidades para ser integrados a

mdulos verticales especficos de

otros fabricantes.


or qu Implementara SAP?

Con el transcurso del tiempo las empre-

sas hoy en da, han notado las ventajas

que pueden percibir el negocio por medio

de la implementacin de un ERP. Pero

como en todo, cada costo tiene su coste,

por lo que la implementacin de esta gran

herramienta no es algo sencilla, por lo

que la empresa tiene que ser capaz de sos-

tener el coste un poco elevado de su im-

plementacin para el negocio o empresa,

ya que si no se cuenta con los fondos re-

queridos puede llevar a la empresa a un

lio sustancial econmico.

Por lo cual hay que tener algo siempre

presente, que es tomar tiempo para reali-

zar una buena planificacin de lo que se

va a realizar, para evitar caer en un fraca-

so.

Para cuando se desea implementar existen

varias metodologas existentes entre ellos

tenemos:

APID/3

Esta metodologa es como una mejora de

la metodologa Acelerated SAP , la cual

nos permitir una implementacin ade-

cuada, ya que esta cuenta con varios con-

ceptos as como : ASAP, entrenamiento,

infraestructura de sistemas, soporte de

operaciones entre otros.

AceleratedSAP (ASAP):

Esta metodologa se utiliza para la im-

plementacin de SAP, la ventaja de

esta metodologa es que es una de las

ms utilizadas por las empresas, nego-

cios e industrias, por lo cual permite

ser una de las metologas ms confia-

ble y reconocida.

Esta metodologa se basa en 5 etapas

de:

Se realiza un estudio comprobando si

la empresa necesita aplicar SAP, se

realiza un prototipo de implementa-

cin para determinar el alcance, y de-

terminar si se cuenta con el apoyo del

administrador de proyectos.

En esta fase se realiza lo siguiente:

Evaluacin de Necesidades del nego-

cio, esquema de funcionalidades y

evaluacin impacto.

Implementar SAP


Jose Senz


Propuesta de Recursos, requeri-

mientos y fechas tope

Certificar acuerdos de alcance del

proyecto.

Diseo

Como su nombre lo dice los que

busca es realizar un diseo para po-

der determinar , el alcance que pue-

de tener la implementacin de SAP

en la empresa.

En esta fase se realiza lo siguiente:

Nombres estndares de SAP

Documento del diseo

Procedimiento de administracin

del Cambio SAP.

Procedimiento certificacin de la

configuracin de SAP

Estrategia de migracin.

CONFIGURACIN.

En esta fase se implementan los

procesos y requerimientos del nego-

cio con base al punto anterior, Adi-

cionalmente busca requerimientos

de confirmacin del negocio, confi-

guracin funcional, QA, pruebas y

certificacin.

Producto de esta fase :

Procedimientos de configuracin

SAP

Gua Detallada de Configuracin de

SAP

Procedimiento de configuracin ba-

se SAP

Procedimiento de Configuracin

Flujo de Trabajo SAP

Desarrollo

Esta fase se toma como el proceso

vigente de la implementacin del

SAP para la empresa por lo cual

consta con lo siguiente:

Producto de esta fase

Especificacin Funcional del SAP por cada desarrollo, se realice un do-

cumento de requisito funcional deta-

llado y confirmado por el negocio

Gua de Desarrollo de Escenario de

SAP -- Detallar los desarrollos que

fueron hechos y como configurar la

solucin

Procedimiento de prueba -- pruebas

unitarias deben ser dirigidas en el

desarrollo con resultados anotados y

certificados

Operacin

Definir roles de soporte, planifica-

cin de capacidad, supervisin del

trabajo recuperacin ante fallas y

resolucin de problemas.

Productos fase

Procedimiento Administrador de

ajuste SAP

Estrategia y procedimiento de Archi-

vado SAP

Gua de planificacin de Capacidad

del SAP

Procedimiento de fallas y recupera-

cin SAP

Procedimiento SAP de limpieza de

cliente en produccin.


