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MANUAL DE PROCESO DE GESTIÓN DE PROCESOS

COORDINACIÓN GENERAL DE PLANIFICACIÓN Y GESTIÓN ESTRATÉGICA

GESTIÓN DE SERVICIOS, PROCESOS Y CALIDAD

CÓDIGO: CGPGE-DSPC-GP

Versión 1.0, Revisión 1.0

© 2016 Dirección de Administración por Procesos – Coordinación General de Gestión Estratégica MIDUVI

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DIRECCIÓN DE SERVICIOS, PROCESOS Y CALIDAD

MANUAL DE PROCESO DE GESTIÓN DE PROCESOS Versión: 1 .0.0 Página 2 de 49

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Interno Av. 10 Agosto 2270 y Luis Cordero – (593)2 298-3600, Quito Ecuador

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TABLA DE CONTENIDO

INFORMACIÓN GENERAL DEL DOCUMENTO ................................................................................ 1

FIRMAS Y APROBACIONES ............................................................................................................. 1

LISTA DE CAMBIOS ........................................................................................................................ 1

1.- Objetivos .................................................................................................................................. 5

1.1 Objetivo general ............................................................................................................ 5

1.2 Objetivos específicos ..................................................................................................... 5

2.- Alcance ..................................................................................................................................... 5

3.- Responsables............................................................................................................................ 5

4.- Glosario de Términos y Abreviaturas ....................................................................................... 6

5.- Lineamientos y Políticas del Proceso ...................................................................................... 7

6.- Información Básica del Proceso ............................................................................................... 8

6.1 Ficha del Proceso de Gestión por Procesos ........................................................................ 8

7.- Mapa de Interrelación de los Procesos .................................................................................... 9

8.- Descripción de los Subprocesos ............................................................................................. 10

8.1 Subproceso Identificación, Estandarización y Documentación de Procesos .................... 10

8.1.1. Ficha del subproceso Identificación, Estandarización y Documentación de Procesos . 10

8.1.2 Controles del subproceso Identificación, Estandarización y Documentación de Procesos

................................................................................................................................................. 11

8.1.3 Diagrama de flujo de Identificación, Estandarización y Documentación de Procesos .. 12

8.1.4 Matriz aclaratoria del subproceso Identificación, Estandarización y Documentación de

Procesos .................................................................................................................................. 13

8.1.5.- Indicadores de Gestión del Subproceso Identificación, Estandarización y

Documentación de Procesos ................................................................................................... 14

8.2 Subproceso Elaboración del Manual del Proceso y/o Procedimientos ............................ 15

8.2.1. Ficha del subproceso Elaboración del Manual del Proceso y/o Procedimientos ......... 15

8.2.2 Controles del subproceso Elaboración del Manual del Proceso y/o Procedimientos ... 15

8.2.3 Diagrama de flujo de Elaboración del Manual del Proceso y/o Procedimientos ........... 16

8.2.4 Matriz aclaratoria del subproceso Elaboración del Manual del Proceso y/o

Procedimientos ....................................................................................................................... 17



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8.2.5.- Indicadores de Gestión del Subproceso Elaboración del Manual del Proceso y/o

Procedimientos ....................................................................................................................... 19

8.3 Subproceso Socialización y coordinación de la implementación de procesos

documentados ........................................................................................................................ 20

8.3.1. Ficha del subproceso Socialización y coordinación de la implementación de procesos

documentados ........................................................................................................................ 20

8.3.2 Controles del subproceso Socialización y coordinación de la implementación de

procesos documentados ......................................................................................................... 20

8.3.3 Diagrama de flujo de Socialización y coordinación de la implementación de procesos

documentados ........................................................................................................................ 21

8.3.4 Matriz aclaratoria del subproceso Socialización y coordinación de la implementación

de procesos documentados .................................................................................................... 22

8.3.5.- Indicadores de Gestión del Subproceso Socialización y coordinación de la

implementación de procesos documentados ......................................................................... 24

