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REPÚBLICA BOLIVARIANA DE VENEZUELA UNIVERSIDAD JOSÉ ANTONIO PÁEZ
FACULTAD DE CIENCIAS SOCIALES ESCUELA DE CONTADÚRIA PÚBLICA
CARRERA CONTADÚRIA PÚBLICA
PROCEDIMIENTOS PARA EL CUMPLIMIENTO DE LAS
NORMATIVAS DE LEGITIMACIÓN DE CAPITALES EN CUANTO A
LA CONTRATACIÓN DE PROVEEDORES EN LA EMPRESA C.A.
VENEZOLANA DE PINTURAS
Empresa: C.A. Venezolana de Pinturas
Autor: Edgar Agudelo
CI: 20.514.071
San Diego, agosto del 2014
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REPÚBLICA BOLIVARIANA DE VENEZUELA UNIVERSIDAD JOSÉ ANTONIO PÁEZ
FACULTAD DE CIENCIAS SOCIALES ESCUELA DE CONTADÚRIA PÚBLICA
CARRERA CONTADÚRIA PÚBLICA
Procedimientos para el Cumplimiento de las Normativas de Legitimación de Capitales en cuanto a la Contratación de Proveedores en la Empresa C.A.
Venezolana de Pinturas.
CONSTANCIA DE ACEPTACIÓN
______________________________________________
Marysther García, C.I: 11.349.078 Tutor Académico
________________________________________________
Audimar García, C.I: 12.604.970 Tutor Empresaria
Autor: Edgar A. Agudelo M.
CI: 20.514.071
San Diego, agosto del 2014
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DEDICATORIA
Muchos pensaron que lograrlo sería fácil, pero ha significado esfuerzo,
dedicación y lucha diaria, es por ello que con mucho cariño y gran orgullo dedico
este triunfo y aprendizaje:
Primeramente a Dios, amigo que nunca falla que siempre ha estado conmigo
iluminándome, fortaleciendo y guiando mi vida y por darme el valor y la dicha de
alcanzar una de mis metas más anheladas. Ya que el éxito en la vida no se mide
por lo que has logrado, sino por los obstáculos que has tenido que enfrentar en el
camino.
A mis padres adorados Jeanette y Angel, por ser apoyo incondicional en
estos años de esfuerzos y sacrificios compartidos, a ustedes, por ser las personas
que me impulsan a ser cada día mejor, la bendición siempre.
A mis hermanos Pablo y Mariangel, por toda su dedicación y apoyo
incondicional en el transcurso de mi vida, por darme siempre lo mejor de ustedes
para llegar a ser quien soy.
Y finalmente le doy gracias muchas gracias a mis amigos, que siempre
estuvieron ahí para brindar apoyo incondicional, para mostrar que siempre hay un
camino mejor el cual espera ser recorrido y que para lograr grandes objetivos, la
mejor manera es enfocarse en metas cortas.
Edgar Antonio Agudelo Mesa
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RECONOCIMIENTO
En primer lugar, quiero agradecer a Dios Todopoderoso, por guiarme,
acompañarme y bendecirme en todo momento. Por permitirme gozar de la dicha y
el dulce sabor de alcanzar metas propuestas.
A toda mi familia, especialmente a mis padres y hermanos por ayudarme
en todo momento y por brindarme su amor incondicional.
A la Universidad José Antonio Páez, por brindarnos sus aulas para
formarnos en ellas como personas y profesionales.
A mi excelentísima tutora académica, Lic. Marysther García, gracias
profesora por su dedicación, paciencia y por convertirse en mi guía, en este
camino que nos llevo a la realización y presentación de este trabajo, que Dios le
de mucha vida, salud y bienestar.
A la Empresa C.A. Venezolana de Pinturas; por permitir la elaboración de
mi Informe de Pasantías y nutrirme grandemente con conocimientos y practica;
además de agradecer la receptividad prestada, por suministrar la información
necesaria y colaborar al máximo durante mi estadía en esta institución,
especialmente a la Lic. Audimar García, Jefa del departamento de contabilidad, y
a todo el grupo de trabajo que allí labora.
¡Gracias a Todos de Corazón!
Edgar Antonio Agudelo Mesa
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ÍNDICE GENERAL
CONTENIDO PP
INTRODUCCÍON………………………………………………………………...1
CAPITULO
I LA EMPRESA
1.1. Ubicación de la Empresa………………………………………...3
1.2 Reseña Histórica……………………………...…….....................3
1.3 Misión………………………………………………………........4
1.4 Visión……………………………………………………………5
1.5 Valores…………………………………………………………...5
1.6 Políticas……………………………………………………….....5
1.7 Objetivos de la Empresa…………………………………………6
1.8 Estructura Organizativa……………………………………….....7
1.9 Descripción del departamento…………………………………...7
1.10 Actividades Realizadas por el Pasante……................................9
II EL PROBLEMA
2.1 Planteamiento del Problema…………….………………………10
2.2 Formulación del Problema…………..………………………….13
2.3 Objetivos de la Investigación…………………………………...13
2.4 Justificación y Alcance……..……………………………...........13
III MARCO REFERENCIAL CONCEPTUAL
3.1 Antecedentes…………………..……………………………….15
3.2 Bases Teóricas…………………………………………..............20
3.3 Bases Legales y/o Normativas…………...……………………..29
3.4 Definición de Términos Básicos………………………………..32
IV FASES METODÓLOGICAS
4.1 Fases Metodológicas……………………………………………34
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V RESULTADOS
5.1 Cumplimiento de la Fase I………...….…………………………38
5.2 Cumplimiento de la Fase II……...………………………..…….48
5.3 Cumplimiento de la Fase III: La Propuesta………….………….50
5.3.1 Objeto……...……….…………………………………………50
5.3.2 Justificación…..……………………………………………….51
5.3.3 Alcance……………………………………………….............51
5.3.4 Requisitos o Condiciones Generales……...…………………..51
5.3.5 Descripción del Proceso……..………………………………..53
5.3.6 Flujo grama del procedimiento………………………………..56
CONCLUCIONES Y RECOMENDACIONES…………………………58
REFERENCIAS………………………………………………………….60
ANEXOS…………………………………………………………………62
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INDICE DE FIGURAS
Nº pp 1 Estructura general de la empresa…………………………………….7 2 Estructura del departamento de Administración y finanzas…………8 3 Flujo grama del procedimiento………………………………………56
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INDICE DE GRAFICOS
Nº pp 1 Conocimiento de la normativa de Legitimación de Capitales………..…..40 2 Enfoque del procedimiento para la contratación de proveedores………..41 3 Importancia del tema de legitimación de capitales……………………....42 4 Conocimiento del empleado……………………………………………...43 5 Conocimiento sobre procesos administrativos…………………………...44 6 Elaboración de un procedimiento………………………………………...45 7 Procedimiento de contratación de proveedores…………………………..46 8 Elaboración de otros procedimientos…………………………………….47
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INTRODUCCIÓN
Durante el periodo de realización de las pasantías en la empresa C.A.
Venezolana de Pinturas, Se propuso alcanzar una serie de propósitos relacionados
con la implementación de un nuevo y actualizado procedimiento para la
contratación de proveedores cumpliendo las nuevas políticas y normas en cuanto a
la legitimación de capitales.
La legitimación de capitales no es más que el proceso de esconder o
disimular la existencia, origen, movimiento, destino o uso de bienes o fondos que
tienen una fuente ilícita, para hacerlos aparentar como provenientes de una
actividad legitima. Debido a que C.A. Venezolana de Pinturas es una empresa
comprometida con la sociedad, el objetivo de este procedimiento es mitigar el
riesgo operativo, legal y reputacional asociado a la legitimación de capitales y
financiamiento al terrorismo en la adopción, implementación y desarrollo de un
procedimiento integral de administración de riesgos de legitimación de capitales
en la contratación de proveedores en la empresa. Estableciendo normas, y
procedimientos eficientes y eficaces reduciendo los riesgos asociados a las
actividades financieras de la empresa y logrando evitar que en la realización de
cualquier operación la empresa sea utilizada por grupos de delincuencia
organizada como instrumento para ocultar el origen, propósito y destino de
capitales ilícitos o fondos destinados hacia el Financiamiento de grupos o
actividades delictivas.
De esta manera con la elaboración de este procedimiento se resalta la
necesidad de implementarlo para cumplir con las políticas externas y corregir esta
situación. En este sentido, para alcanzar los objetivos trazados dentro del proceso
de pasantías se realizaron diversas actividades: observación, identificación de un
problema y procedimientos analíticos. En función de ello, se desarrollaron los
siguientes capítulos;
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Capítulo I, La Empresa; se hace referencia a la reseña histórica de la
empresa, misión, visión, valores, estructura organizativa general, actividades y
estructura del Departamento de Administración y finanzas, donde se desarrolla la
presente pasantía.
Capítulo II, El problema; en este capítulo se explica de manera detallada el
planteamiento del problema, la formulación, los objetivos y el alcance.
Capítulo III, Marco Referencial Conceptual: en esta parte se detallan los
antecedentes, bases teóricas y definición de términos básicos.
Capítulo IV, Fases Metodológicas: en esta parte se establece la
metodología a implementar de acuerdo con los objetivos específicos del informe
de pasantías.
Capítulo V, Resultados: En este capítulo se presentan los resultados, lo
cuales permitieron elaborar la propuesta. También se presenta las conclusiones y
las recomendaciones.
Y finalmente se presentan las referencias que sirven como soporte teórico
para la validez a los enfoques expuestos en este informe de pasantías.
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CAPÍTULO I
LA EMPRESA
La empresa es una entidad económica con personalidad jurídica propia que
tiene como propósito la producción de bienes y servicios para satisfacer las
necesidades de la sociedad y el lucro propio. Según los autores Welsch, G.;
Hilton, R.; Gordon, P y Rivera, C. (2005) lo definen como “La empresa se puede
definir como el grupo social en el que atreves de la administración de capital y el
trabajo se producen bienes y/o servicios pendientes a la satisfacción a las
necesidades de la comunidad.” (p.3). Partiendo de este punto el proceso de
pasantía se llevo a cabo en la empresa C.A. Venezolana de pinturas dedicada a la
manufactura y comercialización de pinturas.
1.1 Ubicación de la empresa:
C.A. Venezolana de Pinturas, se encuentra ubicada en la Carretera Nacional
los Guayos, Zona Industrial I Edificio C.A Venezolana de Pinturas. Valencia
Edo. Carabobo, allí mismo se encuentran sus oficinas administrativas, está
totalmente en funcionamiento.
1.2 Reseña Historica:
En septiembre de 1953, Lope Mendoza Goiticoa, funda Sherwin Williams
Venezolana, hoy C.A. Venezolana de Pinturas. En ella se desarrollan, producen y
comercializan una gran variedad de pinturas, acabados y revestimientos que
demanda el mercado venezolano, tanto doméstico como industrial y automotriz;
entre ellos: Pinturas Emulsionadas, esmaltes, productos para reacabado
automotriz, de mantenimiento industrial, recubrimientos industriales,
automotrices originales y pintura en polvo decorativa.
El compromiso de la Dirección con la calidad ha creado una cultura
encaminada hacia el logro de la excelencia dentro de la organización donde se
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destacan los siguientes aspectos: El laboratorio de Aseguramiento de la Calidad
de C.A.V.P. fue el primer laboratorio de la industria química en recibir la
acreditación COVENIN, como reconocimiento a la aplicación de rigurosas
normas de control y aseguramiento de la calidad de los productos. De igual forma
dieciséis productos fabricados por la empresa con su respectiva marca comercial,
ostentan cinco marcas NORVEN diferentes otorgadas por FONDONORMA.
La empresa ha obtenido la calificación de suplidor confiable de varios de
sus clientes: Intevep, General Motors, Chysler de Venezuela, Danaven División
Parish entre otros; otorgadas a través de las evaluaciones realizadas al sistema de
la calidad de la empresa, por parte de los clientes mencionados. Así mismo, C. A.
