ref. gru fecha: 20/03/2019

Guía rápida de usuario

Ref.

Fecha:

GRU

20/03/2019

Contenido

1. INTRODUCCIÓN .......................................................................................................... 4

1.1 OBJETIVO ....................................................................................................................... 4

1.2 CONTENIDO DEL DOCUMENTO .......................................................................................... 4

2. ÁREA PERSONAL ....................................................................................................... 5

3. INFORMACIÓN PROVEEDOR ..................................................................................... 6

3.1 CAMPOS ......................................................................................................................... 7

4. ALTA DE FACTURAS .................................................................................................10

4.1 SUBIDA DE FACTURAS ....................................................................................................11

4.2 SELECCIÓN DE FACTURA ............................................................................................13

4.3 RELLENAR DATOS FACTURA ........................................................................................14 4.3.1 Campos ................................................................................................................15

4.4 DAR ALTA FACTURA ....................................................................................................20 4.4.1 Morosidad con agrupados ....................................................................................22 4.4.2 Morosidad (suplido único) ....................................................................................24

Lista de Figuras

FIGURA 2-1: ÁREA DEL USUARIO .............................................................................................. 5 FIGURA 2-2: INTERFAZ DE FIN DE SESIÓN ................................................................................. 5 FIGURA 2-3: INTERFAZ DE CIERRE DE SESIÓN ........................................................................... 5 FIGURA 2-4: CONFIRMACIÓN DE CIERRE DE SESIÓN ................................................................... 5 FIGURA 3-1: CONTRATO DE ADHESIÓN ..................................................................................... 6 FIGURA 3-2: INTERFAZ 'INFORMACIÓN PROVEEDOR'. DATOS DE LA COMPAÑÍA PROVEEDORA. ...... 7 FIGURA 3-3: INTERFAZ 'INFORMACIÓN PROVEEDOR'. BOTÓN 'CANCELAR'. .................................. 9 FIGURA 4-1: INTERFAZ 'ALTA DE FACTURAS'. ...........................................................................10 FIGURA 4-2: INTERFAZ 'ALTA DE FACTURAS'. SUBIDA DE FACTURAS. .........................................11 FIGURA 4-3: INTERFAZ 'ALTA DE FACTURAS'. EJEMPLO DE CUADRO DE DIÁLOGO. .......................11 FIGURA 4-4: INTERFAZ 'ALTA DE FACTURAS'. EXAMINADOR DE FACTURAS AGREGADAS. .............12 FIGURA 4-5: INTERFAZ 'ALTA DE FACTURAS'. SELECCIÓN DE FACTURA. .....................................13 FIGURA 4-6: INTERFAZ 'ALTA DE FACTURAS'. RELLENAR DATOS DE FACTURAS. ..........................14 FIGURA 4-7: DESPLEGABLE DEL SELECTOR “OPCIONES”. ..........................................................15 FIGURA 4-8: DESPLEGABLE DEL SELECTOR TIPO FACTURA SUSTITUCIÓN ...................................16 FIGURA 4-9: DATOS DE LA FACTURA QUE SE ESTÁ RECTIFICANDO .............................................16 FIGURA 4-10: GUI DE ALTA DE FACTURA. DATOS DE FACTURA (II) ............................................17 FIGURA 4-11: GUI DE ALTA DE FACTURA. DATOS DE FACTURA (III) ...........................................17 FIGURA 4-12: GUI DE ALTA DE FACTURA. DATOS DE FACTURA (IV) ...........................................17 FIGURA 4-13: DESPLEGABLE DEL SELECTOR DE IBAN ..............................................................18 FIGURA 4-14: TAMAÑO MÁXIMO EXCEDIDO ...............................................................................19 FIGURA 4-15: CODIFICACIÓN ELECTRÓNICA DE LA FACTURA SIN MOROSIDAD (ARRIBA) Y CON

MOROSIDAD (ABAJO) ......................................................................................................20 FIGURA 4-16: CODIFICACIÓN ELECTRÓNICA DE LA FACTURA II. ..................................................21 FIGURA 4-17: PROCESO DE DIGITALIZACIÓN CERTIFICADA FINALIZADO .......................................21

Lista de Tablas

NO SE ENCUENTRAN ELEMENTOS DE TABLA DE ILUSTRACIONES.

