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PROPUESTA METODOLÓGICA PARA LA ORGANIZACIÓN Y DESCRIPCIÓN DOCUMENTAL DEL PROYECTO ESTUDIO DESCRIPTIVO SOBRE LAS
PRÁCTICAS UNIVERSITARIAS DE LOS PROGRAMAS DE PREGRADO DE LA PONTIFICIA UNIVERSIDAD JAVERIANA SEDE BOGOTÁ
ANGÉLICA ISABEL PETANO GONZÁLEZ
PONTIFICIA UNIVERSIDAD JAVERIANA FACULTAD DE COMUNICACIÓN Y LENGUAJE
DEPARTAMENTO DE CIENCIA DE LA INFORMACIÓN CARRERA DE CIENCIA DE LA INFORMACIÓN – BIBLIOTECOLOGÍA
Bogotá D. C. 2011
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PROPUESTA METODOLÓGICA PARA LA ORGANIZACIÓN Y DESCRIPCIÓN DOCUMENTAL DEL PROYECTO ESTUDIO DESCRIPTIVO SOBRE LAS
PRÁCTICAS UNIVERSITARIAS DE LOS PROGRAMAS DE PREGRADO DE LA PONTIFICIA UNIVERSIDAD JAVERIANA SEDE BOGOTÁ
ANGÉLICA ISABEL PETANO GONZÁLEZ
Trabajo presentado como requisito para optar al título de Profesional en Ciencia de la Información – Bibliotecóloga
Directora CAROLINA ROZO
Bibliotecóloga
PONTIFICIA UNIVERSIDAD JAVERIANA FACULTAD DE COMUNICACIÓN Y LENGUAJE
DEPARTAMENTO DE CIENCIA DE LA INFORMACIÓN CARRERA DE CIENCIA DE LA INFORMACIÓN – BIBLIOTECOLOGÍA
Bogotá D. C. 2011
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"La universidad no se hace responsable de los conceptos emitidos por sus alumnos en sus proyectos de grado. Sólo velará porque no se publique nada
contrario al dogma y la moral católica y porque los trabajos no contengan ataques o polémicas puramente personales. Antes bien, que se vea en ellos el anhelo de
buscar la verdad y la justicia".
Reglamento de la Pontificia Universidad Javeriana Artículo 23 de la Resolución No. 13 de junio de 1946
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Nota de aceptación
_____________________________ _____________________________ _____________________________ _____________________________ _____________________________ _____________________________
___________________________ Firma del Presidente del Jurado
__________________________ Firma del Jurado
__________________________ Firma del Jurado
Bogotá, Diciembre 14 de 2011
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Bogotá D.C., Diciembre 14 de 2011 Doctor JOSÉ VICENTE ARIZMENDI CORREA Decano Académico Facultad de Comunicación y Lenguaje Pontificia Universidad Javeriana Apreciado Decano: Mediante la presente comunicación me permito manifestar mi conocimiento y aprobación del trabajo de grado titulado “PROPUESTA METODOLÓGICA PARA LA ORGANIZACIÓN Y DESCRIPCIÓN DOCUMENTAL DEL PROYECTO ESTUDIO DESCRIPTIVO SOBRE LAS PRÁCTICAS UNIVERSITARIAS DE LOS PROGRAMAS DE PREGRADO DE LA PONTIFICIA UNIVERSIDAD JAVERIANA SEDE BOGOTÁ” elaborado por la estudiante Angélica Isabel Petano González y presentado como requisito para optar al título de Profesional en Ciencia de la Información – Bibliotecóloga. Cordialmente, _________________________ CAROLINA ROZO HIGUERA Directora Trabajo de Grado
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Bogotá D.C., Diciembre 14 de 2011 Doctor JOSÉ VICENTE ARIZMENDI CORREA Decano Académico Facultad de Comunicación y Lenguaje Pontificia Universidad Javeriana Respetado Decano, reciba un cordial saludo. Mediante la presente comunicación hago entrega oficial del trabajo de grado para optar al título de Profesional en Ciencia de la Información – Bibliotecóloga, titulado “PROPUESTA METODOLÓGICA PARA LA ORGANIZACIÓN Y DESCRIPCIÓN DOCUMENTAL DEL PROYECTO ESTUDIO DESCRIPTIVO SOBRE LAS PRÁCTICAS UNIVERSITARIAS DE LOS PROGRAMAS DE PREGRADO DE LA PONTIFICIA UNIVERSIDAD JAVERIANA SEDE BOGOTÁ”. Atentamente, _____________________________________ ANGÉLICA ISABEL PETANO GONZÁLEZ Ciencia de la Información – Bibliotecología Trabajo de Grado
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Dedico el esfuerzo que ha significado la realización de este trabajo a mi familia: mi mamá, mi papá, mis hermanos, mi hermosa sobrina, mis tías y mi abuela, por el
amor que me profesan, por sus oraciones y por todo su apoyo en la distancia… y a mi incondicional compañero, por toda la fuerza que me ha dado, por su fe en mi
y porque su amor me hace creer que puedo…
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AGRADECIMIENTOS
Agradezco en primer lugar a Dios, cuya existencia puede tener diferentes
significaciones pero para mí es una presencia constante, fiel e incomparable, que
suele mostrarse cuando le necesito y que acude en mi llamado, a Él le debo este
logro en mi vida porque sin su infinita misericordia no habría sido posible recorrer
este camino.
Agradezco especialmente a mi familia por todo su apoyo a lo largo de mi carrera
universitaria, porque a pesar de la distancia su amor es tan fuerte que logro
sentirlo en estas frías tierras a donde llegue buscando una oportunidad para salir
adelante, agradezco la fe que me profesan y el orgullo que sienten por mí, ellos
son mi fuente de inspiración y mi fuerza, este logro es de ellos.
Agradezco a mi compañero, por toda su paciencia, por su tolerancia, por
devolverme la tranquilidad en los peores momentos, por ser mi polo a tierra y
brindarme siempre una perspectiva más serena de la vida, porque ha logrado
transmitirme su inagotable optimismo y eso se refleja en este resultado, porque
me ha dado la fuerza que necesito para continuar abriéndome paso en la vida y
por todas las cosas que compartimos.
Agradezco a mi directora de trabajo de grado, Carolina Rozo por su maravillosa
disposición y por toda su colaboración, por su interés en mi trabajo y porque
siempre estuvo atenta y dispuesta a ayudarme.
Agradezco a la Fundación BelCorp que me brindo apoyo económico para culminar
mis estudios universitarios y por todas las maravillosas experiencias que viví al ser
becaria.
Agradezco a Vicerrectoría Académica por el espacio que me brindaron para el
desarrollo de mi práctica profesional, de la cual resulta este trabajo.
A mis amigas, a mis amigos, a todas esas personas que siempre han tenido
muestras de cariño para mi, gracias por todo su apoyo.
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CONTENIDO
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INTRODUCCIÓN 22 1. PROBLEMÁTICA 25 1.1. ANTECEDENTES 25 1.2. PLANTEAMIENTO DEL PROBLEMA 27 1.3. JUSTIFICACIÓN 35 1. 4. DELIMITACIÓN Y ALCANCE 37 1.5. OBJETIVOS 37 1.5.1. Objetivo General 37 1.5.2. Objetivos Específicos 37 1.6. METODOLOGÍA 38 2. SOBRE EL CONTEXTO 39 3. MARCO CONCEPTUAL 41 3.1. ORGANIZACIÓN 41 3.2 ORGANIZACIÓN DEL CONOCIMIENTO 44 3.3 ORGANIZACIÓN DOCUMENTAL 47 3.4 CLASIFICACIÓN DOCUMENTAL 50 3.5 ANÁLISIS DOCUMENTAL DE CONTENIDO 55 4. ACERCA DE LA PROPUESTA METODOLÓGICA 59 4.1 ENFOQUE 59 4.2 ÉNFASIS 59
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4.3 FUNDAMENTACIÓN 59 4.4 FASES METODOLÓGICAS 60 4.4.1 Análisis preliminar de material 61 4.4.2 Organización por categorías 61 4.4.3 Parametrización de títulos 61 4.4.4 Análisis documental de contenido 63 4.4.5 Creación del registro bibliográfico 63 4.5 INSTRUMENTOS METODOLÓGICOS 63 4.5.1 Etiquetas Dublin Core 66 4.6 RESULTADOS 72 CONCLUSIONES 79 RECOMENDACIONES 81 BIBLIOGRAFÍA 82 ANEXOS 85
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LISTA DE CUADROS
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Cuadro No 1. Caracterización Prácticas Universitarias 29 Cuadro No 2. Procesos del Análisis Documental de Contenido 58 Cuadro No 3. Fases de la propuesta metodológica 60 Cuadro No 4. Estándares de los metadatos más importantes 65 Cuadro No 5. Vocabulario Controlado Dublin Core 69 Cuadro No 6. Lenguaje documental propuesto 75
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LISTA DE FIGURAS
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Figura No. 1 El triángulo semiótico de la Ciencia de la Información 47 Figura No 2. Relación entre la clasificación primaria o del conocimiento y la clasificación secundaria o documental 52 Figura No 3. Enfoque sistémico de la clasificación documental 55
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LISTA DE ANEXOS
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Anexo 1. Cuadro de Organización Preliminar 86 Anexo 2. Documento Normativo de Archivos No. 4 para Proyectos de Investigación 89 Anexo 3. Documento Excel Automatizado 97 Anexo 4. Manual para la Organización y la Descripción de los documentos del Estudio Descriptivo sobre las Prácticas Universitarias de los Programas de Pregrado de la Pontificia Universidad Javeriana-Sede Bogotá 98 Anexo 5. Documento Catalogo Automatizado 116 Anexo 6. Modelo de Procesos 130
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INTRODUCCIÓN
La Pontificia Universidad Javeriana en su quehacer como institución de educación
superior adelanta múltiples proyectos de investigación desde diferentes escenarios
como los programas de estudio de pregrado, los programas de educación
continuada, las actividades de consultoría, entre otros. Dichos proyectos se
relacionan con temas educativos sobre el desarrollo de la labor universitaria y se
encaminan al cumplimiento de la Misión de la institución. El desarrollo de estos
proyectos se refleja en la optimización de las prácticas universitarias tanto
académicas como sociales, de acuerdo al Ser y Naturaleza Universitarios.
La Vicerrectoría Académica de la Universidad, como estamento encargado de
establecer las directrices y políticas a partir de las cuales se adelantan los
programas y proyectos académicos de la Universidad, llevó a cabo la realización
del “Estudio descriptivo sobre las prácticas universitarias de los programas de
pregrado de la Pontificia Universidad Javeriana-Sede Bogotá”, centrado en estos
espacios académicos que forman parte de los programas de pregrado de la
Universidad con el objetivo de contribuir en la construcción de los lineamientos
conceptuales de dichas prácticas y valorar su impacto tanto para los estudiantes
como para las entidades con las que se establece convenio, entre otros aspectos.
La realización de los proyectos de investigación como por ejemplo el Estudio
Descriptivo antes mencionado, deja tras de sí una enorme producción documental,
porque en su desarrollo es necesario un levantamiento de información y su
respectivo análisis, así como una exhaustiva búsqueda en fuentes de información.
Pese a la cantidad de proyectos realizados en la Universidad, dicha producción
documental no es registrada, ni descrita y en muchos casos, no es preservada. Si
bien la Universidad ha definido a través del Archivo Histórico, unos lineamientos
para el tratamiento de los documentos académicos, científicos y administrativos
producidos dentro del contexto universitario, aquellos documentos empleados
durante los proyectos de investigación, es decir, aquellos documentos en los que
se apoyan los investigadores para consolidar un conocimiento y producir un
documento que dé cuenta de los resultados de su trabajo, una vez finalizada la
investigación son paulatinamente desechados, perdiéndose de esta forma su
potencial servicio en posteriores investigaciones o proyectos similares.
Para el caso puntual del Estudio descriptivo sobre las prácticas universitarias de
los programas de pregrado de la Pontificia Universidad Javeriana-Sede Bogotá,
dentro los productos esperados como resultado del proyecto, se estableció la
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entrega de un documento que recopilara y categorizara la información registrada
en los documentos aportados por los programas académicos de la Universidad.
Para tal fin, la Vicerrectoría de la Pontificia Universidad Javeriana, propuso a la
Carrera Ciencia de la Información – Bibliotecología un proyecto que permitiera
organizar y describir en forma normalizada (esto es, de acuerdo a estándares
documentales identificados previamente) la documentación producida en el marco
de este proyecto, a través del desarrollo de una práctica profesional que
desarrollaría un estudiante de la Carrera en mención.
De esta solicitud y como desarrollo de esta práctica profesional, surgió una propuesta metodológica que permitió la descripción de los documentos producidos en el proyecto Estudio descriptivo sobre las prácticas universitarias de los programas de pregrado de la Pontificia Universidad Javeriana-Sede Bogotá. Para ello, fue necesario también la descripción de los momentos e instrumentos metodológicos para llegar a la organización documental del proyecto Estudio descriptivo sobre las prácticas universitarias de los programas de pregrado de la Pontificia Universidad Javeriana-Sede Bogotá, el establecimiento de los tipos documentales bajo los cuales se organizo el corpus documental producido en el marco de este proyecto y la realización del análisis documental de los archivos recopilados para el desarrollo del mismo. La documentación de esta práctica profesional da origen al presente trabajo de grado, que ha sido organizado como se expone a continuación. El primer capítulo de este trabajo de grado ha sido denominado Problemática y consiste en la descripción del problema que surge a partir de la necesidad de diseñar una herramienta que permita la organización y descripción del corpus documental aportado por el equipo de investigación de Vicerrectoría Académica, dada la naturaleza misma de estos documentos y de su soporte, ya que no cabe considerarlos archivos de gestión y por tanto, no es factible aplicarles el tratamiento archivístico correspondiente. Se describen en este capítulo con mayor detalle los antecedentes que precedieron la realización de la propuesta metodológica, la importancia del desarrollo de la misma, el impacto que genera y la delimitación del alcance de la misma. El segundo capítulo del presente trabajo consiste en el contexto dentro del cual se desarrollo la propuesta metodológica, donde se resalta el quehacer de la Pontificia Universidad Javeriana y el hecho de que la Universidad ha sido públicamente reconocida por los niveles de calidad que ha alcanzado en el desarrollo de sus programas académicos, incluidas por supuesto las Prácticas Universitarias adelantadas en la Universidad.
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El tercer capítulo de este trabajo se aproxima a los referentes conceptuales que soportan el desarrollo de la presente propuesta metodológica, reuniendo para ello los trabajos desarrollados desde Ciencia de la Información y Bibliotecología relacionados con los temas de organización documental, organización del conocimiento y clasificación documental, fundamentos necesarios para consolidar la descripción y organización de los documentos del Estudio descriptivo sobre las prácticas universitarias de los programas de pregrado de la Pontificia Universidad Javeriana-Sede Bogotá.
El cuarto capítulo desarrolla propiamente la propuesta metodológica para la
organización y descripción de documentos de proyectos de investigación, de
acuerdo con los requerimientos del proyecto Estudio descriptivo sobre las
prácticas universitarias de los programas de pregrado de la Pontificia Universidad
Javeriana-Sede Bogotá, las fases propuestas para el desarrollo de la metodología
y la descripción de las respectivas actividades que componen cada fase.
Finalmente, se exponen las conclusiones resultantes del desarrollo del presente trabajo de grado, las recomendaciones sugeridas y la bibliografía consultada. En el apartado de los anexos se incluye entre otros, el manual elaborado y aplicado en la descripción y organización de los documentos del Estudio Descriptivo y el documento resultante de esta organización.
