nodo central e institutos descentralizados...

Control Fiscal Preventivo, Proactivo y Participativo

Gobernación de Santander – Calle 37 No. 10-30 Tel. 6306420 Fax (7) 6306416 Bucaramanga Colombia. www.contraloriasantander.gov.co

CONTRALORÍA GENERAL DE SANTANDER CÓDIGO: RECF-15-01

INFORME DEFINITIVO

SUBCONTRALORIA DELEGADA PARA ELCONTROL FISCAL

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NODO CENTRAL E INSTITUTOS DESCENTRALIZADOS

INFORME DEFINITIVO DE AUDITORIA GUBERNAMENTAL CON ENFOQUE

INTEGRAL MODALIDAD REGULAR

( No. 000150 21 Noviembre 2013 )

ESE HOSPITAL SAN JUAN DE DIOS DE FLORIDABLANCA

GERMAN GOMEZ LIZARAZO RESPONSABLE

(Enero 1 a Marzo 30 de 2012)

JAIME CORTEZ JIMENEZ RESPONSABLE

(Abril 1 a Julio 8 de 2012)

EDNA RUTH OVALLE ZULETA REPRESENTANTE LEGAL Julio 9 de 2012 a la fecha

TIEMPO DE EJECUCION DEL 21 DE OCTUBRE AL 01 DE NOVIEMBRE DE 2013

VIGENCIA 2012

Bucaramanga, Noviembre de 2013




INFORME DEFINITIVO


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ARGEMIRO CASTRO GRANADOS Contralor General de Santander

CARLOS FERNANDO PEREZ GELVEZ Contralor Auxiliar

SONNIA YANETH GARCIA BENITEZ Sub Contralora Delegada Para el Control Fiscal

ALVARO GUTIERREZ AYALA Coordinador de Auditoría

EQUIPO AUDITOR

MYRIAM BELTRAN BECERRA Profesional Especializada

CLAUDIA PATRICIA HERNANDEZ OSORIO

Profesional Universitaria

ALVARO GUTIERREZ AYALA Profesional Especializado

MARIA MARGARITA CARDENAS PINZON

Contadora Pública




INFORME DEFINITIVO


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TABLA DE CONTENIDO

PAG.

1. ANTECEDENTES 5

2. ALCANCE 5

3. DICTAMEN DE AUDITORIA 5

3.1 CONTROL DE GESTION 5

3.1.1 FACTORES EVALUADOS 5

3.1.1.1 EJECUCION CONTRACTUAL 5

3.1.2 RESULTADO EVALUACION RENDICION DE CUENTA

3.1.3 LEGALIDAD

3.1.4 GESTION AMBIENTAL

3.1.5 TECNOLOGIA DE LAS COMUNICACIONES Y LA INFORMATICA

3.1.6 RESULTADO SEGUIMIENTO PLAN DE MEJORAMIENTO

3.1.7 CONTROL FISCAL INTERNO

3.2 CONTROL DE RESULTADOS

3.2.1 CONTROL FINANCIERO Y PRESUPUESTAL

4. CUADRO DE TIPIFICACION DE OBSERVACIONES

5. CUADRO NUMERICO DE OBSERVACIONES




INFORME DEFINITIVO


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INTRODUCCIÓN

La Contraloría General de Santander en desarrollo de su función Constitucional y legal y en cumplimiento de su Plan General de Auditoría vigencia 2013, practicó Auditoría Gubernamental con Enfoque Integral Modalidad Regular a los Estados Financieros, Contables y Presupuestales, Contratación y seguimiento al Control Interno y Plan de Mejoramiento de la E.S.E Hospital San Juan de Dios de Floridablanca, para el período 2012. El desarrollo del proceso auditor se centró en el análisis a los Estados Contables y presupuesto, además del análisis a la línea de contratación, por ser auditoría modalidad Regular incluye el dictamen sobre la razonabilidad de las cifras de los estados contables de la entidad a 31 de diciembre de 2012. Es importante resaltar que las observaciones fueron informadas a la administración dentro del desarrollo de la auditoría. Las respuestas dadas por la entidad fueron analizadas, verificadas e incluidas en el informe cuando se consideraron pertinentes. La Contraloría General de Santander, espera que este informe contribuya a un mejoramiento continuo en el desarrollo normal de las actividades que ejerce la entidad, para lograr mayor eficiencia en el cumplimiento de su objeto social y una adecuada protección del patrimonio de la entidad, lo que redundará en el mejoramiento de la calidad de vida de la población Santandereana.

ANTECEDENTES




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En el año 2012 se practicó auditoría gubernamental con enfoque integral modalidad especial a la E.S.E Hospital San Juan de Dios de Floridablanca, por la cuenta de la vigencia 2011, dando como resultado hallazgos administrativos conllevando a la suscripción de un Plan de Mejoramiento por parte de la entidad con vencimiento de metas entre otras a Diciembre 31 de 2013.

ALCANCE En cumplimiento de la Resolución de Comisión de Auditoría, el equipo auditor analizó y evaluó la gestión desarrollada por la entidad, en la administración y manejo de los bienes y recursos y el cumplimiento de las actividades misionales para la cual fue creada, de conformidad con lo definido en la Ley 42 de 1993 (Control Fiscal), Ley 610 del 2000, Resolución Orgánica de la Contraloría General de Santander N°000294 de 2009 y resoluciones internas N°000617 de 2010 (Rendición y Revisión de Cuentas), resolución 463 de mayo 28 de 2013 y los principios que regulan el ejercicio de la vigilancia de la Gestión Fiscal; sobre los documentos e información suministrada por la entidad, respecto de la vigencia fiscal 2012, es responsabilidad de la Administración el contenido de la información suministrada. El informe contiene la revisión de aspectos administrativos, financieros y legales en cada una de las áreas objeto de la auditoría y en el evento de hallarse alguna irregularidad ésta deberá ser corregida por el sujeto de control, lo cual redundará en su mejoramiento continuo y por ende en la eficiente y eficaz prestación del servicio en beneficio de la ciudadanía, fin último del control. Las observaciones derivados de la auditoría realizada se darán a conocer en este informe a la entidad y a la responsable. 3. DICTAMEN DE LA AUDITORIA En la planeación y ejecución de la auditoría, se hizo una revisión acuciosa de la información de la cuenta anual de las vigencia fiscal 2012, que la entidad envió a través del SIA, se analizaron y evaluaron las operaciones, efectuando control a las cuentas seleccionadas en la muestra reportada en el memorando de planeación, en dirección al proceso contable y financiero, presupuestal, Control Interno Contable y Plan de Mejoramiento. 3.1 CONTROL DE GESTION 3.1.1 FACTORES EVALUADOS 3.1.1.1 EVALUACIÓN DE GESTIÓN Y RESULTADOS La evaluación de la gestión y resultados se fundamenta en los sistemas de control de: gestión, resultados, legalidad, financiero y control interno; que contemplan diferentes variables evaluadas en el desarrollo de la auditoria.




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EVALUACIÓN FACTORES

TABLA 1

CONTROL DE GESTIÓN

ESE. HOSPITAL SAN JUAN DE DIOS DE FLORIDABLANCA

VIGENCIA 2012

Factores Calificación

Parcial Ponderación Calificación Total

1. Gestión Contractual 74,2 0,65 48,2

2. Rendición y Revisión de la Cuenta

90,8 0,02 1,8

3. Legalidad 71,4 0,05 3,6

4. Gestión Ambiental 85,5 0,05 4,3

5. Tecnologías de la comunica. y la inform. (TICS)

52,7 0,03 1,6

6. Plan de Mejoramiento 53,4 0,10 5,3

7. Control Fiscal Interno 55,7 0,10 5,6

Calificación total 1,00 70,4

Concepto de Gestión a emitir

Desfavorable

RANGOS DE CALIFICACIÓN PARA EL CONCEPTO DE GESTIÓN

Rango Concepto

80 o más puntos Favorable

Menos de 80 puntos Desfavorable

Fuente: Matriz de calificación Elaboró: Comisión de auditoría

GESTIÓN Dentro del componente de gestión es pertinente evaluar la eficiencia y la eficacia de los procesos administrativos, los indicadores, el ciclo presupuestal y la población objeto y beneficiaria de la ESE. Las valoraciones realizadas a las diferentes variables conllevó a conclusiones que sustentan la calificación así: Proceso administrativo Considerando la teoría administrativa, la CGS evaluó instrumentos gerenciales como la Dirección, Planeación, Organización, Control (seguimiento y monitoreo) y ejecución. Para dar cumplimiento a lo anterior se revisó el grado de implementación del Plan de Acción de la vigencia 2012 y el avance del 2012 con corte a Enero 25 de 2013, en el cual se fijaron metas claras para el direccionamiento de la ESE; los cuales sirvieron para el logro de los objetivos planteados para la vigencia relacionada. El proceso administrativo de la ESE cuenta con instrumentos gerenciales como Plan de Acción que permiten medir el comportamiento de las actividades realizadas en pro del logro de los proyectos y metas establecidas. La ESE, adolece del manual del supervisor, el manual de contratación se encuentra desactualizado, se evidencia ausencia de políticas de cartera, tesorería, que permiten medir la función administrativa de tal manera que la entidad pueda contar con sus procesos actualizados.




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El Plan de Acción en el año 2012, se fundamentó en seis (6) procesos con sus objetivos y metas establecidas tal y como se registra en el siguiente cuadro:

ESE HOSPITAL SAN JUAN DE DIOS DE FLORIDABLANCA - PLAN DE ACCIÓN AÑO 2012

PROCESO

POR QUÉ QUÉ CÓMO

SEGUIMIENTO ENTE DE CONROL: Fecha: 24

Octubre 2013

Factor Crítico de

Éxito Objetivo Meta Actividades

Fecha Inicial de actividad

Fecha fin actividad

Estado

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Revisar en forma periodica el portafolio de servicios de la entidad, de tal forma que permita a la institución satisfacer las necesidades de salud de la población de su área de influencia

Revisión trimestral del portafolio de servicios y realización de ajustes conforme a análisis de mercado (oferta-demanda)

Análisis de causas de remisiones, demanda directa a la institución y ofrecimiento de contratación de los diferentes pagadores.

feb-12 feb-12 Completo

Realización de ajustes en el portafolio de servicios teniendo en cuenta los análisis de necesidades establecidos previamente y de la capacidad logística y contractual de la ESE.

abr-12 nov-12 Completo

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Elaboración del documento técnico científico con fines de sustentación de la necesidad de la ampliación de cama hospitalaria en la ESE

Aprobación del documento técnico científico que sustenta la ampliación de cama hospitalaria

Elaboración del documento, teniendo en cuenta parámetros epidemiológicos y económicos del proyecto

ago-12 ago-12 Completo

Aprobación de la ampliación de cama hospitalaria en 20 camas para la ESE Hospital San Juan de Dios de Floridablanca

sep-12 sep-12 Completo

Puesta en marcha del proyecto para la ampliación de cama hospitalaria en la ESE

sep-12 feb-13 Completo

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7.

Contar con un registro sistemático del cobro,

glosas y pagos del servicio de salud que

permita el flujo de recursos entre pagadores

y la ESE Hospital San Juan de Dios de

Floridablanca

Implementación del registro conjunto de

trazabilidad de la factura en toda su

estructura y operación.

Realizar diagnóstico incial de los procedimientos que se ejecutan actualmente en las áreas de cartera y facturación

feb-12 mar-12 Completo

Diseñar modelo de implementación realizando ajustes conforme a la normatividad (Decreto 4747), en los procedimientos de facturación y cartera

abr-12 abr-12 Completo

Implementar modelo diseñado utilizando como herramiento el sistema integrado de información (software) para las dos áreas (facturación y cartera)

may-12 continuamente Completo

Elaboración de informe de gestión de las áreas y presentación y sustentación del mismo a la alta dirección.

ago-12 Bimensualmente En desarrollo

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Brindar elementos claves para toma de decisiones y elementos fiables que permitan la negociación en un entorno de competitividad, recurriendo al análisis de alto impacto productivo por unidades funcionales.

Determinación del inidcador de costo (segundo nivel de análisis) denominado unidad de valor por procedimiento y unidad de valor cápta en el servicio de cirugia

Recopilación de la información sobre número de procedimientos realizados, procedimientos facturados, pacientes atendidos en el servicio de cirugía, revisión de historia clínica y valores facturados

abr-12 mensualmente Completo

Determinación de los valores de los indicadores de unidad de valor por procedimiento y unidad de valor por capitación.

abr-12 mensualmente Completo

Determinación de tendencias conforme a los resultados obtenidos en los indicadores

may-12 mar-12 Completo

Elaboración de informe donde se registra las desviaciones encontradas y los resultados de los indicadores, con sus respectivas tendencias.

may-12 mar-12 Completo

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Realizar control sobre consumos históricos de medicamentos y suministros en las diferentes unidades

Generación de una solicitud de medicamentos y suministros por áreas funcionales,

Elaboración de formato de solicitud de suministros y medicamentos de la unidad funcional al área de almacén y farmacia.

ene-12 feb-12 Completo




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funcionales. por semana, acorde a necesidades reales de consumo histórico.

Socialización del formato al personal involucrado en la aplicación del mismo

mar-12 mar-12 Completo

Aplicación del formato de manera semanal para la solicitud de pedidos al área de almacén

abr-12 continuamente Completo

Formalización del consumo histórico en cada unidad funcional, como insumo denominado cantidad de compra.

jun-12 jun-12 Completo

Evaluación mensual de los pedidos, basado en la relación compra / necesidad.

jun-12 dic-12 Completo

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Lograr un sistema Integrado de información en las dependencias administrativas y asistenciales de la ESE

Implementación del sistema integrado de información Gestión Salud de las áreas sínérgicas tales como: facturación, cartera, almacén, historia clínica electrónica

Determinación de las necesidades de contenidos de información de las diferentes áreas.

jun-12 jul-12 Completo

Realización de los ajustes según las necesidades de información del software a utilizar

ago-12 ago-12 En desarrollo

Implementación del software en las dependencias de cartera, almacén y farmacia

sep-12 mar-13 En desarrollo

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Contar con un mecanismo de comunicación directo entre el usuario externo y los niveles gerenciales de la institución, permitiendo a las Directivas centrar sus decisiones en la búsqueda de la satisfacción del usuario interno y externo

Lograr el incremento del porcentaje de satisfacción del usuario por encima del 96%

Actualización de los procedimientos establecidos en el área SIAU

ago-12 sep-12 Completo

Socialización del manual de procedimientos actualizado oct-12 oct-12 Completo

Revisión de la encuesta utilizada para medir el nivel de satisfacción del usuario

nov-12 nov-12 Completo

Presentación del consolidado de quejas y reclamos ante el comité SIAU

sep-12 mar-13 Completo

Elaboración de acciones de mejoramiento para gestionar las causas de insatisfacción de los usuarios

sep-12 mar-13 Completo

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Crear el proceso administrativo integrando los niveles de recepción y contestación de procesos judiciales, bajo parámetros de eficacia y eficiencia con el fin de generar un ambiente de confianza hacia la conducta ética y moral de la Institución.

Gestión del 100% de los procesos judiciales

Elaborar la relación de todos los procesos judiciales en contra de la institución y su respectivo estado

jul-12 ago-12 Completo

Conformación del comité de conciliación e implementación del comité

ago-12 periodicamente Completo

Análisis de los procesos judiciales establecidos en la relación

sep-12 Permanente Completo

Seguimiento de los procesos judiciales Permanente Permanente Completo

Representación formal y oficial en el 100% de los procesos judiciales.

Permanente Permanente Completo

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Realizar una evaluación sistemática de indicadores de oportunidad de atención de aquellas actividades señaladas como trazadoras en la prestación de servicios de salud

Evaluación mensual de los indicadores y elaboración e implementación de planes de mejoramiento frente a desviaciones

Medición y evaluación de los indicadores de alerta temprana de las actividades trazadoras en la prestación de servicios de salud

MENSUALMENTE Completo

Análisis de desviaciones frente a los mínimos aceptables en la circular 056 de 2008


Elaboración de plan de mejoramiento frente a las desviaciones encontradas


Implementación del plan de mejoramiento mar-12 mar-13 Completo

Evaluación del impacto de las acciones de mejoramiento implementadas

jun-12 feb-13 Completo

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Identificar y reducir las causas administrativas en la cancelación de procedimientos quirúrgicos

Gestión individualizada de las causas administrativas de cancelación de cirugía programada

Realización de registro diario de las cancelaciones de cirugia con su respectiva causa,


Elaboración de informe semanal a la oficina de calidad de las cancelaciones de procedimientos quirúrgicos programados.


Implementación de acciones de contingencia que permitan reducir las cancelaciones de procedimientos quirúrgicos programados

INMEDIATO Permanente Completo

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Identificar las situaciones y acciones que puedan llegar a afectar la seguridad del paciente durante la prestación del servicio y gestionarlas para obtener procesos de atención seguros.

Implementación de las tres líneas de acción del programa de Seguridad del paciente: -Identificación del paciente - Aplicación segura de medicamentos

Implementación del programa de seguridad del paciente conforme a las tres líneas de acción: -Identificación del paciente -Aplicación segura de Medicamentos -Manejo de infecciones intrahospitalarias

ene-12 Permanente Completo




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Gestión Misional La E.S.E. cuenta con instrumentos de planificación como el plan de acción, debidamente adoptado para la vigencia de 2012, el cual contempla objetivos y actividades de naturaleza administrativa o de apoyo y los objetivos misionales acordes con la naturaleza de una ESE que en últimas debe garantizar la rentabilidad financiera y social a partir de la explotación de su portafolio de servicios de salud. Se evidenció el impactó negativamente de la gestión financiera en cuanto a la generación de ingresos que le permitan mantener la viabilidad futura de la empresa, es así como la CGS establece el posible riesgo de llegar a una liquidación, de persistir dicha situación por cuanto sus ingresos por ventas de servicios no alcanzan a cubrir sus costos de venta y operación como los gastos operacionales tal y como se puede evidenciar en el estado de actividad financiera, económica, social y ambiental Además se observa que no se está dando cumplimiento a los principios que rigen la función administrativa por parte de los responsables de la administración y prestación de salud de la ESE, toda vez que no se evidenciaron directrices o políticas para evitar el progresivo problema financiero del Hospital, lo que en el futuro lo puede llevar a su liquidación. Para la vigencia 2012 se determinó lo siguiente:

ESE HOSPITAL SAN JUAN DE DIOS DE FLORIDABLANCA - PLAN DE ACCIÓN AÑO 2012 – CUMPLIMIENTO DE METAS

NUMERO ACTIVIDADES SEGUIMIENTO : Fecha: 24 de Octubre de 2013

COMPLETO 40

EN DESARROLLO 7

- Manejo de infecciones intrahospitalarias

Evaluación del nivel de implementación y adherencia a las actividades establecidas enlas líneas de accion del programa de seguridad

may-12 Trimestralmente En desarrollo

Evaluar la tendencia del indicador de eventos adversos presentados por identificación delpaciente, aplicación segura de medicamentos, y manejo de infecciones intrahospitalarias

ago-12 Cada cuatro

meses Completo

Realización de ajustes, que permitan la disminución de las desviaciones conforme a los resultados de los análisis del indicador de eventos adversos

INMEDIATO Permanente Completo

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que establezca la realización de las rondas diarias tanto asistenciales como administrativas, como herramienta de identificación de necesidades.

Identificar y responder las necesidades relacionadas con el ambiente físico generadas de los procesos de atención de los clientes externos e internos de la institución en forma oportuna

Diseño de procedimiento que de respuesta a las necesidades identificadas a través de las rondas diarias de ambiente físico en los procesos de atención.

may-12 may-12 Completo

Implementación del procedimiento que de respuesta a las necesidades identificadas a través de las rondas diarias de ambiente físico en los procesos de atención.

jun-12 Permanente En desarrollo

Elaborar listado priorizado de las necesidades conforme a los criterios de riesgo, costo y volúmen.

jul-12 nov-12 En desarrollo

Elaboracion del plan de intervencion que contemple los tiempos de ejecución y responsable.

jul-12 nov-12 En desarrollo




INFORME DEFINITIVO


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ATRASADO 0

NO INICIADO 0

TOTAL ACCIONES 47

Analizada la información se observa que de 47 acciones se cumplieron 40, no cumplieron 7 la fecha de terminación de la actividad programada ya se terminó y a la fecha de la auditoria aún persisten es decir la entidad no cumplió con el plazo establecido para el cumplimiento del Plan de Acción; en desarrollo tal y como se registran en el siguiente cuadro:

ACTIVIDADES

FECHA DE INICIACION

FECHA DE TERMINACION

ESTADO A LA FECHA DEL TRABAJO DE CAMPO DE LA AUDITORIA

Elaboración de informe de gestión de las áreas y presentación y sustentación del mismo a la alta dirección. ago-12 Bimensualmente En desarrollo

Realización de los ajustes según las necesidades de información del software a utilizar ago-12 ago-12 En desarrollo

Implementación del software en las dependencias de cartera, almacén y farmacia sep-12 mar-13 En desarrollo

Evaluación del nivel de implementación y adherencia a las actividades establecidas en las líneas de acción del programa de seguridad

may-12 Trimestralmente En desarrollo

Implementación del procedimiento que de respuesta a las necesidades identificadas a través de las rondas diarias de ambiente físico en los procesos de atención.

jun-12 Permanente En desarrollo

Elaborar listado priorizado de las necesidades conforme a los criterios de riesgo, costo y volumen. jul-12 nov-12 En desarrollo

Elaboración del plan de intervención que contemple los tiempos de ejecución y responsable. jul-12 nov-12 En desarrollo

CONTRATACIÓN AUDITADA La E.S.E Hospital San Juan de Dios Floridablanca suscribió( 723 ), contratos durante la vigencia 2012, por un valor total de diez mil setecientos diez millones ciento dieciocho mil quinientos cincuenta y siete pesos m/cte. ($10.710.118.557) discriminados bajo la siguiente tipología de contratación:

TIPOLOGIA CANTIDAD VALOR

OBRA PÚBLICA 0 0

PRESTACIÓN DE SERVICIOS 550 5.601.122.511

SUMINISTROS -CONSULTORIA Y OTROS 173 5.108.996.046

TOTAL 723 10.710.118.557 Fuente: Rendición de cuenta SIA




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De acuerdo al tipo de contrato el 76% del total de la contratación fue de contratos de prestación de servicios, el 20% de suministros y el 4% de consultoría u otros, ejecutados bajo la siguiente modalidad de contratación:

CONTRATOS SEGÚN MODALIDAD DE SELECCIÓN

MODALIDAD DE CONTRATACION

NUMERO DE CONTRATOS SEGÚN

MODALIDAD

VALOR TOTAL CONTRATACION SEGÚN MODALIDAD DE

CONTRATACION

CONCURSO DE MERITOS 1 20.000.000

CONTRATACION DIRECTA 560 5.802.070.891

LICITACION PUBLICA 10 4.170.824.981

MINIMA CUANTIA 132 365.550.763

SUBASTA INVERSA 0 0

SELECCIÓN ABREVIADA 20 351.671.922

TOTAL 723 10.710.118.557 Fuente: Rendición de cuenta SIA Del total de la contratación se tomó una muestra de (22) contratos por valor de $5.381.183.587, que representan el 50% del valor total de la contratación, es de mencionar la gran cantidad de contratos de prestación de servicios suscritos por la entidad, en razón a la modalidad de contratación que según el manual debe seguir la ESE los contratos auditados fueron seleccionados así:

MUESTRA CONTRATACION 2012

TIPOLOGIA CANTIDAD VALOR $

Prestación de Servicios 12 1.523.167.660

Suministros 10 3.858.015.927

TOTAL 22 5.381.183.587

PRESTACIÓN DE SERVICIOS

76%

SUMINISTROS 20%

CONSULTORIA U OTROS

4%

EJECUCION PORCENTUAL DE LA CONTRATACION ESE. HOSPITAL SAN JUAN DE DIOS DE

FLORIDABLANCA




INFORME DEFINITIVO


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MUESTRA CONTRATACION 2012

Número Del Contrato

Modalidad De Selección

Clase De Contrato

Objeto Del Contrato

Valor Inicial Del Contrato

Nombre Completo Del Contratista

Fecha De Suscripción Del Contrato (Aaaa/mm/dd)

1 178-12 Directa prestación de servicios

SUMINISTRO DE COMBUSTIBLE

10.000.000

MARTIN ALONSO TAVERA RODRIGUEZ

02/01/2012

2 301-12 Selección Abreviada

Suministros SUMINISTRO DE MEDICAMENTOS

29.462.376

JAZMINE MARTINEZ DIAZ INSUMEQUI

22/03/2012


Suministros SUMINISTRO DE MEDICAMENTOS

71.781.531

OC LA ECONOMIA

22/03/2012


Suministros

SUMINISTRO DE MATERIAL MÉDICO QUIRURGICO 31.524.368

B-BRAUN MEDICAL LTDA

22/03/2012


Suministros

SUMINISTRO DE MATERIAL MÉDICO QUIRURGICO 65.115.975

OC LA ECONOMIA

22/03/2012

6 324-12 Licitación Pública

Enajenación bienes

DOTACIÓN DE EQUIPOS 756.270.300

JOMEDICAL LTDA

26/03/2012


Enajenación bienes


MEDICAL DEVICES

26/03/2012


Enajenación bienes


HOSPICLINIC DE COLOMBIA SAS

26/03/2012


Enajenación bienes

DOTACIÓN DE EQUIPOS

693.853.384

INDUSTRIAS METALICAS LOS PINOS SA

26/03/2012


Enajenación bienes

DOTACIÓN DE EQUIPOS

581.484.800

LM INSTRUMENTS SA

26/03/2012


Enajenación bienes


RP MEDICAS SA 26/03/2012

12 651-12 Directa Prestación de Servicios

PROCESO DE SERVICIOS GENERALES 19.500.000

JAHSALUD IPS CTA

01/08/2012


PROCESO DE MEDICINA GENERAL 144.460.978

JAHSALUD IPS CTA

01/08/2012


PROCESO DE MEDICINA ESPECIALIZADA 90.263.600

CORMEDES CTA 01/08/2012


PROCESO DE APOYO A LA GESTION ADMINISTRATIVA

43.142.250

JAHSALUD IPS CTA

01/08/2012


AGENTE TERCERIZADOR 37.754.194

JAHSALUD IPS 14/09/2012

17 720-12 Directa Prestación de Servicios de Salud

AGENTE TERCERIZADOR

133.422.209



AGENTE TERCERIZADOR

103.123.300

CORMEDES 14/09/2012




INFORME DEFINITIVO


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AGENTE TERCERIZADOR

447.437.033



AGENTE TERCERIZADOR

316.614.000

CORMEDES 01/10/2012







TOTAL 22 CONTRATOS POR VALOR DE

5.381.183.587,00

EVALUACIÓN A LA CONTRATACIÓN La evaluación de la contratación se fundamentó en la observación del cumplimiento de los principios de la función administrativa y de la gestión fiscal como son los principios de transparencia, economía y responsabilidad. El régimen jurídico aplicable a las empresas sociales del estado en materia contractual, son las normas de derecho privado, conforme a lo consagrado en el artículo 195 numeral 6º. de la Ley 100 de 1993, pero podrán discrecionalmente utilizar las cláusulas exorbitantes, que en el evento de ser adoptadas estas se regirán por las disposiciones de la Ley 80 de 1993, lo que implica que no exista una desvinculación total con el estatuto de contratación administrativa, máxime cuando debe respetar los principios ineludibles de transparencia y de selección objetiva, en la medida que no pueden contratar con cualquier persona natural o jurídica sino quien ofrezca mejores garantías a la entidad para los fines que ella busca. Según el Acuerdo número 012 de diciembre 10 de 2.010 la ESE adoptó el Manual de Contratación conforme al artículo 13 de la ley 1150 de 2.007, e introdujo medidas para la eficiencia y la transparencia de la ley 80 de 1.993, consagró que las entidades estatales que por disposición legal cuentan con un régimen contractual excepcional al del estatuto general de la administración pública aplicarán en desarrollo de su actividad contractual acorde con su régimen legal especial, los principios de la función administrativa y de la gestión fiscal de que tratan los artículos 209 y 267 de la Constitución Política. Como resultado de la auditoría adelantada, la opinión de la gestión en la ejecución contractual, es con deficiencias, como consecuencia de los siguientes hechos y debido a la calificación de 74,2, resultante de ponderar los aspectos que se relacionan a continuación:

TABLA 1-1




INFORME DEFINITIVO


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3.1.1.1.1 Prestación de Servicios De un universo de 550 contratos se auditaron (12) por valor de $1.523.167.660, equivalente al 27% del valor total contratado, de los cuales se evaluaron todos los aspectos y criterios aplicables descritos en la matriz de calificación de gestión; con los siguientes resultados:



Clase De Contrato Objeto Del Contrato



Fecha De Suscripción Del

Contrato (Aaaa/mm/dd)

652-12 Directa Prestación de Servicios PROCESO DE MEDICINA GENERAL 144,460,978

JAHSALUD IPS CTA 2012/08/01

HALLAZGO N° 1 El contrato 652 fue adicionado en $61.911.848 y en plazo desde el 22 de agosto/12 al 31 de agosto de 2012, fecha de liquidación septiembre 7 de 2012. Dada la cuantía del contrato la entidad debió utilizar el proceso de contratación de menor cuantía y no contratación directa amparándose en los artículos 17 y 18 del manual de contratación (acuerdo 012 de diciembre 10 de 2010).

GESTIÓN CONTRACTUAL

ESE. HOSPITAL SAN JUAN DE DIOS DE FLORIDABLANCA

VIGENCIA 2012

VARIABLES A EVALUAR

CALIFICACIONES EXPRESADAS POR LOS AUDITORES

Promedio

Ponderación Puntaje

Atribuido Prestación Servicios

Q Contratos

Suministros

Q Contratos

Consultoría y Otros

Q Contratos

Obra Pública

Q

Cumplimiento de las especificaciones técnicas

75 12 75 8 0 0 0 0 75,00 0,50 37,5

Cumplimiento deducciones de ley

100 12 100 8 0 0 0 0 100,00 0,05 5,0

Cumplimiento del objeto contractual

83 12 83 8 0 0 0 0 83,33 0,20 16,7

Labores de Interventoría y seguimiento

50 12 50 8 0 0 0 0 50,00 0,20 10,0

Liquidación de los contratos

100 12 100 8 0 0 0 0 100,00 0,05 5,0

CUMPLIMIENTO EN GESTIÓN CONTRACTUAL 1,00 74,2

Calificación

Con deficiencias

Eficiente 2

Con deficiencias

1

Ineficiente 0




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La ESE debe tener en cuenta el numeral 6 del artículo 195 de la Ley 100 de 1993 establece que el régimen jurídico de las ESE en materia contractual era el derecho privado, pero con la facultad de incluir las cláusulas exorbitantes o excepcionales al derecho común contenidas en el artículo 14 y siguientes del estatuto de contratación administrativa, así las cosas la contratación se rige por el manual de contratación (acuerdo 012 de diciembre 10 de 2010) , sin embargo dado que el objeto contractual son servicios públicos a cargo del estado, se debe tener en cuenta las cláusulas excepcionales al derecho común, pues esto no desvirtúa el carácter especial y privado del mismo. Por lo tanto se tipifica un hallazgo con alcance administrativo que debe ser incluida en el Plan de Mejoramiento que presente la entidad con fecha de cumplimiento de la meta inmediata y de carácter permanente, es decir medible y cuantificable. Hallazgo: Administrativo Responsables: EDNA RUTH OVALLE ZULETA Gerente








720-12 Directa

Prestación de Servicios de Salud

AGENTE TERCERIZADOR (Contratación de personal)

133,422,209 JAHSALUD IPS 2012/09/14

HALLAZGO N° 2 En el contrato 720-12, la factura presentada por el contratista estableció que el valor de la misma era de $132.353.069 , sin embargo el valor del contrato fue de $133.422.209 valor que se ratificó en el acta de iniciación, liquidación valor que difiere de la factura de venta y certificación de los supervisores evidenciándose un posible saldo sin ejecutar de $1.069.140, valor que no se refleja en ningún documento, error que debe ser subsanado y establecer la cuantía real ejecutado por lo tanto se tipifica un hallazgo con alcance administrativo, que debe ser incluida en el Plan de Mejoramiento que presente la entidad con fecha de cumplimiento de la meta inmediata y de carácter permanente, es decir medible y cuantificable . Hallazgo: Administrativo Responsables: EDNA RUTH OVALLE ZULETA Gerente




INFORME DEFINITIVO


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720-12 Directa



133,422,209 JAHSALUD IPS 2012/09/14

727-12 Directa



447,437,033 JAHSALUD IPS 2012/10/01

729-12 Directa Prestación de Servicios


134,050,096 JAHSALUD IPS 2012/10/01

730-12 Directa Prestación de Servicios


43,400,000 JAHSALUD IPS 2012/10/01

HALLAZGO N° 3 En los contratos 720-727-729-730 se evidencio el fraccionamiento de los mismos, pues la entidad, suscribió los contratos así: el contrato 720 el día 14 de septiembre de 2012 y los contratos 727-729-730 el mismo día , mes y año (noviembre 1 de 2012), con el mismo objeto contractual y el mismo contratista; y dentro de un mismo periodo, pues se suscribieron bajo la modalidad directa; siendo lo correcto un proceso licitatorio por ser de mayor cuantía, dado el valor total de la contratación que ascendió a la suma de $758.309.338 Si bien es cierto que la conducta de fraccionar los contratos no está prohibida expresamente en la Ley 80 de 1993; la jurisprudencia y la doctrina han sido claras en que la prohibición está implícita; el fraccionamiento del contrato desconoce los principios que inspiran la contratación pública. Por lo tanto se tipifica un hallazgo administrativo que debe ser incluida en el Plan de Mejoramiento que presente la entidad con fecha de cumplimiento de la meta inmediata y de carácter permanente, es decir medible y cuantificable. Hallazgo: Administrativo Responsables: EDNA RUTH OVALLE ZULETA Gerente 3.1.1.1.2 Suministros

De un universo de (173) contratos se auditaron (10) contratos; por valor de $3.858.015.927 equivalente al 76% del valor total contratado, de los cuales se evaluaron todos los aspectos y criterios aplicables descritos en la matriz de calificación de gestión; con el siguiente resultado:

CONTRATO 1235 DE 2011



Clase De Contrato Objeto del Contrato




1235-11

Interadministrativo

ADQUISICION DE AYUDAS TECNICAS PARA EL FORTALECIMIENTO DE UN BANCO DE AYUDAS DENTRO DEL PROYECTO ASISTENCIA PARA LA REHABILITACION DE PERSONAS EN CALIDAD DE DISCAPACITADOS EN EL 60.000.000

SECRETARIA DE SALUD DE SANTANDER 2011/06/29




INFORME DEFINITIVO


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DEPARTAMENTO DE SANTANDER

DESCRIPCION DEL HALLAZGO El contrato fue firmado el 29 de junio de 2011, sin embargo este solo se inició( 5) meses después, es decir el 24 de noviembre de 2011 evidenciándose un falta de planeación para su ejecución, en la cláusula decima segunda se estableció que el contrato se liquidaría a más tardar cuatro meses después de la terminación del contrato, es decir en mayo 24 de 2012 pues su plazo fue de 6 meses, así las cosas es claro establecer que ha transcurrido más de un año sin que se haya liquidado dicho convenio interadministrativo pues este dio origen a los contratos 343 y 344 de 2012, dado que el contrato 344 no se ha liquidado a la fecha de esta auditoría, por ende no se ha podido liquidar el contrato principal N° 1235 de 2011. HALLAZGO N° 4 No se ha dado cumplimiento a la cláusula decima segunda liquidación del contrato N° 1235. por lo tanto se tipifica un hallazgo con alcance administrativo, que debe ser incluida en el Plan de Mejoramiento que presente la entidad con fecha de cumplimiento de la meta inmediata y de carácter permanente, es decir medible y cuantificable . Hallazgo: Administrativo Responsables: EDNA RUTH OVALLE ZULETA Gerente







343-12 Selección Abreviada

Enajenación bienes

Selección Abreviada

Enajenación bienes

BANCO DE AYUDAS

16.226.500

IMPORCLINICOS LTDA

30/03/2012

344-12

Selección Abreviada

Enajenación bienes

BANCO DE AYUDAS

43.756.205

LH SAS

30/03/2012

HALLAZGO N° 5 Los contratos 343 y 344 fueron adicionados en tiempo, es así que con el adicional número 02 del contrato 344 se suscribió un contrato de almacenamiento 407 de 2012 entre la ESE y LH SAS cuyo objeto fue “en ejecución del contrato 344 de 2012 sin ningún costo adicional es decir sin ningún valor para la ESE, el contratista se obligó a recibir y almacenar y custodiar varios elementos como caminadores plegables y sillas de rueda” evidenciándose que la ESE entregó al contratista los elementos objeto de la compra para que los almacenara mientras el hospital realiza el proceso de determinar a qué discapacitados se le deben asignar




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las sillas de rueda y caminadores , a octubre 28 de 2013 la ESE no ha liquidado el contrato, no han cancelado al contratista hace más de un año el valor de $13.756.205 exponiéndose la entidad a posibles demandas; por lo tanto se tipifica un hallazgo con alcance administrativo, que debe ser incluida en el Plan de Mejoramiento que presente la entidad con fecha de cumplimiento de la meta inmediata y de carácter permanente, es decir medible y cuantificable . Hallazgo: Administrativo Responsables: EDNA RUTH OVALLE ZULETA Gerente








301-12 Selección Abreviada Suministros SUMINISTRO DE MEDICAMENTOS

29,462,376

JAZMINE MARTINEZ DIAZ INSUMEQUI 2012/03/22

HALLAZGO N° 6 En el contrato 301, no se especificó la marca de los productos que se compraron, dado que esto determina el precio y calidad es necesario establecer la marca, contrato que debió liquidarse en noviembre 21 de 2012, sin embargo han transcurrido 11 meses sin que la ESE haya cancelado el 100% de la totalidad del valor del contrato exponiéndose a posibles demandas. Por lo tanto se tipifica un hallazgo con alcance administrativo, que debe ser incluida en el Plan de Mejoramiento que presente la entidad con fecha de cumplimiento de la meta inmediata y de carácter permanente, es decir medible y cuantificable. Hallazgo: Administrativo Responsables: EDNA RUTH OVALLE ZULETA Gerente








333-12

Licitación Pública

Enajenación bienes DOTACIÓN DE EQUIPOS 485,865,816 RP MEDICAS SA 2012/03/26

HALLAZGO N° 7 Se evidencio incumplimiento de la cláusula quinta forma de pago del contrato 333-12, “El saldo del valor del contrato será cancelado dentro de los 90 días siguientes a la presentación de la respectiva cuenta de cobro con todos sus soportes, previa ejecución del 100% del objeto del contrato”, así las cosas este contrato debió cancelarse el 27 de octubre de 2012 ya que los elementos según acta de entrada fueron recibidos por la ESE el 27 de julio de 2012, y la factura fue presentada el 25 de julio de 2012 , contrato liquidado el 27 de diciembre de 2012, estableciendo un




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saldo a favor del contratista de $291.519.490 que fue cancelado el 28 de diciembre de 2012, es decir primero liquidan el contrato y luego cancelan el 100% exponiéndose la entidad a posibles demandas por el incumplimiento de la cláusula de la forma de pago, además existe el registro presupuestal 0485 de marzo 26 de 2012 donde se garantizaban los recurso a favor del contratista. Es así como la ESE debe tener en cuenta el artículo 26 de la Ley 80 de 1993 principio de responsabilidad “los servidores públicos están obligados a buscar el cumplimiento de los fines de la contratación a vigilar la correcta ejecución del objeto contractado y a proteger los derechos de la entidad, del contratista y de los terceros que puedan verse afectados por la ejecución del contrato. Por lo tanto se tipifica un hallazgo con alcance administrativo que debe ser incluida en el Plan de Mejoramiento que presente la entidad con fecha de cumplimiento de la meta inmediata y de carácter permanente, es decir medible y cuantificable. Hallazgo: Administrativo Responsables: EDNA RUTH OVALLE ZULETA Gerente








331-12 Licitación Pública

Enajenación bienes DOTACIÓN DE EQUIPOS 581,484,800

LM INSTRUMENTS SA 2012/03/26

HALLAZGO N° 8 Contrato 331: Los elementos fueron ingresados al almacén del hospital el 6 de julio de 2012, sin embargo el valor del contrato solo fue cancelado el 28 de diciembre de 2012, después de que el proveedor enviara dos comunicaciones de cartera vencida, solicitando el pago de $331.346.080 incumpliendo así la cláusula Quinta del contrato, además primero liquidan el contrato y luego cancelan el saldo, pues este debió cancelarse el 21 de octubre de 2012 y no el 28 de diciembre de 2012, exponiendo la entidad a posibles demandas, además se evidencia el registro presupuestal 482 de mayo 26 de 2012, garantizando el pago a favor del contratista. Por lo tanto se tipifica un hallazgo con alcance administrativo, que debe ser incluida en el Plan de Mejoramiento que presente la entidad con fecha de cumplimiento de la meta inmediata y de carácter permanente, es decir medible y cuantificable . Hallazgo: Administrativo Responsables: EDNA RUTH OVALLE ZULETA Gerente




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Fecha De Suscripción Del Contrato

(Aaaa/mm/dd)


Enajenación bienes


JOMEDICAL LTDA

26/03/2012


Enajenación bienes


HOSPICLINIC DE COLOMBIA SAS

26/03/2012

Los contratos 324 y 329 solicitados en la muestra de contratación requerida, están siendo objeto de examen por parte de la Contraloría General de la Republica en su ámbito de competencia ya que dichos contratos fueron financiados con recursos provenientes de regalías petroleras, hechos que fueron denunciados por la Dra. Edna Ruth Ovalle Zuleta gerente de la ESE. ASPECTOS GENERALES CONTRACTUALES DESCRIPCION DEL HALLAZGO El equipo auditor, realizó un análisis de cada uno de los contratos seleccionados aleatoriamente en la muestra, en los cuales se pueden evidenciar algunas debilidades contractuales y a fin de evitar posibles faltas que podrían ocasionar detrimentos patrimoniales o hallazgos de diversas connotaciones, el equipo auditor exhorta a la administración de la ESE a tener en cuenta los siguientes aspectos que lograrían tener incidencia en el cumplimiento de las funciones constitucionales y legales en el desarrollo de la gestión contractual. -Los expedientes contractuales, no cuentan con una de hoja de Ruta, que pueda ayudar a verificar el cumplimiento de normas y de requisitos solicitados en los procesos, de tal manera que podría contribuir a evitar faltas o hallazgos de todo tipo. - Algunos expedientes contractuales no se encuentran debidamente organizada toda la documentación que se genere en el proceso de contratación como los informes del supervisor, facturas, las actas de entrada al almacén y la copia de la orden de pago ya que deben ser archivadas en el expediente contractual, pues estas se encuentran legajadas en las órdenes de pago que reposan en la oficina financiera. -En los expedientes contractuales no se adjunta el correspondiente Plan de Compras, con el fin de ejercer control fiscal, toda vez que son instrumentos de programación y planificación, que se convierten en una herramienta para apoyar el control de gestión para el uso racional y estratégico de los recursos públicos. -En la etapa precontractual se evidencia falta de planeación y preparación del proceso contractual para determinar la modalidad de selección que se debe realizar de acuerdo a las necesidades del bien o servicio a contratar como en algunas compras de suministros como alimentos y medicamentos. -Los Informes de gestión de los supervisores de los contratos evaluados no son específicos, por cuanto los funcionarios que cumplen dicha labor no establecen en ellos el cumplimiento de la calidad de los bienes y servicios prestados, además no se registra el cumplimiento de metas y logro de objetivos buscados




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con la contratación; estos solo se enfocan, y aplican, a la legalización de los documentos que soportan los gastos con cargo al contrato correspondiente, incumpliendo con lo consagrado literal f) del artículo 2 de la Ley 87 de 1993. - No se evidenció la participación de la Oficina de Control Interno en los procesos contractuales adelantados por la ESE, como mecanismo asesor para subsanar las deficiencias en cada una de las etapas del proceso contractual, desconociendo lo establecido en la Ley 87 de 1993. HALLAZGO N° 9 Los expedientes contractuales, no cuentan con una de hoja de Ruta, que pueda ayudar a verificar el cumplimiento de normas y de requisitos solicitados en los procesos; los informes de gestión de los supervisores de los contratos evaluados no son específicos; además en algunos expedientes contractuales no se encuentran debidamente organizados, como los informes del supervisor, las actas de entrada al almacén y la copia de la orden de pago y facturas ; en la etapa precontractual se evidencia falta de planeación y preparación del proceso contractual para determinar la modalidad de selección que se debe realizar de acuerdo a las necesidades del bien o servicio a contratar, por lo tanto la entidad debe subsanar estas recomendaciones generales y así evitar prácticas indebidas, por lo tanto se tipifica un hallazgo de tipo administrativo, que debe ser incluida en el Plan de Mejoramiento que presente la entidad, con fecha de cumplimiento de la meta inmediata y de carácter permanente, es decir medible y cuantificable . Hallazgo: Administrativo Responsables: EDNA RUTH OVALLE ZULETA Gerente HALLAZGO N° 10 El manual de contratación debe actualizarse a la luz del Decreto Ley 1474 de 2011, así mismo debe implementar el manual de supervisor con el fin de que la entidad tenga claridad al utilizar los términos supervisor e interventor pues actualmente se utiliza equivocadamente el termino de interventor para los contratos de suministro y compras por lo tanto se tipifica un hallazgo de tipo administrativo, que debe ser incluida en el Plan de Mejoramiento que presente la entidad, con fecha de cumplimiento de la meta inmediata y de carácter permanente, es decir medible y cuantificable . Hallazgo: Administrativo Responsables: EDNA RUTH OVALLE ZULETA Gerente HALLAZGO N° 11




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Se evidenció la contratación con intermediación, dicha contratación incrementa los costos por lo tanto la entidad debe revisar esta clase de contratación dada la crisis financiera por la que actualmente atraviesa, y recordando que la ESE se encuentra en un plan de saneamiento fiscal; por lo tanto se tipifica un hallazgo de tipo administrativo, que debe ser incluida en el Plan de Mejoramiento que presente la entidad con fecha de cumplimiento de la meta inmediata y de carácter permanente, es decir medible y cuantificable . Hallazgo: Administrativo Responsables: EDNA RUTH OVALLE ZULETA Gerente HALLAZGO N° 12 En los contratos de la muestra seleccionada números 330, 324,343,344,301,329,325,333,652,720,727,331, se evidenció desorden administrativo por cuanto en los expedientes contractuales los documentos se encontraron sin ningún orden cronológico, sin foliar, además carecían de soportes tales como facturas de compra, certificación de los supervisores del cumplimiento del objeto contractual, actas de entrada al almacén, comprobantes de pago, actas de liquidación, copias pago a la seguridad social entre otros; es así como la entidad debe organizar la totalidad de los expedientes contractuales ajustándolos a la normatividad legal vigente en materia archivística, por lo tanto se determina un hallazgo con alcance administrativo para ser incluida en el plan de mejoramiento que presente la entidad con fecha de cumplimiento de la meta inmediata y de carácter permanente, es decir medible y cuantificable . Hallazgo: Administrativo Responsables: EDNA RUTH OVALLE ZULETA Gerente BENEFICIO DE AUDITORIA Los expedientes de los contratos números 330, 324,343,344,301,329,325,333,652,720,727,331,fueron organizados debidamente en el transcurso de la auditoria, ya que fue posible ubicar los documentos necesarios que soportan la ejecución de los contratos como factura y/o cuenta de cobro, informe del supervisor, actas de entrada a almacén, copia pagos de seguridad social y copia de las órdenes de pago, lo cual se considera un beneficio de la auditoria.

