proyectos y recursos

ÁREA DE EDUCACIÓN TECNOLÓGICA

Proyectos y Recursos

A traves de un software para la gestión de proyectos como Microsoft Project, es posible gestionar recursos, esto quiere decir que es posible establecer dentro de la planificacion del proyecto los recursos que serán utilizados durante el mismo.Se entienden por recursos tres categorías:

Recursos Humanos (jefe de proyecto, arquitecto, ingeniero, operario, etc)Medios Técnicos (maquinas, instrumentos o equipamiento específico)Infraestructura (ambitos, instalaciones y edificios, etc.)

Los recursos son parte de los elementos sobre los que se toman decisiones a la hora de planificar y controlar en un proyecto. Las decisiones acerca de los recursos tienen que tener en cuenta dos restricciones fundamentales para el desarrollo de un proyecto:

La disponibilidad de recursosLos costos asociados

¿Para qué preocuparse por los recursos? Para asegurar una buena descripción y comprensión del proyecto. Para aumentar la flexibilidad en la planificación de cómo y cuándo deben estar

terminadas las tareas. Para anticipar y resolver problemas de sobreasignación o subaasignación de

trabajo. Para llevar a cabo un seguimiento del trabajo realizado por el personal y el

equipamiento asignado a las tareas. Para realizar presupuestos y controlar los costos de los recursos.

Algunas preguntas típicas en torno a los recursos¿En cuanto prdrá reducirse la duración del proyecto si incorporamos una persona más?¿Cómo puedo redistribuir estas tareas para que no necesite una persona más?¿Cuánto es el mínimo número de máquinas que debo alquilar para llegar a tiempo?¿Necesito contratar un diseñador más?.¿Estará disponible el tractor cuando necesite sembrar?¿Cuánto cuesta remodelar la oficina?¿Se atrasa el proyecto si reduzco en un 10% el costo total?¿Para que día tengo que alquilar el estudio?

Estrategias para resolver problemas de asignación Modificar la cantidad de unidades de recursos. Asignar recursos diferentes (compatibles con la tarea). Ajustar relaciones entre tareas (flexibilizar o romper relaciones de precedencia) Ampliar horario de trabajo o asignar horas extra.

Conceptos generales y procedimientos básicos pag. 1/23


Los recursos y la planificación de proyectos.Los recursos pueden ser ingresados al proyecto y posteriormente asignados a cada una de las tareas del mismo, asegurandose de que la programación contiene el personal y el equipamiento necesarios. Ante la necesidad de reprogramar el proyecto es posible cambiar la cantidad de recursos utilizados en una tarea.

El Microsoft Project utiliza un modelo de tarea-recurso relativamente simple para relacionar la duración de la tarea y la cantidad de recursos utilizados.

A cada recursos se le puede asociar un modelo de costos, de manera de poder evaluar, con precisión, la manera en que ciertas decisiones afectan el costo total del proyecto.

Es posible establecer de que manera se pagarán los costos asociados a cada recurso, de manera de anticipar el flujo de caja durante la realización del proyecto.

Las herramientas de análisis, como ciertas tablas y graficos permiten detectar sobreasignaciones y subasignaciones de recursos. Es posible "ver" la situación de un proyecto considerando y decidiendo como asignar más personal en tareas críticas o programando en el tiempo la tarea de una persona de manera de ocuparla eficientemente y así reducir los costos.

Los recursos y la gestión y control de proyectosLuego de concluida la estapa de planificación es posible usar las herramientas y presentaciones para administrar estos recursos y el proyecto completo. Por ejemplo, Microsoft Project puede identificar los recursos que tienen que trabajar horas extra e indica cuánto está costando cada recurso.

HerramientasSe dispone de un amplio menú de modificar y visualizar los recursos, su asignación en relación con las tareas y el tiempo.Existen varias ventanas de diálogo a través de las cual es posible ingresar y modificar recursos, sus características y las tareas a las cuales está asignado.

Ventana Asignar Recursos Ventana Información de la tarea Ventana Información del recurso

Existen distintas presentaciones a través de las cuales visualizar una determinada planificación y eventualmente modificarla. Algunas muestran las tareas, otras muestran los recursos

En el menú Ver sección tareas Hoja Uso de Tareas

En el menu Ver sección recursos Gráfico de Recursos Hoja de Recursos Hoja Uso de Recursos



Generar listas de recursos disponibles y Asignarlos a las Tareas

Ingresar recursos creando la lista de recursos del proyectoAntes de comenzar a asignar recursos a las tareas es posible introducir toda la información acerca de los recursos del proyecto de una sola vez mediante la creación de una lista de recursos. Este procedimiento ahorra tiempo a la hora de asignar recursos a las tareas.

Uno de los caminos para ingresar la lista de recursos es la ventana de asignacion de recursos. Para abrir la ventana de asignación de recursos puede hacer click sobre el ícono asignación de recursos

Puede hacerlo tambien desde el menú principal:

Herramientas Recursos Asignación de recursos.

Alli se ingresan los nombres de los recursos de los que se dispone. Los recursos incluídos en esta tabla quedan ya disponibles en todo el proyecto.

Asignar recursos

Asignar recursos a las tareasEstando en la vista de Diagrama de Gantt , seleccione la tarea a la que desee asignar un recurso y haga click en Asignar recursos y abra la ventana de asignacion de recursos.Una vez ingresados, con la ventana de asignación de recursos abierta es posible asignar a cada una de las tareas del proyecto los recursos necesarios para llevarla adelante.Seleccione la tarea a la que desea asignarle uno o más recursos. Si fuera necesario, escriba el nombre del nuevo recurso en la columna Nombre.

