procesos de la dirección de gestión de calidad

Procesos de la

Dirección de Gestión

de Calidad

2015

DIRECCIÓN DE GESTIÓN DE CALIDAD UNIDAD DE GESTIÓN DE CALIDAD

CHIMBOTE, DICIEMBRE 09 DEL 2015

Dirección de Gestión de Calidad

Código: PROC-GC-A001 Proceso: GESTIÓN DE CALIDAD Versión: 1.0 Fecha: 14/12/2015 Página | 2 de 16

Elaborado por: Nombres Ing. Luz Sheyla Cárdenas Concha

Cargo Asistente Informático y Especialista en Sistemas

Fecha 09-12-2015

Firma

Nombres Ing. Eddier Albino Flores Idrugo

Cargo Responsable de la Unidad de Gestión de Calidad

Fecha 09-12-2015

Firma

Revisado por: INTEGRANTES DE LA DIRECCIÓN DE GESTION DE CALIDAD

1

Nombres Dr. Jorge Alcántara Rodríguez

Cargo Director de Gestión de Calidad

Fecha

Firma

2

Nombres Dra. Carmen Soledad Mejía Murillo

Cargo Responsable de la Unidad de Proceso y Plan de Mejora

Fecha

Firma

3

Nombres Dra. Maximina Portales Pairazamán

Cargo Responsable de la Unidad de Autoevaluación y Acreditación

Fecha

Firma

4

Nombres Mg. Lidia Elena Lujan Acevedo

Cargo Integrante de la Dirección de Gestión de Calidad

Fecha

Firma

Aprobado por: Nombres Dr. Jorge Alcántara Rodríguez

Sello de Oficina

Cargo Director de Gestión de Calidad

Fecha

Firma



INDICE

FINALIDAD.......................................................................................................................................................... 4

1. OBJETIVOS ................................................................................................................................................. 4

1.1. OBJETIVO GENERAL ........................................................................................................................... 4

1.2. OBJETIVOS ESPECÍFICOS .................................................................................................................... 4

2. ALCANCE .................................................................................................................................................... 4

3. NORMATIVIDAD ........................................................................................................................................ 4

4. DISPOSICIONES GENERALES ...................................................................................................................... 4

4.1. De la Gestión por Procesos de la Universidad San Pedro ................................................................. 4

4.2. Del Mapa de Procesos. ...................................................................................................................... 4

4.3. De los Procesos ................................................................................................................................. 4

MAPA DE PROCESOS DE LA DIRECCIÓN DE GESTIÓN DE CALIDAD .................................................................... 6

5. PROCESOS DE DGCA .................................................................................................................................. 7

5.1. Procesos Estratégicos. ....................................................................................................................... 7

1. Proceso: Planeamiento .......................................................................................................................... 7

2. Proceso: Gestión de Calidad .................................................................................................................. 7

3. Proceso: Mejora Continua ..................................................................................................................... 7

5.2. PROCESOS MISIONALES .................................................................................................................... 8

4. Proceso: Autoevaluación y Acreditación. .............................................................................................. 8

5. Proceso: Gestión de Proyectos. ............................................................................................................. 8

6. Proceso: Formación en Calidad. ............................................................................................................ 8

7. Proceso: Auditoria por procesos. .......................................................................................................... 9

5.3. PROCESOS DE APOYO ..................................................................................................................... 10

8. Proceso: Gestión Documental: ............................................................................................................ 10

1. Gestión de documentos Internos.................................................................................................... 10

2. Gestión de Cambios. ....................................................................................................................... 10

3. Gestión de Documentos Externos. .................................................................................................. 11

9. Gestión de Recursos ................................................................................................................................ 11

1. Sub proceso Financiero: .................................................................................................................. 11

2. Sub proceso Logístico: ..................................................................................................................... 12

3. Sub proceso Recursos Humanos (RR.HH): ...................................................................................... 12

10. Información y Comunicación ................................................................................................................. 12

11. Gestión de Planificación. ....................................................................................................................... 13

6. DIAGRAMA DE FLUJO DE LAS ETAPAS DE LA METODOLOGÍA DE PROCESOS .......................................... 14

7. DESCRIPCIÓN GENERAL DEL ORGANIGRAMA DE LA DGCA. .................................................................... 15

8. ORGANIGRAMA DE LA DGCA. ................................................................................................................. 16

16



FINALIDAD Identificar y establecer los procesos de la Dirección de Gestión de Calidad de forma organizada, que permita contemplar las tareas y actividades que se realizan en el desarrollo de sus funciones.