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1. PROBLEMÁTICA 1.1. ANTECEDENTES La Pontificia Universidad Javeriana es una institución de educación superior que entre otros fines, busca la consolidación de un saber académico que sirva a la comunidad, gestionando mecanismos para la consolidación de una sociedad más igualitaria que sea coherente con los valores cristianos que ella profesa tal como expresa en su Ser y Naturaleza. Por esta razón, al interior de la Comunidad Javeriana se realizan diferentes proyectos de investigación desde cada uno de los estamentos que conforman la estructura organizacional de la Universidad, con el fin de responder a sus objetivos, principios y estatutos. La Vicerrectoría Académica de la Pontificia Universidad Javeriana, consecuente con este principio lidera proyectos de investigación, dentro de los cuales se cuenta el Estudio Descriptivo sobre las Prácticas Universitarias de los Programas de Pregrado de la Pontificia Universidad Javeriana Sede Bogotá cuya realización busca “reconocer las dinámicas con que estos espacios académicos han sido desarrollados desde las propuestas curriculares, y con base en los análisis generar lineamientos tanto conceptuales como de gestión que reconozcan la diversidad de los campos disciplinares, aseguren la calidad académica de estos procesos y garanticen el principio de equidad para los estudiantes.”1 De acuerdo con la Propuesta2 formulada por el Equipo de Trabajo del proyecto, una de las actividades necesarias para el desarrollo del mismo fue la revisión de:
Los documentos que los Programas Académicos de la Universidad presentaron en relación con las prácticas universitarias.
Los Documentos Curriculares y la Normatividad de la Universidad.
La Normatividad del Estado colombiano frente a las prácticas universitarias.
Los resultados de la investigación que desarrollaron las investigadoras vinculadas al proyecto desde la Vicerrectoría Académica (espacios de discusión de: evaluaciones entre estudiantes y profesores, la observación
1 Objetivos y Diseño Metodológico del Estudio Descriptivo sobre Prácticas Universitarias en la
Pontificia Universidad Javeriana 2
Propuesta para el Proyecto: Estudio descriptivo sobre las prácticas universitarias de los programas de pregrado de la Pontificia Universidad Javeriana-Sede Bogotá elaborado por el Equipo de Trabajo de la Universidad designado por el Vicerrector Académico, conformado por directores de Departamento y de Carrera de la Universidad y dos asesoras de la Vicerrectoría Académica que acompañaron permanentemente el proyecto y fueron los encargados de generar los lineamientos sobre Prácticas Universitarias.
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de algunos casos de prácticas universitarias en desarrollo y la aplicación de cuestionarios a los Directores de Carrera y Coordinadores de Prácticas Universitarias).
Simultáneamente, otra de las actividades propuestas por el Equipo de Trabajo consistió en realizar un levantamiento de la información existente en torno a las prácticas universitarias de los Programas Académicos de la Universidad, que posteriormente sería analizada bajo un enfoque metodológico cualitativo. De esta forma, durante el desarrollo de este proyecto de investigación se recopilaron y produjeron documentos de varios tipos. Algunos de ellos sirvieron como material de apoyo en la realización del proyecto propiamente dicho y otros representan la evidencia del proyecto realizado pues recogen los resultados de la investigación y reflejan el proceso administrativo que le confiere al proyecto una existencia legal y el reconocimiento de la propiedad intelectual de la Pontificia Universidad Javeriana sobre el mismo. Los documentos legales, son considerados documentos de gestión, cuya naturaleza es administrativa y por tanto son tratados, descritos, organizados y conservados de acuerdo con la norma archivística colombiana y los estándares internacionalmente reconocidos. De esta forma es posible su posterior recuperación garantizando igualmente su integridad. Por otro lado, los documentos recopilados en el levantamiento de la información existente acerca de las Prácticas Universitarias, que sirvieron como material de apoyo durante la realización del proyecto no hacen parte de la categoría de gestión anteriormente descrita pues su pertinencia y utilidad se estiman de acuerdo con sus contenidos, no son descritos o conservados, aunque su importancia es innegable. La propuesta formulada por el Equipo de Trabajo incluía también la entrega de unos productos, dentro de los cuales se encontraba un documento que “recopile, y categorice la información registrada en los documentos aportados por las diferentes unidades académicas.”3 Sin embargo, la propuesta no especificaba las características de dicho documento ni los parámetros para su elaboración. De igual forma, no se expresaban los requerimientos técnicos requeridos para la presentación de la información. Pese a ello, el Equipo de trabajo consideraba necesaria la parametrización de los documentos recogidos y una codificación que permitiera consultarlos. Dado que la Pontificia Universidad Javeriana ofrece el Programa Académico de Ciencia de la Información – Bibliotecología, la Vicerrectoría Académica considero necesario el apoyo de la Carrera para el cumplimiento del documento producto,
3 Ibíd.
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razón por la cual la Dirección de la Carrera de Ciencia de la Información – Bibliotecología propuso la realización de una práctica universitaria que apoyara al Equipo de trabajo de la Vicerrectoría Académica en la organización de los documentos recopilados, su descripción y codificación. 1.2. PLANTEAMIENTO DEL PROBLEMA Los programas académicos de la Universidad, dentro de su estructura curricular destinan un número de créditos específicos para la realización de dos tipos de práctica:
Práctica profesional: Actividades a ser desarrolladas en una entidad u organización en la que el estudiante pondrá en práctica los conocimientos del saber específico en el que actualmente se está formando.
Práctica social: Actividades a ser desarrolladas en el marco de las obras sociales lideradas por la Compañía de Jesús.
Aunque la Vicerrectoría Académica de la Universidad tiene en cuenta la legislación colombiana frente a las prácticas profesionales, éste marco es aún muy general para lograr una normalización de los procesos relacionados con la realización de prácticas profesionales en la Universidad Javeriana. Así las cosas, en un intento por identificar los procesos que cada programa genera con sus estudiantes de práctica y dado que el principal problema era la gran diversidad de procesos, la Vicerrectoría inicia la labor de identificar la forma cómo cada programa lleva a cabo sus propias prácticas profesionales. Las fuentes principales que se utilizaron para la recolección de información que permitiría conocer las diversas formas de desarrollar las prácticas, estas fueron:
Entrevistas grabadas con los directores de programas académicos y coordinadores de práctica profesional.
Cuestionarios.
Documentos que los mismos programas generaron entorno al manejo de las prácticas profesionales.
Documentos que los programas usaban para reglamentar las prácticas y que no necesariamente fueron generados por ellos.
A medida que el proyecto avanzó, las fuentes mencionadas anteriormente iban también en aumento, lo que generó inconvenientes a la hora de acceder
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fácilmente a la información, la cual era recuperada de acuerdo a procesos lógicos relacionados con la forma en la que era obtenida más no en procesos de recuperación previamente diseñados. Como resultado, la Vicerrectoría solicitó apoyo para el desarrollo de un sistema de organización del conocimiento que permitiera la organización de la información para su posterior recuperación. El Equipo de trabajo de Vicerrectoría Académica entregó un corpus documental del proyecto, organizado según los Programas Académicos de la Universidad, es decir agrupados por carreras. La valoración inicial de los documentos permitió determinar la necesidad de establecer la tipología documental de los documentos recogidos en el proyecto, lo cual consiste en describir los tipos documentales para:
Determinar las clases de documentos que guardan entre ellos alguna semejanza ya sea en sus características físicas y/o de contenido.
Normalizar los “nombres” de los archivos mediante un código que bien podría estar en concordancia con las normas de la Universidad o siguiendo los estándares internacionales para permitir su consulta y para
Reflejar el resultado de la organización documental en un catálogo.
Los documentos recopilados pueden enumerarse como:
Documentos institucionales (proporcionados por la Universidad, son documentos generales, informativos)
Documentos curriculares (proporcionados por las Facultades, son documentos generales, informativos)
Aprobaciones al documento curricular
Información sobre prácticas seleccionada desde páginas web de cada uno de los Programas académicos
Documentos aportados por cada Programa académico
Estudio de imagen de las prácticas universitarias (Autoevaluación institucional 2009)
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Proyectos de grado (cuyo tema sea sobre prácticas universitarias)
Información sobre prácticas seleccionada desde páginas web de otras instituciones (a nivel nacional)
Legislación nacional
Sesiones de trabajo (entrevistas, transcripción de entrevistas, cuestionarios)
En términos generales, se identificaron características globales que constituyen la
estructura de la práctica universitaria:
Característica Descripción
Naturaleza Asignatura Componente del plan de estudios
Práctica laboral Práctica social
Escenario Interno (laboratorios, grupos institucionales, otros) Externo (empresarial, comunitario, ONG, IPS, instituciones de investigación, internacional, otro)
Duración Semestral
Participantes Estudiantes
Responsables Coordinadores de práctica
Normatividad Lineamientos Procedimientos (reflejados en formatos)
Cuadro No 1. Caracterización Prácticas Universitarias
Esta valoración permitió también observar dos características generales y comunes en todos los documentos, independientemente de su soporte o extensión. Se trataba de:
Documentos en formato electrónico y
Documentos de apoyo o documentos de trabajo
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Para la descripción y organización de estos documentos se hacía necesario identificar una herramienta idónea que se ajustará a ésta clase archivos, puesto que no podían considerarse como documentos de gestión en los que aplicara la norma archivística y tampoco eran documentos que pudieran ser tratados de acuerdo a las normas de catalogación para materiales bibliográficos. En la búsqueda de una herramienta similar, se realizó una revisión bibliográfica exhaustiva, que diera cuenta de una metodología que se ajustara a la necesidad de organización documental específica de este proyecto. Inicialmente, observando el volumen de los documentos electrónicos, se hacía necesario reflejar su organización actual en un esquema que permitiera compararlos (Ver Anexo 1. Cuadro de organización preliminar) y visualizar las coincidencias en las temáticas y los formatos de los documentos. La revisión bibliográfica realizada sobre la colección física de la Biblioteca Alfonso Borrero Cabal, S. J., a través del Catálogo Biblos, empleando los términos “organización documental”, “tipología documental”, no arrojo algún resultado útil o contundente. Se revisaron las bases de datos y los metabuscadores que dispone la Biblioteca, rediseñando las estrategias de búsqueda inicialmente formuladas. Adicionalmente se consultó el catálogo en línea de la Biblioteca Luis Ángel Arango y metabuscadores como Scirus y Google Scholar. Esta revisión permitió recuperar algunos documentos cuyo contenido se relacionaba con el concepto de organización documental, sin embargo aunque sirven como documentos de apoyo, no brindan información suficiente acerca de la metodología que éste proyecto específico requiere. Como se mencionó anteriormente, la construcción de la tipología documental para estos materiales se consideró una necesidad. Buscando una solución alternativa, se recurrió a la entidad pertinente en esta materia dentro del contexto de la Universidad. Se concertó entonces, una cita con la directora del Archivo Universitario, en la cual se expuso el objeto de la práctica y la necesidad de una herramienta para organizar y describir los archivos electrónicos. De esta reunión se obtuvieron dos referentes útiles en este proceso: el Documento Normativo de Archivos No. 4 para Proyectos de Investigación (ver Anexo 2) y un formato en Excel (ver Anexo 3) que cuenta con campos donde se consigna la descripción de los documentos, automatizado de forma que al imprimirlo resulta un catálogo. Pese a la utilidad de estas herramientas, no resultaron suficientes. Por un lado, el Documento Normativo de Archivos No. 4 es una cartilla técnica que “orienta sobre la forma de organizar archivísticamente la serie documental “Proyectos de Investigación (38.2)”,4 fundamentada en el Reglamento General de la Universidad
4
PONTIFICIA UNIVERSIDAD JAVERIANA. Organicemos los archivos de la Universidad. Documento normativo de archivos No 4. 2000. Anexo No 2.
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y en las normas nacionales e internacionales de organización archivística y de archivos universitarios. En ella, se establece que por proyecto de investigación se entiende “la documentación completa (académica, científica y administrativa) que identifica el proceso de investigación en la Universidad…”5 y se describen las disposiciones para su almacenamiento. Sin embargo, los documentos a los que se refiere esta cartilla son físicos y de carácter estrictamente administrativo, quedando fuera de este rango los documentos del Estudio Descriptivo sobre Prácticas Universitarias. El archivo de Excel, de otra parte, resulto ser una herramienta apropiada para presentar los resultados de la organización documental, pues si bien los campos que posee están destinados a la descripción de documentos físicos, podría adaptarse adecuadamente, por lo cual se consideró pertinente para realizar el catálogo solicitado por Vicerrectoría Académica, sin embargo esta herramienta no proporciona ningún tipo de información que determine cómo alimentarlo, solo aparecen consignados los campos de descripción: registro, fecha de producción, lugar de producción, descripción, tradición, naturaleza, lenguas, ubicación, número de folios, nombres, instituciones, asuntos, lugares (diferentes al de producción). Observando los campos de descripción de esta herramienta, se analizó que aunque la iniciativa de organizar los documentos del Estudio descriptivo sobre prácticas universitarias empleando un modelo de tipología documental se ajustaba a las necesidades del proyecto, no se disponía de una metodología que orientara la descripción y organización de los documentos, se concluyó que no existe, o al menos no se ha documentado, una metodología para la organización y descripción de documentos de proyectos de investigación específicos en el tema de prácticas profesionales universitarias, objeto del presente trabajo. Las Prácticas Universitarias realizadas en la Pontificia Universidad Javeriana dependen de cada Programa Académico, lo que genera una producción documental en torno a dichas prácticas, que depende del carácter de cada Programa. En la Pontificia Universidad Javeriana se desarrollan Prácticas Universitarias dos tipos: social y profesional. Si bien la Universidad establece unas directrices generales para todos los Programas Académicos de acuerdo a las disposiciones legales para este propósito, cada programa académico es autónomo en la disposición de diferentes escenarios para el desarrollo de la Práctica Universitaria, de tipos específicos de productos resultantes de las Prácticas, de perfiles ajustados para los practicantes, de diferentes tiempos de ejecución, entre otros.
5 Ibíd.
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Los programas académicos de la Universidad, dentro de su estructura curricular destinan un número de créditos específicos para la realización de dos tipos de práctica:
Práctica profesional: Actividades a ser desarrolladas en una entidad u organización en la que el estudiante pondrá en práctica los conocimientos del saber específico en el que actualmente se está formando.
Práctica social: Actividades a ser desarrolladas en el marco de las obras sociales lideradas por la Compañía de Jesús.
Aunque la Vicerrectoría Académica de la Universidad tiene en cuenta la legislación colombiana frente a las prácticas profesionales, éste marco es aún muy general para lograr una normalización de los procesos relacionados con la realización de prácticas profesionales en la Universidad Javeriana. Así las cosas, en un intento por identificar los procesos que cada programa genera con sus estudiantes de práctica y dado que el principal problema era la gran diversidad de procesos, la Vicerrectoría inicia la labor de identificar la forma cómo cada programa lleva a cabo sus propias prácticas profesionales. Las fuentes principales que se utilizaron para la recolección de información que permitiría conocer las diversas formas de desarrollar las prácticas, estas fueron:
Entrevistas grabadas con los directores de programas académicos y coordinadores de práctica profesional.
Cuestionarios.
Documentos que los mismos programas generaron entorno al manejo de las prácticas profesionales.
Documentos que los programas usaban para reglamentar las prácticas y que no necesariamente fueron generados por ellos.
A medida que el proyecto avanzó, las fuentes mencionadas anteriormente iban también en aumento, lo que generó inconvenientes a la hora de acceder fácilmente a la información, la cual era recuperada de acuerdo a procesos lógicos relacionados con la forma en la que era obtenida más no en procesos de recuperación previamente diseñados. Como resultado, la Vicerrectoría solicitó apoyo para el desarrollo de un sistema de organización del conocimiento que permitiera la organización de la información para su posterior recuperación.
