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PROPUESTA DE MEJORAS EN LA BODEGA DE COPIDROGAS PEREIRA PARA
LAS AREAS DE ALMACENAMIENTO Y DESPACHO DE MERCANCIA.
SEBASTIÁN SANMIGUEL LÓPEZ
UNIVERSIDAD CATÓLICA POPULAR DEL RISRALDA
PROGRAMA DE ADMINISTRACION DE EMPRESAS
PRACTICAS PROFESIONALES
PEREIRA
2009
PROPUESTA DE MEJORAS EN LA BODEGA DE COPIDROGAS PEREIRA PARA
LAS AREAS DE ALMACENAMIENTO Y DESPACHO DE MERCANCIA.
SEBASTIÁN SANMIGUEL LÓPEZ
Informe de Práctica Profesional
Tutor
Pablo Cesar Franco
UNIVERSIDAD CATÓLICA POPULAR DEL RISRALDA
PROGRAMA DE ADMINISTRACION DE EMPRESAS
PRACTICAS PROFESIONALES
PEREIRA
2009
CONTENIDO
INTRODUCCION 7
1. PRESENTACION DE LA ORGANIZACIÓN 8
2. DIAGNÓSTICO DEL ÁREA DE INTERVENCIÓN 13
2.1. IDENTIFICACION DE LAS NECESIDADES 13
2.2. RECOLECCIÓN DE LA INFORMACIÓN 13
2.2.1. FUENTES 15
3. EJE DE INTERVENCIÓN 16
4. JUSTICACION DEL EJE DE INTERVENCIÓN 17
5. REFERENTE CONCEPTUAL 19
6. DEFINICIÓN OPERACIONAL DE TERMINOS 30
7. PROPUESTA DE INTERVENCIÓN 31
7.1. NOMBRE DE LA PROPUESTA DE INTERVENCIÓN 31
7.2. OBJETIVO GENERAL 31
3
7.3. OBJETIVOS ESPECIFICOS 31
8. DESCRIPCIÓN DEL TRABAJO 32
9. CONCLUSIONES 40
10. RECOMENDACIONES 41
BIBLIOGRAFIA 42
4
LISTA DE TABLAS
TABLA 1 38
5
LISTA DE GRAFICOS
GRAFICO 1 34
6
RESUMEN ABSTRACT
La actual situación por la que atraviesa la
economía a nivel mundial obliga a las
organizaciones a realizar estudios y
posteriormente cambios, mejoras o
complementos en los procesos
realizados. Copidrogas en esta
oportunidad busco alternativas que
pudieran complementar los esfuerzos
realizados a lo largo de los años por
directivos y colaboradores para buscar y
encontrar ese rendimiento optimo que
permita obtener la satisfacción de los
clientes.
The present situation of worlds economy
put to the organizations to study and then
make changes and improves into the
process. Copidrogas in this opportunity to
look alternatives for complement to the
efforts makes in before years for the
workers and directives for find the
optimus performance for obtain the
satisfaction of the clients.
INTRODUCCION
La difícil situación económica que se está presentando a nivel mundial de un
tiempo para acá, exige a las empresas trabajar prácticamente sin margen de error,
cada vez son más las empresas que cierran sus puertas, es por esto que la
economía actual exige empresas activas y dispuestas afrontar los cambios
contando siempre con los mejores recursos y capacidades para poder satisfacer
siempre las necesidades de los clientes. Es en este punto donde la logística toma
un importante valor, pues su interés fundamental es brindar al
cliente lo que desea, cuando lo desea, en donde lo desea y como lo desea.
Dentro de la logística se pueden encontrar muchas variables aplicadas a las
empresas tanto internas como externas, tales como canales de distribución, de
abastecimiento, inventarios, transportes de carga, almacenamiento, entre otros,
cualquier cambio positivo o negativo que se realice en alguna de estas actividades
se vera reflejada en ultimas en la satisfacción o inconformidad del cliente.
De esta manera el enfoque de esta intervención es poder realizar una serie de
propuestas que buscan mejorar el funcionamiento logístico en algunas áreas al
interior de la bodega de Copidrogas Pereira, propuestas que buscan sumarse al
esfuerzo constante de directivos y colaboradores por encontrar ese optimo
rendimiento al interior de la bodega que les permita seguir creciendo como
empresa y poder mantener y conseguir mas clientes satisfechos por los servicios
prestados.
7
PROPUESTA DE MEJORAS EN LA BODEGA DE COPIDROGAS PEREIRA PARA LAS AREAS DE ALMACENAMIENTO Y DESPACHO DE MERCANCIA
1. PRESENTACIÓN DE LA ORGANIZACIÓN O SITIO DE PRÁCTICA.
HISTORIA.
La empresa Copidrogas surge hacia los años de 1969, cuando un grupo de 20
droguistas detallistas de la ciudad de Bogota, al versen enfrentados a los bajos
márgenes de comercialización que recibían los distribuidores de medicamentos
y ante la imposibilidad de comprar directamente a los laboratorios por el poco
volumen de compra individual, deciden crear una empresa asociativa solidaria,
que llamaron cooperativa de pequeños droguistas Ltda. “COPIDROGAS”, La
superintendencia nacional de cooperativas la reconoció como persona jurídica
sin animo de lucro mediante la resolución No. 907 del 20 de Noviembre del
mismo año.
Algunos meses después se hacen los primeros contactos con diferentes
laboratorios, para adquirir directamente los productos que necesitaban los
asociados. Las labores de pedidos, separo de mercancía y posterior reparto de
las mismas a los asociados, se llevaban acabo a cavo en un pequeño local
ubicado en el sector de chapinero. Los primeros cinco años fueron
complicados pues las condiciones no eran las mejores para poder laborar
debidamente, pero gracias al incremento de los asociados y a que las
operaciones cada día exigían crecimientos físicos, lograron alquilar unas
oficinas contiguas al sitio de inicio de labores para poder ampliar los espacios
de la bodega.
