Resumen de proyectos 2014>Introducción
La Dirección de Gestión Institucional tiene la misión de fortalecer la capacidad de gestión de la Universidad de Chile, a través de la modernización permanente y la introducción de tecnologías avanzadas, en todas las unidades centrales y académicas.
Para ejecutar sus funciones, esta Dirección se organiza en torno al análisis y mejoramiento de procesos, incorporando tecnologías de información. Sus labores son ejecutadas en estrecha relación con la Dirección de Servicios de Tecnolo-gías de Información y Comunicaciones (STI), en coordinación con las Vicerrectorías y Unidades Académicas.
Así, la DGI está a cargo del diseño de estrategias y la entrega de instrumentos de medición y seguimiento a la comu-nidad universitaria, con el fin de mejorar la rendición de cuentas, la autorregulación y la transparencia de esta Casa de Estudios.
En este contexto, durante el año 2014, la Dirección continuó trabajando en el mejoramiento y consolidación de sus proyectos, a través de la incorporación de nuevos módulos y herramientas tecnológicas, la ampliación del alcance ha-cia otras áreas de la comunidad universitaria y el aumento en la administración de expedientes digitales. Estos avan-ces pueden ser observados en proyectos como Libro electrónico de correspondencia, Portafolio académico, Permisos administrativos, Mi Uchile y Proyecto Matrícula 2015.
Además, se destaca la ampliación de la certificación de procesos bajo la Norma ISO 9001:2008 gracias al trabajo de la Oficina de Calidad de la Dirección que administra el Sistema de Gestión de Calidad, que logró alcanzar durante el año 2014 la certificación de un total de 42 procesos de 14 Unidades Centrales.
INTRODUCCIÓN
2
ÍNDICEAnuario interactivo p.4Certificación de procesos p.5Libro electrónico de correspondencia p.6Portafolio académico p.7Permiso administrativo p.8Mi UChile p.9Evaluación académica p.10Matrícula 2015 p.11Bolsas de empleo p.12Otros proyectos p.13Equipo DGI p.14
resumen de proyectos
Anuario Interactivo entrega información a través de más de 90 gráficos interactivos, que pueden ser visualizados en diferentes disposi-tivos y plataformas.
El diseño y desarrollo de Anuario Interactivo fue desarrollado por la Vicerrecto-ría de Asuntos Económicos y Gestión Institucional (VAEGI) a través de la Dirección de Gestión Institucional (DGI), realizada en coordinación con la Unidad de Análisis Institucional y Proyectos (UAIP), y contó con el apoyo de la Dirección de Servicios de Tecnologías de Información y Comunicaciones (STI).
en investigación y extensión, que describen la gestión de la Universidad, entre los años 2008-2013, en ámbitos generales.
160 indicadores de gestión académica,
+ de
7Un acceso más dinámico e interactivo a la información estadística de la Universidad de Chile
ANUARIO INTERACTIVO www.anuario.uchile.cl
Resumen de proyectos 2014>Anuario Interactivo 4
Ayuda a asegurar que la comunidad universitaria obtenga servicios que satisfagan sus requisitos de forma coherente.Contribuye a la toma de decisiones, la transparencia y la autorregulación de los procesos.
En el afán de la DGI por mejorar continuamente la eficacia de los procesos, la Oficina de Calidad implementará durante el 2015 las acciones necesa-rias para alcanzar los resultados planificados, a través de capacitaciones, auditorías, asesorías y reuniones de trabajo que permitan ir agregando valor al servicio que se entrega a la Comunidad Universitaria.
¿Qué permite la Norma ISO?Establecer criterios para un Sistema de Gestión de Calidad.Orientarse al servicio a la comunidad, mejorar la eficiencia y eficacia de la organización y el permanente compromiso de la alta dirección.Mantener un enfoque basado en los procesos y la mejora continua.
¿Por qué usar la norma en la Universidad de Chile?
¿Cuales son nuestros resultados?
Número de personas capacitadas Proyecciones futuras
20142013
652002013
2014
PROCESOS CERTIFICADOS
UNIDADESCERTIFICADAS
PROCESOS CERTIFICADOS
UNIDADESCERTIFICADAS
12 de Julio
1 de Octubre 9 de Mayo 22 y 24 de Septiembre1,2 y 3 de Octubre
26 de Noviembre
24 y 25 de Marzo 3 y 4 de Septiembre 3 de Octubre 10, 11 y 12 de Diciembre
DGI invita a las Unidades Centrales a participar del proceso de certificación en la Norma ISO 9001.
