proyecto de automatizacion de oficinas
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1
Proyecto CIF
UNIVERSIDAD GALILEO
Curso: Evaluación Del Proyecto Integrado
CEI COBÁN
Automatización del proceso de venta
___________________________________________________________
PACAY DE PAZ NERY SAMUEL
07126002
Sábado 28 de octubre de 2008
2
Índice
INTRODUCCIÓN ......................................................................................... 7
Fase 1
MARCO GENERAL DE REFERENCIA .............................................................. 10
A.1 RESEÑA HISTÓRICA JB SISTEMAS INTEGRADOS ................................. 10
A.2 DEFINICIÓN DEL DEPARTAMENTO: VENTAS ........................................ 11
A.3 ORGANIGRAMA FUNCIONAL JB SISTEMAS .......................................... 18
A.4 ORGANIGRAMA MAESTRO JB SISTEMAS ............................................. 19
ANÁLISIS SITUACIONAL DE LA EMPRESA .................................................... 21
B.1. ¿EN DÓNDE ESTAMOS? ................................................................... 21
B.2 ¿A DÓNDE QUEREMOS LLEGAR? ........................................................ 25
B.3 ¿QUÉ PODEMOS HACER? ................................................................... 26
B.4 ¿CÓMO PODEMOS LOGRAR? .............................................................. 28
3
PROBLEMA ............................................................................................... 30
C.1 ANTECEDENTES DEL PROBLEMA: ....................................................... 30
C.2 JUSTIFICACIÓN DEL PROBLEMA: ....................................................... 32
C.3 DETERMINACIÓN DEL PROBLEMA: ..................................................... 33
C.4 COMO AFECTA EL PROBLEMA: ........................................................... 34
CONTROL DE INVENTARIOS Y FACTURACIÓNEN EL PUNTO DE VENTA ............. 36
D.1 LA META DE CIF: ............................................................................. 36
D.2 EL OBJETIVO DE CIF: ....................................................................... 36
MOTIVO ............................................................................................ 36
D.3 DESCRIPCIÓN DEL PROYECTO ........................................................... 37
IMPLEMENTACIÓN DEL PROYECTO: ............................................................. 43
E.1 DEFINICIÓN DE ACTIVIDADES ........................................................... 44
E.2 ANÁLISIS DE ACTIVIDADES Y ADJUDICACIÓN DE TIEMPOS
(CRONOGRAMAS) .................................................................................. 47
E.3 DIAGRAMA DE GANTT ....................................................................... 48
CAPACITACIÓN......................................................................................... 49
F.1 DEFINICIÓN DE ACTIVIDADES ........................................................... 50
F.2 ADJUDICACIÓN DE TIEMPOS ............................................................. 51
F.3 DIAGRAMA DE GANTT ...................................................................... 52
G. PLANEAMIENTO ESTRATÉGICO DE LA INFORMACIÓN ............................... 53
G.1 DETERMINACIÓN DE LAS HERRAMIENTAS .......................................... 54
G.2 USO DE TECNOLOGÍA - SOFTWARE................................................... 55
G.3 JUSTIFICACIÓN ............................................................................... 56
DISEÑO PROPUESTO ................................................................................. 57
H.1 DIAGRAMA DE FLUJO DE DATOS........................................................ 58
H.2 ELEMENTOS DEL SISTEMA ................................................................ 59
H.2.1 DIAGRAMA DE CONTEXTO .............................................................. 61
H.3 MANUAL DE PROCEDIMIENTOS......................................................... 62
4
Fase 2
ACTIVIDADES .......................................................................................... 71
A.1 LISTA DE ACTIVIDADES EN PRIMER, SEGUNDO Y TERCER ORDEN ......... 72
A.2 LISTA DE ACTIVIDADES SELECCIONADAS........................................... 73
LISTA DE ACTIVIDADES ............................................................................ 74
B.1 LISTA DE ACTIVIDADES SELECCIONADAS........................................... 75
MATRIZ DE TIEMPOS ................................................................................ 76
C.1 MATRIZ DE TIEMPOS ........................................................................ 77
CONSTRUCCIÓN DE CPM-PERT ................................................................... 78
D.1 CONSTRUCCIÓN DEL CPM-PERT ........................................................ 79
CALCULO DE OCURRENCIAS ...................................................................... 80
E.1 CÁLCULO DE OCURRENCIAS TEMPRANAS ............................................ 81
E.2 CÁLCULO DE OCURRENCIAS TARDÍAS ................................................ 82
DETERMINACIÓN DE LA RUTA CRÍTICA .................................................... 83
E.3 RUTA CRÍTICA ................................................................................. 84
CÁLCULO DE HOLGURAS ........................................................................... 85
F.1 CÁLCULO DE HOLGURA TOTAL ........................................................... 86
F.2 CÁLCULO DE HOLGURA LIBRE ............................................................ 87
F.3 CÁLCULO DE HOLGURA INDEPENDIENTE ............................................. 88
5
DETERMINACIÓN DE COSTO ...................................................................... 90
G.1 DETERMINACIÓN DE COSTOS DE CADA ACTIVIDAD DEL PROYECTO ... 91
G.1.1 DETERMINACIÓN DE COSTOS .................................................... 92
G.2 DETERMINACIÓN DE COSTO TOTAL ................................................... 93
MS-PROJECT ............................................................................................ 94
Fase 3
ESTUDIO DE FACTIBILIDADES ................................................................... 99
A.1 FACTIBILIDAD ECONÓMICA ............................................................. 100
A.2 FACTIBILIDAD TÉCNICA.................................................................. 106
A.3 FACTIBILIDAD OPERATIVA .............................................................. 108
A.4 TÉRMINOS DE REFERENCIA ............................................................. 109
A.4.1 CALIDAD Y ESPECIFICACIONES ................................................. 109
A.4.2 COSTOS .................................................................................. 110
COSTO TOTAL .................................................................................. 111
A.4.3 DURACIÓN EN FUNCIÓN TIEMPO ............................................... 112
AUDITORIA ............................................................................................ 113
SEGURIDAD FÍSICA ............................................................................. 114
SEGURIDAD DATOS ............................................................................. 116
SEGURIDAD PROCEDIMIENTOS ............................................................. 117
ANÁLISIS DE PUNTOS DEL SISTEMA ......................................................... 118
IDENTIFICACIÓN ................................................................................. 119
MANUAL ................................................................................................ 123
TABLA DE ANÁLISIS ............................................................................ 124
6
TABLA DE LLAMADAS ........................................................................... 126
TABLA DE INSTRUCTIVOS .................................................................... 128
CONCLUSIÓN ......................................................................................... 129
RECOMENDACIONES ............................................................................... 130
ANEXOS ................................................................................................ 131
HERRAMIENTAS DE DIAGNOSTICO ........................................................ 132
DIAGRAMA DE CAUSA Y EFECTO ........................................................ 133
ENCUESTAS ..................................................................................... 134
GRAFICAS DE LAS ENCUESTAS .......................................................... 138
MÉTODO DE OBSERVACIÓN ............................................................... 141
JUSTIFICACIÓN DE COMPRA .............................................................. 145
IMÁGENES DE CÓMO ES EL SOFTWARE ............................................... 148
7
Introducción
Automatización del proceso de ventas y control administrativo por medio
de control de inventarios y facturación en JB Sistemas Integrados
CIF
Este proyecto tiene como propósito el automatizar el procedimiento
de ventas y facilitar el control de los procesos administrativos en JB
Sistemas Integrados.
La automatización en el área de ventas: será posible con la
instalación de un punto de venta; con un sistema de software que
controlara una base de datos de los productos y un lector óptico, esta
implementación hará que el proceso de venta sea mas rápido resolviendo
de manera importante la agilidad en el proceso de ventas permitiendo
atender mejor y mas rápido mejorando a los clientes; mejorando la
calidad del servicio, en JB Sistemas Integrados
El sistema de punto venta genera automáticamente reportes sobre
existencias de productos, ventas de productos por rangos de fechas,
totales, manejo de marcas y precios, cuentas de proveedores y clientes,
facilitando la tarea para el departamento contable y el administrativo.
El sistema ofrece una gran cantidad de beneficios tales como una
gran facilidad a la hora de levantar inventarios físicos, un control del
efectivo en caja, los vendedores siempre cuentan con información
actualizada.
8
[CIF] ______________________________________________
CONTROL DE INVENTARIOS Y FACTURACIÓN
Automatización de procedimientos de venta y control administrativo en JB Sistemas Integrados.
9
A
MARCO GENERAL DE REFERENCIA:
________________________________________________
A.1 RESEÑA HISTÓRICA
A.2 DEFINICIÓN DEL DEPARTAMENTO
A.3 ORGANIGRAMA MAESTRO
A.4 ORGANIGRAMA FUNCIONAL
10
A. MARCO GENERAL DE REFERENCIA
A.1 RESEÑA HISTÓRICA JB SISTEMAS INTEGRADOS
Fue fundada en el año de 1999 por José Bernardo Burmester
Mejía en la 6ª calle 6-30 zona 1, de la ciudad de Cobán, Alta Verapaz, con
el número de registro de la patente de comercio 203990 en el folio 203
del libro 165. El 03 de marzo de 1999 JB SISTEMAS INTEGRADOS abre
sus puertas al público con el objetivo de ofrecer y entregar lo último en
tecnología y lo más actualizado en el ámbito de la informática.
Desde aquella fecha JB sistemas integrados ha incrementado su
cartera de clientes gracias a su buen servicio y a la buena calidad de sus
artículos. Permitiéndole llegar a diferentes sectores de las verapaces.
En la actualidad JB SISTEMAS se encuentra ubicada en 3ª calle
4-70 zona 3 de Cobán, Alta Verapaz. La decisión de mudarse a esta
dirección se tomo en el 2004 con la intención de tener una ubicación
estratégicamente mejor y así atraer a más clientes. JB SISTEMAS es una
de las empresas líderes en su género, alcanzando un buen nivel de
especialización lo que le ha permitido ser una empresa moderna orientada
a maximizar la calidad de sus servicios a beneficio de sus clientes.
11
A.2 DEFINICIÓN DEL DEPARTAMENTO: VENTAS
El departamento de ventas de JB Sistemas Integrados se encarga
de los procesos de ventas de productos y servicios de reparación de
equipo de cómputo, tiene como uno de sus objetivos el proporcionar
atención y un buen servicio al cliente. También se encarga de
proporcionar información acerca de los diferentes productos, cotizaciones,
listado de precios, además de la recepción y entrega de los pedidos.
En el departamento de ventas hay vendedores encargados de
convencer a los clientes a comprar un producto, valiéndose de su fuerza
de comercialización. En este departamento hay un vendedor encargado
(vendedor en jefe) que es el responsable del manejo de las ventas,
localización en bodega tiene a su cargo los reclamos, condiciones de
venta, métodos de distribución, Promociones de venta y publicidad para
ayudar a estimular la demanda.
En este departamento hay una Planeación de Ventas donde el
vendedor a cargo fija los objetivos y las actividades necesarias para lograr
las metas establecidas.
12
RECURSO: EQUIPO
CANTIDAD DESCRIPCIÓN UBICACIÓN ESTATUS
1 fotocopiadora marca Sharp Ventas En buen estado
1
Computadora Intel Pentium III
con 352 de memoria RAM, con 15
GB de disco duro. Equipada con
todos sus accesorios y con
Windows XP SP2.
Ventas En buen estado
no se traba.
1
Computadora Intel Pentium IV
con 512 de memoria RAM, 120
GB de disco duro, con todos sus
accesorios, y con Windows XP
SP1.
Ventas En buen estado
no se traba.
1
Computadora DELL optiplex, 512
de memoria RAM y 80 GB de
disco duro, con todos sus
accesorios, con Windows XP
profesional.
Ventas En buen estado.
Muy rápida.
1 Impresora multifuncional Epson
Stylus 3200. Ventas
En perfecto
estado.
1 Teléfono de discar marca TELGUA
color blanco. Ventas Buen estado.
1 Un Fax Sharp F0-475 color mate. Ventas Buen estado.
1 Calculadora marca kenko k-380A
de 8 dígitos. Ventas Buen estado.
13
RECURSO: MOBILIARIO
CANT DESCRIPCIÓN UBICACIÓN ESTATUS
1 Escritorio secretarial
con gavetas. Ventas
En buen estado, con un
poco de desgaste por el
tiempo.
