Editor: Jesús Arias

APE - Regional

Año 2016

Vol. 1

Administración

Planificación

Estrategias

APE

Equipo periodístico

CONTENIDO

Administrar y

planificar

profesionalmente

para alcanzar el

éxito, en cualquier

ámbito donde nos

encontremos

garantiza el

cumplimiento y

seguridad del

sistema aplicado. En

los artículos

presentes le

indicamos algunos

aspectos que en

general tocan el

tema

administración y

planificación con

estrategias

Editorial

Proceso Administrativo: Definición,

Elementos del proceso administrativo,

Fases del proceso administrativo,

Funciones, Principios, Criterios de

clasificación, Proceso administrativo,

Importancia de llevar a cabo un buen

proceso administrativo

Planificación Estratégica.

Jesús Simón Arias Barrios.

Carlos Daniel De Jesús Gavidia

Roximar Edicth Molina Mendoza

Liannybeth Gabriela Rivas Palm

EDITORIAL

Administración, Planificación, Estrategia

La administración dentro del mundo empresarial, industrial, institucional e incluso

personal es muy importante debido que con esta se estructuran los recursos para

poder permitir mayor productividad y mejor aprovechamiento de los mismos. Por otro

lado, la planificación se asume con seriedad y la misma sólo constituye un medio que

potencialmente puede facilitar una mayor racionalidad técnica de la actividad

económica y social. Cabe destacar que hablar de administración envuelve aspectos

que están implícitos en los conceptos de planificación, organización, dirección y

control de recursos que de manera estratégica se distribuirán para obtener el logro de

los objetivos pautados en la organización. Siendo el administrador, responsable y

capacitado para elaborar los diferentes planes con los cuales la empresa se guiara para

su desarrollo. Donde, es importante prevalecer la unión de los recursos internos con

las oportunidades del entorno empresarial, para disminuir aquellas debilidades internas

y las amenazas que puedan llegar a afectar el desarrollo de las actividades de una

empresa; siendo esto lo que define una buena planificación estratégica.

Por: Liannybeth Rivas Palm

Definición, Elementos, Fases

Definición del proceso administrativo: Antes de definir es concepto se puede aclarar que un

proceso, es una secuencia continua de eventos, que se desarrollan direccionalmente durante

un periodo de tiempo, en el cual sólo se distinguen convencionalmente los sucesos intermedios

que lo componen, en otras palabras es un conjunto de pasos o etapas necesarias para llevar a

cabo una actividad.

Ahora bien el proceso administrativo, es el conjunto de pasos o etapas sucesivas e

interrelacionadas entre sí, a través de las cuales se efectúa la administración. Donde está

estructurado por cuatro funciones: planeación, organización, dirección y control.

Elementos del Proceso Administrativo: Los elementos son las mismas funciones pero en

cada una se constituyen las diferentes etapas como se distinguen:

1. Planeación:

Propósitos o misiones: Se identifica la función o tarea básica de una empresa o

institución o de una parte de esta.

Objetivos o metas: Los objetivos o metas son los fines que se persiguen por medio de

una actividad de una u otra índole.

Estrategias: Es la determinación de los objetivos básicos a largo plazo de una empresa y

la adopción de los recursos de acción y la asignación de recursos necesarios para su

cumplimiento.

Políticas: Son enunciados o criterios generales que orientan o encausan el pensamiento

en la toma de decisiones.

Procedimientos: Son planes por medio de los cuales se establece un método para el

manejo de actividades futuras.

Reglas: Se exponen acciones o prohibiciones específicas, no sujetas a discrecionalidad

de cada persona.

Programas: Son un conjunto de metas, políticas, procedimientos, reglas, asignaciones

de tareas, pasos a seguir, recursos por emplear y otros elementos necesarios para llevar

a cabo un curso de acción dado.

Presupuestos: Es la formulación de resultados esperados expresada en términos

numéricos.

2. Organización: Se identifica las funciones:

La identificación y la clasificación de las actividades requeridas.

La agrupación de las actividades necesarias para el cumplimiento de los objetivos.