El Problema:

A partir de la comercializacin de los

sistemas de ERP en las compaas,

naci en el mercado la polmica alre-

dedor de la implantacin de sistemas

de gestin de los procesos de negocio.

Esta polmica est centrada en la pre-

gunta: Qu es mejor, utilizar un soft-

ware hecho a la medida o seleccionar

una plataforma de ERP para la empre-

sa?

La respuesta:

Es muy importante destacar que no

existe una mejor opcin entre ambas propuestas. El tipo de solucin que

agregue ms valor para la empresa de-

pende directamente de las necesidades

de la organizacin, tomando en cuenta

su tamao, visin, presupuesto, estra-

tegia, experiencia, entre otros aspectos

que ayudan a facilitar la decisin con

respecto al software a implementar.

A la Medida: Muchas empresas tienen una estructu-

ra que se adapta mejor a la personali-

zacin que permite el software des-

arrollado a la medida, siendo este pun-

to una de las principales caractersticas

a favor que tiene este tipo de diseo,

pero as como los sistemas personali-

zados tienen sus propios beneficios,

las plataformas de ERP tienen algunas

particularidades que han logrado su

posicionamiento en el mercado a

travs de los aos.

Uno de los beneficios ms destacables

que caracterizan a los ERP es el nivel

de estandarizacin brindado gracias al

trabajo de las empresas desarrolladoras

de estas plataformas. La estandariza-

cin va acompaada con la posibilidad

del software de ser escalable, que es

uno de los problemas ms comunes

identificados en sistemas de gestin

tradicionales, permitiendo al siste-

ma manejar el crecimiento continuo

de la informacin sin perder la cali-

dad.

Adquirido: Por otra parte, las compaas como

Oracle y SAP que han desarrollado

sistemas ERP ofrecen un producto

integrado que abarca la gestin de

los procesos ms comunes en las

organizaciones, brindando una solu-

cin completa y robusta que posee

comunicacin interna entre sus da-

tos, a diferencia de la situacin que

se presenta con los desarrollos per-

sonales, que con frecuencia abarcan

procesos individuales del negocio,

completamente independientes, que

obligan a la empresa a implementar

nuevas soluciones para conectar y

comunicar los diferentes subsiste-

mas con los que cuenta.

No existe una mejor opcin:

Las plataformas de ERP requieren

de una inversin econmica consi-

derable para su implementacin,

pero el costo total tiende a ser me-

nor en comparacin, mejorando y

simplificando a su paso el software

y hardware utilizado para operar la

empresa a nivel de informacin.

Beneficios de adquirir un ERP versus el desarrollo tradicional a la medida


Yoselin Murcia C

Email: [email protected]

El entendimiento de la compleji-

dad de la implementacin que se

pretende lograr al finalizar el pro-

yecto es un factor primordial y

esencial para poder determinar

mejor el modelo de organizacin

a adoptar en un proyecto de ERP.

Las grandes compaas deciden

utilizar como papel de los exper-

tos funcionales, el anlisis exter-

no o auditora realizada por parte

de profesionales capacitados en la

implementacin de sistemas rela-

cionados al rea de TI. Este tipo

de prcticas es altamente reco-

mendable para el bien del nego-

cio.

El tiempo de implementacin del

ERP en la empresa est directa-

mente relacionado a un nmero

de factores como el tamao de la

empresa, el nmero de mdulos a

implementar, el grado de adapta-

cin de la empresa, el alcance de

cambio y la disposicin de los

clientes a tomar decisiones para el

sistema de TI, el anlisis y deter-

minacin de estos factores forma

parte del papel de los especialis-

tas en TI en los proyectos de

ERP, ya que estos son los encar-

gados de estimar estos factores

para as sacar adelante el proyec-

to.

