propuesta de un modelo de organizaciÓn de historias
TRANSCRIPT
6
PROPUESTA DE UN MODELO DE ORGANIZACIÓN DE HISTORIAS
LABORALES PARA EL SECTOR PÚBLICO EN SOPORTE FÍSICO Y
ELECTRÓNICO
DIANA CAROLINA CRISTIANO VALENCIA
PONTIFICIA UNIVERSIDAD JAVERIANA
FACULTAD DE COMUNICACIÓN Y LENGUAJE
DEPARTAMENTO DE CIENCIA DE LA INFORMACIÓN
CARRERA CIENCIA DE LA INFORMACION-BIBLIOTECOLOGÍA
BOGOTÁ, D. C.
2014
7
PROPUESTA DE UN MODELO DE ORGANIZACIÓN DE HISTORIAS
LABORALES PARA EL SECTOR PÚBLICO EN SOPORTE FÍSICO Y
ELECTRÓNICO
DIANA CAROLINA CRISTIANO VALENCIA
Trabajo de grado para optar al Título de Profesional en Ciencia de la
Información- Bibliotecóloga
Director
JOSE JULIAN REY CORREA
Profesional en Ciencia de la Información - Bibliotecólogo
Especialista en Archivística
PONTIFICIA UNIVERSIDAD JAVERIANA
FACULTAD DE COMUNICACIÓN Y LENGUAJE
DEPARTAMENTO DE CIENCIA DE LA INFORMACIÓN
CARRERA CIENCIA DE LA INFORMACIÓN-BIBLIOTECOLOGÍA
BOGOTA, D. C.
2014
10
NOTA DE ADVERTENCIA
“La universidad no se hace responsable por los conceptos emitidos por sus
alumnos en sus trabajos de Grado, solo velará porque no se publique nada
contrario al dogma y moral católicos y porque el trabajo no contenga ataques y
polémicas puramente personales, antes bien, se vea en ellas el anhelo de buscar
la verdad y la justicia”.
Reglamento de la Pontificia Universidad Javeriana, Artículo 23 de la Resolución
No.13 de 1964.
11
Nota de aceptación:
_____________________________
_____________________________
_____________________________
_____________________________
_____________________________
_____________________________
Firma del presidente del jurado
____________________________
Firma del jurado
____________________________
Firma del jurado
Bogotá_____________de 2014
12
AGRADECIMIENTOS
Hoy es un día muy especial y son muchas las personas a quien debo agradecer
enormemente por la realización de este gran sueño, el cual es el resultado de un
gran esfuerzo, por este motivo quiero dar mis más sinceros agradecimientos a mi
familia por el apoyo que me brindaron en el transcurso de mi carrera, en especial a
mi mamita Sandra Valencia mil gracias mami, por lo hermosa y especial que eres
conmigo, hoy este gran triunfo te lo dedico con todo mi amor, mil gracias por el
apoyo que me brindaste durante mi proceso de formación profesional, a mi
hermanita Shirley por escucharme y darme las fuerzas necesarias para seguir
adelante. A mi papa por preocuparse por mí, a mi abuelita Elisa y a mi hermanita
Ivonne Valencia, este triunfo es especialmente para ti, gracias mil gracias por
ayudarme tanto, sin tu apoyo no hubiera sido posible.
El agradecimiento más grande se lo debo a Dios por permitirme culminar mi
carrera y ofrecerme el acompañamiento y las bendiciones necesarias para poder
llegar a esta gran meta.
Al profesor José Julián Rey le agradezco muchísimo su acompañamiento y
dedicación y paciencia en este gran proceso.
13
TABLA DE CONTENIDO
Pág.
INTRODUCCIÓN ................................................................................................... 16
1. PLANTEAMIENTO DEL PROBLEMA ................................................................ 17
2. JUSTIFICACIÓN ................................................................................................ 20
3. OBJETIVOS....................................................................................................... 22
3.1. OBJETIVO GENERAL................................................................................. 22
3.2. OBJETIVOS ESPECÍFICOS ....................................................................... 22
4. MARCO HISTÓRICO ........................................................................................ 23
4.2 ESTADO DEL ARTE ....................................................................................... 23
5. LINEAMIENTOS PARA LA CONSERVACIÓN . ................................................ 25
5.1. ALMACENAMIENTO HISTORIAS LABORALES. ....................................... 27
5.2. ESTANTERÍAS Y MOBILIARIOS. ............................................................... 28
5.2. CAUSAS AMBIENTALES ............................................................................ 28
6 ORGANIZACIÓN DE LA HISTORIA LABORAL SEGÚN PROCESO DE
VINCULACIÓN ...................................................................................................... 30
6. 1 IMPORTANCIA DE LA HISTORIA LABORAL…………………………………...30
6. 2 VENTAJAS DE LA ORGANIZACIÓN DE LA HISTORIA LABORAL ............... 30
14
7. MODELO VINCULACIÓN LABORAL ................................................................ 31
7.1. CONTRATACIÓN TERMINO FIJO ............................................................. 31
7.2. CONTRATACIÓN TERMINO TEMPORAL. ................................................. 32
7.3. CONTRATACIÓN TERMINO APRENDIZAJE ............................................. 33
7.4. CONTRATACIÓN TERMINO INDEFINIDO ................................................. 35
7.5. CONTRATACIÓN POR PRESTACIÓN DE SERVICIOS. .......................... .36
8. CIRCULAR NO. 004 DE 2003, ORGANIZACIÓN DE HISTORIAS
LABORALES.. ........................................................................................................ 36
9. ORGANIZACIÓN DE UNA HISTORIA LABORAL ............................................. 42
10. MODELO POR PROCESOS DE VINCULACIÓN ....................................... 43
11. MODELO DE ORGANIZACIÓN EN FÍSICO Y ELECTRÓNICO ..................... 62
12. MODELO HISTORIA LABORAL ELECTRÓNICAMENTE……………………...65
12.1 CONTROL DE LAS HISTORIAS LABORALES..............................................59
13. MODELO ARCHIVO ELECTRÓNICAMENTE…………………………………...60
CONCLUSIONES .................................................................................................. 84
RECOMENDACIONES .......................................................................................... 85
BIBLIOGRAFÍA .................................................................................................... 889
ANEXOS……….. ................................................................................................... 89
15
RESUMEN
Este trabajo de grado es una propuesta de modelo de organización de Historias
Laborales de los empleados activos de una empresa del sector Publico basado
bajo los requerimientos y normas del Archivo General de la Nación, Ley General
de Archivos, La legislación laboral colombiana, con el fin de solucionar los vacíos y
de esta forma ofrecer a la compañía un sistema de Información de Gestión
Documental.
ABSTRACT
This work of degree is a proposal for model of organization of labor Stories of
active employees of a public sector company based under the requirements and
standards of the Archive the Nation, General Law of files, the Colombian labor
legislation in order to solve the empty and in this way offer to the company a
Management Information System documentary.
16
INTRODUCCIÓN
El siguiente trabajo de grado es un modelo de organización de las historias
laborales de unas empresas del sector público, fundamentadas en el Archivo
General de la Nación, Legislación Laboral, manuales y políticas de la empresa.
La organización de las historias laborales buscan solucionar los vacíos de un
archivo de gestión, esto se aplicara a través de la aplicación de las normas y
digitalización de las Historias Laborales, siguiendo las leyes del Archivo General
de la Nación, esto con el fin de garantizar la protección de datos personales de
cada empleado, que se almacenan en las historias laborales dotadas de un valor
legal y probatorio para las auditorias que se realizan. Esto con el fin de que se
evidencie el cumplimiento de las normas.
La organización de las historias laborales implica abordar el transcurso en el cual
se han producido los documentos y por ende conocer la situación actual de cómo
se están organizando las historias laborales actuales, conocer la protección de los
datos personales de los empleados y organización de cada historia laboral, para
este caso nos dirigimos a las normas y procedimientos establecidos por el Archivo
General de la Nación.
Para lograr que el archivo de Historias laborales se encuentren organizadas es
importante identificar que la historia laboral es un documento de soporte
documental al cumplimiento de la legislación laboral de un país, enmarca la
importancia de organizar la historia laboral de acuerdo a la legislación archivística
y así mismo clasificar las series y subseries que contiene cada historia laboral.
17
1. PLANTEAMIENTO DEL PROBLEMA
El desarrollo del problema se realiza en una empresa del sector público, como
primera instancia se observa la carencia de espacios físicos.
Los Departamentos de Recursos Humanos de las entidades públicas genera todo
tipo de información, en soporte papel, donde informan al empleado cualquier
decisión tomada por el Departamento en ejercicio de sus funciones.
Actualmente los archivos de las historias laborales en su mayoría se encuentran
en bodegas, y utilizan archivadores de 3 gavetas, una parte de las historias
laborales se encuentran organizadas alfabéticamente y después le asignan un
consecutivo a cada historia laboral.
Debido a la gran cantidad de personal que vincula las empresas públicas y
dependiendo del contrato de los empleados, que puede ser (término indefinido,
temporal o aprendiz), esto incrementa la producción documental de los
documentos.
Una de las problemáticas en la mayoría de las entidades públicas es que utilizan
carpeta tipo fuelle como unidad de almacenamiento para las historias laborales del
personal activo, en expedientes con más de 200 folios y con presencia de ganchos
metálicos, lo que no permite la optimización del espacio para los archivos.
Los principales problemas hallados en el archivo de historias laborales se verifica
faltantes de documentación, existen documentos en papel fax lo cual la
información no es clara ya que por el tiempo de conservación se ha borrado.
18
En la mayoría de las historias laborales del sector público no se les han aplicado el
proceso de ordenación y foliación.
Los tipos de ganchos son metálicos y viejos, por tal motivo existe documentación
oxidada y deteriorada.
