propuesta mejora logistica

1

PROPUESTA DE MEJORA PARA LA LOGSTICA DE ABASTECIMIENTO EN LA

EMPRESA C.I LAMINAIRE

ROBINSON MARTIN USUGA RUEDA

UNIVERSIDAD DE SAN BUENAVENTURA

FACULTAD DE INGENIERIAS

INGENIERIA INDUSTRIAL

2010

FFACULTAD DE IINGENIERAS

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PROPUESTA DE MEJORA PARA LA LOGSTICA DE ABASTECIMIENTO EN LA

EMPRESA C.I LAMINAIRE

ROBINSON MARTIN USUGA RUEDA

Proyecto de grado para optar al ttulo de Ingeniero industrial

Asesor

BEATRIZ LILIANA GOMEZ

Ingeniera

UNIVERSIDAD DE SAN BUENAVENTURA

FACULTAD DE INGENIERIAS

INGENIERIA INDUSTRIAL

2010

FFACULTAD DE IINGENIERAS

3

Nota de aceptacin:

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_____________________________________

_____________________________________

____________

_____________________________________

Firma del presidente del jurado

Firma del jurado

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Firma del jurado

Medelln, Junio de 2010

4

AGRADECIMIENTOS

Los resultados obtenidos en la ejecucin de este proyecto fueron gracias a la

colaboracin de la empresa LAMINAIRE a travs de la Gerente Administrativa

Dra. Beatriz Lennis y al Ingeniero Carlos Mario Palacio quienes facilitaron los

recursos necesarios para el desarrollo de las actividades propias del proyecto,

y me brindaron orientacin en el desarrollo del trabajo.

A la asesora Beatriz Liliana Gmez que con su valioso aporte y conocimiento

me orient en las diferentes etapas del proyecto.

5

TABLA DE CONTENIDO

Pg.

INTRODUCCION 13

1. DEFINICION DEL PROBLEMA 14

2. JUSTIFICACION 16

3. OBJETIVOS 17

3.1. OBJETIVO GENERAL 17

3.2. OBJETIVO ESPECIFICO 17

4. PRESENTACION DE LA EMPRESA 18

5. MARCO TEORICO 20

5.1. EL ABASTECIMIENTO O APROVISIONAMIENTO 20

5.1.1. Calculo de necesidades 20

5.1.2. Compras o adquisicin 20

5.1.3. Obtencin 20

5.1.4. Preparacin 21

5.1.5. Puntos importantes 22

5.2. RECEPCIN 24

6. METODOLOGIA 28

6.1. TIPO DE ESTUDIO 28

6.1.1. Terico 28

6.1.2. Practico 28

6.2. METODOS USADOS 28

6.2.1. Mtodo explorativo 28

6.2.2. Mtodo descriptivo 28

6

6.3. POBLACIN 28

6.3.1. rea de compra de materia prima 28

6.3.2. rea de recepcin de materias primas 29

6.3.3. rea de sistemas 29

6.4. MUESTRA 29

6.5. FUENTES DE INFORMACION 29

6.5.1. Fuentes de informacin primaria 29

6.5.2. Fuentes de informacin secundaria 29

6.6. TECNICAS PARA LA RECOLECCIN DE INFORMACION 30

6.7. TRATAMIENTO DE LA INFORMACION 30

7. ALCANCE 31

8. DESARROLLO DE LA PROPUESTA 32

8.1. DIAGNSTICO GENERAL DE LA SITUACIN 32

ACTUAL DE LA LOGISTICA DE ABASTECIMIENTO

8.1.1. Que comprar 32

8.1.2. Listado maestro actual de materia prima 33

8.1.3. Cuanto comprar 33

8.1.4. Cuando comprar 33

8.1.5. A quien comprar 34

8.1.6. Como comprar 34

8.1.7. Informe de mximos y mnimos 35

8.2. CONCLUSIONES DE LA SITUACION ACTUAL 36

8.3. ASPECTOS PARA MEJORAR LA LOGISTICA DE COMPRA 37

8.4. DESCRIPCIN GENERAL DE LA PROPUESTA 38

8.4.1. Clasificacin de inventarios bajo el modelo ABC 41

8.4.2. El sistema para el control de materiales 47

7

8.4.3. Diseo de una hoja de clculo en Excel 51

8.4.4. Propuesta para metodologa de compras 51

8.4.5. Formato para evaluacin y seleccin de proveedores 54

8.4.6. Recepcin de materiales 54

8.4.7. Propuesta para reduccin de materiales 54

8.5. EVALUACIN DE RESULTADOS 56

8.5.1. Resultados cualitativos 56

8.5.2. Resultados cuantitativos 56

9. CRONOGRAMA 57

10. CONCLUSIONES 58

11. BIBLIOGRAFIA 61

8

LISTA DE GRAFICAS

Pg.

Grafica 1. Costo total del inventario 48

Grafica 2. Costo de materia prima pendiente 49

Grafica 3. Costo de materia prima excedente 49

Grafica 4. Porcentaje de excedente de inventario 50

9

LISTA DE ANEXOS

Pg.

Anexo 1. Listado maestro actual de materias primas 62

Anexo 2. Diseo de una hoja de Excel 72

Anexo 3. Formato para evaluacin y seleccin de proveedores 73

Anexo 4. Formato para orden de compra 74

10

RESUMEN

En la actualidad las empresas modernas que quieren permanecer vigentes, en

el mundo de la globalizacin, requieren de cambios permanentes que le

permitan estar en el mercado, para esto es necesario que haya un proceso de

continuo cambio y evolucin debido a que la competencia es cada vez mayor, y

el que no se actualice permanentemente, se arriesga a salir del mundo de los

negocios.

Por eso es importante que al interior de las empresas exista un proceso de

mejora continua, donde se busque tener ventajas competitivas respecto a la

competencia y presente estrategias diferenciadoras.

Este proyecto plantea una propuesta de cambio en el proceso de la logstica de

abastecimiento en las reas de compras y recepcin de materiales comprados.

Para lograrlo se hace un diagnstico inicial del estado de estas dos reas, se

registra la informacin, luego se analizan los resultados para encontrar las

oportunidades de mejora, en los siguientes aspectos:

Valor del inventario

Minimizar errores

Reordenes

Reducir costos

Inversin requerida

Afrontar demanda

Inventario inmovilizado

Estadsticas del negocio

Niveles bajos

11

Evitar errores pequeos en compras

Entendimiento en tipo de inventario.

Posteriormente se elabora una propuesta de cambio con el nimo de mejorar

las decisiones de compras y darle ms velocidad a los procesos logsticos con

la premisa de ser cada vez ms rpidos, acertados y econmicos en las

decisiones de compras. Adems de la recepcin de materiales.

Esta propuesta de mejoramiento est soportada en la implementacin del

sistema de cdigo de barras, y con la asesora de la empresa Servibarras.

Esta propuesta se basa en la implementacin de mtodos de trabajo que

ayuden a controlar diversos aspectos importantes para tomar decisiones

acertadas y a tiempo. Estos aspectos son:

Clasificar los inventarios automticamente bajo el modelo ABC:

Identificar los consumos promedios diarios de acuerdo a un rango de

tiempo establecido.

Identificar las frecuencias de salidas de inventario por referencia.

Mostrar los saldos de inventario

Mostrar los das de inventario

Organizar la desviacin en das en forma positiva o negativa

Organizar la desviacin en unidades en forma positiva o negativa

Generar el costo unitario

Generar el costo total por referencia

Generar las unidades faltantes o excedentes por referencia

Generar el costo total de las unidades faltantes o excedentes por referencia

Identificar el costo total del inventario

Mostrar los materiales en trnsito

12

Dar alertas de seguridad por lmites de escasez, excedente o punto de

equilibrio.

Organizar y clasificar por lneas

Flexibilizar consulta por rangos de tiempo.

Flexibilizar consulta por lneas y categoras

Comparar los costos totales de los inventarios mes a mes.

13

INTRODUCCIN

Toda actividad empresarial tiene como objetivo la generacin de valor, por lo

que se requiere trabajar con una planta de produccin en la que los procesos

se encuentren organizados en forma lgica, que permita aprovechar al mximo

los recursos como: materiales, fuerza de trabajo, equipo, planta y capital.

La empresa debe contar con una adecuada organizacin de los procesos de

compras, recepcin, y registro de las materias primas e insumos que permita

adecuarse a los posibles cambios acordes a su crecimiento y a la globalizacin

del mercado al obtener la organizacin de los procesos, adems de la veraz

informacin suministrada en las diferentes reas se puede dar ejecucin y

cumplimiento a las rdenes de produccin en los tiempos programados, con el

fin de tener cada vez un mejor nivel de servicio al cliente, inventarios

confiables y costo controlado.

Es por estas razones que el abastecimiento, recepcin y trato adecuado a los

materiales juegan un rol importante en la productividad y rentabilidad de la

compaa, ya que la velocidad con que las materias primas e insumos se

convierten en productos terminados beneficia el trougthput de la compaa y la

satisfaccin del cliente.