Los ERPs son sistemas modula-

res, por lo que no todos sus compo-

nentes deben necesariamente ser im-

plementados de inmediato, e incluso

puede haber mdulos que no requieran

ser implementados del todo. Tomando

como base este principio nacen pro-

puestas de implementacin en fases,

en las cuales se deciden los mdulos a

implementar segn las necesidades de

la empresa, definiendo en una lnea de

tiempo y el alcance de cada una de las

diferentes fases hasta lograr el objeti-

vo final. Por ejemplo en una empresa

con un proyecto pequeo con menos

de 100 empleados se puede tener un

estimado a desarrollarse en un plazo

de 3 a 9 meses.

Para organizar la ejecucin del plan de

implementacin, normalmente las em-

presas contratan a vendedores o des-

arrolladores de estas plataformas, pero

tambin es comn la presencia de em-

presas consultoras especializadas en la

implementacin de sistemas especfi-

cos, es aqu donde los expertos funcio-

nales forman parte del proceso junto

con el papel de TI, quienes deben unir

esfuerzos para que la implementacin

se de la mejor manera en el menor

tiempo posiblee.

La organizacin de un proyecto de ERP


Adrian Ignacio Vega


Administracin de la funcionalidad.

Una vez implementado el ERP los em-

pleados que tengan acceso a l son los

responsables del funcionamiento del

mismo. Debido a que muy probable se le

vaya a otorgar una cuenta de usuario y

una contrasea para poder ingresar. Ya

logrando ingresar al sistema sern capa-

ces de modificar, crear registros en las

bases de datos. Es conveniente que la

compaa asigne personas capaces, nte-

gras, ticas con el objetivo de lograr un

buen uso de la herramienta. As como

debe de darse capacitacin previa de

cmo utilizar el sistema, tambin podr-

an crear una normativa que debe ser de

acatamiento obligatorio donde se expli-

que cmo poder utilizarlo.

Encargados de administracin tcnica.

Los encargados de brindar la administra-

cin tcnica deben ser personas especia-

lizadas, tienen que tener muy claro los

procesos que se trabajan y desarrollaron

en la implementacin del ERP. Los ad-

ministradores tcnicos se encargan de

extraer informacin relevante a los pro-

cesos de la compaa pues ellos velarn

por su correcta aplicacin.

Desarrollos a la medida ERP.

Previo a la implementacin y luego de

la misma va a depender de las nuevas

funcionalidades deseadas o las que se

tengan inters de eliminar de cmo fue

el proceso de adquisicin si fue por

medio de licencia, software libre o de

desarrollo propio. Realizar cambios a

luego de adquirido el sistema puede

ser muy costoso para la compaa de-

bido a que cuesta encontrar ERP que

permitan modificacin.

Normalmente estos cambios al ERP

son labores propias del departamento

de Tecnologas de Informacin si es

que en la adquisicin permite desarro-

llarlo, sino corresponde a la compaa

conseguir servicios fuera de la misma

ya sea con el proveedor del ERP u

otro servicio externo siempre y cuando

se permita la implementacin de ese

cambio a niveles de licencia.

Quin debe administracin de la funcionalidad de un ERP una vez implementado y quin

se encarga de los aspectos de administracin tcnica y de los desarrollos de medida

alrededor del ERP.


Alfonso Troz Umaa


SAP AG

SAP AG (Sistemas, Aplicaciones

y Productos, por sus siglas en

alemn), es una empresa alemana

que brinda soluciones informti-

cas para empresas, fundada en

1972 por Claus Wellenreuther,

Hans Werner, Klaus Tschira,

Dietmar Hopp y Hasso Plattner,

antiguos trabajadores de IBM. La

empresa tiene como objetivo pro-

veer soluciones escalables, capa-

ces de adaptarse a los cambios que

se presenten o que se acoplen a las

variables necesidades del cliente.

Hoy da la empres est considera-

da como la tercera empresa inde-

pendiente de distribucin software

en el mundo, despus de Micro-

soft y Oracle

SAP ERP

La solucin ERP que la empresa

SAP AG brinda a sus clientes es

una solucin software cuya carac-

terstica principal es su ncleo es-

table que hace que el software no

requiera de tantas actualizaciones

para cumplir con las metas de la

empresa que lo implemente,

Cmo logra esto?, muy simple

SAP ERP permite el usuario

(empresa) escoger los mdulos o

paquetes de funcionalidades que

necesite para monitorear algunas

de ellas son:

Planes de Produccin. PP

Distribucin & Ventas. SD

Comunicaciones & Oficinas.

