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CORPORACIÓN NACIONAL DEL COBRE

Resumen Ejecutivo

LICITACIÓN PÚBLICA N° 1400007670

“SERVICIO BACK OFFICE PARA LA GESTION DE TERCEROS 2018-2021 DE DIVISIÓN EL TENIENTE ”

DIRECCIÓN ABASTECIMIENTO

CODELCO DIVISIÓN EL TENIENTE

24 de Abril 2017

CORPORACIÓN NACIONAL DEL COBRE DE CHILE

DIRECCIÓN ABASTECIMIENTO EL TENIENTE

LICITACION N°:

1400007670

RESUMEN EJECUTIVO

“SERVICIO BACK OFFICE PARA LA GESTION DE TERCEROS 2018-2021 DE DIVISIÓN EL TENIENTE”

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Contenido 1. Alcance y Descripción del servicio ............................................................................. 3

1.1 Apoyar al Administrador de Contrato (AdC) en: ................................................ 3

Gestión. ........................................................................................................................... 3

2. Plazo de ejecución del servicio .................................................................................... 7

3. Tipo de contrato ........................................................................................................... 7

4. Precalificación de la licitación ..................................................................................... 7

4.1 Requerimientos financieros ..................................................................................... 7

4.2 Requerimientos comercial y laboral ........................................................................ 8

4.3 Requerimientos de seguridad (gestión de riesgo) .................................................... 8

4.4 Requerimientos técnicos .......................................................................................... 9

4.4.1 Experiencia de la empresa ................................................................................ 9

5. Participación en el proceso de licitación ................................................................... 10

6. Características del proceso de licitación .................................................................... 11

6.1 Calendario del proceso de precalificación ............................................................. 11

7. Anexos 12



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1. Alcance y Descripción del servicio Servicio de Apoyo para la Gestión de Terceros Divisional cuyo alcance será el soporte y

revisión de estados de pago, toma de muestras de productividad, desarrollo de diálogos de

desempeño, levantamiento de información ateniente a los servicios a intervenir, apoyo a la

gestión del administrador de contrato, velar por la correcta aplicación de kpi y cálculos de

los mismos, planteamiento de estrategias de mejoras de los contratos.

En general apalancar la gestión de Contratos en focos de Productividad, Control Financiero

y Gestión.

1.1 Apoyar al Administrador de Contrato (AdC) en:

Gestión.

Entregar la información necesaria para sostener los diálogos de desempeño (DDD) entre el

Administrador de Contrato y la Empresa Colaboradora.

La ejecución del contrato se apoya en los temas administrativos de gestión a través del

diálogo de desempeño entre el Administrador de Contrato y la Empresa Contratista, en esta

instancia, se elaboran las soluciones para cerrar las brechas entre los resultados y las metas

establecidas para los indicadores. Se generan, además, iniciativas necesarias para cambiar

el modelo de negocio o producir mejoras incrementales que permitan generar un proceso

más productivo., el Back Office deberá velar para que el proceso de mejora continua se

pueda implementar eficazmente, priorizando en la búsqueda de oportunidades de mejora en

la entrega de los ser.

El resultado de estas reuniones es compartido mediante la plataforma tecnológica

determinada por DET a la cual tienen acceso la línea ejecutiva para movilizar las soluciones

y dar soporte a los Administradores de Contrato, pero los oferentes del presente servicio

podrán presentar a través de su metodología de trabajo sistemas que permitan

optimizar esta tarea. De esta misma manera, el escalamiento de la información permite

una gestión continúa hasta el más alto nivel Divisional.

Esta dinámica genera entre Codelco y las Empresas Colaboradoras prácticas de trabajo

colaborativo, esto, como consecuencia de la gestión que se realiza sobre la eficiencia de la

cadena de valor. Forja las bases de un trabajo colaborativo estratégico de largo plazo.



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El diálogo de desempeño es el eje central del Sistema de Gestión donde la División y las

Empresas Colaboradoras resuelven las brechas que impiden la agregación de valor durante

el desarrollo del servicio, por lo que la empresa que adjudique el servicio deberá:

i) Construir y generar diálogos de desempeño (DDD) entre EECC, AcD y

Superintendencias, velar por el correcto desarrollo de los mismos,

controlar y promover el cumplimiento de compromisos que se adquieran

en ellos.

ii) Recabar información de KPI, velar por la calidad de la información

entregada por las empresas a las cuales desarrollara el proceso de Diálogos

de Desempeño, proponer mejoras y gestionarlas.

iii) Realizar las tareas necesarias en terreno para recopilar información de

iniciativas de productividad, como por ejemplo, medición de tiempo

efectivo, generar informes que propongan estrategias para aumentos de

productividad y velar por el cumplimiento de ellas.

iv) DET capacitara al personal de la empresa adjudicada con a través de

plataforma E learning en relación a Metodología C+ Codelco.

