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Registro contable de donación en CxP INS-40-1-02-01
FECHA PUBLICACIÓN 31/03/2016
MACROPROCESO NIVEL 1 NIVEL 2 NIVEL 3 VERSIÓN Diversificación de
Ingresos Gestión de Donaciones Ingreso de donaciones
Registro contable del ingreso de la donación
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Tabla de Contenido
Tabla de Contenido ......................................................................................................................... 1
1. OBJETIVO ..................................................................................................................................... 2
2. ALCANCE ...................................................................................................................................... 2
3. INSTRUCCIONES .......................................................................................................................... 2
4. DEFINICIONES ............................................................................................................................ 15
5. DOCUMENTOS DE REFERENCIA ................................................................................................ 16
6. CONTROL DE CAMBIOS ............................................................................................................. 16
7. APROBACION ............................................................................................................................. 16
8. ANEXOS ..................................................................................................................................... 16
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1. OBJETIVO
Describir el proceso para registrar contablemente las donaciones que ingresan por facturación de
proveedores, por contratos civiles y bonos FOPRE.
2. ALCANCE
El proceso inicia desde la radicación de la factura o recepción de la información sobre la donación
y finaliza con la generación de la cuenta por pagar al proveedor.
3. INSTRUCCIONES
El ingreso de las donaciones en cuentas por pagar se realiza por tres vías; por medio de la
facturación de proveedores, contratos civiles y bonos FOPRE. Para los tres casos, el registro
contable de la donación es igual.
3.1. Registro contable donación
El registro contable se realiza por medio del sistema SAP por la transacción F-43.
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Los campos a diligenciar son:
Fecha documento
Clase: para los registros de donaciones se debe utilizar la clase de documento “SE”
Referencia: número de la factura
Texto cabecera
Clave de contabilización: “21” para registrar débitos en acreedores
Cuenta: el número asignado al proveedor en el sistema SAP a quien se le va a registrar la
donación.
Una vez diligenciados los datos anteriores se teclea “enter“, y a continuación se visualiza la
siguiente pantalla:
Los campos a diligenciar son:
Importe: Valor de la donación
Texto: Descripción de la donación (Ej: Donación Fopre, donación contrato civil, donación
bonos)
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Clave de contabilización: “50” para registrar créditos
Cuenta: la cuenta contable del ingreso a la cual se registran las donaciones; “4295090001
Donaciones en dinero”.
Una vez diligenciados los datos anteriores se teclea “enter“, y a continuación se visualiza la
siguiente pantalla:
Los campos a diligenciar son:
Importe: Valor de la donación
Indicador de impuesto: Para las cuentas de Ingreso se utiliza “A0” (significa: valor excluido
de IVA).
Orden: El número de la orden interna establecida para las donaciones del FOPRE es
“OD810481008” (ésta orden deriva el segmento “26002” y el Centro de Beneficio
810481401 creados especialmente para el FOPRE).
Texto: Descripción de la donación
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Una vez diligenciados los datos anteriores se da clic en el botón superior “otros datos” y se genera
la siguiente pantalla:
Los campos a diligenciar son:
Clave de referencia 1: Nit. del proveedor
Clave de referencia 3: Razón social del proveedor
Se da clic en la barra superior de la pantalla en el botón “Documento” y la opción “Simular”
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Posteriormente se visualiza la siguiente pantalla con el fin de verificar que el registro haya
quedado correctamente:
Para terminar el registro nuevamente se da clic en la barra superior de la pantalla en el botón
“Documento” y la opción “Contabilizar”. El sistema arroja el número de documento contable.
3.1.1. Compensación para generar la cuenta por pagar
Para generar el pago al proveedor se debe realizar la compensación del registro contable de la
factura y el registro de la donación.
Esta compensación se realiza por la transacción F-51
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Los campos a diligenciar son:
Fecha documento
Clase: para el registro de la cuenta por pagar al proveedor se debe utilizar la clase de
documento “KR”
Referencia: número de la factura
Texto cabecera: diligenciar en texto lo que está compensando (Ej; compensación donación
y factura o contrato civil, cual sea el caso)
Texto compensación: diligenciar en texto lo que está compensando.
Se da clic en la opción “seleccionar Pas” y se genera la siguiente pantalla:
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Cuenta: se diligencia el número del acreedor
Por defecto el sistema trae en clase de cuenta “K” (acreedor), la cual se deja así
Se selecciona la opción “No documento”
Se da clic en “Tratar Pas” y se genera la siguiente pantalla donde se diligencia los números de los
registros contables que se van a compensar; el registro de la donación y el de la factura.
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Nuevamente se da clic en “Tratar Pas” y aparece la siguiente pantalla:
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Se visualizan las dos partidas; el registro de la factura y la donación, se da clic en “partida resto” y
se deja el valor a girar como se visualiza en el cuadro rojo, en la parte inferior debe quedar en
cero.