Certificación a la primera etapa de procesos por 3 años para 14 procesos de 8 Unidades Centrales.
DEMRE se suma a las Unidades participantes en la Certificación con el proceso de creación de preguntas.
Realización de auditorías para certificación de la ampliación del alcance de los 28 procesos nuevos.
Ceremonia de entrega de Certificación a la segunda etapa de procesos con 28 nuevos procesos
II Taller de Revisión Interna con 76 participantes de Unidades Centrales y Académicas.
Realización de auditorías de seguimiento que confirman la continuidad de la certificación de los 14 procesos certificados en 2013.
Certificación a la segunda etapa de 28 nuevos procesos, ampliando el alcance de la Certificación a 42 procesos de 14 Unidades Centrales.
I Taller de No conformidades y Acciones Correctivas con 47 asistentes de 14 Unidades Centrales.
2012
2013
2014
2014
2014
2014
2014
2014
2014
Hitos relevantes de Certificación de procesos ISO 9001 impulsados por la DGI
Anuario Interactivo entrega información a través de más de 90 gráficos interactivos, que pueden ser visualizados en diferentes disposi-tivos y plataformas.
El diseño y desarrollo de Anuario Interactivo fue desarrollado por la Vicerrecto-ría de Asuntos Económicos y Gestión Institucional (VAEGI) a través de la Dirección de Gestión Institucional (DGI), realizada en coordinación con la Unidad de Análisis Institucional y Proyectos (UAIP), y contó con el apoyo de la Dirección de Servicios de Tecnologías de Información y Comunicaciones (STI).
en investigación y extensión, que describen la gestión de la Universidad, entre los años 2008-2013, en ámbitos generales.
160 indicadores de gestión académica,
+ de
7Un acceso más dinámico e interactivo a la información estadística de la Universidad de Chile
PROYECTO DE CERTIFICACIÓN DE Resumen de proyectos 2014>Certificación de Procesos ISO 9001 5
PROCESOS ISO 9001www.uchile.cl/iso
LIBRO ELECTRÓNICO 2014Gestión sustentable a través de Expedientes Digitales
Resumen de proyectos 2014>Libro Electrónico 6
Unidades que no enviaron expedientes digitales en 2014.
Unidades que enviaron expedientes digitales en 2014.
Desde el año 2013 al 2014 el número de expedientes digitales enviados aumentó, llegando a más que el doble de documentos.
3.388 6.866
Durante el 2014, se sumaron 7 unidades al envío de expedientes digitales, llegando a 32 el número total de organismos que lo utiliza.
2014 32
El uso de Expedientes Digitales durante el2014 previene la utilización de:
ENERGÍA EQUIVALENTE A UNA
AMPOLLETA ENCENDIDA DURANTE
4 MESES Y 2 DÍAS*
27 KILOGRAMOSDE BASURA*
79 KILOGRAMOSDE CO2* PRODUCIDOS
POR GASES DEINVERNADERO
2.691 LITROS DE AGUA*
Portafolio Académico pone a disposición de la comunidad universitaria la producción académica institucional, además de transparentar y aumentar -en el mundo- la visibilidad de los académicos, mediante el sitio público (www.uchile.cl/portafolio-academico).
Reúne la información del académico desde distintas fuentes, en un sitio único, mejorando el acceso a su producción académica y conectándola para agilizar sus procesos en la Universidad.
A partir de 2014, toda la comunidad universitaria puede acceder libremente a la producción de los académicos
Se libera acceso a la información sobre las tesis guiadas por los
académicos en la Universidad de Chile
Ahora, el académico puede ingresar una descripción personal en su Portafolio
Académico
Ampliación de información cargada en Portafolio
Liberación de sitio público de Portafolio Académico
Nuevas pestañas de información ¡Además! Nueva versión con mejoras en diseño y navegabilidad
Información Creación ArtísticaAndrés Bello
Creación Artística
Memorias y Tesis Perfil del académico
+ de 11.000 Tesis y Memorias
+ de3.400 proyectos
+ de22.000 publicaciones
A partir de 2014, Portafolio permite al académico ingresar sus producciones artísticas, además de sus investigaciones científicas.
www.uchile.cl/portafolio-academico
PORTAFOLIO ACADÉMICOMayor disponibilidad e información de la trayectoria de los académicos de la Universidad de Chile
Resumen de proyectos 2014>Portafolio académico 7
“Mi Uchile amplía los servicios centralizados que ofrece, incluyendo mejoras de diseño y navegabilidad orientados al usuario, y que han sido respaldados por la comunidad universitaria”
Personas ingresaron, en 2014, al nuevo MiUchile, desde su puesta en marcha.
