revisión por la alta dirección - secretaría de cultura, recreación y … · 2016-04-15 ·...

FR-13-PR-MEJ-01 v3 Presentación Plantilla 3

Revisión por la Alta Dirección

Agenda

Bienvenida e Introducción

Objetivo

Subsistema de Gestión de Calidad y MECI.

Auditoría Externa de seguimiento

Subsistema de Gestión Ambiental.

Subsistema de Gestión Seguridad y Salud en el Trabajo

Subsistema de Gestión Documental.

Subsistema de Gestión de Seguridad de la Información.

Subsistema de Gestión de Responsabilidad Social.

FR-13-PR-MEJ-01 v3 Presentación Plantilla 3

Revisión por la Dirección SIG PR-MEJ-06

Objetivo: Revisar el funcionamiento del Sistema Integrado de Gestión y asegurar suadecuación, conveniencia, eficacia, eficiencia y efectividad, que permitan unmejoramiento continuo del mismo.

Dar cumplimiento a lo establecido en: Ley 872 de 2003. Decreto 652 de 2011; NTCGP 1000:2009. Norma Técnica de Calidad de la Gestión Pública; NTD SIG 001:2011. Norma TécnicaDistrital Sistema Integrado de Gestión.

Diagnóstico de Información para Revisión por laDirección SIG

Para asegurar la sostenibilidad y adecuado funcionamiento delSIG, debe ser apropiado por todos los funcionarios, liderados por elgrupo directivo, responsables de los procesos de la entidad.

Los profesionales encargados de administrar la documentación delSIG definen, implementan acciones y hacen gestión y seguimientopara fortalecer el sistema.

Sin embargo, depende de los Responsables de los Procesosgarantizar su conocimiento y apropiación por parte de todos losfuncionarios de la entidad y mantener actualizados eimplementados sus procesos

Diagnóstico de Información para Revisión por laDirección SIG

Por oficio, correo y de forma presencial se realizó gestión

buscando garantizar tener al día los diferentes elementos a

evaluar en la reunión.

Información

SolicitadaRadicado

Fecha de

Solicitud

Fecha

Informado

Fecha

de

Entrega

Procesos que

entregan de

Información a

tiempo

Seguimientos

Punto de atención al

ciudadano - revisión

por la dirección

20155000215933 25/09/2015 01/10/2015 08/10/2015

Fomento

Gestión de

Talento Humano

Conocimiento

Mejora Continua

A estas solicitudes se les

realizó seguimiento por

correo, por teléfono, por

Orfeo y personalmente

de manera permanente

desde el 08 de Octubre.

La información para

consolidar se empezó

recibir posteriormente a

la fecha solicitada; sin

embargo en algunos

casos la información no

cumplía con los

requisitos necesarios

para consolidar esta

presentación

Solicitud información

derechos de petición -

revisión por la

dirección.

20155000215793 25/09/2015 01/10/2015 08/10/2015

Solicitud información

satisfacción de

usuarios y producto no

conforme - Revisión

por la Dirección

2015500021566325/09/2015 01/10/2015 08/10/2015

Memorando solicitud

avances compromisos

de revisiones por la

Dirección

20155000213403 25/09/2015 01/10/2015 08/10/2015

Desempeño y avances de los Subsistemas SIG

Subsistema Gestión de Calidad

Entradas Revisión por la Dirección

Retro-alimentación del Cliente (PQR's, Satisfacción Usuarios

(misionales y puntos de atención).

Desempeño de Procesos (Documentación, Indicadores)

Producto No Conforme.

Estado de las Acciones Correctivas, Preventivas y de Mejora.

Acciones de seguimiento de revisiones previas

Resultados sobre la gestión de los Riesgos

Normograma.

Cambios que podrían afectar el Sistema

Recomendaciones para la mejora

Resultados de Auditorias Internas y Externas.

Revisión de la Políticas y Objetivos SIG.

PR-MEJ-06

1. Retroalimentación del Cliente

Retro-alimentación del ClientePunto Atención al Ciudadano

Tema (Escriba los temas de mayor consulta) 2014 2015

Información SDCRD 361 40

Convocatorias 193 46

Actividades SDCRD 173 50

Programación Cultura 309 56

Planetario Distrital 3 57

Programación Bibliotecas 38 93

Otras Entidades 234 812

Temas Varios de la Ciudad 324 781

Cursos Deportivos 4 60

Talleres Artísticos y Cursos Culturales 7 63

Total 1646 2058

Consultas Presenciales


Tema 2014 2015

Convocatorias 81 10

Actividades SDCRD 146 27

Programación Cultura 224 76

Planetario Distrital 109 3

Programación Bibliotecas 0 3

Otras Entidades 85 100

Temas Varios de la Ciudad 159 73

Cursos Deportivos 83 0

Talleres Artísticos y Cursos Culturales 30 0

Total 917 292

Consultas Telefónicas


Tema 2014 2015

Información Sobre el sector: Cultura, Recreación y

Deporte

91 163

Total 91 163

Consultas Correo Electrónico

- Las consultas realizadas en el Punto de atención, hacen referencia a:Festivales al parque, Festival de Verano, entre otras.- Sobre estas se suministra información de programación y ejecución de lasmismas.