Venezolana de Pinturas, ha alcanzado una importante meta, en su proceso de
lograr que la calidad de sus productos y operaciones sea la gran ventaja
competitiva, para crecer y permanecer en los mercados que asiste.
En octubre de 1997 obtiene la certificación de su sistema de la calidad bajo
la norma COVENIN ISO-9001:1995 otorgada por FONDONORMA, para todas
sus líneas de pinturas, revestimientos y productos afines. De igual modo, en
Noviembre de 1998, Boureau Veritas Quality Internacional (BVQI), otorgó a C.
A. Venezolana de Pinturas la certificación QS-9000:95 ISO-9001 ANSI/ASQ
Q9001, en concordancia con el apéndice B, código de práctica del QS-9000, con
el alcance del diseño, manufactura, entrega y servicio de los recubrimientos para
la industria automotriz y autopartes; y en Junio de 1999 la conformidad en el
cumplimiento de los requerimientos de la 3era. Edición del QS-9000, por parte de
BVQI.
En Abril de 2004 C.A. Venezolana de Pinturas recibe la re-certificación
COVENIN ISO 9001:2000 y en abril de 2010 recibe la certificación de la ISO
9001:2008.
1.3 Misión de la Empresa:
Servir a los consumidores, suministrándoles soluciones integrales,
innovadoras y de calidad, para la protección y decoración de superficies, y buscar
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la plena satisfacción de sus expectativas, el bienestar y crecimiento de sus
trabajadores, la atención a los intereses de los accionistas y contribuir al desarrollo
sostenible de la comunidad.
1.4 Visión de la Empresa:
Ser la mejor opción en el mercado de recubrimientos donde actúen.
1.5 Valores
Los valores de una empresa son los pilares más importantes de cualquier
organización, con ellos en realidad se define a sí misma, los valores en C.A.
Venezolana de Pinturas son los valores de sus miembros, y especialmente los de
sus dirigentes, principalmente son los siguientes:
• Satisfacción del cliente.
• Satisfacción de los consumidores.
• Valoración del servicio.
• Responsabilidad integral.
• Honestidad.
• Seriedad.
• Respeto.
• Lealtad.
1.6 Políticas:
En C.A Venezolana de Pinturas, empresa dedicada a la Fabricación y
Comercialización de pinturas, desarrollamos nuestras actividades, orientado
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al Cliente, al Mercado al Consumidor y a la Comunidad, en el marco de los
siguientes compromisos:
• La satisfacción de las necesidades y expectativas de nuestros clientes.
• El uso eficiente de los recursos disponibles.
• La prevención de la contaminación.
• La práctica de una producción más limpia.
• El cumplimiento de la Normativa legal aplicable y de Otros requisitos suscritos por la Organización en materia de Seguridad, Salud Ocupacional y Ambiente.
• La identificación de los peligros, evaluación, reducción y control de los riesgos asociados a nuestras operaciones.
• El trabajo colaborativo y en equipo
• Orientación al logro de Objetivos y Metas
• La prevención de lesiones y enfermedades en nuestro personal
• El mejoramiento continuo de la eficacia de los sistemas de gestión
1.7 Objetivos Generales:
En C.A. Venezolana de pinturas establece sus objetivos como resultados que
pretende alcanzar, o situaciones donde pretenden llegar. Entre estos objetivos
establecen:
• Tener Clientes satisfechos
• Tener Gente satisfecha
• Asegurar el mínimo costo
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• Usar eficientemente los recursos naturales, materiales è insumos
• Minimizar el impacto de nuestras actividades sobre el medio ambiente
• Fortalecer las relaciones con la comunidad.
• Promover y mantener condiciones de trabajo saludables y seguras.
• Mejorar la eficacia del Sistema de Gestión Integrado.
1.8 Estructura Organizativa:
C.A. Venezolana de Pinturas establece gráficamente su estructura organizativa, la cual está representada de forma lineal y define la división de funciones, los niveles jerárquicos, las líneas de autoridad y responsabilidad, los canales formales de comunicación, la naturaleza lineal y las relaciones existentes entre los diversos puestos de la empresa y en cada departamento o sección.
Figura 1. Estructura general de la empresa C.A. Venezolana de Pinturas.
Fuentes: C.A. Venezolana de Pinturas (Valencia), Departamento de Administración y
Finanzas.
1.9 Descripción del departamento de Contabilidad General de la empresa:
El departamento de Administración y finanzas de la empresa especialmente en
el área de contabilidad general se encarga de garantizar el adecuado registro
contable de las transacciones económicas de las compañías. Promover la
Gerencia De País
Gerencia
De
Compras
Gerencia
De
Gestión Humana
Gerencia
De
Planta
Gerencia
De
Mercadeo
Gerencia
De
Desarrollo
Gerencia
Admin. y
Finanzas
Jefe Auditoría Corporativo
Soporte Administrativo
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aplicación de correctas prácticas que garanticen la mitigación de riesgos fiscales a
la organización. Mantener los auxiliares contables conciliados y analizados de
manera oportuna, a efectos de identificar posibles desviaciones que afecten los
resultados de la Organización. Emitir estados financieros de forma oportuna para
usuarios internos (gerencia, junta directiva) y externos (entes gubernamentales,
instituciones financieras y proveedores). Emitir reportes de análisis de resultados
para la gerencia, a fin de facilitar la toma de decisiones. Controlar y hacer
seguimiento sobre los eventos de reclamo ante la compañía aseguradora.
Atender los requerimientos de las auditorías financieras externas y corporativas.
Apoyar la gestión de las distintas áreas de la organización a través de la entrega
de información contable y financiera. Promover el control de los gastos y la
optimización de los recursos financieros de la organización.
Figura 2. Estructura del departamento de Administración y finanzas.
Fuentes: C.A. Venezolana de Pinturas (Valencia), Departamento de Administración y
Finanzas.
Gerencia De País
Gerencia De Administración y Finanzas
Secretaria Ejecutiva I
Jefe de Contabilidad de costos y
Presupuestos
Jefe de Contabilidad General
Gerencia de Crédito
Analista Contable II
Analista Contable III
Analista Contable I
Auxiliar contable
Pasante
Analista Contable IV
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1.10.- Actividades realizadas por el pasante
Durante el tiempo que el pasante realizo las pasantías en la empresa desempeño
diferentes trabajos inherentes a su carrera, estas actividades realizadas fueron:
• Registro de Facturas en el sistema contable de la empresa
• Actualización de registro de proveedores.
• Archivar el expediente de proveedores.
• Conciliaciones bancarias.
• Listado de auditoría de facturas registradas.
• Realizar operaciones intercompañías.
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CAPÍTULO II
EL PROBLEMA
El problema consiste en buscar las interrogantes que dan inicio a la
elaboración del informe, por medio de un planteamiento, justificación,
limitaciones, alcances, objetivo general y específicos.
Según Arias, F. (2010) “Un problema es todo aquello que amerita ser resuelto,
por lo tanto este seguirá cuando exista la necesidad de dar solución a una
situación” (p.37).
Por lo tanto la inexistencia de un procedimiento para la contratación de
proveedores que cumpla con la normativa de legitimación de capitales en la
empresa C.A. Venezolana de Pinturas. Puede ser considerado un problema dentro
de la misma, susceptible de ser resuelto.
2.1.- Planteamiento del problema
Siempre ha existido la criminalidad así como también mecanismos legales
para perseguir y castigar al delincuente y para evitar que haga uso o goce de los
bienes que provienen de su actividad delictiva. Pero el lavado de activos como
delito autónomo e instrumento de lucha contra la delincuencia organizada que
obtiene grandes beneficios económicos, es relativamente nuevo; como también
son recientes las normas que establecen al “sector privado” deberes cualificados
de colaboración con las autoridades.
Diversas definiciones han sido formuladas sobre el término “Legitimación de
Capitales”, dependiendo unas de otras sobre el propósito de las regulaciones
dictadas para prevenirlo o evitarlo; de una manera sencilla podemos definirlo,
como un proceso mediante el cual dinero obtenido por medios delictivos, se
transforma y convierte en dinero supuestamente adquirido honestamente, optando
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mediante esto accesar al circuito de circulación legal. Utilizando el sistema
bancario y cualquier otro medio financiero, pretenden ocultar el origen de fondos
provenientes de estos negocios ilícitos, dándoles apariencia de legalidad.
En la actualidad, la República Bolivariana de Venezuela, tiene leyes
rigurosas como son la Ley Orgánica Contra La Delincuencia Organizada y
financiamiento del terrorismo y la resolución emanada por la Comisiona Nacional
de Valores la cual dicta las normas de Prevención y Control de Legitimación de
Capitales, donde exige mantener información actualizada y completa de los
clientes y proveedores, lo cual permite conocer plena y cabalmente a los
proveedores y a las empresas que representan. Con tal fin se debe: Obtener todos
los datos de identificación del proveedor, conocer la actividad o negocio al que se
dedica y seguir muy de cerca su trayectoria como proveedor.
Por todas las razones antes expuestas, se necesita actualizar y verificar la
información que se mantiene en los archivos. Si el proveedor está iniciando
operaciones con la empresa, Se buscará tomar un poco más de su tiempo para
completar detalladamente el registro de sus datos, los cuales deben quedar
plasmados e identificados.
Las grandes empresas del país, son susceptibles a ser utilizadas por
personas que realizan actividades ilícitas relacionadas con los delitos de
delincuencia organizada, debido a que existen diversas operaciones, productos y
servicios de carácter financiero, que pueden servir de instrumento para la
Legitimación de Capitales, lo cual vulnera los procesos económicos, políticos y
sociales del país y de dichas Instituciones, afectando su credibilidad y legitimidad
en el contexto nacional e internacional; así como, los valores éticos y morales y su
propia solvencia, la de sus accionistas, administradores, directores y empleados y
que por disposición de la Ley Orgánica Contra la Delincuencia Organizada y
financiamiento del terrorismo, dichas instituciones adquieren obligaciones legales
que les dan posición de garantes; así como, obligaciones de diligencia debida y
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buena fe, para mitigar los riesgos relacionados con la comisión de los delitos de
Legitimación de Capitales.
Con una solida trayectoria de 60 años, C.A. Venezolana de Pinturas. forma
parte del Sistema Cambiario Venezolano el cual afronta diversos riesgos que
expone a la institución a ser utilizadas para la Legitimación de Capitales y el
Financiamiento del Terrorismo; por lo que deben permanentemente fortalecer y
actualizar sus mecanismos de prevención y administración de los mismos a través
de una constante revisión y mejoramiento de sus políticas, procedimientos y
controles internos; así como, mediante el cumplimiento de las medidas
establecidas en las presentes normas, las cuales no constituyen obstáculos para los
sujetos obligados en la realización de negocios con sus clientes, proveedores y
capitales legítimos, sino que son herramientas técnicas eminentemente
preventivas y de interés propio, con requisitos mínimos a seguir; de donde le
corresponde a cada entidad ajustarlos y fortalecerlos de acuerdo con las
actividades cambiantes de su actividad económica y como parte de su
responsabilidad empresarial, a fin de lograr una sana, prudente, adecuada y
eficiente gestión de prevención de los riesgos.
En C.A. Venezolana de Pinturas actualmente no existe un procedimiento
que cumpla con estas normas en materia de legitimación de capitales, por
consecuencia existe una necesidad de crear un procedimiento con el propósito de
cumplir la normativa señalada y mitigar los distintos riesgos asociados a la
Legitimación de Capitales y el Financiamiento al Terrorismo, al desarrollar estos
procedimientos y aplicar correctivos, contribuirá a tener un eficiente control
interno así como reducir la posibilidad de que en la realización de cualquier
operación financiera, sea utilizado como medio para ocultar el origen, propósito y
destino de capitales ilícitos, o para desviar fondos de cualquier naturaleza hacia el
financiamiento de actividades delictivas.
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2.2.- Formulación del problema
Con lo antes descrito se formula la siguiente interrogante. ¿Cuál son los
procedimientos adecuado para prevenir y controlar de la legitimación de capitales
en C.A. Venezolana de pinturas?