Par asignar una unidad de un recurso (un carpintero, un arquitecto, una grúa) ingrese en la columna unidades el valor 100% y luego pulse “asignar”. Esto asignará una persona, una máquina, un ámbito, independientemente de la cantidad máxima disponible.Automáticamente se asigna 100% si directamente pulsa “asignar”.


Ícono de asignaciónb de recursos

Ventana de asignación de recursos


Para asignar un recurso a tiempo parcial, escriba un porcentaje inferior al 100% en el campo Unidades para representar el porcentaje de trabajo que desea que el recurso dedique a esa tarea.

Para asignar varios recursos diferentes, selecciónelos y luego pulse “asignar”. Para asignar más de una unidad del mismo recurso, por ejemplo, dos carpinteros,

escriba un porcentaje superior al 100% en el campo Unidades.

Cantidad de Trabajo. Un modelo de relación entre recursos y duraciónSi asigna un recurso a una tarea, Microsoft Project calculará y fijará para esa tarea la cantidad de trabajo resultante de la duración de la misma y la cantidad de unidades asignadas. Este programa usa un modelo sencillo de relación entre recursos y duración de la tarea:

Trabajo = unidades x duración

Unidades: Representa a la cantidad de unidades de los recuros asignados a la tarea.

Duración: es la duración de la tarea, de acuerdo a los recursos asignados.

Trabajo: representa una magnitud que mide el “esfuerzo” necesario para realizar la tarea. Se mide en “horas-hombre” u “horas-recurso”.

Modificar la cantidad de recursos asignada a una tarea.Luego de asignar una cierta cantidad de unidades de recursos a una tarea, es posible modificar tanto las unidades como la duración, sin embargo el programa recalculará automáticamente los valores no modificados, de acuerdo al tipo de tarea.

Para modificar la cantidad de recursos asignados; seleccione la tarea y en la ventana de asignación de recursos modifique la cantidad de recursos que se desean asignar. Las unidades utilizadas reprecentan el porcentaje del tiempo del recurso. (esto significa que 100% es un recurso, 200% dos y asi sucesivamente, lo cual permite tambien asignar la mitad del tiempo de un recurso a una tarea colocando 50%).

La última versión de Microsoft Project permite declarar una tarea de formas diferentes, definiendo el Tipo de Tarea: El tipo definido para una tarea establece la manera en que Project recalculará automáticamenteTrabajo, Unidades o Duracion cuando se módifique alguna de estas cantidades para una tarea determinada.



Recomendaciones

Experimente con las asignaciones de recursos para ajustar las programaciones y las duraciones de la tareas. Podrá:

Asignar varias unidades de recursos de trabajadores o equipamiento intercambiables a una tarea con el fin de disminuir su duración.

Asignar un recurso a tiempo parcial a una tarea cuando varias tareas puedan terminar al mismo tiempo.

Controlar el orden en el que varios recursos trabajarán en la misma tarea.

Cambiar y eliminar las asignaciones de recursos para observar el efecto en la programación.

Si el trabajo asignado a un recurso excede el tiempo disponible, Microsoft Project asignará dicho recurso a la tarea e indicará que el recurso está sobreasignado, de forma que pueda observar que existe un problema y decida la manera de solucionarlo.

SugerenciasA medida que cambia la programación, probablemente necesitará reemplazar los recursos asignados por otros. En lugar de quitar el recurso asignado y asignar otro a continuación, puede reemplazar uno por otro. En el cuadro de diálogo Asignar recursos, seleccione el recurso asignado que desee reemplazar y haga clic en el botón Reemplazar. Seleccione uno o más recursos para asignar a la tarea y, a continuación, elija Aceptar.

Si desea asignar recursos a medida que finalizan otros trabajos de la programación, puede mantener en pantalla el cuadro de diálogo Asignar recursos mientras trabaja con el Diagrama de Gantt u otras vistas de Microsoft Project.



Es posible asignar recursos de la "Lista de Recursos Disponibles" desde la Ventana de Información de la Tarea.

Tipo de Tarea Duración Fija, condicionada por el esfuerzoTrabajo = Unidades x Duración

Cuando se modifican las unidades del recurso asignadoLa duración permanece constante, se recalcula el trabajo

Trabajo = Unidades x Duración (Si se duplican las unidades, se duplica el trabajo.)

Cuando se modifica la duraciónLas unidades se mantienen y se recalcula el trabajo

Trabajo = Unidades x Duración(Si se duplica la duración, no cambian las unidades, pero

el trabajo programado para la tarea se duplica) Cuando se asigna otro recurso a los ya

asignadosSe distribuye el trabajo entre los recursos

Unidades (R1) = Trabajo % duración % 2(Si se agregan igual cantidad de unidades de otro

recurso, el trabajo se distribuye entre los dos, lo que implica que las unidades de cada uno se reducen a la

mitad)

Tipo de Tarea Duración Fija, no condicionada por el esfuerzoTrabajo = Unidades x Duración

Cuando se modifican las unidades del recurso asignadoLa duración permanece constante, se recalcula el trabajo

Trabajo = Unidades x Duración (Si se duplican las unidades, se duplica el trabajo.)


Trabajo = Unidades x Duración(Si se duplica la duración, no cambian las unidades, pero

el trabajo programado para la tarea se duplica) Cuando se asigna otro recurso a los ya

asignadosSe recalcula el trabajo

Trabajo = (Unidades(R1) + Unidades(R2)) x Duración(Si se agregan igual cantidad de unidades de otro

recurso, el trabajo se distribuye entre los dos, lo que implica que las unidades de cada uno se reducen a la

mitad)

Tipo de Tarea Trabajo FijoTrabajo = Unidades x Duración

Cuando se modifican las unidadesSe recalcula la duración manteniendo el trabajo constante

Duración = Unidades % Trabajo(Si se duplican las unidades, la duración se reduce a la mitad.)


