proyecto cops davinci- grupo aguas chile
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Proceso de Constitución y Desarrollo de Comunidades de Práctica en el marco del programa de Cambio Da Vinci en el Grupo Aguas-ChileTRANSCRIPT
CoPs Da Vinci
Fortaleciendo la Gestión del
Cambio en el Grupo Aguas
2011-212
Santiago de Chile
Antecedentes y Justificación
Ecosistema CoPs Da Vinci
Seguimiento
1
2
3
Antecedentes y Justificación
1
The Project
The Project es una empresa-red de profesionales independientes, consultores,
investigadores, tecnólogos y humanistas, que se organizan en torno a proyectos de
conocimiento e innovación. El resultado del conocimiento generado en estos
proyectos deriva en la propuesta formativa de Comunidades de Práctica Da Vinci
Hace ya más de un año, se activó en Aguas Andinas el programa de cambio y
excelencia cultural: Da Vinci, desde el cual se definieron unas líneas estratégicas y
otras facilitadoras de las primeras, con el fin de lograr la Meta organizacional. A
partir de esas acciones, se constituyeron varios grupos de trabajo que tenían la
misión de hacer realidad algunas de las iniciativas surgidas del programa
INIC
IATI
VA
SES
TRAT
ÉGIC
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INIC
IATI
VA
SFA
CIL
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DO
RA
S
Plan de Cambio y Excelencia Cultural Da Vinci
La misión ahora es Fortalecer el proceso de Gestión del cambio en el
Grupo Aguas, a través de la constitución de los equipos de iniciativas
estratégicas y facilitadoras Da Vinci, es decir, en Comunidades de
Práctica (CoPs).
Durante los meses de noviembre y diciembre de 2011, hemos recogido
el trabajo de estos equipos, analizado sus dinámicas y activado un
proceso para convertirlos en Comunidades de Práctica. Algunas de
ellas surgieron de forma adicional y espontánea de los grupos de
debate que se dieron en el marco del programa de formación
MANAGING XXI (impartido por The Project en agosto de 2011).
Finalmente, se han activado 18 Comunidades de Práctica (CoPs),
algunas con un historial intenso de actividad previa y otras de nueva
creación.
En 2012 continuaremos con el proceso de fortalecimiento, seguimiento
y evaluación permanente de las CoPs Da Vinci.
Objetivo Actual
Ecosistema CoPs Da Vinci
2
El Proceso de Constitución
CoPs Da Vinci
I.
Análisis previo
de la situación
Eta
pa
sA
cc
ion
es
-Conocimiento
de Equipos de
Trabajo Da Vinci /
MXXI: Funcionamiento
Necesidades
-Documentos
constitución-Informe
entrevistas con
líderes de equipos
Fe
ch
a
II.
Diseño y
Metodología
III.
Establecimiento
de las CoPs
IV.
Desarrollo
de las CoPs
V.
Evaluación de
Resultados
- Definir Propuesta
Modelo de
gobierno
MetaCoP Da Vinci
-Plataforma
definida y
personalizada
MetaCoP y cada
CoP
- Diseño Jornadas
de Kickoff
-Formación
metodológica en
el modelo CoP
- Dotación del espacio virtual
- Dos jornadas de
Kickoff (una con
responsables de
los grupos y otra
con todos los
participantes)
-Seguimiento
funcionamiento
CoPs
-Dinamización
-Mantenimiento
de la Plataforma
-Comunicación
-Métricas
- Resultados
-Informes y
Comunicación
de Resultados
- Nuevo
Encuentro de
Seguimiento
Noviembre 2011 Diciembre 2011
Soporte Permanente
2012
I. Análisis previo de la situación
Eta
pa
s
En el análisis previo nos encontramos con redes pre existentes, con historias que se han ido tejiendo a lo largo
de años de convivencia corporativa. En este caso,
algunos grupos habían alcanzado un nivel alto de
productividad y mostraban resultados impactantes
Para realizar este análisis se llevaron a cabo:
Encuestas en línea a los equipos para
conocer su funcionamiento y su necesidad
de herramientas
Entrevistas a los líderes de cada equipo,
con el fin de recoger información importante
y de motivarlos en relación al proyecto de
Comunidades de Práctica (CoPs)
II. Diseño y Metodología
La Metodología de las Comunidades de Práctica sirve para ordenar, compartir la visión, construir un lenguaje común, ponerle nombre a cosas que siempre se han hecho y
aprovechar los aprendizajes de otras experiencias, con el objeto de ahorrarnos problemas
y aprovecharnos de las buenas prácticas
Plataforma: El proyecto es un piloto, así que un requerimiento era no invertir en
plataformas propietarias. Después de revisar algunas optamos por TEAMLAB. Se trata de un servicio muy sencillo e intuitivo, que cuenta con las funcionalidades básicas que
necesitamos. Hemos configurado la plataforma de manera que el programa común que