1. OBJETIVOS 1.1. OBJETIVO GENERAL

Establecer los procesos de la Dirección de Gestión de Calidad.

1.2. OBJETIVOS ESPECÍFICOS - Identificar los procesos de la Dirección de Gestión de Calidad. - Diseñar el mapa de procesos de la Dirección de Gestión de Calidad. - Documentar los procesos de la Dirección de Gestión de Calidad. - Establecer el Organigrama de la Dirección de Gestión de Calidad.

2. ALCANCE

- Dirección de Gestión de Calidad. - Áreas Académicas - Áreas Administrativas. - Sede Central, Filiales y SADs

3. NORMATIVIDAD

- Norma ISO 9001 - Ley del SINEACE N°28740

- Estatuto 2014

4. DISPOSICIONES GENERALES 4.1. De la Gestión por Procesos de la Universidad San Pedro

- La Universidad San Pedro, en el marco de la modernización, orienta su gestión institucional a la gestión por procesos, que contribuye a mejorar la calidad, eficiencia, eficacia, oportunidad y transparencia de los bienes, productos y servicios que brinda la universidad.

- Todos las unidades orgánicas, programas y proyectos pertenecientes a la Universidad San Pedro, ejecuten sus funciones en el marco de procesos formalmente definidos, orientados a la satisfacción del usuario y en un enfoque de gestión de la calidad y mejora continua.

4.2. Del Mapa de Procesos. El mapa de procesos de la Dirección de Gestión de Calidad (DGCA) ha sido diseñado teniendo en consideración la implementación del Sistema de Gestión de Calidad en la Universidad San Pedro, este será utilizado como punto de partida y puede ser actualizado durante y después de su evaluación a partir de una mejora continua.

4.3. De los Procesos

Los procesos de la Dirección de Gestión de Calidad se clasifican en:

A. Procesos estratégicos: Que contiene los sub procesos:

1. Planeamiento 2. Gestión de Calidad 3. Mejora Continua



B. Procesos Misionales: Que contiene los sub procesos: 4. Autoevaluación y Acreditación 5. Auditoria por Procesos 6. Gestión de Proyectos 7. Formación en Calidad

C. Procesos de Apoyo: Que contiene los sub procesos:

8. Gestión Documental 9. Gestión de Recursos 10. Información y Comunicación 11. Gestión de Planificación

Cada uno de los procesos responde a una serie de actividades que se desarrollan en la dirección de Gestión de Calidad en concordancia con el Capítulo 9 Art.12, del Estatuto 2014 Resolución N° 002-2014-USP/AU en donde establece el siguiente extracto:

“La Dirección de Gestión de Calidad es la responsable de garantizar a la sociedad la calidad y credibilidad del servicio educativo, así mismo de mejorar la productividad de

las unidades organizacionales con procesos debidamente certificados”.

La Jerarquía de Procesos es establecida por la siguiente figura.

Figura 01. Jerarquía de Procesos



MAPA DE PROCESOS DE LA DIRECCIÓN DE GESTIÓN DE CALIDAD

Figura N° 02 – Mapa de procesos de la Dirección de Gestión de Calidad



5. PROCESOS DE DGCA 5.1. Procesos Estratégicos.

1. Proceso: Planeamiento Descripción: El proceso tiene por objetivo analizar, formular, ejecutar y controlar la planificación de las actividades y tareas a realizarse dentro de la Dirección de Gestión de Calidad, para responder a la planificación estratégica de la Universidad San Pedro.

Figura N° 03 - Proceso Planeamiento

2. Proceso: Gestión de Calidad Descripción: Este proceso tiene por objetivo planificar, hacer, verificar, actuar y Gestionar la Calidad de las actividades, funciones y tareas desarrolladas por la Dirección de Gestión de Calidad, usando para ello el enfoque Sistémico y por procesos, apoyados además en una cultura de mejora continua.

Figura N° 04 - Proceso Gestión de Calidad

3. Proceso: Mejora Continua Descripción: Este proceso responde al objetivo de identificar, recopilar y mejorar mediante una evaluación permanente, las actividades, funciones y tareas, de la Dirección de Gestión de Calidad, los cuales permitan realizar cambios y mejoras en los productos y servicios de la Universidad San Pedro.

Figura N° 05 - Proceso Mejora Continua



5.2. PROCESOS MISIONALES 4. Proceso: Autoevaluación y Acreditación. Descripción: Este proceso tiene por objetivo coordinar, evaluar, asesorar, auditar y brindar opinión sobre las actividades desarrolladas en el proceso de acreditación en las carreras profesionales de la Universidad San Pedro.

