representante legal javier velasquez lopez vigencia 2012 y...

Control Fiscal Preventivo, Proactivo y Participativo Gobernación de Santander – Calle 37 No. 10-30 Tel. 6306420 Fax (7) 6306416 Bucaramanga Colombia.

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CONTRALORÍA GENERAL DE SANTANDER CÓDIGO: RECF-16-01

INFORME DEFINITIVO - ESE SAN ROQUE DE CHIMA SUB CONTRALORIA DELEGADA PARA ELCONTROL FISCAL

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ESE HOSPITAL SAN ROQUE DE CHIMA - SANTANDER

( No. 000105 09 Julio 2014 )

REPRESENTANTE LEGAL JAVIER VELASQUEZ LOPEZ

VIGENCIA 2012 Y 2013

BUCARAMANGA, JULIO DE 2014





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NODO COMUNERO

ESE SAN ROQUE DE CHIMA -SANTANDER

EQUIPO DIRECTIVO

ARGEMIRO CASTRO GRANADOS Contralor General de Santander

CARLOS FERNANDO PEREZ GELVEZ Contralor Auxiliar de Santander

SONNIA YANETH GARCIA BENITEZ Sub Contralora Delegada Para el Control Fiscal

EQUIPO AUDITOR

SERGIO JIMENEZ LIZCANO Contador Público

MYRIAM LOPEZ VILLAMIZAR Economista

CLAUDIA PATRICIA VELASCO CAPACHO Coordinadora de Auditoria





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TABLA DE CONTENIDO

Pág.

1 RESULTADOS DE LA AUDITORIA 4 1.1 CONTROL DE GESTION 4 1.1.1 Factores Evaluados 4 1.1.1.1 Ejecución Contractual 4 1.1.2 Resultado Evaluación Rendición de Cuenta 36 1.1.3 Gestión Ambiental 37 1.1.4 Resultado Seguimiento Plan de Mejoramiento 39 1.1.5 Control Fiscal Interno 40 1.2 CONTROL DE RESULTADOS 43 1.2.1 Control Financiero y Presupuestal 43 1.2.1.1 Estados Contables 43 1.2.1.1.1 Concepto Control Interno Contable 48 1.2.1.2 Gestión Presupuestal 50 1.3 OTRAS ACTUACIONES 60 1.3.1 Atención de Quejas y Denuncias 60 1.4 CUADRO DE TIPIFICACION DE HALLAZGOS 62 1.5 CUADRO DE HALLAZGOS DETECTADOS Y COMUNICADOS 66 1.6 CALIFICACION DE EVALUACION A LA GESTION 66

1. RESULTADOS DE AUDITORIA





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La Contraloría General de Santander, en desarrollo de su Plan General de Auditoría Territorial – PGAT vigencia 2013, programó la realización de Auditoría Gubernamental con enfoque Integral en la Modalidad Regular, a la ESE San Roque de Chima, vigencias 2012 y 2013.

OBJETIVO GENERAL DE LA AUDITORÍA

Evaluar la efectividad de la Gestión conforme a la normatividad vigente a los siguientes sistemas de control: Financiero, de legalidad, de gestión, de resultados, la revisión de la cuenta y la evaluación de control interno, con el fin de verificar y determinar la calidad y efectividad de sus procesos; así como la eficiencia y eficacia del manejo de los recursos de la ESE de Chima, para la vigencia 2012 y 2013.

COMPONENTES Y FACTORES La Auditoría incluyó el examen de los siguientes componentes y sus factores:

COMPONENTE

FACTORES

CONTROL DE GESTION

Gestión Contractual

Rendición y revisión de la Cuenta

Legalidad

Gestión Ambiental

Plan de mejoramiento

Control Fiscal Intern0

CONTROL FINANCIERO

Estados Contables

Gestión Presupuestal

Gestión Financiera

1.1. CONTROL DE GESTION Como resultado de la Auditoria adelantada a la ESE de Chima - Santander, el concepto sobre el Control de Gestión durante la vigencia 2012 y 2013 es desfavorable, como consecuencia de la evaluación de los siguientes factores: 1.1.1 Factores evaluados 1.1.1.1 Ejecución Contractual

La E.S.E Hospital San Roque de Chima – Santander, I Nivel de atención, tiene por objeto la prestación de servicios de salud, está dotada de personería jurídica, patrimonio propio y autonomía administrativa. Los contratos que celebra la E.S.E Hospital San Roque de Chima – Santander, en su condición de empresa social del estado, se rigen por las normas del derecho privado; sin embargo, los principios, el régimen de inhabilidades e incompatibilidades y las clausulas excepcionales aplicables son las contenidas en el Estatuto General de Contratación. De otra parte, la entidad mediante Acuerdo No 006 del 06 de febrero de 2012, aprueba el Manual Interno de Contratación de la E.S.E Hospital San Roque de Chima - Santander, donde se establecen como maneras de realizar la selección de los contratistas: 1) La solicitud simple de cotización u ofertas, 2) La solicitud formal de cotizaciones u ofertas, 3) La invitación publica a proponer o cotizar y, 4)





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Los casos de contratación sin necesidad de solicitud de ofertas o de su publicación. Ahora bien, con el objeto de evaluar el grado de cumplimiento de los compromisos, técnicos, económicos y financieros propuestos por La E.S.E Hospital San Roque de Chima – Santander, para la ejecución de los planes, programas y proyectos, se procedió a realizar análisis sobre el cumplimiento de las disposiciones legales durante el Proceso Contractual en sus diferentes etapas; Pre-contractual, Contractual, y Post-Contractual para establecer en términos de calidad, cantidad y oportunidad los resultados obtenidos en la contratación durante las vigencias 2012 y 2013. Para ello se procedió a dar trámite a la Auditoría Gubernamental con Enfoque Integral Modalidad Regular en la E.S.E Hospital San Roque de Chima – Santander y en lo referente a la contratación se tomó una muestra representativa de contratos suscritos por la entidad durante las vigencias 2012 y 2013, con el objeto de estudiar y analizar en la etapa previa de la celebración del contrato, si el gerente en calidad de representante legal identifica la necesidad a satisfacer, la naturaleza del contrato a celebrar, su cuantía y su procedimiento a seguir; de modo que le permitiera a la E.S.E, cumplir con los fines institucionales y determinar si la gestión contractual adelantada se realizó conforme a los principios de transparencia, planeación, economía y responsabilidad, consagrados en la Constitución Política de Colombia. La E.S.E, para la vigencia 2012 celebró 57 contratos por valor de $270.118.621 y para la vigencia 2013 suscribió 47 contratos por valor de $242.086.000; así las cosas, el grupo Auditor solicita en trabajo de campo poner a disposición nueve (9) contratos de la vigencia 2012 por valor de $82.546.667 los cuales equivalen al 15% del número de contratos y 30% del valor total de la contratación para esta vigencia y, diez (10) contratos con cada uno de los soportes de la etapa Pre-contractual, Contractual y Post-contractual de la vigencia 2013, por valor de $106.577.721 los cuales equivalen al 21% del número de contratos y al 44% del valor total de la contratación. La revisión a la contratación se realiza teniendo en cuenta las normas y principios que regulan el ejercicio de la vigilancia fiscal, tomando como base los procedimientos establecidos por la Contraloría General de Santander, sobre los documentos e información suministrada por la E.S.E Hospital San Roque de Chima – Santander, en sus instalaciones y las evidencias consignadas en el informe están respaldadas por los papeles de trabajo o documentos anexos. De acuerdo a lo expuesto, la Muestra a Auditar es:

VIGENCIA 2012

No Contrato Objeto del Contrato Valor Inicial Nombre Contratista

15 Prestar sus servicios como medico SSO en la E.S.E Hospital San Roque – Chima

$13,000,000.00 Eduardo Olivier Celis Villamizar

63

Prestación de servicios profesionales especializados para el desarrollo de talleres de implementación del programa de auditoría para el mejoramiento de la calidad para la E.S.E Hospital San Roque de Chima – Santander.

$12,400,000.00 Yuri Miguel Castro

50 Prestación de servicios para desarrollar actividades de atención como medico

$12,306,667.00 Carlos Eduardo Camacho González





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servicio social obligatorio correspondiente al área asistencial y demás que se deriven del ejercicio de su profesión para la E.S.E Hospital San Roque del Municipio de Chima

41 Prestar sus servicios profesionales de odontología de acuerdo con su capacidad técnica

$9,900,000.00 Yury Mayerly Ortiz Alvarado

42

Prestación de servicios profesionales para desarrollar actividades propias como bacterióloga de la E.S.E Hospital San Roque de Chima y demás que se deriven del ejercicio de su profesión para la E.S.E

$9,900,000.00 Erika Tatiana Beltrán

64

Realizar proceso de asesoría y acompañamiento en el desarrollo de actividades en materia de gestión documental para la E.S.E Hospital San Roque de Chima.

$8,200,000.00 Codenco

55

Prestación de servicios para desarrollar actividades de atención como medico servicios asistenciales y demás que se deriven del ejercicio de su profesión para la E.S.E Hospital San Roque de Chima

$8,000,000.00 Mónica Anyul Amaya Forgionni

26

La prestación de servicios profesionales y especializados consistentes en fortalecer y asesorar los aspectos tales como control interno MECI, PAMEC, SISMED y evaluación de desempeño para funcionarios de carrera administrativa para la E.S.E Hospital San Roque del municipio de Chima

$5,000,000.00 Holger Humberto Jaimes

22 Prestar sus servicios como auxiliar de facturación en la E.S.E Hospital San Roque del Municipio de Chima

$3,840,000.00 Andrés Yessith Quiroga

$82.546.667.00

VIGENCIA 2013

No Contrato Objeto Valor Inicial Nombre de Contratista

41

Mantenimiento de los equipos biomédicos y odontológicos para la empresa social del estado Hospital San Roque del Municipio de Chima.

$3,000,000.00 Medicas del Fonce

39

Prestar sus servicios como medico S.S.O. para el servicio de urgencias, con disponibilidad las 24 horas del día, de acuerdo con su capacidad

$10,500,000.00 Luisa Fernanda Martínez Bustos

14

Prestar los servicios profesionales de jefe de enfermería y las demás que se deriven del ejercicio de su profesión en las diferentes áreas de la E.S.E

$8,500,000.00 Susana Milena Rodríguez

30 Suministro de medicamento y material quirúrgico para la Empresa Social del Estado Hospital San Roque de Chima

$7,500,000.00 Disanmed Ltda

26 Suministro de equipos médicos para la E.S.E Hospital San Roque del Municipio de Chima.

$34,509,979.00 Medicas del Fonce

17 Prestación de servicios de apoyo a la gestión en los procesos de facturación de la ESE Hospital San Roque de Chima

$6,600,000.00 Copdisan Ltda

13

Prestar sus servicios profesionales como médico rural y de urgencias para la E.S.E San Roque del Municipio de Chima

$9,100,000.00 Wilmer Alexander Almeyda Quintero

12

Prestación de servicios profesionales para desarrollar actividades propias como bacterióloga y demás actividades y programas presentados en la entidad y que se deriven del ejercicio de su profesión para la E.S. E.

$7,951,613.00 Paola Alexandra Suarez Suarez





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11 Prestar sus servicios profesionales de odontología de acuerdo con su capacidad técnica y profesional

$8,116,129.00 Adriana Yiseth Avellaneda Vega

7

Prestar los servicios profesionales de asesoría contable, presupuestal y financiera para la E.S.E San Roque del Municipio de Chima

$10,800,000.00 Martha Janne Gómez Aranda

$106.577.721.00

Dentro de la muestra estudiada se revisaron contratos de suministro y de prestación de servicios profesionales, los cuales se celebraron bajo las formas de selección del contratista contempladas en el Manual de Contratación de la entidad sujeto de control. Así mismo, en la muestra seleccionada por el equipo Auditor de la vigencia 2012 y 2013, no se evidenció que la E.S.E Hospital San Roque, hubiese realizado publicaciones de lujo, como lo señala el artículo 10 de la Ley 1474 de 2011, modificado por el artículo 232 del Decreto 19 de 2012 que advierte “En ningún caso las entidades objeto de esta reglamentación podrán patrocinar, contratar o realizar directamente publicidad oficial que no esté relacionada con las funciones que legalmente debe cumplir, ni contratar o patrocinar Ia impresión de ediciones de lujo”. Una vez definida la muestra de contratos a auditar, se procede a realizar el estudio de cada uno de los procesos contractuales de la siguiente manera:

VIGENCIA 2012

1. Contrato civil de prestación de servicios profesionales No 015 – 2012 Modalidad de Contratación: Contratación Directa Objeto: Prestar sus servicios como medico SSO

en la E.S.E Hospital San Roque – Chima. Contratista: Eduardo Olivier Celis Villamizar Valor Inicial: $13.000.000 Termino de ejecución: 5 meses Suscripción: 01 de marzo de 2012 Acta de inicio: 01 de marzo de 2012 Estado actual: Cancelado sin acta de terminación.

ANALISIS CONTRACTUAL:

Después de realizar un análisis al contrato de prestación de servicios profesionales No 015 – 2012, el grupo auditor debe indicar: 1) El contratista es persona idónea y con experiencia para desarrollar el objeto contractual, como se evidencia en los soportes de la hoja de vida. 2) La entidad contratante realizó la selección de contratista atendiendo los lineamientos contenidos en el acuerdo No 006 del 06 de febrero de 2012. 3) El contratista para efectos de dar cumplimiento al objeto contractual realizó: consultas medica general en los servicios de consulta externa, urgencias, hospitalización y sala de partos, diligenciamiento de RIPS, realización optima y oportuna de historias clínicas, formulación de medicamentos y paraclinicos, asistencia a remisión de pacientes y a actividades programadas por la institución. 4) La entidad contratante antes de cancelar sumas a favor del contratista, verificó que este cumpliera a cabalidad con el pago de seguridad social integral, como se observa en las planillas adjuntas al expediente contractual.





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2. Contrato de prestación de servicios No 063 – 2012

Modalidad de Selección: Contratación Directa Objeto. Prestación de servicios profesionales

especializados para el desarrollo de talleres de implementación del programa de auditoría para el mejoramiento de la calidad para la E.S.E Hospital San Roque de Chima – Santander.

Contratista: Yuri Miguel Castro Zambrano Valor inicial: $12.400.000 Tiempo de ejecución: 45 días Suscripción: 28 de diciembre de 2012 Acta de inicio: 28 de diciembre de 2012 Acta terminación y liquidación:04 de marzo de 2013

ANALISIS CONTRACTUAL Después de efectuar un análisis al contrato de prestación de servicios No 063 – 2012, el grupo Auditor, logra determinar: 1) La selección del contratista se desarrolló atendiendo los parámetros establecidos en el artículo décimo sexto del manual de contratación de la entidad. 2) El contratista es persona idónea y con experiencia para desarrollar el objeto contractual como se evidencia en los soportes de la hoja de vida adjunta al expediente contractual. 3) La entidad contratante realizó los descuentos de estampillas departamentales y municipales, como se evidencia en los comprobantes de egreso. OBSERVACION No 01: La entidad contratante autorizó y realizó un primer pago equivalente al 50% del valor del contrato, sin verificar que el contratista hubiese realizado las actividades descritas en el informe por él allegado y sin verificar que el contratista hubiese realizado los aportes al sistema de seguridad social integral y parafiscales. (Contrato No 063 – 2012.) Después de realizar un análisis detallado al contrato de prestación de servicios No 063 – 2012, se observa que la E.S.E Hospital San Roque realizó a favor del señor Yuri Miguel Castro Zambrano en calidad de contratista el pago de $5.577.000, como se observa en el comprobante de egreso No 12-00700 del 31 de diciembre de 2012, sin que exista evidencia de la ejecución de las actividades descritas en el informe allegado por el contratista el 28 de diciembre de 2012. No existe en el expediente contractual soporte documental (registro fotográfico, listado de asistencia, etc.) que le permita al grupo auditor establecer con certeza que el señor Yuri Miguel Castro Zambrano en calidad de contratista haya realizado: 1) La charla magistral “Conceptos y herramientas de la auditoria para el mejoramiento de la calidad.” 2) Taller “Autoevaluación y priorización de procesos.” 3) Taller “Definición de calidad esperada-indicadores.” 4) Taller “medición del desempeño de procesos – Metodología de análisis y solución de problemas” y, 5) Taller “Utilización del formato 5W1H para formulación de planes de mejoramientos.” De otra parte, el grupo auditor, no observó ni en el expediente contractual, ni en los soportes de los comprobantes de egreso No 12-00700 del 31 de diciembre de 2012 y No 13-00165 del 17 de abril de 2013, evidencia que permita determinar





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que el contratista realizó los aportes al sistema de seguridad social integral y parafiscales; así las cosas, es evidente que la E.S.E realizo el pago del valor total del contrato sin verificar que el contratista hubiese cumplido con dicha obligación, a pesar de que esta se encontraba plasmada de manera expresa en la minuta del contrato. Teniendo en cuenta lo expuesto, el grupo auditor considera que se configura una observación administrativa con incidencia disciplinaria, fiscal y penal en cabeza de los señores Javier Velázquez López en calidad de supervisor y gerente (ordenador del gasto) de la E.S.E, Virginia Abaunza Arenas en calidad de secretaria ejecutiva, código 425 y Yuri Miguel Castro Zambrano en calidad de contratista. TIPO DE OBSERVACION: Disciplinario NORMA VULNERADA: Clausula tercera, clausula cuarta, numeral

7 de la cláusula sexta y de la minuta del contrato No 063 – 2012, Ley 797 de 2003, artículo 15 de la ley 100 de 1993, artículo 50 de la ley 789 de 2002, Articulo 44 y 83 y ss de la Ley 1474 de 2011, articulo vigésimo cuarto del Manual de Contratación (Acuerdo No 006 de 2012), Resolución No 160 del 19 de diciembre de 2006, numeral primero del articulo 34 y numeral 31 y 34 del artículo 48 de la Ley 734 de 2002.

PRESUNTO RESPONSABLE: -Javier Velázquez López Gerente y supervisor -Virginia Abaunza Arenas

Secretaria ejecutiva, código 425 -Yuri Miguel Castro Zambrano

Contratista. TIPO DE OBSERVACION: Fiscal NORMA VULNERADA: Articulo 6 de la ley 600 de 2000, Clausula

tercera, clausula cuarta, numeral 7 de la cláusula sexta y de la minuta del contrato No 063 – 2012, Articulo 44 y 83 y ss de la Ley 1474 de 2011, articulo vigésimo cuarto del Manual de Contratación (Acuerdo No 006 de 2012) y Resolución No 160 del 19 de diciembre de 2006.

CUANTIA: $5.577.000 PRESUNTO RESPONSABLE: Javier Velázquez López Gerente y supervisor -Virginia Abaunza Arenas

Secretaria ejecutiva, código 425 -Yuri Miguel Castro Zambrano

Contratista. TIPO DE OBSERVACION: Penal NORMA VULNERADA: Artículo 397 del Código Penal PRESUNTO RESPONSABLE: Javier Velázquez López





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Gerente. -Virginia Abaunza Arenas

Secretaria ejecutiva, código 425 RESPUESTA SUJETO DE CONTROL Mediante oficio con Registro No 2166 del 09 de junio de 2014 el gerente de la E.S.E Hospital San Roque – Chima, manifiesta: “Dentro del contrato No. 063 de 2012,

se ejecutó totalmente el mismo, solamente que al momento de la realización de la Auditoria de dicha Entidad, no aparecieron, anexo las evidencias: -Listado de asistencia a los talleres y charlas, realizados a los Funcionarios de la E.S.E. Los días 28 de 2012 y el 20 de febrero de 2013. -Certificación del cumplimiento contractual. -Manual de recomendaciones dejado por el contratista. -Copia del pago del sistema de seguridad social del contratista Dr. YURI MIGUEL CASTRO ZAMBRANO. Por lo anterior, el presente hallazgo no tiene connotación disciplinaria, por cuanto se cumplió con los requisitos, para la contratación directa según el manual de contratación de la E.S.E. Ahora no es penal, por cuanto el objeto contractual fue cumplido y ejecutado en su totalidad como se puede evidenciar, en los anexos allegados en esta réplica. No es fiscal, por cuanto el objeto contractual se realizó por parte del contratista.”

CONCLUSIÓN ENTE DE CONTROL El grupo auditor en virtud del principio de la buena fe consagrado en el artículo 83 de la Constitución política de Colombia, acepta los argumentos y documentos allegados (listados de asistencia) por el representante legal de la entidad hospitalaria en la réplica al informe preliminar No 000048 del 14 de marzo de 2014, al observarse que estos son evidencia de que el contratista realizo las actividades descritas en el informe suscrito el 28 de diciembre de 2012; así las cosas se desvirtúa la observación fiscal y penal. De otra parte, los documentos adjuntos en la respuesta al Informe preliminar No 00048 de 2014, logran determinar que la entidad contratante solo verificó el pago de seguridad social integral y parafiscales necesario para efectuar el primer desembolso a favor del contratista; mas no para efectuar el pago realizado a través del comprobante de egreso No 13 – 00165 del 17 de abril de 2013; por tal razon se convalida la observación disciplinaria, la cual tendrá la connotación de hallazgo.

3. Contrato de prestación de servicios No 064 - 2012

Modalidad de selección: Contratación Directa con única propuesta. Objeto: Realizar proceso de asesoría y

acompañamiento en el desarrollo de actividades en materia de gestión documental para la E.S.E Hospital San Roque de Chima.

