proyecto seminario daniel

8/3/2019 Proyecto Seminario Daniel

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INTRODUCCIN

La presente investigacin aborda una de las problemticas que

desde hace aos afectan a muchas Instituciones Educativas, y es el llevar

un Control Automatizado para la efectividad en cuanto al manejo de la

informacin que manipula el departamento de control de estudios. La

Unidad educativa San Jos de los Chorritos sirvi como base para la

investigacin donde se elaboro una consulta sobre el proceso de Control

de Notas, la cual tiene como objetivo determinar mediante una evaluacinque tanta eficacia, confiabilidad , veracidad y rapidez tendra el control

automatizado para el control de notas.

Por ende el principal objetivo de esta investigacin es realizar un

estudio sobre las causas que originan la necesidad de llevar un buen

Sistema de Control de Notas en una institucin y las herramientas

necesarias para erradicar los problemas ms comunes en cuanto a los

procesos control de notas manual.

En este sentido se entiende como Control de Notas, al

procedimiento a seguir al final de cada lapso escolar, en dicha institucin,

el Control de Notas es manual y a partir de observaciones y del

levantamiento de informacin que arrojo la investigacin se pudo detectar

que la mayora de los procedimientos tienen inconvenientes, entre ellos

se pueden destacar: prdida o duplicacin de informacin, retardo en el

momento de entregar las boletas a los representantes por la tardanza delproceso.

Por lo tanto, para liberar a este proceso de la abrumadora tarea de

efectuar el control y llenado de boletas manuales que ocasiona

congestionamiento se ofrece una herramienta de trabajo que consiste en

un sistema de automatizado que sea eficaz y rpido. El paquete de

aplicaciones presenta una interfaz amigable capaz de realizar: las

operaciones bsicas de mantenimiento de los datos que proporcione una


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mejor manera de proveer informacin actualizada para la toma de

decisiones, registro y control de todos los procesos inherentes del

proceso de control de notas y ofrecer los reportes de acuerdo a la

necesidad del usuario.

El objetivo central de este proyecto es automatizar el proceso de

Control De Notas de esta institucin y todos los procesos inseparables al

mismo que genere informacin oportuna, precisa y confiable mediante el

uso de los sistemas de informacin, herramienta que contribuye a los

diferentes sectores productivos de la sociedad en llevar las tareasadministrativas rutinarias, tediosa y de gran volumen de informacin al

computador, teora que afianza la propuesta de sistema de informacin

para el proceso de Control de notas del plantel como nueva forma de

trabajo que sustituya la metodologa hasta ahora utilizada en los sistemas

administrativos escolares.

En el presente trabajo esta constituido en cinco (5) Captulos: En el

captulo I, se define el planteamiento del problema, los objetivosgenerales y especficos, la justificacin, mientras que en el captulo II, se

muestra las teoras que avalan la investigacin. En el captulo III, se

describe el marco terico que abarc del tipo y diseo de investigacin,

as como seleccin de la poblacin y muestra , las tcnicas e

instrumentos de recoleccin de datos, y por ultim se describe el

procedimiento llevado por los investigadores para la realizacin de este

trabajo, luego el capitulo IV, se refiere al diseo de un sistema deinformacin que permita el control efectivo de los procesos de control de

notas y sus acompaantes, adems de todo lo relacionado con el sistema

tanto como requerimientos como los gastos que acarreara este para su

puesta en funcionamiento. En el captulo V se presentaron las

conclusiones y recomendaciones de la investigacin, por ltimo se

encuentran los anexos respectivos producto de la investigacin.


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CAPITULO I

EL PROBLEMA

Planteamiento del Problema

Al ver el gran auge de la informtica en la vida diaria del ser

humano, se puede notar que esta relacionado de alguna u otra forma por

las actividades del hombre, por lo que la mayora de las instituciones en el

mbito mundial, cuentan con sistemas automatizados que ofrecen

confiabilidad y ejecucin rpida de los procesos.

Mientras tanto, el avance de la tecnologa y el desarrollo de las

organizaciones son dos (2) grandes aspectos que marca el dinamismo de

la poca actual, adems estn relacionados como lo demuestra el hecho

del crecimiento de muchas empresas, debido a la incorporacin de

nuevos modelos tecnolgicos dentro de su estructura.

Posteriormente, hoy en da las organizaciones pblicas y privadas

buscan mejorar sus procesos basndose en las nuevas tecnologas, con

el fin de mantener la integridad en cada tarea a realizar, a travs de la

automatizacin de sus recursos, sistemas de computadoras y equipos

actualizados ya que con estas condiciones va siempre a la consolidacin

de sus objetivos.

Adems, es por ello que durante los ltimos aos la automatizacin

de los sistemas ha producido en la sociedad un gran impacto, estando

reflejada su importancia es que estos programas han multiplicado la

productividad y eficiencia del trabajo en.


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No obstante, la Unidad Educativa San Jos De Los Chorritos

ubicada en la Av. Principal San Jos en la Parroquia a Tocuyito- Edo.

Carabobo, dedicada a la formacin de ciudadanos desde la educacin

inicial, bsica y diversificada; la cual presenta una serie de conflictos

originados por el procesamiento de informacin debido al manejo manual

de los procesos.

Principalmente, el proceso de inscripcin que se efecta de la

siguiente forma: el representante se dirige al plantel con los documentos

del alumno, en donde son recibidos y verificados por la secretaria

encargada, una vez comprobados se procede a llenar la planilla de

registro del alumno la cual es completada al posterior del mismo, luego

para sellar y firmar el registro del alumno, el cual es entregado al

representante junto con el reglamento interno de la institucin.

Por otra parte, los docentes llevan el registro de las notas a un

formato que maneja la direccin del plantel y al representante se le

entrega la boleta con el informe de notas al final de cada lapso. Este

ltimo es evaluado de forma independiente y al final del mismo se renen

los docentes y directivos en el consejo de profesores para debatir sobre

las notas obtenidas por los alumnos, luego el docente procede a llenar las

boletas, las cuales son entregadas a los representantes al final de cada

lapso.

As mismo, la falta de un sistema automatizado para el control de

notas conlleva a seguir llevado de forma manual el procesamiento de

datos, lo que puede generar errores de trascripcin debido a que son

grandes cantidades de alumnos que maneja cada profesor y al realizar el

calculo y llenado de boletas pueden generarse dichos errores.


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Al igual, el almacenamiento de papeles y desorganizacin, que es

generado por el proceso de datos manual, genera un alto volumen de

informacin y le quita distincin al departamento ya que dicha informacin

cual ocupa mucho espacio fsico.

Tambin, la bsqueda de informacin especfica realizada de

manera manual tiene un alto grado de dificultad, adems de ser tedioso

para las personas encargadas de realizarla trayendo como consecuencia

lentitud al momento de solicitud de alguna informacin tanto por parte del

instituto como por parte de los representantes, como por ejemplo una

solicitud de notas.

Finalmente, sin ms argumento que agregar la institucin San

Jos de Los Chorritos tiene la necesidad de la implantacin de un

sistema automatizado para el control de notas con el fin realizar de

manera mas optima, eficaz, para as eliminar todas las posibles falla que

generan todos los procesos de datos de dicha institucin.

Propsitos del Estudio

Objetivo General

Desarrollar Un Sistema Automatizado Para El Control De Notas De

La Unidad Educativa San Jos De Los Chorritos


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Objetivo Especficos

Identificar la problemtica, a travs de un diagnostico mediante

tcnicas de observacin del sistema actual, para as determinar cuales

son las fallas existentes en el mismo.

Estudiar la factibilidad econmica- tcnica y operativa, a travs de

un estudio costo- beneficio, para as determinar la vialidad del sistema.

Analizar las necesidades propias del sistema a desarrollar, a travs

de diagnostico realizado anteriormente para as proceder al diseo y

desarrollo del sistema que permita cubrir con las necesidades de dicha

institucin.

Disear un sistema prototipo, a travs de las tcnicas de diseo

mediante los datos obtenidos en los requerimientos, con el fin de obtener

una visin ms objetiva del nuevo sistema

Desarrollar un sistema automatizado, para el control de notas que

cubra las necesidades propias de la unidad educativa San Jos De Los

Chorritos .

Realizar Pruebas y mantenimiento del sistema, utilizando datos

reales para as determinar las posibles fallas de sistema propuesto antes

de la implantacin.


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Justificacin

La presente investigacin, tiene como finalidad el desarrollo de un

sistema computarizado para el manejo de informacin que es procesada

en el departamento de control de estudio de la unidad educativa San

Jos de los Chorritos, la manipulacin de estos datos ser ms amena

en el sentido que el usuario podr acceder a la informacin de forma ms

rpida y menos complicada.

As pues, que con tan cantidad de alumnos, el manejo de la

informacin es inmenso y la posibilidad de extravi y traspapeleo de datos

es menor ya que los datos estn almacenados de manera digital, adems

del espacio que ocupa fsicamente los archivos verticales les quita

distincin al departamento.