En este trabajo se pretende dar pautas para que la empresa pueda tener

niveles ptimos de confiabilidad en sus compras e inventarios, obteniendo

resultados en tiempo, cantidad y calidad, de fcil identificacin y manipulacin,

basados en una adecuada logstica de abastecimiento.

14

1. DEFINICION DEL PROBLEMA

En la actualidad la empresa C.I. LAMINAIRE S.A. se encuentra en un proceso

de crecimiento acelerado, el abastecimiento de materias primas e insumos no

est organizado de una forma adecuada que permita un alto grado de

confiabilidad, para tomar decisiones de compras acertadas y en el menor

tiempo posible.

La planeacin en los procesos que se ejecutan en la logstica de

abastecimiento presenta falencias en la estructura organizacional debido a

factores como: falta de planeacin y programacin en las compras, y falta de

mtodos para la recepcin de las materias primas proveniente de proveedores.

Los factores antes mencionados incrementan los costos en la logstica de

abastecimiento, adems originan retrasos en la produccin que a la larga

generan demoras e incumplimiento con las fechas de entrega de pedidos a los

clientes nacionales e internacionales.

Los sobrecostos en el proceso son ocasionados por las siguientes variables:

Incremento en la nmina del personal de Logstica por horas extras y/o

turnos adicionales.

Compras inadecuadas de materias primas (obsoletas, cantidades

incorrectas por exceso o defecto, baja calidad).

Falta de confiabilidad en los proveedores.

Deficiencias en la comunicacin con proveedores

Falta de alianzas estratgicas.

Falta de sistematizacin de la informacin.

15

Improvisacin en la programacin de las compras y la recepcin de

materias primas.

16

2. JUSTIFICACIN

La organizacin y buen desempeo de una empresa puede estar afectada por

diversos factores, por eso se examinar de qu manera se estn realizando las

actividades que intervienen en el proceso de abastecimiento, para darle una

nueva orientacin que mejore y agilice la secuencia lgica de las operaciones

de compras y recepcin, de materias primas e insumos dentro de la compaa.

Para la empresa C.I. LAMINAIRE S.A. la formulacin de metodologas nuevas

para ejecutar la compra recepcin y registro de materias primas e insumos

contribuir al mejoramiento en la eficiencia, y a la retroalimentacin de la

informacin, preparar a la empresa para que pueda adaptarse a cualquier

cambio y prepararse para el crecimiento permanente; adems, esto mostrar a

las directivas la situacin actual del proceso de compras, recepcin y registro

de materias primas e insumos le dar herramientas para mejorarlos,

reduciendo costos de inventario, disminuyendo paros de produccin

ocasionados por materia prima de mala calidad o agotadas, simplificando

gastos administrativos, minimizando los materiales obsoletos o de baja

rotacin.

17

3. OBJETIVOS

3.1 OBJETIVO GENERAL

Disear una propuesta de mejora a los mtodos actuales y al software

existente para lograr una ptima integracin de los procesos que intervienen en

la logstica de abastecimiento (compras y recepcin de materiales) al interior de

la empresa C.I. LAMINAIRE S.A., a travs de un estudio de la situacin actual,

3.2 OBJETIVOS ESPECFICOS

Realizar el diagnstico de la situacin actual del proceso de compras y

recepcin de materias primas e insumos comprados

Plantear cambios para modificar la metodologa en la elaboracin de

rdenes de compra, ventanas horarias, recepcin e inspeccin por muestreo, y

clasificacin de materiales para mejorar los siguientes aspectos:

- Gestin de compras.

- Volmenes, confiabilidad y tiempo de rotacin de los inventarios

- Sistematizacin de los procesos de informacin.

- Decisiones de compras.

- Metodologa para la recepcin de materias primas

18

4. PRESENTACION DE LA EMPRESA

C.I. LAMINAIRE S.A. fue fundada en Medelln el 8 de Octubre de 1984. Sus

orgenes se remontan a una oficina y una bodega ubicada en Itag; gracias

a su fundador, el seor William Ortiz, C.I. LAMINAIRE, hoy sociedad

annima y comercializadora internacional, se consolida como una de las

empresas prometedoras en la fabricacin y comercializacin de toda clase

de rejillas, difusores y accesorios para sistemas de aire acondicionado.

En la actualidad la compaa cuenta con una planta propia de produccin y

una planta de pintura en polvo electrosttica, ubicada en la ciudad de

Medelln en el sector de Guayabal; en la Calle 7 sur Nro. 50C-36, capaz de

entregar productos con los mejores estndares de calidad en el menor

tiempo posible.

La empresa aporta continuamente al desarrollo econmico del pas,

generando aproximadamente 150 empleos directos y 8 maquilas; se abre

camino paso a paso en el sector de la produccin metalmecnica y se

posiciona como orgullo antioqueo.

La compaa tiene por objeto brindar todo el servicio relacionado con los

sistemas de aire acondicionado como: fabricacin de rejillas y difusores,

diseo, importacin, venta de repuestos y asesora tcnica.

La comercializacin de los productos manufacturados por C.I. LAMINAIRE

abarca un mercado amplio a nivel nacional e internacional ya que cuenta

con una distribuidora propia en la ciudad de Miami, U.S.A., desde donde se

distribuyen los productos a Norte, Centro y Suramrica. A nivel local cuenta

19

con una red de distribuidores en las principales ciudades del pas, cubriendo

as todo el territorio nacional.

20

5. MARCO TERICO

5.1 EL ABASTECIMIENTO O APROVISIONAMIENTO

En las empresas manufactureras el abastecimiento es una funcin logstica a

travs de la cual, se garantiza que los materiales e insumos necesarios para

los procesos productivos estn en la compaa en la cantidad adecuada, en el

momento justo y con las caractersticas de calidad pertinentes, para lograr esto

se requieren unas actividades dentro del proceso. Como:

5.1.1. Calculo de necesidades. Es una actividad de planeacin, donde

intervienen factores matemticos, de pronsticos, y estadsticos para lograr

tener la empresa funcionando, es prever las necesidades en tiempo, fechas

especficas, en cantidades parciales o totales

El clculo de las necesidades se hace con los pedidos o la requisicin hechos

por el proceso que lo requiere, para consumir, reemplazar, para reserva, para

proyectos especficos, todo esto enmarcado dentro del factor tiempo.

5.1.2 Compra o adquisicin. Se refiere a la ejecucin de la compra en las

cantidades necesarias, a precio razonable, con las especificaciones de calidad

de acuerdo al uso, en el tiempo adecuado, y con un servicio satisfactorio.

Los objetivos especficos ms importantes de esta actividad son:

5.1.3 Obtencin. Se refiere a obtener los productos requeridos, se inicia con

la elaboracin del pedido, para garantizar la continuidad de los procesos con el

nimo de evitar demoras, paros en la produccin, y reprogramaciones,

verificando la cantidad y calidad de lo que se recibe

21

5.1.4 Preparacin. Es la entrega del proveedor cumpliendo con las

condiciones pactadas en la orden de compra en cuanto a tiempo, cantidad,

precio, calidad, condiciones de pago, y dems consideraciones

La funcin del abastecimiento es necesaria desde el momento en que on objeto

o servicio debe ser buscado por fuera de la empresa, para lo cual se requieren

algunos objetivos como.

Garantizar un flujo permanente de materiales, de suministros y servicios

necesarios para el adecuado funcionamiento de la empresa.

Nivelar las existencias de inventarios para poder invertir de manera

adecuada, adems de reducir las prdidas a niveles muy bajos

Tener inventarios mnimos, pero sin dejar agotar las existencias.

Garantizar niveles de calidad acordes al uso y especificaciones del producto.

Monitorear que los proveedores activos sean competentes

Normalizar todos los productos que se adquieren

Comprar solo los productos y servicios necesarios, a precios bajos

Tener a la organizacin en un nivel competitivo alto.

Lograr un aprovisionamiento adecuado con unos costos administrativos

bajos.

No es fcil organizar la empresa en torno a estos objetivos, porque adems de

las necesidades internas se deben tener en cuenta las condiciones del

medio, ya que con el contacto que se tiene con el mundo exterior, es posible

saber que pasa afuera.

22

La tarea fundamental del gerente de abastecimiento consiste en localizar

fuentes confiables de suministros, asegurar y mantener su cooperacin e

inters para lograr beneficios comunes.

5.1.5 Dos puntos importantes: La previsin como plan general y los plazos

requeridos para proyectos especiales, para los cuales el factor ms importante

es el tiempo.

En las empresas de un tamao medio hacia arriba se debe tener un gerente o

jefe de abastecimiento, cuya funcin es desarrollar estrategias para obtener

productos e insumos que satisfagan las necesidades de la empresa, adems

de conseguir aliados estratgicos, negociaciones ptimas, desarrollar

proveedores nuevos; todo con el nimo de mantener la empresa en niveles

altos de confiabilidad, trazando planes que se reflejen en el corto y mediano

plazo.

El gerente de abastecimiento es el responsable de planificar y controlar los

materiales, adems de la programacin con produccin, investigacin de

nuevos mercados y tecnologas, adems de la programacin de las compras,

entradas y salidas de materiales, reduccin de desperdicios, para mantener la

empresa en los niveles esperados.