integra a todas las CoPs se encuentra en el espacio llamado Comunidad. A nivel
de Comunidad se comparte un blog, wikis, foros, un gestor documental, una sección de
eventos y enlaces de interés. Cada CoP trabaja de forma específica en los espacios para Proyectos, donde es posible gestionar hitos y tareas, y compartir documentos
internos de la CoP
Modelo de gobierno: A partir de los órganos preexistentes en la organización Da Vinci, hemos propuesto una estructura de gestión y actividades/responsabilidades en cada
nivel de decisión
Kickoff : Nos planteamos las jornadas en dos etapas. La primera con los responsables de los grupos (23 personas) y la segunda, con todos los participantes del programa (65
personas). En ambas, proporcionamos –en formatos distintos por razones de aforo y
entorno- formación tanto metodológica como dominio técnico de la herramienta
Eta
pa
s
III. Establecimiento de las CoPs
Eta
pa
s
+
KickoffDos jornadas presenciales para activar el funcionamiento de los grupos en CoPs
Participación de 23responsables, líderes
y sponsor de Equipos
de trabajo
Participación de
65 integrantes
de las CoPs Da
Vinci
Jornadas de Lanzamiento CoPs
RESULTADOS
DE LAS JORNADAS
1. Ecosistema Da Vinci: Las Jornadas parten de mostrar el Ecosistema en el que se constituyen todas las Comunidades de Práctica, el Modelo de Gobierno así como, su
funcionamiento y roles. Estos contenidos fueron acompañados con la explicación que
hicieron los responsables de los equipos, a través de un “template” unificador , de sus
historias, objetivos, avances y próximos pasos
2. Acuerdos de Relación InterCoPs: Sirvió también esta jornada para avanzar en la creación de una red de redes y trabajar en compromisos e intercambios entre los
distintos grupos
3. Plataforma Tecnológica: Se presentó TeamLab como plataforma en dónde el
Ecosistema DaVinci y cada CoP tendrá sus espacio de trabajo colaborativo
4. Documentos de Constitución: Utilizamos un “Documento de constitución” donde los distintos grupos tenían que decidir cosas referidas a: su organización interna, su plan de
comunicación (tanto interno como externo –de la CoP-), los hitos que se marcaban y un proyecto de trabajo para abordarlos. Durante las jornadas presenciales (16 y 21 de
diciembre) se impartió formación en modelos CoPs
1. ECOSISTEMA CoPS DA VINCI
CoPs Da Vinci
Objetivos:
Equipo / CoP:
Hitos importantes
Resultados / Productos esperados
TEMPLATE PRESENTACIÓN
DE CADA COPS DA VINCI
ECOSISTEMA
Iniciativa Da Vinci
Sponsor
ASOCIADOS
OFICINA DE PROYECTO DA VINCI
CoP CoP CoP
CoPs
CoP
CoP CoPs
1 2 3 4
CLCORE TEAMS CoPs DA VINCI
Líderes + Responsables de CoPs
CoPs
5 6 7 8
COMITÉ
GESTIÓN
(Sponsors)
MODELO DE GOBIERNO
El Rol de los Sponsors
• Dan peso y empuje a la iniciativa
• Desafían las ideas del equipo
• Aportan gracias a su experiencia
en temas relevantes
• Validan al equipo frente a la organización
• “Soportan” el trabajo del equipo, en términos
de conseguir recursos
Iniciativa Da Vinci
MODELO DE GOBIERNO
El Rol de los Líderes
• Actúan de vínculo entre CoP y
Organización
• Garantizan la alineación de actividades
• Toman decisiones y resuelve conflictos
• Proponen al Responsable (este último
puede ser un rol rotativo)
• Ayudan al Responsable
• Se reúnen con otros líderes para identificar sinergias entre
Comunidades
• Garantizan la transferencia de resultados de la CoP a la
estructura formal
• Gestionan la retribución y reconocimiento del trabajo de la
Comunidad
MODELO DE GOBIERNO
Iniciativa Da Vinci
El Rol de los Responsables
• Aseguran que se cumplen los objetivos
asumidos
• Supervisan los objetivos y planifican los trabajos
• Dinamizan la participación
• Diseñan y ejecutan un plan relacional
• Monitorizan criterios/factores críticos
• Gestionan los eventos de la comunidad
• Crean un entorno atractivo, amistoso y generador de confianza
• Contactan directamente con responsables y sponsors
• Combinan las actividades presenciales con el medio virtual
• Detectan necesidades de recursos para la comunidad
MODELO DE GOBIERNO
Iniciativa Da Vinci
• No ejecuta las tareas de cada equipo
• No reemplaza el rol de cada uno de los líderes
RECURSOS
• Apoya a los equipos para
conseguir los recursos
necesarios
• Identifica necesidades de
formación
• Identifica necesidades
funcionales/tecnológicas
• Apoya a equipos de las
distintas iniciativas
• Participa en sesiones de
problem solving y
resolución de conflictos
• Desarrolla metodología