1 Escritorio ejecutivo
con 6 gavetas. Administración En buen estado
6 Sillas de plástico
color verde. Ventas
4 sillas en perfecto
estado, 1 silla con el
apoya brazos dañado, 1
silla con el respaldo
dañado.
1
Mostrador de
productos de
plástico.
Secretaria En buen estado.
1
Escritorio para
computadora
pequeño.
Ventas En perfecto estado.
1 Dispensador de
agua Salvavidas Ventas En buen estado.
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RECURSO: MATERIALES
CANTIDAD DESCRIPCIÓN
4 Resma de hojas oficio chamex.
4 Resma de hojas carta chamex.
1 Resma de folders oficio.
1 Resma de folders carta.
2 Cartucho de tinta color de reserva para la
impresora Epson.
2 Cartucho de tinta negra de reserva para la
impresora Epson.
2 Juego de lapiceros.
2 Sacabocados.
4 Engrapadora.
1 Engrapadora para documentos grandes.
2 Tijera mediana.
2 Paquete de 500 clips.
2 Paquete de 100 fastener metálicos.
2 Paquete de grapas.
2 Sellador
2 Porta-documentos Bretton.
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RECURSO: HUMANOS
CANTIDAD DESCRIPCIÓN
1 GERENTE ADMINISTRATIVO
1 DIRECTOR ADMINISTRATIVO
1 SECRETARIO
1 TECNICO ENCARGADO
2 TÉCNICO
1 VENDEDOR ENCARGADO
2 VENDEDOR
9 TOTAL RECURSO HUMANO
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LAS TAREAS DEL DEPARTAMENTO:
VENTAS
1. Atención al cliente.
La atención a las diferentes consultas que el cliente pueda
hacer, el trato y el buen servicio en el proceso de venta.
2. ventas de servicios o productos.
La comercialización de las diferentes mercaderías y servicios
de reparación que la empresa de JB Sistemas Integrados tiene en
venta.
3. Proporciona información
Le facilita al cliente las alternativas de pago y las formas de
financiamiento sobre la adquisición de productos o equipos de
cómputo.
4. Proporciona cotizaciones.
Se encarga de proporcionar cotizaciones de servicios de
reparación o productos
5. Contacto.
Se encarga de realizar llamadas telefónicas para la
localización de los clientes y de informarles sobre sus pedidos o de
sus equipos en reparación.
6. Recepción de pagos
Recepción de pagos de los clientes por los servicios prestados
o productos adquiridos.
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7. Control de equipos
Lleva un registro de los equipos que ingresan y salen del
departamento técnico por motivos de reparación, mantenimiento,
actualización.
8. Redacción de informes y reportes:
Los trabajadores de este departamento de JB Sistemas
Integrados elaboran una serie de informes y reportes sobre las
ventas realizadas así como las operaciones que se han efectuado,
estos informes y reportes son entregados al departamento contable
que se encarga a su vez de realizar las respectivas tareas como
elaboración de los libros diarios y mayor, los reportes e informes
para el departamento administrativo incluyen información como
que marca es la mas vendida, cual es la rotación del inventario,
existencias; que le ayuda en la toma de decisiones al gerente de
que comprar, que promocionar.
18
A.3 ORGANIGRAMA FUNCIONAL JB SISTEMAS
19
A.4 ORGANIGRAMA MAESTRO JB SISTEMAS
20
B
ANÁLISIS SITUACIONAL:
________________________________________________
B.1 EN DÓNDE ESTAMOS
B.2 A DÓNDE QUEREMOS LLEGAR
B.3 QUÉ PODEMOS HACER
B.4 CÓMO LOGRARLO
21
B. ANÁLISIS SITUACIONAL DE LA EMPRESA
B.1. ¿En dónde estamos?
JB SISTEMAS INTEGRADOS es una de las empresas líderes de la
ciudad de Cobán y en la región de las verapaces; es una empresa que
ofrece a sus clientes las mejores opciones de tecnología en lo moderno y
actualizado a precios competitivos referente a los productos
computacionales de igual forma es una empresa líder en el mercado de
servicios especializada en las reparaciones de equipo cómputo siendo
reconocida por la seguridad, garantía y la calidad y la fiabilidad de este
servicio.
La misión de JB Sistemas Integrados: esta empresa se
complace en cumplir diariamente con la misión de ofrecer artículos
modernos y de la mejor calidad así como el brindar un buen servicio
satisfaciendo la demanda de los clientes llevando las mejores tecnologías
a las oficinas, instituciones gubernamentales, empresas
privadas/publicas y a miles de hogares guatemaltecos.
El Objetivo de JB Sistemas: El Brindar productos
computacionales de la mejor calidad y ser el proveedor líder de servicios
de reparación contando con un personal altamente competente, motivado
y comprometido en su que hacer profesional. Todo esto dentro del marco
de seriedad y responsabilidad.
La Meta de JB Sistemas Integrados: Ofrecer artículos
modernos y de la mejor calidad a precios competitivos si olvidar brindar
un buen servicio, amigable, confiable satisfaciendo la demanda de los
clientes. Procurando un constante impulso de superación propio y a la
sociedad.
22
Los Factores y las Presiones Internas de JB Sistemas:
JB Sistemas Integrados da prioridad a los factores “Excelencia y calidad”
que son obtenidas gracias a la experiencia de nueve años, estos
factores son una presión interna para cumplir todas las tareas y
actividades con eficacia y eficiencia cumpliendo con las expectativas
de calidad.
Restricciones existentes en JB Sistemas:
- El factor económico es una limitante en la adquisición de
mercadería.
- El espacio físico es reducido en las instalaciones físicas de JB
Sistemas Integrados es otra limitante.
Filosofía: Constancia en la calidad y adaptabilidad de los productos
y servicios, teniendo como resultado el prestigio necesario para que se
siga manteniendo la abundante demanda de dichos servicios.
PRINCIPIOS Y VALORES:
Integridad y justicia: Un principio fundamental para el éxito de
JB sistemas, es brindar un trato justo a todos los clientes, así mismo el
actuar con integridad ante todas las situaciones que le da las bases para
evitar daños reputacionales.
Servicio: Es un valor que se desarrolla e inculca entre los
empleados de JB Sistemas, para lograr que cada quien trabaje enfocando
sus energías, su intención y entusiasmo en busca de satisfacer las
necesidades del cliente y en sus labores.
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Eficiencia y Eficacia: que los empleados Hagan las cosas
correctamente, en el momento indicado y sin desperdicios, de esta
manera ayuda a que JB Sistemas optimice los recursos.
Excelencia: Es el compromiso que el personal de JB Sistemas
Integrados posee y la responsabilidad de hacer siempre mejor las
actividades, manteniendo la superación personal y permanente de la
empresa.
No discriminación: Es preciso ser objetivo al relacionarse con
otras personas, tratando siempre con justicia y respeto debido y
necesario para todo aquel cliente con el que el personal este en
contacto.
24
ANÁLISIS
FODA DE –
JB -
SISTEMAS
Fortalezas Internas
- La experiencia de 8 años
- Responsabilidad en el trabajo
- Calidad en los servicios/productos
- La capacidad de satisfacer a los clientes
- Diversificación en los productos y servicios
- Buena atención al cliente
- Buen servicio al cliente
- Personal capacitado
- asesoría contable externa
Debilidades Internas
- Falta de conocimientos administrativos
- Poco espacio en instalaciones
- No se cuenta con la atención al cliente de 24 horas ni
los 7 días de la semana
- Falta de control administrativo y contable inadecuado
mal control flujo efectivo
- El financiamiento
Factores
internos
Factores
externos
Oportunidades Externas
- una buena ubicación de las instalaciones
- crecimiento del sector de informática
- aumento en el interés de clientes por la
computación y la adquisición de productos y/o
servicios
- mejores precios que la competencia
- precios bajos y alternativas
- financiamiento y sus facilidad de pagos
- relación con las instituciones INAB en Alta
Verapaz
- Relación con la organización el Centavo.
Amenazas Externas
- Una competencia en ubicación vecina
- Mejores salarios atractivos de las empresas
competencia
- El gobierno esta comprando computadoras al
magisterio.
- La nueva competencia
25
B.2 ¿A DÓNDE QUEREMOS LLEGAR?
CRECIMIENTO CON CALIDAD: JB SISTEMAS establece como objetivo
de la política el Crecimiento con Calidad. Este concepto está
estrechamente ligado al incremento de la competitividad dentro y fuera
de la empresa y está compuesto las premisas:
- De cumplir con el logro de nuestros objetivos.
- El tener una plataforma empresarial competitiva y sólida a nivel
departamental y nacional, en el que JB Sistemas pueda participar
en el Mercado: lo cual se traducirá en el bienestar económico y
social.
- Tener una buena y eficiente estructura administrativa
- Generar una buena relación entre sociedad y la tecnología,
aprovechando el creciente interés por el sector informático de
parte de los clientes
- Encontrar soluciones a los problemas de control en el sector
administrativo.
- El desarrollo de la competitividad de JB Sistemas. A partir de la
iniciativa de brindar los mejores bienes y servicios aprovechando
como clientes a: particulares, organismos empresariales,
instituciones académicas, y las entidades gubernamentales.
- Aprovechar los tratados de libre comercio, lo que permitirá ofrecer
nuevos modelos de productos y a mejores precios a los clientes.
26
B.3 ¿QUÉ PODEMOS HACER?
- Permitir la relación entre sociedad y la nueva tecnología
- El brindar los mejores bienes y servicio
- establecer estrategias para aprovechar las fortalezas y las
oportunidades con el fin de minimizar las amenazas y de reducir
las debilidades
maxi-maxi
mini-maxi
maxi-mini
mini-mini
27
LAS 4 ESTRATEGIAS
DEL FODA DE
JB SISTEMAS
Fortalezas Internas
- Experiencia de 8 años, calidad
Responsabilidad en los servicios y
productos
- La capacidad de satisfacer a los clientes
con buena atención al cliente y Buen
servicio al cliente
- Diversificación y mejores precios que la
competencia, alternativas de pago
- Personal capacitado
- asesoría contable externa
Debilidades Internas
- Falta de conocimientos
administrativos
- Poco espacio en instalaciones
- No se cuenta con la atención al
cliente de 24 horas ni los 7 días
de la semana
- Falta de control administrativo y
contable inadecuado mal
control flujo efectivo
- El financiamiento
Oportunidades Externas
- Buena ubicación de las instalaciones
- Crecimiento del sector de informática
- Aumento en el interés de clientes por la
computación
- Relación con las instituciones privadas
como del estado.
ESTRATEGIAS MAXI-MAXI
- Dar a conocer la experiencia de 8 años y
la eficacia en el trabajo
- Promover que se tiene buena calidad de
servicio al cliente y aprovechar la
ubicación
- aprovechar el trabajar con instituciones
ESTRATEGIAS MINI-MAXI
- El tener abierto no 8 sino 12
horas
- Las instituciones representan
un pago seguro.
Amenazas Externas
- Una competencia en ubicación vecina
- Mejores salarios atractivos de las empresas
competencia
- El gobierno esta comprando computadoras
al magisterio.
ESTRATEGIAS MAXI-MINI
- Tener mejores precios que su vecino es
una gran ventaja
- En reparación, un personal capacitado en
comparación con el rival es un beneficio
ESTRATEGIAS MINI-MINI
- Para minimizar el impacto del un
vecino que es mas grande en
instalaciones, el tener mejores marcas
y precios y variedad es la solución.
28
B.4 ¿CÓMO PODEMOS LOGRAR?
La manera de llevar a cabo la gestión del crecimiento, competitividad y
desarrollo de JB Sistemas, se caracteriza por:
- Mejorar y/o crear el control en área administrativa.
- Se logra un crecimiento, si la calidad de los bienes y servicios a
brindar logran construir y consolidar ventajas competitivas a partir
de las propias capacidades y potencialidades.
- Estrategias para determinar el aprovechar las oportunidades
Promover la calidad en el trabajo entre los empleados.
La atención al cliente, debe brindársele de forma
amigable y amena.
- Transmite, los beneficios que obtendrá una gran parte de la
población al adquirir los bienes y/servicios.
- Cumple los requisitos de la demanda, de las empresas, los
trabajadores, los organismos intermedios, las entidades
federativas y los municipios.
- Basar la efectividad, en convertir a los clientes en su territorio,
aumentando la cartera de clientes.