De tal manera, implantando un sistema automatizado que cumpla

con los requerimientos que exige esta situacin, permite llevar un control

de registro de notas en forma eficiente, generando un resultado eficaz,

garantizando fidelidad de los datos adems de establecer rapidez en los

procesos.

Por consiguiente, la cantidad de papel a manejar disminuir de

forma notable ya que se archivara lo ms prescindible, y la posibilidad de

que algn registro de suma importancia se pierda es mnima, por que sino se encuentra en el archivo lgico se tendr la informacin respaldada

en discos extrables.

Adems, el tiempo en los procesos con un sistema de esta ndole,

ser menor ya que los alumnos constaran con un cdigo, lo que permitir

una rpida bsqueda de datos requeridos para la institucin San Jos de

los Chorritos, para as agilizar dicho proceso, ya que la institucin cuenta


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con gran demanda estudiantil garantizando a los representantes un mejor

servicio y una mejor atencin al momento de requerirla

En consecuencia, el sistema a implantar ser de fcil manejo por

los empleados del departamento encargados, ya que se realizar con un

lenguaje visual y grfico; que permite relacionarse rpidamente gracias a

la interfaz grfica que existir Usuario-Computador, y as ocultar la

diferencia que acarree dicha tarea en forma manual.


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Investigaciones Previas

Al formular un problema de investigacin concreto, es necesario

contar con un material bibliogrfico que muestre directa inclinacin con el

tema en estudio, esto se debe a la necesidad de informacin y bases que

sustenten un proyecto de investigacin, esto es considerado por muchos

analistas de vital importancia para la elaboracin del mismo, por lo cual se

han consultado algunos trabajos de grado referente al control y registros

de la informacin.

A continuacin, se presentan diferentes investigaciones

bibliografas, tomadas de diversas instituciones reconocidas como lo es

el Instituto Universitario de Tecnologa Juan Pablo Prez Alfonso

(I.U.T.E.P.A.L) y el Instituto Universitario de Tecnologa Para la

Informtica (I.U.T.E.P.I), ofreciendo de alguna u otra manera datos para

hacer posibles esta investigacin. A continuacin se describen lassiguientes:

Longart y Jimnez (2006), en este trabajo de grado titulado

sistema de informacin para la gestin administrativa de los

adiestramientos que proporciona los centros acadmicos del instituto

universitario de tecnologa para la informtica (I.U.T.E.P.I), Valencia.

Edo. Carabobo, realizado en la misma institucin.Sucede pues, que cuyo

fin es desarrollar un sistema de informacin para el control de pagosrealizados por el alumnado por diferentes cursos que dictan los centros

acadmicos que se encuentran dentro de la institucin antes mencionada.

Este trabajo, nos indica la importancia que poseen los sistemas de

informacin para el control de los procesos dentro de las instituciones,

organizaciones y empresas; brindando un sustento eficiente de cmo es

almacenada la informacin. Y adems, otorga el aporte de la metodologa

utilizada, la cual es el ciclo de vida de desarrollo de los sistemas ya que


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es la ms idnea permitiendo un mejor desenvolvimiento en cuanto al

desarrollo de los sistemas de informacin mediante un ciclo especifico

entre analistas y usuarios.

Carrin (2004) presento en su trabajo de grado titulado Sistema

Automatizado para el control y registro de informacin de los alumnos y

docentes, del centro de formacin profesional Germal Celis Sauneen el

municipio libertador, Edo. Carabobo, realizado en el I.U.T.E.P.I. Mediante

este sistema se propone controlar el registro de datos de alumnos y

docentes, a su vez minimizar los problemas de elaboracin de archivos

de datos proporcionando un control de documentos de manera que no se

omita informacin, facilidad en la presentacin de reportes y actualizacin

de datos.

Esta investigacin sirve de soporte y gua por cuanto en ella se

definen los distintos procesos que se ejecutan en un control de estudio,

permitiendo as aclarar las posibles dudas que surjan durante la

realizacin del proyecto.

Brito y D`Amelio (2003), en su trabado de investigacin titulado

Sistema Automatizado Para La Gestin Administrativa Y Control

Acadmico De La E.B Jos Gregorio Pea , elaborado en el

I.U.T.E.P.I, el cual tuvo como objetivo agilizarlos procesos tales como:

control de: notas, alumnos, profesores y empleados de la institucin,

inscripcin de alumnos, emisin de reportes (notas, constancias), adems

de controlar la entrada y salida de dinero, producto de la inscripcin.

Este trabajo ha aportado una serie de elementos que vale la penatomar en cuenta en el estudio que se realiza a continuacin y que es

objeto de la investigacin, ya que muestra aspectos importantes para el

manejo de datos, tanto del personal que trabaja en la institucin como el

alumnado en general, el cual es determinante en estos estudios dado,

que de no existir el control adecuado de estos datos que aneja el

departamento de control de estudio, no se tendr un flujo de informacin


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efectiva requerida hacia reas, importantes de la institucin, como lo es la

direccin, subdireccin y el docente entre otros.

Araque (2003) segn su trabajo, titulado Desarrollo de un sistema

de informacin automatizado para el control de las inscripciones de los

alumnos de la U.E Urimare, realizado en el I.U.T.E.P.A.L, para beneficio

aqu el autor expone a travs del proceso, la importancia que genera

tener el control de la informacin de las actividades, que permiten mejorar

la calidad del producto, a travs de los registro que son introducidos a

diario en el sistema.

Esta tesis tiene su relevancia singularmente, con la elaboracin de

los Hipos, a travs de los cuales se le asigno la jerarqua correspondiente

a cada uno de los modelos del sistema y su sistema se dividi en un

sistema propuesto.

Bases Tericas

Para la realizacin del presente proyecto se realiz un estudio

exploratorio sobre las diferentes tcnicas enmarcadas dentro de la

temtica con el propsito de establecer los conceptos, proposiciones y

reflexiones bajo las cuales se orienta el diseo de la propuesta.

Sistema

Para Chivenato (1996), la teora de los sistemas es una rama

especfica de la teora de los sistemas .En cuanto a esto, el autor plantea

que la misma no busca solucionar problemas ni intentar soluciones

prcticas, pero sin producir teoras y formulaciones conceptuales que

puedan crear condiciones de aplicacin en la realidad.

Existe una ntida tendencia de la integracin de las diversas

ciencias naturales y sociales; orientndose hacia una teora, dicha teora


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de sistemas puede ser de una manera ms amplia de estudiar los campos

no fsicos del conocimiento cientfico especialmente las ciencias sociales

al desarrollo, principios unificadores que atraviesan verticalmente los

universos particulares de las diversas ciencias involucradas, aproxima al

objetivo de la unidad de la ciencia.

En las organizaciones modernas, una de las razones ms

importantes de su tamao y complejidad la constituye el desarrollo

tecnolgico, los esfuerzos de sus miembros so agrupados y canalizados

de manera que sean productivos de satisfacer necesidades.

Pero dicha satisfaccin no se logra sino que se especializan os

sistemas de panera para ajustarlos. Por Hodge y Jonson (1976) en el

cual dichos autores sealan: puede concebirse a una organizacin como

complejo de relaciones entre otros recursos fsicos, humanos y trabajo,

unidos en una red de sistema.

Estas teoras aportan la especificacin de lo que significa e anlisis

y diseo de sistema el cual se plantea que para desarrollar un sistema

administrativo, se deben tomar en cuenta los componentes y problemas

luego emplear la informacin para recomendar soluciones a travs de la

planificacin mediante la utilizacin de computadoras.

El concepto de sistemas no es una tecnologa en s, pero es la

resultante de ella. El anlisis de las organizaciones vivas revela "lo

general en lo particular" y muestra, las propiedades generales de las

especies que son capaces de adaptarse y sobrevivir en un ambiente

tpico. Los sistemas vivos sean individuos o organizaciones, sonanalizados como "sistemas abiertos", que mantienen un continuo

intercambio de materia/energa/informacin con el ambiente.

Esta teora muy claramente nos indica que realizaremos un

sistema abierto, ya que todo aquel conjunto de elementos que posean

vida y que interacten en su entorno entre si, persiguiendo un fin comn

se denomina sistema abierto, debido a que el principal elemento es el

ser humano jugando el papel de capital humano, combinado con la


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tecnologa y otros elementos importantes, que persiguen un fin comn el

cual es el desarrollo y evolucin de las organizaciones.

Anlisis de Sistemas

Senn (1999), proceso de clasificacin e interpretacin de hechos,

diagnsticos de problemas y empleo de informacin para recomendar

mejoras a sistemas organizacionales para a si determinar sus mtodos

actuales y evaluar su efectividad.

Esta teora proporciona gran ayuda para la realizacin de este

proyecto ya que se refiere de otros subsistemas que se relacionan

directamente con el proceso, tales como la comunicacin entre procesos

que ayudan a coordinar y automatizar la informacin.

Sistemas de Informacin

Segn Burch y Strater (1986), es un ensamblaje formal y

sistemtico de componentes que ejecutan operaciones de

procesamiento de datos para proporcionar informacin a la gerencia de

apoyo a las actividades de planificacin, control y toma de decisiones,

adems de proporcionar una variedad de reportes que sern requeridos

por entes internos o externos.