OC

Controles. CO

Manejo de Materiales. MM

Recursos humanos. HR

Controles de Calidad. QA

Manejo de los Activos. AM

Mantenimiento de Planta. PM

Sistema de Proyectos. PS

Soluciones Industriales. IS

Contabilidad & Finanzas FI

Inteligencia de Negocios. BI

Adems de lo anteriormente descrito

SAP ERP se caracteriza por mantener

siempre la informacin actualizada en

tiempo real y todo atreves de la inter-

net, sin la necesidad que se la infor-

macin se est actualizando de mane-

ra manual o por medio de otros siste-

mas software, esto quiere decir que la

informacin puede ser acezada desde

cualquier parte con una conexin a la

internet, otra de sus caractersticas es

la que la informacin que es propia

de un modulo (por ejemplo: los esta-

dos financieros que le corresponde al

modulo de Contabilidad & Finanzas)

puede ser compartida si otro modulo

necesita (por ejemplo: para conocer

los movimientos de los Activos para

su Control, que le correspondera al

modulo de Manejo de Activos.),. Esto

entre otras palabras es, que no existe

una duplicidad de la informacin, lo-

grando as que la informacin sea in-

tegra en todo momento adems de

que se pueden generar reportes desde

distintos puntos de vista.

SAP ERP (Enterprise Resource Planning)


Olser Herrera Mendez


Plataformas para la Implementacin de SAP

ERP

Esta solucin software si desea implementarla

en su empresa ya sea grande, mediana o peque-

a no tiene limitaciones, ya que SAP ERP es

compatible con los siguientes sistemas operati-

vos:

Linux Red Hat

Windows Server

Windows 95

Windows 98

Windows NT

HP-UX

AIX

IBM OS/400

Macintosh

Adems del sistema operativo se necesitara

de un motor de base de datos para resguar-

dar la informacin SAP ERP necesitara para

su funcionamiento, este motor de base de

datos puede ser:

Informix

Oracle

Adabas

Windows SQL Sever

Sybase ASE

IBM DB/2

Con esto su sistema SAP ERP podr ser im-

plementado en su empresa, claro que tam-

bin se cuenta con soluciones SAP ERP pa-

ra PYMES para ms informacin sobre este

tiempo de soluciones visite la siguiente

pgina web: www.sap.com


Bases de datos del mercado con que se puede implementar SAP

Los sistemas ERP se caracterizan por su nivel de robustez en la parte funcional, pero

su flexibilidad a la hora de ajustarse a las necesidades de una empresa, uno de

esos puntos es el soporte de las bases de datos en la cual se encuentra una ga-

ma de posibilidades por las cuales se podran optar.

Uno de los sistemas ms importantes a nivel mundial dentro de este esquema es el ya

conocido SAP que por supuesto cuenta con servicios multiplataforma, por lo que es

compatible con diversos sistemas operativos, hardware y con diferentes motores de

bases de datos, permitiendo as un nivel de expansin bastante grande y dejando por

fuera una limitante presente en muchos sistemas actualmente. Se muestran los moto-

res de bases de datos compatibles con la herramienta:

Informix

Oracle

Sybase

DB/2

Adabas

Sybase ASE

IBM DB/2

Microsoft SQL Server

Jonathan Solano A.


Hoy en da los sistemas ERP son

ms que un lujo o una herramienta

adicional de trabajo, una necesidad

para las empresas y organizaciones

medianas y grandes. Muchas em-

p r e s a s h a n i n c u r r i d o e n

inversiones comprando diferentes

sistemas de informacin para dife-

rentes tareas o funcionalidades de

manera independiente y que funcio-

nan de la misma manera: INDPEN-

DIENTE.