Trabajo = Unidades x Duración(Si se duplica la duración, no cambian las unidades, pero el trabajo programado para la tarea se duplica)

Tipo de Tarea Unidades fijas, condicionada por el esfuerzoTrabajo = Unidades x Duración

Cuando se modifican las unidadesSe recalcula la duración manteniendo el trabajo constante




Este es el tipo de tarea que Project asume por defecto

Tipo de Tarea Unidades fijas, no condicionada por el esfuerzo



Trabajo = Unidades x Duración Cuando se modifican las unidades

Se recalcula la duración manteniendo el trabajo constante






Asignación de costos a tareas y recursosPara muchos administradores de proyectos, el costo es un aspecto importante de la programación y del control del proyecto. Por ejemplo, las consideraciones de costos determinan la rapidez con la que se llevan a cabo las tareas y cómo se emplean los recursos (equipamiento y trabajadores ). En algunos casos, el éxito del proyecto se mide por la desviación entre los costos finales del proyecto y los costos previstos.Con Microsoft Project, es posible seguir la evolución de los costos a un nivel básico o avanzado. Es posible:

Asignar salarios o tasas a los recursos.Contabilizar el costo de los materiales.Controlar la acumulación de costos.Consultar los costos del proyecto.

Mediante la asignación de costos a las tareas y a los recursos, puede utilizar Microsoft Project para seguir la evolución del flujo de caja del proyecto. A medida que vaya creando el proyecto, será posible desarrollar escenarios de costos del tipo qué pasaría si", mediante el ajuste de los recursos y la posterior revisión del efecto de los cambios en los costos de la programación. Es posible determinar cuánto costará completar una tarea, así como desarrollar un historial de costos para proyectos futuros.El costo de completar cada tarea incluye el costo de todos los recursos que trabajan en una tarea y de todos los gastos adicionales, como el costo de los materiales y los costos por uso.

¿Por qué asignar costos a las tareas y a los recursos?Si introduce información inicial acerca del costo de los recursos y las tareas al comienzo del proyecto, será posible predecir el costo total de las tareas individuales, de los recursos, de las fases y del proyecto completo. Si introduce el costo real a medida que se van finalizando las tareas, podrá administrar las tareas y los recursos para realizar el proyecto dentro del plazo y del presupuesto previstos.Si se asignan costos a los recursos y tareas, será posible contestar también diversas cuestiones relativas a los costos en cualquier punto del proyecto, como pueden ser:

¿Cuál es el costo de los recursos de esta tarea?¿Cuál es el costo de los recursos del proyecto?¿Cuánto costará completar esta tarea?¿Cuál es el costo total de esta fase del proyecto?¿Cuál es el costo planificado del proyecto?

¿Cómo introducir costos adicionales como por ejemplo los punitorios?



Ingresando información detalladaEl project permite ingresar tambien informacion detallada sobre cada uno de los recursos como cantidades disponibles, costos y otros. Esta información permitirá mas tarde administrar los recursos y visualizar la informacion sobre la utilización de los mismos a lo largo del tiempo.

Se hace doble click sobre el nombre de uno de los recursos y aparece una ventana con tres carpetas muy importantes:

GeneralHorario de trabajoCostos

En General se puede definir por ejemplo la cantidad máxima disponible de cada uno de los recursos, nombre, abreviatura y grupo al que pertenece.

En Costos es posible definir el modelo de costos para ese recurso, alli se pueden ingresar:

La tasa estandar: es lo que cuesta el recurso por hora La tasa de horas extra: es lo que cuesta el recurso por hora trabajada fuera del

horario predeterminado. Costo por uso: es lo que cuesta usar ese recurso.

Ejemplo: supongamos que una empresa decide contratar operarios en una agencia, cada operario le cuesta por hora $10 y si es fuera del horario predeterminado $12, además cada vez que se pide a la agencia una persona la agencia cobra por conseguirlo $8.

De esta manera:La tasa estandar: $10.-La tasa de horas extra:$12.-Costo por uso: $8.-

La Hoja de RecursosLa Hoja de recursos muestra información acerca de cada uno de los recursos en un formato semejante al de una hoja de cálculo. Puede utilizarse para:

Especificar y modificar la información acerca de los recursos. Revisar el número de horas de trabajo asignadas a cada uno de los recursos. Revisar los costos de los recursos.

Para acceder a la Hoja de recursos haga click en en la barra de Vistas.

Trabajar con costos de tareaAsignar un costo fijo a una tarea

Cuando conozca el costo exacto de los materiales (por ejemplo, equipamiento o suministros) y no esté asignando recursos a una tarea, puede especificar un costo fijo.



1 En la Barra de vistas, haga clic en Diagrama de Gantt .2 En el menú Ver, señale Tabla y, a continuación, elija Costo.3 En el campo Costo fijo de la tarea, escriba el costo.4 Presione la tecla ENTRAR.

Sugerencia La tabla Costo también permite cambiar la acumulación del costo fijo seleccionado un método de acumulación en el campo Acumulación de costos fijos.

Nota A diferencia de los costos fijos de un recurso, los costos fijos de las tareas no requieren asignaciones de recursos.

Asignar un costo de material por unidades a una tareaPuede asignar un costo por uso a un recurso que represente materiales o suministros y utilizarlo como base para calcular el costo total de material o suministros de una tarea.