Al mismo tiempo Montilva (1992), opina que un sistema de

informacin puede ser abierto e interacta en su medio ambiente y seadopta a las necesidades del medio que lo contiene, el sistema hombre-

maquina (computadoras) que automatizan los procesos rutinarios de

transformacin los cuales son controlados y dirigidos por el hombre su

entrada esta constituida por datos, y su salida por informacin; el proceso

de transformacin de datos en informacin constituye la investigacin

esencial del sistema de informacin. Dichas teoras salieron de los

laboratorios en los aos cincuenta (50).


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Un sistema de informacin puede existir dentro de un contexto de

una organizacin por varias razones:

Los usuarios del sistema son miembros de la organizacin que los

contiene.

El departamento que contiene y opera el sistema es una

organizacin.

El sistema de informacin es operado en parte y mantenimiento por

un departamento de la organizacin.

No obstante kendall y kendall (1992), dice que un sistema es un

gran nmero de objetos, conceptos o conjunto de ambos. Es aquel en el

cual las salidas y entradas estn constituidas plenamente por informacin

datos al sistema, procesa informacin de entrada luego la convierte en

una salida.

Asimismo, los sistemas de informacin son desarrollados con

propsitos diferentes dependiendo de las necesidades del negocio. Los

sistemas de procesamiento de transacciones funcionan a nivel

operacional de la organizacin los Sistemas Automatizados de Oficina

(OAS) y los Sistemas de Trabajo de Conocimiento (KWS) que dan cabida

al trabajo en el mbito de conocimiento. Los sistemas de ms alto nivel

incluyen a los Sistemas de Apoyo a Decisiones (DSS) as como los

Sistemas de Informacin Gerencial.

En otras palabras, Freedman (1994), considera que un sistema es

un grupo de componentes relacionados que interactan para realizar

una tarea como son el sistema de computacin que consta de un CPU y

dispositivos perifricos, los sistemas son informacin constituida por la

base de datos, todo ingreso de datos, actualizaciones, programas de

consulta e informacin, procesamiento manuales y por maquinas se

refieren con frecuencia al sistema operativo.

La teora descrita, sirvi como base para fundamentar los aspectos

en cuanto a los sistemas se refiere, resaltando el conocimiento, la


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operacin y la utilizacin de los mismos en todos sus aspectos. Los

cuales permitieron conocer con precisin el objetivo de la organizacin,

teniendo en cuenta que la informacin es recurso bsico para el

desarrollo de todas las actividades que se realizan en la Unidad

Educativa San Jos De Los Chorritos .

Automatizacin

Segn James Sen (2001), Viene a ser la instrumentacin del

orden de la idea puesto que suponer un sistema, contiene entrada y

salida y correspondiente mecnicos y control. Hannon E. (1998), diseo

del sistema de fabricacin con el de usar la capacidad de las maquinas

para llevar a cabo determinadas tareas efectuadas por seres humanos de

la operaciones sin la intervencin humana.

El termino automatizacin tambin ha sido para describir diseos

de sistemas no destinados a la fabricacin en los dispositivos

programados o automticos pueden funcionar de forma independiente

semi-independiente del control humano.

En comunicacin, aviacin y astronutica, dispositivos con los

equipos autnticos de conmutacin telefnica y pilotos automticos y, los

sistemas automatizados de gua y de control se utilizan para efectuardiversas tareas con ms rapidez o menos tiempo de lo podra hacerlo un

ser humano.

Por medio de la teora de la automatizacin, el estudio propuesto

obtendr una mayor calidad en sus operaciones ya que se agilizara todas

las labores que realizaran los usuarios en este sentido mejorara el

sistema, llevar un mejor control para efectuar diversas tareas con mas


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rapidez, para la productividad en los procesos que realiza el dpto. de

control de estudios.

Teora de control

Segn Schenei (1970), se entiende por control los procesos para

asegurarse de que las actividades correspondan a las actividades

planteadas con esto se llega a la conclusin que el control parte donde

termina la planificacin.

No obstante, el control es un concepto ms general, uno que

tambin ayuda a los administradores a realizar seguimiento de la

eficiencia de su planificacin su direccin y su organizacin y a tomar

medidas correctivas cuando se necesitan.

Segn chivenato (1995), el control se define como la evaluacin del

desempeo y as es necesario aplicar medidas correctivas de, manera

que el trabajo tenga lugar de acuerdo a los planes. El control es el

significado administrativo formalizado del termino, no existe sin la previa

planeacin y ejecucin, esta relacionado y forma parte de los tres

resultados de las funciones fundamentales de la administracin.

En relacin con dicha teora se puede establecer un diseo

automatizado para el control de notas de la Unidad Educativa San Jos

De Los Chorritos", ya que aprecia claramente la interrelacin de varios

elementos que han sido detalladamente analizado. Los cuales en

conjunto permite el ptimo funcionamiento del sistema y de esta manerase logra satisfacer los requerimientos de informacin de la institucin.

Teora de los Modelos Educativos

Segn Gimeno Sacristn (1981), es una representacin de la

realidad que supone un alejamiento o distanciamiento de la misma. Es

una representacin conceptual simblica y por tanto indirecta al ser


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necesariamente esquemtica se convierte en una representacin parcial y

selectiva de aspectos de esa realidad. Focalizando la atencin en lo que

considera importante y despreciando aquello que no lo es.

Segn Nuthall y Snook (1973), un modelo se identifica con una

especie de esquema interpretativo que selecciona datos de la realidad,

los estructura, decidiendo qu aspectos son importantes para conocer la

realidad a la que hace referencia. Gimeno Sacristn (1981), Pero la

riqueza modelo es est no slo en su funcin estructuradora, sino en la

propia teora que debe desarrollarse en torno al objeto modelo, que as

pasa a ser un modelo terico.

Segn Bunge (1976), el modelo terico es una representacin

conceptual esquemtica de una cosa o de una situacin real o supuesta

real El sistema hipottico que se monta, a partir del modelo gobierna a

la investigacin que debe descender a la prctica para su comprobacin.

Todo profesor que realiza un anlisis de su enseanza puede elaborar un

esquema de la misma. Dicho esquema es el modelo didctico utilizando

su modelo didctico.

La gran variedad de acciones tcnicas y medios utilizados por el

profesorado nos hacen pensar, asimismo en una gran variedad de

modelos haciendo muy difcil una clasificacin de los mismos. La

evolucin cientfica en general se realiza a partir de un cambio de

modelos ya que todo modelo tiene detrs una teora de la enseanza, por

tanto diferentes teoras curriculares dan lugar a diferencies modelos

didcticos, teniendo, estos ltimos ayos provisionalidad que las teoras.Los modelos son instrumentos que se utilizan para la construccin terica

formal y rigurosa.

Por consiguiente, estas teoras nos sealan que se trabaja sobre la

realidad de una situacin para poder decidir cuales son los aspectos ms

importantes que esta presenta teniendo en cuenta todos los recursos que

usan para llevar sus gestiones acadmicas de enseanza y con el avance

de la tecnologa crear un nuevo modelo educativo para as presentar un


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mejor servicio de enseanza ya que no debern llegar rigurosa tarea de

manejar sus procesos de manera manual.

Ciclo De Vida del Desarrollo de los Sistemas Segn Kendall Y

Kendall

La metodologa a utilizar para desarrollo del sistema es la de

kendall y kendall (1992), la cual lleva por titulo Ciclo de Vida de

Desarrollo de Sistema y abarca un conjunto de actividades que los

analistas, diseadores y usuarios necesitan llevar a cabo para desarrollar

y poner en marcha un sistema de informacin. Esta metodologa es

orientada a sistemas medianos y grandes, es sencilla, entendible y

presenta flexibilidad en su uso.

Igualmente, con el fin de facilitar un mximo nivel de exactitud,

confiabilidad y adems se adopten a la situacin y tipo de proyecto a

realizar, los sistemas requieren la aplicacin de una metodologa propia

para alcanzar sus objetivos. Las etapas de esta metodologa son siete (7)

de las cuales el proyecto solo se ejecutan las primeras cinco (5),

resultando las seis (6) y la siete (7) Pruebas y Mantenimiento del Sistema

e Implementacin y Evaluacin del Sistema, de no empleo, por que estainvestigacin solo se encarga de desarrollar el sistema y depender de

esta su implementacin.


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Caractersticas de la Empresa

En primer lugar, la Visin indica:

Egresar individuos solidarios y humanos que puedan asumir su

cuota de responsabilidad social.

Un egresado que se suma en forma participativa y voluntaria a

promocionar y aplicar su tcnica en los procesos laborales, culturales de

conocimiento y de avance de tecnolgicos.

Propiciar en el perfil del egresado de la institucin una proyeccin

armnica y pertinente en cuanto a su preparacin en concordancia con

las actividades productivas propias del desarrollo local, regional para su

fcil rpida incorporacin al trabajo y as poder construir al desarrollo

endgeno del pas.

