organización documental 2

Conceptos operativos Básicos

Lección 3

CURSO:

ORGANIZACIÓN DOCUMENTAL

1. FUNDAMENTOSCONCEPTOS BASICOSCONCEPTO DE ARCHIVO. NIVELESVALORES DE LOS DOCUMENTOSAGRUPACIONES DOCUMENTALESEL EXPEDIENTE.FUNDAMENTOS DE LA ORGANIZACION: LOS PRINCIPIOS ARCHIVISTICOS

2. CUADRO DE CLASIFICACIÓN DOCUMENTAL

FUNDAMENTOSCONCEPTOS BASICOS

Conjunto de actividades administrativas y técnicas tendientes a laplanificación, manejo y organización de la documentación producida yrecibida por las entidades, desde su origen hasta su destino final, conel objeto de facilitar su utilización y conservación AGN

Datos que poseen significado NTC ISO 9000

PROGRAMA DEGESTION

DOCUMENTAL

INFORMACION

Información y su medio de soporte NTC ISO 9000

DOCUMENTO

Registro de Información producida o recibida por una entidad publicao privada en razón de sus actividades o funciones. NTC ISO 15489-1

DOCUMENTO DEARCHIVO

Documento que presenta resultados obtenidosevidencia de actividades desempeñadas .

o proporcionadaNTC ISO 9000

REGISTRO


¿QUE ES UN ARCHIVO?


ARCHIVO: Conjunto de documentos, sea cual fuere su fecha, forma y soporte material, acumulados en un proceso natural por una persona o entidad publica o privada, en el transcurso de su gestión.

Organizados y conservados para servir como testimonio e información a la persona o institución que los produce y a los ciudadanos, o como fuentes de la historia

Es aquel al que se transfierendesde el archivo central losdocumentos de archivo deconservación permanente.

VALORESSECUNDARIOS

reúne la documentación entrámite, en busca de solución alos asuntos iniciados, la cual essometida a continua utilización yconsulta administrativa por lasmismas oficinas u otras que lassoliciten.

VALORES

Unidad administrativa donde seagrupan documentostransferidos trasladados por losdistintos archivos de gestión dela entidad, una vez finalizado sutramite, que siguen siendovigentes y objeto de consultapor las propias oficinas y losparticulares en general.

PRIMARIOS

CICLO VITAL DOCUMENTALTRANSFERENCIA

PRIMARIAARCHIVO DE GESTIÓN

TRANSFERENCIASECUNDARIA

ARCHIVO CENTRAL

ARCHIVO HISTORICO

El Archivo de Gestión o deOficina es aquel en donde se

1.Valor Administrativo: trámite o asunto que motivó su creación.

2.ValorJurídico:deriva derechos u obligaciones.

3.Valor Legal: Sirven de testimonio ante la ley.

4.Valor Fiscal: Utilidad para el Tesoro o Hacienda Pública.

5.Valor Contable: registros de ingresos y egresos.

6.Valor Técnico: utilidad de la información específica de una función.

FUNDAMENTOS - CONCEPTOS BASICOS

VALORES DE LOS DOCUMENTOS

VALORES PRIMARIOS

HISTORICOSCIENTIFICOSCULTURALES

1.Sirven de referencia para la elaboración o reconstrucción decualquier actividad de la administración.

2.Sirven como fuente primaria para la historia.3.Como testimonio de la memoria colectiva.

4.Son el Patrimonio Documental de la comunidad que los creóy los utiliza.

VALORES SECUNDARIOS

Fondo Documental

Sección Documental

Subsección Documental

Serie Documental

Subserie Documental

Unidad documental

ComplejaSimple

AGRUPACIONES DOCUMENTALES

Son el conjunto de documentos generados por una unidad administrativa , en el ejercicio de sus funciones, las cuales, según su jerarquía ilustrada en el organigrama,

originan los fondos, las secciones, las subsecciones, las series y las subseries documentales.

Agrupaciones Documentales

Fondo Documental

Secciones Documentales

Subsecciones Documentales

Estructura Orgánica

Entidad

Dependencias Mayor jerarquía

Grupos de Trabajo



CLASES FONDOFONDO ABIERTO Municipalidad de San Juan de

LuriganchoFONDO CERRADO Fondo Banco Central Hipotecario

Fondo Banco HuaneroFondo Banco de Materiales

FONDO MIXTO

Presidencia de la RepúblicaMinisterio de HaciendaMinisterio del Trabajo ySeguridad Social



FONDOTotalidad de la documentación producida y recibida por una institución opersona en el desarrollo de sus funciones o Actividades.