2.3.- Objetivos de la investigación
2.3.1- Objetivo General
Proponer procedimientos para el cumplimiento de las normativas de
legitimación de capitales en cuanto a la contratación de proveedores en la empresa
C.A Venezolana de pinturas
2.3.2- Objetivos Específicos
• Diagnosticar el cumplimiento de la normativa de la legitimación de
capitales de cara a la contratación de proveedores en la empresa C.A.
Venezolana de Pinturas.
• Identificar las debilidades y fortalezas del procedimiento utilizado para la
contratación de proveedores en la empresa C.A. Venezolana de Pinturas.
• Elaborar un procedimiento para la contratación de proveedores que cumpla
con la normativa de legitimación de capitales en la empresa C.A.
Venezolana de Pinturas.
2.4.- Justificación y alcance
El expediente de proveedores es un registro que tiene la empresa de los
recaudos obtenidos al momento de la contratación del proveedor, el cual permite
registrarlos en el sistema y así poder realizar diferentes operaciones contables en
donde involucre actividades económicas con estos, de acuerdo con la norma de
legitimación de capitales la empresa debe tener un buen control interno al realizar
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la contratación, para poder evitar que sea utilizada por otras personas o entidades
en el lavado de activos.
Por ello, esta propuesta es importante para C.A. Venezolana de Pinturas,
debido a que al realizar el procedimiento, podrá a cumplir con las normas de
prevención de legitimación de capitales, así como mejorar el control interno de la
empresa.
Finalmente, el aporte académico de este informe de pasantías se manifiesta
en la contribución que hace el pasante a nuevos conocimientos en materia de
control interno, y procedimientos administrativos aplicados al sector privado, con
lo cual se enriquecen las enseñanzas impartidas por la Universidad José Antonio
Páez.
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CAPÍTULO III
MARCO REFERENCIAL CONCEPTUAL
El marco teórico, marco referencial o marco conceptual, de acuerdo a
Carlos Sabino (2010). “tiene el propósito de dar a la investigación un sistema
coordinado y coherente de conceptos y proposiciones que permitan abordar el
problema”. Se trata de integrar al problema dentro de un ámbito donde este cobre
sentido, incorporando los conocimientos previos relativos al mismo y
ordenándolos de modo tal que resulten útil a nuestra área.
El fin del marco referencial es el de situar el problema dentro de un
conjunto de conocimientos, que permita orientar la búsqueda y ofrezca una
conceptualización adecuada de los términos que utilizan. El punto de partida para
construir un marco referencial lo constituye el conocimiento previo de los
fenómenos que se abordan, así como las enseñanzas que se extraigan del trabajo
de revisión bibliográfica. El marco teórico responde a la pregunta: ¿Qué
antecedentes existen? Por ende, tiene como objeto dar al problema un sistema
coordinado y coherente de conceptos, proposiciones y postulados, que permita
obtener una visión completa del sistema teórico y del conocimiento científico que
se tiene acerca del tema.
3.1.- Antecedentes
En toda investigación se recurre a la búsqueda de hechos anteriores, que
sirven para definir e interpretar la forma clara y precisa una problemática
planteada, esto es posible a través del estudio y análisis del texto, tesis, informes
entro otros que permitan situar a la fuente que le de sustentación al estudio
planteado.
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Para la elaboración de este informe de pasantía, es ineludible e
indispensable efectuar estudios, revisiones y observaciones bibliográficas donde
se pueda tomar como referencia ciertas alternativas contentivas de la temática
relacionada con la situación objeto del estudio.
Tal es el caso de León C. (2011) En su trabajo titulado “Evaluación de la
efectividad de los mecanismos de prevención y control de legitimación de
capitales aplicados por Mercantil Banco Universal, Región Occidente”, Este
trabajo estuvo dirigido a evaluar la efectividad de los mecanismos de prevención y
control de la legitimación de capitales en Mercantil Banco Universal, C.A. A
nivel metodológico, el estudio se oriento como un diseño no experimental de tipo
aplicado descriptivo, la técnica de recolección de datos fue un cuestionario el cual
se analizo utilizando el método de estadística descriptiva, con valores de
frecuencia absoluta y relativa. Los resultados obtenidos permitieron destacar
algunas diferencias en la información y conocimiento de algunos de los
mecanismos de prevención y control de legitimación de capitales, que podría
generar fallas en la oportuna detección de cualquier operación sospechosa de
fondos ilícitos, impidiendo el cumplimiento de los objetivos y metas en este
aspecto. En este trabajo se concluyo que es necesario que la institución evalúe la
implementación de los mecanismos de prevención y control, pues a pesar que es
una empresa que posee estabilidad financiera debe buscar la calidad de negocio a
fin de alcanzar sus objetivos, construyendo controles en sus actividades de
operaciones básicas haciendo la entidad más flexible y competitiva, así mismo
realizar matrices de impacto a fin de calificar el desempeño y la calidad de gestión
de la institución, su impacto en el negocio y su capacidad de logro en la detección
y control de operaciones sospechosas o con fondos legitimados.
El aporte que proporciona el trabajo citado anteriormente a este informe se
centra, en que precisa los elementos que intervienen en la prevención y control de
la legitimación de capitales en función de los procedimientos, métodos y técnicas
en su control interno, así como también identifica la normativa vigente con
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relación al tema y distingue los métodos y técnicas utilizadas en cuanto a
legitimación de capitales, lo cual ofrece importancia al tema de investigación.
Leal K. (2010) en su informe de pasantías “Manual de Normas y
Procedimientos para la Recepción y Entrega de Productos en el Centro
Nacional de Servicios al Cliente de Colgate Palmolive C.A”, presentado en la
Universidad José Antonio Páez, en San Diego Carabobo, La metodología utilizada
en este informe fue la observación directa , entrevista y revisión documental.
Motivado a que las organizaciones hoy en día las personas que laboran en las
mismas hacen caso omiso o sencillamente desconocen las políticas normas y
procedimientos, de rutina que deben llevar a cabo para la realización de los
trabajos y actividades que estén relacionadas con el proceso de un área
determinada, esta investigación se enfoco en elaborar un manual de normas y
procedimientos para la recepción y despacho de mercancía, utilizando como
instrumento para dicha investigación la observación directa, y la encuesta. El
informe de pasantías fue realizado bajo la modalidad de proyecto factible.
Dicha investigación dio aporte al tema estudio, ya que de igual manera, se
deja ver la necesidad que se tiene para un adecuado control la ejecución de un
procedimiento administrativo.
Espinoza R. (2010) En su trabajo titulado “Analisis de los servicios de
contratación a empresas de obras, bienes y servicios para CNPC SERVICE
VENEZUELA LTD, S.A.” Este trabajo de investigación se realizó con el
propósito de analizar los servicios de contratación a empresas de obras, bienes y
servicios para CNPC Services Venezuela LTD, S.A. Es una investigaión
descriptiva de campo, se desarrolló siguiendo los lineamientos de los objetivos
específicos, tales como: describir los servicios de contratación de la empresa
CNPC Services Venezuela LTD, S.A.; identificar las normas o políticas para la
contratación de servicios de la empresa CNPC Services Venezuela LTD, S.A.;
analizar la matriz FODA de la empresa y determinar los factores de la misma. La
población objeto de estudio estuvo conformada en el departamento de Finanzas, el
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instrumento seleccionado en la investigación fue la observación directa, la
entrevista informal y no estructurada, lo que permitió la obtención de información
de los aspectos que se quiso estudiar. En el estudio se detectó que la empresa no
utiliza un proceso de licitación para la contratación. Se recomienda por lo tanto,
que la empresa CNPC Services Venezuela LTD, SA, debe realizar licitaciones
para la contratación de obras, bienes y servicios para evitar posibles
irregularidades.
Este estudio es de importancia para este informe de pasantías debido a que
aporta información en materia de contratación de proveedores en cuanto a técnicas
procedimientos y evaluación, sirviendo como base para crear procedimientos
orientados a la prevención de legitimación de capitales en la empresa
C.A.Venezolana de pinturas.
Moya F. (2009) en su trabajo titulado “Procedimientos para la
Prevención y Control de Legitimación de Capitales, Aplicado por el Banco
Caroní, Agencia Regina”. Para optar por el titulo de licenciada en contaduría
pública. El objetivo fundamental de esta investigación fue analizar el
procedimiento para la legitimación de capitales aplicado al Banco Caroní, C.A,
describir las bases legales y describir los procedimientos para la prevención y
control de legitimación de capitales y determinar si se aplicaba en el Banco Caroní
de acuerdo a lo investigado, La técnica de recolección de datos que se utilizo en la
investigación fue la de observación directa, la entrevista no estructurada, y la
revisión documental. Los resultados obtenidos fue que la agencia contaba con un
manual de normas y procedimientos para la prevención y control de legitimación
de capitales, que facilita el conocimiento de todos los empleados, en cuanto a los
procedimientos y políticas que allí se establecen y cuyo deber es aplicarlo
objetivamente. Pero no cumple con la normativa de adiestramiento del personal en
cuanto al tema. Lo cual se concluyo que la empresa cumplía con algunos aspectos
en cuanto a la normativa de legitimación de capitales sin embargo se propusieron
procedimientos para la prevención de legitimación de capitales con el objetivo de
mejorar y actualizar los procedimientos existentes.
19
El aporte que proporciona al trabajo revisado se centra, en la necesidad
que poseen todas las empresas de contar con procedimientos que permitan
encaminarla que ya sea la parte operativa y/o administrativa de la misma de forma
eficiente.
Desantiago P. (2009) En su trabajo titulado “La Prevención y el Control
de la Legitimación de Capitales. Una propuesta para la red de agencias
BANESCO”. Esta investigación tiene como finalidad aplicar una propuesta para
la red de Agencias BANESCO en cuanto a la prevención y control de
legitimación de capitales, en función de los procedimientos, métodos y técnicas
más efectivas para las actividades financieras del banco BANESCO, en las cuales
se involucre la inserción de dinero de procedencia dudosa. El camino
metodológico seguido en esta investigación fue el de la investigación cualitativa,
enmarcada dentro de la modalidad de investigación holística valorando cada
modalidad desde los tipos más sencillos de investigación hasta los niveles más
profundos y complejos. En esta investigación se pudo constatar que en
BANESCO Banco Universal se aplica y cumple con la normativa vigente relativa
a la prevención y control de legitimación de capitales; aunque se considero que es
necesario hacer algunas modificaciones y recomendaciones en el ámbito de
controles y mecanismos para alcanzar una mayor efectividad.
Este trabajo sirve para aportar información y contenido en materia de
legitimación de capitales, en cuanto a métodos procedimientos y teoría. Siendo de
gran aporte para este estudio por su similitud en los objetivos planteados y que al
igual que este informe de pasantías se realizo una propuesta para prevenir la
legitimación de capitales la cual sirve como guía y base para la creación de
nuevos procedimientos.
20
3.2.- Bases teóricas
Las bases teóricas proporcionan detalles y puntos de vista que existen de
diferentes autores, con sus publicaciones facilitan el estudio de la investigación y
dan solidez teórica a la misma. A continuación se presentan las bases teóricas q
sustentan la investigación.
3.2.1.- Procedimiento
El procedimiento es un plan mediante el cual se establece un método para
manejar las actividades futuras, con series cronológicas de acción requeridas, que
sirven de guías para la acción, y no para el pensamiento, y en las que se detallan
de manera exacta como se deben realizarse ciertas actividades en una serie de
actos con orden fijo, que exige un orden de prelación.
No se trata simplemente de hacer una serie de acciones, si no que al mismo
tiempo se precisa por qué y para que lo hace, en opinión del autor Francisco
Carpín (2011), define procedimiento administrativo como “El Procedimiento
administrativo es el cauce formal de la serie de actos en que se concreta la
actuación administrativa para la realización de un fin”. (P.14).
El mismo autor indica que la metodología propuesta para el estudio de
procedimientos comprende las siguientes etapas:
a) Planeación del estudio.
