Introducion al concepto de cuenta

La acumulación de un evento económico que realiza una empresa, debe hacerse en una forma idónea, a través de

documentos técnicos que han surgido y evolucionado bajo la responsabilidad de investigadores y expertos en materia de

contabilidad, en este apartado se incluyen valiosas herramientas actualizadas que sirven de apoyo para que la información

contenida en los informes financieros sea razonablemente correcta y lo más apegado a la realidad.

La cuenta

La cuenta

Para conocer la posición financiera y la ganancia o pérdida neta de una entidad económica es necesario la elaboración de los

documentos técnicos conocidos como balance de situación general y estado de resultados.

Ahora bien, para poder conocer los valores con los cuales se elaboran dichos estados es necesario llevar registros especiales

para controlar en ellos los aumentos o disminuciones que originan las transacciones efectuadas en los diferentes conceptos

de activo, pasivo y patrimonio neto.

Cada uno de los registros anteriores recibe el nombre de cuenta.

Cuenta: 

Es el lugar donde se anotan ordenadamente las variaciones que pueden ser de aumento o disminución que producen

las operaciones realizadas en los diferentes conceptos de activo, pasivo, patrimonio neto, ingresos y gastos. El

nombre que se asigne a la cuenta debe dar una idea clara y precisa del valor o concepto que controla; por ejemplo la

cuenta que controla las ventas al crédito se le llama cuentas por cobrar comerciales o clientes, a la que controla las compras

de mercaderías al crédito de nuestros proveedores se le denomina cuentas por pagar comerciales, entre otras; por lo tanto,

habrá tantas cuentas como valores o conceptos se tengan de activo, pasivo o patrimonio neto, ingresos y gastos

Clasificacion de la cuenta en siete categorias

En el país, los especialistas en materia contable, han adoptado para la cuenta a través del catálogo de cuentas la siguiente

clasificación en siete categorías.

Las cuales se detallan a continuación: 

• Cuentas de activo

• Cuentas de pasivo

• Cuentas de patrimonio neto

• Cuentas de resultado deudoras (Gastos)

• Cuentas de resultado acreedoras (Ingresos)

• Cuenta liquidadora de resultados

Las partes de una cuenta

• Nombre: La asignación deberá ser clara, de tal manera que permita identificar fácil y plenamente el valor y concepto que

en ella se acumula.

• Debe: Es la parte izquierda de la cuenta.

• Haber: Es la parte derecha de la cuenta.

• Cargar: Significa registrar una cantidad en el debe de la cuenta.

• Abonar: Significa registrar una cantidad en el haber de la cuenta.

• Movimiento deudor (MD): Es la suma de los cargos de una cuenta.

• Movimiento acreedor (MA): Es la suma de los abonos de una cuenta.

• Saldo: Es la diferencia entre el movimiento deudor y el movimiento acreedor. Tipos de saldos: Deudor y acreedor.

Saldo deudor (SD): Es cuando el valor del movimiento deudor es mayor que el valor del movimiento acreedor.

Saldo acreedor (SA): Es cuando el valor del movimiento acreedor es mayor que el valor del movimiento deudor.

• Cuenta saldada: Es cuando el valor del movimiento deudor es igual a la suma del movimiento acreedor.

Las reglas del cargo y el abono

Las reglas del cargo y abono

• Las cuentas de activo empiezan con un cargo, aumentan cargándolas, disminuyen abonándolas y su

saldo es deudor.

• Las cuentas de pasivo empiezan con un abono, aumentan abonándolas, disminuyen cargándolas y su

saldo es acreedor.

• Las cuentas del patrimonio neto empiezan con un abono, aumentan abonándolas, disminuyen

cargándolas  y su saldo es acreedor.

• Las cuentas de resultado deudoras siempre se cargan, de tal manera que su saldo es deudor.

• Cuentas de resultado acreedoras siempre se abonan, por lo tanto su saldo es acreedor

La partida doble

La partida doble

La contabilidad moderna se fundamenta en un principio muy antiguo, el concepto de la partida doble, toda operación

económica de cualquier entidad que se registre en la contabilidad se sustenta en este principio, el cual se puede definir

como: No hay un cargo sin un abono o dicho de otra manera quien recibe: Se carga, y quien entrega: Se abona. 

Por lo general es el método que se sigue para registrar transacciones, mediante el cual siempre se ven afectadas por lo

menos dos cuentas por cada transacción.

Reglas de la partida doble

Reglas de la partida doble:

Si la teoría de la partida doble dice que a todo cargo corresponde un abono, las reglas de esta teoría se obtienen de las

propias reglas del cargo y del abono como sigue:

Primera regla

Se tiene que cargar cuando aumenta el activo, este cargo debe ser  correspondido por un abono(s) en una o más cuenta(s), se

puede presentar de cualquiera de las siguientes formas: Disminución del activo mismo, aumento en el pasivo y aumento en

el patrimonio neto.

Segunda regla

Se tiene que cargar cuando disminuye el pasivo, este cargo debe ser correspondido por un abono(s) en una o más cuenta(s),

se puede presentar de cualquiera de las siguientes alternativas: Disminución  del activo, aumento del pasivo mismo y

aumento en el patrimonio neto.