Se sugiere- La Oficina Asesora de Comunicaciones centralice la información de las

actividades del sector, y esta sea la que se suministre al Punto de Atención.- Las encuestas de satisfacción se realicen en la página Web de la Secretaría,

ya que los ciudadanos no les gusta realizar la encuesta física.

Retro-alimentación del Cliente

1. El tema más reiterativo se encuentra relacionado con “ Regulación Control y Personas Jurídicas”,específicamente la expedición de certificaciones de existencia y representación legal, solicitudes deinscripción de dignatarios, entre otras.

2. En segundo lugar encontramos los “ Asuntos de Arte, Cultura y Patrimonio”, relacionados con lasconvocatorias, inclusión o exclusión de bienes de interés patrimonial, información sobre poblaciones, temasde localidades entre otros.

3. En el tercer puesto están “Asuntos de Lectura y Bibliotecas”, allí encontramos todos los temas inherentesa la administración de las bibliotecas que pertenecen a la Red Distrital de Bibliotecas.

4. La mayoría de las peticiones resueltas por la Oficina, corresponde a temas relacionados con actividadescontractuales, conceptos y demás asuntos jurídicos.

Derechos de Petición

Retro-alimentación del ClienteDerechos de

Petición

Se compara los meses de enero,marzo y junio en el año 2015 sepuede apreciar un aumento en elporcentaje de cumplimiento; noobstante, cruzados los porcentajesde los meses de abril, junio yagosto es claro que en 2015 elcumplimiento fue inferior al 2014.

Por lo anterior, se requiere de unmayor compromiso de las personasencargadas de proyectar y firmarlas respuestas, con el fin dealcanzar la meta establecida en100%.

Retro-alimentación del ClienteSatisfacción de

los usuarios

Total de Encuestas 176

Calificación Promedio 9,7

Punto de Atención

El Proceso de Atención al Ciudadano cuenta con un indicador el cual mide elNivel de satisfacción de los usuarios del punto de atención y se reporta demanera mensual.


los usuarios

Procesos Resultados Procesos Misionales

Fomento

Entre los meses de marzo y junio de 2015 se aplicó la encuesta de percepción a los

ciudadanos que participaron en las jornadas de inscripción de propuestas para el

Programa Distrital de Estímulos 2015.

La sistematización de la encuesta fue solicitada al Observatorio de Culturas y los

resultados más relevantes son:

- El proceso de inscripción es calificado como "bueno" por el 76,3% de los

encuestados, y como "muy bueno" por el 21,2%.

- La cartilla del concurso es calificada como "clara" por el 71,6% de los

encuestados, y "muy clara" por el 25,9%.

- El 70% de las personas encuestadas asistió a una de las jornadas informativas

realizadas para la explicación de las condiciones de participación en los

concursos.

- De acuerdo con los encuestados, la principal fuente de información sobre los

concursos es el portal web de la SCRD (37%), seguido por el portal web de la

entidad responsable del concurso (32%).

En los meses de noviembre y diciembre se aplicará una nueva encuesta, dirigida a los

participantes en los concursos de todas las entidades.

Organización

Proceso nuevo se encuentra en Plan de Trabajo.Producción

Gobernanza


los usuarios

Procesos Resultados Procesos Misionales

Conocimiento

SASPL: Con relación a la solicitud de la medición de satisfacción de los usuarios del

SISCRED; no se han presentado comentarios, observaciones, sugerencias de los

usuarios del sistema, por lo que no se reportar medición al respecto. En este sentido,

se definirá otro mecanismo de medición de satisfacción de los usuarios, posiblemente

la mejor opción es cargar una encuesta de autodiligenciamiento en el SISCRED.

Observatorio: Hasta el momento no ha realizado esta medición, pero se va a

implementar. Dicha implementación está en el plan de mejora de Investigaciones y

Mediciones

Regulación

No se recibió un reporte atendiendo la solicitud Radicada por Orfeo.

Se toma la información del “indicador Satisfacción en la atención de usuarios

IND-REG-06”, registrada en el cuadro control Administrador de Indicadores de

Mejora Continua, en el cual en su histórico ha obtenido el 100% como resultado. Con

unas observaciones así: Durante el periodo que comprende el tercer trimestre del año

2015, se evidencia que el nivel de satisfacción evaluado, cumple al 100% las

necesidades e inquietudes de los usuarios. De las calificaciones y comentarios

efectuados por los usuarios se evidencia que los mismos se encuentran totalmente

satisfechos con la orientación y atención que reciben.

Se debe implementar el Lineamiento 8. Mecanismos de medición;de la NTD. En el cual se exige la medición de todos los Bienes &Servicios ofrecidos por cada uno de los procesos misionales.

2. Desempeño de Procesos

Desempeño de Procesos Documentación

Herramienta de Control“Listado Maestro de Documentos - FR-02-PR-MEJ-01”

Estados Documentos SIG

- En uso: son 374 documentos que han sido aprobados y seencuentran vigentes para ser utilizados en la gestión de laSecretaria.

- En Revisión: Son 84 documentos que requieren algún tipode ajuste y estandarización la cual se compone de fases:

- Solicitud (Documento nuevo o en actualización).- Tramites en Sistema de Gestión Documental- Diagramación y Codificación- Relación con el Normograma (Si aplica)- Impresión y Digitalización- Revisión y Firmas- Publicación- Socialización

- Suspendido: Es 1 documento que por algún motivo no seeliminan totalmente del sistema pero no se encuentran enuso.

