AGENTIA T{ATI ONAI,A PENTRTTALIMEN?ELOR

STGURA.NTA

.. RAPORT DE AUDIT

Titlul misiunii de audit:

,"Evaluarcu e onfttrmitiilii gi ertcienlei pracesalui achizi,tiilor publicepemdnd accent pe controlatr iatern existent in catlrul subdiviziunibr

teritari{tle ANSA"

Sen:iti ul ttudil internt'OZIAN-MORAZ Mitlyk

1//"4'

I , {NSA

Chiqinnu, 2017

Cuprins:

I.

T.

m.IV.

I. SUMAR EXECUTIVin perioada 25.0t.2017- 28.02.20t7 Serviciul audit inrem dir cadml Agenliei Nalionale

penfu Siguanla Alimentelor a desfdsurat o misiune de audit intitulaEi .Evsluaresconformitdlii gi eJicienlei procesalai achizi(iilor pablice punind sccent pe contrululintem existent in cadrul subdivizianilor teritoriale ANSA-

Misiunea de audit a avut urmdtoarele obiective:

> Evaluarea procedurii de planificare a contmctelor de achizilii publice pentru anul2015-20t6

> Evaluaxea activitelii gmpului de lucru pentru achizilii.) Evaluarea procesului de executare a contractelor de achizilii publice in perioada

anului 2015-2016

) Evaluarea ehcienlei qi modului de utilizare a bunurilor fi serviciilor achizitionate peparcusul anilor 20 I 5-2016.

) Evaluarea modului de luare la evidel$ $i hammitere spre folosin,te a bunurilorachizilionate pentru anii 201 5-20t6.

Serviciul audit intem s-a concentrat pe ideltifiaarea ariilor de imbundulire in scopul ofeririirecomanderilor, pentru a atinge rezultatele deziderate. in continuare, se vor prezenta principaleleconstatari, consecinlele care s-au produs sau cele poten;iale, precum $i recomandarile formulatein vederea prevenidi $i corectarii disfunclionalitalilor semnalate sau a aelor ce pot surveni. deasemenea qi diminulrii riscurilor existenLc.

Pgntru atingerea obiectivelor e necesar sa se asigure un echilibru intre sarcinile.competenlele ii responsabilitAf le personalului.

Proceduile reprezinte un algodtm ce trebuie urmat, care cuprinde planul pelltu rea]izaxeasarcinilor, exercitarea competenlelor gi angajarea responsabill6lilor.

Cu ajutorul procedurilor se monitorizeazi existenfa fi funcfionalitatea controlului intern,ceea ce olerd posibilitarea constadrii cd:

r' este integrat in sistemul de management al fiecArci componenle stmqurare;r' asigurd rezonabil atingerea obiectivelor, incepdnd cu cele individuale si finisind cu

cele generale;

Persoanele implicate in desfd5warea misiunii de audit sunt informate despre sarcinile care lerevin, dar nu sunt farniliarizate cu desfdgurarea activitatii pe baza de proceduri specifice fiecdreiactivit5fi. Astfel, ar fi binevenit de a elabora proceduri scrise qi formalizate pe baza cadrulujnomativ in visoare.

II. INTRODUCERE

Baza legali a domeniului supus procesului de auditl

Misiunea de audit a fost iniliati in baza:

1. Planului de activitate al Serviciului Audit Intem pentu anul 2017, aprobat de cdfteDirectorul General al Agenliei pentru Siguanla Alimentelor prin Ordinul nr. 26 din

25.01.2017

2, Ordinului nr.31 din27,01.20117 cu privire la efectuarea misiunii de audit.

Misiunea de audit s-a desfd$urat in concordanfd cu actele legislative ii normative cereglementeazd:

Activitatea de audit:

1. Standardele Nafionale de Audit Intem, aprobate de Ministrului Finangelor prin

Ordinul nr. 113 din 12.10.2012i

2. Codul etic al auditorului intem $i Carta de audit intem, aprobate prin OrdinulMinistrului Finangelor ru. 74 din 10.06.2014

3. Normdle metodologice de audit intem in sectorul public aprobate prin Ordinul

Ministrului Finanlelor tu. 105 din 15.01.2013;

Domedul supus pr.ocesului de audit:

l. Legea m. 131 din 03.07.2015 privind achizitiile publice

2. Legea nr. 96-XVI din 13.04.2007 privind achiziliite publice

3. OrdinNr.85 din 15.06.2016cu privire la aprobarea Documentafiei standardpentru rcalizarea achiziliilor publice de bunuri, servicii li lucrdxi pdn procedura

de procedura de negociere.