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El Equipo de trabajo de Vicerrectoría Académica entregó un corpus documental del proyecto, organizado según los Programas Académicos de la Universidad, es decir agrupados por carreras. La valoración inicial de los documentos permitió determinar la necesidad de establecer la tipología documental de los documentos recogidos en el proyecto, lo cual consiste en describir los tipos documentales para:
Determinar las clases de documentos que guardan entre ellos alguna semejanza ya sea en sus características físicas y/o de contenido.
Normalizar los “nombres” de los archivos mediante un código que bien podría estar en concordancia con las normas de la Universidad o siguiendo los estándares internacionales para permitir su consulta y para
Reflejar el resultado de la organización documental en un catálogo. Esta valoración permitió también observar dos características generales y comunes en todos los documentos, independientemente de su soporte o extensión. Se trataba de:
Documentos en formato electrónico y
Documentos de apoyo o documentos de trabajo Continuando con la valoración del corpus documental del proyecto proporcionado por el Equipo de trabajo de Vicerrectoría Académica, se encontró que las carpetas donde se encontraban agrupados los archivos podrían separarse en tres grandes “núcleos”. El primer núcleo fue denominado “Sesiones de Presentación”, y contenía los audios de las mesas de trabajo desarrolladas por el Equipo de Trabajo y sus respectivas transcripciones. El segundo núcleo fue denominado “Documentos institucionales” y contenía documentos como la Misión, Visión, Estatutos, Reglamentos y documentos curriculares de los programas académicos de la Pontificia Universidad Javeriana. El tercer núcleo de archivos identificados estaba conformado por 37 carpetas nombradas de acuerdo al Programa Académico correspondiente. Cada carpeta contenía los documentos recopilados en relación con el tema de Prácticas Universitarias. Dentro de ellas se encontraron: documentos curriculares, audios de las entrevistas realizadas con los directores de los Programas Académicos y los Coordinadores de Prácticas Universitarias con su respectiva transcripción, formatos de inscripción, syllabus, lineamientos de la Práctica Universitaria, entre otros.
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Por una parte, se observó que estas carpetas no eran homogéneas en términos de extensión, es decir, no contenían la misma cantidad de archivos, por otra parte, los documentos recopilados no eran similares para todas las Carreras, si bien mantenían la característica común de estar relacionados con el tema de Prácticas Universitarias. En términos de contenido y de los formatos que soportaban los documentos, se observó una considerable variedad. Para la descripción y organización de estos documentos se hacía necesario identificar una herramienta idónea que se ajustará a ésta clase archivos, puesto que no podían considerarse como documentos de gestión en los que aplicara la norma archivística y tampoco eran documentos que pudieran ser tratados de acuerdo a las normas de catalogación para materiales bibliográficos. En la búsqueda de una herramienta similar, se realizó una revisión bibliográfica exhaustiva, que diera cuenta de una metodología que se ajustara a la necesidad de organización documental específica de este proyecto. Inicialmente, observando el volumen de los documentos electrónicos, se hacía necesario reflejar su organización actual en un esquema que permitiera compararlos (Ver Anexo 1. Cuadro de organización preliminar) y visualizar las coincidencias en las temáticas y los formatos de los documentos. La revisión bibliográfica realizada sobre la colección física de la Biblioteca Alfonso Borrero Cabal, S. J., a través del Catálogo Biblos, empleando los términos “organización documental”, “tipología documental”, no arrojo algún resultado útil o contundente. Se revisaron las bases de datos y los metabuscadores que dispone la Biblioteca, rediseñando las estrategias de búsqueda inicialmente formuladas. Adicionalmente se consultó el catálogo en línea de la Biblioteca Luis Ángel Arango y metabuscadores como Scirus y Google Scholar. Esta revisión permitió recuperar algunos documentos cuyo contenido se relacionaba con el concepto de organización documental, sin embargo aunque sirven como documentos de apoyo, no brindan información suficiente acerca de la metodología que éste proyecto específico requiere. Como se mencionó anteriormente, la construcción de la tipología documental para estos materiales se consideró una necesidad. Buscando una solución alternativa, se recurrió a la entidad pertinente en esta materia dentro del contexto de la Universidad. Se concertó entonces, una cita con la directora del Archivo Universitario, en la cual se expuso el objeto de la práctica y la necesidad de una herramienta para organizar y describir los archivos electrónicos. De esta reunión se obtuvieron dos referentes útiles en este proceso: el Documento Normativo de Archivos No. 4 para Proyectos de Investigación (ver Anexo 2) y un formato en Excel (ver Anexo 3) que cuenta con campos donde se consigna la descripción de los documentos, automatizado de forma que al imprimirlo resulta un catálogo.
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Pese a la utilidad de estas herramientas, no resultaron suficientes. Por un lado, el Documento Normativo de Archivos No. 4 es una cartilla técnica que “orienta sobre la forma de organizar archivísticamente la serie documental “Proyectos de Investigación (38.2)”,6 fundamentada en el Reglamento General de la Universidad y en las normas nacionales e internacionales de organización archivística y de archivos universitarios. En ella, se establece que por proyecto de investigación se entiende “la documentación completa (académica, científica y administrativa) que identifica el proceso de investigación en la Universidad…”7 y se describen las disposiciones para su almacenamiento. Sin embargo, los documentos a los que se refiere esta cartilla son físicos y de carácter estrictamente administrativo, quedando fuera de este rango los documentos del Estudio Descriptivo sobre Prácticas Universitarias. El archivo de Excel, de otra parte, resulto ser una herramienta apropiada para presentar los resultados de la organización documental, pues si bien los campos que posee están destinados a la descripción de documentos físicos, podría adaptarse adecuadamente, por lo cual se consideró pertinente para realizar el catálogo solicitado por Vicerrectoría Académica, sin embargo esta herramienta no proporciona ningún tipo de información que determine cómo alimentarlo, solo aparecen consignados los campos de descripción: registro, fecha de producción, lugar de producción, descripción, tradición, naturaleza, lenguas, ubicación, número de folios, nombres, instituciones, asuntos, lugares (diferentes al de producción). Observando los campos de descripción de esta herramienta, se analizó que aunque la iniciativa de organizar los documentos del Estudio descriptivo sobre prácticas universitarias empleando un modelo de tipología documental se ajustaba a las necesidades del proyecto, no se disponía de una metodología que orientara la descripción y organización de los documentos, se concluyó que no existe, o al menos no se ha documentado, una metodología para la organización y descripción de documentos de proyectos de investigación específicos en el tema de prácticas profesionales universitarias, objeto del presente trabajo. 1.3. JUSTIFICACIÓN A grandes rasgos, la organización es un proceso a través del cual se establecen categorías. Aunque de forma inconsciente a diario realizamos procesos de organización; dentro de nuestros esquemas mentales existe la predisposición de ordenar cualquier tipo de elementos siguiendo un patrón, sería suficiente observar nuestras rutinas habituales, la forma en que realizamos determinadas actividades,
6
PONTIFICIA UNIVERSIDAD JAVERIANA. Organicemos los archivos de la Universidad. Documento normativo de archivos No 4. 2000. 7 Ibíd.
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para descubrir en ellas una secuencia de pasos o etapas, que por lo general favorecen la ejecución eficiente de dicha actividades. En lo que respecta a la organización documental, podría decirse que este mismo principio se aplica, específicamente a los documentos, entendidos estos como “objetos” que contienen información. En este sentido, donde existan documentos existirán unas categorías que además de describirlos generarán parámetros y/o criterios para su organización y claro, su posterior uso. Los proyectos de investigación representan uno de estos escenarios, la organización documental se manifiesta implícitamente, aunque de forma temporal y arbitraria, es decir, los documentos empleados durante el desarrollo de la investigación son agrupados de acuerdo a la temática de su contenido, el propósito al que responden, la entidad que los produce, por mencionar algunos criterios, siendo relevantes en términos de uso y su importancia cesa en cuanto dejan de ser utilizados. Los documentos empleados durante una investigación contienen información relevante para su desarrollo, sin embargo tendrían otros posibles usos, en proyectos similares o estudios comparados, por ejemplo. Si no se crea una huella de ellos, como un referente bibliográfico que describa su contenido y los relacione con otros documentos, no será posible recuperarlos dentro del corpus documental que sustenta el proyecto y no podrá garantizarse la integridad de su existencia. Dicho de otra forma, el referente conceptual y el conocimiento generado en torno a un tema que podría aprovecharse posteriormente, se perderá. Es aquí donde radica la importancia de aplicar la organización documental en forma normalizada a materiales de esta naturaleza. En el desarrollo del proyecto Estudio descriptivo sobre las prácticas universitarias de los programas de pregrado de la Pontificia Universidad Javeriana-Sede Bogotá, se propuso desde la carrera Ciencia de la Información – Bibliotecología una iniciativa para organizar y describir en forma normalizada – esto es, de acuerdo a los estándares documentales – la documentación producida en el marco de este Estudio. Debido a que la valoración inicial de los documentos arrojó la caracterización tipologías documentales diversas, era necesario identificar una herramienta idónea para la organización y descripción de esta clase archivos, lo que llevo a realizar una revisión bibliográfica exhaustiva, en búsqueda de una metodología que se ajustara a la necesidad específica de este proyecto. La elaboración del proyecto no solo permitió la organización de la documentación, pensando en su posterior y fácil recuperación sino que da cuenta del proceso metodológico que se siguió para la formulación de categorías. Esto constituye, junto con el manual un importante referente tanto para las investigadoras actuales como para cualquier persona que se vincule al proyecto y no haya hecho parte del
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proceso de recopilación de información. Es así como, éste trabajo permite facilitar la labor de las investigadoras de la Vicerrectoría Académica para: describir, categorizar, ingresar y recuperar la documentación de forma fácil y siguiendo parámetros lógicos. 1.4. DELIMITACIÓN Y ALCANCE
La propuesta metodológica que se desarrolla en el presente trabajo se orienta a la Organización y Descripción Documental del proyecto Estudio descriptivo sobre las prácticas universitarias de los programas de pregrado de la Pontificia Universidad Javeriana-Sede Bogotá. La propuesta metodológica tiene una aplicación en el territorio nacional colombiano y si bien ha sido diseñada para la Organización y Descripción Documental de un proyecto específico, sus fundamentos se encuentran en los aspectos básicos del análisis documental de contenido, razón por la cual podría ser aplicable a otros proyectos tras su adecuación. Cabe resaltar que esta propuesta metodológica recoge los resultados de la práctica universitaria desarrollada en respuesta a la necesidad de apoyo de la Vicerrectoría Académica en el campo de la organización y descripción documental que el proyecto requería, razón por la cual esta propuesta se desarrolla en torno al proyecto mencionado anteriormente.
1.5. OBJETIVOS 1.5.1. Objetivo General. Proponer una metodología que permita describir los documentos producidos en el proyecto Estudio descriptivo sobre las prácticas universitarias de los programas de pregrado de la Pontificia Universidad Javeriana-Sede Bogotá. 1.5.2. Objetivos Específicos.
Describir los momentos e instrumentos metodológicos para llegar a la organización documental del proyecto Estudio descriptivo sobre las prácticas universitarias de los programas de pregrado de la Pontificia Universidad Javeriana-Sede Bogotá.
Establecer los tipos documentales bajo los cuales puede organizarse el corpus documental producido en el marco del proyecto Estudio descriptivo sobre las prácticas universitarias de los programas de pregrado de la Pontificia Universidad Javeriana-Sede Bogotá.
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Realizar el análisis documental de los archivos recopilados en el proyecto Estudio descriptivo sobre las prácticas universitarias de los programas de pregrado de la Pontificia Universidad Javeriana-Sede Bogotá.
1.6. METODOLOGÍA
El presente trabajo de grado, corresponde a una investigación de tipo descriptivo. De acuerdo con Tamayo y Tamayo8 este tipo de investigación permite “describir de modo sistemático las características de una población, situación o área de interés”.
Bajo éste enfoque se describen situaciones, no se comprueban explicaciones, no se determina la probabilidad de una hipótesis y no se realizan predicciones de tipo alguno. La importancia de la descripción de las situaciones y/o elementos analizados es el de comprender la realidad para proponer una solución a un problema. Este tipo de investigación resultó apropiado para el diseño de la presente propuesta metodológica, dado que permitió la representación del proceso adelantado en la organización y descripción de los documentos recolectados por el equipo de trabajo de Vicerrectoría Académica en el desarrollo del Estudio Descriptivo sobre las Prácticas Universitarias de los Programas de Pregrado de la Pontificia Universidad Javeriana Sede Bogotá. Dicha representación fue posible a través de la ejecución de las etapas de la investigación descriptiva9:
Definir en términos claros y específicos qué características se desean describir.
Expresar cómo van a ser realizadas las observaciones; cómo los sujetos (personas, escuelas, por ejemplo) van a ser seleccionados de modo que sean muestra adecuada de la población; qué técnicas para observación van a ser utilizadas (cuestionarios, entrevistas u otras) y si se someterán a una pre-prueba antes de usarlas; cómo se entrenará a los recolectores de información.
Recoger los datos.
Informar apropiadamente los resultados.
8 TAMAYO Y TAMAYO, Mario. Serie Aprender a investigar. Modulo 2: La Investigación. Santafé de
Bogotá: ICFES, 1999. 3a. ed. p. 44. ISBN: 958-9279-13-9 9 Ibíd.
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2. SOBRE EL CONTEXTO
La Pontificia Universidad Javeriana es, de acuerdo con el Ser y Naturaleza Universitarios, una institución de educación superior sin fines de lucro, de carácter privado, fundada y regentada por la Compañía de Jesús. Sus funciones específicas, como las de todas las instituciones universitarias, tienden a la búsqueda del saber para servir a la comunidad humana, especialmente la comunidad colombiana. El fin específico de esta institución, es la formación integral de hombres y mujeres y la conservación, transmisión y desarrollo de la ciencia y de la cultura, más allá de lo informativo y lo técnico. La cultura que procura construir la Pontificia Universidad Javeriana, es aquella en la que el saber metódico, se integre con los más altos valores humanos, convirtiéndola en un factor positivo de desarrollo, orientación, crítica y transformación de nuestra sociedad.10 Su Misión declara: “En el inmediato futuro, la Universidad Javeriana impulsará prioritariamente la investigación y la formación integral centrada en los currículos; fortalecerá su condición de universidad interdisciplinaria; y vigorizará su presencia en el país, contribuyendo especialmente a la solución de las problemáticas siguientes:
La crisis ética y la instrumentalización del ser humano.
El poco aprecio de los valores de la nacionalidad y la falta de conciencia sobre la identidad cultural.
La intolerancia y el desconocimiento de la pluralidad y la diversidad.
La discriminación social y la concentración del poder económico y político.
La inadecuación e ineficiencia de sus principales instituciones.
La deficiencia y la lentitud en el desarrollo científico y tecnológico.