1 Asigne una tasa por uso a un recurso.

¿Cómo?

2 En la Barra de vistas, haga clic en Diagrama de Gantt .3 En el campo Nombre de tarea, seleccione una tarea.4 En el menú Ventana, haga clic en Dividir.5 En el campo Nombre del recurso de la sección inferior, seleccione el recurso material al que asignó un costo por uso.6 En el menú Formato, señale Detalles y, a continuación, haga clic en Costo del recurso.

7 En el campo Unidades del recurso, escriba el porcentaje que desee y, a continuación, haga clic en Aceptar.

Sugerencias

· Para consultar o modificar un costo por uso de un recurso, haga doble clic en el recurso en el campo Nombre del recurso.· También puede asignar a una tarea un recurso material con un costo por uso seleccionado la tarea y haciendo clic en Asignar recursos . En el campo Nombre, haga clic en el recurso material y, a continuación, escriba el porcentaje que desee en el campo Unidades.· De manera predeterminada, Microsoft Project muestra las unidades asignadas en porcentajes, pero puede cambiarlas a números decimales si lo desea. Para cambiar el formato de unidad, haga clic en Opciones en el menú Herramientas y, a continuación, haga clic en la ficha Programación. En el cuadro Mostrar las unidades de asignación como, haga clic en Valores decimales.

Asignar trabajo de horas extra para aplicar tasas de horas extra a las tareasDe forma predeterminada, Microsoft Project calcula las tasas normales de cualquier cantidad de trabajo requerido para completar una tarea. No calcula automáticamente las horas adicionales como horas extra a menos que asigne de forma específica las horas adicionales como horas extra.



1 En la Barra de vistas, haga clic en Diagrama de Gantt .2 En el menú Ventana, haga clic en Dividir.3 Haga clic en Formulario de tareas en la sección inferior.4 En el menú Formato, señale Detalles y, a continuación, haga clic en Trabajo del recurso.5 En la sección superior, seleccione la tarea a la que desee asignar horas extra de trabajo.6 En la sección inferior, escriba el número de horas extra para cada recurso en el campo Trab h extra (trabajo de horas extra).

Nota La cantidad de trabajo de horas extra especificada no se agrega a la cantidad de trabajo de la tarea. El trabajo siempre representa la cantidad total de trabajo. El trabajo de horas extra representa tan sólo el porcentaje del total de trabajo que debería considerarse y tasarse como trabajo de horas extra. Por ejemplo, si una persona trabaja diez horas que incluyen ocho horas de trabajo normal y dos horas de trabajo extra, asignará trabajo por diez horas y trabajo de horas extra por dos horas, no trabajo por ocho horas y trabajo de horas extra por dos horas.



CostoCosto total programado para una tarea, recurso o asignación, o para todo un proyecto. A veces se denomina costo actual o presupuesto.

Costo fijoCosto establecido para una tarea que permanece constante, independientemente de la duración de la tarea o del trabajo realizado por un recurso.

Costo por usoTarifa fija por el uso de un recurso; puede ser un costo adicional o sustituir a un costo variable o costo por horas del recurso. El costo por uso se acumula cada vez que se utiliza el recurso.

Horas extraCantidad de trabajo en una asignación programado para su realización después de las horas laborables normales asignadas a un recurso y que se carga a la tasa de horas extra del recurso. El trabajo de horas extra no es trabajo adicional en la asignación. Indica más bien la cantidad de trabajo de la asignación que corresponde a trabajo de horas extra. Por ejemplo, si una asignación tiene 40 horas de trabajo y 8 de trabajo de horas extra, el trabajo total de la asignación seguirá siendo de 40 horas: 32 horas de trabajo normal y 8 horas de trabajo de horas extra.

Las horas extra se pueden asignar para reducir el tiempo que el recurso tarda en completar el trabajo. A menudo, la asignación de horas extra suele afectar a la duración de la tarea. Cuando se especifican horas extra para una asignación, Microsoft Project recalcula la duración de ésta restando las horas extra del total de horas de trabajo.

Tabla de tasas de costoConjunto de información acerca de las tasas de un recurso, incluida la tasa estándar, la tasa de horas extra, cualquier costo por uso y la fecha en la que la tasa de pago entra en vigor. Se pueden establecer hasta cinco tablas de tasas de costo diferentes para cada recurso (por ejemplo, una tabla de tasas de costo para tareas rutinarias y otra de tasas estándar y de horas extra para trabajos peligrosos).



¿Como visualizar la información sobre la asignación y el uso de los recursos?

En el menu de Ver, hay dos presentaciones interesantes,

Hoja de recursos Uso de recursos

Cuando se eligen alguna de ellas es interesante luego en el mismo menu seleccionar Tabla: costos y ver como se presenta la informacion.

Es imortante destacar que el project como default trabaja en un modo de programacion que una vez asignado el recurso a una tarea ajusta la duración de la misma a la cantidad de recursos asignados. Es por ello que si se duplica el recurso asignado a una tarea esta se reduce a la mitad y viceversa.

Cosas para ver:

Es interesante asignar un recurso del que se dispone de una sola unidad a dos tareas simultaneamente, esto produce lo que se llama una sobreasignación de recursos, esto puede verse tanto en la la Hoja de recursos como en Uso de recursos, alli el recurso sobreasignado aparece en rojo.