El primer paso en la planeación del estudio será definir la naturaleza del
problema en cuestión. Esto permitirá las bases para determinar, el objeto de
estudio y para una investigación preliminar que proporcione elementos de juicio
para decidir la formulación y ejecución de un plan de trabajo que incluya el
inventario de procedimientos ya jerarquizados.
• Definición del objeto de estudio; en esta fase es conveniente
precisar con toda claridad los problemas que hayan sido detectados,
21
para definir correctamente el objetivo del estudio, con el fin de
evitar malos entendidos que obstaculicen o dispersen el trabajo
posterior, es recomendable que antes de iniciar el estudio que todas
las personas involucradas estén convencidos de la definición del
objeto.
• Formulación del inventario de procedimientos; resulta conveniente
que durante el estudio preliminar en las áreas administrativas se
identifiquen y tipifiquen los procedimientos que afecten los
trámites y servicio de la organización, con el fin de contar con una
visión integral de las labores que se realizan en las áreas de estudio,
para ello es de gran ayuda levantar un inventario general de los
procedimientos de trabajo, que incluyan los que se inician y
terminan en la propia área, así como los que se realizan en forma
parcial y provienen o son complementados en otras unidades
administrativas.
• Formulación del plan de trabajo; una vez definidos los objetivos
del estudio e identificado los procedimientos con el usuario, el
analista deberá formular el plan de trabajo requerido por la
investigación diseño e implantación del manual de procedimiento.
Esta documentación además de servir como elemento de control
para el desarrollo del trabajo a realizar, indica a los responsables
del estudio el momento en que éste ira teniendo los resultados que
se hayan proyectado.
b) Investigación de la situación actual
Cubre la finalidad de obtener una visión del procedimiento tal y como se
desarrolla en la actualidad; esta fase incluye básicamente:
• Recopilación de la información.
• Registro y documentación del procedimiento actual.
• Obtención de la aprobación correspondiente.
22
• Diagramas de flujo de flujos de actividades descripción del
procedimiento
• Formas e instructivos, Apéndices, hojas de operaciones, cuadros
comparativos, conclusiones generales.
c) Análisis y Crítica de la información.
Una vez concluida la fase de investigación de la situación actual, se
procederá a la realización de un examen crítico, aplicando el análisis y
diagnostico. -El análisis consiste en separar las funciones esenciales, es decir,
diferenciar entre lo que se debe hacer y lo que hace. Es conveniente invitar a todos
aquellos interesados a hacer comentarios sobre el procedimiento, el análisis no es
trabajo de una sola persona; cuantas más críticas se hagan y mas ideas se aporten,
más precisa será la identificación de lo no esencial.
El análisis y crítica de la información debe realizarse desde diversos
puntos de vista:
¿Las operaciones que lo integran siguen un orden lógico y constante?
¿Es lo más sencillo y claro?
¿Puede mejorarse, combinarse o eliminarse las operaciones?
¿Es posible eliminar demoras?
¿Existen cuellos de botellas que deben eliminarse?
¿Tiene la flexibilidad necesaria?
¿La información que proporciona, es la necesaria y se obtiene con
oportunidad?
¿Permite cumplir los objetivos, con el mínimo costo posible?
¿Reúne los requisitos de control interno?
23
d) Diagnóstico. La finalidad del diagnóstico resultante del análisis y crítica
del procedimiento actual que lo constituye las deficiencias e irregularidades del
procedimiento; deberá presentarse en un documento que señale las causas y
sugerencias a las fallas que entorpecen el buen funcionamiento del procedimiento.
El diagnóstico es el medio que deberá utilizar el analista para dar a
conocer a los afectados y/o usuarios del procedimiento, los resultados del análisis
y critica de la información recabada.
La etapa del diagnóstico es la más importante del estudio de
procedimientos y comprende básicamente:
• Revisión del procedimiento actual.
• Un breve estado de problemas. El análisis de los verdaderos
problemas que se hayan encontrado.
• Una lista de información adicional que se requiere para la fase de
diseño “El diagnostico es un resumen de síntomas y su solución”
El trabajo del analista en esta etapa debe proporcionar soluciones efectivas
a los problemas detectados en la fase de análisis. El diagnóstico tiene como
objetivos principales exponer a los funcionarios responsables las condiciones de
operación y las prácticas inadecuadas; las deficiencias e irregularidades del
procedimiento, así como las base que fundamentan los cambios.
Fluxogramas, este medio de análisis es uno de los más importantes, por las
muchas ventajas que ofrecen, es la forma más sencilla y lógica de representar un
procedimiento con todas su operaciones y documentos que involucran desde su
conocimiento hasta su terminación. Puede considerarse como una inversión
simplificada de los diagramas de programación utilizados en procesamientos
electrónicos de datos. La elaboración es muy sencilla y rápida ya que las
operaciones y documentos que interviene el procedimiento se presenta por medio
de símbolos convencionales contenidos en plantillas.
24
e) Diseño gráfico y descriptivo de procedimientos.
Una vez efectuado el análisis el analista tiene ya un conocimiento
completo de todas las operaciones que se realizan en los procedimientos que
integran el sistema en estudio; por tanto a partir de este momento está en
condiciones de sugerir las modificaciones que se hicieran necesarias, de acuerdo
con el resultado de dicho análisis:
• Rediseño de formas.
• Diseño de nuevas formas.
• Reportes.
• Registros.
• Creación o supresión de archivos.
Eliminación de operaciones innecesarias y en fin todo aquello que
conduzca la obtención de los objetos fijados con eficiencia y eficacia.
En esta etapa se sugiere que todas las modificaciones que le hagan al
procedimiento se discutan con el personal involucrado, afecto de poder justificarla
o hacer la corrección que resulte pertinente creación de nuevos controles (P128).
Para el autor Catacora, F. (2010), el procedimiento administrativo es un
“Conjunto de acciones ordenadas y finalizadas, es decir orientadas a la
consecución de una meta. (P.10)”, a partir de esta se derivan características clave
de la naturaleza de un procedimiento:
1.-No son de aplicación general, son específicos, es decir pueden
elaborarse diferentes procedimientos para una misma labor dependiendo de las
necesidades y características particulares de cada organización.
2.-Son continúo y sistemático, por lo tanto son de gran aplicación en los
trabajos que se repiten, y de esta manera se evita a la gerencia a tomar decisiones
cada vez que tenga que ejecutarse ese trabajo.
25
3.-Son estable, porque siguen una misma secuencia elaborada con
antelación.
4.- Son flexibles esto es, que pueden adaptarse a las exigencias de nuevas
situaciones y circunstancias; como estos son instrumentos, medios para alcanzar
objetivos, su condición está supeditada a tales situaciones, lo que significa que sus
modificaciones y alteraciones, dependen en lo esencial, del curso de los objetivos,
por eso, los procedimientos deben tomar en cuenta para su implantación y
aplicación los elementos disponibles: el personal, trabajo, objetivos, materiales,
etc.,
La breve exposición de la metodología que se propone, tiene por objeto
establecer una base normativa para el estudio del procedimiento por lo cual,
debido a la teoría anteriormente expuesta , este informe de pasantías desarrollo un
procedimientos administrativo y permitió evidenciar que los procedimientos
tienen una actuación muy importante en la consecución de los objetivos de toda
organización progresista, puesto que ellos indican la manera de ejecutar las
diferentes rutinas, laborales que allí se llevan a cabo, facilitando las funciones
administrativas, su importancia radica en que son medios utilizados para facilitar
la realización de las labores específicas y reiterativas que conforman funciones
administrativas y productivas, ninguna empresa puede lograr éxito continuo sin
prestar atención a mantener buenos sistemas de procedimientos actualizados por
escrito que sirvan de guía a todos los interesados en la ejecución de sus
asignaciones de trabajo, por lo tanto fue importante basarse en estos principios ya
que fueron fuentes que aportaron un alto contenido de información para el
desarrollo de este informe.
3.2.2.- Legitimación de capitales
La gran cantidad de dinero que proviene de actividades delictivas no puede
ser usado sin más por sus poseedores; es en sí mismo un indicio del delito, un
rastro bien cierto, por ello necesita disimular su origen y vestirse de legitimidad.
26
La temática de legitimación de capitales se define como la vía de legalizar un
dinero obtenido ilícitamente.
Se llama legitimación de capital, según el Manual de Detección de la
legitimación de capitales (2002), define la legitimación de capitales como “ese
proceso de inserción del dinero de origen criminal en los causes económicos
normales, en el circuito monetario oficial, tratando de ocultar su procedencia.”
(p.12).
Las acciones que se aplican a este concepto son: Adquisición, utilización,
conversión o transmisión de bienes procedentes de actividades delictivas
relacionadas con las drogas tóxicas, estupefacientes o sustancias psicotrópicas;
con las bandas armadas, organizaciones o grupos terroristas, y con grupos
organizados para la delincuencia.
De acuerdo al manual sobre prevención de la legitimación de capitales del
Banco de Venezuela, Grupo Santander. (2004). La delincuencia organizada que
origina el que se denomina “dinero negro” se involucran:
-Actividades delictivas relacionadas con las drogas, estupefacientes y
psicotrópicas
-Actividades relacionadas con las bandas armadas, organizaciones o
grupos terroristas.
-Otras actividades delictivas por bandas o grupos organizados.
En los tres casos se encuentra un factor que está indisoluble unido a la
delincuencia, si es que no constituye su primera y única razón de ser: la obtención
y acumulación de grandes cantidades de dinero, bien por botín de los implicados o
como medio que posibilite la comisión de otros delitos.
27
Naturalmente, las técnicas utilizadas por las organizaciones criminales
para la legitimación de capitales son muy variadas, ya que se adoptan a la
normativa que las persiguen en cada realidad política o social.
Dado, por supuesto, que se tratan de técnicas en continuo proceso de
cambio, se refieren en términos genéricos a las etapas de entrada del dinero de
origen criminal en la corriente legal de fondos económicos.
Etapa de la legitimación de capitales:
1. Etapa de situación o colocación: en esta etapa se maneja la mayor
cantidad de dinero en efectivo. Entra al circuito financiero fraccionadamente, en
pequeñas sumas que se depositan en efectivo, tratando de canjearlo por otros
instrumentos monetarios también negociables. El fraccionamiento se realiza para
evitar los controles bancarios sobre grandes operaciones.
2. Etapa de Estratificación o Diversificación: cuando la colocación de
grandes cantidades de dinero no se ha detectado, el proceso pasa a esta segunda
etapa. Consiste en realizar una serie de transacciones financieras más o menos
complicadas que separen el dinero de su origen de modo suficiente como para
borrar todo rastro y complicar el seguimiento de las operaciones por parte de las
autoridades.
3. Etapa de integración: el dinero vuelve a la circulación de modo que da
la impresión de que se obtuvo legalmente. En esta etapa es extremadamente difícil
distinguir entre enriquecimiento lícitos e ilícito.
La etapa de situación o colocación es la más débil del proceso de
legitimación de capitales, ya que es cuando puede ser detectado con mayor
facilidad. Por lo tanto, es la fase en que se deberá aplicar el mayor empeño en
cuanto a su detección.
La bibliografía existente sobre el tema de legitimación de capitales es
extensa y en ocasiones de difícil acceso. Se cuenta con material teórico de primera
28
mano como las resoluciones emanadas de la Superintendencia de Bancos y Otras
Instituciones Financieras, Los Manuales sobre Control y Prevención de
Legitimación de Capitales publicadas por el área de educación en algunas
entidades bancarias.
3.2.3.- Proveedores
Un proveedor puede ser una persona o una empresa que abastece a otras
empresas con existencias (artículos), los cuales serán transformados para
venderlos posteriormente o directamente se compran para su venta.
Estas existencias adquiridas están dirigidas directamente a la actividad o negocio
principal de la empresa que compra esos elementos.
Los tipos de proveedores son:
Proveedores de bienes: Es una empresa o persona física, cuya actividad se
refiere a la comercialización o fabricación de algún producto, los cuales tienen un
valor monetario en el mercado, así mismo los proveedores de bienes tienen como
característica principal de satisfacer una necesidad tangible del mercado.
