ESCUELA MILITAR DE INGENIERIA “MCAL. ANTONIO JOSÉ DE SUCRE”

BOLIVIA

SISTEMA DE INVENTARIOS DE REPUESTOS DEL PARQUE AUTOMOTOR DEL COMANDO DE TRANSPORTES DEL EJÉRCITO

1. Título.

Sistema de Inventarios de Repuestos del Parque Automotor del Comando de Transportes del Ejército.

2. Introducción.

Se denominan existencias o inventarios a la variedad de repuestos y materiales que se utilizan en un parque automotor para el mantenimiento de vehículos, los mismos que se guardan en sus almacenes a la espera de ser utilizados, siendo entregados a los supervisores o mecánicos encargados de desarrollar su trabajo sin que se vean afectados por la falta de continuidad en la adquisición o por la demora en la entrega por parte del proveedor.

Los inventarios varían en razón de su consumo o la salida de cada artículo (repuesto) que los componen, lo que da lugar al movimiento de las existencias por ingresos de nuevas cantidades y salida de estas a solicitud de los usuarios, produciendo la rotación de los materiales y la generación de utilidades en función de dicha rotación.

El movimiento que se produce en los almacenes, de cada artículo en existencia, obliga a mantener en ellos una cantidad determinada de cada uno, la cual debe estar de acuerdo con el tiempo y la frecuencia de consumo, así como el lapso en que se renueva, es decir la demora que se produce desde que se revisa la existencia para emitir la requisición, hasta que los materiales estén disponibles en el almacén para satisfacer las necesidades de los usuarios o consumidores.

3. Antecedentes.

La organización del Ejército, se divide en diferentes departamentos, cada uno de ellos tiene una misión específica, el Departamento IV, en el cual dentro su organización se encuentra el objeto de nuestro estudio, los Almacenes de los diferentes Batallones de Transportes, los mismos que tienen la misión de: “Ejecutar actividades referidas a pedidos, recepción, distribución, redistribución y mantenimiento de vehículos a fin de satisfacer las necesidades de empleo del Ejército” y contribuir de esta manera al mejor rendimiento operativo de Grandes y Pequeñas Unidades.

Existe asimismo una carencia de técnicas y metodologías que ayuden a manipular la información existente, en forma oportuna, útil y confiable, ya que el sistema actual genera pérdida de tiempo e inclusive errores por lo que se recomienda la

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implantación de un nuevo sistema de información que satisfaga las necesidades de mencionados Batallones de Transportes.

Haciendo referencia a los antecedentes de trabajos realizados con anterioridad de acuerdo a investigación bibliográfica, se comprobó que existen trabajos de investigación:

En el anterior semestre fue realizado un Sistema de Inventarios para el batallón de Transportes II, por el Sgto. 1ro. San. Rudy Marca Nina:

Los repuestos de la base de datos con los cuales trabajó no son estandarizados.El mencionado proyecto no abarca el campo control de personal.E proyecto, no toca aspectos relacionados al área de repuestos para vehículos chinos, brasileros y argentinos.

4. Planteamiento del Problema.

3.1. Problema Principal.

La gestión de almacenes en los Batallones de Transportes del Ejército, que se dedican al mantenimiento, reparación y operación de vehículos livianos, semipesados y pesados, es importante por ser el motor del movimiento de la mencionada Institución.

El movimiento de repuestos destinados para el mantenimiento y reparación cobra mayor importancia en un almacén. Ya que cualquier defecto en su presentación inmediatamente es rechazado.

Asimismo, en el almacén se realizan un control de las existencias como tenemos: cantidad, adecuada rotación, clasificación, compras locales, etc.

Y por último, el almacenamiento propiamente dicho debe ser el adecuado para realizar una rápida identificación y colocación del repuesto o material requerido por el mecánico. Contando para ello con los medios de almacenamiento y ubicación más idóneos.

Por esta razón resulta importante que el almacenamiento, el control y el manejo de tan importantes elementos vayan al nivel de la tecnología.

3.2. Problemas Secundarios.

Considerando las operaciones de recepción de repuestos en desuso, entrega de repuestos nuevos, actualización de ingresos y egresos y compras locales.

La cantidad recibida de unidades de repuestos ya sean estas importadas o compras locales según la cantidad a entregar, así como de la variedad de items (diferentes unidades) de acuerdo a prioridad deben estar registradas en casillas de estantes o rimeros para su fácil ubicación.

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“La eficiencia de la entrega de acuerdo a prioridad requerida por el mecánico, debe ser eficiente para la salida de vehículos de mantenimiento”.

La falta de control y actualización de existencias produce un desbalance con los egresos e ingresos.

“Existen días donde hay más repuestos requeridos por los mecánicos de acuerdo a prioridad 02 (urgente) y otros con menos unidades requeridas”.