- Mecanismo de control: Por medio de observación.
La supervisión
29
C
EL PROBLEMA:
________________________________________________
C.1 ANTECEDENTES
C.2 JUSTIFICACIÓN
C.3 DETERMINACIÓN
C.4 COMO AFECTA
30
C. PROBLEMA
C.1 ANTECEDENTES DEL PROBLEMA:
El problema se origina desde el momento en que un vendedor no
registra ni detalla las ventas que ha realizado, lo que hace que la empresa
JB Sistemas Integrados no tenga un control de los productos que posee
en inventario, dada la existencia este problema; si se presentara un
cliente a realizar una compra el vendedor no conoce el precio la cantidad,
o si hay en existencia ese producto.
Existen clientes que realizan pedidos de productos de cierta marca
y características, JB Sistemas integrados realiza dicho pedido a sus
proveedores; cuando esta mercancía esta disponible se le informa al
cliente y estos en ocasiones demandan que habían solicitado otro tipo de
marca o características. Y esto para la empresa significa perdidas y dado
que no existe nada que respalda lo que el cliente en realidad había
solicitado.
También existen clientes que solicitan productos o servicios de
reparación; en el departamento técnico se detecta la falla y se determina
las soluciones y se le informa al cliente el costo de reparación para una
confirmación para proceder con la reparación, y cuando este equipo esta
lista para su entrega, se forma un problema con el cliente ya que no
coincide con el precio por el servicio prestado y no existe nada para
demostrar que el cliente estaba de acuerdo con la reparación.
31
ELEGÍ DEMOSTRAR DATOS DE DOS ANTECEDENTES DE CLIENTES
CLIENTE ORDEN SE REALIZA PROBLEMA RESULTADO
Alberto Chus Martínez Ical
con dirección en Chamelco
alta Verapaz.
Ingreso de: un
Monitor VGA con
display color, con el
problema de que no
enciende
Se determina que
hay que cambiar
por falla: fuente de
alimentación y el
flay-back
El costo seria de Q.475.00
el cliente acepta que se
proceda, pero al momento
de recoger su equipo dice
que se le había dado un
precio menor de 275
Afecta en costos, pérdida
para la empresa
Uber Najera con dirección
en Santa Cruz Alta
VERAPAZ.
Pidió de 8 tarjetas de
video Gforce AGP de
256MB
Se piden las
tarjetas Gforce
que el desea y que
se le cotizan y que
el las paga
El costo total seria de Q.
3100, el cliente indica que
la marca entregada no era
la que pidió, que el había
pedio unas tarjetas MSI de
256 modelo 6700
Afecta en competitividad ya
que podría darle mala fama a
la empresa a pesar de que el
es el que se equivoco
32
C.2 JUSTIFICACIÓN DEL PROBLEMA:
El que un vendedor no registre que ha vendido día a día causa un
gran problema a la hora de que la empresa realice un inventario contable
o un cambio en la situación financiera ya que no se sabe lo que se ha
vendido, a que precio, y cuando se vendió.
Cuando los clientes se rehúsan a pagar los precios de los servicios
de reparación afecta a la empresa en muchos sentidos como el que este
vaya con otras personas y comente poniendo en mal a la empresa, son
aspectos que se tienen que evitar por medio de un mecanismo de control.
33
C.3 Determinación del Problema:
Como podemos ver en los dos antecedentes presentados
anteriormente la problemática merece que se le de una solución a los
problemas que el personal de ventas posee para evitar fugas en el flujo
de efectivo, y los problemas que los diferentes clientes presentan para
evitar daños reputacionales.
Los antecedentes mostraron la existencia de un problema de
control y capacidad al que se le debe encontrar una solución, cuanto
antes mejor.
Actualmente no se cuenta con ningún sistema que evite todos
estos problemas con efectividad y los mecanismos empleados hoy por hoy
no son lo suficientemente eficaces, en el pasado se trataron de solucionar
pero sin éxito.
Por ejemplo son:
o Las listas de precios
o Cuadernos escolares para registrar ventas o pedidos
o Blocks de notas para apuntar manualmente pedidos,
Informes y estos muchas veces son extraviados
o Documentos de office como los de Microsoft Word para
registrar operaciones importantes
34
C.4 Como afecta el Problema:
Estos problema suelen ocurrir con una alta frecuencia. En el
proyecto se va a encontrar una herramienta que pueda respaldar a la
empresa en sus operaciones ya sean estas pedidos a proveedores o
contacto con los clientes así como un control de inventarios, el control de
informes, evitando que JB Sistemas Integrados siga teniendo perdidas.
Este problema afecta a varios departamentos y afectan en la
competitividad de la empresa.
DEPARTAMENTO DE CONTABILIDAD:
En este departamento se requiere una conexión con los de
reportes para realizar operaciones respectivas, como en el libro mayor o
en los asientos del libro diario. Para poder realizar el cierre diario ya que
en la actualidad se les dificulta mucho cuando no existen registros de
ventas.
DEPARTAMENTO ADMINISTRATIVO:
No hay un instrumentos que permitan realizar estadísticas para
determinar que tipo de producto (monitores o impresoras) trae prioridad
para reparar o que productos se venden mas para realizar pedidos
respectivos.
DEPARTAMENTO VENTAS:
No hay un mecanismo que respalde las confirmaciones de los
clientes sobre los servicios de reparación así como los productos con
orden de compra.
35
D
PERFIL DEL PROYECTO:
________________________________________________
D.1 OBJETIVOS
D.2 METAS
D.3 PERFIL DEL PROYECTO
36
D. CONTROL DE INVENTARIOS Y FACTURACIÓN EN EL PUNTO DE VENTA
Que JB sistemas cuente con una herramienta competitiva
dentro del sistema de ventas. Con capacidad de aportar ayuda en
las tareas administrativas
D.1 La meta de CIF:
Este proyecto tiene como meta constituirse en instrumento
que mejore la calidad del control tanto administrativo como
contable, y que mejore la capacidad de los vendedores en la
gestión de los productos.
D.2 El objetivo de CIF:
Ser una herramienta que ayude en el control-cliente
mejorando el control administrativo, así como ser una herramienta
de aval de garantía y respaldo para las actividades en la empresa
Motivo
Ser una herramienta que ayude a JB sistemas integrados y le
permita contar con un inventario actualizado así como control de
garantías de los clientes y proveedores
37
D.3 DESCRIPCIÓN DEL PROYECTO
TITULO DEL PROYECTO:
Automatización del proceso de ventas y control administrativo por
medio de control de inventarios y facturación en JB Sistemas
Integrados: (CIF)
COORDINADOR DEL PROYECTO:
Pacay de Paz, Nery Samuel
DESCRIPCIÓN DEL PROYECTO
Es una herramienta que permite llevar el control de los
clientes, proveedores, precios así como control de los equipos que
ingresan y salen al departamento técnico por reparaciones así como un
mecanismo usado como un punto de ventas desde el cual se pueda
registrar las ventas y compras de mercaderías, este sistema
administrara un inventario de los productos y servicios.
Además es un sistema que permite el generar informes
actualizados como por ejemplo: cual es la marca que es mas vendida,
este tipo de datos le son útiles a la administración de JB Sistemas,
38
así como totales de ventas que es información que es muy útil para el
departamento contable de la empresa.
Permitirá el ingreso de productos a una base de datos por medio de
un lector óptico a su ves este lector se usara al momento de realizar un
venta para descargar desde el inventario.
El programa para descargar o ingresar productos se apoya de en el
software con el lector óptico ya que es capaz de realizar una lectura de
los códigos de barras o descripciones de texto así como el de generar
sus propios códigos
FUNCIONES
Se cuida el dinero del negocio, ya que cuenta con un control de
procesos operativos como el corte de caja, cierre de cajón y
manejo de efectivo, entre otros.
Permite tener un control de caja, ya que genera comprobantes de
todas las operaciones que se registran.
Permite llevar un control detallado del costo de venta ya que
registra el costo promedio y el costo PEPS de cada operación.
Los vendedores siempre contarán con información actualizada de
precios, ofertas y artículos nuevos.
Ayuda como comerciante a planear tus compras, horarios de
vendedores y promociones, ya que cuenta con controles asociados
que permiten identificar qué se vendió y a qué hora.
39
Permite actualizar precios con mucha eficiencia ya que cuenta con
módulo de actualización masiva.
Ayuda a calcular precios con mucha facilidad y versatilidad.
Maneja los diversos estándares de identificación de productos, es
decir, los códigos de origen-barras, como el EAN International,
UCC, entre otros.
Facilita el levantamiento de inventario físico a través de dispositivos
móviles, al permitir la importación de este tipo de archivos.
40
1. ANTECEDENTES DEL PROYECTO:
El proyecto tiene su origen, en la Política de contribuir a que
la empresa JB Sistemas Integrados pueda tener una buena y
eficiente estructura administrativa y un mayor control de los
productos servicios que tiene a disposición de los clientes. El
Perfeccionar así como el establecer procedimientos para un
excelente control de las operaciones que se realizan dentro de JB
Sistemas Integrados, un sistema que logre constituirse como un
vital apoyo en el área administrativa y en los departamentos de
atención al cliente. Ventas.
2. LOCALIZACIÓN:
El proyecto se implementará dentro de las instalaciones de
la empresa de JB Sistemas Integrados que se ubica en la siguiente
dirección:
3ª calle 4-70 zona 3 Cobán, Alta Verapaz.
3. BENEFICIARIOS:
Los que se verán beneficiarios de forma directa con la
implantación de este proyecto es la propia empresa JB Sistemas.
4. Personal Involucrado:
El personal que se vera involucrado directamente será solo el
vendedor de JB Sistemas Integrados, pero en si todos los
empleados de JB Sistemas Integrados de todos los departamentos
se ven involucrados con este sistema de forma indirecta.
41
5. Tiempo Disponible:
Para realizar el proyecto se dispone de un tiempo 3 meses.
6. COSTOS:
Se comprara Únicamente el hardware y el software
necesarios para hacer que el equipo ya existente cumpla con
los requisitos del sistema.
Cant Descripción Proveedor Costo
1 Software de DigiCIF Soluciones Digitales Q. 2300
1 Lector óptico Soluciones Digitales Q. 3600
1 Tarjeta de Memoria Ram 512MB/3200 400Mhz Intelaf Q. 160
1 UPS CDP 1000 VA4 Intelaf Q. 340
1 Disco Duro 160 GB Simple-Tech USB externo Intelaf Q. 440
1 50 unidades CD marca Maxtor + Case para CD Intelaf Q. 120
1 Capacitación personal Soluciones digitales Q. 0
1 Antivirus kaspersky OME(7usuarios) Intelaf Q. 147
1 Software Firewall08 Microsoft Defender Intelaf Q. 120
1 Impresora de POS Epson TMU-Color de pines Intelaf Q. 670
COSTO TOTAL Q. 7897
42
7. Justificación del costo y ahorro neto
Actividad Descripción Costo Actual
Costo Propuesto
Beneficios % de
variación
Acondicionamiento a
computadoras Para que el sistema funcione al 100% Q. 0 Q. 1437 Q. -1437 -100%
mantenimiento Mantenimiento del sistema Q. 0 Q. 600 Q. -600 -100%
Capacitación
Al realizar la compra Soluciones
digitales da una capacitación gratuita Q. 0 Q. 0 Q. +0 0%
Personal
Extra
Se contrata actualmente personal para
realizar inventarios sobre las
existencias de los productos.
Q. 800 Q. 0 Q. +800 +100%
Cobros adicionales
Como no se registran las ventas de
productos y servicios, el contador cobra
extra por realizar un trabajo adicional
para determinar las diferentes
operaciones que se han realizado.
Q. 1000 Q. 0 Q. +1000 +1000%
Personal contratado
Aumento de salario
No es necesario contratar personal ya
que el secretario será el encargado del
sistema por lo que se le aumentara su
salario en Q 600.00
Q. 1200 Q. 1800 Q. -600 +66.67%
(promedio)
Utilidades perdidas
No hay control de precios por tanto
hay márgenes de error al momento de
realizar una venta.