SECCIONEn la estructura archivística, unidad administrativa productora dedocumentos.

DIVISIÓNADMINISTRATIVAYFINANCIERA

SECCIÓN SUB SECCIÓN

UNIDAD DE RECURSOS HUMANOS

UNIDAD DE TESORERIA

UNIDAD DE CONTABILIDAD

UNIDAD DE PLANIFICACIÓN

UNIDAD PRESUPUESTO

SERIE SUBSERIES

ACTAS1.ActasdeJuntaDirectiva2.ActasdeComisióndePersonal3.ActasdeComitédeArchivo

CONTRATOS

1.ContratosdeArrendamiento2.ContratosdeConsultoría3.ContratosdeCompraventa4.ContratosdePrestacióndeServicios

PROYECTOS1.ProyectodeSaneamientoBásico2.ProyectosdeIntercambioCultural3.ProyectosdeDesarrolloMunicipal

SERIE Y SUBSERIE DOCUMENTALConjunto de unidades documentales de estructura y contenido

homogéneos, emanados de un mismo órgano o sujeto productor comoconsecuencia del ejercicio de sus funciones específicas..



TIPO DOCUMENTALUnidad documental simple, que reúne todas las características necesariaspara ser considerada como documento.

TIPOS DOCUMENTALES-Factura

-Resolución-Acuerdo-Circular

-Memorando-Póliza

-Acta de Inicio

TIPO DOCUMENTAL

Son la expresión de las actividades tanto personales como administrativas,

reflejadas en un determinado soporte (papel, cinta magnética,

acetato, entre otros.) y con los mismos caracteres internos específicos

para cada uno, los cuales determinan su contenido.



– Es la unidad menor indivisible de una serie documental, que puede ser simple o compuesta.

– SIMPLE.- Formado por un tipo documental cuyo contenido mantiene una unidad de información: El oficio, la carta, el informe, la solicitud, el memorando, recibo, etc.

– COMPUESTA.- (EXPEDIENTE) Formado por dos o más tipos documentales que se sustentan, cuyo contenido mantienen una unidad de información: El legajo de personal, el expediente, la historia clínica, etc.

AGRUPACIONES DOCUMENTALESTipo documental. unidad simple o compuesta.


Competencias Tareas Tipos documentales

Normas de procedimiento Soporte

Si tomamos como referencia el Manual de documentos administrativos (Mª Luisa Conde, 1995) podemos clasificar a los

documentos administrativos en cinco bloques

Expedientes

AGRUPACIONES DOCUMENTALESFUNDAMENTOS - CONCEPTOS BASICOS

DOCUMENTOS DE DECISIÓN(contienen una declaración de

voluntad de un órgano administrativo sobre materias

de su competencia)

RESOLUCIONES ACUERDOS

DOCUMENTOS DE TRANSMISIÓN

(comunican la existencia de hechos o actos a otras

personas, órganos o entidades)

COMUNICACIONESNOTIFICACIONESPUBLICACIONES

DOCUMENTOS DE CONSTANCIA(contienen una declaración de

conocimiento de un órgano administrativo, cuya finalidad es

la acreditación de actos, hechos o efectos)

ACTASCERTIFICADOS

CERTIFICACIONES ACTO PRESUNTO


DOCUMENTOS DE JUICIO(contienen una declaración de juicio de un órgano administrativo, persona o entidad pública o privada, sobre las cuestiones de hecho o de derecho que sean objeto de un

procedimiento administrativo)

INFORMES

DOCUMENTOS DE LOS CIUDADANOS

(el instrumento por el que el ciudadano se relaciona con la

actividad de las Administraciones Públicas)

SOLICITUDESDENUNCIASRECURSOS

Los análisis de tipos documentales (en sus caracteres externos y estructurales) es fundamental para racionalizar la gestión de

expedientes por parte de la administración y, por ende, para el tratamiento de las series


2 de junio de 1979, Sevilla

Acta de constitución de la Junta de Andalucía


26 de junio de 1979, Granada

Certificado del acuerdo tomado en el Pleno de la Junta de Andalucía celebrado en Granada el 23 de junio


Fondo

Sección

Series

Expedientes


Los expedientes.• El término expediente administrativo procede del verbo latino “expedire” = el que

resuelve, de ahí que esté encaminado a resolver un determinado asunto o materia.

