1. ADRIANA MARCELACORTEZ DURANGO

2. INTRODUCCIN La razn fundamental de este trabajo es dar a conocer las competenciaspara identificar y elaborar toda clase de documentos empresariales dentrode el proyecto de formacin teniendo en cuenta los soportes y losconocimientos adquiridos en el tecnlogo de Gestin Administrativa y lasnormas Tcnicas colombiana, en cumplimiento a la ley 594 de 2000. Objetivo General Buscamos que todas las personas que necesiten tener una gua sobre como hacer un documento empresarial bien sea cartas comerciales, memorandos, nota interna, etc.Con este lograran tener una gua clara para su mejor desempeo en sulugar de trabajo. Espero le sea de mucha ayuda y despeje sus inquietudes. 3. ORTOGRAFIA La ortografa es la parte de la gramtica normativaencargada de establecer las reglas que regulan el correctouso de las palabras y de los signos de puntuacin en laescritura. SIGNOS DE PUNTACINson grficos que hacemos aparecer en los escritos paramarcar las pausas necesarias que le den el sentido y elsignificado adecuado. 4. EL PUNTO (.) Es un signo ortogrfico circular de pequeas dimensiones que se utiliza para sealar una pausa larga, que marca el final de una frase u oracin. Despus de punto -salvo en el caso del utilizado en las abreviaturas- se utiliza mayscula. Punto seguido (.)Separa enunciados dentro del mismo prrafo. Despus de l se contina escribiendo en la misma lnea y, en el caso de que est al final de rengln, se contina en el siguiente sin dejar margen o sangrar el texto. Punto aparte (.)Separa dos prrafos distintos que desarrollan contenidos diferentes dentro de una misma lnea de razonamiento o de la unidad del texto. Punto final (.) Es el que cierra el texto, ya sea al finalizar un apartado, un captulo o el texto en su totalidad. 5. LA COMA (,)Es un signo de puntuacin que seala una breve pausa que se produce dentrode la oracin o para separar distintas oraciones y frases que se refieran almismo tema, pero que engloben diferentes ideas o conceptos. Punto y coma (;)Seala una pausa mayor que la de la coma pero inferior a la marcada por elpunto. El punto y coma se escribe pegado a la palabra o el signo que loprecede, y separado por un espacio de la palabra o el signo que lo sigue. Puntos suspensivos (...)Suponen una interrupcin de la oracin o un final impreciso. Se escriben trespuntos y siempre pegados a la palabra o el signo que los precede, separadospor un espacio de la palabra o el signo que los sigue; pero si lo que sigue a lospuntos suspensivos es otro signo de puntuacin, no se deja espacio entreambos. Dos Puntos (:)Detienen el discurso para llamar la atencin sobre lo que sigue. Como signo depuntuacin, los dos puntos se escriben pegados a la palabra o el signo que losantecede, y separados por un espacio de la palabra o el signo que los sigue. 6. REGLAS ORTOGRFICAS La ortografa es la rama de la gramtica que establece las reglas para la formacorrecta de escribir las palabras; a fin de que se facilite la comprensin de susentido y la comunicacin entre las personas. Morfologa Se ocupa de la constitucin de una unidad menor que es la palabra. Se haconsiderado la morfologa como el estudio orientado a describir (y caracterizar)las partes constituyentes de las palabras; otra postura se inclina por establecermodelos de formacin de palabras atendiendo a sus rasgos gramaticales; unatercera va pretende describir la estructura de la palabra desde los mecanismosde formacin de la palabra. 7. Sintaxis Se trata de la parte de la gramtica que ensea a coordinar y unir laspalabras para formar las oraciones y expresar conceptos. En lainformtica, la sintaxis es el conjunto de reglas que definen las secuenciascorrectas de los elementos de un lenguaje de programacin. Gramtica Es el estudio de las reglas y principios que regulan el uso de las lenguas y laorganizacin de las palabras dentro de una oracin. Tambin se denominaas al conjunto de reglas y principios que gobiernan el uso de un lenguajemuy determinado; as, cada lengua tiene su propia gramtica. 