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Aprobado en Sesión del Pleno del ITAIPBC celebrada el 30 de
abril de 2014
PROTOCOLO DE VALIDACIÓN DE LOS SISTEMAS ELECTRÓNICOS IMPLEMENTADOS POR LOS SUJETOS OBLIGADOS DE LA LEY DE TRANSPARENCIA Y ACCESO A LA INFORMACIÓN PÚBLICA PARA EL ESTADO DE BAJA CALIFORNIA PARA LA RECEPCIÓN Y TRÁMITE DE SOLICITUDES DE ACCESO A INFORMACIÓN
PÚBLICA Y DE EJERCICIO DE DERECHOS ARCO
PROTOCOLO DE VALIDACIÓN DE LOS SISTEMAS ELECTRÓNICOS IMPLEMENTADOS POR LOS SUJETOS OBLIGADOS DE LA LEY DE TRANSPARENCIA Y ACCESO A LA INFORMACIÓN PÚBLICA PARA EL ESTADO DE BAJA CALIFORNIA PARA LA RECEPCIÓN Y TRAMITE DE SOLICITUDES DE ACCESO A INFORMACIÓN PÚBLICA Y DE EJERCICIO DE DERECHOS ARCO
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INDICE
1. Aspectos Generales
1.1. Objetivo……………………………………….…………………………………………………………………. 2
1.2. Fundamento legal de la validación de los sistemas electrónicos…………..………… 2
2. Sobre las validaciones
2.1. Definición de sistemas electrónicos..………………………………………………….…………… 3
2.2. Definición de validación de sistemas……………………………………………………….……… 4
2.3. ¿Por qué se lleva a cabo la validación? ………………………………….……………………….. 4
2.4. Campo de acción de la validación……………………………………………………..………….…. 5
2.5. Objetivo de la validación.…………………….…………………………………………….……….….. 5
2.6. ¿Cuándo y cómo se lleva a cabo la validación? ………………….……….………….……... 5
3. Validación de los sistemas electrónicos de recepción y trámite de solicitudes de acceso a información y de ejercicio de derechos arco
3.1. Principios generales del procedimiento de validación…………….….….…….......…. 6 3.2. Características de diseño recomendables en los sistemas
electrónicos para la recepción y procesamiento de solicitudes de acceso a información pública y de Derechos ARCO………………………………… 7
3.3. Disponibilidad de los sistemas.…………………………………………….……..…………..……. 10
3.4. Políticas de procesamiento de solicitudes………………………….….………..….…..……. 11
3.5. De la información solicitada………………………………….…………….….…….…………....… 11
3.6. De los elementos de seguridad del sistema .……….………….…………..………….….. 11
3.7. De los medios de almacenamiento de la información…………….…...…………..….. 12
3.8. Periodicidad de la validación de los sistemas electrónicos………….………………… 12
3.9. Requisitos para la validación……………………………………………….….……..……..…..… 13
Glosario…………………………..……………………………………………………………….….……..……….…...…….. 18
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1. ASPECTOS GENERALES
1.1. OBJETIVO
El presente Protocolo tiene por objetivo proporcionar reglas, directivas y características de
los procedimientos y requerimientos mínimos que los Sujetos Obligados deberán cubrir
para la validación de sus sistemas electrónicos de recepción, tramitación y resolución de
solicitudes de acceso a información pública y de ejercicio de Derechos ARCO, así como
establecer la metodología de trabajo que permita al Órgano Garante emitir dictamen con
carácter de procedente o improcedente (con las observaciones correspondientes en su
caso), sobre la validación de dichos sistemas.
1.2. FUNDAMENTO LEGAL DE LA VALIDACIÓN DE LOS SISTEMAS ELECTRONICOS
La Ley de Transparencia y Acceso a la Información Pública para el Estado de Baja California
(LTAIPBC), establece en el artículo 51, fracción XV, como atribución del Instituto, la de
validar los sistemas electrónicos que instalen los Sujetos Obligados para recibir solicitudes
vía electrónica. El texto completo se reproduce a continuación:
Artículo 51.- El Órgano Garante tendrá las siguientes atribuciones:
…”XV.- Validar los sistemas que instalen los Sujetos Obligados para recibir solicitudes vía electrónica;”
Por otra parte, el artículo 60 de la Ley establece lo siguiente:
“Artículo 60.- Los Sujetos Obligados establecerán como vía de
acceso a la información pública, sistemas de comunicación
remota, mediante los cuales recibirán solicitudes por medio
electrónico, sin menoscabo de la solicitud directa.