En cambio un ERP como SAP brin-

da una gama de servicios integrados

y robustos, que facilitan y mejoran

tanto las tareas operacionales, como

los procesos de la alta gerencia.

Permite las mediciones de diferente

ndole como por ejemplo el histri-

co de ventas de un departamento o

producto, as como el anlisis de

informacin y tendencias. En trmi-

nos generales la implementacin de

uno de estos sistemas significa una

mayor organizacin de la informa-

cin, orden en el manejo de tareas y

un mejor desempeo en la comuni-

cacin entre diferentes departamen-

tos de la empresa a continuacin se

citan una serie de ventajas de estos

sistemas:

Confiabilidad de la informacin.

Centralizacin de la informacin.

Integracin de los procesos de la

empresa.

Mayor control de la gerencia sobre

los diferentes procesos de la

empresa.

Se obtiene una mayor. estandariza-

cin de la informacin

Mejora la comunicacin dentro de

la organizacin.

Ventajas de Utilizacin de un ERP como SAP



Como en muchas reas de la tecnologa

no existe un procedimiento especfico

que se deba seguir paso a paso a la hora

de implementar un sistema ERP, pero

si cabe recalcar que existen algunas

consideraciones y pasos bsicos que se

deben tomar en cuenta.

Para la implementacin de un sistema

de tan grande magnitud se deberan de

cumplir una serie de pasos generales

que de igual manera podran variar

entre un sistema ERP y otro:

Anlisis situacional de la empresa

Levantamiento de los requerimientos

para el sistema

Planificacin del proyecto

Implantacin del ERP

Seguimiento del sistema

Capacitacin y Soporte

Metodologa de Implementacin SAPERP

Como en muchas reas de la tecno-

loga no existe un procedimiento especfico

que se deba seguir paso a paso a la hora de

implementar un sistema ERP, pero si cabe

recalcar que existen algunas consideracin-

Durante las ltimas dcadas, se ha dado

una gran tendencia en las grandes empre-

sas el hacer uso de los sistemas informti-

cos con el fin de apoyar en la toma de deci-

siones. Para los negocios, es vital que sus

decisiones estn basadas en datos slidos y

confiables, que sean lo ms cercano a la

realidad y un factor determinante, que se

encuentren totalmente actualizados y sean

comprensibles; todo esto con el fin de lle-

var la direccin del negocio por el camino

ms seguro.

Esto es a lo que conocemos

como Inteligencia de Negocios o BI

(Business Intelligence, por sus siglas en

ingls), campo en el que muchas solucio-

nes de software entran en disputa. Para que

estos sistemas cumplan con su cometido y

ayuden a aquellos que toman las decisiones

de negocio, deben ser capaces de proveer

tendencias y datos histricos, en tiempo real

y de calcular posibles operaciones y eventos

que puedan darse en un futuro. Estos son una

combinacin de gran cantidad de tcnicas

informticas para el anlisis y procesamiento

de datos, que dependiendo del negocio, se

componen de grandes cantidades de informa-

cin.

Cerca del ao 1990 en Francia, nace una

compaa bajo el nombre de BusinessOb-

jects (de aqu en adelante, BO), la cual

gan desde entonces gran reputacin co-

mo la proveedora de soluciones de BI por

excelencia. Recientemente en 2008, SAP

adquiere posesin de ella, mas sigue sus

operando de manera independiente, des-

de el punto de vista administrativo y de

comercio.

SAP Business Objects Fernando Alpizar B



El conjunto de aplicaciones de BO

est compuesto de tal manera que

provee de muy importantes funcio-

nalidades para el soporte de activi-

dades de Inteligencia de Negocios,

entre las importantes se encuentran:

SAP BO Web Intelligence:

Este el producto principal

de BO. Proporciona un mo-

delo de la informacin cor-

porativa a la que se le llama

universo, y que permite a los usuarios construir infor-

mes de manera muy senci-

lla. Estos pueden ser tan

sencillos o complejos como

se quiera, y por supuesto

dispone de opciones para

distribuir la informacin

entre los usuarios y expor-

tarlos a diferentes formatos,

como por ejemplo Micro-

soft Excel. Posee un fuerte

motor para consultas, repor-

tes y anlisis de datos.