1. INTRODUCCIÓN

1.1 OBJETIVO

En este documento se describe las funcionalidades y usabilidad de la aplicación web de

gestión de facturas de Caixabank, así como de los proveedores y/o emisores de éstas en el

sistema.

1.2 CONTENIDO DEL DOCUMENTO

Este documento está formado por los siguientes capítulos:

✓ Capítulo 1: Introducción. En este capítulo se realiza una introducción del documento.

✓ Capítulo 2: Área personal. Sección en la que se explicará brevemente a identificar

cuando el usuario está conectado y cuando se ha desconectado, tanto de manera

ordenada como de manera abrupta, del sistema.

✓ Capítulo 3: Información proveedor. En este capítulo se describe la funcionalidad y

usabilidad de la aplicación web donde se mostrarán los datos de un determinado

proveedor y que serán remitidos desde el portal de proveedores.

✓ Capítulo 4: Alta de facturas. En este capítulo se describe la funcionalidad y usabilidad

de la aplicación web para permitir al usuario subir o dar de alta en el sistema una nueva

factura de un determinado emisor / proveedor.

2. ÁREA PERSONAL

Cada vez que el usuario acceda al sistema de manera satisfactoria, éste (el sistema) le

mostrará el usuario, en la esquina superior derecha, la información relativa a quién es (1), así

como la fecha de conexión del sistema (2) de la Figura 2-1. Además, el usuario tendrá la

posibilidad de cerrar sesión, (3) de la Figura 2-1, en cualquier momento.

Figura 2-1: área del usuario

El sistema, por seguridad, está programado para que después de un tiempo determinado de

inactividad elimine los datos de la sesión activa hasta ese momento. En el momento que eso

ocurra, el sistema presentará al usuario una interfaz similar a la mostrada en la Figura 2-2.

Figura 2-2: interfaz de fin de sesión

Además, en cualquier momento, el usuario conectado podrá Cerrar sesión de manera

ordenada en el sistema. Cuando este tipo de cierre suceda, el sistema le mostrará la siguiente

interfaz, ver Figura 2-3, no obstante, antes de cerrar sesión, el sistema le mostrará

confirmación al usuario, Figura 2-4, para realizar el cierre.

Figura 2-3: interfaz de cierre de sesión

Figura 2-4: confirmación de cierre de sesión

3. INFORMACIÓN PROVEEDOR

Cuando un proveedor accede por primera vez al portal, tendrá que aceptar unos términos y

condiciones de uso del portal. Para ello se le mostrará una página como la mostrada en la

Figura 3-1: contrato de adhesión.

Figura 3-1: contrato de adhesión

Las acciones que el usuario puede desempeñar en esta página son las siguientes:

(1) No acepto: El usuario no está de acuerdo con lo declarado en el contrato de adhesión

y por lo tanto se cerrará su sesión y no podrá acceder al portal.

(2) Acepto: El usuario acepta los términos y condiciones del contrato de adhesión para

poder hacer uso del portal web y por lo tanto accederá a la siguiente página

(Información del proveedor, que se detallará más adelante).

(3) Imprimir: El usuario tiene a su disposición la posibilidad de imprimir el contrato para

leerlo con más facilidad.

A través de esta sección, el usuario podrá visualizar la información de la entidad emisora de

la factura o facturas a incorporar en el sistema.

Importante. Todas las facturas que el usuario vaya a dar de alta en el sistema se relacionarán

directamente con la entidad mostrada en esta interfaz, Información proveedor, es decir,

internamente, se sobreentenderá que las facturas fueron emitidas por dicha entidad.

En la Figura 3-2 se puede observar el formulario mediante el cual se mostrará la información

del proveedor al usuario.

Figura 3-2: interfaz 'Información proveedor'. Datos de la compañía proveedora.

3.1 CAMPOS

(1) Actividad de la compañía. Breve descripción donde se representará de manera

gráfica una descripción de las diferentes tareas que realiza la entidad proveedora.

