REPÚBLICA BOLIVARIANA DE VENEZUELA

INSTITUTO UNIVERSITARIO POLITECNICO

“SANTIAGO MARIÑO”

EXTENCIÓN “PUERTO ORDAZ”

ESCUELA 45/SECCION K

ACTIVIDAD V CONTROL

Profesor: Ing. Alcides Cádiz Bachiller: Danivys Marcano

PUERTO ORDAZ, JULIO DE 2014

INTRODUCCION

El grupo Vhicoa es una organización dedicada a la fabricación y montaje de

estructura metalmecánica a nivel industrial y comercial en el mercado nacional e

internacional.

Posee la más actualizada tecnología de punta, contando con sistemas de diseño

en 3D. La empresa está en capacidad de suministrar un servicio diversificado,

técnicamente competentes y con costos efectivos en casi todas las áreas.

El contenido del proyecto desarrollaremos las actividades de la empresa Vhicoa,

esquematizaremos los departamentos, miraremos las políticas de Calidad y las

diferentes tipos de auditorías aplicadas en los departamentos de la empresa, está

estructurado de la siguiente manera:

Capitulo I: Se describe la empresa y sus departamentos

Capitulo II: Contiene toda la información referente los diagramas de procesos de

cada departamento

Capitulo III: Se presenta las políticas de Control de la empresa y de cada

departamento.

Capítulo IV: Se explican los modelos de auditorías empleado en cada

departamento, va a depender del departamento, pueden ser referente a la calidad,

presupuesto, seguridad y salud ocupacional u otro adaptado a su proceso

administrativo

Capítulo V: Diseñar propuestas de control o mejoras a los existentes de la

empresa seleccionada.

CAPITULO I

1. DESCRIPCION DE LA EMPRESA

VHICOA nace en el mes de Marzo de 1997 dada la expectativa de reactivación

económica que se avizoraba en Venezuela, teniendo como indicio la construcción

de plantas reductoras de hierro como: Comsigua, Posven, Orinoco Iron, así como

la construcción de la represa Caruachi y el desarrollo del complejo Industrial De

José.

VHICOA es una de las empresas más sofisticadas plantas de fabricación de

estructuras metálicas, posee la más actualizada tecnología de punta, contando

con sistemas de diseño en 3D. Esta se encuentra en capacidad de suministrar

productos y servicios diversificados técnicamente competentes y con costos

definidos en casi todas las áreas y a cualquier escala de proyectos de

construcción tanto industrial como comercial.

VHICOA brinda a sus clientes exactamente lo que desean en precios y tiempos de

entrega razonables, adaptados a los códigos de construcción vigentes.

Sus principales Diseños son:

1. Puentes estructurales.

2. Estructuras de Centros Comerciales, edificios

3. Galpones.

4. Equipos para la Industria Petrolera y Petroquímica.

La formación de un pensamiento analítico que da cabida a posturas idealistas que

se adaptan a una realidad industrial y de mercado dieron como resultado una

estructuración para una nueva y particular metodología para llevar a cabo los

proyectos de diseño, que si bien se fundamenta y recoge las bases de la

“tradicional metodología de diseño industrial”, esta nueva y particular variante

contempla nuevos enfoques que logran aportar una visión diferente a las

soluciones.

El proceso de diseño industrial de la metalmecánica está altamente influenciado

por el profesional, o el equipo humano, que lo desarrolla. Y si bien el trabajo de

cualquier profesional de diseño debería aportar soluciones efectivas y rigurosas,

ajustadas a las necesidades reales de los clientes, lamentablemente la

experiencia, el compromiso, la metodología y las aptitudes siguen hoy día

marcando notablemente los resultados.

1.1. Misión.

Idealizar transformar el acero para proyectos complejos a tiempo, con calidad

rentabilidad, cultivando en el proceso su principal capital” El Humano”.

1.1.2. Visión

Consolidarse como una de las empresas líder en el Diseño metalmecánico

latinoamericano, obteniendo niveles de eficiencia internacional, ofreciendo a sus

clientes: cumplimiento, alta tecnología, experiencia en proyectos complejos, y

estándares de calidad mundial”.