- Eliminado: Son 91 documentos que ya no son requeridosen el sistema pero debe mantenerse su historia.

- Traslado: Son 97 documentos que se trasladan de unproceso a otro.

Estado Documentos Cantidad

En uso 374

En revisión 84

Suspendido 1

Eliminado 91

Traslado 97

Total general 647


Los documentos de Gobernanza, Organización y Producción son documentosnuevos que están en revisión y no han sido publicados aún.

En el caso de documentos de Gobernanza provienen del Proceso anterior deParticipación.

Desempeño de Procesos Indicadores


A corte Septiembre 30. El procesos de Gobernanza (anterior Participación) en elaboración por partedel responsable de participación.

Los procesos de Organización y Producción no cuentan con indicadores de Gestión El reporte de indicadores ha sido entregado fuera de tiempo de acuerdo a la periodicidad, en la

mayoría de los procesos. Se recuerda que el tiempo de entrega estipulado en el procedimiento esen los primeros cinco días hábiles del mes siguiente.

Cantidad de Indicadores por proceso y periodicidadProceso Mensual Bimestral Trimestral Cuatrimestral Semestral Anual Total general

Politicas y Direccionamiento Estrategico 2 2

Mejora Continua 1 2 1 4

Comunicaciones 5 1 6

Gestión de Talento Humano 5 1 6

Gestión de TICs 3 1 4

Conocimiento 2 2 4 8

Fomento 2 2 4

Gobernanza (indicadores de Participación) 2 2

Regulación 2 1 3

Gestión Financiera 5 1 6

Gestión de Recursos Físicos y Servicios Generales 2 2

Gestión Documental 2 2

Gestión Jurídica 8 1 9

Atención al Ciudadano 4 4

Control Interno y Disciplinario 1 1 2

Total general 33 1 14 2 8 6 64


Desde el proceso de MejoraContinua se estableció unindicador el cual se mide demanera semestral y con el cual seevidencia la Apropiación del SIGen los servidores públicos de laSecretaria.

La apropiación del SIG disminuyó sin cumplir la meta a pesar de las diferentes herramientasutilizadas (Cápsulas SIG, Socializaciones programadas, Visita a las Oficinas, Socializacionesen Comités Primarios por Dependencias).

Para la medición de este indicador se han realizado evaluaciones presenciales yelectrónicas, sin contar con la participación de la totalidad de los servidores.

El SIG dispondrá una herramienta electrónica para medir la apropiación del SIG, en la cual se realizaránla evaluación pertinentes a las socializaciones del periodo. Esta será informada a los Responsables yLideres operativos por Proceso

URL para indicador Apropiación SIG II Semestre 2015http://www.culturarecreacionydeporte.gov.co/elecciones2014/index.php/272675/lang-es

3. Producto No Conforme

Producto o Servicio No Conforme

Procesos Resultados

Fomento En el año 2015 no se ha presentado producto o servicio no conforme.

Organización

Existe la ficha técnica de organización y participación y del proceso anterior de

Organización que fue eliminado, la cual puede servir de insumo para la

construcción de esta ficha. Por lo que, no ha reportado producto o servicio no

conforme.

ProducciónNo cuenta en la actualidad con ficha técnica de bienes y servicios, por lo que no

ha reportado producto o servicio no conforme.

GobernanzaNo cuenta en la actualidad con ficha técnica de bienes y servicios, por lo que no

ha reportado producto o servicio no conforme.

Conocimiento

En el año 2015 no se ha presentado producto o servicio no conforme, en los

bienes y servicios del Observatorio de Culturas.

Frente a la Subdirección de Análisis Sectorial, Poblacional y Local, en el primer

trimestre no se presentó producto o servicio no conforme. En el segundo

(reportes) y tercer trimestre (aplicativo estímulos) si se presentó y fue

reportado. Se incluyó en el consolidado.

Regulación Durante el año 2015 no se ha presentado producto o servicio no conforme.

Comunicaciones En el año 2015 no se ha presentado producto o servicio no conforme.