Otra problemática es que los documentos se almacenan sin ningún procedimiento
de orden cronológico archivístico, lo que hace que la búsqueda de la información
sea dispendiosa.
Muchas de las historias laborales no cuenta con el marbete de identificación y por
este motivo los inventarios no se encuentran actualizados.
En general las carpetas no cumplen con los estándares que establece el Archivo
General de la Nación, primero no tienen el formato de control de requisitos que es
el mismo Check List, a esto se suma que los ingresos actuales no cumplen con un
diseño adecuado que refleje el orden cronológico, foliación, clasificación de los
diferentes tipos documentales.
Otras falencias que se evidencian en las empresas públicas respecto al estado de
las historias laborales son:
Los principales problemas en las entidades públicas es que se encuentran folios
sueltos. En su gran mayoría las carpetas se encuentran con duplicidad de copias,
faxes borroso y fotocopias, otra problemática es que algunos documentos no
están totalmente diligenciados, la perforación de los documentos es inadecuada.
los espacios destinados para el almacenamiento de las historias laborales no es el
adecuado porque no cuentan con la ventilación adecuada, y no garantizan la
integridad y conservación física de los documentos ya que los archivadores son
inadecuados para el almacenamiento de las historias laborales.
19
Las carpetas no tienen un criterio de identificación de los nombres y apellidos del
trabajador y código de ubicación de cada historia laboral.
20
2. JUSTIFICACIÓN
Los archivos de una compañía favorecen a la garantía de varios factores, como el
aspecto legal, la historia laboral integra los procesos que controlan el cumplimiento
de las funciones administrativas.
El presente proyecto permitirá que el archivo de las historias laborales tenga como
garantía una organización en las historias laborales esto con el fin de controlar y
dar cumplimiento a las auditorias administrativas establecidas por el Archivo
General de la Nación.
Las historias laborales son archivos que de acuerdo al ciclo vital del documento y
a la Tabla de Retención Documental son documentos que no se pueden eliminar,
son un documento histórico y da solución a problemas legales y ayuda a la toma
de decisiones, con esto se quiere que las historias laborales se encuentren
organizadas y codificadas por medio de un código para que sean consultadas de
una manera efectiva y así aumente la productividad de la empresa.
La propuesta de un modelo de organización de historias laborales tiene los
siguientes beneficios.
Solución en problemas de localización, y búsqueda de información.
Preservación de las historias laborales.
Seguridad en la custodia de los documentos como parte de la memoria
institucional de la compañía.
Protección de los datos personales de los trabajadores con el fin de
salvaguardar la información.
Respuestas oportunas y veraces en los requerimientos en las auditorias.
Cumplir con el Archivo General de la Nación.
21
La organización de las historias laborales es una solución para las empresas del
sector público, para su aplicación y uso, esto trata que los documentos de los
empleados activos, e inactivos se encuentren actualizados y archivados en cada
historia laboral para dar cumplimiento a los requerimientos de la compañía.
Los documentos que contiene la historia laboral tienen un valor administrativo, y
legal, se deben cumplir las normas archivísticas, las historias laborales tienen una
conservación de 80 a 100 años, prácticamente se conservan totalmente debido a
su nivel de procedencia, es histórico, preferiblemente se deben digitalizar para el
caso de las consultas.
22
3. OBJETIVOS
3.1. OBJETIVO GENERAL
Propuesta de un modelo de organización de historias laborales para el sector
público en soporte físico y electrónico.
3.2. OBJETIVOS ESPECÍFICOS
Proponer los lineamientos para la conservación para historias laborales.
Establecer la organización de la historia laboral según el proceso de
vinculación.
Elaborar el modelo según el proceso de vinculación de la historia laboral.
Diagrama de los procesos encontrados en la historia laboral.
Proponer el modelo de organización electrónica de las historias laborales.
23
4. MARCO HISTÓRICO
4.1 ESTADO DEL ARTE
Los estudios sobre la organización de historias laborales son insuficientes, a
continuación se presenta un ámbito nacional e internacional.
En la Ley General de Archivos define Gestión Documental como el
“Conjunto de actividades administrativas y técnicas tendientes a la
planificación, manejo y organización de la documentación producida y
recibida por las entidades, desde su origen hasta su destino final, con el
objeto de facilitar su utilización y conservación” 1
Otra definición de Gestión Documental “se puede definir como el conjunto
de instrucciones en las que se detalla las operaciones para el desarrollo
de los procesos de la gestión documental al interior de cada entidad, tales
como producción, recepción, distribución, tramite, organización, consulta,
conservación y disposición final de los documentos”2
En su trabajo de grado de Díaz Salazar Carolina, En el año 2002, cita a Cecilia
Cortes”3 muestra la normalización de la organización de historias laborales de los
empleados a través de un trabajo multifacético en las áreas de derecho laboral,
Gestión Humana, archivística y demás áreas.
1 DOYLE, Murielle, FRENIERE, Andre. La preparación de manuales de gestión de documentos para las administraciones
públicas: un estudio del RAMP. Paris: Unesco, 1991. p. 11 2 COLOMBIA. ARCHIVO GENERAL DE LA NACIÓN. Reglamento General de Archivos. 3 ed. Bogotá: El Archivo, 2003. p.
39. 3 DIAZ SALAZAR, Carolina. Propuesta para las directrices de un modelo de organización de historias laborales en una
empresa del sector petrolero comprendidas entre los años 2006-2008. Bogotá D.C. 2009. Trabajo de investigación. Pontificia Universidad Javeriana. Facultad de comunicación y lenguaje. p. 115
24
Esta tesis permite y da las pautas necesarias para la organización de las series
documentales, establece la organización metodológica y los procesos y
normatividad para el ingreso y retiro de los empleados, es importante aclarar que
en esta tesis el objetivo fue determinar cómo se encuentran las historias laborales
respecto a preservación y consulta, utilizando las Tablas de retención documental.
Y así mismo alfabetizar a los funcionarios en el área archivística.
Mediante la Circular No 004 de 2003, se establece la “Organización de las
Historias Laborales”, cada expediente de la historia laboral debe contener como
mínimo los siguientes documentos de acuerdo a la vinculación laboral.
Serie Documental
La agrupación de documentos son las series que refleja las funciones de una
institución y que a su vez hacen parte de secciones dentro de un fondo
documental. Según el Archivo General de la Nación de Colombia: “la serie
documental está integrada por documentos resultados de la repetitividad de los
procesos y procedimientos administrativos o técnicos en las oficinas,
generalmente están formados por el mismo tipo documental (unidades
documentales) que también responden a unos asuntos similares, generando
como resultado una información seriada4
A su vez, clasifica la serie documental en dos clases: serie con unidades
documentales simples y complejas (las historias laborales están en el grupo de las
complejas o conocidas como expedientes). Los documentos que la conforman son
tipos documentales diferentes entre sí pero relacionados en razón de un trámite
determinado.
4 COLOMBIA. ARCHIVO GENERAL DE LA NACIÓN. Ordenación Documental. Bogotá: División de Clasificación y
Descripción, 2003, p. 20.
25
5. LINEAMIENTOS PARA LA CONSERVACIÓN PARA LAS HISTORIAS
LABORALES
A continuación se propone los lineamientos para la conservación de los
documentos pertenecientes a la historia laboral, conservados a través del tiempo
con el fin de que se puedan preservar y proteger la información producida por las
entidades del sector público, para prevenir los documentos de amenazas de
deterioro biológico, hongos, polvo, contaminación ambiental, humedad, con el fin
de garantizar la integridad, perdurabilidad, y el acceso a la información contenidas
en ellos.
Según el Acuerdo 037 de 2002 en la conservación de los documentos en las
empresas del sector público se destacan los siguientes elementos para tener un
excelente manejo de la documentación, se encuentran las condiciones técnico
ambientales que nos guían a la conservación en los depósitos de archivo ubicados
en las edificaciones destinadas para su almacenamiento.
Las historias laborales de las entidades públicas deberán tener una adecuada
conservación y manejo de los documentos que se encuentran almacenados en el
archivo, para esto se debe realizar periódicamente la limpieza de los mismos, y
restaurar las historias laborales que se encuentren dañadas con el fin de detectar
el material que se encuentre afectado especialmente por agentes biológicos como
hongos y/o insectos a fin de separarlos y evitar que contaminen otras historias
laborales.
Cuando se detecte en la historia laboral agentes contaminantes y deba ser
enviada a restaurar se debe solicitar el servicio técnico a un profesional y personal
especializado en los procesos de desinfección antes de incorporar nuevos
documentos o consulta de la historia laboral.
26
Para que exista una adecuada conservación de las historias laborales se debe
garantizar que las entidades públicas cumplan con las siguientes especificaciones
como, estructura física, estantería, instalaciones eléctricas, tuberías, pisos,
puertas, paredes, estos que se encuentren en perfecto estado y funcionen
adecuadamente.
Las entidades públicas deben valorar en qué estado se encuentran las historias
laborales y tomar las medidas preventivas para detener, controlar y erradicar el
deterioro por lo tanto se sugiere elaborar un plan de conservación de historias
laborales, donde se certifique la conservación adecuada de las historias laborales
y así mismo realizar el monitoreo y control de las unidades ambientales,
periódicamente realizar la limpieza de los documentos y áreas de almacenamiento
como son pisos y estantería, con el fin de desinfectar las áreas donde se
conservan las historias laborales, en cada historia laboral se debe retirar todo
material vulnerable a los ataques biológicos y reparar las roturas y rasgaduras de
los documentos.
Así mismo, se ha evidenciado en las empresas públicas que las historias laborales
presentan deterioro debido a los agentes biológicos y a la composición del papel
en el transcurrir del tiempo, como lo son el papel mantequilla, la hoja de carbón y
el papel como tal, estos con el tiempo presentan agentes como polvo y otros
agentes biológicos a los que están expuestas las historias laborales.