• Se trata del documento principal de la Administración, dicho de otro modo, constituye la piedra angula de la actuación administrativa.

• Desde el punto de vista del derecho administrativo se define como:

“el conjunto ordenado de documentos y actuaciones que sirven de antecedente y fundamentos a la resolución administrativa, así como las diligencias encaminadas a ejecutarla”.

• Según el Diccionario de Terminología Archivística un expediente es:

“una unidad documental formada por un conjunto de documentos generado, orgánica y funcionalmente por un sujeto productor en la resolución de un mismo asunto”.


Partes del expediente:

1. Los documentos: que se producen e insertan de manera sucesiva, como eslabones de una misma cadena, en el transcurso de la tramitación.

Están unidos por la relación causa – efecto, de ahí que deban ser ordenados de acuerdo a este ritmo.

Desde el punto de vista de su tradición y de su contenido, podemos diferenciar distintos tipos de documentos dentro de un expediente:

Por su tradición: documentos originales ( en principio no elaborados en la oficina, sino recibidos desde el exterior u otra oficina, aunque no siempre), documentos no originales (suelen corresponder a la oficina tramitante y se conservan a efectos de referencia) y documentos marginales (tales como diligencias, notas, documentos de ayuda a la tramitación,...)

Los expedientes.FUNDAMENTOS - CONCEPTOS BASICOS

¿Cómo se forman los expedientes?: Mediante la agregación sucesiva de cuantos documentos, pruebas, dictámenes, decretos, acuerdos, notificaciones y demás diligencias que deban integrarlos, y sus hojas útiles serán rubricadas y foliadas por los funcionarios encargados de su tramitación.

Por su contenido: documentos esenciales (informes, dictámenes, resoluciones,... que recogen la información más cualificada del procedimiento administrativo), documentos de enlace (oficios de remisión, notas internas, ... Cuya finalidad es servir de nexo y dejar constancia de los trámites realizados)

2. La carpetilla o guarda exterior: contiene y agrupa los documentos. Puede soportar informaciones como:

Nombre de la oficina que lo ha tramitado. Fecha de iniciación y finalización. Resumen del asunto. Número de documentos. Dígitos del cuadro de clasificación con la denominación de serie. Signatura de la instalación.

3. El extracto o resumen: sintetiza el contenido.4. La relación de contenido: breve descripción de cada documento con su

fecha y número de orden. Así conocemos fácilmente la tramitación seguida y localizamos los documentos más importantes.


1INICIACIÓN

De OFICIO: por necesidades internas de la oficina, mediante acuerdo, petición razonada o por denuncia.

Por SOLICITUD de persona interesada: cuando la acción es emprendida desde afuera, mediante solicitud razonada.


TRAMITACIÓN

2PROCEDIMIENTO

Los interesados en cualquier momento del procedimiento van producciendo y recibiendo documentación hasta que finalize el hecho.


TRAMITACIÓN

3FINALIZACIÓN

Por RESOLUCIÓN: mediante desición motivada del órgano que le compete. En ningún caso el silencio administrativo finaliza un expediente.Por DESISITIMIENTO: del interesado en el caso de que el haya iniciado el expediente con una solicitud.Por RENUNCIA: todo interesado puede renunciar sus derechos cuando no esté prohibido por la Ley.Por CADUCIDAD: algunos procedimientos tienen términos de vencimiento que cierran el expediente.


TRAMITACIÓN

4EJECUCIÓN

La ejecución de los actos es inmediata y cuenta con plazos definidos según el tipo de procedimiento.


TRAMITACIÓN

Siguiendo el orden de las diligencias que se han seguido durante su tramitación; por tanto, figurará en primer lugar el documento que le ha dado origen y posteriormente se irán añadiendo los documentos según el orden en el que se vayan produciendo (casi siempre en orden cronológico).

Para facilitar la consulta de los expedientes y evitar su desordenación, o en caso contrario reintegrarlo con rapidez, conviene que el personal encargado de la tramitación numere los documentos y elabora una relación de contenido (en las carpetillas o guardas de expedientes).