Q. 800 Q. 0 Q +800 +100%
Cuentas por cobrar Hay perdidas ya que no se lleva un
registro de las cuentas clientes Q. 3000 Q. 0 Q. +3000 +100%
(promedio)
Pedidos
innecesarios
Para mantener existencias se realizan
pedidos y muchas veces ya existen
esos productos. Esto se podría evitar
con el sistema información actualizada
propuesto
Q. 3700 Q. 0 Q. +3700 +100%
(promedio)
Ventas perdidas
Al no saber precios, cantidad o la
existencia de los productos se
pierden posibles ventas con el sistema
se podrían minimizar
Q. 3900 Q. 1400 Q. +2500 +35.89%
Totales mensuales Q. 14,400 Q. 5,237 Q. +9163 +36.37%
43
E
E. IMPLEMENTACIÓN DEL PROYECTO:
________________________________________________
E.1 DEFINICIÓN DE LAS ACTIVIDADES
E.2 CRONOGRAMAS
E.3 DIAGRAMA DE GANTT
44
E.1 DEFINICIÓN DE ACTIVIDADES
1. Presentación del proyecto
Se visita la empresa JB Sistemas para presentar el proyecto que
se quiere implementar y para consultar con el gerente para solicitar
información.
2. Estudio y localización del problema
En la empresa JB Sistemas se recopila información del
departamento de ventas por medio del método de observación para
determinar y localizar el problema.
3. Estudio de la empresa
Se realiza un estudio de los objetivos que quiere alcanzar JB
Sistemas, para que al diseñar el proyecto se contribuya al consecución de
las metas
4. Encuestas
Encuesta al gerente general así como al personal involucrado para
recopilar información después de haber realizado los estudios
5. Diseño de la solución al problema
Se recopila la información obtenida en el estudio, y se diseña el
proyecto de automatización.
6. Propuesta
Se presenta el proyecto CIF al gerente para su aprobación
45
7. Cotización
Se cotiza los diferentes requerimientos del sistema como los son
el software y hardware.
8. Análisis
Se analiza lo cotizado.
9. Selección de compra
Se selecciona las diferentes empresas a las que se les comprara
los diferentes hardwares y software para el funcionamiento del sistema a
implementar.
10. Informe
Se realiza un informe de la cotizaciones y la selección de compra
que se analizo y se eligió.
11. Adquisición de presupuesto
Se adquiere el presupuesto después de haber presentado el
informe
12. Compra
Se realiza la compra de los diferentes hardwares y software que
requiera el sistema.
13. Implementación
Se implementa e instala el nuevo sistema en la empresa JB
Sistemas
46
14. Preparación para capacitación
Se planifica la capacitación y se realiza un manual de
procedimientos, diapositivas, materiales para la capacitación.
15. Preparativos para la capacitación
Se prepara el salón así como las herramientas para la capacitación
16. Capacitación
Se reúne el personal y se le capacita
17. Puesta en marcha
El sistema funciona al 100% y cumple con las expectativas
propuestas
47
E.2 ANÁLISIS DE ACTIVIDADES Y ADJUDICACIÓN DE TIEMPOS (CRONOGRAMAS)
Durante el periodo de 2 Julio a 11 Octubre de 2007
no Actividad Duración Fecha de
Inicio
Fecha de
Finalización Persona Responsable
1. Presentación del proyecto 1 día 02/07/07 02/07/07 coordinador de proyecto,
gerente
2. Estudio y localización del
problema 10 días 03/07/07 16/07/07 Coordinador de proyecto
3. Estudio de la empresa 3 días 03/07/07 05/07/07 Gerente, coordinador de
proyecto
4. Encuestas 1 días 17/07/07 17/07/07 Gerente, coordinador de
proyecto, secretario
5. Diseño de la solución 25 días 18/07/07 21/08/07 Coordinador de proyecto
6. Propuestas 2 días 22/08/07 23/08/07 Gerente, coordinador de
proyecto
7. Cotización 2 días 24/08/07 27/08/07 Coordinador de proyecto
8. Análisis 1 días 28/08/07 28/08/07 Gerente, coordinador de
proyecto
9. Selección de compra 1 días 29/08/07 29/08/07 Gerente, coordinador de
proyecto
10. Informe 1 días 30/08/07 30/08/07 Coordinador de proyecto
11. Adquisición de presupuesto 5 días 31/08/07 06/09/07 Gerente, coordinador de
proyecto
12. Compra 10 días 07/09/07 20/09/07 Gerente, coordinador de
proyecto
13. Instalación 5 días 21/09/07 27/09/07 Personal de la empresa y de
soluciones digitales
14. Preparación capacitación 4 días 28/09/07 03/10/07 Coordinador de proyecto y
Personal de la empresa
15. Preparativos salón
capacitación 4 días 04/10/07 09/10/07
Coordinador de proyecto y
Personal de la empresa
16. Capacitación 1 días 10/10/07 10/10/07 Personal de Soluciones
digitales
17. Puesta en marcha 1 días 11/10/07 11/10/07
Gerente , Coordinador de
proyecto y Personal de la
empresa
49
F
CAPACITACIÓN
________________________________________________
F.1 DEFINICIÓN DE LAS ACTIVIDADES
F.2 CRONOGRAMAS
F.3 DIAGRAMA DE GANTT
50
F.1 DEFINICIÓN DE ACTIVIDADES
1. Planificar la capacitación.
Se planifica una capacitación para que el personal de JB Sistemas
tenga en perfecto funcionamiento el sistema.
2. Solicitar al proveedor del software una capacitación.
Se le solicita a soluciones digitales que es el proveedor del
software que una capacitación del uso eficiente del sistema al personal de
JB Sistemas Integrados.
La capacitación es proporcionada por la empresa Soluciones
Digitales como servicio adicional y gratuito al realizar la compra del
software
3. Preparación.
Se reúnen los diferentes materiales, local, equipos que son
necesarios para realizar los preparativos de la capacitación.
4. Preparativos.
Se reúne al personal involucrado de JB Sistemas y se preparan los
materiales y equipos para la capacitación.
5. Capacitación.
Al personal involucrado de JB Sistemas Integrados como el
secretario, gerente se le imparte la capacitación sobre el uso del nuevo
sistema.
51
F.2 Adjudicación de tiempos
no Actividad Duración Comienzo Fin Persona Responsable
1. Planificación 1 días 27/09/07 27/09/07 Gerente, coordinador de
proyecto
2. Solicitar la capacitación 1 días 27/09/07 27/09/07 Personal de la empresa y de
soluciones digitales
3. Preparación capacitación 3 días 29/09/07 03/10/07 Coordinador de proyecto y
Personal de la empresa
4. Preparativos capacitación 4 días 04/10/07 09/10/07 Coordinador de proyecto y
Personal de la empresa
5. Capacitación 1 días 10/10/07 10/10/07 Personal de Soluciones
digitales
52
F.3 Diagrama de Gantt
53
G
G. PLANEAMIENTO D
ESTRATÉGICO DE LA INFORMACIÓN
________________________________________________
G.1 DETERMINACIÓN DE LAS HERRAMIENTAS
G.2 TECNOLOGÍA
G.3 JUSTIFICACIÓN
54
G.1 Determinación de las Herramientas
Se determina el hardware y el software utilizados y necesarios
para la implementación del sistema de control de inventarios y facturación
en JB Sistemas Integrados.
CANTIDAD
DESCRIPCIÓN
RAZÓN
UBICACIÓN
1 Tarjeta de Memoria Ram
512MB/3200 400Mhz
La tarjeta de memoria ram de 512MB es
para que el software no sea lento y así el
sistema funcione correctamente.
1 Ventas
1 UPS CDP 1000 VA4
Para evitar interrupciones en el fluido
eléctrico y así evitar daños físicos y
perdidas de información.
1 Ventas
1 Disco Duro 160 GB
Simple-Tech USB externo
Para almacenar la base de datos del
sistema. 1 Ventas
1 Antivirus kaspersky OME
(7 usuarios)
Para mantener el sistema operativo
protegido de virus. 1 Ventas
1 Software Firewall08
Microsoft Defender
Para mantener el la base de datos del
sistema protegido. 1 Ventas
1 Impresora de POS Epson
TMU-Color de pines
Para generar facturas impresas. 1 Ventas
55
G.2 Uso de tecnología - Software
Para implementar el sistema de Automatización de procedimientos
de venta y control administrativo por control de inventarios y facturación
se requiere un determinado software, a continuación se detalla cual será
su utilización.
CANTIDAD DE
LICENCIAS
DESCRIPCIÓN
UTILIZACIÓN
1 Software de DigiCIF
Es el software que permite el control automatizando procesos de inventarios y facturaciones e informes:
Este software se utilizara como un sistema POS como una caja registradora que permita realizar ventas.
Es un programa muy completo y funcional que permite llevar cuentas por cobrar, por pagar, registros de ventas, clientes, proveedores, cuentas bancarias, ingresos como devoluciones de mercaderías, control de marcas y estilos.
Genera reportes de ventas, compras, devoluciones, control de mercadería, así como reportes de ventas y compras.
1 Software Interbase
& SQL
Es un programa que viene en el paquete de DigiCIF que se utilizara para la gestión de la base de datos: seguridad, compresión, copias de seguridad.
Permitirá también el control de la base de datos por funciones de red (si en el futuro a largo plazo se añadieran mas PC a la red)
1 Software de Drivers
para lector óptico Software de soluciones digitales que se utilizara para instalar los controladores en el sistema operativo.
Permite el enlace hacia el programa POS de DigiCIF
1
Software de utilidades de Disco Duro Simple-Tech Este software será utilizado gracias a que ofrece utilidades como
desfragmentadores, backups, puntos de restauración.
1 Antivirus kaspersky Será necesario utilizar un software que proteja la base de datos y
los archivos de datos del sistema contra los virus y spyware, programas mal intencionados.
1
Software Firewall08 Microsoft Defender
Será utilizado para restringir accesos por la red local
1
Software de Epson TMU-Color
Software POS que se conecta al sistema CIF y permite que desde el programa se envíen documentos para tenerlos en papel
Permitirá imprimir facturas, recibos de compras.
56
G.3 Justificación
La Automatización de procedimientos de venta y control
administrativo en JB Sistemas Integrados por medio del sistema de
control de inventarios y facturación implementar en JB Sistemas
Integrados se define como un Transaccional (TPS), porque en este
cargarán todas las transacciones y operaciones de ventas, compras que
realice JB Sistemas Integrados, y el aportara a un entono de Sistema de
Información Gerencial (MIS) ya que este publicará consultas y reportes de
venta, compras, clientes, proveedores, que ayudarán a la JB Sistemas
Integrados a que tome las decisiones adecuadas.
57
H
H. DISEÑO PROPUESTO
________________________________________________
H.1 DFD
H.2 ELEMENTOS DEL SISTEMA
H.3 MANUAL DE PROCEDIMIENTOS
58
H.1 Diagrama de Flujo de Datos
Se descargo
correctamente
Solicita
descarga
Usuario
Se procede Proceso 4
Se revisa que todo
los datos estén
correctos
Se consulta
Si existe
Proceso 3
Ingresa
cantidad
A3 Productos
A4 Factura
A5 Clientes
Usuario
Proceso 1
Ingreso de
condigo
personal y
contraseña
A1 Usuarios
Consulta de
usuarios
Procede
Se consultan los
datos
Proceso 2
Muestra el producto
para que el lector
óptico lea el código
de barra
A1 Productos
59
H.2 Elementos del Sistema
ENTIDADES
Internos
- Usuario
- Gerentes
Externos
- Clientes
- Contador
- Soporte técnico Soluciones Digitales
FLUJO DE DATOS
Usuarios
Proceso de descarga
Ingreso de productos
Ingreso de cantidad de productos a descargar
Ingreso de código de usuario y contraseña
Gerente reporte de ventas
Control de productos y precios
Cliente compra
Contador operaciones financieras y estados de cuentas
Reporte de operaciones
60
PROCESOS
- Ingresos de códigos y contraseñas.
- Muestra ante el lector óptico.
- Ingreso de cantidad.
- Revisión de datos.
ALMACENES
- Usuarios.
- Productos.
- Factura.
- Clientes.
61
H.2.1 Diagrama de Contexto
Usuario
Descarga
exitosa
Seguimiento
Estudio de las operaciones
Gerente
Realiza cuentas e
inventarios generales
Realiza rutinas
Cliente
Compra
exitosa
Proceso de descarga de
productos
Usuario
Solicita
Ingreso de productos al
sistema de base de datos
Ingresos
Procesos donde el sistema
genera informes permitiendo
control de inventarios
Gerente Analiza
Reporte de
inventarios
Contador
Solicita
información
Proceso de compra y registro
de clientes
Cliente
Proporciona
datos
Proceso ayuda de soporte
tecnico
Solicita
Soporte
tecnico
62
H.3 Manual de Procedimientos
Los procedimientos que el personal de JB Sistemas Integrados
que ejecutaran al momento de realizar una descarga del sistema con el
objetivo de atender mejor al cliente y contribuir a dar un buen servicio.