Por lo mencionado anteriormente las historias laborales es una serie documental
de valor probatorio y legal las cuales contribuyen a las empresas públicas a
sustentar asuntos legales y así mismo a cumplir con lo establecido por el Archivo
General de la Nación.
En las empresas públicas y a medida que pasa el tiempo las historias laborales
van presentando cierto deterioro debido a las actividades propias del área de
gestión humana, como lo son consulta y préstamo de las historias laborales de los
27
empleados, esto debido a los requerimientos de cada uno de los usuarios que
requieren ciertos documentos de acuerdo a las necesidades y requerimientos del
área.
Todos estos elementos de riesgo de contaminación afectan las historias laborales,
lo cual genera que los documentos contenidos se vean afectados hasta el punto
de no ser legible totalmente, lo que implica perdida de información para el
desarrollo de responder auditorias y asuntos legales, esta información que no es
legible tiende a desaparecer y no se puede recuperar lo cual afecta gravemente a
las entidades públicas.
5.1 ALMACENAMIENTO PARA HISTORIAS LABORALES
Por su gran volumen y crecimiento en las Entidades públicas tienen almacenadas
las historias laborales en depósitos o archivos alternos al de la Oficina de Talento
Humano, por lo tanto teniendo en cuenta el Acuerdo 037 de 2002, establece los
requisitos mínimos que debe tener las edificaciones de las entidades públicas,
“terreno sin riesgos de humedad subterránea o problemas de inundación y que
ofrezca estabilidad”5 los espacios destinados para el almacenamiento de las
historias laborales deberá contar con una edificación segura y con gran
estabilidad, teniendo en cuenta el terreno, que el espacio destinado se encuentre
sin riesgo de inundaciones, fuertes vientos, lejos de industrias contaminantes
como lo son los químicos y bodegas de materiales de explosivos y combustibles.
Debido a que es un poco complicado cumplir con lo anteriormente mencionado se
recomienda que el edificio contenga buenas bases y se encuentre en un punto
5COLOMBIA. ARCHIVO GENERAL DE LA NACIÓN & DEPARTAMENTO ADMINISTRATIVO DE LA FUNCIÓN PÚBLICA.
Acuerdo 037 de 2002. Por el cual se establecen las especificaciones técnicas y los requisitos para la contratación de los servicios de depósito, custodia, organización, reprografía y conservación de documentos de archivo en desarrollo de los artículos 13 y 14 y sus Parágrafos 1 y 3 de la Ley General de Archivos 594 de 2000. [En línea] [Consultada junio 1 de 2014]. Disponible en: <http://www.archivogeneral.gov.co/sites/all/themes/nevia/PDF/Transparencia/ACUERDO_037_DE_2002.pdf>
28
seguro, tratando de evitar los riesgos expuestos anteriormente, esto se logra a
través de un diseño que prevenga estos inconvenientes, y el edificio sea
construido con materiales de buena calidad y así se podrá aumentar la seguridad
con relación a los terremotos o inundaciones.
5.2 ESTANTERÍAS Y MOBILIARIOS
Las entidades públicas deben contar con una área ampliamente disponible para el
almacenamiento de las historias laborales, la estantería debe tener un “Diseño
acorde con la dimensión de las unidades que contendrá, evitando bordes o aristas
que produzcan daños sobre los documentos”6, las estanterías y mobiliario deben
tener resistencia, solidez y seguridad con el fin de que sean diseñadas para
cumplir con las funciones archivísticas y ambientales como la temperatura,
ventilación e iluminación, a continuación se nombran algunos ejemplos, estantería
fija o rodante, mesas, equipos para el control de condiciones ambientales como
aire acondicionado, deshumidificadores y extractores, instrumentos de medición.
5.3 CAUSAS AMBIENTALES
Las historias laborales deben ser conservadas teniendo en cuenta los factores
ambientales como la temperatura, luz y contaminación atmosférica, estos
elementos son importantes para la conservación de las historias laborales.
Se recomienda a las empresas públicas que los edificios estén lejos de las
industrias contaminantes y se encuentre en una zona no contaminada con el fin de
que las historias laborales se encuentren conservadas en temperaturas
adecuadas y obtener los parámetros adecuados de conservación.
6Ibíd. p. 3
29
Las historias laborales son conservadas en soporte papel, el Acuerdo 037 de 2002
establece que la temperatura para el soporte de papel debe ser el siguiente
“Temperatura de 15 a 20ºc con una fluctuación diaria que no exceda los 2ºc,
Humedad relativa entre 45% y 60% con fluctuación diaria que no exceda del 5%“7
las consecuencias al no cumplir con lo establecido en el acuerdo perjudica los
documentos debido a la acción y efectos que tiene la luz, todo ambiente extremo
sea caliente o húmedo y con poca ventilación perjudica gravemente los
documentos, debido a que se aparecen insectos que perjudican los documentos lo
cual son de alimento para los insectos.
Otro aspecto importante que debe tener en cuenta las entidades públicas es en
caso de incendio, deberán tener equipos adecuados para la atención de desastres
como extintores, extractores de agua, sistemas de alarma contra incendio y robo,
y preferiblemente tener todas las historias laborales digitalizadas en caso de un
incendio el daño de las historias laborales son de destrucción total.
7Ibíd. p. 4
30
6. ORGANIZACIÓN DE LA HISTORIA LABORAL SEGÚN PROCESO DE
VINCULACIÓN
6.1 IMPORTANCIA DE LA HISTORIA LABORAL
La importancia de que las historias laborales se encuentren organizadas y
clasificadas permite identificar que sea un documento de soporte documental para
dar cumplimiento a la legislación laboral de un país, y ser un soporte documental
dentro de las diferentes áreas de la empresa, esto da la importancia de organizar
las historias laborales de acuerdo a la legislación archivística y da la importancia a
nivel de legal, administrativo y jurídico con el fin de verificar la organización de la
historia laboral de cada empleado.
La Serie Historias Laborales por la información que contienen es de gran impacto
social, puesto que son de vital importancia para efectos de bonos pensiónales y la
construcción de expedientes pensiónales y está por normatividad el derecho a la
pensión de los colombianos.
6.2 VENTAJAS DE LA ORGANIZACIÓN DE LA HISTORIA LABORAL
Mantener la información actualizada dentro de la Historia laboral
Ahorrar tiempo de acceso a los documentos.
Reducir el riesgo de que los documentos relevantes sufran daños.
Conducir los asuntos de una manera ordenada cronológicamente como se
producen dentro de la historia labora en forma eficaz y responsable.
Dar coherencia, continuidad y productividad a las labores de la entidad.
Mejorar los resultados de las actividades de requerimientos que se realizan
en la entidad.
Suministrar pruebas en caso de demandas.
Proteger los intereses y derechos de los colaboradores y de los usuarios.
31
Proporcionar evidencia de las actividades que se realizan.
7. VINCULACIÓN LABORAL
A continuación se presentan los diferentes tipos de vinculación laboral, donde se
muestra los diferentes procesos y las tipologías documentales que son requeridas
de acuerdo con la vinculación.
7.1 CONTRATACIÓN TERMINO FIJO
Las entidades públicas manejan un Contrato que cobija grandes beneficios ya que
brinda y goza de todas las prestaciones sociales establecidas por la ley en las
cuales se encuentran vacaciones, cesantías, primas legales y extralegales,
dependiendo de la entidad, este contrato tiene una duración entre uno y dos años
y puede ser renovado hasta tres veces por su permanencia, se tiene en cuenta
requisitos básicos como cumplir con un preaviso de 30 días antes para la
finalización de el mismo, una ventaja a resaltar es que se brinda una contratación
directa entre la entidad y el trabajador.
1. Formato único hoja de vida
2. Acto administrativo de nombramiento
3. Oficio de notificación del nombramiento, (copia)
4. Oficio de aceptación del nombramiento (original)
5. Contrato laboral
6. Documento de identificación como cédula de ciudadanía, registro civil.
7. Tarjeta profesional
8. Soportes documentales de formación y experiencia según requisitos del
cargo certificados, constancias en original.
9. Acta de posesión original
10. Certificado de antecedentes judiciales (copia)
11. Certificado de antecedentes fiscales (original)
32
12. Certificado de antecedentes disciplinarios (original)
13. Declaración de bienes y rentas (original)
14. Certificado de aptitud laboral (original)
15. Documentos de afiliación al sistema de seguridad social en salud,
pensiones, cesantías, caja de compensación, riesgos profesionales.
16. Actos administrativos como vacaciones, comisiones, horas extras,
permisos, licencias, etc.
17. Carta de escalafón o ascenso.
18. Evaluación de desempeño
19. Descargos
20. Oficio de información sobre el examen médico del retiro
21. Descuentos por nomina
7.2 CONTRATACIÓN TEMPORAL
Este modelo de contrato es usado para desarrollar una labor específica y termina
en el momento que la obra llegue a su fin. Este tipo de vinculación es
característica cuando cuentan con un cronograma definido. Este contrato es igual
en términos de beneficios y descuentos a los contratos indefinidos y definidos, por
ser un contrato laboral.
1. Formato único hoja de vida
2. Acto administrativo de nombramiento
3. Oficio de notificación del nombramiento, (copia)
4. Oficio de aceptación del nombramiento (original)
5. Documento de identificación como cédula de ciudadanía, registro civil.
6. Contrato laboral
7. Tarjeta profesional
8. Soportes documentales de formación y experiencia según requisitos del
cargo certificados, constancias en original.
33
9. Acta de posesión original
10. Certificado de antecedentes judiciales (copia)
11. Certificado de antecedentes fiscales (original)
12. Certificado de antecedentes disciplinarios (original)
13. Declaración de bienes y rentas (original)
14. Certificado de aptitud laboral (original)
15. Documentos de afiliación al sistema de seguridad social en salud,
pensiones, cesantías, caja de compensación, riesgos profesionales.