Ventajas de realizar esta labor:

Mediante el número de orden, la localización del documento se resuelve rápidamente sin necesidad de revolver todos los papeles.

Nos sirve de guía para saber el punto de la tramitación en que se encuentra cada asunto.

En caso de utilización negligente, podemos devolverlo a su orden original de forma simple y mecánica.


TRAMITACIÓNProcedimientos prácticos. ¿Cómo se ordena un expediente?:

- No dejar documentos sueltos o aislados

- Evitar la multiplicidad y dispersión de los expedientes. A veces se abren nuevos expedientes, sin comprobar antes si ya existen.

- No extraer documentos originales de los expedientes en tramitación. En ese caso se deben realizar fotocopias y devolverlos a su lugar.

-No extraer documentos originales de los expedientes cerrados para constituir nuevos expedientes. En ese caso se deben utilizar fotocopias.

- Conservar los documentos respetando el orden natural. Si éstos contienen subexpedientes, se deben conservar en carpetillas identificados por medio de un título y sus documentos asimismo ordenados cronológicamente.

- Grapar cada oficio con su respuesta. La grapa hace menos daño que el clip.

- Agrupar el documento ppal con los que le acompañan

- Identificar cada expediente en la carpetilla.

- Si llegara a ser extraído un documento debe dejarse constancia de ello con una hoja en el expediente en el lugar del faltante, con fecha, razón del prestamo y nombre de los responsables.


PRECAUCIONES

Conservación de losdocumentos dentro del fondodocumental al que pertenecen.

Los documentos producidospor una institución, organismo,dependencia no debenmezclarse con los de otros.

Un lugar para cada cosa,cada cosa en su lugar.

PRINCIPIO DE PROCEDENCIA


PRINCIPIOS ARCHIVISTICOS

Principio de procedencia

En el proceso de clasificación, la procedencia (productor) permite identificar loscreadores de documentos, que pueden ser:

Institucionales (fondos documentales) que están referidos a la totalidad de losdocumentos producidos por una entidad.

Administrativos (secciones y subsecciones documentales ) donde la procedenciaestá dada por las dependencias, llamadas unidades administrativas, divisiones osecciones, en que están organizadas las instituciones, de acuerdo con laestructura orgánica.


Aplicación del Principio de ProcedenciaEl concepto de procedencia debe aplicarse a toda la entidad, incluyendo la unidadmás pequeña que cumpla funciones definidas y determinadas, sobre la cual tengauna responsabilidad directa.

Para aplicar el principio de procedencia es importante tener en cuenta lossiguientes aspectos:

Identificar el nombre de la entidad o persona autora de los documentos.

Precisar funciones y actividades correspondientes a cada dependencia.

El siguiente ejemplo ilustra la aplicación del principio de procedencia en el ArchivoMunicipal de Lima:

Reconstruir la organización jerárquica de la entidad productora



Nivel Central

Archivo Municipal de LIMA

Procedencia

Nivel Descentralizado

Productor Fondo Productor Fondo

Alcaldía Alcaldía Municipal de Lima

FOMUR Fomur

Concejo Municipal Concejo Municipal de Lima

RELIMA Relima

Personería Municipal

Personería Municipal deLima

Hospital de la Solidaridad

Hospital Venancio Diaz – Municipalidad de Lima

Aplicación del Principio de Procedencia



En la estructura orgánica de este municipio la Secretaría de Hacienda es laencargada de administrar, conservar, incrementar y actualizar el patrimoniomunicipal y lo que hace es captar recursos económicos y administrarlos paradevolverlos a la comunidad a través de la inversión de obras de infraestructura yen la prestación de servicios, contando con el apoyo de las áreas de: Impuestos,Presupuestos, Contabilidad y Tesorería todas dirigidas por el Secretario deHacienda.

En este orden de ideas, los documentos generados en la Secretaría de Hacienda,por procedencia, conformarán una sección documental, en la que se integraránlos documentos producidos en desarrollo de las funciones anteriormente descritas.Así mismo, esta Secretaría delega algunas funciones en áreas de trabajo:Impuestos, Presupuestos, Contabilidad y Tesorería. Los documentos quetestimonian el cumplimiento de esas funciones delegadas, conformarán lassubsecciones documentales correspondientes.