Para finalizar los mismos pasos que se realizaron en la transacción F-43; clic en “Documento”
opción “simular” (verificar que todo este correcto), adicionar fecha de pago y vía de pago, y
“Contabilizar”. El sistema arroja el número contable.
Importe: el sistema visualiza el valor a pagar al proveedor.
Fecha base: Se diligencia la fecha de programación de pago.
Vía de pago: “T”: Transferencia
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El sistema arroja el número contable:
En la parte inferior el sistema informa el número del documento generado ya sea cuando se esté
compensando, en el registro de la donación o en la contabilización inicial de la factura y/o
contrato civil.
3.2. Donación por facturas de proveedores
La donación por lo general es del 30% del valor facturado por parte del proveedor; este monto se
calcula del subtotal facturado, es decir antes de IVA.
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A continuación un ejemplo para realizar el cálculo:
El subtotal según la factura es de $83.333 al calcular el 30%, la donación sería de $25.000.
3.3. Donación por contratos civiles
La información de la donación se recibe de la Dirección Jurídica quienes anteriormente fueron
comunicados por la Vicerrectoría de desarrollo y egresados de la donación que desea hacer el
proveedor. En cuentas por pagar se procede a registrar contablemente la donación según el
porcentaje a donar y el registro del contrato civil y posteriormente se realiza la compensación con
el saldo a pagar.
3.4. Donación por bonos FOPRE
La información de la donación se recibe de la Vicerrectoría de desarrollo y egresados quienes nos
informan por medio de un correo electrónico el valor de la donación y el valor total recaudado a
través de la venta de bonos FOPRE. En cuentas por pagar se procede a contabilizar la donación, el
valor recaudado y el valor a pagar al proveedor, lo anterior se realiza en un solo registro a
diferencia de los demás.
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Para afectar la cuenta contable donde se recauda el dinero de la venta de los bonos FOPRE, se
realiza así:
Clave de contabilización: “01” para registrar débitos en deudores
Cuenta: “12131” Cuantías menores, afectando la cuenta de mayor “2815052501” Valores
recibidos bonos Fopre.
Importe: El valor recaudado por la venta
Los demás pasos tal como se realiza el registro de la donación explicado inicialmente.
3.5. Anulación documento contable FI
La anulación de un documento contable se realiza por la transacción FB08:
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Los campos a diligenciar son:
Numero de documento: el número de documento a anular.
Motivo anulación: Al dar clic en el cuadro se despliega la siguiente lista. Se escoge el
motivo a anular; por lo general los que se utilizan es el motivo 01 (Anulación en periodo
actual) y 02 (Anulación en periodo cerrado).
Fecha contabilización: Si escogió el motivo 01; se debe dejar la fecha de contabilización del
documento que va a anular. Si escogió el motivo 02; la fecha actual, el día que está
anulando.
Periodo contable: El número del periodo en que se va a anular que corresponde al número
del mes en que se está realizando la anulación, ej. Marzo es 03.
Una vez diligenciados todos los datos se da clic en el icono “contabilizar”:
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El sistema genera el documento de anulación:
4. DEFINICIONES
FOPRE: Fondo Programas Especiales
Acreedor: Toda persona, física o jurídica, legítimamente facultada para exigir el pago o
cumplimiento de una obligación contraída por dos partes con anterioridad.
Deudor: Aquella persona natural o jurídica que tiene la obligación de satisfacer una cuenta
por pagar contraída a una parte acreedora.
Cuenta por pagar: Deuda que tiene la empresa por concepto de bienes y servicios que
compra a crédito.
Contabilizar: Apuntar una partida o cantidad en los libros de cuentas.
Compensación: Compensar partidas abiertas con el fin de dejar la deuda real al proveedor.
Orden Interna: Pertenece al módulo de CO (Controlling) y es un objeto temporal de costos
que acumula costos durante un periodo de tiempo al cabo del cual se liquidan a receptores
definitivos.
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5. DOCUMENTOS DE REFERENCIA
6. CONTROL DE CAMBIOS
VERSIÓN ACTUALIZACIÓN FECHA
0 Elaboración 30/11/2015
Publicación 31/03/2016
1
7. APROBACION
NOMBRE CARGO FECHA
ELABORÓ Liliana Cruz Bastidas Gestor en Cuentas por pagar 30/11/2015
REVISÓ Carlos A. Castellanos Analista Cuentas por Pagar 10/12/2015
Edilsa Vasquez Coordinador Impuestos 10/12/2015
APROBÓ Carlos A. Castellanos Analista Cuentas por Pagar 10/12/2015
8. ANEXOS
No aplica.
INTERNOS (Cadena de Valor) EXTERNOS (Unidad académica, administrativa, entidad)
PRO-40-1-02-02 Registro contable del ingreso de la donación
o De bonos FOPRE o Por facturas de proveedores o Por contratos civiles
No aplica