Los Sujetos obligados adoptarán las medidas que doten de
certeza a los solicitantes del seguimiento de las solicitudes de
información enviadas por medios remotos de comunicación,
mediante la generación de comprobantes electrónicos de la
recepción de la solicitud, entrega de la información solicitada,
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así como del cumplimiento de las demás disposiciones relativas
al procedimiento de acceso a la información contempladas por
la Ley.”
De igual forma, la LTAIPBC establece en su Artículo Noveno Transitorio lo siguiente:
“NOVENO.- Dentro de un plazo no mayor de tres años a partir
de la entrada en vigencia de la presente ley, se deberán realizar
las acciones necesarias para la implementación de los medios
electrónicos en los mecanismos de acceso y procedimientos de
revisión.”
Esta fundamientacion permite al Órgano Garante implementar los mecanismos necesarios para
dotar de certeza a la Sociedad al establecer parámetros homogéneos que deberán ser cumplidos
por los Sujetos Obligados en los sistemas que para este fin implementen.
El presente protocolo se utilizará en la validación los sistemas, independientemente si se trata de
un sistema de recepción de solicitudes nuevo o se actualiza alguno ya existente.
2. SOBRE LAS VALIDACIONES
2.1. DEFINICIÓN DE SISTEMAS ELECTRÓNICOS.
La LTAIPBC establece en la fracción XVI del artículo 5 la siguiente definición de sistema:
“…XVI.- Sistemas y Medios de Comunicación: Todos aquellos que la tecnología adopte para el envío y recepción de información por medios electrónicos disponibles.”
Adicionalmente, y con el fin de aportar una definición mas amplia y considerando que el Órgano Garante ha tomado en ocasiones anteriores definiciones aportadas por el Instituto Federal de Acceso a la Información y Protección de Datos (IFAI) se incluye en el presente documento la el concepto contenido en el documento emitido por el IFAI titulado “Reforma al artículo 6° constitucional que establece el acceso a la información pública como un derecho
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fundamental de los mexicanos” del mes de junio de 2007, en el cual se define un “sistema electrónico” de la siguiente manera:
“No se trata solamente de un “correo electrónico”, sino de un sistema integral que facilita la comunicación entre el ciudadano y las autoridades, que contabiliza los plazos perentorios establecidos en la ley, que permite la entrega de información de manera expedita y sencilla y que abarata los procedimientos. El sistema hace, por otro lado, público, para todos, los contenidos de las solicitudes y sus respectivas respuestas, al tiempo que permite al ciudadano entrar en contacto con el Órgano Garante en casos de controversia y conocer, por los mismos medios, la decisión de la autoridad especializada respecto de la publicidad, la reserva o la confidencialidad de la información solicitada.”
En este orden de ideas, resulta claro que la implementación de sistemas electrónicos repercutirá positivamente en el avance de la cultura de la transparencia al simplificar al mínimo indispensable y acorde a lo que la Ley establece respecto al procedimiento que se habrá de seguir para conocer la información que obra en poder de los Sujetos Obligados.
2.2. DEFINICIÓN DE VALIDACIÓN DE SISTEMAS
El término validación de sistemas hace referencia al procedimiento mediante el cual se
realizan un conjunto de pruebas para conocer y comprobar que los elementos y procesos de
los sistemas electrónicos para la recepción de solicitudes de acceso a información pública y de
ejercicio de derechos ARCO, cumplen las especificaciones establecidas en la LTAIPBC y las
especificaciones técnicas mínimas indispensables para el cumplimiento del fin establecido por
el Órgano Garante en el presente protocolo.
2.3. ¿POR QUÉ SE LLEVA A CABO LA VALIDACIÓN?
Las validaciones a los sistemas que llevará a cabo el Instituto a partir de la fecha de aprobación del presente protocolo y en ejercicio de las atribuciones conferidas por la LTAIPBC tienen como finalidad reconocer el trabajo de los Sujetos Obligados que se esfuercen por facilitar a la Sociedad el acceso a la información pública que generan o resguardan y ejercer los Derechos ARCO, mediante la implementación de sistemas electrónicos confiables y generadores de certidumbre para los usuarios.