8. REDACCIN Se entiende a todo aquel elemento escrito que hayasido redactado y realizado por una persona. Para tener una buena redaccin es importantetener en cuenta los siguientes pasos:Identificar el temaOrdenar las ideasRedactar en borradorCorregir el borradorRedaccin final 9. DIGITACIN Habilidad que se emplea para un correcto manejo delteclado.CONOCIMIENTOS BSICOS: Reconocer las diferentes partes del teclado. Como tener una correcta postura. Tcnica para una correcta digitacin. 10. PARTES DEL TECLADO:El reconocer las partes de un teclado es esencial, ya que esta va hacer la herramienta masutilizada, para un persona que desarrolle cualquier trabajo de oficina.Este se divide en 4 partes generales: zona Alfanumrica, zona numrica, zona de navegacin y zonade funciones. 11. Zona alfanumrica: Esta es la zona ms importante del teclado pues son las ms utilizadas para cualquier tipo de digitacin. En esta zona encontramos las letras, los smbolos, nmeros y los signos de puntuacin que son claves para cualquier texto. 12. Zona numrica: Estas teclas estn organizadas en forma de calculadora paraas facilitarnos las digitaciones de cifras. Adems contienelos signos de las operaciones bsicas como suma (+), resta(-), multiplicacin (*) y divisin (/). 13. Zona de navegacin: En esta zona del teclado podemos encontrar diferentes funcionestales como:flechas de direccin, insertar, suprimir, inicio, fin, pgina anterior, pgina siguiente, insertar bloq despl, impr pant pet sis. 14. Zona de funciones: Son las teclas que nos sirve de atajo referente al programa que estemos trabajando, estas van desde F1 hasta F12. 15. POSICIN ERGONMICA Es la forma adecuada que debemos tener frente a nuestro sitio de trabajo. 16. TCNICAS PARA UNA CORRECTADIGITACIN 17. Para una correcta digitacin es importante adquirir uncompromiso del aprendiz, ya que esta tcnicas requieren demucha perseverancia y as lograra un excelente digitacinacompaada un una buena agilad y destreza para su manejo. Primer punto es necesario que la persona memorice lalocalizacin de cada una de las teclas y el dedo y la mano con lacual debe pulsar, para esto es recomendable que utilice ayudasde los programas especiales para el desarrollo y habilidad de ladigitacin. Segundo debe desarrollar la gua con las siguientesrecomendaciones: 1. Acatar las normas bsicas de ergonoma. 2. Al iniciar cada ejercicio, descansar la punta de los dedosndice, de ambas manos, sobre las teclas gua (F y J). 3. No mirar el teclado mientras digita. 4. Repetir 10 veces cada serie (rengln). 5. Separar con un espacio los grupos de letras dentro de cadaserie. 18. TICLas tecnologas de la informacin y la comunicacin (TIC)agrupan los elementos y las tcnicas usadas en el tratamiento y latransmisin de las informaciones, principalmente deinformtica, internet y telecomunicaciones.Aportes de las TIC: Fcil acceso a una inmensa fuente de informacin. Proceso rpido y fiable de todo tipo de datos. Canales de comunicacin inmediata. Capacidad de almacenamiento. Automatizacin de trabajos. Interactividad. Digitalizacin de toda la informacin. 19. LA INTERNETUna intranet es una red de computadoras dentro de un rea local(LAN) privada, empresarial o educativa que proporciona herramientasde Internet. FUNCIONESTiene como funcin principal proveer lgica de negocios paraaplicaciones de captura, informes y consultas con el fin de facilitar laproduccin de dichos grupos de trabajo, tambin un importante mediode difusin de informacin interna a nivel de grupo de trabajo. TIPOS DE INTRANET ACTIVAS: son dinmicas, ya que permiten acceso e interaccin con losdatos por parte del usuario o cliente. PASIVAS: son interactivas pero no dinmicas, esto quiere decir, que nopermiten el acceso a los datos y solo permiten desplegar informacinesttica en la pantalla. 20. PRODUCCIN DOCUMENTAL Ley General de Archivos, regul en su Ttulo V: Gestin de documentos, laobligacin que tienen las entidades pblicas y privadas que cumplenfunciones pblicas, en elaborar programas de gestin dedocumentos, independientemente del soporte en que produzcan lainformacin para el cumplimiento de su cometido estatal, o del objetosocial para el que fueron creadas. En su regulacin la Ley 594 previ que el desarrollo tecnolgico en lasentidades es desigual y por lo tanto deja claro que los principios y procesosarchivsticos deben aplicarse cualquiera sea la tecnologa y el soporte enque se produce la informacin. Con este instrumento el Archivo General dela Nacin pretende entonces orientar a las entidades pblicas y privadasque cumplen funciones pblicas, para facilitarles la adopcin y adaptacindel programa. 