8
En el año de 1975 gracias a la captación de dinero, empieza a funcionar la
sección del ahorro y crédito, tomando este programa gran importancia para los
asociados, pues gracias a este podían acceder a créditos que les permitían
pagar a tiempo sus facturas y poder contar con mayor capital de trabajo.
Durante los siguientes años las afiliaciones seguían incrementándose las
instalaciones y las líneas telefónicas no satisfacían las necesidades del
momento. Por este motivo los directivos de la cooperativa en el año de 1978
tomaron la decisión de adquirir unas bodegas de 6000 metros cuadrados en el
sector de entre Ríos, bodegas que en los siguientes dos años fueron
ampliadas en más 450 metros.
El desarrollo alcanzado por la cooperativa después de la adquisición de
bodega propia se hizo notar al vincular los droguistas de Boyacá, Meta, Tolima,
Eje Cafetero, Norte del Valle y Nariño, motivo por el cual se modifico la razón
social llamándola COOPERATIVA NACIONAL DE DROGUISTAS
DETALLISTAS
Entre los años de 1980 y 1990 los crecimientos fueron grandes tanto que se
vieron en la obligación de alquilar contiguo al centro de operaciones media
bodega y posteriormente una bodega entera. Los avances de la década en
sistemas de operación eléctricos y en telefonía permiten vincular nuevos
asociados de los departamentos de Santanderes, Atlántico, Bolívar y
Magdalena, los que son atendidos directamente desde Bogotá.
El 8 de noviembre de 1981 se negocian unas nuevas instalaciones sobre la
avenida 68 de Bogota con un área de 9000 metros cuadrados, con 4000
metros cuadrados de bodega, una sede para oficinas de 1500 metros
cuadrados y una amplia zona de parqueaderos y posibilidad de futura
expansión.
9
Con la aprobación de la Ley 100 surge la necesidad de vincularse a la
distribución de medicamentos con la imagen de cadena farmacéutica. Es así
como en el año de 1994 COPIDROGAS implementa en todas las droguerías
de los asociados el uso de la nueva identidad corporativa de la cooperativa en
todas las fachadas y la papelería, proporcionando identidad visual con el uso
del logosímbolo, la marca y los colores distintivos. Esto hace que la
Cooperativa gane posicionamiento y reconocimiento como una marca
confiable.
Gracias a las vinculaciones de nuevos asociados se toma la decisión de crear
una sede en otra región del país y en el año de 1995 se da apertura a la
primera sede regional, el sitio seleccionado fue el municipio de Dosquebradas
en el departamento de Risaralda, que le permite atender directa y
oportunamente a los afiliados de los departamentos del Eje Cafetero,
Antioquia, Cauca, Nariño y vincular en forma masiva a afiliados del Centro del
Valle, en especial de la ciudad de Cali. Poco tiempo después y debido al
vertiginoso crecimiento que se venia presentando se tomo la decisión de crear
una segunda sede fuera de bogota, la ciudad seleccionada esta ves fue
Barranquilla eje para atender todos los asociados de la costa atlántica.
Misión.
COPIDROGAS es un organismo Cooperativo que tiene como misión impulsar
el desarrollo empresarial y gerencial del droguista detallista, dignificando su
labor de forma tal que contribuya a su fortalecimiento y permanencia en el
mercado procurando la satisfacción de sus asociados(as) al ofrecerles
servicios con valor agregado y de alta calidad, que asegure su lealtad y sentido
de pertenencia con la entidad, participando en forma activa en el desarrollo de
10
la economía solidaria y del sector Salud en beneficio de la comunidad en
general.
Para el cumplimiento de su misión, Copidrogas realizará efectiva entrega de un
amplio surtido de productos farmacéuticos y populares que demanden los
consumidores en las droguerías, con condiciones comerciales generales
competitivas y prestará a sus afiliados eficientes servicios de ahorro, crédito,
seguros, seguridad social, capacitación, asistencia técnica y recreación a sus
asociados(as), a su núcleo familiar y personal vinculado a su droguería.
Visión
COPIDROGAS será la organización más importante, líder, eficiente y sólida
de la distribución de productos farmacéuticos y populares en Colombia,
especializada en atención de droguerías y reconocida a nivel nacional como
una entidad con los más altos estándares de calidad en el servicio y orientada
hacia la satisfacción de los asociados, de los clientes internos y externos.
Las droguerías de nuestros asociados (as) serán reconocidas por los
consumidores finales como la cadena de farmacias detallistas más ética,
confiable, moderna, organizada y con el mejor servicio al cliente del país.
Valores.
Valores que deben guiar el comportamiento de la cooperativa y que
recogen los que la Alianza Cooperativa Internacional adoptó para este
tipo de entidad:
Solidaridad: Como expresión de la ayuda mutua.
Equidad
11
Democracia
Honestidad
Responsabilidad Social
Valores que deben guiar a los asociados en sus relaciones con lacooperativa:
Lealtad
Responsabilidad propia
Respeto
Disciplina
Ética
12
2. DIAGNOSTICO DEL AREA DE INTERVENCIÓN
2.1 IDENTIFICACIÓN DE LAS NECESIDADES
Después de un par de semanas donde se realizo un recorrido por las distintas
áreas de la bodega tales como recibo de mercancía, almacenamiento, surtido,
radicación y despacho de mercancías, intentando conocer el funcionamiento y
aporte de cada una de estas al buen desempeño de la bodega, se pudo notar
que en términos generales todos los procesos tienen un buen rendimiento, sin
querer decir esto que no se puedan realizar algunas propuestas de cambio o
complemento para el mejoramiento de las actividades que allí se desarrollan.