Contratista: Administración pública cooperativa de Departamentos y Municipios de Colombia –CODENCO

Representante legal: José Antonio Álvarez Delgado





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Valor inicial: $8.200.000 Tiempo de ejecución: 45 días Suscripción: 28 de diciembre de 2012 Acta de inicio: 28 de diciembre de 2012 Acta de terminación y liquidación: 04 de marzo de 2013

ANALISIS CONTRACTUAL Una vez analizado el contrato de prestación de servicios No 064 – 2012, el grupo Auditor pudo observar: 1) La entidad contratante realizó la selección del contratista atendiendo los parámetros establecidos en el artículo décimo segundo del Acuerdo No 006 del 06 de febrero de 2012. 2) El contratista es persona idónea y con experiencia para ejecutar el objeto contractual, tal y como se evidencia en los anexos de la propuesta adjunta al expediente contractual. 3) El contratista para efectos de dar cumplimiento al objeto contractual realizó capacitaciones a los funcionarios de la entidad en materia de gestión documental, como se evidencia el en listado de asistencia adjunto al expediente contractual. De otra parte, se evidencia la existencia del manual de archivos de la Institución, la Resolución No 081 del 28 de diciembre de 2012 mediante la cual se crea el Comité de Archivo de la E.S.E Hospital San Roque de Chima y la Resolución No 006 del 30 de enero de 2013, por medio de la cual se establece la unidad de correspondencia en la entidad sujeto de control. OBSERVACION No 02: Deficiencias en la supervisión del contrato de prestación de servicios No 064-2012 y pago del valor total del contrato sin verificar el cumplimiento de las obligaciones del contratista. Después de realizar un análisis al contrato de prestación de servicios No 064-2012, el grupo auditor logra establecer que en el expediente contractual y en los soportes de los comprobantes de egreso: 1) No reposa evidencia del estado de la gestión documental de la entidad, actividad esta que tiene un costo de $1.000.000. 2) No se observan informes allegados por el contratista sobre las actividades desarrolladas para dar cumplimiento al objeto contractual. 3) No se evidencia la existencia del pago de seguridad social y parafiscales del señor Néstor Danilo Rodríguez Hernández, persona esta designada por CODENCO para desarrollar las actividades contractuales. 4) La entidad contratante canceló al contratista la suma de $4.097.000, como se observa en el comprobante de egreso No 12-00699 del 31 de diciembre de 2012, sin verificar el pago de seguridad social integral y parafiscales, sin la existencia del informe de actividades del contratista y sin un documento del supervisor que estableciera que CODENCO había cumplido las obligaciones contractuales. Teniendo en cuenta lo expuesto, el grupo auditor considera que se configura una observación administrativa con incidencia disciplinaria, fiscal y penal en cabeza de los señores Javier Velázquez López en calidad de supervisor y gerente (ordenador del gasto) de la E.S.E, Virginia Abaunza Arenas en calidad de secretaria ejecutiva, código 425 y José Antonio Álvarez Delgado representante legal de CODENCO. TIPO DE OBSERVACION: Disciplinario NORMA VULNERADA: Clausula primera, clausula tercera,

clausula quinta y numeral 7 de la cláusula





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sexta del contrato No 064– 2012, Ley 797 de 2003, artículo 15 de la ley 100 de 1993,

artículo 50 de la ley 789 de 2002, Articulo 44 y 83 y ss de la Ley 1474 de 2011, articulo vigésimo cuarto del Manual de Contratación (Acuerdo No 006 de 2012), Resolución No 160 del 19 de diciembre de 2006, numeral primero del articulo 34 y numeral 31 y 34 del artículo 48 de la Ley 734 de 2002.

PRESUNTO RESPONSABLE: -Javier Velázquez López Gerente y supervisor -Virginia Abaunza Arenas

Secretaria ejecutiva, código 425 -José Antonio Álvarez Delgado representante legal de CODENCO – Contratista.

TIPO DE OBSERVACION: Fiscal NORMA VULNERADA: Articulo 6 de la ley 600 de 2000, Clausula

primera, clausula tercera, clausula quinta y numeral 7 de la cláusula sexta del contrato No 064– 2012, Articulo 44 y 83 y ss de la Ley 1474 de 2011, articulo vigésimo cuarto del Manual de Contratación (Acuerdo No 006 de 2012) y Resolución No 160 del 19 de diciembre de 2006.

CUANTIA: $1.000.000. PRESUNTO RESPONSABLE: Javier Velázquez López Gerente y supervisor -Virginia Abaunza Arenas

Secretaria ejecutiva, código 425 -José Antonio Álvarez Delgado representante legal de CODENCO – Contratista.

TIPO DE OBSERVACION: Penal NORMA VULNERADA: Artículo 397 del Código Penal PRESUNTO RESPONSABLE: Javier Velázquez López Gerente. -Virginia Abaunza Arenas

Secretaria ejecutiva, código 425 RESPUESTA SUJETO DE CONTROL Mediante oficio con Registro No 2166 del 09 de junio de 2014 el gerente de la E.S.E Hospital San Roque – Chima, manifiesta: “Este hallazgo no tiene incidencia

fiscal, por cuanto no se configura, ninguno de los elementos de la Ley 610 de 2000, no existe un daño, por cuanto el objeto contractual se ejecutó en su totalidad por parte del contratista como se puede evidenciar en los anexos soportes allegados dentro de esta respuesta. -Informes del contratista desarrollado por el contratista. -Fotocopia del pago de parafiscales de CODENCO.”





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CONCLUSIÓN ENTE DE CONTROL El Grupo auditor, desvirtúa la observación con incidencia fiscal y penal, teniendo en cuenta que los documentos (informes de actividades del contratista) adjuntos en la respuesta al informe preliminar No 000048 de 2014, relacionados con la presente observación, permiten determinar que el contratista: realizó dos (2) informes donde se establecen las actividades desarrolladas para ejecutar el objeto contractual, dentro de las cuales se evidencia la existencia de un documento denominado estado de la gestión documental en la E.S.E Hospital de San Roque de Chima – Santander. De otra parte, los documentos adjuntos en la respuesta al Informe preliminar No 00048 de 2014, ratifican que la entidad hospitalaria no verificó antes de realizar los pagos del contrato No 064-2012, que el contratista hubiese efectuado en debida forma y en proporción al valor del contrato, los aportes al sistema de seguridad social integral y parafiscales; así las cosas, se convalida la observación disciplinaria, la cual tendrá la connotación de hallazgo.

4. Contrato de prestación de servicios profesionales No 026 – 2012 Modalidad de selección: Contratación Directa Objeto: La prestación de servicios profesionales y

especializados consistentes en fortalecer y asesorar los aspectos tales como control interno MECI, PAMEC, SISMED y evaluación de desempeño para funcionarios de carrera administrativa para la E.S.E Hospital San Roque del municipio de Chima.

Contratista: Holguer Humberto Jaimes Sandoval Valor Inicial: $5.000.000 Tiempo de ejecución: 10 meses Suscripción: 01 de marzo de 2012 Acta de inicio: 01 de marzo de 2012. Estado Actual: Sin ejecutar, no cancelado, no terminado,

ni liquidado.

ANALISIS CONTRACTUAL: Una vez concluido el análisis del contrato de prestación de servicios profesionales No 026 – 2012, el grupo auditor logra determinar:1) La selección del contratista se realizó por parte de la entidad contratante bajo los parámetros establecidos en el Acuerdo No 006 del 06 de febrero de 2012. 2) El contratista es persona idónea y con experiencia para ejecutar el objeto contractual de la manera establecida en la minuta del contrato, como se evidencia en la hoja de vida adjunta al expediente contractual.

5. Contrato de prestación de servicios No 042 – 2012 Modalidad de selección: Contratación Directa Objeto: Prestación de servicios profesionales para

desarrollar actividades propias como





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bacterióloga de la E.S.E Hospital San Roque de Chima y demás que se deriven del ejercicio de su profesión para la E.S.E.

Contratista: Erika Tatiana Beltrán Moreno Plazo de ejecución: 183 días Valor inicial: $9.900.000 Suscripción: 03 de julio de 2012 Acta de inicio: 03 de julio de 2012 Acta de suspensión: 21 de septiembre de 2012 Acta de reinicio: 02 de octubre de 2012 Estado actual: Sin terminar por falta de pago.

ANALISIS CONTRACTUAL: Una vez concluido el análisis del contrato de prestación de servicios No 042-2012, el grupo auditor logra determinar: 1) El contratista es persona idónea para desarrollar el objeto del presente contrato, como se observa en los documentos adjuntos a la expediente contractual. 2) La entidad contratante realizó de manera adecuada la designación y notificación del señor Eduardo Oliver Celis, como se observa en oficio del 03 de julio de 2012. 3) La entidad contratante realizó los descuentos de estampillas de pro adulto mayor de la manera establecida en el código de rentas del municipio. 4) La contratista en desarrollo del presente contrato realizó la toma de muestras, procesamiento de la misma, informes mensuales y trimestrales a la Secretaria de Salud Departamental además de actividades de promoción y prevención en el programa de tuberculosis y lepra, como se observa en los informes adjuntos al expediente contractual. 5) La entidad contratante verificó que la contratista allegara el pago de la seguridad social integral como se observa en las planillas de pago.

6. Contrato de prestación de servicios No 055 – 2012 Modalidad de selección: Contratación Directa Objeto: Prestación de servicios para desarrollar

actividades de atención como medico servicios asistenciales y demás que se deriven del ejercicio de su profesión para la E.S.E Hospital San Roque de Chima

Contratista: Mónica Anyul Amaya Posada Valor inicial: $8.000.000 Tiempo de ejecución: 2 meses y 20 días Suscripción: 12 de octubre de 2012 Acta de inicio: 12 de octubre de 2012 Estado actual: Cancelado, sin acta de terminación

ANALISIS CONTRACTUAL Después de efectuar un análisis al contrato de prestación de servicios No 055 – 2012, el grupo auditor logra determinar: 1) La entidad contratante realizó la selección del contratista atendiendo los lineamientos contenidos en el Manual de Contratación de la entidad. 2) La entidad contratante verificó que el contratista fuera persona idónea para ejecutar el objeto del presente contrato, como se observa en la hoja de vida del expediente contractual. 3) El contratista cumplió a





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cabalidad con sus obligaciones contractuales, como se observa en los informes de actividades y en las planillas del pago de seguridad social integral.

7. Contrato de prestación de servicios no profesionales No 022 – 2012 Modalidad de selección: Contratación Directa Objeto: Prestar sus servicios como auxiliar de

facturación en la E.S.E Hospital San Roque del Municipio de Chima.

Contratista: Andrés Yessith Quiroga Abaunza Valor Inicial: $3.840.00 Tiempo de ejecución. 04 meses Suscripción: 01 de marzo de 2012 Acta de inicio: 01 de marzo de 2012 Estado actual: Cancelado, sin acta de terminación, ni

liquidación.

ANALISIS CONTRACTUAL Una vez concluido el análisis del contrato de prestación de servicios No 022 – 2012, el grupo auditor logra determinar. 1) La entidad contratante realizó la selección del contratista atendiendo los lineamientos contenidos en el Manual de contratación de la entidad para la contratación sin necesidad de oferta. 2) El contratista es persona idónea para desarrollar el objeto contractual al evidenciarse la existencia en la hoja de vida de certificación que acreditan conocimientos sobre la materia a desarrollar. 3) El contratista cumplió a cabalidad con la presentación de informe de actividades y con el pago de la seguridad social, como se logra evidenciar en los documentos adjuntos al expediente contractual.

8. Contrato de prestación de servicios profesionales No 041 - 2012. Modalidad de Selección: Contratación Directa Objeto: Prestar sus servicios profesionales de

odontología de acuerdo con su capacidad técnica.

Contratista. Yuri Mayerly Ortiz Alvarado Valor inicial: $9.900.000 Plazo de ejecución: 183 días Suscripción: 03 de julio de 2012 Acta de inicio: 03 de julio de 2012 Acta de terminación: 31 de octubre de 2012.

ANALISIS CONTRACTUAL:

Después de efectuar un análisis detallado al contrato de prestación de servicios No 041 – 2012, el grupo auditor pudo observar. 1) La contratista es persona idónea y con experiencia para ejecutar el objeto contractual, como se evidencia en los documentos adjuntos al expediente contractual. 2) La entidad contratante realizó de manera adecuada la designación y notificación del supervisor del presente contrato, como se observa en el oficio del 03 de julio de 2012. 3) La contratista realizó atención de pacientes en tratamientos como: resina de fotocurado, amalgama, cirugía oral, periodoncia, endodoncia, flúor, sellantes, consultas por primera vez, detartraje, control de placa bacteriana y atención de





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cirugías, de acuerdo a lo expuesto es claro que desarrollo el objeto contractual de la manera establecida en la minuta del contrato. 4) La entidad contratante verificó el pago de seguridad social integral, como se observa en las planillas adjuntas al expediente contractual y realizó los descuentos de estampillas municipales como se evidencia en los comprobantes de egreso.

9. Contrato de prestación de servicios No 050 – 2012 Modalidad de selección: Contratación Directa Objeto: Prestación de servicios para desarrollar

actividades de atención como medico servicio social obligatorio correspondiente al área asistencial y demás que se deriven del ejercicio de su profesión para la E.S.E Hospital San Roque del Municipio de Chima.

Contratista: Carlos Eduardo Camacho González Valor inicial: $12.306.667 Plazo de ejecución: 4 meses y 22 días Suscripción: 10 de agosto de 2012 Acta de inicio: 10 de agosto de 2012 Acta de liquidación: 03 de septiembre de 2012

ANALISIS CONTRACTUAL Después de realizar un análisis del contrato de prestación de servicios No 050- 2012, el grupo auditor logra determinar: 1) La entidad contratante realizó la selección del contratista atendiendo los lineamientos consagrados en el Acuerdo 006 de 06 de febrero de 2012. 2) El contratista es persona idónea para desarrollar el objeto contractual. 3) El contratista cumplió con su obligación de realizar pagos por concepto de seguridad social, como se observa en la planilla adjunta al expediente contractual. 4) El contratista presentó informe de las actividades ejecutadas en desarrollo del objeto contractual. 5) La entidad contratante realizó los descuentos de estampillas municipales, como se observa en los comprobantes de egreso.

VIGENCIA 2013

1. Contrato de prestación de servicios No 039 – 2013 Modalidad de selección: Contratación directa sin solicitud de oferta. Objeto: Prestar sus servicios como médico S.S.O.

para el servicio de urgencias, con disponibilidad las 24 horas del día, de acuerdo con su capacidad.

Contratista: Luisa Fernanda Martínez Bustos Valor inicial: $10.500.000 Adición en valor: $4.000.000 (19 de noviembre de 2013) Valor Total: $14.500.000 Tiempo de ejecución: 3 meses Tiempo adicional: 1 mes y 10 días Total de ejecución: 4 meses y 10 días





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Suscripción: 21 de agosto de 2013 Acta de inicio: 21 de agosto de 2013 Acta de avance: 20 de septiembre de 2013 Acta de avance: 21 de octubre de 2013 Acta de modificación: 17 de noviembre de 2013 Contrato Adicional: 17 de noviembre de 2013 Acta de avance: 19 de noviembre de 2013. Estado Actual: Sin terminar por falta de pago

ANALISIS CONTRACTUAL: Una vez realizado el análisis del contrato de prestación de servicios profesionales No 039 – 2013, el grupo auditor logra determinar: 1) La selección del contratista se realizó atendiendo los lineamentos contenidos en el artículo décimo sexto del Acuerdo No 006 del 06 de febrero de 2012. 2) La contratista es persona idónea para ejecutar el objeto contractual, como se observa en constancia del 21 de agosto de 2013 y en la hoja de vida adjunta al expediente contractual. La contratista con el fin de dar cumplimiento al objeto contractual realizó actividades de consulta externa asistencial y de urgencia, actividades de promoción prevención, seguimiento de pacientes crónicos tales como hipertensos, diabéticos, dislipidemicos y psiquiátricos y realización como médico perito. 3) La entidad contratante verificó que el contratista realizara los pagos por concepto de seguridad social integral, como se observa en las planillas adjuntas al expediente contractual.

2. Contrato No 041 – 2013 Objeto: Mantenimiento de los equipos biomédicos

y odontológicos para la empresa social del estado Hospital San Roque del Municipio de Chima.

Contratista. MEDICAS DEL FONCE Representante legal: Mabel Roció Flórez Chaparro Valor inicial: $3.000.000 Tiempo de ejecución: 3 meses. Suscripción: 01 de octubre de 2013. Acta de inicio: 01 de octubre de 2013 Acta de liquidación: 30 de diciembre de 2013. Estado actual: Liquidado sin pagar

ANALISIS CONTRACTUAL Después de realizar un análisis al contrato No 041 – 2013, el grupo auditor logra determinar: 1) El contratista es persona idónea y con experiencia para ejecutar el objeto contractual como se observa en los documentos adjuntos al expediente contractual. 2) El contratista para efectos de dar cumplimiento al objeto del presente contrato realizó mantenimiento en las áreas de Urgencia, PAI; consulta externa, vacunación; triage, laboratorio clínico y odontología. 3) La entidad contratante verificó que el contratista cumpliera su obligación del pago de seguridad social, como se observa en las planillas adjuntas al expediente contractual.





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3. Contrato de prestación de servicios No 013 – 2013

Modalidad de selección: Contratación Directa Objeto: Prestar sus servicios profesionales como médico

rural y de urgencias para la E.S.E San Roque del Municipio de Chima.

Contratista: Wilmer Alexander Almeyda Quintero Valor inicial: $9.100.000 Tiempo de ejecución: 3 meses y 1 día. Suscripción: 31 de enero de 2013 Acta de inicio: 31 de enero de 2013 Acta de avance: 28 de febrero de 2013 Acta de avance: 31 de marzo de 2013. Acta de liquidación: 30 de abril de 2013

ANALISIS CONTRACTUAL: Después de efectuar un análisis del contrato de prestación de servicios profesionales No 013 – 2013, el grupo auditor logró determinar: 1) El contratista fue seleccionado bajo los parámetros establecidos en el Acuerdo No 006 del 06 de febrero de 2012. 2) El contratista es persona idónea para desarrollar el objeto contractual como se observa en los anexos adjuntos a la hoja de vida. 3) El contratista realizó descripción de las actividades ejecutadas en desarrollo del presente contrato, como se observa en los informes adjuntos al expediente contractual. 4) La entidad contratante verificó que el contratista realizara los pagos por concepto de seguridad social integral como se evidencia en las planillas de pago.

4. Contrato de prestación de servicios profesionales No 012 – 2013 Modalidad de selección: Contratación Directa Objeto: Prestación de servicios profesionales para

desarrollar actividades propias como bacterióloga y demás actividades y programas presentados en la entidad y que se deriven del ejercicio de su profesión para la E.S. E.

Contratista: Paola Alexandra Suarez Valor inicial: $7.951.613. Tiempo de ejecución: 4 meses y 21 días Suscripción: 11 de enero de 2013 Acta de inicio: 11 de enero de 2013 Acta de avance: 31 de enero de 2013 Acta de avance: 28 de febrero de 2013 Acta de avance: 31 de marzo de 2013 Acta de avance: 30 de abril de 2013 Acta de liquidación: 31 de mayo de 2013

ANALISIS CONTRACTUAL Después de realizar un análisis detallado al contrato de prestación de servicios profesionales No 013 -. 2013, el grupo auditor pudo evidenciar: 1) La selección del





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contratista se realizó atendiendo los lineamentos contenidos en el artículo décimo sexto del Acuerdo No 006 del 06 de febrero de 2012. 2) El contratista es persona idónea para ejecutar el objeto contractual como se observa en la hoja de vida adjunta en el expediente contractual. 3) La entidad contratante verificó que el contratista realizara los pagos por concepto de seguridad social integral como se observa en las planillas adjuntas al expediente contractual. 4) El contratista cumplió a cabalidad con la ejecución del objeto contractual, como se evidencia en los informes de actividades y en las certificaciones emitidas por el supervisor del contrato.

5. Contrato de prestación de servicios profesionales No 014 – 2013 Modalidad de Selección: Contratación Directa Objeto: Prestar los servicios profesionales de jefe

de enfermería y las demás que se deriven del ejercicio de su profesión en las diferentes áreas de la E.S.E

Contratista: Susana Milena Rodríguez Espinosa Valor inicial: $6.006.667 Tiempo de ejecución: 3 meses y 16 días Suscripción: 13 de febrero de 2013 Acta de inicio: 13 de febrero de 2013 Acta de avance: 28 de febrero de 2013 Acta de avance: 31 de marzo de 2013 Acta de avance: 30 de abril de 2013 Acta de liquidación: 31 de mayo de 2013

ANALISIS CONTRACTUAL Después de realizar un análisis detallado del contrato de prestación de servicios profesionales No 014 -. 2013, el grupo auditor logra determinar. 1) La entidad contratante realizó la selección del contratista atendiendo los parámetros establecidos en el Manual de contratación de la entidad. 2) La contratista es persona idónea para desarrollar de manera adecuada la ejecución del objeto contractual, como se observa en los anexos adjuntos al expediente contractual. 3) La entidad contratante verificó que el contratista cumpliera a cabalidad sus obligaciones, como se observa en los informes de actividades y en las panillas del pago de seguridad social.

6. Contrato de suministro No 026 – 2013 Modalidad de selección: Solicitud formal de cotizaciones u oferta. Objeto: Suministro de equipos médicos para la

E.S.E Hospital San Roque del Municipio de Chima.

