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RENDICIÓN DE CUENTAS RECURSOS 2017 MANUAL DE USUARIO SISTEMA DE

RENDICIÓN DE CUENTAS CAPÍTULO III: RENDICIÓN DE COMPRAS Y

OTROS GASTOS

Versión 01

Fecha Emisión 26/01/2018

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RENDICIÓN DE CUENTAS RECURSOS 2017 MANUAL DE USUARIO DE SISTEMA

CAPÍTULO III: RENDICIÓN DE COMPRAS Y OTROS GASTOS

Superintendencia de Educación División de Fiscalización

Enero 2018



OTROS GASTOS

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ÍNDICE

Contenido 1. INTRODUCCIÓN ........................................................................................................................... 3

2. ESTRUCTURA DE RENDICION ....................................................................................................... 3

3. INGRESO AL SISTEMA Y SELECCIÓN DE LIBROS ........................................................................... 4

4. LIBRO DE COMPRAS ..................................................................................................................... 5

4.1. Etapa I – Descarga de Plantilla .................................................................................................. 6

COMPLETAR ARCHIVO CSV ......................................................................................................... 7

ESTRUCTURA DEL ARCHIVO ........................................................................................................ 7

4.2. Etapa II – Cargar Libro ............................................................................................................. 10

VALIDACIÓN .................................................................................................................... 10

VALIDACIONES EXITOSAS. ............................................................................................... 11

VALIDACIONES NO EXITOSAS. ......................................................................................... 12

4.3. Etapa III – Ver Resultados ....................................................................................................... 13

4.4. Etapa IV – Cierre Rendición ..................................................................................................... 14



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1. INTRODUCCIÓN

En complemento con el Manual de Cuentas para la Rendición de Recursos 2017, se expone a continuación el Capítulo III: Rendición de Compras, del Manual de Usuario del Sistema de Rendición de Cuentas, para dar a conocer la funcionalidad y operatividad en materia de la declaración de gastos por concepto de compras.

En el presente manual, se describe paso a paso el procedimiento que se debe llevar a cabo para realizar la declaración de gastos de los recursos 2017:

El proceso de Rendición de Cuentas Recursos 2017, considera para cada establecimiento educacional (RBD) o Administración Central (AC), según corresponda, la declaración de los recursos recibidos de las siguientes subvenciones:

Subvención General.

Subvención Escolar Preferencial (SEP).

Incremento de Subvención por Proyectos de Integración Escolar (PIE).

Subvención Pro retención.

Subvención de Internado.

Subvención de Refuerzo Educativo.

Subvención Anual de Apoyo al Mantenimiento.

Fondo de Apoyo a la Educación Pública (FAEP), en sus convenios 2015, 2016 y 2017 en lo relativo a la ejecución de gastos 2017, para sostenedores municipales.

El nuevo sistema se basa en la lógica de rendición por libros, por lo que los gastos ahora pasan a ser cargados a través de archivos CSV en los libros correspondientes. Por tanto, la carga individual de gastos deja de estar habilitada.

A continuación, se expone la forma de uso y funcionalidad del Libro de Compras, del Sistema de Rendición de Cuentas.

Se recomienda leer detenidamente el presente manual de usuario antes de iniciar el proceso de rendición de cuentas asegurando una correcta, eficiente y oportuna declaración.

2. ESTRUCTURA DE RENDICION

El proceso de rendición del libro de compras, se estructura de la siguiente manera:

i. Etapa I – Descargue Plantilla: en este apartado podrá encontrar el archivo en formato “.CSV” correspondiente al proceso de RC seleccionado. Asimismo, podrá seleccionar el documento que le corresponde por el tipo de sostenedor.

ii. Etapa II – Cargar Libro: en este apartado se realiza la carga de la declaración de gastos realizada por el sostenedor, según lo solicitado en el archivo dispuesto en la etapa anterior.

iii. Etapa III – Ver resultados: en este apartado se observará un resumen de la declaración realizada por el sostenedor, donde se muestran los totales de los gastos declarados.

iv. Etapa IV – Finalizar Proceso: esta sección presenta el resumen de recursos rendidos por el sostenedor. Esta etapa será activada en fechas distintas al inicio del proceso de rendición de cuentas, con el propósito de que el sostenedor tenga la opción de revisar la información cargada en sistema.

A continuación, se describe paso a paso las acciones a desarrollar para llevar a cabo la carga de gastos en el libro de compras del sistema de rendición de cuentas.



