RSE 180°

PROPUESTA:

IMPLANTACIÓN DEL MODELO DE GESTION DE RESPONSABILIDAD SOCIAL EMPRESARIAL

EMPAQUES DEL CAUCA S. A.

Presentada por:EDUARDO DE ANGULO IRAGORRI

Consultor

Popayán, Abril 15 de 2011

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1. OBJETIVO GENERAL

Implementar un programa de RESPONSABILIDAD SOCIAL EMPRESARIAL (RSE), mediante un proceso de Consultoría, en la empresa Empaques del Cauca S. A., ubicada en la ciudad de Popayán, en el departamento del Cauca, el cual contempla las siguientes áreas:

1.1.. Dirección y Gobierno Corporativo: La estructura de gobierno de la organización, incluye los dueños de la empresa, accionistas, juntas directivas y comités que corresponden al más alto nivel de la empresa.

1.2. Organización Interna: Cubre a los empleados y miembros vinculados a la organización. En este ámbito la empresa, además de respetar la ley nacional, ha de ceñirse a los acuerdos internacionales sobre el respeto a los derechos en el mundo del trabajo y a la promoción de un trabajo digno.

1.3. Medio Ambiente: Implica a los sistemas naturales vivos y no vivos, incluyendo los ecosistemas, la tierra, el aire y el agua, así como la biodiversidad del entorno.

1.4. Comunidad: La sociedad cercana y lejana además de instituciones sociales, públicas y privadas con las cuales tiene relaciones la empresa. 

1.5. Proveedores y Distribuidores: Se trata del conjunto de la cadena de valor del negocio, desde quienes aportar materiales y recursos para la labor de la empresa, hasta quienes distribuyen sus productos o servicios.

1.6. Bienes y Servicios (Clientes): Se trata de las relaciones de la empresa con sus usuarios o consumidores, de modo que hay cuestiones que van desde la calidad de la información y el etiquetado, mercado, pasando por todo el proceso de servicio a los clientes o usuarios

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2. ALCANCE

Se busca integrar los principios de la Responsabilidad Social Empresarial dentro de la gestión de la organización, tomando como base el sistema de gestión existente, desarrollando cinco módulos y realizando las siguientes actividades:

MODULO 1 - Establecer una Línea de Base: Establecer el enfoque de la organización, establecer el nivel de cumplimiento legal, establecer criterios para la gestión, definiendo un alcance específico.

MODULO 2 - Elaborar la Planeación: Consiste en caracterizar las prácticas de RSE de la organización, conocer los grupos de interés, definir políticas y estrategias para los grupos de interés, y planear acciones concretas en RSE.

MODULO 3 - Implementación: es el despliegue de la planeación a lo largo de la organización, realizando las acciones determinadas en la etapa de planeación. MODULO 4 - Generación de Informes y Reportes: Es la valoración por parte de la organización de su estrategia de RSE, mediante la elaboración de Reporte de Sostenibilidad, en el cual la empresa debería reportar su desempeño económico, social y ambiental.

MODULO 5 - Retroalimentación del Proceso: Consiste en realizar planes de ajuste tendientes a mejorar la planeación y la obtención de resultados de la planeación e implementación.

El consultor acompañara a la empresa en todas las etapas del proceso, para lo cual, previo al inicio, deberá presentar un plan de acción, que incluya un cronograma de realización del proyecto.

Esta consultoría en RSE se realizará en su ciudad de Popayán en el departamento del Cauca. Como consecuencia de este proceso se deberá

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suscribir un contrato en el que intervienen la empresa Empaques del Cauca S. A. y el Consultor.

3. PRODUCTOS ESPERADOS

Los productos esperados, una vez terminado cada modulo, se detallan a continuación:

◊ Informe No.1 “Marco de RSE”: Requisitos y Línea Base: Definición de la posición de la empresa sobre su RSE, la revisión inicial del cumplimiento del marco regulatorio y la ubicación de la RSE en la estrategia empresarial. Este documento debe enmarcar el accionar y el planteamiento de la empresa frente al tema, indicando un compromiso explicito con la sostenibilidad, respetando la diversidad, involucrando a los integrantes de la organización y definiendo explícitamente una política, soportada en objetivos y planes de acción.

◊ Informe No.2 “Sistematización de Documentos”. Planeación: Constará de una caracterización de las prácticas de RSE de la empresa, a través de instrumentos cualitativos y cuantitativos, la identificación de los grupos de interés, la implicación y participación de los grupos de interés relevantes y la determinación de la aplicación según áreas del Programa. Define las responsabilidades al interior de la organización, y muestra el “como” la empresa incorporará las prácticas de RSE en la gestión. Debe reflejar la identificación y priorización de todos los grupos de interés, y como se relaciona con el plan estratégico y el sistema de gestión. Constituye el mapa que le permite a la egresa avanzar en la incorporación de prácticas.

◊ Informe No.3 “Implementación de Indicadores”: Conlleva la ejecución de acciones, el aprendizaje organizacional de RSE, para el desarrollo de las habilidades y competencias necesarias, la implementación de indicadores, el fortalecimiento comunicativo y las instancias organizacionales que soporten y conduzcan el proceso.

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◊ Informe No.4 “Informe de Sostenibilidad en forma física y electrónica”: Es la construcción del Informe de Sostenibilidad, en la perspectiva de indicadores propios y GRI (Global Report Initiative), y de modo que sea compatible con los modelos internacionales. Este informe plasma el “que” y el “como”, la organización ha realizado la incorporación de prácticas. Proyecta la transparencia y comunica los resultados a todos los grupos de interés.