La intervención que se pretende realizar tiene una relación directa con el área
de logística, y toma valor cuando lo que busca o pretende es el mejoramiento
de las actividades que se desarrollan al interior de la bodega de Copidrogas y
que en últimas podrán verse reflejadas en la satisfacción del clientes .El área
de la bodega donde se identifico que se requería una mayor intervención fue el
almacén y el alistamiento de pedidos en lo que corresponde a las labores de
separado y revisado, posibilitando con una serie de cambios el mejoramiento
en el funcionamiento general de la bodega, buscando también poder dejar una
base para futuras intervenciones de nuevos practicantes o personal interno de
la organización.
2.2 RECOLECCIÓN DE LA INFORMACIÓN
Se parte de la necesidad de poder realizar mejoras en los procesos de
almacenamiento y alistamiento de pedidos, de tal forma que se debe recopilar
información acerca de los productos y procesos que dentro de estas áreas se
realiza y se relaciona con aspectos tales como :
13
La rotación histórica de los productos comercializados por
Copidrogas Pereira.
Distribución de la mercancía dentro del surtido
Nombre y código de todos los productos almacenados al interior de
la bodega.
Con esta información se pretende:
• Identificar aquellos productos que deben estar más cerca de la salida del
almacén por su buena rotación.
• Buscar posibles alternativas en cuanto a la distribución de la mercancía
dentro del surtido, buscando con esto que los proceso de separado y
revisado puedan trabajar a un mismo ritmo.
• Dar ubicación exacta por medio de una dirección a todos los productos
almacenados, donde relacione nombre, código, dirección y ubicación
grafica.
14
2.2.1 FUENTES
PRIMARIAS
• Jefe y coordinador de la bodega
• Persona encargada del almacenamiento
• Entrevistas con todos y cada uno de los colaboradores de la
bodega.
• Información constante y al día de los movimientos de la
mercancía brindada por el software que maneja la cooperativa.
SECUNDARIAS
• Internet
15
3. EJE DE INTERVENCION
Esta intervención de práctica estará guiada por el eje de la logística, la cual ha
sido identificada como una necesidad después de conocer cada uno de sus
procesos y de llegar a un acuerdo con las personas encargadas del
direccionamiento de la bodega.
La logística en términos generales se puede enmarcar en tres grandes funciones,
aprovisionamiento, producción y distribución física, dentro de estos podemos
encontrar demasiadas aplicaciones para el mejoramiento interno o externo de una
empresa. En definitiva esta gran herramienta esta relacionada con casi la totalidad
de los movimientos de la empresa y permite en este caso en particular poder
acortar tiempos, desplazamientos, procesos, todo en busca de poder llegar al
cliente de la manera mas eficaz y eficiente posible.
16
4. JUSTIFICACION DE LA INTERVENCION
La actualidad económica cada día más exigente y cambiante ha encaminado a las
empresas a una presurosa búsqueda por alcanzar estándares de calidad,
servicios, cumplimiento, reducción de costos y por eso la incansable búsqueda
de encontrar medios y mecanismos que les permitan realizar sus operaciones de
una manera tan eficiente y eficaz que obtengan como resultado de las mismas la
plena satisfacción de sus clientes. Uno de los objetivos que buscan dichas formas
y mecanismos es realizar las operaciones de la manera más práctica y en el
menor tiempo posible aligerando los procesos y contribuyendo con esto a que los
clientes obtengan el producto deseado, en el lugar indicado y en el tiempo
estimado.
Cuando se habla de almacenamiento, distribución, servicio al cliente, es difícil no
pensar en el concepto de logística, toda ves que estos son términos que
componen su definición.
Si se describe claramente las actividades que se realizan dentro de la bodega
fácilmente se puede identificar con que disciplina está relacionada o con cual tiene
más aplicabilidad.
En este sector tan competitivo donde las preocupaciones son múltiples, es
importante realizar cualquier tipo de acción que valla en busca del mejoramiento
de cualquiera de sus actividades, la logística como tal tiene aplicación en casi
todas por no decir que todas las actividades llevadas a cavo dentro de la bodega.
La intervención empieza a tomar importancia desde el mismo momento en que las
directivas identifican la necesidad de realizar cambios o mejoras que
complementen los esfuerzos que se han venido realizando de un tiempo para acá,
17
además de la necesidad de resolver los ya identificados, se plantea la inquietud de
identificar otras posibles mejoras que permitan y contribuyan a que el
funcionamiento de la bodega se el optimo.
Partiendo de lo anterior es claro que existe, primero una novedad entendida como
la existencia de una necesidad que hasta el momento no ha sido resuelta,
segundo una utilidad sabiendo que toda sugerencia, cambio o complemento que
se recomiende en esta intervención tiene un porqué, un para qué y un alguien a
quien va a beneficiar.
18
5. REFERENTE CONCEPTUAL
Dar una definición de logística que abarque todo lo que esta realmente representa
para una organización es bastante complejo, en la literatura se pueden encontrar
definiciones de tipo militar, organizacional, estratégico, en fin, todas orientadas
hacia algo en común, la agilidad y control para que el producto llegue al cliente de
la manera más rápida y eficiente.
“El concepto con el cual se dio la aceptación a la logística fue el manejo de todas
las actividades que faciliten el movimiento de productos y coordinación de la oferta
y la demanda en la optimización de la utilidad en el tiempo y la producción, para
ofrecer el producto adecuado en el lugar preciso con la cantidad requerida en el
tiempo justo y a un costo adecuado”1
Dice Christopher “el proceso de planeación, instrumentación y control eficiente y
efectivo en costo del flujo y almacenamiento de materias primas, de los
inventarios de productos en proceso y terminados, así como del flujo de la
información respectiva desde el punto de origen hasta el punto de consumo, con el
propósito de cumplir con los requerimientos de los clientes”2.
Casanovas & Cuatrecasas aportan, la logística “centra sus esfuerzos en la plani-
ficación y el control de todas las actividades relacionadas con la obtención,
1 Reyes, Adriana, "logística: optimización de tiempo y productividad", Revista "Ejecutivos de Finanzas", México, año XXX, abril, No. 04, 2001.