Contratista: MEDICAS DEL FONCE. Representante legal: Mabel Roció Flórez Chaparro. Valor inicial: $34.509.979 Tiempo de ejecución: 10 días calendario. Suscripción: 28 de junio de 2013 Acta de inicio: 28 de junio de 2013 Acta de terminación: 05 de julio de 2013 Acta de liquidación: 05 de julio de 2013





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ANALISIS CONTRACTUAL

Después de realizar un análisis contrato de suministro No 026 – 2013, el grupo auditor pudo establecer: 1) La selección del contratista se realizó atendiendo los parámetros establecidos en el artículo décimo tercero del Acuerdo No 006 de 2012. 2) La entidad contratante antes de realizar la selección de contratista recibió las propuestas de MEDINFONCE, PRODUCLINICOS LTDA y PUNTO MEDICO. 3) El contratista cumplió a cabalidad con los requisitos exigidos en la invitación como se evidencia en el acta de evaluación de la propuesta suscrita el 26 de junio de 2013. 4) El contratista allegó la certificación de garantía de los elementos suministrados como se estableció en la minuta del contrato. 5) El contratista realizó la capacitación al personal técnico de la E.S.E en operación y recomendaciones de fabricante y mantenimiento. 6) La entidad contratante verificó que el contratista cumpliera a cabalidad su obligación de pago de seguridad social. 7) La entidad contratante realizó los descuentos por estampillas departamentales y municipales como se observa en los comprobantes de egreso.

7. Contrato de suministro No 030 – 2013 Modalidad de selección: Contratación Directa Objeto: Suministro de medicamento y material quirúrgico

para la Empresa Social del Estado Hospital San Roque de Chima

Contratista: DISANMED LTDA Representante legal: Gloria Isabel Román Bautista Valor inicial: $7.500.000 Tiempo de ejecución: A contraentrega Suscripción: 01 de agosto de 2013 Acta de inicio: 01 de agosto de 2013 Estado actual: Sin terminar, ni liquidar por falta de pago

ANALISIS CONTRACTUAL: Después de realizar un análisis al contrato de suministro No 030 -2013, el grupo auditor logra evidenciar: 1) La entidad contratante realizó la selección del contratista atendiendo los parámetros consagrados en el Manual de Contratación de la entidad. 2) El contratista es persona idónea para ejecutar el objeto contractual, como se observa en el certificado de existencia y representación legal de DISANMED LTDA. 3) El contratante realizó la entrega de medicamentos y material quirúrgico como se observa en la factura No 00014953 del 30 de septiembre de 2013.

8. Contrato de prestación de servicios de apoyo a la gestión No 017-2013 Modalidad de Selección: Contratación directa sin necesidad de

solicitud de oferta Objeto: Prestación de servicios de apoyo a la

gestión en los procesos de facturación de la ESE Hospital San Roque de Chima

Contratista: Cooperativa de trabajo asociado de profesionales para el desarrollo integral de Santander.





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Representante Legal: Pedro Antonio Martínez Ovalle Tiempo de ejecución: 3 meses Valor Inicial: $6.600.000 Suscripción: 2 de mayo de 2013 Acta de Inicio: 2 de mayo de 2013 Acta de Avance: 31 de mayo de 2013 Acta de avance: 30 junio de 2013 Acta liquidación. 31 de julio de2013

ANALISIS CONTRACTUAL: Una vez culminado el análisis del contrato de prestación de servicios No 017-2013, el grupo auditor logra evidenciar que la entidad contratante realizó la selección del contratista atendiendo lo consagrado en el literal F del art. 16 del acuerdo número 006 del 6 de febrero de 2012. OBSERVACION No 03: Deficiencias en la supervisión del contrato de prestación de servicios de apoyo a la gestión No 017-2013 y pago del valor total del contrato sin verificar el cumplimiento de las obligaciones del contratista. Después de realizar un análisis al contrato de prestación de servicios de apoyo a la gestión No 017-2013, el grupo auditor logra establecer que en el expediente contractual, no existe evidencia del cumplimiento de algunas de las obligaciones a cargo del contratista, directamente relacionadas con el objeto contractual y plasmadas expresamente en la minuta del contrato, tales como: 1) Calcular y cargar la productividad mensual correspondiente a las actividades realizadas para cada contrato de P y P de cada una de las EPS-S con las que la E.S.E tiene convenio. 2) Revisión y control de los RIPS e informes de cada contrato de P y P y de cada una de las PES-S con las que la E.S.E tiene convenio y, 3) Apoyo a la resolución y conciliación de glosas que se presentaron para cada contrato de P y P de cada una de las EPS-S con las que tiene convenio; sin embargo, la E.S.E Hospital San Roque canceló al contratista el valor total del presente contrato, como se observa en los comprobantes de egreso No 13-00348 del 18 de julio de 2013, No 13-000425 del 29 de agosto de 2013 y No 13-00497 del 30 de septiembre de 2013. Teniendo en cuenta lo expuesto, el grupo auditor considera que se configura una observación administrativa con incidencia disciplinaria, fiscal y penal en cabeza de los señores Javier Velázquez López en calidad de supervisor y gerente (ordenador del gasto) de la E.S.E y Pedro Antonio Martínez Ovalle representante legal de CTA de profesionales para el desarrollo integral de Santander en calidad de contratista. TIPO DE OBSERVACION: Disciplinario NORMA VULNERADA: Clausula primera y numeral 2, 4 y 8 de la

cláusula segunda de la minuta del contrato No 017-2013, Articulo 44 y 83 y ss. de la Ley 1474 de 2011, articulo vigésimo cuarto del Manual de Contratación (Acuerdo No 006 de 2012), Resolución No 160 del 19 de diciembre de 2006, numeral primero del





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articulo 34 y numeral 31 y 34 del artículo 48 de la Ley 734 de 2002,

PRESUNTO RESPONSABLE: -Javier Velázquez López Gerente y supervisor -Pedro Antonio Martínez Ovalle RL CTA de profesionales para el desarrollo integral de Santander.

TIPO DE OBSERVACION: Fiscal NORMA VULNERADA: Articulo 6 de la ley 600 de 2000, clausula

primera y numeral 2, 4 y 8 de la cláusula segunda de la minuta del contrato No 017-2013, Articulo 44 y 83 y ss. de la Ley 1474 de 2011, articulo vigésimo cuarto del Manual de Contratación (Acuerdo No 006 de 2012) y Resolución No 160 del 19 de diciembre de 2006.

CUANTIA: Por determinar. PRESUNTO RESPONSABLE: Javier Velázquez López Gerente y supervisor

-Pedro Antonio Martínez Ovalle RL CTA de profesionales para el desarrollo integral de Santander.

TIPO DE OBSERVACION: Penal NORMA VULNERADA: Artículo 397 del Código Penal PRESUNTO RESPONSABLE: Javier Velázquez López Gerente. RESPUESTA SUJETO DE CONTROL Mediante oficio con Registro No 2166 del 09 de junio de 2014 el gerente de la E.S.E Hospital San Roque – Chima, manifiesta: “Dentro de este contrato se cumplió

con los ítems específicos dentro del objeto contractual, se puede evidenciar en los anexos como son la certificación de la E.P.S CAPRECON, COMPARTA Y POLICIA NACIONAL, donde constan que se cargó mensualmente los RIPS, tanto las actividades de consulta externa como las actividades de previsión y promoción de las E.S.E, de los meses de julio, agosto y septiembre de 2013. Con lo anterior queda desvirtuado los hallazgos fiscal, penal y disciplinario.”

De otra parte, el señor Pedro Antonio Martínez Ovalle en calidad de Representante legal de COPDISAN LTDA en el oficio con registro No 2169 del 10 de junio de 2014, en relación con la presente observación señala: “Señala la

Contraloría que la supervisión del contrato presento deficiencias porque presuntamente no hay evidencia del cumplimiento de las obligaciones a cargo del contratista y que tienen relación con el objeto contractual; iniciando con el numeral dos de la cláusula segunda del contrato que señala: “calcular y cargar la productividad mensual correspondiente a las actividades realizadas para el contrato de P Y P con cada EPS”, donde esta obligación se desarrolla al cargar las matrices mensuales de los RIPS a las diferentes EPS con las que la ESE tiene convenio. Como es de anotar los puntos señalados como obligaciones en el contrato se cumplen entrelazados unos con otros pues lo único que intento hacer quien redacto la minuta no fue establecer unas funciones ni cargas al contratista si no una serie de pasos que se





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siguen en la facturación o en la oficina de facturación de una ESE, es decir que al alimentar las matrices y generar la productividad se está cumpliendo al mismo tiempo con el cálculo y la carga de la productividad mensual pues intrínsecamente no puede existir la una sin la otra y si se genera físicamente o virtualmente el análisis de la productividad se presume y se considera dado el paso de alimentar las matrices y el de calcular y cargar la productividad mensual pues sin estos no se produciría el documento final que se envía a las EPS, por tanto no es cierto que se haya pagado sin verificar el cumplimiento de las obligaciones pues a lo que la contraloría llama obligaciones se cumplieron como se ha dejado claro, y ni el reglamento de la contratación de la ESE, ni la ley exige aparte del informe del contratista un documento soporte distinto a la labor realizada o imágenes, videos o pantallazos para demostrar el cargue de la productividad mensual o informes de cálculo escritos sobre el proceso a calcular pues esto se entiende realizado directamente en el sistema y que puede ser revisado por ustedes. Siguiendo con el numeral 4 de la cláusula segunda del contrato que señala: “Revisión y Control de los RIPS e informes de cada contrato de P Y P y de cada una de las EPS con las que la ESE tiene convenio”, donde esta obligación se desarrolla al controlar y verificar el cumplimiento de las metas de promoción y prevención de la ESE, para posteriormente alimentar las matrices mensuales de los RIPS a las diferentes EPS con las que la ESE tiene convenio. Como ya se ha manifestado los numerales señalados en obligaciones no son más que los pasos que se siguen para realizar la facturación en la ESE, es decir la trascripción del cronograma de flujo y no unas cargas al contratista, pues cuando hablamos de revisión y control de RIPS este se hace al mismo tiempo en que se carga y se generan los seguimientos magnéticos para ser enviados, y conforme se señaló para el numeral dos no se puede dar los otros pasos sin la existencia de este, reiterando que basta con hacer el cotejo del sistema con los soportes escritos y la información enviada a cada una de las EPS con convenio. Es de resaltar que estamos frente a acciones humanas mecánicas y no frente a conceptos o criterios de interpretación que deban plasmarse por escrito o reposar videos de su explicación pues lo que señala el contrato solo es una serie de pasos y secuencias a seguir para hacer facturación y no una seria de actividades independientes que tengan que versar por escrito cada una pues están se ven realizadas con la efectividad de la facturación. Siguiendo con el numeral 8 de la cláusula segunda del contrato que señala: “Apoyo a la Resolución y Conciliación de glosas que se presentaron para cada contrato de P y P de cada una de las EPS con las que tiene convenio”, numeral que no es ajeno a todo lo anteriormente esbozado y se encuentra cabalmente cumplido con la facturación eficiente y eficaz y el real recaudo de los dineros, se hace necesario resaltar que el apoyo se brindó porque lo que busca ese numeral es que el contratista este pendiente y preste la colaboración necesaria en cuanto a los descuentos enviados del pago de las facturas, pues la función de resolver y conciliar glosas es propia del representante legal (quien en virtud de la ley es el único que puede obligar a la entidad) y no es susceptible de contratación y conforme al documento del caso en concreto apoyar es colaborar y revisar cuando se presentan glosas en el proceso de resolverlas o conciliarlas mas no es asesorar ni asistir al gerente y menos proyectar la resolución o la conciliación de las mismas, por tanto el apoyo se presenta en la compañía al momento de cada glosa y no con un concepto de criterio de porque o como debe resolverse o conciliarse las glosas enviadas por las EPS, pues el contrato no era ni de asesoría ni de asistencia en materia jurídica o financiera si no en el apoyo a la gestión de la facturación no de decisiones propias del representante legal. Conforme a todo lo anterior se encuentra desvirtuado cualquier incumplimiento del objeto contractual pues este y su alcance no está en debate, lo que quiere decir que los servicios de apoyo para facturación se cumplieron y no puede haber hallazgo fiscal y menos





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disciplinario para el suscrito; así mismo es de resaltar que el suscrito no es sujeto de falencias, equivocaciones o errores en la supervisión del contrato pues esta es una función administrativa y su omisión no puede ser trasladada al suscrito como particular pues viola el principio de responsabilidad consagrado en el artículo 6 de la carta. De igual forma queda completamente demostrado que no se dio incumplimiento en obligaciones pues primero que todo lo que se consagro como obligaciones conforme a las leyes no son obligaciones del contrato estatal especial de las ESES si no una serie de ítems o pasos que se desarrollan en el proceso de facturación y que como se ha expresado en cada uno de los tres casos se encuentra probado cada uno con el paso anterior, el siguiente y la facturación final de cada mes, y que se pueden verificar con los soportes impresos de la ESE, con los archivos de sistema de la ESE, la información enviada a las EPS y que pueden ser verificadas en estas instituciones que dan fe que se cumplió con la facturación y los pasos para ella. Por lo anterior solicito atentamente a su despacho se archiven las diligencias correspondientes, se señalen como superadas las observancias y no se decrete ningún tipo de hallazgo pues la labor contratada y cancelada se cumplió y el contrato fue ejecutado a cabalidad.”

CONCLUSIÓN ENTE DE CONTROL Teniendo en cuenta los argumentos expuestos por el señor Pedro Antonio Martínez Ovalle en calidad de Representante legal de COPDISAN LTDA y los documentos adjuntos por el gerente de la entidad hospitalaria en la réplica al informe preliminar No 000048 del 14 de mayo de 2014, el grupo auditor desvirtúa la observación con incidencia disciplinaria, fiscal y penal.

9. Contrato de prestación de servicios No 007 – 2013 Modalidad de Selección: Contratación directa Objeto: Prestar los servicios profesionales de

asesoría contable, presupuestal y financiera para la E.S.E San Roque del Municipio de Chima.

Contratista: Martha Janne Gómez Aranda Valor inicial: $10.800.000 Adición en valor: $1.000.000 Valor total: $11.800.000 Tiempo de ejecución: 12 meses. Suscripción: 02 de enero de 2013 Acta de inicio: 02 de enero de 2013 Acta de avance: 31 de enero de 2013 Acta de avance: 28 de febrero de 2013 Acta de avance: 30 de marzo de 2013 Acta de avance: 30 de abril de 2013 Acta de avance: 30 de mayo de 2013 Acta de avance: 28 de junio de 2013 Acta de avance: 31 de julio de 2013 Acta de avance: 30 de agosto de 2013 Acta de avance: 30 de septiembre de 2013 Adición: 24 de octubre de 2013 Acta de avance: 30 de octubre de 2013 Acta de avance: 30 de noviembre de 2013 Acta de liquidación: 30 de diciembre de 2013





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ANALISIS CONTRACTUAL Después de realizar un análisis al contrato de prestación de servicios profesionales No 007 – 2013, el grupo auditor logra determinar: 1) La selección del contratista se realizó atendiendo los lineamientos contenidos en el Manual de Contratación de la entidad. 2) El contratista es persona idónea para ejecutar las actividades relacionadas con el objeto contractual, como se observa en los anexos adjuntos a la hoja de vida. 3) La entidad contratante realizó de manera adecuada la adición en valor, teniendo en cuenta que esta se efectuó antes del vencimiento del plazo inicialmente establecido, previa la existencia de acto administrativo motivado atendiendo los lineamientos contenidos en el artículo vigésimo del Acuerdo No 006 del 2012. 4) La entidad contratante antes de realizar pagos a favor del contratista verificó la existencia de informe de actividades y de pago de seguridad social integral, como se observa los documentos adjuntos al expediente contractual.

10. Contrato de prestación de servicios No 011 – 2013 Modalidad de selección: Contratación Directa Objeto: Prestar sus servicios profesionales de

odontología de acuerdo con su capacidad técnica y profesional.

Contratista: Adriana Yiseth Avellaneda Vega Valor inicial: $8.116.129 Valor adicional: $3.400.000 Valor total: $11.516.129 Tiempo de ejecución: 4 meses y 24 días Suscripción: 08 de enero de 2013 Acta de inicio: 08 de enero de 2013 Acta de avance: 31 de enero de 2013 Acta de avance: 28 de febrero de 2013 Acta de avance: 31 de marzo de 2013 Acta de avance: 30 de abril de 2013 Acta de avance: 25 de mayo de 2013 Contrato adicional: 25 de mayo de 2013 Acta de avance: 30 de junio de 2013 Acta de liquidación: 31 de julio de 2013

ANALISIS CONTRACTUAL

Después de realizar un análisis al contrato de prestación de servicios profesionales No 011 – 2013, el grupo auditor logra determinar: 1) La selección del contratista se realizó atendiendo los lineamientos contenidos en el Manual de Contratación de la entidad. 2) El contratista es persona idónea para ejecutar las actividades relacionadas con el objeto contractual, como se observa en los anexos adjuntos a la hoja de vida. 3) La entidad contratante antes de realizar pagos a favor del contratista verificó la existencia de informe de actividades y de pago de seguridad social integral, como se observa los documentos adjuntos al expediente contractual. 4) La entidad contratante realizó de manera adecuada la adición en valor, ya que esta se hizo antes del vencimiento del plazo inicialmente pactado por un valor inferior al 50% del establecido en la minuta inicial. 5) El contratista realizó los aportes al sistema de seguridad social integral, como se observa en las planillas adjuntas al expediente contractual.





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OBSERVACIONES GENERALES

OBSERVACION No 04: La entidad contratante realiza pagos a favor de los contratistas sin verificar el cumplimiento de las obligaciones derivadas de cada contrato y deficiencias en la supervisión de los contratos de prestación de servicios suscritos por la E.S.E. En desarrollo del proceso auditor se pudo evidenciar: 1) Que la entidad contratante realiza pagos a favor de los contratistas sin verificar el cumplimiento de las obligaciones derivadas de los contratos y, 2) Que los funcionarios designados como supervisores no cumplen a cabalidad con las obligaciones que el cargo les exige y les impone; situaciones estas que se observaron de manera clara y concreta en los contratos de prestación de servicios No 064-2012, No 063 – 2012 y No 017 – 2013. Teniendo en cuenta los anteriores planteamientos, la E.S.E Hospital San Roque deberá incluir en el plan de mejoramiento de la entidad, las acciones correctivas tendientes a que antes de realizarse pagos a favor de los contratistas, los funcionarios designados como supervisores y los funcionarios encargados de realizar pagos; verifiquen que los contratistas cumplan con el objeto contractual, con las obligaciones inherentes y directamente relacionadas con el mismos, con el pago de los aportes a seguridad social y parafiscales en los casos en que haya lugar y, con todas y cada una de las obligaciones derivadas de los estudios de conveniencia, de la propuesta y de la minuta del contrato. TIPO DE OBSERVACION: Administrativa PRESUNTO RESPONSABLE: Javier Velázquez López Gerente. RESPUESTA SUJETO DE CONTROL Mediante oficio con Registro No 2166 del 09 de junio de 2014 el gerente de la E.S.E Hospital San Roque – Chima, manifiesta: “Se acepta el hallazgo y entra a plan

de mejoramiento.”

CONCLUSIÓN ENTE DE CONTROL Teniendo en cuenta que el gerente de la entidad hospitalaria acepta la presente observación en su escrito de réplica al informe preliminar No 000048 del 14 de mayo de 2014; tal y como quedo plasmada inicialmente, el equipo auditor convalida la observación administrativa y esta tendrá la connotación de hallazgo. El sujeto de control, deberá incluir en el plan de mejoramiento, las acciones correctivas que considere pertinentes para evitar que situaciones como las descritas en el presente hallazgo ocurran con posterioridad. OBSERVACIÓN No 05: Existencia de contratos de suministro y contratos de prestación de servicios con estudios de conveniencia y oportunidad hechos de forma improvisada. En desarrollo del proceso auditor, se logra evidenciar que los estudios de conveniencia y oportunidad de algunos de los contratos tomados como muestra,





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son realizados por parte de la entidad contratante de forma improvisada, como se observa:

1. En los estudios previos de los contratos de prestación de servicios No 041 – 2012 y No 050 – 2012, no se estableció con claridad los requisitos de experiencia e idoneidad de la persona que se requiere para satisfacer la necesidad planteada, así como las actividades a realizar por el contratista seleccionado.

2. En los estudios de conveniencia y oportunidad del contrato de suministro

No 030 – 2013, no se determinó con claridad el detalle de los medicamentos que se pretenden adquirir en el proceso contractual, las unidades y cantidades necesarias para satisfacer la necesidad plasmadas en los mismos estudios.

De acuerdo a lo expuesto, se configura una observación administrativa, en cabeza del señor Javier Velásquez López, Gerente de la E.S.E Hospital San Roque del Municipio de Chima, quien deberá incluir en el Plan de Mejoramiento de la entidad, todas y cada una de las acciones correctivas tendientes a evitar la existencia de estudios de conveniencia y oportunidad realizados de manera improvisada, que puedan llegar a originar en el futuro la vulneración de los principios de la función administrativa y de la gestión fiscal. TIPO DE OBSERVACION: Administrativa PRESUNTO RESPONSABLE: Javier Velázquez López Gerente. RESPUESTA SUJETO DE CONTROL Mediante oficio con Registro No 2166 del 09 de junio de 2014 el gerente de la E.S.E Hospital San Roque – Chima, manifiesta: “Se acepta el hallazgo y entra a plan

de mejoramiento.”