“Mientras haya un buen control y el inventario se sistematice, la eficiencia será mayor”.

Otro problema importante es la falta de una adecuada ubicación de los repuestos a despachar, ocasionando demora en la salida de vehículos de mantenimiento.

5. Objetivos.

3.1. Objetivo General.

Después de analizar y observar los inconvenientes presentados en la adquisición de repuestos y materiales para vehículos del parque automotor del ejército, asimismo para el control efectivo de inventario, se manifestó la necesidad de crear un sistema computarizado para el registro de inventario de los productos existentes dentro de los almacenes o depósitos.

3.2. Objetivos Especificos.

Reducir los tiempos de demora de atención al cliente. Redistribución de la zona de almacenaje, acorde al sistema. Reducir las distancias recorridas por el manipuleo de productos en

almacén. Disminuir los costos logísticos. Mejorar el control de inventarios.

6. Justificación.

6.1.Justificación Institucional.

El desarrollo del presente proyecto permitirá mejorar el sistema de control de inventarios de repuestos en los almacenes de Parques Automotores del Ejército.

6.2.Justificación Técnica.

Los almacenes de repuestos están bajo la responsabilidad permanente de los profesionales técnicos militares, para realizar este trabajo de manera eficiente es necesario que tenga información actualizada sobre repuestos.

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La utilización de software permitirá tener información sobre existencias de repuestos, precios para su compra, control y reportes, hecho que facilitará el desempeño profesional de los Usuarios finales.

6.3.Justificación Económica.

Al tener almacenes centralizados en cada División del Ejército, de carácter institucional, es necesario el uso óptimo de los recursos económicos asignados en presupuesto; por tanto el sistema de información propuesto reduce los costos administrativos y el tiempo en el proceso de control de inventario.

7. Metodología (Materiales y Métodos)

El presente proyecto se desarrollará con la metodología XP (Programación Extrema) y el método MPR (Método de Prototipado Rápido)

8. Desarrollo General del Proyecto.

8.1. Análisis Preliminar.

El desarrollo de este sistema se llevará a cabo en etapas distintas la cuales serán de acuerdo al siguiente curso de acción: Análisis de requerimientos, Diseño del sistema, Desarrollo del mismo, Pruebas del sistema y corrección de errores, y la Instalación del sistema.

Análisis de requerimientos: En esta primera etapa se recabaran los datos necesarios para describir los servicios que debe de proporcionar el sistema, y las restricciones operativas que deberá de cumplir.

Diseño del sistema: El sistema a desarrollar estará compuesto por subsistemas que proporcionan algún conjunto de servicios relacionados. El proceso de diseño deberá de identificar estos subsistemas, establecer un marco de control y comunicación entre los mismos, para su elaboración independiente.

Desarrollo del sistema: Se elaboran las interfaces, las bases de datos y se le agregaran los datos necesarios para el funcionamiento del mismo, siguiendo el modelo diseñado previamente.

Pruebas del sistema y corrección de errores: En esta etapa se someterá a pruebas el sistema, tratando de someterlo a las condiciones y características más reales posibles, múltiples inscripciones, cambios, etc. 5. Instalación del sistema: Esta etapa se sujeta normalmente a ventanas de mantenimiento en las cuales se pueda integrar el sistema de tal manera que no afecte el servicio productivo. Se instalará en el ambiente productivo. Se harán prueba hasta que todo quede de manera perfecta. Vigilando durante los primeros días su funcionamiento para verificar que no haya ningún problema.

8.2. Desarrollo del Proyecto.

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8.2.1. Planificación del Proyecto.

De acuerdo a los siguientes pasos y al cronograma de actividades

Análisis de Sistema: En esta fase se recabará información, se organizará y se iniciará la elaboración del Sistema por separado.

Diseño del Programa: Es la fase en donde se realiza la estructura de datos, se desarrolla la arquitectura de software, las representaciones de interfaz y los algoritmos necesarios para el cumplimiento de los requerimientos del usuario así como también los análisis necesarios para saber que herramientas usar en la etapa de Codificación.

Implementación o Codificación: Es la fase de programación o implementación propiamente dicha. Aquí se implementa el código fuente, haciendo uso de prototipos así como pruebas y ensayos para corregir errores. Dependiendo del lenguaje de programación y su versión se crean las bibliotecas y componentes reutilizables dentro del mismo proyecto para hacer que la programación sea un proceso mucho más rápido.

Pruebas: Los elementos, ya programados, se ensamblan para componer el sistema y se comprueba que funciona correctamente y que cumple con los requisitos, antes de ser puesto.

Mantenimiento: Es la última fase, se realiza la corrección de errores no detectados en la etapa de pruebas, posibles mejoras funcionales debidas a nuevos requerimientos del cliente, en esta fase se vuelven a aplicar todas las etapas anteriores sobre el software existen.