Procedencia Agrupaciones Documentales

Municipio de LimaSecretaría de HaciendaImpuestosPresupuestosContabilidadTesorería

Fondo Alcaldía Municipal de LimaSección documentalSubsección documentalSubsección documentalSubsección documentalSubsección documental




Sirve para proteger la integridad de las agrupaciones documentales.

Ventajas de la aplicación del Principio de Procedencia



Principio de Procedencia

Permite ubicar correctamente el documento en el Fondo que le corresponde de acuerdo con la actividad o función que lo genera.

Se aplica a todas las tareas relacionadas con el quehacer archivístico.

En definitiva, el respeto a la procedencia es un método que proporciona una base segura tanto para el trabajo de clasificación como para la descripción de los fondos

Ordenación interna de unfondo documental manteniendola estructura que tuvo duranteel servicio activo.

Mantenerdependencia

ladel

unidadfondo,

ysu

integridad y el carácter seriadode sus documentos, el tramitedocumental.

10 / 08 / 200009 / 08 / 2000

02 / 08 / 2000

29 / 07 / 2000

En consecuencia, debe respetarse el orden natural de los documentos ya que son producidos en una relación causa-efecto.


PRINCIPIOS ARCHIVISTICOS

PRINCIPIO DE ORDEN ORIGINAL

Restablecer, en lo posible, el orden primitivo de los documentos atendiendo lasecuencia en que se generaron en cumplimiento del trámite administrativo.

Aplicación del Principio Del Orden Original


Principio del Orden Original

Se aplica a partir del conocimiento de los procedimientos administrativos que determinan el orden en que losdocumentos se producen para el desarrollo de un trámite.

Se logra si se conoce:

Funciones Participación en los diferentes trámites administrativos.

El orden original

(secuencia administrativa de producción)

Unidades Documentales

(se plasman las actividades adelantadas enla resolución de un asunto, que por función

le es asignado a una dependenciapara el logro de los objetivos para los que fue

creada).

Para que el principio de orden original cumpla su cometido debe:

Estatus de cada documento Lugar que ocupe en un trámite determinado

Preservar las interrelaciones documentales que le son inherentes




los trámites establecidos en el Manual de Procedimientos. Dichos procedimientosseñalan los documentos necesarios para la gestión administrativa e indican elorden en que deben agruparse según su producción. La reunión de estosdocumentos da como resultado:

Unidad Documental Modificación Presupuestal.

Esta unidad documental está conformada por los siguientes documentos:

Ejemplo:

Si partimos del ejemplo anterior, el área de presupuestos tiene como propósito:dirigir y controlar el manejo presupuestal del municipio, de acuerdo con lasinstrucciones de la Dirección General de Presupuesto Público Nacional, laDirección General del Tesoro Nacional y la Contaduría General de la Nación.

Para lograr su propósito el área de presupuestos tiene asignadas funciones, unade ellas es efectuar las modificaciones al presupuesto anual, para ello, cumple con



Aplicación del Principio Del Orden OriginalPrincipio del Orden Original

Copia de acuerdo de modificación presupuestal Justificación económica Certificado presupuestal

Modificado en diferentes ocasiones, la reunión de todas estas unidades documentales da como resultado:

Al agrupar los documentos de acuerdo con el trámite, se está respetando elprincipio archivístico de orden original, preservando la ordenación física de los documentos producidos en dicho trámite.



La Serie Documental Modificaciones Presupuéstales.


En resumen tenemos:

Archivo Municipal de Lima

Fondo Documental:

Sección Documental:

Subsección Documental:

ModificacionesPresupuéstales

Modificación Presupuestal

Alcaldía Municipal de Lima

Secretaría de Hacienda

Presupuestos

Serie Documental

Unidad Documental

Copia de Acuerdo de modificación presupuestal

Justificación Económica Certificado presupuestal


Principio de ProcedenciaAplicación del Principio Del Orden Original

TiposDocumentales

El Principio de Procedencia permite saber quien produce los documentos (las divisiones administrativas) y porque razones lo hace (por asignación de funciones),

El Principio de Orden Original permite saber cuáles son los pasos a seguir en tal producción (los procedimientos) para determinar con qué documento se inicia y cuáles le siguen a éste, hasta finalizar.

En conclusión es posible afirmar que:


Principio de ProcedenciaAplicación del Principio Del Orden Original

organización documental 2

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