16. Actos administrativos como vacaciones, comisiones, horas extras,
permisos, licencias, etc.
17. Carta de escalafón o ascenso.
18. Programas de trabajo académico (copia)
19. Evaluación de desempeño
20. Descargos
21. Reporte del puntaje
22. Informe de actividades original
23. Informe de comisiones
24. Descuentos por nomina
25. Afiliación a organizaciones sindicales
26. Oficio de información sobre el examen médico del retiro
7.3 CONTRATO DE APRENDIZAJE
En las entidades públicas este tipo de contrato es especial ya que brinda un
enfoque a la formación de aprendices o practicantes por medio de una ayuda que
brinda herramientas académicas y teóricas para la adecuada formación, este
contrato se realiza con entidades autorizadas por la universidad o instituto,
depende el caso como fin este tipo de contrato tiende a familiarizar al practicante
con la vida laboral e incluirlo a la metodología profesional de su oficio, en este
caso la remuneración es llamada auxilio de sostenimiento y se basa en el
34
convenio de las partes en algunos casos es igual al salario mínimo sin
prestaciones, o en su defecto menos del salario mínimo.
1. Formato único hoja de vida
2. Plan de trabajo
3. Contrato o Convenio Institucional
4. Solicitud del departamento
5. Documento de identificación como cédula de ciudadanía, registro civil.
6. Tarjeta profesional
7. Soportes documentales de formación y experiencia según requisitos del
cargo certificados, constancias en original.
8. Certificado de antecedentes judiciales (copia)
9. Certificado de antecedentes fiscales (original)
10. Certificado de antecedentes disciplinarios (original)
11. Declaración de bienes y rentas (original)
12. Certificado de aptitud laboral (original)
13. Documentos de afiliación al sistema de seguridad social en salud,
pensiones, cesantías, caja de compensación, riesgos profesionales.
14. Actos administrativos como vacaciones, comisiones, horas extras,
permisos, licencias, etc.
15. Evaluación de desempeño
16. Descargos
17. Afiliación a organizaciones sindicales
35
7.4 CONTRATO TERMINO INDEFINIDO
En las entidades públicas el contrato indefinido se caracteriza por no tener una
fecha exacta para su terminación dando más oportunidades para el empleado
poder destacarse y tener un mayor tiempo de estabilidad laboral, es uno de los
contratos más apetecidos ya que cuenta con todas las ventajas y prestaciones
sociales establecidas por la ley además cuenta con ayudas importantes como,
obtener créditos y préstamos entre otros auxilios que brinda la entidad.
1. Formato único hoja de vida
2. Acto administrativo de nombramiento
3. Oficio de notificación del nombramiento (copia)
4. Oficio de aceptación del nombramiento (original)
5. Contrato laboral
6. Documento de identificación como cédula de ciudadanía, registro civil.
7. Tarjeta profesional
8. Soportes documentales de formación y experiencia según requisitos del
cargo certificados, constancias en original.
9. Acta de posesión original
10. Certificado de antecedentes judiciales (copia)
11. Certificado de antecedentes fiscales (original)
12. Certificado de antecedentes disciplinarios (original)
13. Declaración de bienes y rentas (original)
14. Certificado de aptitud laboral (original)
15. Documentos de afiliación al sistema de seguridad social en salud,
pensiones, cesantías, caja de compensación, riesgos profesionales.
16. Actos administrativos como vacaciones, comisiones, horas extras,
permisos, licencias, etc.
17. Carta de escalafón o ascenso.
18. Evaluación de desempeño
19. Descargos
36
20. Oficio de información sobre el examen médico del retiro
21. Descuentos por nomina
OBSERVACIÓN: En esta presentación no incluimos el CONTRATO POR
PRESTACIÓN DE SERVICIOS por según lo siguiente:
Es un contrato donde se establece una relación entre la empresa y el empleador
por consiguiente es de carácter civil y no laboral, junto con esto no se pagas las
prestaciones sociales que brindan otro tipo de contratos.
1. Formato único hoja de vida original
2. Propuesta por escrito ajustada al requerimiento
3. Documentos de identificación
4. Soportes documentales de formación y experiencia según requerimiento del
contrato.
5. Certificado de antecedentes judiciales
6. Boletín de deudores morosos del estado
7. Certificado de antecedentes disciplinarios
8. Constancia de afiliación al sistema de pensiones
9. Constancia de riesgos profesionales
10. Contratos
11. Rut
Con el fin de normalizar la organización de las historias laborales en las entidades
públicas el Archivo General de la Nación emite la Circular 004 de 2003 por medio
del cual establecen los criterios básicos de organización para que todas las
entidades des sector público organicen las historias laborales según la ley.
Teniendo en cuenta que las empresas públicas deben contar con las directrices de
la Circular 004 de 2003 estas entidades en su mayoría no cumplen con los
requisitos de organización establecidas, por lo anterior esta norma sigue un
proceso de trazabilidad desde el ingreso del empleado hasta su retiro todos los
37
documentos que contiene la historia laboral son de valor legal y ayudan a la toma
de decisiones.
A continuación se presentan los tipos documentales que debe tener la serie de
historia laboral el cual debe dar cumplimiento a la Circular 004 de 2003. Las
siguientes tipologías documentales permiten a las entidades públicas cumplir con
la documentación que debe contener una historia laboral.
La organización para cada uno de estos documentos comienza con un orden
clave, en las entidades públicas.
“Acto administrativo de nombramiento o contrato de trabajo
Oficio de notificación del nombramiento o contrato de trabajo
Oficio de aceptación del nombramiento en el cargo o contrato de trabajo
Documentos de identificación
Hoja de Vida (Formato Único Función Pública) REPÚBLICA DE COLOMBIA
Libertad y Orden
Soportes documentales de estudios y experiencia que acrediten los
requisitos del cargo
Acta de posesión
Pasado Judicial – Certificado de Antecedentes Penales
Certificado de Antecedentes Fiscales
Certificado de Antecedentes Disciplinarios
Declaración de Bienes y Rentas
Certificado de aptitud laboral (examen médico de ingreso)
Afiliaciones a: Régimen de salud (EPS), pensión, cesantías, caja de
compensación, etc.
Actos administrativos que señalen las situaciones administrativas del
funcionario: vacaciones, licencias, comisiones, ascensos, traslados,
encargos, permisos, ausencias temporales,
38
Inscripción en carrera administrativa, suspensiones de contrato, pago de
prestaciones, entre otros.
Evaluación del Desempeño
Acto administrativo de retiro o desvinculación del servidor de la entidad,
donde consten las razones del mismo: Supresión del cargo, insubsistencia,
destitución, aceptación de renuncia al cargo, liquidación del contrato,
incorporación a otra entidad”8.
Los documentos nombrados anteriormente son fundamentales para la
contratación en empresas públicas adicional a esto debemos anexar las siguientes
tipologías documentales, las nombradas a continuación no están contenidas en la
Circular 004 de 2003.
Acto administrativo de asignación
Acto administrativo de designación
Acto administrativo de ubicación
Acto administrativo de reconocimiento de horas extras y/o tiempo
Acto administrativo de encargo
Acto administrativo de comisión
Acto administrativo de traslado
Acto administrativo de ascenso
Acto administrativo de permiso
Acto administrativo de pago de prestaciones sociales
Acto administrativo de reconocimiento prima técnica
Acto administrativo de vacaciones
Acto administrativo de licencia
Acto administrativo de destitución o Suspensión
8COLOMBIA. ARCHIVO GENERAL DE LA NACIÓN DEPARTAMENTO ADMINISTRATIVO DE LA FUNCIÓN PÚBLICA.
Circular No 012 de 2004. Orientaciones para el cumplimiento de la circular no. 004 de 2003. [Consultada junio 1 de 2014]. [En línea] Disponible en: http://www.archivogeneral.gov.co/sites/all/themes/nevia/PDF/Transparencia/CIRCULAR_004_DE_2003.pdf
39
Acto administrativo de aceptación de renuncia al cargo
Acto administrativo de desvinculación
Acto administrativo de incorporación a otra entidad
Acto administrativo de vacancia por abandono
Acto administrativo de supresión del cargo
Acto administrativo de insubsistencia
Acto administrativo de vacancia por muerte
Formato liquidador de prestaciones sociales (Certificado para liquidación de
cesantías, liquidación de cesantías, e indemnización de Cesantías)
Comunicado de situación administrativa (solicitud vacaciones y respuesta,
certificado de idoneidad, solicitud de novedades de personal, peticiones quejas y
reclamos)
Certificado laboral (Tiempos de servicio)
Reporte de cesantías (Extracto de conciliación de cesantías, se deja como
Formato retiro cesantías
Sentencia que ordena reintegro
Comunicado de actividades y responsabilidades
Comunicado inducción al puesto de trabajo
Presentación renuncia
Sentencias Judiciales
Solicitud cambio de ubicación
Valoración individual del desempeño/ evaluación de personal
Acto administrativo de funciones
Oficio de notificación de actos administrativos un solo código el oficio y el reporte
cuando aplique), folio de vida.
Certificaciones médicas y/o incapacidad
Acto administrativo de recurso de reposición o apelación
Lista de chequeo
Autos
40
Acto administrativo de méritos
Afiliación a ARL (Antes ARP)
Resumen o anotación de historia laboral
Reporte actualización de hoja de vida. (Tarjera de personal o Registro de
personal)
Investigaciones Disciplinarias
Paz y Salvos
Contrato de Prestación de Servicios
Documentos para convocatoria
Soportes documentales de experiencia, referencias y/o recomendaciones
personales
Pólizas
Las entidades públicas deben ver la necesidad de la vacante a través de la
selección del personal con descripción de la vacante una vez realizada la
convocatoria por el área de gestión humana, se reciben las hojas de vida de los
aspirantes para proceder con las entrevistas, se realizan las pruebas psicotécnicas
para dar una calificación y se procede a la entrevista con el jefe de área, el
candidato debe presentar el examen médico para garantizar su excelente estado
de salud para desempeñar el cargo posterior a esto el candidato entrega estos
documentos para preceder a diligenciar los formularios de afiliación.