4. Alte acte nomative.

Perioada auditirii: 2 5.05.2017 -28.02.20t7

Tipul de audit: Audit de conformitate

Tehnici utilizate:

) verificarea in vederea asigudrii veddicitilii $i acuatelei inregistrdrii datelor;F interviul pentru inlelegerea unor aspecte legate de organizarea qi desfdgurarea

activitailor;

) contrapunerea informaliilor;

) examinarea la fala locului;

) chesrionare.

Documente $i materiale examinate in cadrul p€trecerii misiunii de audit.D Planul anual de achizilie pentru anul20l5,2016;

> Dosarele cu achizilii publice penfu anul2015,2016;

) Contractele lncheiate cu agentii €conomici 2015,2016;

> Darea de seama privind achizifiile de valoare mia6 pentu a[ul 2015,2016;> Actele de transmitqe spre folosintd a bunurilor, serviciilor achizilionate pentru anul

20t5,20r6.

) Acte de predare primire;

> Acte ce confirmd modul gi perioada de casare a bunurilor, serviciilor pentru anul2015,2016.

> Etc;

III. CONTEXTUL ADMINISTRATIVin conformitate cu prevederile Legii Republicii Moldova nr. l3l din 03.07.2017 privind

achizifiile publice, Agenlia Nalionali pentru siguania Alimentelor gi subdiviziunile raionalepentru siguanfa alimentelor, in calitate de autoriEli contractante trebuie sd asigure utilizareaeficientd a finanlelor publice, precum ti transparenta achizifiilor publice desfdqurate prin:

> Crearea gn_rpurilor de lucru responsabile de desfdqurarea procasului de achiziliipublice in cadrul acestor autoritdli;

> Elaboraxea planurilor anuale gi trimestiale de efectuarea achiziliilor publice;

) Elaborarea documentatiei de atribuire ti alte documente aplicabile in cadrulprocedurilor de achizitii publice;

> Inilierea Si deslEsurarea proceduilor de achizilii publice;

) intocmirea dirilor de seamd p vind rezulratele procedurilor de achizigii publice qiprezentaxea catre Agenlia Achizi{ii publice;

> Pdstrarea li linerea la evidenF tuturor documentelor intocmite gi aplicate in cadrulprocedud'lor de achizilii publice;

) Asigurarea eficiengei achizigiilor publice.

3,1 Descrierea sistemului auditat

Procesul de achizitii publice gi eficienla acestora este descris dup6 cum este organizat $ielaborat in prezent in cadrul subdiviziunilor teritoriale ANSA, prezentat in varianta simplificatdin cadrul acestui raport de audit.

3.2 Obiectivele operafiooale ale sistemului auditat

> Asiguarea tarsparenlei, concurenfei $i organizdrii achiziliilor publice in scopulstabilirii celei mai avantajoase oferte;

> Asiguarea formArii grupului de lucru conform prevederilor legale.

) Asigurarea respectArii contractelor de achizilie.

> Asigurarea scrierii ddrii pe seam6 cu includerea tutuor criteriilor stabilite deIegislagie.

> Asiguarea eficienfei bunudlor gi serviciilor achizifionate.

IV. Domenii de imbunititire si recomandiriin rezultatul efectudrii misiunii de audit, in baza cercehrilor $i obseNaliilor petrecute, a

interviurilor realizate cu persoanele responsabile fi competente, au fost stabilite co^tatari,consecinfele carora s-au produs, fi eventual ar putea si se producd Si pe viitor daca nu se vor luain calcul rccomandarile oferite in vederea corectarii iregularitdlilor semnalate, diminuariiliscu lor existente $i potenfiale cu scopul de a facilita atingerea obiectivelor deziderate.

Tot odata in rezultatul misiunii s-a constatat cd in cadrul subdiviziunilor teritoriale ANSAexista mai multe caxenle in ce priveste procesur achizitriilor pubrice dar qi a modurui de ut izare abunurilor/serviciilor achizifionate.

Domeniile ce urmeazA a fi imbundtdfite sunt prezentate mai jos. in baza constatArilor aufost formulate recomandiri de rigoare, imprementarea c6rora va contribui la imbunafitireaactivitalii Agenliei Nafionale pentru Sigwanla Alimertelor.