La asignación de cada grupo de actividades a un administrador dotado de la autoridad

(delegación) necesaria para supervisarlo y,

La estipulación de coordinación horizontal (en un mismo o similar nivel organizacional) y

vertical (entre las oficinas generales, una división y un departamento) en la estructura

organizacional.

Jerarquías: Fijar la autoridad y la responsabilidad correspondiente a cada nivel existe dentro

de una organización.

Puestos: Las obligaciones y requisitos que tienen en concreto cada unidad de trabajo

susceptible de ser desempeñada por una persona.

3. Integración:

Selección, es proceso para elegir entre varios candidatos, dentro o fuera de la

organización a la persona más indicada para ocupar un puesto en ese mismo momento

o en el futuro.

Introducción, la mejor manera para lograr que los nuevos elementos se articulen lo más

óptima y rápidamente que sea posible al organismo social.

Desarrollo, es un método sistemático integrado y planeado que se realiza a través de la

capacitación, el adiestramiento y la formación del personal para elevar la eficacia de

grupos de personas y de la organización o de una unidad organizacional importante.

4. Dirección:

Autoridad y mando, es el principio del que deriva toda la Administración y, por lo mismo,

su elemento principal, que es la dirección o liderazgo arte o proceso de influir en las

personas.

Comunicación, es la transferencia de información de un emisor a un receptor, el cual

debe estar en condiciones de comprenderla.

Delegación, es la forma técnica para comunicar a los subordinados la facultad de decidir

sin perder el control de lo que se ejecuta.

Supervisión, es revisar si las cosas se están haciendo tal y como se habían planeado y

ordenado.

5. Control:

Establecimiento de normas, es sencillamente criterio de desempeño, son los puntos

seleccionados de un programa de planeación para que los administradores puedan

recibir señales de cómo marchan las cosas.

Medición del desempeño, debe realizarse idealmente con fundamento en la previsión a

fin de que las desviaciones puedan detectarse antes de que ocurran y evitarse mediante

las acciones apropiadas.

Corrección de las variaciones respecto de normas y planes, es el punto de control puede

concebirse como parte del sistema total de administración y ponerse en relación con las

demás funciones administrativas.

Etapas del proceso administrativo: Se plantean dos fases en el proceso administrativo, una

mecánica y otra dinámica. En la fase mecánica, se busca establecer qué hacer y se prepara la

estructura necesaria para hacerlo, comprende las actividades de planeación y organización. La

segunda, fase la dinámica, se refiere a cómo se maneja ese organismo social que se ha

estructurado y comprende las actividades de dirección y control.

Funciones Básica del Proceso Administrativo

Las funciones básicas del proceso administrativo son, las vistas anteriormente y se explican a

continuación:

Planeación: La primera función del proceso administrativo, consiste en definir los objetivos,

los recursos necesarios y las actividades que se van a realizar con el fin de poder alcanzar los

metas propuestos. La planificación administrativa, es un proceso de selección de objetivos,

alternativas, recursos y medios para alcanzar mayores niveles de desarrollo de un país,

institución o empresa; es crear las condiciones para el desenvolvimiento futuro y coordinado,

aprovechando los aspectos positivos de su medio ambiente y reduciendo los aspectos

negativos. La planificación en síntesis es un proceso de proyección al futuro pero la

planificación comprende en la práctica desde el nivel de ideas, pasando por el diseño de

objetivos, metas, estrategias, políticas y programas, hasta los procedimientos. Por lo dicho

podemos aseverar que constituye una toma de decisiones, ya que incluye la elección de una

entre varias alternativas.

Organización: La segunda función, es la relación que se establece entre los recursos

humanos y los recursos económicos que dispone la empresa para alcanzar los objetivos y

metas propuestas en el plan. Organizar, es conjugar los medios a disposición (hombre-técnica

capital y otros recursos) para alcanzar la producción. En una forma más práctica implica la

implementación de una estructura de funciones, vía la determinación de las actividades

requeridas para alcanzar las metas de una empresa y de cada una de sus partes; este

agrupamiento de actividades y su asignación respectiva a uno de los miembros de la empresa,

la delegación de autoridad para ejecutarlas, la provisión de los medios para la coordinación

horizontal y vertical, de las relaciones de información y de autoridad dentro de la estructura

orgánica, constituye la función de organización.

