revista the o.c
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Revista THE O.C. Revista ficticia realizada por estudiantes del Curso de Formación Diplomática 2014 del Ministerio de Relaciones Exteriores de Colombia para la materia de Cultura Organizacional.TRANSCRIPT
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Organizational Culture THE O.C
Explorando nuestra
Cultura
Organizacional ISO 9001
Requisito 4
Revista del Ministerio de Relaciones Exteriores de Colombia
Octubre 2014
ISN 90-452014
Ed. 17 Año 3
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Índice
Ministerio de Relaciones Exteriores de Colombia
Contenido
Todo sobre los Requisitos de las normas ISO que
implementó nuestro Ministerio
Agenda del mes
Visitas al gusto: Ramo, Alpina y muchos más!
Torneo deportivo en el Ministerio
Conoce todo sobre la calidad en Cancillería
10 señales de que tu jefe se está cansando de ti
Curiosidades
Horoscopo
Cuentos de terror en el Ministerio
Radio pasillo
Crucigrama
27 de Octubre de 2014
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Remember, there’s a table waiting for
you
Mesa de Ayuda
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En Portada
TODO SOBRE LOS
REQUISITOS DE LAS
NORMAS ISO QUE
IMPLEMENTÓ NUESTRO
MINISTERIO
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En marzo de 2013, el Ministerio de Relaciones Exteriores recibió las certificaciones de calidad ISO 9001 y la certifi-cación en norma técnica de calidad de la gestión NTCGP 1000, entregadas por el Instituto Colombiano de Normas
Técnicas y Certificación (Icontec)
Sobre los autores:
Manuel, Lina, Jonnathan,
Kelly, Gabiel y Ana María
son estudiantes del Curso
de Formación Diplomática
2014.
Disfrutan de los paseos
por la playa, pasear a sus
perros en las noches y
leer Paulo Coelho y
Walter Riso.
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En marzo de 2013, el Ministerio de
Relaciones Exteriores recibió las
certificaciones de calidad ISO 9001
y la certificación en norma técnica
de calidad de la gestión NTCGP
1000, entregadas por el Instituto
Colombiano de Normas Técnicas y
Certificación (Icontec). Con este
reconocimiento, Colombia se con-
virtió en el primer país del mundo
en obtener una norma técnica de
calidad adoptada por ley para to-
das sus entidades públicas.
La implementación de normas téc-
nicas de calidad de la gestión supo-
ne un gran reto para toda organiza-
ción, pues es común que los em-
pleados se encuentren tan inmer-
sos en sus actividades rutinarias
que olviden la importancia de con-
tribuir activamente a la conforma-
ción de un sistema de gestión inte-
gral con enfoque de calidad. Afor-
tunadamente, con el paso de los
años, el personal de las organiza-
ciones ha aprendido a reconocer
que la planeación y la organización
son indispensables para el éxito de
sus operaciones. En la actualidad,
el Ministerio de Relaciones Exterio-
res de Colombia sigue trabajando
incansablemente en el manteni-
miento de un sistema sólido de
gestión de calidad, que cumpla con
los estándares planteados por las
normas ISO.
Desde luego, para que la labor de
la Oficina Asesora de Planeación
sea exitosa, cada uno de los miem-
bros del Ministerio debe participar
del proceso de fortalecimiento ins-
titucional. A continuación se abor-
darán algunas de las preguntas más
comunes acerca del sistema de
gestión de calidad implementado
por el Ministerio, haciendo énfasis
en el requisito 4 de la norma ISO
9001, con el ánimo de aclarar du-
das frecuentes y explicar la impor-
tancia que tiene el Sistema de Ges-
tión de Calidad para la institución.
Para que la labor de la Oficina Asesora de
Planeación sea exitosa, cada uno de los
miembros del Ministerio debe participar del
proceso de fortalecimiento institucional
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¿Qué es un
sistema de
gestión de
calidad (SGC)?
¿Qué es la
norma ISO 9001?
¿Cómo está
organizada la
norma ISO 9001?
¿Cuáles son los
requisitos?
Un SGC es la forma de trabajar mediante la cual una
organización asegura la satisfacción de las necesidades
de sus clientes. Este sistema implica la planificación,
mantenimiento y mejora continua de los procesos, bajo
un esquema de eficiencia y eficacia que le permite lo-
grar ventajas competitivas.
La norma ISO 9001 es una norma internacional que se
aplica a los sistemas de gestión de calidad y que se cen-
tra en todos los elementos de administración de calidad
con los que una empresa debe contar para tener un sis-
tema efectivo que le permita administrar y mejorar la
calidad de sus productos y servicios.
