propuesta del sistema para administrar la información de la gestión del oic

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Sistema para la Administración de la Información de la Gestión del Órgano Interno de Control

Lic. Mario Octavio Díazleal Guarneros. Ing. José Ernesto Eslava Gómez.

Cielo Azul Asociados Gran Vía, 1 28001 Madrid Teléfono 123.456.7890 Fax 123.456.7890

Sistema para la Administración de la Información de la Gestión del Órgano Interno de Control 2 de 21

Índice

I.Introducción ........................................................................................................... 3

II.Objetivos ................................................................................................................ 3

III.Marco teórico ...................................................................................................... 4

Fases del Desarrollo del Sistema (Esquema) .................................................. 11

Requerimientos de Hardware (Esquema) .......................................................... 14

Requerimientos de Software (Esquema) ........................................................... 15

Módulos de operación que componen el Sistema ............................ 16 IV.Conclusiones ................................................................................... 18 V. Glosario de términos ....................................................................... 20 VI. Referencias jurídicas y bibliográficas .......................................... 21


I. Introducción

El Gobierno de México, con una visión estratégica, ha decidido impulsar la modernización gubernamental y lograr una APF con mayores estándares de calidad en los procesos y servicios que ofrece al ciudadano.

La Presidencia de la República de manera conjunta con la SFP se han convertido en las principales promotoras, de una nueva cultura de rendición de cuentas, transparencia y combate a la corrupción, impulsando la incorporación de Tecnologías de Información y Comunicaciones (TIC) que faciliten mejores prácticas de la gestión pública para lograr una administración más eficiente, ágil y que responda a las necesidades de la sociedad mexicana.

Actualmente el uso de TIC está cambiando la forma tradicional de hacer las cosas, desde el uso de Internet, tarjetas de crédito, entre otras, haciendo posible la captura y utilización de la información en el momento que se genera, es decir, tener procesos en línea.

Por lo anterior se recomienda la utilización eficiente de las TIC debido a que se obtienen grandes ventajas que se adaptan a las necesidades del momento, para una adecuada toma de decisiones en el cumplimiento de los objetivos.

En la búsqueda de un adecuado aprovechamiento de la información que maneja el OIC en CAPUFE, surge la necesidad de desarrollar un Sistema Informático Integral para la Administración de la Información derivada de la Gestión del OIC.

Cuya finalidad es satisfacer los requerimientos del Organismo, de la Secretaría de la Función Pública y del OIC, de manera que se optimice el intercambio oportuno de la información y con ello la alta dirección tenga mayores elementos para una adecuada toma de decisiones (Costo, Tiempo, Calidad y Seguridad).

II. Objetivos

Objetivo General

Crear un Sistema Informático Integral para la Administración de la Información derivada de la Gestión del Órgano Interno de Control en Capufe.

Objetivos específicos

1. Constituirse como una valiosa herramienta para reportar a la SFP los avances de la gestión del OIC, de manera más ágil y efectiva.

2. Ser el medio único de captación, consulta y reporte de toda la información generada por el OIC.

3. Validar de manera sistemática los datos proporcionados por las áreas del OIC, para con ello asegurar la calidad de la información transmitida a la SFP y a nuestros clientes internos y externos.

4. Contribuir a la efectiva y oportuna toma de decisiones.


III. Marco teórico

Metodología aplicada: Paradigma Ciclo de Vida del Software (Royce 1970).

Este modelo fue planteado para organizar el proceso de desarrollo con las etapas tradicionales: análisis, diseño, codificación, prueba y mantenimiento.

Análisis de los requerimientos de la Organización. Se establecen los requerimientos que tiene la institución (en este caso el Órgano Interno de Control) respecto a la información: estructura, consistencia, eficacia y eficiencia en el manejo de la misma, oportunidad, facilidad de acceso y seguridad; En esta etapa los requerimientos del sistema se documentan y se analizan con el usuario.

Principales aspectos detectados en esta etapa.

Importancia de la calidad de la información. Es el insumo básico con el que se va a trabajar y podemos resumir el análisis realizado a este respecto en el siguiente esquema:


El Órgano Interno de Control (OIC) a través de su gestión operativa emite información

referente a distintas materias, lo cual permite a la alta Dirección la toma de decisiones.

Para cumplir lo anterior ocurría el siguiente flujo de Información en el OIC (Informes de rutina):

Como se puede observar la cantidad de formatos dificultaba la facilidad en el flujo de información al mismo tiempo que se carecía de controles efectivos para asegurar la calidad y oportunidad de la misma, y por ende el revisar o consultar datos históricos y estadísticos era una tarea sumamente compleja.


