resumen de proyectos

Resumen de proyectos 2014>Introducción

La Dirección de Gestión Institucional tiene la misión de fortalecer la capacidad de gestión de la Universidad de Chile, a través de la modernización permanente y la introducción de tecnologías avanzadas, en todas las unidades centrales y académicas.

Para ejecutar sus funciones, esta Dirección se organiza en torno al análisis y mejoramiento de procesos, incorporando tecnologías de información. Sus labores son ejecutadas en estrecha relación con la Dirección de Servicios de Tecnolo-gías de Información y Comunicaciones (STI), en coordinación con las Vicerrectorías y Unidades Académicas.

Así, la DGI está a cargo del diseño de estrategias y la entrega de instrumentos de medición y seguimiento a la comu-nidad universitaria, con el fin de mejorar la rendición de cuentas, la autorregulación y la transparencia de esta Casa de Estudios.

En este contexto, durante el año 2014, la Dirección continuó trabajando en el mejoramiento y consolidación de sus proyectos, a través de la incorporación de nuevos módulos y herramientas tecnológicas, la ampliación del alcance ha-cia otras áreas de la comunidad universitaria y el aumento en la administración de expedientes digitales. Estos avan-ces pueden ser observados en proyectos como Libro electrónico de correspondencia, Portafolio académico, Permisos administrativos, Mi Uchile y Proyecto Matrícula 2015.

Además, se destaca la ampliación de la certificación de procesos bajo la Norma ISO 9001:2008 gracias al trabajo de la Oficina de Calidad de la Dirección que administra el Sistema de Gestión de Calidad, que logró alcanzar durante el año 2014 la certificación de un total de 42 procesos de 14 Unidades Centrales.

INTRODUCCIÓN

2

ÍNDICEAnuario interactivo p.4Certificación de procesos p.5Libro electrónico de correspondencia p.6Portafolio académico p.7Permiso administrativo p.8Mi UChile p.9Evaluación académica p.10Matrícula 2015 p.11Bolsas de empleo p.12Otros proyectos p.13Equipo DGI p.14

resumen de proyectos

Anuario Interactivo entrega información a través de más de 90 gráficos interactivos, que pueden ser visualizados en diferentes disposi-tivos y plataformas.

El diseño y desarrollo de Anuario Interactivo fue desarrollado por la Vicerrecto-ría de Asuntos Económicos y Gestión Institucional (VAEGI) a través de la Dirección de Gestión Institucional (DGI), realizada en coordinación con la Unidad de Análisis Institucional y Proyectos (UAIP), y contó con el apoyo de la Dirección de Servicios de Tecnologías de Información y Comunicaciones (STI).

en investigación y extensión, que describen la gestión de la Universidad, entre los años 2008-2013, en ámbitos generales.

160 indicadores de gestión académica,

+ de

7Un acceso más dinámico e interactivo a la información estadística de la Universidad de Chile

ANUARIO INTERACTIVO www.anuario.uchile.cl

Resumen de proyectos 2014>Anuario Interactivo 4

Ayuda a asegurar que la comunidad universitaria obtenga servicios que satisfagan sus requisitos de forma coherente.Contribuye a la toma de decisiones, la transparencia y la autorregulación de los procesos.

En el afán de la DGI por mejorar continuamente la eficacia de los procesos, la Oficina de Calidad implementará durante el 2015 las acciones necesa-rias para alcanzar los resultados planificados, a través de capacitaciones, auditorías, asesorías y reuniones de trabajo que permitan ir agregando valor al servicio que se entrega a la Comunidad Universitaria.

¿Qué permite la Norma ISO?Establecer criterios para un Sistema de Gestión de Calidad.Orientarse al servicio a la comunidad, mejorar la eficiencia y eficacia de la organización y el permanente compromiso de la alta dirección.Mantener un enfoque basado en los procesos y la mejora continua.

¿Por qué usar la norma en la Universidad de Chile?

¿Cuales son nuestros resultados?

Número de personas capacitadas Proyecciones futuras

20142013

652002013

2014

PROCESOS CERTIFICADOS

UNIDADESCERTIFICADAS

PROCESOS CERTIFICADOS

UNIDADESCERTIFICADAS

12 de Julio

1 de Octubre 9 de Mayo 22 y 24 de Septiembre1,2 y 3 de Octubre

26 de Noviembre

24 y 25 de Marzo 3 y 4 de Septiembre 3 de Octubre 10, 11 y 12 de Diciembre

DGI invita a las Unidades Centrales a participar del proceso de certificación en la Norma ISO 9001.