Por otra parte, la Misin dice, formar un hombre nuevo del siglo

XXI para su preparacin para la vida en pro de mejorar u calidad de vida

con la aplicacin de tcnicas bsicas de un aprendizaje integrador que le

permita experimentar en forma participativa, protagnica, consistente y

solidaria de los procesos de transformacin social y con gran sentido de

pertenencia hacia el valor de la identidad nacional y al trabajo.


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Definicin de Trminos Bsicos

Control: Proceso de monitorear las actividades de la organizacin

para comprobar si se ajusta a lo planeado y para corregir las fallas o

desviaciones.

Datos: es el nmero de bits inteligibles por el hardware y el

software.

Informacin: es un conjunto organizado de datos, que constituyen

un mensaje sobre un determinado ente o fenmeno.

Investigacin: Una investigacin es un proceso sistemtico,organizado y objetivo, cuyo propsito es responder a una pregunta o

hiptesis y as aumentar el conocimiento y la informacin sobre algo

desconocido.

Organismo: conjunto de rganos de un cuerpo animal o vegetal.*

Ser viviente.* Cuerpo o institucin.


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Organizacin: sistemas diseados para lograr metas y objetivos

por medio de los recursos humanos y de otro tipo.

Problema: Situacin anormal respecto a las conductas o hechos

considerados "normales" en un momento histrico determinado y un lugar

dado.

Proceso: ejecucin de un conjunto de instrucciones entregadas a

la CPU para el cumplimiento de una etapa especfica sealada por los

comandos de algn programa.

Registro: es una memoria de alta velocidad de poca capacidad,

integrada en el microprocesador, que permite guardar y acceder a valores

muy usados, generalmente en operaciones matemticas.

Seguimiento: proceso mediante el cual se recopila

sistemticamente y con cierta regularidad los datos referidos al desarrollo

de un programa a lo largo del tiempo.

Sistema: Un sistema es un conjunto de elementos organizados

que interactan entre s y con su ambiente, para lograr objetivos

comunes, operando sobre informacin, sobre energa o materia u

organismos para producir como salida informacin o energa o materia u

organismos. Un sistema aislado no intercambia ni materia ni energa conel medio ambiente.


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CAPITULO III

MARCO METODOLOGICO

Diseo de Investigacin

Segn Sabino (1992), dice que el tipo de investigacin se enmarca

dentro de la modalidad de un proyecto factible y que a su vez se define en

descriptivo, documental y de campo, apoyndose en documentos reales y

visibles del investigador.

La presente investigacin, se enmarca por su contenido y forma

dentro de la modalidad de proyecto factible, ya que consiste en la

presentacin de una propuesta enfocada a la resolucin de la

problemtica concreta: Para el Control de Notas de la Unidad Educativa

San Jos de los Chorritos. Segn su modalidad el estudio se apoya en

una investigacin de campo, en la cual se analizo sistemticamente los

problemas con el fin de describir, dentro de la misma organizacin.

Por esto la investigacin tuvo un carcter de tipo descriptivo ya que

en el fin se identifican las caractersticas del sistema de informacin

apropiado para satisfacer las necesidades y requerimientos del organismo

en estudio. De hecho la Investigacin de campo: Arias (1998), consiste en

la recoleccin discretamente de la realidad de donde ocurren los hechos

sin manipular o controlar, variables algunas.

Por lo tanto, el proyecto es soportado por una investigacin de

campo porque identifica los elementos y los diferentes factores operativos

y secuencias del sistema de informacin actual en la Unidad Educativa

San Jos de los Chorritos.

Cabe destacar, que la investigacin de campo permite observar lo

que sucede en la organizacin o empresa. Adems aporta datos al

investigador, ya que para Sabino, se basa en informaciones obtenidas

directamente de la realidad, permitindole al investigador cerciorarse de


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las condiciones reales en que se han conseguido los datos y

posteriormente da solucin a la problemtica existente.

Evidentemente, la Investigacin descriptiva: Tamayo y Tamayo

(1997), comprende la descripcin, registro, anlisis e interpretacin de la

naturaleza actual y la composicin o proceso de los fenmenos. El

estudio se presenta como descriptivo ya que el mismo se trabaja sobre

realidades, presentando de esta forma una interpretacin correcta del

actual funcionamiento del sistema de inscripcin de alumnos en la Unidad

Educativa San Jos de los Chorritos.

Por consiguiente, la investigacin documental: Sabino (1992), es la

investigacin basada en el anlisis de los datos obtenidos de diferentes

fuentes de informacin tales como monografas, previos texto. Existe la

relacin en el que el anlisis y el estudio que se realiza a los informes,

evaluaciones, textos y formatos, permitiendo conducir de forma sencilla el

problema del sistema manual que utiliza la Unidad Educativa San Jos

de los Chorritos, adems este tipo de estudio sirve de apoyo para el

desarrollo de esta investigacin, porque se recopila datos directamente

del sitio objeto de estudio.

Unidad de Anlisis

Debido a tal situacin el sistema actual es inoperable, ya que es

llevado de forma manual lo cual conlleva a las prdidas de las hojas de

registro del control notas, como tambin a un gran volumen dealmacenamiento de papeles, desorganizacin, perdida de tiempo por

errores de trascripcin al momento de entregar las notas.

En cuanto al Tipo de muestreo, debe sealarse que Tamayo y

Tamayo (1997), define muestreo como aquel donde el investigador

selecciona a los elementos que quedan a su juicio y que son

representativos, lo cual exige al investigador con conocimientos previos

de la poblacin que se investiga para poder determinar cuales son las


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categoras o elementos que se pueden considerar como tipo

representativo del fenmeno que se estudio.

Tabla N 1 Personal del rea Administrativa

Cargo Numero de EmpleadosDirector 1Subdirectora 1Coord. rea 3Fuente: Jimnez M. y Veloz E. (2006)

Por otro lado, la Muestra segn sabino (1992), el muestreo

internacional no escoge sus unidades en forma fortuita sino

completamente arbitraria designado a cada unidad segn sus

caractersticas que para los investigadores resulten relevante.

En esta investigacin los sujetos objetos de estudio van a estar

representados por las cinco (5) personas que indican la totalidad de la

poblacin ya que la poblacin es tan pequea se ajustara a los planes

propuestos. Estas personas, son aquellas que se interrelacionan muy afondo con los procesos que esta investigacin lleva a como objetivo

mejorar.

Tcnicas e Instrumentacin de Recoleccin de Datos

As mismo, tcnica es un conjunto de procedimientos que sirve

para ejecutar cualquier cosa o para conseguir algo especfico. Es elprocedimiento o el conjunto de procedimientos que tienen como objetivo

obtener un resultado ya terminado, sea en el campo de la ciencia, de la

investigacin, de las artesanas o en otra actividad. En tal sentido las

tcnicas que se utilizan para la recoleccin de datos acerca de esta

investigacin fueron observacin directa, observacin documental y la

encuesta descritas a continuacin:

Observacin directa (1997), es la atencin sistemtica de


25/64

cualquiera de los sentidos con el propsito de recolectar datos o describir

relaciones que se muestran para resolver el problema de investigacin.

Estas tcnicas permiten al investigador manipular directamente la

problemtica planteada y los fenmenos que la causan.

Esta tcnica es importante para la investigacin ya que a travs de

la misma se observo gran cantidad de registros tales como: fichas de

inscripcin de los alumnos (datos personales), planillas de inscripcin,

listado de los alumnos, cortes de notas, listado de asignaturas vistas por

el alumno, y todo lo relacionado con el registro de inscripcin y control de

notas de la unidad educativa San Jos de los Chorritos.

Por otra parte, se aclaran ciertas incertidumbres con respecto al

proceso que se realiza, obteniendo toda la informacin concerniente, por

medio de la observacin directa centrndose en las personas que

intervienen directamente en el proceso de inscripcin y control de notas,

las cuales son: el director, los tres (3) coordinadores de rea y la

secretaria. Para determinar de esta manera como funciona el mismo.

As mismo, para la investigacin se utiliza la observacin

documental, segn Sampieri (1998), consiste en detectar, obtener y

consultar bibliografas y otros materiales que puedan ser tiles para los

propsitos de estudio, de donde se debe extraer y compilar la informacin

relevante y necesaria del problema de investigacin.

Cabe destacar, que la tcnica de observacin documental es

aplicable a la investigacin porque permite la obtencin de conocimientos

a partir del anlisis de los datos ya que han sido recolectados entretextos, como informes, trabajos de grados y distintas fuentes de consulta.

Adems, los Instrumentos constituyen las herramientas de

recoleccin y de registro de conceptos y variables de inters para el

investigador. Para ello la universidad de Carabobo (1989), establece que

un cuestionario de forma cerrada en unas tcnicas de aplicacin que se

desarrolla en el trabajo por medio de una serie de preguntas cerradas o

diagnosticadas que solo puede ser contestada por un Si o No, y en un


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ltimo caso por No Se, o no omitir accin alguna.