La norma ISO 9001 contiene 8 secciones. De estas, las
primeras tres corresponden al ámbito, referencia nor-
mativa y términos y definiciones. Las 5 restantes hacen
referencia a los requisitos para implementar el SGC.
Los requisitos del SGC se encuentran en las secciones 4,
5, 6, 7 y 8 de la norma ISO. El requisito cuarto hace re-
ferencia a los requisitos generales que debe tener el
sistema, el quinto a las responsabilidades de la direc-
ción, el sexto a la gestión de recursos, el séptimo a la
prestación del servicio, y el octavo a medición, análisis
y mejora.
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Requisito
IV ¿Cuáles son Requisitos Generales para recibir esta
certificación (requisito 4to)?
Para recibir la certificación ISO 9001, la organización debe demostrar que
cuenta con las herramientas para establecer, documentar, implementar y
mantener un Sistema de Gestión de Calidad, buscando una mejora
continua en la eficacia, eficiencia y efectividad de sus procesos internos y
externos. Para tal fin, el Ministerio de Relaciones Exteriores creó el
Sistema Integrado de Gestión de Calidad (http://sigc.cancilleria.gov.co/),
mediante el cual se establecen su misión, visión, objetivos y asignación de
funciones. El Sistema Integral del Ministerio también establece los
procedimientos para el control de documentos, control de los registros de
calidad, control de productos no conformes, acción correctiva y preventiva
y verificaciones de inspección de calidad internas.
Para coordinar las diferentes acciones de sus funcionarios en cada proceso,
el Ministerio ha implementado el Sistema Maestro, que es una herramienta
tecnológica que permite facilitar el proceso de gestión documental y
facilita el control de todos los documentos necesarios para la eficaz
planificación, operación y control de los procesos, garantizando además
que estarán disponibles las versiones vigentes, con las revisiones y
aprobaciones requeridas, conservando los archivos libres de
daño y previendo su pérdida.
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¿Q
ué componentes hacen parte del requisito 4?
El requisito 4 del SGC posee cuatro elementos fundamentales: Datos
generales, Manual de calidad, Control de documentos y Control de
registros de calidad.
Es importante que el Ministerio cuente con una política de calidad
documentada que pueda ser consultada en todo momento por sus
empleados. De igual manera, es vital documentar los procedimien-
tos y procesos, ya que a partir de estos será posible realizar una pla-
neación eficaz y controlar de manera eficiente las operaciones reali-
zadas.
De acuerdo a la ISO, los procedimientos que se deben tener para sa-
tisfacer los requisitos de la norma son Control de documentos, Con-
trol de los registros de calidad, Control de productos no conformes,
Acción correctiva y preventiva y Verificaciones de inspección de ca-
lidad internas.
ué es el manual de calidad?
El manual de calidad es un documento que traza las políticas, proce-
dimientos y requerimientos del SGC. De acuerdo a la ISO, todo ma-
nual de calidad debe incluir el ámbito del sistema de calidad, inclui-
dos los detalles de justificación de toda exclusión, los procedimien-
tos documentados (o una referencia a los mismos) y una descripción
de la interacción entre los procesos. El Manual de Calidad de la Can-
cillería puede ser consultado en la sección “Búsqueda de documen-
tos” de la página web del Sistema Integrado de Gestión de Calidad.
¿Q
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¿Qué controles deben realizarse sobre los
documentos y registros de calidad?
De acuerdo a la ISO, se deben realizar los si-guientes controles: Aprobación, revisión y ac-tualización de los documentos; identificación de los cambios y estado actual de los docu-
mentos; disponibilidad de las versiones actua-lizadas en el punto de uso; mantenimiento de los documentos legibles e identificables; pre-
vención del uso invo-luntario de docu-mentos obsoletos.
Recuerda que…
1. Es importante mantener el SGC para que nuestras ope-
raciones estén planeadas adecuadamente y podamos tener una labor exitosa.
¡Tu eres parte esencial en este proceso!
2. La norma ISO 9001 está dividida en 8 secciones. Las úl-timas 5 establecen los requisitos para el establecimiento
del sistema.
3. El requisito cuarto, denominado “Requisitos del siste-ma”, aborda todo lo concerniente a los requisitos genera-les del sistema y al proceso de documentación dentro de
la organización.
4. El manual de calidad es un documento que traza las po-líticas, procedimientos y requerimientos del SGC.
5. Todos los documentos deben estar debidamente identi-ficados, almacenados y actualizados. Todos los procesos y procedimientos pueden ser consultados. Por lo tanto, si tienes duda, siempre puedes acudir al Sistema Maestro.
6. No debes usar documentos obsoletos. Mantén todo ac-tualizado y recuerda reportar todos los cambios que reali-
ces en tus documentos.
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Crucigrama
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