8.2.2. Identificación de Procesos.

El diseño de los procesos que conforman el Sistema de Inventarios se define para alcanzar elevados niveles de eficiencia en los servicios que este proceso brinda al sistema logístico en los parques automotores del Ejército.

De acuerdo a la tabla de procesos y existencia de repuestos y recursos para el suministro oportuno de los repuestos requeridos para asegurar las actividades de mantenimiento, además de lograr la calidad en el servicio, para satisfacer las necesidades del cliente (mecánico).

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TABLA DE PROCESOSNo. Procesos01 Gestión de pedidos02 Predespacho03 Despacho04 Gestión de inventario05 Recepción de repuestos06 Registro de ubicaciones y almacenaje,07 Actualizaciones y reportes08 Auditoria

8.2.3 Estructura de Datos (Diagrama E-R)

DIAGRAMA ENTIDAD-RELACIÓN.

8.2.4 Diseño del Sistema.

El diseño de un Sistema de Control de Inventarios para un almacén de repuestos, es una herramienta que puede ser utilizada por diferentes Almacenes para generar ambiente de control en todas las actividades desarrolladas por la entidad.

En tal sentido es un mecanismo dinámico y fácil de comprender dado a la estructura organizada del presente diseño del Sistema de Control de inventarios, que a su vez está basado en la incorporación de fundamentos profesionales del ejercicio de la profesión.

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GENERA REPORTES

ENTREGA

CLIENTE PROVEEDOR

JEFE DE ALMACÉN REPUESTO

PROVEESOLICITA

Para la formulación y diseño del sistema de Control Interno se evaluaron las etapas o fases que este debe contener, es así como el sistema debe contemplar los siguientes procesos:

8.2.5 Diseño de Procesos (Diagrama de DTE)

8.2.6 Diseño de la Base de Datos

Se diseñaron 4 tablas

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EN REPOSO

ESPERANDO ELECCIÓN

LISTADO DE REPUESTOS

CONSULTA DE REPUESTOS

ALTAS Y BAJAS DE REPUESTOS

REPORTE DE INGRESOS Y

EGRESOS

SE PRESIONÓ MISION

SE PRESIONÓ VISIÓN

SE PRESIONÓ INICIO

DESPUES INGRESE USUARIO Y CONTRASEÑA

CONTRASEÑA INGRESADA

DESPLIEGA PAGINA PRINCIPAL

MUESTRA LISTASGENERA REPORTES

ESPERANDOUSUARIO

ESPERANDO CONTRASEÑA

SE PRESIONÓ REINICIO

SE PRESIONÓ REINICIO

SE PRESIONÓ REINICIO

8.2.7 Diagrama Entidad Relación.

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DirecciónTeléfono

8.2.8 Diseño de la arquitectura

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PROVEEGENERA REPORTES

ENTREGA

CLIENTE

SOLICITA

IdCliente

Nombre

Apat

Amat

Celular

Área de Tr

Especialidad

Cargo

IdEncargado

Nombre

Apat

Amat

Dirección

Teléfono

Celular

Idproveedor

Apat

Amat

DirDom

DirSuc

TelSuc

Nombre

TelDom

Celular

Empresa

IdRepuestom

NombreRep

CodigoRep

MSN

NumPart

Ubicación

ExistActual

StockMaximo

StockMín

ENCARGADO

REPUESTOS

PROVEEDOR

N

1

N

N

ADMINISTRADOR DEL SISTEMA

8.2.9 Diccionario de Datos.

Nombre de Archivo: BDencargado Fecha de creación: 17/JJUN/12Descripción: Base de datos que contendrá la plantilla del Jefe de Personal

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BASE DE DATOS

PORTAL DE USUARIOS

PEDIDOS

ENTREGAS

ACTUALIZACIÓN

INGRESOS

EGRESOS

REPORTES ACTUALIZACIÓN

Campo Tamaño Tipo de dato Descripción

IdEncargado

18 Numerico Identificación de Registro del Jefe de Alm.

Nombre 30 Caracter Nombre del Jefe de AlmacénApat 30 Caracter Apellido Paterno del Jefe de AlmacénAmat 30 Caracter Apellido Materno del Jefe de AlmacénDirección 60 Caracter Dirección del Jefe de AlmacénTeléfono 18 Numerico Teléfono del Jefe de AlmacénCelular 18 Numerico Celular del Jefe de Almacén

Nombre de Archivo: BDCliente Fecha de creación: 17/JUN/12Descripción: Base de datos que contendrá la plantilla de Sup. y Mecánicos

