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REORGANIZACIÓN

La decisión de llevar a cabo una reorganización administrativa parte generalmente de la necesidad de disponer de una estructura que permita elevar el nivel de desempeño de una organización y crear las condiciones para afrontar las cambiantes demandas del mercado.

Para cumplir con una empresa de tal naturaleza, existen elementos conceptuales y metodológicos que sirven de marco. Entre éstos se cuentan el alcance y fuentes de cambio, la visión clásica de la teoría organizacional relacionada con los principios de la organización.

1. CONCEPTO.

Con frecuencia un organismo social logra dejar atrás su estructura corriente cuando nuevos productos, nuevas funciones, nuevos procedimientos, nuevo personal, etc. se han añadido y aumentado su magnitud, por tanto la reorganización es la adecuación y modernización de la estructura ORGANIZACIONAL y estar de acuerdo con la dinámica actual.

2. DETERMINACIÓN DE LAS TAREAS A REORGANIZAR.

Se debe considerar que es lo que se quiere:

1. Aumentar la "eficiencia", el desarrollo de las operaciones del organismo para obtener un mejor aprovechamiento de sus recursos.

2. Definir con exactitud las "líneas de autoridad" para evitar situaciones como: duplicidad de autoridad, excesiva centralización, que el numero de los niveles de autoridad sean demasiados y estructuración difícil de entender.3. Lograr una mayor "coordinación" entre las actividades internas de las unidades administrativas para promover una sincronización y armonía de las formas de operar.

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4. Lograr mayor "control" de las operaciones que se desarrollan mediante un análisis y evaluación de la información para evaluar si lo realizado se apega a lo planeado y en su caso aplicar medidas colectivas.

5. Determinar las funciones es decir definir y agrupar las tareas a realizarse para determinar el fin que se persigue y luego lo necesario para alcanzarlo.

6. Establecer una "comunicación" efectiva" para estar al tanto de las actividades departamentales como interdepartamentales, por medio de informes periódicos sobre su actuación y los resultados obtenidos.

7. Establecer adecuadas "relaciones" con el personal, la cooperación es un requisito indispensable para asegurar el buen trabajo colectivo y se puede alcanzar simplemente por medio del contacto diario.

3. DETERMINACION DE NECESIDADES PARA REORGANIZAR.

Las desviaciones o fallas pueden ser por deficiencias internas o factores externos producidos por el medio ambiente con el cual interactúa.

Síntomas internos:

Objetivos mal definidosInadecuada división de trabajoDeficientes comunicacionesLenta toma de decisionesExcesivo tramo de controlInsuficiencia funcionalDeficientes controlesBaja productividadCrecimiento no programadoDeficientes relaciones humanasDeficiente carga de trabajo

Síntomas externos

Avance científico y tecnológicoSituación del mercadoSistema económico, político, social y cultural.

ANITA

4. PLAN DE TRABAJO

Determinación de una nueva estructura ORGANIZACIONALDefinición de líneas de autoridad y responsabilidadAsignación de funciones y actividadesFijación de políticas administrativasDeterminación de nuevos controlesCoordinación de funciones y actividadesAdecuadas relaciones humanas, etc.

5. RECOPILACION DE INFORMACIÓN.

Se debe seleccionar previamente la información que recopile, los hechos que deben ser constatados, deben ser objetivos, es decir no deberá recopilar datos innecesarios, hay que tener en cuenta el propósito del estudio y se debe proceder a la evaluación de la información recopilada con la finalidad de:* Asegurarse que es relativa al problema* Determinar si de ella se desprende la existencia de nuevos problemas* Evaluar la información recopilada para ver si sugiere cambios o mejoras.

6. ANÁLISIS, DIAGNÓSTICO Y DISEÑO DE LA ESTRUCTURA ORGÁNICA

El análisis funcional toma en cuenta los siguientes factores:Factor directo constante:

* Agrupar funciones por afinidad* Identificar áreas de primer nivel* Desglosar funciones en actividades* Identificar áreas de segundo nivel* Desglosar funciones en actividades* Repetir lo anterior de acuerdo a los niveles jerárquicos

El análisis estructural toma en cuenta los siguientes factores:

Factores directos variables:*Especializacion de funciones* Volumen de trabajo* Tipos de actividades o trabajo* Tipos de productos o artículos* Tipos de personas o cosa que se atiendenFactores indirectos* Equilibrio horizontal entre las unidades* Desarrollo de otras funciones* Económica de recursos

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Procedimiento de la reorganizaciónEs conveniente dividir el procedimiento para llevar a cabo la reorganización, en etapas:A.- investigación Consiste en la obtención de una fotografía de cómo está operando la empresa  a) Recopilación de todo el material escrito con la anterioridad a este estudio de la empresa  b) Estudio de los niveles jerárquicos y de la distribución de autoridad de la empresa  c) Estudio de las funciones generales de cada departamento  d) Determinación de puestos tipo o clave de organización  e) Análisis de puestos  f) Lista de deberes y actividades  g) Análisis y procesos  h) Determinación y análisis de cargas de trabajo  i) Determinación de controles establecidos  j) Estudio general sobre procedimientos para la comunicación  k) Estudio sobre formas utilizadasB.- análisis y critica de los datos recolectados en la etapa de investigación. Se determinara lo siguiente:  a) Análisis y agrupación de funciones propuestas, secciones y departamentos  b) Estudio de la delegación de autoridad  c) Análisis de la distribución de actividades para departamentos, secciones y puestos  d) Análisis de flujo de trabajo  e) Análisis de la comunicación  f) Análisis de controles actuales  g) Análisis de proceso y cargas de trabajo  h) Análisis y simplificación de formasC.- proposición de la nueva organización o modificación a la anterior  a) Definición de la nueva estructura de la empresa  b) Fijación de políticas administrativas  c) Definición de líneas de autoridad

  d) Asignación de funciones y actividades  e) Determinación de controles  f) Establecimiento de canales de comunicación  g) Coordinación de funciones y actividades  h) Sugerencias para mejorar las relaciones humanas  i) Presentación de los nuevos procesos de operación y formas que se utilizaran  j) Presentación del flujo de trabajo.