Sondeo realizado a los Órganos Internos de Control (OIC´s).

Derivado del análisis de la información diseñamos un cuestionario para conocer como operan otros OIC´s , el cual tuvo la siguiente estructura:

1. ¿Cuentan con sistema interno? 2. ¿Cómo se llama el Sistema Interno? 3. El Sistema Interno contempla información de todas las áreas (Comités, Fuerza de

Trabajo, Rac´s) 4. ¿Qué área es la encargada de capturar la información al sistema interno? 5. Cuantas personas capturan (aproximadamente) /auditores y/o auditores) 6. ¿Cómo se lleva la migración de la información al SIPWEB? (Procedimiento) 7. El Sistema Interno permite emitir estadísticas, reportes y / o gráficas. 8. ¿Cómo se lleva a cabo el envío de información a la SFP? 9. ¿Cuantas personas lo llevan a cabo? 10. Comentario

Dado que en la Administración Pública Federal existen más de 200 OIC’S, se hizo un muestreo a 57 (aproximadamente el 28%) y se les aplicó la encuesta relacionada con el procedimiento que utilizan para el envío del informe a la Secretaría de la Función Pública sobre la Gestión Trimestral del OIC a través del PAAC-SIPWEB.

Los OIC´s a los que se les aplicó el cuestionario fueron:

1. CFE 2. IMSS 3. ISSSTE 4. PEMEX PEP 5. SAT 6. Instituto Nacional Politécnico 7. Instituto de Investigaciones

Eléctricas 8. Instituto Mexicano de Tecnología

del Agua 9. Instituto Nacional de Salud Pública 10. Instituto de Ciencias Penales 11. Loteria Nacional para la Asistencia

Pública 12. Servicio Postal Mexicano 13. Secretaría de la Seguridad Pública 14. Comisión Federal de

Telecomunicaciones 15. Comisión Nacional del Agua 16. Consejo Nacional de Ciencia y

Tecnología 17. Distribuidora Conasupo (Compañía

Nacional de Subsistencia popular) 18. Consejo Nacional para Prevenir la

Discriminación 19. Banco Nacional de Comercio

Exterior, SNC

20. Banco de Ahorro Nacional y Servicios Financieros SNC

21. Comisión para la Regularización de la Tenencia de la Tierra

22. Secretaría de la Reforma Agraria 23. Fideicomiso Fondo Nacional de

Habitaciones Populares 24. Instituto Nacional para la

Educación de los Adultos 25. Fondo Nacional para Fomento de

las Artesanías 26. Telecomunicaciones de México 27. Secretaría de Turismo 28. Secretaría del Medio Ambiente y

Recursos Naturales 29. Universidad Pedagógica Nacional 30. Secretaría de Economía 31. Secretaría de Comunicaciones y

Transportes 32. Servicio de Administración y

Enajenación de Bienes 33. Secretaría de Relaciones

Exteriores 34. Instituto Mexicano de la Propiedad

Industrial 35. Instituto Mexicano de la

Cinematografía 36. hospital General de México


37. Fideicomiso de Riesgo Compartido 38. Instituto Nacional para la

Evaluación de la Educación 39. Instituto Nacional de Cancerología 40. Instituto Nacional de

Enfermedades Respiratorias 41. Instituto de Investigaciones

Geológicas 42. Secretaría del Trabajo y Previsión

Social 43. Centro Nacional de Metrología 44. Secretaría de Energía 45. Secretaría de Desarrollo Social 46. Instituto de Ecología

47. Financiera Rural 48. Fondo de Cultura Económica 49. Exportadora de Sal 50. Compañía Mexicana de

Exploraciones, S.A. de C.V. 51. Consejo de Promoción Turística de

México, S.A. de C.V. 52. Aeropuesto y Servicios Auxiliares 53. Agroasemex 54. Instituto Nacional de Rehabilitación 55. Talleres Gráficos de Méxicos 56. Linconsa 57. Secretaría de Hacienda y Crédito

Público

Destacándose lo siguientes resultados resumidos en forma general:

Caso 1

Utilización del SIPCA y SIPAIC y operan de la siguiente manera:


Caso 2

Utilización de Sistemas Internos y operan de la siguiente manera:

Caso 3

Se captura directamente en el PAAC-SIPWEB y operan de la siguiente manera:

Esto nos permitió establecer claramente la necesidad de contar con una herramienta que permitiera al OIC agilizar la administración de la información y que contemplara todas sus áreas y atender a todos sus clientes internos y externos.