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2.4. CAMPO DE ACCIÓN DE LA VALIDACIÓN
Serán Sujetos de validación todos los sistemas electrónicos que implementen los Sujetos
Obligados de la Ley para recibir, tramitar y dar respuesta a las solicitudes de acceso a
información pública y de ejercicio de Derechos ARCO, incluido el propio Órgano Garante,
quien también será Sujeto de la aplicación del presente Protocolo en el sistema que ha
implementado para este fin denominado Sistema de Acceso a la Información Publica de
Baja California (SISAIPBC), de tal manera que se pueda establecer con toda certeza que
este cumple con los requisitos establecidos.
2.5. OBJETIVO DE LA VALIDACIÓN
El Instituto llevará a cabo la validación de los sistemas electrónicos de solicitudes de
información, con efectos parecidos a una constancia sobre la observancia de la Ley.
La validación del sistema electrónico no constituye un requisito de procedibilidad para la
implementación de los mismos. El proceso de validación de los sistemas electrónicos que
llevará a cabo el Órgano Garante es una forma de otorgar un reconocimiento a los Sujetos
Obligados que incorpore en dichos sistemas estándares mínimos de calidad y certidumbre
en la forma en que atiende y responde a las solicitudes de acceso a información pública y
solicitudes de derechos ARCO.
La validación debe entenderse como una constancia, más que como una autorización para
que funcionen dichos sistemas. En ese sentido, es preferible que el Sujeto Obligado opere
con un sistema con deficiencias que puedan irse corrigiendo progresivamente tomando en
consideración en todo momento las observaciones que emita el Órgano Garante, que
eliminar su operación por no cumplir con los requerimientos de la validación. El Instituto
deberá buscar la forma de proponer mejoras o alternativas a los sistemas de los Sujetos
Obligados mediante el proceso de validación, más que impedir la utilización de los
sistemas que no aprueben la validación.
2.6. ¿CUÁNDO Y CÓMO SE LLEVA A CABO LA VALIDACIÓN?
La validación de los sistemas electrónicos de publicación de información pública y de los
sistemas de recepción de solicitudes de información, se llevarán a cabo a partir del dia
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siguiente a la fecha en que sea aprobado el presente Protocolo por el Pleno del ITAIPBC.
Posteriormente el Instituto realizará monitoreos constantes a los sistemas a fin de
corroborar que estos no hayan sufrido cambios sustanciales una vez que han sido
validados, en cuyo caso se iniciará de oficio el proceso de validación.
Corresponde al Pleno del Órgano Garante, bajo el procedimiento que se establece para tal
caso, y en base a los criterios y requerimientos que se establecen en el presente protocolo,
aprobar o no la procedencia de la validación y, en tal caso, remitir las observaciones que
considere pertinentes sobre los sistemas que operan los Sujetos Obligados.
3. VALIDACIÓN DE LOS SISTEMAS ELECTRÓNICOS DE RECEPCIÓN Y TRÁMITE DE SOLICITUDES DE ACCESO A INFORMACIÓN Y DE EJERCICIO DE DERECHOS ARCO
3.1. PRINCIPIOS GENERALES DEL PROCEDIMIENTO DE VALIDACIÓN
El conjunto de políticas que en este apartado se describen tienen como finalidad servir de
guía para evaluar la observancia de los procedimientos de recepción, tramitación y
resolución de las solicitudes de información presentadas a través de los sistemas
electrónicos, que para tal efecto, implementen los Sujetos Obligados, a fin de que éstos se
substancien bajo los lineamientos que dicta la Ley. Para ello, el Instituto:
Realizará pruebas al sistema, consistentes en el registro de un usuario nuevo, el ingreso, tramitación y resolución del número de solicitudes de información que se consideren necesarias, a efectos de verificar si se cumple o no con lo establecido en el Capítulo I y II del Título Tercero de la Ley sobre el procedimiento de acceso a la información y a datos personales.
Verificará que los sistemas cuenten con los manuales para facilitar la operación y uso del mismo.
En cada uno de los casos, sustentará el cumplimiento o incumplimiento de los requisitos.
En los casos de incumplimiento, fundará y motivará las razones por las que no se considera cumplido el requisito y se podrán realizar todas las observaciones que se estimen pertinentes. Estas observaciones serán parte integral del expediente de validación del sistema en cuestión el cual se hará del conocimiento del Sujeto
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Obligado quien, en un marco de corresponsabilidad, procurará implementar las medidas necesarias para subsanar las deficiencias observadas y documentadas.