As mismo los Cuestionarios segn sabino (1997), es un formato

con una serie de preguntas relacionadas con el funcionamiento actual de

los procedimientos existentes. Estas preguntas formuladas se hacen a los

integrantes y todo el personal relacionado con el problema a tratar con fin

de detectar las fallas y las ideas de las personas encuestadas. En otras

palabras se puede definir como una encuesta realizada acerca del

funcionamiento actual de su sistema de informacin y as poder

determinar cuales son los problemas que dicho sistema presenta.

Anlisis e interpretacin de Datos

Cabe destacar que la encuesta es un procedimiento de hacer

estudio estadstico es la elaboracin de cuestionarios para encuestar una

poblacin o una muestra representativa. Esta tcnica de recopilacin de

informacin, fue realizada a los empleados de la Unidad Educativa San

Jos de los Chorritos. Se obtuvieron los siguientes resultados:

En primer lugar se tiene que saber cual es el rendimiento que

posee el sistema actual es por ello la siguiente pregunta Considera usted

que el sistema actual cumple con las necesidades de la institucin. Para

el personal encuestado la siguiente repuesta: este sistema cumple con

las necesidades de la institucin pero este presenta algunas deficiencias

como lo es la perdida de tiempo y el gran trabajo que este requiere para

los procesos. Como se puede observar el sistema actual no cumple conlas necesidades de la institucin.

Por otra parte, con el resultado obtenido en la pregunta anterior fue

evidente que le mencionramos la propuesta de un sistema

computarizado a ellos tambin como usuarios, la pregunta fue as: Si se

propone a instalar un sistema que se encargue de facilitar este proceso y

que a dems sea de fcil uso lo aceptara.

De manera tal que, al preguntar a los encuestados que si estaran


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de acuerdo en que se instalara un sistema automatizado que facilitara sus

operaciones su repuesta fue un rotundo si, ya que ellos consideran que

esto es un adelanto a la institucin debido a que, existen computadoras

dentro de ella pero que no son usadas con un sistema que agilice los

procesos en los cuales existen fallas.

Entonces, para indagar un poco mas acerca de la propuesta vino

esta pregunta a relucir: Considera usted que un sistema automatizado

contribuir a agilizar el proceso de inscripcin de los alumnos en la unidad

educativa. Para la totalidad de los encuestados consideran que las

inscripciones se agilizaran y que al mismo tiempo esta ser de gran ayuda

a la institucin ya que esto ser un adelanto a otros de sus procesos.

Finalmente para saber cuanto es el nivel de confianza que tienen

ellos con la seguridad que brindan los sistemas automatizados para con

ellos, se les pregunto: "Cree usted que la implantacin del sistema

favorece la informacin almacenada en la que ya esta se presentara de

una manera ms confiable se concluyo que el sistema favorecer

considerablemente el respaldo de la informacin ya que la informacin

que se almacenara se representara de una manera mas confiable y

directa. Lo cual permitir realizar consultas rpidas.

Fases del Proyecto

Por otra, se eligi este metodologa porque es completa,

modificable estructurada es adoptable; as como tambin porquecomprende un conjunto de actividades que los analistas, diseadores y

usuarios necesitan llevar a cabo para desarrollar y poner en marcha un

sistema de informacin.

Dentro de este marco, es importante sealar que la metodologa

utilizada en esta investigacin es la de kendall y kendall (1997), la misma

contiene siete (7) fases, de las cuales solo se emplearon cinco (5)

primeras, porque estas son las que muestran con variedad los pasos a


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seguir para el desarroll de un sistema, comprenden el anlisis, la

determinacin de los requerimientos y el diseo del sistema que se

propone; conocindose de esta manera las necesidades y exigencias de

la organizacin.

Ciclo De Vida De Los Sistemas Segn Kendall Y Kendall

Identificacin de Problemas, Oportunidades y Objetivos.

Determinacin de los Requerimientos de Informacin.

Anlisis de las Necesidades del Sistema.

Diseo del Sistema Recomendado.

Desarrollo y Documentacin de Software.

Pruebas y Mantenimiento del Sistema.

Implementacin y Evaluacin del Sistema.


29/64

CAPITULO IV

DISEO DE UN NUEVO SISTEMA

Objetivos del Sistema Propuesto

Demostrar la eficiencia del sistema agilizando lo procesos de la

Unidad Educativa San Jos de los Chorritos, para que proporcione concertinidad y sin error la informacin solicitada por los usuarios, a travs

de un sistema automatizado que cubra con las necesidades de la

institucin

Sintetizar al mximo el tiempo que se emplea para alimentar y

elaborar en el sistema los reportes, para que los mismos se tomen de

apoyo en la toma de dediciones, ya que se generara de manera rpida la

informacin que se requiera.

Crear respaldos de la informacin mediante copia de seguridad,

con el fin de proteger los datos al momento de ocurrir cualquier

eventualidad.

Producir informacin segura y oportuna a travs de reporte de

datos que almacena el sistema, debido a que el sistema esta diseado

con el propsito de que no exista duplicacin de la informacin.

Preparar un nivel de seguridad confiable por medio de contraseas,

con la finalidad de prevenir el manejo inadecuado de la informacin.

Descripcin del Proceso Actual

Para desarrollar cualquier sistema es necesario conocer los

procesos y la forma en los que se maneja, la direccin administrativa es la

que se encarga de controlar todos los procesos acadmicos que se

realizan en la Unidad Educativa San Jos de los Chorritos. En esta


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unidad cualquier actividad se hace de forma manual e individualizada,

debido a esto, se presenta una serie de deficiencia proporcionada por la

cantidad de informacin que all se maneja, como lo son:

Proceso de Inscripcin.

Emisin de Constancias.

Registro de Notas del Alumno.

Proceso de Inscripcin (Actual):

El proceso de inscripcin de inscripcin se realiza de la siguiente

forma: el representante se dirige al plantel con los documentos

requeridos, los cuales son.(Grafico N 3)

Preescolar, copia del certificado de vacunas, tres (3) fotos del

representante, cuatro (4) fotos del alumno, partida de nacimiento original y

copia de la cedula de identidad del representante.

Ciclo bsico, cuatro (4) fotos del alumno, cuatro (4) fotos del

representante, carta de buena conducta, boleta de promocin, partida de

nacimiento original, copia de la cedula de identidad (representante,

alumno) y notas certificadas. Despus deben proceder a llenar un formato

de identifica la carpeta contenedora de la planilla de registro del alumno

la cual es llenada posterior a la misma, la directiva del plantel le entrega la

ficha correspondiente de la inscripcin firmada y sellado junto con el

reglamento interno de la institucin.

Emisin de Constancia (Actual):

El solicitante se dirige a la direccin de plantel, realiza la solicitud

de constancias de estudio, notas y buena conducta; el mismo el mismo es

atendido por la secretaria quien toma los datos del alumno para luego

elaborarlas; una vez hecha es enviada a la directora que se encarga de


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frmala y sellarla, posteriormente se devuelve a la secretaria para ser

entregada al participante. (Grafico N 4)

Registro de Notas del Alumno (Actual)

En la parte del alumno de primaria la directora entrega a los

docentes el plan de evaluacin emitido por el ministerio de educacin y

entregados a travs de la zona educativa el cual consta de tres (3) lapsos

evaluados cualitativamente a travs del alcance y logros de la

competencias, en las dimensiones del ser, saber, hacer, convivir y su

nivel de desempeo en cada una de la reas acadmicas.

As mismo, los docentes llevan toda esta informacin a un formato

que maneja la direccin del plantel y al representante se le entrega un

informe al final del lapso con la descripcin del desempeo del alumno y

las recomendaciones del docente.

Sin embargo, en el ciclo bsico; cada lapso es evaluado

independiente y al final del mismo se renen los docentes y la directora

para debatir sobre las notas de los alumnos en consejo de maestro, luego

el docente procede a llenar los boletines manualmente, lo cuales son

entregado a los representantes al final de cada lapso con carcter

devolutivo. (Grafico N 5)

Descripcin del Sistema Propuesto

El sistema propuesto es automatizado lo cual acelera los procesos

que se realizan diariamente en la institucin, presentando un nivel de

seguridad y solo acceso a personal autorizada, aumentando a la

confiabilidad de la informacin y dando respuestas a las necesidades

presente en la unidad educativa. De la misma manera, el sistema

propuesto es una herramienta de fcil uso que favorecer notoriamente

en desempeo de las actividades presentes.