Productividad La empresa adjudicada deberá recoger las necesidades de medición de productividad en

terrero de las diferentes áreas usuarias del servicio, será además responsable de generar en

primera instancia una reunión de coordinación con la participación del Administrador de

Contrato, en la cual se establezcan las necesidades y objetivos para la medición.

Para poder dar inicio a las mediciones se deben establecer los recursos y requisitos, para

poder elaborar el programa. En ello se debe considerar la Seguridad de sus trabajadores que

de acuerdo al área en donde se desempeñará la actividad.

Posterior a la ejecución de la medición planificada en terreno se deberan procesar los datos

y generar el Informe que contenga el resultado de los datos obtenidos en terreno. Esta toma

de datos debe estar acompañada de una metodología que permita generar una información

estadística consistente con la realidad observada en terreno.

El Informe deberá clasificar las actividades y/o tareas que agregan valor al proceso y se

debe destacar aquellas que no agreguen valor, además, debe contener propuestas de mejora

que permitan eliminar los desperdicios o interferencias, con el propósito de generar un



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proceso más productivo. Además, el Informe debe detallar los tiempos overhead,

tiempos de mano de obra efectiva, interferencias, desperdicios, soporte, tool time,

entre otros, que permitan mostrar con claridad mediante una línea de tiempo las

diferentes etapas de la actividad que fue observada, ademas debera entregar

estrategias que permitan mejoras de productividad de acuerdo al levantamiento de

realidades que se desarrollara a traves de medida de productividad de los servicios.

se deben generar iniciativas de mejora y mediante la herramienta de Resolución de

Problemas (RdP) corregir y generar nuevos estándares.

Todos los profesionales que se desempeñen en esta función deben tener experiencia en

Terreno, procesos Industriales y/o mineros, herramientas y procedimientos de seguridad de

la industria, salud compatible, cursos, charlas y exámenes de salud asociados a las distintas

áreas, además de poseer buenas relaciones interpersonales debido a las gestiones que deben

realizar con las distintas áreas en este proceso, y trabajar en equipo.

Necesidad Tool Time

•Coordinar reunión previa con AdC

Reunión de Coordinación

•Objetivos, Plan y Programa Tool Time

Ejecución de Tool Time Terreno

•Recopilación de datos

Informe Tool Time

•Análisis de resultados

•Línea de Tiempo

•Clasificación actividades

Reunión Post Tool Time.

•Presentación de Resultados a AdC

•RdP

•PIT mejoras

Seguimiento Mejoras

•Verificación resultados implementación mejoras



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Financiero.

Robustecer la Gestión de Estados de Pago

-Revisión de Precios respecto a oferta adjudicada

-Revisión de respaldos de Q cargados en EDP y validación de los mismos

-Revisión y análisis de flujos normales de pago

-Verificación de ítems nuevos aprobados a través de modificaciones

-Una vez que EDP es validado se solicita aprobación al AdC para generar pago de EDP

Monitoreo Financiero

Control de costos del contrato. Verificación de avance físico v/s financiero (a

través de SAP) y generación de informe.

Control y seguimiento de desviaciones de la demanda.

Vigencia y/o reemisión de Boletas de Garantía y Seguros.

Cálculo y reporte de indicadores de salud financiera.

Generar informe mensual de los gastos de los contratos, detallando el centro

de costos asociado.

Pago de Servicios

Recepción de Estado de Pago enviado por EECC (en la fecha establecida por

DET) y generar alarmas cuando no llega en fecha establecida por DET.

Realizar los reajustes correspondientes en el Estado de Pago (verificar con

SAP si corresponde reajuste). Informar a la EECC del reajuste

correspondiente del mes.

Ingreso de Hoja de Entrada de Servicios (HES) a sistema SAP.

Revisión y Pre-Aprobación Estados de Pago y Documentos de Respaldo.

Informar al Administrador de Contrato y a la EECC de errores o problemas en

el estado de pago.

Seguimiento al proceso de la HES, una vez generada, verificar que sea visada

y liberada por el Administrador de Contrato. Generar esta información de

manera continua durante el proceso de Estado de pago y levantar las alertas

correspondientes para cumplir el plazo establecido.

Una vez liberada la HES, debe enviar el número de HES a la EECC para que

envié su factura.

Realizar retroalimentación con las distintas áreas para la imputación en

servicios transversales.