El project tiene la capacidad de reasignar los recursos de manera de resolver el problema de sobreasignacion, las herramientas para realizar la redistribución de recursos se encuentran en la opción Redistribuir recursos del menu Herramientas

Cómo ingresar los recursos a un proyectoInformacion sobre el recurso

GeneralCantidad máxima disponibleGrupo

Horario de trabajoCostos

Tasa estandar Tasa de horas extraCosto por uso

Cómo asignar recursos a una tarea - Cantidad de recursos (porcentaje)Ver hoja de recursos (las diferentes tablas – EJ:resumen y costos)Ver uso de recursos (las diferentes tablas – EJ: Resumen y costos)

Nota Al asignar nuevos recursos a la tarea, la duración se reducirá para reflejar los nuevos recursos (si se trata de una tarea condicionada por el esfuerzo). Para obtener más información acerca de la programación condicionada por el esfuerzo, haga clic en .



Es posible establecer el tiempo de disponibilidad!!!!!!



RecursosEl personal, el equipamiento y la infraestructura son los recursos con los que se trabajará en el proyecto. Se pueden asignar estos recursos a las tareas y utilizar luego herramientas y presentaciones, para administrar estos recursos y el proyecto completo, de forma más eficiente.

Es posible asignar recursos a las tareas para asegurarse de que en la programación están contemplados, el personal, el equipamiento y la infraestructura adecuados.

RecursosPersonal, equipamiento e infraestructura utilizados para completar las tareas de un proyecto.

Por cada recurso existe un conjunto de datos que lo caracteriza: costo de los recursos por hora, costo de los recursos en condiciones de trabajo no estándar, horario o disponibilidad de los recursos, cantidad máxima de recursos, etc.

La asignación de recursos a las tareas puede ser una parte importante del éxito en la administración del proyecto.

Las duraciones de las tareas pueden variar o no en función de los recursos que se les asignen.

Es importante disponer en todo momento de información relacionada con los recursos para poder hacer una eficiente gestión y administración de los mismos. Algunos ejemplos como:

conocer la lista de los recursos que están trabajando horas extras, y cuanto están costando

Cuantas máquinas se están alquilando, por cuanto tiempo y cuanto cuestan

Estos son datos vitales para la administración de recursos a la hora de tomar decisiones sobre asignación y programación de tareas

Asociar personas y equipo a las tareas

Las tareas del proyecto no se realizan por arte de magia. Necesitará recursos para realizarlas. Un recurso puede ser una sola persona, como el recurso Juan Gómez, una unidad de equipamiento o representar a un grupo, como plomeros. ¿Porqué preocuparse por los recursos?

Llevar a cabo un seguimiento del trabajo realizado por el personal y el equipamiento asignado a las tareas permite:

Asegurar una buena descripción y comprensión del proyecto; si las responsabilidades están claras, el riesgo de que alguna tarea se pase por alto disminuirá.



Aumentar la flexibilidad en la planificación de cómo y cuándo deben estar terminadas las tareas.

Observar los recursos con sobreasignación o infraasignación de trabajo. Realizar un seguimiento de los costos de los recursos.

Si no introduce información acerca de los recursos, Microsoft Project calculará la programación utilizando sólo la información acerca de la duración de las tareas y la relación entre las tareas.Las asignaciones de recursos afectan a la cantidad de tiempo que se empleará para finalizar la tarea; esto se denomina programación en función de los recursos. Según las asignaciones de recursos, Microsoft Project calculará también los costos de los recursos y las tareas, si introdujo información acerca de los costos, y la cantidad de trabajo completado.

Antes de comenzar a asignar los recursos, puede introducir toda la información acerca de los recursos del proyecto de una sola vez mediante la creación de una lista de recursos. Este procedimiento ahorra tiempo a la hora de asignar recursos a las tareas.Si asigna un recurso a una tarea, Microsoft Project asignará a ese recurso la cantidad de trabajo especificada para la tarea. Si ese trabajo está programado dependerá de la programación del trabajo de los recursos, o calendario de recursos, y de las demás asignaciones de tareas. Por ejemplo, si asigna una tarea de un día a un recurso y el recurso trabaja a tiempo completo, el recurso será programado para trabajar en esa tarea durante el equivalente a una jornada completa, comenzando en el primer momento disponible no programado que coincida con alguna de las delimitaciones de tareas.Después de asignar un recurso a una tarea, el nombre de dicho recurso aparecerá, de manera predeterminada, junto a la barra de la tarea en el Diagrama de Gantt.

Creación de la lista de recursos del proyecto1. En el menú Ver, elija Hoja de recursos.2. En el menú Ver, elija Tabla y después elija Entrada.3. Escriba el nombre del recurso en un campo vacío de la columna "Nombre del

recurso".4. Si desea designar un grupo de recursos, escriba un nombre en la columna "Grupo".5. Si fuera necesario, en la columna "Capacidad máxima", escriba el número de

unidades disponibles de dicho recurso.6. Cambie la información predeterminada que aparece en los demás campos por la

más adecuada.7. Repita los pasos 3 a 6 para cada recurso.8. Experimente con las asignaciones de recursos para ajustar las programaciones y

las duraciones de la tareas. Podrá:

Asignar varias unidades de recursos de trabajadores o equipamiento intercambiables a una tarea con el fin de disminuir su duración.

Asignar un recurso a tiempo parcial a una tarea cuando varias tareas puedan terminar al mismo tiempo.

Controlar el orden en el que varios recursos trabajarán en la misma tarea. Cambiar y eliminar las asignaciones de recursos para observar el efecto en la

programación.



Si el trabajo asignado a un recurso excede el tiempo disponible, Microsoft Project asignará dicho recurso a la tarea e indicará que el recurso está sobre asignado, de forma que pueda observar que existe un problema y decida la manera de solucionarlo.