CONSOLIDADO RELACION DE PROCESOS JUDICIALES DE LA ESE HOSPITAL SAN JUAN DE DIOS DE FLORIDABLANCA




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# Número Expediente

Clase de proceso

Demandante Juzgado Primera

Instancia

Fallo de primera

instancia

Fallo de segunda instancia

Estado del proceso

Cuantía

1 '2001-2279 Acción de Nulidad y Restablecimiento del Derecho

LUIS ENRIQUE REMOLINA CEPEDA

JUZGADO ONCE ADMINISTRATIVO

A Favor

A la espera de fallo de segunda instancia

A la espera del fallo de segunda instancia

2 2002-0870 Acción de Nulidad y Restablecimiento del Derecho

LEYDA CASTIBLANCO ARDILA

TRIBUNAL ADMINISTRATIVO SANTANDER

A favor ARCHIVADO NEGANDO PRETENSIONES

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HERNAN ROBERTO VERA QUINCHE

TRIBUNAL ADMINISTRATIVO DE SANTANDER

A favor PROCESO ARCHIVADO 19 MAYO DE 2011

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4 2003-1159 Accion de Reparacion Directa

HILDA BEATRIZ LEON BERMUDEZ Y BLADIMIR DIAZ LEON


No se ha Fallado

Está a la espera del fallo de primera instancia


MARIA HELENA SIZA


A favor ARCHIVADO NEGANDO PRETENSIONES.

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JAIRO ISMAEL VERA QUINCHE


PENDIENTE DE FALLO. ESTÁ AL DESPACHO



GENNY MARIA ROJAS ROJAS Y OTRO

JUZGADO TERCERO DEL CIRCUITO JUDICIAL ADMINISTRATIVO

En Contra Se pagó lo relacionado por el juzgado la suma de lo Pagado: $42.365.000


MARLEN CARDENAS JAIMES


PENDIENTE ESTA AL DESPACHO

Pendiente para fallo


GUILLERMO ORDUZ CUADROS


A favor NEGANDO PRETENSIONES. ARCHIVO DEFINITIVO 16 DE DICIEMBRE DE 2010.

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CARLOS MACIAS RODRIGUEZ

JUZGADO SEXTO ADMINISTRATIVO

A favor Confirmo la sentencia de primera instancia

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INFORME DEFINITIVO


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JULIAN MOJICA BECERRA

JUZGADO NOVENO ADMINISTRATIVO

A favor Se encuentra archivado desde el 27 de febrero de 2009, negando pretensiones

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BEATRIZ GUTIERREZ QUINTERO

JUZGADO DECIMO ADMINISTRATIVO

A FAVOR Se está a la espera del fallo

Se encuentra al Despacho para fallo de segunda instancia


LILIA CASTILLO DE BETANCOURT

JUZGADO TRECE ADMINISTRATIVO

A FAVOR ARCHIVADO NEGANDO PRETENSIONES

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14 '2004-0794 Acción de Reintegro

ISABEL CONTRERAS CAPACHO

JUZGADO NOVENO ADMINISTRATIVO

A FAVOR ARCHIVADO

archivado




A favor Se encuentra archivado negando las pretensiones

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ENRIQUE ANTONIO BOHORQUEZ

JUZGADO DÉCIMO ADMINISTRATIVO


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YOLANDA PATRICIA CUERVO MORENO


A favor Se encuentra al Despacho para fallo

Se encuentra al Despacho para fallo


BETTY RODRIGUEZ LARROTA

JUZGADO TRECE ADMINISTRATIVO

A favor PROCESO ARCHIVADO NEGANDO PRETENSIONES

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A favor Se encuentra al Despacho para fallo de segunda instancia



JOSE ALBERTO BECERRA GONZALEZ

JUZGADO CUARTO ADMINISTRATIVO


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MIGUEL ZARATE CABALLERO

JUZGADO DOCE ADMINISTRATIVO

A favor Se encuentra archivado negando las

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pretensiones


MARIA HELENA MEDINA RAMIREZ


Se encuentra archivado negando las pretensiones

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23 '2007-0017 Acción de Reparación Directa

EDWIN CARDENAS CORREDOR Y OTRO

JUZGADO SEPTIMO ADMINISTRATIVO DESCONGESTION

A favor de la ese



Trescientos ochenta y dos millones seiscientos mil pesos ($ 382.600.000)

24 '2007-0025 Acción de Reparación Directa

ISMAEL HERNANDEZ MOLINA

JUZGADO PRIMERO ADMINISTRATIVO DE DESCONGESTION

Fallo 30 abril 2013 contradictorio que declara probada la excepción de caducidad , y se declara el juez inhibido para fallar pero condena a la ESE pagar indemnización al demandante

ESTA EN APELACION


Cientos cincuenta y cinco millones novecientos setenta y ocho mil quinientos veinte pesos ($ 155.978.520)

25 '2007-0183 Acción de Reintegro

ALEJANDRINA GONZALEZ GELVES

JUZGADO SEXTO ADMINISTRATIVO


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26 2007-0243 Acción de Reparación Directa

PAULA EMERITA PINEDA ORTEGA

JUZGADO QUINTO ADMINISTRATIVO DE DESCONGESTION

Esta al Despacho para fallo


27 '2007-0262 Proceso Ordinario laboral

JOSE FRANKLIN PEREZ MANTILLA

JUZGADO CUARTO LABORAL DEL CIRCUITO


Archivado

28 '2007-0289 Acción de reparación Directa

PEDRO NEL VANEGAS QUIÑONEZ


A favor



29 '2007-0308 Acción de reparación Directa

NELSON SANCHEZ PERALTA

TRIBUNAL ADMINISTRATIVO

EN CONTRA

Se encuentra al Despacho para fallo de Segunda instancia

Se encuentra al despacho para fallo




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30 2009-0307 Proceso Ejecutivo singular

DENISSE JINETH JAIMES PEÑA

JUZGADO DECIMO ADMINISTRATIVO

En etapa probatoria

Se encuentra en etapa probatoria

Quince millones de pesos ($ 15.000.000)

31 2009-0315 Acción de reparación Directa

LUIS EVELIO TARAZONA TARAZONA

JUZGADO SEGUNDO ADMINISTRATIVO DESCONGESTION


Noventa y nueve millones trescientos ochenta mil pesos ($ 99.380.000)


LUIS FRANCISCO QUINTERO BARRERA

TRIBUNAL ADMINISTRATIVO

A FAVOR Se encuentra al Despacho para fallo de Segunda instancia



HERIBERTO BAYONA SANCHEZ

JUZGADO CUARTO ADMINISTRATIVO DE DESCONGESTION


Archivado


ISMAEL MELENDEZ FLOREZ

JUZGADO SEPTIMO ADMINISTRATIVO

A FAVOR Se encuentra archivado negando las pretensiones

Archivado

35 2009-1224 Ejecutivo Contractual

REPREFARCO

JUZGADO OCTAVO CIVIL MUNICIPAL

PAGO DE LO DEBIDO



GUILLERMO REGUEROS LARROTA

JUZGADO SEPTIMO ADMINISTRATIVO DESCONGESTION

Se encuentra al Despacho para fallo de primera instancia

Setenta y siete millones doscientos cuarenta y tres mil seiscientos setenta pesos ($ 77.243.670)

37 '2009-575- Accion de Reparacion Directa

ALVARO LARROTA DELGADO

Tribunal Administrativo de Santander



EUFEMIA MANTILLA SUAREZ Y OTROS

JUZGADO CUARTO ADMINISTRATIVO


39 2010-127 Acción Popular

CLARENA GOMEZ ROMERO



Archivado

40 2010-139 Proceso Ejecutivo

AYUDA PROFESIONAL LTDA

Tribunal superior de Bucaramanga, sala civil

Se encuentra en el Tribunal Suprior de Bucaramanga Sala civil, surtiendo el recurso de apelación interpuesto por la ESE

Mil ciento noventa millones trescientos mil cincuenta pesos ($ 1.190.300.051)

41 2010-310 Acción Popular

MARCOS FABIAN ALMEIDA Y DANIEL EDUARDO LINARES




ELSA JANETH FERREIRA

JUZGADO PRIMERO CIVIL DEL


Ciento cuarenta y cuatro millones ($ 144.000.000)




INFORME DEFINITIVO


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ALLIANZ MEDICAL

CIRCUITO

43 2011-0264 Ejecutivo JENNY MARIA ROJAS DE MARTINEZ

JUZGADO QUINTO ADMINISTRATIVO DE DESCONGESTION DE BUCARAMANGA


Treinta y dos millones novecientos ochenta y cinco mil ochocientos sesenta y siete pesos ($ 32.985.867)


DIS HOSPITAL

JUZGADO TERCERO CIVIL DEL CIRCUITO


45 2012-339 Ejecutivo Singular

ELECTRIFICADORA DE SANTANDER

JUZGADO QUINTO MUNICIPAL DE FLORIDABLANCA


Cuarenta y siete millones cuatrocientos noventa mil novecientos sesenta y cuatro pesos ($ 47.490.964)

46 2013-00020 REPARACION DIRECTA

ELDA RAMIREZ Y OTROS

JUZGADO TERCERO ADMINISTRATIVO ORAL DE BUCARAMANGA


Seiscientos trece millones doscientos noventa mil treinta pesos ($ 613.209.030)


PABLO ANTONIO RODRIGUEZ Y OTROS

JUZGADO 8 ADMINISTRATIVO ORAL DE BUCARAMANGA


Doscientos ochenta y siete millones noventa y seis mil pesos ($ 287.096.000)

48 2013-00475 EJECUTIVO CONTRACTUAL

REPREFACOS

JUZGADO 1° PROMISCUO DE FLORIDABLANCA


Veinte cuatro millones setecientos veintinueve mil doscientos dos pesos ($ 24.729.202)

49 2013-00066 EJECUTIVO O.C. LA ECONOMÍA

CUARTO CIVIL DEL CIRCUITO DE BUCARAMANGA


Trescientos millones de pesos ($ 300.000.000)

50 2012-00071 REPARACION DITRECTA

EUSEBIO CAMACHO

QUINTO ADMINISTRATIVO DE DESCONGESTIO N DE BUCARAMANGA


51 2011-00131 ACCION DE REPETICION

ERNESTO VERA

TRIBUNAL ADMINISTRATIVO DE DESCONGESTION DE BUCARAMANGA

En contra Se interpuso recurso de apelación contra la decisión de primera instancia y está a la espera del fallo que emita el tribunal

Diecinueve millones ochocientos diecinueve pesos ($ 19.819.000)

52 2011-0929 NULIDAD Y RESTABLECIMIENTO

ABIGAIL MUÑOZ MANTILLA

SEXTO ADMINISTRATIVO DE DESCONGESTIO N DE BUCARAMANGA



ALEXANDER PINTO ARIAS

TERCERO ADMINISTRATIVO DE DESCONGESTIO N DE BUCARAMA





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NGA

54 2013-00070 RERPARACION DIRECTA

MARIA ISABEL DUARTE CLAVIJO Y OTROS

JUZGADO QUINTO ADMINISTRATIVO ORAL DE BUCARAMANGA


Mil doscientos setenta y nueve millones setecientos quince mil pesos ($ 1.279.715.000)

HALLAZGO N° 13 En la próxima auditoría que realice este ente de control hará seguimiento a los fallos que queden en firme en contra de la ESE, además esta deberá informar a la Contraloría General de Santander, las acciones administrativas y demás a que hubiere lugar, por lo tanto se determina un hallzgo con alcance administrativo para ser incluida en el plan de mejoramiento que presente la entidad. Además debe hacer su mejor esfuerzo en la representación y defensa de la entidad durante todos y cada una de las instancias, trámites y procedimientos que se den dentro de cada proceso judicial. Hallazgo: Administrativo Responsables: EDNA RUTH OVALLE ZULETA Gerente REGISTRO DE CONTRATOS FORMATO RENDICION DE CUENTA SIA 2012 HALLAZGO N° 14 En el formato de contratación rendición de cuenta SIA, no están registrando correctamente la clase de contratación tal y como se evidencia en los contratos 324-12,325-12,329-12,330-12,331-12,333-12 entre otros los cuales registraron como enajenacion de bienes, siendo lo correcto compras y suministros. En el caso del contrato 397 registraron un valor $ 13,804,411, sin enbargo este corresponde al numero de la cedula del contratista, siendo el valor real del contrato $1.000.000. Por lo tanto se tipifica un hallazgo con alcance administrativo, que debe ser incluida en el Plan de Mejoramiento que presente la entidad con fecha de cumplimiento de la meta inmediata y de carácter permanente, es decir medible y cuantificable. Hallazgo: Administrativo Responsables: EDNA RUTH OVALLE ZULETA Gerente 3.1.2 Resultado Evaluación Rendición de Cuentas SE EMITE UNA OPINION Eficiente con base en el siguiente resultado:




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TABLA 1-2

RENDICIÓN Y REVISIÓN DE LA CUENTA

VARIABLES A EVALUAR Calificación Parcial Ponderación Puntaje Atribuido

Oportunidad en la rendición de la cuenta

95.7 0.10 9.6

Suficiencia (diligenciamiento total de formatos y anexos)

100.0 0.30 30.0

Calidad (veracidad) 100.0 0.60 60.0

SUB TOTAL CUMPLIMIENTO EN RENDICIÓN Y REVISIÓN DE LA CUENTA 1.00 99.6

Calificación

Eficiente

Eficiente 2

Con deficiencias 1

Ineficiente 0


3.1.3 Legalidad SE EMITE UNA OPINION Eficiente, con base en el siguiente resultado:

TABLA 1 - 3

LEGALIDAD

VARIABLES A EVALUAR Calificación Parcial Ponderación Puntaje

Atribuido

Financiera

97.5 0.40 39.0

De Gestión 68.6 0.60 41.1

CUMPLIMIENTO LEGALIDAD 1.00 80.1

Calificación

Eficiente

Eficiente 2

Con deficiencias 1

Ineficiente 0


3.1.4 Gestión Ambiental SE EMITE UNA OPINION Eficiente, con base en el siguiente resultado:

TABLA 1-4

GESTIÓN AMBIENTAL

VARIABLES A EVALUAR

Calificación Parcial Ponderación Puntaje

Atribuido

Cumplimiento de planes, programas y proyectos ambientales.

88,6 0,60 53,2

Inversión Ambiental 80,8 0,40 32,3




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CUMPLIMIENTO GESTIÓN AMBIENTAL 1,00 85,5

Calificación

Eficiente

Eficiente 2

Con deficiencias 1

Ineficiente 0


La Gestión Integral de residuos de la ESE. HOSPITAL SAN JUAN DE DIOS de

Floridablanca durante la vigencia 2012 fue así:

GESTIÓN INTEGRAL DE RESIDUOS HOSPITALARIOS DE LA ESE HOSPITAL SAN JUAN DE DIOS DE FLORIDABLANCA 2012

GESTION INTEGRAL

DE RESIDUOS

OBJETIVOS ESTRATEGICOS

PROGRAMA DE EJECUCIÓN PRESUPUESTO

EJECUTADO

ACCIONES DE SEGIMIENTO

MANEJO DE DESECHOS

Cumplir la normatividad ambiental.

Cumplir los programas y proyectos de orden ambiental.

Segregación de residuos.

Recolección de residuos.

Transporte de residuos.

Disposición final de los residuos.

Programa de reciclaje y aprovechamiento de residuos.

$ 18.197.700

Se lleva registro diario de las cantidades de residuos generadas. Se realizan inspecciones diarias para identificar no conformidades en los programas de gestión interna de residuos. Se lleva control y registro de las cantidades de residuos entregadas al gestor externo para disposición final. Se lleva registro de las cantidades de residuos reciclables que son separados e intercambiados por toallas desechables para todas las áreas. Se elaboran indicadores de gestión de los residuos y su destinación final

PROGRAMAS DE

PREVENCIÓN DE LA

CONTAMINACIÓN

Disminuir el consumo de energía eléctrica.

Promover y divulgar los programas y proyectos ambientales de la institución.

Compra y adecuación de fluorescentes t8 y t4 dispuestos en las diferentes áreas.

Programa de limpieza de luminarias semanalmente.

A través del alta voz y videos educativos se promueve el buen uso de los recursos como el agua energía eléctrica, tanto en actividades asistenciales como en el uso por parte de los usuarios.

$ 3.000.000

Se realizan inspecciones periódicas para determinar el cumplimiento de los programas, y hacer correcciones y ajustes a su aplicación.

PROGRAMA DE CAPACITACIÓN

Capacitar a todo el personal en el uso adecuado de los elemento de protección personal.

Capacitar a todo el personal en el manejo seguro de los residuos hospitalarios.

Capacitar al personal de servicios generales en limpieza y desinfección de áreas.

$ 50.000

Se elaboran indicadores de gestión del personal capacitado. Se lleva registro de las personas convocadas y que asisten a las capacitaciones y charlas.

PRESENTACI

ÓN DE INFORMES

PARA AUTORIDADE

Presentar informes requerido por las autoridades ambientales.

Elaboración y presentación del informe RH1.

Elaboración y presentación de los indicadores ambientales.

$ 150.000

Se realiza una verificación del cumplimiento periódico de los informes presentados a los entes de control y autoridades ambientales.




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S COMPETENT

ES

Elaboración y presentación del RESPEL.

Elaboración y presentación del plan de acción.

Elaboración y presentación del informe hospital verde.

Actualización y presentación del PGIRH.

En conclusión, durante la vigencia 2.012, la E.S.E. cumplió con la gestión integral de residuos en cuanto al manejo de desechos hospitalarios programas de prevención de contaminación ambiental y programas de capacitación. 3.1.5 Tecnología de las Comunicaciones y la Información (TICS)


A la fecha la ESE elaboró el proyecto de software integral que será presentado al Ministerio de las TICS y a la Secretaria de Salud para su viabilidad y consecución de recursos, por tanto la institución se encuentra actualizando el software existente de los cuales ya se realizó este proceso para presupuesto, contabilidad y tesorería, está en desarrollo la actualización del software de gestión en salud que incluye historias clínicas, facturación, farmacia y almacén HALLAZGO N°15 La ESE no cuenta con un sistema de información que permita evaluar los costos por prestación de servicios; por lo señalado anteriormente se configura un hallazgo con alcance administrativo para ser incluido dentro del plan de mejoramiento que se suscriba. Hallazgo: Administrativo Responsables: EDNA RUTH OVALLE ZULETA Gerente

TABLA 1-5

TECNOLOGÍAS DE LA COMUNICACIÓN E INFORMACIÓN

VARIABLES A EVALUAR Puntaje

Atribuido

Cumplimiento aspectos sistemas de información 52,7

CUMPLIMIENTO TECNOLOGIAS DE LA COMUNICACIÓN E INFORMACIÓN 52,7

Calificación

Con deficiencias

Eficiente 2

Con deficiencias 1

Ineficiente 0




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3.1.6 Resultado Seguimiento Plan de Mejoramiento Fuente: Matriz de calificación Elaboró: Comisión de auditoría

El grado de cumplimiento al plan de mejoramiento cumple parcialmente con base

en el resultado anterior

SEGUIMIENTO PLAN DE MEJORAMIENTO Evaluado y tabulada el cumplimiento al Plan de Mejoramiento para la vigencia 2012, se observa tal y como se registra en el siguiente cuadro, que se presentaron veintinueve observaciones de las cuales se ha dado cumplimiento a catorce (14) acciones correctivas, es decir un porcentaje de cumplimiento del 53%; lo que demuestra que la entidad no ha subsanado las observaciones presentadas por la

Contraloría General de Santander y no ha llevado a cabo la totalidad de las acciones correctivas con el fin de corregir las deficiencias por parte de los responsables en cada una de las áreas del Hospital y de esta manera mejorar la productividad, eficiencia, eficacia y efectividad de los procesos internos manteniendo siempre la mejora en la ESE, así de esta manera suplir las necesidades de los clientes externos garantizando la calidad profesional de los servidores públicos al servicio de la comunidad.

No DESCRIPCION DEL HALLAZGO

ACCION DE MEJORAMIENTO

FECHA DE INICIO METAS

FECHA DE TERMINACION DE LA META

AREA RESPONSABLE

% DE AVANCE

AVANCE CON CORTE A 15 SEPTIEMBRE 2013

SEGUIMIENTO ENTE DE CONTROL A OCTUBRE 28 DE 2013

AREA FINANCIERA

1 DEPOSITOS ENTREGADOS EN GARANTIA.

La cuenta refleja en el Balance a 31 de Diciembre una cuantía de $36.744 (miles), correspondiente a Depósito por Embargos Judiciales, de los cuales en el proceso de Auditoría no fue posible acceder a los expedientes para verificar su estado y actuaciones recientes, pues la administración actual no conoce de estos casos, dejando sin control la recuperación de dichos recursos

Organizacion de equipo de trabajo para el saneamiento de la cuentas, y establecimiento del proceso por parte del equipo para búsqueda administrativa en Juzgados para determinar y Registrar la cuenta del Tercero

Abril 01- 2013 Nov-30 -2013 Lidera Subgerencia-participan area Contable y Juridica

50% Se conforma el equipo de trabajo, el cual está integrado por las siguientes áreas: contabilidad, Juridica y Subgerencia - Definición de procedimiento a presentar al comité de sostenibilidad contable y financiera. - Socialización del procedimiento definido

No existen documentos soportes de la organziacion del comité 50%

TABLA 1- 6

PLAN DE MEJORAMIENTO

VARIABLES A EVALUAR Calificación

Parcial Ponderación

Puntaje Atribuido

Cumplimiento del Plan de Mejoramiento 53,4 0,20 10,7

Efectividad de las acciones 53,4 0,80 42,8

CUMPLIMIENTO PLAN DE MEJORAMIENTO 1,00 53,4

Calificación

Cumple Parcialmente

Cumple 2

Cumple Parcialmente 1

No Cumple 0




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2 INVENTARIOS: Se practicó visita a las instalaciones de la farmacia, encontrando unas instalaciones inadecuadas para el manejo, organización y conservación de las existencias de medicamentos y demás material adquirido para el funcionamiento del área médico asistencial.