2 CHRISTOPHER, Martín. (2000). Logística: Aspectos Estratégicos. México: Limusa Noriega Editores. P.45-46
19
traslado y almacenamiento de materiales y productos, desde la adquisición hasta
el consumo, y gestionándolo todo como un sistema integrado”3
Históricamente la logística ha venido sufriendo una gran evolución, o más bien una
mejor utilización y una mayor comprensión y aplicación, años atrás el centro de
atención de toda la industria se basaba en la producción, pues existía algo así
como un mercado perfecto, todo lo que se producía se vendía, esto impedía que
se prestara atención a temas como almacenamiento y demás como lo menciona
Duran “el interés se centraba casi exclusivamente en la función de producción. En
consecuencia, se presentaba una atención muy escasa a las actividades
relacionadas con el almacenaje y distribución física, cuya gestión adecuada
permite que el producto llegue al cliente de manera rápida y eficiente”4 (objetivo
general de la logística)
Pero con el pasar del tiempo la creciente competencia, en combinación con la
gran demanda y exigencias del consumidor en cuanto a calidad, flexibilidad,
rapidez, funcionalidad y bajos costos, hicieron que todo cambiara y que fuera
necesario mirar la empresa desde otro punto de vista y buscar maneras de
diferenciarse de la competencia, tratar de satisfacer las nuevas exigencias de los
clientes y poder adaptarse al medio cada ves mas confuso y cambiante. La
respuesta de las organizaciones ante estos cambios se vio reflejada en uno de los
componentes integrales de la logística conocido como la cadena de
abastecimiento o aprovisionamiento al tratar de mirar todas sus operaciones de
una manera más integral, es decir se paso de dividir o repartir responsabilidades
logísticas entre todas las áreas funcionales de la empresa, a tratar de no
fraccionar las operaciones como dice Duran “a considerar las organizaciones
3 CASANOVAS, August y CUATRECASAS Lluís. (2003). Logística Empresarial, Gestión Integral de la Información y Material de la Empresa. Barcelona: Ediciones Gestión 2000 S.A. 222p. 4 Duran, H. Alfonso, Gil Gutiérrez, Sánchez C Teresa. La Logística y el Comercio Electrónico MacGraw-HILL 2001 P.2
20
como un todo o un sistema unitario, cuyos componentes deben estar coordinados
para la consecución de un fin común: satisfacer al cliente”5.
Algo en lo que coincide Ballou cuando dice “La cadena de suministro es la
coordinación e integración de todas las actividades asociadas con el movimiento
de bienes, desde la materia prima hasta el usuario final, para crear una ventaja
competitiva sustentable. Esto incluye la administración de sistemas, fuentes,
programación de la producción, procesamiento de pedidos, dirección del
inventario, transporte, almacenaje y servicio al cliente”6
La cadena de abastecimiento es el sumario de alcanzar y trabajar con una visión
clara basado en el trabajo conjunto de clientes, consumidores y vendedores para
disminuir o si llegara a ser posible eliminar los costos que no agreguen valor,
mejorando la calidad, el cumplimiento en los pedidos, mayor velocidad e introducir
nuevos productos y tecnologías.
La logística de una organización esta constituida por un conjunto de medios para
Monterroso estos medios son la producción, el transporte, mantenimiento y
almacenamiento utilizados para hacer circulas los productos del estado de materia
prima almacenada en los proveedores a elementos terminados en la casa del
cliente.7 Falta autor
Entonces la logística reagrupa todos los métodos de la organización aplicados a la
concepción, funcionamiento y control de su sistema logístico. Trata de la elección
de los medios y de los métodos en el dominio de los transportes, del
almacenamiento y de la elaboración de las previsiones, planes y programas para
5 Ibíd. 6 BALLOU, Ronald H. (2004). Logística: Administración de la cadena de suministro. Quinta Edición. México: Prentice Hall. P.187 7
21
el aprovisionamiento, la producción y la distribución de todo lo necesario en un
ciclo productivo integral.
Glodratt sostiene que el fin último de toda organización consiste en obtener
utilidades, es por esto que la función logística debe propender alcanzar este fin
agregando valor a los procesos de la empresa. Por su parte Ballou expresa que
“La logística trata sobre la creación de valor para los proveedores y clientes de la
organización y para los accionistas de la misma. Este valor se expresa en tiempo y
lugar. Las actividades logísticas deben adicionar valor en la medida en que los
consumidores estén de acuerdo en pagar más por un producto o servicio que el
costo de llevarlo a sus manos.”8
En resumen puede afirmarse que, en un escenario como el actual, la gestión
logística tiene una importancia fundamental como medio para conseguir la
coordinación de los elementos de un sistema productivo destinado a satisfacer las
necesidades del cliente, de manera rápida, eficiente y flexible. Tanto es así que a
pesar de que en el pasado se dio prioridad a otras funciones (producción,
marketing), hoy en día es frecuente referirse a la gestión adecuada de la logística
como un de los requisitos fundamentales que determinaran, en último término, las
empresas que conseguirán sobrevivir.
En todos los conceptos mencionados anteriormente sobresalen una serie de
campos de acción dentro de la organización logísticamente hablando, la
producción, el aprovisionamiento, almacenamiento, transporte entre otros, para
este caso en particular y de acuerdo al sentido y intenciones de este trabajo en 8 BALLOU, Ronald H. (2004). Logística: Administración de la cadena de suministro. Quinta Edición. México: Prentice Hall. P. 3
22
punto central del enfoque será el componente de almacenamiento y manejo de
inventarios.