◊ Informe No. 5 “Planeación del año 2”. Retroalimentación: Implica el proceso de Plan de Ajuste: Verificación Externa, Publicación, Correctivos, Diseño y Desarrollo de nuevos procesos de ajuste de la empresa a sus principios de RSE. En este plan del año 2, debe quedar pasmado el compromiso de la dirección de la empresa, y la como va a alcanzar las metas y objetivos, incluida las destinación de recursos y los responsables de llevar a cabo la implementación. Es el mapa que sigue la empresa de manera autónoma y donde profundiza en los ámbitos temáticos de la RSE.

Adicionalmente una vez termine el proceso de consultoría, el empresario tendrá:

Informe de Sostenibilidad el cual debe contener los indicadores propios y algunos de los 16 indicadores GRI escogidos, que aumentarán en el año dos a 18.

Solución informática que permitirá hacer los seguimientos anuales, a esta consultoría.

4. CRONOGRAMA DEL PROYECTO

Las actividades de la Consultoría comprenden la capacitación y el trabajo grupal que se desarrollara, tanto con el personal administrativo como el operativo, en relación con la Implantación de cada uno de los requisitos del Modelo de Gestión de Responsabilidad Social Empresarial, y la asesoría

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como tal en la Implementación del programa, las cuales se desarrollaran en las instalaciones de la empresa.

Empaques del Cauca S. A. recibirá la visita periódica del Consultor, quien apoyará a los responsables de la implantación del modelo de gestión de Responsabilidad Social Empresarial en la solución de inquietudes en la aplicación de la metodología, la documentación y finalmente la revisión de las tareas.

5. NORMAS GENERALES PARA LA REALIZACION DEL PROYECTO:

Para la Implantación del Modelo de Gestión de Responsabilidad Social Empresarial se requiere del suministro de los recursos físicos necesarios (computador, impresora, servicio de fotocopiado, refrigerios, otros), que permitan la multiplicación del sistema al interior de la empresa.

Este proyecto de mejoramiento empresarial es contratado en la ciudad de Popayán. En caso de requerirse traslados a otras ciudades o sedes de la empresa, los costos de ellos y la respectiva manutención correrán por cuenta de la empresa.

Cualquier modificación o adición al contrato original, será estipulada por escrito y formalizado como adición del mismo.

El programa tiene una duración de ciento cincuenta (150) horas y se desarrolla en un tiempo máximo de nueve (9) meses a partir de la fecha de iniciación. Las actividades de consultoría se distribuyen con mayor precisión luego de elaborado el plan de trabajo de Implementación..

6. PERSONAL DE LA EMPRESA

Líder del proyecto. Se requiere del nombramiento del líder del proyecto, quien será el responsable de liderar la Implantación y mantenimiento del Sistema de Gestión de Responsabilidad Social dentro de la empresa. Esta persona servirá de Facilitador durante el desarrollo de la Consultoría.

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Dedicación máxima del 50% de su tiempo durante el desarrollo del proyecto. No es un cargo adicional, es una función extra.

7. CONDICIONES COMERCIALES

7.1 Valor de la Inversión

El valor de la inversión en este proyecto es de $10.500.000 (DIEZ MILLONES QUINIENTOS MIL PESOS MCTE), pagaderos en seis cuotas durante los nueve meses de duración de la Consultoría. Este valor no incluye IVA.

7.2 Forma de Pago

Un 10% del valor del contrato, o sea la suma de $1.050.000 (UN MILLON CINCUENTA MIL PESOS MCTE) como anticipo, a la firma del contrato, previa presentación de la respectiva cuenta de cobro.

Un 10% del valor del contrato, o sea la suma de $1.050.000 (UN MILLON CINCUENTA MIL PESOS MCTE) a la entrega del primer informe, correspondiente al Modulo 1, previa presentación de la respectiva cuenta de cobro y aprobación del informe por parte de la Gerencia de la empresa.

Un 20% del valor del contrato, o sea la suma de $2.100.000 (DOS MILLONES CIEN MIL PESOS MCTE) a la entrega del segundo informe, correspondiente al Modulo 2, previa presentación de la respectiva cuenta de cobro y aprobación del informe por parte de la Gerencia de la empresa.

Un 20% del valor del contrato, o sea la suma de $2.100.000 (DOS MILLONES CIEN MIL PESOS MCTE) a la entrega del tercer informe, correspondiente al Modulo 3, previa presentación de la respectiva cuenta de cobro y aprobación del informe por parte de la Gerencia de la empresa.

Un 20% del valor del contrato, o sea la suma de $2.100.000 (DOS MILLONES CIEN MIL PESOS MCTE) a la entrega del cuarto

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informe,correspondiente al Modulo 4, previa presentación de la respectiva cuenta de cobro y aprobación del informe por parte de la Gerencia de la empresa.

Un 20% del valor del contrato, o sea la suma de $2.100.000 (DOS MILLONES CIEN MIL PESOS MCTE) a la entrega del quinto y último informe, correspondiente al Modulo 5, previa presentación de la respectiva cuenta de cobro y aprobación del informe por parte de la Gerencia de la empresa.

8. LEGALIZACION DEL CONTRATO

Este proyecto de consultoría especializada en Responsabilidad Social Empresarial se legalizará mediante contrato que suscribirán la empresa y el Consultor, el cual incluirá los términos de referencia aquí presentados.

9. ACEPTACIÓN DE LA PROPUESTA

La empresa debe enviar carta al proponente en donde manifieste su aceptación técnica y económica a éste propuesta y al proyecto y fijar una fecha de reunión en la cual se determinara la fecha y día inicio del mismo

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