1.2. DESCRIPCION DE LOS DEPARTAMENTOS

El grupo VHICOA cuenta con los siguientes departamentos:

Departamento de Comercialización: Cumple la función comercial engloba

las actividades de venta de un proyecto, producto o servicio que se realiza

vhicoa. Dentro de esta área se incluyen las actividades de marketing para

conocer las necesidades del mercado, determinar productos y servicios que

satisfacen las necesidades de los consumidores potenciales, fijar precios,

promover y distribuir.

Departamento de Diseño de Proyecto: El diseño del proyecto es el

proceso de elaboración de la propuesta de trabajo de acuerdo a pautas y

procedimientos sistemáticos como ya se mencionó, un buen diseño debe

identificar a los beneficiarios y actores claves; establecer un diagnóstico de

la situación problema; definir estrategias posibles para enfrentarla y la

justificación de la estrategia asumida; objetivos del proyecto (generales y

específicos); resultados o productos esperados y actividades y recursos

mínimos necesarios.

Al mismo tiempo, la propuesta o diseño debe contemplar la definición de

indicadores para realizar el seguimiento y verificación de los resultados que

se obtienen, y establecer los factores externos que garantizan su

factibilidad y éxito.

Cada uno de los conceptos mencionados: objetivos; estrategia; resultados;

productos, actividades, recursos, indicadores y factores externos, se irán

describiendo y analizando, a lo largo del desarrollo del documento y en la

medida que avancemos en la elaboración del proyecto

Departamento de Presupuesto: Somos un equipo de trabajo profesional

multidisciplinario, en busca constante de la excelencia, dentro del marco de

la eficacia y eficiencia en el desempeño de sus funciones ordinarias y

extraordinarias, dando cumplimiento en forma sistemática a los procesos

operativos técnicos y administrativos, inherentes al cumplimiento de las

atribuciones encomendadas, velando por que se cumplan en el tiempo

requerido y con la certeza en el desempeño

Objetivos Generales:

1) Lograr que las atribuciones y funciones encomendadas al Departamento, se

lleven a cabo con alto grado de responsabilidad, eficiencia y eficacia.

2) Lograr que el presupuesto sea instrumento de planificación y de política

administrativa, prever las metas que se desea alcanzar y llevar a cabo los

planes, proyectos y programas a nivel institucional.

3) Lograr la racionalización del gasto y de los recursos disponibles del Instituto,

de conformidad con los ingresos, por medio de la aplicación del sistema

presupuestario.

Objetivos Específicos:

1) Utilizar el equipo y el recurso humano a niveles óptimos, para alcanzar mayor

eficiencia y eficacia.

2) Capacitar y desarrollar al Recurso Humano con que se cuenta, para utilizar en

mejor forma las herramientas de trabajo.

3) Contribuir a elevar el nivel de conocimientos del personal responsable de la

planificación, programación y ejecución presupuestaria, a través de charlas de

inducción y capacitación en materia presupuestaria.

4) Evaluación del programa de control de la ejecución del gasto “Calidad del

Gasto”, a través de un instrumento que refleje el costo y la producción en cada

unidad.

5) Promover el cumplimiento de las normas presupuestarias.

6) Mantener comunicación en línea, en tiempo real de la ejecución

presupuestaria, que permita información oportuna

Departamento de Administración y Finanzas: Implementa los

procedimientos administrativos que permitan gestionar la administración

financiera del producto o Servicio, fundamentalmente en los procesos

presupuestarios, de contabilidad y de administración de fondos, conjuntamente

con el soporte logístico y de infraestructura necesarios para el normal

desarrollo de las actividades de la Dirección.

Objetivos del Departamento de Administración:

1) Optimizar la ejecución de los recursos presupuestarios, a través de la correcta

aplicación de los procedimientos establecidos.

2) Diseñar y ejecutar los proyectos de habilitación y remodelación de bienes

inmuebles, sobre la base de estándares reglados mediante normativa vigente,

en pro de condiciones ambientales seguras para los funcionarios y usuarios del

Servicio.

3) Mejorar el registro de bienes muebles inventariables, mediante la incorporación

de nuevas herramientas de tecnologías de la información y gestión.

4) Estandarizar los procedimientos administrativos en el área de compras y

contrataciones, generando instrucciones para la racionalización de los

procesos.