Entonces se estableció un calendario con actividades agrupadas en etapas para lograr la realización del proyecto.

Posteriomente a estas etapas hubo un segundo calendario con las etapas posteriores a la implantación del sistema:


1 Planteamiento del problema

2 Realizar cronograma de actividades

3 Conocer los antecedentes de las actividades y sistemas locales anteriores.

4 Definición de los alcances del Sistema

5 Definir objetivos

6 Establecer Metas

7 Identificar los diversos insumos de información que recibe la subgerencia

8 Hacer un mapeo de los insumos, identificando las áreas que los generan, el formato en que se reciben y el proceso que se les aplica.

9 Analizar Sistemas Locales

10 Analizar a detalle los informes impresos.

11 Analizar a detalle los archivos electrónicos.

12 Analizar a detalle los informes vía Sistemas Locales.

13 Generar propuestas para optimizar el flujo de información.

14 Validar con las Gerencias los formatos para optimizar su función.

15 Realizar una presentación con el anterior y nuevo procedimiento.

16 Ensayar presentación

17 Exponer Presentación al TOIC

18 Mapear la estructura de campos e información requeridos en el SIPWEB

19 Mapear los campos que almacena el SIPCA-SIPAIC y su funcionalidad

20 Identificar principales tipos de consultas y reportes requeridos por el OIC

21 Identificar y estructurar candados, datos calculados, datos capturados, validaciones de datos, criterios, avisos, restricciones y periodicidad de eventos

22 Diseñar estructura de Base de datos integral acorde a las necesidades del OIC

23 Crear esquema de base de datos validada con tablas y relaciones en Software de bases de datos relacionales

24 Diseño y validación de consultas

25 Pruebas de consultas multiusuario

26 Diseño y validación de reportes

27 Pruebas de obtención de reportes multiusuario

28 Diseño y validación de formularios de captura

29 Pruebas de captura multiusuario

30 Diseño e implementación de niveles de acceso de usuarios

31 Pruebas de acceso por nivel

32 Diseño e implementación de esquemas de respaldo

33 1a etapa de pruebas piloto con usuarios de la GCGI

34 Identificar posibles correcciones y mejoras. Depuración.

35 2a etapa de pruebas y depuración con usuarios capturando en paralelo en SIPCA/SIPAIC y SAIGO

36 Manual de usuario y Capacitación

37 Documentación del sistema: esquema de base de datos, formularios, reportes, manual de administrador

38 Liberación del sistema

39 Migración de Datos

M antenimiento 40 Mantenimiento y mejoras

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Proyecto de SistematizaciónPru

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Estas etapas se detallaron en un cronograma con el desglose detallado de actividades requeridas y los tiempos de acuerdo con la fuerza de trabajo disponible.


A continuación se indican las fases en forma esquemática:

Fases del Desarrollo del Sistema (Esquema)

Identificar necesidades, requerimientos e insumos.

Flujo de información reestructurado.

Esquema conceptual del sistema.

Análisis

Requerimientos técnicos.

Metodología / desarrollo.

Esquema de Base de Datos.

Formularios de consultas.

Formularios de Reportes.

Formularios de Captura.

Interfase del sistema

Configuración de accesos al sistema.

Diseño y Codificación

Pruebas piloto de usuarios seleccionados.

Depuración / Correcciones.

Pre - liberación del sistema.

Pruebas


Diseño. El diseño del software es un proceso que se enfoca en traducir los requerimientos en una representación del software que pueda ser establecida de forma que obtenga la calidad requerida antes que comience la codificación.

Como parte fundamental del diseño se crearon los denominados “Principios de SAIGO” para englobar la filosofía y los aspectos esenciales que debería considerar el sistema, mismos que a continuación se desglosan:

1) Brindar transparencia de la información. 2) Ser integral: Que todas las Unidades Administrativas del OIC estén contempladas. 3) Proporcionar sentido de Unidad: Cualquier servidor Público del OIC puede consultar la

información de todas las áreas. 4) Ayudar a evitar errores u omisiones: Emite candados los cuales avisan y orientan al usuario,

para la corrección de errores. 5) Ser una valiosa herramienta para la toma de decisiones. 6) Evitar duplicidad de información: La información se captura una sola vez y ésta

automáticamente se refleja en donde se requiera. 7) Agilizar el trabajo del OIC: Al constituirse como un solo medio de captación de información,

se evitan múltiples formatos. 8) Ser un instrumento que cubra todas las necesidades del OIC: Informes, reportes,

estadísticas, consultas, etc. 9) Ser amigable con el usuario: El usuario navega de manera sencilla el sistema. 10) Ser flexible: En cualquier momento se puede modificar para adaptarse a las necesidades del

OIC.