CONCLUSIÓN ENTE DE CONTROL Teniendo en cuenta la manifestación realizada por el gerente de la E.S.E Hospital San Roque Chima frente a la presente observación, en su escrito de réplica al informe preliminar No 000048 del 14 de mayo de 2014, el grupo auditor convalida la observación en los términos inicialmente planteados, la cual tendrá la connotación de hallazgo administrativo. La entidad hospitalaria deberá adoptar un plan de mejoramiento donde se establezcan los correctivos que considere pertinentes, para evitar que la conducta descrita en el presente hallazgo se repita nuevamente. OBSERVACION No 06: La E.S.E San Roque del Municipio de Chima en algunos casos no da aplicación a las causales de terminación y liquidación de los contratos de prestación de servicios, a pesar de que estas se encuentran consignadas en la minuta del contrato, en otros casos no realiza acta de terminación de los contratos pero si efectúa el pago del valor total de los mismos y en otros eventos realiza la terminación de los contratos de manera anticipada sin plasmar de manera clara las razones que originaron dicha situación.





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En desarrollo del proceso auditor se logró evidenciar que la E.S.E Hospital San Roque del Municipio de Chima en algunos casos no da aplicación a las causales de terminación y liquidación consignadas en la minuta del contrato, en otros casos no suscribe actas de terminación de los contratos pero si realiza el pago del valor total de los mismos a cada contratista y en otros eventos suscribe el acta de terminación de los contratos pero no las razones que originaron la terminación de manera anticipada de los mismos, como se evidencia:

1. En el contrato civil de prestación de servicios profesionales No 015 – 2012, no se da aplicación a las causales de terminación y liquidación.

2. En el Contrato de prestación de servicios profesionales No 026 – 2012, no se da aplicación a las causales de terminación y liquidación consignadas de manera expresa en la minuta del contrato

3. En el contrato de prestación de servicios no profesionales No 022 – 2012, no se suscribe acta de terminación y se cancela el valor total del contrato, además no se da aplicación a las causales de terminación y liquidación.

4. En el contrato de prestación de servicios No 055 – 2012 no se suscribe acta de terminación y se cancela el valor total del contrato.

5. En el contrato de prestación de servicios profesionales No 041 – 2012, se realizo la terminación anticipada mediante acta del 31 de octubre de 2012, sin que se observe las razones por las cuales se termina el mencionado contrato.

6. En el contrato de prestación de servicios No 050 – 2012, se suscribió acta de liquidación pero no se establece con claridad los motivos de la terminación anticipada.

Teniendo en cuenta lo expuesto, el grupo auditor configura una observación administrativa en cabeza del señor Javier Velázquez López, con el fin de que incluya en el plan de mejoramiento de la entidad, las acciones correctivas tendientes a: 1) Terminar y liquidar los contratos enunciados en la presente observación dentro de los términos consignados en la minuta de cada uno de los contratos, en los casos en que esta proceda y, 2) Dar aplicación a las causales de terminación y liquidación plasmadas en la minuta del contrato, suscribir acta de terminación antes de efectuar pagos a favor de los contratistas y a que se establezca en las actas de terminación anticipada de los contratos los motivos para tomar dicha decisión. TIPO DE OBSERVACION: Administrativa PRESUNTO RESPONSABLE: Javier Velázquez López Gerente. RESPUESTA SUJETO DE CONTROL Mediante oficio con Registro No 2166 del 09 de junio de 2014 el gerente de la E.S.E Hospital San Roque – Chima, manifiesta: “Se acepta el hallazgo y entra a plan

de mejoramiento.”





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CONCLUSIÓN ENTE DE CONTROL El grupo auditor, teniendo en cuenta lo consignado por el gerente de la E.S.E Hospital San Roque Chima, en su escrito de réplica al informe preliminar No 000048 del 09 de junio de 2014; convalida la observación en los términos plasmados en el informe preliminar y esta tendrá la connotación de hallazgo administrativo, para lo cual la entidad hospitalaria deberá incluir en el plan de mejoramiento las acciones correctivas que considere pertinentes. OBSERVACION No 07: Contratos sin terminar por falta de pago, a pesar de que el contratista cumplió las obligaciones estipuladas en el análisis de conveniencia y oportunidad y en la minuta de los contratos. Después de realizar un análisis a los contratos tomados como muestra correspondiente a la vigencia 2012 y 2013, el grupo auditor logra evidenciar que la E.S.E Hospital San Roque de Chima, no ha dado por terminados los contratos de prestación de servicios No 042-2012 y No 039 – 2013, el contrato de suministro No 030 – 2013 y el contrato No 041 – 2013, a pesar de que los contratistas cumplieron las obligaciones contenidas en el análisis de conveniencia y oportunidad y en la minuta de cada uno de los mencionados contratos, afirmación esta que se realiza teniendo en cuenta las certificaciones del 13 de marzo de 2014 donde se indica:

a. El contrato de prestación de servicios No 042 – 2012, se encuentra sin terminar; teniendo en cuenta, que la E.S.E adeuda a la señora Erika Tatiana Beltrán Moreno lo correspondiente al mes de diciembre de 2012.

b. La E.S.E Hospital San Roque le adeuda a Luisa Fernanda Martínez Bustos (contrato 039-2013) No desde el 21 de noviembre hasta el 31 de diciembre de 2012, por lo tanto no se ha terminado el contrato.

c. La E.S.E Hospital San Roque le adeuda a la señora Mabel Roció Flórez Chaparro (contrato No 041 – 2013) el valor correspondiente a lo contratado.

d. La E.S.E Hospital San Roque de Chima le adeuda a DISANMED LTDA

(contrato No 030-2013) al 13 de marzo de 2014, el valor correspondiente a lo contratado.

De acuerdo a lo expuesto, se configura una observación administrativa en cabeza del señor Javier Velázquez López en calidad de gerente de la E.S.E Hospital San Roque de Chima, con el fin de que incluya en el plan de mejoramiento; todas y cada una de las acciones correctivas tendientes a: 1) Que se realice la terminación de los contratos enunciados en la presente observación y la cancelación de las sumas de dinero adeudadas a los contratista y, 2) Que se realice la terminación de los contratos y el pago oportuno de los contratos que suscriba la entidad sujeto de control, esto con el fin de evitar posibles demandas en contra de la E.S.E que puedan llegar a ocasionar la existencia de observaciones con incidencia disciplinaria y/o fiscal. TIPO DE OBSERVACION: Administrativa





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PRESUNTO RESPONSABLE: Javier Velázquez López Gerente. RESPUESTA SUJETO DE CONTROL Mediante oficio con Registro No 2166 del 09 de junio de 2014 el gerente de la E.S.E Hospital San Roque – Chima, manifiesta: “Se acepta el hallazgo y entra a plan

de mejoramiento.”

CONCLUSIÓN ENTE DE CONTROL Ante la aceptación de la presente observación por parte del gerente de la E.S.E Hospital San Roque Chima en la réplica al informe preliminar No 000048 del 09 de junio de 2014; el grupo auditor, convalida la observación administrativa en los términos plasmados en el informe preliminar, la cual tendrá la connotación de hallazgo, para que se incluya en el plan de mejoramiento al cual se le realizara el respectivo seguimiento en próximas auditorias. OBSERVACION No 08: La entidad no les exige a los contratistas el pago de algunas de las estampillas municipales. En desarrollo del proceso auditor se puedo establecer que la E.S.E Hospital San Roque del Municipio de Chima; es declarante de la retención por concepto de estampillas Municipales; por tal razón, tiene la obligación de exigir a los contratista (sujetos pasivo de estos gravámenes) que realicen la liquidación y el pago de las Estampillas Municipales (Pro bienestar de adulto mayor y pro cultura) como se encuentra plasmado en el Acuerdo número 037 del 30 de noviembre de 2009. Los contratos en los cuales se evidencia que la entidad no exige a los contratistas la cancelación del gravamen de Estampillas Municipales son: PRIMERO: Contrato de prestación de servicios No 064 – 2012, que tiene por objeto realizar proceso de asesoría y acompañamiento en el desarrollo de actividades en materia de gestión documental para la E.S.E Hospital San Roque de Chima suscrito con Administración pública cooperativa de Departamentos y Municipios de Colombia –CODENCO el 28 de diciembre de 2012 por valor de $8.200.000. SEGUNDO: Contrato de prestación de servicios no profesionales No 022 – 2012, que tiene por objeto prestar sus servicios como auxiliar de facturación en la E.S.E Hospital San Roque del Municipio de Chima suscrito el 01 de marzo de 2012 con Andrés Yessith Quiroga Abaunza, por valor de $3.840.000

TERCERO: Contrato de prestación de servicios No 007 – 2013, que tiene por objeto prestar los servicios profesionales de asesoría contable, presupuestal y financiera para la E.S.E San Roque del Municipio de Chima suscrito el 02 de enero de 2013 con Martha Janne Gómez Aranda, por valor de $11.800.000. De acuerdo a lo expuesto, se procede a realizar el cálculo del daño patrimonial al Estado, al no exigirles a los Contratistas el pago de algunas de las Estampillas Municipales en los contratos atrás mencionados.

No del Contrato Valor del Contrato Pro – Adulto Mayor (4%) Pro – Cultura (1%) VALOR HALLAZGO





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=Contrato de prestación de servicios No 064 – 2012

$8.200.000. 0 $82.000 $82.000

=Contrato de prestación de servicios no profesionales No 022 – 2012

$3.840.000 $153.600 $38.400 $192.000

=Contrato de prestación de servicios No 007 – 2013.

$11.800.000. 0 $118.000 $118.000

Sumas dejadas de recibir por Concepto de Estampillas.

X $153.600 $238.400 $392.000

De conformidad con el análisis realizado, este Ente de Control, considera que los señores Ingrid Paola Díaz Posada en calidad de Ex gerente, Javier Velázquez López en calidad de gerente y la señora Virginia Abaunza Arenas en calidad de secretaria ejecutiva – código 425, al no exigir debe ser investigada fiscalmente al establecerse la existencia de presunto daño fiscal por valor de $392.000. Por otra parte, se configura un presunto Hallazgo de Tipo Disciplinario (numeral 1 del artículo 34 de la Ley 734 de 2002) en contra de la señora Ingrid Paola Díaz Posada (Ex gerente) y Javier Velásquez López en calidad de gerente y la señora Virginia Abaunza Arenas en calidad de secretaria ejecutiva – código 425, quienes tenía la obligación de exigir a los contratista la cancelación de Estampillas Municipales y no lo hicieron. La E.S.E Hospital San Roque deberá incluir en el Plan de Mejoramiento todas las acciones correctivas tendientes, a verificar que a los contratistas se le realice los descuentos por concepto de estampillas departamentales y municipales dentro de los términos contenidos en las ordenanzas número 014 de 2008, 023 de 2006, 020 de 2008, 013 de 2006, el Acuerdo número 037 del 30 de noviembre de 2009 y la Ordenanza No 12 de 2009. TIPO DE OBSERVACION: Disciplinaria NORMA VULNERADA: Acuerdo número 037 del 30 de noviembre

de 2009, Resolución No 160 del 19 de diciembre de 2006 y numeral primero del artículo 34 de la Ley 734 de 2002.

PRESUNTO RESPONSABLE: -Javier Velázquez López Gerente -Ingrid Paola Díaz Posada Ex gerente

-Virginia Abaunza Arenas Secretaria ejecutiva – código 425

TIPO DE OBSERVACION: Fiscal NORMA VULNERADA: Articulo 6 de la ley 600 de 2000. CUANTIA: $392.000. PRESUNTO RESPONSABLE: Javier Velázquez López Gerente -Virginia Abaunza Arenas

Secretaria ejecutiva – código 425 -Ingrid Paola Díaz Posada Ex gerente





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TIPO DE OBSERVACION: Administrativa PRESUNTO RESPONSABLE: Javier Velázquez López Gerente RESPUESTA SUJETO DE CONTROL Mediante oficio con Registro No 2166 del 09 de junio de 2014 el gerente de la E.S.E Hospital San Roque – Chima, manifiesta: “En la E.S.E no reposa copia de

acuerdo municipal alguno, ni por parte de la Administración Municipal se me ha notificado el cumplimiento del pago de las estampillas pro cultura, que estipula el mismo. Allí nunca se ha realizado este descuento. Tan solo debido a la visita de la Auditoria de dicha Entidad se subsano, en dicho aspecto. Por lo tanto solicito de manera respetuosa se me realice un control de advertencia, al respecto. Se acepta el hallazgo y entra a plan de mejoramiento, en cuanto a lo que refiere al hallazgo administrativo.”

CONCLUSIÓN ENTE DE CONTROL El grupo auditor, no comparte los argumentos esbozados por el gerente de la entidad hospitalaria en la réplica al informe preliminar No 000048 de 2014, razón por la cual se considera pertinente que sea la Procuraduría General de la Nación y la Subcontraloria delegada para el proceso de responsabilidad fiscal y jurisdicción coactiva de la Contraloría General de Santander, quienes por competencia realicen las averiguaciones y tomen las decisiones a que haya lugar. La E.S.E Hospital San Roque Chima deberá incluir en el Plan de Mejoramiento las acciones correctivas a que haya lugar, con el fin de que situaciones como las descritas en la presente observación no ocurran en matera contractual. De acuerdo a lo expuesto, se convalida la observación administrativa con incidencia disciplinaria y fiscal en los términos consignados en el informe preliminar No 000048 de 2014, la cual tendrá la connotación de hallazgo. OBSERVACION No 09: La E.S.E Hospital San Ronque del Municipio de Chima durante la vigencia 2012 y 2013, no realizó la publicación de los contratos en el SECOP vulnerando el principio de trasparencia y publicidad como principios de la función administrativa. En desarrollo del proceso auditor se ingresa a la página del SECOP evidenciándose que la E.S.E Hospital San Roque de Chima durante las vigencias 2012 y 2013, no realizó la publicación de ninguno de los contratos celebrados en dichas vigencias en esta página, razón por la cual se configura una observación administrativa con incidencia disciplinaria en cabeza de los señores Hernando Triana Sánchez, Ingrid Paola Díaz Posada y Yuri Mayerly Ortiz en calidad de ex gerentes y Javier Velázquez López en calidad de representante legal de la E.S.E, por vulnerar el contenido del artículo 13 de la ley 1150 de 2007 el cual ordena a las empresas excluidas de aplicación del Estatuto General de Contratación Estatal la obligación de aplicar los principios de la función administrativa y la gestión fiscal consagrada en el artículo 209 y 267 de la Constitución Política de Colombia. En el marco de los principios de la función administrativa a los cuales están sujetos en materia contractual los hospitales que son Empresas sociales del Estado, se encuentran los denominados principios de trasparencia y publicidad, y la única





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herramienta establecida en la actualidad para que estos principios sean efectivos es el sistema electrónico para la contratación estatal. La entidad contratante deberá incluir en el Plan de mejoramiento todas las acciones correctivas, tendientes a realizar en el SECOP la publicación de los procesos contractuales adelantados por el E.S.E Hospital San Roque del Municipio de Chima. TIPO DE OBSERVACION: Disciplinaria NORMA VULNERADA: Numeral 1, literal a) del artículo 2 de la ley

80 de 1993, inciso primero del artículo 13 de la Ley 80 de 1993, el artículo 24 de la ley 80 de 1993, los artículos 194 y 195 del capítulo 3 de la Ley 100 de 1993, el artículo 13 de la Ley 1150 de 2007, el artículo 209 de la Constitución Política de Colombia, el artículo 223 del Decreto 019 de 2012 y el articulo 7.1.1 del Decreto 734 de 2012.

PRESUNTO RESPONSABLE: -Javier Velázquez López Gerente

-Hernando Triana Sánchez, Ingrid Paola Díaz Posada y Yuri Mayerly Ortiz en calidad de Ex gerentes.

TIPO DE OBSERVACION: Administrativa PRESUNTO RESPONSABLE: Javier Velázquez López Gerente RESPUESTA SUJETO DE CONTROL Mediante oficio con Registro No 2166 del 09 de junio de 2014 el gerente de la E.S.E Hospital San Roque – Chima, manifiesta: “En el manual de contratación de la

E.S.E, en su artículo 14, estipula que solo se subirán al SECOP, todos los contratos que superen los setenta (70) salarios mínimos. En las vigencias 2012 y 2013, ningún contrato supero dicho valor.” CONCLUSIÓN ENTE DE CONTROL El grupo auditor, comparte los argumentos expuestos por el gerente de la entidad hospitalaria, ya que efectivamente en el articulo decimo cuarto del Acuerdo 06 de febrero de 2012 (Manual de contratación) suscrito por la Junta Directiva de la E.S.E Hospital San Roque de Chima, se estableció: “Cuando los contratos a celebrar superen la suma de setenta (70) salarios mínimos legales mensuales vigentes –SMLMV, la invitación a proponer o a cotiza se publicara, en la pagina del SECOP...” Teniendo en cuenta lo expuesto, se desvirtúa la observación con incidencia disciplinaria; no obstante, se convalida la observación administrativa para efectos de que la E.S.E Hospital San Roque tome las acciones correctivas que considere pertinentes para publicar en el SECOP los contratos celebrados por la entidad hospitalaria; máxime aun, cuando el Ministerio de Protección Social mediante Resolución No 5185 del 14 de diciembre de 2013, fija de manera expresa: 1) Los





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lineamientos para que las ESE adopten el estatuto de contratación que debe regir su actividad contractual y, 2) La obligación de las Empresas Sociales del Estado de realizar la publicación de su actividad contractual en el SECOP. OBSERVACION No 10: Expedientes contractuales con documentos sin firmar y sin foliar Después de realizar el análisis y el estudios de la etapa precontractual, contractual y post contractual de los contratos tomados como muestra en desarrollo de la presente Auditoría Regular a la E.S.E San Roque del Municipio de Chima, correspondiente a las vigencias fiscales 2012 y 2013, el Grupo Auditor pudo observar y verificar la existencia de documentos sin firmar por parte de los funcionarios que han ejercido y/o ejercen como gerentes y la existencia de contratos sin foliar y no ajustados a las normas en materia de archivo. (Ley 594 de 2000) De acuerdo a lo expuesto, la Contraloría General de Santander, considera que se configura una observación de tipo administrativo, con el fin de que en el Plan de Mejoramiento, la entidad sujeto de control incluya acciones correctivas tendientes a evitar la existencia de contratos sin foliar y con documentos sin firmar. TIPO DE OBSERVACION: Administrativa PRESUNTO RESPONSABLE: Javier Velázquez López Gerente RESPUESTA SUJETO DE CONTROL Mediante oficio con Registro No 2166 del 09 de junio de 2014 el gerente de la E.S.E Hospital San Roque – Chima, manifiesta: “Se acepta el hallazgo y entra a plan

de mejoramiento.”

CONCLUSIÓN ENTE DE CONTROL Teniendo en cuenta que el gerente de la entidad hospitalaria acepta la presente observación en su escrito de réplica al informe preliminar No 000048 del 14 de mayo de 2014; tal y como quedo plasmada inicialmente, el equipo auditor convalida la observación administrativa y esta tendrá la connotación de hallazgo. El sujeto de control, deberá incluir en el plan de mejoramiento, las acciones correctivas que considere pertinentes para evitar que situaciones como las descritas en el presente hallazgo ocurran con posterioridad. OBSERVACION No 11: Manual de contratación no ajustado a los lineamientos contenidos en la Resolución No 5185 del 14 de diciembre de 2013 expedida por el Ministerio de Salud y Protección Social. En desarrollo del proceso auditor se logra evidenciar la existencia de un manual interno de contratación (Acuerdo No 006 de 2012) que a la fecha de la presente auditoria, no se encuentra ajustado a los parámetros establecidos en la Resolución No 5185 del 14 de diciembre de 2013 expedida por el Misterio de Salud y Protección Social, donde de manera clara y concreta se establecen los lineamientos para que las Empresas Sociales del Estado adopten el estatuto de contratación que regirá su actividad contractual; así las cosas, se configura una observación administrativa, para efectos de que se incluya en el Plan de





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Mejoramiento de la entidad, las acciones correctivas tendientes a ajustar el actual manual de contratación a los parámetros contenidos en la mencionada resolución. TIPO DE OBSERVACION: Administrativa PRESUNTO RESPONSABLE: Javier Velázquez López Gerente RESPUESTA SUJETO DE CONTROL Mediante oficio con Registro No 2166 del 09 de junio de 2014 el gerente de la E.S.E Hospital San Roque – Chima, manifiesta: “Se acepta el hallazgo y entra a plan

de mejoramiento.”

CONCLUSIÓN ENTE DE CONTROL Teniendo en cuenta la manifestación realizada por el gerente de la E.S.E Hospital San Roque Chima frente a la presente observación, en su escrito de réplica al informe preliminar No 000048 del 14 de mayo de 2014, el grupo auditor convalida la observación en los términos inicialmente planteados, la cual tendrá la connotación de hallazgo administrativo. La entidad hospitalaria deberá adoptar un plan de mejoramiento donde se establezcan los correctivos que considere pertinentes, para ajustar de manera inmediata el manual de contratación de la E.S.E a los lineamientos contenidos en la Resolución No 5185 del 14 de diciembre de 2013 expedida por el Ministerio de Salud y Protección Social. CONTRATOS DE PRESTACION DE SERVICIOS DE SALUD VIGENCIA 2012 Y

2013

De acuerdo a la información reportada, en la vigencia fiscal 2012 y 2013, la ESE suscribió 12 contratos por valor de $505.586.510 por la modalidad de capitación y evento, para la prestación de los siguientes servicios de salud de baja complejidad: Hospitalización de baja complejidad, medicina general, consulta externa, radiología e imágenes diagnósticas, laboratorio clínico, farmacia, odontología, vacunación, servicio de urgencias las 24 horas; atención, hospitalización de partos y servicios de transporte básico asistencial. (TAB).

CONTRATO DE PRESTACION DE SERVICIOS CON EPS

No. CONT.FECHA

SUSCRIP.

PLAZO

CONT.VALOR

FECHA

INICIAL

FECHA

TERM.% UPC CONT.