21. CARTA COMERCIAL Comunicacin escrita que se utiliza en las relacionescomerciales entre empresas y personas naturales;igualmente, entre las empresas y sus empleados.Margen: Superior entre 3 y 4 cm Inferior entre 2 y 3 cm Lateral izquierdo entre 3 y 4 cm Lateral derecho entre 2 y 3 cm Encabezados de las pginas subsiguientes entre 2 y 3 cm. 22. Partes de una carta comercial: Membrete Saludo O Vocativo Referencia Texto Localidad y fecha: Despedida Destinatario Remitente Cargo Anexo O Anexos Empresa Copia Direccin O Apartado Identificacin Asunto Transcriptor 23. CARTA BLOQUE EXTREMO Las cartas comerciales son aquellas cuyo contenido estrelacionadoconoperaciones comerciales, negocios, compra, venta, propaganda, mo vimientos internos de una empresa. Pueden ser entre otras, de acuse de recibo, solicitud de empleo, de crdito, propaganda, de cobro. 24. Mximo 14 cm Entre 3 cm y 4 cmZona 3 Zona 10 a 1 interlinea libreCdigo1 a 2 interlineas libresLugar y fecha de elaboracin1 a 3 interlineas libresDatos del destinatario2 interlineas libresAsunto:2 interlineas libresSaludo:1 a 2 interlineas libresEntreTexto: 2 cm y 3Entre cm1 interlinea libre3 cm y 4 cm1 a 2 interlineas libresDespedida:4 a 5 interlineas libresRemitenteCargo2 interlineas libresAnexos: (opcional)Copia: (opcional)1 interlineasTranscriptor:1 a 2 interlineas Entre Zona 21.5 cm y 2.0 cm 25. ZONAS: ZONA 1: Razn social, sigla o acrnimo, logotipo y NIT. ZONA 2: Direccin, apartado, fax, telfono, ciudad ZONA 3: Se deja en blanco para que el destinatarioimprima el sello de registro 26. ESTILO BLOQUEMximo 14 cmEntre 3 cm y 4 cmZona 3Zona 1 0 a 1 interlinea libre Cdigo 1 a 2 interlineas libres Lugar y fecha de elaboracin 1 a 3 interlineas libres Datos del destinatario 2 interlineas libres Asunto: 2 interlineas libres Saludo: Entre 1 a 2 interlineas libres 2 cm y 3EntreTexto:cm3 cm y 4 cm1 interlinea libre 1 a 2 interlineas libres Despedida: 4 a 5 interlineas libres Remitente Cargo 2 interlineas libres Anexos: (opcional) Copia: (opcional) 1 interlineas Transcriptor: 1 a 2 interlineasEntreZona 2 1.5 cm y 2.0 cm 27. CIRCULARESComunicacin interna o externa de carcter general o normativo con elmismo texto o contenido dirigida a varios destinatarios.CLASIFICACIN De acuerdo con el destinatario: EXTERNA O CARTA CIRCULAR INTERNA O GENERALMRGENES: Superior entre 3 y 4 cm Inferior entre 2 y 3 cm Lateral izquierdo entre 3 4 cm Lateral derecho entre 2 y 3 cm 28. CARTA CIRCULAR O CIRCULAR EXTERNA Se dirige en forma personalizada aunque su contenido sea el mismopara diferentes destinatarios. Se tiene en cuenta la norma sobreelaboracin de cartas.CIRCULAR INTERNA O GENERAL DENOMINACIN: Del margen superior de 2 a 3 interlneas se ubica laPalabra CIRCULAR en mayscula sostenida, centrada y destacada.PARTES DE LA CIRCULAR:NmeroFechaDestinatarioAsuntoTextoDespedidaRemitente 29. CIRCULAR INTERNACIRCULAR INTERNA2 a 3 interlineas----------Numero (referencia)2 a 3 interlineas---------------Ciudad y fecha3 interlineas-------------------GRUPO DESTINATARIO3 interlineas-------------------Asunto3 a 4 interlineasTexto---------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------2 interlineasTexto------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------2 interlineas----------Despedida4 a 6 interlineas-------------------------NOMBRE DEL FIRMANTE1 interlinea---------------------Cargo2 interlineas---------------------Anexos(si lo hay)--------------------Identificacin del transcriptor 30. NOTA INTERNA Seutiliza como medio de comunicacin interna en unaempresa, institucin o dependencia.PARTES: FECHA: Registrar fecha de envo as: da, mes y ao. PARA: Nombre del funcionario a quien va dirigida la nota. DE: Nombre de la dependencia que remite la nota. CUADRO DE OPCIONES: Seleccionar y marcar con (X) dondecorresponda. OBSERVACIONES: Describa brevemente las observaciones queconsidere pertinente. FIRMA: Slo podr ser firmada, por el funcionario autorizado para talfin, segn lo regulado en manual de procedimientos de la respectivaentidad. DATOS DE RECIBO: Consignar los datos del funcionario que recibe lamisma. 