Reorganización del área de farmacia, adecuando con estantes que permiten el almacenacimiento en forma adecuada los medicamentos y demás material para atención médica.

01 de Abril de 2013

13 de Agosto de 2013

Gerencia, Subgerencia, farmacia y almacén

100% Se realizó traslado del área de farmacia al primer piso, ubicándose en el servicio de consulta externa, de esta forma se cuenta con un área más amplia y de fácil acceso para los pacientes. Adicionalmente se realiza la compra de un módulo organizador de medicamentos. Se anexan fotografias y factura de la compra del modulo.

100%

Se practicó una prueba selectiva a las existencias del área de farmacia, encontrando que no hay concordancia con los registros del sistema. Aunado a lo anterior se detectaron existencias de artículos en físico que no han sido registrados en el sistema y se están entregando a pacientes mediante remisión. El software utilizado se denomina Gestión Salud, el cual presenta con frecuencia problemas, ya que hay registros de ingresos o de egresos que son efectivamente digitados mas no procesados.

Aplicación de la metodología denominada validación con herramienta manual bajo el sistema kárdex de los inventarios del área de farmacia de la entidad

01 de Abril de 2013

13 de Agosto de 2013

Servicio de Farmacia, Control Interno

100% Se realizó nuevamente inventario en el servicio de farmacia, y nuevo reingreso al sistema gestión salud. - Se capacitó al personal del servicio de farmacia en el procedimiento para registrar las transacciones a los diferentes servicios asistenciales en el sistema. - Se estableció como punto de control la verificación del consolidado mensual de entradas y salidas por el personal de farmacia con las existencias en el área. Se anexa copia de la asistencia a la capacitación al personal del área de farmacia.

100%

3 ALMACEN En visita realizada al almacén se encontró que el almacén está ubicado en unas instalaciones igualmente inadecuadas, los bienes allí depositados están en cajas de cartón o tirados en el piso sin ninguna clasificación ni organización, que dificulta el conteo y la identificación, sujetos a deterioro y pérdida y no existe un inventario físico valorizado conciliado con los estados financieros.

Reorganización del área de Almacén, y elaboracion de estrategias a mediano plazo para la compra de stands que garantizarán la conservación y manipulación adecuada de los bienes de consumo

Abril 01-2013 Agosto 31-2013 Gerencia, Subgerencia, almacen, Control Interno

100% Se realizó la adquisición de estantes que permiten el adecuado almacenamiento de los diferentes elementos en el área. En la actualidad se encuentra un área debidamente organizada que facilita la conservación de los elementos y su respectiva manipulación. Se anexa fotografías del área.

100%

Elaboración y conciliación del inventario físico con los estados financieros de la entidad

abril 01 de 2013 agosto 31 de 2013

Subgerencia, Contabilidad y almacén, Control Interno

50% Se realizó levantamiento de inventario físico por el personal a cargo del área de inventarios. Actualmente se encuentran realizando la conciliación con el área contable del inventario físico realizado.

0% no se practico inventario físico, no existen actos administrativos del comité de sostenibilidad, no hay depuración de cifras del balance entre otros .

4 PROPIEDAD PLANTA Y EQUIPO

Se encontró que no existe un software con un modulo para activos fijos, para el manejo y control adecuado de los bienes, integrado al sistema contable, que efectúe los cálculos de la depreciación de manera individual como lo exigen las normas técnicas contables, expedidas por la Contaduría General de la Nación, pues actualmente se lleva a cabo de manera global. Este módulo debe facilitar el control y registro de adquisiciones, depreciaciones, bajas, reformas.

100% A la fecha se elaboro el proyecto de Sofware integral, que sera presentado al ministerio de las TICS, y a la Secretaria de Salud para su viabilidad y consecucion de recursos. Sin embargo la institución se encuentra actualizando los software existentes, de los cuales ya se realizó este proceso para el software de presupuesto, contabilidad, tesorería, y está en desarrollo la actualización del software gestión salud.

0% a la fecha no se cuenta con un softwaret

Realización de la gestión para la adquisición de un software institucional que integre todas las unidades funcionales del hospital

01-junio de 2013 31 de agosto de 2013

Gerencia, subgerencia, planeación y sistemas

Elaboración y conciliación del inventario físico con los estados financieros de la entidad

01 de Abril de 2013

31 de agosto de 2013

Subgerencia, Contabilidad y almacén, Control Interno

50% Se conformo equipo de trabajo, para el levantamiento del inventario y esta en proceso de conilicacion en el area contable.

i 0% no se practico inventario físico, no existen actos administrativos del comité de sostenibilidad, no hay depuración de cifras del balance entre otros .nventario físico




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Realización del inventario físico de todos los bienes o activos fíjos de la entidad. Determinación de los activos fijos que no se encuentran actualmente en uso. Determinación de la condición de servible o inservible del activo fijo. Denominación a través del comitè de sostenibilidad financiera del destino final del activo fijo no usado en la entidad.

01 de Abril de 2013

31 de agosto de 2013

Almacén, Jurídica, Subgerencia, Contabilidad, Control Interno, Mantenimiento

70% Se conformó el equipo de trabajo para el levantamiento del inventario Fisico de todos los bienes y activos fijos de la instirución, y de esta manera poder establece los activos fijos inservibles para presentar esta relación al comité de sostebinilidad contable, y proceder a definir su destino final. En cuanto al tema de vehiculos se presentó al área Juridica la relación de cada vehiculo, con su avalúo por parte del martillo del Banco Popular , se anexa copia de autorización de la Junta directiva para Dar de Baja y proceder al respectivo remate.

0% no se practico inventario físico, no existen actos administrativos del comité de sostenibilidad, no hay depuración de cifras del balance entre otros .

5 TRAMITE DE INCAPACIDADES MEDICAS. Durante el proceso auditor se encontró que las incapacidades médicas otorgadas a empleados, correspondientes a los años 2011 y 2012, ascienden a $4,311.642, que tienen serios problemas para el pago por cuenta de las E.P.S, observando poca gestión para su recuperación, recursos que pueden perderse por falta de seguimiento oportuno.

Diseñar e implementar el proceso de gestión para realizar el cobro a la EPS de las incapacidades médicas del personal de la institución

4 de junio de 2013 a 31 de julio de 21013

Talento Humano 100% Se diseñó y estandarizó el proceso de recuperación de incapacidades medicas. De esta forma el area de Talento Humano informa a contabilidad los valores recuperados en relación al número de días de incapacidades al personal de planta, para que se realice la respectiva reclasificación.

50%

6 ASEGURAMIENTO: La Póliza multiriesgo suscrita con Aseguradora Solidaria, no incluye al personal responsable del manejo del Almacén y Farmacia y en cuanto a los cajeros existen 9 cajeros, de los cuales solamente están amparados cinco (5), dejando con esto el riesgo por perdida o mal uso de bienes y recursos de la entidad.

Inclusión en la póliza multiriesgo de todo el personal del área de facturación (cajeros), personal de farmacia y de almacén

01 de marzo de 2013

22 de marzo de 2013

Subgerencia administrativa, Oficina Jurídica

100% En la actualidad el personal del área de almacén, farmacia y facturación se encuentra incluido en la poliza multirriesgo, se anexa copia de la respectiva póliza

100%

7 PASIVO PENSIONAL

Los estados financieros a 31 de Diciembre no reflejan el pasivo pensional, como tampoco registra las cuotas partes pensionales por cobrar ni por pagar.

Determinar el valor del pasivo pensional de las cuotas partes por pagar, para que se realice el registro en los estados financieros a 31 de diciembre del año 2013. Monitorización estricta del proceso de saneamiento de aportes patronales

01 de Abril de 2013

31 de diciembre de 2013

Talento humano, Contabilidad

20% En la actualidad la institución se encuentra realizando el proceso de levantamiento de las historias laborales de personal activo, personal pensionado, y personal retirado desde el año 1955 a 31 de diciembre de 2012. Adicionalmente se está trabajando en conjunto con el Ministerio de Hacienda y Crédito Público para este proceso

20%

8 RECAUDO A FAVOR DE TERCEROS-ESTAMPILLAS El balance refleja dentro de los pasivos $246.314.586, correspondiente a recaudo por estampillas, en la vigencia de 2009 y que debieron ser transferidas a la Tesorería General del Departamento, en esa misma vigencia. Se observa que en la vigencia de 2010 efectuaron pagos por $ 112.056.172, en la vigencia 2011 $50.096.116, quedando un saldo de $84.162.298 a la fecha.

Realización del pago de pasivo conforme a la implementación del Programa de Saneamiento Fiscal y Financieron, diseñado por la entidad.

2 de septiembre de 2013


Gerencia y Tesorería

Se elaboró el documento denominado Programa de Saneamiento Fiscal y Financiero, el cual ya fue presentado al Ministerio de Hacienda y Crédito Público para su respectivo concepto. Este Ministerio realizó unas observaciones, y en la actualidad se está trabajando en los ajustes conforme a estas observaciones para presentar nuevamente el documento al Ministerio de Hacienda. El Pago de Pasivos esta sujeto a la aprobación del Programa de Saneamiento Fiscal y Financiero por Parte del Ministerio de Hacienda

0%

FACTURACION

9 Se evidencia la clara desarticulación de los procesos

Realización de la gestión para la adquisición de un software institucional que integre todas las unidades funcionales del hospital

01 de junio 2013 31 de agosto de 2013

Gerencia, subgerencia, planeación y sistemas

100% A la fecha se Contrato con la firma Desarrollos tecnologicos la actualizacion del software exixtente. LaGerecnia con su equipo de trabajo elaboro el Proyecto para un sofware nuevo que se presentara a los diferentes entidades para

50% la meta era a 31 de agosto 2013




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la gestion de Recuersos.

10 La Empresa Social del Estado presenta deficiencias en los mecanismos de control interno contable y proceso de facturación

Realización de cronograma de auditorias internas al área de facturación y contabilidad.

17 de junio de 2013

08 de julio de 2013

Ofiina de Control Interno

100% A la Fecha se ecuentra elaborado y aprobado el Cronograma de auditorias por parte de la Oficina de Control interno y Gerencia.

100%

11 La entidad hospitalaria está incumpliendo el deber funcional de radicar dentro de los términos legales estipulados las cuentas de cobro generadas por la entidad hospitalaria, las cuales deben ser radicadas dentro de los primeros días de cada mes

Monitorización a través del Comité de Sostenibilidad contable y financiera del cumplimiento de los tiempos de radicación, conforme a la normatividad y direccionamiento gerencial

01 de Abril de 2013

15 de abril 2013

Oficina de Facturación y Comité de sostenibilidad contable y financiera

90% Se diseño un tablero de control para la respectiva monitorización de la radicación, de cuentas a las diferentes entidades responsables del pago. Se realiza reuniones en forma mensual con el comité de sostenibilidad contable y financiera, organismo encargado de la respectiva monitorización y establecimiento de acciones de mejoramiento en caso de encontrar desviaciones.

90%

GLOSAS

12 La entidad hospitalaria está incumpliendo el deber de adoptar formalmente el manual único de glosas, devoluciones y respuesta, siendo este el instrumento regulador en el manejo de las objeciones y/o glosas.

Actualización y adopción formal del manual único de glosas, devoluciones y respuestas a través de acto administrativo emanado de la gerencia de la entidad

04 de junio del 2013

28 de junio de 2013

Gerente, Facturación y Oficina Jurídica

50% A la fecha ya se elaboro el Manual de Glosas, y Pendiente el Acto administrativo

50%

13 GLOSAS VIGENCIA ACTUAL determinar realmente cual es el valor de glosas sin responsabilidad y con responsabilidad a fin de adelantar sobre estas últimas los procesos internos de responsabilidad

Implementación del proceso administrativo concerniente en la clasificación de la glosa no subsanable por causa de no pertinencia médica. El proceso administrativo mencionado estará diseñado teniendo en cuenta los siguientes niveles de operación: 1. Evaluación de la glosa médica no subsanable en primera instancia por parte de los auditores médicos de la institución…

24 de mayo de 2013

5 de julio de 2013

Gerente , Facturacion Y Oficina Juridica

100% Se encuentra clasificación de glosa no subsanable por causal directa médica hasta el mes de Junio , del contrato con la Secretaria de Salud de Santander y Marzo 2013 OTROS PAGADORES.

50% a diciembre 31 ded 2012 se dieron de baja $104.679.370 sin que hayan iniciado proceso de responsabilidad alguna.

14 GLOSAS VIGENCIA ANTERIOR La entidad está afectando el capital de trabajo disponible y la calidad en la prestación del servicio al realizar operaciones contables que disminuyen la utilidad del ejercicio, al dar de baja glosas de vigencias anteriores equivalentes a la suma de $234.330.569.

Implementación del proceso administrativo concerniente en la clasificación de la glosa no subsanable por causa de no pertinencia médica. El proceso administrativo mencionado estará diseñad teniendo en cuenta los siguientes niveles de operación: 1. Evaluación de la glosa médica no subsanable en primera instancia por parte de los auditores médicos de la institución…

24 de mayo 5 de julio Coordinación Médica, Auditoria Médica y Jurídica.

Se realizará a partir de la tercera semana de mayo mediciones en forma bimensual para establecer el nivel de implementación del proceso diseñado

0%

CARTERA

15 la pérdida por glosas de la facturación del 2011, origina que se lleven al gasto partidas importantes sin un fundamento legal ya que no existe un procedimiento contable que establezca este tipo de provisión en la venta de servicios de salud. Contrario a esto, la entidad debe aunar sus esfuerzos en la optimización del proceso de facturación a fin de evitar o disminuir objeciones a la misma.

Se realizará gestiones pertinenetes dentro de los terminos establecidos en la ley para lograr el levantamiento de las glosas presentadas por los entes pagadores o su conciliaciòn respectiva. Se entregara al equipo de auditoria de la E.S.E Hospital San Juan de Dios de Floridablanca para que realice la gestiòn pertinente para dar respuesta a la glosa y obtener la trazabilidad de la facturaciòn y llevar al comite tecnico pra determinar las glosas.

24 de mayo de 2013

5 de julio 2013 Coordinación Médica, Auditoria Médica y Jurídica y contabilidad.

Se realizará a partir de la tercera semana de mayo mediciones en forma bimensual para establecer el nivel de implementación del proceso diseñado

0% no presentaron documentos soportes




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16 Por políticas institucionales la ESE tiene establecida una provisión automática para contingencia de pérdidas generadas por el riesgo de incobrabilidad de estas cuentas deudoras de servicios de salud del 100%, llevando al gasto valores considerables, sin que previamente se hayan realizado gestiones de cobro, obviando la aplicación de las disposiciones legales que rigen en la materia, esto es aplicación de porcentajes de acuerdo a vencimientos y grado de dificultad en la recuperación de cartera, procedimiento que debe ser revaluado en el corto plazo. Por lo anterior se configura un hallazgo de tipo Administrativo.

Implementaciòn procesos de provisiones de la cartera establecidad en le articulo 75 ibidem que señala unos porcentajes de provisiòn deacuerdo al tiempo del vencimiento de la cartera

14 de junio de 2013


Area Cartera,Area Juridica y Contable

Se realizará a partir de la segunda semana de junio mediciones en forma trimestral para establecer el nivel de implementación del proceso diseñado

0% no presentaron documentos soportes

AREA PRESUPUESTAL

17 Dentro del proceso auditor se revisaron los acuerdos de la junta directiva en cuanto a las adiciones y reducciones que se realizaron durante la vigencia 2011, encontrándose algunas irregularidades en el manejo de los consecutivos de los acuerdos

Establecer control estricto de los consecutivos de los acuerdos emanados de la Junta Directiva

30 de mayo de 2013

28 de junio de 2013

Gerencia y Control Interno

100% Se ha realizado verificación de los consecutivos de los acuerdos de la junta directiva, no encontrándose errores en su manejo.

100%

18 se observa en el formato que adjunta de Eejecución presupuestal de ingresos y gastos a Diciembre 31 de 2011 la clasificación de acuerdo al Plan General de Contabilidad Pública, el cual es diferente en su presentación al subido al SIA

Validar la información que se envia a través de la plataforma SIA de la Contraloria, con el fin de verificar que no se presenten errores en la digitación de la información

15 de julio de 2013

25 de julio de 2013

Presupuesto 100% Este tipo de control se realizara cada vez que se deba presentar el informe a la contraloria general de Santander

100%

AREA DE CONTRATACION

19 HECHOS CUMPLIDOS

Dentro de los contratos se reconocieron mayores valores a los pactados mediante minuta contractual, así: Dentro del contrato No. 1821 contrato No. 1985

Revisar y actualizar el proceso de contratación, el cual debe contemplar lo siguiente: solicitud de expedición de certificado de disponibilidad presupuestal, estudios de conveniencia, expedición de CDP, cuando se requiera realizar adición en valor y/o plazo a los contratos iniciales, y, posterior a esto, la ampliación de la cobertura de las garantías expedidas en virtud de la adición.

5 de julio de 2013 25 de julio de 2013

Gerencia y Contratación

100% Se elaboró lista de chequeo, herramienta que facilita la verificación del cumplimiento de los requisitos establecidos en el proceso de contratación. Se realizo su aplicación en los contratos elaborados por la entidad en el año 2013

100%

20 INFORME DE ACTIVIDADES GENERALES Dentro de la muestra se seleccionaron contratos de prestación de servicios, los cuales fueron revisados dentro del trabajo de campo. Dentro de éstos se pudo observar que los informes de actividades presentados por los contratistas hacen relación de actividades en general, más no específicas.

Revisar y elaborar el formato de actividades para cada contratista donde especique detalladamente las actividades realizadas sobre el objeto del contrato. Ademas cada supervisor le hara su respectiva calificación de acuerdo a las actividades presentadas en el informe de actividades; dando su aprobacion mes a mes por cumplimiento del objeto del contrato.

junio 7 de 2013 27 de Junio de 2013


50% Se encuentra en proceso de elaboración el manual de interventoría por parte del área jurídica. Una vez finalizada la etapa de diseño del manual se procederá a la respectiva socialización y adopción del manual a través de acto Administrativo.

50%

21 CONTRATO 139 DE 2011

Era OBLIGATORIO que por parte del supervisor se exigiera al contratista la ampliación de la póliza, máxime cuando dentro de este contrato se celebró adicional en tiempo y valor sobre el 50% del valor inicial.

Revisar y actualizar el proceso de contratación, el cual debe contemplar lo siguiente: solicitud de expedición de certificado de disponibilidad presupuestal, estudios de conveniencia, expedición de CDP, cuando se requiera realizar adición en valor y/o plazo a los contratos iniciales, y, posterior a esto, la ampliación de la cobertura de las garantías expedidas en virtud de la adición.

5 de julio de 2013 31 de julio de 2013


100% Revision de Forma Mensual, y a la fecha el proceso de contratacion se realiza de acuerdo al manual de contratación

100%




INFORME DEFINITIVO


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procedimiento de entrada de los bienes y servicios adquiridos por la E.S.E. al Almacén, pues en un comprobante de ingreso a dicha dependencia se están realizando acumulación de facturas en un comprobante, y no de un solo contrato sino de varios, como sucedió en el presente caso, luego el procedimiento debería ser el de expedir un documento de ingreso al almacen por cada factura allegada por el proveedor

Elaboración y estandarización del procedimiento de entrada de los bienes y servicios adquiridos por la ESE al almacen

5 de julio de 2013 31 de Diciembre de 2013

Almacén y Control Interno

50% Se ha conformado un grupo de trabajo para estandarizar el procedimiento de la entrada de los bienes y servicios por la ESE, el cual está conformado por personal de las áreas de almacén y contabilidad. En la actualidad se está diseñando el respectivo procedimiento

50%

AREA DE CONTROL INTERNO

22 La Entidad manifiesta que cuenta con el mapa de procesos, al cual durante la vigencia 2011 se hizo actualización de los procesos, pero aún no han sido terminados algunos de ellos, quedando pendiente su socialización y aplicación a todos los niveles de la institución. Por lo anterior este elemento se encuentra en un nivel Bajo de aplicación.

Socialización a todo nivel de la entidad del mapa de procesos de la organización con su respecitva explicación

30 de abril de 2013

5 de julio de 2013

Oficina de Calidad y Planeación

100% Se realizó la respectiva socialización al área administrativa y coordinadores asistenciales los días 13 y 27 de junio de 2013

100%

23 no ha formalizado la actualización del Reglamento Interno de Trabajo ante la Junta Directiva de la ESE. Por lo anterior este elemento se encuentra en un nivel Bajo de aplicación.

Socialización a los funcionarios de planta de la entidad del manual de funciones y del reglamento interno de trabajo

7 de junio de 2013 21 de junio de 2013

Oficinta de Talento Humano y Subgerencia Administrativa

40% Se encuentra en la conformación de grupos focales para la respectiva socialización del manual de funciones y reglamento interno de trabajo, proceso que liderará el comité de personal de la entidad.

100%

24 La Entidad manifiesta que no tiene actualizado el Mapa de Riesgos en los procesos administrativos, financieros, asistenciales y operativos, requiere revaluar los procedimientos, procesos, requisitos, controles e identificación de riesgos; de igual forma el manual de control interno contable no está actualizado, lo cual conlleva a presentar falencias de tipo operativo o administrativo

Elaboración del mapa de riesgos de la ESE Hospital San Juan de Dios de Floridablanca

5 de abril de 2013 9 de agosto de 2013

Oficina de Planeación y Calidad y Oficina de Control Interno

80% La ESE ha elaborado, socializado y publado en su página Web el mapa de riesgo contemplando la dimensión fiscal y ética representado en el programa de anticorrucpición y atención al ciudadano 2013. Dado que en el mes de Agosto del presente año la institución debió asumir una nueva metodología para el proceso de saneamiento fiscal y financiero, la nueva concepción de riesgo debe ir más allá de lo fiscal y financiero, en la medida que debe integrar la dimensión asistencial, presupuestal, contable y de salud pública. Por lo anterior se incluira en el mapa de riesgos las anteriores dimensiones descritas

100%

Actualización y adopción del manual de control interno contable

7 de junio de 2013 30 de agosto de 2013

Contabilidad y Control Interno

50% En proceso de Atualizacion con el area contable para su respectiva adopcion y socializacion

50%

25 devolución de la Tabla de Retención Documental de su entidad con el respectivo Concepto Técnico, lo anterior con el propósito de realizar los ajustes

Presentación de las tablas de retención documental, que contemplen las modificaciones realizadas por el comité evaluador de documentos de la Gobernación de Santander, ante la Oficina de Archivo departamental Implementación de las tablas de retención documental a todo nivel de la organización posterior aprobación por parte del archivo departamental de la Gobernación de Santander

5 de abril de 2013 en la misma semana de entrega de la notificacion de aprobacion por parte de la oficina de archivo departamental

A la espera de la notificaciones por parte del comité avaluador de documentos de la oficina de archivo departamental.