8.4 Subproceso Gestión documental de la Dirección ............................................................. 25

8.4.1. Ficha del subproceso Gestión documental de la Dirección .......................................... 25

8.4.2 Controles del subproceso Gestión documental de la Dirección .................................... 25

8.4.3 Diagrama de flujo de Gestión documental de la Dirección............................................ 26

8.4.4 Matriz aclaratoria del subproceso Gestión documental de la Dirección ....................... 26

8.4.5.- Indicadores de Gestión del subproceso de Gestión documental de la Dirección ....... 28

8.5 Subproceso Seguimiento de la información de procesos registro en GPR ....................... 29

8.5.1. Ficha del subproceso Seguimiento de la información de procesos registro en GPR .... 29

8.5.2 Controles del subproceso Seguimiento de la información de procesos registro en GPR

................................................................................................................................................. 29

8.5.3 Diagrama de flujo de Seguimiento de la información de procesos registro en GPR ..... 30

8.5.4 Matriz aclaratoria del subproceso Seguimiento de la información de procesos registro

en GPR ..................................................................................................................................... 31

8.5.5 Indicadores de Seguimiento de la información de procesos registro en GPR ............... 32

9.-Anexos ................................................................................................................................. 33

9.1 Matriz levantamiento del Catálogo de procesos............................................................. 33

9.2 Matriz de Priorización de Procesos .................................................................................. 33

9.4 Matriz Cronograma de trabajo ......................................................................................... 34

9.5 Flujo AS-IS .......................................................................................................................... 35



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9.6 Flujo TO-BE ........................................................................................................................ 35

9.7 Manual de Procesos y/o Procedimiento ........................................................................... 36

9.8 Material para socialización ................................................................................................ 36

9.9 Informe de socialización .................................................................................................... 37

9.10 Ficha de Procesos ........................................................................................................... 38

9.11 Matriz aclaratoria ............................................................................................................ 39

9.12 Fichas técnicas y diagramas de proceso.......................................................................... 40

9.12.1 Ficha de Procesos de Identificación, Estandarización y Documentación de Procesos 40

9.11.2 Diagramas de proceso de Identificación, Estandarización y Documentación de

Procesos .................................................................................................................................. 41


9.12.1 Ficha de Procesos de Elaboración del Manual del Proceso y/o Procedimientos ........ 42

9.12.2 Diagramas de proceso de Elaboración del Manual del Proceso y/o Procedimientos . 43


9.13.1 Ficha de Procesos de Socialización y coordinación de la implementación de procesos

documentados ........................................................................................................................ 44

9.13.2 Diagramas de proceso de Socialización y coordinación de la implementación de

procesos documentados ......................................................................................................... 45


9.14.1 Ficha de Procesos de Gestión documental de la Dirección......................................... 46


9.15.1 Ficha de Procesos de Seguimiento de la información de procesos registro en GPR .. 48

9.15.2 Diagramas de proceso de Seguimiento de la información de procesos registro en GPR

................................................................................................................................................. 49



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PROCESO DE GESTIÓN DE PROCESOS

1.- Objetivos

1.1 Objetivo general

El manual de Gestión de Procesos tiene como finalidad identificar y gestionar de manera sistemática los procesos desarrollados en la institución, y las interacciones entre los mismos, asegurando la efectividad de la ejecución de los procesos internos, mediante la aplicación de la mejora continua

1.2 Objetivos específicos

Satisfacer las necesidades de los clientes internos, mediante la respuesta

oportuna a sus requerimientos.

Establecer una planificación adecuada, que permite levantar y documentar los

procesos identificados en el catálogo de procesos institucional.

Levantar y documentar los procesos institucionales identificados en el catálogo

de procesos.

Informar a los servidores/as públicos acerca de los procesos institucionales,

además de poner a su disposición los manuales de procesos aprobados, así

como los formatos de sus registros.

2.- Alcance

El proceso de Gestión por Procesos, comprende el levantamiento y

documentación del procesos del Ministerio de Desarrollo Urbano y Vivienda, ya

sea por requerimiento de autoridades o por planificación interna de la

Dirección de Servicios, Procesos y Calidad, la socialización y capacitación a las

servidoras y servidores públicos al respecto de los procesos documentados y

aprobados y la evaluación de la eficiencia y/o eficacia de los procesos

institucionales con base del resultado de los indicadores de procesos en GPR.