CAPITULO II

2. DIAGRAMAS DE PROCESOS DE CADA DEPARTAMENTO

Diagrama de Proceso es una representación gráfica de los pasos que se siguen

en toda una secuencia de actividades, dentro de un proceso o un procedimiento,

identificándolos mediante símbolos de acuerdo con su naturaleza; incluye,

además, toda la información que se considera necesaria para el análisis, tal como

distancias recorridas, cantidad considerada y tiempo requerido.

Estas se conocen bajo los términos de operaciones, transportes, inspecciones,

retrasos o demoras y almacenajes. De igual manera que un plano o dibujo de

taller presenta en conjunto detalles de diseño como ajustes tolerancia y

especificaciones, todos los detalles de fabricación o administración se aprecian

globalmente en un diagrama de operaciones de proceso. El diagrama de

operaciones de proceso permite exponer con claridad el problema, pues si no se

plantea correctamente un problema difícilmente podrá ser resuelto

La simbología utilizada en la elaboración de un diagrama de proceso es la

siguiente:

SIMBOLOGÍA

DESCRIPCION

Almacenamiento

Operación

Inspección o revisión

Transporte

Le describimos a continuación los diagramas de proceso de cada departamento

de la empresa Vhicoa:

DIAGRAMA DE PROCESOS POR DEPARTAMENTO EN LA EMPRESA VHICOA

COMERCIALIZACION DISEÑO PRESUPUESTO ADMINISTRACION Y FINANZAS

INICIO

REQUERIMIENTOS Y NECESIDADES

DEL CLIENTE

EVALUACION DE REQUERIMIENTOS Y LLUVIA DE IDEAS

PROPUESTA DE

PROYECTO

APROBADA PROPUESTA

RECHAZO DE

PROPUESTA

NO SI

EVALUACION DE PROYECTO

PROPUETA DE PLANOS

RECHAZO DE PLANOS

APROBADO PLANOS

•DE PLANTA•AEREO•LATERAL

NO SI

PRESENTACION DE MAQUETA

•PROGRAMA 3D•DETALLES Y DIMENSIONES DE ESTRUCTURA•ENTREGA DE INFORMENES DETALLES , NORMATIVAS,

ELABORACION DE PLANOS

EVALUACION DE INGENIERIA MECANICA

EVALUACION DE INGENIERIA

ESTRUCTURAL

LISTADOS DE MATERIALES A

UTILIZAR

ANALISIS DE COSTOS

SOLICITUD Y ACTUALIZACION DE

PRECIOS

PRESUPUESTO DEL

PROYECTO

NO SI

EMISION DE FACTURA

RECEPCION DE CHEQUES/TRANSF

CUENTAS POR PAGAR

PAGOS A PROVEEDORES

PAGOS DE NOMINA

FIN

En los diagramas aquí indicados se visualiza las actividades que ejecuta cada

departamento que integra la organización vhicoa.

CAPITULO III

3. IDENTIFICAR POLITICAS DE CONTROL DE LA EMPRESA Y DE CADA

DEPARATAMENTO.

Las políticas son también planes en el sentido de que son enunciados generales o

maneras de entender que guían o canalizan el pensamiento o la acción en la toma

de decisiones, éstas delimitan el área dentro de la cual una decisión ha de ser

tomada y aseguran que esté de acuerdo y contribuya a los objetivos.

Las políticas definen un área dentro de la cual se va a tomar una decisión y

aseguran que ésta sea consistente con un objetivo y contribuya al logro del

mismo. Estas ayudan a decidir temas antes de que se conviertan en problemas,

hacen que sea innecesario analizar la misma situación cada vez que se presenta y

unifican otros planes, con lo que permiten a los gerentes delegar autoridad y

mantener control sobre lo que hacen sus subordinados

La empresa Vhicoa tiene como política de control un proceso que lleva a cabo la

directiva y los demás miembros de una organización, con el objetivo de

proporcionar un grado razonable de confianza en la consecución de objetivos en

los siguientes ámbitos: eficacia y eficiencia de las operaciones, fiabilidad de la

información financiera, cumplimiento de las leyes y normas aplicables.