En caso de que el candidato este afiliado debe llevar la carta de afiliación para
seguir con la vinculación de las mismas.
Para el pago de nómina se debe proceder a realizar la apertura de la cuenta a
través de una entidad bancaria luego de este proceso se procede a firmar el
contrato y otro sí. Se continúa con la inducción del cargo y firma de políticas.
41
8. ORGANIZACIÓN DE UNA HISTORIA LABORAL
“Consiste en la ubicación física de los expedientes de una serie documental. De
acuerdo con un sistema previamente establecido el cual puede ser alfabético,
numérico y alfanumérico. La ordenación documental también está relacionada con
el principio de orden original que guardan los documentos que integran un
expediente”9
La historia laboral debe ir organizada en carpetas de yute de forma que al abrir la
carpeta se debe encontrar el primer documento que se generó en el trámite de la
contratación y al final de carpeta el documento donde se evidencie el desarrollo de
las funciones. Cada historia laboral debe ser foliada y debe efectuarse en el
extremo superior derecho de la hoja debe ser de una forma consecutiva de una a
doscientos independientemente del número de carpetas, cada carpeta debe
contener como máximo 200 folios.
Para la ordenación de las historias laborales en entidades públicas se puede
seleccionar alguno de los siguientes métodos
9. Ordenación alfabética: por el apellido del empleado
10. Ordenación numérica: Por el número de la cédula de ciudadanía
Cada documento ingresado en la historia laboral debe estar registrado en la hoja
de control establecido por el Archivo General de la Nación, ésta se debe
diligenciar de acuerdo a los tipos documentales ingresados, todas las entidades
públicas están obligadas a diligenciar la hoja de control por cada documento, lo
cual permite garantizar el control de los expedientes.
9COLOMBIA. ARCHIVO GENERAL DE LA NACIÓN. Principios y procesos para la organización del archivo general del
municipio. [En línea] [Consultado junio 1 de 2014]Disponible en: http://biblioteca.archivogeneral.gov.co/pmb/opac_css/doc_num.php?explnum_id=10
42
9. MODELO PROCESOS DE VINCULACIÓN LABORAL POR TIPO DE
CONTRATO
A continuación se presenta el modelo de la organización y archivo de historias
laborales por tipo de contratación, donde se evidencia la historia, vida jurídica y
disciplinaria de una persona vinculada a una entidad por lo tanto es importante la
organización de la historia laboral por medio de la aplicación de los principios
archivístico contemplados en la Circular 004 de 2003
Es necesaria que las historias laborales sean manejadas por una persona
responsable, para la integridad y conservación de las historias laborales en otro
aspecto las entidades públicas tienen el deber de administrar las historias
laborales de acuerdo con la normatividad vigente.
PROCESO A) CONTRATO A TÉRMINO FIJO
No. Diagrama de Flujo Responsable Descripción del Proceso
1 INICIO
DEFINIR CONDICIONES DE LA VACANTE AJUSTADO AL
TIEMPO EN LA EJECUCION (1 AÑOS) PRORROGABLE HASTA
3 VECES.
Director de
recursos
humanos
Define las condiciones del contrato en
cuanto a tipo (indefinido y fijo), fecha
de ingreso, salario, de acuerdo a
condiciones definidas en el perfil del
cargo.
2 ELABORAR EL
CONTRATO A PARTIR DE LOS
REQUERIMIENTOS DE LA VACANTE
1
Asistente de
recursos
humanos
Elabora contrato según indicaciones
del director de recursos humanos.
43
3
PROCESO DE SELECCION
A) VERIFICACION DOCUMENTOS
B) VISITA DOMICILIARIA
C) PRUEBAS PSICO-TECNICAS
(POLIGRAFIA DE PRE-EMPLEO),
REFERENCIADOS AL PUESTO DE TRABAJO
D) EXAMENES MEDICOS
E) ENTREVISTAF) HISTORIA
CLINICA LABORAL
Firma del
funcionario,
procesos de
selección
Se contrata una firma que se encargue
de identificar, verificar y establecer la
veracidad de los documentos del
aspirante al cargo.
4
OK?NO1
SI
Firma
contratista
procesos de
selección
Una vez verificado tras los conductos
regulares se establece que el
aspirante cumple con el perfil y
aprobando satisfactoriamente el
proceso de selección se toma la
decisión.
5
INGRESAR AL SISTEMA DE INFORMACION
Asistente de
recursos
humanos
Ingresa información de principales y
número de cuenta de entidad bancaria
al sistema (ruta: recursos humanos-
nómina-empleado-empleado entidad).
6 AFILIACION
EPS-PENSION-ARL-CAJAS DE
COMPENSACION
Asistente de
recursos
humanos
Solicita al aspirante vinculado al
proceso de contratación diligenciar
formularios para afiliación al sistema
de salud, fondo de pensiones, y
administradora de riesgos laborales.
De igual forma solicita número de
cuenta de entidad bancaria para pago
de nómina.
Si la persona no tiene cuenta en
entidad bancaria autorizada por la
institución contratante, entrega carta
de solicitud de apertura de cuenta de
44
ahorros.
7
FIRMA DEL CONTRATO
Persona
contratada
Firma contrato de trabajo.
8 REVISION DEL
CONTRATO
OK?NO1
Jurídica Recibe contrato con visto bueno del
Director de recursos humanos revisa y
firma.
Si encuentra observaciones devuelve
contrato para ser ajustado.
9 ARCHIVAR CONTRATO
Asistente de
recursos
humanos
Ingresa contrato legajado en la carpeta
del aspirante contratado y se realiza la
foliación de los documentos faltantes,
copias de cartas entidad financiera,
examen médico de ingreso,
afiliaciones, contrato y otros
documentos. Se archiva la carpeta.
10 FOLEAR
DOCUMENTACION
APERTURA FOLIO
HISTORIA LABORAL
Asistente de
recursos
humanos
Abre carpeta y folia los documentos en
hoja de vida con sus soportes,
entrevistas y pruebas. Y abre archivo
de historial laboral establecidos en los
formatos pertinentes
11 INDUCCION
FIN
Persona
contratada
Continúa procedimiento de Inducción.
45
PROCESO B) CONTRATO TEMPORAL
No. Diagrama de Flujo Responsable Descripción del Proceso
1 INICIO
DEFINIR VACANTE Y TIEMPO AJUSTADO A
CRONOGRAMA (DEFINICION DE PLAZO
U OBJETIVOS)
Director de
recursos
humanos
Define las condiciones del contrato,
fecha de ingreso, salario, de acuerdo a
condiciones definidas en el perfil del
cargo y el tiempo de vinculación a
partir de los plazos y objetivos de la
actividad a desarrollar.
2 REVISION DEL
REQUERIMIENTO DE LA VACANTE Y
ELABORACION DE CONTRATO
1
Asistente de
recursos
humanos
Elabora contrato según indicaciones
del director de recursos humanos.
3
PROCESO DE SELECCION
A) VERIFICACION DOCUMENTOS
B) VISITA DOMICILIARIA
C) PRUEBAS PSICO-TECNICAS
(POLIGRAFIA DE PRE-EMPLEO),
REFERENCIADOS AL PUESTO DE TRABAJO
D) EXAMENES MEDICOS
E) ENTREVISTAF) HISTORIA
CLINICA LABORAL
Firma
contratista
procesos de
selección
Se contrata una firma que se encargue
de identificar, verificar y establecer la
veracidad de los documentos del
aspirante al cargo.
4
OK?NO1
SI
Firma
contratista
procesos de
selección
Una vez verificado tras los conductos
regulares se establece que el
aspirante cumple con el perfil y
aprobando satisfactoriamente el
proceso de selección se toma la
decisión.
46
5 AJUSTES DE LA
VACANTE (HORARIO, OBJETIVOS, TIEMPO)
Director de
recursos
humanos
Crea y establece las funciones propias
del cargo de la persona contratada,
horarios y cronograma de actividades
por objetivos.
6 AFILIACION
EPS-PENSION-ARL-CAJAS DE
COMPENSACION
Asistente de
recursos
humanos
Solicita al aspirante vinculado al
proceso de contratación diligenciar
formularios para afiliación al sistema
de salud, fondo de pensiones, y
administradora de riesgos laborales.
De igual forma solicita número de
cuenta de entidad bancaria para pago
de nómina.
Si la persona no tiene cuenta en
entidad bancaria autorizada por la
institución contratante, entrega carta
de solicitud de apertura de cuenta de
ahorros.
7
FIRMA DEL CONTRATO
Persona
contratada
Firma contrato de trabajo.
8 REVISION DEL
CONTRATO
OK?NO1
Jurídica Recibe contrato con visto bueno del
Director de recursos humanos revisa y
firma.
Si encuentra observaciones devuelve
contrato para ser ajustado.
47
9 ARCHIVAR CONTRATO
Asistente de
recursos
humanos
Ingresa contrato legajado en la carpeta
del aspirante contratado y se realiza la
foliación de los documentos faltantes,
copias de cartas entidad financiera,
examen médico de ingreso,
afiliaciones, contrato y otros
documentos. Se archiva la carpeta.
10 FOLEAR
DOCUMENTACION
APERTURA FOLIO
HISTORIA LABORAL
Asistente de
recursos
humanos
Abre carpeta y folia los documentos en
hoja de vida con sus soportes,
entrevistas y pruebas. Y abre archivo
de historial laboral establecidos en los
formatos pertinentes
11 INDUCCION
FIN
Persona
contratada
Continúa procedimiento de Inducción.