3.- Responsables

Coordinador de la Unidad Requirente

Director/a de Servicios, Calidad y Servicios

Director/a de la Unidad Requirente



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Analista de la Unidad Requirente

Analista de la Dirección de Servicios, Procesos y Calidad

Líder metodológico

4.- Glosario de Términos y Abreviaturas

ABREVIATURAS DEFINICIÓN

GPR Gobierno por Resultados

MIDUVI Ministerio de Desarrollo Urbano y Vivienda

DSPC Dirección de Servicios, Procesos y Calidad

TIC´S Tecnologías de la información y comunicación

TÉRMINOS DEFINICIÓN

Administración por Procesos

La administración por Procesos es un conjunto de actividades realizadas en la institución, con el propósito de mejorar continuamente la eficacia y eficiencia de su operación pata proveer servicios y productos de calidad que satisfagan las necesidades y expectativas del ciudadano, beneficiario o usuario.

Disparador Evento o condición que causa el inicio o actividad del proceso.

Diagrama de Flujo Representación gráfica de la secuencia de actividades del proceso.

Entradas Son los insumos que ingresan al proceso para ser transformado durante la ejecución del mismo para producir salidas mediante actividades que agregan valor.

Indicador Es un instrumento para monitorear, predecir y administrar el desempeño necesario para alcanzar una meta determinada.

Línea Base Conjunto de mediciones del desempeño de un proceso tomadas en un momento determinado. Una línea base se compone de registro de los resultados del proceso en una fecha específica. Es usada usualmente para comparar estados de un proceso y determinar el impacto de los proyectos de mejora.

Macro proceso Modelo de un conjunto de procesos interrelacionados, agrupados en las etapas necesarias para obtener un producto o servicio cumpliendo con los requisitos explícitos e implícitos de sus ciudadanos, beneficiarios o usuarios.

Proceso Es una serie de actividades definibles, repetibles, predecibles y medibles que llevan a un resultado útil para el cliente externo o interno. Los procesos interrelacionados con otros procesos y las relaciones interinstitucionales.

Salidas Productos o servicios, provistos o transformados con valor agregado por la institución en la ejecución del proceso.

Gobierno por Resultados Es el conjunto de conceptos, metodologías y herramientas que permiten orientar las acciones del gobierno y sus instituciones al cumplimiento del objetivo y resultados esperados en el marco de mejoras prácticas de gestión.



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5.- Lineamientos y Políticas del Proceso

En las reuniones de trabajo que resulte de la gestión por Procesos se debe generar la

respectiva acta de reunión.

Los Analistas de la Dirección de Servicios, Procesos y Calidad asignados para el

levantamiento de los procesos obligatoriamente deben mantener un expediente físico

y digital actualizado, de toda la documentación obligatoria que se genera como

resultado de la gestión de proceso.

El analista de la Dirección de Servicios, Procesos y Calidad asignado, para el

levantamiento de procesos tiene la obligación de utilizar como insumo el catálogo de

procesos vigente.

Los manuales de procesos y/o procedimientos a ser aprobados, son remitidos a la

autoridad competente dueña del proceso, para la revisión y la firma de aprobación de

dicho manual.

El analista de la Dirección de Servicios, Procesos y Calidad asignado, responsable de la

documentación de procesos tiene la obligación de mantener el archivo digital

actualizado de los procesos aprobados, en la carpeta compartida.

La socialización se lo realiza con el analista de la Dirección de Servicios, Procesos y

Calidad asignado, el responsable del proceso y este a su vez es el encargado de la

planificación de la socialización del manual.



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6.- Información Básica del Proceso

6.1 Ficha del Proceso de Gestión por Procesos

Proceso:

Gestión por Procesos

Código del Proceso: CGPGE-DSPC-GP

Descripción:

PROPÓSITO:

Identificar y gestionar de manera sistemática los procesos desarrollados en la institución, y las interacciones entre los mismos; asegurando la efectividad de la ejecución de los procesos internos, mediante la aplicación de la mejora continua.