Asignación de costos a tareas y recursosPara muchos administradores de proyectos, el costo es un aspecto importante de la programación y del control del proyecto. Por ejemplo, las consideraciones de costos determinan la rapidez con la que se llevan a cabo las tareas y cómo se emplean los recursos (equipamiento y trabajadores ). En algunos casos, el éxito del proyecto se mide por la desviación entre los costos finales del proyecto y los costos previstos.Con Microsoft Project, es posible seguir la evolución de los costos a un nivel básico o avanzado. Es posible:

Asignar salarios o tasas a los recursos. Contabilizar el costo de los materiales. Controlar la acumulación de costos. Consultar los costos del proyecto.

Mediante la asignación de costos a las tareas y a los recursos, puede utilizar Microsoft Project para seguir la evolución del flujo de caja del proyecto. A medida que vaya creando el proyecto, será posible desarrollar escenarios de costos del tipo qué pasaría si", mediante el ajuste de los recursos y la posterior revisión del efecto de los cambios en los costos de la programación. Es posible determinar cuánto costará completar una tarea, así como desarrollar un historial de costos para proyectos futuros.El costo de completar cada tarea incluye el costo de todos los recursos que trabajan en una tarea y de todos los gastos adicionales, como el costo de los materiales y los costos por uso.

¿Por qué asignar costos a las tareas y a los recursos?Si introduce información inicial acerca del costo de los recursos y las tareas al comienzo del proyecto, será posible predecir el costo total de las tareas individuales, de los recursos, de las fases y del proyecto completo. Si introduce el costo real a medida que se van finalizando las tareas, podrá administrar las tareas y los recursos para realizar el proyecto dentro del plazo y del presupuesto previstos.Si se asignan costos a los recursos y tareas, será posible contestar también diversas cuestiones relativas a los costos en cualquier punto del proyecto, como pueden ser:

¿Cuál es el costo de los recursos de esta tarea? ¿Cuál es el costo de los recursos del proyecto? ¿Cuánto costará completar esta tarea? ¿Cuál es el costo total de esta fase del proyecto? ¿Cuál es el costo planificado del proyecto?

Evaluación y ajuste de la programaciónUna vez creada la programación mediante la introducción de tareas, la asignación de recursos y la introducción de la información acerca de los costos, estará preparado para



evaluarla y ajustarla. Al evaluar la programación, probablemente encontrará problemas u omisiones que deban ser ajustados. Lo más práctico es analizar y efectuar los cambios en las primeras fases del proceso de planificación y, mejor todavía, antes de poner en marcha el proyecto. Sin embargo, una vez iniciado el proyecto también podrá comprobar la planificación y ajustarla, cuando sea necesario, para adecuarla a sus objetivos y necesidades.Los aspectos de la programación que vayan a evaluarse dependerán de la información contenida en la programación y del nivel de detalle en que se esté administrando el proyecto. Por consiguiente, debería considerar la evaluación de:

La fecha de fin de la programación. La manera en que se han asignado los recursos. El costo de la programación.

Microsoft Project calcula la fecha de fin tomando como base la duración de las tareas en la ruta crítica: la secuencia de tareas desde la fecha de comienzo y la fecha de fin del proyecto que deben finalizar a tiempo para que el proyecto entero termine a tiempo. Un retraso entre las tareas de la ruta crítica provocará que el proyecto finalice más tarde de lo planificado. Para ajustar la fecha de fin de la programación, concéntrese en la modificación de las tareas críticas.Una vez evaluada la programación, podrá utilizar diversas estrategias para reducir su longitud, buscar y resolver recursos sobre asignados y reducir el costo del proyecto.

Posibles conflictos de la programación

Para determinar si la programación tiene o no áreas problemáticas que requieran ajustes, en primer lugar deberá analizar la programación y evaluar la utilización del tiempo, de los recursos y de los costos. La evaluación de la programación de varias maneras le ayudará a identificar:

La relación entre tareas y la ruta crítica El tiempo de demora en la programación Las delimitaciones en las tareas Los recursos sobre asignados El costo de las tareas

En una programación de Microsoft Project las tareas pueden relacionarse entre sí de diversas formas. Utilizando de manera eficaz estas relaciones será posible modificar la ruta crítica y reducir la programación.Cuando resulte necesario mantener las tareas en la ruta crítica de la programación, será posible ajustar la relación entre tareas y las asignaciones de recursos de las tareas no críticas para utilizar la demora en la programación. El tiempo de demora es la cantidad de tiempo que se puede retrasar una tarea sin retrasar la fecha de fin de la programación. Si una tarea que tiene demora finaliza más tarde, no afectará al resto de la programación. La mayoría de las programaciones tienen siempre algunas tareas no críticas con demora.Las delimitaciones en las tareas también servirán de ayuda para controlar las fechas de comienzo o de fin de tareas importantes. Verifique las delimitaciones en las tareas en distintas fases del proyecto, en especial en las tareas críticas, para cerciorarse de que



sean absolutamente necesarias, ya que las delimitaciones pueden reducir la flexibilidad de la programación.

Al evaluar la programación, asegúrese de haber asignado los recursos de manera eficaz. Se dice que un recurso está sobre asignado cuando se le ha asignado más trabajo del que puede realizar en las horas de trabajo programadas. Se dice que un recurso está infra asignado cuando no está plenamente asignado. Para asegurarse de que los recursos estén sobre asignados o infra asignados en la menor cantidad de casos posible, se podrán reprogramar las tareas dentro de su tiempo de demora.Si se están introduciendo costos en la programación, será necesario verificar el costo total del proyecto para comprobar que se mantiene dentro del presupuesto. Si el costo total es demasiado elevado, se podrá reducir el costo de tareas y recursos individuales para disminuir los costos del proyecto.Una vez identificados los problemas en las áreas mencionadas se podrá ajustar la programación para optimizar el tiempo, los recursos y el dinero disponibles.