PROCESO C) CONTRATO APRENDIZAJE
No. Diagrama de Flujo Responsable Descripción del Proceso
1 INICIO
DEFINIR VACANTE Y TIEMPO AJUSTADO A
CRONOGRAMA (DEFINICION DE PLAZO
U OBJETIVOS)
ENTIDAD CON LA SE ESTABLECE EL
CONVENIO (SENA-INSTITUCION EDUCATIVA)
Director de
recursos
humanos
Define las condiciones del contrato,
fecha de ingreso, salario, de acuerdo a
condiciones definidas en el perfil del
cargo y el tiempo de vinculación a
partir de los plazos y objetivos de la
actividad a desarrollar establecidos
tras el convenio con la institución
educativa.
48
2 REVISION DEL
REQUERIMIENTO DE LA VACANTE Y
ELABORACION DE CONTRATO BAJO
POLITICAS DEL CONVENIO
1
Asistente de
recursos
humanos
Elabora contrato según indicaciones
del director de recursos humanos, bajo
políticas del convenio.
3 PROCESO DE SELECCIÓN VICIADO POR EL
CONVENIO(ENVIO DEL PERSONAL
POR PARTE DE LA INSTITUCION)
A) VERIFICACION DOCUMENTOS
B) PRUEBAS PSICO-TECNICAS,
C) EXAMENES MEDICOS
D) ENTREVISTA
Firma
contratista
procesos de
selección
Se contrata una firma que se encargue
de identificar, verificar y establecer la
veracidad de los documentos del
aspirante al cargo, la institución
educativa es notificada del
requerimiento por parte del contratante
la cual ha hecho una solicitud, esta
entidad enviará el personal solicitado
previa selección del mismo ente
educativo.
4
OK?NO1
SI
Firma
contratista
procesos de
selección
Una vez verificado tras los conductos
regulares se establece que el
aspirante cumple con el perfil y
aprobando satisfactoriamente el
proceso de selección se toma la
decisión.
5 AJUSTES DE LA VACANTE (HORARIO, OBJETIVOS, TIEMPO)
ESTABLECIDOS POR EL CONVENIO
Director de
recursos
humanos
Crea y establece las funciones propias
del cargo de la persona contratada,
horarios y cronograma de actividades
por objetivos, establecidos en el
convenio.
49
6 AFILIACION
EPS-PENSION-ARL-CAJAS DE
COMPENSACION
Asistente de
recursos
humanos
Solicita al aspirante vinculado al
proceso de contratación diligenciar
formularios para afiliación al sistema
de salud, fondo de pensiones, y
administradora de riesgos laborales.
De igual forma solicita número de
cuenta de entidad bancaria para pago
de nómina.
Si la persona no tiene cuenta en
entidad bancaria autorizada por la
institución contratante, entrega carta
de solicitud de apertura de cuenta de
ahorros.
7
FIRMA DEL CONTRATO
Persona
contratada
Firma contrato de trabajo.
8 REVISION DEL
CONTRATO
OK?NO1
Jurídica Recibe contrato con visto bueno del
Director de recursos humanos revisa y
firma.
Si encuentra observaciones devuelve
contrato para ser ajustado.
9 ARCHIVAR CONTRATO
Asistente de
recursos
humanos
Ingresa contrato legajado en la carpeta
del aspirante contratado y se realiza la
foliación de los documentos faltantes,
copias de cartas entidad financiera,
examen médico de ingreso,
afiliaciones, contrato y otros
documentos. Se archiva la carpeta.
50
10 FOLEAR
DOCUMENTACION
APERTURA FOLIO
HISTORIA LABORAL
Asistente de
recursos
humanos
Abre carpeta y folia los documentos en
hoja de vida con sus soportes,
entrevistas y pruebas. Y abre archivo
de historial laboral establecidos en los
formatos pertinentes
11 INDUCCION
FIN
Persona
contratada
Continúa procedimiento de Inducción.
51
PROCESO D) CONTRATO A TERMINO INDEFINIDO
No. Diagrama de Flujo Responsable Descripción del Proceso
1 INICIO
DEFINIR CONDICIONES DE LA VACANTE
Director de
recursos
humanos
Define las condiciones del contrato en
cuanto a tipo (indefinido y fijo), fecha
de ingreso, salario, de acuerdo a
condiciones definidas en el perfil del
cargo.
2 ELABORAR EL
CONTRATO A PARTIR DE LOS
REQUERIMIENTOS DE LA VACANTE
1
Asistente de
recursos
humanos
Elabora contrato según indicaciones
del director de recursos humanos.
3
PROCESO DE SELECCION
A) VERIFICACION DOCUMENTOS
B) VISITA DOMICILIARIA
C) PRUEBAS PSICO-TECNICAS
(POLIGRAFIA DE PRE-EMPLEO),
REFERENCIADOS AL PUESTO DE TRABAJO
D) EXAMENES MEDICOS
E) ENTREVISTAF) HISTORIA
CLINICA LABORAL
Firma del
funcionario,
procesos de
selección
Se contrata una firma que se encargue
de identificar, verificar y establecer la
veracidad de los documentos del
aspirante al cargo.
4
OK?NO1
SI
Firma
contratista
procesos de
selección
Una vez verificado tras los conductos
regulares se establece que el
aspirante cumple con el perfil y
aprobando satisfactoriamente el
proceso de selección se toma la
decisión.
52
5
INGRESAR AL SISTEMA DE INFORMACION
Asistente de
recursos
humanos
Ingresa información de principales y
número de cuenta de entidad bancaria
al sistema (ruta: recursos humanos-
nómina-empleado-empleado entidad).
6 AFILIACION
EPS-PENSION-ARL-CAJAS DE
COMPENSACION
Asistente de
recursos
humanos
Solicita al aspirante vinculado al
proceso de contratación diligenciar
formularios para afiliación al sistema
de salud, fondo de pensiones, y
administradora de riesgos laborales.
De igual forma solicita número de
cuenta de entidad bancaria para pago
de nómina.
Si la persona no tiene cuenta en
entidad bancaria autorizada por la
institución contratante, entrega carta
de solicitud de apertura de cuenta de
ahorros.
7
FIRMA DEL CONTRATO
Persona
contratada
Firma contrato de trabajo.
8 REVISION DEL
CONTRATO
OK?NO1
Jurídica Recibe contrato con visto bueno del
Director de recursos humanos revisa y
firma.
Si encuentra observaciones devuelve
contrato para ser ajustado.
53
9 ARCHIVAR CONTRATO
Asistente de
recursos
humanos
Ingresa contrato legajado en la carpeta
del aspirante contratado y se realiza la
foliación de los documentos faltantes,
copias de cartas entidad financiera,
examen médico de ingreso,
afiliaciones, contrato y otros
documentos. Se archiva la carpeta.
10 FOLEAR
DOCUMENTACION
APERTURA FOLIO
HISTORIA LABORAL
Asistente de
recursos
humanos
Abre carpeta y folia los documentos en
hoja de vida con sus soportes,
entrevistas y pruebas. Y abre archivo
de historial laboral establecidos en los
formatos pertinentes
11 INDUCCION
FIN
Persona
contratada
Continúa procedimiento de Inducción.
PROCESO E) CONTRATO POR PRESTACION DE SERVICIOS
No. Diagrama de Flujo Responsable Descripción del Proceso
1 INICIO
DEFINICION DE LA PRESTACION DEL
SERVICIO
Director de
recursos
humanos
Términos de referencia para los
contratos (objeto contractual)
54
2
REVISION DEL REQUERIMIENTO Y ELABORACION DE
CONTRATO
1
Jurídica
Revisa el requerimiento y lo socializa
para establecer la necesidad real de la
vacante y establece los parámetros
legales para elaboración del contrato,
cláusulas de cumplimiento,
confidencialidad, tiempo de ejecución.
3
APERTURA CONVOCATORIA
(ABIERTA-CERRADA) PARA PROCESO DE
SELECCIÓN.
REQUISITOS DE LA OFERTA (CONTRATISTA)1. HOJA DE VIDA
2. PROPUESTA POR ESCRITO AJUSTADA AL
REQUERIMIENTO3. RUT
4. CERTIFICADO DE PAGOS SALUD-PENSION-ARL.
5. COPIA DE CERTIFICADOS ACADEMICOS Y
LABORALES6. PRUEBA PSICO-TECNICA
7. EXAMENES MEDICOS8. ENTREVISTA
Director de
recursos
humanos y
subdirector
administrativo
Se abre la convocatoria para la
vacante, estableciendo parámetros
para mejorar el filtro en la contratación,
se puede hacer la verificación
directamente a través de los
estamentos gubernamentales como la
DIAN, Cámara de Comercio que
aporta importante información para
establecer una puntuación que
determine al ganador.
4
OK?NO1
SI
ES ESPECIAL?NO2
Director de
recursos
humanos y
subdirector
administrativo
Una vez verificado tras los conductos
regulares se establece que los
contratistas sean idóneos para
desempeñar la labor, o los
profesionales que ejecuten el objeto
contractual, cumple con el perfil y
aprobando satisfactoriamente el
proceso de evaluación o estudio de los
contratistas se toma la decisión a
través de un sistema de puntuación. Si
se presentan situaciones especiales
en la contratación se establecerán en
el sistema de puntuación el cual
55
definirá los puntos y aspectos
especiales sirviendo de filtro en el
proceso de selección.
5
FIRMA DEL CONTRATO
Persona
contratada
Firma contrato de trabajo.
6 REVISION DEL
CONTRATO
OK?NO1
Jurídica Recibe contrato con visto bueno del
Director de recursos humanos revisa y
firma.
Si encuentra observaciones devuelve
contrato para ser ajustado.
7 ARCHIVAR CONTRATO
Asistente de
recursos
humanos
Ingresa contrato legajado en la carpeta
del aspirante contratado y se realiza la
foliación de los documentos faltantes,
copias de cartas entidad financiera,
examen médico de ingreso,
afiliaciones, contrato y otros
documentos. Se archiva la carpeta.