Páginas del nuevo MiUchile son vistas en promedio, al día
Algunos servicios disponiblesPortafolio académicoEvaluación académicaEvaluación de desempeño docentePostulación en lineaPermiso administrativoLiquidación de sueldos
Estadísticas de ingreso
Estadísticas de satisfacción
7.126
437
Es la nota promedio que los usuarios dan al nuevo Portal.
Es la nota promedio que los usuarios dan a la navegabilidad en el sitio.
5,9
6,0
PERMISOS ADMINISTRATIVOS 2014El inicio de su implementación en Servicios Centrales
Resumen de proyectos 2014>Permisos Administrativos
Servicio disponible en MiUchile, que elimina el uso de los formularios de papel y permite solicitar y tramitar los permisos administrativos de forma más simple y rápida, entregando al usuario, además, la cifra de días con los que dispone para solicitud.
Funcionarios han solicitado Permiso Administrativo de forma Electrónica
Usuarios visaron Permisos Administrativos de forma Electrónica
338
67
Hojas de papel se han ahorrado al solicitar Permisos Administrativos Electrónicos
1.355
¿Qué es?
Nace producto del trabajo conjunto de:
DIRFAP
DEAC
DEAC
SISIB
PREGRADO
DGI
DSI
RRHH
UGII
CIAE
POSTGRADO
GABINETEVAA
UAIP
CONTRALORÍA
STI
COMITÉAUTOEVALUACIÓN
INSTITUCIONAL
Pertenecientes a la VAEGI
Su
Se implanta oficialmente el uso de permisos administrativos en
la VAEGI y VAA
8
“Mi Uchile amplía los servicios centralizados que ofrece, incluyendo mejoras de diseño y navegabilidad orientados al usuario, y que han sido respaldados por la comunidad universitaria”
Personas ingresaron, en 2014, al nuevo MiUchile, desde su puesta en marcha.
Páginas del nuevo MiUchile son vistas en promedio, al día
Algunos servicios disponiblesPortafolio académicoEvaluación académicaEvaluación de desempeño docentePostulación en lineaPermiso administrativoLiquidación de sueldos
Estadísticas de ingreso
Estadísticas de satisfacción
7.126
437
Es la nota promedio que los usuarios dan al nuevo Portal.
Es la nota promedio que los usuarios dan a la navegabilidad en el sitio.
5,9
6,0
9Resumen de proyectos 2014>Mi Uchile
MI UCHILENuevo portal de acceso a servicios de la Universidad de Chile
EVALUACIÓN ACADÉMICA 2014Todos los antecedentes de postulación de académicos se envían de forma digital a la Comisión Superior
Resumen de proyectos 2014>Evaluación Académica 10
Unidades Académicas han realizado propuestas para ascenso de profesores
Reuniones de la CSEA reflejadas a través del sistema
Académicos han sido propuestos para evaluación a través de la plataforma.
16 24 101
ComisiónSuperiorde EvaluaciónAcadémica
Se logra que todos los antecedentes enviados por las Comisiones de Evaluación de Unidades Académicas (CEUA) a la Comisión Superior de Evaluación Académi-ca (CSEA),
Durante 2014
sean enviados de forma digital
Matrícula es el proceso realizado por el estudiante y la Universidad, que permite concretar el ingreso a los programas o carreras.
¿Qué es Matrícula?
¿Qué es el Proyecto Matrícula? Trabajos gestionadospor la DGI
Durante el año 2014 se trabajó en la segunda etapa del Mejoramiento continuo del proceso de Matrícula de los estudiantes de la Universidad, a través de la colaboración y trabajo conjunto de:
Principales mejoras del sistema Proyecciones al Proyecto Matrícula 2016Mejoras en el Portal de Matrícula con foco en la usabilidad del
estudiante.Flexibilización de pasos en línea y presenciales para facilitar los trámites del estudiante.Mejoras en opciones de pago que agilizan el trámite del estudiante y nueva opción de pago para la deuda de años anteriores.Identificación simple del estado de matrícula y/o de trámites pendientes a través de la Plataforma de Matrícula.
El Proyecto Matrícula es el trabajo en equipo desarrollado por Unidades de Servicios Centrales para lograr el mejoramiento conti-nuo tanto del proceso como de los sistemas en línea que lo apoyan.