(2) Tipo persona. Clasificación del tipo de persona o de la entidad que desarrolla la

actividad, siendo esta la que está sujeta a derechos y obligaciones. Los posibles

valores seleccionables serán:

▪ Física. ▪ Jurídica.

(3) CIF / NIF compañía. Conjunto de valores, tipo y número de identificación, que

identificará de manera unívoca al emisor. El tipo de identificación será un valor

seleccionable entre los siguientes:

▪ C.I.F. ▪ N.I.E.

▪ N.I.F.

(4) Nombre / Razón social*. Nombre de la entidad emisora o emisor de la factura.

(5) Apellido 1*. Primer apellido del emisor de la factura.

(6) Apellido 2*.Segundo apellido del emisor de la factura.

(7) Dirección. Conjunto de datos que indican con precisión el lugar o localización de

la dirección emisora de la compañía emisora. Este conjunto de datos vendrá dado

por: tipo de vía, nombre y número de vía, así como el bloque y/o letra u otros datos

relevantes para su identificación.

(8) Población. Nombre de la población donde reside la dirección fiscal de la entidad

emisora de la factura.

(9) Provincia. Nombre de la provincia donde reside la dirección fiscal de la entidad


(10) Código postal. Código postal vía donde reside la dirección fiscal de la entidad


(11) Teléfono de contacto. Teléfono para ponerse en contacto con el emisor de la

factura.

(12) Tipo residencia. Valor del tipo de residencia que tiene la entidad emisora de factura

respecto a España. Su valor será uno de los disponibles en el sistema, pudiendo

ser:

▪ Extranjero

▪ Residente en España

▪ Unión Europea (excepto España)

(13) País. Código del país donde reside la dirección fiscal de la entidad emisora de la

factura.

(14) Aceptación de condiciones. Campo que servirá al sistema para detectar la

conformidad del usuario sobre los datos de la entidad proveedora mostrados en

la interfaz.

* La visibilidad de estos campos dependerá del valor escogido en el campo (2) denominado Tipo persona: Si el tipo de persona es Física, el usuario deberá de visualizar los campos (4) Nombre, (5) Apellido 1 y (6) Apellido 2; mientras que, en el caso de las entidades Jurídicas, únicamente, la visibilidad reside en el campo (4) Razón social, siendo este el único que se mostrará en la interfaz.

(15) Cancelar. Botón disponible para que el usuario pueda cancelar o salir del proceso

de alta de facturas y, en consecuencia, del sistema, tal y como se muestra en la

Figura 3-3.

Figura 3-3: interfaz 'Información proveedor'. Botón 'Cancelar'.

En todo momento, el usuario podrá regresar al flujo del sistema a través del botón

'Volver', o en caso contrario, salir de la aplicación mediante el botón de 'Cerrar'.

(16) Continuar. Botón que iniciará el proceso para confirmar los datos del emisor en el

sistema, el cual será transparente al usuario, y que posteriormente, si todo va bien,

le direccionará a la interfaz de Alta de facturas, ver sección 4.

4. ALTA DE FACTURAS

Desde este punto de la aplicación se podrán de dar de alta nuevas facturas en el sistema. El

proceso de alta de una factura consiste en una transición de 4 pasos:

I. Subida de facturas: Se escogerán de manera previa, y no vinculante, las facturas que,

en principio se deseen incorporar al sistema, pudiendo eliminar cualquiera de las facturas

subidas en cualquier momento antes de confirmar la incorporación de ésta en el sistema.

II. Selección de factura a insertar en el sistema.

III. Rellenar datos factura: Se introducirán los valores indicados por el formulario mostrado,

los cuales estarán relacionados con la factura escogida, permitiendo a través de ellos la

gestión y manipulación de ésta.

IV. Dar alta o insertar factura en el sistema. En este paso se confirmará el deseo de

incorporar la factura seleccionada con los datos adscritos a ésta en el sistema.

Figura 4-1: interfaz 'Alta de facturas'.

4.1 SUBIDA DE FACTURAS

La subida de facturas se hará a través de la zona dedicada para ello y que se muestra en la

Figura 4-2.

Figura 4-2: interfaz 'Alta de facturas'. Subida de facturas.