CONTRATAN

TEESTADO ACT.

1 CR68-072/2012 4/2/2012 6 48,617,944$ 4/2/2012 9/30/2012 33 CAPRECOM SIN LIQUIDAR



4 1681760712T1C01 7/1/2012 6 94,821,317$ 7/1/2012 12/31/2012 COMPARTA SIN LIQUIDAR

5 1681710113T1C01 1/1/2013 12 213,144,202$ 1/1/2013 12/31/2013 COMPARTA SIN LIQUIDAR

6 1681710113T1E12 1/1/2013 12 5,644,112$ 1/1/2013 12/31/2013 COMPARTA SIN LIQUIDAR

7 CR68-056/2013 1/2/2013 3 8,222,760$ 1/2/2013 3/31/2013 2.762 CAPRECOM SIN LIQUIDAR






505,586,510$





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OBSERVACION No 12: Contratos de Prestación de servicios de salud sin liquidar. Después de realizar seguimiento a los contratos de prestación de servicios de salud celebrados en la vigencia 2012 y 2013, el grupo auditor observa que a la fecha de la presente auditoría aun cuando se encuentran terminados los contratos, no se ha dado inicio a las actividades de liquidación de los mismos, lo que conlleva a la configuración de una observación administrativa, con el fin de que la entidad inicie cada una de las acciones pertinentes para la liquidación de los mismos, en los términos establecidos en la ley. TIPO DE OBSERVACION: Administrativa PRESUNTO RESPONSABLE: Javier Velázquez López Gerente. RESPUESTA SUJETO DE CONTROL Mediante oficio con Registro No 2166 del 09 de junio de 2014 el gerente de la E.S.E Hospital San Roque – Chima, manifiesta: “Se acepta el hallazgo y entra a plan

de mejoramiento.”

CONCLUSIÓN ENTE DE CONTROL El grupo auditor, teniendo en cuenta lo consignado por el gerente de la E.S.E Hospital San Roque Chima, en su escrito de réplica al informe preliminar No 000048 del 09 de junio de 2014; convalida la observación administrativa, la cual tendrá la connotación de hallazgo. La entidad hospitalaria deberá incluir en el plan de mejoramiento las acciones correctivas que considere pertinentes para gestionar y liquidar los contratos de prestación de servicios de salud suscritos con las EPS en el menor tiempo posible.

1.1.2 Resultado Evaluación de la Rendición de Cuenta OBSERVACION No 13: Deficiencias en la rendición del formato F _201213_ f20_1ª_agr del Sistema Integrado de Auditorias S.I.A correspondiente a la vigencia 2012. Una vez concluida la evaluación de los contratos objeto de la presente auditoria, se realizó un análisis comparativo entre la información recolectada en el trabajo de campo y la rendida por la E.S.E Hospital San Roque del Municipio de Chima en el formato F _201213_ f20_1ª_agr del Sistema Integrado de Auditorias S.I.A. correspondiente a la vigencia 2012, observándose que en el formato registrado en el SIA se establece que los contratos celebrados en dicha vigencias fueron 67 por valor de $269.062.621; sin embargo, en la certificación expedida el 15 de marzo de 2014 por el Dr. Javier Velásquez López, en calidad de Gerente, se indica que los contratos celebrados en la vigencia 2012 fueron 57 contratos por valor de $270.118.621. Acto seguido el grupo auditor, realizó un análisis conjunto de todos los formatos que hacen parte de la cuenta anual consolidada correspondiente a la vigencia 2012 y 2013 rendida por la E.S.E Hospital San Roque del Municipio de Chima a





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través del Sistema Integrado de Auditoria, concluyéndose que solo se evidencian errores de digitación en el formato F _201213_ f20_1ª_agr del Sistema Integrado de Auditorias S.I.A. de la vigencia 2012; razón por la cual el grupo auditor considera pertinente solo configurar una observación administrativa, para efectos de que la entidad sujeto de control incluya en el Plan de Mejoramiento, las acciones correctivas tendientes a que el formato de contratación de la cuenta anual consolidado se diligencie de manera correcta y con datos que se ajusten a los procesos contractuales, a fin de evitar observaciones con incidencia sancionatoria en el futuro. TIPO DE OBSERVACION: Administrativa PRESUNTO RESPONSABLE: Javier Velázquez López Gerente RESPUESTA SUJETO DE CONTROL Mediante oficio con Registro No 2166 del 09 de junio de 2014 el gerente de la E.S.E Hospital San Roque – Chima, manifiesta: “Se acepta el hallazgo y entra a plan

de mejoramiento.”

CONCLUSIÓN ENTE DE CONTROL Ante la aceptación de la presente observación por parte del gerente de la E.S.E Hospital San Roque Chima en la réplica al informe preliminar No 000048 del 14 de mayo de 2014; el grupo auditor, convalida la observación administrativa, la cual tendrá la connotación de hallazgo, para que se incluya en el plan de mejoramiento al cual se le realizara el respectivo seguimiento en próximas auditorias.

1.1.3 Gestión Ambiental Plan integral de residuos sólidos hospitalarios (PEGIRHS) OBSERVACION No 14: A la fecha del trabajo de campo a ESE San roque de Chima no ha elaborado e implantado el PGIRHS, por lo tanto eta incurriendo en una conducta de tipo administrativa TIPO DE OBSERVACION Administrativa PRESUNTPO RESPONSABLE Javier Velásquez López, Gerente RESPUESTA SUJETO DE CONTROL Mediante oficio con Registro No 2166 del 09 de junio de 2014 el gerente de la E.S.E Hospital San Roque – Chima, manifiesta: “Se acepta el hallazgo y entra a plan

de mejoramiento.”

CONCLUSIÓN ENTE DE CONTROL Se verifico la respuesta enviada por la administración municipal y aceptan la observación, por lo tanto se convalida el hallazgo administrativo para que sea incluido en el plan de mejoramiento, al cual se le hará el respectivo seguimiento.





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Los tipos de residuos que se manejan en la entidad son: Biosanitarios, ordinarios y reciclables, el volumen promedio de residuos que se producen son de 62 kilogramos al mes, el almacenamiento de los residuos se realiza en un cuarto que está ubicado en el área del patio del hospital y cumple con las normas técnicas, existen tres tipos de dispensarios para la disposición final de los residuos los cuales son de color rojo, grises y verde LA RUTA DE RECOLECCIÓN: la recolección de los residuos hospitalarios se realiza dos veces al día en el horario de 6 a.m. y a las 12 m, empieza en el área de vacunación, urgencias, enfermería, odontología, bacteriología, citologías, medico, enfermería, hospitalización, esterilización y baños. Los residuos se trasladan hacia la disposición final que es lo contaminado va al cuarto de almacenamiento y lo no contaminado en el área del patio para la recolección del carro municipal de residuos. Los elementos de protección que se utilizan son botas de caucho guantes, tapabocas. La empresa que presta el servicios de recolección de estos residuos es Descont S.A lo hace en el horario de cuatro a cinco de la tarde y la frecuencia de recolección es de 45 a 60 días y son llevados a la planta de tratamiento de Descont. El valor del contrato para el trasporte de estos residuos es de $526.100, los cuales fueron comprometidos y pagados en la vigencia de 2012. El proceso de tratamiento que se realiza en la disposición final de los residuos es la siguiente:

Desactivación de alta eficiencia autoclave, para los residuos biosanitarios

Incineración para los residuos anatomopatologicos, fármacos cito tóxicos, corto punzantes, especies menores

Recuperación y/o desactivación para los residuos de líquido revelados, fijador y metales pesados.

OBSERVACION No 15: Plan de Contingencia: La Ese San Roque de Chima a la fecha del trabajo de campo no ha implementado el plan de contingencia, por lo tanto se hace una observación de tipo administrativa TIPO DE OBSERVACION Administrativa PRESUNTO RESPONSABLE Javier Velásquez López, Gerente RESPUESTA SUJETO DE CONTROL Mediante oficio con Registro No 2166 del 09 de junio de 2014 el gerente de la E.S.E Hospital San Roque – Chima, manifiesta: “Se acepta el hallazgo y entra a plan

de mejoramiento.”

CONCLUSIÓN ENTE DE CONTROL Se verifico la respuesta enviada por la administración municipal y aceptan la observación, por lo tanto se convalida el hallazgo administrativo para que sea incluido en el plan de mejoramiento, al cual se le hará el respectivo seguimiento.





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1.1.4 Seguimiento al Plan de Mejoramiento Vigencia 2012

OBSERVACION No 16:

DESCRIPCION ACCCION CORRECTIVA POR PARTE DE LA ENTIDAD

OBSERVACION AUDITORIA

1 No Existe claridad en el registro de las glosas registradas en el formato F17A5, rendido al SIA.

A la fecha no existe departamento de facturación en la entidad, hay sido muy difícil porque se debe mejorar el programa con un software, igualmente en el área del Municipio no se encuentra con una persona acta para realizar dicha labor, y las personas que pudieran realizar dicha labor no lo hacen porque no le es rentable. Se trato de implementar el mejoramiento a través de los servicios que se prestan a la EPS subsidiada comparta por medio reuniones con los funcionarios de la institución con el fin de alcanzar las metas de PYP, porque las glosas que realizan dichas instituciones están basadas en promoción y prevención.

La entidad no cumple con la acción correctiva propuesta en el plan de mejoramiento. Calificación : 0

2

PROPIEDAD PLANTA Y EQUIPO No se encuentran registros detallados de los Activos Fijos y depreciaciones en el Balance de Comprobación y auxiliares de la ESE. El hallazgo se fundamenta al revisar la información rendida por la ESE HOSPITAL SAN ROQUE DE CHIMA en el balance de comprobación vigencia 2011 y confrontarlos con los saldos de los auxiliares de la cuenta Propiedad Planta y Equipo del mismo periodo; se comprobó que los valores que reflejan esta cuenta podrían estar sobreestimados con el precio real de cada uno de los bienes, para lo cual se hace necesario un inventario pormenorizado de los mismos para su identificación, valor y estado de cada uno de ellos. Así, mismo se observó que no se tiene un archivo en donde se pueda evidenciar la Depreciación realizada mes a mes ni anual, lo que demuestra que la Depreciación de Propiedad Planta y Equipo se realizó en forma global e inadecuada afectando la razonabilidad de los Estados Financieros con corte a 31 de diciembre de 2011 en una cuantía incierta.

Señala la Contadora de la institución que según acta N°. 37 del 27 de agosto de 2013, hace conocer a la Junta en pleno la necesidad de que se cumplimiento al plan de mejoramiento dejado por la auditoria de la secretaria de salud y contraloría departamental a este punto. El gerente manifiesta que por la situación financiera en la que atraviesa la entidad no ha podido inicial con este proceso, ya que se requiere de personal y no cuenta con este recurso.

Ala fecha de la visita el auditor contable de la contraloría observa que no se están tomando los correctivos con el fin de presentar cifras reales en esta cuenta de Propiedad planta y Equipo. CALIFICACION 0

3

INDEMNIZACIONES Existencia de indemnizaciones pendientes por cancelar por concepto de vacaciones. El Hallazgo se fundamenta al verificar el Balance de Comprobación a 31 de diciembre de 2011, en el que se observa que existe una partida pendiente por cancelar por valor de $2.024.549 correspondiente a indemnización de vacaciones no canceladas al gerente de la vigencia auditada.

Según comprobante de egreso N°.13-00260 de mayo 30 de 2013, se cancela la indemnización por vacaciones, intereses a las cesantías y prima de servicios. al Gerente de la entidad Hernando Triana Sánchez.

Se cumple la acción correctiva . CALIFICACIÓN 1

4

Se observó que el presupuesto de ingresos y gastos no es presentado al CONFIS municipal para su aprobación tal como lo establece el decreto 115/96.

Manifiesta el gerente que el presupuesto de la vigencia 2013 fue aprobado por el CONFIS según acta N°. 06 de 2013, a los 30 días del mes de diciembre de 2013, se cumple la acción correctiva.

Se cumple la acción correctiva. CALIFICACIÓN 1

5 Inexistencia de manual de contratación en la E.S.E. Hospital San Roque de

Se evidencia el acuerdo N°006 de 2012, por

Se cumple la acción correctiva.





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Chima. medio del cual se aprueba el manual interno de contratación, por parte de la Junta directiva de la ESE. Se cumple la acción correctiva.

CALIFICACIÓN 1

6 Desorden en el archivo de los contratos.

Parcialmente se ha cumplido con esta meta, teniendo en cuenta que aun los expedientes se encuentran sin foliar y se evidencia la existencia de documentos sin firmar.


7 Inconsistencias al subir la Información al Sia.

Para la vigencia 2013 se evidencia que la cuenta al SIA se entrega de manera puntual y con formatos anexos corresponden a las operaciones y registros de la entidad.


8

No se tiene evidencia real que el MECI se encuentre adoptado e implementado en los procesos de la entidad, se levanta un Hallazgo de Tipo Disciplinario por el incumplimiento a las normas que para el efecto ha expedido el gobierno nacional y Administrativo a fin de que la entidad ponga en funcionamiento inmediatamente el Subsistema de Control de Evaluación con sus respectivos componentes

El señor Gerente manifiesta que por motivos financieros no se puede implementar el MECI.

Se confirma la observación CALIFICACIÓN 0

Se observa que la entidad presenta un plan de mejoramiento con 8 acciones correctivas de las cuales, se le ha dado cumplimiento en un 62%, por lo cual se confirma un hallazgo administrativo y de manera inmediata se tomen los correctivos antes del 31 de diciembre de 2014. TIPO DE HALLAZGO: Administrativo PRESUNTO RESPONSABLE: Javier Velásquez López Gerente RESPUESTA SUJETO DE CONTROL Mediante oficio con Registro No 2166 del 09 de junio de 2014 el gerente de la E.S.E Hospital San Roque – Chima, manifiesta: “Se acepta el hallazgo y entra a plan

de mejoramiento.”

CONCLUSIÓN ENTE DE CONTROL Se verificó la respuesta enviada por la administración municipal y aceptan la observación, por lo tanto se convalida el hallazgo administrativo para que sea incluido en el plan de mejoramiento, al cual se le hará el respectivo seguimiento. 1.1.5 Control Fiscal Interno

OBSERVACION No 17: EVALUACIÓN AL SISTEMA DE CONTROL INTERNO.

Control Interno debe dar cumplimiento a lo establecido en el Art. 9 de la Ley 1474 de 2011 y Art. 22 del Decreto Nacional 1737 de 1998, donde expone, “Que las oficinas de Control Interno verificarán en forma mensual el cumplimiento de estas disposiciones como las de restricción del gasto que continúan vigentes, estas





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dependencias prepararán y enviarán al Representante Legal de la Entidad, entes u organizaciones respectivas y a los órganos de fiscalización, un informe mensual, que determine el grado de cumplimiento de estas disposiciones y las acciones que se deben tomar al respecto. Igualmente cada cuatro meses debe subir a la página web de la Entidad un Informe pormenorizado del estado de control Interno de dicha Entidad...” Durante el trabajo de campo realizado a la administración de la ESE Hospital de Chima, no se pudo evidenciar que este cuenta con una estructura organizacional pequeña, y la función de control interno este asignada dentro del cargo de la Administración en cuanto al MECI se pudo corroborar que no se tienen los actos administrativos donde se aprueben y adopten los siguientes códigos y manuales.

Manual de Calidad de vida laboral.

Manual de inducción y re inducción.

Manual de talento humano.

Manual de los diferentes procesos.

Dentro de las labores realizadas por la oficina de control Interno se encuentran:

Apoyo constante en la documentación, estandarización, implementación y mantenimiento de manuales, procedimientos, instructivos, guías y registros para fortalecer los procesos que conforman el Modelo Estándar de Control Interno de la Institución.

Seguimiento y actualización del nomograma de la institución.

Seguimiento y actualización del mapa de riesgos de la institución. Fortalecimiento de los procesos por medio del mejoramiento de sus caracterizaciones logrando una mayor estandarización y control de los mismos.

Establecimiento e implementación de políticas de operación a procesos que no contaban con dichas políticas y fortalecimiento de las ya existentes.

Establecimiento e implementación de controles a procesos que no contaban con dichos controles y fortalecimiento de los ya existentes.

Identificación de la información primaria y secundaria a procesos que no contaban con dicha identificación, seguimiento al cumplimiento de la misma

Seguimiento al cumplimiento de los indicadores de gestión existentes en las Diferentes áreas y procesos de la institución así como ajuste de algunos de ellos.

Programación, planificación y ejecución de auditorías internas al sistema de gestión como parte de la evaluación y seguimiento al mismo para fortalecer la mejora continúa de este por medio de las acciones correctivas y preventivas que se generan para subsanar los hallazgos de incumplimientos o no conformidades.

Seguimiento a la gestión de acciones correctivas y preventivas como parte del mejoramiento continúo de los procesos que conforman el sistema de gestión.





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Presentación de informe al Departamento Administrativo de la Función Pública, elaboración y publicación de informes cuatrimestrales en la página web de la institución a solicitud del DAFP.

Auditorias y/o evaluación al estado de los Inventarios de medicamentos y dispositivos médicos en Ambulancias, área de urgencias, odontología, laboratorio y farmacia.

En el área de farmacia se verifica que no hayan medicamentos vencidos.

Atender auditorias de entes de control y otras partes interesadas.

Seguimiento al reporte de eventos adversos por medio de la red interna de la institución.

Mantener actualizado el sistema de gestión de control interno en medio magnético a través de la red interna de la institución y físico en cada área de la institución.

Seguimiento a la gestión y/o cumplimiento de los Planes de Mejoramiento establecidos en el PAME con vigencia 2012.

Evaluar y verificar el funcionamiento de la oficina SIAU donde funciona el Sistema de Información y Atención al Usuario.

Verificación a la implementación de las medidas respectivas recomendadas a través de planes de mejoramiento.

Durante el trabajo de campo se evidenciaron las siguientes observaciones en cuanto a la oficina de control Interno:

Analizar y verificar y actualizar la parte del mapa de riesgos, el cual busca minimizar el riesgo adoptando medidas de seguridad y de esta manera garantizar el control permanente.

Generar políticas de estímulos y de bienestar a los empleados

Se debe hacer seguimiento a los procesos de facturación y recaudo.

Hacer seguimiento en las áreas de consulta externa y atención al usuario, y dar trámite a las quejas de los usuarios en forma oportuna.

Fortalecer el comité de control Interno y comité de archivo ESTADO GENERAL DEL SISTEMA DE CONTROL INTERNO

La Institución no ha mejorado con este sistema, ya que actualmente se identifican las debilidades en los diferentes procesos, lo cual indica que se debe seguir aunando esfuerzos para su verdadero ajuste e implementación, no obstante dentro de las auditora interna desarrollada por esta entidad se registraron algunos aspectos a mejorar, por lo cual se debe hacer seguimiento al cumplimiento a las acciones de mejora, los cuales deben ser orientadas por el funcionario encardado de la oficina de control interno Por lo anteriormente expuesto, se recomienda a la administración, consolidar acciones de mejoramiento por procesos en cumplimiento de la función de la entidad que será una herramienta de gestión que busca unificar criterios en materia de control interno para el sector público, estableciendo una estructura para el control a la estrategia, la gestión y la evaluación TIPO DE HALLAZGO: Administrativo - Disciplinario





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PRESUNTO RESPONSABLE: Javier Velásquez López Gerente RESPUESTA SUJETO DE CONTROL Mediante oficio con Registro No 2166 del 09 de junio de 2014 el gerente de la E.S.E Hospital San Roque – Chima, manifiesta: “Se acepta el hallazgo y entra a plan

de mejoramiento, en cuanto a lo que refiere al hallazgo administrativo.”

CONCLUSIÓN ENTE DE CONTROL Evaluada la respuesta dada por la entidad este hallazgo se mantiene y se trasladará a los organismos competentes para que realice las averiguaciones y tome las decisiones a que haya lugar y a través de un plan de mejoramiento este organismo de control realizará el seguimiento respectivo al estado del sistema de control interno. 1.2. CONTROL DE RESULTADOS

1.2.1 Control Financiero y Presupuestal

Como resultado de la auditoría adelantada, el concepto sobre el Control Financiero y presupuestal es FAVORABLE de acuerdo al resultado arrojado en el trabajo de campo, lo anterior como consecuencia de la evaluación de las siguientes variables 1.2.1.1 Estados Contables La evaluación se lleva a cabo sobre una muestra de la información que soporta la gestión de la ESE Hospital utilizando las técnicas y normas de Auditoría Generalmente Aceptadas y acogidas por la Contraloría General de Santander, lo cual proporciona una base razonable para fundamentar y emitir el concepto sobre la viabilidad financiera de la Entidad. Se utilizará como herramienta, los formatos utilizados de Rendición de Cuenta a través del Sistema Integral de Auditoria SIA para la vigencia 2012 -2013 y la documentación aportada por la ESE HOSPITAL SAN ROQUE DE CHIMA. Es responsabilidad de la administración el contenido de la información suministrada por la entidad y analizada por la Contraloría General de Santander. El compromiso del equipo auditor, y en especial del Contador Público integrante del Equipo, consiste en emitir una opinión sobre la viabilidad financiera de este sujeto de control. ANÁLISIS A LOS ESTADOS FINANCIEROS El Balance General de la Entidad a diciembre 31 de 2012-2013, está conformado así:





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La situación fiscal de la Ese Hospital San Roque de Chima (2012-2013), es alarmante ya que tiene pasivos por $252.604 (miles) los cuales están representados en obligaciones laborales, cuentas por pagar y pasivos estimados(sentencia por fallo de pago en demanda laboral), frente a la liquidez inmediata para cubrir estas obligaciones la entidad cuenta con $2.973 en efectivo y $158.780 (miles) por cartera en la venta de servicios de salud, con el agravante que no se ve gestión administrativa para la recuperación de estos recursos y así poder cubrir estas obligaciones. Ahora la entidad para la vigencia 2012, arrojo perdidas en el ejercicio por valor de -$8.288 (miles) y -$95.578 en la vigencia 2013 generada por la causación de la provisión para el pago de la demanda laboral según sentencia judicial, lo que redunda en una merma al patrimonio institucional de la entidad. DICTAMEN U OPINION SOBRE LOS ESTADOS FINANCIEROS La Contraloría General de Santander con fundamento en las atribuciones constitucionales y legales y en especial las conferidas por los artículos 267- 272 de la Constitución Política de Colombia y la Ley 42 de 1993 la Resolución Interna 294 de 2009, y el Plan General de Auditorías practicó Auditoría Gubernamental con Enfoque Integral Modalidad Especial a la ESE HOSPITAL SAN ROQUE DE CHIMA para la vigencia 2012-2013, a través del examen del Balance General al 31 de Diciembre de 2012 -2013 y el Estado de Actividad Financiera, Económica, Social y Ambiental por el año terminado en las mismas fechas. La información verificada corresponde a la ESE Hospital San Roque de Chima. Dichos estados contables fueron examinados de manera comparativa, los cuales fueron preparados bajo la responsabilidad de la administración y reflejan su gestión. En nuestra opinión, los estados financieros arriba mencionados, presentan razonablemente, en todo aspecto significativo, la situación financiera de la ESE SAN ROQUE DE CHIMA, a 31 de diciembre 2012-2013; así como los resultados de las operaciones por el año terminado en esa fecha, de conformidad con los principios y normas prescritas por las autoridades competentes y los principios de contabilidad generalmente aceptados en Colombia.