SIMBOLOGÍA EMPLEADA EN LOS
MANUALES DE PROCEDIMIENTOS
Proceso
Documento
Proceso
Alternativo
Multi
Documento
Decisión
Terminador
Datos
Preparación
Proceso
predefinido
Operación
manual
Proceso
interno
Conector fuera
de pagina
Tarjeta
Y - O
Cinta
perforada
Conbinar
extracto
Datos
almacenados
Intercalar
ordenar
Retraso
Pantalla
Almacenamiento
63
MANUAL DE NORMAS Y PROCEDIMIENTOS
NUMERO: 1 NOMBRE: MANUAL
Gerencia
APROBADO:
__________________
Gerente General
EN VIGOR:
Pagina:________
MODIFICADO:
___/___/___
No. Descripción/procedimiento Usuario Gerente Tiempo consto
1
El Gerente para realizar las
respectivas operaciones de
cierre, solicita información
acerca de las diferentes
operaciones que se ha
realizado durante el mes o día.
00:15
Q. 2.60
2
El usuario del sistema prepara
la información que se
encuentra almacenada y la
que se encuentra en las copias
de las facturas.
00:15
Q. 2.60
3 El gerente realiza las
operaciones con la información. 01:00 Q.10.41
TOTALES 01:30 Q.15.61
64
MANUAL DE NORMAS Y PROCEDIMIENTOS
NUMERO: 2 NOMBRE: MANUAL
Contabilidad
APROBADO:
__________________
Gerente General
EN VIGOR:
Pagina:________
MODIFICADO:
___/___/___
No. Descripción/procedimiento Usuario Contador Gerente Tiempo consto
1
El contador realiza las operaciones
de estados financieros.
00:15 Q. 2.60
2 El contador solicita información
acerca de las operaciones que se
han realizado en la empresa.
00:15 Q. 2.60
3 El usuario y el gerente preparan la
información que hay en registros
de ventas, documentos y facturas,
00:15 Q. 2.60
4 Realiza el proceso de análisis de la
información y realiza las cuentas de
la empresa como inventarios
generales.
01:00 Q.10.41
TOTALES 01:45 Q.18.21
65
MANUAL DE NORMAS Y PROCEDIMIENTOS
NUMERO: NOMBRE: MANUAL
Contabilidad
APROBADO:
__________________
Gerente General
EN VIGOR:
Pagina:________
MODIFICADO:
___/___/___
No. Descripción/procedimiento Cliente Usuario Gerente Tiempo consto
1
Cliente realiza proceso de compra y solicita servicio.
00:04:00 Q. 0.69
2
Usuario se identifica ante el programa con su
pasword, y prepara el producto para el proceso de
descarga.
00:01:00 Q. 0.17
3
Se coloca el producto ante el lector óptico y se inicia
el proceso de descarga del inventario digital del
sistema.
00:00:30 Q. 0.09
1
66
No. Descripción/procedimiento Cliente Usuario Gerente Tiempo costo
4
¿El producto a descargar esta en la base de datos? SI se inicia
el proceso de impresión NO se inicia el proceso de ingreso a
nuevo producto.
00:00:30 Q. 0.09
5 En el proceso de ingreso de nuevo producto se ingresa la
marca, descripción, el precio. 00:01:30 Q.0.26
6
¿Se tiene el precio del producto a ingresar? SI se consulta el
precio del producto NO se consulta con el gerente el precio del
producto.
00:01:00 Q. 0.17
7 El gerente genera un reporte del precio del producto. 00:05:00 Q. 0.89
8
Se registra el producto y se almacena en el sistema.
00:00:30 Q. 0.09
9
Se inicia el proceso de impresión.
00:00:15 Q. 0.04
1
2
67
No. Descripción/procedimiento Cliente Usuario Gerente Tiempo costo
10
Por medio del lector óptico se ingresa el producto a
descargar y se revisa que todos los datos del producto estén
correctos.
00:00:15 Q. 0.04
11 Se solicitan los datos personales del cliente y este los
proporciona. 00:01:30 Q.0.26
12 Se confirman los datos para ingresarlos al sistema y se
procede con el proceso de impresión.
00:00:30 Q. 0.09
13 Se solicita el efectivo al cliente. 00:00:30 Q. 0.09
14
Se almacena en el registro de ventas y se imprime.
00:00:30 Q. 0.09
15
Se entrega el cambio y se prepara el producto para realizar
la entrega del producto al cliente.
00:01:30 Q.0.26
Totales 00:19:00 Q.4.94
2
68
Fase 2 Automatización de procedimientos de venta y control
administrativo en JB Sistemas Integrados.
69
[CIF]
Fase// 2 //
Automatización de procedimientos de venta y control administrativo en JB Sistemas Integrados.
______________________________________________
70
A
LISTA DE ACTIVIDADES
________________________________________________
A.1 ORDEN DE ACTIVIDADES
A.2 ACTIVIDADES SELECCIONADAS
71
A. LISTA DE ACTIVIDADES
1. Presentación del proyecto con el gerente.
2. Estudio de objetivos de la empresa.
3. Estudio Y Localización del problema.
4. Encuestas.
5. Diseño de la solución al problema.
6. Propuesta.
7. Cotización.
8. Análisis.
9. Selección de compra.
10. Informe.
11. Adquisición de presupuesto.
12. Compra.
13. Implementación.
14. Planificación de capacitación.
15. Solicitud de capacitación.
16. Preparación para capacitación.
17. Preparativos para la capacitación.
18. Capacitación.
19. Puesta en marcha.
72
A.1 LISTA DE ACTIVIDADES EN PRIMER, SEGUNDO Y TERCER ORDEN
Cuadro sinóptico de las actividades
PRIMER ORDEN SEGUNDO ORDEN TERCER ORDEN
1 Presentación del proyecto
con el gerente.
1.1 Estudio del problema.
1.2 Estudio de objetivos de la
empresa.
1.3 Encuestas.
2 Diseño de solución. 2.1 propuesta.
3 Cotización. 3.1 Análisis. 3.1.1 Selección de Compra.
4 Informe. 4.1 Adquirir presupuesto. 4.1.1 Compra.
5 Implantación.
6 Planificación. 6.1 Solicitud de capacitación.
7 Preparación para
capacitación.
7.1 Preparativos. 7.1.1 Capacitación.
8 Puesta en marcha.
73
A.2 LISTA DE ACTIVIDADES SELECCIONADAS
No PRIMER ORDEN
1 Presentación del proyecto con el gerente.
2 Estudio de objetivos de la empresa.
3 Estudio del problema.
4 Diseño de solución a la problemática.
5 Informe.
6 Adquirir presupuesto.
7 Compra.
8 Implementación.
9 Planificación.
10 Solicitud.
11 Preparación.
12 Capacitación.
13 Puesta en marcha.
74
B
LISTA DE ACTIVIDADES
________________________________________________
ACTIVIDADES SELECCIONADAS
75
B.1 LISTA DE ACTIVIDADES SELECCIONADAS
TABLA DE ACTIVIDADES PRECEDENTES Y SUBSECUENTES:
No PRIMER ORDEN NOMBRE PRECEDENTE SUBSECUENTE
1 Presentación del proyecto con el gerente. A --- B C
2 Estudio de objetivos de la empresa. B A D
3 Estudio del problema. C A D
4 Diseño de solución a la problemática. D B C E
5 Informe. E D F
6 Adquirir presupuesto. F D G
7 Compra. G F H
8 Implementación. H G I J
9 Planificación. I H K
10 Solicitud. J H K
11 Preparación. K I J L
12 Capacitación. L K M
13 Puesta en marcha. M L ---
76
C
MATRIZ DE TIEMPOS
________________________________________________
77
C.1 MATRIZ DE TIEMPOS MATRIZ DE TIEMPOS DE LAS ACTIVIDADES:
No NOMBRE PRECEDENTE SUBSECUENTE TIEMPO OPTIMISTA TIEMPO PESIMISTA TIEMPO REAL APROX TIEMPO
1 A --- B C 1 2 1 1
2 B A D 1 5 3 3
3 C A D 5 18 9 10
4 D B C E 19 35 24 25
5 E D F 1 2 1 1
6 F D G 2 8 5 5
7 G F H 5 19 9 10
8 H G I J 2 8 5 5
9 I H K 2 6 4 4
10 J H K 1 2 1 1
11 K I J L 1 5 3 3
12 L K M 1 2 1 1
13 M L --- 1 2 1 1
78
D
CONSTRUCCIÓN DE CPM-PERT
________________________________________________
Red a tiempo
79
D.1 CONSTRUCCIÓN DEL CPM-PERT
DIAGRAMA DE SECUENCIA MANUAL DE LAS ACTIVIDADES:
fi = 0
K 12
3
M L 13
1
14
1 I
10
H 9
5
11
4
J 1
10
G 8
5
F 7
fi = 0
6 E
1
5
3
3
B
D
1
1
2
A
25
4
10
C
80
E
CALCULO DE OCURRENCIAS
_____________________________________________________
Tempranas y tardías
81
E.1 CÁLCULO DE OCURRENCIAS TEMPRANAS
NOMBRE PRECEDENTE SUBSECUENTE DURACIÓN
EVENTO EARLIEST
INICIO FIN I F
A --- B C 1 1 2 0 1
B A D 3 2 3 1 4
C A D 10 2 4 1 11
D B C E 25 4 5 11 36
E D F 1 5 6 36 37
F E G 5 6 7 37 42
G F H 10 7 8 42 52
H G I J 5 8 9 52 57
I H K 4 9 11 57 61
J H K 1 9 10 57 58
K I J L 3 11 12 61 64
L K M 1 12 13 64 65
M L --- 1 13 14 65 66
82
E.2 CÁLCULO DE OCURRENCIAS TARDÍAS
NOMBRE PRECEDENTE SUBSECUENTE DURACIÓN
EVENTO EARLIEST LATEST
INICIO FIN I F I F
A --- B C 1 1 2 0 1 0 1
B A D 3 2 3 1 4 8 11
C A D 10 2 4 1 11 1 11
D B C E 25 4 5 11 36 11 36
E D F 1 5 6 36 37 36 37
F E G 5 6 7 37 42 37 42
G F H 10 7 8 42 52 42 52
H G I J 5 8 9 52 57 52 57
I H K 4 9 11 57 61 57 61
J H K 1 9 10 57 58 60 61
K I J L 3 11 12 61 64 61 64
L K M 1 12 13 64 65 64 65
M L --- 1 13 14 65 66 65 66
83
DETERMINACIÓN DE LA RUTA CRÍTICA
ACTIVIDAD
OCURRENCIA RUTA CRITICA
Ei Ef Li Lf Ei=Li Ef=Lf RUTA
A 0 1 0 1 V V Critica
B 1 4 8 11 F F No critica
C 1 11 1 11 V V Critica
D 11 36 11 36 V V Critica
E 36 37 36 37 V V Critica
F 37 42 37 42 V V Critica
G 42 52 42 52 V V Critica
H 52 57 52 57 V V Critica
I 57 61 57 61 V V Critica
J 57 58 60 61 F F No critica
K 61 64 61 64 V V Critica
L 64 65 64 65 V V Critica
M 65 66 65 66 V V Critica
84
E.3 RUTA CRÍTICA
fi = 0
K 12
3
M L 13
1
14
1 I
10
H 9
5
11
4
J 1
10
G 8
5
F 7
fi = 0
6 E
1
5
3
3
B
D
1
1
2
A
25
4
10
C
85
F
CÁLCULO DE HOLGURAS _____________________________________________________