Tercera regla

Se tiene que cargar cuando disminuye el patrimonio neto, este cargo debe ser correspondido por un abono(s) en una o más

cuentas, el cual se puede presentar de cualquiera de las siguientes alternativas: Disminución  del activo, aumento del pasivo

y aumento en el patrimonio neto mismo.

Teoria de la partida doble

Teoría de la partida doble:

Luego de haber estudiado las reglas del cargo y abono, y de la partida doble, se puede establecer una teoría: Por cada cargo

debe haber un abono, esto implica que toda aplicación contable debe ser balanceada es decir debe mantener un equilibrio

entre los cargos y los abonos, no importa cuantos cargos existan el abono debe balancear la suma de estos. Por lo tanto se

puede  afirmar que la aplicación contable está cuadrada (término muy común entre los expertos contables) en otras palabras

la sumatoria de los cargos es igual a la sumatoria de los abonos. 

Igualdad numerica entre los movimientos

Igualdad numérica entre los movimientos

Como los efectos que producen las transacciones se registran en las cuentas, conservando la igualdad numérica del balance

de situación general, es natural que la suma de los cargos y  de los abonos de cada asiento sea la misma.

Por tanto, si los movimientos de las cuentas están formados con los cargos y abonos que han recibido, y éstos están

compensados, es lógico que también la suma de los movimientos deudores de todas las cuentas sea igual a la suma de los

movimientos acreedores de todas las cuentas.

Sistema de polizas con tres registros

Sistema de pólizas con tres registros

La palabra póliza es el equivalente en español, de la original en inglés voucher, que significa comprobante.

La póliza se define como el documento en que consta el análisis de una operación contable y su debida comprobación, este

análisis consiste en precisar la cuenta o cuentas que se cargan y la cuenta o cuentas que se abonan, o sea el asiento con su

correspondiente redacción o explicación.

Como respaldo del asiento, se acompañan los comprobantes que lo justifican y  firma la póliza el responsable de: Hacerla,

revisarla, asiento en auxiliares, control, asiento en principales y autorizarla.

El primer paso a dar en todo proceso de contabilización consiste en identificar la documentación que lo soporta. Esta

documentación está constituida, a manera de ejemplo, por comprobantes de crédito fiscal extendido por los proveedores,

recibo de planilla, comprobante de crédito fiscal extendido a clientes, requisición de materiales que soportan las entradas y

salidas de inventarios y otros.

La documentación soporte referida, por práctica o rutina de trabajo, será anexada o integrada a un documento contabilizador

denominado póliza de registro. Esta póliza de registro se identifica de tres clases: Pólizas de ingresos, pólizas de egresos y

pólizas de diario.

Tipos de polizas

Póliza de ingresos: Es el documento que concentrará todas las entradas de efectivo a caja que suceden en una organización.

Póliza de egresos: Es el documento que soportará una salida de dinero representado generalmente por la emisión de un

cheque de las cuentas corrientes US $ de la empresa.

Póliza de diario: Es el documento por medio del cual se dará efecto a movimientos contables, complementarios a las

entradas de efectivo a caja o egresos como son, por ejemplo: Ajustes, reclasificaciones, correcciones, amortizaciones de

gastos, depreciaciones de activos, provisiones de pasivos, entre otros.

Registro en las polizas

Las entradas de efectivo se justificarán por medio de: Los comprobantes de crédito fiscal, las facturas a consumidor final y

las notas de débito, que amparan la venta de bienes o los servicios prestados a los distintos clientes al contado o por la

cancelación de bienes o servicios prestados al crédito; por el total de las operaciones diarias se emitirá un comprobante de

ingresos en formulario preparado para tal fin, al cual se anexarán los justificantes correspondientes en los que se indicará la

fecha y numeración correlativa que le corresponda dentro de  los  movimientos de caja. 

Toda recepción de efectivo durante el día se deberá remesar  íntegramente a las instituciones financieras con las cuales

mantenga relación la empresa al siguiente día hábil.

Todos los desembolsos se harán por medio de cheques a cargo de las cuentas corrientes US$ que la empresa tenga en los

bancos, en ningún caso se harán pagos en efectivo con fondos tomados de las recaudaciones diarias. Los cheques se

emitirán contra presentación de los documentos justificativos que motiven el pago, tales como: Planillas de sueldos,

comprobantes de crédito fiscal o notas de débito por compras de productos o servicios y en general por todas aquellas

erogaciones que efectúe la empresa en el giro normal de sus operaciones.}

Por todas las erogaciones diarias se elaborará  un solo comprobante de egresos, en el formulario preparado para tal efecto.

Las Partidas de diario se elaborarán de acuerdo con la naturaleza de cada operación y a medida que estas se presenten; tales

como provisiones de gastos o ingresos, traspaso de cuentas, obligaciones a favor o cargo de la empresa, corrección de

errores, ajustes de valuación. Se utilizará en las partidas el formulario diseñado al respecto debiendo ser fechado y

numerado en orden cronológico y correlativamente, anexando los documentos justificantes correspondientes. Los

comprobantes de diario serán autorizados por el propietario de la empresa o por quien el designe; previo a su anotación en

los registros respectivos.