La irracionalidad en el manejo del medio ambiente y de los recursos naturales.”11
El Proyecto Educativo de la Pontificia Universidad Javeriana “comprende las directrices concretas para el ejercicio de las funciones universitarias que desarrolla la Comunidad Educativa en el marco de la Formación Integral de sus miembros y en la perspectiva de la Interdisciplinariedad”.12
10
PONTIFICIA UNIVERSIDAD JAVERIANA. Ser y Naturaleza Universitarios. [En línea] (Consultado Noviembre de 2011) Disponible en: http://puj-portal.javeriana.edu.co/portal/page/portal/PORTAL_VERSION_2009_2010/es_ser_naturaleza 11
PONTIFICIA UNIVERSIDAD JAVERIANA. Misión. [En línea] (Consultado Noviembre de 2011) Disponible en: http://puj-portal.javeriana.edu.co/portal/page/portal/PORTAL_VERSION_2009_2010/es_mision 12
PONTIFICIA UNIVERSIDAD JAVERIANA. Proyecto Educativo. [En línea] (Consultado Noviembre de 2011) Disponible en: http://puj-portal.javeriana.edu.co/portal/page/portal/PORTAL_VERSION_2009_2010/es_proyecto_educativo
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La Pontificia Universidad Javeriana ha sido reconocida como la “Primera Universidad en Colombia con Acreditación Institucional…El Ministerio de Educación Nacional, mediante Resolución Número 1320, acreditó el 12 de junio de 2003, a la Pontificia Universidad Javeriana, con una vigencia de ocho años. La Resolución destaca que la Universidad “ha logrado niveles de calidad suficientes para que, de acuerdo con las normas que rigen la materia, le sea reconocida públicamente este hecho a través de un acto formal de acreditación institucional”.13 La Vicerrectoría Académica, es el estamento encargado de “establecer las directrices y las políticas con base en las cuales se desarrollan los programas y los proyectos académicos de la Universidad”14. La Vicerrectoría Académica cuenta con el apoyo de diversas dependencias y unidades adscritas para el cumplimiento de sus funciones. Es deber del Vicerrector Académico15, como director de esta dependencia, seguir las políticas del Consejo Directivo Universitario, las orientaciones del Rector de la Universidad y las directrices del Consejo Académico para la planeación, la organización y el control de las actividades académicas de la Universidad y señalar las pautas y procedimientos que sean necesarios para el cumplimiento de la misión de la Pontificia Universidad Javeriana, descrita previamente. En este marco, la Vicerrectoría Académica promueve el desarrollo de proyectos de investigación de carácter académico, encaminados a fortalecer los programas y las prácticas universitarias que se llevan a cabo en la Universidad. Uno de los proyectos desarrollados por Vicerrectoría es el Estudio descriptivo sobre las prácticas universitarias de los programas de pregrado de la Pontificia Universidad Javeriana-Sede Bogotá, cuyo principal objetivo es: “Realizar un estudio descriptivo que caracterice las dimensiones académicas y de gestión administrativa que están presentes en las prácticas universitarias de los programas de pregrado de la Universidad Javeriana y a partir de éste estudio, enunciar recomendaciones que sirvan de insumo para la elaboración de lineamientos alrededor de las prácticas en la Universidad.”
13
PONTIFICIA UNIVERSIDAD JAVERIANA. Primera Universidad en Colombia con Acreditación Institucional. [En línea] (Consultado Noviembre de 2011) Disponible en: http://puj-portal.javeriana.edu.co/portal/page/portal/PORTAL_VERSION_2009_2010/es_primera_universidad 14
PONTIFICIA UNIVERSIDAD JAVERIANA. Vicerrectoría Académica. [En línea] (Consultado Noviembre de 2011) Disponible en: http://puj-portal.javeriana.edu.co/portal/page/portal/vice_academica/Presentacion/presentacion 15
Ibíd.
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3. MARCO CONCEPTUAL 3.1. ORGANIZACIÓN Organizar, en términos simples y de acuerdo a una de las definiciones de la Real Academia Española, consiste en “Poner algo en orden.” 16 La sencillez de la definición se debe en parte al uso cotidiano, casual e irreflexivo del proceso de organización, generando en torno a él, un conocimiento común y rudimentario de su significado. Los seres humanos emplean constante e inconscientemente la organización porque hace mucho más fácil su vida y le permite resolver algunas de sus necesidades. Este proceso de organización inconsciente involucra, según Esteban Navarro17 dos actividades fundamentales: la ordenación y la clasificación de los objetos para facilitar su gestión (la ropa, la vajilla, por ejemplo) y la ordenación y clasificación de las ideas para comprender con mayor facilidad la realidad (qué es bueno, qué es malo, qué está permitido, que no está permitido, de acuerdo a los principios morales que adopte el ser humano). “El hombre se auxilia para efectuar tales tareas de los conceptos, que expresa mediante las palabras, que, desde esta perspectiva, pueden ser consideradas como los más primitivos recursos de clasificación, ya que muchas de ellas denominan clases. Los nombres propios sirven para indicar entidades únicas; los nombres comunes, excepto los nombres concretos, denotan clases amplias; y los adjetivos, combinados con los nombres, reducen o amplían el campo de referencia de las clases.”18 El proceso de organizar, en apariencia transparente, es fundamental, por ejemplo, en la “construcción” del conocimiento humano, que de acuerdo con Esteban Navarro “es una capacidad consustancial de la naturaleza del hombre y un requisito indispensable para garantizar su supervivencia en el mundo y su desarrollo como ser físico y moral.”19 El conocimiento resulta de la relación que el ser humano establece con su entorno, de la comprensión de la realidad transmitida al cerebro mediante los estímulos percibidos por los sentidos. Dichos estímulos o sensaciones son interpretados a través de un proceso de organización denominado percepción, del
16
REAL ACADEMIA ESPAÑOLA. Diccionario de la Lengua Española. 22. Ed. [En línea] Disponible en: http://buscon.rae.es/draeI/SrvltConsulta?TIPO_BUS=3&LEMA=organizar 17
ESTEBAN NAVARRO, Miguel Ángel. Fundamentos epistemológicos de la clasificación documental. En: Scire. Vol. 1, No. 1(ene.-jun. 1995); p. 86. 18
LANDGRIDGE, D. W. Classification: its kinds, systems, elements and applications, citado por: ESTEBAN NAVARRO, Miguel Ángel. Fundamentos epistemológicos de la clasificación documental. En: Scire. Vol. 1, No. 1(ene.-jun. 1995); p. 86. 19
ESTEBAN NAVARRO, Op. cit, p. 96.
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que participan tanto los órganos sensoriales como el cerebro. Las percepciones, a su vez, son objeto de un proceso de representación en el que son identificados y expresados los atributos más sobresalientes de los fenómenos percibidos y sus posibles causas. Esta representación es formalizada, se transforma integrando dichos atributos, originando “conceptos” que luego son interpretados y organizados. Las relaciones establecidas entre los conceptos y los conceptos mismos conforman una compleja estructura. De esta organización resulta el conocimiento. En esta representación de la realidad, en su efectiva comunicación al cerebro a través de los sentidos para permitirnos interactuar con nuestro entorno, juegan un importante papel dos factores relacionados entre sí: los sistemas conceptual y lingüístico, propios de los seres humanos. El sistema conceptual es responsable de la selección, la concreción y la determinación de los atributos externos que encontramos relevantes, es por tanto responsable de su procesamiento y también de posterior comunicación, porque aunque los procesos intelectuales son internos, como se había mencionado inicialmente, la trascendencia del conocimiento se estima en la medida en que facilita a los seres humanos interactuar con el mundo, ser parte de él y garantizar su supervivencia. Recapitulando, tenemos que a través de los sentidos el ser humano recoge experiencias que más tarde formaliza y transforma en conceptos y expresa en discursos razonados mediante un proceso cognitivo que consiste en: dividir, ordenar, clasificar y organizar información para generar conocimiento, cuyos resultados expresa mediante palabras y acciones. La división es una distribución de los elementos que integran un universo, en grupos absolutos y separados, formando una serie de pares de grupos que cubren toda la extensión del universo, pero no tienen elementos en común y tampoco guardan algún tipo de relación sistemática. La ordenación de la realidad consiste en el establecimiento de una relación asimétrica y transitiva entre los elementos, de acuerdo a un único criterio relacional, es decir mediante la ordenación se sitúan y conectan los elementos en un contexto siguiendo un único criterio. La clasificación puede ser definida como “el modo más simple de discriminar simultáneamente los elementos de un conjunto y de agruparlos en subconjuntos, o
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sea, el modo más simple de analizar y sintetizar.”20 Clasificar significa “juntar cosas o ideas semejantes, y separar las que son diferentes”21, “acción de agrupar objetos en clases según las propiedades comunes descubiertas o los resultados de tales agrupaciones”.22 En la clasificación suceden tres procesos, el primero de ellos es la distinción de los elementos existentes en la realidad, empleando un criterio único, el segundo proceso consiste en agrupar estos elementos por clases de acuerdo a unas características comunes y relevantes, que son las responsables de delimitar la relaciones existentes en el universo al cual pertenecen estos elementos y el tercer proceso es la construcción de los criterios de comparación con los cuales se “medirán” los elementos seleccionados. La organización es el resultado, por una parte, del proceso de discriminar, depurar, almacenar y desechar los criterios mediante los cuales se ordenan y clasifican los elementos que conforman un universo, y por otra parte, del proceso de construir y controlar las relaciones entre las clases que agrupan dichos elementos, de acuerdo a unos lineamientos específicos. La organización permite el establecimiento de sistemas de conocimiento progresivos y cada vez más complejos. Mediante la identificación y la organización es posible para los seres humanos describir y comprender los fenómenos que ocurren en la realidad, por una parte la identificación permite distinguir un fenómeno específico de otro y por otra parte, la organización permite al ser humano determinar a qué tipo específico pertenecen esos fenómenos, mediante las propiedades comunes que comparten las clases y que dentro de esas mismas clases y entre ellas existen relaciones cuyo descubrimiento conduce a una comprensión más amplia del mundo que le rodea. La importancia del proceso de organización en la construcción del conocimiento humano es inminente, ya que esta construcción no se trata de la identificación de los fenómenos que ocurren en la realidad, sino en la representación de las relaciones que existen entre estos fenómenos, vinculándolos de manera inteligible.
20
BUNGE, M. La investigación científica, citado por: ESTEBAN NAVARRO, Miguel Ángel. Fundamentos epistemológicos de la clasificación documental. En: Scire. Vol. 1, No. 1(ene.-jun. 1995); p. 87. 20
ESTEBAN NAVARRO, Op. cit, p. 96. 21
VICKERY, B. C. Classification and indexing in science, citado por: ESTEBAN NAVARRO, Miguel Ángel. Fundamentos epistemológicos de la clasificación documental. En: Scire. Vol. 1, No. 1(ene.-jun. 1995); p. 87. 22
RUNES, D. Diccionario de Filosofía, citado por: ESTEBAN NAVARRO, Miguel Ángel. Fundamentos epistemológicos de la clasificación documental. En: Scire. Vol. 1, No. 1(ene.-jun. 1995); p. 87.
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Sin embargo en esta identificación juega un papel fundamental el contexto que rodea los hechos y los objetivos que persigue dicha identificación, razón por la cual la organización de una misma realidad difiere dependiendo del individuo que la efectúa. Cuando un individuo representa y organiza la realidad que lo circunda, selecciona una serie de atributos o características de los fenómenos y de los elementos que la componen para distinguirlos entre sí y simultáneamente, desprecia o descarta otros atributos, de acuerdo a su interés. El ser humano se enfrenta a su realidad selectivamente. De lo anterior se puede inferir que existe una vasta posibilidad de representar y organizar los elementos que conformar el universo en el que existimos, de lo que resulta también una infinidad de propuestas de sistemas de organización. 3.2 ORGANIZACIÓN DEL CONOCIMIENTO Para hablar de organización del conocimiento, es necesario primero comprender qué se entiende por conocimiento e identificar la razón por la cual debemos hablar primero de Conocimiento antes de organización de la información. El conocimiento es el resultado de una serie de flujos de información generados entre el individuo y las fuentes externas, las cuales envían mensajes que intencionales o no, son procesados y adoptados para continuar alimentando dicho conocimiento. Como resultado de la comunicación de flujos de mensajes, el conocimiento generado puede hacerse visible a través de la generación de una fuente documental que lo exprese. Estos dos tipos de conocimiento, el intangible (albergado en nuestras estructuras mentales) y el tangible (representado en una o varias fuentes documentales) se conocen como: conocimiento tácito y explícito, respectivamente: “…de tal modo que tanto la gestión de los conocimientos como las tecnologías tendrían como fin mejorar los procesos de creación de conocimiento, mejorar su disponibilidad y permitir la conversión de conocimiento implícito al explícito”.23 De acuerdo con lo anterior, consideramos medible y organizable no solo la información documental registrada sino la información que el individuo ha transformado en conocimiento y que ha adquirido mediante el análisis de casos, la experiencia, la lectura, entre otros. Estas actividades se ven mucho más potencializadas en el contexto de generación de conocimiento a partir de la experiencia y el diario vivir en el entorno empresarial.
23
GARCÍA JIMÉNEZ, Antonio. Organización y gestión de conocimiento en la comunicación. Gijón : Trea, 2002. p. 51
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Allí el conocimiento tácito del empleado es un activo que genera valor al a compañía en la medida en que éste se ve ligado a las decisiones estratégicas tomadas gracias a dicho conocimiento: “…el conocimiento en la organizaciones no sólo se encuentra en los documentos o depósitos de información, sino también en las rutinas de las organizaciones, en sus procesos, prácticas y normas”24 El reto de las organizaciones actuales es poder identificar qué del conocimiento tácito de los empleados debe ser transformado, pues es sabido que aunque el conocimiento tácito de una organización es mucho mayor que el explícito, el explícito se organiza más frecuentemente que el primero: “Cuando una parte importante del conocimiento de una organización es tácito, existe una evidencia en aumento que sugiere que las organizaciones gastan una mayor cantidad de tiempo enfocándose en codificar y gestionar conocimiento explícito y rechazando el tácito”25 A partir de los enunciados anteriores, se podría preguntar entonces: Como organizar el conocimiento de una organización cuando su principal fuente son sus empleados, sus prácticas, su experiencia? Es posible organizar lo intangible, lo tácito? Evidentemente la mente humana organiza la información que alberga bajo lógicas muy diferentes a las que desarrollamos para organizar información documental registrada. Sin embargo, éstas técnicas son producto de estrategias y estudios que durante siglos el hombre ha desarrollado para hacer de lo conocido un tangible perdurable en el tiempo. Así las cosas, el conocimiento tácito debe ser abordado de tal forma que pueda ser registrado de acuerdo a nuestras lógicas humanas de organización/recuperación. Evidentemente para organizar el conocimiento tácito es necesario materializarlo. La materialización del conocimiento se logra a través de diversos instrumentos y medidas que hacen que el cocimiento individual pueda ser divulgado a un equipo de trabajo con objetivos y metas similares. Esto implica el diseño de herramientas de recolección de información, que bajo la normalización de campos con fines específicos recrean mapas mentales que simulan procesos en un documento explícito. Las fuentes resultantes: encuestas, mapas de procesos, entrevistas, entre otros, son fuentes de información no estructuradas que no fueron pensadas para su edición o publicación (como sí lo sería un libro o un artículo de investigación en una publicación seriada).
24
Ibíd., p. 50 25
CHIRI, Khaled, KLOBAS, Jane. Knowledge Sharing and Organisational Enabling Conditions. En: Proceedings Of The European Conference On Knowledge Management.
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Estas fuentes no estructuradas no representan un activo importante si éstos no son almacenados pensando en su posterior recuperación. Para esto el analista deberá realizar un análisis de las fuentes y de sus contenidos con el fin de generar estructuras que simbolice el documento a través de un lenguaje de representación del conocimiento. La generación de estos lenguajes se basa en el entendimiento de: los procesos que han hecho que dicha información sea recopilada, la diversidad de tipologías documentales y sus contenidos: “toda forma estructurante debe proceder de estudios empíricos, para dar lugar a taxonomías, y del análisis lógico de los conceptos, para dar lugar a tipologías.”26 El proceso de identificación de una representación lógica que defina una tipología y contenidos específicos es uno de los componentes del proceso de la organización del conocimiento, entendida como: “el establecimiento de clasificaciones jerárquicas y mapas de ideas, entre otras funciones”27. Una de las estrategias que permiten lograr dicha categorización son los Sistemas de Organización del conocimiento. Un sistema de organización del conocimiento, es una red de conceptos que a partir de sus relaciones y similitudes dan forma a la información no estructurada: “Un sistema de organización del conocimiento (KOS, por sus siglas en inglés) está conformado por conceptos y relaciones semánticas que representan un área del conocimiento terminológicamente”28 La organización del conocimiento implica la estructuración de un lenguaje que representa las categorías terminológicas de la información contenida en las diversas tipologías. Sin embargo, el conocimiento en sí mismo no puede ser medible. Es por esto que la organización debe emprender una política que le permita diseñar procesos para que se evite la fuga de información al momento en el que un empleado deja de hacer parte de la organización. Una vez el conocimiento no documentado reposa en documentos diseñados específicamente para que éste sea registrado de manera sistemática, el ciclo de producción de conocimiento empieza a generar fuente con tipologías específicas e información medible. Si esto no es así, el analista se ve abocado al análisis de tipologías y contenidos variados lo que dificulta su labor normalizadora.