Subgerencia administrativas, y demás àreas asistenciales y administrativas

70% De acuerdo a Oficion de Area de Archivo Departamental, se elaboraron las modificaciones solicitadads y se presentaron nuevamente al Area de archivo documental y a la fecha estamos a la espera de una Respeusta. Para la implementación de las tablas de retención documental se debe tener en cuenta la disponibilidad de recursos con los que cuente la entidad.

50%

26 La Entidad requiere la actualización de la página web,

Actualización y modificación de la página Web de la entidad

8 de marzo de 2013


Sistemas y Subgerencia administrativa

50% Se asignó por parte de la entidad la persona encargada de realizar la actualización de la página web de la entidad. A la fecha el Area de sistemas se encuentra desarrollando este proceso

50% cuentan con un contrato a diciembre 31 de 2013 para subsanar la falencia




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27 La Entidad presenta falencias en referencia al Plan Interno de Auditorías para la vigencia 2011

Elaboración del plan de auditorias internas de las diferentes áreas de la organización, vigencia 2013 para la respectiva aprobación por parte de la alta dirección de la entidad.

9 de agosto de 2013

30 de octubre de 2013

Oficina de Control Interno y Oficina de calidad y planeación

100% En la actualizada se encuentra elaborado y debidamente aprobado el plan de auditorias.

100%

28 La Entidad no ha realizado el respectivo seguimiento a los avances efectuados a los Planes de Mejoramiento por Procesos e Individual Internos

Elaboración del plan de auditorias internas de las diferentes áreas de la organización, vigencia 2013 para la respectiva aprobación por parte de la alta dirección de la entidad.

9 de agosto de 2013

30 de octubre de 2013

Oficina de Control Interno y Oficina de calidad y planeación

100% A la Fecha la entidad cuenta con el Cronograma elaborado para la realización de las auditorias internas y debidamente aprobado.

100%

ATENCION DE QUEJAS Y DENUNCIAS

29 la E.S.E Hospital San Juan de Dios de Floridablanca se debe proceder a realizar los pagos generados por la celebración de procesos contractuales de personal médico, toda vez que el incumplimiento de las obligaciones pactadas a través de la minuta,

Realización del pago de pasivo conforme a la implementación del Programa de Saneamiento Fiscal y Financieron, diseñado por la entidad.



Gerencia y Tesorería

Estos pagos estan incluidos en el Porgrama de Saneamiento Fiscal y Financiero que se presento al Ministerio de Hacienda.

0%

HALLAZGO N°16 La entidad no ha subsanado las observaciones presentadas por la Contraloría General de Santander y no ha llevado a cabo la totalidad de las acciones correctivas con el fin de corregir las deficiencias por parte de los responsables en cada una de las áreas del Hospital. Por lo señalado anteriormente se configura un hallazgo con alcance administrativo con el fin de que los hallazgos que no se han subsanado se incluyan dentro del nuevo plan de mejoramiento que suscriba de tal manera que exista un solo plan de mejoramiento para hacer el respectivo seguimiento. Hallazgo: Administrativo Responsables: EDNA RUTH OVALLE ZULETA Gerente 3.1.7 Control Fiscal Interno Se emite una opinión con deficiencias, con base en el siguiente resultado:

TABLA 1-7

CONTROL FISCAL INTERNO

VARIABLES A EVALUAR

Calificación Parcial Ponderación Puntaje

Atribuido

Evaluación de controles (Primera Calificación del CFI)

53,0 0,30 15,9

Efectividad de los controles (Segunda Calificación del CFI)

56,8 0,70 39,8

TOTAL 1,00 55,7




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Calificación

Con deficiencias

Eficiente 2

Con deficiencias 1

Ineficiente 0 Fuente: Matriz de calificación Elaboró: Comisión de auditoría

El sistema de Control Interno está definido en la Ley 87 de 1993, como “el sistema

integrado por el esquema de organización y el conjunto de los planes, métodos, principios, normas, procedimientos y mecanismos de verificación y evaluación adoptados por una entidad, con el fin de procurar que todas las actividades, operaciones y actuaciones, así como la administración de la información y los recursos, se realicen de acuerdo con las normas constitucionales y legales vigentes dentro de las políticas

trazadas por la dirección y en atención a las metas u objetivos previstos”. El ejercicio de control interno debe consultar los principios de igualdad, moralidad, eficiencia, economía, celeridad, imparcialidad, publicidad y valoración de costos ambientales. En consecuencia, deberá concebirse y organizarse de tal manera que su ejercicio sea intrínseco al desarrollo de las funciones de todos los cargos existentes en la entidad, y en particular de las asignadas a aquellos que tengan responsabilidad del mando” Así las cosas, dicha oficina se constituye en el “control de controles” por excelencia, ya que mediante su labor evaluadora determina la efectividad del sistema de control de la entidad, con miras a contribuir a la alta dirección en la toma de decisiones que orienten el accionar administrativo hacia la consecución de los fines estatales. Es claro que el diseño, implementación y mantenimiento del Sistema de Control Interno y la ejecución de los controles establecidos es una responsabilidad de los encargados de los diferentes procesos de la entidad y no solo de la oficina de Control Interno, a la cual le corresponde desarrollar un papel evaluador y asesor independiente en la materia. El MECI resalta la función de la Oficina de Control Interno, de asesoría y evaluación dentro de un proceso retroalimentador y de mejoramiento continuo para la gerencia pública y la lucha contra la corrupción; en tal sentido esta labor debe ser realizada de manera permanente y oportuna, por cuanto el éxito de la alta dirección radica en tomar decisiones asertivas y en el tiempo indicado. CRONOGRAMAS ANUALES DE AUDITORÍAS

En la vigencia 2012, no se implementaron los planes de acción de la oficina de Control Interno al no existir cronograma anual de auditoría, se observa que no existen auditorías internas por parte de la oficina de Control Interno relacionados con el área presupuestal, financiera, Control Interno Contable, arqueo a cajas menores, tesorería de la entidad, facturación, entre otras; además las auditorias revisadas fueron al proceso de almacén ; así mismo no presenta planes de mejoramiento para los hallazgos detectados, ni recomendaciones de fondo que permitan un mejoramiento continuo, por lo tanto esta oficina no está dando cumplimiento a los roles del Control Interno y en especial asesoría a la alta dirección.




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La ESE debe dar cumplimiento al literal e) del artículo 12 de la Ley 87 de 1993, dado que presenta deficiencias en la planeación, en los mecanismos de control y autocontrol y en la verificación y seguimiento a las actividades establecidas. HALLAZGO N° 17

No realiza auditorías a todos los procesos de la entidad, en el momento oportuno, es decir un control preventivo, no exige por medios coercitivos los planes de mejoramiento a cada una de las dependencias. La ESE presenta deficiencias en la planeación, en los mecanismos de control y autocontrol y en la verificación y seguimiento a las actividades establecidas. Por lo señalado anteriormente se configura un hallazgo con alcance administrativo para ser incluido dentro del plan de mejoramiento que se suscriba. Hallazgo: Administrativo Responsables: EDNA RUTH OVALLE ZULETA Gerente

LUZ MARINA GAMBOA RODRIGUEZ

Oficina Control Interno

OFICINA ASESORA DE CONTROL INTERNO DESCRIPCION DEL HALLAZGO Se presentan debilidades de control interno relacionadas con los elementos de ambiente de control, monitoreo y canales de comunicación pues en la auditoría se pudo evidenciar que la entidad no cuenta con un sistema de evaluación efectiva que permita generar la cultura de autocontrol y el mejoramiento continuo de la gestión institucional; de igual manera, se continúan presentando debilidades en los canales de comunicación, pues éstos no resultan efectivos al sensibilizar y retroalimentar a sus funcionarios, en la medida que la comunicación no llega de manera adecuada, entre los niveles de apoyo y los misionales.

HALLAZGO N° 18 El Sistema de Control Interno presenta deficiencias relacionadas con la falta de estructuración del plan estratégico y de acción que permitan desarrollar todas las funciones, atribuciones y objetivos de la entidad, evidenciándose que la ESE no cumple la totalidad de objetivos misionales, lo que determina que el sistema en su conjunto no es eficiente ni eficaz. Por lo anterior se configura un hallazgo con alcance administrativo para ser incluido dentro del plan de mejoramiento que se suscriba. Hallazgo: Administrativo Responsables: EDNA RUTH OVALLE ZULETA Gerente




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LUZ MARINA GAMBOA RODRIGUE Oficina Control Interno

HALLAZGO N° 19 -El manual de funciones y competencias laborales se encuentra desactualizado. -El Manual de control interno, control interno contable y contratación se encuentra desactualizado y adolecen del manual de supervisor e interventor. -No existe manual de indicadores de los procesos de la entidad. Por lo anterior se configura un hallazgo con alcance administrativo para ser incluido dentro del plan de mejoramiento que se suscriba. Hallazgo: Administrativo Responsables: EDNA RUTH OVALLE ZULETA Gerente 3.2 CONTROL DE RESULTADOS

Como resultado de la auditoría adelantada, cumple con el concepto sobre el Control de Resultados, como consecuencia de la evaluación de las siguientes Variables:

TABLA 2-1

CONTROL DE RESULTADOS

FACTORES MINIMOS Calificación Parcial Ponderación Calificación

Total

Eficacia 100.0 0.20 20.0

Eficiencia 69.6 0.30 20.9

Efectividad 79.8 0.40 31.9

Coherencia 84.8 0.10 8.5

Cumplimiento Planes Programas y Proyectos 1.00 81.3

Calificación

Cumple

Cumple 2

Cumple Parcialmente 1

No Cumple 0 Fuente: Matriz de calificación Elaboró: Comisión de auditoría

3.2.1 CONTROL FINANCIERO Y PRESUPUESTAL Se emite una opinión Eficiente, con base en el siguiente resultado:

TABLA 3- 3

GESTIÓN FINANCIERA

VARIABLES A EVALUAR Puntaje




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3.2.1.1 Estados Contables SITUACION FISCAL COMPARATIVA 2009 - 2012 En el año 2012 y 2011, la E.S.E. presenta un comportamiento negativo desde la perspectiva de los indicadores de la situación fiscal, debido a que los activos corrientes fueron inferiores al pasivo corriente, presentando un déficit fiscal por un valor que asciende a ($693.086 miles) en el año 2011 y un déficit en la vigencia 2012 por valor de ($2.337.223 miles), incrementándose el déficit en un %

La gráfica muestra un comparativo de la evolución de la situación fiscal de la ESE, donde se observa que en la vigencia 2009 obtuvo un superávit por valor de $1.014.997 (miles), en el 2010 superávit por valor de $693.673 (miles), en el 2011 déficit por valor de $693.086 (miles); en la vigencia 2012 nuevamente presentó un déficit por valor de $2.337.223 (miles), mostrando una tendencia al incremento del déficit durante el periodo estudiado, en razón a que los Activos corrientes fueron inferiores a las exigibilidades corrientes, permitiendo mostrar déficit fiscal en las dos últimas vigencias. Como se observa del análisis de las cifras a la ESE. , ha desmejorado su situación financiera en el año 2012, debido a la variación de los activos a corto plazo y el crecimiento de sus obligaciones corrientes, ya que en el periodo 2009-2010 aumentaron en un 2.7%, en el periodo entre los años 2011 y 2012 aumentaron

DEFICIT o SUPERAVIT FISCAL

-4.000.000

-2.000.000

0

2.000.000

2009 2010 2011 2012

Mile

s d

e p

eso

s

2009 2010 2011 2012

DEFICIT o SUPERAVIT FISCAL 1.014.997 693.673 -693.086 -2.337.223

SITUACION FISCAL ESE. HOSPITAL SAN JUAN DE DIOS DE FLORIDABLANCA

Atribuido

Evaluación Indicadores 80,0

TOTAL GESTIÓN FINANCIERA 80,0

Con deficiencias

Eficiente

Eficiente 2

Con deficiencias 1

Ineficiente 0




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en un 55%; mientras que los pasivos corrientes entre las vigencias 2009-2010 aumentaron en 20% y entre los años 2011-2012 en un 98%, como se registra en la tabla que se presenta a continuación:

ESTADO DE SITUACION FISCAL COMPARATIVO (Miles de pesos)

2009 2010 2011 2012

ACTIVO CORRIENTE 3.009.017 3.088.996 2.218.982 3.429.050

PASIVO CORRIENTE 1.994.020 2.395.323 2.912.068 5.766.273

DEFICIT o SUPERAVIT FISCAL 1.014.997 693.673 -693.086 -2.337.223

LIQUIDEZ 1,51 1,29 0,76 0,59 Fuente: Rendición de cuenta SIA y Dpto. Financiero INDICE DE LIQUIDEZ

La relación activos corrientes frente a pasivos corrientes refleja el índice de liquidez o razón corriente, que está dado a diciembre 31 de 2012, en 0.59 indicando que la entidad posee $0.59 de activos para suplir cada $1 de pasivo, no permitiendo a la entidad tener un respaldo de liquidez inmediato. La iliquidez refleja que los activos corrientes no tienen capacidad de respaldo frente a sus obligaciones corrientes. Se observa que en la vigencia 2009 el índice de liquidez fue un 1.51 pero a partir del 2010 su evolución ha sido decreciente mostrando 1.29; en el año 2011 su índice estuvo en 0.76 y finalmente en la vigencia 2012 disminuyo a 0.59.

COMPORTAMIENTO HISTORICO DEL NIVEL DE ENDEUDAMIENTO (Miles de pesos)

2009 2010 2011 2012

RAZON CORRIENTE

0,00

1,00

2,00

2009 2010

2011 2012

2009 2010 2011 2012

RAZON CORRIENTE 1,51 1,29 0,76 0,59

RAZON CORRIENTE ESE. HOSPITAL SAN JUAN DE DIOS DE FLORIDABLANCA




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TOTAL ACTIVO

4.188.665

5.299.642

8.804.898 14.143.581

TOTAL PASIVO

2.050.781

2.814.366

3.357.221 5.766.273

ENDEUDAMIENTO 49% 53% 38% 41%

Fuente: Rendición de cuenta SIA y Dpto. Financiero

El nivel de endeudamiento refleja índices que van desde un 49% en la vigencia 2009; 53% en las vigencias 2010, es así que en el 2011 bajo 15 puntos llegando a un 38%; en la vigencia 2012 presento un leve incremento en 3 puntos con un porcentaje del 41%, evidenciando niveles altos de endeudamiento, lo cual no le ha permitido efectuar pagos oportunamente en el corto plazo, generando desestabilidad financiera, al no contar con recursos para operar eficientemente.

BALANCE GENERAL El Balance General presentado por la Administración de la ESE, a 31 de Diciembre de 2012, en la rendición de cuenta, se encuentra clasificado de acuerdo con los parámetros establecidos por la Contaduría General de la Nación, donde la estructura de los activos deben conservar el orden de liquidez y solvencia, y los pasivos su grado de exigibilidad de acuerdo con el Plan General de Contabilidad, Normas Técnicas relativas a los estados, informes y reportes contables – Estados Contables Básicos - Balance General que dice : “Para efectos de su elaboración, los activos y pasivos se clasifican en corriente y no corriente” y “Los Estados Contables Básicos deben presentarse en forma comparativa con los del período contable inmediatamente anterior Descripción y Análisis de los Estados Financieros Con base en los Estados Financieros de la Vigencia 2.012 firmados por el Gerente de la ESE y el Contador Público y reportados en el aplicativo SIA, correspondiente a la rendición de cuenta de la vigencia 2012 y de acuerdo a

49% 53%

38% 41%

0%

10%

20%

30%

40%

50%

60%

2009 2010 2011 2012

COMPORTAMIENTO HISTORICO DEL NIVEL DE ENDEUDAMIENTO ESE. HOSPITAL SAN JUAN DE DIOS DE

FLORIDABLANCA




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información obtenida en trabajo de campo, encontramos la siguiente información financiera ACTIVO CORRIENTE

2012 2011 2010 2009 PART VAR

ACTIVO CORRIENTE 3.429.050 2.218.982 3.088.996 3.009.017 24,24 35

EFECTIVO 119.206 3.148 35.179 12.564 0,843 97

INVERSIONES 14.111 14.111 12.167 12.168 0,100 -

RENTAS POR COBRAR DEUDORES 3.200.029 2.057.709 2.892.852 2.909.483 22,63 36

INVENTARIOS 95.704 144.014 148.798 74.802 0,68 (50)

ACTIVO NO CORRIENTE 10.714.530 6.585.917 2.210.646 1.179.648 75,76 39

DEUDORES (43.108)

100

PROPIEDAD PLANTA Y EQUIPO 6.923.808 2.864.605 1.981.723 1.111.058 48,95 59

OTROS ACTIVOS 3.833.830 3.721.312 228.923 68.590 27,11 3

TOTAL ACTIVOS 14.143.580 8.804.899 5.299.642 4.188.665 100,00 38

CUENTAS DE ORDEN 201.123 236.751 312.103


El total de los activo corriente en el año 2.012, ascendieron a 3.429.050 (cifras en miles de pesos, se evidencia un aumento positivo del 35% respecto del año anterior, la cuenta más representativa es la de deudores con una participación dentro del total activos del 22.63% y un incremento del 36% frente al año 2011. ESTADO DE LA CARTERA POR EDADES POR ENTIDADES PUBLICAS PRIVADAS SUBSIDIADAS A DICIEMBRE DE 2.012. REGIMEN Hasta 60 De 61 a 90 De 91 a 180

De 181 a 360 Mayor 360

TOTAL CARTERA

CONTRIBUTIVO 21.712.316

22.169.664

36.619.240

35.709.051

97.934.210

214.144.481

SUBSIDIADO 242.690.908

239.375.365

827.482.425

317.764.770

523.096.741

2.150.410.209

-

2.000.000

4.000.000

6.000.000

8.000.000

10.000.000

12.000.000

2012 2011 2010 2009

ACTIVOS

ACTIVO CORRIENTE ACTIVO NO CORRIENTE




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SOAT 8.420.247

4.507.472

26.069.626

135.505.956

199.314.158

373.817.459

POBLACION PORBRE NO CUBIERTA CON SUBSIDIOS A LA DEMANDA SSS

575.374

2.204.323

2.629.640

77.676.067

69.409.699

152.495.103

POBLACION PORBRE NO

CUBIERTA CON SUBSIDIOS A LA DEMANDA SECRETARIAS MUNICIPALES

-

- -

4.129.782

2.839.695

6.969.477

OTROS

DEUDORES

1.391.939

624.400

6.901.516

66.710.038

70.775

75.698.668

TOTAL CARTERA A DICIEMBRE DE 2012

274.790.784

268.881.224

899.702.447

637.495.664

892.665.278

2.973.535.397

Fuente: Rendición de cuenta SIA

Gestión de la Cartera La gráfica muestra que la cartera de la ESE por venta de servicios a diciembre 31 de 2.012, fue de $2.973.535.397 de los cuales $892.665.278, corresponde a cartera de más de 360 días, que representa el 30% del total de la cartera, entre 181-360 días $637.495.664 representa el 22%, entre 91-180 días $899.702.447 representa el 30%, entre 61-90 días $268.881.224 representa 9%, entre 00-60días $274.790.784 representa el 9%. En el año 2012, se realizó la gestión del Cobro de Cartera por parte de la ESE, observándose que en el año 2013 esta se ha incrementado, es así que el reporte de cartera a septiembre 30 de 2013 presenta un saldo de $5.516.515.578,18. HALLAZGO N° 20

Hasta 60 9%

De 61 a 90 9%

De 91 a 180 30%

De 181 a 360 22%

Mayor 360 30%

PARTICIPACION DE LA CARTERA POR EDADES A DICIEMBRE 31 DE 2012




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Las cuentas por cobrar (deudores) reflejadas en el balance general por valor de $3.200.029 (miles de pesos) y deudas de difícil recaudo por valor de $621.880(miles de pesos), así mismo el estado de cartera presentado por valor de $2.973.535 (miles de pesos), genera una diferencia de $140.416 (Cifras en Miles de Pesos) , evidenciándose que no se han aplicado los procesos de conciliación, ajuste y depuración establecidos en el modelo de sostenibilidad contables. A la fecha se está realizando una depuración de la cartera, situación originada por, los desórdenes administrativos presentados en los años anteriores, situaciones que no permitieron adjuntar los soportes respectivos para el cobro de derechos por los servicios prestados. Por lo anterior se configura un hallazgo de tipo administrativo para que se registre dentro del plan de mejoramiento, de tal manera que una vez la administración depure, concluya y determine el valor de la cartera que no se puede recuperar, proceda a realizar el saneamiento de los estados financieros para mostrar la realidad en el cierre de la vigencia 2013, así mismo es deber informar a los entes de control la situación presentada para lo de su conocimiento, competencia y tramite. Hallazgo: Administrativo Responsables: EDNA RUTH OVALLE ZULETA Gerente COMITÉ TECNICO DE SOSTENIBILIDAD CONTABLE CUENTAS POR COBRAR NO RECUPERADAS

HALLAZGO N° 21 El comité técnico de sostenibilidad contable una vez termine la depuración de cartera como consecuencia de la liquidación de contratos, aceptación de glosas y otros por la gestión inoportuna y antieconómica que ocasionaron los responsables que conllevaron a afectar las arcas de la ESE, deben iniciar los respectivos procesos. Por lo anterior se configura un hallazgo de tipo administrativo para que se registre dentro del plan de mejoramiento, Hallazgo: Administrativo Responsables: EDNA RUTH OVALLE ZULETA Gerente INMUEBLES IMPRODUCTIVOS La entidad cuenta con tres (3) inmuebles improductivos ubicados en la calle 6 números 11-52, 11-60 y 11-72 de los cuales el 11-60 y 11-72 se encuentran proceso de restitución del bien. HALLAZGO N° 22 La entidad debe iniciar los respectivos procesos para la recuperación de dichos inmuebles y tomar una decisión administrativa con respecto a la recuperación y uso de los mismos. Por lo anterior se configura un hallazgo de tipo Administrativo para que se registre dentro del plan de mejoramiento,




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Hallazgo: Administrativo Responsables: EDNA RUTH OVALLE ZULETA Gerente MEDICAMENTOS VENCIDOS- AREA ALMACEN HALLAZGO N° 23 La ESE dio de baja medicamentos por expiración de la fecha de vencimiento y por su baja rotación en el servicio farmacéutico entre otros, dada la cuantía del hallazgo no amerita iniciar un proceso de responsabilidad fiscal, sin embargo la ESE debe ser eficiente, eficaz, controlando sus inventarios de manera tal que se eviten perdidas de recursos financieros por medicamentos vencidos y averiados ; así las cosas este hallazgo con alcance administrativo que debe ser incluido en el plan de mejoramiento que presente la entidad. Hallazgo: Administrativo Responsables: EDNA RUTH OVALLE ZULETA Gerente ACTIVO NO CORRIENTE HALLAZGO N° 24 El activo no corriente lo conforma la propiedad planta y equipo, que asciende en el año 2012 a $6.923.808 (cifras en miles de pesos), para el año 2012 y con una participación del 48.95%, del total activos y un incremento del 59% frente al año anterior, observándose como cuentas más representativas son los bienes muebles en bodega y el equipo médico y científico. Sin embargo, se observó que las cifras anteriores a 31 de diciembre de 2012 no han sido sometidas a los procesos de sostenibilidad contable, como son la práctica de un inventarios físico, la clasificación y determinación de los bienes que se encuentran en mal estado, los obsoletos, para darlos de baja, revisión de la vida útil, y las depreciaciones y así ajustar las cifras de los estados contables, razón por la cual las cifras referidas generan incertidumbre. Por lo anterior se eleva un hallazgo administrativo, la cual debe incluirse en el plan de mejoramiento con metas de corto plazo. Hallazgo: Administrativo Responsables: EDNA RUTH OVALLE ZULETA Gerente PASIVOS

2012 2011 2010 2009 PART VAR

PASIVO CORRIENTE 5.766.273 2.912.068 2.395.323 1.994.020

49

CUENTAS POR PAGAR 3.134.942 1.806.062 1.786.947 1.291.005 54,37 42

PASIVOS ESTIMADOS 2.211.526 854.206 304.221 49.710 70,54 61

OTROS PASIVOS 305.660 246.314 296.411 408.467 13,82 19




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OBLIGACIONES LABORALES 114.145 5.486 7.744 244.838 37,34 95

PASIVO NO CORREINTE

445.153 419.043 56.761

CUENTAS POR PAGAR

445.153 419.043 56.761

TOTAL PASIVOS

3.357.221 2.814.366 2.050.781

En cuanto al pasivo total del año 2.012, se aprecia que estos se incrementaron pasando de $2.912.068 2.011 a $5.766.273 en 2012, lo que representa un incremento porcentual del 49% como consecuencia del incremento de las cuentas por pagar en un 42% y los pasivos estimados que se incrementaron en el 61%.

