Red de Bibliotecas Populares, REBIPO

SOLICITUD DE INFORMACIN (RFI)

PARA CONTRATAR UN SISTEMA DE SEGURIDAD PARA EL MATERIAL BIBLIOGRFICO

Abril 30 de 2013

Tabla de contenido1. PRESENTACIN RFI41.1 INTRODUCCIN41.2 OBJETIVO51.4 INFORMACIN GENERAL71.4.1 Misin71.4.2 Visin71.4.3 Objetivos71.4.4 Historia82. CONDICIONES Y PROCEDIMIENTOS92.1 Informacin del contacto92.1.1 Formato impreso92.1.2 Formato electrnico92.2 Fechas, lugares y condiciones92.2.1 Inscripcin92.2.2 Fecha de entrega de la informacin102.3 Clusula de confidencialidad102.4 Informacin adicional102.4.1 Idioma de la respuesta al RFI102.4.2 Privacidad113. REQUERIMIENTOS DE INFORMACIN123.1 Condiciones actuales123.2 Informacin proveedores154. INFORMACIN TCNICA194.1 Matriz de requerimientos195. INVENTARIO DE FUENTES215.1 Personal216. REFERENCIAS BIBLIOGRFICAS227. PRESENTACION RFP237.1 INTRODUCCIN237.2 CONTEXTUALIZACIN247.2.1 LA ORGANIZACIN247.2.2 SOLICITUD257. 2.3 OBJETIVOS257.3 ENTREGA258. REQUERIMIENTOS268.1 ALCANCE268.2 TCNICOS/TECNOLGICOS279. ADMINISTRATIVOS2910. RECURSOS2911. CONDICIONES DE ENTREGA3012. NORMATIVIDAD3013. DOCUMENTACIN A PRESENTAR3214. INFORMACIN CONTRACTUAL3214.1 FECHAS Y PLAZOS3214.2 MTODOS Y FORMAS DE PAGO3315. MARCOS LEGALES Y SOLUCION DE CONFLICTOS3315.1 SOLUCIN DE CONFLICTOS3315.2 MARCOS LEGALES3416. EVALUACIN DE PROPUESTAS3416.1 PROCEDIMIENTOS, FACTORES Y MTODOS3417. CRITERIOS DE SELECCIN3518. REFERENCIAS BIBLIOGRAFA37

1. PRESENTACIN RFI

1.1 INTRODUCCIN

Para realizar la adquisicin, contratacin e instalacin de tecnologa para la implementacin de un sistema de seguridad en las diferentes bibliotecas pertenecientes a la Red de Bibliotecas Populares de Surinam que permita la reduccin de los ndices de robo de material bibliogrfico, es necesario presentar el siguiente RFI dirigido a los posibles proveedores con el fin de conocer las condiciones actuales del mercado. Esta informacin se convertir en determinante para la toma de decisiones al momento de la contratacin del servicio.

La red de bibliotecas populares pretende entonces identificar las capacidades, experiencias y mejores prcticas de un conjunto de proveedores, para la implementacin del sistema de seguridad, ya que cada una de las bibliotecas que hacen parte de ella posee caractersticas nicas (usuarios, espacio, zona geogrfica), el proveedor debe estar en la capacidad de desarrollar, articular y propender el apoyo tcnico y tecnolgico necesarios para suplir la necesidad, manteniendo siempre presente:

Las condiciones operativas La modelacin a las necesidades nicas de las diferentes unidades de informacin. Los costosLa experiencia operativa y tcnica que asegure la prestacin adecuada del servicio

1.2 OBJETIVO

Indagar las ofertas que presenta el mercado en cuanto a nivel operativo, tcnico, funcional y comercial de los proveedores potenciales para la adquisicin de un sistema de seguridad en pro de la solucin a la necesidad de la red de bibliotecas populares.1.3 ALCANCE

Este RFI tiene como alcance para la Red de Bibliotecas Populares de Surinam conocer los proveedores potenciales con experiencia en el mercado en la implementacin de sistemas de seguridad para material bibliogrfico de bibliotecas. Para ello se solicita a quienes estn interesados, suministrar informacin que nos permita cubrir los siguientes tpicos:

- Descripcin del sistema: detalle de la solucin (sistema) que se est en capacidad de ofrecer.