4. Estado de las ACPM

Acciones Correctivas, Preventivas y de Mejora

AC AP AM C AC AP AM C

Políticas y Direccionamiento Estratégico 1 0 0 0 10 0 1 5

Mejora Continua 1 0 0 0 21 1 17 13

Comunicaciones 6 0 2 0 5 0 8 0

Gestión de TIC's 5 0 2 0 13 0 9 2

Gestión de Talento Humano 8 0 5 0 14 2 12 0

Conocimiento 2 3 0 0 10 0 0 4

Regulación 0 0 3 0 5 2 4 8

Fomento 0 0 1 0 14 0 4 2

Gobernanza 1 0 0 0 0 0 0 0

Organización 1 0 0 0 0 0 0 0

Participación 1 0 0 0 5 1 2 1

Gestión jurídica 2 0 2 0 10 5 13 0

Recursos físicos 6 0 0 3 11 1 0 4

Gestión financiera 8 0 2 1 12 0 2 6

Atención al ciudadano 5 0 0 0 1 0 0 0

Seguimiento y evaluación 1 1 0 0 15 0 15 0

Control interno y disciplinario 4 0 0 0 4 0 0 0

TOTAL 52 4 17 4 203 19 103 46

TOTAL

PROCESOSAbiertas Cerradas

77 371

Acciones Correctivas, Preventivas y de Mejora

Políticas y Direccionamiento

Estratégico1

Mejora Continua 1

Comunicaciones 8

Gestión de TIC's 7

Gestión de Talento Humano 13

Conocimiento 5

Regulación 3

Fomento 1

Gobernanza 1

Organización 1

Participación 1

Gestión jurídica 4

Recursos físicos 9

Gestión financiera 11

Atención al ciudadano 2 3

Seguimiento y evaluación 1 1

Control interno y disciplinario 4

TOTAL 3 74

TOTAL 77

Proceso Vencidas En curso

5. Seguimiento de compromisos revisiones previas

Compromisos Revisiones Alta Dirección

Año Total Terminados Pendientes

2014 21 17 4

2013 (pendientes 17 16 1

2012 (pendientes) 33 30 3

2011 (pendientes 5 5 0

Total 76 68 8

EL Profesional de la Dirección de Planeación recopilo la información de estaestrada desde el año 2011, y ha realizado un seguimiento a cada una de ella loque ha permitido el cierre de 68 compromisos.

Esto equivale a 89 % de gestión en cuanto a seguimiento.


Compromisos

Anteriores

Responsable Seguimiento Entregado

Adoptar y socializar la

política de

comunicaciones

mediante acto

administrativo. (2012)

Oficina Asesora

Comunicaciones

2014: Elaboración cronograma de trabajo sectorial.

2015: La asesoría de comunicaciones actual, que entró en

vigencia a partir del mes Enero de 2015 ha avanzado en la

actualización de la Política de Comunicaciones, documento

que será presentado para su aprobación en comité directivo

del día 26 de Octubre de 2015.

Alimentar y fortalecer

el Sistema de

Información Sectorial-

Módulo de Culturas,

Recreativas y

Deportivas (2012)

Dirección de Culturas

Recreativas y Deportivas

2014: Al finalizar los contratos inter administrativos realizados

por la SCRD y la Universidad Nacional, se cuenta con

información de línea base del sector para ser integrada al SIS

relacionada con procesos de caracterización de

organizaciones y escuelas de formación deportiva.

2015: Desde el año 2012 se ha utilizado e implementado el

Sistema de Información Sectorial, alimentando la información

asociada a las convocatorias del sector en recreación, deporte

y actividad física, desde el IDRD y la SCRD. Es así como se

ha suministrado información en el modulo con los datos de las

personas jurídica y agrupaciones participantes de las diversas

versiones, con datos como nombre del proponente, upz,

localidad, barrio, propuesta, entre otros.


Compromisos

AnterioresResponsable Seguimiento Entregado

Adoptar lineamientos para

el programa de apoyos y

estímulos en el campo

recreodeportivo (2012)

Dirección de Culturas

Recreativas y

Deportivas

2014: El 11 de octubre de 2013, se realizó ajustes al documento de Lineamientos,

conforme ajustes presentados por a Mesa de Fomento de SCRD, el 30 de

diciembre de 2013 se presenta documento ante la DCRD. Se presento propuesta

de Lineamientos en mes de Abril de 2014 en Comité Primario, realizando los

ajustes pertinentes consignados en acta de fecha 11 de abril con orfeo

201441000823. Posteriormente el 16 de septiembre de 2014 se registra en Acta

con Orfeo 20144100174333 el procedimiento de estímulos para el campo de la

recreación , el deporte, recreación, parques y escenarios, como complemento al

documento de Lineamiento. Finalmente se solicita mediante correo electrónico de

fecha 6 de octubre de 2014 se solicita a la Dirección de Planeación ampliar el

plazo para presentar documento final de Lineamientos antes del 12 de noviembre

de 2014.

2015: Se realizó revisión documental y se adelantaron acciones de aproximación a

un documento de lineamientos de fomento en el campo recreodeportivo, tomando

como referencia el proceso desarrollado por la Dirección de Arte, Cultura y

Patrimonio.

Para la vigencia señalada, se adelantaron reuniones y consultas con el IDRD

respecto a la concepción del fomento asociado a estímulos y así se avanzo

significativamente en la mesa sectorial de fomento para construir una primera

versión de los lineamientos.

Posteriormente, se avanzo en el documento de lineamientos del proceso de

fomento en recreación, deporte, actividad física, parques y escenarios para

Bogotá, como consta en radicados No. 20144100255103 y 20153000093963, sin

embargo, es preciso señalar que atendiendo a directrices de la Secretaria de

Despacho, desde el mes de junio de 2015 se inició trabajo articulado con la

Dirección Arte, Cultura y Patrimonio para construir conjuntamente con la Dirección

de Bibliotecas y la Dirección de Regulación y Control un único documento sectorial

de lineamientos de fomento que permita diferenciar por capítulos las acciones

propias de cada dependencia.


Compromisos

AnterioresResponsable Seguimiento Entregado

Ajuste y aprobación de la

Política de Comunicaciones

(2013)

Oficina Asesora

Comunicaciones

Comité Directivo

2014: Se está elaborando un cronograma sectorial de actividades

para aprobar dicha política.

2015: La asesoría de comunicaciones actual, que entró en vigencia

a partir del mes Enero de 2015 ha avanzado en la actualización de

la Política de Comunicaciones, documento que será presentado

para su aprobación en comité directivo del día 26 de Octubre de

2015.