Totales – libres - independientes
86
F.1 CÁLCULO DE HOLGURA TOTAL
NOMBRE PRECEDENTE SUBSECUENTE DURACIÓN
EVENTO EARLIEST LATEST HOLGURA RUTA CRITICA
INICIO FIN I F I F TOTAL
A --- B C 1 1 2 0 1 0 1 0 V
B A D 3 2 3 1 4 8 11 7 F
C A D 10 2 4 1 11 1 11 0 V
D B C E 25 4 5 11 36 11 36 0 V
E D F 1 5 6 36 37 36 37 0 V
F E G 5 6 7 37 42 37 42 0 V
G F H 10 7 8 42 52 42 52 0 V
H G I J 5 8 9 52 57 52 57 0 V
I H K 4 9 11 57 61 57 61 0 V
J H K 1 9 10 57 58 60 61 3 F
K I J L 3 11 12 61 64 61 64 0 V
L K M 1 12 13 64 65 64 65 0 V
M L --- 1 13 14 65 66 65 66 0 V
87
F.2 CÁLCULO DE HOLGURA LIBRE
NOMBRE PRECEDENTE SUBSECUENTE DURACIÓN
EVENTO EARLIEST LATEST HOLGURA RUTA CRITICA
INICIO FIN I F I F LIBRE
A --- B C 1 1 2 0 1 0 1 0 V
B A D 3 2 3 1 4 8 11 0 F
C A D 10 2 4 1 11 1 11 0 V
D B C E 25 4 5 11 36 11 36 0 V
E D F 1 5 6 36 37 36 37 0 V
F E G 5 6 7 37 42 37 42 0 V
G F H 10 7 8 42 52 42 52 0 V
H G I J 5 8 9 52 57 52 57 0 V
I H K 4 9 11 57 61 57 61 0 V
J H K 1 9 10 57 58 60 61 0 F
K I J L 3 11 12 61 64 61 64 0 V
L K M 1 12 13 64 65 64 65 0 V
M L --- 1 13 14 65 66 65 66 0 V
88
F.3 CÁLCULO DE HOLGURA INDEPENDIENTE
NOMBRE PRECEDENTE SUBSECUENTE DURACIÓN
EVENTO EARLIEST LATEST HOLGURA RUTA CRITICA
INICIO FIN I F I F INDEPENDIENTE
A --- B C 1 1 2 0 1 0 1 0 V
B A D 3 2 3 1 4 8 11 -7 F
C A D 10 2 4 1 11 1 11 0 V
D B C E 25 4 5 11 36 11 36 0 V
E D F 1 5 6 36 37 36 37 0 V
F E G 5 6 7 37 42 37 42 0 V
G F H 10 7 8 42 52 42 52 0 V
H G I J 5 8 9 52 57 52 57 0 V
I H K 4 9 11 57 61 57 61 0 V
J H K 1 9 10 57 58 60 61 -3 F
K I J L 3 11 12 61 64 61 64 0 V
L K M 1 12 13 64 65 64 65 0 V
M L --- 1 13 14 65 66 65 66 0 V
89
NOMBRE
HOLGURA
INDEPENDIENTE TOTAL LIBRE
ACTIVIDADES
CRITICAS
A 0 0 0
C 0 0 0
D 0 0 0
E 0 0 0
F 0 0 0
G 0 0 0
H 0 0 0
I 0 0 0
K 0 0 0
L 0 0 0
M 0 0 0
B -7 7 0
NO CRITICAS
J -3 3 0
90
G
DETERMINACIÓN DE COSTO
____________________________________________________
91
G.1 DETERMINACIÓN DE COSTOS DE CADA ACTIVIDAD DEL PROYECTO
PRESUPUESTO GENERAL: COSTOS DE LAS ACTIVIDADES DEL PROYECTO
Actividad Nombre Precedente Subsecuente Tiempo Cantidad Valor
unitario Total
Presentación del proyecto con el gerente. A --- B C 1 1 55 55
Estudio de objetivos de la empresa. B A D 3 1 55 55
Estudio del problema. C A D 10 1 500 500
Diseño de solución a la problemática. D B C E 25 1 3000 300
Informe de diseño y cotizaciones. E D F 1 9 40 360
Adquirir presupuesto. F D G 5 1 55 55
Compra. G F H 10 1 7897 7897
Implementación. H G I J 5 1 500 500
Planificación. I H K 4 1 250 250
Solicitud. J H K 1 1 55 55
Preparación. K I J L 3 1 150 150
Capacitación. L K M 1 1 0 0
Puesta en marcha. M L --- 1 1 55 55
Q. 10,232
92
G.1.1 DETERMINACIÓN DE COSTOS
DESCRIPCIÓN / TIEMPO 0 1 2 3 4 5
RECURSO HUMANO
Contratado (aumento de salarios) 600 600 600 600 600 600
Investigación 220 0 0 0 0 0
Diseño 3000 0 0 0 0 0
Implementación 150 0 0 0 0 0
Informe 55 0 0 0 0 0
Análisis 55 0 0 0 0 0
Mantenimientos. 0 0 0 0 0 0
CAPACITACIÓN
Capacitación (gratuita) 0 0 0 0 0 0
HARDWARE Y SOFTWARE
Software de DigiCIF 2300 0 0 0 0 0
Lector óptico 3600 0 0 0 0 0
Tarjeta de Memoria Ram 512MB/3200 400Mhz 160 0 0 0 0 0
UPS CDP 1000 VA4 340 0 0 0 0 0
Disco Duro 160 GB Simple-Tech USB externo 440 0 0 0 0 0
50 unidades CD marca Maxtor + Case para CD 120 0 0 0 0 120
Antivirus kaspersky OME(7usuarios) 147 0 0 0 0 0
Software Firewall08 Microsoft Defender 120 0 0 0 0 0
Impresora de POS Epson TMU-Color de pines 670 0 0 0 0 0
Total 11977 600 600 600 600 720 15097
Nota: - No se va a comprar equipo de computo ya que se reacondicionara el existente. - No se va a comprar mobiliario ya que se utilizara el ya existente. - En la empresa JB Sistemas el personal del departamento técnico tiene la tarea de dar mantenimientos a los equipos de la empresa por lo que no
es necesario contratar personal para dicha labor.
93
G.2 DETERMINACIÓN DE COSTO TOTAL
COSTO TOTAL
1 COSTO PRESUPUESTADO 15,097 00
Costo Presupuestado 15,097 .00
2 COSTO FIJO 720 00
Sueldo (Aumento) 600 .00
50 unidades CD marca Maxtor + Case (para Backups) 120 .00
3 COSTO DE INVERSIÓN 7,897 00
Costo de la inversión 7,897 .00
. Q. 23,714 .00
94
H
MS-PROJECT
________________________________________________
95
96
97
98
[CIF]
CONTROL DE INVENTARIOS Y FACTURACIÓN
______________________________________________
Fase 3
99
A
ESTUDIO DE FACTIBILIDADES
________________________________________________
100
A.1 FACTIBILIDAD ECONÓMICA
En la Factibilidad Económica del proyecto Automatización del
proceso de ventas y control administrativo por medio de control de
inventarios y facturación en JB Sistemas Integrados CIF se demostrara
que los costos que implica y el tiempo en que se tendrá un retorno de la
inversión realizada y así demostrar las ganancias de la implementación
de CIF-(PV-CI) proyecto de automatización de procedimientos de venta
y control administrativo en los procesos de inventario.
101
ANALISIS DE FLUJO DE EFECTIVO PARA LA AUTOMATIZACION DEL PUNTO DE VENTA
DESCRIPCIÓN MES
0 1 2 3 4 5 6
+ INGRESOS
Ingresos por venta 0 7000 7000 7000 7000 7000 7000
+ COSTOS
+ RECURSO HUMANO
Contratado (aumento de salarios) 600 600 600 600 600 600 600
Investigación 220 0 0 0 0 0 0
Diseño 3000 0 0 0 0 0 0
Implementación 150 0 0 0 0 0 0
Informe 55 0 0 0 0 0 0
Análisis 55 0 0 0 0 0 0
Mantenimiento 0 0 0 0 0 0 0
+ CAPACITACIÓN
Capacitación (gratuita) 0 0 0 0 0 0 0
+ HARDWARE Y SOFTWARE
Software de DigiCIF 2300 0 0 0 0 0 0
Lector óptico 3600 0 0 0 0 0 0
Tarjeta de Memoria Ram 512MB/3200 400Mhz 160 0 0 0 0 0 0
UPS CDP 1000 VA4 340 0 0 0 0 0 0
Disco Duro 160 GB Simple-Tech USB externo 440 0 0 0 0 0 0
50 unidades CD marca Maxtor + Case para CD 120 0 0 0 0 120 0
Antivirus kaspersky OME(7usuarios) 147 0 0 0 0 0 0
Software Firewall08 Microsoft Defender 120 0 0 0 0 0 0
Impresora de POS Epson TMU-Color de pines 670 0 0 0 0 0 0
- = Costo Total 11977 600 600 600 600 720 600
= FLUJO DE EFECTIVO (11977) 6400 6400 6400 6400 6280 6400
FLUJO DE EFECTIVO ACUMULADO (11977) (5577) 823 7223 13623 19903 26303
102
ANALISIS DE LOS COSTOS – BENEFICIOS ACUMULADOS EN LA AUTOMATIZACION DEL PUNTO DE VENTA
MES COSTO MES COSTO ACUMULADO BENEFICIO MES BENEFICIO ACUMULADO
0 11977 11977 0 0
1 600 12577 7000 7000
2 600 13177 7000 14000
3 600 13777 7000 21000
4 600 14377 7000 28000
5 600 14977 7000 35000
6 720 15697 7000 42000
7 600 16297 7000 49000
RETORNO DE LA INVERSIÓN
103
PUNTO DE EQUILIBRIO
GRAFICA DE COSTOS Y BENEFICIOS
104
(VAN) CALCULO DEL VALOR ACTUAL NETO DE LA AUTOMATIZACIÓN DEL PUNTO DE VENTA
OPCIÓN INVERSIÓN MES 1 MES 2 MES 3 MES 4 MES 5 MES 6 TASA DE
DESCUENTO FENT
Flujo
(11.977,00)
6.400,00 6.400,00
6.400,00
6.400,00
6.280,00
6.400,00 22%
38.280,00
Formula 1/(1+22%)^(1 = 1/(1+22%)^(2 = 1/(1+22%)^(3 = 1/(1+22%)^(4 = 1/(1+22%)^(5 = 1/(1+22%)^(6 =
Factor
Dcto.
0,819672 0,671862 0,550707 0,451399 0,369999 0,303278
Va
20.223,87
5.245,90 4.299,92
3.524,52
2.888,95
2.323,60
1.940,98
Van
8.246,87
Van Q8.246,87
105
CALCULO DE LA TASA DE RETORNO DE INVERSION DE LA AUTOMATIZACIÓN DEL PUNTO DE VENTA (TIR)
OPCIÓN INVERSIÓN 1 2 3 4 5 6 TASA DE
DESCUENTO FENT
Flujo 11977 6400 6400 6400 6400 6280 6400 42% 38.280
Formula 1/(1+44.221%)
^(1 =
1/(1+44.221%)
^(2 =
1/(1+44.221%)
^(3 =
1/(1+44.221%)
^(4 =
1/(1+44.221%)
^(5 =
1/(1+44.221%)
^(6 =
Factor
Dcto. 0,693380 0,480776 0,333360 0,231145 0,160272 0,111129
12.845,16 4.437,63 3.076,96 2.133,51 1.479,33 1.006,51 711,23
868,16
TIR 48.357%
48.357 % > 38.280 % TIR > TD => REALIZAR EL PROYECTO
TIR < TD => NO REALIZAR EL PROYECTO
106
A.2 FACTIBILIDAD TÉCNICA
Por medio de la factibilidad técnica se permite asegurar con
seguridad de que lo adquirido, indica cuales son las necesidades en el
área de JB Sistemas Integrados y que lo que se ha propuesto en el
CIF-(Automatización del proceso de ventas y control administrativo por
medio de Control de Inventarios y Facturación) se adapta con éxito al
proceso de venta.
Propuesta para adquisición:
Cant Descripción Ubicación
1 Software de DigiCIF ventas
1 Lector óptico ventas
1
Tarjeta de Memoria Ram 512MB/3200
400Mhz
ventas
1 UPS CDP 1000 VA4 ventas
1
Disco Duro 160 GB Simple-Tech USB
externo
ventas
1
50 unidades CD marca Maxtor + Case
para CD
ventas
1 Antivirus kaspersky OME(7usuarios) ventas
1 Software Firewall08 Microsoft Defender ventas
107
PROPUESTA:
Las memorias Ram son para mejorar el rendimiento de la
computadora existente, aumentando su velocidad para que el programa
CIF no se trabe o se torne lento el sistema.