- Capacidad: la capacidad operativa y tcnica para instalar el sistema.

- Crecimiento y respuesta: cmo se compara el proveedor en el mercado, y qu est haciendo para aumentar su alcance y capacidad de respuesta, de forma que mejore sus fortalezas y supere sus retos.

- Costos: el soporte, capacitacin y actualizaciones en caso de ser requeridas.

- Soporte: el nivel de soporte que proporciona el proveedor.

Con esta informacin suministrada la Red de Bibliotecas Populares est interesada en construir una solicitud de contratacin con base en tarifas y plazos indagadas con antelacin.

1.4 INFORMACIN GENERAL

1.4.1 MisinLa Red de Bibliotecas Populares, REBIPO, de la Secretara de Educacin de la Alcalda de Surinam fomenta el acceso con equidad a la lectura y la escritura; contextualiza y construye con competencia, calidad y responsabilidad espacios y medios que garanticen el derecho al conocimiento, a la informacin. Lo anterior orientado al desarrollo educativo, formativo, social y cultural de los sectores populares de la ciudad, la ciudadana y los ciudadanos.

1.4.2 VisinEn el ao 2015 REBIPO tiene como meta acrecentar los servicios de informacin, documentacin, programas de lectura y escritura y fomentar el acceso a la cultura, a travs de la creacin, las TIC y las nuevas realidades de la sociedad de la informacin y el conocimiento, para liderar las transformaciones que requieren las bibliotecas populares como espacio de aprendizaje, encuentro y formacin en permanente interactividad con el conocimiento.

1.4.3 Objetivos Promover la participacin de las diferentes bibliotecas populares y/o comunitarias mediante alianzas. Defender los intereses de los bibliotecarios populares y propender por una legislacin acorde a la proyeccin de la biblioteca popular, que vele por la estabilidad y continuidad de las bibliotecas asociadas a la red. Promover el desarrollo de las comunidades en las que se encuentren las bibliotecas asociadas. Salvaguardar las instituciones y la informacin que en ellas se alberga.1.4.4 Historia

En 1998 se da inicio el proyecto REBIPO como una iniciativa de La Red de Bibliotecas Populares Saud. Se ha concebido dentro delPlan de Desarrollo Econmico, Social y de Obras Pblicas del municipio, mediante la Resolucin nmero 00122 de enero 27 del mismo ao, para el perodo de 1998 al 2001.

Se reconoce a entonces a REBIPO como una organizacin sin nimo de lucro y al servicio social, educativo y cultural de las comunidades adyacentes a las bibliotecas populares y comunitarias ubicadas en distintas zonas, barrios y veredas del municipio y que buscan el desarrollo e integracin de sus usuarios. La Red comenz con las bibliotecas Pblicas Aguas Calientes, Populacho, El Simple, y Juan XXXIII; ubicadas en sectores vulnerables de la ciudad de Saud.

Para el ao 2013 la red de bibliotecas cuenta ya con 24 bibliotecas ubicadas en todo el departamento, cada una de ellas ofrece un sin nmero de servicios propios de las bibliotecas como la formacin de usuarios, promocin de lectura y escritura, talleres enfocados a las necesidades de la comunidad circundante, lo cual hace que el flujo de pblico sea constante al igual que la perdida de material se incremente.

2. CONDICIONES Y PROCEDIMIENTOS

2.1 Informacin del contacto

Modo de entrega: si se realiza en formato impreso guiarse por el enunciado 2.1.1 y si es en formato electrnico 2.1.2

2.1.1 Formato impreso

Direccin: Calle 52B 62-101Nombre: Edwin Jimnez Rave Cargo: Profesional InformticoEmpresa: Red de Bibliotecas PopularesTelfono: (05 4) 260 80 10Fax: (05 4) 260 81 22

2.1.2 Formato electrnico

E-mail: edwjira@gmail.com@rbp.com.coAsunto: Participacin seguridad REBIPO

2.2 Fechas, lugares y condiciones2.2.1 Inscripcin

Los proveedores interesados en presentar la informacin que se solicita en este documento deben enviarlo a las oficinas de la red de bibliotecas populares, adems de una copia al correo electrnico estipulando en el asunto Participacin seguridad REBIPO2.2.2 Fecha de entrega de la informacin