SAP BO Live Office: Es un

complemento de Microsoft

Excel que permite la inte-

gracin de la informacin

del universo de BO con las

hojas de clculo. Es decir,

se puede generar una con-

sulta utilizando el universo

para luego enviar el resulta-

do en Excel. Parte de este se

encuentra integrada en el

BO Web Intelligence, pero

adems se puede encontrar

una versin cliente.

SAP BO Crystal Reports: Per-

mite la generacin de infor-

mes corporativos a partir de

cualquier fuente de informa-

cin. A diferencia de Webi,

est enfocado a un perfil

especfico de diseador de informes, ms tcnico, con muchas ms opciones para

personalizar la apariencia

del resultado. Se integra

muy bien con las diferentes

suites de desarrollo (Visual

Studio .NET, Java, etc.).

SAP BO xCelsius: Permite cre-

ar dashboards, cuadros de

mando o visualizaciones

impactantes de cualquier

informacin. El resultado

son animaciones de flash muy atractivos e interacti-

vos con el usuario, que

adems incluyen diferentes

tipos de grficos y tablas. El

desarrollo del cuadro de

mando requiere conoci-

mientos tcnicos por lo que

generalmente su realizacin

no se deja a manos de los

usuarios finales.


SAP BO Voyager: Provee de nave-

gacin por los cubos OLAP con

funciones especficas para los

departamentos de finanzas.

SAP BO Set Analysis: Ayuda a

definir y crear segmentos de in-

formacin a partir de un data set, para que una vez segmen-tada sea mucho ms fcil su ma-

nipulacin.

SAP BO Performance Manager:

Este facilita la definicin de ob-

jetivos y estrategias de la orga-

nizacin, a nivel departamental

y general. Permite adems el

seguimiento y anlisis de los

diferentes KPI corporativos. Es-

te se encuentra altamente inte-

grado con el BO xCelsuis.

En general, BO provee de la

plataforma de aplicaciones y servi-

cios para la Inteligencia de Nego-

cios ms fuerte del mercado, permi-

tiendo a los desarrolladores e inclu-

sive a los usuarios finales generar

reportes, realizar anlisis y manipu-

laciones sobre los datos de manera

muy fcil, y es a la que se podra

considerar la ms robusta disponi-

ble hasta el momento.

Advanced Business Application Pro-

gramming Este es el lenguaje de programacin bajo la propiedad de

SAP, el cual es utilizado para el de-

sarrollo de la gran mayora de sus

productos.

Entre otras remarcables capacidades,

permite la ejecucin de sentencias de

SQL y posee la gran habilidad de co-

nectarse casi a cualquier base de datos

a su alcance. En conjunto a mltiples

funciones para el manejo de archivos,

texto, fechas y muchos otros tipos de

datos, lo convierte en la herramienta

ideal para el desarrollo de productos

como el SAP R/3, un ERP.

ABPA y Java

El proyecto a nivel institucional se conoce como SIFA (Sistema Integrado Financiero

Administrativo) y no como SAP, as nos

relato el jefe de la direccin de informtica

del INS, lvaro Padilla, sobre lo que fue la

implementacin de SAP en esta institucin.

Se inici en el ao 2000 2001. Surgi la

inquietud por parte de la administracin

superior la cual quera tener un sistema

centralizado donde tuvieran toda la infor-

macin financiera administrativa del INS y

que fuera ms eficiente debido a que antes

tenan todo por separado, por un lado es-

taba contabilidad, por otro lado presupues-

to, y la direccin administrativa no tena

temas de contratacin administrativa, ni

proveedura por lo que se pretenda buscar

un sistema que tuviera todo eso junto. A la

hora de implementarlo se hizo un contrato

administrativo, con una licitacin interna-

cional donde participaron varias empresas

y el proyecto fue ubicado en una empresa

llamada ACCENTURE (empresa espaola de

Barcelona), el proceso se dimension en 26

meses y en el alcance del proyecto tena

una meta que en ese lapso se estuvieran

implementado todos los mdulos. En esa

primera etapa se plante que tena que

estar el modulo presupuesto, modulo pla-

nificacin, mdulo de contabilidad, mdulo

de tesorera, mdulo de proveedura,

mdulo de recursos humanos, sistema de

control de activos, y el financiero contable.