2013 2012 VARIACION 2013 2012 VARIACION

ACTIVO CORRIENTE 181,959 169,328 7% PASIVO CORRIENTE 48,437 109,885 -127%

Efectivo 2,973 2,607 12% Cuentas por pagar 48,437 82,061 -69%

Inversiones 16,593 16,593 0% Obligaciones laborales - 20,806

Deudores 158,780 146,114 8% Otros pasivos - 7,018

Inventarios 3,613 4,014 -11%

ACTIVO NO CORRIENTE 728,214 693,704 5% PASIVO NO CORRIENTE 204,167 -

Prpopiedad Planta y Equipo 728,214 693,704 5% Cuentas por Pagar 69,344 -

Obligaciones Laborales 19,088 -

TOTAL ACTIVO 910,173 863,032 5% Pasivos estimados 115,735 -

TOTAL PASIVO 252,604 109,885 56%

PATROMINIO INSTITUCIONAL 657,569 753,147 15%

TOTAL PASIVO + PATRIMONIO 910,173 863,032 5%

Fuente: Estados Financieros ESE San Roque de Chima 2012-2013

BALANCE GENERAL COMPARATIVO A DICIEMBRE 31 DE 2012-2013- HOSPITAL SAN ROQUE DEL MUNICIPIO DE CHIMA- (MILES)





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FACTURACION-GLOSAS Y CARTERA Gestión de Facturación

La modalidad de contratación pactada por el Hospital Local San Roque de Chima es por Capitación, celebrando contratos con CAPRECOM y COMPARTA para el Régimen Subsidiado. En desarrollo a la auditoría practicada al proceso a la facturación, se establece que a diciembre 31 de 2012 y 2013, el Hospital Local San Roque genero 198 facturas por valor $717.049,261; de las cuales 104 facturas corresponden a la vigencia 2012 por un valor de $368.576.902 y 94 facturas por valor de $348.472.359. Es resaltar que el proceso de facturación no cuenta con controles que minimizan los riesgos que servicios prestados no sean facturados o que se facturen con inconsistencias, igualmente no se conocieron las objeciones presentadas por las empresas con las cuales se tienen convenios, en el trabajo de campo se dificulto un análisis real de lo que esta institución efectivamente factura y le glosan. En la entidad no reposan los soportes de la facturación del mes de enero, febrero de 2014, lo que genera que no se efectúen los cierres al final del mes parar cruzarlos con los ingresos y gastos.

ENTIDAD CONTRATANTE NRO CONTRATO FECHA CONTRATO FACTURAS VALOR FACTURADO

POLICIA NACIONAL 65-5-20501-12(SFI 504) 12/21/2012 8 1,270,481

FOSCAL MAG-002-12 5/1/2012 10 6,319,520

CAPRECOM CR68-055-13 1/2/2013 3 25,579,011

CAPRECOM CR68-056-13 1/2/2013 3 7,366,353

CAPRECOM CR68-057-13 1/2/2013 3 3,683,166

CAPRECOM CR68-380-13 4/1/2013 9 59,575,921

CAPRECOM CR68-381-13 4/1/2013 9 17,925,029

CAPRECOM CR68-382-13 4/1/2013 9 8,962,525

COMPARTA 1681710113T1C01 1/1/2013 12 143,231,132

COMPARTA 1681710113T1E12 1/1/2013 12 66,630,009

SOLSALUD ND ND 16 7,929,212

TOTAL 94 348,472,359

ENTIDAD CONTRATANTE NRO CONTRATO FECHA CONTRATO FACTURAS VALOR FACTURADO

POLICIA NACIONAL No. 68-5-20272-11 (SFI 273) 6/29/2011 8 2,151,115

AVANZAR FMPSM-991 2/1/2011 4 2,637,270

FOSCAL ND ND 10 5,758,213

SOLSALUD No. RCM-RO-524-11 7/8/2011 22 18,448,620

COMPARTA No. 1681760711T1C01 1/1/2012 24 197,360,804

CAPRECOM CR68-319/2011 1/2/2011 12 43,724,800

CAPRECOM No. CR68-072-2012 4/2/2012 8 69,030,696

CAPRECOM No. CR68-173/2012 4/2/2012 8 9,821,776

CAPRECOM No. CR68-073/2012 4/2/2012 8 19,643,608

TOTAL 104 368,576,902

FACTURACION - VIGENCIA 2013

FACTURACION - VIGENCIA 2012





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Facturación Vs Valor Recaudado

Del total facturado por prestación de servicios de salud en la vigencia 2012, se recaudó $504.250.504, y para el 2013 se recaudó $470.034.211, presentando una disminución en el recaudo del 7%, donde sobresale la ineficiente gestión del cobro de cartera de vigencias anteriores al reportar ningún recurso por las vigencias anteriores, igualmente por servicio a particulares decreció en un 1080%, dada la situación financiera en que se encuentra el hospital se deben accionar controles y gestión para la venta de servicios en salud.

El recaudo más significativo corresponde al régimen subsidiado por valor de $316.928.225 con incremento del 14% respecto a la vigencia 2012, seguido del programa PIC- Departamento de Santander. GESTION DE GLOSAS Al cierre de la vigencia 2012, se registra un valor global por glosas definitivas causadas por deficiencias administrativas ya que en su mayoría fueron actividades de las otras ventas de servicios de salud y que ascienden a $94.120, según el reporte al SIA, en el trabajo de campo no se evidencia ninguna glosa o documento soporte que permita ver si las entidades reportan devoluciones por fallas en la facturación de acuerdo al periodo de facturación. HALLAZGO No 18: PROCESO DE ANALISIS DE GLOSAS La entidad hospitalaria debe dar celeridad al proceso de análisis de glosas para determinar realmente cual es el valor de glosas subsanables y no subsanables sin responsabilidad y con responsabilidad a fin de adelantar, sobre estas últimas los procesos internos de responsabilidad, a fin de evitar la pérdida de estos recursos, para lo que el gerente debe iniciar una circularización con las entidades con las cuales tiene convenios.

CUENTA RECAUDO 2013 RECAUDO 2012 VARIACION % ABSOLUTA

Regimen Subsidiado 316,928,225 272,971,906 14% 43,956,319

Regimen Especial 5,483,621 6,875,490 -25% (1,391,869)

Ecat - -

Otras Ventas de Servicios de Salud ( ARP) - -

Cuotas de Recuperacion 30,027,962 16,041,023 47% 13,986,939

Particulares 4,470,308 52,195,711 -1068% (47,725,403)

Otras Entidades (PIC) 19,716,134 11,014,119 44% 8,702,015

Ent. Terr.Subs.Oferta.Actv.No Pos 34,115,522 33,229,039 3% 886,483

Comercializacion de Mercancias 4,260,051 564,160 87% 3,695,891

Otros Ingresos de Explotacion 4,274,900 13,754,106 -222% (9,479,206)

Convenio No. 00002508 Gobernacion de Santander 34,509,979 11,014,119 68% 23,495,860

Regimen Subsidiado 8,754,565 100% 8,754,565

Regimen Contributivo 2,148,249 100% 2,148,249

Cuentas por Cobrar Vigencias Anteriores 85,589,405 (85,589,405)

Regimen Especial 2,738,092 100% 2,738,092

Disponibilidad Inicial 2,606,603 1,001,425 62% 1,605,178

TOTAL 470,034,211 504,250,504 -7% (34,216,293)

Fuente sIA- Vigencia 2013-2012

CUENTA RECAUDO FACTURADO REC. VI.ANTE

2,013 470,034,210 348,472,359

2,012 504,250,503 368,567,902 85,589,405





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TIPO DE HALLAZGO: Administrativo - Disciplinario PRESUNTO RESPONSABLE: Javier Velásquez López Gerente RESPUESTA SUJETO DE CONTROL Mediante oficio con Registro No 2166 del 09 de junio de 2014 el gerente de la E.S.E Hospital San Roque – Chima, manifiesta: “Se acepta el hallazgo y entra a plan

de mejoramiento, en cuanto a lo que refiere al hallazgo administrativo. A la E.S.E, no se le ha notificado las glosas de las diferentes E.P.S, caso en el cual tan pronto nos notifique, procedemos a realizar proceso interno, con el fin de determinar cuántas y cuales son subsanables o no.”

CONCLUSIÓN ENTE DE CONTROL Evaluada la respuesta dada por la entidad este hallazgo se mantiene y se trasladará a los organismos competentes para que realice las averiguaciones y tome las decisiones a que haya lugar y a través de un plan de mejoramiento este organismo de control realizará el seguimiento sobre el análisis de las glosas. ACCIONES RED DE CONTROLADORES

Este proceso auditor se realizó teniendo en cuenta el ámbito de la competencia que le asiste a Superintendencia Nacional de Salud y la Contraloría General de Santander como actores de la Red de Controladores de Salud en el Departamento de Santander en el marco del convenio interadministrativo de Cooperación Interinstitucional donde la Superintendencia realizará el eje temático de la calidad en la prestación del servicio de salud de acuerdo con el cronograma previsto y este Órgano de Control el eje temático Financiamiento, contemplado dentro de la línea financiera. Los resultados obtenidos se presentan en los informes de auditoría de cada Actor; no obstante se espera que el trabajo mancomunado contribuya positivamente en la atención en Salud. HALLAZGO No 19: VIABILIDAD DEL PROGRAMA DE SANEAMIENTO FISCAL Y FINANCIERO: Con el numeral 1 del artículo 3dde la Resolución 1877 del 30 de mayo de 2013, la Ese Hospital San Roque, le fue ratificada la categorización del riesgo definida con la Resolución 2509 de 2012; esto es RIESGO ALTO. Lo que significa que el resultado de índice de riesgo fue menor o igual a 0,21, en atención al déficit operacional corriente; o que independientemente de este resultado, la relación de ingresos reconocidos menos gastos comprometidos fue menor a cero, lo anterior, se tomó teniendo como base la información anual del Decreto 2193. Según el Ministerio de Hacienda y crédito público, una vez evaluado el informe de proceso de monitoreo, seguimiento y evaluación de los programas de saneamiento fiscal y financiero evidencio:





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“que la ESE Hospital San Roque no paso la evaluación del primer requisito formal de adopción del PSFF, y se califica así: “El programa no es adoptado por la Junta Directiva. La Resolución 394 de 2012, expedida por el gerente general “adopta” el Programa de Saneamiento Fiscal y Financiero pero no expresa que se halle debidamente facultado por la Junta para esta adopción” Igualmente la evaluación documental arrojo que no cumple con: Adecuación del Programa de Saneamiento Fiscal y Financiero a los parámetros generales de contenidos, seguimiento y evaluación determinados, para su diseño, por parte del Ministerio de Hacienda y Crédito Público. Consistencias de las medidas propuestas en el programa de saneamiento fiscal y financiero frente al restablecimiento de la solidez económica y financiera de la Empresa Social del Estado, con el propósito de garantizar la continuidad en la prestación del servicio público de salud. Identificación y valoración del pasivo a cargo de la empresa social del estado y una incorporación de ese pasivo en el Marco Fiscal de Mediano Plazo del Municipio como contingencia. Por lo anteriormente expresado se configura un hallazgo administrativo con incidencia disciplinario dado que por negligencia de la Junta Directiva y por representante de esta entidad, se vio abocada aquedar sin freno las riendas y salvamento de la ESE de acuerdo al PSFF. TIPO DE HALLAZGO: Administrativo - Disciplinario PRESUNTO RESPONSABLE: Junta Directiva Ese- 2013

Javier Velásquez López Gerente NORMA VIOLADA Ley 734 de 2000 RESPUESTA SUJETO DE CONTROL Mediante oficio con Registro No 2166 del 09 de junio de 2014 el gerente de la E.S.E Hospital San Roque – Chima, manifiesta: “El programa se inició y en el mes de

diciembre de 2013, se cargó en la Secretaria de Salud Departamental. Se acepta el hallazgo y entra a plan de mejoramiento, en cuanto a lo que refiere al hallazgo administrativo.”

CONCLUSIÓN ENTE DE CONTROL

Evaluada la respuesta dada por la entidad este hallazgo se mantiene y se trasladará a los organismos competentes para que realice las averiguaciones y tome las decisiones a que haya lugar y a través de un plan de mejoramiento este organismo de control realizará el seguimiento respectivo.

1.2.1.1.1 Concepto Control Interno Contable El informe del CIC tiene como finalidad evaluar el desarrollo del control interno contable de la ESE Hospital San Roque de Chima, teniendo como base de evaluación los controles existentes en las actividades de identificación, clasificación, registro y ajuste que conforman la etapa de reconocimiento, así





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como las actividades de elaboración de estados contables y demás informes, análisis e interpretación de la información de la etapa de revelación y las demás acciones de control que se hayan implementado en la entidad para el mejoramiento continuo del proceso contable. Para su evaluación se tomó como base la Resolución 357 de 2008 emitida por la Contaduría General de la Nación, la cual establece el procedimiento de control interno contable y la forma en la cual se debe rendir el informe anual al ente de control. Criterios de Evaluación

Circular Externa N. 100-001 de 2012, emanada del Departamento de Administración Pública DAFP, referente a la presentación del Informe Ejecutivo Anual de Control Interno.

Régimen de Contabilidad Pública, adoptado por la Contaduría General de la Nación, mediante resoluciones 354, 355 y 356 de 2007.

Resolución 357 de 2008, de la Contaduría General de la Nación, que adopta el procedimiento de control interno contable y de reporte del informe anual de evaluación a la citada entidad.

La entidad reporta al SIA, la evaluación al Control Interno Contable, donde se presentan observaciones en cada una de las etapas que componen la Evaluación arrojando la siguiente ponderación:

EVALUACION DEL CONTROL INTERNO CALIFICACION ETAPA

Reconocimiento 4.56

Revelación 4.78

Otros Elementos de Control 4.80

CALIFICACION ETAPAS 4.72

Se presentan dentro del reconocimiento al Control Interno Contable en la Entidad Fortalezas y Debilidades: Fortalezas La información se salvaguarda diariamente con copia de seguridad. Los códigos contables utilizados en el sistema se ajustan al régimen de contabilidad pública. Los informes presentados a los diferentes entes de control son presentados oportunamente. Debilidades:

El desarrollador o creador del Software financiero no actualiza oportunamente el sistema cuando se producen cambios en la normatividad en el Modulo de Contabilidad.

Falta personal de apoyo en el área de facturación. Cuestionario Control Interno Contable





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Se realizó evaluación al Control Interno bajo la modalidad de cuestionario arrojando las siguientes observaciones: La Entidad no tiene definidos los manuales de procesos y procedimientos para el área contable y financiera. No se cuenta con manuales de sistemas y procedimientos contables. Los archivos no presentan de manera organizada los documentos del área financiera. La Entidad está calculando la depreciación acumulada en forma individual. La Entidad no dispone de un inventario físico de sus propiedades, planta y equipo debidamente valorizado y conciliado con la contabilidad.

1.2.1.2 Gestión Presupuestal EJECUCIÓN PRESUPUESTAL DE INGRESOS Y GASTOS La entidad no ha adoptado un manual de presupuesto donde reglamente cada uno de los conceptos y momentos presupuestales, defina las responsabilidades y límites de autoridad de las personas que intervienen en el sistema presupuestario, a fin de garantizar su correcta ejecución. Programación y Aprobación del Presupuesto El presupuesto General de Ingresos y Gastos para la ESE Centro de Salud San Roque de Chima para la vigencia 2012, fue aprobado mediante Acuerdo de Junta Directiva No. 011 de diciembre 12 de 2011, inicialmente por $526.522.468. Para la vigencia 2013, fue aprobado mediante Acuerdo de Junta Directiva No. 012 de 30 diciembre de 2012, inicialmente por $519.199.254. El Gerente no emitió resolución de liquidación del presupuesto de la vigencia fiscal 2012 y 2013, contraviniendo las normas presupuestales. El presupuesto de la vigencia de 2012 no se presentó al confis municipal, el de la vigencia de 2013 si se presentó al confis y fue aprobado mediante acta número 06 de 2013. OBSERVACIÓN No 20: Durante el trabajo de campo se corroboro que el Gerente de la ESE de Chima no emitió la resolución de liquidación del presupuesto de la vigencia 2012 y 2013, igualmente en la vigencia de 2012 no lo presentó al confis municipal para su respectiva aprobación. TIPO DE OBSERVACION: Administrativa PRESUNTO RESPONSABLE: Javier Velásquez López RESPUESTA SUJETO DE CONTROL Mediante oficio con Registro No 2166 del 09 de junio de 2014 el gerente de la E.S.E Hospital San Roque – Chima, manifiesta: “Se acepta el hallazgo y entra a plan

de mejoramiento.”





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CONCLUSIÓN ENTE DE CONTROL Se verifico la respuesta enviada por la administración municipal y aceptan la observación por lo tanto se convalida el hallazgo administrativo, para que sea incluido en el plan de mejoramiento, al cual se le hará el respectivo seguimiento. Modificación del presupuesto

Vigencia Presupuesto Inicial Adiciones Reducciones Definitivo

2012 526.522.468 204.487.140 34.509.979 696.499.629

2013 527.530.266 184.916.337 2.119.274 710.327.329

El presupuesto es adicionado durante la vigencia 2012 en $204.487.140, equivalente al 38.83% de la apropiación inicial guardando el equilibrio. En el ingreso se destaca por su representatividad la adición de Recursos de Capital - Recuperación de cartera la cual ascienden a $115,298.123.27 correspondiente al 100.% del total de cuentas por cobrar de vigencias anteriores. Con relación a la vigencia anterior este reconocimiento se incrementó en forma bastante significativa. Igualmente solo se recaudó el valor de $85.589.404.59 equivalente a 74.23% del valor total de cartera adicionada, observándose que puede estar subestimando el presupuesto ya que adiciona el valor total de las cuentas por cobrar y no recauda el 100%. En el Gasto se destaca la adición realizada por cuentas por pagar por valor de $102.175.609 que corresponden a gastos de generales y gastos de comercialización de la vigencia de 2011, con una representatividad del 50% del total adicionado, en relación al 2011 presenta un aumento bajo (1%); estas cuentas se cancelaron todas en la vigencia de 2012; a su vez el presupuesto de gastos fue modificado por créditos y contra créditos, en la suma de $24.000.000, para un definitivo de $696.499.629. En la vigencia de 2013 las adiciones fueron de $184.916.337 equivale a un 35% de la apropiación inicial guardando equilibrio. En el ingreso se destaca por su representatividad la adición de recursos de capital - recuperación de cartera las cuales ascienden a $140.931.323.23, correspondiente al 100% del total de cuentas por cobra de vigencias anteriores, durante la vigencia se recaudó solo el 9.67% un valor muy bajo, observándose que esta sobreestimado el presupuesto. En el Gasto se destaca la adición realizada por cuentas por pagar por valor de $102.866.997 que corresponden a gastos generales y gastos de comercialización con una representatividad del 55.62% del total adicionado, en relación al 2012 presenta un aumento bajo (1%); del total de estas cuentas se pagaron $14.435.093 equivalente a un 14%, observándose que quedaron pendientes de pago $88.431.904, las cuales fueron incorporadas al presupuesto de la vigencia fiscal de 2014. El presupuesto de gastos fue modificado por créditos y contra créditos, en la suma de $19.753.741, para un definitivo de $710.327.329.38 De la revisión de los actos administrativos emitidos por la Junta Directiva de la ESE, se observa que en los considerandos no se establece que las adiciones fueron presentadas al Confis municipal y que cuentan con su concepto favorable ni existe evidencia del documento (resolución) emitido por éste órgano, en concordancia con las disposiciones contenidas en el Decreto 115/96.





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OBSERVACION No 21: La ESE San Roque de Chima realizó adiciones presupuestales únicamente con la aprobación de la Junta Directiva, sin que exista previamente resolución de aprobación emitida por el Confis, órgano facultado por la ley para aprobar y modificar el presupuesto de las entidades hospitalarias. Por lo anterior se tipifica un hallazgo administrativo con incidencia disciplinaria. TIPO DE HALLAZGO: Administrativo y Disciplinario PRESUNTOS RESPONSABLES: Javier Velásquez López NORMA VIOLADA: Decreto 115/96. Ley 734/2002 Art 34.