La fecha lmite para la entrega de la informacin del RFI, es el da 22 de junio de 2013, a las 5:00 p.m.; la informacin puede ser entregada desde una semana antes de la fecha.2.3 Clusula de confidencialidad

La red de Bibliotecas Populares se compromete a: 1) Manejar de manera confidencial la informacin que como tal le sea presentada y entregada, y toda aquella que se genere en torno a ella como fruto de la prestacin de sus servicios. 2) Guardar confidencialidad sobre esa informacin y no emplearla en beneficio propio o de terceros mientras conserve sus caractersticas de confidencialidad o mientras sea manejada como un secreto empresarial o comercial. 3) Solicitar previamente y por escrito autorizacin para cualquier publicacin relacionada con la implementacin del sistema de seguridad, autorizacin que debe solicitarse ante el Jefe de Departamento de Gestin Tecnolgica y adems las partes (REBIPO - Proveedor) deben estar de acuerdo con ello.2.4 Informacin adicional2.4.1 Idioma de la respuesta al RFI

Las respuestas al RFI y toda la correspondencia o documentos relativos a este deben redactarse en espaol. La informacin tcnica (catlogos) podr estar en espaol o en ingls.Este documento no obliga contractualmente a ninguna de las partes con la informacin suministrada, dado que corresponde a un proceso de investigacin de mercado. 2.4.2 Privacidad

Toda la informacin entregada y suministrada por los proveedores es confidencial y no podr ser utilizada por terceros. Los proveedores debern mantener la confidencialidad sobre toda la informacin suministrada por la Red de Bibliotecas Populares en el presente RFI, y no la utilizarn para la presentacin de su producto en otras organizaciones.

3. REQUERIMIENTOS DE INFORMACIN

3.1 Condiciones actuales

3.1.1 Administrativas

La red de bibliotecas cuenta hasta el ao 2013 dentro de su asociacin con 24 bibliotecas populares ubicadas en diversas zonas del municipio. La administracin central est ubicada en el municipio de Saud capital del departamento a la cabeza de la bibliotecloga Claudia Preciado Bustos, desde all se encarga de dirigir y coordinar todos los esfuerzos necesarios para dotar a sus asociados con las herramientas suficientes, para la prestacin de servicios de calidad para los usuarios que las visiten. El personal que labora en cada una de las sedes, son voluntarios que han sido capacitados por personal calificado y profesional que pertenecen a la red, estos voluntarios son lderes de cada sector en el que se encuentran ubicadas. Se cuenta a su vez con grandes convenios tanto a nivel nacional como internacional, a nivel nacional con la Red de Bibliotecas Pblicas Nacional; para la animacin y promocin a la lectura se cuenta con la ayuda de Chigiro de la Biblios y la caja de Descompensacin CONGANAS, a nivel internacional con el apoyo de la Fundacin Meguinda Gays y El taller de Palabras Gordi Cerda Farra desde Estrados Undidos y Espana.

3.1.2 Tcnicas

Cada una de las sedes pertenecientes a esta Red de Bibliotecas Populares cuentan con un espacio fsico de alrededor de unos 65 m2 y cada una de ellas tiene dos pisos.Actualmente las 24 instituciones pertenecientes a la red, no cuentan con un sistema de seguridad que les permita salvaguardar la informacin que en ellas se alberga (alrededor de 3486.524 ejemplares, que suman entre todas), compuestas por diferentes colecciones desde generales a especializadas y algunas de ellas (3) cuentan con una coleccin patrimonial, el formato fsico se encuentra compuesto por 1586.524 ejemplares, que suman entre todas 964.798 ttulos y aproximadamente con 1.320.109 volmenes, 580.561 entre material de referencia y documentos electrnicos y de la coleccin patrimonial con 670 documentos.

