Crear Regustros de Facturas Proveedores

 

 

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Crear Registros de Facturas de Proveedores Propósito

Consejos Útiles 

Si tiene alguna pregunta, favor de responder al mismo correo que recibió con la liga de invitación.

A continuación, mencionamos el correo electrónico del grupo de Supplier Management de GP: globalsuppliermgmt@gpstrategies.com.

Anotar información en el sistema es un proceso muy intuitivo; sin embargo, algunos puntos estarán resaltados por su importancia y para su conocimiento. 

Todo campo en el portal marcado con un asterisco significa que forzosamente deben llenarse. Podrá llenar campos adicionales a estos, pero estará inhabilitado para seguir adelante hasta llenar todos los campos obligatorios.

Para seleccionar campos múltiples presione Ctrl y cada campo individualmente.

La funcionalidad de “bloqueo de ventanas emergentes” (pop-ups) deberá estar deshabilitada para que el sitio funcione correctamente.

La resolución de su pantalla debe ser 128x1024 y debe usar uno de estos sistemas de navegación:

o Internet Explorer 11.x o Mozilla Firefox 38+ o Google Chrome 42+ o Apple Safari 8.x o 7.x

  

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Generar y Emitir un Registro de Factura de Proveedor 1.    Ingrese a https://eetz.fa.us6.oraclecloud.com usando su nombre de usuario (email) y contraseña 

que previamente creo.                           **Oracle abrirá esta página de  inicio y  la mayoría de  las  funcionalidades se mostrarán en el Portal de 

Proveedor.**  

2.    Dar click sobre el icono de Supplier Portal (Portal de Proveedor).  

  

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3.    La pantalla del Portal de Proveedor se abrirá y las funciones disponibles se mostrarán debajo de 

Tasks (Tareas) en la parte izquierda de la pantalla. 

  

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4.    Todo registro de factura debe estar ligado a una Orden de Compra (PO), para ello dar click sobre 

Create Invoice (Crear Registro de Factura) debajo de la sección Invoices and Payments (Facturas y 

Pagos) de la lista de Tasks.  

  

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5.    Dar click en el desplegador de este campo para mostrar las PO’s asignadas. Seleccione la orden 

de compra válida que previamente se le especifico para ligar la factura. Únicamente se mostrarán 

PO’s abiertas (con saldo). 

La opción Search (Buscar) puede ser usada para buscar el numero completo de la PO, si 

fuese necesario.                                

 6.    Los  campos Supplier (Proveedor), Supplier Site  (Localidad del Proveedor), Address  (Dirección), 

Customer Taxpayer  ID  (Código para Declaración de  Impuestos),  Invoice Currency  (Moneda de 

Facturación) y Payment Currency (Moneda de Pago) mostrarán la  información predeterminada 

extraída de la PO seleccionada y de la información maestra del perfil de proveedor registrado.  

Nota: El campo Supplier Site mostrará la dirección que será utilizada para generar el pago de la factura. 

  

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Esta es la única información que se mostrara automáticamente. Todos los demás campos deberán llenarse 

o seleccionarse manualmente.               

7.    Por consiguiente, llene lo siguiente: 

Number (Número) – Número de folio o equivalente de su factura. Si está registrando por segunda o tercera vez una factura, agregue al final del número original un distintivo consecutivo que puede ser A, B, C, etc.

Date (Fecha) – Fecha de factura. Tener presente que el sistema tiene limitaciones para 

fechas por lo que si la fecha que busca no se muestra, elija la más cercana a la deseada e 

informe de ello a su contacto de Operaciones para determinar si son necesarias acciones 

adicionales.  

  

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Type  (Tipo)  –  Se mostrará automáticamente  Invoice  (Factura), no  debe modificarse, a 

menos que este registrando una Nota de Crédito. 

Attachments (Adjuntos) – Debe adjuntar copia de  la  factura y de todos los anexos que 

por Ley debe presentar para un pago correcto. Dar click en  +  a la derecha de Attachments 

y dar click en Browse (Navegar) para localizar el o los documentos en su computadora. 

Pueden ser  documentos en  PDF, Word doc,  Excel, o  image. El  nombre Title se  llenará 

automáticamente. Anote una breve descripción en Description (Descripción)  

 

8.    Una vez que ha adjuntado copia de la factura y dado el caso, de sus anexos, vaya a la sección de 

Lines (Partidas).           

9.    Dar click en Select and Add  (Seleccionar y Agregar) para abrir la ventana de selección que le 

  

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mostrará una lista con todas las partidas disponibles de la PO a las cuales podrá ligar la factura.  

* Únicamente se mostrarán líneas (partidas) disponibles de la PO. * Puede ligar la factura a una o más de las líneas mostradas. * Puede ligar la factura de manera parcial contra una línea de la PO, el 100% de la línea o con varias líneas sea parcial o totalmente. 

 Nota: las líneas de la PO no aparecerán automáticamente, debe dar click en Select and Add  Este icono UNICAMENTE estará habilitado si ha completado todos los campos de la sección marcados con asterisco. 

 

10.  Revise para cada línea de la PO lo siguiente: 

Number (Número) – Número de la Orden de Compra 

Line (Línea) – Número de la línea de la Orden de Compra 

Item Description (Descripción de la Partida) – Descripción básica en la PO anotada por 

Operaciones para indicar el propósito de la partida. 

Ship ‐To Location (Embarcar a la Localidad) – Localidad donde el servicio fue ejecutado, o 

la dirección donde el material fue entregado. 