CONSTATARE I

in rezultatul lucruiui in teren s-a constatat cA STSA Cilirasi. STSA Strdseni si STSAg44gg{i, pe parcwsiil anilor 2015,2016 nu au elaborat planul Anual de Achizilii publice, ceeaca a fost contrar axt. 13, aln (l), lit. b) a Legii m. 96 din 13.04.2007 privind achiziliile publice,care prevede cd: ,,it| domeniul achizUiilor publice, autoritdlile contractakte elaboreazA planulianuale ;i t mestriale de efectuare a achiziliilor publice"t.

Nu au respectat procedura de planificare qi elaborare a planului, chiar daca Capitolul III alHG nr, 1404 din 10,12.2008, pentru aprobarea Regulamentului cu privire la modul de calculare avalorii estimative a contractelor de achizifii publice 9i planificarea acestora, stipuleaza expresetapele planifi crxii contractelor de achizi1ii.2.

RECOMANDARE I

Indeplinirea strictA a responsabilidlilor grupului de lucru in elaborarea planului anual deachizilii li executarea acestuia conform planificarii efectuate la i[ceputul anului, in conformitatecu legislalia in vigoare, pentru eficientizarea achizitiilor $i contractarea acestora in rimitelebugetului institufiei.

CONSTATARE II

Serviciul audit intem a aonstatat cA in cadrul STSA Cnlirasi. STSA Hancesti. STSAStriseni. achizigiile au fost efectuate pdn contracte de achizlii de valoaxe micA, fdra prezenla lorin Planul de achizilii. Legislalia in vigoarc stipuleazi cA,,achizitiile publice de valoare mici serealize9zi de citre autoritatea contractanttr in baza planurilor anuale $i trimestriale de

'LEGEA nr. 96 din 14.04.2007 privind achiziliile publice'H.C. nr. 1404 din 10.12.2008, penrru aprobarea Regulamentului cu privire la modul de calculare a valoriiestimative a confactelor de achizilii publice fi planificar€a acestora

efectuare a achiziriilor publice sau din motive de urgenfi, ca urmare a apariliei unornecesititi neplanilicate sau evenimente imprevizibile3,'.

Lipsesa procesele verbale a grupului de lucru ce lin de contractarea bunurilor/serviciilorneplanifiaate ce au survenit in mod de urgenld, ceea ce contravine pct.7 al Regulamentului cuprivire la achiziliile publice de valoare micd,a

STSA Bilti. STSA Cilirasi. STSA Hancesti. STSA Stri$etri au incAlcat prevederileH.G. nr.148 din 14.02.2008 p vind prezentarea dtuilor de seamA a achizitiilor de valoare micdsemestrial, pan6 la data de 15 a lunii umatoaxe semestrului de sestiune.

RECOMANDARE II

Efectuarca achizifiilor de valoare mici numai in baza planurilor aluale $i trimestriale deachizitii. ln cazul unor motive de urgenl6, obligatoriu, sA fie anexat procesul verbal al grupului

de lucru unde vor fi stabilite motivele de urgenlA a achiziliei ce urmeazd a fi efectuatd5.

De asemenea, recomandim prezentarea in temen catre Agenda Achizigii publice a darilorde seamd pdvind realizarea achiziliilor de valoare mici, conform pct. 24 a H.G. 665 din27 .05 .2016. . l

CONSTATARE III

in rezultatul evaludrii modului de gestionaxe a aontractelor de achizilii publice s-a constatatcA in STSA Hencesti. STSA Criuleni. STSA Straseni, bunurile (rechizite de birou, mijloacelede uz gospodaresc) sunt repartizate in lipsa documente justificative cum ar fi: acte de predare-

primire, bonuri de consum, contacte de raspundere materiala.

RECOMANDARE III

Achizitiile sd fie efectuate dupa evaluaxea stricta a necesita{ilor ca urmare a demersurilor dinpartea direcfiilor iar bunurile sa fie transmise conta semnatura fi imggistrate prin indeplinireabonului de consum, p n elaborarca contractelor de raspundere matedale $i a actelor de primire_predaxe, caea ce face imposibilA verificarea persoanei caxe a beneficiat de careva bunuri simodului de utilizare a acestora,

CONSTATARE IV

S-a constatat a6 in cadrul subdiviziunilor telito ale Cilirasi, Criuleni" bunu leachizitrionate nu sunt utilizate eficient, rational, astfel aduc unele cheltuieli neiusrificate abugetului institu[iei.