El proyecto se dimension como llave ma-

nager, es decir la empresa les iba a dar

todo, tanto la licencia de software que

ellos recomendaban en ese caso SAP y les

dimensionara que tipo de servidores se

requeriran para manejar la informacin.

Un Caso de xito de la Implementacin de SAP en el

Instituto Nacional de Seguros


En cuanto a beneficios las sedes iban a te-

ner un nico sistema financiero administra-

tivo, ya que antes tenan la informacin en

sistemas separados donde inclusive algu-

nas sedes tenan que mandar la informa-

cin a oficinas centrales para que se proce-

sara porque no tenan el sistema donde

hacerlo. Cada dependencia iba a tener su

unidad para hacer su contabilidad ya que

se hizo una distribucin de sus funciones

entonces cada sede puede su archivos de

personal puede ir controlando su presu-

puesto. Igual cada sede tendra control de

cules son sus activos. Podran hacer con-

trataciones administrativas desde ellas, con

quienes llevan las solicitudes. Los pagos

van a estar centralizados en un solo lugar.

Antes todos los pagos se hacan a travs de

los sistemas transaccionales, en cambio

ahora se hace a travs de interfaces que

llegan directamente a SIFA y este se encar-

ga de realizarlos. Por ejemplo un provee-

dor el cual iba a pagar un cargo automvil

o por compra de equipo iba a tener un solo

lugar donde realizarlo y un solo depsito

donde se cancelaba tres o cuatro cosas a la

vez, con lo cual iba a haber mejora en la

economa por la generacin de cheques y

dems. De hecho al lograr centralizar el

sistema, se abri la opcin del pago a

travs de la va SINPE, ya que antiguamen-

te se pagaba con cheques lo que significa-

ba la impresin de cerca de 2000 de estos.

Al tener un sistema integrado todo fluye naturalmente,

desde que se genera el presupuesto en un solo lugar,

adems se le ligan las cuentas contables, se realizan los

pagos, flujos contables, etc., y esto produce una economa

en cuanto al proceso, en tiempos de ejecucin, en cuanto a

materiales, y esto permiti al negocio mejorar los tiempos

en la generacin de los estados financieros, presupuestos,

informes presupuestarios, etc., que favoreci la relacin

con los entes reguladores del pas como la Contralora. A

pesar de todos los beneficios que conlleva SAP, tambin

existen su peros, al ser un sistema tan centralizado, por

ejemplo si falla el mdulo de la contabilidad, se detiene el

sistema y afecta a todos los dems. Cmo se administra

funcional y tcnicamente el SAP en la organizacin? En el

proyecto se incluy todo un tema de capacitacin tanto

funcional como tcnica, donde los tcnicos inclusive viaja-

ron a Barcelona, Espaa, a recibir cursos sobre el lenguaje y

funcionamiento del sistema, donde chequearon la unidad

funcional a nivel institucional, que lo que pretende es que

los funcionales, personas expertas en todos los mdulos

de la organizacin, se encarguen de la administracin tanto

de usuarios como del sistema en general. Por ejemplo si un

usuario tiene una duda, acude al funcional, el cual debe

evacuar dichas dudas, y este mismo tiene la oportunidad

de generar nuevos requerimientos basado en las necesida-

des de los usuarios. A nivel de informtica, se encuentra el

departamento de Ingeniera de Sistemas, que es el que se

encarga de darle mantenimiento al sistema como tal. En

casos muy especiales, cuando haya actualizaciones o imple-

mentaciones de nuevos mdulos del software SAP como

tal, se acude a la contratacin de expertos, como por ejem-

plo PriceWaterhouseCoopers (PWC), que dan ese tipo de

asesora en proyectos meramente especficos.