Almacenamiento
Uno de los componentes del sistema integral de logística de una organización es
el almacenamiento entendido como “la parte del sistema logístico de una empresa
que mantiene (materia prima, partes, bienes en proceso, o productos terminados)
entre otros puntos de origen y puntos de consumo y proporciona información a la
administración en el estado, condición y disposición de los artículos
almacenados”9
Por su parte Los inventarios son acumulaciones de materias primas, provisiones,
componentes, trabajo en proceso, productos terminados que aparecen en
numerosos puntos a lo largo del canal de producción y de logística de una
empresa. Las razones por las que se debe mantener los inventarios se relacionan
con el servicio al cliente o el costear economías indirectamente derivadas de
ellos.10
La gestión de estos inventarios tiene como objetivo principal proporcionar la
disponibilidad requerida de los productos que solicita la demanda. El tener estos 9 Gaytán I. Juan. Almacenes y Manejo de Materiales. Disponible en: www.eie.fceia.unr.edu.ar 10 BALLOU, Ronald H. (2004). Logística: Administración de la cadena de suministro. Quinta Edición. México: Prentice Hall. P. 238
23
inventarios y manejarlos óptimamente según Lou E. Pelton implica minimizar los
costos de mantenimiento del inventario y mantener suficientes existencias para
satisfacer todas las necesidades anticipadas del cliente.11
Para Cristopher la gestión del inventario conlleva la responsabilidad de la cantidad
y surtido de materiales de que se ha de disponer para cubrir las necesidades de
producción y demanda de los clientes. Su reducción busca eliminar los inventarios
innecesarios, producidos en la mayoría de las veces por cuellos de botellas dentro
de la planta de producción. Los inventarios ofrecen una sana rentabilidad cuando
permiten realizar economías de escala. El objetivo principal es reducir y controlar
los inventarios tanto como sea posible y, al mismo tiempo, cumplir los objetivos de
operación.12
El almacenamiento hace referencia o trata de ilustrar el nivel de stock que la
organización esta en condiciones de almacenar, pero algo diferente es cuanto de
esa capacidad la organización esta dispuesta a almacenar, pues “la gestión de
almacenes e inventarios adquieren una gran importancia dentro de la red logística
ya que constituyen decisiones claves que definen en gran medida la estructura de
los costos-servicios del sistema logístico”13
Para carranza, “el verdadero valor del almacenamiento está en atender el
producto en momento oportuno y el lugar correcto. Es decir, el almacenamiento
provee la utilidad del tiempo y el lugar necesario para que una empresa cumpla
con sus objetivos de servicio”14
11 PELTON, Lou E. STRUTTON, David. LUMPKIN, James. (1999). Canales de Marketing y distribución comercial. Santa fe de Bogotá, Colombia: Mc GRAW Hill...P.25 12 CHRISTOPHER, Martín. (2000). Logística: Aspectos Estratégicos. México: Limaza Noriega Editores. 13 GUTIERREZ P. Ana María. Gestión de Almacenes. P.5 Disponible en: www..universia.net.co 14 CARRANZA, Octavio. (2004). Logística. Mejores Prácticas en Latinoamérica. México: Torzón
24
Entonces una buena gestión en el almacén y una buena manipulación de los
materiales se ocupa de darle una adecuada utilización al terreno destinado para
inventario y a los medios manuales, mecánicos y/o automatizados utilizados para
su manipulación física. Todo lo anterior buscando siempre el cumplimiento de un
objetivo primordial mantener el nivel adecuado de stock para satisfacer el servicio
al cliente.
Aunque en muchas ocasiones se intento decir que los almacenes tenderían a
desaparecer por los costos que estos acarrean, hasta el momento no se ha
logrado debido a la inestabilidad del mundo económico, a la falta de confiabilidad
con los proveedores, a la gran preocupación que existe por satisfacer todas y cada
una de las necesidades del cliente y muchas otras variables que intervienen y no
hacen posible evitar los costos de almacenamiento como los define Gutiérrez Ana.
Los costos de almacenamiento se dividen en internos y externos, los externos
como su nombre lo indica se producen por fuera del almacén, pero son causados
por el almacén, es decir no ocurrirían si no se llevara acabo el sistema de
almacenamiento. Los costos internos son causados dentro del almacén y deben
estar bajo el control de la administración.
Dentro de los costos externos encontramos:
• transporte desde y hacia el almacén.
• impuestos sobre los medios almacenados en el almacén.
• seguro de inventarios almacenados
• costo de control del almacén
En los costos internos tenemos:
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• Almacenamiento
• Manejo
• Servicio de oficina
• Administración
Es bueno aclarar que en la actualidad muchos de estos costos se están evitando
trabajando sobre un modelo de operación llamado cross docking, que consiste en
mover la mercancía a través de centros de distribución desde el recibo hasta el
embarque pero con la característica principal de que no exista almacenamiento
intermedio. El manejo de este modelo implica muchas condiciones para poder
operarlo, tales como contar con proveedores con altos niveles de servicio, el
manejo de productos paletizados uniproductos o multiproductos, proveedores que
posibiliten tener artículos bajo el sistema cross docking y también en
almacenamiento, realizar entregas certificadas, que cuente con capacidad de
sistema para desarrollar el mejor método de operación.
Los términos y conceptos mencionados a continuación fueron obtenidos en la
presentación del seminario dado por el profesor de logística Jorge Herrera.
El almacenamiento hace parte de una de las actividades que realizan a diario los
centros de distribución. Dichos centros de distribución son definidos por muchos
como el corazón de las actividades logísticas, pues es desde ese lugar donde se
ejecutan las políticas de servicio al cliente en el día a día, en un CEDIS, se
almacena, se tiene contacto con los proveedores, se despacha en fin se tiene
contacto con la mayoría de las actividades transaccionales de la logística.