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Seguimiento del pago de la factura una vez liberada la HES, la empresa

adjudicada debe levantar todas las alertas y hacer todas las gestiones dentro de

sus responsabilidades para anticiparse al no pago de la factura

Seguimiento, control y pago de Bonos.

Otros:

Generación de informes de gestión para la DET.

Todos los profesionales que se desempeñen en esta Función deben tener experiencia en

sistema SAP, en generación y proceso de estados de Pago de contratos.

2. Plazo de ejecución del servicio

El presente servicio tendrá una duración de 48 meses, a contar de la firma del Acta de

Inicio del Servicio.

3. Tipo de contrato

El contrato será:

Serie de precios unitarios con utilidad incluidas y Gastos Generales a suma alzada

4. Precalificación de la licitación

Para la presente licitación se considera un proceso de precalificación en donde se

evaluarán los aspectos más adelante descritos. Solo las empresas que aprueben el

presente proceso de precalificación en los aspectos que se detallan a continuación

podrán participar del posterior proceso de licitación.

No obstante lo anterior, si la información presentada tuviese observaciones, Codelco

se reserva el derecho a calificar a la empresa de acuerdo al análisis global de los

antecedentes presentados y/o solicitar aclaraciones a la información presentada por

el postulante.

4.1 Requerimientos financieros

El proponente deberá declarar formalmente sus antecedentes financieros para el año

2016.

Para aprobar la precalificación de los aspectos Financieros, las empresas deben

cumplir los siguientes requisitos mínimos exigidos:



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• Capital de Trabajo: ≥US$ 200.000

• Patrimonio: ≥ US$ 400.000

• Índice de Liquidez: ≥1

• Índice de Endeudamiento: ≤ 4 (pasivos/patrimonio)

• En caso que la empresa tenga contratos vigentes en CODELCO, ésta

deberá mantener, respecto a su patrimonio, una relación no mayor a 6

veces al monto anualizado (incluido el presente servicio) de los saldos

de los contratos vigentes que mantiene con la corporación.

La información exigida para respaldar la información financiera se encuentra en el

documento “Instrucciones a los Proponentes”, Capítulo II, punto 5.1.

4.2 Requerimientos comercial y laboral

Para aprobar la precalificación de los aspectos Comerciales y Laborales, los proponentes deberán cumplir lo siguiente:

a) Sin anotaciones relevantes en el Boletín comercial y laboral vigente.

b) Sin anotaciones en el Certificado de Antecedentes Laborales y Previsionales

emitido por la Dirección del Trabajo.

La documentación para acreditar lo anterior, esta detallada en el documento

“Instrucciones a los Proponentes”, Capitulo II, punto 5.2.

4.3 Requerimientos de seguridad (gestión de riesgo)

La Gestión de Riesgos será evaluada, según el procedimiento interno GCAB-I-203 (Rev.1)

Información a ser evaluada:

Tasa de Frecuencia de 2 períodos anuales (P1 y P2) Tasa de Gravedad (NTG) de 2 períodos anuales (P1 y P2)

Número de Accidentes Fatales de 2 períodos anuales (P1 y P2)

Certificado vigente de los Sistemas de Gestión de Seguridad y Salud

Ocupacional, Calidad y Medio Ambiente bajo los estándares OHSAS

18001, ISO 9001 e ISO 14001 respectivamente.



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Nota RESSO en la División.

Dónde:

P1 corresponde al periodo Marzo 2016 a Febrero 2017.

P2 corresponde al periodo Marzo 2017 a Febrero 2018.

La documentación para acreditar la información solicitada en este punto, esta

detallada en el documento “Instrucciones a los Proponentes”, Capitulo II, punto 5.3.

Una vez aplicados los aspectos de precalificación anteriores, se debe aplicar lo siguiente:

a) Si existen empresas con tasa de frecuencia de accidentes de trabajo, igual o superior a 5, estas serán descalificadas, asegurando un mínimo de 4 empresas precalificadas. b) En el caso que queden 4 empresas y alguna de estas tenga Tasa de frecuencia de accidentes de trabajo igual o superior a 10, estas serán descalificadas. c) Para aquellas empresas que se adjudiquen y presenten tasa de frecuencia de accidentes de trabajo, mayores a 5 y menores a 10, deberán presentar un plan de acción que asegure el cumplimiento de los resultados de seguridad en el servicio, el cual deberá ser aprobado por la GSSO.

4.4 Requerimientos técnicos

A continuación, se presentan los requisitos técnicos a considerar en la precalificación.

La evaluación será en la modalidad: Cumple / No cumple:

4.4.1 Experiencia de la empresa

Podrán participar las empresas que cumplan lo exigido en la publicación en cuanto a:

Cada Proponente deberá debe contar experiencia en el área de servicios

profesionales con al menos 2 (dos) años de experiencia en rubro industrial o minería.