La subida de facturas se podrá hacer a través de dos mecanismos:

▪ Subida clásica. Esta acción se llevará a cabo a través del campo Examinar, el cual

mostrará al usuario un cuadro de diálogo (Figura 4-3) para seleccionar el fichero

relativo a la factura o facturas a subir al sistema.

Figura 4-3: interfaz 'Alta de facturas'. Ejemplo de cuadro de diálogo.

▪ Subida por arrastre. Este tipo de subida no estará disponible en todos los navegadores,

pero en el caso de estarlo el modo de llevarlo a cabo es el siguiente:

i. Se selecciona el fichero o ficheros relacionados a las facturas que se desean

agregar al sistema.

ii. Se arrastran a la zona delimitada por puntos, Zona de arrastre de ficheros.

iii. Una vez situados sobre dicha zona bastará con soltar los ficheros arrastrados

para que, de manera transparente al usuario, estos se han agregados y

mostrados en la interfaz.

En cualquiera de los casos, cuando el fichero relativo a la factura se haya seleccionado y

subido al sistema de manera correcta, este se le mostrará al usuario tal y como se muestra

en la Figura 4-4.

Figura 4-4: interfaz 'Alta de facturas'. Examinador de facturas agregadas.

Importante. El formato del fichero relativo a la factura debe de corresponder a un archivo PDF.

En caso contrario, el sistema no le permitirá subir el archivo y le indicará al usuario de esta

situación a través de un mensaje informativo en la aplicación.

4.2 SELECCIÓN DE FACTURA

Para seleccionar una determinada factura basta con hacer clic sobre una de ellas, tal y como

se muestra Figura 4-5. En ese momento, el sistema mostrará en la sección del visor de

facturas el contenido de dicha factura y habilitará la zona del formulario para rellenar los datos

relacionados con la factura seleccionada, y que está activa en el visor. Tanto en la sección

del visor como en la sección del formulario se añadirá el nombre de la factura seleccionada

en ese momento.

Figura 4-5: interfaz 'Alta de facturas'. Selección de factura.

Importante. Por defecto, la sección de Datos a completar vendrá deshabilitada. En el

momento que el usuario seleccione una factura dicha zona, Datos a completar, se activarán y

estarán listos para la edición.

El usuario podrá interactuar con la aplicación libremente, seleccionando de manera aleatoria

una factura u otra, sin seguir un orden establecido.

4.3 RELLENAR DATOS FACTURA

Figura 4-6: interfaz 'Alta de facturas'. Rellenar datos de facturas.

Como ya se indicó anteriormente, esta sección, ver Figura 4-6, contendrá un formulario con

una serie de campos que deben de ser rellenados, y que estarán disponibles (serán editables)

cuando se seleccione una determinada factura, para poder dar de alta ésta, la factura, en el

sistema.

4.3.1 Campos

1. Morosidad: se deberá marcar el campo cuando el proveedor pertenezca a “Morosidad”.

Cuando el campo esté marcado ☑ se mostrará el campo “Contrato (1.1)”, en caso

contrario ☐ se mostrará el campo “Referencia (1.2)”.

1.1. Contrato: donde se introduce el “Contrato GIM” del proveedor, el dato deberá tener

el formato correcto, es obligatorio rellenarlo en caso de que se muestre.

1.2. Referencia: donde se introducirá el nº de referencia del proveedor.

2. Opciones: en este desplegable se mostrarán las opciones (las opciones 2.4 y 2.5 sólo se

muestran si “morosidad” está marcado) que se pueden ver en la siguiente imagen:

Figura 4-7: desplegable del selector “Opciones”.

2.1. Factura: factura, no rectificativa, con importe positivo o negativo.

2.2. Factura rectificativa por diferencia: factura rectificativa de una factura emitida

previamente.

2.3. Factura rectificativa por sustitución: factura que anula una factura emitida

previamente, hay tipos de sustitución:

Figura 4-8: desplegable del selector Tipo factura sustitución

2.3.1. Anulación de la factura original: factura que anula una factura emitida

previamente. Tendrá el mismo importe de la factura que se desea anular, pero

con signo contrario.