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3. INGRESO AL SISTEMA Y SELECCIÓN DE LIBROS

Al ingresar al sistema de Rendición de Cuentas de la Superintendencia de Educación, se le solicitará

la autentificación del sostenedor, como se aprecia en la siguiente imagen.

Ilustración 1

Una vez dentro del sistema, en la página principal se puede apreciar un tablero en que se mostrarán

noticias e informaciones varias para los usuarios.

En la barra superior se puede apreciar el menú, desde donde se accede a los distintos módulos del

sistema, para ingresar a los libros a rendir, haga clic en el menú procesos, tal como se muestra en la

imagen.

Ilustración 2



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Al ingresar se mostrará una línea de tiempo con el o los procesos en los que el usuario este

participando para el periodo. Para comenzar con su rendición de cuentas debe seleccionar el

proceso y luego ingresar al libro que desee declarar, tal como se muestra en las imágenes a

continuación:

Ilustración 3

Ilustración 4

El Sistema de Rendición de Cuentas contempla la declaración de 5 libros (incluyendo o no el libro

FICOM según le corresponda).

4. LIBRO DE COMPRAS

A continuación, se presenta el libro de compras, que para ingresar se debe seleccionar dentro de

los libros disponibles:

Ilustración 5

Una vez en la interfaz del libro de Compras, se mostrará la “Etapa I – Descargue Plantilla”, donde se

encuentra el archivo “.csv” a completar con la información de los gastos realizados por concepto de

compras varias.



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4.1. Etapa I – Descarga de Plantilla

En esta etapa el usuario debe seleccionar la plantilla y luego presionar el botón “Plantilla” para

descargarla.

Ilustración 6

Ilustración 7

Ilustración 8

Esta plantilla contiene los campos específicos a ser completados para la declaración de los gastos

del sostenedor. Por tanto, no se pueden eliminar ni agregar columnas al archivo, solo se deben

completar los datos requeridos.

A continuación, se describe el archivo y la forma de completarlo, de acuerdo a lo establecido por la

Superintendencia de Educación.



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COMPLETAR ARCHIVO CSV

El archivo “.CSV” es una planilla delimitada por comas [(*.CSV)], que se puede abrir con cualquier

hoja de cálculo (Ejemplo: Excel), y trabajar directamente sobre ese archivo. El sostenedor deberá

elaborar una planilla “.CSV”, por cada uno de los establecimientos educacionales que tiene a su

cargo, es decir, por cada RBD.

Consideraciones elementales:

No deben existir espacios en blanco debido a que es un archivo de texto y reconoce los

espacios en blanco como datos.

El archivo debe contener sólo una hoja de trabajo (no permite más de una).

Cada gasto que se declare debe ser registrado en una fila única del documento. Se deben completar

todas las celdas presentadas para cada fila o gasto.

ESTRUCTURA DEL ARCHIVO

El archivo está estructurado para que en cada fila se ingrese un gasto, el que debe contener los

datos requeridos en cada columna, las que se explican a continuación.

Ilustración 9

Columna A: RBD

Se debe ingresar el número de RBD, sin digito verificador, o la sigla AC, de acuerdo a lo siguiente:

Para registrar gastos asociados a un RBD: ingrese en esta columna el número de RBD al que

desea imputar el gasto descrito en la fila, y que corresponda al sostenedor que efectúa la

declaración.

Para registrar gastos asociados a la Administración Central ingrese la sigla AC.

Columna B: SUBVENCIÓN.

En esta columna se deben registrar los códigos de las diferentes subvenciones, que recibirán el gasto

descrito en esa misma fila. Estos códigos son los siguientes:

Subvenciones Código

Subvención General GENERAL

Subvención Especial Preferencial (SEP) SEP

Programa de Integración Escolar(PIE) PIE

Subvención Anual de Apoyo al Mantenimiento MANTENIMIENTO

Subvención Pro-Retención PRORETENCION

Subvención por Servicio de Internado INTERNADO

Subvención de Refuerzo Educativo REFUERZO



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Fondo de Ayuda a la Educación Pública, Convenios 2015, 2016 y 2017

FAEPC2015 - FAEPC2016 - FAEPC2017

Tabla 1

NOTA: Los gastos imputados a los convenios FAEP solo pueden ser cargados a la Administración

Central (AC).

Columna C: CÓDIGO CUENTA.

En esta columna, se debe registrar el código de la cuenta de gastos definida en el Plan de Cuentas

recursos 2017 disponible en la “Fe de Erratas 2017 – 2018”.

Se destaca que, el sistema de rendición sólo aceptará códigos de cuenta asociados a la Subvención

según el plan de cuentas.