Además, las empresas a participar no podrán contar con servicios dentro de la División y no se encuentren dentro de las empresas a adjudicar en las licitaciones en curso.



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La documentación para acreditar la experiencia, esta detallada en el documento

“Instrucciones a los Proponentes”, Capitulo II, punto 5.4.

5. Participación en el proceso de licitación

Para participar de este proceso de licitación las empresas inscritas en el portal de

compras de Codelco deberán ingresar a la RFX 1 Precalificación N° 1400007670

Las empresas que no tienen acceso a la RFX 1 del proceso deberán enviar antes de la fecha de cierre establecida en este documento, un correo electrónico para su inscripción a Nombre Camila Gómez Leiva, e-mail [email protected] con copia Jorge Aguilera Amayo, e-mail [email protected], asunto N° 1400007670 y SERVICIO BACK OFFICE PARA LA GESTION DE TERCEROS 2018-2021 DE DIVISIÓN EL TENIENTE. Además debe indicar Razón Social, Rut de la Empresa, Persona de Contacto e intención de participar.

Las empresas que no estén registradas en el Portal de Compras Codelco, deberán

enviar para su inscripción la información solicitada en el cuadro del Anexo 1, a las

personas indicadas en el párrafo anterior.

Para participar del proceso de precalificación, deberán subir al Portal de compras

Codelco, los documentos solicitados en las “Instrucciones a los Proponentes”, Capítulo

II, punto 5.

Una vez recepcionados los antecedentes, DET evaluará e informará a los participantes

su resolución, continuando el proceso de licitación con aquellas empresas que hayan

calificado en todos los aspectos de precalificación exigidos.

Podrán participar en el proceso de precalificación aquellos proponentes nacionales o

extranjeros que cumplan con los siguientes requerimientos:

a. Demostrar y garantizar que posee plena idoneidad, conocimiento, recursos,

experiencia, capacidad técnica y financiera para proveer y asegurar el

servicio licitado en forma segura y económica, y dentro de los plazos

señalados en su Oferta, cumpliendo con la entrega de los antecedentes

requeridos por Codelco al efecto.



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b. Conocer y cumplir todas las exigencias que, para la prestación del servicio

materia de la licitación, establecen las disposiciones legales y reglamentarias

vigentes y las Bases de Licitación.

c. Dar cumplimiento a las normas chilenas sobre salud, seguridad y medio

ambiente, como asimismo aquéllas sobre la materia cuyo cumplimiento

Codelco les exija.

6. Características del proceso de licitación

El llamado a Licitación será gestionado a través de la Plataforma Electrónica Portal de

Compras dispuesta por Codelco para esta, cuyo link es:

https://portaldecompras.codelco.cl

Nota: En caso de existir consultas respecto al Portal de Compras, los proponentes

deberán contactarse con:

Fono de Mesa de Ayuda 228185765 o al mail [email protected]

6.1 Calendario del proceso de precalificación

ACTIVIDAD LUGAR FECHA HORA

Publicación Página WEB

de CODELCO

(www.codelco.cl)

Página web de Codelco y

Portal de Compras RFX 1

Precalificación N°

1400007670

27-04-2018

Fin de Publicación WEB

de CODELCO 08-05-2018

Fecha de cierre de

Recepción

Antecedentes de

Precalificación

Vía Portal de compras RFX 1

Precalificación. 09-05-2018 15:00.-

Resultado

Precalificación Vía e-mail Correo Gestor 16-05-2018

Durante el

día

https://portaldecompras.codelco.cl/

mailto:[email protected]

http://www.codelco.cl/



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7. Anexos

Anexo 1: Cuadro Solicitud Inscripción al Portal de Compras Codelco.

DATOS BASICOS PARA LA CREACION DE UN PROVEEDOR EN FORMA PROVISORIA POR 30 DIAS POSTERIOR A ESTO DEBERA FORMALIZAR SU INSCRIPCION EN REGIC O EN EL PORTAL DE

COMPRAS SEGÚN CORRESPONDA

DATOS OBLIGATORIOS

RUT

RAZON SOCIAL

DIRECCION

COMUNA

CIUDAD

FONO

EMAIL

CONTACTO

IVA SI/NO

RETENCION 10%

ORGANIZACIÓN DE COMPRAS P002

DATOS OPCIONALES

BANCO

CUENTA CORRIENTE

ESTA CUENTA DEBE ESTAR SOLO A NOMBRE DE LA EMPRESA, SINO EL PAGO ES RECHAZADO

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