El Pasivo Corriente en el año 2012 ascendió a $3.134.942 (cifras en miles de pesos), conformada por cuentas por pagar por bienes y servicios nacionales en cuantía de $1.030.415 (cifras en miles de pesos), Acreedores $2.104.527 (cifras en miles de pesos), de los cuales $1.450.554.099, corresponden a honorarios, servicios $634.506, (cifras en miles de pesos) del personal médico asistencial, salarios y prestaciones sociales y aportes al sistema de seguridad social, $114.146 (cifras en miles de pesos). También se encuentran los pasivos estimados en cuantía de $2.211.526, de los cuales $1.272.000, corresponden a provisión para procesos jurídicos en contra de la entidad, que se encuentran en los despachos de los juzgados, para fallo. La entidad posee otros procesos jurídicos, cuyas pretensiones económicas iniciales asciende a $4.649.547 (miles de pesos), sobre los cuales es conveniente que sean registrados en las cuentas de orden de tal forma que faciliten mantener información histórica y de control, conforme lo establece la Contaduría General de la Nación. CUENTAS POR PAGAR

EJECUCION DE CUENTAS POR PAGAR CONSTITUIDAS A DICIEMBRE 31 DE 2012

(Miles de pesos)

- 1.000.000 2.000.000 3.000.000 4.000.000 5.000.000 6.000.000

PASIVO CORREINTE

2012

2011

2010

2009




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VIGENCIA CxP CONSTITUIDAS

PAGOS % EJECUCION

SALDO CxP

2009 1.212.402 1.074.242 87% 138.159

2010 2.043.305 1.787.377 87% 255.928

2011 2.684.455 2.407.707 90% 276.748

2012 2.346.100 1.537.056 66% 809.044

8.286.262 6.806.382 1.479.879 Fuente: Presupuesto

A diciembre 31 de 2012 la ESE, presenta deudas con acreedores por valor de $1.479.879 (miles) correspondientes a la vigencia 2009 a 2012 como se detalla en el cuadro anterior. Los acreedores están en su mayoría representados por las cuentas por pagar por servicios prestados y honorarios. La ESE presenta un inconveniente delicado con respecto de las cuentas por pagar, porque no cuenta con dinero para el cumplimiento de estos compromisos, toda vez que el dinero de los bancos es poco y las cuentas por cobrar registradas en los estados financieros no son reales, por la inexistencia de soportes para cobrar las cuentas a las diferentes EPS. Por tanto, puede verse afectada por los proveedores en el sentido de que éstos demanden y se les deba cancelar con intereses de mora y posibles costas de abogado, situación que ocasionaría detrimento al patrimonio de la entidad y a su vez perjudicaría más sus finanzas, HALLAZGO N° 25 La administración debe evitar que la ESE se encuentre afectada por posibles procesos instaurados por los acreedores, los cuales pueden terminar en detrimento patrimonial y por ende configurarse un hallazgo fiscal. Por lo anterior se configura un hallazgo administrativo para que se registre dentro del plan de mejoramiento, Hallazgo: Administrativo Responsables: EDNA RUTH OVALLE ZULETA Gerente HALLAZGO N° 26 Las notas explicativas de los pasivos no contienen información suficiente respecto de la identificación de cada uno de los grupos de cuentas, tampoco han sido sometidas al proceso de sostenibilidad contable, a fin de obtener la depuración y ajustes correspondientes. Por lo anterior se configura un hallazgo de tipo administrativo para que se registre dentro del plan de mejoramiento.

Hallazgo: Administrativo Responsables: EDNA RUTH OVALLE ZULETA




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Gerente

PATRIMONIO El patrimonio se encuentra conformado por el capital fiscal, el resultado del ejercicio, el superávit por donaciones y por el superávit por valorizaciones, es así como el patrimonio se incrementó al pasar de $5.447.677 en el 2.011 a $8.377.308 en el 2.012, con un aumento de $2.929.631 y una variación porcentual del 53.77% lo anterior debido a que el capital fiscal se incrementó como resultado del ejercicio a 31 de diciembre de 2012 debido a las transferencias que recibió del departamento para la adquisición de compra de equipos médicos.

Se observa en la gráfica anterior que la ESE ha reportado un crecimiento constante de sus activos al presentar en el año 2009, activos por valor de $4.188.665 (miles), hasta llegar al 2012 con activos por valor que asciende a $14.143.581 (miles), reflejando incrementos del 13% entre los años 2009-2010; Entre las vigencias 2010 y 2011 en un 219% incremento y entre las vigencias 2011 -2012 aumentaron un 6%, producto del incremento de la cuenta deudores por concepto de ventas de servicios. La anterior realidad financiera lleva a ratificar el riesgo inminente de inviabilidad futura de la ESE razón por la cual se requiere de medidas urgentes que normalicen la situación del Hospital de tal manera que se genere rentabilidad financiera y social. FACTURACION Y GLOSAS DE LA ESE HOSPITAL SAN JUAN DE DIOS DE FLORIDABLANCA De acuerdo al siguiente cuadro se presenta la facturación realizada en la vigencia 2012, por la ESE. HOSPITAL SAN JUAN DE DIOS DE FLORIDABLANCA

E.S.E HOSPITAL SAN JUAN DE DIOS DE FLORIDABLANCA

2009 2010 2011 2012

TOTAL ACTIVO 4.188.665 5.299.642 8.804.898 14.143.581

TOTAL PASIVO 2.050.781 2.814.366 3.357.221 5.766.273

TOTAL PATRIMONIO 2.137.884 2.485.276 5.447.677 8.377.308

0 2.000.000 4.000.000 6.000.000 8.000.000

10.000.000 12.000.000 14.000.000 16.000.000

Mile

s d

e p

eso

s

COMPORTAMIENTO HISTORICO DE LOS ACTIVOS PASIVOS Y PATRIMONIO




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INFORME DE FACTURACION VS. RECAUDADO

PLAN DE ATENCION VALOR TOTAL FACTURADO

VALOR TOTAL RADICADO

VALOR TOTAL RECAUDADO

PENDIENTE POR

RECAUDAR

REGIMEN CONTRIBUTIVO 194.418.584 156.173.178 58.160.694 98.012.484

REGIMEN SUBSIDIADO 5.036.899.954 4.554.059.978 2.966.773.777 1.587.286.201

POBLACION POBRE EN LO NO CUBIERTO CON SUBSIDIO A LA DEMANDA (SECRETARIAS DEPARTAMENTALES Y MUNICIPALES)

2.653.447.805 2.639.788.104 2.587.377.394 52.410.710

SOAT 123.362.697 112.179.109 51.467.856 60.711.253

FOSYGA - ECAT 16.127.773 0 0 0

OTRAS VENTAS DE SERVICIOS SALUD 416.920.055 416.717.763 279.412.776 137.304.987

TOTAL FACTURADO 8.441.176.868 7.878.918.132 5.943.192.497 1.935.725.635

Se puede evidenciar que lo facturado por durante la vigencia 2012 fue $8.441.176.868 el porcentaje de radicación de la facturación de la entidad tiene un promedio del 93% por la radicación de la facturación; el recaudo de la facturación radicada fue del 75% por valor de $5.943.192.497 quedando al cierre de la vigencia 2012 un saldo del 23% por valor de $1.935.725.635 pendiente por recaudar del total facturado.

Del total facturado el componente de mayor incidencia por plan de atención corresponde al Régimen Subsidiado el cual representa el 60% equivalente a $ 5.036.899.954; La Población Pobre en lo no cubierto con subsidio a la demanda (Secretarias Departamentales y Municipales), representa el 31% equivalente a $ 2.653.447.805; donde el 100 corresponde a venta de servicios a la Secretaria de Salud de Santander Sisben; por atención Accidentes de Tránsito SOAT se facturó en la vigencia la suma de $16.127.773 , equivalente al 0.1% del total facturado; las Otras ventas de servicios de Salud, representan el 5% del total facturado, el régimen contributivo venta de servicios a particulares representan el 2% por valor $194.418.584 Facturación Vs Valor Radicado

PLAN DE ATENCION VALOR FACTURADO

VALOR RADICADO (VENTA SER. SALUD)

FACTURAS POR

RADICAR

REGIMEN CONTRIBUTIVO 194.418.584 156.173.178 38.245.406

REGIMEN SUBSIDIADO 5.036.899.954 4.554.059.978 482.839.976

REGIMEN CONTRIBUTIVO REGIMEN SUBSIDIADO POBLACION POBRE EN LO NO CUBIERTO CON SUBSIDIO A LA DEMANDA

(SECRETARIAS DEPARTAMENTALES Y MUNICIPALES) SOAT FOSYGA - ECAT OTRAS VENTAS DE SERVICIOS SALUD

Series1 194.418.584 5.036.899.954 2.653.447.805 123.362.697 16.127.773 416.920.055

0

1.000.000.000

2.000.000.000

3.000.000.000

4.000.000.000

5.000.000.000

6.000.000.000

PES

OS

VALOR FACTURADO PLAN DE ATENCION 2012




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2.653.447.805 2.639.788.104 13.659.701

SOAT 123.362.697 112.179.109 11.183.588

FOSYGA – ECAT 16.127.773 0 16.127.773

OTRAS VENTAS DE SERVICIOS SALUD 416.920.055 416.717.763 202.292

TOTAL FACTURADO 8.441.176.868 7.878.918.132 562.258.736

El proceso de radicación está siendo ejecutado directamente por el área de cartera. En lo referente a la gestión de radicación, se evidencia que del total facturado a diciembre 31 de 2012, se radicó ante las empresas responsables de pago un valor de $7.878.918.132 el cual representa el 94% del total facturado. GLOSAS DEFINITIVAS A DICIEMBRE 31 DE 2011 -2012

E.S.E HOSPITAL SAN JUAN DE DIOS DE FLORIDABLANCA

RESUMEN GLOSAS 2011 – 2012

PLAN DE ATENCION 2011 2012 % PART.

REGIMEN CONTRIBUTIVO 2.415.683 5.066.471 5%

REGIMEN SUBSIDIADO 39.926.366 30.830.969 29%


163.602.677 70.145.457 63%

SOAT 4.922.863 2.583.290 3%

FOSYGA – ECAT

OTRAS VENTAS DE SERVICIOS SALUD 4.756.793

TOTAL FACTURADO 215.624.382 108.626.187

Al cierre de la vigencia 2012, la ESE. Hospital San Juan de DIOS de Floridablanca registra un valor global por glosas definitivas de $108.626.187, las cuales obedecen a deficiencias tanto administrativas como médicas. Del total facturado por la ESE en la vigencia 2012 fue de $8.441.176.868, se radicó el 93%, de los cuales las entidades responsables de pago objetaron de manera definitiva $108.626.187, equivalentes al 1.2%, porcentaje que demuestra que la entidad está fortaleciendo el proceso de revisión de facturas y sus respectivos soportes, además está cumpliendo con la obligación de aclarar o corregir las observaciones y de dar respuestas a las mismas en tiempos menos prolongados. Se observa que el plan de atención con mayores objeciones a la facturación es la población pobre en lo no cubierto el representa el 63% de las entidades del plan de atención, seguido del Régimen subsidiado el cual representa un 29% del total glosado. HALLAZGO N° 27

La ESE. debe iniciar los procesos internos de responsabilidad para determinar los responsables de las glosas de la vigencia 2011 y 2012 por valor de $215.624.382 y $108.626.187, respectivamente las cuales no fueron subsanadas,




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así mismo deben ser eficientes en el proceso de análisis de glosas para determinar realmente cual es el valor de glosas subsanables y no subsanables sin responsabilidad y con responsabilidad, a fin de adelantar sobre estas últimas los procesos internos de responsabilidad y así evitar la pérdida de estos recursos. Por lo tanto se configura un hallazgo de tipo administrativo para ser incluida en el Plan de Mejoramiento que presente la entidad, es de mencionar que la entidad debe tener claridad de la glosas tanto administrativas y médicas, lo cual se deben realizar conciliaciones permanentes con las EPS, con el fin de subsanar y evitar que se presenten estas glosas y que la entidad establezca controles y funcionarios responsables donde se detecten las posibles falencias. Hallazgo: Administrativo Responsables: EDNA RUTH OVALLE ZULETA Gerente RECLAMACIONES FOSYGA El Ministerio de la Salud y Protección Social mediante el Fondo de Solidaridad y Garantía (FOSYGA) garantizará los pagos efectuados por la atención de victimas que resulten de accidentes de tránsito, acciones terroristas, catástrofes naturales u otros eventos, a través la Subcuenta ECAT y SOAT, por lo que la E.S.E. Hospital San Juan de Dios de Floridablanca hizo las respectivas reclamaciones de las cuentas al consorcio fiduciario así: Los valores radicados ante el FOSYGA, por concepto de eventos catastróficos y accidentes de tránsito (ECAT), asciende a la suma de: Veintisiete millones ciento setenta y dos mil ochocientos veintisiete pesos ($27.172.827).

A la fecha de la auditoria octubre 31 de 2013, la ESE está dando respuesta a la glosa entregada por el FOSYGA, el causal de glosa es en la factura de venta el cual debe discriminar los item facturados con el correspondiente código soat, en consulta con el FOSYGA . HALLAZGO N° 28

Una vez de respuesta el FOSYGA la ESE debe adelantar sobre las glosas no subsanables los procesos internos de responsabilidad, a fin de evitar la pérdida de estos recursos. Por lo tanto se configura un Hallazgo de tipo administrativo para que sea tenida en cuenta en el Plan de Mejoramiento Hallazgo: Administrativo Responsables: EDNA RUTH OVALLE ZULETA Gerente

ESTADO DE ACTIVIDAD ECONOMICA FINANCIERA Y SOCIAL

2012 2011 2010 2009 PART VAR

INGRESOS OPERACIONALES 8.413.897 8.639.450 9.465.102 10.643.922

(2,68)

VENTA DE SERVICIOS 8.413.897 8.639.450 9.465.102 10.643.922 100,00 (2,68)




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COSTOS DE VENTAS 5.631.760 7.057.929 5.405.470 4.273.827 30,57 (25,32)

COSTOS DE VENTAS 5.631.760 7.057.929 5.405.470 4.273.827 100,00 (25,32)

GASTOS OPERACIONALES 4.470.725 3.083.313 4.571.964 5.688.874 43,69 31,03

DE ADMINISTRACION 3.259.269 2.746.801 4.340.357 5.337.729 72,90 15,72

PROVSIONES e IMPUESTOS 1.211.456 336.512 231.607 351.145 4,77 72,22

EXCEDENTES 0 DEFICIT OPERACIONAL (1.688.588) (1.501.792) (512.332) 681.221 (20,07) 11,06

INGRESOS NO OPERACIONALES 4.809.376

57,16 100

GASTOS NO OPERACIONALES 251.136

2,98 100

EXCEDENTE NO OPERACIONAL 4.558.240

54,18 100

OTROS INGRESOS 59.959 1.325.223 745.947 20.856 18,78 (2.110,22)

OTROS GASTOS

559.051 1.030.048 258.302 7,92

EXCEDENTES 0 DEFICIT 2.929.611 (735.620) (796.433) 443.775 34,82 125,11

2012 2.011 2.010 2.009

INGRESOS OPERACIONALES 8.413.897 8.639.450 9.465.102 10.643.922

Los ingresos operacionales disminuyeron en un 2.68% respecto de año 2011, los costos igualmente disminuyeron en el 25.32%, pero los gastos operacionales crecieron en el 31.03% frente al año anterior, con lo cual la entidad genera un déficit operacional, que en el último año representa el 20.07% del total de los ingresos operacionales, y que analizado históricamente se presenta consecutivamente en los años 2010, 2011 y 2012, ubicando a la entidad con este y otros indicadores en alto riesgo financiero.

COMPORTAMIENTO DE COSTOS Y GASTOS

2012 2011 2010 2009

DE ADMINISTRACION 3.259.269 2.746.801 4.340.357 5.337.729

COSTO DE VENTAS 5.631.760 7.057.929 5.405.470 4.273.827

PROVISIONES, DEPRECIACIONES 1.211.456 336.512 231.607 351.145

-

20.000.000

2012 2.011

2.010 2.009

INGRESOS OPERACIONALES

INGRESOS OPERACIONALES




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Los gastos de administración disminuyeron en los años 2010 y 2011, pero en el año 2012 sufren un incremento del 31.03%, igualmente los costos de ventas aumentaron en los años 2010 y 2011 y disminuyen en el año 2012 en el 25.32% frente al año anterior.

HALLAZGO N° 29 En el año 2012 la entidad recibe recursos del orden de los 4.500 millones de pesos con el fin de apoyar la dotación de equipos para su mejor funcionamiento, los cuales son registrados como ingresos no operacionales y que por su naturaleza y destinación no debieron presentarse como tal, por cuanto al ejecutarse se registraron como un activo y no como un costo o gasto, disfrazando de esta forma una utilidad del ejercicio de $2.929.611, cuando en realidad se obtuvo una pérdida. Por lo anterior se configura un hallazgo administrativo para que se registre dentro del plan de mejoramiento y sea reclasificada esta donación en el patrimonio. Hallazgo: Administrativo Responsables: EDNA RUTH OVALLE ZULETA Gerente

-

10.000.000

2012 2011 2010 2009

COMPORTAMIENTO DE COSTOS Y GASTOS

DE ADMINISTRACION COSTO DE VENTAS

PROVISIONES, DEPRECIACIONES

EXCEDENTES 0 DEFICIT OPERACIONAL

(5.000.000)

-

5.000.000

2012 2.011

2.010 2.009

DEFICIT OPERACIONAL




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SITUACION FISCAL

(Cifras en Miles de Pesos)

GRUPO Valor

Activos Corrientes $3.429.050

Pasivos Corrientes 5.766.273

SUPERAVIT $(2.337.223)

La entidad a 31 de Diciembre de 2012, obtiene un Déficit de tesorería por la suma de $2.337.223 (miles) equivalente a un índice de liquidez de 59.45, esto es que posee 59.45 centavos por cada peso que adeuda en el corto plazo y en esa misma condición le permite atender sus compromisos en el corto plazo. DICTAMEN A LOS ESTADOS FINANCIEROS


La Contraloría General de Santander revisó y evaluó los estados financieros presentados por la Empresa Social del Estado HOSPITAL E.S.E Hospital San Juan de Dios de Floridablanca en la rendición de la cuenta vigencia 2012 dando cumplimiento a la Resolución 294 del 2009, se evaluaron las cuentas del Activo, Pasivo y Patrimonio, Actividad Económica y Financiera de la entidad y las notas explicativas al Balance General como también se evaluó la Ejecución del Presupuesto de Ingresos y Gastos, los cuales me sirven de base para la toma de la Opinión de los Estados Contables de la entidad. La Contraloría General de Santander en cumplimiento de sus funciones constitucionales y legales tal como lo expresa el Articulo 267 de la Constitución Política, y la Ley 42 de 1993 y atendiendo su Plan general de Auditoría para el año 2012, practicó Auditoría Modalidad Regular con el fin de establecer la Razonabilidad de los Estados Contables y Financieros para la vigencia 2012 y evaluar su gestión; producto de la evaluación y seguimiento realizado a los

TABLA 3-1

ESTADOS CONTABLES

VARIABLES A EVALUAR Puntaje Atribuido

Total inconsistencias $ (millones) 895758,0

Indice de inconsistencias (%) 6,3%

CALIFICACIÒN ESTADOS CONTABLES 90,0

Calificación

Con salvedad

Sin salvedad o limpia <=2%

Con salvedad >2%<=10%

Adversa o negativa >10%

Abstención -




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diferentes Estados Financieros y Contables como también al Presupuesto se da origen a la opinión que se emite en este informe y que corresponde a una OPINION CON SALVEDADES, manifestamos que la entidad auditada deberá tomar acciones inmediatas y efectivas mediante un Plan de Mejoramiento que permita proporcionar mejoras de tipo administrativo a los Estados Contables. Se utilizaron criterios y normas de valoración de activos, pasivos, patrimonio, la constitución de provisiones así como lo relacionado con la distribución de los activos al desarrollo del cometido estatal, tales como depreciación y amortización; para el reconocimiento patrimonial de los hechos financieros, económicos y sociales, en la cual se aplicó la base de causación. El equipo auditor emite una OPINIÓN CON SALVEDADES, y considera que la evaluación realizada a los estados financieros presenta razonablemente salvo las siguientes situaciones:

Los saldo de la cuenta de propiedad planta y equipo carece de un inventario físico valorizado debidamente depurado, conciliado, ajustado en cuanto a valores, provisiones y depreciaciones, pues estas se registran de manera global y no individual y el sistema de control interno en esta área carece de procedimientos adecuados que garanticen la protección, conservación y custodia de los mismos.

Las provisiones para pasivos contingentes no están registrados en su totalidad, tal es el caso de los pasivos contingentes por procesos jurídicos en curso y el pasivo pensional.