DISPARADOR:

Estatuto Orgánico por Procesos

Solicitud del Director/a del levantamiento

ENTRADAS:

Matriz de Definición de Procesos

SUBPROCESOS:

1. Identificación, Estandarización y Documentación de Procesos

2. Elaboración del manual de Procesos y/o Procedimientos

3. Socialización y Coordinación de la Implementación de Procesos Documentados

4. Gestión documental de la Dirección

5. Seguimiento de la Información de Procesos Registrados en GPR

Productos/Servicios del Proceso:

Catálogo de Procesos

Manual de Procesos y/o Procedimientos

Informe de Socialización

Archivo documental físico y digital

Indicadores de Gestión evaluados

Tipo de Proceso: Adjetivo

Responsable del Proceso:

Director/a de Servicios, Procesos y Calidad



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Tipo de cliente: Interno

Marco Legal: ARTÍCULO NORMATIVA

Estatuto Orgánico de la Gestión

Organizacional por Procesos del MIDUVI

Norma Técnica de Administración por

Procesos

7.- Mapa de Interrelación de los Procesos



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8.- Descripción de los Subprocesos

8.1 Subproceso Identificación, Estandarización y Documentación de

Procesos

8.1.1. Ficha del subproceso Identificación, Estandarización y

Documentación de Procesos

Subproceso:

Identificación, Estandarización y Documentación de Procesos

Código del Subproceso:

CGPGE-DSPC-GP-01

Descripción:

PROPÓSITO:

Establecer una planificación adecuada, que permite identificar, estandarizar, levantar y documentar los procesos, de esta forma determinar el catálogo de procesos de la institución de acuerdo a la realidad de la unidad y al Estatuto.

DISPARADOR:

Estatuto orgánico por procesos aprobado

Norma Administración por Procesos N°-1580

ENTRADAS:

Matriz de levantamiento de procesos

ACTIVIDADES PRINCIPALES:

Identificar los nombres de los procesos y subprocesos

Priorizar procesos

Catálogo de procesos



Matriz de levantamiento

Matriz de priorización

Cronograma






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8.1.2 Controles del subproceso Identificación, Estandarización y


ARTÍCULO NORMATIVA

Estatuto Orgánico de la Gestión Organizacional por Procesos del MIDUVI

Norma técnica de Administración por Procesos N°- 1580



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MIDUVI, 2016.

8.1.3 Diagrama de flujo de Identificación, Estandarización y




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MIDUVI, 2016.

8.1.4 Matriz aclaratoria del subproceso Identificación, Estandarización y


No. Actividad Rol Descripción Documento

1

Identificar

nombres de

procesos y

subprocesos

Analista de la

Dirección de

Servicios, Procesos

y Calidad

Con el estatuto orgánico por procesos se

procede a realizar una propuesta en la

matriz de levantamiento de procesos

identificando los nombres de los procesos y

subprocesos de las unidades.

Matriz de levantamiento del catálogo de procesos Ref.: Código: MAT-CGPGE-DSPC-01

2 Revisar y validar

propuesta

Analista de la

unidad requirente

Revisa la propuesta con el estatuto

orgánico y sus competencias; valida la

propuesta y si se encuentra correcto pasa a

la actividad 3 caso contrario a la actividad

13.

3

Enviar por correo

institucional

aprobado

Director/a unidad

requirente

Revisa la propuesta validada y aprueba

enviando un correo con la matriz de

levantamientos de procesos y subprocesos

al Director/a de Servicios, Procesos y

Calidad.

Matriz de

levantamiento

de procesos

llena Ref.:

Código: MAT-

CGPGE-DSPC-

01

4

Unificar los

procesos y

subprocesos

Analista de la

Dirección de

Servicios, Procesos

y Calidad

Unifica los procesos y subprocesos de las

unidades designadas y consolida.

5 Priorizar procesos

a levantar

Analista de la

Dirección de

Servicios, Procesos

y Calidad

Se realiza una matriz de priorización

evaluando cuál de los procesos debe ser

levantado y poniendo un orden dando

prioridades.

Matriz de priorización Ref.: Código: MAT-CGPGE-DSPC-02

6 Codificar procesos

Analista de la

Dirección de

Servicios, Procesos

y Calidad

Se coloca nomenclatura y numeración

correspondiente a lo establecido por la

Dirección de Servicios, Procesos y Calidad

en los procesos y subprocesos.