Dirección – Ejecución: Comprende la mística de la subordinación y no de sometimiento. Los

subordinados son debidamente orientados y el superior tiene una continua responsabilidad

para hacerles conocer sus diferencias y orientarles para el mejor desenvolvimiento y

cumplimiento de sus tareas, a la vez para motivarlo a trabajar con celo y confianza. Para esto el

superior hará uso de sus métodos específicos, con la tónica de liderazgo. En otras palabras la

función de ejecución, es hacer que los miembros de la organización contribuyan a alcanzar los

objetivos, que el gerente o ejecutivo desea que se logre, porque ellos quieren lograrlo; la

ejecución significa realizar las actividades establecidas en el plan, bajo la dirección de una

autoridad suprema. Consiste también en orientar y conducir al grupo humano hacia el logro de

sus objetivos. En síntesis significa poner en acción o actuar (dirigir el recurso humano). La

gestión significa creación, aporte, imaginación, iniciativa, criterio direccional para tomar

decisiones extendiéndolas las ordenes e instrumentos, el director sabrá elegir la ubicación

estratégica de sus oficinas para poder dirigir con eficacia.

Control: Es la cuarta función del proceso, consiste en la evaluación y corrección de las

actividades del que hacer de los subordinados, para asegurarse de lo que se realiza va de

acorde a los planes. Por lo tanto sirve para medir el desempeño en relación con las metas,

detecta las desviaciones negativas y plantea las correcciones correspondientes en perspectiva

de cumplir con los planes; son bastantes conocidos los instrumentos de control, tal como el

presupuesto para gastos controlables, los registros de inspección para verificar y comprobar el

objetivo trazado. En síntesis se trata de una comprobación o verificación de los resultados,

contrastados con lo que se planeó previamente. Ver Figura 1.

Figura 1. Etapas del Proceso Administrativo, Web (2016)

Referencias

Bustos, E (2003). Proceso Administrativo y Planeación. Disponible:

http://www.letrak.com.co/alejandro/material/adm/planeacion.pdf

Por: Roximar Molina Mendoza

Funciones, Principios, Planeación

Tema: Funciones de los procesos administrativos, principios de la administración aplicados a la

planificación y la planeación por tanteo.

Funciones:

Las funciones o procesos detallados no son independientes, sino que están totalmente

interrelacionados. Cuando una organización elabora un plan, debe ordenar su estructura para

hacer posible la ejecución del mismo. Luego de la ejecución (o tal vez en forma simultánea) se

controla que la realidad de la empresa no se aleje de la planificación, o en caso de hacerlo se

busca comprender las causas de dicho alejamiento. Finalmente, del control realizado puede

surgir una corrección en la planificación, lo que realimenta el proceso.

Las funciones administrativas son primordiales para la empresa dentro del sistema de toma de

decisiones. Las cuales son:

Enlace Función planeación:

https://www.youtube.com/watch?v=yetmjkn-A-c&feature=youtu.be

Enlace función de organización:

https://www.youtube.com/watch?v=kDv39ext0uI&feature=youtu.be

Enlace a funcion de dirección

https://www.youtube.com/watch?v=zCg8rRNMBtQ&feature=youtu.be

Enlace a función de control

https://www.youtube.com/watch?v=5x9gaUMIxPo&feature=youtu.be

Enlace a proceso administrativo

https://www.youtube.com/watch?v=CuzZ19uXHD4

Referencias

Stoner, J y otros (1996).

Administración. México, D.F:

Prentice Hall Hispanoamericana.

Disponible:

http://www.gestiopolis.com/proceso-

administrativo-planeacion-organizacion-

direccion-y-control/

Martínez, I (2015). Funciones del

Proceso Administrativo. Disponible:

http://es.slideshare.net/isaacvillavicenciom

artinez/funciones-del-proceso-

administrativo

Por: Carlos De Jesús Gavidia

Criterios de Clasificación e Importancia

Criterios de Clasificación del proceso administrativo: Los criterios para clasificar el proceso

administrativo, son considerados diversos por varios autores, Siendo toda división de algún

modo arbitraria y con fines de estudio, es natural que se presenten diversos criterios para

distinguir y separar los elementos de la administración. Sin embargo, aunque los elementos

varían en número según cada autor, los objetivos que se persiguen son los mismos. Por otro

lado, George Terry sigue con los elementos indicados anteriormente como son: 1) Planeación

2) Organización 3) Ejecución 4) Control, donde estos son las bases fundamentales en todos los

procesos administrativos, pudiendo variar es las etapas internas de ellos, dependiendo de la

organización que planee las mismas.