Designar un líder por cada

dependencia para realizar el

seguimiento a las respuestas

de los derechos de petición

(2014)

Todas las

dependencias

Conocimiento SASPL; Talento Humano; Gestión TIC's;

Conocimiento OC; Gestión financiera; Regulación; Políticas y

Direccionamiento Estratégico; Mejora Continua; Comunicaciones;

Recursos físicos; Jurídica

Articular con el tema de IVC

del proceso de Regulación

del Sector (2014)

Proceso de

Organización

Elaborar un plan de trabajo

para revisión de los

procedimientos de todos los

procesos (2014)

Responsables de

Proceso

Conocimiento SASPL; Fomento; Talento Humano; Control Interno y

Disciplinario; Conocimiento OC; Gestión Financiera; Regulación;

Políticas y Direccionamiento Estratégico; Mejora Continua;

Comunicaciones; Gestión Jurídica; Recursos Físicos

Implementar el proceso de

Gestión de Cambio (2014)

Responsables de

procesos

Gestión de Talento Humano; Conocimiento SASPL; Fomento;

Control Interno y Disciplinario; Conocimiento OC; Gestión financiera;

Regulación; Políticas y Direccionamiento Estratégico; Mejora

Continua; Comunicaciones; Recursos Físicos, Gestión Jurídica

6. Gestión De Riesgos

Gestión de Riesgos por Proceso

La actualización de los mapas deriesgos de los procesos fuerealizada en el año 2015, entrelos meses de mayo y julio,contando con un total de 77riesgos:

- 36 con calificación final bajo- 24 con calificación finalmoderado- 10 con calificación final alto- 7 con calificación final extremo

Estos resultados muestran unaestabilidad con respecto a losriesgos de los procesos del año2014. Los 41 riesgos concalificación moderado, alto yextremo, les fueron planteadasacciones adicionales a loscontroles existentes con el fin decontrolar su materialización.

7. Evaluación Cumplimiento Requisito Legal

Cumplimiento de los Requisitos Legales

El Normograma del Sistema de Gestión de la Entidad cuenta conun procedimiento de Administración y una herramienta en excel enla cual se registran 666 normas que lo rigen de acuerdo a loreportado por los responsables de Proceso dentro de laactualización de los documentos del Sistema.

Se actualizó el procedimiento de Administración del NormogramaPR-MEJ-08, en concordancia con el lineamiento No. 9 entregadopara la implementación de la NTD SIG 001:2011, en el cual seincluían los campos de un formato sugerido referente alcumplimiento de los requisitos legales. Fueron incluidos todos losrequisitos legales del Subsistema de Gestión Ambiental y de losprocesos en los cuales se han revisado y actualizado losprocedimientos.

Acciones de

Seguimiento y Control

Proceso Mejora

Continua

Cantidad de Solicitudes

Atendidas

Cantidad deDocumentos, ACPM, Riesgos,

y otras actividades apoyadas y de

seguimiento

ACPM 115 295

Actas Reunión 101 122

Auditoria 20 19

Capsulas del SIG 99 124

Derechos de Petición 29 74

Documentación 194 428

Ficha de Bienes y Servicio 5 12

Gobierno en Línea 1 1

Informe Proyectos 38 41

Lineamientos NTD 19 18

Mapa de Riesgos 29 45

Modificación Indicadores 8 13

Normograma 17 562

Plan Anticorrupción 38 44

PNC 9 9

Presentaciones 15 16

Rendición de Cuentas 92 184

Reporte Indicadores 139 452

Revisión por la Dirección 24 24

Socializaciones 41 160

Transparencia 8 8

PIGA 12 12

Total general 1053 2663

Seguimiento actividades desde Proceso Mejora continua al SIG

8. Cambios que podrían afectar el SIG

GESTIÓN DE TIC'SEl proceso de TICS paso de ser de apoyo a estratégico, se considera imprescindible elacompañamiento de la Dirección de Planeación y Procesos estratégicos para redimensionar lasfunciones que se deben desempeñar, entendiendo que el proceso debe ser continuo a corto, medianoy lago plazo.

Es de vital importancia que el Grupo Interno de Sistemas cuente con una estructura fortalecida tantoen la parte del recurso humano como tecnológico, con el fin de cumplir con un rol más estratégico,que permita contribuir al desarrollo sostenible en la ejecución de los planes y programas públicos.

De igual manera, es fundamental para la ejecución de los objetivos de la Entidad, que el personal queexiste actualmente tenga continuidad, ya que el contar con personal idóneo y conocedor del quehacerinstitucional coadyuva a la sostenibilidad de la gestión.

GESTIÓN TALENTO HUMANO- De no dar continuidad a las acciones desarrolladas en el marco de la gestión de cambio y no contarcon los recursos físicos, humanos y financieros, el resultado de la medición del clima organizacionalpodría verse afectado negativamente.- El no contar con recursos humanos, físicos y financieros podría afectar la implementación delSistema de Seguridad y Salud en el Trabajo, corriendo el riesgo de incumplir con la norma NormaTécnica Distrital.

CONOCIMIENTOEl constante cambio del mapa de procesos puede debilitar el sistema debido al impacto que estoconlleva y a los múltiples cambios que se deben realizar cuando se ajusta el mapa de procesos de laentidad, tales como actualización de documentos, indicadores, mapa de riesgos, etc.