Ca6warfii procurali de cdtre subdiviziunile teritoriale sunt utilizali peste media de consumde cdtre gefii de subdiviziunilor raionale. $eful STSA Criuleni parcurge lunar injur de 2000 km,

' H.G. 148 din 14.02.2008 cu privirc la aprobarea Regulamentului achiziliitor pubtice de valoare mica'H.G. 665 din 27.05.20l6 cu privire ]a aprobarea Regulamenrului achiziriilor publice de valoare mica' H.G. 665 din 27.05.2016 cu privire la aprobarea Regujamenrutui achjzitiilor publice de valoare mica

Seful STSA Cilirasi. conform Registului dd lor de seame pe petrol, in luna aprilie a anului2016 a parcus 5580 km iar in luna mai a aceluiagi an peste 4000 km. De asemenea foile deparcurs a Eei.rlui STSA Cilirasi nu sunt indeplinite in totalitate nestipulind timpul de plecare qi

timpului de sosire. in ambele cazu s-a atestat lipsa cecurilor de alimentare ataFte la foile deparcurs. Astfel, $efii subdiviziunilor teritoriale Criuleni fi Cdlarasi, conform Ordinului nr, 75din 03.07.2013 depdgesc semnificativ norma admisA de km parcu$i pe perioada unui art, (Sp/e

exeupla: $efSTSA Criuleni depdsind limitq cu 5080 ku, gef STSA Cdlitasi _ 3338 km, etc.)RECOMANDARE IV

Elaborarea unui mecanism strict de evidenla a consumului de carburanli pdn completareacorecta a foilor de parcurs, anexarca cecurilor gijustificarea necesititii deplasarilor.

CONSTATARE V

Procedurile ce 1in de asigurarea intocmirii 9i pistrarea dosarelor de achizilii publice conformcerinlelor stabilite de legislalia in vigoare, in majo tatea udtAtilor auditate nu sunr respeclare .in cadrul STSA Hincesti. STSA Cdlirasi. STSA Striseni nu existA o persoana responsabil6 deintocmirea fi pastrarel dosarelor, documentele de achizigii pe diferite proceduri fiind dispersate

ti se pdsteazA sepamt la diferite persoane cum ar fi: contabil, j urist, ief.RECOMANDARE V

IdentificaFa unei persoane responsabile $i inshlirea acesteia pentru a pas[a ]i arhivacorect dosarele de achizilii publice conform pct. 6 a cap. III a Regulamenrului cu privire laintocmirea fi pdstrarea dosarelor achizigiei publice6,

CONSTATARE VI

in cadrul unitifllor auditate: STSA Cilirasi, STSA Bilti. STSA Criuleni. STSA Strdseni.STSA Hencesti. s-a stabilit cd s-au incheiat contracte de achizigii a serviciilor prestate demedicii vete nari de liberd practici, atdt pentru anul 2015 cet $i pentru 2016. Conrracteleincheiate cu fiecare medic veterinar pentru 2016 nu au fost exeautate in totalitate. motivele fiindIipsa resurselor financiare a institutriei 9i a vaccinelor.

RECOMANDARE VI

Asigurarea subdiviziunilor teritodale de catre Aparatul Central la timp cu toate necesitdlileptogtffijate ('raccin) conform ,.Prcgramului qc(iunilor strutegice de supraveghete, profikuie Sicombatere a bolilor Ia qnimale ,i ptevenirea transmitefii bolilor de Iq onimale la om" pen,tlu aexclude neexecutarea contractelor pentru viitor.

" H.G. ff. 9 din 17.01.2008 pentru aprobarea Regulamentului cu privire la lntocmirea li pAstrarea dosaruluiachizitiei Dublice

CONCLUZIIProcesul de achizilii publice dio cadrul Subdiviziunilor teritoriale ANSA este afectat de

unele nereguli care au un impact negativ asupra efectuirii unor achizilii calitative h conditii deeficie4A $i aficacitate.

Pdn implementarea recomandarilor de audit ofedta de cate Serviciul Audit Intem inRapoffJ de audit, oonsidedm ca se va obfine o situafie favorabila in ce prive$te rezultatul Siimbundtifrea semnificativi a procesului de achizi;ii publioe pentu anii urmitori, varesponsabiliza angajafii subdiviziunilor 9i ii va facilita atingerea obiectivelor stabilite,

t0