26
HJOLAND, ALBRECHTEN, citado por GARCÍA JIMÉNEZ, Antonio. Organización y gestión de conocimiento en la comunicación. Gijón: Trea, 2002. p. 51 27
SOTO, Eduardo. et al. Gestión y conocimiento en organizaciones que aprenden. México: Thomson. p. 133 28
STOK, Wolfgang G. Concepts and Semantic Relations in Information Science. En: Journal of the American Society for Information Science and Technology.
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Es aquí, donde el concepto de organización de información aparece, pues más que en estructuras mentales está inmerso en estructuras documentales, lo que hace que los sistemas de clasificación sean muy útiles a la hora de identificar metodologías para la organización de información documentada en una organización. El concepto del triángulo semiótico entre la descripción de objetos documentales y el lenguaje se puede ver representado en la siguiente gráfica: Figura No. 1 El triángulo semiótico de la Ciencia de la Información (Stok, 2010). El concepto como tal, al ser formulado tiene dos características intrínsecas. La intensión (significado) y la extensión (sentido). El triángulo semiótico hace entonces parte del proceso de organización ya no del conocimiento sino de la información contenida en las fuentes que lo representan. 3.3 ORGANIZACIÓN DOCUMENTAL En Archivística, la organización documental corresponde al tratamiento de los archivos de gestión respondiendo a la necesidad de organizar la documentación para su recuperación y utilización. De forma similar, en Bibliotecología la organización documental se ve reflejada en los procesos técnicos y físicos aplicados a los materiales que conforman las colecciones que se encuentran en las bibliotecas, independientemente de su formato, siguiendo procesos bibliográficos basados en normas, estándares bibliográficos y lenguajes documentales, entre otros.
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La organización documental, de acuerdo con Esteban Navarro29 consiste en la designación de relaciones de dependencia entre los documentos que integran un fondo documental de acuerdo a unas reglas previamente definidas que determinan el número de relaciones y la conformidad entre ellas, según la unidad de información a la que pertenezca el fondo documental. Las reglas establecidas surgen a partir de procesos de identificación, de ordenación y de clasificación del contenido de los documentos, partiendo de unos elementos significativos, que condicionan tanto las posibilidades de recuperación como las estrategias que puedan establecerse para tal fin. A grandes rasgos, lo que permite la organización documental es la ubicación de los documentos que conforman un fondo documental de acuerdo a un área temática y proveerle simultáneamente, una localización física dentro de la unidad de información que permita su recuperación y consulta, es decir, que un material no se pierda dentro de la cantidad de ejemplares que conforman la colección o el fondo documental y que el conocimiento que porta no se pierda por ende. Con relación a lo anterior, históricamente las formas diseñadas para organizar un universo de información existente, la sistematización del conocimiento con el propósito de recuperarlo posteriormente y utilizarlo, da cuenta de la importancia que esto ha representado para el desarrollo cultural humano, es decir, organizar con la finalidad de difundir la información a futuras generaciones es un fenómeno observable a través del tiempo. La organización de la información producida por el quehacer intelectual de los seres humanos ha sido una actividad constante en las sociedades. La tarea de lograr una organización documental apropiada que facilite la recuperación de la información contenida en los documentos ha tenido en cada época un grupo de personas estudiosas del tema, diseñando y produciendo herramientas para tal fin, es así que se observa que en materia de organización documental, desde la década de los 60’s hasta la fecha han surgido desarrollos tecnológicos enfocados hacia el logro de una forma eficaz en el almacenamiento, la recuperación, la transferencia y el uso de la información. “En consecuencia, la incorporación de esas tecnologías en tareas relacionadas con la organización documental ha requerido la generación de herramientas normativas apropiadas que faciliten la descripción de la información documental en diversos medios tecnológicos.”30
29
ESTEBAN NAVARRO, Op. cit., p. 90. 30
GARDUÑO VERA, Roberto. Paradigmas normativos para la organización documental en los albores del siglo XXI. En: Investigación bibliotecológica. Vol .14. No. 28 (ene.– jul.2000); p. 116.
49
El desarrollo en torno a las normas bibliotecológicas para la organización de los documentos y la divulgación de la información contenida en los mismos representa una acumulación de conocimiento en esta materia, sin embargo a medida que esto se ha sucedido también ha sido evidente la necesidad de incorporar formatos bibliográficos para lograr la automatización de la organización de la información como herramientas de apoyo en la normalización documental. Como resultado se observa la evolución de los formatos en la organización de la información bibliográfica, la generación de software y bases de datos que siguen la estructura de formatos bibliográficos, como el formato MARC por ejemplo. La aparición y la evolución progresiva de recursos informáticos de carácter científico y técnico en plataformas soportadas por Internet, ha puesto de manifiesto la necesidad de herramientas que permitan la descripción y recuperación de la información contenida en este tipo de recursos, su normalización y por supuesto, su difusión. Como resultado de esta necesidad, han aparecido lenguajes de marcado o lenguajes digitales. Es necesario considerar que, como se menciono inicialmente, las unidades de información llevan a cabo procesos de organización documental, sin embargo estos procesos se realizan de acuerdo a la tipología de dichas unidades y a la caracterización de sus usuarios, de ello se infiere que las políticas de organización de los documentos varían de una unidad a otra. De esta manera desde la Bibliotecología y la Archivística surgen propuestas diferentes para la organización y el análisis documental, que respondan a las necesidades específicas de estas unidades de información, de forma que pueda garantizarse un proceso eficiente para transferir la información y se cubran las necesidades de información de sus usuarios. Como consecuencia de lo anterior, a la generación de herramientas cada vez más sofisticadas para la descripción, organización, preservación y difusión de la información documental, se suma la aparición de sistemas de organización de la información que han permitido a las unidades de información, brindar servicios de referencia y consulta de información cada vez más eficientes y en concordancia con las necesidades propias de los usuarios. Las herramientas para la descripción y el análisis de documentos específicos y de diversos tipos y los sistemas de organización de esta información han evolucionado y se han perfeccionado.
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3.4 CLASIFICACIÓN DOCUMENTAL Guinchat y Menou definen la clasificación documental como la “operación que describe el contenido de un documento determinado a un tema principal y a veces uno o dos temas secundarios que se traducen a unos términos más apropiados que figuran en el lenguaje documental que se utiliza.”31 Rowley por su parte explica que “la clasificación documental se presenta como la disposición de un conjunto de documentos en grupos diversos pero relacionados entre sí, de modo acorde a su contenido temático, a partir de la aplicación de un sistema de clasificación previamente elegido, que consiste en una estructura metódica de clases ligadas entre sí sobre la base de la posesión de una serie de caracteres comunes.”32 Carrión se refiere a la clasificación documental como el proceso de “colocar un libro (un documento, etc.) en una clase dentro de un esquema o bien agrupar los libros por características comunes y siempre por razón de su contenido”. 33 Esteban Navarro concluye que comúnmente se identifica la clasificación documental con la organización de la colección de una biblioteca sobre la base de la representación de la materia o contenido temático más relevante de cada documento, mediante el uso de las convenciones y términos presentes en un lenguaje documental de estructura jerárquica o facetada. Para Pinto y Galvez34 la clasificación de los documentos se encuentra ligada al conocimiento que los seres humanos poseemos del mundo y que ha sido consignado en dichos documentos. Otlet, refiriéndose a la Documentación y al documentos afirmaba: “lo que es propio del documento es el pensamiento ya fijado por la escritura de las palabras o la imagen de las cosas, signos visibles, fijados en un soporte material”35, a los cual añaden las autoras que lo propio de la clasificación documental es la organización
31
GUINCHAT, Claire y MENOUL, Michel. Introducción general a las ciencias y técnicas de la información y de la documentación. Montevideo: Unesco, 1983. ISBN 92-3-301860-1. 32
ROWLEY, J. E. Organizing Knowledge: an introduction to information retrieval, citado por: ESTEBAN NAVARRO, Miguel Ángel. Fundamentos epistemológicos de la clasificación documental. En: Scire. Vol. 1, No. 1(ene.-jun. 1995); p. 93. 33
CARRIÓN GÚTIEZ, M. Manual de bibliotecas, citado por: ESTEBAN NAVARRO, Miguel Ángel. Fundamentos epistemológicos de la clasificación documental. En: Scire. Vol. 1, No. 1(ene.-jun. 1995); p. 93 – 94. 34
PINTO, María y GÁLVEZ, Carmen. Manual de Clasificación Documental. Hacia una teoría integradora de la clasificación documental. Madrid: Editorial Síntesis, 1999. p. 35. 35
OTLET, Paul. Tratado de la documentación, citado por PINTO, María y GÁLVEZ, Carmen. Manual de Clasificación Documental. Hacia una teoría integradora de la clasificación documental. Madrid: Editorial Síntesis, 1999. p. 35.
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de ese pensamiento ya fijado, es decir la clasificación del conocimiento del que son portadores los documentos.36 La clasificación documental es una clasificación secundaria, según Langridge37 la clasificación científica y filosófica son formas primarias, porque observan directamente al mundo y la naturaleza del conocimiento, en tanto que en la clasificación documental se observa el conocimiento después de que éste ha sido fijado en los documentos. De acuerdo a lo anterior, la clasificación documental debe comprenderse desde la clasificación del conocimiento, aunque ambas sean diferentes, dado que persiguen objetivos distintos y aportan también diferentes resultados. Mientras que la clasificación del conocimiento se orienta hacia los fenómenos naturales y las leyes que los rigen, la clasificación documental se orienta hacia los documentos y a organizar el conocimiento producido que ha sido fijado en este soporte material. Esta diferenciación se evidencia en la siguiente figura:
36
PINTO y GÁLVEZ, Op. cit., p. 35. 37
LANDGRIDGE, D. W. Classification: its kinds, systems, elements and applications, citado por: PINTO, María y GÁLVEZ, Carmen. Manual de Clasificación Documental. Hacia una teoría integradora de la clasificación documental. Madrid: Editorial Síntesis, 1999. p. 35.
52
CLASIFICACIÓN PRIMARIA
(Clasificación de las ciencias)
ORGANIZACIÓN DEL
CONOCIMIENTO
TEÓRICOFUNCIÓN OBJETIVO
CLASIFICACIÓN SECUNDARIA(Clasificación
del conocimiento fijado en los documentos)
ORGANIZACIÓN DEL CONTENIDO DE LOS
DOCUMENTOSPRÁCTICOFUNCIÓN OBJETIVO
SISTEMA DE CLASIFICACIÓN
SE REFLEJA EN
A TRAVÉS DE
Figura No 2. Relación entre la clasificación primaria, o del conocimiento, y la clasificación secundaria o documental. (Pinto y Galvez, 1999) Sin embargo, la clasificación del conocimiento es relevante en materia de clasificación documental, dada la división del conocimiento humano en disciplinas fundamentales. Los sistemas de clasificación documental se valen de estas disciplinas o formas de conocimiento con la finalidad de organizar el conocimiento fijado en los documentos y facilitar su ubicación dentro de un sistema de recuperación de información. La clasificación documental y su estudio ha estado centrado en dos cuestiones principales: una de ellas es la organización del conocimiento, que es la base del proceso de indización y caracterización del documento y la otra, es la recuperación de la información, que es la base del proceso de búsqueda. Ambos procesos se encuentran profundamente ligados entre sí, de forma tal que la recuperación exitosa de información está sujeta a la habilidad de establecer una relación armónica entre la formulación específica de búsqueda y la descripción y caracterización de la información. Para ello, la organización del conocimiento se ha valido de lenguajes de indización, que son básicamente lenguajes de
53
recuperación y dentro de los cuales se encuentran inscritos los sistemas de clasificación. Emilia Curras38 observa la clasificación documental bajo un enfoque sistémico, es decir soportado en la “ciencia sistémica” que la autora expresa como “un posicionamiento en un nivel mayor de abstracción para comprender y operar en el mundo en el cual vivimos.” El fundamento de esta ciencia consiste en estructurar un tema tratado en sistemas y estudiar su funcionamiento y relaciones con su entorno. Bajo este enfoque la clasificación documental es entendida como un método de ordenación dual y empírica – instrumental, porque se desarrolla para ordenar ideas y objetos. Las ideas se identifican con campos del saber denominados mediantes palabras o frases y los objetos se identifican con documentos de diferentes tipos y soportes. En este proceso de ordenación se consideran las siguientes fases:
Identificación
Reconocimiento
Análisis
Síntesis
Ordenación
Distribución
Colocación Estas fases son concordantes con los procesos que se llevan a cabo en las unidades de información, a saber:
Toma de conciencia
Recepción
Registro
Identificación de las características diferenciadoras
38
CURRAS, Emilia. Manual de Clasificación Documental. Enfoque sistémico de la clasificación documental. Madrid: Editorial Síntesis, 1999. p. 50.
54
Identificación de las características unificadoras
Establecimiento de las clases
Estudio de las concordancias entre las clases
Distribución en clases
Asignación de un lugar físico (para el documento)
Asignación de un lugar para la temática (del documento)
En construcción de catálogos
En bases de datos
La clasificación documental bajo el enfoque sistémico propuesto por Curras podría reflejarse de la siguiente forma:
55
Figura No 3. Enfoque sistémico de la clasificación documental39 3.5 ANÁLISIS DOCUMENTAL DE CONTENIDO De acuerdo con María Pinto, el Análisis Documental de Contenido es un “proceso de doble identificación y representación del contenido del texto/documento, que trasciende las nociones convencionales del contenido como objeto de estudio.”40 Moreiro41, se refiere al Análisis Documental de Contenido como una actividad analítico-sintética, sometida a regulaciones lingüísticas y dentro de la cual los procesos realizados por el analista (inferencia, representación, expectativas y
39
Ibíd. , p. 54. 40
PINTO, María y GÁLVEZ, Carmen. Análisis Documental de Contenido : Procesamiento de información. Madrid: Editorial Síntesis, 1999. p. 31. 41
MOREIRO GONZALEZ, José. Implicaciones documentales en el procesamiento del lenguaje natural, citado por: ESPINOSA RICARDO, Lucy; et al. El análisis documental de contenido y la normalización terminológica en bibliotecas de Bogotá. En: Revista Interamericana de Bibliotecología. Vol. 32, No. 1 (ene. – Jun. 2009); p. 11-30.