Proceso Administrativo: Con todo lo expuesto anteriormente se puede fundamentar más la

parte conceptual e indicar que el proceso administrativo, es el flujo continuo e interrelacionado

de las actividades de planeación, organización, dirección y control, desarrolladas para lograr un

objetivo común, como es aprovechar los recursos humanos, técnicos, materiales u otro tipo,

con los que cuenta la organización para hacerla efectiva, para sus stakeholders y la sociedad.

Según el autor Hurtado, dice que es la herramienta que se aplica en las organizaciones para el

logro de sus objetivos y satisfacer sus necesidades lucrativas y sociales. Si los administradores

o gerentes de una organización realizan debidamente su trabajo a través de una eficiente y

eficaz gestión, es mucho más probable que la organización alcance sus metas; por lo tanto, se

puede decir que el desempeño de los gerentes o administradores se puede medir de acuerdo

con el grado en que éstos cumplan con el proceso administrativo. (Hurtado, p.47).

Importancia de llevar a cabo un buen proceso administrativo: El llevar un buen proceso

administrativo dentro de una organización es muy importante porque así se cumplen con éxito

los objetivos pautados para optimizar la productividad, efectividad de la misma y por ende la

economía aumenta lo que la posiciona en el mercado. De la misma manera aclara y determina

los objetivos, establece un plan general de logros enfatizando la creatividad para encontrar

nuevos medios y mejores desempeño en el trabajo, establecer políticas, procedimientos y

métodos de desempeño, anticipar los posibles problemas futuros, modificar los planes a la luz

de los resultados arrojados por la función de control,. Entre otros. Lo que significa que cada

empresa u organización, debe tener su proceso administrativo con el fin de mantenerla estable

y así poder obtener resultados benéficos a futuro, es importante tomar en cuenta cada paso o

función ya que cada uno tiene un lugar muy importante dentro de ella.

Referencias

¿Qué es el Proceso Administrativo? Disponible: http://www.gestiopolis.com/que-es-proceso-

administrativo/

Importancia del Proceso Administrativo en las Empresas. Disponible:

http://www.gestiopolis.com/importancia-del-proceso-administrativo-en-las-empresas/

Por: Jesús Arias Barrios

Planificación Estratégica

Planificación: La planificación está presente en la vida diaria, en las empresas,

organizaciones, instituciones, y otros, por lo que se hace necesaria la misma. A través de la

planificación se coordina y distribuye el tiempo para la ejecución de todas las actividades

contempladas en cualquier proyecto; esto conlleva a que la dirección, control, toma de

decisiones y la forma de estructurar un proceso que influye en el logro de los objetivos y por

ende el triunfo que se desea alcanzar. Como indica Corredor (2012), la planificación “es un

concepto que nunca se despojará de dos factores que le son inherentes en la exploración o

construcción del futuro: la dirección y el control”. (p.43). La planificación significa, por

consiguiente, pensar antes de actuar, es decir analizar con método, con rigurosidad y en forma

sistemática, visualizar escenarios identificando oportunidades y amenazas, fortalezas y

debilidades, para, de esta manera, formular objetivos de mediano a corto plazo; como dice

Matus (1996) citado por Zambrano (2006), “La planificación es la herramienta para pensar y

crear futuro”. (p.10).