26
Continuando con el tema de almacenamiento, encontramos tres tipos de bodegas,
bodega de materia prima, bodega de producto en proceso y bodegas de producto
terminados, esta última que se ajusta al caso en particular realiza las siguientes
funciones:
• Recibir
• Almacenar
• Seleccionar
• Embalar
• Despachar
En la recepción encontramos una serie de actividades que son indispensables
para llevar acabo esta actividad de una manera eficiente y son:
• Revisar facturas –vs.- orden de compra,
• Verificar calidad de material de empaque y producto (vencimientos),
• Evitar carga manual cuando el peso supera los 2.5 Kg. (OTM),
• Confrontar lo recibido contra lo pedido realizando conteo de la mercancía
en el piso.
• Se deben validar los requerimientos que halla realizado la empresa
(cantidad, calidad y requerimientos especiales en el transporte si es
refrigerados por ejemplo)
• Poseer equipos necesarios para su manipulación (montacargas, gatos,
carretillas).
En el almacenamiento encontramos como principal actividad.
• Dar ubicación en el lugar destinado a la mercancía recibida con la finalidad
de asegurar la conservación en condiciones óptimas de calidad.
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• un buen sistema de almacenamiento tiene como finalidad optimizar el uso
del espacio con el fin de poder hacer lo mas eficiente posible el paso de la
mercancía por este lugar.
• optimizar la mano de obra
• Facilitar la localización de los artículos evitando que las personas
encargadas de buscarlos pierdan tiempo en esta actividad.
En la selección embalaje y despacho se reparten actividades tales como:
• separar mercancía según los requerimientos de los clientes,
• clasificarla según sus características o componentes,
• consolidación,
• empaque,
• control,
• marcado,
• hasta llegar a un consolidado por cliente.
• Cargue
Para llevar a cabo el sistema de almacenaje se conocen generalmente tres
técnicas. El almacenamiento fijo nos habla de que cada mercancía antes de llegar
a la bodega ya cuenta con una posición fija previamente asignada, las ventajas de
este proceso se basan en que existe un constante conocimiento de donde esta
ubicada la mercancía, a demás también facilita el proceso de recepción y
almacenamiento, contribuye a que el picking se realice de una manera mas
eficiente, permite darán adecuado control de rotación en cuanto a las fechas de
vencimiento, brinda la posibilidad de dar ubicación a las mercancías según su uso,
dependiendo del peso, demanda, dimensiones etc. Pero como todo también
presenta una serie de desventajas, al cada producto tener una ubicación fija en
determinado caso se puede presentar perdida de espacios, siendo este punto uno
de los requisitos fundamentales en la buena operación de una bodega como se
28
menciono anteriormente. Pues si se presentara un cambio en la demanda se
podría presentar o complicación para almacenar por que el espacio asignado no
es lo suficientemente amplio o espacio perdido por que la cantidad a almacenar es
inferior al espacio designado, en este caso se presentan perdidas de tiempo pues
hay que realizar reubicaciones de productos.
el segundo es conocido como almacenamiento de memoria tiene como
característica que la mercancía se ubica en cualquier espacio disponible, la
principal ventaja es que se le da el 100% de utilización del espacio utilizable y en
cambio si presenta muchas desventajas pues depende de la persona o personas
encargadas de almacenar, se pude presentar casos de productos olvidados,
debido a su sistema de ubicación no se da una adecuada rotación a los productos
y al contrario de la primera dificulta el proceso de surtido de productos
perjudicando en ultimas el proceso de picking.
El tercer sistema de almacenamiento es conocido como almacenamiento aleatorio
que se podría definir como una mezcla de los anteriores dos, pues si bien la
mercancía se ubica en cualquier posición del almacén, esta posición debe contar
con los requisitos de almacenamiento requeridos por el producto.15
15 Sacado de : Seminario Centros de Distribución, Presentación Jorge Herrera P. 6-10
29
6. DEFINICIÓN OPERACIONAL DE TÉRMINOS
Almacenamiento: Parte de la bodega asignada para la ubicación de productos
en espera de ser surtidos.
Picking: listado de productos impresos en una hoja y pedidos por el asociado.
Surtido: Área de la bodega donde se encuentran los productos al menudeo, es
Decir se pueden conseguir una o dos unidades de x productos.
Surtidores: Personas encargada y responsable de mantener una parte del
surtido asignada con la mercancía correspondiente.
Separadores: Personas encargadas de realizar o de alistar el pickig enviado
por el asociado
Revisores: Personal encargado de revisar y constatar de que la mercancía
alistada por el separador es la requerida por el asociado.
30
7. PROPUESTA DE INTERVENCIÓN:
7.1 NOMBRE DE LA PROPUESTA DE INTERVENCION
• propuesta de mejoras en la bodega de Copidrogas Pereira para las áreas
de almacenamiento y despacho de mercancía
7.2. OBJETIVO GENERAL
• Realizar un diagnostico interno de la bodega Copidrogas Pereira con el fin
de poder implementar una serie de medidas y correctivos que permitan un
mejor desempeño en sus actividades.
7.3. OBJETIVOS ESPECÍFICOS.
• Definir una serie de productos que históricamente han tenido buena
rotación con el fin de darle la ubicación más adecuada en miras a ser
surtida.
• Identificar una serie de características que permitan realizar una mejor
distribución de cargas entre los separadores y los revisores.
• Identificar posibles alternativas que permitan eliminar dependencias con el
personal encargado del almacenamiento.
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8. DESCRIPCIÓN DEL TRABAJO
Después de conocer un poco más a profundidad los procesos que maneja la
bodega y definir conjuntamente con el gerente, el director de la bodega, tutor y
practicante, cuáles serian las áreas de intervención, se procedió a buscar los
mecanismos o formas que dieran origen a las posibles soluciones a los problemas
planteados.
En definitiva se concluyo que serian tres puntos los que se abordarían, a
continuación se contara en detalle como se encontraron cada uno de los
problemas y la forma como se propuso superarlos.