La necesidad nace en 2000, pero realmente fue en el 2002

que se comenz a implementar este proyecto institucional,

del cual form parte todo el personal del INS, no obstante

el rea con mayor impacto en este proceso fue la de in-

formtica. Alrededor de unas 70 personas directamente

involucradas en el desarrollo de este proyecto, adems de

cerca de 500 personas que se capacitaron para el uso, ad-

ministracin y manipulacin del sistema. Este proyecto se

implement en etapas debido a la dimensin y los cambios

que implicaba el mismo.


La implementacin de este nuevo sistema trajo consigo

muchos cambios en los sistemas legados del INS ya que

tenan que hacerse modificaciones porque haba ahora

que agregar interfaces que enviaran la informacin a

SIFA, y al hablar de sistemas legados, nos referimos a

cerca de 25 sistemas que debieron ser modificados para

la incorporacin de SAP en la empresa. Por este motivo

y otros se considera como uno de los proyectos que

mayor impacto y trabajo han generado en el INS, tanto

fue que se dur 2 aos para lograr ver implementados

los primeros mdulos de este nuevo sistema, ya que la

implementacin fue paulatina; primero presupuesto,

tiempo despus contabilidad y con los das es le fueron

agregando los otros mdulos.

En cuanto a la resistencia al cambio, se puede afirmar

que como es normal, siempre existe resistencia, sin

embargo, se manej bastante bien esta situacin, de

hecho aun habiendo sido la gente capacitada, a la hora

de poner en produccin el sistema la gente no recorda-

ba cmo era que el mismo funcionaba. No obstante por

este motivo fue que tambin se implement el SAP por

mdulos con el fin de ir depurando rea por rea de la

institucin y no causar el caos en caso de haberlo im-

plementado de golpe. Como proyecciones futuras des-

pus de la implementacin de SAP se dieron las actuali-

zaciones del software, una de ellas realizada a inicios

del 2011, proceso que llevo cerca de 8 meses para su

implementacin final, donde se logr recuperar los ni-

veles de estandarizacin que SAP haba puesto como

normativa mundial para este tipo de software al ao

actual. Adems, se encuentras en pos de la actualiza-

cin funcional que consiste en tomar todos los sistemas

Z o Sistemas a la medida y realizar un anlisis sobre

cules de estos sistemas podran eventualmente ser

eliminados, ya sea porque la herramienta de SAP ya lo

incluye o que existe algn modo de suprimir dicho siste-

ma. Adems se debern realizar modificaciones a los

sistemas que envan la informacin o manipulan infor-

macin relacionada con la SUJEF, que es el ente regula-

dor del sector financiero del pas, y dicho cambio podra

eventualmente consumir un ao completo de trabajo.

Adems otros procesos que se esperan implementar

luego de la llegada de SAP es el mdulo de CRM, el

mdulo de riesgos, adems de la futura implementa-

cin de MDM para el modelado de datos y el cambio

del COR de seguros del INS.

Universidad Latina de

Costa Rica Es indudable que el ambiente competitivo en el que se vive en el mbito empresarial actualmente, requiere de promover los procesos y actividades de negocio que gene-ran las ventajas competitivas de las compaas ante sus ms fuertes competidores.

Por esto, desde hace ya varios aos, se ha dado ma-

yor importancia a las Tecnologas de Informacin y

su alineacin con las estrategias del negocio para

mejorar sus procesos clave de negocio. Prueba de

ello, es el incremento tan sustancial de adquisicio-

nes de paquetes de software empresariales tales

como el ERP (Enterprise Resource Planning), con

el cual los directivos de las compaas esperan te-

ner integradas todas las reas o departamentos de

la compaa que apoyan para la generacin de

sus productos y servicios.

erp rivista

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