Certificación a la primera etapa de procesos por 3 años para 14 procesos de 8 Unidades Centrales.

DEMRE se suma a las Unidades participantes en la Certificación con el proceso de creación de preguntas.

Realización de auditorías para certificación de la ampliación del alcance de los 28 procesos nuevos.

Ceremonia de entrega de Certificación a la segunda etapa de procesos con 28 nuevos procesos

II Taller de Revisión Interna con 76 participantes de Unidades Centrales y Académicas.

Realización de auditorías de seguimiento que confirman la continuidad de la certificación de los 14 procesos certificados en 2013.

Certificación a la segunda etapa de 28 nuevos procesos, ampliando el alcance de la Certificación a 42 procesos de 14 Unidades Centrales.

I Taller de No conformidades y Acciones Correctivas con 47 asistentes de 14 Unidades Centrales.

2012

2013

2014

2014

2014

2014

2014

2014

2014

Hitos relevantes de Certificación de procesos ISO 9001 impulsados por la DGI

Anuario Interactivo entrega información a través de más de 90 gráficos interactivos, que pueden ser visualizados en diferentes disposi-tivos y plataformas.

El diseño y desarrollo de Anuario Interactivo fue desarrollado por la Vicerrecto-ría de Asuntos Económicos y Gestión Institucional (VAEGI) a través de la Dirección de Gestión Institucional (DGI), realizada en coordinación con la Unidad de Análisis Institucional y Proyectos (UAIP), y contó con el apoyo de la Dirección de Servicios de Tecnologías de Información y Comunicaciones (STI).

en investigación y extensión, que describen la gestión de la Universidad, entre los años 2008-2013, en ámbitos generales.

160 indicadores de gestión académica,

+ de

7Un acceso más dinámico e interactivo a la información estadística de la Universidad de Chile

PROYECTO DE CERTIFICACIÓN DE Resumen de proyectos 2014>Certificación de Procesos ISO 9001 5

PROCESOS ISO 9001www.uchile.cl/iso

LIBRO ELECTRÓNICO 2014Gestión sustentable a través de Expedientes Digitales

Resumen de proyectos 2014>Libro Electrónico 6

Unidades que no enviaron expedientes digitales en 2014.

Unidades que enviaron expedientes digitales en 2014.

Desde el año 2013 al 2014 el número de expedientes digitales enviados aumentó, llegando a más que el doble de documentos.

3.388 6.866

Durante el 2014, se sumaron 7 unidades al envío de expedientes digitales, llegando a 32 el número total de organismos que lo utiliza.

2014 32

El uso de Expedientes Digitales durante el2014 previene la utilización de:

ENERGÍA EQUIVALENTE A UNA

AMPOLLETA ENCENDIDA DURANTE

4 MESES Y 2 DÍAS*

27 KILOGRAMOSDE BASURA*

79 KILOGRAMOSDE CO2* PRODUCIDOS

POR GASES DEINVERNADERO

2.691 LITROS DE AGUA*

Portafolio Académico pone a disposición de la comunidad universitaria la producción académica institucional, además de transparentar y aumentar -en el mundo- la visibilidad de los académicos, mediante el sitio público (www.uchile.cl/portafolio-academico).

Reúne la información del académico desde distintas fuentes, en un sitio único, mejorando el acceso a su producción académica y conectándola para agilizar sus procesos en la Universidad.

A partir de 2014, toda la comunidad universitaria puede acceder libremente a la producción de los académicos

Se libera acceso a la información sobre las tesis guiadas por los

académicos en la Universidad de Chile

Ahora, el académico puede ingresar una descripción personal en su Portafolio

Académico

Ampliación de información cargada en Portafolio

Liberación de sitio público de Portafolio Académico

Nuevas pestañas de información ¡Además! Nueva versión con mejoras en diseño y navegabilidad

Información Creación ArtísticaAndrés Bello

Creación Artística

Memorias y Tesis Perfil del académico

+ de 11.000 Tesis y Memorias

+ de3.400 proyectos

+ de22.000 publicaciones

A partir de 2014, Portafolio permite al académico ingresar sus producciones artísticas, además de sus investigaciones científicas.

www.uchile.cl/portafolio-academico

PORTAFOLIO ACADÉMICOMayor disponibilidad e información de la trayectoria de los académicos de la Universidad de Chile

Resumen de proyectos 2014>Portafolio académico 7

“Mi Uchile amplía los servicios centralizados que ofrece, incluyendo mejoras de diseño y navegabilidad orientados al usuario, y que han sido respaldados por la comunidad universitaria”

Personas ingresaron, en 2014, al nuevo MiUchile, desde su puesta en marcha.