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conceptos memorísticos) influyen en sus resultados hacia la comprensión por parte del usuario. Por lo tanto, el producto del Análisis Documental de Contenido, es decir, la representación de la información contenida en un documento, se expresa a través de recursos lingüísticos (palabras clave, encabezamientos de materia, descriptores y términos) y éstos permiten posteriormente, su recuperación. En el desarrollo del Análisis Documental de Contenido se siguen una serie de procesos, que hoy en día constituyen en sí mismos, un núcleo de estudio aparte, dada su importancia en la construcción de un aprendizaje significativo. Entre los procesos observados en el Análisis Documental de Contenido, se encuentran: La comprensión, proceso cognitivo de alto nivel, que precisa la intervención de los sistemas de memoria y de atención, de los procesos de codificación y percepción y de las operaciones inferenciales basadas en conocimientos previos y contextuales. En este proceso, la información contenida en el documento se equipara con la información existente en la memoria del analista que busca describir el contenido del documento, es decir, su conocimiento previo. La restricción durante la realización de este proceso está determinada por la temporalidad, dado que la memoria operativa que entra a jugar en este proceso se desvanece rápidamente. Para ello, es necesario contar con las estrategias de Selección y Organización. Es decir, durante el proceso de comprensión, se efectúa la selección de los atributos más relevantes de la información contenida en los documentos, destinando a un segundo plano los que resultan menos relevantes para el analista, es aquí donde tiene lugar la estrategia de organización puesto que estos atributos son ordenados de acuerdo a su nivel de importancia o representación del contenido y son distribuidos en clases. Para desarrollar la estrategia de selección se cuenta con dos técnicas: las señalizaciones y las macro – reglas selectivas. Las señalizaciones están profundamente ligadas al marcado de los atributos sobresalientes y las macro – reglas selectivas entran a jugar cuando se realiza la distribución de dichos atributos en clases y subclases de acuerdo a su relevancia. Por su parte, la estrategia de organización, cuenta con las técnicas de formalismo proposicional, que consiste en denominar mediante palabras o frases los atributos identificados, la técnica de mapas y redes conceptuales, de gran utilidad para comprender el contenido de los documentos analizados al representar las relaciones existentes entre los atributos identificados y la jerarquía existente entre ellos. La técnica de estructuración del texto se emplea en la división del texto por sus partes constituyentes, que facilitan la comprensión del mismo. Finalmente, la técnica de diagramación o técnicas espaciales se complementa con la de Mapas y
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redes conceptuales, dado que permite visualizar la estructura del documento, la información que contiene y las relaciones de jerarquía existentes entre los atributos identificados. La Interpretación, es un momento clave en el proceso de Análisis Documental de Contenido, dado que en él confluyen una serie de procedimientos que permiten atribuir un sentido a la información contenida en los documentos. En el proceso de Interpretación ocurren simultáneamente dos subprocesos: uno de ellos ocurre para establecer la relación entre la información y la realidad, el otro subproceso ocurre para establecer una relación pragmática en la que se asigna una acción lingüística que permite comprender a qué acción de la realidad da lugar el enunciado lingüístico (las autoras proporcionan los siguientes ejemplos: opinión, exposición, declaración, petición, comprobación de una hipótesis, conclusión de un experimento, estado de una cuestión, proposición de leyes, formulación de un problema, entre otros). Durante este proceso ocurre la integración de la información contenida en el documento, los esquemas mentales del analista y los objetivos que se persiguen con el Análisis Documental de Contenido. Producto de esta integración ocurre la Interpretación, en la cual los tres componentes descritos convergen en igualdad de condiciones. Adicionalmente, en este proceso juegan un papel fundamental los contextos receptores, del analista, porque sus esquemas mentales forman parte de esta integración y del entorno documental donde ocurre el Análisis Documental de Contenido, porque éste determina los objetivos documentales que se persiguen. Al igual que el proceso de Comprensión, para el proceso de Interpretación se ha dispuesto una estrategia denominada Elaboración del contenido. La elaboración del contenido, consiste en trasladar el resultado de la integración ocurrida durante el proceso de Interpretación de un plano mental e intangible a una materia física y reproducible que refleje el resultado de dicho proceso. La técnica de macro – reglas elaborativas consiste en unos instrucciones que permitirán dicha elaboración del contenido, como son: identificar el tipo de material y ubicarlo dentro de una categoría, identificar en el documentos elementos que den cuenta del mismo, es decir, los elementos informativos como el título o la extensión del documento, entre otros, estos elementos informativos son las características físicas que el analista puede observar y las características documentales que puede inferir a partir de su previo conocimiento, designar unos elementos lingüísticos que el analista considere, reflejen el contenido del documento, en un lenguaje común, de acuerdo a su representación mental del mismo.
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La producción es la elaboración del discurso, es decir el reflejo en vocablos de todo el procesamiento de la información, aunque no es solo el resultado de los procesos precedentes. Esto no es tan sencillo, por una parte el tema de cómo una persona elabora un discurso es objeto de múltiples estudios y discusiones, desde diferentes disciplinas del conocimiento y también, porque, como afirman Pinto y Galvez la cantidad de información procesada en la producción de un acto de habla global es enorme.42 Sin embargo, se disponen de las técnicas de traducción y relectura o evaluación que permite valorar la fidelidad del documento producido como reflejo del Análisis Documental de Contenido efectuado sobre un documento y el contenido del mismo. A continuación, el siguiente cuadro sintetiza los procesos, las estrategias y las técnicas consideradas en el Análisis Documental de Contenido.
Procesos Estrategias Técnicas
Comprensión
Selección Señalizaciones Macro-reglas selectivas
Organización
Formalismo proposicional Mapas y redes conceptuales Estructuración del texto Técnicas espaciales (diagramación)
Interpretación Elaboración del contenido Macro-reglas elaborativas
Producción Producción del documento secundario
Traducción (efecto de los niveles) Relectura o evaluación
Cuadro No 2. Procesos del Análisis Documental de Contenido (Espinosa, et al., 2009)43
42
PINTO y GÁLVEZ, Op. cit., p. 53. 43
ESPINOSA RICARDO, Lucy; et al. El análisis documental de contenido y la normalización terminológica en bibliotecas de Bogotá. En: Revista Interamericana de Bibliotecología. Vol. 32, No. 1 (ene. – Jun. 2009); p. 14.
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4. ACERCA DE LA PROPUESTA METODOLÓGICA
Dada la necesidad de aplicar una organización documental al corpus proporcionado por el Equipo de Trabajo de Vicerrectoría Académica, se presenta la siguiente: Propuesta Metodológica para la Organización y Descripción Documental del Proyecto Estudio Descriptivo sobre las Prácticas Universitarias de los Programas de Pregrado de la Pontificia Universidad Javeriana Sede Bogotá. 4.1 ENFOQUE El enfoque se corresponde con el de calidad total (CT) que, de acuerdo con María Pinto: “pretende asegurar que los sistemas se comportan con eficacia – cumpliendo con los objetivos externos que los hacen relevantes – y eficiencia – funcionando internamente de forma económica y productiva –. La CT exige que cualquier proceso productivo o cualquier servicio esté orientado a las necesidades de los consumidores o usuarios que lo hacen funcional, que se convierten en la norma contra la que evaluar el funcionamiento del sistema, y supone un control real y cuantitativo respecto a dicho estándar tanto de los productos como de los procesos que los originan.” 4.2 ÉNFASIS El énfasis de la presente metodología está orientado por los métodos y técnicas del análisis documental de contenido que permitan hacer un uso eficiente de la información contenida en los documentos producidos en el marco del proyecto Estudio descriptivo sobre las prácticas universitarias de los programas de pregrado de la Pontificia Universidad Javeriana-Sede Bogotá. 4.3 FUNDAMENTACIÓN Los fundamentos que esta metodología considera para la organización y descripción de documentos de proyectos de investigación, son los siguientes: • Los documentos no tienen significado pleno vistos cada uno de forma independiente, su significado depende del sistema que lo emplea y reproduce. • Los documentos constituyen la memoria secundaria de la sociedad y ésta se vale de ellos para recuperar información y conocimiento, que de otra forma tendría que reinventar cada vez. • Los documentos científicos son estructurados dentro de un sistema de conocimiento a través de las instituciones, las redes y grupos de investigación pero también dentro de los sistemas de asociaciones y grupos informales.
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• La relación de los documentos, el conocimiento y la realidad constituye un sistema holístico. • El Profesional en Ciencia de la Información tiene la capacidad de organizar la información documental utilizando los documentos como materia prima, generando a partir de ellos productos y servicios que faciliten a los usuarios el acceso a la información contenida en ellos.
4.4 FASES METODOLÓGICAS
Bajo este enfoque metodológico, es necesario señalar que, aunque las fases se siguen una a la otra, su desarrollo no es necesariamente rígido y puede suceder que las fases y las actividades se desarrollen de manera conjunta según sea el caso. Las fases propuestas en la presente metodología se resumen en el siguiente cuadro:
Fase Actividades
Análisis preliminar de material Reconocimiento del material (tipo y categoría a la que pertenece)
Depuración de los documentos
Identificación de elementos informativos (título, formato, subdivisiones, entre otros)
Selección de palabras claves que reflejen el contenido del material (en lenguaje natural)
Organización por categorías Clasificación de los documentos de acuerdo a la categoría identificada
Parametrización de títulos Estructuración de los títulos de los archivos de forma normalizada
Análisis documental de contenido
Traducción de palabras claves en lenguaje natural, a palabras normalizadas mediante el uso del tesauro de la Unesco
Creación del registro bibliográfico
Asignación de metadatos
Consignación en documento de Excel (Ver Anexo 5. Documento automatizado para catálogo)
Cuadro No 3. Fases de la propuesta metodológica
También es conveniente aclarar que el soporte de los materiales para los cuales ha sido diseñada la presente metodología es electrónico, si bien la misma puede adaptarse para el tratamiento de documentos físicos, aquí entenderemos por
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documento, el material en formato electrónico que contiene información, de la misma forma, cuando nos refiramos al archivo, estaremos hablando de un documento en formato electrónico. El término carpeta será empleado en este contexto para referirnos a un conjunto de documentos que han sido agrupados bajo una misma denominación. 4.4.1 Análisis preliminar de material. En esta primera fase, se da el reconocimiento de los materiales que conforman el corpus documental, que no es más que el universo de los documentos que conforman la muestra que será analizada, descrita y organizada. La identificación de los atributos de los documentos mediante la revisión de los títulos y los contenidos permitirá agruparlos por clases. Dicha clasificación dependerá en gran medida de la temática y el origen de los documentos recopilados y según sea el caso, del formato que los soporte. Posteriormente cada documento será valorado de acuerdo a los elementos informativos que provea al analista. Estos elementos informativos son los que permiten la identificación del documento y serán consignados al momento de su descripción. En términos generales estos elementos son el título, el formato, la extensión, es decir los elementos visibles en primera instancia. La revisión del contenido de los documentos permitirá establecer varias categorías preliminares. Por ejemplo, el documento puede ser una carta, un cuestionario, un formato, una transcripción. Es importante determinar la tipología documental, para ello el analista puede hacer uso del sentido común, ya que se trata de un análisis preliminar y la selección de palabras claves que reflejen el contenido del material en lenguaje natural es un primer paso en su descripción y organización. 4.4.2 Organización por categorías. Se estima necesario separar los documentos y agruparlos de acuerdo a la categoría a la cual pertenecen. Como se trata de documentos electrónicos, puede realizarse el traslado de los archivos de una carpeta a otra. Sin embargo se sugiere conservar una copia del corpus original y antes de realizar el traslado, señalar el archivo con un código temporal que lo vincule a su carpeta de origen, hasta que la organización esté completa y no se requiera este referente. Esto es con el fin de garantizar la integridad de los archivos que conforman el corpus documental y dar cuenta de ellos, una vez realizada la presentación de la nueva organización. 4.4.3 Parametrización de títulos. En los proyectos de investigación se realizan levantamientos de información, esta actividad se realiza sin otro interés que
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recopilar documentos que puedan servir de apoyo, por tanto en esta recopilación se obvia la asignación de títulos formales a los archivos y se prefiere un “nombre” que permita al investigador recordar el asunto del documento en cuestión. Esta asignación del título no obedece a un patrón que compartan todos los títulos, es una composición en lenguaje natural que cada investigador realiza, lo que genera multiplicidad de títulos, en esta materia existirán tantas formas para nombrar un documentos como investigadores conformen el equipo. Puede suceder que dentro del equipo se llegue a un consenso frente a la forma de asignar títulos a los documentos, pero también puede suceder que cada uno nombre los archivos según su conveniencia. Es necesario entonces establecer una estructura para nombrar los archivos que sea común para todos y de acuerdo a un patrón formal, se sugiere que se consigne la categoría a la cual pertenece el documento, esto facilitará la clasificación del mismo y el orden que permite un título formal favorece la posterior consulta y recuperación de los documentos. Dentro de la revisión bibliográfica realizada, no se encontraron guías para establecer esta formalización, debido a lo cual se propone aquí una estructuración lógica de los títulos encontrados. Los títulos se formalizaran de acuerdo a los siguientes patrones:
El primer componente del título corresponderá al elemento informativo específico que mejor lo distinga y permita su fácil recuperación.
El primer componente del título corresponderá al elemento informativo específico que mejor lo distinga y permita su fácil recuperación.
El siguiente patrón de normalización está determinado por el contenido mismo de los documentos, es decir, de acuerdo a las “palabras claves” que den cuenta del contenido del documento con mayor exhaustividad. Estas palabras claves resultan en el análisis preliminar de contenido, pero como también serán formalizadas en el análisis documental propiamente dicho, es conveniente generar un listado independiente que al ser traducido a términos normalizados, permita el cambio en este componente del título sin realizar un doble cambio: si se normaliza el título con la palabra clave en lenguaje natural, luego tendrá que cambiarse nuevamente al normalizar el término. Debe considerarse que en este sentido, algunos títulos podrían tener más de un componente relacionado con el contenido, por tanto se emplearan
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tantos componentes como fuesen necesarios para no afectar la identificación de los documentos.
Nota: Si los documentos tienen la doble naturaleza de ser documentos de apoyo y documentos de gestión simultáneamente, se sugiere incluir en el título el término archivístico que los caracterice y conservar al final del título el código que tenga asignado de acuerdo al tratamiento archivístico que se le haya dado. Este aspecto aplica en documentos como las cartas por ejemplo. Para este caso particular se asigna el término archivístico sería “comunicación” por ejemplo.