3.2. CARACTERÍSTICAS DE DISEÑO RECOMENDABLES EN LOS SISTEMAS ELECTRÓNICOS PARA LA RECEPCIÓN Y PROCESAMIENTO DE SOLICITUDES DE ACCESO A INFORMACIÓN PÚBLICA Y DE DERECHOS ARCO
El proceso de solicitud, tramitación y resolución de las solicitudes de información deberá
ser apegado a lo que se establece en la Ley y para asegurar un mínimo de calidad en los
sistemas que se desarrollen para recibir, contestar y administrar solicitudes electrónicas de
acceso a información pública y de ejercicio de Derechos ARCO, se emiten las siguientes
recomendaciones:
3.2.1. DE LOS ELEMENTOS DE DISEÑO GENERALES
El diseño general de los sistemas para la recepción de solicitudes de acceso a la
información vía electrónica, deben propiciar el uso de las tecnologías actuales y
deben ser fieles en su funcionamiento a los procedimientos planteados en la propia
LTAIPBC.
El sistema desarrollado debe garantizar que puede ser accedido y usado por todos
los usuarios potenciales, independientemente de las limitaciones propias del
individuo o de las derivadas del contexto de uso o de los navegadores que sean
utilizados para ingresar al portal de internet del Sujeto Obligado o la página del
sistema electrónico. Esta característica se deriva de un objetivo planteado por este
Órgano Garante para lograr el avance de la cultura de transparencia en nuestro
estado a través de la sociabilización de los mecanismos de acceso.
3.2.2. DE LOS ELEMENTOS DEL SISTEMA
Para que las solicitudes acceso a información pública sean correctamente recibidas
por los Sujetos Obligados, el sistema electrónico de recepción de solicitudes de
acceso información pública, deberá contener al menos los siguientes elementos:
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3.2.2.1. Un campo, ventana o interfaz para registrar por primera ocasión un
nombre del solicitante y una contraseña, y un campo, ventana o interfaz
para dar acceso a los usuarios ya registrados, donde se requiera:
a. Nombre, y
b. Correo electrónico.
3.2.2.2. Un campo, ventana o interfaz para introducir el texto de la
solicitudes de información, que contenga como mínimo los siguientes
elementos:
3.2.2.2.1. Obligatorios.
a. De la solicitud de información:
i. Campo, ventana o interfaz que permita introducir un
mínimo de quinientos 500 caracteres con la
descripción clara y precisa de la información que
solicita o cualquier otro dato que propicie su
localización, con objeto de facilitar su búsqueda.
ii. Elemento que permita adjuntar archivos electrónicos
que contengan el texto de la solicitud.
iii. Campo que permita ingresar el medio de acceso:
i. Consulta directa de documentos;
ii. Copia de documentos;
iii. Otro tipo de medio disponible (correo electrónico,
copia certificada, etc.)
3.2.2.2.2. Campo, ventana o interfaz para ingresar datos
estadísticos opcionales:1
1 El sistema puede contener o no este módulo, la falta del mismo no constituye un incumplimiento de los requisitos para
la validación del sistema. En caso de que el Sujeto Obligado incluya esta ventana, deberá de igual forma incluir una leyenda de información sobre el uso que se les dará a los datos personales, el funcionario que se encargará de
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i. Domicilio o medio para recibir notificaciones
ii. Genero;
iii. Edad:
iv. Nivel Educativo;
v. Ocupación;
vi. Ciudad de residencia
vii. Estado de residencia
viii. Cualquier otro dato que considere pertinente
conocer para fines estadísticos.
3.2.2.3. Una entrada para dar seguimiento a las solicitudes de información
realizadas con anterioridad por los usuarios ya registrados. Debe contener al
menos, una ventana donde se puedan visualizar los datos básicos de cada
solicitud:
a. Folio de la solicitud;
b. Fecha de solicitud;
c. Fecha de respuesta;
d. Información solicitada;
e. Respuesta completa a la solicitud incluyendo archivos
anexos en formatos ampliamente disponibles para la
mayoría de la población (se recomienda la utilización de
archivos con extensión pdf, .doc, .txt, .docx, .xls, .xlsx, .jpg,
.bmp, .png, .gif, .zip y .rar.