Para lograr la mxima utilizacin y conservacin de las compras y de los

materiales se deben aplicar una serie de normas

En lo que se refiere al clculo de necesidades, el gerente de abastecimiento

debe considerar la poltica de la empresa para definir sobre los siguientes

puntos:

El gerente de abastecimiento debe tener contacto con otros departamentos de

la empresa, ya que son ellas los clientes internos de su proceso.

Con produccin. Para determinar:

Los productos: que se requieren para las actividades programadas segn el

volumen necesario.

23

Periodicidad: Frecuencia con que se requieren los productos, con el fin de

determinar el momento de hacer la compra y evitar la falta de estos.

La calidad: y la referencia o tipo de cada artculo o producto que se requiere.

Con logstica. Para determinar factores importantes como:

Cantidad de productos que tienen mucho inventario

Capacidad de almacenar cada producto.

Nuevas necesidades o formas de almacenar

Material y equipo para mantenimiento

Capacidad de los equipos y materiales de

Nuevos equipos para operar las bodegas o almacenes.

Con el jefe de compras para definir procesos de:

Formas de mantener la continuidad del abastecimiento.

Garantizar la calidad de los productos que se adquieren.

Localizar nuevos productos, materiales y fuentes de aprovisionamiento.

Con el rea comercial para definir:

Como proporcionar datos sobre la planificacin de productos terminados

Fechas necesarias para la entrega de los productos finales.

Con el proceso contable para conocer:

Registros de inventarios para garantizar los activos de la compaa.

Conciliacin de inventarios.

Efectuar inventarios cada vez con mayor facilidad

24

Con el gerente de abastecimiento. Este debe determinar la responsabilidad

competente al comprador, adems de la forma como debe llevar a cabo las

compras en cuanto a:

La manufactura durante un tiempo determinado.

Cumplir un determinado plan para la compra de materiales.

Efectuar una orden de compra especfica.

La compra de un material nuevo que debe tenerse en existencia.

Determinar la cantidad de dinero que se debe invertir en una sola compra.

Definir lugares adecuados para almacenar y preservar los productos.

5.2 RECEPCIN:

Es el primer contacto que se tiene con las materiales que se van almacenar,

es en este punto donde se debe comenzar la buena calidad tanto del producto

como de la informacin. En esta operacin se desarrollan varias actividades

que deben ser realizadas por el personal entrenado y siguiendo un

procedimiento que asegure la calidad del proceso.

Actualmente existe software de inventarios que incluyan el recibo programado

de mercancas incluyendo la hora exacta en la que el proveedor debe hacer la

entrega.

Las buenas prcticas de manufactura recomiendan, incluso en el momento del

recibo, realizar una inspeccin al camin que transporta la mercanca para

descartar posible contaminacin, deterioro o maltrato de los productos.

Las actividades ms importantes de la recepcin son:

Descargue de mercanca: Se debe verificar que la carga haya sido

transportada en optimas condiciones, que el material de empaque y el

producto estn en buen estad. Se debe contar con el equipo necesario

para correcta manipulacin, con el fin de obtener una buena eficiencia

en el descargue y poca demora al transportador. Se debe evitar el

25

cargue manual cuando el peso es demasiado alto (superior a 25Kg.) y

manejar un programa de entregas para evitar congestiones en el rea de

recepcin

Verificacin: Se trata de verificar lo recibido contra lo pedido. Se debe

conocer con anticipacin el tipo de mercanca que se va a recibir con

todas las especificaciones del producto a travs de una orden de

compra, nombre del proveedor, cantidad, unidad de empaque y dems

requisitos establecidos por la empresa. Se debe dejar escrita cualquier

diferencia que se presente entre lo que se pidi y lo que se est

recibiendo. Es importante tener en estos casos, definidos los parmetros

acerca de cundo rechazar la entrega por incumplimiento de requisitos;

para ello se pueden clasificar los requisitos que son crticos como la

calidad, las especificaciones tcnicas del producto y los que no son

crticos como pequeas diferencias en la cantidad o en la unidad de

empaque.

No podemos olvidar que unos de los principales objetivos de la

verificacin es la confrontacin de lo recibido contra lo pedido, para esto

es necesario elaborar un conteo total de la mercanca con el fin de

certificar la entrega. En muchos casos no es posible contar la totalidad

de los artculos que se reciben y solo se cuentan las unidades de

empaques mayores.

Es estos casos se debe tomar muestra aleatoria de varias unidades de

empaque y verificar su contenido estableciendo un margen de error

permitido para la muestra tomada.

26

PROCESO DE RECEPCION DE MERCANCIA

En estos casos se debe tener presente que los errores en cantidades y

en calidad que no se detectan a tiempo en el recibo de la mercanca,

son los que ms tarde entorpecern el proceso productivo, en el caso de

las empresas manufactureras y generaran ajustes en los inventarios en

las empresas comerciales.

El proceso de recepcin se convierte entonces en el filtro que debe

corregir los errores que vienen del proveedor ya que las dems

actividades del almacn no tienen como objetivo principal la revisin

detallada de la mercanca.

Informe de recepcin: Esta fase del proceso alimenta el sistema de

informacin que genera la llegada de los productos al almacn. El

informe de recepcin es la certificacin que hace el almacn acerca de

la mercanca que recibe. El sistema debe descontar de forma automtica

la cantidad recibida de cada referencia de la orden de compra para

evitar que se compre nuevamente.

Rotulacin de la mercanca: Por norma general de almacenamiento,

todas las unidades almacenadas deben estar identificadas con un rotulo.

No se debe economizar en este punto ya que puede ser costoso porque

interfiere en las dems actividades del almacn. En el punto inicial de la

recepcin se debe contar con una impresora que genere el rotulo para

cada unidad de empaque recibido la cual debe contener, la descripcin

del artculo, el cdigo en el inventario, la cantidad, nombre del

DESCARGUE DEL

VEHICULO

ROTULACION INGRESO AL SISTEMA

VERIFICACIN

27

proveedor, fecha de recepcin, aunque no se recomienda no tener

informacin que no se vaya a utilizar para evitar la saturacin de esta.

Aparentemente la recepcin es una operacin sencilla, pero es un

proceso que incluye actividades que deben estar documentadas en un

procedimiento escrito para asegurar que se hagan bien y de la mejor

manera.

Resulta til porque permite detectar tareas que se ejecutan en el

proceso y pueden ser eliminadas.

Existe una tendencia a simplificar el proceso de recepcin de materiales

a travs de la certificacin de los proveedores, con lo cual se reduciran

las actividades de conteo al recibir la mercanca, verificacin de

cantidades pedidas y recibidas y el control de calidad

En la actualidad existen sistemas ms dinmicos de flujo que suprimen casi por

completo el estado de almacenamiento, es decir que se convierte el centro de

almacenamiento en un centro de flujo de mercancas, uno de estos sistemas es

el crossdoking, que consiste en recibir mercanca de distintos proveedores en

el mismo lugar desde donde se consolidan los pedidos de los clientes y se

pueden despachar el mismo da en gastos de almacenamiento y transporte.

Estas soluciones permiten un flujo ms rpido de productos hacia el cliente

final.

28

6. METODOLOGA

6.1 TIPO DE ESTUDIO

6.1.1 Terico. Se tendrn en cuenta los principios fundamentales de la

logstica de abastecimiento, para obtener mayor eficiencia y eficacia en los

procesos de compras y recepcin de materias primas, logrando economizar en

gastos, trmites, simplificacin de procesos, y mejor disposicin en la recepcin

de los materiales comprados.

6.1.2 Prctico. Se desarrolla segn las necesidades de la compaa.

6.2 MTODOS USADOS

6.2.1 Mtodo explorativo. Este nos permite a travs de la informacin

obtenida realizar un diagnstico de la situacin actual.

6.2.2 Mtodo descriptivo. Este nos da un parmetro de comparacin para

evaluar los resultados obtenidos con la propuesta planteada.

6.3 POBLACIN

El proyecto se realizar en la empresa LAMINAIRE dedicada a la fabricacin

de rejillas y accesorios para aire acondicionado a nivel industrial y comprende

la logstica en las compras y la recepcin de los materiales comprados,

teniendo en cuenta todos los aspectos que intervienen en el proceso.

6.3.1 rea de compras de materias primas. Comprende toda el rea donde

se planean, programan y ejecutan las compras.

29

6.3.2 rea de recepcin de materias primas. Comprende desde el momento

en que los materiales llegan a la compaa, hasta que son llevados a su

respectiva ubicacin.

6.3.3 rea de sistemas. Comprende el rea de trabajo de las personas que

desarrollan software en la empresa.

6.4 MUESTRA

El estudio se realizar en las reas de compras y recepcin de materias primas

del proceso logstico, aunque existen 6 reas que hacen parte de este proceso:

Inventrios

Almacenamiento

Preparacin de pedidos para produccin

Despacho de pedidos a produccin

Distribucin a terceros

Transporte

6.5 FUENTES DE INFORMACIN

6.5.1 Fuentes de informacin primaria. La informacin primaria para este

proyecto es tomada de las personas involucradas en el proceso de logstica

como son: Auxiliar de Logstica, Auxiliar de almacn, Personal Operativo, Jefe

de Logstica de Abastecimiento, Gerencia Administrativa y por medio de la

observacin directa del proceso logstico en la planta de produccin de

LAMINAIRE

6.5.2 Fuentes de informacin secundaria. Para la investigacin se obtiene

informacin de los registros y procedimientos existentes en la compaa sobre

datos histricos referentes a volmenes de compras, metodologas para las

compras, la recepcin de materias primas y sistema de informacin (software).