31. NOTA INTERNANo. 001FECHA:________________________________________________________________PARA: ________________________________________________________________DE:________________________________________________________________URGENTE______ ENVIAR PROYECTO DE RESPUESTA_________PARA SU INFORMACIN______ DAR RESPUESTA Y ENVIAR COPIA _________FAVOR DAR CONCEPTO ______ FAVOR TRAMITAR_________INFORMAR POR ESCRITO______ARCHIVAR ________ENCARGARSE DEL ASUNTO ______ENTERARSE Y DEVOLVER ________OTRO: ___________________________ DILIGENCIAR Y DEVOLVER _________OBSERVACIONES: _____________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________FIRMA: _______________________ RECIBIDO: ______________FECHA:______________HORA: ______________ 32. MEMORANDO Un comunicado de carcter interno sirve para trasmitir unainformacin, orientacin, felicitacin o llamado deatencin.PARTES DEL MEMORANDO: ENCABEZADO MEMORANDO: CDIGO CIUDAD Y FECHA: DATOS DEL DESTINATARIO: DE ASUNTO TEXTO DESPEDIDA: DATOS DEL REMITENTE ANEXOS: DATOS DEL TRANSCRIPTOR 33. ------------------------------ MEMORANDO2 a 3 interlineas -------Numero (referencia)2 a 3 interlineas----------------------ciudad de origen y fecha3 interlineasPARA:---------------2 interlineasDE:------------------2 interlineasASUNTO:-----------3 a 4 interlineasTexto:----------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------2 interlineas------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------2 interlineasDespedida ------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------- 4 a 6 interlineasFirmante---------------------------------------2 interlineasAnexos: (si lo hay)2 interlineasCopia: (si la hay)2 interlineasIdentificacin del transcriptor 34. ACTADocumento en el que consta lo sucedido, tratado yacordado en una reunin.MRGENES: Igual a la carta. TTULO PRESENTACIN 35. Requisitos especficos RAZN SOCIAL INVITADOS TTULO AUSENTES: DENOMINACIN ORDEN DEL DADOCUMENT DESARROLLO FECHA: CONVOCATORIA: HORA FIRMASDE LOS LUGARASISTENTES ASISTENTES ANEXOS: IDENTIFICACIN TRANSCRIPTOR 36. ------------ (1 interlnea) ACTA No. VI------------ (3 interlneas)FECHA: (Ciudad, da mes ao)------------(1 interlnea)HORA:------------(1 interlnea)LUGAR: (Sitio donde se realiz la reunin)--------------(2 interlneas)ASISTENTES: NOMBRES APELLIDOS, Cargo calidad de- miembro dentro del comit.--------------(2 interlneas)INVITADOS: NOMBRES Y APELLIDOS, Cargo--------------(2 interlneas)AUSENTES: NOMBRES Y APELLIDOS, Cargo calidad- de miembro dentro del comit.--------------(2 interlneas)ORDEN DEL DIA:----------------(1 interlnea)Verificacin de qurum, Lectura, discusin y aprobacin del Acta anterior.Discusin y aprobacin Tabla de Retencin Documental de------------------(2 interlneas)DESARROLLO:----------------(1 interlinea)Se efectu la verificacin de qurum dando inicio a la reunin.----------------(1 interlnea)Se dio lectura al Acta anterior, la cual fue aprobada por- unanimidad.----------------(1 interlnea)Fue presentada la Tabla de Retencin Documental y alrespecto................................................................................................Superior e izquierda 3 a cmDerecho e inferior 2 a 3 cm 37. CERTIFICADO Y CONSTATACIN CERTIFICADO: Documento de carcter probatorio, pblico o privadoque asegura la veracidad y la legalidad de un hecho o acto solemne. CONSTANCIA: Documento de carcter probatorio en el que sedescriben hechos o circunstancias que no requieren solemnidad. CLASIFICACIN: De acuerdo con el hecho o acto que se pruebapueden ser: Constancias para tiempo de servicio, experiencia, salarios, clase detrabajo, jornada laboral, comportamiento, etc. Certificados sobre calificaciones, diploma obtenido, asistencia aeventos, documento identidad, paz y salvos, exmenes mdicos, etc.. 38. PARTES:FECHACARGO DE QUIEN EXPIDE LA CONSTANCIAIDENTIFICACINTEXTOFIRMANTETRANSCRIPTORCERTIFICADOS Y CONSTANCIAS EXPEDIDOS POR CENTROS EDUCATIVOS 39. TIPOS DE CERTIFICADOS: Calificaciones obtenidas dentro del periodo acadmico. Asistencia a congresos, cursos y seminarios. Registro civil o parroquial, de