La recopilación, revisión y desarrollo de nuevas mejoras, tanto a nivel de tecnología como de proceso, propuestas por las Unidades participantes, corresponden a las principales tareas del proyecto Matrícula 2016, que buscarán un modelo más eficiente y expedito, basándose en la estructura de trabajo conjunto y en el mejoramiento continuo. Satisfacción global del proceso
(Nota 1-7)
Resultados al proceso de Matrícula 2015 (estudiantes nuevos)
DGI DBE STIPREGRADO
ARANCELES
En menos de 1 hora se matricularon más de la mitad de los estudiantes
En menos de 3 horas se matriculó el 85% de los estudiantes
Coordinación del trabajo en equipo de las Unidades
Coordinación de pruebas de los sistemas tecnológicos y análisis de sus resultados.
Levantamiento, análisis y seguimiento a las mejoras de los sistemas tecnológicos de apoyo al proceso.
Aplicación de encuesta a estudiantes, análisis de resultados y propuestas para el proceso de matrícula.
1
3
2013 2014 2015
6,036,07
6,13
11Resumen de proyectos 2014>Matrícula 2015
MATRÍCULA 2015Mejora continua para el ingreso a la Universidad
BOLSAS DE EMPLEO UCHILELa Universidad de Chile ofrece profesionales al país y oportunidades laborales
Resumen de proyectos 2014>Bolsas de Empleo Uchile 12
GPSSistema de Gestión de Procesos de Selección que permite la creación y administración de publicaciones de empleo para selección de personal externo a la Universidad.
3.180 Avisos 2014
6.223 Postulantes
19 Concursos Académicos
186 Postulantes
Portal de empleoLa plataforma Portal de Empleo permi-te a los estudiantes y titulados de la Universidad acceder a ofertas laborales publicadas exclusivamente para la comunidad universitaria.
Concursos académicosHerramienta que posibilita la publicación de convocatoria para cargos académicos en el sitio web de la Universidad, permitiendo a las Unida-des académicas administrar el proceso de selección de un nuevo académico.
GMISistema de Gestión de Movilidad Interna que permite la creación y administración de procesos de selección, para la postu-lación de funcionarios de la Universidad.�
3.180 Avisos 2014
3.654 Postulantes
129 Avisos 2014
203 Postulantes
El observatorio UChile permite elaborar estrategias de gestión para agilizar, optimizar y transparentar procesos académicos y administrativos, generando reportes – actualizados mensualmente- con datos recogidos de diversas bases de datos.Así, la herramienta extrae datos del sistema de Gestión Universitaria e Información del Alumno (GUIA), Sistema de Información de Personal (SISPER), U-Cursos, AUGE, Mantenedor de Proyec-tos, Mantenedor de Publicaciones, Oficina de Títulos y Grados, Trabajando.com, Postulación en Línea, y de otras bases corporativas.
El Sistema de búsqueda de documentos es una plataforma sistematizada que pone a disposición de sus usuarios 15 tipos de documentos digitales, a fin de mejorar y simplificar la gestión al interior de diversas unidades.
Durante el año 2014, los buscadores documentales MiUChile consolidaron cuatro nuevos modelos de cargas periódicas: decretos, expedientes de título, pagarés y resoluciones, lo que permitió mejorar el acceso a todo tipo de documentos sin necesidad de un intermediario
El sistema creado para simplificar la postulación a los programas de postgrado y postítulo ofrecidos por las unidades académicas de la Universidad de Chile, puso a disposición de sus usuarios -durante el 2014- una nueva versión más amigable, moderna, simple de usar y compatible con diversos navegadores, mejorando así el acceso para los postulantes. La nueva versión, simplifica la creación de procesos y revisión de fichas de postulación, además de permitir la descarga e impresión de resúmenes, facilitando el trabajo administrativo de los funciona-rios. Cabe destacar que además de los programas postgrado o postítulo de las unidades académicas, también han utilizado la postulación en línea los programas de movilidad estudiantil del PME, los cursos de capacitación para funcionarios de RRHH y los programas de perfeccionamiento docente de la UPERDOC. El acceso al formulario público de postulación en línea a los progra-mas de postgrado y postítulo es través de https://postulacionpost-grado.uchile.cl/, mientras que los funcionarios a cargo en cada unidad académica ingresan al sistema a través de la ventanilla única de servicios MiUchile, con su cuenta pasaporte.