El prstamo del material es el encargado del rea de circulacin y prstamo quien debe estar pendiente que el material que sale de la biblioteca efectivamente este prestado, mediante la revisin de la hoja de fechas ubicada al respaldo de la caratula del material; slo en cuatro (4) de las sedes incluyendo la principal se cuenta adems con vigilante quien constantemente chequea el material, se cuenta con un circuito cerrado de cmaras en la sede principal quien es la que reporta mayor afluencia de usuarios y obtiene finalizando cada periodo el ndice ms alto de hurto de material.3.1.3 Tecnolgicas

Tanto el mdulo de prstamo como el OPAC de esta red, se encuentra almacenada en el sistema WINISIS, bajo el formato comn de comunicaciones, aunque de apoco se estn migrando los registros al formato MARC21 que permitir la apertura al mundo y el poder transferir y compartir registros con otras unidades de informacin.

REBIPO cuenta con una dotacin de 10 computadoras por cada una de las sedes, con las siguientes caractersticas: - Microsoft Office 2007 - Microsoft Internet Explorer 8 como browser - Windows XP- Microsoft NT Server - Una conexin a internet de 1 mega, cuyo proveedor es UNE Telecomunicaciones

El circuito cerrado de cmaras que se encuentra en la sede principal, solo permite la grabacin de video sin audio y a blanco y negro; sus registros se eliminan de la base de datos cada 48 horas, es de acceso restringido para el personal de la biblioteca; no existe una conexin de alerta a la polica.

3.2 Informacin proveedores3.2.1 Informacin general

Datos solicitados Respuesta

Nombre o razn social

Persona Jurdica

Persona Natural

Direccin

Telfonos

Nombre del representante legal

Describa el portafolio de servicios relacionado con el sistema de seguridad para bibliotecas

Indique si la compaa es del orden multinacional, nacional o local, es la casa matriz, subsidiaria/filial u otra denominacin de sta. Multinacional:

Nacional:

Local:

Otro: Cul: ____________________

Casa matriz:

Subsidiaria /filial

Representante:

Distribuidor:

Otro: Cul: ____________________

Representantes, subsidiaria / filial o distribuidores de su compaa en Colombia Subsidiaria /filialNombre Subsidiaria /filialContactoUbicacin (Ciudad)TelfonoE-mail

1

2

3

3.2.3 Informacin del contactoComment by Procesos Tecnicos de la Biblioteca: Si se elimino el numeral 3.2.2 Entonces hay que corregir esta numeracion

Datos solicitados Respuesta

Indique la experiencia contractual relacionada con el la implementacin de sistema de seguridad para bibliotecas.

Cul ha sido el esquema de pago con sus clientes Horas hombre

Perfiles utilizados

Servicios contratados

Honorarios

Valores unitarios

Valores globales

Otro: Cul: ____________________ Explique la unidad de pago utilizada: ________

Complete los siguientes datos con respecto a los clientes ms representativos que ha tenido en la implementacin de sistemas de seguridad para bibliotecas. Nombre del ClienteDuracin del ContratoValor ContratoContacto

DesdeHasta

Datos solicitadosRespuesta

Nombre:

Cargo:

Direccin:

Telfono:

E-mail:

Celular:

3.2.4 Catalogo, portafolios y cotizaciones

Se solicita el portafolio de productos ofrecidos por la institucin para la adecuacin de un sistema de seguridad para bibliotecas, estos deben presentarse con los precios unitarios y discriminando cada uno de los productos necesarios para la implementacin del servicio. Adicionalmente se debe presentar los costes respectivos a soporte, actualizacin y mantenimiento. Solo se aceptaran dos portafolios o dos catlogos por cada proveedor.

4. INFORMACIN TCNICA

4.1 Matriz de requerimientos

No.CARACTERSTICACUMPLEOBSERVACIONES

SINO

1Ofrece capacitacin?

2Tiene soporte tcnico 24/7?

3Requiere instalacin de algn software?

4Tiene capacidad para realizar inventario?

5Permite la conexin a otros sistemas de vigilancia?

6El sistema requiere la operacin por personal calificado?

7Requiere conexin a un punto de red?

8Para la instalacin requiere gran espacio?

9El sistema es de fcil instalacin?

10Es amplio el rango de cobertura del sistema?

11Tienen sede en la ciudad de Medelln?