Instalación en equipos cliente.

Inducción y capacitación a usuarios.

Pruebas en paralelo con SIPCA y SIPAIC.

Ultimas correcciones / modificaciones /

Concluir documentación técnica del sistema, manual de usuario y

Liberación del sistema.

Conversión / migración de la BD SIPCA y SIPAIC al nuevo sistema.

Implementación

Modificaciones Ampliaciones

MejorasMantenimiento


El denominado Sistema S.A.I.G.O. se diseñó usando la plataforma Visual Basic .NET, con la base de datos en formato Microsoft Access y reportes diseñados en la herramienta Crystal Reports, con esta estructura el sistema permite acceso a “N” número de usuarios en hasta 100 equipos o más dependiendo la capacidad del servidor .

Participaron en su diseño y codificación 2 desarrolladores junior y un desarrollador senior que además era el Arquitecto de la base de datos y diseñador de reportes.

El acceso al sistema se realiza mediante un usuario y contraseña que proporciona el Administrador a cada servidor público que ingresa al OIC y que además se asegura mediante una estructura de permisos validada por el jefe inmediato y por el titular del área de acuerdo a los módulos que puede tener acceso para realizar sus funciones cotidianas, así como consultar sus incidencias personales: vacaciones, incapacidades y eventos de capacitación.

Además se crearon manuales de adminsitrador y de usuario para los 17 módulos que lo integran, mismos que se encuentran disponibles dentro del mismo sistema S.A.I.G.O. en formato PDF.

Se realizó un proceso de capacitación que incluyó al personal usuario del mismo en el OIC, además este es un proceso permanente para los nuevos usuarios del sistema.

A continuación se muestran en forma esquemática los requerimientos para el funcionamiento del sistema tanto en la parte de infraestructura (hardware) como en la parte del software y base de datos.


Requerimientos de Hardware (Esquema)

PC’s Cliente

Procesador a 1.6 Ghz. o superior. 512 Mb. Memoria Ram. 40 Gb. Disco duro. Tarjeta de red. Monitor o pantalla, teclado y Mouse.

Servidor

Procesador a 1.6 Ghz. o superior. 1 Gb. Memoria Ram. 100 Gb. Disco duro. Tarjeta de red.

Red Local

Red local a 10/100 Mb UTP o inalámbrica.

Administrador

Servidor

Área de Auditoría

Área de Responsabilidades

Área de Mejora de la Gestión


Requerimientos de Software (Esquema)

PC’s Cliente

Windows 2000 / XP / Vista / 7. .Net Framework. Carpeta del servidor mapeada como unidad de Red. Software del sistema.

Servidor

Sistema Operativo Windows Server / Novell. Carpeta compartida conteniendo la Base de Datos en formato Access.

Administrador

Visual Basic .Net. Microsoft Office Access 2003 / 2007. Acceso a servidor Windows / Novell.

BD Acces

Área de Auditoría

Área de Responsabilidades

Área de Mejora de la Gestión AdministradorServidor Windows / Novell


Módulos de operación que componen el Sistema S.A.I.G.O.

SSiisstteemmaa ddee GGeessttiióónn IInntteeggrraall ddeell OOIICC

Auditorias

Revisiones de Control

Procedimientos de Responsabilidades

Inconformidades

Sanción a Proveedores

Voz ciudadana

Informes Ejecutivos

Coordinación Administrativa

Participación del OIC en Comités

Part. del OIC en eventos licitatorios

Part. del OIC en Actas entrega - recepción

Fuerza de Trabajo

Administrador

PAAC Observaciones y sus Seguimientos

PAAC Acc. de mejora y sus Seguimientos

Proc. Adm. de Responsabilidades Sanciones a Servidores Públicos

Sugerencias Solicitudes

Quejas Reconocimientos

Denuncias Seguimientos de irregularidad

Plantilla de personal Capacitación

Incapacidades Presupuesto

Vacaciones Remuneraciones de Titulares

Programada Real

Accesos y Permisos Respaldos

Cierres del Sistema Catálogos

Expediente de personal


Interfase principal del Sistema S.A.I.G.O.