8. Cambios que podrían afectar el SIG

GESTIÓN FINANCIERAEl próximo cambio de administración, puede ocasionar traumatismos en la continuidad de los procesos relacionados con el logro de los objetivos y al Plan de Desarrollo.

GESTIÓN DE RECURSOS FÍSICOS Y SERVICIOS GENERALESTener el archivo de gestión alejado de las dependencias de la entidad.

MEJORA CONTINUAQue se presenten nuevas modificaciones al Mapa de Procesos, esto no permite que existauna continuidad en la ejecución y seguimiento a los temas relacionados al SIG.

Alto nivel de rotación en la Entidad por el cambio de administración.

9. Recomendaciones para la Mejora

POLÍTICAS Y DIRECCIONAMIENTO ESTRATÉGICO Y MEJORA CONTINUA1. Definir como objetivo del plan de acción de las dependencias, la actualización de los documentos del Sistema, con el fin de que sea evaluado como actividad puntual para todos los funcionarios que participan en el desarrollo de los procedimientos establecidos.2. Concertar con los responsables de los procesos, un espacio en las agendas de los Comités Primarios, las socializaciones de los temas relacionados con el SIG.3. Solicitar como una oportunidad de mejora que el grupo interno de sistemas apoye en el desarrollo de las herramientas correspondientes, que sean más amigables y de fácil diligenciamiento para los usuarios para todo los aspectos del SIG.

COMUNICACIONESLa Oficina Asesora de Comunicaciones recomienda para la mejora al Sistema Integrado de Gestión, respecto a esta área, la continuidad de una directriz que trascienda las vigencias de una administración, debido a que los cambios constantes en la Jefatura de la oficina genera que no se haga el debido seguimiento a los compromisos adquiridos en cada vigencia y en consecuencia cada directriz que inicie ya de hecho tendrá un retraso en cuanto a los procesos y procedimientos asociados al SIG.

GESTIÓN DE TIC'SRevisar la herramienta de Administración de la Mejora, dispuesta para tal fin, pues es compleja para sureporte. Adicionalmente deberían los funcionarios realizar acompañamiento a las áreas para un correctodiligenciamiento de la herramienta.

GESTIÓN TALENTO HUMANOProcurar conservar la última versión del mapa de procesos de la entidad con el fín de generar apropiación entre la Comunidad Institucional.


CONOCIMIENTO

Es necesario apropiar mucho más el Sistema Integrado de Gestión por parte de los funcionarios, ya que es muy importante para la entidad cumplir con los estándares definidos para obtener procesos de calidad, bien documentados, medidos, controlados y en constante mejora. En este mismo sentido, como otra recomendación, no se deberían presentar más cambios al mapa de procesos de la entidad para permitir también dicha apropiación del SIG.

PRODUCCIÓN


FOMENTO

La revisión de los lineamientos, la caracterización, los procedimientos y los formatos delproceso de fomento, con el objetivo de responder al nuevo mapa de procesos definido enel mes de julio del presente año. Esta nueva estructura plantea el fomento para tresprocesos antes separados, el fomento al arte, la cultura y el patrimonio, el fomento aldeporte, la recreación y la actividad física, y el fomento a la lectura.

El trabajo alrededor de este tema inició el pasado 11 de Agosto, con la participación de laSubdirección de Política y Fomento de la Dirección de Culturas Recreativas y Deportivas laDirección de Lectura y Bibliotecas. A la fecha, se ha actualizado la caracterización, y losprocedimientos de estímulos, apoyos concertados, alianzas estratégicas y jurados.Adicionalmente, se trabja en la construcciónd e un procedimiento específico para laconvocatoria Ley del Espectáculo Público (LEP).

GESTIÓN JURÍDICAContinuar con la motivación a las dependencias para mantener actualizados losdocumentos.Continuar con la socialización de Procesos y Procedimientos.


ORGANIZACIÓN

GESTIÓN FINANCIERAContar con los recursos económicos para la sostenibilidad del sistema.

GESTIÓN DE RECURSOS FÍSICOS Y SERVICIOS GENERALES- Utilizar de manera eficiente el servicio de transporte por parte de los funcionarios querequieran el servicio.- El archivo de gestión, en particular el de Personas Jurídicas se ubique cerca del personal queatiende los trámites relacionados con las mismas.- Digitalizar todo el archivo físico para lograr oportunidad de consulta.- Garantizar la apropiación del mapa de procesos vigente con el fin de que la comunidad

institucional se apropie y cumpla con los procesos y procedimientos de la entidad.

CONTROL INTERNO Y DISCIPLINARIO- En el procedimiento de auditorías internas el informe definitivo se reasigna al Secretario de

Cultura y se informa al responsable de proceso, en ocasiones los documentos informadosno se revisan, seria más efectivo que el informe se reasignara a los responsables deproceso y se informara al Secretario de Despacho.

- El sistema ORFEO favorece la cultura del no uso del papel, sin embargo hay documentosvoluminosos que se tienen ya digitalizados y se exige que se imprima una copia para elarchivo central, se le debe dar fe al documento digital y evitar la impresión de undocumento, que solo va ha ser consultado digitalmente.


10. Resultados de Auditorias Internas y Externas

Resultados de Auditorias Externas

Opinión Negativa

No Fenecimiento

Alta Representación de los Recursos entregados en

Administración

Vs.