Durante las primeras semanas donde se realizo un recorrido por toda la bodega,
pero mas precisamente en el área de almacenamiento se pudo identificar una
clara dependencia por parte de los surtidores con el almacenista, pues esta es la
única persona que con exactitud sabe la ubicación de todos los productos
almacenados, algo que desde el punto de vista logístico no es nada recomendable
para una empresa, pues la generación de una dependencia como esta puede en
un caso dado retrasar los procesos, en el momento en que esta persona se
ausente, sea suspendido, este en vacaciones, cometa una falta grave que amerite
su despido, se encuentre incapacitado o simplemente quiera cambiar de trabajo.
También se puede presentar perdida de mercancía o vencimientos por olvido de
esta persona.
Para una empresa tan grande como Copidrogas y con software tan reconocido a
nivel mundial por sus buenos rendimientos, este tipo de casos no deberían
presentársele.
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Durante los primeros días de la practica se solicito por parte de los directivos
averiguar cual era la capacidad total de almacenamiento con la que contaba la
bodega, en el desarrollo de esa tarea se presento la idea de realizar una mapa del
almacén donde se pudieran observar las medidas tomadas, dicho mapa serviría
posteriormente para la propuesta de solución a la dependencia generada en el
área de almacenamiento.
En conjunto con el jefe de bodega se acordó dar una dirección a cada estiba
ubicada dentro del almacén, en el mismo modo que la tiene el surtido. Esta
dirección esta comprendida por 8 dígitos o número así: 01-02-03-02 que indica
01 la fila, 02 el tramo, 03 el nivel de altura, 02 la estiba, la figura 1 ilustra el mapa.
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Información acerca de mercancía ubicada en esa estiba
• Tramo el espacio existente entre barra y barra azul • A la izquierda pares derecha impares
Con el grafico de la bodega y las direcciones que se le asignaron, solo hacia falta
un detalle para que la información sobre la mercancía almacenada estuviera
guardada en algo diferente a la memoria del almacenista. Se procedió a realizar
un barrido durante varias semanas, el cual diera cuenta de la mercaría ubicada en
cada estiba identificando el nombre y el código interno que maneja Copidrogas al
finalizar este proceso se encontraron aproximadamente 2100 producto
almacenados.
Una vez listos estos elementos se procedió a crearles un enlace, es decir la
propuesta para eliminar esta dependencia consistió en crear una base de datos
con el nombre, código y dirección de todos los productos almacenados y su
respectivo enlace grafico con el mapa, entonces una persona que necesite x
producto, ingresa ala base de datos creada busca ese nombre o código, el
sistema lo encuentra de da una dirección y si la persona no se familiariza aun con
esta con solo pinchar el nombre del producto este le dará la ubicación grafica de el
producto deseado.
Este sistema se puede mirar desde dos puntos de vista uno preventivo, en caso
de la ausencia de esta persona y otro ganar tiempo al eliminar el proceso indebido
de los surtidores que van en busca del almacenista para preguntar la ubicación de
x producto.
El segundo punto consistía en crear un tramo de alta rotación, en el área del
surtido ya existe uno, pero se pretende hacer lo mismo en la zona del almacén, la
lista de la rotación histórica de los productos fue subministrada por colaboradores
de la empresa que constantemente están actualizando este listado.
Con el jefe de la bodega, el almacenista y otros colaboradores se definieron una
serie de parámetros que deberían cumplir aquellos productos que fueran
trasladados a la zona de alta rotación, se definió que se moverían productos que
obligaran ir al surtidor mas de dos veces al almacén por día, esto debido a que
hay productos que debido a su reducido tamaño vienen en cantidades muy
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grandes lo cual facilita al surtidor surtirlas con una sola sellada en varios días, el
segundo criterio fue que estos productos tuvieran una alta rotación histórica y no
que solamente se presentara en el momento por una promoción o descuento que
estuviera ofreciendo el laboratorio. La tercera medida se debía a una normatividad
del gobierno la resolución 1403 la cual expresa la necesidad de que cierto tipo de
productos conocidos como hospitalarios se les brinde una zona exclusiva para su
almacenamiento.
De esta manera se seleccionaron una serie de productos para ser trasladados a
una zona más cercana a la salida del almacén, para evitar al surtidor de estos
tramos recorrer todo el almacén en busca de ellos.
El tercer punto de intervención consiste nivelar las cargas entre separadores y
revisores. A partir de una serie de mejoras que se venían desarrollando al interior
de la bodega y mas precisamente en el área del surtido, se les facilito el proceso a
las personas encargadas de separar la mercancía o pickig, llevando esto a la
creación de un cuello de botella en el proceso siguiente el de revisado, pues si los
separadores realizan su trabajo mas rápido pero los revisores siguen al mismo
ritmo la acumulación de trabajo va hacer evidente.
El objetivo en este punto es tratar de nivelar las cargas pero sin disminuir la
velocidad del proceso.
Como primera medida se consulto a las personas encargadas de realizar este
proceso es decir separadores y revisores, acerca de cómo creían ellos se podrían
mejoras esos puestos de trabajo. Las respuestas encontradas se pueden apreciar
en el cuadro # 1
Después de analizar varias alternativas con el jefe de la bodega y algunos
colaboradores, se tomo la decisión de cambiar la forma de distribuir algunos
productos dentro del surtido.
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Se identifico una serie de procesos que quitan tiempo a los revisores, tales como
revisar pañales y leches, debido a que estos productos obligan a armar cajas para
poder ser empacados o buscar chispas para armar el paquete.
La medida que se implemento fue tratar en lo posible que a la mayoría de los
revisores se les reduciera ese proceso. Por medio de una redistribución de los
productos mencionados anteriormente se intento llegar a esa reducción.
Productos como leches y pañales fueron ubicados al final del surtido es decir en la
última dirección que aparece en el picking, para poder lograr esto se tuvo que
realizar la fuerte tarea de mover físicamente con mercancía 76 tramos del surtido
en total. En busca de que la persona encargada de repartir las hojas del pickig a
los separadores, pudiera visualizar con claridad aquellas hojas que al final
contenían leche y pañales, para ser repartidas entre una o dos parejas, tratando
con esto que los demás separadores y revisores es decir las demás parejas no
tuvieran retrasos empacando leches y pañales y pudieran trabajar a un ritmo
similar.