Numeral 1 RESPUESTA SUJETO DE CONTROL Mediante oficio con Registro No 2166 del 09 de junio de 2014 el gerente de la E.S.E Hospital San Roque – Chima, manifiesta: “Se acepta el hallazgo y entra a plan

de mejoramiento, en cuanto a lo que refiere al hallazgo administrativo. En la vigencia 2012 y 2013, se realizaron adiciones presupuestales sin la autorización del CONFIS; por cuanto para las mismas no existía el CONFIS; como se puede evidenciar en la certificación expedida por la Alcaldía Municipal de CHIMA. Tan para la inclusión en el presupuesto de la vigencia 2014, fue creado.”

CONCLUSIÓN ENTE DE CONTROL Se verifico la respuesta enviada por la administración municipal y acepta la observación, por lo tanto se convalida el hallazgo administrativo, para que sea incluido en el plan de mejoramiento, al cual se le hará el respectivo seguimiento y se desvirtúa la observación de tipo disciplinaria. OBSERVACION No 22: Se evidenció que los ingresos son sobreestimados con los reconocimientos, pretendiendo con ello presentar un resultado presupuestal positivo que permita apalancar compromisos de vigencias anteriores, lo cual no se logra ya que en la vigencia 2012 y 2013 el recaudo es bajo, ocasionando que con recursos de la vigencia actual se tengan que financiar parte de las cuentas por pagar de la vigencia anterior; además, esta práctica conlleva a comprometer mayores gastos y presentar a mediano plazo un déficit acumulado. TIPO DE HALLAZGO: Administrativo PRESUNTO RESPONSABLE: Javier Velásquez López, Gerente RESPUESTA SUJETO DE CONTROL Mediante oficio con Registro No 2166 del 09 de junio de 2014 el gerente de la E.S.E Hospital San Roque – Chima, manifiesta: “Se acepta el hallazgo y entra a plan

de mejoramiento.”





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CONCLUSIÓN ENTE DE CONTROL Se verifico la respuesta enviada por el ente auditado y aceptan la observación, por lo tanto el hallazgo de tipo administrativo se convalida para que sea incluido en el plan de mejoramiento, al cual se le hará el respectivo seguimiento. Ejecución Presupuestal de Ingresos En el 2012, la ESE Hospital San Roque de Chima presenta una ejecución de ingresos por $500.249.307.09, los cuales corresponden al 71.82% de la apropiación definitiva de la vigencia; frente a los años anteriores disminuyó el 12%, resultado que denota deficiencia en la gestión de recaudo y de otra parte la incidencia negativa de los reconocimientos sobre recaudo inciertos. En la vigencia de 2013 el recaudo ascendió a la suma de $470.034.210.86, con respecto al 2012 se presentó una disminución del 6% tal como se observa en la siguiente tabla

ESE HOSPITAL SAN ROQUE DE CHIMA

EJECUCION PRESUPUESTAL DE INGRESOS Y GASTOS 2010 - 2013

CONCEPTO 2010 2011 2012 2013

DEFINITIVO RECAUDADO DEFINITIVO RECAUDADO DEFINITIVO RECAUDDO DEFINITIVO RECAUDADO

PPTO DE INGRESOS

526,424,860.50

440,512,394.50

658,882,641.09

569,371,738.80

696,499,629.59

500,249,307.09

710,327,329.38

470,034,210.86

DISPOSICION INICIAL

1,884,432.45 1,884,432.45 0 13,942,766.09 1,001,425.32 1,001,425.32 2,606,603.10 2,606,603.10

INGRESOS CORRIENTES

507,963,612.00

418,503,597.00

510,351,110.00

440,326,995.91

580,200,081.00

413,658,477.18

532,279,424.05

419,276,723.10

TRANSFERENCIAS

144,700,000.00

72,350,000.00

34,509,979.00 34,509,979.00

RECURSOS DE CAPITAL

16,576,816.09 20,124,365.05 3,831,530.89 42,751,976.80 115,298,123.27

85,589,404.59 140,931,323.23

13,640,905.66

Fuente: Ejecución Presupuestal de ingresos y gastos suministrado por la entidad 2010 - 2013

El presupuesto de ingresos está conformado por: Disponibilidad Inicial: la cual comprende la estimación de saldos en caja, bancos e inversiones temporales al cierre de la vigencia 2012; aporta el 0.5% del total del recaudo, su ejecución alcanzó el 100% del valor presupuestado y se incrementó 160% en comparación con el 2013. Ingresos corrientes: comprende la venta de servicios de salud, otros servicios y transferencias destacándose por su alto nivel de participación la venta se servicios en salud con una participación del 96.6, y venta de otros servicios que participan con el 2.7% del total recaudado y presenta una disminución muy baja (6%) en relación al año anterior (2011). En relación con la vigencia de 2013 los ingresos corrientes se incrementaron solo en un 1.3%.

Ingresos por venta de Servicios de Salud La E.S.E San Roque de Chima, es una entidad de carácter municipal, prestador de servicios de salud de baja complejidad, contrata la prestación de servicios por el mecanismo de pago por capitación. La entidad en la vigencia de 2012 contrató servicios por valor de $475.092.496, facturó la suma de $474.821.741, de los cuales recaudó el 86.96%, es decir $413.143.775, quedando por recaudar $61.677.966, equivalente al 12.98 %,





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resultado no favorable, ya que representa un incremento en las cuentas por cobrar, situación ésta que coloca en riesgo a la ESE, ya que no es un escenario conveniente en el cumplimiento de su objeto misional.

La mayor fuente de ingresos de la venta de servicios de salud proviene de las Administradoras del Régimen Subsidiado con un porcentaje de participación del 76.36% del total de ventas, en comparación con el año 2012 se incrementó en 16%; seguidos de los ingresos procedentes de la contratación para el Plan de Intervenciones colectivas (PIC) equivalente a 4.75%, la cual se incrementó 79% frente a 2012. Para la vigencia de 2013 se facturo por concepto de régimen contributivo $32.552.770 de los cuales les reconocieron $12.723.135, pero no se recaudó ningún valor, observándose la poca gestión realizada por el señor gerente para el recaudo de estos ingresos. en menor incidencia se perciben ingresos provenientes de particulares, cuotas de recuperación, Otras Entidades y Ecat. Recursos de capital: Comprende la cartera por recuperar de vigencias anteriores; en el 2013 contribuyen con el 19.8% del total de ingresos, se incrementaron 22.23% respecto al 2012. Este rubro presenta un nivel de cumplimiento en el recaudo muy bajo teniendo en cuenta que de un reconocimiento de $140.931.323.23, efectivamente se recaudó $13.640.905.66, equivalente al 9.6%. Ejecución Presupuestal de Gastos.


EJECUCION PRESUPUESTAL DE GASTOS

2010 2011 2012 2013

CONCEPTO DEFINITIVO EJECUTADO PAGOS DEFINITIVO

EJECUTAD

O PAGOS DEFINITIVO

EJECUTAD

O PAGOS DEFINITIVO EJECUTADO PAGOS

PPTO DEFINITIVO 526,424,86

0

468,909,932

440,512,39

4

658,882,64

1 616,446,817 517,271,208

682,375,69

0

607,527,96

6

402,485,35

8 669,656,400 515,499,253 467,061,430

FUNCIONAMIENTO 486,723,82

5 437,601,204

416,224,85

8 618,081,111 581,085,475

499,460,80

2 519,900,081

473,290,48

8

388,220,35

6 492,967,444 435,372,955

411,766,833

OPERACIÓN 39,701,035 31,308,728 24,287,537 40,801,530 38,361,342 17,810,406 60,300,000 32,061,869 14,265,002 39,311,980 31,181,226 6,349,525

CTAS POR PAGAR

102,175,609 102,175,609

102,866,997 14,435,093 14,435,093

SERVICIO DE LA

DEUDA

INVERSION

34,509,979 34,509,979 34,509,979

El monto del presupuesto definitivo del 2013 fue de $669.656.400, el cual obtuvo una ejecución del 76.97% equivalente a $ 515.499.253, en comparación con el año 2012, presentó una disminución del 15.14%. En lo que respecta a giros presupuestales, se efectuaron pagos por valor de $467.061.430 que representan

2010 2011 2012 2013

Regimen Contributrivo 17.218.172 8.050.071 7.012.923 -

Regimen Subsidiado 258.023.87 282.708.34 272.971.90 316.928.22

PIC 29.761.732 29.860.211 11.014.119 19.716.134

- 100.000.000 200.000.000 300.000.000 400.000.000

Mile

s d

e P

eso

s

VENTA DE SERVICIOS EN SALUD 2010 - 2013





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el 90.6% frente al presupuesto ejecutado durante el año 2013, quedando compromisos para la siguiente vigencia por valor de $48.437.823 que se constituyeron como cuentas por pagar; con respecto a la vigencia de 2012 las cuentas por pagar se disminuyeron en un 53%. Del total de compromisos, el 89.92% corresponde a gastos de funcionamiento, que presentó una variación negativa de 2.8% en comparación con 2012; el 6.04% corresponde a gastos de Operación- (comercialización), en relación a 2012 estos gastos decrecieron 2.7% y el 2.8% corresponde a cuentas por pagar de vigencias anteriores, las cuales muestran una ejecución inferior a 85.8% en relación a la vigencia anterior. Gastos de Funcionamiento Por funcionamiento se comprometió y ejecutó $466.554.181.33, equivalentes a 65.68% del definitivo; en relación al año inmediatamente anterior (2012) se presenta una variación negativa del 8%. Del total de compromisos se pagó $418.116.358.33, quedando pendiente de pago de $48.437.823.

Gastos de personal

Fuente: Ejecución Presupuestal de Gastos 2010- 2012

En la vigencia de 2012 el rubro gastos de personal representa el 71.3 % de los gastos de funcionamiento, presenta una ejecución del 96%, sobre ésta efectuó pagos equivalentes al 85.2%; respecto a las vigencias anteriores presenta incremento del 8.2%. El ítem de mayor relevancia es remuneración de servicios técnicos, quien representa el 46% de los compromisos de personal, en razón a que la entidad no cuenta con una planta de personal idónea, que permita garantizar la eficiente y continúa prestación de los servicios de salud; seguido del ítem sueldos el cual representa el 22.5% del total de compromisos de personal. En la vigencia de 2013 el rubro gastos de personal representa el 65.31 % de los gastos de funcionamiento, presenta una ejecución del 96%, sobre ésta efectuó pagos equivalentes al 95%; respecto a las vigencias anteriores los gastos de personal se disminuyeron en 7.6% con respecto al año anterior. Igual que en la vigencia anterior el ítem de mayor relevancia fueron los gastos por remuneración de servicios técnicos con $174.022.688 que con relación al 2012 se incrementaron

2010 2011 2012 2013

113.203.062

343.044.544

376.610.375 347.650.719

104.804.403 332.872.790 360.376.294

334.692.487

97.311.787

327.858.241

307.137.608

318.032.487

COMPORTAMIENTO DE LOS GASTOS 2010 2013

DEFINITIVO EJECUTADO PAGOS





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en un 4.4%, seguido de los sueldos que se incrementaron en un 15% con respecto al año anterior.

Gastos Generales

Fuente: Ejecución Presupuestal de Gastos 2010 - 2013

Estos gastos corresponden a las erogaciones realizadas con la adquisición de bienes y servicios para el funcionamiento de la entidad, así como el pago de impuestos, tasas, contribuciones, derechos, multas, intereses y comisiones. Los gastos generales presentan un definitivo en el 2012 de $80.589.706, con una ejecución del 66.5% y un nivel de pagos del 58%. Frente al año 2011, presenta una disminución 72%. Dentro de los gastos se destaca el rubro de mantenimiento hospitalario, el cual representa el 26% del total de compromisos de gastos generales; seguido de materiales (16%) y compra de equipos (6.8%). Los gastos generales de la vigencia 2013 se disminuyeron en un 22% con respecto a la vigencia anterior

Mantenimiento Hospitalario El presupuesto de gastos de la ESE no refleja el cumplimiento de lo ordenado en la Ley 100 de 1993, en lo relacionado con la asignación de recursos para actividades de mantenimiento de la infraestructura y la dotación hospitalaria, si se tiene en cuenta que en la vigencia 2012 la entidad apropió menos del 5% del total del presupuesto, y su ejecución se dio en el 52.8%. En la vigencia de 2013 la entidad presupuesto para mantenimiento hospitalario la suma de $26.376.514 de los cuales ejecuto recursos por valor de $5.714.620 equivalente al 21.66% del total ejecutado. Aunado a lo anterior, la entidad hospitalaria no cuenta con un plan anual de mantenimiento de la infraestructura y de la dotación hospitalaria en los cuales indique las actividades a desarrollar y su presupuesto. OBSERVACION No 23: La entidad no dio cumplimiento al artículo 189 de la Ley 100/93 y Decreto 1769/94, ya que asignó menos del 5% del total de su presupuesto a las actividades de mantenimiento de la infraestructura y la dotación hospitalaria; en el proceso auditor se pudo establecer que para la vigencias 2012 y 2013 solo se apropió el 3.7%, resultado que conlleva a la entidad a ajustar las apropiaciones guardando relación con las normas previstas. Así mismo incumplió el Artículo 12 del Decreto

2010 2011 2012 2.013

COMPORTAMIENTO GASTOS GENERALES 2010 - 2013






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1769/94 al no elaborar el plan anual de mantenimiento de la infraestructura y de la dotación hospitalaria. TIPO DE OBSERVACION: Administrativo y Disciplinario PRESUNTO RESPONSABLE: Javier Velásquez López, Gerente NORMA VIOLADA: Art. 189 de la ley 100 de 1993, Art. 12 Decreto

1769 de 1994. RESPUESTA SUJETO DE CONTROL Mediante oficio con Registro No 2166 del 09 de junio de 2014 el gerente de la E.S.E Hospital San Roque – Chima, manifiesta: “Se acepta el hallazgo y entra a plan

de mejoramiento, en cuanto a lo que refiere al hallazgo administrativo. A pesar que estipula que el 5 % del presupuesto se debe destinar para mantenimiento, la diferencia en este caso fue la asignación de los recursos de la Gobernación de Santander, que iban con destino específico, por lo que no se podía invertir en otro rubro. Por lo anterior se desvirtúa el hallazgo disciplinario.”

CONCLUSIÓN ENTE DE CONTROL El equipo auditor verifico la respuesta enviada por la administración y confirma el hallazgo administrativo, para que sea incluido en el plan de mejoramiento al cual se le hará el respectivo seguimiento; en relación con el cumplimiento el cumplimiento del 5% el grupo auditor comparte los planteamientos esbozados por la entidad hospitalaria, sin embargo la observación de tipo disciplinario se convalida teniendo en cuenta que respecto al incumplió del Artículo 12 del Decreto 1769/94 al no elaborar el plan anual de mantenimiento de la infraestructura y de la dotación hospitalaria, la administración no realiza ningún pronunciamiento.

Transferencias: Estos gastos corresponden a los giros que debe realizar la ESE a las diferentes entidades por concepto de salud, pensión, sentencias y conciliaciones.


Del presupuesto definitivo de transferencias de la vigencia 2012 fue de ($62.700.000), tan sólo se adquirieron compromisos por valor de $59.280.493, equivalentes al 94%; del total ejecutado se canceló $49.940.293 equivalente a un 84%, quedando pendiente por pagar un 15.7%

Gastos de Operación:

2010 2011 2012 2013

53.300.000 55.300.000 62.700.000 64.800.000

50.081.850 53.232.990 59.280.493 59.113.649

46.769.237 53.232.990 49.940.293

59.113.649

COMPORTAMIENTO DE LAS TRANSFERENCIAS 2010 - 2013






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Este rubro corresponde a las erogaciones realizadas para adquirir bienes y servicios destinados a la comercialización de la actividad de la ESE; con respecto de la vigencia anterior registró una disminución del 34.8%, obteniendo una apropiación definitiva de $39.311.980. Así mismo presentó compromisos por el 79.3% del monto de la apropiación, giros del 20% del total de compromisos correspondiente a $6.349.525. Ejecución de Cuentas Por Pagar


EJECUCION DE CUENTAS POR PAGAR CONSTUIDAS A 31 DE DICIEBRE DE 2011 Y 2012

VIGENCIA C X

PAGARCONSTITUIDAS PAGOS % EJECUCION

SALDO CUENTAS POR PAGAR

2011 102,175,609 102,175,609 100

2012 102,866,997 14,435,093 14 88,431,904

De acuerdo al resultado presupuestal de la vigencia 2011, la ESE cerró con cuentas por pagar por $ 102.175,609 no obstante mediante Acuerdo de Junta Directiva No. 002 de enero 16 de 2012, se incorporaron al presupuesto cuentas por pagar $102.175.609, las cuales son pagadas en un 100% durante la vigencia de 2012, las cuales muestran un nivel de recuperación muy bueno, lo que permite que estas cuentas se cancelen en su totalidad. Para la vigencia de 2013 se constituyeron cuentas por pagar mediante acuerdo de junta directiva 01 del 20 de marzo de 2013, las cuales fueron adicionadas al presupuesto por valor de $102.866.997 de estas solo se canceló el 14% mostrando un nivel de ejecución muy bajo debido a la falta de recuperación de las cuentas por cobrar, quedando un saldo de $88.431.904 las cueles fueron incorporadas a la vigencia fiscal de 2014 mediante acuerdo 01 del 17 de enero de 2014, más las cuentas por pagar de la vigencia 2013 que fueron de 48.437.823, para un total de cuentas por pagar de $136.869.727. Este resultado se debió a que las mismas se han venido financiando con las cuentas por cobrar reconocidas, las cuales muestran un nivel de recuperación muy bajo, originando con ello que se incrementen las cuentas por pagar de una vigencia a otra. OBSERVACION No 24:

2010 2011 2012

2013

32.388.992 40.801.530

60.300.000 39.311.980

30.783.885

38.361.342 32.061.869 31.181.226

19.556.312 17.810.406 14.265.002 6.349.525

GASTOS DE OPERACIÓN 2010 - 2013






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A pesar de que las cuentas por pagar constituidas de las vigencias anteriores tienen el respaldo financiero con las cuentas por cobrar, la ESE hospital San Roque no está realizando la gestión de recuperación de cartera, permitiendo con esto que se incrementen las cuentas por pagar por lo tanto se constituye en una hallazgo de tipo administrativo TIPO DE OBSERVACION: Administrativa PRESUNTO RESPONSABLE: Javier Velásquez López, Gerente RESPUESTA SUJETO DE CONTROL Mediante oficio con Registro No 2166 del 09 de junio de 2014 el gerente de la E.S.E Hospital San Roque – Chima, manifiesta: “Se acepta el hallazgo y entra a plan

de mejoramiento.”

CONCLUSIÓN ENTE DE CONTROL El grupo auditor verificó la respuesta enviada por la administración, y aceptan la observación, por lo tanto se convalida el hallazgo administrativo para que sea incluido en el plan de mejoramiento, al cual se le hará el respectivo seguimiento. La entidad reporta al término de la vigencia fiscal 2013, cuentas por pagar en cuantía de $48.437.823, equivalente al 6.8% del presupuesto, las cuales frente a la vigencia anterior (2012) presentan una disminución del 52% resultado favorable si se tiene en cuenta que la entidad ha venido presentando déficit presupuestal desde la vigencia 2012. La disminución de las cuentas por pagar en la vigencia de 2013 se da porque Cohosan que es la cooperativa que más factura a la ESE San Roque en la vigencia de 2013 no despacho medicamentos si no eran contra entrega, lo cual favoreció a la ESE, ya que no permitió que se incrementarán más las cuentas por pagar. ESTADO DE SITUACIÓN PRESUPUESTAL 2012-2013

SITUACION PRESUPUESTAL

VIGENCIA 2012 VIGENCIA 2013

CONCEPTO VALOR VALOR

RECAUDADO 500.249.307.09 470.034.210.86

MENOS 607.527.965.99 515.499.253.33

COMPROMETIDO

DEFICIT PRESUPUESTAL (107.278.658) (45.465.042)

A diciembre 31 de 2012, y 2013 la entidad hospitalaria presenta un déficit presupuestal de $107.278.657.91, $45.465.042.47 al comprometer gastos sobre la base de unos reconocimientos de cuentas por cobrar, con resultado de recaudo muy bajo, con el cual no fue posible financiar las cuentas por pagar, ni garantizar el equilibrio necesario para lograr la sostenibilidad financiera. Frente al año 2013, el déficit se disminuyó en un 57.6%. OBSERVACIÓN No 25:





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No se implementó ningún control de los costos y gastos de operación del Hospital, y/o incremento de los ingresos como oportunidad de mejora para disminuir el déficit fiscal, ya que al cierre de la vigencia 2012 y 2013 presenta un resultado negativo acumulado de $107.278.658 y $45.465.042 el cual refleja un alto riesgo en la gestión y finanzas del hospital, e incide negativamente en el cumplimiento oportuno de los compromisos instituciones y con proveedores. TIPO DE HALLAZGO: Administrativo y Disciplinario PRESUNTO RESPONSABLE Javier Velásquez López NORMA VIOLADA Decreto 115 de 1993 RESPUESTA SUJETO DE CONTROL Mediante oficio con Registro No 2166 del 09 de junio de 2014 el gerente de la E.S.E Hospital San Roque – Chima, manifiesta: “No existe convenios con la Alcaldía

Municipal de Chima, por cuanto no contamos con el apoyo de la Administración, aunado a ello en la vigencia 2013, el proceso de facturación fue más baja, debido a que la EPS CONTRIBUTIVA SOLSALUD, desaparece, por la misma razón entra en crisis financiera, la cual afecta a la E.S.E, ya que nos adeuda una suma considerable. Por otra parte la mayoría de los usuarios pasan a diferentes E.P.S lo cual hace más difícil el recaudo. Igualmente existe un pasivo pensional, desde vigencias anteriores, que afecta también las finanzas de la E.S.E. Se acepta el hallazgo y entra a plan de mejoramiento, en cuanto a lo que refiere al hallazgo administrativo.”