Figura N° 06 - Proceso Autoevaluación y Acreditación

5. Proceso: Gestión de Proyectos. Descripción: EL objetivo de este proceso es desarrollar las actividades de planificación, ejecución, seguimiento y termino en el desarrollo de proyectos que conlleven a establecer diversos objetivos en mejora y beneficio de la calidad.

Figura N° 07 - Proceso Gestión de Proyectos

6. Proceso: Formación en Calidad. Descripción: El objetivo de este proceso es definir, planificar y suministrar las necesidades de formación correspondiente a capacitaciones en la comunidad San Pedrana, relacionadas con la calidad.



Figura N° 08 - Proceso Formación en Calidad 7. Proceso: Auditoria por procesos. Descripción: El objetivo de este proceso es establecer los objetivos de la auditoria, implementar, desarrollar, monitorear y mejorar el cumplimiento de los procedimientos y tareas desarrolladas por las diferentes áreas, utilizando para ello la auditoria por procesos.

Figura N° 09 - Proceso Auditoria por Procesos

Contiene un sub proceso Realizar Auditoría: en el cual se establece la secuencia y actividades en la ejecución de la Auditoria por procesos.

Figura N° 09-1 - Sub Proceso Realizar Auditoria



5.3. PROCESOS DE APOYO 8. Proceso: Gestión Documental: Descripción: El objetivo de este proceso es administrar los documentos internos y externos así como verificar los cambios en versiones y esquemas que puedan realizarse en actividades de mejora.

Figura N° 10 - Proceso Gestión Documental

Contiene 3 sub procesos:

1. Gestión de documentos Internos. Tiene por finalidad controlar la: elaboración, verificación y corrección, aprobación, y publicación de los documentos desarrollados o producidos por la Dirección de Gestión de Calidad.

Figura N° 10 -1 - Sub Proceso Gestión de Documentos Internos

2. Gestión de Cambios.

Tiene por finalidad Aprobar los cambios, modificar fuentes y registrar cambios y versiones que puedan realizarse en los documentos elaborados por la Dirección de Gestión de Calidad.

Figura N° 10 -2 - Sub Proceso Gestión de Cambios



3. Gestión de Documentos Externos. Tiene por finalidad administrar la: documentación entrante a la Dirección de Gestión de Calidad, y realizar el procedimiento correspondiente para su tramitación.

Figura N° 10 -3 - Sub Proceso Gestión de Documentos Externos

9. Gestión de Recursos Descripción: El objetivo de este proceso es la administración de los recursos financieros, logísticos y de personal que requiere la Dirección de Gestión de Calidad para la realización de sus actividades establecidas en su proceso de planeación.

Figura N° 11 - Proceso Gestión de Recursos

Comprende los sub procesos Financiero, Logístico y Recursos Humanos. 1. Sub proceso Financiero:

Se establece las actividades que se siguen para la asignación de algún presupuesto financiero requerido en la realización de un evento en particular. En este sub proceso se interactúa con la Dirección General de Administración.

Figura N° 11-1 - Sub Proceso Financiero



2. Sub proceso Logístico: Se establece las actividades a realizar en el requerimiento logístico en la realización de alguna actividad en particular. En este sub procesos se interactúa con la Oficina de Logística y Servicios Generales.

Figura N° 11-2 - Sub Proceso Logístico

3. Sub proceso Recursos Humanos (RR.HH):

Se establece las actividades para la solicitud de algún requerimiento de personal necesario por la Dirección de Gestión de Calidad. Se interactúa con la Oficina de Recursos Humanos.

Figura N° 11-3 – Sub Proceso Financiero

10. Información y Comunicación

Descripción: Este proceso tiene por objetivo la distribución de la información, ya sea adquirida o procesada por la Dirección de Gestión de Calidad, la cual pueda ser enviada por diferentes medios a las oficinas, direcciones, unidades, filiales, áreas, entre otros.



Figura N° 12 - Proceso Información y Comunicación

11. Gestión de Planificación.

Descripción: Este proceso tiene por objetivo el cumplimiento del plan anual diseñado por la Universidad San Pedro elaborado a través de la Oficina de Planificación, en él se establecen las actividades y tareas que realiza la Dirección de Gestión de Calidad en la ejecución, evaluación de las actividades programadas anualmente.