En caso que dentro de las propuestas que realice el proveedor se encuentre la implementacin de un sistema RFID diligenciar el siguiente formulario.Comment by Procesos Tecnicos de la Biblioteca: Pienso que no deberamos incluir este cuestionario, porque denota que le estamos haciendo bastante fortaleza al RFDI y esa no fue la opcin que tomamos. Adems el cuestionario esta en ingls y hay que recordar que no todos los proveedores manejan el idioma.

5. INVENTARIO DE FUENTES

5.1 Personal

Bibliotecloga Ana Mara Vlez Trujillo Coordinadora de servicios al pblico Centro Cultural Luis Echavarra Villegas Universidad EAFIT 12 abril de 2013

Bibliotecloga Mara Helena Monsalve Yepes Coordinadora de Servicios Biblioteca Planetario de Medelln. 16 abril de 2013

Biblioteclogo Alonso Escobar Nacer, Salud Sexual y Reproductiva Universidad de Antioquia. 20 abril de 2013

6. REFERENCIAS BIBLIOGRFICAS

3M. Sistemas de seguridad para bibliotecas. Recuperado de http://solutions.3m.com.mx/wps/portal/3M/es_MX/library/home/products/tattle-tape/

Caldern Sotero, J. Logisweb. (2010). El portal logstico al alcance de todos. Definicin RFID. Recuperado de http://logistweb.wordpress.com/tag/definicion-rfid/

Gmez de Hernndez, J. A. (2002). Gestin de biblioteca Murcia: los usuarios de las bibliotecas y comunicacin.DM. p. 95

Jaramillo, O. y otros. (1999). Incidencia de la biblioteca pblica en los jvenes de 15 a 24 aos de la comuna Seis, Zona Noroccidental de Medelln. Medelln: Universidad de Antioqua. p. 119

Scan. ICT Segurity Sistem Integration. (2013). Disponible en lnea http://www.scan-associates.net/security_systems_integration.html

7. PRESENTACION RFP

7.1 INTRODUCCIN

La presente solicitud tiene como objetivo principal enumerar una serie de requerimientos propios de Implementacin de un Sistema de Seguridad para las bibliotecas pertenecientes a la Red de Bibliotecas Populares de Surinam, los cuales sern necesarios para la contratacin con el proveedor que oferte la mejor propuesta para la organizacin. Estos trminos son el resultado de un trabajo de identificacin de las necesidades de las bibliotecas, donde los aspectos tecnolgicos, tcnicos y administrativos son planteados buscando que los proveedores se enfoquen en los aspectos concretos y se genere una contratacin con el elegido en las mejores condiciones para las partes involucradas.Con la consecucin de los objetivos por parte de los proveedores y la calidad que estos presenten para la propuesta de implementacin, capacitacin y puesta en marcha del Sistema de Seguridad para las bibliotecas pertenecientes a la red depender el ganador.

7.2 CONTEXTUALIZACIN

7.2.1 LA ORGANIZACIN

En 1998 se da inicio el proyecto REBIPO como una iniciativa de La Red de Bibliotecas Populares de Surinam. Se ha concebido dentro delPlan de Desarrollo Econmico, Social y de Obras Pblicas del municipio, mediante la Resolucin nmero 00122 de enero 27 del mismo ao, para el perodo de 1998 al 2001. Se reconoce a entonces a REBIPO como una organizacin sin nimo de lucro y al servicio social, educativo y cultural de las comunidades adyacentes a las bibliotecas populares y comunitarias ubicadas en distintas zonas, barrios y veredas del municipio y que buscan el desarrollo e integracin de sus usuarios. La Red comenz con las bibliotecas Pblicas Aguas Calientes, Populacho, El Simple, y Juan XXXIII; ubicadas en sectores vulnerables de la ciudad de Surinam.Para el ao 2013 la red de bibliotecas cuenta ya con 24 bibliotecas ubicadas en todo el departamento, cada una de ellas ofrece un sin nmero de servicios propios de las bibliotecas como la formacin de usuarios, promocin de lectura y escritura, talleres enfocados a las necesidades de la comunidad circundante, lo cual hace que el flujo de pblico sea constante al igual que la perdida de material se incremente.Estas bibliotecas estn compuestas por diferentes colecciones desde generales a especializadas y algunas de ellas (3) cuentan con una coleccin patrimonial, el formato fsico se encuentra compuesto por 1586.524 ejemplares, que suman entre todas 964.798 ttulos y aproximadamente con 1.320.109 volmenes, 580.561 entre material de referencia y documentos electrnicos y de la coleccin patrimonial con 670 documentos.