3.2.2.4. Una ventana que permita a los usuario no registrados o invitados
consultar el historial de solicitudes recibidas y atendidas por el Sujeto
resguardarlos, el nombre de la base de datos, así como datos de contacto en caso de que se desee ejercer sus Derechos ARCO.
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Obligado, así como estadísticas generadas por el sistema o sus
administradores.
3.2.2.5. Un vínculo que dirija al Manual de Usuario del Sistema Electrónico.
3.2.2.6. Una opción para pedir orientación vía electrónica o telefónica
referente al llenado del formato de alta del solicitante (correo
electrónico o número telefónico del responsable o administrador del
sistema o de algún funcionario adscrito a la Unidad de
Transparencia o mediante la opción de ayuda en línea).
3.2.2.7. La leyenda de información que les permita a los usuarios conocer el
fin que se le dará a los datos personales proporcionados en la hoja
de registro, así como el área responsable de su resguardo.
3.3. DISPONIBILIDAD DE LOS SISTEMAS
Los sistemas electrónicos de recepción de solicitudes de acceso a información pública
deberán estar disponibles las 24 horas del día, los 365 días del año, salvo las ocasiones en
que se impida el acceso por cuestiones de mantenimiento o de fallas del sistema por caso
fortuito o de fuerza mayor. En el caso de que se presente la primera situación se deberá
informar previamente al Órgano Garante y publicar un aviso en su Portal de Obligaciones
de Transparencia, en estos casos el Sujeto Obligado implementará las medidas necesarias
que permitan gestionar las solicitudes por otros medios de manera temporal. En los casos
fortuitos o de causa mayor se deberá informar al Órgano Garate mediante comunicado
oficial y a la Sociedad a través del Portal de Obligaciones de Transparencia en el mejor
tiempo posible.
Cualquier persona que presente una solicitud de información podrá consultar el estatus de
ésta en cualquier horario o día, por lo que no habrá momento en que se le impida al
solicitante conocer el estatus de las solicitudes interpuestas.
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3.4. POLÍTICAS DE PROCESAMIENTO DE SOLICITUDES
Las solicitudes de acceso a información pública recibidas fuera del horario de oficina del
Sujeto Obligado que deberá ser señalado claramente en la página principal del propio
sistema, para efectos de su procesamiento se consideraran recibidas a partir del día hábil
siguiente o en términos de lo establecido en el Reglamento Interior de Transparencia de
cada Sujeto Obligado. El acuse de recepción de la solicitud contendrá la fecha y hora
siguiente que sea hábil para el Sujeto Obligado, siendo hasta este momento cuando
comienza a contar el término de Ley para el otorgamiento de la respuesta al solicitante.
3.5. DE LA INFORMACIÓN SOLICITADA
La información capturada en esta sección será esencial para entender y localizar ágilmente
la información solicitada, por lo que será necesario considerar un área que permita
ingresar al menos quinientos 500 caracteres para que el solicitante pueda describir
detalladamente su petición, así como incluir una entrada que permita adjuntar archivos
electrónicos conteniendo el texto de la solicitud.
Adicionalmente, en esta sección se deberá incluir una nota para el solicitante donde se le
informe que los datos ingresados en esta sección serán públicos por lo que debe evitar
ingresar información de índole personal.
3.6. DE LOS ELEMENTOS DE SEGURIDAD DEL SISTEMA
3.6.1. ACCESO AL SISTEMA DE RECEPCIÓN DE SOLICITUDES DE INFORMACIÓN
La plataforma implementada deberá contar con un sistema de acceso basado en
nombres de usuario y contraseña correspondientes, para garantizar que los
solicitantes que cuenten con ello, accedan a la información que les corresponde.
Por otra parte, los usuarios que no deseen registrarse en el sistema tendrán
derecho a visualizar los elementos públicos, tales como la ventana de seguimiento
a solicitudes históricas y las estadísticas que genere el propio sistema o el
responsable de su administración.
3.6.2. NÚMEROS DE FOLIOS ASIGNADOS A LAS SOLICITUDES
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El sistema debe de generar un número de folio consecutivo, único e irrepetible
para asignarlo a cada solicitud, de manera que ese número identifique esa
solicitud en particular y sólo ésa. La sección donde se reporte el historial de
solicitudes deberá reflejar la totalidad de las solicitudes recibidas lo cual será
verificado por el número de folio asignado, independientemente del tipo de
respuesta otorgada.