nacimiento, de matrimonio ode funcin Documento de identidad Certificado de Aseguramiento de Calidad Certificado de Sistema de Administracin Ambiental Becas, donaciones y exenciones Crditos, prstamos, u otras transcripciones comerciales. Relacin de retencin de impuestos. Paz y salvo Resultados de examen mdicos 40. Tipo de Constancias: Tiempo de servicio Experiencia Salario u honorarios Clase de trabajo Jornada laboral Cumplimiento de comisiones Comportamiento del trabajador 41. Partes de los Certificadosy ConstanciaSe elabora en papel con membrete y sus elementos sedistribuyen en la siguiente manera: Numero (REFERENCIA) Fecha 42. HOJA DE VIDANOMBRE EXPERIENCIAIDENTIFICACIN Nombre de lasFECHA DE empresas NACIMIENTO Cargo desempeado.DOMICILIO Tiempo de servicio.TELFONO NOMBRE Y FIRMAOTROS.FECHA DEPRIMARIOS YPRESENTACIN SECUNDARIOS 43. ACUERO Los acuerdos son documentos que establecen normas y polticas de carcter general, expedidos por la Sala General o el Consejo Superior.Se elaboran en original y una copia, en papel bond, color blanco, tamao oficio con recuadro y logotipo contra el margen izquierdo, con la identificacin de la Universidad. (Se puede disear en computador si no se cuenta con papelera impresa). 44. RESOLUCION Las Resoluciones son disposiciones que establecen normas y procedimientos que facilitan el cumplimiento de los Acuerdos expedidos por la Sala General y el Consejo Superior o definen asuntos de carcter administrativo y acadmico relativos con la marcha de la entidad; son expedidos por la Rectora. Se elaboran en original y una copia, en papel bond, color blanco, tamao oficio con recuadro, y logotipo contra el margen izquierdo, con la identificacin de la Fundacin. (Este formato se puede disear en computador, si no se cuenta con papelera impresa). 45. CONVENIO Los contratos son acuerdos entre dos o ms partes, en donde se establecen obligaciones recprocas.Se elaboran en original y una copia, en papel bond, color blanco, tamao oficio con recuadro, y logotipo contra el margen izquierdo, con la identificacin de la Universidad. (Este formato se puede disear en computador, si no se cuenta con papelera impresa). 46. SOBRES Cubierta que guarda y protege un documento para su entrega oenvo.ASPECTOS GENERALES SOBRESEl sobre debe coincidir en color, calidad y diseo de la papelera.Se recomienda que los sobres de manila lleven impresos elmembrete. 47. En sobres grandes se deben respetar las zonas guardandoarmona con el tamao.El tamao debe ser el adecuado segn anexos.Para sobres de manila a partir del tamao carta serecomienda escribir los datos del destinatario enmayscula sostenida a interlineacin de 1 y medioLa impresin de los datos del destinatario y remitente ensobres de manila puede hacerse en sentido vertical uhorizontal, en el ltimo caso se deja la solapa al ladoderecho.Cuando se utilicen servicios especiales de correo serecomienda incluir nmero telefnico antes de la ciudad.Al utilizar etiqueta, se debe adherir centrada en el segundotercio del sobre y se recomienda un tamao apropiado.Cerrar adecuadamente el sobre, cuidando que el pegante nose adhiera al documento. 48. FAXSistema que permite transmitir a distancia por la lneatelefnica escritos o grficos (tele copia).Los datos de transicin q se deben imprimir son lossiguientes: rosn social y logotipo, o uno de los dos. ciudad y pas del remitente. numero del telfono del remitente nmero de telefaxdel remitente. identificacin del documento. fecha. 49. numero de control de fax.datos del destinatario. nombre, cargo y empresa.numero del telefax del destinatariociudad y pas del destinatario.datos del remitente. Nombre, cargo y empresa.asunto o mensaje cort.numero de hojas transmitidas incluidas.firma del funcionario q" solicita la transmisin. 50. CONCLUSIN Se realizo este trabajo con el fin de aprender lasdiferentes clases documentos empresariales, as dandoa conocer sus conceptos y funciones. Cada documentofue creado con mucha dedicacin para lograr unaexplicacin concreta para un mayor aprendizaje dellector. Con este aprend ms claramente la forma correcta derealizar un documento empresarial. Tambin fue demucho ayuda el poder aprender un forma fcil deaprender a digitar correctamente.