.7.2.2 SOLICITUD

El siguiente informe tiene como fin obtener respuestas de los proveedores que satisfagan las necesidades tcnicas y tecnolgicas para la implementacin del sistema de seguridad para las diferentes bibliotecas pertenecientes a la red, por lo tanto, se expondrn los requerimientos tecnolgicos, funcionales y administrativos donde se especificar las necesidades requeridas por la red, adems de los compromisos jurdicos entre las partes y el modelo de evaluacin que se tendr en cuenta a la hora de elegir la propuesta de los participantes en la licitacin.

7. 2.3 OBJETIVOS

Encontrar una solucin eficiente y eficaz para la puesta en marcha del sistema de seguridad. Plasmar la necesidad tcnica y tecnolgica que permita hallar proveedores adecuados. Establecer pautas para identificar el proveedor que satisfaga las necesidades tcnicas y tecnolgicas.

7.3 ENTREGA

La fecha lmite para la entrega de la informacin del RFP, es el da 22 de Octubre de 2013, a las 5:00 p.m. (hora legal de colombiana), en las instalaciones de la Red de Bibliotecas Populares de Surinam Direccin: Calle 52B 62-101 y en caso de ser por correo electrnico el documento debe estar en formato .pdf a la siguiente direccin edwjira@gmail.com@rbp.com.co, con el asunto informe RFP Red.8. REQUERIMIENTOS

8.1 ALCANCE

El proyecto consiste en el diseo e implementacin de una solucin para la reduccin de los robos de material bibliogrfico que se presentan en las bibliotecas pertenecientes a la Red de Bibliotecas Populares de Surinam.En definitiva, el futuro de la seguridad documental ha de contemplar la reduccin de los siniestros, bien por robo o bien por prdida. La tecnologa se encuentra presente para satisfacer las funciones de preservacin y accesibilidad de las colecciones en las bibliotecas. Las tradicionales bibliotecas convivirn con los nuevos modelos virtuales adaptndose la seguridad gracias a las nuevas tecnologas, proporcionando soporte a los usuarios que acceden a la biblioteca como a los documentos.[footnoteRef:1] [1: Juan Jos, Prieto. Seguridad en bibliotecas. Universidad Complutense. Madrid, 2011. Recuperado de http://eprints.rclis.org/13689/1/seguridad_en_bibliotecas.pdf]

Es por esto que la Red de Bibliotecas busca dotar a las bibliotecas con un sistema bandas magnticas o etiquetas antirrobo aptas para las colecciones en papel y electrnicas que poseen estas, teniendo especial cuidado con las colecciones patrimoniales.Adicional a las bandas magnticas se debe entonces considerarsen las antenas de deteccin, el activador y el desactivador, todos estos ajustados a los espacios nicos de las bibliotecas que hacen parte de la red.

Imagen 1

8.2 TCNICOS/TECNOLGICOS

En la actualidad la institucin cuenta con 24 bibliotecas matriculadas en Red de Bibliotecas Populares de Surinam, para las cuales se requiere lo siguientes: La adicin de 965.120 bandas magnticas para los distintos materiales en papel ya sean en presentacin rustica o pasta dura, la imposicin de las bandas magnticas de los materiales electrnicos, la activacin de las mismas. Adems de la colocacin de las antenas a la puerta de entrada de las bibliotecas y del activador y desactivador de bandas en el rea de prstamo.Todo esto con las siguientes especificaciones:

SISTEMA DE SEGURIDAD

Bandas magnticas De magnetizacin y desmagnetizacin Que no puede ser afectado por fuera y medio ambiente de larga vida, no hacer dao a los seres humanos, los libros y el medio ambiente, de mejor ocultacin, adems de que el material electrnico no se vea afectado por las ondas magnticas necesarias para la magnetizacin y desmagnetizacin del material.