Activo

Inoportunidad en la entrega de información a financiera

de los convenios

Resulta

do

Aud

itorí

a

Cau

sa

s

Resultados de Auditorias Externas

Administrativos Incidencia Fiscal Incidencia Disciplinaria

2014 21 3 9

2013 2 0 1

2012 2 2 2

21

3

9

2

0

1

2 2 2

0

5

10

15

20

25

Hallazgos Auditoría Externa

Plan de Mejoramiento

Acciones para revisar y mejorar procedimientos de: Contratos,administración de bienes, proyectos de inversión, contabilidad.

Acciones de capacitación a supervisores y responsables de PAC.

Acciones de coordinación entre áreas de la Secretaría.

Otras acciones: Fonade, Liquidación contrato 82 de 2014, AplicativoLimay, cumplimiento de metas, cto 213 de 2013 U.Javeriana.

Auditorias Internas SIG

Procesos

Hallazgos

Conformidad No conformidad

Mayor

No conformidad

Menor

Observaciones

Políticas y

Direccionamiento

Estratégico

4 3 1 2

Comunicaciones 6 19 0 0

Mejora Continua 6 0 0 1

Conocimiento 14 6 0 2

Regulación 5 0 0 7

Gestión

Documental8 3 1 1

Gestión de TIC’s 7 1 6 2

Gestión de Talento

Humano5 0 1 2

Gestión Jurídica 3 1 0 1

Control Interno y

Disciplinario5 0 3 1

Totales 63 33 12 19

Auditorias de Gestión

Proceso o

Dependencia

Hallazgos

Conformidad No conformidad

Mayor

No conformidad

Menor

Observaciones

Sistema de Control

Interno Decreto

371 de 2010

12 0 1 9

Gestión

contractual9 1 3 1

Bienes Directiva 3

de 20136 0 0 6

Procedimiento de

pago Prestaciones

sociales

4 1 0 2

Austeridad en el

gasto4 2 2 5

Totales 35 4 6 22

10. Revisión de la Política SIG

La Secretaría Distrital de Cultura, Recreación y Deporte, como entidad que lidera el sectoren la formulación concertada de políticas públicas con enfoque territorial y poblacional paralograr la garantía de los derechos y la promoción de las libertades culturales, buscando lasatisfacción de las necesidades y expectativas de la ciudadanía y demás grupos de interés;se compromete dentro de su gestión integral a:

* Promover el cumplimiento de los principios de Responsabilidad Social, Probidad yTransparencia.* Cumplir con los requisitos legales y organizacionales suscritos frente al Sistema Integradode Gestión.* Prevenir la contaminación y realizar las acciones necesarias para la mitigación y/ocompensación de los impactos ambientales significativos.* Garantizar un ambiente de trabajo adecuado, que permita identificar y prevenir lascondiciones y factores que afectan o pueden causar enfermedades y lesiones a losservidores públicos.* Proteger la confidencialidad, integridad, disponibilidad y autenticidad de los activos deinformación.* Administrar y conservar los documentos producidos en el ejercicio de su gestión ypreservar la memoria institucional.Para lograr lo anterior, promovemos el fortalecimiento del desarrollo del personal y laparticipación de los usuarios y partes interesadas; destinando los recursos necesarios paraconsolidar una cultura de mejoramiento continuo y de sostenibilidad del Sistema Integradode Gestión.

10. Revisión de los Objetivos SIG

* Lograr un compromiso con las partes interesadas de la Secretaría, para el logrode un desarrollo humano integral, y asegurar el crecimiento de la entidad, eldesarrollo social y el equilibrio ambiental.* Verificar el cumplimiento de los requisitos legales y organizacionales de laentidad.* Fortalecer la Gestión Ambiental, mediante instrumentos de planeación,evaluación, seguimiento y mejora, integrando un compromiso institucional con laadaptación al cambio climático de acuerdo al eje ambiental del actual Plan deDesarrollo Distrital.* Controlar los riesgos en Seguridad y Salud Ocupacional, para evitar la presenciala aparición de enfermedades e incidentes que puedan generar lesiones en losfuncionarios de la Secretaría.* Implementar los controles de seguridad necesarios para proteger los activos deinformación y generar confianza en las partes interesadas.* Crear y mantener documentos auténticos, fiables y utilizables, y proteger laintegridad de dichos documentos, durante el tiempo que establezca la tabla deretención documental de la entidad.

Auditoria Externa de seguimiento

Fecha Programada Días 03 y 04 de Noviembre de 2015

Subsistema Gestión Ambiental

Auditoria Distrital – Secretaria Distrital de

Ambiente

Los objetivos de la auditoría fueron:

*Evaluar la implementación del PIGA 2014 – 2015

*Evaluar el Plan de Acción del 2014 y Planteamiento del de 2015

*Evaluar el cumplimiento normativo a la fecha de la visita

*Realizar el seguimiento al cumplimiento de los requerimientos de la visita

anterior.

*Evaluar la información y el cumplimiento en los diferentes informes remitidos

a entes de control (SDA, MINMINAS, IDEAM, UAESP)

Subsistema Gestión Ambiental SGA

2014 - 2015

2012 - 2013

2013 - 2014

2010 - 2011

2010-2011: Porcentaje deImplementación: 72%

2012-2013: Porcentaje deImplementación: 84,21%



2013-2014Porcentaje de

crecimiento del SGA

2014-2015 12,78%

80,45%

Desempeño Histórico Ambiental


Avance 100%

Avance 40%


Riesgos Ambientales identificados en la Entidad

1. Fugas de agua.

2. Pérdidas de energía.

3. Accidentes (rotura de tubos, derrame de tintas de cartuchos, derrame de sobras de insumos de limpieza y desinfección).