Páginas del nuevo MiUchile son vistas en promedio, al día

Algunos servicios disponiblesPortafolio académicoEvaluación académicaEvaluación de desempeño docentePostulación en lineaPermiso administrativoLiquidación de sueldos

Estadísticas de ingreso

Estadísticas de satisfacción

7.126

437

Es la nota promedio que los usuarios dan al nuevo Portal.

Es la nota promedio que los usuarios dan a la navegabilidad en el sitio.

5,9

6,0

PERMISOS ADMINISTRATIVOS 2014El inicio de su implementación en Servicios Centrales

Resumen de proyectos 2014>Permisos Administrativos

Servicio disponible en MiUchile, que elimina el uso de los formularios de papel y permite solicitar y tramitar los permisos administrativos de forma más simple y rápida, entregando al usuario, además, la cifra de días con los que dispone para solicitud.

Funcionarios han solicitado Permiso Administrativo de forma Electrónica

Usuarios visaron Permisos Administrativos de forma Electrónica

338

67

Hojas de papel se han ahorrado al solicitar Permisos Administrativos Electrónicos

1.355

¿Qué es?

Nace producto del trabajo conjunto de:

DIRFAP

DEAC

DEAC

SISIB

PREGRADO

DGI

DSI

RRHH

UGII

CIAE

POSTGRADO

GABINETEVAA

UAIP

CONTRALORÍA

STI

COMITÉAUTOEVALUACIÓN

INSTITUCIONAL

Pertenecientes a la VAEGI

Su

Se implanta oficialmente el uso de permisos administrativos en

la VAEGI y VAA

8

“Mi Uchile amplía los servicios centralizados que ofrece, incluyendo mejoras de diseño y navegabilidad orientados al usuario, y que han sido respaldados por la comunidad universitaria”

Personas ingresaron, en 2014, al nuevo MiUchile, desde su puesta en marcha.

Páginas del nuevo MiUchile son vistas en promedio, al día

Algunos servicios disponiblesPortafolio académicoEvaluación académicaEvaluación de desempeño docentePostulación en lineaPermiso administrativoLiquidación de sueldos

Estadísticas de ingreso

Estadísticas de satisfacción

7.126

437

Es la nota promedio que los usuarios dan al nuevo Portal.

Es la nota promedio que los usuarios dan a la navegabilidad en el sitio.

5,9

6,0

9Resumen de proyectos 2014>Mi Uchile

MI UCHILENuevo portal de acceso a servicios de la Universidad de Chile

EVALUACIÓN ACADÉMICA 2014Todos los antecedentes de postulación de académicos se envían de forma digital a la Comisión Superior

Resumen de proyectos 2014>Evaluación Académica 10

Unidades Académicas han realizado propuestas para ascenso de profesores

Reuniones de la CSEA reflejadas a través del sistema

Académicos han sido propuestos para evaluación a través de la plataforma.

16 24 101

ComisiónSuperiorde EvaluaciónAcadémica

Se logra que todos los antecedentes enviados por las Comisiones de Evaluación de Unidades Académicas (CEUA) a la Comisión Superior de Evaluación Académi-ca (CSEA),

Durante 2014

sean enviados de forma digital

Matrícula es el proceso realizado por el estudiante y la Universidad, que permite concretar el ingreso a los programas o carreras.

¿Qué es Matrícula?

¿Qué es el Proyecto Matrícula? Trabajos gestionadospor la DGI

Durante el año 2014 se trabajó en la segunda etapa del Mejoramiento continuo del proceso de Matrícula de los estudiantes de la Universidad, a través de la colaboración y trabajo conjunto de:

Principales mejoras del sistema Proyecciones al Proyecto Matrícula 2016Mejoras en el Portal de Matrícula con foco en la usabilidad del

estudiante.Flexibilización de pasos en línea y presenciales para facilitar los trámites del estudiante.Mejoras en opciones de pago que agilizan el trámite del estudiante y nueva opción de pago para la deuda de años anteriores.Identificación simple del estado de matrícula y/o de trámites pendientes a través de la Plataforma de Matrícula.

El Proyecto Matrícula es el trabajo en equipo desarrollado por Unidades de Servicios Centrales para lograr el mejoramiento conti-nuo tanto del proceso como de los sistemas en línea que lo apoyan.