32/64

Proceso de Inscripcin (Propuesto):

Este proceso comienza de la misma manera llega el representante

y se le presenta a la secretaria, esta comienza a cargar los datos del

alumno en el sistema y genera de forma inmediata la constancia de

inscripcin del alumno creando del su respetiva ficha personal, agilizando

este proceso y eliminado las interminables colas. (Grafico N 6)

Proceso Llenado de Boletas (Propuesto):

Este proceso lo seguirn llevando los profesores cada fin de lapso

ellos debern cargar en el sistema la informacin de sus alumnos para

que posteriormente se genere la boleta de cada alumno eliminando la

perdida de informacin y reduciendo considerablemente los errores que

puedan ocurrir. El sistema propuesto traer innumerables beneficios a la

institucin, lo cual fortalecer su credibilidad con respecto a los

representantes. (Grafico N 7)

Estudio de Factibilidad

Segn Kendall y Kendall (1997), es un anlisis cuyo fin es

determinar que un proceso, diseo, procedimiento o plan, puedan ser

cumplidos exitosamente en un periodo de tiempo establecido. La

factibilidad del proyecto son las decisiones basadas en los datosrecolectados por el investigador por medio de la metodologa

seleccionada, los cuales debe ser representado por el analista.

Los objetivos de control exigen que para todo sistema que se

disee, debe realizarse un estudio de factibilidad, previa definicin de

requerimientos para cada una de las opciones revisadas, sugeridas y

evaluadas, que comprenden la Factibilidad Tcnica, Operativa y

Econmica.


33/64

El xito de un proyecto esta determinado por el grado de

factibilidad que se presente en cada uno de los tres aspectos anteriores,

el estudio de factibilidad sirve para recolectar datos relevantes sobres el

desarrollo de un proyecto y en base a esto tomar la mejor decisin, si

procede su estudio, desarrollo o implementacin.

Factibilidad Tcnica

Representa unos de los elementos ms importantes al momento de

desarrollar un sistema de informacin, es determinar las probabilidades

del disearlo basndose en los requerimientos del sistema actual, y

tomando en cuenta el hardware, software, adems del personal que

posee la organizacin y los componentes que debe adquirir para poner

en funcionamiento el sistema propuesto.

En sntesis, este estudio de factibilidad establece con que va a

contar el sistema propuesto para su desarrollo e implantacin, asimismo,

su objetivo es mejorar el sistema actual y con la tecnologa disponible en

la organizacin, lograr satisfacer las necesidades de los usuarios.

De acuerdo con lo expuesto anteriormente, se determino que la

Unidad Educativa San Jos de los Chorritos, especficamente en la

administracin, cuenta con el hardware y parte de software, que servirn

de apoyo cuando se requiere dar inicio al funcionamiento del sistema. A

continuacin se detalla especficamente el hardware existente en la

institucin. (Tabla N 2, 3, 4,5)


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Tabla N 2 Hardware existente en la organizacin.

Cantidad Descripcin1

1

1

1

1

Procesador Pentium III, Disco duro 20Gb,

Memoria 128Mb RAM, Floppy 3 , Unidad de

CD-ROM 24X

Monitor 15

Teclado

Mouse

Regulador de Voltaje

Fuente: Jimnez M. y Veloz E. (2007)

Tabla N 3 Software existente en la organizacin.


1

Licencia Microsoft Windows XP

Licencia Microsoft Office XP

Fuente: Jimnez M. y Veloz Edixon (2007)

?????????????????

Tabla N 4 Hardware requerido en la organizacin.


1

1

1

1

Procesador Pentium IV, Disco duro 80Gb, Memoria

512Mb RAM, Floppy 3 , Unidad de CD-ROM 52X

Monitor Flat 17 Plasma LCD Samsung

Cable Usb

Impresora Samsung ML 1610

Regulador de Voltaje Omega


Tabla N 5 Software requerido en la organizacin.


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Cantidad Descripcin

11

Licencia Microsoft Visual Studio 6.0Licencia Cristal Report


Factibilidad Operativa

Se requiere a todos aquellos recursos donde interviene algn tipo

de actividad (procesos); depende de los recursos humanos disponibles

para el proyecto, involucrado programar si el sistema ser usado una vez

instalado.

Por esto, es importante que los usuarios estn de acuerdo con los

cambios que se realizan en la implantacin del sistema debido a que ellos

son quienes poseen los conocimientos sobes las limitaciones actuales del

mismos y los problemas que este ocasiona.

En este sentido, se comprob que el personal que elabora en la

unidad educativa, se encuentra capacitado para el manejo del sistema

propuesto, lo que permitir el funcionamiento ptimo del mismo. Claro

esta que se estimara en el primer mes un curso de capacitacin de tres

(3) das a la semana una hora para que el sistema rinda al cien por ciento

(100%) de su capacidad.

El personal que manejara el sistema ser solo los del personal

administrativo que se encuentran relacionados con el departamento de

control de estudios los cuales son (5): el Director, la Subdirectora, la

Secretaria, un coordinador del rea.

Factibilidad Econmica


36/64

Es aquella que estudia los recursos econmicos y financieros

necesarios para desarrollar o llevar a cabo las actividades o procesos y/o

para obtener los recursos bsicos que deben considerarse, tales como: el

hardware el software, mobiliario, recursos humanos, mantenimientos,

gastos generales y adiestramiento.

Por esta razn, un sistema puede ser factible desde el punto de

vista tcnico y operacional, pero sino lo es econmicamente para

garantizar la organizacin no puede ser implantado. Las cuestiones

econmicas y financieras formuladas por los analistas deben incluir el

costo de llevar a cabo la investigacin completa de sistemas, el costo del

hardware y software para la ampliacin, beneficio en la forma de

reduccin de costos o de menos errores costosos, el costo si nada

sucede (si el proyecto se lleva a cabo).

Tambin, es indispensable instalar los gatos provenientes del

sistema a desarrollar, as como los beneficios del mismo. Dependiendo de

los resultados de este estudio se determinara si se continua o no con el

proyecto. A continuacin se pueden reflejar los costos que acarreara el

sistema para su puesta en marcha desde el punto de vista econmico

Tabla N 6 Inversin inicial del sistema.


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HardwareCantidad Descripcin P/U Sub-Total

1

1

1

11

Procesador Pentium IV, Disco duro80Gb, Memoria 512Mb RAM,

Floppy 3 , Unidad de CD-ROM

52X

Monitor Flat 17 Plasma LCD

Samsung

Impresora Samsung ML 1610

Regulador de Voltaje OmegaCable Usb

1.350.000

599.000

230.000

41.5007.000

1.350.000

599.000

230.000

41.5007.000

Software1

1

Licencia Microsoft Visual Studio 6.0

Licencia Cristal Report

350.000 350.000

Suministro1

1

Tonel de Tinta Negra

Resma de Papel

300.000

11.000

300.000

11.000Total 2.697.500


Anlisis Costo Beneficio

El anlisis costo-beneficios se refiere a todos los gastos causados

para desarrollar un sistema de informacin y hacerle su debido

mantenimiento, adems se debe reflejar los siguientes beneficios

econmicos obtenidos del mismo, este punto tambin describe los

beneficios tangibles e intangibles del proyecto.

A su vez, permite la comparacin del sistema actual con el sistema

propuesto, reflejando la implantacin o no del sistema, este se puede

observar por medios de los grficos desde el N 6 hasta el N 11, el

retorno de la inversin y la proyeccin de la recuperacin de la inversin,

la cual se realizara para cinco (5) aos.


38/64

__________________________

Tabla N 7 Costos Operativo del Sistema Propuesto.

Cantidad Descripcin P/U Sub-Total

1

1

Mantenimiento del Hardware

Mantenimiento del Software

150.000

150.000

150.000

150.000

Suministro5

1

Resma de Papel

Tonel de Tinta Negro

11.000

300.000

55.000

300.000Total Anual 655.000


Tabla N 8 Costos Operativo del Sistema Actual.

SuministroCantid

adDescripcin P/U Sub-Total

24

12

12

12

24

10

10

120

Hojas (Resma)

Bolgrafos (Cajas)

Carpetas (Cajas)

Corrector (Cajas)

Grapas (Cajas)

Lpiz (Cajas)

Cinta Maquina

Horas Extras

11.000

5.400

16.000

2.000

2.800

6.500

7.000

8.000

264.000

64.800

192.000

24.000

67.200

65.000

70.000

960.000

Total Anual 1.707.000


Tabla N 9 Beneficios de Sistema Propuesto


39/64

Beneficios Tangibles Total

Ahorro en SuministrosAhorros en horas Extras

652.000960.000

Total Anual 1.612.000

Beneficios Intangibles

Eficiencia

Mayor Confiabilidad y seguridad en la Informacin

Mayor Capacidad de Almacenamiento

Reduccin de Espacio

Actualizacin Constante de la Informacin

Veracidad de la InformacinFuente: Jimnez M. y Veloz Edixon (2007)

Tabla N 10 Costos del Sistema Propuesto.

Sistema Propuesto

Ao 1 Ao 2 Ao 3 Ao 4 Ao 5

Costo

del S.P3.352.500 746.700 851.238 970.411,32 1.106.268,90

Benefici

o del S.P1.612.000 1.837.680 2.094.955,2 2.388.248,9 2.722.903,7


Tabla N 11 Costos del Sistema Actual.