Ejemplos de proveedores de bienes: Empresas dedicadas a la venta de
mercancías varias como; muebles, artículos de oficina, mercancía para la reventa
de cualquier tipo, y empresas dedicadas a la extracción, transformación y
fabricación de objetos cuya finalidad sea la comercialización.
Proveedores de servicios: Es una empresa o persona física, cuya actividad
busca responder las necesidades del cliente, que por su característica principal de
servicio es intangible, es decir que no se pude tocar, pero así mismo el servicio
está apoyado por bienes tangibles para lograr dicha actividad.
Ejemplo de proveedores de servicios: Compañías telefónicas, de internet,
transporte de mercancías y personal, servicios públicos y para estatales como luz,
agua, así como servicios de entretenimiento, televisión, mantenimiento y otros.
29
Es de vital importancia para las empresas establecer relaciones
comerciales con este tipo de proveedores ya que una adecuada selección de estos,
significara un beneficio en el funcionamiento y operación de la empresa.
3.3.- Bases legales y/o normativas
Todo trabajo de grado, específicamente el informe final de pasantía
dependiendo de su objeto de estudio debe estar fundamentado en leyes y
reglamentos, con el fin de precisar las bases legales que sirvan de sustento al
mismo. En relación al objeto de estudio de este informe final de pasantía, el cual
se orientó a los procedimientos para la prevención y control de legitimación de
capitales; comprenden las siguientes bases legales: La Ley Orgánica contra la
Delincuencia Organizada y financiamiento del terrorismo, y la resolución 110 de
la Superintendencia Nacional de Valores donde dicta “Las normas relativas a la
administración y fiscalización de los riesgos relacionados con los delitos de
legitimación de capitales y financiamiento del terrorismo”.
3.3.1- Ley orgánica contra la delincuencia organizada y
financiamiento del terrorismo
En cuanto al objeto de la ley el artículo 1 establece que tendrá por objeto
prevenir, investigar, perseguir, tipificar y sancionar los delitos relacionados con la
delincuencia organizada de conformidad con lo dispuesto en La Constitución de la
República Bolivariana de Venezuela y los tratados internacionales relacionados
con la materia.
El basamento legal que guarda relación con el objeto de estudio son los
artículos 4 y 11.
En cuanto a la legitimación de capitales el articulo 4 hace referencia a las
actividades relacionadas con los delitos previstos en este artículo, tales como la
conversión, transferencias o traslado de capitales de origen ilícito, así como también
el ocultamiento o encubrimiento de la naturaleza de bienes, de igual manera el
30
resguardo, inversión, transformación y custodia de bienes o capitales producto del
delito de legitimación de capitales.
Por otra parte el artículo 10 establece la obligación de conservar registros y
controlar transacciones, este nos indica que los sujetos obligados deben conservar
en forma física y digital durante un periodo mínimo de cinco años, los
documentos o registros correspondientes que comprueben la realización de la
operaciones y las relaciones de negocios de los clientes o usuarios con éstos, así
como los documentos exigidos para su identificación al momento de establecer
relaciones de negocios.
En su numeral 1 indica que para los documentos relativos a la
identificación de clientes o usuarios (copias o registro de documentos de identidad
oficiales, tales como pasaporte, cédula de identidad, permiso de conducir o
documentos similares), el plazo de conservación de documentos se contara a partir
del día en que finalice la relación.
También expresa el articulo 11 la Obligación de identificación del cliente,
indica que los sujetos obligados no podrán iniciar o mantener relaciones
económicas, con personas naturales o jurídicas cuya identidad no pueda ser
determinada plenamente.
3.3.2- Normas relativas a la Administración y Fiscalización de los
riesgos relacionados con los delitos de legitimación de capitales y
financiamiento del terrorismo
Esta norma proviene de la resolución 110 emitida por la Superintendencia
Nacional de Valores.
En cuanto al objeto de la norma el articulo 1 nos dicta que busca establecer
las políticas, normas y procedimientos continuos y permanentes, que los sujetos
obligados, deben adoptar e implementar para prevenir la Legitimación de
Capitales y Financiamiento del Terrorismo, tomando en cuenta el nivel de riesgo
31
de sus respectivas estructuras, inversores, actores del mercado, negocios,
productos y servicios, con el fin de mitigar los riesgos que se derivan de la
posibilidad que sean utilizados como instrumentos para legitimar capitales y
financiar el terrorismo proveniente de las actividades ilícitas establecidas en la ley
orgánica contra la delincuencia organizada y en la ley orgánica de drogas.
Por otra parte el artículo 5 establece el Diseño e Implementación del
Sistema Integral de la Administración de Riesgos de Legitimación de Capitales y
Financiamiento del Terrorismo, donde dicta que el sujeto obligado, de acuerdo a
la naturaleza y complejidad de sus negocios, productos y servicios financieros, el
volumen de operaciones, a la región geografía en donde actual, a la tecnología
disponible y en concordancia con el nivel de sus riesgos de legitimación de
capitales y financiamiento del terrorismo y el cumplimiento de las disposiciones
legales que rigen la materia y las presentes normas; debe formular, adaptar,
implementar y desarrollar, un “Sistema Integral de la Administración de Riesgos
de Legitimación de Capitales”, que comprenda medidas apropiadas,
suficientemente eficaces, orientadas a identificar, evaluar y aplicar medidas, para
reducir la posibilidad que en la realización de cualquier operación sea utilizado
como mecanismo para ocultar el origen, propósito y destino de los capitales
ilícitos, o para desviar fondos de cualquier naturaleza, hacia el financiamiento de
grupos o actividades terroristas.
El artículo 3 establece que las personas obligadas deben establecer las
políticas, procedimientos y mecanismos internos de prevención y control, asi
mismo podrán implementar medidas adicionales bajo los principios de la mejor
diligencia debida, buena fe, confianza, transparencia, autorregulación y control en
sitio. Es responsabilidad de cada sujeto obligado hacer los ajustes según sean
necesarios, en atención a la ponderación de sus propios riesgos de legitimación de
capitales, afín de desarrollar una adecuada, eficiente y eficaz gestión a objeto de
mitigarlos.
32
También el articulo 26 la Finalidad del enfoque basado en riesgo. Dicta
que el procedimiento deberá estar dirigido a la prevención de que ocurra la
actividad de legitimación de capitales y financiamiento al terrorismo, por medio
de la adopción de medidas que hagan desistir a los delincuentes de utilizar al
sujeto obligado como mecanismo para legitimar capitales o financiar al
terrorismo.
3.4.- Definición de términos básicos
Proveedor: Un proveedor puede ser una persona o una empresa que
abastece a otras empresas con existencias (artículos), los cuales serán
transformados para venderlos posteriormente o directamente se compran para su
venta.
Legitimación de capitales: es el proceso de esconder o disfrazar la
existencia, fuente ilegal, movimiento, destino o uso ilegal de bienes o fondos
producto de actividades ilegales para hacerlos aparentar como legítimos. En
general involucra la ubicación de fondos en el sistema financiero, la
estructuración de transacciones para disfrazar el origen, propiedad y ubicación de
los fondos, y la integración de los fondos en la sociedad en la forma de bienes que
tienen la apariencia de legitimidad.
Procedimiento: Un procedimiento es un conjunto de acciones u
operaciones que tienen que realizarse de la misma forma, para obtener siempre el
mismo resultado bajo las mismas circunstancias.
Persona jurídica: es un sujeto de derechos y obligaciones que existe, pero
no como individuo, sino como institución y que es creada por una o más personas
físicas para cumplir un objetivo social que puede ser con o sin ánimo de lucro.
Persona natural: Es la denominación legal que el código
civil nos otorga como individuos capaces de adquirir derechos,
deberes y obligaciones.
Control interno: el sistema integrado por el esquema de organización y el
conjunto de planes, métodos, principios, normas, procedimientos y mecanismos
de verificación y evaluación adoptado por una entidad, con el fin de procurar que
33
todas las actividades, operaciones y actuaciones, así como la administración de la
información y los recursos se realicen de acuerdo con las normas constitucionales
y legales, dentro de las políticas trazadas por la Dirección y en atención a las
metas u objetivos previstos
Prevención: Medida o disposición que se toma de manera anticipada para
evitar que una cosa mala suceda
Actividad económica: Se le llama actividad económica a cualquier
proceso donde se adquieren productos, bienes y los servicios que cubren nuestras
necesidades o se obtienen ganancias.
Contratar: Llegar a un acuerdo con una persona para recibir un servicio a
cambio de dinero u otra compensación:
Riesgo: Esla vulnerabilidad ante esto un posible potencial de perjuicio o
daño para las unidades o personas, organizaciones o entidad.
34
CAPÍTULO IV
FASES METODOLÓGICAS
En el siguiente capítulo, se expone todo lo relacionado al conjunto de
procedimientos, métodos y técnicas, necesarias para la obtención y validación de
los datos recopilados, que se desarrollaran a lo largo del proyecto, bajo la
modalidad de proyecto factible.
De esta manera, la propuesta de este informe de pasantías es un proyecto
viable que soluciona parte de los problemas y deficiencias que presentan
actualmente la empresa en sus procedimientos internos, brindado así, una
respuesta concreta a las necesidades de la empresa, para un óptimo desarrollo de
las labores y actividades que se ejecutan en la organización.
4.1. Fase I: Diagnostico del cumplimiento de la normativa de
prevención de la legitimación de capitales en el departamento de compras y
contabilidad general al momento de recurrir a la contratación de
proveedores a través de le observación directa y técnicas de recolección de
datos.
Una vez que se han planteado los objetivos del informe, se comenzara una
fase de contacto directo con la realidad objeto de estudio, donde se diagnóstica los
procesos llevados a cabo actualmente por el departamento de compras y
contabilidad general.
Este contacto se realiza a través de las técnicas de recolección de datos, las
cuales según la U.P.E.L. (2000), la define como el “conjunto organizado de
procedimientos que se utilizaran dentro del proceso de recolección de datos. Sobre
35
este contexto para el desarrollo de la investigación se van a tomar en cuenta la
observación directa y la encuesta.”
Es así que, en cuanto a la observación directa Tamayo (1998), opina que
“es aquella en la cual el investigador puede recolectar datos mediante su propia
observación de cualquier hecho, fenómeno o situación que se produzca en la
naturaleza o en la sociedad en función de los objetivos de investigación
preestablecidos.” (p.216)
Por otra parte, Gonzalo (2001), lo refiere como un “formato elaborado en
forma escrita que contiene una serie de preguntas en función de la investigación
que el investigador necesita para la investigación a realizar y que responde por
escrito”. (p.73)
Es así que, para diagnosticar realmente cual es la problemática existente
acerca de la aplicación de la normativa de prevención de legitimación de capitales
enfocado a la contratación de proveedores se diseñara un cuestionario, tomando
como base los datos recolectados, donde el mismo estará estructurado por
preguntas dicotómicas (de orden cerrado SI – NO), dirigido al personal que labora
en el departamento de compras y contabilidad general. (Ver anexo 1)
Cabe destacar que con la finalidad de aplicar las técnicas e instrumentos de
recolección de datos, se hace necesario seleccionar la población y muestra.
Sobre lo establecido por Arias (2006), “se define como el universo de la
investigación sobre el cual pretende generalizar los resultados, están constituido
por características que permiten distinguir los sujetos uno del otro” (p.280). Es por
eso que la población, está conformada por nueve (9) personas que laboran en el
departamento de contabilidad general y cinco (5) personas que laboran en el
departamento de compras de la empresa C.A. Venezolana de Pinturas, y la
muestra por siente (7) empleados del departamento de contabilidad general y tres
(3) personas que laboran en el departamento de compras, haciendo un total de
diez.
36
El mismo autor antes mencionado, considera que la muestra “es una
porción representativa de la población que permite generalizar sobre esta los
resultados” (p.283). Por lo anterior citado y tomando en cuenta que la población
es pequeña y finita se tomaran como muestra porcentualmente un poco más de la
mitad en cuanto al número de personas que allí laboran, enfocado a las personas
que principalmente se encargan del procedimiento de estudio.