MANUALES DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS PARA EL AREA CONTABLE Y FINANCIERA

HALLAZGO N° 30 La entidad no cuenta con manual de procesos y procedimientos para el área contable y financiera en medio físico y debidamente socializado, configurándose un hallazgo con alcance administrativo para incluir dentro del plan de mejoramiento Hallazgo: Administrativo Responsables: EDNA RUTH OVALLE ZULETA Gerente 3.2.1.1.1 Concepto Control Interno Contable En desarrollo del proceso auditor, se constató el cumplimiento de la ESE, a lo establecido en la Resolución 357 de julio 23 de 2008, por la cual se adopta el procedimiento de control interno contable y de reporte del informe anual de evaluación a la Contaduría General de la Nación. La evaluación cuantitativa del Informe ejecutivo anual de Control Interno Contable, permite determinar que los rangos de interpretación o resultados obtenidos en las etapas de reconocimiento, revelación y otros elementos de control, se interpretan como adecuados al alcanzar un puntaje de 3.8.




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3.2.1.2 Gestión Presupuestal


SE EMITE UNA OPINION Eficiente, con base en el anterior resultado

La evaluación de la gestión presupuestal, está enmarcada por el Decreto 115 de 1996, “Por el cual se establecen normas sobre la elaboración, conformación y Ejecución de los presupuestos de las empresas industriales y comerciales del Estado y de las sociedades de economía mixta.” Programación y Aprobación del Presupuesto El presupuesto General de Ingresos y Gastos para la ESE Hospital San Juan de Dios de Floridablanca para la vigencia 2012, fue aprobado mediante Acuerdo de Junta Directiva N° 018 de octubre 31 de 2011, inicialmente por $7.144.192.000 y presupuesto complementario (recursos por obtener) de $4.380.238.464 total $11.524.430.464 PRESUPUESTO COMPLEMENTARIO Se evidencia que la entidad para fijar el presupuesto General de Ingresos y Gastos para la vigencia 2012 , utilizó la figura de presupuesto complementario, con el fin de establecer unos recursos por obtener, sin embargo no existe normatividad vigente en materia presupuestal que permita manejar dos presupuestos uno denominado básico y otro complementario en una misma entidad, se observa que la finalidad del presupuesto complementario es establecer el déficit presupuestal al iniciar cada vigencia y en la medida en que avanza la ejecución presupuestal van adicionando en el presupuesto básico los recursos que fueron presupuestados en el complementario, así las cosas se observa que el presupuesto inicial fue de $7.144.192.000 y el total de los gastos presupuestados fue de $11.524.430.464 presentándose un déficit presupuestal al iniciar la vigencia de $4.380.238.464 Modificación del presupuesto

Eficiente 2

Con deficiencias 1

Ineficiente 0

Evaluación presupuestal 83,3

Con deficiencias

TOTAL GESTION PRESUPUESTAL 83,3

Eficiente

GESTIÓN PRESUPUESTAL

TABLA 3- 2

VARIABLES A EVALUAR Puntaje Atribuido




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El presupuesto es adicionado durante la vigencia en $9.165.397.570 equivalente al 128% de la apropiación inicial.

En el ingreso se destaca por su representatividad la adición de aportes recibidos de gobierno departamental, recuperación de cartera de vigencias anteriores, otros ingresos no tributarios, y venta de servicios de salud entre otros. En el Gasto se destaca la adición realizada a otros gastos de personal aprobados con una representatividad del 21%, gastos generales 3%, gastos de comercialización el 1%, inversión 49% y cuentas por pagar 26% del total adicionado; a su vez el presupuesto de gastos fue modificado por créditos y contra créditos, en la suma de $391.789.126, para un definitivo de $16.309.589.570.

COMPORTAMIENTO HISTORICO DE LA EJECUCION PRESUPUESTAL DE INGRESOS

(miles de pesos)

2.009 2.010 2.011 2.012

DEFINITIVO RECONOCI

DO RECAUDADO DEFINITIVO RECONOCI

DO RECAUDADO DEFINITIVO RECONOC

IDO RECAUDADO DEFINITIVO RECONOC

IDO RECAUDADO

PRESUPUESTO DE INGRESOS 12.462.827 12.402.190 9.028.039 14.046.197 12.371.424 9.811.189 14.496.162 12.098.481 10.211.907 16.309.590 15.475.896 11.885.318

INGRESOS NO TRIBUTARIOS APROBADOS 10.580.217 10.611.808 8.023.603 10.907.389 9.355.594 7.077.289 11.784.804 9.624.419 7.857.453 9.461.803 8.723.212 6.284.717

TRANSFERENCIAS Y APORTES 0 0 0 0 0 0 0 0 0 4.500.687 4.500.687 4.470.687

RECURSOS DE CAPITAL APROBADOS 1.861.387 1.769.158 983.213 3.126.244 3.003.266 2.721.336 2.676.265 2.438.969 2.319.361 2.343.952 2.248.850 1.126.766

DISP. INICIAL APROBADA 21.223 21.223 21.223 12.565 12.565 12.565 35.093 35.093 35.093 3.148 3.148 3.148


2009 2010 2011 2012

PRESUPUESTO DE INGRESOS 12.462.827 14.046.197 14.496.162 16.309.590

0

5.000.000

10.000.000

15.000.000

20.000.000

mile

s d

e p

eso

s

COMPORTAMIENTO HISTORICO DE LAS VENTAS ESE. HOSPITAL SAN JUAN DE DIOS DE

FLORIDABLANCA




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Los ingresos por ventas de servicios de la ESE. Hospital San Juan de Dios de Floridablanca, se han venido incrementado de una vigencia a otra es así que durante la vigencia 2012 se incrementaron en un 13% al pasar de $14.496.162. a $16.309.590. En el 2012, la ESE presenta una ejecución de ingresos recaudados por $11.885.318 los cuales corresponden al 73% de la apropiación definitiva de la vigencia de $16.309.590; frente al año anterior se incrementó el recaudo en el 16% El presupuesto de ingresos está conformado por: Disponibilidad Inicial: Es el saldo de caja, bancos e inversiones temporales, proyectado a 31 de diciembre del año en que se prepara el presupuesto, excluyendo los dineros recaudados a terceros (Los cuales no tienen ningún efecto presupuestal).En la ESE se presupuestó el valor de $3.148, el cual se reconoció y recaudó en el 100% aporta el 0.026% del total del recaudo, disminuyó en 91% en comparación con el año 2011. Ingresos No tributarios: comprende la venta de servicios de salud, destacándose por su alto nivel de participación del 58%, con un recaudo del 66% de lo programado Los ingresos de la venta de servicios de salud proviene del régimen contributivo, subsidiado, cuotas de recuperación, SGP -Salud, SGP-Oferta. Transferencias y Aportes: Recibidas del Gobierno departamental participa con el 28% del total, con un recaudo del 38% de lo programado. Recursos de capital: Comprende la cartera por recuperar de vigencias anteriores; contribuyen con el 14% del total de ingresos recaudados.

Comportamiento Total de los Recursos Presupuestados, Reconocidos y Recaudados por la ESE. 2012 (miles de

pesos)

CONCEPTO VALOR

INGRESOS PRESUPUESTADOS 16.309.590

INGRESOS RECAUDADOS 11.885.318

DEFICIT RENTISTICO/ SUPERAVIT 4.424.272


Para la vigencia 2012 una vez comparados los Ingresos Presupuestados con los Ingresos Ejecutados y/o Recaudados, se presenta un déficit rentístico por valor de

$4.424.272 por el no recaudo de la totalidad de los ingresos.

Ingresos por Recaudar Vigencia 2012 ESE.

CONCEPTO VALOR




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INGRESOS RECONOCIDOS 15.475.896

INGRESOS RECAUDADOS 11.885.318

INGRESOS POR RECAUDAR 3.590.578 Fuente: Rendición de cuenta SIA y Dpto. Financiero

El cuadro anterior muestra unos ingresos por recaudar por valor de $3.590.578 que corresponden al 23% del total de los ingresos reconocidos y unos ingresos recaudados por valor de $11.885.318 que representan el 77% de los ingresos reconocidos. Ejecución Presupuestal de Gastos.

EJECUCION PRESUPUESTAL DE GASTOS

(miles de pesos)

2.009 2.010 2.011 2.012

DEFINITIVO PAGOS DEFINITIVO PAGOS DEFINITIVO PAGOS DEFINITIVO PAGOS

PRESUPUESTO DE GASTOS 12.462.827 9.444.403 14.046.197 9.675.150 14.496.162 10.124.298 16.309.590 11.572.687

GASTOS FUNCIONAMIENTO 9.402.024 7.808.455 10.302.670 7.326.547 9.609.599 7.259.469 8.642.281 5.560.504

Gastos de Personal 7.231.740 6.042.922 7.832.717 6.041.982 7.590.751 6.037.525 7.207.729 4.869.981

Gastos Generales 1.273.766 959.675 1.564.839 865.401 1.523.397 734.391 1.210.771 489.305

Transferencias 896.517 805.858 905.114 419.164 495.451 487.553 223.781 201.218

GASTOS DE OPERACIÓN 1.178.220 561.706 1.285.335 561.226 1.024.860 457.122 820.523 203.937

Otros Gastos de Funcionamiento Aprobados (INVERSION) 0 0 0 0 0 0 4.500.687 4.271.190

Disponibilidad Final 670.182 0 414.888 0 1.177.248 0 0 0

CUENTAS POR PAGAR 1.212.402 1.074.242 2.043.305 1.787.377 2.684.455 2.407.707 2.346.100 1.537.056


El monto del presupuesto definitivo fue de $16.309.590 el cual obtuvo una ejecución del 97% equivalente a $15.751.365, comparado con el año 2011, el presupuesto de gastos presentó un incremento del 12.5%. En lo que respecta a giros presupuestales, se efectuaron pagos por valor de $11.572.687 que representan el 73% frente al presupuesto ejecutado durante el año, quedando compromisos para la siguiente vigencia por valor de $4.178.678 que se constituyeron como cuentas por pagar.

PRESUPUESTO DE GASTOS 2012

(miles de pesos)

DEFINITIVO COMPROMISOS PAGOS % PARTICI

GASTOS FUNCIONAMIENTO 8.642.281 8.146.307 5.560.504 53%

Gastos de operación 820.523 762.130 203.937 5%




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Otros Gastos de Operación (INVERSION) 4.500.687 4.500.629 4.271.190 28%

CUENTAS POR PAGAR 2.346.100 2.342.299 1.537.056 14%

TOTAL 16.309.590 15.751.366 11.572.687 100%


El Presupuesto de Gastos definitivo para la vigencia 2012 fue de $16.309.590 y el ejecutado ascendió a $15.751.366 que corresponde a un porcentaje de ejecución del 97%, generándose un superávit de gastos.

La ejecución presupuestal de la ESE. está representada por:

Gastos de Funcionamiento que representan el 53% del total de los gastos, estos están distribuidos:

Los Gastos de personal representaron el 83%

Los Gastos Generales el 14%,

Las Transferencias Corrientes el 3 %

Los Gastos de Operación Comercial el 5%.

Cuentas por pagar el 14%

Inversión Otros gastos de operación 28%

MANTENIMIENTO HOSPITALARIO

GASTOS FUNCIONAMIENTO

53%

Gastos de operación

5%

Otros Gastos de Operación

(INVERSION) 28%

CUENTAS POR PAGAR

14%

EJECUCION PORCENTUAL DE LOS GASTOS




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De acuerdo a lo establecido en el artículo 189 de la ley 100 de 1993, “En los Hospitales públicos y privados, cuando el valor de los contratos suscritos con la Nación o las entidades territoriales representen más del treinta por ciento (30%) de sus ingresos totales, deberán destinar como mínimo el 5% del total de su presupuesto a las actividades de mantenimiento de la infraestructura y la dotación hospitalaria”. Este objeto de gasto considera el gasto programado para la adquisición de bienes tendientes a la reposición, conservación y reparación; su comportamiento en esta Institución fue el siguiente:

DEFINITIVO COMPROMISOS PAGOS

Mantenimiento Hospitalario 472.147 169.144 113.024 Fuente: Rendición de cuenta SIA y Dpto. Financiero

PRIMA TECNICA Se evidenció que el presupuesto comprometido (Servicios personales asociados a la nómina) – Prima Técnica fue por la suma de $77.831.694. La ESE, establece la Prima Técnica para el personal médico, enfermería y bacteriólogas, que de conformidad con el artículo 2º del Decreto-Ley 1661 de 1.991 y el artículo 3º del Decreto Reglamentario 2164 del mismo año, la prima técnica es un reconocimiento económico para atraer o mantener en el servicio del Estado a empleados altamente calificados que se requieran para el desempeño de cargos cuyas funciones demanden la aplicación de conocimientos técnicos o científicos especializados o la realización de labores de dirección o de especial responsabilidad, de acuerdo con las necesidades específicas de cada organismo. De igual forma será un reconocimiento al desempeño en el cargo. Que de acuerdo a lo establecido en los artículos 9º del decreto –ley 1661 de 1.991, preceptúa que dentro de los limites consagrados en la ley, las entidades y organismos descentralizados de la rama ejecutiva, mediante resolución o acuerdos de juntas, consejos directivos, tomaran las medidas pertinentes para aplicar el régimen de prima técnica, de acuerdo con sus necesidades específicas y la política de personal que adopten. Que mediante Decreto Nº 1336 de Mayo 27 de 2.003, expedido por el Presidente de la República, modifico el Régimen de Prima Técnica para los empleados públicos del estado, derogando el Decreto 1724 del 4 de Julio de 1.997 y en lo pertinente los Decretos 2164 de 1.991, 1384 de 1.996, 685, 691 de 2.002 y demás disposiciones que le sean contrarias. El artículo tercero del mismo acuerdo establece que la Prima Técnica, se otorgara como porcentaje de la asignación básica que corresponda al cargo del cual es titular el empleo, porcentaje que no podrá ser superior al 50%del valor de la misma y se reajustara en la misma proporción en que varié la asignación básica mensual del empleado teniendo en cuenta los reajustes salariales que se decreten, según el artículo 10 del decreto 2164 de 1.991.




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Sin embargo este ente de control considera necesario precisar que la Prima Técnica está reglamentada por las siguientes Normas:

Decretos 1661, por el cual modifica y establece un nuevo sistema para

otorgar la Prima Técnica.

Decreto 2164 de 1.991, por el cual se reglamenta parcialmente el Decreto

Ley 1661 de 1.991.

Decreto 1016 de 1.991, por el cual se establece la Prima Técnica para los

Magistrados de la Corte Suprema de Justicia, los Consejeros de Estado y

los Magistrados del Tribunal Disciplinario (Prima Técnica Automática).

Decreto 1624 de 1.991, por el cual se adiciona el Decreto 1016 de 1.991 y

se dictan otras disposiciones (Prima Técnica Automática).

Decreto 2573 de 1.991, por el cual se reglamenta el artículo 6° del Decreto

Ley 1661 de Junio 27 de 1.991(Inciso 1 y 2 del artículo 1° fueron declarados

Nulos por el Consejo de Estado mediante Sentencia del 19 de Febrero de

1.998).

Decreto 1724 de 1.997 (Derogado por el Decreto 1336 de 2.003), por el

cual se modifica el régimen de Prima Técnica para los empleados públicos

del estado, limita el derecho solamente a empleados de los niveles

directivo, asesor y ejecutivo).

Decreto 1335 de 1.999 (Modificado por el Decreto 2177 de 2.006), por el

cual se modifican los artículos 3° y 4° del Decreto 2164 de 1.991.

Decreto 1336 de 2.003, por el cual se modifica el régimen de Prima Técnica

para los empleados públicos del estado.

Decreto 2177 de 2.006, por el cual se establecen modificaciones a los

criterios de asignación de Prima Técnica y se dictan otras disposiciones

sobre prima técnica.

Teniendo en cuenta el pronunciamiento del Departamento Administrativo de la Función Pública 2ª versión donde precisa que el Artículo 1 del Decreto 1336 de 2.003, establece quienes tienen derecho a gozar de la Prima Técnica a los empleados públicos de la rama ejecutiva del poder pública en el orden NACIONAL. Igualmente los artículos 6 y 7 del Decreto 1033 de 2.011. Se precisa que las disposiciones sobre Prima Técnica para los empleados del nivel nacional, contenidas en los Decretos 1661, 1624, 1016 y 2164 de 1.991, el Decreto 1724 de 1.997, el Decreto 1335 de 1.999, el decreto 1336 de 2.003 y el Decreto 2177 de 2.006, Nº son aplicables a los empleados públicos del Nivel Territorial. El Consejo de Estado, Sala de lo Contencioso Administrativo, sección segunda, mediante sentencia del 19 de marzo de 1.998, con la ponencia del Magistrado Silvio Escudero Castro, declaró nulo el artículo 13 del Decreto 2164 de 1.991, mediante el cual se facultaba a los Gobernadores y Alcaldes para adoptar los mecanismos necesarios con el fin de adoptar la prima técnica de los empleados públicos del nivel territorial.




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La misma corporación en sentencia del 17 de Julio de 1.995 de la sala de lo Contencioso Administrativo, preciso lo siguiente en relación con los derechos adquiridos del empleado público: “…Respecto de los derechos adquiridos de los servidores públicos ha dicho la sala que

solamente pueden invocarse respecto de aquellos derechos laborales que el servidor ha consolidado durante su relación laboral, no sobre expectativas que dependan del mantenimiento de una legislación de derecho público, a cuya intangibilidad no se tiene

ningún derecho”. El Alto Tribunal en Sentencia del 24 de enero de 2.002, de la Sala de lo Contencioso Administrativo, Sección Primera , respecto de la nulidad del artículo 13 del Decreto 2164 de 1.991, precisó lo siguiente: PERDIDA DE FUERZA EJECUTORIA- exequibilidad condicionada del artículo 66 del C.C.A: implica protección de derechos adquiridos / Derechos Adquiridos- La prima técnica de servidores territoriales fue ANULADA, por hacerla extensiva a estos / Prima Técnica a servidores Territoriales- Falta de competencia / Acción de Cumplimiento – No procede ante pérdida de fuerza ejecutoria. A partir de la vigencia de la Sentencia de nulidad del artículo 13 del Decreto 2164 de 1.991, los empleados que tenían asignada Prima Técnica otorgada con base en dicha norma en el nivel territorial, se considera que no podrán seguir percibiéndola. Además no puede entenderse que se trata de un derecho adquirido, según lo expresado por el Consejo de Estado, Sala de lo Contencioso Administrativo, en Sentencia de Julio 17 de 1.995. La misma Corporación en concepto de la sala de Consulta y Servicio Civil, mediante radicación N° 1518 de diciembre re 13 de 2.004, respecto a la creación de factores salariales señalo: La nulidad tuvo como fundamento las siguientes consideraciones: “Una interpretación gramatical, sistemática, coherente, histórica y teleológica de los

preceptos, lleva a establecer que cuando el artículo 9° del Decreto 1661 de 1.991, se refiere al otorgamiento de la prima técnica de las entidades descentralizadas, abarca

única y exclusivamente a las del orden nacional…” Al confrontar el texto de la Ley 60 de 1.990 y el Decreto 1661 de 1.991, en especifico de su artículo 9°, con el artículo 13 del Decreto 2164 de 1.991, se advierte, sin lugar a equívocos, como se indico en la providencia que decreto la suspensión provisional y en el auto que confirmo tal determinación, que se desbordaron los límites de la potestad reglamentaria, al hacerse extensivo el otorgamiento del régimen de prima técnica a las entidades territoriales y a sus entes descentralizados. Por lo anteriormente expuesto las normas que rigen la prima técnica no conceden el derecho a los empleados del nivel departamental. HALLAZGO N°31 Durante la vigencia 2012, comprometido (Servicios personales asociados a la nómina – Prima Técnica fue por la suma de $77.831.694, , sin que exista sustento jurídico que de viabilidad a dicho pago, pues el Consejo de Estado, Sala de lo Contencioso Administrativo, Sección Segunda, mediante sentencia del 19 de Marzo de 1.998, con ponencia del Magistrado Silvio Escudero Castro, declaró nulo




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el artículo 13 del Decreto 2164 de 1.991; por lo tanto a partir de la vigencia de dicha Sentencia, los empleados que tenían asignada Prima Técnica otorgada con base en dicha norma en el nivel territorial, se concluye que no podrán seguir reconociéndose y pagándose; además las disposiciones sobre prima técnica para los empleados del nivel Nacional, contenidas en los decretos 1661, 1624, 1016 y 2164 de 1.991, el Decreto 1724 de 1.997, el Decreto 1335 de 1.999, el Decreto 1336 de 2.003 y el Decreto 2177 de 2.006, no son aplicables a los empleados públicos del nivel territorial. Configurándose un hallazgo de tipo administrativo para que la entidad analice la viabilidad y legalidad de seguir pagando o no dicha prima, dada la presunta ilegalidad del Decreto 1661 de 1991 pues este no es aplicable a las entidades del nivel departamental, además la entidad debe tener en cuenta la crisis financiera por la cual está atravesando. El hallazgo administrativo debe registrarse dentro del plan de mejoramiento que suscriba la entidad. Hallazgo: Administrativo Responsables: EDNA RUTH OVALLE ZULETA Gerente SENTENCIAS Y CONCILIACIONES Mediante sentencia de fecha 19 de febrero de 2012 el Juzgado 2 administrativo de descongestión de Bucaramanga, declaró patrimonialmente responsable a la ESE Hospital San Juan de Dios de Floridablanca, por las lesiones sufridas a la señora MARIA EMELI SUAREZ DE MELENDEZ, antes de su muerte con ocasión de la caída desde una camilla en el servicio de urgencia del hospital en hechos ocurridos el 30 de julio de 2007 como consecuencia se condenó a la ESE a pagar a favor de la actora por concepto de perjuicios morales la suma de $25.501.500 , es así que el comité de conciliación mediante acta 007 -12 de junio 29 de 2012 autorizó el pago de conformidad con lo establecido en la sentencia HALLAZGO N°32 La ESE debe iniciar la acción de repetición y disciplinaria en contra de los presuntos responsables, dando cumplimiento a la normatividad señalada en los artículos 8 y 11 de la Ley 678 de 2001. El hallazgo administrativo debe registrarse dentro del plan de mejoramiento que suscriba la entidad. Hallazgo: Administrativo Responsables: EDNA RUTH OVALLE ZULETA Gerente ESTADO DE SITUACIÓN PRESUPUESTAL 2012




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SITUACION PRESUPUESTAL A DICIEMBRE 31 DE 2012 (miles de pesos)

PRESUPUESTO

DEFINITIVO RECAUDOS %

INGRESOS RECAUDADOS 16.309.590 11.885.318 73%

GASTOS COMPROMETIDOS 16.309.590 15.751.366 97%

RESULTADO PRESUPUESTAL SUPERAVIT/DEFICIT 0 -3.866.048

Fuente: Rendición de cuenta SIA y Dpto. Financiero A diciembre 31 de 2012, la entidad hospitalaria presenta un déficit presupuestal de $3.866.048, al recaudar el 73% del presupuesto y ejecutar el 97% de lo programado. RECAUDO ESTAMPILLAS DEPARTAMENTALES (ORDENANZA 060 DE 2012) Durante la vigencia 2012 la ESE dio aplicación a la ordenanza 060 de 2012, emanada por la Asamblea Departamental de Santander, sin embargo la circular 064 del 23 de diciembre de 2010, expedida por la Superintendencia Nacional de Salud en donde manifestó la ilegalidad de cobrar cualquier gravamen a los contratos suscritos por parte de los prestadores de servicios de salud con sus contratistas llámense estos proveedores prestadores de servicios.basados en lo anterior y dada la crisis financiera por la que atraviesa la ESE., se debe gestionar ante la entidad competente la aplicación o no de dicha circular. PLAN DE SANEAMIENTO FISCAL Y FINANCIERO La Ley 1438 de 2011, por medio de la cual se reformó el Sistema General de Seguridad Social en Salud y se dictaron otras disposiciones, señalo en su artículo 81 que una vez comunicada la información de determinación del riesgo por parte del Ministerio de la Protección Social, dentro de los siguientes sesenta (60) días calendarios, las empresas sociales de estado categorizadas en riesgo medio o alto, deben someterse a un programa de saneamiento fiscal y financiero, con el acompañamiento de la Dirección departamental o distrital de salud en las condiciones que determine el Ministerio de la Protección Social. En la vigencia 2012 de conformidad con la Resolución N° 2509 de 2012 emanada por el Ministerio de Salud y Protección Social para la categorización del riesgo de las E.S.E. del nivel departamental, señalo que la E.S.E. Hospital San Juan de Dios, se categorizaba en riesgo alto. Es así como mediante Resolución N°0193 de noviembre 2 de 2012, la ESE Hospital San Juan de Dios resuelve diseñar y adoptar el plan de Saneamiento Fiscal y Financiero, en los términos establecidos en el artículo 8 de la Resolución




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2509 de 2012 y de conformidad con los lineamientos de la Resolución 3467 de 2012 emanada por el Ministerio de Salud y Protección Social. HALLAZGO N°33 La ESE debe calcular todos los indicadores señalados por el Ministerio de Salud y Protección Social aplicados para la categorización del riesgo de la ESE, ya que no se encontró anexo alguno de dichos indicadores necesarios para tener como marco de referencia en la situación financiera de la ESE. El hallazgo administrativo debe registrarse dentro del plan de mejoramiento que suscriba la entidad. Hallazgo : Administrativo Responsables: EDNA RUTH OVALLE ZULETA Gerente 3.3 TRAMITE DE QUEJAS -Oficio con radicado 7702 de fecha agosto 28 de 2013, remitido por la Subcontralora Delegada para el Control fiscal en el cual anexan la copia del oficio de fecha 16 de agosto de 2013 remitido por el señor Wilson Ferrer Diaz presidente de la CUT, en el cual solicita a la gerente de la ESE. Dra. Edna Ruth Ovalle la revocatoria de la Resolución 000110 de agosto de 2013 relacionada con la declaración de insubsistente a la funcionaria Martha Lilia Portilla Toloza. El Equipo Auditor considera que a la fecha no se ha tipificado una conducta de tipo fiscal, competencia de la CONTRALORÍA GENERAL DE SANTANDER; lo relacionado con el presunto alcance disciplinario, es pertinente señalar que el señor Wilson Ferrer Díaz presidente de la CUT también remitió copia del mismo oficia a la Procuraduría Provincial por ser en ente competente. - Oficio con radicado 5413 de fecha junio 17 de 2013 remitido por la Subcontralora Delegada para el Control fiscal en el cual hace mención al derecho de petición interpuesto por el señor Isnardo García Solano, Denuncia D-12-0090 en el cual registra irregularidades desarrolladas en el proyecto Hospital Materno Infantil del sur de Floridablanca – Santander. La Contralora General de Santander, mediante oficio de fecha junio 19 de 2012, dio respuesta al Sr. Isnardo García Solano, manifestándole que se realizara un proceso de auditoría especial para atender las inquietudes; por lo tanto esta denuncia no fue tratada dentro de este proceso de auditoría regular.