El lector óptico y el programa de CIF tipo POS son la base y el
espíritu del proyecto ya que con el lector óptico se podrá ingresar
productos a la base de datos con solo apuntalar al lente el producto, y el
programa que almacenara la base de datos de los productos a ingresar
además de ser un punto de venta y registro.
El disco duro USB por seguridad física ya que es más seguro tener
guardada la información en un medio extraíble a un disco duro fijo que
presentaría más riesgos.
El UPS es para no interrumpir el proceso ante una falta de energía
eléctrica.
El antivirus y el firewall son para mantener protegido el sistema
ante infiltraciones de software mal intencionado.
Los CD o DVD serán para crear copias de seguridad
periódicamente.
108
A.3 FACTIBILIDAD OPERATIVA
Los manuales y la capacitación respectiva corresponden a la
empresa soluciones digitales.
Los manuales vienen en el paquete donde vienen el lector óptico y
el software CIF, estos permitirán al encargado del sistema conocer el
sistema para que tengan seguridad operativa al momento de realizar una
operación.
109
A.4 TÉRMINOS DE REFERENCIA
A.4.1 CALIDAD Y ESPECIFICACIONES
Las adquisiciones han de ser de acuerdo a las especificaciones
propuestas, y los hardware tendrán que se de una marca
preferentemente no genérica.
La calidad del hardware y los diferentes materiales a adquirir ha de
ser fundamental para que el sistema se ejecute de la mejor forma el
ejemplo de una memoria Ram marca Kingstown, una marca Mark visión,
una marca SandDisk y no como touch o simple Tech, es preferible que
los productos de software, hardware, como también el software de la
base de datos a comprar ofrezcan garantía con un proveedor o fabricante
y ofrezca asistencia técnica en caso de desperfectos o daños.
El personal (el que usara el sistema) reciba su capacitación para el
correcto uso del sistema y que se identifique con los procesos del sistema
de CIF compruebe. Y que al momento de que el personal de soluciones
digitales instale el programa despeje posibles dudas.
Que la capacitación al personal de JB Sistemas integrados por parte
del personal de la empresa soluciones digitales los forme y los prepare en
conocimientos y habilidades para un uso correcto y así maximizar el
funcionamiento del sistema.
110
A.4.2 COSTOS
DESCRIPCIÓN / TIEMPO 0 1 2 3 4 5
RECURSO HUMANO
Contratado (aumento de salarios) 600 600 600 600 600 600
Investigación 220 0 0 0 0 0
Diseño 3000 0 0 0 0 0
Implementación 150 0 0 0 0 0
Informe 55 0 0 0 0 0
Análisis 55 0 0 0 0 0
Mantenimientos. 0 0 0 0 0 0
CAPACITACIÓN
Capacitación (gratuita) 0 0 0 0 0 0
HARDWARE Y SOFTWARE
Software de DigiCIF 2300 0 0 0 0 0
Lector óptico 3600 0 0 0 0 0
Tarjeta de Memoria Ram 512MB/3200 400Mhz 160 0 0 0 0 0
UPS CDP 1000 VA4 340 0 0 0 0 0
Disco Duro 160 GB Simple-Tech USB externo 440 0 0 0 0 0
50 unidades CD marca Maxtor + Case para CD 120 0 0 0 0 120
Antivirus kaspersky OME(7usuarios) 147 0 0 0 0 0
Software Firewall08 Microsoft Defender 120 0 0 0 0 0
Impresora de POS Epson TMU-Color de pines 670 0 0 0 0 0
Total 11977 600 600 600 600 720 15097
111
COSTO TOTAL
COSTO TOTAL
1 COSTO PRESUPUESTADO 15,097 00
Costo Presupuestado 15,097 .00
2 COSTO FIJO 720 00
Sueldo (Aumento) 600 .00
50 unidades CD marca Maxtor + Case (para Backups) 120 .00
3 COSTO DE INVERSIÓN 7,897 00
Costo de la inversión 7,897 .00
. Q. 23,714 .00
112
A.4.3 DURACIÓN EN FUNCIÓN TIEMPO
La duración de la implementación de CIF-(PV-CI) proyecto de
automatización de procedimientos de venta y control administrativo en los
procesos de inventario es del 02/07/07 al 11/10/07.
no Actividad Duración Fecha de
Inicio
Fecha de
Finalización
18. Presentación del proyecto 1 día 02/07/07 02/07/07
19. Estudio y localización del problema 10 días 03/07/07 16/07/07
20. Estudio de la empresa 3 días 03/07/07 05/07/07
21. Encuestas 1 días 17/07/07 17/07/07
22. Diseño de la solución 25 días 18/07/07 21/08/07
23. Propuestas 2 días 22/08/07 23/08/07
24. Cotización 2 días 24/08/07 27/08/07
25. Análisis 1 días 28/08/07 28/08/07
26. Selección de compra 1 días 29/08/07 29/08/07
27. Informe 1 días 30/08/07 30/08/07
28. Adquisición de presupuesto 5 días 31/08/07 06/09/07
29. Compra 10 días 07/09/07 20/09/07
30. Instalación 5 días 21/09/07 27/09/07
31. Preparación capacitación 4 días 28/09/07 03/10/07
32. Preparativos capacitación 4 días 04/10/07 09/10/07
33. Capacitación 1 días 10/10/07 10/10/07
34. Puesta en marcha 1 días 11/10/07 11/10/07
113
B
AUDITORIA
________________________________________________
SEGURIDAD DE FÍSICA
SEGURIDAD DE DATOS
SEGURIDAD DE PROCEDIMIENTOS
114
SEGURIDAD FÍSICA
EQUIPOS, MOBILIARIO, INSTALACIONES
RIESGOS DESCRIPCIÓN
DEL RIESGO
CAUSAS CONTROL DESCRIPCIÓN DEL
CONTROL
VENTAJAS DESVENTAJAS
Incendio
Corto en los equipos
Incendio en las
instalaciones
Se derraman líquidos
sobre lo circuitos
Se maneja una maquina
de lavado de cartuchos
que es altamente
inflamable
Comprometer al
personal
utilizar extintores
como normas de
regulación
Que el personal
respete ciertas áreas
en las que no se va
permitir beber ni
comer
Utilizar el extintor
actual solo que
colocarlo en una pared
de acceso mas rápido
El cuidado de los
equipos
El sistema como
los diferentes
componentes
están a salvo
El personal no se
compromete
No se sigan
especificaciones
Energía apagones
Apagones o subidas en el
suministro de energía
eléctrica
Ups con
regulador
Un ups con un
regulador de energía
incluida
Protección del
equipo
que no este
cargado el UPS
115
4800,0 mm x 0,8 m
1500,0 mm x 3700,0 mm
5600,0 mm x 796,2 mm
Soldadora Limpia Cabezales
Extinguidor Detector de humo Cierre de grifos Alarma Antivirus
116
SEGURIDAD DATOS
RIESGOS DESCRIPCIÓN
DEL RIESGO CAUSAS CONTROL
DESCRIPCIÓN
DEL CONTROL VENTAJAS DESVENTAJAS
Virus Infección
Se infiltran virus al
sistema por la red o
internet.
Empleados que ingresan
sus USB a las PCs.
Mantener
actualizadas las
firmas.
Constantes
actualizaciones.
Un antivirus capas de
combatir y mantener
protegido a la
computadora y en
especial al sistema.
Virus nuevos todos
los días
Que las empresas
fabricantes no tengan
disponibles
actualizaciones
completas.
Fallos El sistema falla
El personal no le da el
cuido y este presenta
desperfectos
Copias de
seguridad
Quemar en dvd
copias de la base
de datos
Un respaldo de los
registros
No se cuiden los cd
Perdida Medios dañados El personal no cuida los
cds y estos se dañan Responsabilidad
Que el personal
cuide los activos
del sistema
Se cuidan los cd en un
lugar seguro
El personal se lo
podría olvidar
Perdida de
información
El equipo o el
software falla
Salidas forzosas del
sistema, salidas del
sistema bruscas.
Backsups
Copias de
seguridad
periódicas
Respaldo de la base
de datos
No hay compromiso
en realizar copias se
seguridad.
117
SEGURIDAD PROCEDIMIENTOS
RIESGOS
DESCRIPCIÓN
DEL RIESGO
CAUSAS CONTROL
DESCRIPCIÓN
DEL CONTROL
VENTAJAS DESVENTAJAS
Mal
mantenimiento
Mal proceder en
mantenimientos
El personal no
tiene el cuido
necesario al
equipo
Establecer
procedimientos
Que el personal
sepa como se
debe realizar un
mantenimiento
No hay daños
El personal no
se apoya a los
procedimientos
Datos
incorrectos
Al momento de
descargar un
producto en la
base de datos hay
errores
Al momento de un
ingreso de nuevo
producto hay
fallas en el
usuario como
pone mal el
precio.
Confirmación
El usuario se
compromete con
el software y el
sistema para
revisar que no
hayan errores
Una base de
datos
fuertemente
competente
No confirme
correctamente
118
C
ANÁLISIS DE PUNTOS DEL SISTEMA
________________________________________________
Riesgo y control
119
C.1 IDENTIFICACIÓN
Los manuales y la capacitación respectiva corresponden a la
empresa soluciones digitales.
Los manuales vienen en el paquete donde vienen el lector óptico y
el software CIF, estos permitirán al encargado del sistema conocer el
sistema para que tengan seguridad operativa al momento de realizar una
operación.
Puntos de riesgo y control CIF
CATEGORÍA DE CATASTE
Perdida total
CATEGORÍA DE CRITICO
Daños Severos
CATEGORÍA DE LEVE
Daños menores
CATEGORÍA DE MARGEN
Poco Daño
120
Solicita
descarga
Usuario
Se procede Proceso 4
Se revisa que todos
los datos estén
correctos
Proceso 2
Muestra el producto
para que el lector
óptico lea el código
de barra
Procede
A1 Productos
Se consultan los
datos
Usuario
Proceso 1
Ingreso de
condigo
personal y
contraseña
A1 Usuarios
Consulta de
usuarios
Se consulta
Si existe
Proceso 3
Ingresa
cantidad
A3 Productos
A4 Factura
A5 Clientes
Se descargo
correctamente
121
CONTROLES
EVITAR PREVENTIVOS CONTROL 1 = (C1)
CONTROLAR DEFECTIVOS CONTROL 2 = (C2)
ELIMINAR CORRECTIVOS CONTROL 3 = (C3)
FUNCIÓN SUBDIVISIÓN DESCRIPCIÓN
EVITAR PREVENTIVOS Prevé un daño o peligro, anticipándose al evento
CONTROLAR DEFECTIVOS Determina si el evento está sucediendo y notifica o
emite señal de advertencia
ELIMINAR CORRECTIVOS
Subsana una situación generada al ocurrir un evento
de riesgo.