30

La informacin secundaria para el proyecto tambin se obtiene a partir de libros

y documentos de logstica para el abastecimiento y en documentos de Internet.

6.6 TCNICAS PARA LA RECOLECCIN DE LA INFORMACIN

- Se hace un diagnstico de la logstica actual para el abastecimiento y la

recepcin de materias primas tomando nota de todas las acciones utilizadas

para el desarrollo de las actividades.

- Se hace un listado de los procesos ejecutados

- Se hace muestreo a los diferentes pasos con los cuales se tramita una

compra y la recepcin de esta.

- Se recopilan cuadros y formatos de la situacin actual.

- Se hacen entrevistas al personal involucrado en la logstica de

abastecimiento como: personal operativo, Auxiliar de logstica, jefe de

logstica de abastecimiento, ingeniera industrial, sistemas, gerencia

administrativa.

- Se consulta la informacin de la empresa.

- Se hace una propuesta para mejorar la logstica de abastecimiento.

6.7 TRATAMIENTO DE LA INFORMACIN

- Se hacen tablas de control para evaluar los resultados del diagnstico.

- En las tablas de control se registran los resultados obtenidos.

- Se generan datos estadsticos de la situacin actual de la logstica de

abastecimiento.

- Se hace un comparativo de la situacin actual con la propuesta realizada

para evidenciar las diferencias.

31

7. ALCANCE

Este proyecto pretende presentar una propuesta de mejora en la logstica de

abastecimiento, en la compra y recepcin de materias primas e insumos que

hacen parte de los productos manufacturados por la compaa; al igual que los

materiales indirectos que son necesarios para la adecuada ejecucin de los

procesos como: material de empaque y embalaje, accesorios y otros

componentes

Esta propuesta no plantea dejar la cadena de abastecimiento totalmente

normalizada, si no crear unas pautas flexibles a futuros cambios, debido a que

este es un proceso que se ve afectado de acuerdo al volumen de la demanda,

los cambios en la tecnologa y la globalizacin del mercado.

El tiempo estipulado para la elaboracin de este trabajo es de 3 meses, para lo

cual se elabora un cronograma de trabajo con actividades y fechas

establecidas.

32

8. DESARROLLO DE LA PROPUESTA

8.1 DIAGNSTICO GENERAL DE LA SITUACIN ACTUAL DE LA

LOGSTICA DE ABASTECIMIENTO

Actualmente la metodologa de compras tiene algunas caractersticas propias,

que por su estructura requieren ser modificadas, ya que no permiten tener un

alto grado de confiabilidad en ella, retrasando los procesos de la cadena de

valor y la toma acertada, eficaz y oportuna de decisiones, adems por que se

necesita invertir mucho tiempo para obtener la informacin requerida.

8.1.1 Qu comprar. En LAMINAIRE actualmente las decisiones de compras de

materiales, materia prima e insumos esta bajo la responsabilidad de Gerencia

Administrativa y Direccin Logstica. La herramienta utilizada para analizar qu

comprar debe hacerse para suplir las necesidades de la empresa es el sistema

de informacin Ofimtica, el cual tiene un modulo de inventarios donde se

generan informes de transacciones de materiales (entradas y salidas).

El sistema es alimentado manualmente con los consumos de produccin diaria,

con esta informacin se calculan unos niveles mnimos y mximos de acuerdo

a las transacciones registradas, con stas se rigen las decisiones de compra;

no se debe dejar de exceder el mximo, ni permitir que lleguen al nivel mnimo.

El listado de materiales actualmente se encuentra en el sistema Ofimtica, en

un maestro, donde no existe ningn nivel de clasificacin, sea por tipo, uso,

fcil consecucin, tipo de proveedor, costo, participacin, rotacin, lnea, entre

otros aspectos. Solo tiene un cdigo numrico.

33

8.1.2 Listado maestro actual de materias primas. Muestra el listado general

de materias primas con un cdigo asignado y una descripcin, esta no tiene

clasificacin por lneas, tipo de material o categoras.

Ver anexo 1. Listado maestro actual de materias primas.

8.1.3. Cunto comprar. Las cantidades que se deben comprar estn

establecidas en el sistema Ofimtica por cada cdigo que identifica la

referencia, en ste se encuentran los valores en cantidades basados en los

niveles mnimos y mximos. De acuerdo a esta informacin las compras son

realizadas semanalmente, previa reunin con la direccin Logstica y Gerencia

Administrativa, all se decide las cantidades para tener existencia para un

periodo comprendido entre quince y sesenta das, sin tener ningn tipo de

diferenciacin entre los productos a comprar.

Este listado de materiales con los niveles mnimos y mximos, se elabora

basado en datos histricos de acuerdo a los consumos de los ltimos 6 meses.

8.1.4 Cundo comprar. En la reunin semanal de compras, se revisa el

maestro evaluando una a una las referencias, se toma nota de las que estn en

el nivel mnimo o llegando a l, se elabora un listado con estos y se procede a

elaborar las respectivas rdenes de compra:

Si en el transcurso de la semana se agota alguno de ellos, o se eleva el

consumo de alguno que est controlado, no se logra detectar a tiempo y se

generan paros de produccin o sobrecostos para suplir la necesidad a tiempo.

El monitoreo de los materiales solo es responsabilidad de la direccin logstica,

y la jefe de compras, ya que son las nicas con acceso a la informacin.

En ocasiones cuando comprar se decide por una necesidad de produccin, que

requiere de manera apremiante de un material que no est en el maestro, o

34

que su volumen excede los lmites, debido a una reprogramacin de la

produccin.

Cundo comprar tambin se decide si un cliente determinado hace un pedido y

requiere de un material que est agotado o la existencia actual no satisface la

necesidad.

8.1.5 A quin comprar. Existe un listado maestro de proveedores autorizados

de materias primas y servicios crticos, semi-crticos, no crticos, a los cuales se

les tienen asignados una serie de referencias, en algunos casos no existe ms

de un proveedor que suministre el mismo producto.

La falta de diversificacin de proveedores hace que las compras estn

limitadas a las condiciones de uno solo, ya sea en capacidad de respuesta,

precios, servicio, condiciones de pago, calidad o volumen, originando

incertidumbre y falta de certeza en el suministro de materiales apropiados.

8.1.6 Cmo comprar. Gerencia Administrativa y/o Direccin Logstica pasa a

la Jefe de Compras por medio del correo electrnico el listado de materiales y/o

servicios con la referencia y las cantidades que se requieren comprar,

incluyendo el nombre del proveedor para abastecer el inventario en los niveles

mnimos y mximos sugeridos por el sistema. Ella genera las rdenes de

compras a cada proveedor y las enva por correo. Las rdenes de compra

especifican el nombre del proveedor, cdigo y descripcin del producto, precio

por unidad y costo total, fechas de entrega y condiciones de pago.

Posteriormente el Jefe de Compras debe hacer un seguimiento a las fechas de

entregas del proveedor, de acuerdo a los requerimientos de produccin

solicitados o a la verificacin de la carpeta donde se archivan fsicamente las

rdenes de compra, omitiendo, en ocasiones por el afn en el momento de la

35

recepcin, hacer la inspeccin de los materiales recibidos y el cumplimiento de

las condiciones de negociacin con el proveedor.

Actualmente el Proceso Logstico y el rea de Compras centran su atencin

principalmente en las rdenes de compra de perfilera de aluminio, la cual es

una de las materias primas ms costosas y que requiere tiempos de fabricacin

de veinte das aproximadamente por el proveedor, descuidando as el

seguimiento a las otras materias primas que son importantes para la

fabricacin de los productos que ofrece la empresa e incurriendo en

sobrecostos para la consecucin de estas al pagar precios ms altos o gastos

adicionales de transporte o en el peor de los casos parar una lnea de

produccin con sus respectivas consecuencias.

En la actualidad no existe una planeacin adecuada para el recibo de la

mercanca, ya que no se coordina el recibo de proveedores mediante citas,

ocasionando as, aglomeraciones de proveedores, falta de tiempo para la

inspeccin de la calidad del material, referencias, cantidad, identificacin,

empaque y embalaje, y la revisin del cumplimiento de las condiciones

pactadas en la negociacin con el proveedor como: la calidad de la

documentacin, los precios, previos descuentos y forma de pago.

El ingreso al sistema de las compras recibidas, no es actualizado en el sistema

en tiempo real, ya que se represa la documentacin por varios das para ser

registrada y verificada fsicamente, originando demoras en el trmite para

contabilidad, actualizacin del sistema; un inventario no confiable en la toma de

decisiones.