Antenas Antenas anti- robo para material bibliogrfico con alta sensibilidad con un diseo esttico. En material acrlico, resistente al desgaste, compatible con todo tipo de etiquetas, con un microprocesador de control de la tecnologa de alta estabilidad capaz de proteger los productos con papel de aluminio. La onda electromagntica de la tecnologa de deteccin, la radiacin no hace dao al ser humano, respetuoso del medio ambiente.Con un alto rango de deteccin con un voltaje de entrada de 220v. 50hz,deteccin de bandas hasta de 6cm

Magnetizador y Desmagnetizador Un modelo que ahorre espacio ya que debe ir ubicado en el rea de prstamo y procesos tcnicos que al detectar el material bibliogrfico active la banda que posea el material con un diseo ergonmico fcil de operar, fabricado con material de plstico inyectado, lo hace muy durable y ligero que necesite energa entre 100/120 o 200/240 VCA, 50/60 Hz, 2.0/1.0 A, Monofase

9. ADMINISTRATIVOS

La coordinacin de la Red de Bibliotecas Populares de Surinam tiene adscritas 24 bibliotecas del Municipio y es por tanto ella la encargada de ejecutar el proyecto de implementacin del sistema de seguridad para las bibliotecas, la dependencia encargada ser la administracin de la Red y el personal encargado y con el cual el proveedor mantendr contacto ser con un biblioteclogo y un ingeniero en sistemas.

10. RECURSOS

La red dotara al proveedor con transporte, alimentacin y alojamiento en los distintos puntos donde se encuentran las bibliotecas adscritas a la red.El proveedor tendr a disposicin una oficina dotada de escritorio, computador con acceso a internet y un cuarto til, donde podr guardar todos los insumos y bandas magnticas que luego se van a adherir a los materiales bibliogrficos. En cada una de las sedes contara con un gua que para efectos nuestros ser un auxiliar de biblioteca designado por la administracin de la red, esta persona estar encargada de servir como gua y explicar las particularidades de su biblioteca al proveedor, para que este ya tome las medidas necesarias.

11. CONDICIONES DE ENTREGA

Se dar un plazo de tres meses para ensayo/error del Sistema de Seguridad La capacitacin del personal de cada Biblioteca para la adicin de las bandas magnticas y la operacin tanto de las antenas y la maquina magnetizadora y desmagnetizador no debe ser general, se debe crear un cronograma para dictarla por cada sede, a cada uno de los empleados que laboran all. El proveedor deber entregar un manual de procedimiento del Sistema de Seguridad en formato electrnico e impreso. Las cotizaciones deben ser presentadas en COP (Peso Colombiano), adems desglosarla por fases de servicios o grupos de productos.

12. NORMATIVIDAD

El proveedor deber adaptarse al horario de las diferentes bibliotecas en las cuales se har la implementacin, el horario promedio est establecido sin la movilizacin al sitio entre las 9:00 am y las 4:00 pm con cierre de una hora al medio da. Adems se debe portar el carnet de proveedor de la Red de Bibliotecas. Se le dar un recorrido por la institucin para que reconozca no solo su rea de trabajo sino tambin para que identifique el lugar a intervenir.

13. DOCUMENTACIN A PRESENTAR

Es indispensable la siguiente documentacin: Certificado de existencia y representacin legal (Cmara de Comercio). Fotocopia del Registro nico Tributario. Cartas de recomendacin de las empresas con las cuales ha trabajado. Manual fsico o digital al finalizar el trabajo. Certificaciones de calidad con las que cuente la empresa. Presentar estados financieros (Estado de Resultados y Balance General) de los ltimos dos aos.

14. INFORMACIN CONTRACTUAL

14.1 FECHAS Y PLAZOS

El plazo para la ejecucin de este proyecto del sistema de seguridad para la Red de Bibliotecas Populares, ser de ochenta y cinco (85) das calendario hbiles, contados a partir del levantamiento de acta de inicio del proyecto.El cronograma de ejecucin tendr que ser suministrado por el proveedor, con base a la informacin descrita anteriormente. Si por algn motivo se llegara a incumplir este plazo, el proveedor estar en la obligacin de sustentar mediante un documento cuales fueron los motivos de retraso, de estar bien justificado el retraso se ampliar el plazo de entrega, pero en caso de no estarlo, el proveedor ser quien se haga cargo de la logstica necesaria para la ejecucin total del proyecto en el tiempo estipulado.