Cada componente del título se separa con un punto. 4.4.4 Análisis documental de contenido. En esta fase, los archivos ya estarán organizados por categorías y el analista trabajará con cada archivo por separado, revisándolo nuevamente y traduciendo las palabras claves en lenguaje natural que identifico previamente a descriptores documentales. Los descriptores documentales son palabras normalizadas, esto es, enmarcadas en un lenguaje documental reconocido que otorga formalidad y reconocimiento a los términos empleados para describir el contenido de los documentos. En esta fase el analista se apoya en el uso de tesauros, listas de encabezamientos de materias, entre otros lenguajes documentales. Dado el que caso que no sea posible corresponder la temática de los archivos con un lenguaje existente, el analista podrá establecer los términos que considere pertinentes, pero debe utilizar siempre el mismo término cuando sea el caso y proceder con la normalización. 4.4.5 Creación del registro bibliográfico. La fase de creación del registro bibliográfico es transversal a todo el proceso. Se ha ubicado como última etapa de la metodología porque la creación del registro bibliográfico puede identificarse también con la entrega del producto, es decir, el documento que recoge la organización del corpus documental, sin embargo está presente en todo el proceso. Consiste en el diligenciamiento de los campos establecidos para describir los documentos. Dichos campos están dados por los instrumentos metodológicos empleados en esta propuesta. 4.5 INSTRUMENTOS METODOLÓGICOS Para la organización documental del proyecto Estudio descriptivo sobre las prácticas universitarias de los programas de pregrado de la Pontificia Universidad Javeriana-Sede Bogotá, se elaboró un manual describiendo en detalle las fases de la propuesta metodológica y la aplicación de las normas ISBD. (Ver Anexo No 4)
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Se ha seleccionado la metodología Dublin Core, cobijada bajo la normatividad fijada en las ISBD, para describir mediante metadatos la documentación suministrada por el proyecto. Si bien el estándar ISBD permite una descripción con mayor detalle de todo tipo de documentos, en atención a las características de los documentos entregados por el equipo de trabajo de Vicerrectoría Académica y al objetivo subyacente en su descripción y organización, es decir, el empleo de esta descripción y organización como insumo en la posterior construcción de un sistema de información a partir de los resultados de este proyecto, se estimo conveniente la selección del estándar Dublin Core porque está dirigido a la descripción de recursos disponibles en Internet y si bien no incluye todos los elementos que proporciona el estándar ISBD, son suficientes y necesarios en la descripción y organización del corpus documental del proyecto. Tal elección resulto de un proceso de comparación de los estándares de metadatos más importantes, sin perder de vista la naturaleza de los documentos del proyecto, como se relaciona a continuación: Acrónimo Nombre Responsable Descripción Información Ventajas y/o
desventajas de su aplicación
ISBD International Standard Bibliographic Description /Machine – Readable Cataloguing (UNIMARC) Liderazgo de las Angloamerican Cataloguing Rules / MARC 21
IFLA LC – NLC
Descripción detallada de todo tipo de documentos y de autoridades
ISBD y UNIMARC http://www.ifla.org/VI/ubcim.htm MARC 21: http://lcweb.loc.gov/marc/index.html
Especifica la descripción e identificación de recursos que conforman las colecciones de las bibliotecas, no aplicaría para los documentos del proyecto
DC Dublin Core Dublín Core OCLC
Descripción mínima de recursos en internet
http://dublincore.org
Facilita la organización, descripción y posterior recuperación de los documentos y sus etiquetas resultan flexibles y adaptables al proyecto
ISAD International Standards for Archival Description (General) (ISAD(G)) International Standard Archival Authority Record for Corporate Bodies, Persons and Families (ISAAR(CPF))
International Council of Archives
Documentos y unidades archivísticas, y autoridades
http://www.ica.org Solo aplica para archivos de gestión que son tratados bajo la norma archivística, por tal motivo no aplica
EAD Encoded Archival Description
Network Development ans MARC Standards Office of the Library of Congress Society of American Archivists
Descripción detallada de descripciones archivísticas
http://lcweb.loc.gov/ead/
Solo aplica para archivos de gestión que son tratados bajo la norma archivística, por tal motivo no aplica
GILS Government Information Locator Service
ISO Metadata Working Group
Descripción básica de recursos y especificaciones de recuperación
http://www.gils.net/prof_v2.html
Descripción básica, resulta insuficiente en la organización documental
MPEG7 Content representation International Descripción de http://www.cselt.it/ Empleado en la
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standard for information search
Organisation for Standardisation
multimedia para su procesamiento
mpeg/ http://www.mpeg-7.com/
descripción de archivos en formato multimedia, no aplica por la naturaleza de los documentos del proyecto
CDWA Categories for the Description of Works of Art
Getty Information Institute
Descripción de imágenes y objetos
culturales
http://getty.edu/research/institute/standards7cdwal/
Los documentos no son imágenes ni objetos culturales, no aplica en este caso
CHIN-DD Canadian heritage Information Network (CHIN) Data Dictionary
Canadian heritage Information Network (CHIN)
http://www.chin.gc.ca/Artefacts/RULH/e_hp_rulhhtml
ICOM/CID OC-IC
CIDOC Information categories
The International Committee for Documentation of the International Council of Museums
http://cidoc.icom.org/
Object ID Object ID Council for the Prevention of Art Theft (COPAT)
http://object-id.com/
Spectrum Spectrum Museum Documentation Association
http://www.mdocassn.demon.co.uk/spectrum.htm
VRA-CC Visual Resources Association Core Categories
Visual Resources Association
http://www.gsd.harvard.edu%7Estaffaw3vra/vracore3.htm/
CSDGM Content Standard for Digital Geospatial Metadata
U. S. Federal Geographic Data Comitte
Descripción de datos geoespaciales
http://www.fgdc.gov/metadata/metadata.html/
Los documentos no contienen únicamente datos geoespaciales, no aplica en este caso
INDECS Interoperability of data in e-commerce systems metadata
<indecs>™ Framework Ltd (Proyecto INDECS, Unión Europea)
Descripción de entes sujetos a propiedad intelectual
http://www.indecs.org/
Si bien la propiedad intelectual de los documentos pertenece a la Pontificia Universidad Javeriana, resulta insuficiente el estándar, por tal razón se desestimo su uso
TEI P3 Guidelines for Electronic Text Encoding and Interchange
Text Encoding Initiative Consortium
Descripción de textos
http://tei-c.org/index.html/
Es necesario privilegiar el contenido de los documentos, más allá de la forma de su presentación, de esta forma a pesar de ser textos, resulta insuficiente el estándar, por tanto se desestimo su uso
Cuadro No 4. Estándares de los metadatos más importantes44 Como lenguaje documental, no se identificó una herramienta que se ajustará a las necesidades del proyecto, inicialmente se había estimado conveniente el uso del tesauro de la Unesco, pero al revisarlo resulto insuficiente porque su universo en torno a la educación resulta apropiado para nuestro análisis.
44
PINTO MOLINA, María, GARCÍA MARCO, Francisco Javier y AGUSTÍN LACRUZ, María del Carmen. Indización y resumen de documentos digitales y multimedia: técnicas y procedimientos. Gijón: Ediciones Trea, 2002. pp. 171 – 172
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Dado entonces que no se identifico un lenguaje documental que aplicará a las necesidades del proyecto y dada la especificidad del mismo, se estimo conveniente construir un listado de términos normalizados para realizar la descripción. 4.5.1 Etiquetas Dublin Core La selección del estándar Dublin Core se realizó dado que permite la descripción de documentos y facilita su posterior recuperación. Estos metadatos pueden utilizarse tanto con HTML como con otros lenguajes como XML y RDF, que es un lenguaje de descripción (por sus siglas Resource Description Framework) que facilita representar información sobre recursos en Internet, cualidad que resulta útil para la posterior publicación de la información que se describirá a partir de esta metodología. Los elementos Dublin Core son 15 en total y se reseñan a continuación:
Título El título es el nombre dado a un recurso, usualmente corresponde a un nombre formal con el que se conoce un recurso. Dentro de esta metodología se reconocerá como título el nombre que el grupo de investigación ha asignado al documento electrónico. Sin embargo dado que estos nombres no están normalizados, se ajustaran para lograr una uniformidad en ellos, adoptando los patrones establecidos en la presente propuesta metodológica.
Autor La autoría se atribuye al “responsable de la creación del contenido intelectual del recurso”45. El creador de un recurso puede ser una persona, una organización o un servicio. En la descripción de los documentos del proyecto, se tendrán en cuenta dos condiciones: en primer lugar, en algunos archivos no es evidente la autoría y en
45
LAMARCA LAPUENTE, María Jesús. Hipertexto: El nuevo concepto de documento en la cultura de la imagen. Metadatos Dublin Core. [En línea] (Consultado el 02 de mayo de 2011) Disponible en: http://www.hipertexto.info/documentos/dublin_core.htm
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segundo lugar, se considera relevante recuperar los nombres de las personas que participan en algunas mesas de trabajo, reuniones o en la elaboración de determinados documentos. Por lo anterior, en esta propuesta metodológica se estima conveniente identificar como autores a las personas que aparezcan relacionadas en los documentos. Dado que el proyecto se realiza en el marco de una institución universitaria se considerará también la autoría institucional en la descripción de los documentos. En este sentido se empleará la jerarquía de estamentos de la Universidad: la Universidad propiamente dicha, la Facultad y el Programa Académico en ese orden respectivo. Para el caso de los documentos elaborados por el equipo de trabajo de la Vicerrectoría Académica se especificara de la siguiente manera: la Universidad y a continuación el Proyecto Estudio Descriptivo Prácticas Universitarias.
Materias y palabras clave Son la representación semántica del tema principal del contenido de un documento o recurso. El tema puede traducirse en palabras clave, frases clave o códigos de clasificación que lo describan. Es recomendable que estas palabras sean asignadas empleando un vocabulario controlado o un esquema de clasificación formal, de tal forma que sean normalizadas. La asignación de las materias y palabras claves es una de las actividades primordiales en la representación de los contenidos porque posibilita su posterior recuperación, razón por la cual es un tema sensible en esta propuesta metodológica. Las materias y palabras claves que se emplearán en la presente propuesta metodológica corresponden al listado de términos normalizados que diseñara la estudiante.
Descripción Se refiere a la descripción del contenido del recurso. Dicha descripción consiste en: resumen, tabla de contenidos, referencia a una representación gráfica de contenido o una descripción de texto libre del contenido, entre otros. Para esta propuesta metodológica se considerara la descripción de texto libre del contenido para cada documento.
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Colaborador Corresponde a la entidad responsable de hacer colaboraciones al contenido del recurso. Como en el caso del autor, el colaborador puede ser una persona, una organización o un servicio. Para esta descripción no se considera necesario el empleo de esta etiqueta, sin embargo es una alternativa. Típicamente el principal colaborador identificado en los documentos es la Pontificia Universidad Javeriana.
Fecha Se entiende la fecha asociada con un evento en el ciclo de vida del recurso. Sin embargo, usualmente la fecha está asociada con la creación o disponibilidad del recurso. Para la presente propuesta metodológica se utilizará un valor de datos codificado según la norma ISO 8601 que sigue el formato YYYY-MM-DD.
Tipo Se refiere a la naturaleza o categoría del contenido del recurso, que se representa empleando términos que describen las categorías generales, funciones, géneros o niveles de agregación del contenido. Dublin Core ha desarrollado un vocabulario controlado (por ejemplo, el DCMI Vocabulary, DCMITYPE disponible en: http://dublincore.org/documents/dcmi-type-vocabulary/ desde el cual puede seleccionarse un valor (término). A continuación se describen estos términos:
Término Definición Nota
Colección (Collection)
Una agregación o conjunto de recursos
Una colección se describe como un grupo, pero sus partes también pueden ser descritas por separado.
Conjunto de datos (Dataset)
Los datos codificados en una estructura definida.
Por ejemplo listas, tablas y bases de datos. Un conjunto de datos puede ser útil al ser procesados directamente por la máquina.
Evento (Event)
Algo no persistente, una aparición en función del tiempo.
Los metadatos empleados para un evento proporcionan información descriptiva que permite descubrir la finalidad, ubicación, duración, y los agentes responsables asociados a un evento. Ejemplos: exposición, transmisión por Internet, conferencia, seminario, jornada de puertas abiertas, presentación, batalla, juicio, boda, fiesta de té, conflagración, entre otros.
Imagen (Image)
Una representación visual que no es texto.
Ejemplos: imágenes y fotografías de objetos físicos, pinturas, grabados, dibujos, imágenes y otros gráficos,
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animaciones e imágenes en movimiento, cine, diagramas, mapas, notación musical. Debe considerarse que la imagen puede incluir tanto representaciones electrónicas como físicas.
Recursos Interactivos (Interactive Resource)
Un recurso que requiere interacción del usuario para ser entendido, ejecutado, o experimentado.
Ejemplos: páginas web, applets, objetos de aprendizaje multimedia, servicios de chat, o entornos de realidad virtual.
Imagen en movimiento (Moving Image)
Una serie de representaciones visuales que imparte una impresión de movimiento cuando se muestra en la sucesión.
Ejemplos: animaciones, películas, programas de televisión, videos, zoótropos, o una simulación visual. Instancias del tipo de imagen en movimiento también se describen como casos más amplios del tipo Imagen.
Objetos físicos (Physical Object)
Un inanimado, un objeto tridimensional o una sustancia.
Tenga en cuenta que las representaciones digitales de, o sustitutos para estos objetos deben utilizar imagen, texto o uno de los otros tipos.
Servicio (Service)
Un sistema que proporciona una o más funciones.
Ejemplos: un servicio de fotocopiado, un servicio bancario, un servicio de autenticación, préstamo interbibliotecario, Z39.50 o un servidor Web.
Software (Software)
Un programa de ordenador en formato fuente o compilado.
Ejemplos: un archivo de origen C, MS-Windows. exe ejecutable o script en Perl.
Sonido (Sound)
Un recurso destinado principalmente a ser oído.
Ejemplos: reproducción de música en formato de archivo, un disco compacto de audio y voz grabada o sonidos.
Imagen fija (Still Image)
Una representación visual estática.
Ejemplos: pinturas, dibujos, diseños gráficos, planos y mapas. La mejor práctica recomendada es asignar el tipo de texto a las imágenes de los materiales textuales. Instancias del tipo de imagen fija también deben describirse como casos más amplios del tipo Imagen.
Texto (Text)
Un recurso que consiste principalmente en palabras para leer.
Ejemplos: libros, cartas, tesis, poemas, periódicos, artículos, archivos de listas de correo. Tenga en cuenta que facsímiles o imágenes de los textos son aun del género Texto.
Cuadro No 5. Vocabulario Controlado Dublin Core46 En esta propuesta metodológica se emplearan algunos de los términos descritos de este vocabulario controlado.
Formato
Es la manifestación física o digital del recurso. Incluye el tipo de media o dimensiones del recurso. Se emplea para determinar el software, hardware u otro equipamiento necesario para ejecutar u operar con el recurso. Las dimensiones son el tamaño y la duración.
46
Dublin Core. Vocabulario Controlado Dublin Core. [En línea] (Consultado mayo de 2011) Disponible en: http://dublincore.org/documents/dcmi-type-vocabulary
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Para esta propuesta metodológica se seleccionara un valor de un vocabulario controlado (por ejemplo, la lista de Internet Media Types (MIME) que define los formatos de medios de ordenador).
Identificación Dublin Core define que la Identificación es una referencia no ambigua para el recurso dentro de un contexto dado y recomienda identificar el recurso por medio de una cadena de números de acuerdo con un sistema de identificación formal, por ejemplo un URI (que incluye el Uniform Resource Locator, URL), el Digital Object Identifier (DOI) y el International Standard Book Number (ISBN). Se estima conveniente el uso de DOI (Digital Object Identifier), sin embargo no se empleará aún dicho recurso en esta descripción. Provisionalmente se asignará a cada recurso un consecutivo. Este consecutivo se construirá de la siguiente manera: las letras iniciales del Estudio Descriptivo Prácticas Universitarias (EDPU), seguido de guión, las letras iniciales de la Pontificia Universidad Javeriana (PUJ), seguido de guión un número consecutivo que iniciara en 001.
Fuente La fuente es una referencia a un recurso del cual se deriva el recurso actual. El recurso actual puede derivarse, en todo o en parte, de un recurso fuente. Se recomienda referenciar el recurso por medio de una cadena o número de conformidad con un sistema formal de identificación. Para efectos de esta propuesta metodológica, esta etiqueta no aplica y por tanto no se utilizará.
Lengua Se refiere a la lengua del contenido intelectual del recurso. Para esta descripción se recomienda el uso de lenguaje Marc para establecer el idioma, que típicamente será “spa” dado que los documentos se encuentran en esa única lengua.
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Relación La relación es una referencia a un recurso relacionado. La metodología Dublin Core recomienda referenciar el recurso por medio de una cadena de números de acuerdo con un sistema de identificación formal. La metodología Dublin Core no ofrece mayor información acerca del sistema de identificación formal, por tanto para la descripción de los documentos se construirá un código alfanumérico que referencie a la carpeta original de ubicación del recurso.
Cobertura Se refiere a la extensión o ámbito del contenido del recurso. Abarcaría la localización espacial (un nombre de lugar o coordenadas geográficas), el período temporal (una etiqueta del período, fecha o rango de datos) o jurisdicción (el nombre de una entidad administrativa). La metodología Dublin Core recomienda seleccionar un valor de un vocabulario controlado (del Thesaurus of Geographic Names, TGN por ejemplo) y que, donde sea apropiado, se usen preferentemente los nombres de lugares o períodos de tiempo antes que los identificadores numéricos tales como un conjunto de coordenadas o rangos de datos. El uso de esta etiqueta en la presente propuesta metodológica se considera opcional.