Vhicoa se basa sus políticas en controles internos los cuales son expuestos de

manera quincenal en las reuniones de gerenciales y al Comité del consejo de

Administración

Las políticas de empresa son el instrumento para establecer y difundir los valores

de la organización, traducidos en patrones de conducta y procesos a seguir ante

ciertas circunstancias Vhicoa se basa sus políticas en controles internos los cuales

son expuestos de manera quincenal en las reuniones de gerenciales y al Comité

del consejo de Administración

Aunque cada departamento maneja sus propias políticas de control interno de

acuerdo a la unificación de criterios de las diferentes gerencias que integran la

Organización de vhicoa, las detallaremos por departamentos:

3.1. POLITICAS DE CONTROL DEL DEPARTAMENTO DE

COMERCIALIZACION O MARKETING.

Estudiar la estructura económica del sector industrial trimestralmente

Cada diseñador debe identificar los segmentos existentes en el mercado en

cada proyecto

Establecer mecanismos de control del entorno para detectar amenazas y

oportunidades

Comprender las fortalezas y debilidades de la empresa para plantear posibles

soluciones en la reunión quincenal que se efectúa con los directivos.

Auditar la experiencia de los clientes acerca del proyecto.

Comprender dónde deben estar en el futuro las marcas de la compañía y

redactar planes de marketing de forma regular para ayudar a conseguirlo

Establecer sistemas de retroalimentación (sistemas de información para la

dirección) para ayudar a determinar los cambios necesarios para optimizar los

procesos de mercadeo y generación de productos medios y terminales

3.2. POLITICAS DE CONTROL DEL DEPARTAMENTO DE DISEÑO

Evaluación Pertinencia o relevancia: Observa la congruencia entre los

objetivos del cliente, las necesidades identificadas y los intereses del

proyecto.

Medición de la Eficacia del Diseñador: es un control que se lleva para ver si

se lograron o se espera lograr los objetivos del desarrollo de diseño del

proyecto, tomando en cuenta su importancia relativa. Se observa en las

evaluaciones de tipo continuas.

Medición de la Eficiencia: Medida en que los recursos/insumos fondos,

tiempo, etc.) se han convertido en los resultados del proyecto. Este criterio

es usual en el análisis costo-beneficio.

Control de Sostenibilidad: Medida en que los cambios logrados por el

proyecto continúen y permanecen en el tiempo a favor del cliente y/o las

instituciones, una vez que la intervención ha finalizado. Suele considerarse

en las evaluaciones de impacto.

3.3. POLITICAS DE CONTROL DEL DEPARTAMENTO DE PRESUPUESTO

La Evaluación del presupuesto se basa en conjunto de medidas oportunas,

adoptadas para evitar errores y desviaciones, que permitan una mayor

confiabilidad en la toma de decisiones, a través de cifras precisas. tiene como

objeto medir qué tan eficiente ha sido el proceso de ejecución del mismo, y en

esta evaluación participan diferentes instancias.

En la organización vhicoa realiza de manera conjunta esta evaluación entre el

dpto. de Comercialización que tiene en detalles y requerimientos del cliente en

conjunto con el dpto. de Diseño que plasmo en los planos dichos requerimientos.

Los Informes y reportes periódicos de evaluación deberán ser presentados a la

administración para la correspondiente toma de decisiones conforme a la

normatividad sobre la materia.

La Evaluación del Presupuesto debe estar ligada a la misión y objetivos de la

empresa de tal manera que su evaluación y control se constituya en una medición

de la gestión de los administradores, y por ende deberá incluir por lo menos:

‐Auditoria De objetivos y metas propuestas

‐Evaluación Del diagnóstico interno y externo

‐Evaluación Financiera del presupuesto de acuerdo con los planes operativos.

3.4. POLITICAS DE CONTROL DEL DEPARTAMENTO DE ADMINISTRACION

Y FINANZAS

Este departamento debe evaluar periódicamente el cumplimiento en sus

procesos, de los manuales de Normas y Procedimientos y de Políticas Generales

y Normas de Control Interno, a fin de corregir posibles desviaciones que se

produzcan, en el desarrollo de sus procesos internos:

Colocar el fechador para que quede registrado el día, mes, año y hora de

recepción de la solicitud de cheque.