Sistema Actual

Ao 1 Ao 2 Ao 3 Ao 4 Ao 5

Costo

del S.A

1.707.000 1.945.9802.218.417,

2

2.528.995,

6

2.883.054,9


40/64


Por otra parte, se procede a calcular el retorno de la inversin, que

no es ms que el ao en que se recupera el total del dinero invertido para

la implantacin del sistema propuesto, as como para inicial a partir de

que ao se empieza a obtener las ganancias del mismo.

Tabla N 12 Retorno de la Inversin.

Ao Costo S.P Beneficios del S.P Diferencia Acumuladas

1 1.918.000 1.612.000 -306.0002 746.700 1.837.680 784.980

3 851.238 2.094.955,2 2.028.697,24 970.411,32 2.388.248,9 3.446.534,785 1.106.268,90 2.722.903,7 5.063.169,58

Fuente: Jimnez M. Veloz Edixon (2007)

Grafico N 2 Retorno de la Inversin.

0

500.000

1.000.000

1.500.000

2.000.000

2.500.000

3.000.000

3.500.000

4.000.000

1 2 3 4 5

Sistema Propuesto Sistema Actual


41/64

Fuente: Jimnez M. Y Veloz E. (2007)

Descripcin del Software

Windows XP: representa la plataforma en la que trabaja el sistema

propuesto en lo que se refiere al lenguaje de programacin se utilizara

Microsoft Visual Basic 6.0 Edicin Empresarial, ya que esta edicin

proporcionara un conjunto completo de herramientas para desarrollar

soluciones para terceros adems cumplen con los requisitos que el

programador necesita y ofrece mayor versatilidad, ofreciendo modernismo

y seguridad en el trabajo.

Microsoft Visual Basic 6.0: es una de las herramientas mas

utilizadas del marcado para el desarrollo de aplicaciones Windows.Permite as realizar aplicaciones potentes y flexibles de forma rpida y

sencilla, gracias a la facilidad de manejo es su entorno de desarrollo.

Adems, una de las Principales ventajas es que permite disear la

interfaz con el usuario mediante la manipulacin con el Mouse, de una

serie de objeto visible en la pantalla, de hecho es posible desarrollar

aplicaciones completas con un mnimo instrucciones de cdigo de

programacin.Aun cuando, en la mayora de los lenguajes de programacin se

comete un error al escribir el cdigo el compilador lo intercepta cuando

comienza a compilar la aplicacin debe encontrarlo, corregirlo, y

comenzar de nuevo con el siclo de vida del compilador, repitiendo el

proceso de cada error encontrado. Visual Basic interpreta el cdigo a

medida que lo escribe, interceptando y resaltando la mayora de los

errores de sintaxis en el momento.


42/64

Microsoft Access: es una base de datos relacionada ya que pueden

definir relaciones entre distintas tablas de datos contenidas en estay se

pueden llevar a cabo bsquedas completas y para producir informes

detallados. Otras caractersticas que lo hace ms eficaz en la utilizacin

de ndices para localizar con rapidez el registro que se esta buscando.

Es decir, Access es algo ms que una base de datos tambin es un

ambiente completo de desarrollo de aplicaciones que incluyen objetos

que le dan capacidad para elaborar una aplicacin completa el

componente mas obvio de una base de datos es el objeto tabla donde se

conservan almacenados los verdaderos datos.

Determinacin de Requerimientos

Segn Kendall y Kendall (1997), es un estudio exhaustivo que se

realiza sobre los procesos que se llevan a cabo dentro de la organizacin,

el mismo debe hacerse en forma especfica y detallada para que la

informacin suministrada sea veraz y de fcil compresin; para ello se

debe realizar una serie de documentos que cumplan con cierta

caractersticas donde se reflejen los datos recopilados.

En consecuencia, para el correcto funcionamiento y buen

desempeo de los procesos de un sistema automatizado es de vital

importancia la captura de datos, la validacin de los mismos y la

elaboracin de reportes bien clasificados y sin ningn error.Dentro de este marco, se enumeran los requerimientos de que se

pueden esperar de un sistema y que representan la base y sustento del

desarrollo de la propuesta, entre ellos se encuentra los Requerimientos de

Entrada, Almacenamiento y Salida.

Requerimientos de Entrada


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Representan el enlace que une al sistema de informacin con el

mundo y sus usuarios. Para cada tipo de entrada se debe especificar la

fuente, los elementos de datos que contienen, el mtodo de captura, los

procedimientos y controles se su edicin y validacin necesaria. Sin

datos de entrada no hay proceso y, por consiguiente, no habr tampoco

una informacin de salida. Los mismos pueden verse reflejados en las

tablas N 13 hasta la N 20.

Tabla N 13 Datos del Alumno.


44/64

Requerimiento de Entrada

Determinacin de Requerimiento

Fuente: Usuario

Descripcin: Datos del Alumno

Datos

Cdigo del Alumno

Nombre del Alumno

Cedula del Alumno

Direccin del Alumno

Edad del Alumno

Fecha Nacimiento del Alumno

Nacionalidad

Sexo del alumno

Cdigo del Representante

Cdigo de la Seccin

Estatus del AlumnoAo Escolar

IdFuente: Jimnez M. y Veloz Edixon (2007)

Tabla N 14 Datos del representante.




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Fuente: Usuario

Descripcin: Datos del representante

DatosCdigo del Representante

Nombre del Representante

Cedula del Representante

Estado civil

Nacionalidad del Representante

Telfono del RepresentanteDireccin del Representante

Sexo del representante


Tabla N 15 Ao Escolar.



Fuente: Usuario

Descripcin: Ao Escolar

Datos

Ao Escolar


Tabla N 16 Datos del Director.




46/64

Fuente: Usuario

Descripcin: Datos del Director

Datos

Ao Escolar


Tabla N 17 Datos del Personal Docente.



Fuente: Usuario

Descripcin: Datos del Personal Docente

Datos

Cdigo del Personal

Nombre del Personal

Cedula del Personal

Cargo del Personal

Telfono del Personal

Direccin del Personal


Tabla N 18 Datos los Grados.




47/64

Fuente: Usuario

Descripcin: Datos los Grados

Datos

Cdigo del Ao

Descripcin del Ao

Statu


Tabla N 19 Datos de la Seccin.



Fuente: Usuario

Descripcin: Datos de la Seccin

Datos

Cdigo de Seccin

Descripcin de Seccin

Cdigo del Ao

Statu


Tabla N 20 Datos del Usuario.



Fuente: Usuario

Descripcin: Datos del Usuario

Datos


48/64

Usuario

Clave

Derechos

Statu

Descripcin


Requerimiento de Almacenamiento

La finalidad de estos requerimientos es almacenar o guardar la

informacin que se encuentra en el sistema, con el propsito de que la

misma se recopile en la base de datos cuando el usuario lo requiera,

permita la recuperacin o registro de datos de entrada o salida de una

manera ms rpida y efectiva.

Para tal efecto, se utilizara un disco duro en el cual se recopilara la

informacin que contiene la base de datos, as como tambin unidades dealmacenamiento para el respaldo de los formatos pertenecientes al

sistema, los cuales se especifican en las tablas que se presentan a

continuacin desde N 21 a la N 26.


49/64

Tabla N 21 Datos de los Materias



Fuente: Usuario

Descripcin: Datos de los Materias

Datos

Cdigo de Materias

Descripcin de materia

Cdigo del Ao

Statu


Tabla N 22 Datos del Alumno.




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Fuente: Usuario

Descripcin: Datos del Alumno

Datos

Cdigo del Alumno

Nombre del Alumno

Cedula del Alumno

Direccin del Alumno

Edad del Alumno


Nacionalidad

Sexo del alumno

Cdigo del Representante

Cdigo de la Seccin

Estatus del Alumno

Ao Escolar

Id


Tabla N 23 Datos del Representante




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Fuente: Usuario

Descripcin: Datos del Representante

DatosCdigo del Representante

Nombre del Representante

Cedula del Representante

Estado civil

Nacionalidad del Representante

Telfono del RepresentanteDireccin del Representante

Sexo del representante


Tabla N 24 Datos del Personal Docente.



Fuente: Usuario

Descripcin: Datos del Personal

Datos

Cdigo del Personal


52/64

Nombre del Personal

Cedula del Personal

Cargo del Personal




Tabla N 25 Datos Del Ao Escolar



Fuente: Usuario

Descripcin: Datos Del Ao Escolar

Datos

Ao Escolar


Tabla N 26 Datos de la Seccin.



Fuente: Usuario

Descripcin: Datos de la Seccin

Datos


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Cdigo de Seccin

Descripcin de Seccin

Codigo del Ao

statu

idFuente: Jimnez M. y Veloz Edixon (2007)

Requerimientos de Salida

Es aquella informacin que una vez procesada y/o almacenada es

requerida por los usuarios a manera de consulta o para brindar soporte a

algn proceso en especfico. Esta informacin puede ser presentada en

diferentes formatos a gusto del analista o el que ms se adapte al tipo de

datos. Los mismos se pueden observar en las siguientes tablas N 28-29.

Tabla N 27 Datos de Buena conducta.

Requerimiento de Salida


Fuente: Usuario

Descripcin: Impresin Datos de Buena conducta

Datos

Cdigo del Alumno

Nombre del Director



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Tabla N 28 Datos de la Constancia de Estudio.