La recopilación, revisión y desarrollo de nuevas mejoras, tanto a nivel de tecnología como de proceso, propuestas por las Unidades participantes, corresponden a las principales tareas del proyecto Matrícula 2016, que buscarán un modelo más eficiente y expedito, basándose en la estructura de trabajo conjunto y en el mejoramiento continuo. Satisfacción global del proceso

(Nota 1-7)

Resultados al proceso de Matrícula 2015 (estudiantes nuevos)

DGI DBE STIPREGRADO

ARANCELES

En menos de 1 hora se matricularon más de la mitad de los estudiantes

En menos de 3 horas se matriculó el 85% de los estudiantes

Coordinación del trabajo en equipo de las Unidades

Coordinación de pruebas de los sistemas tecnológicos y análisis de sus resultados.

Levantamiento, análisis y seguimiento a las mejoras de los sistemas tecnológicos de apoyo al proceso.

Aplicación de encuesta a estudiantes, análisis de resultados y propuestas para el proceso de matrícula.

1

3

2013 2014 2015

6,036,07

6,13

11Resumen de proyectos 2014>Matrícula 2015

MATRÍCULA 2015Mejora continua para el ingreso a la Universidad

BOLSAS DE EMPLEO UCHILELa Universidad de Chile ofrece profesionales al país y oportunidades laborales

Resumen de proyectos 2014>Bolsas de Empleo Uchile 12

GPSSistema de Gestión de Procesos de Selección que permite la creación y administración de publicaciones de empleo para selección de personal externo a la Universidad.

3.180 Avisos 2014

6.223 Postulantes

19 Concursos Académicos

186 Postulantes

Portal de empleoLa plataforma Portal de Empleo permi-te a los estudiantes y titulados de la Universidad acceder a ofertas laborales publicadas exclusivamente para la comunidad universitaria.

Concursos académicosHerramienta que posibilita la publicación de convocatoria para cargos académicos en el sitio web de la Universidad, permitiendo a las Unida-des académicas administrar el proceso de selección de un nuevo académico.

GMISistema de Gestión de Movilidad Interna que permite la creación y administración de procesos de selección, para la postu-lación de funcionarios de la Universidad.�

3.180 Avisos 2014

3.654 Postulantes

129 Avisos 2014

203 Postulantes

El observatorio UChile permite elaborar estrategias de gestión para agilizar, optimizar y transparentar procesos académicos y administrativos, generando reportes – actualizados mensualmente- con datos recogidos de diversas bases de datos.Así, la herramienta extrae datos del sistema de Gestión Universitaria e Información del Alumno (GUIA), Sistema de Información de Personal (SISPER), U-Cursos, AUGE, Mantenedor de Proyec-tos, Mantenedor de Publicaciones, Oficina de Títulos y Grados, Trabajando.com, Postulación en Línea, y de otras bases corporativas.

El Sistema de búsqueda de documentos es una plataforma sistematizada que pone a disposición de sus usuarios 15 tipos de documentos digitales, a fin de mejorar y simplificar la gestión al interior de diversas unidades.

Durante el año 2014, los buscadores documentales MiUChile consolidaron cuatro nuevos modelos de cargas periódicas: decretos, expedientes de título, pagarés y resoluciones, lo que permitió mejorar el acceso a todo tipo de documentos sin necesidad de un intermediario

El sistema creado para simplificar la postulación a los programas de postgrado y postítulo ofrecidos por las unidades académicas de la Universidad de Chile, puso a disposición de sus usuarios -durante el 2014- una nueva versión más amigable, moderna, simple de usar y compatible con diversos navegadores, mejorando así el acceso para los postulantes. La nueva versión, simplifica la creación de procesos y revisión de fichas de postulación, además de permitir la descarga e impresión de resúmenes, facilitando el trabajo administrativo de los funciona-rios. Cabe destacar que además de los programas postgrado o postítulo de las unidades académicas, también han utilizado la postulación en línea los programas de movilidad estudiantil del PME, los cursos de capacitación para funcionarios de RRHH y los programas de perfeccionamiento docente de la UPERDOC. El acceso al formulario público de postulación en línea a los progra-mas de postgrado y postítulo es través de https://postulacionpost-grado.uchile.cl/, mientras que los funcionarios a cargo en cada unidad académica ingresan al sistema a través de la ventanilla única de servicios MiUchile, con su cuenta pasaporte.