8.1.7 Informe de mximos y mnimos. Se describe por cada referencia las

cantidades mnimas y mximas que deben existir en el inventario, los tiempos

de reposicin, reservas, material en trnsito y existencias actuales

36

8.2. CONCLUSIONES DE LA SITUACIN ACTUAL.

En LAMINAIRE no existe una poltica adecuada para la administracin de la

logstica de abastecimiento, ya que no se plantea un mtodo organizado para

mantener la continuidad del abastecimiento mediante una adecuada seleccin

y evaluacin de proveedores, anlisis de precios en el mercado, bsqueda de

nuevas alternativas que permita tomar una buena decisin de compras en

cuanto a decidir qu, cunto, cundo, quin y cmo comprar.

La informacin de mnimos y mximos es actualizada trimestralmente. Es un

mtodo poco flexible, ya que no tiene en cuenta las fluctuaciones del mercado

en cuanto a los pronsticos de ventas de acuerdo a los movimientos de los

materiales en la planta de produccin; adems al ser una operacin manual

tiene tendencia a manejar un ndice alto de error.

Este mtodo actual al estar basado en datos histricos, no permite conocer un

consumo diario promedio de los movimientos registrados en el sistema para

evaluar a futuro el comportamiento de los materiales, y posteriormente planear

las compras, este mtodo origina para la empresa paros de produccin,

compras innecesarias, perdida de oportunidad en alianzas estratgicas con

proveedores, altos niveles de inventarios, clientes insatisfechos, costos

elevados.

En conclusin la logstica de abastecimiento no est ordenada de una forma

adecuada, de acuerdo a las circunstancias de lo que el ritmo de produccin

exige, constantemente se agotan materiales y para suplir esta necesidad se

generan extra-costos como: transporte, suspensin de las actividades

normales, comprar a un mayor precio, llamar a proveedores con urgencia, y en

algunos casos no se puede resolver la situacin incurriendo en el paro de una

produccin y por ende incumplindole al cliente.

37

Las compras no estn programadas con las adecuadas previsiones y as es

que se incurre en un sinnmero de factores que precisamos acomodar para

adecuar la logstica de abastecimiento.

Debido a la tendencia de los mercados tan cambiantes, la globalizacin y el

acelerado crecimiento de la industria mundial y al desarrollo de tecnologas

cada vez mejores, se hace necesario contar con un sistema de informacin

ms gil, verstil, amigable y que muestre la informacin oportuna, confiable y

en diferentes variables.

8.3 ASPECTOS NECESARIOS PARA MEJORAR LA LOGSTICA DE

COMPRAS

Con el fin de mejorar, optimizar, agilizar y tener mejores herramientas de

trabajo para tomar decisiones en el menor tiempo posible y de forma acertada

se plantea un esquema diferente en el manejo de la logstica para las compras

y la recepcin de materiales en LAMINAIRE usando procesos sistematizados

para la toma de decisiones que permita evaluar los siguientes aspectos:

Valor del inventario

Minimizar errores

Reordenes

Reducir costos

Inversin requerida

Afrontar demanda

Inventario inmovilizado

Estadsticas del negocio

Niveles bajos

Evitar errores pequeos en compras

38

Entendimiento en tipo de inventario.

8.4 DESCRIPCION GENERAL DE LA PROPUESTA

Disear una propuesta de mejora a los mtodos actuales y al software

existente para lograr una ptima integracin de los procesos que intervienen en

la logstica de abastecimiento (compras y recepcin de materiales) al interior de

la empresa LAMINAIRE a travs de un estudio de la situacin actual.

Elaborar el diagnstico de la situacin actual del proceso de compras y

recepcin de materias primas e insumos comprados.

Adems proponer una metodologa que permita agilizar la gestin y la decisin

de las compras, recepcin de estas, establecer ventanas horarias, hacer

inspecciones por muestreo a los lotes recibidos, monitorear la confiabilidad de

los inventarios, sistematizar los procesos de informacin, visualizar el estado

de los inventarios en tiempo real y con algunas caractersticas propias para

controlar las siguientes variables:

Clasificar los inventarios automticamente bajo el modelo ABC:


tiempo establecido.

Identificar las frecuencias de salidas de inventario por referencia.

Mostrar los saldos de inventario

Mostrar los das de inventario

Organizar la desviacin en das en forma positiva o negativa

Organizar la desviacin en unidades en forma positiva o negativa

Generar el costo unitario

Generar el costo total por referencia

Generar las unidades faltantes o excedentes por referencia

39

Generar el costo total de las unidades faltantes o excedentes por referencia

Identificar el costo total del inventario

Mostrar los materiales en trnsito


equilibrio.

Organizar y clasificar por lneas

Flexibilizar consulta por rangos de tiempo.

Flexibilizar consulta por lneas y categoras

Comparar los costos totales de los inventarios mes a mes.

Esta propuesta debe estar acorde a las necesidades de la empresa y del

mercado para lograr una acertada logstica de compras y recepcin de

materiales minimizando los riesgos del proceso.

Para la empresa esta propuesta trae cambios radicales que permitirn en un

futuro tener herramientas ms confiables en la toma de decisiones, adems de

generar un grado mayor de confianza en los sistemas de informacin,

mostrando un impacto representativo en los sistemas de produccin, en la

contabilidad de costos de inventarios, adems de ser una herramienta

gerencial para monitorear con facilidad el estado de los inventarios y sus

tendencias.

Por otro lado las compras de los materiales se haran basadas en este sistema,

permitiendo una gran certeza en la decisin de qu, cunto, cmo y cundo

comprar.

Otra ventaja es que se pueden diagnosticar los cambios en los volmenes de

consumos, con lo que se puede tener un mejor manejo de las negociaciones

40

con proveedores; si un material tiene tendencia a subir, entonces se le puede

informar al proveedor que los pedidos se le van a incrementar; para que el

pueda programar adecuadamente sus materiales y mejorar su cumplimiento.

Tambin se puede pronosticar el presupuesto de las compras de un periodo,

con esto se logra mantener un flujo de caja apropiado, y hacer inversiones

econmicas en otros proyectos cuando la situacin lo permita.

El sistema de clasificacin por lneas permite visualizar el comportamiento de

una respecto a otra, con lo cual se conocen con mayor exactitud los niveles de

reorden para ellas, teniendo en cuenta que el tiempo de reaccin de los

proveedores no es el mismo para todas las lneas, ya que hay materiales

comerciales, de fabricacin exclusiva, de importacin o de transformacin que

requieren de un tiempo de reorden diferente. Las diferentes lneas de materias

primas se pueden clasificar en:

Aluminio

Materias primas importadas

Hierro y acero

Herramienta de produccin

Materiales comerciales.

Materiales de la planta de pintura

Materiales de empaque

Accesorios exclusivos

Taller y mantenimiento

Implementos de seguridad y dotacin

Para lo antes descrito se plantea el desarrollo de un software propio de la

compaa donde el estudiante plantea las necesidades, el personal de

41

sistemas ejecuta el desarrollo y Servibarras d el apoyo tecnolgico con cdigo

de barras.

El desarrollo se basa en las necesidades antes descritas para el manejo de la

logstica de abastecimiento en las compras y recepcin de materiales, para las

cuales se plantean las siguientes soluciones:

8.4.1 Clasificar los inventarios bajo el modelo ABC. El sistema contiene una

aplicacin para la clasificacin del inventario en el modelo ABC, esta

informacin es generada mediante un estricto sistema de registro de todos los

movimientos en el inventario, el cual facilita que la informacin sea actualizada,

y basada en consumos reales, clasifica las existencias dndoles una categora

de acuerdo a los niveles de rotacin, y a las tendencias del mercado, adems

el programa facilita el control visual de la clasificacin mediante colores que

diferencian los tipos A, B Y C, y le da un color para los tiempos establecidos:

Colores de clasificacin ABC:

Color amarillo: identifica los productos A

Color verde: identifica los productos B

Color azul: identifica los productos C

Productos A: son aquellos que representan aproximadamente el 20% del total

de referencias del inventario, tienen mayor rotacin y cuestan el 80% del total

del inventario, a este tem se le debe realizar un mayor control para

abastecimiento, ya que su agotamiento puede generar traumas graves en la

produccin. Como su valor es alto, se deben tener muy controladas las

existencias para no exceder los lmites superiores ni inferiores, estos materiales

son los que tienen mayor rotacin.

42

Productos B: son aquellos que representan aproximadamente el 30 % del total

de referencias del inventario, los cuales representan el 15 % del costo total del

inventario; El control para estos materiales es menos exhaustivo ya que su

volumen es menos representativo, y el costo tambin es inferior.

Productos C: Representan aproximadamente el 50% de todas las referencias

del inventario y una participacin del 5 % del costo del inventario. A este tem el

control que se le realiza es mnimo, ya que su impacto es menor.

Colores para alarmas

Esta metodologa de clasificacin de inventarios por niveles de agotamiento fue

observada en las plantas de produccin de INDUSTRIAS EMMA (fabricante de

aluminio) y de CELOPLAST (fabricante de escaleras y estructuras de aluminio).

Color rojo: muestra cuando los niveles estn por debajo del lmite

inferior.

Color amarillo: muestra el punto en que se prende la alarma, para hacer el

reaprovisionamiento.