Derechos Los Derechos, de acuerdo con la metodología Dublin Core se refieren a la información sobre derechos de propiedad y sobre el recurso. Podrá contener un estamento de gestión de derechos para el recurso, o referencia a un servicio que provea tal información. La información sobre derechos a menudo corresponde a los derechos de propiedad intelectual, copyright y otros derechos de propiedad. Dado que los Derechos sobre los documentos del proyecto pertenecen a la Pontificia Universidad Javeriana, el uso de esta etiqueta no se considera relevante.
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4.6 RESULTADOS Las Prácticas Universitarias realizadas en la Pontificia Universidad Javeriana dependen de cada Programa Académico, lo que genera una producción documental en torno a dichas prácticas, que depende del carácter de cada Programa. En la Pontificia Universidad Javeriana se desarrollan Prácticas Universitarias dos tipos: social y profesional. Si bien la Universidad establece unas directrices generales para todos los Programas Académicos de acuerdo a las disposiciones legales para este propósito, cada programa académico es autónomo en la disposición de diferentes escenarios para el desarrollo de la Práctica Universitaria, de tipos específicos de productos resultantes de las Prácticas, de perfiles ajustados para los practicantes, de diferentes tiempos de ejecución, entre otros. Análisis Preliminar del material El corpus documental entregado por el equipo de Vicerrectoría Académica estaba compuesto por un total 991 documentos electrónicos, principalmente en formatos Word, Excel, PDF, MP3, Power Point, agrupados en 39 carpetas. La valoración inicial del corpus documental del proyecto proporcionado por el Equipo de trabajo de Vicerrectoría Académica, es decir el análisis preliminar del material, permitió observar que las carpetas donde se encontraban agrupados los archivos podrían separarse en tres grandes “núcleos”. El primer núcleo fue denominado “Sesiones de Presentación”, y contenía los audios de las mesas de trabajo desarrolladas por el Equipo de Trabajo y sus respectivas transcripciones. El segundo núcleo fue denominado “Documentos institucionales” y contenía documentos como la Misión, Visión, Estatutos, Reglamentos y documentos curriculares de los programas académicos de la Pontificia Universidad Javeriana. El tercer núcleo de archivos identificados estaba conformado por 37 carpetas nombradas de acuerdo al Programa Académico correspondiente. Cada carpeta contenía los documentos recopilados en relación con el tema de Prácticas Universitarias. Dentro de ellas se encontraron: documentos curriculares, audios de las entrevistas realizadas con los directores de los Programas Académicos y los Coordinadores de Prácticas Universitarias con su respectiva transcripción, formatos de inscripción, syllabus, lineamientos de la Práctica Universitaria, entre otros. Por una parte, se observó que estas carpetas no eran homogéneas en términos de extensión, es decir, no contenían la misma cantidad de archivos, por otra parte, los documentos recopilados no eran similares para todas las Carreras, si bien mantenían la característica común de estar relacionados con el tema de Prácticas Universitarias. En términos de contenido y de los formatos que soportaban los
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documentos, se observó una considerable variedad. Los núcleos identificados tampoco podrían ser empleados como categorías por su falta de uniformidad. Organización por categorías Si bien la organización por carreras era coherente, denominar categorías de acuerdo a los nombres de las carreras daría como resultado 37 categorías, que no incluían las Sesiones de Presentación ni los Documentos Institucionales, sin embargo, cada carrera es un programa académico y bajo este concepto podrían agruparse los diferentes archivos en las carpetas por carreras, de allí surgió la primera categoría identificada: PROGRAMAS DE ESTUDIOS. El reflejo de la organización inicial de los archivos que permitió identificar esta categoría (ver Anexo No 1. Cuadro de Organización Preliminar). Sin embargo esta categoría se agruparon únicamente los documentos cuyo contenido se refiriera al programa académico en cuestión más no al tema de prácticas universitarias, es decir las presentaciones de las facultades, de los departamentos, de los programas académicos, los syllabus, los planes de estudio, por mencionar algunos. La revisión de los archivos tal como fueron entregados permitió identificar que los títulos de los documentos variaban uno de otro, aunque existía un patrón más o menos común de denominarlos de acuerdo a las carreras. Por ejemplo en la carpeta de Administración se encontró un archivo en Word denominado así: “Administracion.FormatoInscripcion.Nov17de2010” y algunos conservaban el patrón similar de nombrar la carrera, el tipo de documento al que aludía el contenido y la fecha de captura probablemente. A pesar de que existía una carpeta denominada Documentos curriculares, dentro de las carpetas por programas se observaban archivos en PDF que correspondían precisamente a documentos curriculares, no de la Universidad, sino de cada programa específico, por ejemplo: “Administracion.PlanDeEstudios.SF”. Gracias a esta observación se escogió la siguiente categoría denominada: DOCUMENTOS CURRICULARES, donde se recogieron todos los documentos de las carreras que correspondían a documentos curriculares y lineamientos establecidos. Dado que el levantamiento de información realizado por el equipo de Vicerrectoría Académica empleo herramientas como la entrevista y sesiones de trabajo, se estableció la siguiente categoría denominada ENTREVISTAS, que permitió recoger los audios de las entrevistas y sus respectivas transcripciones, y los informes elaborados a partir de ellas.
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Siguiendo esa línea, el equipo de trabajo también aplico cuestionarios a los Directores de Programa y a los Coordinadores de Prácticas Universitarias, también recogió formatos en cada programa académico, razón por la cual se pudo identificar una categoría que fue denominada CUESTIONARIOS. Finalmente, como una mayoría de los documentos por carreras están relacionados con el tema de prácticas universitarias y considerando que era la temática principal en torno a la cual giraba el tema del Estudio Descriptivo, se decidió denominar la siguiente categoría PRÁCTICAS y se recogieron aquí, todos los documentos recopilados por el equipo de trabajo de Vicerrectoría Académica relacionados con el tema de prácticas universitarias. Una vez fueron identificadas estas categorías y tras valorar que resultaban suficientes para la clasificación de los documentos, se procedió a aplicar los patrones establecidos para la normalización de los títulos de los documentos. Parametrización de títulos Para cada documento se construyo un título forma donde el primer componente estaba ligado al programa académico al cual correspondía en específico, pues finalmente esta denominación es la que más fácilmente se reconoce y asignar el término PROGRAMAS ACADÉMICOS sería muy general y alargaría innecesariamente el título. Para el siguiente patrón de normalización, determinado por el contenido mismo de los documentos, se relacionaron las “palabras claves” encontradas y se escribieron en una lista aparte y temporal para no variar el uso de los términos. En este sentido, algunos títulos podrían tener más de un componente relacionado con el contenido, se emplearon tantos componentes como fuesen necesarios para no afectar la identificación de los documentos. El tercer componente es la denominación de la categoría y este término se ubicó al final del título. Observando los ejemplos anteriores, para el documento denominado: “Administracion.FormatoInscripcion.Nov17de2010” el título fue normalizado de la siguiente manera: Administracion.PracticaEmpresarial.Inscripcion.Formato. El documento denominado “Administracion.PlanDeEstudios.SF”, tras su valoración se normalizo bajo el título “AdministraciondeEmpresas.DocumentoCurricular”. Una vez normalizados los títulos, los archivos fueron separados por categorías identificadas en carpetas aparte, es decir para cada categoría se creó una carpeta electrónica y allí fueron trasladados los documentos de acuerdo a este criterio.
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La normalización de los títulos permitió adicionalmente encontrar una situación que no había sido considerada previamente: la duplicidad de archivos. Se encontraron varios archivos que contenían la misma información aunque en diferente formato, principalmente archivos en Word tenían una copia similar en formato PDF. Se determino entonces la necesidad de realizar un expurgo de los documentos y se descartaron los archivos en Word bajo el argumento de su vulnerabilidad y se dejaron los archivos en formato PDF. En consecuencia, de los 991 archivos iniciales, quedaron luego de la normalización y del expurgo, 803 archivos. Análisis documental del contenido Dado que no fue identificado un lenguaje documental que se ajustará a las necesidades de descripción del proyecto, se relacionan a continuación los términos normalizados construidos en este marco:
No Término normalizado
1 Acreditación
2 Actitud del Estudiante
3 Administración de Empresas
4 Antropología
5 Apropiación Documentos Curriculares
6 Arquitectura
7 Artes Visuales
8 Aspectos generales de la Práctica Universitaria
9 Bacteriología
10 Banda Musical
11 Biología
12 Ciencia de la Información – Bibliotecología
13 Ciencia Política y Relaciones Internacionales
14 Competencias Educativas
15 Componentes de la Práctica Universitaria
16 Comunicación Social
17 Consultorio Jurídico
18 Contaduría Pública
19 Convenios Institucionales
20 Derecho
21 Diseño Industrial
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22 Documento Curricular
23 Documento Institucional
24 Duración de la Práctica Universitaria
25 Ecología
26 Economía
27 Eficiencia de la Educación
28 Egresados
29 Elaboración del Programa Educativo
30 Elección de Prácticas Universitarias
31 Emblemas
32 Empleadores
33 Enfermería
34 Enseñanza Privada
35 Enseñanza Superior
36 Escenarios de Práctica Universitaria
37 Estatutos
38 Estudiantes
39 Estudios Literarios
40 Estudios Musicales
41 Etnografía de Libre Escogencia
42 Evaluación cualitativa
43 Evaluación cuantitativa
44 Evaluación de la Práctica Universitaria
45 Filosofía
46 Gestión de Proyectos
47 Historia
48 Homologaciones
49 Informática Matemática
50 Informes de Gestión
51 Ingeniería Civil
52 Ingeniería de Sistemas
53 Ingeniería Electrónica
54 Ingeniería Industrial
55 Inscripción
56 Instituciones de práctica
57 Interdisciplinariedad en la Práctica Universitaria
58 Lengua Extranjera
59 Licenciatura en Ciencias Religiosas Virtual
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60 Licenciatura en Lenguas Modernas
61 Licenciatura en Pedagogía Infantil
62 Matemáticas
63 Medicina
64 Microbiología Industrial y Microbiología Agrícola Veterinaria
65 Misión
66 Nutrición y Dietética
67 Odontología
68 Orquesta Sinfónica
69 Planeación
70 Planes de Estudio
71 Planificación de la Educación
72 Práctica Asistencia en Investigación
73 Práctica Clínica
74 Práctica de Emprendimiento
75 Práctica de Investigación
76 Práctica Empresarial
77 Práctica Laboral
78 Práctica Pastoral
79 Práctica Pedagógica
80 Práctica Pre-Profesional
81 Práctica Profesional
82 Práctica Social
83 Práctica Universitaria en el Exterior
84 Práctica Universitaria por Proyecto
85 Prácticas Universitarias
86 Presentación de los Programas Educativos
87 Propiedad Intelectual
88 Psicología
89 Reforma Curricular
90 Reglamento
91 Reporte de accidentes
92 Requisitos Práctica Universitaria
93 Rotación de Práctica Clínica
94 Rotación de Prácticas Universitarias
95 Seguimiento y Control
96 Sociología
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97 Solicitud de estudiantes practicantes
98 Teología
99 Universidad
Cuadro No 6. Lenguaje documental propuesto Creación del registro bibliográfico El documento de Excel que proporciono el Archivo Histórico Javeriano (Anexo 3. Documento Excel Automatizado) fue adaptado cambiando algunos campos que no correspondían con las etiquetas Dublin Core y que no eran pertinentes en esta descripción específica. Se procedió entonces a la alimentación de este archivo en Excel con la descripción de los documentos, como puede observarse en el Anexo No 5. Documento catalogo automatizado.
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CONCLUSIONES
La organización documental, es un concepto inscrito en el ámbito de la Ciencia de
la Información y las disciplinas afines a ella, especialmente en el área de
Archivística. En el campo de la Bibliotecología la organización documental se
encuentra profundamente ligada a la clasificación documental en lo que respecta a
los procesos bibliotecarios que se llevan a cabo en las unidades de información
para el tratamiento de los materiales bibliográficos, sin embargo la realización del
presente trabajo ha puesto de relieve que dada la automatización de algunos
procesos bibliotecarios ha dejado en un segundo plano el potencial que ofrece
dicho concepto.
En el caso puntual de este estudio, donde se conoció de cerca la labor de la
Universidad en cuanto al desarrollo de sus proyectos de investigación, el empleo
de la organización documental de los materiales empleados para apoyar dichas
investigaciones es prácticamente nulo, porque pese a la considerable cantidad de
proyectos realizados en la Universidad, no se ha establecido la conveniencia de
crear un registro documental que dé cuenta de los proyectos realizados y sirva de
referencia en la realización de proyectos similares, es decir, no se guarda una
memoria de los documentos recogidos o la bibliografía consultada, con lo cual la
producción intelectual que se desarrolla durante el proceso de investigación y que
servirían de fundamento para la construcción de una producción intelectual alterna
a los resultados propiamente dichos de la investigación se desestima y por
consiguiente, este conocimiento se pierde.
La ausencia de una normalización en la información recopilada en los proyectos
de investigación realizados en la Pontificia Universidad Javeriana no permite
garantizar la integridad de los documentos recopilados o registrar una bibliografía
consultada, en consecuencia tampoco será posible una recuperación posterior.
Es comprensible y no se desestima el hecho de que en Universidad, cuando se
emprende un proyecto de investigación, se realiza una revisión bibliográfica de la
información escrita con relación a un tema y se adelanta un levantamiento de
información. Esta fase de la investigación es ineludible y necesaria, sin embargo
estas actividades podrían complementarse con la información previamente
recopilada por proyectos similares lo que podría contribuir con el trabajo de los
investigadores, si se creará un referente de ello.
Podría pensarse en la creación de un banco de documentos por proyecto, que
sirva de apoyo a la labor de posteriores investigaciones y esto sería posible si se
80
organizaran los documentos empleados en el desarrollo de los proyectos de
investigación que se desarrollan en la Universidad. Bajo la luz de esta reflexión se
reafirma la conclusión de que el empleo de la organización documental se ha
desestimado.
El potencial de la organización documental de los proyectos adelantados en la
Universidad puede observarse también en la creación de sistemas de información
en torno a las líneas de investigación que se manejan en la Universidad, lo cual
sería una herramienta muy valiosa tanto para investigadores, como para los
estudiantes de pregrado, por ejemplo, ya que les permitiría observar trabajos que
con anterioridad se han adelantando en el seno de la comunidad académica
Javeriana y construir a partir de los mismos, sin duplicidades, por el contrario,
complementando lo que ya existe.
La presente propuesta metodológica es un incipiente aporte en la tarea de
aprovechar el potencial de la organización documental en otros escenarios de la
Ciencia de la Información y la evidencia de su importancia como insumo de
información en el desarrollo de sistemas de información que contribuirían
significativamente en los procesos de acreditación de la Universidad y en el valor
agregado que brinda a los miembros de la comunidad Javeriana.
81
RECOMENDACIONES
Se recomienda la consideración de establecer un sistema de información en torno al tema de las prácticas universitarias desarrolladas en la Pontificia Universidad Javeriana, que recoja la información resultante del Estudio Descriptivo como una herramienta interactiva anclada en el sitio web de la Universidad, que permita la consulta de los documentos recopilados y producidos por dicho Estudio Descriptivo. Se sugiere la utilización de los resultados de la presente propuesta metodológica como insumo para la construcción de este sistema de información claro está, tras la revisión y valoración de estos resultados. Se recomienda igualmente el desarrollo de un sistema de información que recoja la información recopilada y producida en el marco de los proyectos de investigación adelantados en la Universidad. La presente propuesta metodológica podría replicarse en la organización documental que sirva de insumo para la creación de dichos sistema.
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ANEXOS