• Genera un Repositorio de
buenas prácticas
COORDINACIÓN
• Convoca reuniones de
Sponsors, Líderes y
Responsables
• Coordina interdependencias
• Identifica Sinergias
• Vela por la coherencia del
programa
COMUNICACIÓN
• Facilita la comunicación
entre los equipos
• Organiza eventos de
comunicación interna y
externa
• Organiza la jornada anual de
presentación de resultados
Oficina de Proyecto
METODOLOGÍA RECURSOS
MODELO DE GOBIERNO
NO HACE
2. ACUERDOS DE RELACIÓN
INTERCoPs
•Se posibilitó mayor conocimiento
entre los equipos, concienciándose
de los puntos comunes y de la
complementariedad frente al
objetivo conjunto de cambio en la
organización
• Se construyeron vínculos de
confianza y trabajo más cercanos
• Se estableció un marco de
relación entre las CoPs para trabajar
en equipo a nivel transversal y para
poder tener una visión global del
proceso
ACUERDOS INTERCoPs
En la realización de Acuerdos de Relación InterCoPs se evidenció una
elevada motivación y compromiso
Los beneficios obtenidos de estos acuerdos han sido:
3. PLATAFORMA TECNOLÓGICA
PLATAFORMA
http://www.teamlab.com/es/
• Permite la configuración de un espacio para cada CoP en el que
se pueden insertar los siguientes elementos:
o Panel general
o Foro
o Miembros
o Agenda
o Repositorio de recursos e hipervínculos
o Espacio de edición colaborativa
o Blog
• Ofrece la posibilidad de utilizar su gestor de tareas con el fin de
organizar y facilitar el trabajo de la CoP
• Incluye múltiples widgets que pueden ser configurados según las
necesidades existentes
Manuales de uso de la Plataforma
Para facilitar el uso del sistema, se han
elaborado distintos manuales en función del
perfil de los participantes. Estos documentos se
encuentran accesibles desde la Plataforma,
pudiéndose descargar directamente o ver en
línea desde el servicio Calaméo
Manual ADMINISTRADOREShttp://www.calameo.com/read/000330336ee2af6132096
Manuel RESPONSABLES CoPShttp://www.calameo.com/read/000330336655031bb04ab
Manual MIEMBROS CoPshttp://www.calameo.com/read/000330336d1349c8cc9cb
Acceso Personalizado
Espacio Colaborativo Ecosistema Da Vinci
Espacio Colaborativo para cada CoP Da Vinci
18 CoPs en
funcionamiento
115 miembros
dados de Alta en la Plataforma
Uso de la Plataforma en
ascenso
Equipos de soporte
Grupo Aguas
Administrador de la Plataforma
Community Manager Da Vinci
Help and Support
Soporte Permanente
The Project
4. DOCUMENTO DE
CONSTITUCIÓN
DOCUMENTO DE CONSTITUCIÓN CoP
Durante las Jornadas se inició la elaboración del Documento de Constitución
de cada CoP. Resta pendiente recoger todos los Documentos por la PMO,
para poder dotar de seguimiento al proceso
REGISTRO
FOTOGRÁFICO
Primera Jornada
“Estructurando la Red”
16 de diciembre 2011
Segunda Jornada
“Lanzamiento CoPs Da
Vinci”
21 de diciembre 2011
Enlace en Facebook
Seguimiento3
El Proceso… continua
En el 2011, se activó el proceso para convertir los equipos de cambio DaVinci
en Comunidades de Práctica, co-construyendo el Ecosistema de Trabajo,
brindando herramientas metodológicas para la constitución y dinamización de
las CoPs e implantando la Plataforma tecnológica en dónde los equipos
podrán desarrollar su trabajo colaborativo.
En el 2012, es necesario realizar un seguimiento del proceso a través de
diferentes acciones:
•Dinamización de las CoPs
•Mantenimiento de la Plataforma y apoyo en el uso de la misma
•Acompañamiento a Administradores y Responsables de CoPs
•Establecimiento de Métricas•Fomento de la Comunicación
•Establecimiento de nuevos encuentros presenciales de seguimiento y
refuerzo
Con el fin de darle continuidad al Desarrollo de las CoPs DaVinci, proponemos las
siguientes actividades periódicas para ser desarrolladas por parte de los Responsables de
CoPs y de la Oficina de Proyecto Da Vinci, con el apoyo de The Project.
IV. Desarrollo de CoPs
Eta
pa
s
The Project propone el siguiente Plan de Soporte y Evaluación permanente, con el propósito de hacer un seguimiento constante a los resultados del trabajo realizado por las
CoPs.
V. Análisis y Evaluación de Resultados
Eta
pa
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María Jesús Salido
Líder del Proyecto
Equipo The Project
Marian Ríos
Coordinación /
Facilitación Jornadas
CoPs
Ana Rodera
Responsable Acciones
de Seguimiento y Soporte
CoPs Da Vinci
Equipo
María Jesús Salido - [email protected]
Marian Ríos - [email protected]
Ana Rodera - [email protected]
2011-2012
The Project – Working on Solutions, S.L.http://www.theproject.ws/es