Columna D: TIPO DE DOCUMENTO.

En esta columna, para cada cuenta de gasto se debe registrar el tipo de documento permitido según

lo indicado en la siguiente tabla:

N° TIPO DE DOCUMENTO CÓDIGO

1 BOLETA BOL

2 BOLETA EXENTA BOLE

3 FACTURA FAC

4 FACTURA EXENTA FACE

5 OTRO DOCUMENTO EXENTO ODE

6 BOLETA ELECTRÓNICA BOLEC

7 BOLETA EXENTA ELECTRÓNICA BOLEX

8 FACTURA ELECTRÓNICA FACEL

9 FACTURA EXENTA ELECTRÓNICA FACEX

10 FINIQUITO FIN

11 DOCUEMNTO EXTRANJERO DOCEX

12 NOTA DE CRÉDITO NOTACRE

13 NOTA DE DEBITO NOTADEB

14 PLANILLA DE SANEAMIENTO PREVISIONAL PLANILLA

Tabla 2

Columna E: NÚMERO DE DOCUMENTO.

En esta columna, se debe registrar el número correlativo que individualiza el documento que

respalda el gasto.

Columna F: FECHA DE DOCUMENTO.

En esta columna, se debe registrar la fecha de emisión del documento y se acepta el formato “dd-

mm-aaaa”. La fecha de los documentos a ingresar debe estar comprendida entre el 01-11-2016 y el

31-12-2017. Ejemplo: 04-11-2017.

Solo se pueden declarar documentos que NO hayan sido ingresados en procesos anteriores de

rendición de cuentas.



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Columna G: FECHA DE PAGO.

En esta columna, se debe registrar la fecha efectiva del pago y se acepta el formato “dd-mm-aaaa”.

La fecha a ingresar debe estar comprendida entre el 01-01-2017 y el 31-12-2017. Ejemplo; 04-11-

2017.

Columna H: DESCRIPCIÓN DEL GASTO.

En esta columna, se debe registrar una breve descripción del gasto, según lo señalado en el

comprobante respectivo.

Columna I: RUT PROVEEDOR.

En esta columna, se debe ingresar el RUT del proveedor que emitió el documento. Ingrese el RUT

del proveedor sin puntos y con dígito verificador, ejemplo: 11111111-1.

Columna J: NOMBRE PROVEEDOR.

En esta columna, se debe registrar la razón social o nombre del proveedor que emitió el documento.

Columna K: MONTO GASTO.

En esta columna, se debe registrar el monto total o parcial del documento que requiere declarar.

Cuando el valor del gasto se distribuye entre varios establecimientos, la suma de los valores

declarados, en cada RBD, no puede superar el valor total del documento.

Columna L: MONTO DOCUMENTO.

En esta columna, se debe registrar el valor total del documento que respalda el gasto declarado.

Columna M: DOCUMENTO ORIGINAL.

Esta columna se agregó para ser utilizada en caso de registrar documentos NOTACRE o NOTADEB.

Al ingresar un gasto asociado a este tipo de documentos, en la columna documento original se debe

ingresar el número de documento que origina la nota de crédito o débito.

Cabe recordar que la fecha de la nota de crédito o débito debe ser posterior a la fecha de emisión

del documento original y, en el caso de una nota de crédito, el monto debe ser como máximo el

mismo del documento original.



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4.2. Etapa II – Cargar Libro

El usuario luego de completar los archivos con los datos de sus compras y otros gastos, debe cargar

cada una de las planillas CSV al sistema, por cada uno de los RBD que tenga.

Para esto, en la “Etapa II – Cargar Libro”, se debe hacer clic en la lista desplegable “Seleccione

Establecimiento”, donde aparecerá una lista con todos los RDB asociados al sostenedor. Aquí sebe

seleccionar uno de ellos, el que debe coincidir con el RBD en el archivo a cargar. Luego, haga clic en

el botón “Seleccione un CSV”, y en la ventana emergente, tendrá que seleccionar el archivo

correspondiente al establecimiento elegido.

El archivo a cargar debe tener terminación “.csv”, para que la plataforma pueda leer la información

declarada por el sostenedor, de lo contrario el sistema indicara error en el formato de archivo.

Ilustración 10

Una vez seleccionado el archivo, el usuario debe hacer clic en el botón “subir archivo”. Esta acción,

se deberá repetir, para todos los “.csv” que desee cargar. Aparecerá el mensaje: “Carga realizada

exitosamente” y se mostrará en el listado de libros cargados, donde se verá el nombre del proceso,

nombre de archivo, fecha de carga, estado y el acceso al reporte de errores cuando corresponda.