3.7. DE LOS MEDIOS DE ALMACENAMIENTO DE LA INFORMACIÓN
Se recomienda como buena práctica para el ejercicio del derecho de acceso a la
información que el sistema utilizado cuente con algún método de respaldo, consistente en
discos duros, discos compactos, o cintas de respaldo que garanticen la seguridad y la
integridad de la base de datos del sistema que contenga datos referentes a las solicitudes,
tales como nombre, domicilio, correo electrónico, los datos opcionales y los datos mismos
de la información solicitada de manera que sea posible recuperarla en cualquier momento
futuro en caso de que se presente alguna eventualidad o se vulneren los sistemas de
seguridad.
3.8. PERIODICIDAD DE LA VALIDACIÓN DE LOS SISTEMAS ELECTRÓNICOS
El Órgano Garante realizará monitoreos permanentes a los sistemas electrónicos de los
Sujetos Obligados a fin de garantizar el acceso electrónico confiable a los usuarios en
general. Los aspectos a monitorear, serán:
3.8.1. La accesibilidad de la página donde se hospeda el sistema;
3.8.2. La base de datos históricas de las solicitudes de información;
3.8.3. Horario de recepción y de consulta del sistema de solicitudes;
3.8.4. Disponibilidad de presentar solicitud de información;
3.8.5. Resguardo de datos personales en el procesamiento de una solicitud de
información (nombre, domicilio o correo electrónico).
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3.9. REQUISITOS PARA OBTENER LA VALIDACIÓN
Los requisitos mencionados a continuación son los requeridos para obtener la validación
de los sistemas electrónicos para la recepción y tramitación de solicitudes de información
y de ejercicio de Derechos ARCO, sin perjuicio de que los aspectos señalados en los
apartados anteriores sean implementados a fin de garantizar de mejor manera el Derecho
de Acceso a la información, . Los requerimientos que deberán cumplir los sistemas de los
Sujetos Obligados se distribuyen en dos rubros temáticos:
I. ELEMENTOS DEL SISTEMA
El sistema electrónico deberá contener por lo menos los siguientes elementos:
1. Un elemento, ventana o interfaz para dar acceso a los usuarios registrados y/o en su caso permita registrarse como nuevo usuario. Este elemento deberá permitir ingresar con un nombre único de usuario y una contraseña para entrar al sistema y dar seguimiento a las solicitudes de información presentadas por este medio.
2. Un elemento, ventana o interfaz para elaborar o presentar las solicitudes de
información que cumpla con todos los requisitos establecidos en la Ley.
3. El sistema deberá generar un comprobante de la presentación de la solicitud con un número de folio consecutivo, único e irrepetible.
4. Un elemento, ventana o interfaz para seguimiento y consulta del historial de
solicitudes de información recién ingresadas por los usuarios registrados y las que se encuentren en trámite.
5. El sistema deberá generar las notificaciones y acuses pertinentes para
garantizar el derecho al acceso de información del solicitante y el procedimiento que para tales efectos se establecen en la Ley.
6. El sistema deberá establecer los mecanismos que considere necesarios y
pertinentes para garantizar la seguridad y protección de la información y los datos del solicitante.
7. El sistema deberá permitir la consulta de las solicitudes de información
durante las 24 horas del día, los 365 días del año (independientemente del horario de atención del Sujeto Obligado) de tal manera que no exista ninguna
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limitante al Derecho de acceso a la información pública y para ejercer los Derechos ARCO.
8. El sistema deberá apegarse en el proceso de acceso a la información a los
mecanismos que establece la Ley, en el Capítulo I del Título Tercero sobre el Procedimiento de Acceso a la Información y a Datos Personales.
II. SOBRE EL PROCEDIMIENTO DE ACCESO A INFORMACIÓN
Para el cumplimiento de este apartado, los sistemas deberán observar los procedimientos
que se establecen en el Capítulo I del Título Tercero sobre el Procedimiento de Acceso a la
Información y a Datos Personales, en la siguiente forma:
1. El interesado entra a la página electrónica donde se encuentra hospedado el
sistema electrónico y deberá capturar la información siguiente:
1.1. De acceso :
1.1.1. Usuario,
1.1.2. Contraseña o clave.
1.1.3. Nombre del solicitante y/o representante,
1.1.4. Correo Electrónico,
1.2. Datos personales opcionales (no obligatorios):
1.2.1. Domicilio o medio para recibir notificaciones,
1.2.2. Teléfono,
1.2.3. Edad,
1.2.4. Ocupación,
1.2.5. Genero,
1.2.6. Ciudad de residencia,
1.2.7. Estado de residencia.
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1.3. De la solicitud de información:
1.3.1. Información Solicitada: una descripción que contenga los
elementos necesarios para identificarla,
1.3.2. Modalidad de Acceso,
2. El sistema deberá generar un acuse de recibo, el cual deberá contener los
datos requeridos del apartado inmediato anterior y deberá contener un
número de folio único, consecutivo e irrepetible. El sistema deberá garantizar
la autenticidad del documento, por las formas que se estimen pertinentes.
3. El sistema deberá permitir al Sujeto Obligado prevenir al solicitante cuando no
cumpla con todos los requisitos para su admisión, para que complete los datos
faltantes dentro de los cinco días hábiles siguientes al de su presentación.
4. En caso de que contenga los elementos necesarios para admitir la solicitud
el Sujeto Obligado deberá admitir la solicitud al día hábil siguiente de su
presentación.
3.1. Cuando la solicitud de información resulte confusa, sea omisa en
contener los datos necesarios para la localización de la información, o
no satisfaga alguno de los requisitos previstos en el artículo que
antecede, y la Unidad de Transparencia no cuente con los elementos
necesarios para suplir la deficiencia, se requerirá al interesado para que
en el plazo de cinco días hábiles, contados a partir del día hábil
siguiente del requerimiento, haga las aclaraciones pertinentes o
subsane las omisiones en que haya incurrido; en este caso, el cómputo
del término para la entrega de la información solicitada iniciará una vez
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que el interesado presente la solicitud con la aclaración o corrección.
De no recibir la aclaración correspondiente, la solicitud se tendrá como
no interpuesta.
5 El Sujeto Obligado deberá resolver mediante sistema electrónico la solicitud dentro de
los 10 días hábiles siguientes a la admisión. El plazo referido, podrá ser prorrogado
por una sola vez, por un período igual, siempre y cuando así lo justifiquen las
circunstancias del caso. La respuesta otorgada deberá contener por lo menos lo
siguiente:
5.1 Nombre del Sujeto Obligado;
5.2 Número de folio de la Solicitud;
5.3 Datos de la Solicitud;
5.4 Motivación y fundamentación de la respuesta;
5.5 Puntos resolutivos sobre la procedencia o improcedencia de la solicitud;
5.6 Lugar y fecha en que se suscribe el documento;
5.7 Nombre y cargo de quien resuelve;
5.8 Firma o rúbrica.
6 En caso de que la resolución sea afirmativa o afirmativa parcial se le deberá incluir
además de los requisitos marcados en el punto anterior, la forma y medio de entrega
de la información atendiendo a lo siguiente:
6.1 Información Pública de Oficio. Si se encuentra disponible en Internet se le indicará
al solicitante, precisando la dirección electrónica completa del sitio donde se
encuentra la información requerida; alternativamente podrá proporcionarle una
impresión de la misma;
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6.2 Consulta directa. En la respuesta otorgada mediante sistema electrónico deberá
establecerse los horarios de atención en que el solicitante podrá realizar la
consulta, dicho plazo no excederá de cuarenta días hábiles.
6.3 Reproducción de Documentos. Se debe de establecer en la resolución y en caso
de que esta reproducción tenga algún costo, se le deberá de notificar al
solicitante. La Unidad de Transparencia procederá a la reproducción de la
información para entregarla al solicitante en un plazo máximo de dos días hábiles.
7 La Unidad de Transparencia deberá conservar la información que responda a la
solicitud por un plazo de 40 días hábiles, contados a partir del día siguiente a la
recepción de la solicitud; en caso de que el solicitante no se presente a recibirla en
dicho plazo, el Sujeto Obligado queda eximido de la responsabilidad de conservarla.
8 El acuse de recibo de la solicitud que genere el sistema electrónico deberá incluir
información respecto a los plazos en que deberá recibir respuesta o notificaciones, así
como también una leyenda que informe al solicitante su derecho de interponer un
recurso de revisión en caso de que el Sujeto Obligado no responda a la solicitud dentro
del plazo que para tales efectos establece la Ley.