Color azul: muestra cuando el inventario est en el punto mximo de

existencias.

Color verde: muestra cuando el inventario est excediendo el lmite

superior permisible.


tiempo establecido. Se calcula automticamente el consumo total del rango

de tiempo establecido, se divide por el nmero de das de ste, generando

automticamente un promedio de consumo diario.

Identificar las frecuencias de salidas de inventario por referencia. Permite

conocer el nmero de veces que una referencia ha tenido movimiento de

43

salidas de inventario de acuerdo a un determinado rango de tiempo. Lo cual

facilita identificar si es una referencia de alta o baja rotacin, con esta

informacin se detectan los materiales que van disminuyendo su consumo y su

periodicidad y viceversa, estos datos se analizan y con ellos se toman

decisiones de compra.

Mostrar los saldos de inventario. En el momento de hacer un registro de

salida o ingreso de materiales a travs de la terminal porttil o el sistema, se

actualiza la informacin facilitando la consulta de existencias en unidades en

tiempo mnimo real.

Mostrar los das de inventario. Segn el dato de consumo promedio diario y

el saldo de inventario, se conoce para cuantos das hay existencias.

Organizar la desviacin en das en forma positiva o negativa. Con la

informacin de los das de inventario el sistema muestra de inmediato si existe

desviacin en tiempo por exceso o faltante de materia prima, de acuerdo a las

alarmas establecidas para un nivel ptimo de inventario.

Organizar la desviacin en unidades en forma positiva o negativa. Con la

informacin de las unidades de inventario el sistema muestra de inmediato si

existe desviacin en cantidad por exceso o faltante de acuerdo a las alarmas

establecidas para un nivel ptimo de inventario.

Generar el costo unitario. Automticamente el sistema calcula el promedio

aritmtico ponderado (PAP) y asigna un valor a cada unidad por referencia.

44

Generar el costo total por referencia. El dato del costo unitario generado por

el PAP se multiplica por el total de unidades existentes y esto nos da el costo

total por referencia.

Generar las unidades faltantes o excedentes por referencia. Segn la

formulacin existente del sistema y los niveles de las alarmas, se muestra el

momento en que un saldo de unidades de un material sobrepasa el lmite

superior establecido. Esto significa que se debe reducir la existencia de estos

materiales, hasta llevarlos a los lmites permisibles.

Cuando la diferencia es por debajo de los lmites establecidos, esto significa

que se procede a verificar si hay rdenes de compra en trnsito o de lo

contrario comprar de inmediato.

Generar el costo total de las unidades faltantes o excedentes por

referencia. Con la informacin del dato anterior se conoce el valor de los

excedentes o faltantes de materia prima, permitiendo analizar la informacin y

tomar decisiones para:

- Si la diferencia es por faltante, permite conocer cul es el presupuesto que

se requiere para comprar los materiales y llevarlos al punto ptimo.

- Si la diferencia es por excedentes se deben monitorear estos inventarios

para consumirlos rpidamente y bajarlos a los lmites permisibles.

Identificar el costo total del inventario. El sistema permite conocer en

cualquier momento el valor total de los inventarios de materias primas

existentes, tomando saldos totales de cada referencia y de cada lnea y los

totaliza.

45

Mostrar los materiales en trnsito. El sistema baja la informacin de las

rdenes de compra vigentes por cada referencia, cada vez que se ingresa una

entrada total o parcial automticamente se actualiza, al igual cuando se genera

una orden de compra nueva.

Esta informacin sirve para hacer un seguimiento a las ordenes de compras

pendientes y verificar si es necesario cancelar rdenes de compra o por lo

contrario hacer pedidos.


equilibrio. De acuerdo a los datos estadsticos de consumos de materiales,

volmenes, frecuencia de rotacin y segn la clasificacin ABC se establecen

alarmas de tiempos para monitorear los puntos de reposicin del inventario; los

tiempos establecidos por la gerencia administrativa y la direccin logstica para

el reaprovisionamiento son:

Productos A: Tiempo mnimo: 20 das

Tiempo de alarma: 25 das

Tiempo mximo: 30 das

Productos B: Tiempo mnimo: 15 das



Productos C: Tiempo mnimo: 36 das



Organizar y clasificar por lneas. De acuerdo a una clasificacin

preestablecida por la Direccin Logstica, el sistema organiza las referencias

46

por lneas llevndolas todas a una misma tabla para un mejor control de estas.

Esto permite conocer los valores en unidades y costos por cada lnea y las

fluctuaciones que se presentan para evaluar las lneas que requieren ms

atencin de acuerdo al impacto de la produccin, frecuencias de rotacin,

tiempos de reposicin (todos los materiales no se consiguen en el mismo

tiempo), y el costo del sostenimiento de cada lnea.

Clasificacin de lneas de acuerdo a su origen, tipo de material y destino

final:

- 10: Aluminio

- 11: Materias primas importadas

- 12: Hierro y acero

- 13: Herramienta de produccin

- 14: Materiales comerciales.

- 15: Materiales de la planta de pintura

- 16: Materiales de empaque

- 18: Accesorios exclusivos

- 40: Taller y mantenimiento

- 42: Implementos de seguridad y dotacin

Flexibilizar consultas por rangos de tiempo. La versatilidad del sistema

permite consultar los inventarios en un rango de tiempo ilimitado, puede ser por

das, semanas, meses y aos.

Este modelo es muy til, porque permite analizar las tendencias en el

movimiento de materiales en un periodo y compararlo contra otro, revisar si

47

tienden a subir o bajar segn los pronsticos, tambin para ver los materiales

estticos o con baja rotacin, y los que tienen altas frecuencias de rotacin.

Es una herramienta muy til para analizar la informacin y tomar decisiones a

nivel de la direccin logstica, gerencia administrativa y decisiones de compras.

Flexibilizar consultas por lneas y categoras. Segn las necesidades del

usuario, el sistema permite llamar mediante tablas de Excel la informacin

segn la necesidad:

- Lneas.

- Clasificacin ABC.

- Frecuencia de rotacin.

- Costo.

- Otras consultas que el usuario requiera.

Comparar los costos totales de los inventarios mes a mes. Con esto se

monitorean las variaciones en los costos totales de los inventarios, y se analiza

la informacin para tomar decisiones.

8.4.2 El SISTEMA PARA CONTROL DE MATERIALES. Tiene la opcin de

hacer un comparativo de los costos de los inventarios para analizar los

movimientos que se dan de un mes a otro, se debe tener una estabilidad en los

costos del inventario, cuando las cifras cambian hacia arriba o hacia abajo se

hace un anlisis de causas para buscar los motivos y tomar acciones

correctivas al respecto ya que ninguno de los extremos es sano para la

compaa; si los costos se bajan demasiado se corre el riesgo de tener paros

en la produccin, si los costos se suben se afecta el flujo de caja de la

compaa.

48

Con esta informacin se pueden generar grficos de control estadstico para

analizar tendencias en el comportamiento y tomar decisiones.

Costo total del inventario. La formulacin para la generacin de estos

grficos sale del informe que el sistema saca mes a mes. Ensea el valor total

en pesos de los inventarios de materias primas comparndolos mes a mes,

para observar su tendencia en el tiempo. Estos valores se dan en millones de

pesos, la tendencia lineal de este muestra una reduccin en el tiempo, lo cual

es sano para la compaa, aunque no se debe llegar al extremo de llegar a

niveles muy bajos que puedan ocasionar paros en la produccin por escases

de materiales.

Grfica 1. Costo total del inventario

Costo de materia prima pendiente. Se refiere al costo de los materiales que

hacen falta para tener los inventarios en niveles ptimos, estos materiales

estn en trnsito o se debe hacer el pedido al proveedor, se debe monitorear

de manera permanente para evitar el agotamiento en tiempo y unidades, la

tendencia muestra que los niveles de materiales pendientes son cada vez ms

controlados.

0

100.000.000

200.000.000

300.000.000

400.000.000

500.000.000

600.000.000

700.000.000

COSTO TOTAL DEL INVENTARIO SEM 2 - 2009

COSTO TOTAL INVENTARIO

Lineal (COSTO TOTAL INVENTARIO)

49

Grafico 2. Costo de materia prima pendiente.

Costo de materia prima excedente. Se refiere al valor en pesos de los

materiales que exceden el lmite mximo en das, quiere decir que no se

necesitan por obsolescencia o porque hay ms de la cantidad necesaria, se

deben bajar estos niveles para evitar que se sature el inventario y se afecte el

flujo de caja de la compaa, se debe monitorear la rotacin de estos para

tomar decisiones en cuanto a consumirlos o desecharlos.

Grfica 3. Costo de materia prima excedente

0

100.000.000

200.000.000

300.000.000

400.000.000

500.000.000

600.000.000

COSTO DE MP PENDIENTE SEM 2-2009

COSTO MP PENDIENTE

Lineal (COSTO MP PENDIENTE)

|

0

50.000.000

100.000.000

150.000.000

200.000.000

250.000.000

300.000.000

350.000.000

COSTO DE MP EXCEDENTE SEM 2 - 2009

COSTO MP EXCEDENTE

Lineal (COSTO MP EXCEDENTE)

50

Porcentaje excedente. Se refiere al porcentaje del inventario que est

sobrando o es obsoleto, sobre el total de existencias, este es el mismo informe

del grfico anterior en %.