CONCLUSIÓN ENTE DE CONTROL

El grupo auditor verificó la respuesta enviada por el ente auditado y no acepta la respuesta enviada, pues si bien es cierto no tienen el apoyo de la administración municipal, el señor gerente debe hacer más gestión para la consecución de recursos y realizar una buena planificación del presupuesto para que al final del año no se presente este desequilibrio presupuestal, por lo tanto el hallazgo administrativo y disciplinario se convalida.

1.3 OTRAS ACTUACIONES 1.3.1 Atención de Quejas y Denuncias: Mediante oficio No 1425 del 07 de febrero de 2014, el Dr. Walther Mayger Duarte Gómez, auditor del Nodo Comuneros de la Contraloría General de Santander, remite copias informales y anexos de las Denuncias DPD – 13 – 0137 y No DPD-13- 0156. De acuerdo a lo expuesto, se procedió a realizar un análisis detallado de las mencionadas denuncias y se pudo establecer que los hechos descritos en la DPD-13-0137 hacen relación a los aspectos mencionados en el acta de visita de acompañamiento a la gestión de las instituciones públicas prestadoras de servicios de salud en el Departamento de Santander Municipio Chima, E.S.E Hospital San Roque de Chima, realizada por la Secretaria de Salud del Departamento, en donde se plasmaron hallazgos, actividades de mejoramiento, responsables y plazo para ejecutar las acciones correctivas. Así las cosas, el





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grupo auditor, considera que el competente para realizar el seguimiento a los hallazgos mencionados en el acta de visita de acompañamiento es la Secretaria de Salud del Departamento de Santander y/o el personero del Municipio de Chima, razón por la cual se envió el oficio No 0480 del 05 de mayo de 2014 a la Oficina de Políticas Institucionales y control fiscal para que realice las actuaciones que considere pertinentes y conducentes. Ahora bien, frente a la Denuncia No DPD-13-0156, el grupo auditor realizó un análisis de los puntos más relevantes descritos en la misma, de la siguiente forma: HECHO DENUNCIADO: “Razón por la cual no se ha hecho efectivo el tramite y adquisición de los SOAT DE LAS AMBULANCIAS.” CONCLUSION DEL GRUPO AUDITOR: Después de indagar sobre este particular, se observa que la entidad sujeto de control tiene dos ambulancias: 1) Una a nombre de la E.S.E San Roque de Chima la cual tiene a la fecha de la presente auditoria todos los documentos en regla, y 2) Una ambulancia que hace parte del inventario de vehículos de la alcaldía municipal, la cual está fuera de servicio. Teniendo en cuenta lo expuesto el grupo auditor considera pertinente indicar que la ESE no podrá adquirir el SOAT de dicho velocípedo, mientras este vehículo aparezca en la licencia de transito como propiedad de la alcaldía del Municipio de Chima. HECHO DENUNCIADO: “Hay preocupación por el tipo de contrato que la ESE a través de una cooperativa tiene vinculada a la señorita de facturación; según lo afirma el Gerente la funcionaria se encuentra externalizada, con salarios y prestaciones sociales al día, no obstante, es de informar que dicha situación es desmetida por la funcionaria quien expone que le debe algunos dineros y que no tiene contrato como también desconoce el nombre de la Cooperativa con la cual mantiene el vinculo laboral.” CONCLUSION DEL GRUPO AUDITOR: En el cuerpo del presente informe, se realizó el análisis de uno de los contratos de facturación. HECHO DENUNCIADO: “Por lo tanto solicitamos de su especial diligencia y ecuanimidad para que investigue sobre el convenio interadministrativo que se celebra entre la alcaldía Municipal y la ESE, durante la administración del actual gerente y el alcalde Sr Nelson Cadena Acuña y se llevo a cabo un traslado presupuestal por un valor aproximado de $40.000.000 para ayudar a la ESE en sus necesidades apremiantes. Según acuerdos internos entre las partes seria para cancelar a COHOSAN la deuda por concepto de medicamentos, no obstante esos dineros no tomaron el destino inicial y fueron invertidos en asesorías y capacitaciones que de nada contribuyeron a la ESE.” CONCLUSION DEL GRUPO AUDITOR: En desarrollo del presente proceso auditor, se realizó el análisis de los contratos de prestación de servicios No 063 – 2012 celebrado con Yuri Miguel Castro Zambrano, por valor de $12.400.000 y el contrato de prestación de servicios No 064 – 2012, suscrito con Administración pública cooperativa de Departamentos y Municipios de Colombia –CODENCO, por valor de $8.200.000, contratos estos que tiene relación directa con el convenio interadministrativo mencionado por el quejoso.





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Ahora bien, es importante indicar que los recursos enviados por la alcaldía del Municipio de Chima a la E.S.E San Roque, no pueden ser utilizados para gastos de funcionamiento, ya que estos tienen como destino especifico desarrollar programas de inversión. 1.4 CUADRO DE TIPIFICACION DE HALLAZGOS Contratación:

No DE OBSERVACIO

N

TIPO DE OBSERVACION DESCRIPCION DE LA

OBSERVACION PRESUNTO RESPONSABLE CUANT PAG.

A D P F S

1. X

La entidad contratante autorizó y realizó un primer pago equivalente al 50% del valor del contrato, sin verificar que el contratista hubiese realizado las actividades descritas en el informe por él allegado y sin verificar que el contratista hubiese realizado los aportes al sistema de seguridad social integral y parafiscales. (Contrato No 063 – 2012.). Se convalida la observación con incidencia disciplinaria, la cual tendrá la connotación de hallazgo y se desvirtúa la observación fiscal y penal.

-Javier Velázquez López, Gerente y supervisor Hallazgo Disciplinario. -Virginia Abaunza Arenas, Secretaria ejecutiva, código 425 Hallazgo Disciplinario. -Yuri Miguel Castro Zambrano, Contratista. Hallazgo Disciplinario.

8

2 X

Deficiencias en la supervisión del contrato de prestación de servicios No 064-2012 y pago del valor total del contrato sin verificar el cumplimiento de las obligaciones del contratista. Se convalida la observación disciplinaria, la cual tendrá la connotación de hallazgo y, se desvirtúa la observación penal y fiscal.

-Javier Velázquez López, Gerente y supervisor Hallazgo Disciplinario. -Virginia Abaunza Arenas, Secretaria ejecutiva, código 425 Hallazgo Disciplinario. -José Antonio Álvarez Delgado representante legal de CODENCO, Contratista. Hallazgo Disciplinario.

11

3

DESVIRTUADO

21

4 X

La entidad contratante realiza pagos a favor de los contratistas sin verificar el cumplimiento de las obligaciones derivadas de cada contrato y deficiencias en la supervisión de los contratos de prestación de servicios suscritos por la E.S.E. Se convalida la observación administrativa, la cual tendrá la connotación de hallazgo.

-Javier Velázquez López, Gerente 26

5 X

Existencia de contratos de suministro y contratos de prestación de servicios con estudios de conveniencia y oportunidad hechos de forma improvisada. Se convalida la observación administrativa, la cual tendrá la connotación de hallazgo.


6 X

La E.S.E San Roque del Municipio de Chima en algunos casos no da aplicación a las causales de terminación y liquidación de los contratos de prestación de servicios, a pesar de que estas se encuentran consignadas en la minuta del contrato, en otros






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casos no realiza acta de terminación de los contratos pero si efectúa el pago del valor total de los mismos y en otros eventos realiza la terminación de los contratos de manera anticipada sin plasmar de manera clara las razones que originaron dicha situación. Se convalida la observación administrativa, la cual tendrá la connotación de hallazgo.

7 X

Contratos sin terminar por falta de pago, a pesar de que el contratista cumplió las obligaciones estipuladas en el análisis de conveniencia y oportunidad y en la minuta de los contratos. Se convalida la observación administrativa, la cual tendrá la connotación de hallazgo.


8 X X X

La entidad no les exige a los contratistas el pago de algunas de las estampillas municipales. la cual tendrá la connotación de hallazgo. Se convalida la observación administrativa con incidencia disciplinaria y fiscal, la cual tendrá la connotación de hallazgo.

-Javier Velázquez López, Gerente

Hallazgo disciplinario, fiscal y administrativo -Ingrid Paola Díaz Posada, Ex gerente Hallazgo disciplinario y fiscal -Virginia Abaunza Arenas, Secretaria ejecutiva – código 425 Hallazgo disciplinaria y fiscal

$392.000. 30

9 X

La E.S.E Hospital San Ronque del Municipio de Chima durante la vigencia 2012 y 2013, no realizó la publicación de los contratos en el SECOP vulnerando el principio de trasparencia y publicidad como principios de la función administrativa. Se convalida la observación administrativa, la cual tendrá la connotación de hallazgo y se desvirtúa la observación disciplinaria.

-Javier Velázquez López, gerente 32

10 X

Expedientes contractuales con documentos sin firmar y sin foliar. Se convalida la observación administrativa, la cual tendrá la connotación de hallazgo.

Javier Velázquez López, Gerente 34

11 X

Manual de contratación no ajustado a los lineamientos contenidos en la Resolución No 5185 del 14 de diciembre de 2013 expedida por el Ministerio de Salud y Protección Social. Se convalida la observación administrativa, la cual tendrá la connotación de hallazgo.


12 X

Contratos de Prestación de servicios de salud sin liquidar. Se convalida la observación administrativa, la cual tendrá la connotación de hallazgo.


13 X

Deficiencias en la rendición del formato F _201213_ f20_1ª_agr del Sistema Integrado de Auditorias S.I.A correspondiente a la vigencia 2012. Se convalida la observación administrativa, la cual tendrá la connotación de hallazgo.


Ambiental y Contables





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No DE

OBSERVACION



A D P F S

14. X

A la fecha del trabajo de campo a ESE San Roque de Chima no ha elaborado e implantado el PGIRHS. Se convalida la observación administrativa, la cual tendrá la connotación de hallazgo.


15 X

La ESE San Roque de Chima a la fecha del trabajo de campo no ha implementado el plan de contingencia. Se convalida la observación administrativa, la cual tendrá la connotación de hallazgo.


16 X

Se observa que la entidad presenta un plan de mejoramiento con 8 acciones correctivas de las cuales, se le ha dado cumplimiento en un 62%. Se convalida la observación administrativa, la cual tendrá la connotación de hallazgo.


17 X X

La Institución no ha mejorado con este sistema, ya que actualmente se identifican las debilidades en los diferentes procesos, lo cual indica que se debe seguir aunando esfuerzos para su verdadero ajuste e implementación, no obstante dentro de las auditora interna desarrollada por esta entidad se registraron algunos aspectos a mejorar, por lo cual se debe hacer seguimiento al cumplimiento a las acciones de mejora, los cuales deben ser orientadas por el funcionario encardado de la oficina de control interno. Se convalida la observación administrativa con incidencia disciplinaria, la cual tendrá la connotación de hallazgo.


18 X X

La entidad hospitalaria debe dar celeridad al proceso de análisis de glosas para determinar realmente cual es el valor de glosas subsanables y no subsanables sin responsabilidad y con responsabilidad a fin de adelantar, sobre estas últimas los procesos internos de responsabilidad, a fin de evitar la pérdida de estos recursos. Se convalida la observación administrativa con incidencia disciplinaria, la cual tendrá la connotación de hallazgo.


19 X X

Adecuación del Programa de Saneamiento Fiscal y Financiero a los parámetros generales de contenidos, seguimiento y evaluación determinados, para su diseño, por parte del Ministerio de Hacienda y Crédito Público. Se convalida la observación administrativa con incidencia disciplinaria, la cual tendrá la connotación de hallazgo.


Presupuesto





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No DE OBSERVACIO

N



A D P F S

20 X

Durante el trabajo de campo se corroboro que el Gerente de la ESE de Chima no emitió la resolución de liquidación del presupuesto de la vigencia 2012 y 2013, igualmente en la vigencia de 2012 no lo presentó al confis municipal para su respectiva aprobación. Se convalida la observación administrativa, la cual tendrá la connotación de hallazgo.


21 X

La ESE San Roque de Chima realizó adiciones presupuestales únicamente con la aprobación de la Junta Directiva, sin que exista previamente resolución de aprobación emitida por el Confis, órgano facultado por la ley para aprobar y modificar el presupuesto de las entidades hospitalarias. Se desvirtúa la observación disciplinaria y se convalida la observación administrativa, la cual tendrá la connotación de hallazgo.


22 X

Se evidenció que los ingresos son sobreestimados con los reconocimientos, pretendiendo con ello presentar un resultado presupuestal positivo que permita apalancar compromisos de vigencias anteriores, lo cual no se logra ya que en la vigencia 2012 Y 2013 el recaudo es bajo, ocasionando que con recursos de la vigencia actual se tengan que financiar parte de las cuentas por pagar de la vigencia anterior; además, esta práctica conlleva a comprometer mayores gastos y presentar a mediano plazo un déficit acumulado. Se convalida la observación administrativa, la cual tendrá la connotación de hallazgo.


23 X X

Incumplió el Artículo 12 del Decreto 1769/94 al no elaborar el plan anual de mantenimiento de la infraestructura y de la dotación hospitalaria. Se convalida la observación administrativa y disciplinaria, las cuales tendrán la connotación de hallazgo.


24 X

A pesar de que las cuentas por pagar constituidas de las vigencias anteriores tienen el respaldo financiero con las cuentas por cobrar, la ESE hospital San Roque no está realizando la gestión de recuperación de cartera, permitiendo con esto que se incrementen las cuentas por pagar. Se convalida la observación administrativa, la cual tendrá la connotación de hallazgo.


25 X X

No se implementó ningún control de los costos y gastos de operación del Hospital, y/o incremento de los ingresos como oportunidad de mejora para disminuir el déficit fiscal, ya que al cierre de la vigencia 2012 y 2013 presenta un resultado negativo acumulado de $107.278.658y






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$45.465.042 el cual refleja un alto riesgo en la gestión y finanzas del hospital, e incide negativamente en el cumplimiento oportuno de los compromisos instituciones y

con proveedores. Se convalida

la observación administrativa, la cual tendrá la connotación de hallazgo.

1.5 CUADRO DE HALLAZGOS DETECTADOS Y COMUNICADOS

TIPO DE HALLAZGO CANTIDAD VALOR ADMINISTRATIVOS 22

DISCIPLINARIOS 08

PENALES 0

FISCALES 01 $392.000

SANCIONATORIOS 0

TOTAL HALLAZGOS 31 $392.000

1.6 CALIFICACION DE EVALUACION DE GESTION GESTIÓN CONTRACTUAL Al culminar el proceso de auditoría se debe realizar un análisis general de los aspectos positivos y negativos de las líneas auditadas con el fin de dar cumplimiento a la Resolución No 000464 del 27 de mayo de 2011 la cual adiciona la Resolución 617 del 27 de septiembre de 2010. Al realizar un análisis de la contratación de la E.S.E Hospital San Rafael Chima (contratos enunciados en el informe preliminar No 000048 del 14 de mayo de 2014) durante la vigencia 2012 y 2013 se llega a las siguientes conclusiones: Aspectos Positivos:

- La entidad hospitalaria realizó la selección de los contratistas, atendiendo los parámetros consignado en el manual de contratación de la entidad.

Aspectos Negativos:

- Algunas deficiencias en los estudios de conveniencia y oportunidad para la celebración de contratos de suministro y de prestación de servicios.

- En algunos procesos contractuales los supervisores verifican correctamente el pago de los aportes de seguridad social integral y parafiscales, el pago de estampillas municipales y departamentales, ni el cabal cumplimiento de las obligaciones del contratista consignadas en la minuta contractual.

- Manual de contratación, no ajustado a los lineamientos contenidos en la Resolución No 5185 del 14 de diciembre de 2013 expedida por el Ministerio de Salud y Protección Social.

- Deficiencias en la aplicación de las causales de terminación y liquidación contenidas en las minutas de los contratos y en el manual de contratación.

- Falta de gestión para lograr la liquidación de los contratos de prestación de servicios de salud con las EPS.

Cumplimiento del marco normativo que regula la línea de contratación y los principios que rigen la función fiscal:





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La contratación se manejo de acuerdo a lo contenido en el manual de contratación de la entidad, (Acuerdo No 006 del 06 de febrero de 2012) las disposiciones de derecho privado, esto en cumplimiento a lo señalado en el numeral 6 del artículo 195 de la ley 100 de 1993 y se dio aplicación a la ley 80 de 1993 y a sus decretos reglamentarios en relación con las clausula excepcionales. También se dio aplicación a la ley 100 de 1993, y las demás concordantes con la materia. En relación con los principios de la gestión fiscal se dio aplicación a lo contenido en la ley 42 de 1993 y la ley 600 de 2000. Concepto del grupo auditor sobre los resultados obtenidos en desarrollo de la auditoria en materia contractual: Al culminar el proceso de auditoría se puede indicar sin lugar a dudas que el manejo de la Contratación en la E.S.E Hospital San Roque del Municipio de Chima, durante las vigencias 2012 y 2013 es aceptable, ya que la entidad cumplió los parámetros establecidos en el Acuerdo No 006 de 2012 (Manual interno de contratación); pesar de lo anterior, existen puntos para mejorar por parte de la entidad sujeto de control, tales como: 1) Realizar mejores estudios de conveniencia y oportunidad para la celebración de contratos de suministro y de prestación de servicios. 2) Realizar en el SECOP, la publicación de los procesos contractuales adelantados por la E.S.E. 3) Verificar el cumplimiento de todas las obligaciones inherentes a cada uno de los contratos, antes de realizar pagos a favor de los contratistas. 4) Aplicar las causales de terminación y liquidación contenidas en las minutas de los contratos y en el manual de contratación. 5) Exigir a los contratistas en los casos en que haya lugar, el pago de estampillas municipales y departamentales. 6) Realizar las diligencias que sean pertinentes para lograr la liquidación de los contratos de prestación de servicios de salud con las EPS y, 7) Ajustar el actual manual de contratación de la E.S.E a los lineamientos contenidos en la Resolución No 5185 del 14 de diciembre de 2013 expedida por el Ministerio de Salud y Protección Social. Existen hallazgos de tipo administrativo que deben ser subsanados a través de un Plan de mejoramiento de ejecución inmediata, ya que las correcciones se deben realizar en el menor tiempo posible a fin de evitar la configuración de hallazgos en el futuro de tipo disciplinario, penal y fiscal. GESTIÓN PRESUPUESTAL: De la gestión presupuestal de la ESE Hospital San Roque de Chima se puede decir que no fue favorable dado que la programación, aprobación y ejecución del presupuesto, permitió registrar un déficit presupuestal, explicado principalmente por los siguientes hechos: en la vigencia de 2012 De la programación presupuestal de $696.499.629 se recaudó $500.249.307 el 71.82%, para un déficit $107.278.658 y en la vigencia del 2013 también registro un déficit por valor de $45.465.042 en razón al bajo recaudo por concepto de cuentas por cobrar de vigencias anteriores, observándose que la gestión administrativa no estuvo encaminada a la depuración de la cuenta Deudores por servicios de salud. GESTION FINANCIERA:





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Excepto las SALVEDADES expresadas por el Contador Público en la certificación, los Estados Contables de la ESE HOSPITAL SAN ROQUE DE CHIMA, presentan razonablemente la situación financiera, en sus aspectos más significativos por la vigencia 2012-2013 y los resultados del ejercicio económico realizado en dichas anualidades, de conformidad con las normas y principios de contabilidad prescritos por la Contaduría General de la Nación. CONCEPTO DE LA GESTION FISCAL CON NO FENECIMIENTO Atendiendo las observaciones plasmadas en el presente Informe de Auditoría; estipulando que el concepto de gestión y de resultados de LA ESE SAN ROQUE DE CHIMA no consultan adecuadamente con los principios de la administración Pública, la cuenta rendida sobre la vigencia 2012 y 2013 cuyo responsable es, JAVIER VELASQUEZ LOPEZ, NO SE FENECE. La Contraloría General de Santander, invita a que se tomen medidas que conduzcan a corregir las situaciones descritas en el presente Informe Preliminar y que desdicen de la Función Administrativa y de la razón de ser de las entidades del Estado, en aras de lograr el fortalecimiento institucional.

POR LA CONTRALORIA GENERAL DE SANTANDER

(ORIGINAL FIRMADO) (ORIGINAL FIRMADO) SERGIO JIMENEZ LIZCANO CLAUDIA PATRICIA VELASCO C. Profesional Especializada Profesional Especializada (ORIGINAL FIRMADO) (ORIGINAL FIRMADO) MYRIAN LOPEZ VILLAMIZAR WALTER MAYGER DUARTE G Coordinadora Auditoria Auditor Fiscal

(ORIGINAL FIRMADO)

SONNIA YANETH GARCIA BENITEZ Sub Contralora Delegada Proceso de Control Fiscal

INFORME DEFINITIVO DE AUDITORIA E.S.E SAN ROQUE DEL MUNICIPIO DE CHIMA – VIGENCIA 2012 Y 2013

representante legal javier velasquez lopez vigencia 2012 y...

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