Registro Cronológico de las solicitudes de cheques que ingresan, con todos

sus datos (fecha de ingreso, N° de Solicitud, Beneficiario, Monto y Unidad

Ejecutora) en el Registro de control de Ingreso de Solicitudes de Cheques

Colocar la firma de la persona que la recibe e ingresa la solicitud de cheque al

Departamento.

Custodia de las solicitudes de cheques: si la solicitud de cheque está en

proceso de registro, revisión o distribución custodiarlas en Armario especial

bajo llave, el cual fue diseñado exclusivamente para la custodia de estos

documentos.

Devolución de Solicitudes de Cheques: Si la Solicitud de cheque presenta

algún problema de tipo formal o de contenido se devuelve a su Dependencia

a través de formato diseñado para ello con la firma de la Tesorera y del

CAPITULO IV

4. EXPLICAR LOS MODELOS DE AUDITORÍAS EMPLEADO EN CADA

DEPARTAMENTO, VA A DEPENDER DEL DEPARTAMENTO, PUEDEN SER

REFERENTE A LA CALIDAD, PRESUPUESTO, SEGURIDAD Y SALUD

OCUPACIONAL U OTRO ADAPTADO A SU PROCESO ADMINISTRATIVO

La Auditoría se define como el examen que se realiza sobre los registros

patrimoniales de un individuo, empresa u organización a fin de verificar su estado

financiero.

Dicha práctica suele ser ejecutada por Auditores y data de finales del siglo XVIII,

aunque comenzó a ser más utilizada con la aparición de las grandes empresas. La

tarea del Auditor es analizar la exactitud y veracidad de los registros mostrados

por una empresa, a fin de corregir errores, irregularidades y evitar de forma

estructurada la afectación en el patrimonio de las empresas uy organización por

medio de fraudes.

4.1. TIPOS DE AUDITORÍA

1. Externa: Suele realizarla un Auditor, ajeno a la Empresa y con el objetivo de

emitir un juicio e informe objetivo acerca del funcionamiento de la misma.

2. Interna: Es realizada por personal de la empresa, con intenciones de examinar

el funcionamiento de la misma y recomendar algunas mejoras.

Clasificación de las Auditorias según su motivación

• Operativa: Se trata de un examen de gestión, procedimientos y sistemas

internos.

• Financiera: Se examina el estado financiero de la compañía.

Los motivos que dan origen a una Auditoría suelen ser: Cambios en el Marco

Legislativo, Fluctuaciones del Mercado, Cambios y Reorganización de una

Empresa, entre otros.

4.3. BENEFICIOS DE REALIZAR UNA AUDITORÍA

• Identificar los riegos de la empresa

• Detectar sus vulnerabilidades

• Otorgar confianza a los directivos, integrantes y clientes

• Prevenir errores y fraudes

• Proporcionar una mejora continua a la Compañía

Vhicoa suele basarse en las auditorias Internas ya que su actividad es

independiente y concebida para agregar valor y mejorar las operaciones de una

organización.

Las auditorias que suelen realizarse suelen variar de acuerdo al departamento:

Todos los departamentos se le efectúan Auditoria Internas que son las realizadas

por personal de la empresa en caso de Vhicoa por los gerentes de cada Area o

departamento y consiste en verificar la existencia, el cumplimiento, la eficacia y la

optimización de los controles internos de la organización para facilitar el

cumplimiento de los objetivos de la misma

Los departamentos que tienen auditorias diferentes son:

DEPARATAMENTO ADMINISTARTIVO Y COMERCIALIZACION:

Auditoría financiera: Consiste en el examen y verificación de los estados

financieros de la misma, con objeto de poder emitir una opinión fundada sobre su

grado de fiabilidad.

La auditoría necesita auxiliarse de otras técnicas para poder formar un criterio

sobre determinados aspectos de su función antes de emitir un informe sobre

cuestiones que caen fuera de su competencia técnica, pero que tienen una

relación directa con su trabajo.