Estrategia: En los diccionarios el término estrategia se refiere a el arte, habilidad de dirigir

operaciones militares, por eso en principio esta palabra está ligada mucho al surgimiento en el

campo militar, lo cual se refiere a la manera de derrotar a uno o a varios enemigos en el campo

de batalla, sinónimo de rivalidad, competencia; sin embargo , es necesario estrechar su uso

no sólo en casos de rivalidad para derrotar oponentes sino también en función de brindar a las

organizaciones, empresas, industrias, e instituciones, una guía para lograr un máximo de

efectividad en la administración de todos los recursos en el cumplimento de los objetivos

pautados para el éxito de la mismas. Donde el plan de acciones debe ir orientado por un

trabajo en equipo, para ser empleado en calidad a los objetivos a lograr; siendo este plan

siempre transparente, respetado y admitido por todos en la organización. En pocas palabras

estrategia, es el medio, la vía, es el cómo para la obtención de los objetivos de la organización.

Planificación Estratégica: La planificación estratégica, es una disciplina que se encarga de

organizar los procesos para lograr mejores condiciones de vida, en la empresa, industria,

educación, entre otros. Por otra parte la planificación puede ser de diferentes tipos según el

país, el ámbito y la forma como se aplique. Por ejemplo, según el país pude ser socialista,

capitalista, autocrática o democrática; según el ámbito geográfico, puede ser nacional, regional

o local, según el jurídico pública o privada y según el enfoque puede ser administrativa,

normativa y estratégica. Sin embargo en la práctica estos tipos de planificación no pueden

aplicarse de forma aislada, debe ser necesario combinarlo para obtener mejores resultados.

Donde para estos tiempos tan complicados la combinación que pueda funcionar es la de la

planificación estratégica, democrática y participativa.

Planificación Estratégica Vs Planificación Normativa:

Cuadro1. Rasgos Distintivos entre Planificación Estratégica y Planificación Normativa

R

asg

os D

isti

nti

vo

s

Planificación Estratégica Planificación Normativa

Las normas se integran a un proceso

constante de alternativas y trayectorias.

Se debe cumplir exactamente lo que está

programado.

Se plantean metas conflictivas dentro de

un espacio de logro mayor que las propias

metas.

Los objetivos y metas se elaboran

precisos mediante un enunciado de un

sujeto planificador, con plazo fijo.

En primer momento existen oponentes a

los objetivos.

No hay actores opuestos a los planes.

No desestima el dato, pero su máxima

dependencia es la inteligencia.

Defiende la exactitud numérica del dato.

Actúa como un sistema que sin dejar de El sistema lo controlan desde afuera,

ser relativamente dependiente es capaz de

autorregularse.

dependiente de la fuerza que planifica.

Trata de reducir la incertidumbre, variando

es el procedimiento.

Trata de reducir la incertidumbre,

variando es el procedimiento.

El tiempo es crítico. El tiempo es rígido.

El plan estratégico tiene una parte que

debe mantenerse en secreto.

El plan administrativo puede ser

publicado.

Formula y se mantiene formulando

trayectorias: define dos tipos las que se

dirigen a lograr el objetivo y las orientadas

a observar al oponente.

La trayectoria para cada objetivo es fija,

son las medidas para ejecutar las

normas.

Etapas del proceso: En el proceso de la

planificación estratégica las etapas son las siguientes:

Revisión de la historia: Por años la humanidad ha vivido haciendo la historia, pero

pensando en el futuro simultáneamente; donde es la práctica de las ideas lo que permite

el cúmulo de experiencias y la expectativa de lo nuevo lo que mueve la creatividad y la

invención. La importancia de conocer la ocurrencia de hechos pasados, en este proceso,

no sólo permite prever situaciones similares, sino que evita la repetición de la historia,

sobre todo, cuando ésta no ha dejado la mejor experiencia. Los pueblos permanecen en

la historia porque ellos han protagonizado su propia forma de ser y se han desarrollado

porque accedieron, a la curiosidad de estar al tanto más sobre los acontecimientos

futuros.

Construcción del escenario: Aquí se diagnostica las situaciones que componen el

sistema, es decir lo que está ocurriendo; representa los aspectos esenciales y claves de

la praxis actual. Se realiza una evaluación diagnóstica, que no tienen parámetros

estáticos, por cuanto el objetivo del proceso no es un fin último, sino un objetivo en

conflicto. Los actores son los que producen los hechos, determinando la forma, magnitud

e intensidad.