4.2. Fase II: Identificación de las debilidades y fortalezas del
procedimiento utilizado para la contratación de proveedores en la empresa.
La matriz DOFA es un instrumento metodológico que sirve para
identificar acciones viables mediante el cruce de variables, en el supuesto de que
las acciones estratégicas deban ser ante todo acciones posibles y que la
factibilidad se deba encontrar en la realidad misma del sistema.
Es un instrumento de análisis que representa en forma matricial las
debilidades, oportunidades, fortalezas y amenazas con el propósito de facilitar la
generación de estrategias, asegurando que éstas sean concebidas en función de sus
principales determinantes
Su funcionamiento está representado por la combinación entre
características particulares de una organización y su entorno. Debido a su múltiple
aplicación puede ser usada por todos los departamentos de la organización en sus
diferentes niveles, para analizar diferentes aspectos, como: productos nuevos,
líneas de productos, unidad estratégica de negocio, y división, procedimientos,
entre otros.
El análisis DOFA hace la comparación objetiva de los diferentes factores de la
empresa para determinar fortalezas y debilidades, donde ha de realizarse un
estudio del entorno que identifique las amenazas y oportunidades que en él se
presentan.
4.2.1. Debilidades
37
En la evaluación de las debilidades de la organización se identifican las
fallas que le impiden a la misma seleccionar e implementar estrategias que le
permitan desarrollar y alcanzar su misión.
Es así que, son las insuficiencias de la organización las que provocan una
posición desfavorable en su entorno, donde se ven comprometido sus planes
estratégicos. Las debilidades se definen según francés (2005) “Son las
características de la empresa que dificultan o impiden aprovechar las
oportunidades o contrarrestar las amenazas” (p.92).
4.2.2 Fortalezas
Según Francés (2005) “Son aquellas características de la empresa que
pueden ser utilizadas para aprovechar las oportunidades o contrarrestar las
amenazas”. (p.98).
Además, son posiciones favorables que se posee en relación con alguno
de sus elementos (recursos, procesos, entre otros.) y que la colocan a responder
eficazmente ante oportunidades o delante de amenazas.
4.3 Fase III: Proponer un procedimiento para la contratación de
proveedores que cumpla con la normativa de legitimación de capitales en la
empresa C.A. Venezolana de Pinturas.
En esta etapa, se propone el procedimiento para la contratación de
proveedores que cumpla con la normativa de legitimación de capitales en la
empresa C.A. Venezolana de Pinturas, el cual se desarrolla en función de todos
los datos recopilados durante las dos fases anteriores, donde se determina los
factores que justifican la implementación del mismo, ademas permite prevenir de
la mejor manera posible que la empresa sea uso para la legitimación de capitlaes
de grupos delictivos.
38
CAPÍTULO V
RESULTADOS
5.1 Diagnostico del cumplimiento de la normativa de prevención de la
legitimación de capitales en el departamento de compras y contabilidad
general al momento de recurrir a la contratación de proveedores a través de
le observación directa y técnicas de recolección de datos.
En la empresa C.A. Venezolana de Pinturas, se planteó elaborar un de
procedimientos con el objeto de mejorar los mecanismos para la contratación de
proveedores cumpliendo con la normativa de legitimación de capitales. Para el
desarrollo del procedimiento se realizó un levantamiento de información a través
de la observación en la empresa, así como también, se diseñó un instrumento, en
este caso un cuestionario a través del cual se obtuvo información concerniente a
las dificultades en el departamento.
De acuerdo a la metodología de la investigación se realizo un
procedimiento de observación directa donde el procedimiento para la contratación
de proveedores que utiliza la empresa no cumple con la normativa de legitimación
de capitales, debido a que la empresa no posee documentación completa en el
registro de sus proveedores por lo que no se podía identificar completamente a los
mismos, en algunos casos los documentos estaban caducados y no poseían
documentación completa, el procedimiento utilizado se realiza de forma rápida
pero sin cuidado al momento del registro de proveedores en el sistema EBS, en
algunos casos se procedía a registrar un proveedor en el sistema sin tener soportes
que permitían su identificación. Esto trae como consecuencia un aumento en el
riesgo de que la empresa pueda ser utilizada para el lavado de dinero debido a que
al no poseer documentación soporte para la completa identificación de de sus
proveedores, no se asegura si el dinero utilizado por el pago de bienes y/o
39
servicios son destinados para el normal desarrollo de actividades licitas por parte
de sus proveedores, pudiendo así verse involucrada la empresa C.A. Venezolana
de pinturas en el delito de legitimación de capitales, por otra parte no posee
documentación soporte que desligue a la empresa al momento de que se vea
involucrada en este delito, por lo que surge la necesidad de crear procedimientos
orientados a mejorar el control interno y los procedimientos en cuanto a la
contratación de proveedores, que permitan su total identificación, disminuyendo
el riesgo de que la empresa se vea involucrada en el delito de legitimación de
capitales.
Para tener un diagnostico más amplio a continuación se presentan los
resultados obtenidos en las encuestas aplicadas a los empleados de la empresa
graficando y analizando los resultados obtenidos en cada ítems.
Ítem 1.- ¿Posee usted conocimiento de la normativa vigente referente a la legitimación de capitales?
Alternativa
Porcentajes
Elementos
Conocimiento de la normativa de Legitimación de Capitales
En el gráfico Nº1 se puede apreciar que el 60% desconoce la normativa vigente referente a la legitimación de capitales, mientras que solo el 40% de los encuestados tiene cierto colas personas que no poseen conocimiento de la normativa de legitimación de capitales por lo que el procedimiento que realizan para la contratación de proveedores carece de enfoque en el cumplimiento de la normativa.
Fuente: Agudelo, E. (2014)
40
¿Posee usted conocimiento de la normativa vigente referente a la legitimación de capitales?
SI NO
40% 60%
4 6
Grafico Nª1
Conocimiento de la normativa de Legitimación de Capitales
Análisis En el gráfico Nº1 se puede apreciar que el 60% desconoce la normativa vigente referente a la legitimación de capitales, mientras que solo el 40% de los
cierto conocimiento en el tema. Se observa que la mayoría de no poseen conocimiento de la normativa de legitimación de
capitales por lo que el procedimiento que realizan para la contratación de proveedores carece de enfoque en el cumplimiento de la normativa.
Fuente: Agudelo, E. (2014)
Grafica Nº 1
SI
NO
¿Posee usted conocimiento de la normativa vigente referente a la
Total
100%
10
Conocimiento de la normativa de Legitimación de Capitales
En el gráfico Nº1 se puede apreciar que el 60% desconoce la normativa vigente referente a la legitimación de capitales, mientras que solo el 40% de los
Se observa que la mayoría de no poseen conocimiento de la normativa de legitimación de
capitales por lo que el procedimiento que realizan para la contratación de proveedores carece de enfoque en el cumplimiento de la normativa.
Ítem 2.- ¿Cree usted que el procedimiento para la contratación de proveedores está enfocado a la prevención de legitimación de capitales?
Alternativa
Porcentajes
Elementos
Enfoque del procedimiento para la
En el gráfico Nº2 se puede apreciar que el 90% de los encuestadosprocedimiento para la contratación de proveedores este enfocado en la normativa o prevención de legitimación de capitales, mientras que solo el 10% de losencuestados piensa que sieste trabajo debido a que surge la necesidad de crear un procedimiento que cumpla con la normativa
Fuente: Agudelo, E. (2014)
41
¿Cree usted que el procedimiento para la contratación de enfocado a la prevención de legitimación de capitales?
SI NO
10% 90%
1 9
Grafico Nª2
Enfoque del procedimiento para la contratación de proveedores
Análisis En el gráfico Nº2 se puede apreciar que el 90% de los encuestadosprocedimiento para la contratación de proveedores este enfocado en la normativa o prevención de legitimación de capitales, mientras que solo el 10% de losencuestados piensa que si, lo cual nos da evidencia necesaria de sustento para
ajo debido a que surge la necesidad de crear un procedimiento que cumpla con la normativa
Fuente: Agudelo, E. (2014)
Grafica Nº 2
SI
NO
¿Cree usted que el procedimiento para la contratación de enfocado a la prevención de legitimación de capitales?
Total
100%
10
contratación de proveedores
En el gráfico Nº2 se puede apreciar que el 90% de los encuestados no cree que el procedimiento para la contratación de proveedores este enfocado en la normativa o prevención de legitimación de capitales, mientras que solo el 10% de los
, lo cual nos da evidencia necesaria de sustento para ajo debido a que surge la necesidad de crear un procedimiento que
Ítem 3.- ¿Cree usted que el tema de legitimación es de importancia para el mejoramiento de las normas y políticas de la empresa?
Alternativa
Porcentajes
Elementos
Importancia del tema de legitimación de capitales
En el gráfico Nº3 se puede tema referido a legitimación de capitales y su prevención es de importancia para mejorar las políticas de la empresa, mientras que solo el 30% de los encuestados piensa lo contrario, debido a que la mayoríimportante el tema de legitimación de capitalesprocedimiento enfocado al mismo podría tener una mayor aceptación.
Fuente: Agudelo, E. (2014)
42
¿Cree usted que el tema de legitimación de capitales y su prevención de importancia para el mejoramiento de las normas y políticas de la
SI NO
70% 30%
7 3
Grafico Nª3
Importancia del tema de legitimación de capitales
Análisis En el gráfico Nº3 se puede apreciar que el 70% de los encuestados cree que el tema referido a legitimación de capitales y su prevención es de importancia para mejorar las políticas de la empresa, mientras que solo el 30% de los encuestados
, debido a que la mayoría de las personas piensa que es importante el tema de legitimación de capitales, la creación de un nuevo procedimiento enfocado al mismo podría tener una mayor aceptación.
Fuente: Agudelo, E. (2014)
Grafica Nº 3
SI
NO
de capitales y su prevención de importancia para el mejoramiento de las normas y políticas de la
Total
100%
10
Importancia del tema de legitimación de capitales
apreciar que el 70% de los encuestados cree que el tema referido a legitimación de capitales y su prevención es de importancia para mejorar las políticas de la empresa, mientras que solo el 30% de los encuestados
a de las personas piensa que es la creación de un nuevo
procedimiento enfocado al mismo podría tener una mayor aceptación.
Ítem 4.- ¿Conoce usted las políticas y controles del árdonde labora?
Alternativa
Porcentajes
Elementos
En el gráfico Nº4 se puede apreciar que el 100% de los encuestados conoce las políticas y controles del área o departamento donde labora que son contabilidad general o compras respectivamente, mientras nadie respondió que no conocimiento. Al todos conocer cuáles son sus deberes y responsabilidades facilita la implementación de nuevos procesos.
Fuente: Agudelo, E. (2014)
43
¿Conoce usted las políticas y controles del área o departamento
SI NO
100% 0%
10 0
Grafico Nª4
Conocimiento del empleado
Análisis En el gráfico Nº4 se puede apreciar que el 100% de los encuestados conoce las políticas y controles del área o departamento donde labora que son contabilidad general o compras respectivamente, mientras nadie respondió que no
Al todos conocer cuáles son sus deberes y responsabilidades facilita la implementación de nuevos procesos.
Fuente: Agudelo, E. (2014)
Grafica Nº 4
SI
NO
ea o departamento
Total
100%
10
En el gráfico Nº4 se puede apreciar que el 100% de los encuestados conoce las políticas y controles del área o departamento donde labora que son contabilidad general o compras respectivamente, mientras nadie respondió que no tenía
Al todos conocer cuáles son sus deberes y responsabilidades
Ítem 5.- ¿Posee conocimiento usted sobre procesos administrativos?
Alternativa
Porcentajes
Elementos
Conocimientos sobre procesos administrativos
En el gráfico Nº4 se puede apreciar que el 9conocimientos sobre procesos adminisposee tanto conocimiento sobre el tema.procesos administrativos es mucho más fácil su adaptación a nuevos procesos y a su realización.