Figura N° 13 - Proceso Gestión de Planificación



6. DIAGRAMA DE FLUJO DE LAS ETAPAS DE LA METODOLOGÍA DE PROCESOS

El Modelo del Proceso de la Dirección de Gestión de Calidad, se encuentra en la fase o etapa de representación de procesos (diagramación).

A partir de la implementación de cada proceso, se definirán los indicadores de gestión y se establecerán mediciones; con lo cual podremos identificar si se documentan los procesos o se ejecutan planes de mejora.

Inicio

Definir el proceso

Implementar procesos (Secuencia y documentación)

Representar el proceso (Diagramación)

Establecer indicadores

Establecer mediciones

¿Documentar o mejorar?

Documentar el proceso

Aplicar el documento

Detectar el área de mejora

Acciones de mejora

Programación de acciones

Puesta en marcha del plan de mejora

Seguimiento y evaluación del plan de mejora

Mejorar

Documentar

FIn



7. DESCRIPCIÓN GENERAL DEL ORGANIGRAMA DE LA DGCA. Después de organizar los procesos de la Dirección de Gestión de Calidad se establece el siguiente organigrama que responderá al mapa de procesos respectivo. Descripción: 1. Rectorado: Área de Nivel Superior a la Dirección de Gestión de Calidad.

2. Dirección de Gestión de Calidad: Encargada de coordinar, dirigir y planificar el buen

funcionamiento de los Sistemas de Calidad, de la evaluación de la calidad y de la Gestión de Calidad.

3. Área de Apoyo y Gestión: Encargada de brindar apoyo a la gestión de la Dirección de Gestión de Calidad, referente a la Información y Comunicación, apoyo logístico, y otras tareas que fuere designada. Organización de documentos.

4. Unidad de Planeamiento de Calidad: Encargada de la Gestión de Documentos de los Procesos de la Dirección de Gestión de Calidad (En base al proyecto de Gestión de Documentos- Formatos, codificación).

5. Unidad de Gestión de Calidad y Mejora Continua: Encargada de Gestionar la Calidad y la mejora de los procesos de la Universidad San Pedro, así como de la Dirección de Gestión de Calidad. Contiene 03 sub áreas:

a. Área de Procesos y Mejora Continua Encargada de diseñar, documentar, diagramar y monitorear los procesos y procedimientos de la Universidad San Pedro.

b. Área de Control y Seguimiento Comprende actividades de monitoreo, control, evaluación a las diferentes facultades y filiales referente a la gestión de Calidad en pre y postgrado.

c. Área de Proyecto y Formación. Encargada de gestionar los proyectos con fines de Calidad, así como las necesidades de formación en la Universidad San Pedro.

6. Unidad de Autoevaluación y Acreditación: Encargada de Coordinar y dirigir los procesos de acreditación y planes de mejora de las carreras profesionales en Pre y Postgrado, cumpliendo los requisitos del Modelo de Acreditación del SINEACE y lo que disponga la SUNEDU.

7. Unidad de Auditoría de Procesos: Encargada de realizar auditorías a los procesos de la Universidad San Pedro con el objetivo de mejorarlos y rediseñarlos.



8. ORGANIGRAMA DE LA DGCA.

1. Dirección de Gestión de Calidad:

Proceso: Planeamiento

Proceso: Gestión de Recursos.

Proceso: Gestión de Planificación 2. Área de Apoyo y Gestión:

Proceso: Información y Comunicación

Proceso: Gestión de Planificación. 3. Unidad de Planeamiento de Calidad:

Proceso: Gestión Documental.

Proceso: Gestión de Planificación. 4. Unidad de Gestión de Calidad y Mejora Continua:

Proceso de Gestión de Calidad

Proceso de Mejora Continua (Control, Seguimiento)

Proceso: Gestión de Proyectos

Proceso: Formación en Calidad

5. Unidad de Autoevaluación y Acreditación:

Proceso: Autoevaluación y Acreditación 6. Unidad de Auditoria de procesos:

Proceso: Auditoria por procesos

Proceso: Mejora Continua

Rectorado

Dirección de Gestión de

Calidad

Área de Apoyo y Gestión Administrativa

Unidad de Planeamiento de

Calidad

Unidad de Autoevaluación

y Acreditación

Unidad de Auditoría de

Procesos

Unidad de Gestión de

Calidad y Mejora Continua

Área de proyecto y

formación

Área de procesos y

Mejora continua

Área de Control y

Seguimiento

procesos de la dirección de gestión de calidad

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