Estrategias para reducir la programaciónUna vez analizada la programación, puede ser necesario reducir el tiempo en que tienen lugar las tareas, tanto porque el costo de la programación actual sea excesivo como porque no permita cumplir la fecha límite del proyecto. Existen varios métodos para reducir la duración de la programación. El método o métodos que utilice dependerán de las limitaciones impuestas sobre el proyecto en general (por ejemplo, el presupuesto o la disponibilidad de recursos) y de la flexibilidad de las tareas que componen la programación.Algunos de los métodos que pueden utilizarse para reducir la programación son:

Cambiar las relaciones entre tareas para permitir que más tareas se superpongan o tengan lugar al mismo tiempo, en lugar de hacerlo de manera estrictamente secuencial.

Aumentar el horario de trabajo disponible cambiando el calendario del proyecto. Reducir la extensión del proyecto mediante la combinación o reducción del número

de tareas. Reducir la extensión de una tarea disminuyendo la duración de la misma o la

cantidad de trabajo que se le haya asignado. En el caso de las tareas con recursos asignados, será posible:

Incrementar el número de unidades del recurso asignadas a la tarea.Incrementar la disponibilidad del recurso cambiando el calendario de recursos.Asignar horas extra de trabajo al recurso.

Nota: Lo más práctico es reducir la duración de las tareas en la ruta crítica de la programación, o bien modificar las relaciones entre tareas para que la ruta crítica sea más corta. La modificación de las duraciones de las tareas no críticas no reducirá la programación.

Redistribución de recursosA medida que vaya asignando recursos a las tareas observará que a algunos recursos se les ha asignado trabajo que supera su capacidad. Esto se denomina sobre asignaciones. La redistribución de recursos resuelve la sobre asignación de recursos retrasando las fechas de comienzo de determinadas tareas que dicho recurso tiene asignadas.



Información acerca de la utilidad de la redistribución:La sola redistribución no permitirá crear una programación perfecta, ya que lo único que Microsoft Project puede hacer es retrasar las tareas. Existen diversas soluciones para los problemas de redistribución, como por ejemplo agregar recursos a una tarea. En ocasiones, el retraso de tareas puede no ser la mejor solución.

Después de efectuada una redistribución pueden aparecer intervalos en la programación. Los intervalos se producen cuando la programación es compleja e incluye delimitaciones, fechas de comienzo reales, relaciones complicadas y prioridades que no sean del tipo "Media". Cada uno de estos factores limita las decisiones que Microsoft Project puede adoptar. Cerciórese de incluir estos factores cuando sea imprescindible, pero -en la medida de lo posible- permita que la programación tenga la mayor flexibilidad posible.

Microsoft Project no prueba cada solución para, a continuación, compararlas todas, sino que resuelve un conjunto de problemas por vez. Por cuanto, como usuario, usted tendrá una mayor perspectiva del proyecto podrá ver una solución más apropiada y optar por ésta en lugar de la que propone Microsoft Project.

Información acerca del modo de utilizar la redistribución:Utilice la redistribución sólo después de haber introducido todos los datos que conoce acerca de cada tarea. Por ejemplo, si las tareas tienen una secuencia, introduzca la relación entre tareas para crear una secuencia, de modo que Microsoft Project disponga de esta información al redistribuir. No utilice la redistribución en lugar de introducir relaciones entre tareas.

Utilice delimitaciones restrictivas (tales como "Debe comenzar el") y prioridades con la máxima moderación. Las delimitaciones restringen las decisiones que Microsoft Project pueda adoptar al determinar qué tareas redistribuir. Utilice una prioridad sólo cuando no exista absolutamente ninguna posibilidad de retrasar una tarea o cuando existan tareas que, sin lugar a dudas, prefiera retrasar en caso de ser necesario redistribuir.

Utilice la redistribución cuando la secuencia de tareas no sea importante. Por ejemplo, si un recurso tiene asignadas varias tareas y ninguna de ellas depende de las demás, Microsoft Project podrá ajustar las tareas según sea necesario porque el recurso podrá trabajar en ellas en cualquier orden.

No utilice la redistribución si está programando a partir de una fecha de fin. Al programar desde una fecha de fin no existirá margen de demora para ninguna de las tareas y ningún trabajo que Microsoft Project pueda retrasar.

Como ayuda para guiarse a través de las cuestiones de redistribución, Microsoft Project incluye la presentación "Asignación de recursos" .



Retrazar tareasEn ocasiones, las relaciones entre tareas no representan de manera precisa la forma en que se sucederá el trabajo en el proyecto. Por ejemplo, se puede comenzar una tarea después de que su tarea predecesora comience, pero antes de que finalice su predecesora, o retrasar el comienzo de una tarea sucesora tras el fin de su predecesora. Puede crear estos tipos de relaciones entre tareas mediante el uso del adelanto y la posposición.Mediante el adelanto, es posible programar la superposición de dos tareas, para que una de ellas comience antes de que su predecesora finalice. Si agrega una posposición, podrá retrasar el comienzo de la tarea sucesora.La posposición o el adelanto se expresan en unidades o en porcentaje de la duración de la tarea predecesora. Por ejemplo, si la pintura de las paredes debe estar seca un día antes de empezar a pintar el mural, especifique una posposición de un día entre el final de la tarea "Pintar las paredes" y el comienzo de la tarea "Pintar el mural". O, si el electricista puede empezar el cableado de los marcos del reloj después de que la mitad de los marcos estén instalados, puede especificar que la tarea "Instalar y colocar las luces de los marcos" comience cuando la tarea "Instalar los marcos de madera y cristal" esté terminada al 50 por ciento, independientemente de la duración de la tarea predecesora.