7

Elaborar catálogo

de Procesos de la

unidad

Analista de la

Dirección de

Servicios, Procesos

y Calidad

Definir el catálogo de las unidades del

MIDUVI.

Matriz de

Catálogo por

Procesos Ref.:

Código: MAT-

CGPGE-DSPC-



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8.1.5.- Indicadores de Gestión del Subproceso Identificación,

Estandarización y Documentación de Procesos

N° Indicador Fórmula de Cálculo Unidad

de Medida

Responsable de Medición

Fuente de la

Medición

Frecuencia de

Medición

1 Porcentaje de matrices de levantamiento de procesos aprobadas

Número de matrices de levantamiento de procesos aprobadas/ Número de matrices de levantamiento de procesos solicitadas *100

Porcentaje Dirección de Servicios, Procesos y Calidad

Catálogo aprobado

Anuales

03

8 Revisión y

aprobación

Director/a de

Servicios, Procesos

y Calidad

Revisa y aprueba el catálogo presentado, si

se encuentra correcto pasa a la actividad 9,

caso contrario a la actividad 14.

9

Definir

cronograma y

fecha de

levantamiento de

procesos

Analista de la

Dirección de

Servicios, Procesos

y Calidad

Una vez aprobado el catálogo se envía a la

unidad y se solicita se defina un

cronograma para levantamiento de las

actividades de los procesos y/o

subprocesos.

Cronograma de

trabajo Ref.:

Código: MAT-

CGPGE-DSPC-

04

10

Asignar

contraparte de

levantamiento

Director/a unidad

requirente

Asigna a un analista para que apoye

proporcionando la información requerida

para el levantamiento de los procesos y/o

subprocesos.

11 Coordinar el

levantamiento

Analista de la

unidad requirente

El analista de acuerdo al cronograma se va

levantando la información con la

contraparte.

12

Elaboración de

manual de

procesos y/o

procedimientos

Analista de la

Dirección de

Servicios, Procesos

y Calidad

Se elabora el manual de procesos y/o

procedimientos.

13

Definir

nuevamente el

nombre de

procesos y

subprocesos

Analista de la

unidad requirente

Si no se encuentra correcta la información

se define con base a sus atribuciones,

competencias y productos, servicios de su

unidad.

14 Enviar a corregir

catálogo

Director/a de

Servicios, Procesos

y Calidad

Si no se encuentra correcto el formato o

alguna información incorrecta se procede a

enviar con observaciones y a corregir.



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8.2 Subproceso Elaboración del Manual del Proceso y/o

Procedimientos

8.2.1. Ficha del subproceso Elaboración del Manual del Proceso y/o

Procedimientos

Subproceso:

Elaboración del Manual del Proceso y/o Procedimiento


CGPGE-DSPC-GP-02

Descripción:

PROPÓSITO:

Establecer una planificación adecuada, que permite levantar y documentar los procesos y/o procedimientos identificados en el catálogo de procesos.

DISPARADOR:

Catálogo de Procesos aprobado

ENTRADAS:

Cronograma de levantamiento


Levantamiento de información del proceso y/o subproceso

Diagramar flujos AS-IS y TO-BE

Elaborar el manual


Flujograma AS-IS y TO-BE

Ficha de procesos

Matriz aclaratoria

Manual de procesos y/o procedimientos




8.2.2 Controles del subproceso Elaboración del Manual del Proceso y/o

Procedimientos ARTÍCULO NORMATIVA





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8.2.3 Diagrama de flujo de Elaboración del Manual del Proceso y/o

Procedimientos



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MIDUVI, 2016.

8.2.4 Matriz aclaratoria del subproceso Elaboración del Manual del

Proceso y/o Procedimientos


1

Solicitar

información del

proceso

Analista de la

Dirección de

Servicios, Procesos

y Calidad

Solicitar con base al catálogo y cronograma

las actividades que realiza para poder

obtener el producto final.

2 Entregar

información

Analista unidad

requirente

Se proporciona la información solicitada en

el orden que debe realizarse.

3 Consolidar

información

Analista de la

Dirección de

Servicios, Procesos

y Calidad

Se consolida la información que fue

proporcionada para proceder a diagramar.