2.3.2. Factura rectificativa sustitutiva: para poder utilizar esta opción, se debe haber

dado de alta en el sistema una factura a través de la opción "Anulación de la

factura original". Si se selecciona está opción será obligatorio seleccionar el tipo

de sustitución en el siguiente desplegable:

En el caso de que sea una factura rectificativa (2.2, 2.3.1 y 2.3.2) habrá que

rellenarlos siguientes campos:

Fecha factura a rectificar: fecha de la factura que se está rectificando.

Serie factura a rectificar: serie de la factura que se está rectificando.

Nº factura a rectificar: número de la factura que se está rectificando.

Figura 4-9: datos de la factura que se está rectificando

El valor del desplegable Tipo factura rectificativa se completará automáticamente

dependiendo de los valores seleccionados por el usuario en Tipo factura y Tipo

factura sustitución.

2.4. Factura con suplidos: (“Morosidad únicamente”) permite dar de alta Facturas

agrupadas, rellenar el campo “Nº factura” es obligatorio (Ver Apartado 4.4.1)

2.5. Suplido: (“Morosidad únicamente”) permite dar de alta un suplido simple. (Ver

Apartado 4.4.1)

3. Empresa: desplegable en el que se deberá seleccionar la empresa la cual realizará la

facturación.

4. Fecha factura: haciendo “click” se genera un desplegable donde se debe seleccionar la

fecha de la factura a introducir en el sistema.

5. Nº Factura: donde se indicará el número de la factura seleccionada.

6. Serie factura: donde se debe indicar la serie de la factura seleccionada.

7. Identificación del Servicio: donde se indicará la identificación del servicio a seleccionar por

el usuario. Entre las distintas opciones que contiene este desplegable cabe destacar:

7.1. Clave factura: cuando el usuario seleccione esta opción, la aplicación mostrará de

manera dinámica el campo de texto Clave Factura a la derecha tal y como se

muestra en la Figura 4-10, donde el usuario deberá indicar, si la conoce, la clave

factura a la que se imputará el importe de la factura seleccionada.

Figura 4-10: GUI de alta de factura. Datos de factura (II)

7.2. Servicio y Subservicio: cuando el usuario seleccione esta opción, la aplicación

mostrará de manera dinámica los campos de texto Servicio, Subservicio y Centro

gestor tal y como se muestra en la Figura 4-11, donde el usuario debe seleccionar

de la lista un servicio, un subservicio (los subservicios estarán disponibles para

seleccionar una vez seleccionado un Servicio) y el número de centro del gestor.

Estos datos servirán para imputar el importe de la factura al centro correspondiente.

Es importante resaltar que esta opción únicamente está disponible cuando la

empresa seleccionada sea CAIXABANK SA.

Figura 4-11: GUI de alta de factura. Datos de factura (III)

7.3. Email y centro gestor: cuando el usuario seleccione esta opción, la aplicación

mostrará de manera dinámica los campos de texto Email gestor del grupo

Caixabank y Centro gestor tal y como se muestra en la Figura 4-12 y Figura 4-11:

GUI de alta de factura. Datos de factura (III), donde el usuario debe introducir el

email y el número de centro del gestor. Estos datos servirán para imputar el importe

de la factura al centro correspondiente.

Figura 4-12: GUI de alta de factura. Datos de factura (IV)

8. Servicio contractual recurrente con liquidación de IVA en fecha de vencimiento: se debe

seleccionar (☑ ) este concepto en caso de que aplique en la factura.

9. IBAN: En este desplegable se mostrarán las opciones que se pueden ver en la siguiente

imagen:

Figura 4-13: desplegable del selector de IBAN

9.1. Utilizar el último IBAN: Esta opción solo se mostrará a los usuarios que ya hayan

incluido algún IBAN. Habrá que seleccionar esta opción si no se quiere introducir

uno nuevo. Se mostrará encriptado en los campos (10).

9.2. Utilizar nuevo IBAN: Al seleccionar esta opción el usuario tendrá que teclear un

nuevo IBAN el cual llevará un proceso de validación.

