Registros de proveedores

DEFINICIONES

Proveedor: Es la persona natural o jurídica, que cumple con las exigencias

establecidas por ABB para prestar servicios o entregar suministros.

Proveedor de Productos o Suministros: persona natural o jurídica que,

luego de un proceso de Cotización o Licitación, entrega como resultado

final un Producto a ABB.

Proveedor de Servicios o Contratista: persona natural o jurídica que,

luego de un proceso de Cotización o Licitación, entrega como resultado

final un Servicio a ABB.

Proveedores Críticos: Corresponde a aquellos proveedores cuyo producto

o servicio tienen gran impacto en la realización del servicio o producto final

de ABB. La falta, omisión, retraso o falla del producto o servicio imposibilita

la Prestación del servicio ofrecido por ABB afectando directamente la

calidad e imagen de la empresa.

Proveedores No Críticos: Corresponde a aquellos proveedores cuyo

producto o servicio no tienen gran impacto en la realización del servicio o

producto final. No representa un mayor impacto o relevancia para la

ejecución o cumplimiento de las funciones propias de la Organización,

Negocio y la entrega del servicio en sí mismo.

CRITERIOS PARA LA SELECCIÓN

Entenderemos como proceso de selección de proveedores, según el espíritu de la

Norma, a la etapa previa al inicio del proceso de compra, mediante la cual se logra

la validación o aprobación de algunos proveedores, que tienen las competencias

para satisfacer adecuadamente las necesidades y sus clientes finales y pueden

pertenecer al Registro de Proveedores.

Se selecciona los proveedores que por la calidad de sus productos y de su

atención, su cumplimiento y los precios, garanticen un suministro adecuado.

Las evaluaciones realizadas a los proveedores, consideran criterios específicos

como calidad, precio, tiempo de respuesta, etc. Estos criterios se evalúan en una

escala de 1 a 5, donde el 5 es el máximo posible y 1 el menor valor posible, como

ejemplo se presenta la siguiente descripción general:

Evaluación de Proveedores de Productos

La evaluación resulta de la información ingresada por el área usuaria, al sistema

de evaluación , para cada producto crítico con Orden de Compra emitida o

Contrato Vigente, y una vez que la recepción de un producto se haya realizado.

Los criterios, su definición y la escala de puntaje, para el caso de proveedores de

Bienes y/o Productos son los siguientes:

Registro de proveedores y registro de proponentes

Datos básicos de los proveedores

Descripción del Formato.

Lo primero que debemos hacer es conocer de que se trata cada tipo de datos,

para ello debemos tener una entrevista con la persona en la organización

encargada del proceso del trámite de actualización de datos básicos. Supongamos

, que la explicación que nos dió para cada tipo de tados es el siguiente:

La fecha de diligenciamiento, es la fecha en que el proveedor hace entregra del

formato diligenciado, cuando el proveedor es nuevo, debe llenar todos los datos,

pero cuando es antiguo, el actualiza los datos que considera pertinente, es decir

que hayan cambiado.

El número: es un consecutivo que el formato tienen, esto es más para efecto de

control, para que en un momento dado, que el proveedor diga que hay alguna

información de datos básicos mal, nos podamos remitir al formato original y

verificar qué ocasionó el error.

El Tipo Id: es el tipo de identificación, la cuál puede ser Cédula de Ciudadanía,

Cédula de Extranjería o NIt. Por lo tanto el Nro. de Id., es el número de cédula o

NIT, según el caso y este número no se repite, es decir, es un número único de

identificación.

El nombre completo o razón social: es el nombre completo, sí es persona

natural, y razón social, sí es persona jurídica. El primero, con el número de cédula

se obtiene el nombre y en la seguna con el certificado de la Cámara de Comercio

de la respectiva ciudad donde se encuentra registrada la empresa del proveedor.

La Dirección de Oficina: es la dirección completa de la oficina, con su respectivo

municipio y departamento donde se encuentra. Cuando se trata de una empresa

con muchas sucursales, les solicitamos colocar la dirección de la oficina central,

donde se realizan todos los trámites administrativos del proveedor. Es de anotar,

que nuestros proveedores son todos a nivel nacional.

Los tres Teléfonos Fijos: son los teléfonos que se encuentran en la misma

dirección de la oficina, como mínimo deben tener uno. Lo anterior, debido a

política de la empresa, ya que es una forma de asegurarnos de la existencia real

del proveedor.

Los tres Nro. Celular: son los números de teléfonos móviles que el proveedor

cuenta. En este punto, le recomendamos que si tienen operadores móviles

diferentes, nos coloquén mejor un número de teléfono por cada operador.

A todos los proveedores , se les exige que dé una persona contacto, ésta

necesariamente es una persona natural. Los datos que se les pide de la persona

contacto son:

El Tipo Id., que puede ser cédula de ciudadanía o extranjería, ya que solo son

personas naturales; el Nro de Id., luego es el número de la cédula.

El nombre completo, el cual tiene nombres y apellidos el Nro. Teléfono celular, es

el número del teléfono celular, aquí exigimos que el contacto cuente con un

teléfono celular, no fijo. El Correo Electrónico, que es la dirección de su correo.

La Dirección Oficina, está se pide, porque existen muchos proveedores que

pueden tener varias sucursales y por lo tanto, se requiere saber en qué oficina se

encuentra la persona contacto.

Por último, el formato debe llevar el nombre, el cargo y la firma de quién lo

diligenció, por parte del proveedor. Por lo general debe ser el representante legal,

que siempre es una persona natural.