9 AI recibir la información de manera directa en las oficinas que ocupe el Sujeto
Obligado, el solicitante deberá firmar de recibido para avalar la entrega de la
información solicitada, posteriormente este documento deberá ser publicado en la
sección del sistema electrónico donde se encuentren el historial de solicitudes a fin de
avalar que la información fue proporcionada por este medio al solicitante. En caso de
que este no se presente, la Unidad de Transparencia deberá hacerlo del conocimiento
dentro del propio sistema.
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GLOSARIO
Para efectos del presente documento y su aplicación se entenderá la definición de cada concepto
como se indica:
ACUSE DE RECIBO: el generado por medios electrónicos o sistemas de información para el
emisor, a efecto de constatar la fecha y hora en que un mensaje de datos es recibido por el
destinatario.
CONTRASEÑA: Conjunto finito de caracteres limitados que forman una palabra secreta que sirve a
uno o más usuarios para acceder a un determinado recurso. Las claves suelen tener limitaciones
en sus caracteres (no aceptan algunos) y su longitud.
DATOS PERSONALES: La información numérica, alfabética, gráfica, fotográfica, acústica o de
cualquier otro tipo, concerniente a una persona física o jurídica identificada o identificable, entre
otra, la relativa a su origen racial o étnico, domicilio, número telefónico, patrimonio, ideología,
creencias o convicción religiosa, filosófica, política o de otro género y los referidos a características
físicas, morales o emocionales, preferencias sexuales, vida afectiva o familiar, o cualquier otro
referente al estado de salud físico o mental.
DERECHOS ARCO: Derechos de acceso, rectificación, cancelación y oposición de datos personales.
ÓRGANO GARANTE o INSTITUTO: El Instituto de Transparencia e Información Pública del Estado
de Baja California.
LEY o LTAIPBC: La Ley de Transparencia y Acceso a la Información Pública para el Estado de Baja
California;
PROTOCOLO DE VALIDACIÓN: Protocolo de validación de los sistemas electrónicos implementados por los Sujetos Obligados de la Ley de Transparencia y Acceso a la Información Pública para el Estado de Baja California para la recepción y trámite de Solicitudes de Acceso a Información Pública y de ejercicio de Derechos ARCO.
PROTOCOLO DE VALIDACIÓN DE LOS SISTEMAS ELECTRÓNICOS IMPLEMENTADOS POR LOS SUJETOS OBLIGADOS DE LA LEY DE TRANSPARENCIA Y ACCESO A LA INFORMACIÓN PÚBLICA PARA EL ESTADO DE BAJA CALIFORNIA PARA LA RECEPCIÓN Y TRAMITE DE SOLICITUDES DE ACCESO A INFORMACIÓN PÚBLICA Y DE EJERCICIO DE DERECHOS ARCO
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SISTEMA ELECTRÓNICO DE RECEPCIÓN DE SOLICITUDES DE INFORMACIÓN: Los sistemas
electrónicos que los Sujetos Obligados dispongan para recibir, tramitar y dar respuesta a las
solicitudes de información.
SOLICITANTE: La persona física o moral que pida tener acceso o consultar la información pública.
SOLICITUD: Solicitud de Acceso a Información Pública.
SOLICITUD DE DERECHOS ARCO: Las solicitudes presentadas por las personas interesadas o sus
representantes para solicitar de manera gratuita, previa acreditación ante la Unidad de
Transparencia, que les dé acceso, rectifique, cancele o haga efectivo su derecho de
oposición, respecto de los datos personales que le conciernan y que obren en un sistema de
datos personales en posesión de los Sujetos Obligados.
SUJETOS OBLIGADOS: Los entes y organismos previstos en el artículo 6to. de la Ley de
Transparencia y Acceso a la Información Pública para el Estado de Baja California.
USUARIO REGISTRADO: En informática, un usuario es un individuo que utiliza una computadora,
sistema operativo, servicio o cualquier sistema informático. Por lo general es una única persona.
Un usuario generalmente se identifica frente al sistema o servicio utilizando un nombre de usuario
y una contraseña, este tipo es llamado usuario registrado. Por lo general un usuario se asocia a
una única cuenta de usuario, en cambio, una persona puede llegar a tener múltiples cuentas en un
mismo sistema o servicio (si eso está permitido). Un usuario registrado accede a un servicio a
través de un inicio de sesión luego de su autentificación.
INVITADO: es aquella persona que ingresa a la página pero no se identifica como usuario
registrado y que solamente puede ver unos contenidos restringidos.