8 FOLEAR
DOCUMENTACION
APERTURA FOLIO
HISTORIA LABORAL
FIN
Asistente de
recursos
humanos
Abre carpeta y folia los documentos en
hoja de vida con sus soportes,
entrevistas y pruebas. Y abre archivo
de historial laboral establecidos en los
formatos pertinentes.
56
INICIO
DEFINIR CONDICIONES DE LA VACANTE AJUSTADO AL
TIEMPO EN LA EJECUCION (1 AÑOS) PRORROGABLE HASTA
3 VECES.
ELABORAR EL CONTRATO A PARTIR
DE LOS REQUERIMIENTOS DE
LA VACANTE
1
1
2
PROCESO DE SELECCION
A) VERIFICACION DOCUMENTOS
B) VISITA DOMICILIARIA
C) PRUEBAS PSICO-TECNICAS
(POLIGRAFIA DE PRE-EMPLEO),
REFERENCIADOS AL PUESTO DE TRABAJO
D) EXAMENES MEDICOS
E) ENTREVISTAF) HISTORIA
CLINICA LABORALOK?NO1
SI
INGRESAR AL SISTEMA DE INFORMACION
3
FOLEAR DOCUMENTACION
AFILIACIONEPS-PENSION-ARL-
CAJAS DE COMPENSACION
4
5
6
APERTURA FOLIO
HISTORIA LABORAL
FIRMA DEL CONTRATO
REVISION DEL CONTRATO
A) CONTRATO A TERMINO FIJO
7
OK?NO1
SI
ARCHIVAR CONTRATO
8
INDUCCION
FIN
9
10
11
10.1
57
B) CONTRATO TEMPORAL
INICIO
DEFINIR VACANTE Y TIEMPO AJUSTADO A
CRONOGRAMA (DEFINICION DE PLAZO
U OBJETIVOS)
REVISION DEL REQUERIMIENTO DE
LA VACANTE Y ELABORACION DE
CONTRATO
1
1
2
PROCESO DE SELECCION
A) VERIFICACION DOCUMENTOS
B) VISITA DOMICILIARIA
C) PRUEBAS PSICO-TECNICAS
(POLIGRAFIA DE PRE-EMPLEO),
REFERENCIADOS AL PUESTO DE TRABAJO
D) EXAMENES MEDICOS
E) ENTREVISTAF) HISTORIA
CLINICA LABORALOK?NO1
SI
AJUSTES DE LA VACANTE (HORARIO, OBJETIVOS, TIEMPO)
3
4
5
3.1
FOLEAR DOCUMENTACION
AFILIACIONEPS-PENSION-ARL-
CAJAS DE COMPENSACION
6
APERTURA FOLIO
HISTORIA LABORAL
FIRMA DEL CONTRATO
REVISION DEL CONTRATO
7
OK?NO1
SI
ARCHIVAR CONTRATO
8
INDUCCION
FIN
9
10
11
58
INICIO
DEFINIR VACANTE Y TIEMPO AJUSTADO A
CRONOGRAMA (DEFINICION DE PLAZO
U OBJETIVOS)
REVISION DEL REQUERIMIENTO DE LA
VACANTE Y ELABORACION DE CONTRATO BAJO
POLITICAS DEL CONVENIO
1
1
2
PROCESO DE SELECCIÓN VICIADO POR EL
CONVENIO(ENVIO DEL PERSONAL
POR PARTE DE LA INSTITUCION)
A) VERIFICACION DOCUMENTOS
B) PRUEBAS PSICO-TECNICAS,
C) EXAMENES MEDICOS
D) ENTREVISTA
OK?NO1
SI
AJUSTES DE LA VACANTE (HORARIO, OBJETIVOS, TIEMPO)
ESTABLECIDOS POR EL CONVENIO
3
4
5
C) CONTRATO APRENDIZAJE
ENTIDAD CON LA SE ESTABLECE EL
CONVENIO (SENA (SERVICIO NACIONAL DE
APRENDIZAJE)-INSTITUCION EDUCATIVA)
FOLEAR DOCUMENTACION
AFILIACIONEPS-PENSION-ARL-
CAJAS DE COMPENSACION
6
APERTURA FOLIO
HISTORIA LABORAL
FIRMA DEL CONTRATO
REVISION DEL CONTRATO
7
OK?NO1
SI
ARCHIVAR CONTRATO
8
INDUCCION
FIN
9
10
11
59
INICIO
DEFINIR CONDICIONES DE LA VACANTE
ELABORAR EL CONTRATO A PARTIR
DE LOS REQUERIMIENTOS DE
LA VACANTE
1
1
2
PROCESO DE SELECCION
A) VERIFICACION DOCUMENTOS
B) VISITA DOMICILIARIA
C) PRUEBAS PSICO-TECNICAS
(POLIGRAFIA DE PRE-EMPLEO),
REFERENCIADOS AL PUESTO DE TRABAJO
D) EXAMENES MEDICOS
E) ENTREVISTAF) HISTORIA
CLINICA LABORALOK?NO1
SI
INGRESAR AL SISTEMA DE INFORMACION
3
4
5
3.1
D) CONTRATO A TERMINO INDEFINIDO
FOLEAR DOCUMENTACION
AFILIACIONEPS-PENSION-ARL-
CAJAS DE COMPENSACION
6
APERTURA FOLIO
HISTORIA LABORAL
FIRMA DEL CONTRATO
REVISION DEL CONTRATO
7
OK?NO1
SI
ARCHIVAR CONTRATO
8
INDUCCION
FIN
9
10
11
10.1
60
INICIO
DEFINICION DE LA PRESTACION DEL SERVICIO
REVISION DEL REQUERIMIENTO Y ELABORACION DE
CONTRATO
1
1
2
APERTURA CONVOCATORIA
(ABIERTA-CERRADA) PARA
PROCESO DE SELECCIÓN.
REQUISITOS DE LA OFERTA (CONTRATISTA)
1. HOJA DE VIDA2. PROPUESTA POR
ESCRITO AJUSTADA AL REQUERIMIENTO
3. RUT4. CERTIFICADO DE
PAGOS SALUD-PENSION-ARL.
5. COPIA DE CERTIFICADOS ACADEMICOS Y
LABORALES6. PRUEBA PSICO-
TECNICA7. EXAMENES MEDICOS
8. ENTREVISTA
OK?NO1
SI
3
3.1
E) CONTRATO PRESTACION DE SERVICIOS
ES ESPECIAL?NO2
SI
4
FOLEAR DOCUMENTACION
APERTURA FOLIO
HISTORIA LABORAL
FIRMA DEL CONTRATO
REVISION DEL CONTRATO
5
OK?NO1
SI
ARCHIVAR CONTRATO
6
FIN
7
8
61
10. MODELO DE HISTORIAS LABORALES EN FÍSICO Y EN
ELECTRÓNICO
A continuación se presenta el modelo en físico y electrónico propuesto para el
manejo de las historias laborales en una empresa pública.
10.1 ORDENACIÓN TÉCNICA: La historia laboral debe ir organizada en
carpetas en forma de libro, al abrir la carpeta se debe encontrar el
primer documento que se generó en el trámite de la contratación y al
final de la carpeta el último documento del expediente donde se
evidencia el desarrollo de las actividades producidas.
62
MODELO MANEJO DEL ARCHIVO HISTORIA LABORAL FISICO
INICIO
APERTURA DE LA HISTORIA LABORAL
DILIGENCIAMIENTO HOJA DE CONTROL
VERIFICACION DE DOCUMENTOS PARA
RELACION (IDENTIFICACION DE
DOCUMENTOS)
CLASIFICAR DOCUMENTOS
SEGÚN PRINCIPIOS DE ORGANIZACION
A) PRINCIPIOS DE PROCEDENCIA
B) PRINCIPIO DE ORDEN ORIGINAL
ORDENACION DOCUMENTAL DE
LA HISTORIA LABORAL
DEPURACION DOCUMENTAL
FOLIACION
FIN
1
2
3
4
5
1.1
1.2
2.1
No. Diagrama de Flujo Descripción del Proceso
1 INICIO
APERTURA DE LA HISTORIA LABORAL
DILIGENCIAMIENTO HOJA DE CONTROL
VERIFICACION DE DOCUMENTOS PARA
RELACION (IDENTIFICACION DE
DOCUMENTOS)
Se realiza la apertura de la historia laboral con sus
diferentes documentos, diligenciando la hoja de
control establecida por el Archivo General de la
Nación.
Se realiza la verificación de que todos los
documentos se encuentren presentados y
diligenciados de acuerdo a la lista de chequeo de la
entidad.
63
2 CLASIFICAR DOCUMENTOS
SEGÚN PRINCIPIOS DE ORGANIZACION
A) PRINCIPIOS DE PROCEDENCIA
B) PRINCIPIO DE ORDEN ORIGINAL
La historia laboral debe ser organizada según su
orden de procedencia lo cual quiere decir que los
documentos deben ir organizados según la Circular
004 de 2003, y luego por su orden original.
3 ORDENACION DOCUMENTAL DE
LA HISTORIA LABORAL
Se ordenan los documentos según los principios y
se almacena en la estantería.
4 DEPURACION DOCUMENTAL
De la historia laboral se retira todo materia que no
pertenece a ella, como fotocopias, ganchos, entre
otros.