U-Cursos es una plataforma de apoyo a la gestión académica que permite conectar -de forma efectiva y en un espacio común de interacción continua y directa- a todos los participantes en el proceso formativo de los estudiantes.Para ello, cuenta con herramientas de ingreso, seguimiento y procesamiento de información para el desarrollo de actividades de docencia, bienestar, equidad, administración y gestión de la calidad, en las distintas unidades académicas y sus programas. Durante el año 2014, la cantidad de material docen-te publicado en U-Cursos por las unidades académi-cas aumentó respecto a los años anteriores.
de los cursos efectivos utilizaron Material docente
de flujo de material docente generaron en 2014
para el año 2014 en la plataforma
ObservatorioObtención de datos en pocos pasos
Buscador de documentos digitalesNuevos modelos de cargas periódicas
Postulación en líneaUn acceso más simple a los programas UChile
U-CursosUna interacción más fluida entre estudiantes y profesores
5.04.26.3
4.2
72,5%
37,46 tb
4.400POSTULACIONES
documentos descargados durante el 2014
4.319
13Resumen de proyectos 2014>Otros proyectos
Cristián Céspedes / DirectorRocío Rivera / Secretaria de DirecciónPamela Becerra / Jefa Unidad de ProcesosLoreto Maripangui / Coordinadora de ProcesosJosé Valiente / Coordinador de ProcesosCristian Abarca / Analista de ProcesosCarolina Camus / Analista de ProcesosChristian Catalán / Analista de ProcesosHerman Cortés / Analista de ProcesosTomás Fontana / Analista de ProcesosIndira Guggisberg / Analista de ProcesosAníbal Jiménez / Analista de ProcesosClaudio Rivera / Analista de ProcesosRaúl Rojas / Analista de ProcesosKatherine Roloff / Analista de ProcesosIgnacio Toledo / Analista de ProcesosClaudia Valdés / Analista de Procesos
Andrea Monsalves / Jefa Unidad de DifusiónScarlet Alarcón / Analista de DifusiónSara Cisternas / Coordinadora Gestión del CambioSergio Castillo / Analista Gestión del CambioJaviera Contreras / Analista Gestión del CambioPaulina Gatica / Analista Gestión del CambioPaolo Jeldres / Coordinador de ImplantaciónMarco Álvarez / Analista de ImplantaciónPatricio De La Rosa / Analista de ImplantaciónSebastián Gramattico / Analista de ImplantaciónLeonardo López / Analista de ImplantaciónDaniela Pedreros / Analista de ImplantaciónClaudia Rivera / Analista de ImplantaciónMayelin Torres / Analista de ImplantaciónVíctor Torres / Analista de Implantación
La Dirección de Gestión Institucional desarrolla su misión, dentro de la Universidad de Chile, gracias a un equipo interdisciplinario de profesionales jóvenes que día a día trabajan para mejorar la gestión universitaria.
Resumen de proyectos 2014>Equipo DGI 14
INTEGRANTESwww.uchile.cl/CDGestion
Cristián Céspedes / DirectorRocío Rivera / Secretaria de DirecciónPamela Becerra / Jefa Unidad de ProcesosLoreto Maripangui / Coordinadora de ProcesosJosé Valiente / Coordinador de ProcesosCristian Abarca / Analista de ProcesosCarolina Camus / Analista de ProcesosChristian Catalán / Analista de ProcesosHerman Cortés / Analista de ProcesosTomás Fontana / Analista de ProcesosIndira Guggisberg / Analista de ProcesosAníbal Jiménez / Analista de ProcesosClaudio Rivera / Analista de ProcesosRaúl Rojas / Analista de ProcesosKatherine Roloff / Analista de ProcesosIgnacio Toledo / Analista de ProcesosClaudia Valdés / Analista de Procesos
Andrea Monsalves / Jefa Unidad de DifusiónScarlet Alarcón / Analista de DifusiónSara Cisternas / Coordinadora Gestión del CambioSergio Castillo / Analista Gestión del CambioJaviera Contreras / Analista Gestión del CambioPaulina Gatica / Analista Gestión del CambioPaolo Jeldres / Coordinador de ImplantaciónMarco Álvarez / Analista de ImplantaciónPatricio De La Rosa / Analista de ImplantaciónSebastián Gramattico / Analista de ImplantaciónLeonardo López / Analista de ImplantaciónDaniela Pedreros / Analista de ImplantaciónClaudia Rivera / Analista de ImplantaciónMayelin Torres / Analista de ImplantaciónVíctor Torres / Analista de Implantación
La Dirección de Gestión Institucional desarrolla su misión, dentro de la Universidad de Chile, gracias a un equipo interdisciplinario de profesionales jóvenes que día a día trabajan para mejorar la gestión universitaria.
resumen de proyectos