Fuente: Agudelo, E. (2014)
44
¿Posee conocimiento usted sobre procesos administrativos?
SI NO
90% 10%
8 2
Grafico Nª5
Conocimientos sobre procesos administrativos
Análisis o Nº4 se puede apreciar que el 90% de los encuestados posee
conocimientos sobre procesos administrativos, mientras que solo el 1conocimiento sobre el tema. Debido a que la gran mayoría conoce de
procesos administrativos es mucho más fácil su adaptación a nuevos procesos y a
Fuente: Agudelo, E. (2014)
Grafica Nº 5
SI
NO
¿Posee conocimiento usted sobre procesos administrativos?
Total
100%
10
0% de los encuestados posee trativos, mientras que solo el 10% no
Debido a que la gran mayoría conoce de procesos administrativos es mucho más fácil su adaptación a nuevos procesos y a
Ítem 6.- ¿Cree usted que se deba elaborar un nuevo procedimientocontratación de proveedores que este enfocado en el cumplimiento de la normativa de legitimación de capitales?
Alternativa
Porcentajes
Elementos
Elaboración de un nuevo procedimiento
En el gráfico Nº5 se puede apreciar que el 9elaboración de un procedimiento que cumpla con la normativa de legitimación de capitales, mientras que solo el 1La gran mayoría apoya normativa de legitimación de capitales.
Fuente: Agudelo, E. (2014)
45
¿Cree usted que se deba elaborar un nuevo procedimientocontratación de proveedores que este enfocado en el cumplimiento de la normativa de legitimación de capitales?
SI NO
90% 10%
9 1
Grafico Nª6
Elaboración de un nuevo procedimiento
Análisis se puede apreciar que el 90% de los encuestados apoya la
elaboración de un procedimiento que cumpla con la normativa de legitimación de apitales, mientras que solo el 10% no posee tanto conocimiento sobre el tema.
La gran mayoría apoya la elaboración de un procedimiento para cumplir con la normativa de legitimación de capitales.
Fuente: Agudelo, E. (2014)
Grafica Nº 6
SI
NO
¿Cree usted que se deba elaborar un nuevo procedimiento para la contratación de proveedores que este enfocado en el cumplimiento de la
Total
100%
10
0% de los encuestados apoya la elaboración de un procedimiento que cumpla con la normativa de legitimación de
0% no posee tanto conocimiento sobre el tema. la elaboración de un procedimiento para cumplir con la
Ítem 7.- ¿Cree usted que al elaborar un procedimiento para la contratación de proveedores enfocadomotive a elaborar mas procedimientos con mira a un mejor control interno?
Alternativa
Porcentajes
Elementos
Procedimiento de contratación de proveedores
En el gráfico Nº7 se puede apreciar que el 8elaboración de un procedimiento para la contratación de proveedores motive a realizar otros distintos procedcontrario. Es de importancia tener en cuenta que la elaboración de un nueprocedimiento de contratación de proveedores pueda motivar a una mejorar la eficiencia del control interno de la empresa.
Fuente: Agudelo, E. (2014)
46
¿Cree usted que al elaborar un procedimiento para la contratación enfocado en normas vigentes de legitimación
motive a elaborar mas procedimientos con mira a un mejor control interno?
SI NO
80% 20%
8 2
Grafico Nª7
Procedimiento de contratación de proveedores
Análisis puede apreciar que el 80% de los encuestados piensa que la
elaboración de un procedimiento para la contratación de proveedores motive a realizar otros distintos procedimientos, mientras que solo el 20% piensa lo
Es de importancia tener en cuenta que la elaboración de un nueprocedimiento de contratación de proveedores pueda motivar a una mejorar la eficiencia del control interno de la empresa.
Fuente: Agudelo, E. (2014)
Grafica Nº 7
SI
NO
¿Cree usted que al elaborar un procedimiento para la contratación en normas vigentes de legitimación de capitales,
motive a elaborar mas procedimientos con mira a un mejor control interno?
Total
100%
10
0% de los encuestados piensa que la elaboración de un procedimiento para la contratación de proveedores motive a
0% piensa lo Es de importancia tener en cuenta que la elaboración de un nuevo
procedimiento de contratación de proveedores pueda motivar a una mejorar la
Ítem 8.- ¿piensa usted que en la empresaprocedimientos para mejorar el control interno?
Alternativa
Porcentajes
Elementos
En el gráfico Nº7 se puede apreciar que eldeben elaborar otro tipo de procedimientos para tener un mejor control en las operaciones de la empresa, mientras que solo el 2importancia tener en cuenta que la empresa está disponible painvestigaciones con el objetivo de mejorar sus procedimientos.
Fuente: Agudelo, E. (2014)
47
¿piensa usted que en la empresa se deba elaborar otro tipo de procedimientos para mejorar el control interno?
SI NO
80% 20%
8 2
Grafico Nª8
Elaboración de otros procedimientos
Análisis En el gráfico Nº7 se puede apreciar que el 80% de los encuestados piensa que se deben elaborar otro tipo de procedimientos para tener un mejor control en las
empresa, mientras que solo el 20% piensa lo contrario.importancia tener en cuenta que la empresa está disponible para nuevas investigaciones con el objetivo de mejorar sus procedimientos.
Fuente: Agudelo, E. (2014)
Grafica Nº 8
SI
NO
se deba elaborar otro tipo de
Total
100%
10
80% de los encuestados piensa que se deben elaborar otro tipo de procedimientos para tener un mejor control en las
0% piensa lo contrario. Es de ra nuevas
48
Tomando en cuenta la información obtenida por medio del cuestionario
aplicado al personal de la empresa C.A. Venezolana de Pinturas, que el
procedimiento que se lleva a cabo para la contratación de proveedores no cumple
con la normativa de legitimación de capitales
Se detecto la necesidad de elaborar un procedimiento que cumpla con la
normativa de legitimación de capitales de cara a la contratación de proveedores,
para así actualizar este procedimiento de la empresa, cumplir con la normativa
vigente establecida en el país, poder mejorar el control interno de la empresa y
motivar a la realización de nuevos procedimientos.
5.2. Identificación de las debilidades y fortalezas del procedimiento
utilizado para la contratación de proveedores en la empresa a través de una
matriz DOFA.
Para una empresa será ideal poder utilizar sus fortalezas y así mismo
explotar sus oportunidades. Ella podrá partir de sus fortalezas y mediante el
análisis establecer estrategias orientadas a mejorar problema.
La parte más complicada en el desarrollo de una matriz DOFA es la
comparación de los factores externos e internos clave, dicho proceso requiere de
un buen juicio y criterio para su realización. Al desarrollar la matriz es imperativo
adaptarla a las necesidades específicas de la organización para obtener un
resultado adaptable a la empresa.
49
Matriz DOFA
MATRIZ DOFA
Procedimiento para la
contratación de proveedores en
la empresa C.A. Venezolana de
pinturas
Fortalezas
-Rapidez de acceso a la contratación de proveedores.
-Facilidad en la realización del procedimiento de contratación de proveedores.
-buen sistema de archivación de Registro de Proveedores.
Debilidades
-Incumplimiento de la normativa de legitimación de capitales.
-inexistencia del procedimiento planteado en forma física.
-inexistencia de la completa documentación para identificar al proveedor.
Oportunidades
-Mejoramiento del proceso para contratar proveedores.
-Adiestramiento para los empleados hacia nuevos procesos.
Estrategia FO
-Mejorar el proceso para la
contratación de proveedores
manteniendo su rapidez,
facilidad y buen sistema de
registro de proveedores.
Estrategia DO
-Mejorar el proceso para la
contratación de proveedores que
cumpla con la normativa de
legitimación de capitales y
dejarlo establecido en forma
física.
Amenazas
-La auditoría externa se encuentra sin identificar del todo a los proveedores.
-La empresa se podría ver involucrada en el financiamiento de grupos delictivos.
-La empresa podría tener problemas legales por la inexistencia de procedimientos que se adapten a la normativa de legitimación de capitales.
Estrategia FA
-Adaptar el procedimiento de
contratación de proveedores para
que la empresa tenga respaldo
legal en materia de legitimación
de capitales y cumplir con los
parámetros de la auditoría
externa.
Estrategia DA
-Establecer un proceso para la
contratación de proveedores que
cumpla con la normativa de
legitimación de capitales.
Fuente: Agudelo E. (2014)
50
Por medio de la realización de la matriz DOFA se puede observar que la
empresa requiere la elaboración de un procedimiento para la contratación de
proveedores que cumpla con la normativa de legitimación de capitales, que sea
rápido y eficiente, para así cumplir con los parámetros de las auditorias externar.
5.3 Cumplimiento de la fase III: Elaboración de procedimiento para la
contratación de proveedores en cuanto al cumplimiento de la normativa de
legitimación de capitales.
La elaboración del procedimiento tiene como propósito dirigir y resolver la
problemática existente en la empresa definiendo los procesos administrativos
concernientes al departamento de compras y contabilidad general con el fin de
establecer orientación, capacitación y entrenamiento del personal
Es por eso que con esta propuesta se plantea como una posible solución
para mejorar la calidad de las actividades de la organización y que sirva de apoyo
al personal administrativo. A través de este procedimiento se pretende establecer
un control enfocado en el cumplimiento del marco legal en materia de
legitimación de capitales así como también la eficiencia y eficacia de los procesos
de la empresa.
5.3.1 Objeto
El presente procedimiento tiene por objeto dar las pautas a seguir para la
verificación y control de los documentos enviados por los proveedores para su
inscripción en la base de datos de la empresa en cuanto al proceso de creación del
auxiliar contable en el maestro único de proveedores. Se definen los recaudos y
soportes pertinentes en materia de Legislación Fiscal (Retenciones tanto de
Impuesto al Valor Agregado (Ret IVA), Retenciones de Impuesto Sobre la Renta
(Ret ISLR) y Retenciones de Impuestos sobre Actividades Económicas (Ret
ISAE), entre otros), adicionalmente se incluyen formalidades en materia de
51
Legitimación de Capitales para dar cumplimiento a las disposiciones de la
Resolución 110 de la Superintendencia Nacional de Valores.
5.3.2 Justificación
Este procedimiento tiene como propósito dirigir los procesos
administrativos de la empresa con el fin de establecer orientación, capacitación y
entrenamiento del personal y el cumplimiento de la normativa vigente en materia
de legitimación de capitales.
5.3.3 Alcance
Este procedimiento va dirigido al personal que labora en el área de
contabilidad general y el departamento de compras de la empresa así como a los
proveedores y a todas aquellas personas que intervienen en los procesos y
procedimientos para el logro de los objetivos de la empresa.
5.3.4 Requisitos o condiciones generales
Al tramitar con el proveedor los documentos necesarios su adecuado
registro son los siguientes.
Persona Natural
a. Planilla de Inscripción y Actualización de Proveedores (VP-0001). (ver
anexo 2)
b. Registro de Información Fiscal (RIF) Actualizado de la empresa.
c. Referencia bancaria (donde se visualicen los 20 dígitos de la cuenta).
d. Cédula de Identidad Vigente
e. Inscripción o Patente Actividades Económicas o Último pago de IAE.
(No indispensable)
52
f. Soporte de Pago de IVA.
g. Soporte de Declaración de ISLR.
h. Declaración de Origen de Fondos. (Ver anexo 3)
Persona Jurídica
a. Planilla de Inscripción y Actualización de Proveedores (VP-0001). (Ver
anexo 2)
b. Registro de Información Fiscal (RIF) Actualizado de la empresa.
c. Referencia bancaria (donde se visualicen los 20 dígitos de la cuenta).
d. Cédula de Identidad Vigente
e. Inscripción o Patente Actividades Económicas o Último pago de IAE.
(No indispensable)
f. Soporte de Pago de IVA.
g. Soporte de Declaración de ISLR.
h. Declaración de Origen de Fondos. (Ver anexo 3)
i. Documento constitutivo (actualizaciones).