14.2 MTODOS Y FORMAS DE PAGO

El pago del servicio ser mensual para este fundamental el diligenciamiento de informes con las actividades realizadas por mes, posteriormente se pasar una cuenta de cobro donde se especifique los gastos incurridos por el proveedor.Debe tener una cuneta de ahorro o nomina en Bancolombia para realizar all las transferencias electrnicas hasta que se d por terminado el contrato.

15. MARCOS LEGALES Y SOLUCION DE CONFLICTOS

15.1 SOLUCIN DE CONFLICTOS

Para ejercer el control y la vigilancia en la etapa precontractual, contractual y postcontractual se ha considerado necesario que la interventora sea ejercida por quien desempee el cargo de Profesional Universitario de Biblioteca de la Entidad, quien deber cumplir con las funciones de control y vigilancia en la ejecucin del contrato y adems, esta persona ser la encargada de mediar cualquier dificultad o conflicto que se presente con la ejecucin del proyecto o el proveedor; ser quien presente frente al concejo del municipio los avances de ejecucin entre otras. Si en esta instancia es imposible dar solucin a las dificultades que llegaran a presentar, la segunda instancia sera ir en busca de un conciliador previamente designado por el municipio para que intervenga y aclare las diferencias entre ambas partes; por ultimo si esta instancia no encuentra la solucin se proceder a tomar medidas jurdicas que permitan solucionar de una vez por todas los problemas, esperamos no vernos llegar hasta estas instancias.

15.2 MARCOS LEGALES

La presente contratacin debe fundamentarse en lo prescrito en la Ley 80 de 1993, en la Ley 1150 de 2007, artculo 2, artculo 94 de la Ley 1474 de 2011 y especialmente lo descrito en el Ttulo III, captulo V del Decreto 734 de 2012. El cdigo sustantivo del trabajo.El presente proceso contractual hace parte del Plan de Desarrollo Tecnolgico de la Alcalda de Surinam para la presente vigencia, identificado con el N02060201- 2013.

16. EVALUACIN DE PROPUESTAS

16.1 PROCEDIMIENTOS, FACTORES Y MTODOS

Los criterios a tener en cuenta para la evaluacin de las propuestas son: Se tendr en cuenta la puntualidad en la entrega de las propuestas Las propuestas deben ser presentadas por organizaciones con personera jurdica y con experiencia en el campo Se har un contacto con algunos de los clientes anteriores con el fin de dar cuenta de la capacidad que tiene la empresa para alcanzar el objetivo y satisfacer las necesidades expresadas en el RFP Se establecer un comit de evaluacin para el anlisis y la seleccin de la propuesta, los miembros del comit sern personas tanto de la parte administrativa, como el biblioteclogo y el ingeniero. Para la valoracin de las propuestas se utilizar una matriz de evaluacin. Al final de la seleccin, se har un documento que d cuenta del procedimiento llevado a cabo por parte del comit para la evaluacin de cada propuesta, dando transparencia al proceso desarrollado.La matriz est constituida por cuatro criterios que la organizacin considera importante a cada uno de estos criterios se le asignar una calificacin de 1 cuando no cumple con el requisito y 5 cuando cumple a cabalidad con lo esperado. Debe tener en cuenta que la matriz de decisin es de propiedad y para uso interno de la Red de Bibliotecas Pblicas.

CRITERIOSA1A2A3A4

Puntualidad

Documentacin completa

Menor costo

Soporte tcnico

TOTALES

17. CRITERIOS DE SELECCIN

Se tendrn en cuenta para la seleccin: Cumplimiento con la documentacin solicitada: entrega total de la documentacin requerida. El menor costo ser determinante para la seleccin la propuesta. Soporte tcnico para solucin de problemas, visitas de visitas y revisiones programadas y capacitacin tanto al personal

18. REFERENCIAS BIBLIOGRAFA

Juan Jos, Prieto. Seguridad en bibliotecas. Universidad Complutense. Madrid, 2011. Recuperado de http://eprints.rclis.org/13689/1/seguridad_en_bibliotecas.pdf

Antenas de seguridad. Alibaba.com. recuperado de http://spanish.alibaba.com/product-gs/em-anti-theft-antenna-for-book-275901306.html