Grfica 4. Porcentaje excedente grfico de inventario.

La aplicacin es til para el proceso logstico, ya que permite tener informacin

en lnea y en tiempo real para tomar decisiones de compra, monitorear niveles

de inventarios, analizar tendencias del mercado, detectar modas de consumo,

detectar productos de baja y alta rotacin, ver costos de los inventarios y tomar

decisiones acertadas y a tiempo.

La propuesta de una metodologa nueva para manejar las polticas de compra

se basa, en forma general, en el sistema para control de inventarios, ya que en

el existen todas las herramientas para tomar las decisiones ms acertadas y

garantizarle a la compaa unas buenas compras en tiempo, calidad, volumen y

al precio justo.

La mejora incluye adicionalmente el uso del cdigo de barras, como soporte

para las compra, recepcin con ficho, marcacin, ubicacin, reubicacin y

facturas de proveedores.

5263 66

4955

44

0

10

20

30

40

50

60

70

% EXCEDENTE INVENTARIO SEM 2 - 2009

% EXCEDENTE INVENTARIO

51

8.4.3 Diseo de una hoja de Excel Esta hoja muestra la forma en que se

deben controlar los materiales con solo un pantallazo de una hoja de Excel. All

se encuentran datos como:

Cdigo

Descripcin del producto

Clasificacin ABC

Promedio de consumo diario

Veces que se ha solicitado del rea de produccin en el periodo

establecido

Saldo actual en unidades

Das para los cuales hay existencias

Desviacin en das por exceso o defecto de acuerdo al tiempo de

reposicin establecido para cada referencia

Desviacin en unidades por exceso o defecto de acuerdo al tiempo de

reposicin establecido para cada referencia

Valor unitario del producto

Valor en pesos de la desviacin en unidades

Muestra si existen rdenes de compra pendientes por ingresar

Asigna un color para cada estado: (rojo, est por debajo del lmite

inferior. Amarillo, est llegando al punto mnimo. Azul, punto de equilibrio

del inventario o nivel ptimo. Verde, excede el tiempo mximo que debe

haber en existencias.

Ver Anexo 2. Diseo de una hoja de Excel para control de materiales.

8.4.4. Propuesta para metodologa de compras. El modelo propuesto para la

logstica de abastecimiento consiste en plantear para LAMINAIRE una

metodologa que minimice los riesgos en las decisiones de compras, en la

recepcin de los productos comprados y en la metodologa utilizada para

monitorear los inventarios.

52

QU COMPRAR. La decisin de qu comprar se reduce a sacar un

listado de materiales por cada lnea, revisar los materiales que estn marcados

de color rojo y proceder a elaborar la orden de compra con las cantidades

faltantes que el sistema sugiere, para abastecer el tiempo necesario. Se debe

tener en cuenta el tiempo que se demora la orden en ser entregada por el

proveedor y sumarle las cantidades para estos das al dato del sistema.

CUNTO COMPRAR. Al igual que la decisin de qu comprar, las

cantidades requeridas son entregadas por el sistema, el programa tambin

suministra el valor de la compra de acuerdo al PAP de Ofimtica.

CUNDO COMPRAR. El programa muestra de inmediato en color rojo

los materiales cuyas existencias estn por debajo del lmite inferior permisible,

o sea que la orden de compra se debe generar de inmediato, siempre y cuando

no exista material en trnsito.

Tambin se deben revisar los materiales en color amarillo, que muestra los que

se estn acercando al lmite inferior o color rojo, la decisin de elaborar orden

de compra para estos materiales depende del tipo y el tiempo de respuesta por

parte del proveedor.

A QUIN COMPRAR. El sistema no sugiere el tipo de proveedor al que

se le debe comprar, ya que esta decisin est sujeta a diversos factores como:

-Tiempo de entrega, en ocasiones el proveedor no est en capacidad de

entregar los materiales segn la necesidad de la empresa.

- Fechas para pagos.

- Existencia de insumos en manos del proveedor.

-Condiciones comerciales pactadas con el proveedor.

-Precios.

53

-Calidad de los materiales.

-Volumen.

-Servicio

Para este caso se sugiere tener un listado maestro de proveedores

matriculados y clasificados de acuerdo al producto que suministra (materias

primas crticas, semi-crticas, servicios crticos, semi-crticos) teniendo presente

que debe existir ms de un proveedor para cada referencia, adems de haber

pasado por el proceso de seleccin de proveedor donde debe cumplir con los

criterios de:

-Trayectoria y reconocimiento en el mercado

-Certificacin de sistemas de calidad

-Certificacin BASC

-Tiempos de entrega de productos comerciales

-Tiempos de entrega de productos de fabricacin

-Condiciones de pago

-Precios

-Garantas

Una vez seleccionado el proveedor se debe hacer un seguimiento a cada

servicio prestado o producto entregado, con el fin de evaluar con objetividad el

cumplimiento de los criterios por los cuales fueron seleccionados como:

- Cumplimiento en las especificaciones del producto y/o servicio

- Cumplimiento en las fechas de entrega y/o servicio prestado

- Cumplimiento en las cantidades solicitadas vs las entregadas

- Calidad en la documentacin.

54

COMO COMPRAR: Las rdenes de compra son elaboradas por el auxiliar

de logstica, ste genera una orden de compra segn condiciones

comerciales pactadas para el perodo de negociacin vigente con el

proveedor, el recurso utilizado es el sistema ERP Ofimtica.

8.4.5 Formato evaluacin y seleccin de proveedores. Es una descripcin

de los criterios para evaluar y seleccionar a los proveedores segn unos

parmetros establecidos

Ver anexo 3. Formato evaluacin y seleccin de proveedores.

Las herramientas que soportan la decisin de compras son: documentos

de negociacin, listas de precios, documentos destino, requerimiento de

compra, orden de compra, listado de materiales en hoja de clculo de Excel.

Estos documentos son la aprobacin para que se genere la orden de compra

en firme. La orden es elaborada por el auxiliar de logstica y firmada por la

direccin de logstica.

Formato de orden de compra. Es la descripcin detallada de la

informacin que se requiere para hacer un pedido al proveedor donde se

incluye el tiempo en que deben ser entregados los materiales, adems del

centro de costos entre otros aspectos.

Ver anexo 4. Formato de orden de compra

8.4.6 Recepcin de materiales. Esta es una actividad fundamental y

complementaria a las compras de la empresa, ya que de su buena aplicacin

depende en gran parte la agilidad con que los materiales sean bien

recepcionados y puestos a punto para el proceso productivo. Los materiales se

reciben fsicamente de acuerdo a la OC.

8.4.7 Propuesta para recepcin de materias primas. Se registran los datos

de la factura por medio de captura con terminales porttiles y fichos, verificando

la informacin, los documentos que soportan la recepcin son: orden de

55

compra, documento remisorio del proveedor, documentos destino e ingreso de

material.

Se requiere tener en cuenta los siguientes aspectos:

Registro. Se elabora un ficho de recepcin en el sistema para controlar desde

la orden de compra el recibo de materias primas, el ficho se asigna a los

proveedores que entregan mercanca en el transcurso del da, asignndoles un

turno.

Inspeccin. Con base en tablas militares se hace una revisin aleatoria a los

materiales para verificar que cumplan con las especificaciones propias del

producto, adems de chequear las cantidades.

Identificacin. Se elabora una etiqueta para cada unidad de empaque que

llega desde los proveedores donde se incluye: nombre del proveedor, cdigo

de barras, nmero de la orden de compra, cdigo del producto, cantidad

contenida en el empaque.

Clasificacin. Las materias primas luego de ser recibidas, registradas,

inspeccionadas e identificadas se clasifican por lneas dependiendo de su

origen o destino final, segn el sistema para control de materiales.

Ubicacin. El producto recibido se transporta hasta la localizacin asignada

por el sistema, se captura origen-destino y se localiza el producto en el sitio.

Los recursos utilizados para estas operaciones son la Terminal porttil, la

estantera, las ubicaciones, los documentos base, unidad de empaque,

documentos destino y traslado de Inventario entre ubicaciones.

56

8.5 EVALUACIN DE RESULTADOS

8.5.1 Resultados cualitativos. El modelo propuesto le proporcionar a la

logstica de abastecimiento y recepcin de materias primas una organizacin

adecuada en sus procesos, mejorando el sistema a las necesidades del

proceso, para lograr impactar en aspectos que son relevantes para la

compaa como:

Incrementar la produccin.

Contar con proveedores competitivos

Integrar los procesos logsticos.

Mejorar las condiciones de trabajo.

Reducir costos.

Disminuir accidentes de trabajo.

Cumplir con el principio de la distancia mnima.

Dar un flujo continuo de materiales.

Incrementar la confiabilidad de la informacin

Reducir los inventarios en volumen y en referencias.

Disminuir los tiempos de aprovisionamiento.