Auditoría fiscal: Consiste en revisar las áreas de impuestos de los años

fiscalmente no prescritos, con el fin de detectar posibles economías fiscales,

deducciones y desgravaciones no aprovechadas por la empresa. Este tipo de

auditoria lo realiza un ente externo a la empresa

Es la valoración independiente de todas las operaciones de una empresa, en

forma analítica objetiva y sistemática, para determinar si se llevan a cabo, políticas

y procedimientos aceptables; si se siguen las normas establecidas si se utilizan los

recursos de forma eficaz y económica y si los objetivos de la organización se han

alcanzado para así maximizar resultados que fortalezcan el desarrollo de la

empresa.

Auditoria Operativa: formula y presenta una opinión sobre los aspectos

administrativos, gerenciales y operativos, poniendo énfasis en el grado de

efectividad y eficiencia con que se han utilizado los recursos materiales y

financieros mediante modificación de políticas, controles operativos y acción

correctiva desarrolla la habilidad para identificar las causas operacionales y

posteriores y explican síntomas adversos evidente en la eficiente administración.

El objetivo de la auditoria operativa es identificar las áreas de reducción de

Costos, mejorar los métodos operativos e incrementar la rentabilidad con fines

constructivos y de apoyo a las necesidades examinadas.

La auditoria operativa formula y presenta una opinión sobre los aspectos

administrativos, gerenciales y operativos, poniendo énfasis en el grado de

efectividad y eficiencia con que se han utilizado los recursos materiales y

financieros mediante modificación de políticas, controles operativos y acción

correctiva desarrolla la habilidad para identificar las causas operacionales y

posteriores y explican síntomas adversos evidente en la eficiente administración.

El objetivo de la auditoria operativa es identificar las áreas de reducción de

Costos, mejorar los métodos operativos e incrementar la rentabilidad con fines

constructivos y de apoyo a las necesidades examinadas.

Estas auditorias se hacen periódicamente en la organización de Vhicoa con el

objetivo de detectar posible fallas.

CAPITULO V

Las conclusiones que se derivan del trabajo de investigación que se presenta

enlazan entre sí los temas tratados y son las que se exponen a continuación con

el fin de proponer mejoras en la organización:

El control de una empresa ha de basarse en la planificación, cuanto más claros

y detallados sean los planes más efectiva será la tarea de controlarlos.

Representa gráficamente todas las actividades que se realizan durante la

elaboración cada actividad, es decir, visualiza operaciones, inspecciones,

transportes, almacenajes y demora a fin de analizar costos ocultos, actividades

ocultas en el proceso productivo. La utilización correcta de estos diagramas

ayudará a formular el problema, a resolverlo; planteando una solución e

implantarla.

La auditoria interna es hecha por personal de la misma empresa denominado

auditor interno, y el mismo tiene bajo su cargo una supervisión constante sobre

el control de las operaciones financieras que se realice; se preocupa por el

mejoramiento de los procedimientos mediante los cuales se puedan llevar a

cabo los controles internos que suelen derivar a una operación mucho más

eficaz.

Al realizar una auditoria operativa con frecuencia se observan condiciones

deficientes las cuales muchas veces son inevitables. Pero mostrando la razón

defectuosa y así obtener efectos que beneficien a la organización, no solo al

presente sino también al futuro.

Una evaluación de la efectividad de los procedimientos y prácticas requiere de

cierta revisión o estudio preliminar con el fin de conocer como funcionan dichos

procedimientos y practicas para formarse una idea con respecto a su efectividad y

utilidad. Basándose en dichas revisiones es posible identificar asuntos específicos

como áreas problema y deficiencias que requieren de mas estudio, todo esto

obviamente a dado lugar a profundos reajustes institucionales en la organización

de las actividades de los organismos públicos en la planificación, formación de

presupuesto, Contabilidad y control.

Vhicoa es una empresa de índole internacional con grandes profesionales con los

conocimientos necesarios para ejecutar lo idealizado o lo soñado con fe en un

país donde se puede superar todo y creyendo en el en Venezuela.

BIBLIOGRAFIA

Juan F. Pérez-Carballo Veiga ESIC Editorial, 22/1/2008 - 383 páginas

AMAT, JOAN Ma. El Control de Gestión: Una perspectiva de Dirección. /

Joan Ma. Amat. Barcelona: Ed. Ediciones Gestión 2000 S.A., 1992. - 270p

Alvin A. Auditoría Un Enfoque Integral, Prentice Hall. México, 1996