U-Cursos es una plataforma de apoyo a la gestión académica que permite conectar -de forma efectiva y en un espacio común de interacción continua y directa- a todos los participantes en el proceso formativo de los estudiantes.Para ello, cuenta con herramientas de ingreso, seguimiento y procesamiento de información para el desarrollo de actividades de docencia, bienestar, equidad, administración y gestión de la calidad, en las distintas unidades académicas y sus programas. Durante el año 2014, la cantidad de material docen-te publicado en U-Cursos por las unidades académi-cas aumentó respecto a los años anteriores.

de los cursos efectivos utilizaron Material docente

de flujo de material docente generaron en 2014

para el año 2014 en la plataforma

ObservatorioObtención de datos en pocos pasos

Buscador de documentos digitalesNuevos modelos de cargas periódicas

Postulación en líneaUn acceso más simple a los programas UChile

U-CursosUna interacción más fluida entre estudiantes y profesores

5.04.26.3

4.2

72,5%

37,46 tb

4.400POSTULACIONES

documentos descargados durante el 2014

4.319

13Resumen de proyectos 2014>Otros proyectos

Cristián Céspedes / DirectorRocío Rivera / Secretaria de DirecciónPamela Becerra / Jefa Unidad de ProcesosLoreto Maripangui / Coordinadora de ProcesosJosé Valiente / Coordinador de ProcesosCristian Abarca / Analista de ProcesosCarolina Camus / Analista de ProcesosChristian Catalán / Analista de ProcesosHerman Cortés / Analista de ProcesosTomás Fontana / Analista de ProcesosIndira Guggisberg / Analista de ProcesosAníbal Jiménez / Analista de ProcesosClaudio Rivera / Analista de ProcesosRaúl Rojas / Analista de ProcesosKatherine Roloff / Analista de ProcesosIgnacio Toledo / Analista de ProcesosClaudia Valdés / Analista de Procesos

Andrea Monsalves / Jefa Unidad de DifusiónScarlet Alarcón / Analista de DifusiónSara Cisternas / Coordinadora Gestión del CambioSergio Castillo / Analista Gestión del CambioJaviera Contreras / Analista Gestión del CambioPaulina Gatica / Analista Gestión del CambioPaolo Jeldres / Coordinador de ImplantaciónMarco Álvarez / Analista de ImplantaciónPatricio De La Rosa / Analista de ImplantaciónSebastián Gramattico / Analista de ImplantaciónLeonardo López / Analista de ImplantaciónDaniela Pedreros / Analista de ImplantaciónClaudia Rivera / Analista de ImplantaciónMayelin Torres / Analista de ImplantaciónVíctor Torres / Analista de Implantación

La Dirección de Gestión Institucional desarrolla su misión, dentro de la Universidad de Chile, gracias a un equipo interdisciplinario de profesionales jóvenes que día a día trabajan para mejorar la gestión universitaria.

Resumen de proyectos 2014>Equipo DGI 14

INTEGRANTESwww.uchile.cl/CDGestion

Cristián Céspedes / DirectorRocío Rivera / Secretaria de DirecciónPamela Becerra / Jefa Unidad de ProcesosLoreto Maripangui / Coordinadora de ProcesosJosé Valiente / Coordinador de ProcesosCristian Abarca / Analista de ProcesosCarolina Camus / Analista de ProcesosChristian Catalán / Analista de ProcesosHerman Cortés / Analista de ProcesosTomás Fontana / Analista de ProcesosIndira Guggisberg / Analista de ProcesosAníbal Jiménez / Analista de ProcesosClaudio Rivera / Analista de ProcesosRaúl Rojas / Analista de ProcesosKatherine Roloff / Analista de ProcesosIgnacio Toledo / Analista de ProcesosClaudia Valdés / Analista de Procesos

Andrea Monsalves / Jefa Unidad de DifusiónScarlet Alarcón / Analista de DifusiónSara Cisternas / Coordinadora Gestión del CambioSergio Castillo / Analista Gestión del CambioJaviera Contreras / Analista Gestión del CambioPaulina Gatica / Analista Gestión del CambioPaolo Jeldres / Coordinador de ImplantaciónMarco Álvarez / Analista de ImplantaciónPatricio De La Rosa / Analista de ImplantaciónSebastián Gramattico / Analista de ImplantaciónLeonardo López / Analista de ImplantaciónDaniela Pedreros / Analista de ImplantaciónClaudia Rivera / Analista de ImplantaciónMayelin Torres / Analista de ImplantaciónVíctor Torres / Analista de Implantación

La Dirección de Gestión Institucional desarrolla su misión, dentro de la Universidad de Chile, gracias a un equipo interdisciplinario de profesionales jóvenes que día a día trabajan para mejorar la gestión universitaria.

resumen de proyectos