Ejemplo de una pantalla de un reporte


IV. Conclusiones

Después de 1 año de su implantación y prueba por parte de los usuarios, se nota un incremento en la eficacia y eficiencia en la fuerza de trabajo destinada a ciertas tareas:

Descripción de los Errores y Omisiones

Número de errores en el 1er. Cierre Trimestral

2008

Número de errores en el 1er. Cierre Trimestral 2009

Incongruencia en las semanas hombre reportadas en las Auditorías y en los Rac´s. 2 0

Incongruencia en el número de auditores reportado en Auditorías y en Rac´S. 1 0

Error en el porcentaje de Avance. 1 0

Fechas de implantación o solventación errneas. 25 0

No envío de los informes de resultados. 2 0

Incongruencia entre el nivel del riesgo de la observación y los montos de la observación. 1 0

Falta del rubro de las observaciones generadas de las auditorías al Desempeño y las de seguimiento. 9 0

Total 41 0 Se han comprobado las siguientes ventajas al comparar el antes del Sistema y actualmente: Ventajas de la utilización del Sistema S.A.I.G.O.

1) SAIGO está desarrollado en un software que personal del OIC maneja, lo cual permitirá modificar y mejorar el sistema permanentemente.

2) Es un desarrollo a la medida creado por y para este OIC, lo que permitirá actualizarlo de acuerdo a las necesidades dinámicas del OIC.

3) Es un sistema que contempla información de las 3 áreas del OIC.

4) Tiene un enfoque integral que incluye los datos que la SFP solicita y algunos otros necesarios para la gestión del OIC.

5) Está diseñado para asegurar que la información sea capturada previniendo errores, ya que utiliza candados y alertas para que los usuarios identifiquen fácilmente sus posibles errores u omisiones.


Adicionalmente se simplificó el proceso para reportar el Programa Anual de Trabajo a la Secretaría de la Función Pública con los resultados siguientes; Procedimiento anterior para el envío del cierre trimestral del OIC a la SFP.

Procedimiento actual para el envío del cierre trimestral del OIC a la SFP utilizando SAIGO.


Glosario de términos Access. Paquete de software para administrar bases de datos relacionales. Base de datos relacional. Tipo de base de datos que está estructurada en forma de tabla, donde cada fila contiene sólo la información relativa a ese registro, y cada columna es un tipo de dato único para todos los registros y que se relaciona con las demás columnas. Cliente. Equipo de cómputo de los usuarios que se enlaza a un servidor. Crystal Reports. Entorno de visual diseño y creación de reportesy gráficos. Ghz. Gigahertz, unidad de medida que sirve para indicar la velocidad del procesador en millones de ciclos (operaciones) por segundo. Interfase. Son las pantallas que permiten interactuar al usuario con el sistema. Mb. Megabyte, unidad de medida que sirve para medir la capacidad de almacenamiento de datos en bytes. Novell. Sistema operativo de red propiedad de la empresa Novell. PC cliente. Equipo de cómputo que utiliza el usuario para conectarse al sistema. Paradigma. Modelo, en este caso aplica a la metodología de desarrollo elegida para crear el sistema. RAM. Memoria de acceso aleatorio de la computadora que contiene los datos que puede utilizar y manejar sin necesidad de guardarlos en el disco duro. Servidor. Hardware y/o software que tiene la funcionalidad de proveer un servicio a otros equipos de cómputo. TIC. Tecnologías de Información y Comunicaciones. UTP. Cable de par trenzado sin protección, estándar utilizado en el cableado de red de computadoras. Visual Basic .NET. Entorno visual de desarrollo de aplicaciones. .NET Framework. Componente que al instalarse, permite la ejecución de programas que se hayan desarrollado en tecnología .NET en cualquier equipo sin que modifiquen archivos del sistema operativo.


X. Referencias jurídicas y bibliográficas

• Lineamientos Generales para la elaboración y presentación de los informes y reportes del Sistema de Información Periódica. (06 de noviembre de 2006). Secretaría de la Función Pública.

• Lineamientos para el funcionamiento de los Comités de Control y Auditoría.(12 de septiembre de 2005). Secretaría de la Función Pública.

• Seagate Crystal Reports –Users guide. Seagate Software Inc.Gary Carter, John Morse. 1997.

• Programación en Visual Basic .NET. Luis Miguel Blanco. Editorial Grupo EIDOS. 2002.

• Crystal Reports para Visual Studio .NET. Miguel Blanco. Editorial

Grupo EIDOS. 2002.

• Beginning VB 2008 Databases from Novice to Professional.Editorial APress.Vidya Vrat Agarwal y James Huddleston.2008.

propuesta del sistema para administrar la información de la gestión del oic

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