4. Falta de certeza de las cantidades de residuos generados (peligrosos, ordinarios reciclables).

5. Que se adquieran productos o servicios no amigables con el medio ambiente y que generen impactos negativos.


AVANCE DE IMPLEMENTACIÓN 2015

98%

95,7%Componente de Planeación

100%Prácticas sostenibles

100%Uso eficiente del Agua

Uso eficiente de la Energía 94%

98%Consumo sostenible

Programas PIGA

100%Gestión Integral de Residuos

Desempeño ambiental de la entidad 2015: 97,3%

La Secretaría Distrital de Cultura, Recreación y Deporte, como entidadque lidera el sector público distrital de cultura, recreación y deportepara lograr la garantía y la promoción de las libertades y los derechosculturales y deportivos de los y las habitantes de Bogotá, mediante laformulación concertada de políticas públicas y su gestión integral conenfoque territorial y poblacional, se compromete a promover laprotección del medio ambiente, previniendo la contaminación,identificando y mitigando los riesgos, e impactos negativosambientales en todas las actividades y procesos que desarrolla. Estomediante la implementación del Sistema de Gestión Ambiental, quepermita no sólo la promoción de la conciencia ambiental, sino elmejoramiento continuo del sistema, basado siempre en elcumplimiento de la normatividad ambiental vigente y aplicable, que decomo resultado un ambiente sano y sostenible.

Política Ambiental


Subsistema Gestión Seguridad y Salud en el Trabajo

La Secretaría de Cultura, Recreación y Deporte atiende y cumple la normativa vigente relacionada con la Seguridad ySalud en el Trabajo y se compromete con la prevención de riesgos laborales, la promoción y protección de la salud, laimplementación y desarrollo del Sistema de Gestión de la Seguridad y Salud en el Trabajo procurando la integridad física,mental y social de toda la comunidad institucional, así como la mejora continua de los procesos y protección al medioambiente.

Para cumplir con los anteriores compromisos la Entidad implementa las siguientes acciones:

Cumplir la normativa vigente aplicable en materia de riesgos laborales.

Asumir la responsabilidad a través de los diferentes niveles de Dirección, para liderar la aplicación del Sistema deGestión en Seguridad y Salud en el Trabajo con el objetivo de promover la salud, velar por la seguridad y protección detodos los funcionarios, contratistas, subcontratistas y visitantes que se encuentren en las sedes institucionales.

Asignar los recursos físicos, financieros y el talento humano necesarios para desarrollar la gestión de la Seguridad yla Salud.

Desarrollar actividades de promoción y prevención que permitan propiciar la cultura del autocuidado, crear concienciade los riesgos que pueden causar accidentes y enfermedades laborales, mejorar las condiciones de trabajo, controlar delausentismo y preparar a los servidores para emergencias.

La comunidad institucional será responsable de velar por el cumplimiento de las normas y procedimientos deseguridad para realizar un trabajo seguro y productivo, y de notificar oportunamente aquellas condiciones que puedangenerar consecuencias y contingencias para las personas y la entidad.

Fomentar la participación activa del COPASST con el fin de establecer canales formales de comunicación y divulgarlos programas de Seguridad, Salud e Impacto Ambiental.

Política Seguridad y Salud en el Trabajo

Gestión Seguridad y Salud en el Trabajo GSST

A la fecha se encuentra en proceso de incorporación al SIG lossiguientes documentos:

Matriz de Peligros de la SCRD. Reporte de Accidente o Incidente de Trabajo (Lineamiento

# 10 NTD). Identificación del peligros, Evaluación del Riesgo y

determinación de Controles. Investigación de incidentes o accidentes de trabajo.

Se debe incorporar la Normatividad del Subsistema en elNormograma a través de una solicitud de elaboración,modificación o eliminación de documentos

Documentación GSST

Subsistema Interno de Gestión Documental y Archivo

Implementar el Lineamiento 13. Proceso de Gestión Documentalen el SIG y el Lineamiento 4. Cuadro de caracterizacióndocumental – Control de Registros, de la NTD SIG 001:2011 en ladocumentación existente.

Debe incorporar la Normatividad del Subsistema en elNormograma a través de una solicitud de elaboración,modificación o eliminación de documentos

Documentación Gestión Documental - SIGA

Subsistema Gestión Seguridad de la Información

Implementar el Lineamiento 11. Inventario de Activos deInformación, de la NTD SIG 001:2011 en la documentaciónexistente.Se encuentra el registro de Activos de Información publicado en

la Página Web de la Entidad

A la fecha se encuentra en proceso de incorporación al SIG lossiguientes documentos:

Plan de Contingencia Política de Seguridad de la Información Plan Estratégico de Tecnología de la Información y las

Comunicaciones


Documentación Subsistema Gestión Seguridad de la Información - SGSI

Subsistema Responsabilidad Social

Implementar el Lineamiento 15. Responsabilidad Social, dela NTD SIG 001:2011 en la documentación existente.


Documentación Subsistema Responsabilidad Social - SRS

Gracias

revisión por la alta dirección - secretaría de cultura, recreación y … · 2016-04-15 ·...

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