4. CUADRO DE TIPIFICACION DE HALLAZGOS

#

TIPO DE

HALLAZGO

DESCRIPCION DEL HALLAZGO PRESUNTO

RESPONSABLE CUANTIA

PAGINA DEL

INFORME A D P

F S

1 x El contrato 652 fue adicionado en $61.911.848 y en EDNA RUTH 14




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plazo desde el 22 de agosto/12 al 31 de agosto de 2012, fecha de liquidación septiembre 7 de 2012.

OVALLE ZULETA Gerente

2 x

En el contrato 720-12, la factura presentada por el contratista estableció que el valor de la misma era de $132.353.069 , sin embargo el valor del contrato fue de $133.422.209 valor que se ratificó en el acta de iniciación, liquidación valor que difiere de la factura de venta y certificación de los supervisores evidenciándose un posible saldo sin ejecutar de $1.069.140, valor que no se refleja en ningún documento, error que debe ser subsanado y establecer la cuantía real ejecutado por lo tanto se tipifica una observación con alcance Administrativo, que debe ser incluida en el Plan de Mejoramiento que presente la entidad con fecha de cumplimiento de la meta inmediata y de carácter permanente, es decir medible y cuantificable .

EDNA RUTH OVALLE ZULETA

Gerente

15

3 x

La entidad, suscribió los contratos así: el contrato 720 el día 14 de septiembre de 2012 y los contratos 727-729-730 el mismo día , mes y año (noviembre 1 de 2012), con el mismo objeto contractual y el mismo contratista; pues se suscribieron bajo la modalidad directa; siendo lo correcto un proceso licitatorio por ser de mayor cuantía,


Gerente

16

4 x

No se ha dado cumplimiento a la clausula decima segunda del contrato N° 1235. por lo tanto se tipifica una observación con alcance Administrativo, que debe ser incluida en el Plan de Mejoramiento que presente la entidad con fecha de cumplimiento de la meta inmediata y de carácter permanente, es decir medible y cuantificable .


Gerente

17

5 x

Los contratos 343 y 344 fueron adicionados en tiempo, es así que con el adicional número 02 del contrato 344 se suscribió un contrato de almacenamiento 407 de 2012 entre la ESE y LH SAS cuyo objeto fue “en ejecución del contrato 344 de 2012 sin ningún costo adicional es decir sin ningún valor para la ESE, el contratista se obligó a recibir y almacenar y custodiar varios elementos como caminadores plegables y sillas de rueda” evidenciándose que la ESE entrego al contratista los elementos objeto de la compra para que los almacenara mientras el hospital realiza el proceso de determinar a qué discapacitados se le deben asignar las sillas de rueda y caminadores , a octubre 28 de 2013 la ESE no ha liquidado el contrato, no han cancelado al contratista hace más de un año el valor de $13.756.205 exponiéndose la entidad a posibles demandas; por lo tanto se tipifica una observación con alcance Administrativo, que debe ser incluida en el Plan de Mejoramiento que presente la entidad con fecha de cumplimiento de la meta inmediata y de carácter permanente, es decir medible y cuantificable .


Gerente

17

6 x

En el contrato 301, no se especificó la marca de los productos que se compraron, dado que esto determina el precio y calidad es necesario establecer la marca, contrato que debió liquidarse en noviembre 21 de 2012 , sin embargo han transcurrido 11 meses sin que la ESE haya cancelado el 100% de la totalidad del valor del contrato exponiéndose a posibles demandas. por lo tanto se tipifica una observación con alcance Administrativo, que debe ser incluida en el Plan de Mejoramiento que presente la entidad con fecha de cumplimiento de la meta inmediata y de carácter permanente, es decir medible y cuantificable .


Gerente

18

7 x

Se evidencio incumplimiento de la cláusula quinta forma de pago del contrato 333-12, “El saldo del valor del contrato será cancelado dentro de los 90 días siguientes a la presentación de la respectiva cuenta de cobro con todos sus soportes, previa ejecución del 100% del objeto del contrato”, así las cosas este contrato debió cancelarse el 27 de octubre de 2012 ya que los elementos según acta de entrada fueron recibidos por la ESE el 27 de julio de 2012, y la factura fue presentada el 25 de julio de 2012 , contrato liquidado el 27 de diciembre de 2012, estableciendo un saldo a favor del contratista de $291.519.490 que fue cancelado el 28 de diciembre de 2012, es decir primero liquidan el contrato y luego cancelan el 100%. Exponiéndose la entidad a posibles demandas por el incumplimiento de la cláusula existiendo el registro presupuestal 0485 de marzo 26 de 2012 donde se garantizaban los recurso a favor del contratista


Gerente

18




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8 x

Contrato 331: Los elementos fueron ingresados al almacén del hospital el 6 de julio de 2012, sin embargo el valor del contrato solo fue cancelado el 28 de diciembre de 2012, después de que el proveedor enviara dos comunicaciones de cartera vencida, solicitando el pago de $331.346.080 incumpliendo así la cláusula Quinta del contrato, además primero liquidan el contrato y luego cancelan el saldo, pues este debió cancelarse el 21 de octubre de 2012 y no el 28 de diciembre de 2012, exponiendo la entidad a posibles demandas, además se evidencia el registro presupuestal 482 de mayo 26 de 2012


Gerente

19

9 x

Los expedientes contractuales, no cuentan con una de hoja de Ruta, que pueda ayudar a verificar el cumplimiento de normas y de requisitos solicitados en los procesos; los informes de gestión de los supervisores de los contratos evaluados no son específicos; además en algunos expedientes contractuales no se encuentran debidamente organizados, como los informes del supervisor, las actas de entrada al almacén y la copia de la orden de pago y facturas ; en la etapa precontractual se evidencia falta de planeación y preparación del proceso contractual para determinar la modalidad de selección que se debe realizar de acuerdo a las necesidades del bien o servicio a contratar, por lo tanto la entidad debe subsanar estas recomendaciones generales y así evitar prácticas indebidas, por lo tanto se tipifica una observación de tipo Administrativo, que debe ser incluida en el Plan de Mejoramiento que presente la entidad. con fecha de cumplimiento de la meta inmediata y de carácter permanente, es decir medible y cuantificable .


Gerente 21

10 x

El manual de contratación debe actualizarse a la luz del Decreto Ley 1474 de 2011, así mismo debe implementar el manual de supervisor con el fin de que la entidad tenga claridad al utilizar los términos supervisor e interventor pues actualmente se utiliza equivocadamente el termino de interventor para los contratos de suministro y compras por lo tanto se tipifica una observación de tipo Administrativo, que debe ser incluida en el Plan de Mejoramiento que presente la entidad. con fecha de cumplimiento de la meta inmediata y de carácter permanente, es decir medible y cuantificable .


Gerente 21

11 x

Se evidencio la contratación con intermediación, dicha contratación incrementa los costos por lo tanto la entidad debe revisar esta clase de contratación dada la crisis financiera por la que actualmente atraviesa, y recordando que la ESE se encuentra en un plan de saneamiento fiscal; por lo tanto se tipifica una observación de tipo Administrativo, que debe ser incluida en el Plan de Mejoramiento que presente la entidad con fecha de cumplimiento de la meta inmediata y de carácter permanente, es decir medible y cuantificable


Gerente 22

12 x

En los contratos de la muestra seleccionada números 330, 324,343,344,301,329,325,333,652,720,727,331, se evidencio desorden administrativo por cuanto en los expedientes contractuales los documentos se encontraron sin ningún orden cronológico, sin foliar, además carecían de soportes tales como facturas de compra, certificación de los supervisores del cumplimiento del objeto contractual, actas de entrada al almacén, comprobantes de pago, actas de liquidación, copias pago a la seguridad social entre otros. Es así que la entidad debe organizar la totalidad de los expedientes contractuales ajustándolos a la normatividad legal vigente en materia archivística, por lo tanto se determina una observación con alcance

administrativo para ser incluida en el plan de mejoramiento que presente la entidad con fecha de cumplimiento de la meta inmediata y de carácter permanente, es decir medible y cuantificable .


Gerente 22




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13 X

En la próxima auditoria que realice este ente de control hará seguimiento a los fallos que queden en firme en contra de la empresa social del estado, además esta deberá informar a la Contraloría General de Santander, las acciones administrativas y demás a que hubiere lugar, por lo tanto se determina una observación con alcance administrativo para ser incluida en el plan de mejoramiento que presente la entidad.


Gerente 28

14 x

En el formato de contratación rendición de cuenta SIA, no están registrando correctamente la clase de contratación tal y como se evidencia en los contratos 324-12,325-12,329-12,330-12,331-12,333-12 entre otros los cuales registraron como enajenacion de bienes, siendo lo correcto compras y suministros. En el caso del contrato 397 registraron un valor $ 13,804,411 siendo el valor real $1.000.000.


Gerente 28

15 x

La ESE no cuenta con un sistema de información que permita evaluar los costos por prestación de servicios. Por lo señalado anteriormente se configura una observación con alcance administrativo para ser incluido dentro del plan de mejoramiento que se suscriba.


Gerente 32

16 x

La entidad no ha subsanado las observaciones presentadas por la Contraloría General de Santander y no ha llevado a cabo la totalidad de las acciones correctivas con el fin de corregir las deficiencias por parte de los responsables en cada una de las áreas del Hospital. Por lo señalado anteriormente se configura una observación con alcance administrativo de tal manera que los hallazgos que no se han subsanado se incluyan dentro del nuevo plan de mejoramiento que se suscriba de tal manera que exista un solo plan de mejoramiento para hacer el respectivo seguimiento.


Gerente 38

17 x

No realiza auditorías a todos los procesos de la entidad, en el momento oportuno , es decir un control preventivo, no exige por medios coercitivos los planes de mejoramiento a cada una de las dependencias. La ESE presenta deficiencias en la planeación, en los mecanismos de control y autocontrol y en la verificación y seguimiento a las actividades establecidas. Por lo señalado anteriormente se configura una observación con alcance administrativo para ser incluido dentro del plan de mejoramiento que se suscriba.


Gerente

LUZ MARINA GAMBOA

RODRIGUEZ Oficina Control

Interno

40

18 x

El Sistema de Control Interno presenta deficiencias relacionadas con la falta de estructuración de planes estratégico y de acción que permitan desarrollar todas las funciones, atribuciones y objetivos de la entidad, evidenciándose que la ESE., no cumple la totalidad de objetivos misionales, lo que determina que el sistema en su conjunto no es eficiente ni eficaz. Por lo anterior se configura una observación con alcance administrativo para ser incluido dentro del plan de mejoramiento que se suscriba.


Gerente

LUZ MARINA GAMBOA

RODRIGUEZ Oficina Control

Interno

41

19 x

El manual de funciones y competencias laborales se encuentra desactualizado. No se cuenta con un mapa de riesgos actualizado. El Manual de control interno, control interno contable y contratación se encuentra desactualizado. No existe manual de indicadores de los procesos de la entidad.


Gerente 41

20 x

La cuentas por cobrar (deudores) reflejadas en el balance general por valor de $3.200.029 (miles de pesos) y deudas de difícil recaudo por valor de $621.880(miles de pesos), así mismo el estado de cartera presentado por valor de $2.973.535 (miles de pesos), genera una diferencia de $140.416 (Cifras en Miles de Pesos) , evidenciándose que no se han aplicado los procesos de conciliación, ajuste y depuración establecidos en el modelo de sostenibilidad contables. A la fecha se está realizando una depuración de la cartera, situación originada por, los desórdenes administrativos presentados en los años anteriores, situaciones que no permitieron adjuntar los soportes respectivos para el cobro de derechos por los servicios prestados. Por lo anterior se configura una


Gerente 47




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observación de tipo Administrativo para que se registre dentro del plan de mejoramiento, de tal manera que una vez la administración depure, concluya y determine el valor de la cartera que no se puede recuperar, proceda a realizar el saneamiento de los estados financieros para mostrar la realidad en el cierre de la vigencia 2013, así mismo es deber informar a los entes de control la situación presentada para lo de su conocimiento, competencia y tramite.

21 x

El comité técnico de sostenibilidad contable una vez termine la depuración de cartera como consecuencia de la liquidación de contratos, aceptación de glosas y otros por la gestión inoportuna y antieconómica que ocasionaron los responsables que conllevaron a afectar las arcas de la ESE, deben iniciar los respectivos procesos. Por lo anterior se configura una observación de tipo Administrativo para que se registre dentro del plan de mejoramiento,


Gerente 47

22 x

La entidad debe iniciar los respectivos procesos para la recuperación de dichos inmuebles y tomar una decisión administrativa con respecto a la recuperación y uso de los mismos. Por lo anterior se configura una observación de tipo Administrativo para que se registre dentro del plan de mejoramiento,


Gerente 48

23 x

La ESE dio de baja la suma de $1.715.112 correspondientes, a medicamentos por expiración de la fecha de vencimiento y por su baja rotación en el servicio farmacéutico entre otros, dada la cuantía del hallazgo no amerita iniciar un proceso de responsabilidad fiscal, sin embargo la ESE debe ser eficiente, eficaz, controlando sus inventarios de manera tal que se eviten perdidas de recursos financieros por medicamentos vencidos y averiados ; así las cosas esta observación es de alcance administrativo que debe ser incluido en el plan de mejoramiento que presente la entidad


Gerente 48

24 x

El activo no corriente lo conforma la propiedad planta y equipo, que asciende en el año 2012 a $6.923.808 (cifras en miles de pesos), para el año 2012 y con una participación del 48.95%, del total activos y un incremento del 59% frente al año anterior, observándose como cuentas más representativas son los bienes muebles en bodega y el equipo médico y científico. Sin embargo, se observó que las cifras anteriores a 31 de diciembre no han sido sometidas a los procesos de sostenibilidad contable, como son la práctica de un inventarios físico, la clasificación y determinación de los bienes que se encuentran en mal estado, los obsoletos, para darlos de baja, revisión de la vida útil, y las depreciaciones y así ajustar las cifras de los estados contables, razón por la cual las cifras referidas generan incertidumbre. Por lo anterior se eleva una observación administrativa, la cual debe incluirse en el plan de mejoramiento con metas de corto plazo.


Gerente 48

25 x

La administración debe evitar que la ESE se encuentre afectada por posibles procesos instaurados por los acreedores, los cuales pueden terminar en detrimento patrimonial y por ende configurarse un hallazgo fiscal.


Gerente 50

26 x

Las notas explicativas de los pasivos no contienen información suficiente respecto de la identificación de cada uno de los grupos de cuentas, tampoco han sido sometidas al proceso de sostenibilidad contable, a fin de obtener la depuración y ajustes correspondientes. Por lo anterior se configura una observación de tipo Administrativo para que se registre dentro del plan de mejoramiento.


Gerente 51

27 x

La ESE. debe iniciar los procesos internos de responsabilidad para determinar los responsables de las glosas de la vigencia 2011 y 2012 por valor de $215.624.382 y 108.626.187, respectivamente las cuales no fueron subsanadas, así mismo deben ser eficientes en el proceso de análisis de glosas para determinar realmente cual es el valor de glosas


Gerente 54




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subsanables y no subsanables sin responsabilidad y con responsabilidad, a fin de adelantar sobre estas últimas los procesos internos de responsabilidad y asi evitar la pérdida de estos recursos. Por lo tanto se configura una observación de tipo administrativa para ser incluida en el Plan de Mejoramiento que presente la entidad, es de mencionar que la entidad debe tener claridad de la glosas tanto administrativas y médicas, lo cual se deben realizar conciliaciones permanentes con las EPS, con el fin de subsanar y evitar que se presenten estas glosas y que la entidad establezca controles y funcionarios responsables donde se detecten las posibles falencias.

28 x

Una vez de respuesta el FOSYGA la ESE. debe adelantar sobre las glosas no subsanables los procesos internos de responsabilidad, a fin de evitar la pérdida de estos recursos. Por lo tanto se configura una observación de tipo administrativa para que sea tenida en cuenta en el Plan de Mejoramiento


Gerente 55

29 x

En el año 2012 la entidad recibe recursos del orden de los 4.500 millones de pesos con el fin de apoyar la dotación de equipos para su mejor funcionamiento, los cuales son registrados como ingresos no operacionales y que por su naturaleza y destinación no debieron presentarse como tal, por cuanto al ejecutarse se registraron como un activo y no como un costo o gasto, disfrazando de esta forma una utilidad del ejercicio de $2.929.611, cuando en realidad se obtuvo una perdida. Por lo anterior se configura una observación de tipo Administrativo para que se registre dentro del plan de mejoramiento y sea reclasificada esta donación en el patrimonio.


Gerente 57

30 x

La entidad no cuenta con manual de procesos y procedimientos para el área contable y financiera en medio físico y debidamente socializado, configurándose una observación con alcance administrativa para incluir dentro del plan de mejoramiento


Gerente 58

31 x

Durante la vigencia 2012, comprometido (Servicios personales asociados a la nómina – Prima Técnica fue por la suma de $77.831.694, , sin que exista sustento jurídico que de viabilidad a dicho pago, pues el Consejo de estado, Sala de lo Contencioso Administrativo, Sección Segunda, mediante sentencia del 19 de Marzo de 1.998, con ponencia del Magistrado Silvio Escudero Castro, declaro nulo el artículo 13 del Decreto 2164 de 1.991; por lo tanto a partir de la vigencia de dicha Sentencia, los empleados que tenían asignada Prima Técnica otorgada con base en dicha norma en el nivel territorial, se concluye que no podrán seguir reconociéndose y pagándose; además las disposiciones sobre prima técnica para los empleados del nivel Nacional, contenidas en los decretos 1661, 1624, 1016 y 2164 de 1.991, el Decreto 1724 de 1.997, el Decreto 1335 de 1.999, el Decreto 1336 de 2.003 y el Decreto 2177 de 2.006, no son aplicables a los empleados públicos del nivel territorial.


Gerente 67

32 x

La ESE debe ejercer la acción de repetición y disciplinaria en contra de los presuntos responsables, dando cumplimiento a la normatividad señalada en los artículos 8 y 11 de la Ley 678 de 2001. La observación administrativa debe registrarse dentro del plan de mejoramiento que suscriba la entidad


Gerente 68

33 x

La ESE debe calcular todos los indicadores señalados por el Ministerio de Salud y Protección Social aplicados para la categorización del riesgo de la ESE, ya que no se encontró anexo alguno de dichos indicadores necesarios para tener como marco de referencia en la situación financiera de la ESE. La observación administrativa debe registrarse dentro del plan de mejoramiento que suscriba la entidad.


Gerente 69

A= HALLAZGO ADMINISTRATIVO P= HALLAZGO PENAL D= HALLAZGO DISCIPLINARIO S= HALLAZGO SANCIONATORIO F= HALLAZGO FISCAL




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5. CUADRO NUMERICO DE HALLAZGOS

TIPO DE HALLAZGO CANTIDAD VALOR

ADMINISTRATIVOS 33

DISCIPLINARIOS 0

FISCAL 0

PENAL 0

SANCIONATORIO 0

TOTAL 33

POR LA CONTRALORIA GENERAL DE SANTANDER (ORIGINAL FIRMADO) (ORIGINAL FIRMADO) MYRIAM BELTRAN BECERRA CLAUDIA PATRICIA HERNANDEZ O Profesional Especializado Profesional Universitaria




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(ORIGINAL FIRMADO) (ORIGINAL FIRMADO)

ALVARO GUTIERREZ AYALA MARIA MARGARITA CARDENAS P. Coordinador Auditoria Profesional Universitario

(ORIGINAL FIRMADO)

LUZ MIREYA MACHUCA RANGEL Auditor Fiscal

(ORIGINAL FIRMADO)

SONNIA YANETH GARCIA BENITEZ Sub Contralora Delegada Para El Control Fiscal

nodo central e institutos descentralizados...

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