Ilustración 11

VALIDACIÓN

Al cargar el archivo “.CSV”, se realizarán tres tipos de validaciones, las que se especifican a

continuación:

1) Validación inmediata que verifica que el archivo tenga el formato correcto “.CSV”.

2) Luego, inicia la validación “online”, que tiene por objetivo validar tanto el formato del

archivo, en cuanto a la cantidad de columnas, como el del contenido, en cuanto a la



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existencia de datos numéricos donde corresponde y la detección de celdas vacías. El

resultado de esta validación se entrega en el sistema y se debe acceder al reporte de errores

para revisar los detalles.

3) Luego, inicia la validación “offline”, en donde se valida la integridad y consistencia de la

totalidad de los datos entregados en el archivo comprobando el set de reglas de negocio

asociadas a la rendición del libro.

Según el resultado de las validaciones o las acciones del sostenedor, los estados que pueden tener

los archivos son:

En espera de validación Offline: el archivo se subió exitosamente al sistema y pasó la

primera validación.

Error(es) en validación online: el archivo presenta inconsistencias, los errores son

identificados e informados al sostenedor a través de la plataforma web.

Archivo eliminado: el archivo fue eliminado por el usuario y no será considerado por el

sistema en la rendición del libro.

Error(es) de validación offline: el archivo presenta inconsistencias, los errores son

identificados e informados al sostenedor a través de la plataforma.

Guardando datos del archivo exitoso: el archivo aprobó las validaciones offline, y el sistema

se encuentra registrando la información declarada en la base de datos.

Cargado exitosamente: la información declarada ha sido registrada exitosamente en la base

de datos.

Ilustración 12

VALIDACIONES EXITOSAS.

Una vez cargado el archivo exitosamente, el sostenedor puede hacer clic en el botón “reporte”,

donde aparecerá un resumen con la información relacionada con las validaciones que realiza el

sistema sobre los archivos cargados por el sostenedor, tal como se presenta a continuación.

Ilustración 13



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Ilustración 14

VALIDACIONES NO EXITOSAS.

En el caso de que un archivo “.csv” cargado por el sostenedor presente errores en alguna de las

pruebas de validación, el sistema proveerá al usuario un reporte en el que se presenta cada error

que se detectó en el archivo. En dicho reporte, se establecen los siguientes campos:

Tipo: señala en qué etapa de las validaciones se encontró el error.

Regla: indica la regla de validación que el archivo no cumplió.

Ubicación: señala la fila y la columna donde se detectó el error.

Ayuda: corresponde a la propuesta de corrección de la falta hallada por el sistema.

Ilustración 15

En estos casos, el archivo puede quedar con el estado “Error(es) en Validación Online” o “Error(es)

en Validación Offline”, dependiendo en qué validación se encontró la falta, tal como se presenta a

continuación.



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Ilustración 16

Ilustración 17

Una vez cargado el archivo exitosamente, debe presionar el botón continuar para pasar al siguiente

paso.

4.3. Etapa III – Ver Resultados

Ilustración 18

En esta etapa se puede visualizar el resultado obtenido de la carga de cada archivo correcto (sin

errores), con la siguiente información general:

• Nombre Archivo.

• Cantidad Registros.

• Monto Total Gastos.

• Monto Total Documentos.

También se puede visualizar un detalle por archivo cargado, haciendo clic en el nombre del archivo.

Los datos a visualizar son:



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• RBD.

• Subvención.

• Código Cuenta.

• Tipo Documento.

• Número Documento.

• Fecha Documento.

• Fecha Pago.

• Descripción Gasto.

• Rut Proveedor.

• Nombre Proveedor.

• Monto Gasto.

• Monto Documento.

• Documento Original.

Ilustración 19

4.4. Etapa IV – Cierre Rendición

En este apartado, el sostenedor deberá realizar el cierre del libro, con lo que se indica al sistema

que no se agregarán más gastos.

Es responsabilidad del sostenedor, que antes de proceder con esta etapa se corrobore que han sido

ingresados todos los gastos correspondientes al libro. Cabe señalar, que esta etapa no genera

ningún certificado de cierre, pero es indispensable finalizarla, para consolidar la información en el

módulo de cierre.

En este apartado, el botón que responde a la pregunta “¿está seguro de cerrar la rendición?”, se

activará con posterioridad, próximo al término del plazo del proceso de rendición de cuentas, lo que

será informado oportunamente.

Ilustración 20

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