Campo Tamaño Tipo de dato Descripción

IdCliente 18 Numerico Identificación de Registro del ClienteNombre 30 Caracter Nombre del ClienteApat 30 Caracter Apellido Paterno del ClienteAmat 30 Caracter Apellido Materno del ClienteDirección 60 Caracter Dirección del ClienteTeléfono 18 Numerico Teléfono del ClienteCelular 18 Numerico Celular del ClienteAreaTrabajo 30 Caracter Área donde trabaja el clienteEspecialidad

30 Caracter Especialidad del Cliente

Nombre de Archivo: BDProveedor Fecha de creación: 17/JUN/12Descripción: Base de datos que contendrá la plantilla de proveedores

Campo Tamaño Tipo de dato Descripción

IdProveedor 18 Numerico Identificación del ProveedorNombre 30 Caracter Nombre del ProveedorApat 30 Caracter Apellido Paterno del ProveedorAmat 30 Caracter Apellido Materno del ProveedorDirDom 50 Caracter Dirección del domicilio del ProveedorDirSuc 50 Caracter Dirección de la Sucursal de repuestosTelSuc 18 Numerico Teléfono de la Sucursal de repuestosTelDom 18 Numerico Teléfono del domicilio de proveedorCelular 30 Numerico Celular del ProveedorEmpresa 30 Caracter Nombre de la Empresa del proveedor

Nombre de Archivo: BDRepuestos Fecha de creación: 17/JUN/12Descripción: Base de datos que contendrá la plantilla de repuestos

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Campo Tamaño Tipo de dato Descripción

IdRepuesto 18 Numerico Identificación del RepuestoNombreRep 30 Caracter Nombre del RepuestoCodigoRep 18 Numerico Código del RepuestoMSN 18 Caracter MSN del RepuestoNumPart 18 Numerico Número de Parte del RepuestoUbicación 18 Numerico Ubicación del RepuestoExistActual 18 Numerico Existencia actual del RepuestoStockMaximo

18 Numerico Stock Máximo del Repuesto

StockMinimo 18 Numerico Stock Mínimo del Repuesto

El diccionario queda conformado de esta manera para consultas posteriores y/o futuras reestructuraciones.

8.2.8 Desarrollo de las interfaces (pantallas muertas)

I.- PAGINA INICIAL.

II.- PAGINA PRINCIPAL.

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9. Impacto.

Contribuir al fortalecimiento de los proyectos de Sistemas Informáticos en el Comando de Transportes del Ejército.

Consolidar los proyectos técnico-científicos, especialmente los generados por la población estudiantil del tecnológico la EMI..

Contribuir a la especialización y profesionalización de los estudiantes de Sistemas y Electrónica.

Conformar equipos de trabajo técnico-científicos para el desarrollo de más proyectos técnico científicos.

10. Conclusiones.

Como hemos visto este primer proyecto es una guía práctica de cómo diseñar interfaces, conectados a una Base de Datos y las responsabilidades que conlleva el administrar una base de datos. Desde que fueron creadas en la década de los setentas han sido de gran ayuda para el manejo de información a todos los niveles, y en cualquier plano de productos y servicios.

Un buen diseño de Interfaces y bases de datos nos lleva a tener datos confiables, robustos y que no se requiere de reingeniería en mucho tiempo a

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menos que así se decida en algún momento de la vida útil de la base de datos; en otro lado la importancia de tener un cúmulo del diseño en medios magnéticos y en papel, como este que se entrega al finalizar, será para tener la información del diseño disponible y que sea comprensible para otros estudiantes o personas que interactúen con la base de datos, a través de las interfaces.

Además de conocer la responsabilidad del administrador de base de datos por una interfaz, pues este es pieza importante en el mantenimiento y aseguramiento de los archivos que conforman la base de datos, es quien dará la garantía que la información esté disponible en cualquier momento o bien asesorar en el uso de esta misma.

En la actualidad este tipo de Sistema de Inventario, en el cual se interactúa mediante ventanas a las bases de datos son vitales para muchas empresas, instituciones, organizaciones gubernamentales y no gubernamentales, van desde requerimientos muy básicos hasta grandes transacciones, un ejemplo de ello son los bancos que realizan millones de transacciones en un solo día, en los hospitales para tener los expedientes de los pacientes, en gobierno para pago de impuestos, registros de sus actividades, agendas electrónicas,

Por último cabe decir que este Sistema aplicado a un Almacén de Cualquier Batallón de Transportes de nuestra Institución, ayudará a mantener la operatividad del parque automotor en general.

11. Bibliografia.

Grupo Isaias Carrillos Perez. (2008) Metodología del desarrollo de software.New York:

Jacaboson, I., Booch, G., Rumbaugh J. (2000) Proceso Unificado de Desarrollo de Software.

RUP/Easy. (2004). GUÍA METODOLÓGICA DE DESARROLLO DE SISTEMAS.

Schmuller, Joseph. (2000) Aprendiendo UML en 24 horas.México:

Texto Metodologia de la Investisgación.

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