10. IBAN: en estos campos se mostrará el IBAN seleccionado (en el caso de que se haya

seleccionado la opción “utilizar último IBAN” en el desplegable anterior. En caso de

haber seleccionado utilizar nuevo IBAN habrá que introducirlo en estos campos. En el

primer campo se introducirá el código del país y los dígitos de control y en el segundo el

número de cuenta (máximo 30 posiciones). Este IBAN lleva un proceso de validación

internacional.

11. Aceptación de condiciones: campo que servirá al sistema para detectar la conformidad

del usuario sobre los datos de la factura introducidos con su documento nativo.

Una vez se han confirmado que los datos introducidos son correctos habrá que hacer clic en

el botón continuar:

En el caso de “morosidad” habrá que pulsar “Añadir”

En este paso se procederá a validar si la factura se ha tecleado correctamente. En caso

negativo se mostrarán una serie de errores que debe subsanar antes de proceder con la

subida de la factura.

También se puede dar el caso de que la factura sea demasiado grande para el sistema, ya

que disponemos de un máximo de 750KB por factura. En este caso se mostrará la siguiente

advertencia:

Figura 4-14: tamaño máximo excedido

4.4 DAR ALTA FACTURA

A través del botón Continuar o el de Añadir de la Figura 4-6, el usuario confirmará la acción de incorporar la factura seleccionada con los datos adscritos a ésta en el sistema. Se mostrará la ventana de la Figura 4-15

Figura 4-15: codificación electrónica de la factura sin morosidad (arriba) y con morosidad (abajo)

Si hacemos clic en el link “Ver codificación electrónica factura original nº xxxxx” podremos ver

la factura codificada (esta acción no es obligatoria cuando se va a dar de alta una factura, es

solo información para el usuario):

Figura 4-16: codificación electrónica de la factura II.

Posteriormente habrá que seleccionar el check para verificar que el usuario acepta digitalizar

electrónicamente la factura original y así habilitar el botón “Aceptar”.

Para finalizar haremos clic en el botón “Aceptar”:

Figura 4-17: proceso de digitalización certificada finalizado

Si el alta se ha realizado correctamente se nos mostrará la ventana de la Figura 4-17

4.4.1 Morosidad con agrupados

Si el proveedor accede a esta opción del menú (Factura con suplidos) deberá subir su

factura correspondiente y agrupar las facturas suplido asociadas a la misma. Para realizar

esta acción deberá realizar lo siguiente:

(1) Seleccionamos la opción “Factura con suplidos”

(2) Pulsamos “Añadir” para dar digitalizar la factura.

(3) Aceptamos la digitalización

(A partir de aquí empieza el proceso de añadir suplidos a la factura Figura 4-18)

(4) Añadimos el fichero “.pdf” con el botón de “agregar facturas”

(5) Comprobamos los datos de la factura a la que se le va a añadir el suplido

(6) Pulsamos el botón de “Añadir” para iniciar el proceso de digitalización

(7) Aceptamos el proceso de digitalización electrónica

(8) Por último, para seguir añadiendo facturas pulsamos el botón de “Añadir”, en caso

contrario, pulsamos “Finalizar” para terminar el proceso de adjuntar suplidos.

Figura 4-18: proceso de inserción de suplidos

4.4.2 Morosidad (suplido único)

En el caso de haber marcado la casilla de morosidad mostrará el portal con los datos de la

factura introducidos para poder dar de alta suplidos de forma individual (Figura 4.18)

Figura 4-19: proceso de inserción de suplido único

El proceso para añadir un suplido único es muy parecido al que se sigue para añadir una

factura normal:

(1) Añadimos el fichero “.pdf” con el botón de “agregar facturas”

(2) Seleccionamos la opción “Suplido”

(3) Rellenamos los campos:

▪ Contrato (obligatorio)

▪ Empresa

▪ Identificación de servicio (con su correspondiente identificador: CF, Serv

Email…)

▪ Marcamos el campos de servicio contractual.

▪ Marcamos el campo de aceptación de condiciones.

(4) Pulsamos el botón de “Continuar” para iniciar el proceso de digitalización

(5) Aceptamos el proceso de digitalización electrónica

(6) La factura ha sido dada de alta con éxito si se muestra el mensaje de la (Figura 4-17)

ref. gru fecha: 20/03/2019

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