Ordered (Ordenado) – El valor total del material o servicio por línea que fue ordenado, en 

la moneda de la PO. Esta cantidad no se modifica al registrar facturas. 

Invoiced (Facturado) – El monto que el proveedor ha registrando con facturas por línea 

de la PO. Esta cantidad cambiará a medida que facturas adicionales se registren.  

 

  

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11.  En  esta  pantalla  seleccionara  las  líneas  necesarias dando  click  en  el  espacio  a  la  izquierda del 

número  de  la  sección.  Dichas  líneas  seleccionadas  se  resaltarán  en  azul.  No  podrá  editar  las 

cantidades de las líneas hasta que no haya ligado la factura a ellas. 

Para seleccionar varias líneas simultáneamente mantener presionado CTRL y dar click en 

la casilla a la izquierda de la columna con Number (Número) de la Orden de Compra. 

 

12. Una vez seleccionadas todas las líneas necesarias (y resaltadas en azul), dar click en Apply (Aplicar) 

para agregarlas a la pantalla Create Invoice (Crear Registro de Factura).  

  

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13.  Si se han ligado las líneas correctamente, estas dejaran de estar visibles en la ventada de selección 

múltiple de Select and Add pero si mostraran en la sección de Create Invoice. Si todas las líneas 

han sido agregadas, dar click en OK. 

 

  

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14. Desplácese a la derecha en la sección de Lines para identificar el campo Amount (Cantidad). 

El campo Amount mostrará el saldo remanente de la línea de la PO. Si esta cantidad no corresponde 

al valor de la factura que está registrando, deberá modificar ya sea el campo Quantity o el campo 

Amount de la línea en cuestión para que coincida con el monto de la factura. Según el tipo de PO

generada sólo uno de estos campos estará disponible. Una vez que haya realizado la actualización, 

el campo Invoice Amount (Cantidad Facturada) que aparece al fondo de la parte derecha de la  

pantalla mostrara el nuevo subtotal.  

15.  Puede seleccionar una línea innecesaria o incorrecta y dar click en Delete  para removerla. 

 16.  El impuesto es calculado al dar click en Invoice Actions (Acciones en Factura) y elige Calculate Tax 

(Calcular Impuesto) o si da click en Submit (Enviar). El monto del  impuesto se determina por el 

Tax Classification Code (código de Clasificación de Impuesto) mostrado en cada línea. 

 

  

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Si  el  código es non‐taxable (sin  impuesto) entonces no  se  agregará ningún monto por 

impuesto, el registro de la factura será enviado y se abrirá una ventana de confirmación. 

Si  el  código  es  de  impuesto  gravable,  entonces  se  abrirá  una  ventana  emergente 

señalando que el impuesto ha sido generado, revisar la cantidad mostrada en la línea. Si 

la  cantidad  del  impuesto  es  correcta,  dar  click  en  Submit  nuevamente  para  enviar  el 

registro de la factura. 

Si el monto de la factura es incorrecto, es necesario actualizar el Tax Classification code. 

Para ello contacte al Departamento de Compras regional para solicitar ayuda. 

Si usted no está obligado a reportar impuestos, seleccione la línea para que se resalte en 

azul, dar clic en el campo Amount y anote 0, enseguida dar click fuera de la línea. Envíe por 

correo electrónico su contacto de operaciones y el departamento de GP AP local para que 

sean conscientes de que ha eliminado el impuesto calculado de la factura. 

  

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17.  Una vez que la suma de los montos de líneas e impuesto mostrada en Invoice Amount al fondo 

de la parte derecha de la pantalla son correctos respecto al valor de la factura, dar click en Submit, 

para enseguida recibir la confirmación. 

Si no es posible agregar correctamente el valor de su factura en el registro de factura, dar 

click en Save and Close  (Guardar y  Cerrar) y  contacte a  su Departamento de Compras 

regional para solicitar ayuda. 

  

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Revision de Registros de Facturas Guardados/lncompletos Aun No  

Enviados. 1. Para actualizar un registro de factura guardado,vaya a Tasks (Tareas) del Portal de Proveedor y

dar click en View Invoices (Ver Registros de Facturas).  

   

Search L 61 Order Numbef-

 Tasks

 Orders

 • Manage Orders

• Manag< ScllediAes

• Actn0\\1edge Sin Spreadsheet  

Agreements

 • ManageAgreements

 

Shipments  

• Manage Shipments

• Create ASN

• Create ASSN

• Upload ASN or ASSN

• View Receipts

• View Returns  

Consignedl.nventory

 • Review Consumption Advices

 Invoices andPayments

 • CreateInvoice

• CreateInvoice \IViihoul PO  

 • View Payments

 Negotiations

 • View Active Negotirions

• Manage Response:;

 Qualifications

 • Manage Questionnaires

• View QualificaOOos  

Company ProfilE'

  

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 • Manage Profie

  

2.    En la pantalla View Invoices dar click en el menú desplegable de Supplier (Proveedor), después 

dar click en su Compania o nombre y enseguida dar click en Search para buscar todos los registros 

de facturas registrados en su Portal. 

a.    Alternativamente, anote  el  número  preciso  de  su  factura  o  de  la  PO  para  reducir  la 

búsqueda de resultados.  

 

3.    Cualquier   registro   con   un   Invoice   Status   (Status   de   Factura)   marcado   con   Incomplete 

(Incompleto) puede ser actualizado, para ello dar click en el número de la factura.  

 4.    Después de haber dado click en la factura marcada como Incomplete, el registro se abrirá en una 

vista editable la que posteriormente podrá remitir una vez corregida.