Previsión del futuro: Esta etapa, es la de mayor sensibilidad, estando más cerca de la

decisión, siendo su esencia la incertidumbre. Funciona como un esquema movible, para

que el sistema se mueva y no se estanque. Sus características más relevantes son:

sucede al diagnóstico, se basa en las prácticas de acontecimientos ocurridos en la

experiencia acumulada, es decir su elaboración es empírica, se fundamenta en lo

existente, es usado para realinear objetivos anteriores y para producir nuevos objetivos,

predice fuerza y poder potencial de los actores, estima los pasos probables de

ocurrencia, establece posibles variedad de cambios, entre otros.

Diseño de objetivos en conflicto: Los objetivos de planificación estratégica son

conflictivos, ya que sólo se logran por aproximaciones sucesivas y negando al

adversario su libertad de acción. Son concebidos dentro de un marco estratégico global,

Se formalizan en la fase predecisional y se construyen en la post- decisión.

Diseño de estrategias: El papel de la planificación estratégica es cabalgar sobre el

pronóstico, para orientar los objetivos, hacia los resultados esperados, deseados o

provocados, y establecer las trayectorias, que van de la imagen- objetivo de una

situación inicial, al objetivo real de una situación terminal. (Corredor, p. 66).

Formulación de planes: El plan es un modelo representativo de las acciones prácticas

que se han decidido poner en ejecución. Donde muchos autores deciden solucionar

situaciones desde la perspectiva de la racionalidad técnica. Este es un instrumento

informativo de la administración, que tiene dos posibilidades a nivel societal: establecer

controles y promover consenso. a continuación se indica un esquema que podría

aplicarse al proceso interno de planificación.

Figura 2. Proceso de formulación del plan, según modelo comunicativo.

Previsión del feed back: Es una información de retorno que facilita la corrección del

sistema en cualquier punto o momento que sea necesario. El feedback, se prevé en tres

momentos que cubren totalmente el sistema al inicio del proceso de conversión y en el

final del proceso. Los tres momentos son: decisión, conversión, producto para obtener

un resultado.

Modelo básico de la planificación estratégica: Como vimos anteriormente la planificación

maneja la dirección y el control y al agregar lo estratégico se amplía el significado para incluir

en la definición la dirección y el control de conflictos. Por otro lado Corredor (2012) indica que

se pretende buscar un modelo básico para aplicar la planificación estratégica que sea aplicable

a cualquier empresa o sector. Entre los requisitos de proceso se buscan las situaciones en

ESTUDIO DE FACTIBILIDAD

LINEAMIENTOS

ÁNALISIS SITUACIONAL

PRONÓSTICO

ANÁLISIS DE FACTIBILIDAD

FORMULACIÓN DEL PLAN

ALTERNATIVAS

FORMULACIÓN

APLICACIÓN DEL PLAN

IMPLEMENTACIÓN

EJECUCIÓN

CONTROL

ZONAS DE

COORDINACIÓN

conflicto del sector, se recogen la visión y la misión, se vinculan con los objetivos y resultados

obtenidos. Se generan los planes y proyectos básicos hasta llegar a las acciones previstas e

imprevistas. Por lo que se estructura el modelo definiendo sus elementos: La fuente de

planificación, el instrumento de realización, la estructura organizativa y el sector que lo

percibirá. Donde la fuente de planificación proviene del centro de poder del sector, el

instrumento de realización requiere de la participación de los diferentes sectores

comprometidos en el proceso, sustituirá la visión de la problemática y orientada al desarrollo

económico por una comprometida con el desarrollo sustentable en términos concretos y

medibles. La estructura organizativa, de los organismos de planificación los cuales son el

vínculo entre las decisiones del plan y la sociedad perceptora.

La planificación es efectiva y eficiente solo en organismos y sectores realmente organizados y

jerarquizados. La sociedad perceptora es el destinatario o sector que se beneficiara con los

planes. Según este mismo autor el modelo de la planificación estratégica es la siguiente:

Figura 3. Componentes del modelo básico de la planificación estratégica.

Referencias

Corredor, J (2012). La Planificación Estratégica. Caracas: Vadell Hermanos

Editores, C.A.

Matus, C (1996). El Método PES: Planteamiento Estratégico Situacional. México

DF: Fondo de Cultura Económica.