53
5.3.5 Descripción del proceso
Paso Responsable Descripción
1 Área contratante Tramitar con el proveedor los documentos
necesarios para la creación de código de dicho
proveedor ante el Maestro de Proveedores en el
sistema E-Business Suite (EBS).
2 Área contratante Una vez que la persona a cargo reciba todos los
documentos anteriormente mencionados, y que
se establecen en la planilla de inscripción y
actualización de proveedores, se procederá a
revisarlos y cerciorar que no haga falta ningún
requisito.
3 Área contratante Luego de haber revisado los requisitos del
proveedor la persona el área contratante
entregará los soportes al analista de
contabilidad responsable del proceso.
4 Analista contable El analista de Contabilidad responsable del
proceso, recibe la documentación por parte del
área contratante verifica que la documentación
se encuentre completa y cumpla con el estatus
de vigencia legal requerido por las empresas.
54
Paso Responsable Descripción
5 Analista contable El analista responsable del proceso debe validar
el Registro de Información Fiscal (RIF), en el
portal del Servicio Nacional Integrado de
Administración Aduanera y Tributaria
(SENIAT). Allí mismo verificar el estatus de
Retención que tiene el proveedor para
resguardar así el cálculo correcto que indique el
ente.
6 Analista contable Luego el analista responsable del proceso debe
validar la Inscripción de Patente o soporte de
Impuestos sobre actividades económicas (IAE),
en la página web de la Alcaldía de Valencia.
para cerciorar si está o no sujeto a la Retención
de Impuestos sobre Actividades Económicas
7 Analista contable Así mismo verificar que los soportes entregados
como la declaración del Impuesto al Valor
Agregado (IVA) y la declaración de Impuestos
Sobre la Renta (ISLR) entregados estén al día
en el portal del Servicio Nacional Integrado de
Administración Aduanera y Tributaria
(SENIAT).
8 Analista contable Seguido, se chequea el formato de Declaración
de Origen de Fondos entregado, el cual debe
estar firmado por el proveedor para dar soporte
así al respaldo en materia de la Legitimación de
Capitales.
55
Paso Responsable Descripción
9 Analista contable Para dar continuidad al proceso, ya revisado de
manera exhaustiva la documentación y
satisfecho de los resultados, el analista
encargado del proceso, recurre al llenado del
formato en Excel establecido y definido por el
Maestro de Proveedores (Colombia) para vaciar
la información requerida y codificar así la
información del proveedor en la EBS (Id de
Contribuyente, Nombre de Proveedor, Tipo de
Proveedor, Dirección, Persona Contacto,
Información Fiscal, Cuentas Contables, entre
otros).
10 Analista contable Una vez finalizado el llenado del formato con la
data completa, se guarda el archivo y se adjunta
en correo para ser entregado al Maestro de
Proveedores (Colombia); el proceso tiene un
lapso de respuesta entre 12 a 48 horas de
espera, transcurrido el lapso de espera, se recibe
correo del Maestro de Proveedores donde
confirman la creación del proveedor.
11 Analista contable Ya notificado el analista responsable del
proceso de la creación del proveedor por parte
del Maestro de Proveedores, dicho analista
estampa la fecha de revisión y creación en los
documentos del proveedor y se entrega el
expediente al archivo central, quien será el
custodio de la documentación.
56
5.3.5.- Flujograma del procedimiento
INICIO: Área Contratante
Diligencia Formato VP-0001.
Anexa soportes recaudos.
Se envía la información al analista
de contabilidad responsable del
proceso
VP-0001
El analista de Contabilidad
responsable del proceso al recibir
la información verifica la
documentación y valida que todo
esté acorde a las exigencias:
Documentos Vigentes y Legales.
Documentación Completa y de acuerdo a
exigencias???
El analista de contabilidad
responsable del proceso llena la
plantilla y realiza el envío al
Maestro de Proveedores
(Colombia).
Maestro del Proveedores (Colombia) en un lapso entre 12 y 48 horas se da confirmación de creación de Proveedor.
Una vez recibido el correo confirmación de creación del proveedor por parte del Maestro de Proveedores, el analista de contabilidad responsable del proceso envía los documentos al Archivo Central para su custodia.
Documentos Soportes
Fin
El analista de Contabilidad
responsable del proceso devolverá
la documentación al Área
Contratante.
Si
No
Fuente: Agudelo E. (2014)
57
A través del flujograma se puede visualizar gráficamente el procedimiento
propuesto, para ayudar a una mejor comprensión sobre los pasos a seguir para
lograr que la empresa realice el procedimiento de contratación de proveedores de
una manera efectiva, siendo de utilidad para la empresa debido a que permite
señalar la manera en la que se va a realizar el procedimiento, establecer
comparaciones con el procedimiento vigente. Por otra parte permite averiguar la
manera más conveniente para realizar cada paso y si algúno puede ser eliminado o
sustituido dependiendo del punto de vista de la gerencia.
58
CONCLUSIONES Y RECOMENDACIONES
Conclusiones
Con el fin de implantar una mejora al procedimiento para la contratación
de proveedores que cumpla con la normativa de legitimación de capitales; se hace
imperiosa la necesidad de examinar los departamentos contiguos que están
estrechamente relacionados a este, para así poder evaluar su proceso y determinar
el impacto que causa en ellos.
A continuación se presentan las conclusiones del presente informe de pasantía
que constituyen una visión global en torno a los principales hallazgos y
resultados, así como de los objetivos plateados:
- El personal que trabaja en el área de contabilidad y el área de compras se
pueden adaptar muy bien al proceso debido a que es sencillo y fácil de realizar.
- Debido a que los proveedores ya registrados no poseen los recaudos necesarios,
la empresa deberá realizar la actualización de los proveedores más frecuentes en
el futuro próximo.
- Se pudo evidenciar que el departamento de contabilidad y compras poseen una
coordinación eficaz, por lo que el proceso podría ser eficiente.
- El personal que labora en ambos departamentos está muy bien capacitado en
cuanto al trabajo en equipo, lo que se perfila como ventajas a la hora de
implementar estrategias para mejorar el proceso y aumentar la eficacia y
eficiencia en los departamentos analizados en ese informe.
Finalmente, se puede concluir afirmando la necesidad de eliminar toda esta
serie de irregularidades. En la siguiente sección se ofrecen un conjunto de
59
recomendaciones que pueden coadyuvar con el logro de los objetivos propuestos
en este informe.
Recomendaciones
Una vez establecidas las conclusiones con respecto a la problemática
planteada, se sugiere las siguientes recomendaciones que contribuirán al
desarrollo óptimo del proceso de contratación de proveedores y en consecuencia
de beneficio general para el logro de los objetivos de la empresa:
- Un responsable para la recepción de los recaudos obtenidos en la contratación
de los proveedores en el área de archivo, que haga una última revisión al
momento de archivar el expediente.
- Instruir a los proveedores: Es de suma importancia que los proveedores se
hagan participe y colaboren con este proceso ya que son estos también
beneficiados.
- Implementar la mejora planteada: ya que esta contiene las herramientas capaces
de lograr un cambio positivo en el proceso de contratación de proveedores en la
empresa C.A. Venezolana de Pinturas, debido a que se adapta a la normativa de
legitimación de capitales; cumpliendo así con los requerimientos de la auditoría
externa en este aspecto.
60
REFERENCIAS
Bibliográficas:
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metodología Científica. Editorial Episteme. 5ta Edición.
Carpín F. (2011). Conceptos de administración. Editorial Preca.
Catacora, F. (2010) Sistemas y procedimientos contables, Edición:
McGraw-Hill, 1997.
FRANCÉS, Antonio (2005) Estrategia para las Empresas de América
Latina . Ediciones IESA. Caracas. 302pp.
Gómez Ceja, G. (2006). Sistemas Administrativos: Análisis y diseño.
México: McGraw-Hill Interamericana, 1997.
Manual sobre prevención de la legitimación de capitales del Banco de
Venezuela, Grupo Santander (2004). Venezuela.
Sabino, C. (1996). El proceso de investigación. 1era Edición.
Tamayo (1998) Metodologia de la investigación. Reimpresión 1998. 3era
Edición
Welsch, G., Hilton, R., Gordon, P. y Rivera, C. (2005). Presupuestos,
Planificación y control. Editorial Pearson.
Personales:
León C. (2011). Evaluación de la efectividad de los mecanismos de
prevención y control de legitimación de capitales aplicados por Mercantil Banco
Universal, Región Occidente.
61
Espinoza R. (2010). Análisis de los servicios de contratación a empresas
de obras, bienes y servicios para CNPC SERVICE VENEZUELA LTD, S.A.
Leal K. (2010). Manual de Normas y Procedimientos para la Recepción y
Entrega de Productos en el Centro Nacional de Servicios al Cliente de Colgate
Palmolive C.A. Informe de Pasantías, Universidad José Antonio Páez, Venezuela.
Moya F. (2009). Procedimientos para la Prevención y Control de
Legitimación de Capitales, Aplicado por el Banco Caroní, Agencia Regina.
Informe de pasantías, Universidad de Oriente, Venezuela.
Desantiago P. (2009) La Prevención y el Control de la Legitimación de
Capitales. Una propuesta para la red de agencias BANESCO.
Electrónicas:
Definiciones y teoría de proveedores, e-conomic contabilidad en línea.
http://www.e-conomic.es/programa/glosario/definicion-proveedor (consultado:
Febrero 2014)
Manual de Detección de la legitimación de capitales (2002), Resolución
N° 1034 de la Superintendencia de la actividad aseguradora (SUDESEG).
http://www.sudeseg.gob.ve/regulaciones/166 (consultado: febrero 2014)
62
ANEXOS
63
ANEXO 1
CUESTIONARIO
Objetivo: tiene como finalidad obtener información relacionada a para cumplir
con los objetivos específicos del informe de pasantías, las preguntas tiene dos
opciones en su respuesta SI y NO.
1. ¿Posee usted conocimiento de la normativa vigente referente a la
legitimación de capitales?
2. ¿Cree usted que el procedimiento para la contratación de proveedores esta
enfocado a la prevención de legitimación de capitales?
3. ¿Cree usted que el tema de legitimación de capitales y su prevención sea de importancia para el mejoramiento de las normas y políticas de la empresa?
4. ¿Conoce usted las políticas y controles del área o departamento donde
labora?
5. ¿Posee conocimiento usted sobre procesos administrativos?
6. ¿Cree usted que se deba elaborar un nuevo procedimiento para la
contratación de proveedores que este enfocado en el cumplimiento de la
normativa de legitimación de capitales?
7. ¿Cree usted que al elaborar un procedimiento para la contratación de proveedores enfocado en normas vigentes de legitimación de capitales, motive a elaborar mas procedimientos con mira a un mejor control interno?
64
8. ¿piensa usted que en la empresa se deba elaborar otro tipo de procedimientos para mejorar el control interno?
Formato de inscripción y actualización de proveedores (VP
65
ANEXO 2
Formato de inscripción y actualización de proveedores (VPFormato de inscripción y actualización de proveedores (VP-0001)
66
ANEXO 3
DECLARACIÓN JURADA DE ORIGEN DE FONDOS
Quien suscribe________________________________________, mayor de edad,
domiciliado en _____________________ y titular de la Cédula de Identidad o
pasaporte N°____________, actuando en mi carácter de representante legal de
_______________________________________, por la presente declaro bajo fe
de juramento que el origen de los fondos de mi representada, son de procedencia
de actividades lícitas.
Igualmente, declaro bajo fe de juramento no estar relacionado; ni pretender
involucrar a la empresa C.A. Venezolana de pinturas en forma alguna, con las
actividades ilícitas que puedan servir de instrumento para cometer el delito de
legitimación de capitales y financiamiento al terrorismo; así mismo, los fondos
que reciba de la empresa C.A. Venezolana de pinturas serán destinados al normal
desarrollo de actividades lícitas.
Declaración que hago a los fines consiguientes, el día ________ del mes de
______ de 20____.
__________________________
Firma
Sello