Reduce la amenaza, reduce la vulnerabilidad del
sistema, reduce
el impacto, detecta un incidente y se recupera del
impacto
122
CONTROL FUNCIÓN DESCRIPCIÓN
C1 CORRECTIVO
Para identificar usuario y evitar
procesos mal intencionados
C2 DEFECTIVO
Para registrar descarga y verificar
que todo es correcto para
descarga
Solicita
descarga
Usuario
Se procede Proceso 4
Se revisa que todos
los datos estén
correctos
Proceso 2
Muestra el producto
para que el lector
óptico lea el código
de barra
Procede
A1 Productos
Se consultan los
datos
Usuario
Proceso 1
Ingreso de
condigo
personal y
contraseña
A1 Usuarios
Consulta de
usuarios
Se consulta
Si existe
Proceso 3
Ingresa
cantidad
A3 Productos
A4 Factura
A5 Clientes
Se descargo
correctamente
C1
C2
123
D MANUAL
________________________________________________
Contingencia
124
D.1 TABLA DE ANÁLISIS
PASO DESCRIPCIÓN CONTINGENCIA SOLUCIÓN TIPO
DESCARGA
1 ERROR DE DESCARGA (AA) EL LECTOR NO LEE EL CÓDIGO (CA) VERIFICAR CÓDIGO I
2 FALLA VERIFICACIÓN(AB) QUE EL PRODUCTO NO ESTE INGRESADO EN
EL SISTEMA (CB) VERIFICACIÓN DE EXISTENCIA I
3 FALLA VERIFICACIÓN EN SISTEMA (AC) QUE EL USUARIO NO HALLA INGRESADO EL
PRODUCTO AL SISTEMA(CD) REGISTRO DE NUEVO PRODUCTO I
4 REGISTRO DE INGRESO DE PRODUCTOS (AD) EXISTE REPORTE DE PRECIOS(CD) CONSULTAR A GERENTE LL
USO DEL SISTEMA
1 EL PROGRAMA NO ABRE (UA) PROBLEMAS CON AL MOMENTO DE ABRIR EL
PROGRAMA (CUA) REVISAR ACCESOS I
2 EN EFECTO EL PROGRAMA FALLA (UB) PROBLEMAS CON EL SOFTWARE DEL
PROGRAMA (CUB) LLAMA A SOLUCIONES DIGITALES LL
125
DESCARGA
USO SISTEMA
AC
SI
NO
SI SI
NO
2 3 AA
1 CA
I
AB CB
I
CC
I
AD
4 CD
I
F
F
SI SI
NO NO
2 F UA
1 CUA
I
UB CUB
I
126
D.2 TABLA DE LLAMADAS
PRIORIDAD A QUIEN PUESTO TELÉFONO / MAIL
1 JOSÉ BURMESTER GERENTE
5025-8115/
2 LUIS ALBERTO
SOPORTE EN
SOLUCIONES
DIGITALES
24436095/
127
D.3 TABLA DE INSTRUCTIVOS
NO. PASO RESPONSABLE ACCIÓN SI NO SE LOGRA SE PROCEDE
A
DESCARGA
1 Usuario CIF Lectura de código por lente óptico Paso 2
2 Usuario CIF Registro de producto nuevo Paso 3
3 Gerente Entrega reporte de precios - - - - - - - - - - - - - - -
SOPORTE
4 Usuario Solicita soporte Paso 5
5 Encargado de soporte Prepara informe de soluciones ----------------------
128
Conclusión
[CIF] ______________________________________________
CONTROL DE INVENTARIOS Y FACTURACIÓN
Como propósito de este proyecto se presenta a JB Sistemas
Integrados esta potencial solución para contribuir en la automatización de
los procedimientos de venta mejorando y agilizando el servicio,
optimizando un control administrativo de las diferentes operaciones que
JB sistemas Integrados.
129
Recomendaciones ______________________________________________
CONTROL DE INVENTARIOS Y FACTURACIÓN
Se recomienda al señor José Burmester gerente de la empresa JB
Sistemas tomar en consideración este proyecto para su pronta
implementación para que la empresa logre eliminar los diferentes costos
actuales, permitiendo la automatización del proceso de ventas la empresa
minimizando el tiempo de este proceso mejorando la calidad del servicio y
por medio del control de facturación y de inventarios manejara
financieramente mejor la empresa.
Pacay de Paz Nery Samuel
130
[CIF] ______________________________________________
ANEXOS
131
ANEXOS ______________________________________________
Herramientas De Diagnostico
132
DIAGRAMA DE CAUSA Y EFECTO
No hay control
de lo que se
hace
No hay
responsabilidad
Mal Servicio de ventas
(no hay registro de
operaciones)
Recurso Humano
Productos
Sistema
Equipo
Clientes
Información
No hay
compromiso
No existe un sistema para
registrar ventas
No se utiliza
correctamente No se ha inventariado
Se inventario con
incorrectamente Escasa o no existe
información del
producto
Falta de cultura
No proporciona datos
correctos
133
Encuestas
134
135
UNIVERSIDAD GALILEO PROYECTO DE AUTOMATIZACIÓN DEL PROCESO DE VENTA
Cobán, Alta Verapaz, Guatemala.
Para el proyecto de automatización de procedimientos de venta se ha elaborado la
siguiente encuesta, la cual tiene como propósito el diagnostico del problema existente
en el proceso de ventas actualmente utilizado; es por esta razón que solicitamos de su
valiosa colaboración en resolver los siguientes planteamientos.
TEMA: El proceso de ventas actual.
Instrucciones:
Responda las siguientes preguntas de acuerdo a sus conocimientos y
experiencia dentro del actual sistema de ventas.
1) ¿Cómo personal de ventas de JB Sistemas integrados; como considera que se esta prestando servicio de ventas?
Bueno _______ Medio_______ lento________
2) ¿Cómo califica la atención al cliente con el actual sistema de ventas?
Rápido _______ Medio_______ lento________
3) Desde el punto de vista de ventas ¿hay control del inventario de la mercadería?
Si _______ No_______
4) ¿Cuenta con información actualizada de los productos con el sistema actual?
Si _______ No_______
5) ¿Cuáles son los accidentes más comunes que ocurren al prestar el servicio de ventas con el
sistema existente? ____________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________
6) ¿Si ha sufrido accidente con el sistema actualmente vigente que recomendaciones daría para prevenirlo? ____________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________
Personal de ventas, JB Sistemas Integrados
Encuesta CIF
136
UNIVERSIDAD GALILEO PROYECTO DE AUTOMATIZACIÓN DEL PROCESO DE VENTA Y CONTROL
DE PROCESOS ADMINISTRATIVOS
Para el proyecto de automatización de procedimientos de venta y control de procesos
administrativos se ha elaborado la siguiente encuesta, la cual tiene como propósito el
diagnostico del problema existente en el control de ventas actualmente utilizado; es
por esta razón que solicitamos de su valiosa colaboración en resolver los siguientes
planteamientos.
TEMA: Control administrativo actual en el proceso de ventas.
Instrucciones:
Responda las siguientes preguntas de acuerdo a sus conocimientos y
experiencia dentro del actual sistema de procesos administrativos de ventas.
1) Cómo personal de administrativo de JB Sistemas Integrados; ¿Cómo califica el control actual sobre las operaciones de ventas que los vendedores realizan?
Bueno _______ Medio_______ malo________
2) Los procesos que el sistema actual le ofrecen para obtener información ¿le suministran
toda la información que necesita?
Si _______ No_______
3) Desde el punto de administrativo ¿Cómo califica el control del sistema actualmente
existente del inventario de la mercadería?
Bueno _______ Medio_______ malo________
4) ¿Qué problemas comúnmente afronta al obtener información con el sistema actual?
________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________
Personal Administrativo, JB Sistemas Integrados
Encuesta CIF
137
Graficas de las encuestas
138
Graficas Encuesta 1
PERSONAL DE VENTAS
139
Graficas Encuesta 2
PERSONAL ADMINISTRATIVO
140
Método de observación
141
METODO DE OBSERVACION: NO PARTICIPANTE
PROYECTO DE AUTOMATIZACIÓN DEL PROCESO DE VENTA Y
CONTROL DE PROCESOS ADMINISTRATIVOS
Para el proyecto de automatización de procedimientos de venta y control
de procesos administrativos se ha utilizado la herramienta de diagnostico de
observación no participante en el control de ventas actualmente utilizado en JB
Sistemas Integrados.
METODO DE OBSERVACION EN JB
SISTEMAS INTEGRADOS:
Para la determinación del problema se empleo la herramienta de observación
no participativa donde se investigo y observo pero no se participo de manera activa
dentro del personal de ventas de JB Sistemas Integrados. Se limito a mirar y a
tomar notas sin relacionarse con los miembros del departamento de ventas
dependiendo siempre del objetivo de la localización y determinación del problema
en el actual sistema de ventas, la observación participante proporciono una idea
más clara acerca de lo que sucede dentro del proceso actual de ventas y en el de
personal de ventas.
Se aplico la observación no participante porqué se espera que el personal
de ventas proceda normalmente como siempre lo hace en el sistema de ventas
existente ya que si se introduce en el grupo de forma participativa podría ser un
obstáculo en las actividades del personal de ventas.
Observación CIF
142
RESULTADOS DE LA OBSERVACION:
PROYECTO DE AUTOMATIZACIÓN DEL PROCESO DE VENTA Y
CONTROL DE PROCESOS ADMINISTRATIVOS
Para el proyecto de automatización de procedimientos de venta y control
de procesos administrativos se ha utilizado la herramienta de diagnostico de
observación no participante en el control de ventas actualmente utilizado en JB
Sistemas Integrados.
RESULTADOS DE LA OBSERVACION
De la observación no participativa del proceso ventas del sistema
actualmente utilizado por la empresa JB Sistemas Integrados se logró apreciar y
determinar lo siguiente:
El personal de ventas realiza las operaciones de ventas de diferentes
productos de cómputo al efectuar dichas operaciones no registra esa venta ya sea
por motivos de que hay una gran cantidad de clientes o porque se le olvida registrar
como derivación se tiene como resultado que a la hora del cierre diario no cuadre y
que se tenga un deficiente control del inventario físico de la mercadería.
Otro hallazgo encontrado es que el personal de venta no cuenta con todas
las herramientas necesarias al vender ya que debido a la cantidad de productos a la
venta es difícil para el vendedor memorizar todos los precios, al realizar el proceso
de venta muchas veces este tiene que consultar el precio en un listado de precios
este proceso hace que el cliente se sienta descontento por la demora del servicio
CIF
143
2
Otro problema grave que se diagnostico es que el vendedor no sabe si
hay existencia de los productos ni la cantidad, en muchas ocasiones llega un
cliente a realizar un compra y pregunta por un determinado producto y el
vendedor le dice “que no hay en existencia” y por lo general si la hay, acá
podemos observar la perdida de un potencial cliente, una venta perdida, una
perdida de ganancias, la publicidad que dará ese cliente de “un negocio donde no
hay nada” el que el vendedor no tenga conocimiento acerca de las existencias es
un problema grave, embarazoso que con el nuevo sistema a implementar se
lograra solucionar.
Se observo también la perdida de dinero al momento de darle el cambio
al cliente en ocasiones se le da mas de lo que era son problemas que afecta la
situación financiera de la empresa, el nuevo sistema también funciona como un
punto de venta como si de una caja registradora se tratara; el software nos
muestra en pantalla el proceso de venta, la existencia, la cantidad a cobrar,
cuanto se cobro, el cambio, encajando perfectamente en la empresa JB sistemas.
Entonces:
JB Sistemas Integrados una empresa de servicios y venta de productos
de computo modernos, a la vanguardia de los avances tecnológicos no puede
llevar los registro de inventario y operaciones de ventas con un lápiz y un
cuaderno escolar esta es una forma de llevar los registros para algunos aceptable
pero no esta a la altura ni cumple con los requerimientos y las necesidades que
esta empresa tiene, por lo que el nuevo sistema que con un software muy
completo y un lector óptico eliminara los actuales problemas del proceso de
ventas.
144
.
Justificación de compra
145
PRECIO FINAL
Q. 2300.00
Q. 3600.00
12 MENSUALIDADES DE Q. 500.00
ENVIÓ Y ENTREGA PERSONAL-EMPRESA 2 DÍAS
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146
LECTOR IMAGEN Serie 8000 USB
Descripción
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de hasta 12.5 cm. La interface de este lector es USB
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- Velocidad: 100 lecturas por segundo.
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50mm ancho a 100mm de distancia
- Resolución: 0.1mm(4mils) - Code 39, PCS=90 %
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dimensión
- Modos de Operación: Gatillo, intermitentente (manos libres) y continuo.
- Edición de datos: Prefijo, sufijo, identificador y formato, Code tipo selección,
check digit selection decoding option transmitted character delay, header
selection, trailer selection, message suffix, good read beep tone and volume,
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CAPTURAS DE SEGURIDAD QUE EL USUARIO ADMINISTRADOR DEL
SISTEMA TENDRA A CARGO
CONTROL DE USUARIOS
COPIAS DE SEGURIDAD
149
USUARIOS
PUNTO VENTA
VENTA
150
CONTROL DE ACCESOS
151
MENU
PRINCIPAL
CONSULTA DE
PRODUCTOS
152
INGRESO DE
NUEVO
PRODUCTO
MANEJO DE
MARCA
153
IMPRESIÓN DE
ETIQUETAS
ADMINISTRA
PRECIOS
REPORTES DE
EXISTENCIA
154
COMPRAS
COTIZACIONES
CREDITO DE
CLIENTES
CHEQUES
155
REPORTES
156
Universidad Galileo Pacay de Paz, Nery Samuel
07126002
Automatización del proceso de ventas y control administrativo
por medio de control de inventarios y facturación
en JB Sistemas Integrados: (CIF)
____________________________________________________________________