5 FOLIACION
FIN
Por último se realiza el proceso de foliación con
todos los documentos contenidos en la historia
laboral
64
12. MODELO HISTORIA LABORAL ELECTRÓNICAMENTE
A continuación se propone el modelo de la historia laboral electrónicamente, las
historias laborales serán digitalizadas y se van almacenar por dependencias, el
área de Gestión humana será la encarga de la parte administrativa, asistencias y
personal, La mayoría de las entidades públicas no cuentan con los requisitos de
seguridad, se recomienda que las historias laborales se mantengan digitalizadas
en un servidor previamente organizadas y guardadas en PDF de acuerdo a la
organización propuesta, Ejemplo : ya sea alfabético o numérico
12.1 CONTROL DE LAS HISTORIAS LABORALES
Este control documental se debe realizar permanentemente de manera física y
virtual, revisando y comprobando que las historias laborales cuenten con los
documentos solicitados en la vinculación con la entidad pública. Además de esto
garantizar el buen estado de los documentos y contar con la hoja de control de
cada uno de ellos. En caso de presentarse alguna inconsistencia o pérdida de
algún documento de la historia laboral debe ser informado inmediatamente al
supervisor, quien dará los pasos para seguir y resolver la situación. Por
consiguiente al encontrar documentos repetidos se debe proceder a destruirlos.
65
MODELO ARCHIVO ELECTRÓNICO
Se crea el directorio de la dependencia de Gestión Humana y los documentos que
se producen en esta área.
66
En esta carpeta se crean todos los tipos de contratos.
67
CONTRATO A TERMINO FIJO
En esta carpeta se crean los funcionarios en orden alfabéticamente y son por
contrato a término fijo.
68
Dentro de la carpeta de cada funcionario, se encuentran los documentos
pertenecientes a la HL en formato PDF.
69
CONTRATACION TEMPORAL
Se crea el directorio de la dependencia de Gestión Humana y los documentos que
se producen en esta área.
70
En esta carpeta se crean todos los tipos de contratos. (Temporal)
71
En esta carpeta se crean los funcionarios en orden alfabéticamente y son por
contrato a término temporal.
72
Dentro de la carpeta de cada funcionario, se encuentran los documentos
pertenecientes a la HL en formato PDF.
73
CONTRATO DE APRENDIZAJE
Se crea el directorio de la dependencia de Gestión Humana y los documentos que
se producen en esta área.
74
En esta carpeta se crean todos los tipos de contratos. (Aprendizaje)
75
En esta carpeta se crean los funcionarios en orden alfabéticamente y son por
contrato a término temporal.
76
Dentro de la carpeta de cada funcionario, se encuentran los documentos
pertenecientes a la HL en formato PDF.
77
CONTRATO A TERMINO INDEFINIDO
Se crea el directorio de la dependencia de Gestión Humana y los documentos que
se producen en esta área.
78
En esta carpeta se crean todos los tipos de contratos. (Término indefinido)
79
Dentro de la carpeta de cada funcionario, se encuentran los documentos
pertenecientes a la HL en formato PDF.
80
CONTRATO POR PRESTACIÓN DE SERVICIOS
Se crea el directorio de la dependencia de Gestión Humana y los documentos que
se producen en esta área.
81
En esta carpeta se crean todos los tipos de contratos. (Prestación de Servicios)
82
Dentro de la carpeta de cada funcionario, se encuentran los documentos
pertenecientes a la HL en formato PDF.
83
CONCLUSIONES
Las entidades públicas se argumentan teniendo en cuenta lo reglamentado en la
organización de la Historia laboral y así mismo aplicar las normas la organización.
La historia laboral evidencia el desarrollo de los tipos de vinculación y contratación
por lo tanto los por lo tanto son probatorios y hacen parte de los expedientes
pensionales.
Si la historia laboral no se cuenta debidamente organizada, el riesgo de pérdida de
información o documentos es perjudicial, para las EPS, en el desarrollo legal y
demandas.
84
RECOMENDACIONES
La historia laboral garantiza el desarrollo de sus funciones de acuerdo al tipo de
vinculación y contratación.
Se garantiza que la organización de la historia laboral da una trazabilidad en el
desarrollo de sus funciones
La historia laboral evidencia el desarrollo de los tipos de vinculación y contratación
por lo tanto los por lo tanto son probatorios y hacen parte de los expedientes
pensionales.
Si la historia laboral no se cuenta debidamente organizada, el riesgo de pérdida de
información o documentos es perjudicial, para las EPS, en el desarrollo legal y
demandas.
85
GLOSARIO
Ley 594 de 2000 y el Acuerdo 07 de 1994 (Reglamento General de Archivos), y la
Guía de series documentales de la Universidad Nacional de Colombia se entiende
que las siguientes expresiones significan:
Archivo Público. Es el conjunto de documentos pertenecientes a entidades
oficiales y aquellos que se derivan de la prestación de un servicio público por
entidades privadas.
Archivo de Gestión. Comprende toda la documentación que es sometida a
continua utilización y consulta administrativa por oficinas productores u otras a la
que solicite. Su circulación o trámite se realiza para dar respuesta o solución a los
asuntos iniciados.
Archivo Central. Es la unidad administrativa donde se agrupan documentos
transferidos o trasladados por los distintos archivos de gestión de la entidad
respectiva, una vez finalizado su trámite, que siguen siendo vigentes y objeto de
consulta por las propias oficinas y los particulares en general.
Archivo Histórico. Es aquel al que se transfiere desde el archivo central los
documentos de archivo de conservación permanente.
Ciclo Vital del Documento. Son las etapas sucesivas por las que atraviesan los
documentos desde su producción o recepción en la oficina y su conservación
temporal, hasta su eliminación o integración a un archivo permanente.
Clasificación documental. Es la labor intelectual mediante la cual se identifican y
establecen las series que componen cada agrupación documental (fondo, sección
y subsección), de acuerdo con la estructura orgánico - funcional de la entidad.
86
Conservación de documentos. Es el conjunto de medidas tomadas para
garantizar el buen estado de los documentos. Puede ser preventiva o de
intervención directa.
Conservación de archivos. Es el conjunto de medidas adoptadas para garantizar
la integridad física de los documentos que alberga un archivo.
Eliminación. Es la destrucción de los documentos que han perdido su valor
administrativo, jurídico, legal, fiscal o contable y que no tienen valor histórico o que
carecen de relevancia para la ciencia y la tecnología.
Expediente. Es el conjunto de documentos relacionados con un asunto, que
constituyen una unidad archivística. Unidad documental formada por un conjunto
de documentos generados orgánica y funcionalmente por una oficina productora
en la resolución de un mismo asunto.
Gestión de documentos. Es el conjunto de actividades administrativas y
técnicas, tendientes al eficiente, eficaz y efectivo manejo y organización de la
documentación producida y recibida por una entidad desde su origen hasta su
destino final, con el objeto de facilitar su consulta, conservación y utilización.
Historia Laboral. Son series documentales de acceso reservado que contienen
toda la información que se produzca sobre la vinculación y trayectoria laboral de
los servidores públicos y de los particulares casos que establezca la ley en el
desarrollo de una relación laboral, legal y reglamentaria o contractual
Organización de archivos. Es el conjunto de operaciones técnicas y
administrativas cuya finalidad es la agrupación documental relacionada en forma
jerárquica con criterios orgánicos o funcionales para revelar su contenido.
Organización de documentos. Es el proceso archivístico que consiste en el
desarrollo de un conjunto de acciones orientadas a clasificar, ordenar y asignar los
documentos de una entidad.
87
Principio de orden original. Es la ordenación interna de un fondo documental
manteniendo la estructura que tuvo durante el servicio activo.
Principio de procedencia. Es la conservación de los documentos dentro del
fondo documental al que naturalmente pertenecen.
Selección documental. Es el proceso mediante el cual se determina el destino
final de la documentación, bien sea para su eliminación o su conservación parcial
o total.
Serie documental. Es el conjunto de unidades documentales de estructura y
contenido homogéneos, emanados de un mismo órgano o sujeto productor como
consecuencia del ejercicio de sus funciones específicas. Ejemplos: Hojas de Vida
o Historias Laborales, Contratos, Actas, Informes, entre otros.
88
BIBLIOGRAFIA
COLOMBIA. ARCHIVO GENERAL DE LA NACIÓN. Principios y procesos para la
organización del archivo general del municipio. [En línea] [Consultado junio 1 de
2014] Disponible en:
http://biblioteca.archivogeneral.gov.co/pmb/opac_css/doc_num.php?explnum_id=1
0
___________._________. Ordenación Documental. Bogotá: División de
Clasificación y Descripción, 2003, p. 20.
___________._________. Reglamento General de Archivos. 3 ed. Bogotá: El
Archivo, 2003. p. 39.
COLOMBIA. ARCHIVO GENERAL DE LA NACIÓN & DEPARTAMENTO
ADMINISTRATIVO DE LA FUNCIÓN PÚBLICA. Acuerdo 037 de 2002. Por el cual
se establecen las especificaciones técnicas y los requisitos para la contratación de
los servicios de depósito, custodia, organización, reprografía y conservación de
documentos de archivo en desarrollo de los artículos 13 y 14 y sus Parágrafos 1 y
3 de la Ley General de Archivos 594 de 2000. [En línea] [Consultada junio1 de
2014]. Disponible en:
<http://www.archivogeneral.gov.co/sites/all/themes/nevia/PDF/Transparencia/ACU
ERDO_037_DE_2002.pdf>
___________.__________. Circular No 012 de 2004. Orientaciones para el
cumplimiento de la circular no. 004 de 2003. [Consultada junio 1 de 2014]. [En
línea] Disponible en:
http://www.archivogeneral.gov.co/sites/all/themes/nevia/PDF/Transparencia/CIRC
ULAR_004_DE_2003.pdf
89
DIAZ SALAZAR, Carolina. Propuesta para las directrices de un modelo de
organización de historias laborales en una empresa del sector petrolero
comprendidas entre los años 2006-2008. Bogotá D.C. 2009. Trabajo de
investigación. Pontificia Universidad Javeriana. Facultad de comunicación y
lenguaje. p. 115
DOYLE, Murielle, FRENIERE, Andre. La preparación de manuales de gestión de
documentos para las administraciones públicas: un estudio del RAMP. Paris:
Unesco, 1991. p. 11