Fuente: Usuario

Descripcin: Impresin Datos de la Constancia de Estudio

Datos

Cdigo del Alumno

Nombre del Alumno

Cedula del Alumno

Fecha Actual

Nombre del DirectorFuente: Jimnez M. y Veloz Edixon (2007)

Tabla N 29 Datos de Reporte de Notas.



Fuente: Usuario

Descripcin: Impresin Datos de Reporte de Notas

Datos

Cdigo del Alumno

Cdigo del Ao

Cdigo de la Materia

Primer Lapso

Segundo Lapso

Tercer Lapso


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Nota


Carta Estructurada

Es una forma de mostrar el men del sistema propuesto para una

mejor visin del diseo del men del sistema propuesto se muestra a

continuacin de manera acorde al del sistema propuesto (Grafico N 2).

En palabras no tcnicas, se puede decir, que es aquel grafico donde

podemos visualizar los elementos, las herramientas y acciones que

contiene el sistema propuesto. (Grafico N 8)

Diseo Modular

El diseo modular es lo que deriva de la llamada carta

estructurada, mejor dicho el men del sistema propuesto, cada modulo

del men posee otros procesos que derivan de el, de esto trato el diseo

modular, de la explicacin de cada uno de los mdulos. (Grafico N 9hasta 13)

Diseo de Bases de Datos

Segn Kendall y Kendall (1997), una base de datos es la

agrupacin de la informacin que documenta el contenido de cada flujo de

almacenamiento de las mismas dentro del sistema. Por otra parte, las


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bases de datos dinmicas es la informacin almacenada que se modifica

con el tiempo, permitiendo operaciones como actualizacin y adicin de

datos, adems de las operaciones fundamentales de consulta. Un

ejemplo de esto puede ser la base de datos utilizada en un sistema de

informacin de una tienda de abarrotes, una farmacia, un videoclub, etc.

Diccionario de Datos

Un diccionario de datos contiene las caractersticas lgicas de los datos

que se van a utilizar en el sistema que estamos programando, incluyendo

nombre, descripcin, alias, contenido y organizacin. Estos diccionarios

se desarrollan durante el anlisis de flujo de datos y ayuda a los analistas

que participan en la determinacin de los requerimientos del sistema, su

contenido tambin se emplea durante el diseo del proyecto

Tabla N 30 Se Ingresan los Alumnos.


Fuente: Usuario

Destino: Sistema

Requerimiento: Entrada

Descripcin: Se Ingresan los Alumnos

Datos Descripcin

Codalum

Nomalum

Cedalum

Fchnac

Edaalum

diralum

Cdigo del Alumno

Nombre del Alumno

Cedula del Alumno


Edad del Alumno

Direccion del Alumno


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nacalum

sexalum

codrep

codsec

statu

id

Nacionalidad

Sexo del alumno

codigo del Representante

codigo de la seccion

statu


Tabla N 31 Se Ingresan los Datos del Personal Docente.


Fuente: Usuario

Destino: Sistema


Descripcin: Se Ingresan los Datos del Personal Docente

Datos Descripcin


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Codper

Nomper

Cedper

cargo

telper

dirper

statu

id

Cdigo del Personal

Nombre del Personal

Cedula del Personal

Cargo del Personal



statu


Cuadro N 32 Se Ingresan las Materias.


Fuente: Usuario

Destino: Sistema


Descripcin: Se Ingresan las Materias

Datos Descripcin

Codmateria

Descmateria

codao

statu

id

Cdigo de Materias

Descripcin de materia

Cdigo del Ao

Statu



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Cuadro N 33 Se Ingresan las Secciones.

Diccionario de DatosFuente: Usuario

Destino: Sistema


Descripcin: Se Ingresan las Secciones

Datos Descripcin

Codsec

DescsecCodazo

Statu

id

Cdigo de Seccin

Descripcin de SeccinCodigo del Ao

statu


Seguridad del Sistema

Principalmente, para los jvenes diversos sistemas de informacin

es de gran importancia el nivel de seguridad, ya que garantiza el

resguardo de la informacin manejado dentro de la organizacin y en

cualquiera de sus departamentos.

Por otro lado, el usuario encargado del manejo del sistema contaba

con valiosas herramientas que le ofrecer seguridad y privacidad con el

soporte de la informacin almacenada debido a la aplicacin de clave de

acceso de acuerdo a una jerarqua, permitiendo el acceso o no a la

informacin y evitando posibles modificaciones o alteraciones por

externos se clasifica en dos tipos entre los tipos de seguridad tenemos:

Seguridad Lgica


60/64

Este tipo de seguridad parte del uso de claves de acceso, las

cuales sern utilizadas por la utilizacin directa del sistema sin embargo

las contraseas son utilizadas en forma libre en muchas organizaciones.

La seguridad lgica del sistema esta conformado por el modulo de

justificacin de acceso, el cual comprende de dos claves un login y por

ultimo un password. Este password no esta a la vista, sino que aparece

una serie de caracteres segn la longitud de la clave reconocindola por

el smbolo (****).

Por esto, la clave de acceso a su vez se divide en niveles. El nivel

uno esta a cargo del administrador el cual tiene acceso a todas los

mdulos con la facilidad de realizar cualquier operacin es decir tiene

acceso a todos los mdulos del sistema, el nivel dos tendr acceso a los

niveles de el usuario en si es decir no podrn asignar ni adulterar la

informacin ya existente.

Seguridad Fsica

Para evitar la situacin de prdida de informacin dentro del

departamento se deben verificar frecuentemente los equipos de

almacenamientos y para obtener una mayor seguridad se debe tener

respaldo de dicho datos.

As mismo, tales respaldos deben almacenarse en unidades de

disquete tres y medio (3) de capacidad de uno punto cuarenta y cuatro(1.44) MB y para mayor seguridad en unidades de almacenamiento Pen

Driver y CD. Los respaldos deben identificarse inmediatamente que se

extraiga de la unidades de copiado y depositado en lugares fuera de

peligros.

Las unidades de respaldo deben estar ubicadas en lugares fijos o

de poco movimiento para evitar problemas de prdida de informacin o


61/64

errores en caso de auditoria y as tambin garantizar a la institucin en

general que la informacin que se maneja esta segura y respaldada.

CAPITULO V

CONCLUSIONES Y RECOMENDACIONES

Conclusin

La finalidad de la presente investigacin, estuvo dirigida al logro de

una meta principal que fue Diseo de un Sistema Automatizado Para el

Control de Notas de la Unidad Educativa San Jos de los Chorritos, en

esta aplicacin se integraron las tcnicas de recoleccin de datos que

permitieron detectar las fallas existentes derivadas de los procesos

manuales que posee actualmente la institucin, resultados que sirvieron

para el levantamiento del diseo del sistema.


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Por lo tanto, para el diseo del estudio la metodologa utilizada

para disear el sistema fue la del Anlisis y Diseo de Sistema de Kendall

y Kendall; ya que cumple con los objetivos previamente establecidos para

el desarrollo eficiente del sistema.

As mismo, mediante los flujogramas de procedimientos, se

establecieron los procesos del sistema actual, lo que permiti visualizar y

discernir en cuanto al flujo o interrelacin de dichos procesos,

determinado sobre la base de esto los procesos que abarcaran el nuevo

sistema.

Sin embargo, se desarrollo el sistema mediante la utilizacin del

lenguaje de programacin Visual Basic 6.0, tomando en cuenta su

adaptabilidad y flexibilidad para el manejo de las bases de datos y su

ambiente grafico que resulta bastante amigable para el usuario final.

Debido a que, los avances tecnologas ofrecen hoy en da una

mayor calidad al os usuario ya que a travs del sistema automatizado se

pueden ordenar de forma rpida y acelera la informacin, contando con

respaldo de la misma y obteniendo informacin confiable y precisa, que

puede ser modificada en cualquier momento.

Por consiguiente, la sistematizacin viene a cumplir un papel muy

importante en el mundo de la organizacin ya que sus operaciones entran

en un solo punto que el funcionamiento del sistema propuesto que

solucionara la problemtica cotidianas de la empresa para mayor

estabilidad econmica y social de la misma.


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Recomendaciones

Con la finalidad de optimizar la utilizacin de sistema propuesto se

plantea las siguientes recomendaciones:

Implantar el sistema de informacin desarrollado para la unidad

educativa san Jos de los chorritos, para que con el

procesamiento de los datos sean mas eficiente y seguro.

Capacitar al personal usuario (nuevo), para que este maneje el

sistema y as evitar errores u ocasionar informacin equivocada, a

travs de un taller de adiestramiento, de que se puede hacer y que

no dentro del sistema automatizado.


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Permitir clave de acceso solo a personas involucradas, para que

as solo tengan acceso a la informacin solo aquellas personas quetengan autorizacin y capacitamiento para ejecutar alguna accin y

no ocasionar problemas de perdida o deterioro de la informacin.

proyecto seminario daniel

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