Una vez que haya introducido las tareas y haya asignado las relaciones entre ellas, analice la programación y busque casos en los que pueda aplicar posposiciones o adelantos. Mediante el uso de estas posposiciones y adelantos puede precisar más la programación y disminuir la duración total del proyecto.

Dependencias de tareasLa dependencia de tareas describe cómo se relaciona una tarea con el comienzo o el fin de otra. Microsoft Project dispone de cuatro dependencias entre tareas que pueden utilizarse para conectar una serie de tareas en una programación. Si utiliza de manera eficaz estas dependencias, podrá modificar la ruta crítica y reducir la programación del proyecto.

1. En la Barra de vistas, haga clic en Diagrama de Gantt .2. Haga doble clic en la línea de vínculo de las tareas que desee revisar.3. En el cuadro Tipo, compruebe la dependencia de la tarea.

Sugerencias

El propio aspecto del vínculo identifica el tipo de dependencia de la tarea. Por ejemplo, una línea de vínculo que vaya desde el principio de una barra de Gantt hasta el principio de otra, indica una dependencia de comienzo a comienzo.

Si tiene tareas que pueden realizarse al mismo tiempo, puede reducir la ruta crítica cambiando la dependencia entre tareas. Por ejemplo, si dos tareas pueden comenzar al mismo tiempo, puede cambiar la dependencia entre ellas por una dependencia de comienzo a comienzo. Si dos tareas pueden finalizar al mismo tiempo, puede cambiar la dependencia entre ellas convirtiéndola en una relación de fin a fin.



Puede agregar a las tareas tiempo de adelanto o de posposición para que sus fechas de comienzo y de fin se superpongan.

¿Cómo?

Dependencias de tareas

Naturaleza de las dependencias entre las tareas vinculadas. Las tareas se vinculan definiendo una dependencia entre sus fechas de comienzo y de fin. Por ejemplo, la tarea "Contactar servicios de abastecimiento" debe concluir antes del comienzo de la tarea "Decidir menús". Existen cuatro tipos de dependencias entre tareas en Microsoft Project:

Dependencia entre tareas DescripciónFin a comienzo (FC) La tarea (B) no puede comenzar hasta que

finalice la tarea (A).Comienzo a comienzo (CC) La tarea (B) no puede comenzar hasta que

comience la tarea (A).Fin a fin (FF) La tarea (B) no puede finalizar hasta que finalice

la tarea (A).Comienzo a fin (CF) La tarea (B) no puede finalizar hasta que

comience la tarea (A).

Tipo (campo de tareas)Descripción El campo Tipo ofrece opciones que controlan el efecto que la modificación del trabajo, las unidades de asignación o la duración tienen en el cálculo de los otros dos campos. Las opciones son:

Trabajo fijo Unidades fijas (predeterminada) Duración fija

Cuando una tarea se establece en Trabajo fijo, la cantidad de trabajo restante permanece constante, independientemente de los cambios en la duración o en el número de recursos (unidades de asignación) asignados a la tarea. Cuando una tarea se establece en Unidades fijas, el número de unidades de asignación permanece constante, independientemente de la cantidad de trabajo o la duración de la tarea. Cuando una tarea se establece en Duración fija, la duración de las tareas permanece constante, independientemente del número de recursos (unidades de asignación) asignados o la cantidad de trabajo.

Usos Agregue el campo Tipo a una hoja de tareas cuando desee mostrar, filtrar o modificar cómo puede ajustarse la duración de una tarea, el trabajo o las unidades a medida que se asigna y programa la tarea.

Ejemplo Supongamos que la tarea "Crear dibujos arquitectónicos" va a tardar 160 horas en completarse. Microsoft Project establece la duración en 20 días con una unidad de asignación. En el campo Tipo, haga clic en Trabajo fijo. Así, puede cambiar la duración a



40 días. Las 160 horas de trabajo permanecen fijas y Microsoft Project cambia las unidades al 50 por ciento. Ahora las 160 horas de trabajo quedan distribuidas a lo largo de los 40 días.

Posteriormente, desea programar 1 semana para que el cliente revise los dibujos. Dado que desea programar 1 semana independientemente del número de clientes que vaya a revisar los dibujos, en el campo Tipo, haga clic en Duración fija.

Observaciones El tipo predeterminado es Unidades fijas. Si se selecciona Trabajo fijo, la tarea se establece automáticamente para que sea también condicionada por el esfuerzo.

También es posible cambiar el tipo de tarea en el cuadro de diálogo Información de la tarea. Seleccione la tarea y, a continuación, haga clic en Información de la tarea . Haga clic en la ficha Avanzado y, después, elija el tipo que desee en el cuadro Tipo de tarea.

Es posible establecer el tipo para todas las tareas nuevas. En el menú Herramientas, haga clic en Opciones y, a continuación, en la ficha Programación. En el cuadro Tipo de tarea predeterminado, haga clic en el tipo de tarea que desee.

Tarea de duración fija

Tarea en la que la duración es un valor fijo que no resulta afectado por los cambios realizados en el trabajo ni por las unidades asignadas (es decir, los recursos).Duración = Trabajo ÷ Unidades

Tarea de unidad fija

Tarea en la que las unidades (o recursos) asignadas son un valor fijo que no resulta afectado por los cambios realizados en la cantidad de trabajo o en la duración de la tarea.Unidades = Trabajo ÷ Duración


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