8.5.2 Resultados cuantitativos. Se identifican:

Cantidad y porcentaje de la disminucin de referencias del inventario

Disminucin en pesos y en porcentaje del costo de los inventarios

Reduccin del presupuesto para compra de materias primas.

57

9. CRONOGRAMA

Actividad Recursos Responsables

Tiempo

(meses)

I II III

Diagnostico de la

situacin actual de

la logstica de

abastecimiento, en

compras y

recepcin.

Planta fsica,

computador,

impresora, papel,

personal del proceso.

Estudiante de la

USB, personal

del proceso

logstico.

x

Clasificacin de

Inventarios. ABC.

Propuesta

Informacin de

inventarios, archivos

de la compaa,

computador, papel,

impresora.

Estudiante de la

USB, personal

del proceso

logstico

x

Elaborar

propuesta para

metodologa de

compras.

Informacin de

inventarios, archivos

de la compaa,

computador, papel,

impresora.

Estudiante de la

USB, personal

del proceso

logstico

X

Elaborar

propuesta para

metodologa de

recepcin.

Archivos de la

compaa,

computador, papel,

impresora.

Estudiante de la

USB, personal

del proceso

logstico

x

58

10. CONCLUSIONES

Podemos concluir que la adecuada administracin de la cadena de

abastecimiento y el uso de la tecnologa de informacin darn las ventajas

competitivas a las empresas que buscan su desarrollo en los mercados

globalizados. El uso del Internet, y de software adecuados es un ejemplo del

uso de esta tecnologa, ms sin embargo requiere un proceso continuo y

dinmico de renovacin ya que los requerimientos y elementos de la cadena de

abastecimiento son cambiantes a travs del tiempo y el firme compromiso de la

direccin debe presentarse para lograr este fin.

Insistimos en que los elementos y conceptos que integran esta cadena de

abastecimiento son muchos y diversos lo cual complica su administracin. Por

lo tanto las empresas deben apoyarse en los sistemas de informacin, en las

buenas prcticas de manufactura y en la tecnologa para poder administrar

dicha cadena.

A continuacin se anotan algunas conclusiones del estudio desarrollado en

LAMINAIRE

Se hizo un diagnstico de la situacin actual utilizada para la logstica de las

compras y recepcin de los materiales para posteriormente sugerir una

propuesta para mejorar el proceso, lo cual era la finalidad de este estudio.

Se evidenciaron mtodos innecesarios y que no agregan ningn valor al

proceso.

Se sugirieron modificaciones en el proceso, teniendo como referencia la

secuencia lgica de la logstica para las compras y la recepcin de los

materiales.

59

Los procesos de compras y recepcin de materiales requieren de un estudio

previo antes tomar la decisin, tener mtodos y un software adecuado para

anlisis de informacin, ayuda a la toma acertada de decisiones en el menor

tiempo con bases matemticas y acertadas.

La propuesta desarrollada en el proyecto sirve para que las decisiones se

tomen de una manera ms ordenada y anticipada en cuanto a la forma de

comprar las materias primas e insumos que se requieren para la produccin,

teniendo en cuenta los aspectos y conceptos bsicos de logstica de

abastecimiento en lo que se refiere a las decisiones de compras y recepcin de

materiales.

Haciendo un uso adecuado de las herramientas planteadas se logran

beneficios econmicos, mejor ambiente laboral, procesos productivos de mejor

calidad, en menor tiempo y costos controlados.

Se debe tener un procedimiento para mejorar la relacin logstica al interior

de la empresa y con los proveedores.

Se logro obtener una coordinacin ptima de los factores que influyen en la

decisin de compra: qu, cunto, cmo, cundo y a quin para lograr calidad,

confiabilidad, precio, y servicio.

Para fines de este proyecto se analiz nicamente la parte del

abastecimiento y recepcin de materias primas lo cual se define como el

proceso de crear valor para los accionistas en forma sustentable mediante el

gerenciamiento de las adquisiciones y toda aquella actividad que genere una

factura de un proveedor. Cuya funcin es la responsabilidad de suministrar

productos y servicios al menor costo posible al mismo tiempo que gerencia las

relaciones con los proveedores en forma consistente con las estrategias

corporativas.

La realizacin del proyecto deja diversos beneficios como: mejorar los

niveles del servicio, reducir las existencias en inventarios, mejorar los tiempos

60

de entrega, mejorar los tiempos de reposicin, disminucin de costos de

operacin, entre otros. Favoreciendo el incremento de la flexibilidad y eficiencia

de la empresa LAMINAIRE.

Con base a esta investigacin es necesario dar a conocer y crear conciencia

a los empresarios sobre la importancia del manejo eficiente del sistema de

abastecimiento, como elemento fundamental para el mejoramiento del

desempeo de la organizacin. Se cumpli el objetivo principal de este

proyecto que fue sugerir una propuesta para los procesos de abastecimiento

que coordinar el centro logstico con el fin de hacer ms eficiente el flujo de

materias primas.

61

11 BIBLIOGRAFA.

VASQUEZ MARIN, Rafael. Almacn de clase mundial. Propuesta para una

operacin logstica rentable. Evaluacin de elementos claves. Primera edicin.

2000.

CARRANZA, Octavio. Logstica, mejores prcticas en Latinoamrica. Segunda

edicin. 2005.

AQULANO, Jacobs Chase. Administracin de produccin y operaciones.

Manufactura y servicios. Octava edicin. 2000.

BOWERSOX, Donald. Administracin y logstica en la cadena de suministros.

Segunda edicin. 2007.

www.monografias.com/trabajos16/fijacion-precios/fijacion-precios.html. 2010

62

Anexo 1. Listado maestro actual de materias primas

LAMINAIRE

CATALOGO DE MATERIALES

CDIGO DESCRIPCIN

10001 LAM 52 ANODIZADO

10002 LAM 52 CRUDO

10003 LAM 52 BLANCO

10005 LAM 22 BLANCO

10007 LAM 06 CRUDO



10012 LAM 13 CRUDO

10013 LAM 13 BLANCO


10021 LAM 15 CRUDO

10022 LAM 15 BLANCO

10033 LAM WA 02 ANODIZADO

10034 LAM WA 02 CRUDO


10042 LAM 22 CRUDO



10052 LAM 24 CRUDO

10059 LAM 24 BLANCO

10065 LAM 26S CRUDO

10066 LAM 27M CRUDO

10067 LAM 27M BLANCO

10081 LAM 30 CRUDO

10082 LAM 30 BLANCO

10083 LAM 31 CRUDO


63

10086 LAM 32 CRUDO


10103 LAM 38 BRONCE NEGRO

10104 LAM 39 CRUDO

10105 LAM 39 BLANCO


10122 LAM WA01 CRUDO

10123 LAM WA01 ANODIZADO

10124 LAM WA03 ANODIZADO

10125 LAM WA03 CRUDO


10134 LAM 57 BLANCO

10138 LDB 019 CRUDO

10139 LDB 019 ANODIZADO

10144 LAM 64 CRUDO


10146 LAM 64 BLANCO


10153 LAM 66 CRUDO

10165 LAM 68 BLANCO

10166 LAM 69 CRUDO



10175 LAM 71 CRUDO

10176 LAM 72 CRUDO


10180 LAM 73 CRUDO


10183 LAM 74 CRUDO

10189 LAM 75 BLANCO


10192 EUA 073 ANODIZADO

10193 EUA 073 CRUDO


64

10215 LAM 101 BLANCO

10216 LAM 101 CRUDO

10220 LAM 66 BLANCO

10221 EUA 073 BLANCO

10222 LAM 23 BLANCO

10223 LAM 102M CRUDO

10231 LAM 104 CRUDO

10235 REF 04 CRUDO

10237 REF 04 BLANCO



10245 LAM 108 NEGRO MATE

10246 LAM 108 CRUDO

10249 LAM 113 CRUDO

10250 LAM 105 CRUDO

10252 LAM 115 CRUDO

10253 LAM 111 CRUDO



10256 LAM 114 CRUDO


10259 LAM 103M CRUDO





10265 LAM WA 01 BLANCO








65



10276 EU 074 CRUDO

10277 EU 074 BLANCO

10278 EU 074 ANODIZADO

10282 ETA 098 NEGRO MATE



10290 LAM 64 GRIS ALUMINIO

10291 LAM 113 GRIS ALUMINIO



10294 LAM 117 CRUDO



10297 LAM 118 CRUDO



10300 LAM 116 CRUDO

10302 LAM 119 CRUDO



10500 LAM 101M SR CRUDO

10502 LAM 101M SR BLANCO

10509 LAM 103 M -SR CRUDO

10511 LAM 103 M -SR BLANCO

10519 LAM 24M -SR BLANCO



10546 LAM 112M-SR BLANCO



10566 LAM 74-SR BLANCO


66


10572 LAM 64-SR -1-BLANCO

10573 LAM 64-SR -2-BLANCO

10928 BUJE DE TRANSMISIN

11009 MALLA DE ALUMINIO IMT 10

11010 MALLA MOSQUETERA NYLON

11014 BOBINA DE ALUMINIO 0.9 X 1 MT

12002 PLATINA DE ALUMINIO 1 X 1/8 ANODIZADA

propuesta mejora logistica

Documents