Si bien a la pareja encargada de leches y pañales se le recargara un poco mas el
trabajo, esto es compensado con que la distribución que se realizo en el surtido
que le permite encontrar eso productos todos en una misma área, evitándole
realizar recorridos largos, además predispone al revisor a estar listo en lo
relacionado con el armado de cajas y la búsqueda de chuspas.
La pareja encargada de leches y pañales va rotando día a día, es decir la
acumulación de trabajo que se presentaba diariamente se esta reduciendo a un
día por semana a cada pareja de trabajo.
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TABLA # 1 SUGERENCIAS DE SEPARADORES Y REVISORES.
SEPARADOR
• Que el tirador de hojas mire bien las cantidades de cada picking
para no tener a los separadores colgados.
• Que cada uno se haga responsable de su cargo para no hacerle
el trabajo a los demás.
• Que las parejas del mesón sean fijas y que nos apoyen los días
más duros que son lunes, martes y viernes con más personal.
• Que no se presione tanto por los errores cometidos en el mesón
sabiendo que la carga laboral algunas veces es abundante
SEPARADOR
• Que las parejas del mesón sean fijas por lo menos 8
• Cada uno se haga responsable de su trabajo
SEPARADOR
• Colocar más gente en el mesón y que sean fijas todos los días y
aumentar una pareja los lunes y martes.
• Que se respeten lo cortes
• Que cada uno se haga responsable de su cargo
REVISOR
• Que los viajes se despache en solo grises
• Que si el día esta suave o duro la gente del mesón no se toca
• Necesitamos mas gente en el mesón, mas parejas, los viajes
crecen pero las parejas no.
• Que los viajes de la misma ruta de la mañana se puedan
empacar en la misma platica
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REVISOR
• Que cada uno se haga cargo o responsable de su labor o área
asignada
• Que las parejas en el mesón fijas sean 8 y los lunes y martes
coloquen otra de apoyo
• Las letras del picking sean mas resaltadas o grandes
• Mejor material para el revisor para empacar y despachar
• Un mejor surtido mucho paquete
• Que los cortes sean mas puntuales
REVISOR
• Una de las mas importantes seria, el que los separadores fueran
mas ordenados con los pedidos y que los pañales o leches si son
muchos los traigan en una bolsa o en caja, por que ellos están
pensando no mas en que les rinda a ellos pero con ese sistema
los revisores somos los que nos colgamos.
• El mesón se encuentra con 7 parejas hace muchos años y el
incremento de las droguerías se ha elevado notoriamente,
propongo que el mesón debe tener mínimo 9 parejas fijas,
siquiera los lunes, martes y miércoles en la mañana donde el
trabajo se incrementa y el resto de días con 8 parejas.
• Sugiero que todos los pedidos sean empacados por cajas con
tapa ya que se agilizará el empaque y se mermaría la utilización
de bolsas, ganchos y rótulos.
• Que los cambios del separador se realicen inmediatamente
• Que el encargado de tirar las hojas revise cual separador tiene
que hacer mas recorrido y cuales no para que al tirar hojas sea
mas equitativo
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9. CONCLUSIONES
En la base de datos se encuentran contenidos aproximadamente 2100
productos, a pesar de no ser la totalidad de productos almacenados en este
momento está cifra si representa algo mas del 95 % de productos
almacenados.
El simulador desarrollado para la ubicación de los productos funciona
correctamente con todos aquellos que están identificados con la base de
datos.
A pesar de no ser muy grande el numero de productos ubicados en el
tramos de alta rotación de alta rotación dentro del almacén, es muy
importante que ya esté tramo tiene un espacio, con el pasar del tiempo y
con la llegada de una escalera serán mas los productos ubicados y mayor
la optimización de la estantería ubicada fuera del almacén. en total hay 60
productos ubicados en alta rotación “almacén”.
El proceso de separado y revisado no se acelero ni de desmejoro, mantuvo
su nivel, pero las cargas se repartieron al estar cambiando a diario la pareja
encargada de trabajar con leches y pañales, permitiendo con esto que las
demás parejas trabajen a un ritmo similar.
Se movieron aproximadamente 76 tramos del surtido dentro para poder
lograr que leches y pañales aparecieran al final de la hoja de picking.
Después del proceso de reubicar leches y pañales dentro de los tramos se
reubicaron algo más de 150 productos dándoles ubicación de acuerdo a su
rotación.
10. RECOMENDACIONES
El simulador de ubicación creado durante la práctica debería ingresar al
software que maneja la coperativa, y podría a sus ves manejar cantidades,
fechas de vencimiento entre otros.
Poner a disposición de las personas involucradas en este proceso en este
caso surtidores, almacenistas, mata ceros y personal interesado un monitor
o una fuente que les permita poder utilizar el simulador.
Crear e inculcar a las personas encargadas del almacén algo así como una
cultura de rotación, para que den prioridad ha aquellos productos que
tienen mayor comercialización para la compañía.
Optimizar al máximo las estibas y estanterías ubicadas a la salida del
almacén, ubicando aquellos productos que mas tienen comercio para la
organización.
Buscar la manera de realizar una rampa o cualquier alternativa parecida en
la segunda salida del almacén, para que los surtidores puedan bajar
mercancía en sus carretas por ese sector.
Terminar de unificar las leches y los pañales pues en la actualidad faltan 6
estanterías que contiene estos productos, buscando cada vez hacer mas
corto el recorrido de la persona encargada de alistar este tipo de productos
Este proceso de nivelación de cargas adquiere mas fuerza siempre y
cuando la persona encargada de tirar las hojas este muy atenta al revisar y
separar las hojas que contengas leches y pañales.
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BIBLIOGRAFIA
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www.universia.net.co
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