4 Diagramar AS-IS

Analista de la

Dirección de

Servicios, Procesos

y Calidad

Con la información que el analista de la

contraparte proporciona, se diagrama el

flujo AS-IS y se envía para revisión.

Flujo AS-IS

Ref.: Código:

FOR-CGPGE-

DSPC-01

5 Revisar y validar Analista unidad

requirente

Revisa la información y valida el flujo, si se

encuentra correcto, pasa a la actividad 6


6 Diagramar TO-BE

Analista de la

Dirección de

Servicios, Procesos

y Calidad

Se procede a diagramar el flujo TO-BE con

las mejoras propuestas.

Flujo TO-BE

Ref.: Código:

FOR-CGPGE-

DSPC-02

7 Elaborar fichas de

procesos

Analista de la

Dirección de

Servicios, Procesos

y Calidad

Con la información proporcionada por el

analista de la unidad requirente se procede

a elaborar la ficha de proceso

Fichas de Procesos Ref.: Código: FIC-CGPGE-DSPC-01

8 Elaborar Matriz

aclaratoria

Analista de la

Dirección de

Servicios, Procesos

y Calidad

Con la información proporcionada por el

analista de la unidad requirente se procede

a elaborar la matriz aclaratoria de cada

actividad que se realiza para obtener el

producto.

Matriz aclaratoria Ref.: Código: MAT-CGPGE-DSPC-05

9 Revisar y enviar a

validar

Analista unidad

requirente

El analista revisa la o las fichas y la matriz o

matrices aclaratorias de los procesos y/o

procedimientos y valida, si se encuentran

correctas pasa a la actividad 10, caso

contrario a la actividad 6.



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MIDUVI, 2016.

10

Validar y firmar

Fichas, Matrices

y flujogramas

Director/a de la

unidad requirente

Revisa y firma las fichas y matrices

aclaratorias de los procesos y/o

procedimientos.

Documentos

firmados

11

Elaborar manual

de procesos y/o

procedimiento

Analista de la

Dirección de

Servicios, Procesos

y Calidad

Con las fichas y matrices validadas y

aprobadas, se procede a elaborar el

manual de procesos y/o procedimientos.

Manual de

Procesos y/o

Procedimientos

Ref.: Código:

FOR-CGPGE-

DSPC-03

12 Revisar manual Analista unidad

requirente

El analista de la unidad requirente revisa

detalladamente el manual y valida la

información, si se encuentra correcto pasa

a la actividad 13, caso contrario pasa a la

actividad 19.

13 Revisa y validar Director/a de la

unidad requirente

Revisa, valida la información del manual y

si se encuentra acorde a la realidad en

funciones, tiempos y productos o servicios

obtenidos en las actividades, si se

encuentra correcto pasa a la actividad 14,


14 Remitir el manual

con firmas

Director/a de la

unidad requirente

Si se encuentra correcto, remite el manual

con las firmas respectivas.

Manual oficial

Ref.: Código:

FOR-CGPGE-

DSPC-03

15 Firmar manual

Director/a de

Servicios, Procesos

y Calidad

Una vez revisado por los dueños del

proceso y firmados, firma el Director/a.

16

Enviar manual y

memorando de

entrega oficial

Director/a de

Servicios, Procesos

y Calidad

Se envía el manual con memorando de

entrega oficial a la unidad requirente con

dos CD´S.

Memorando de

entrega

(Manual y

CD´S)

17

Recibir y realizar

circular de

oficialización del

manual

Director/a de la

unidad requirente

Se recibe manual físico y con 2 CD´S, y se

procede a la elaboración de la circular para

reasignarlo al Coordinador/a de la unidad

requirente, para que se reasigne a la

Máxima Autoridad.

17.1

Socialización y

coordinación de la

implementación

de procesos

documentados

Director/a de la

unidad requirente

Se realiza el subprocesos de socialización y

coordinación de la implementación de

procesos documentados.



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8.2.5.- Indicadores de Gestión del Subproceso Elaboración del Manual

del Proceso y/o Procedimientos N° Indicador Fórmula de Cálculo Unidad

de Medida


Fuente de la

Medición

Frecuencia de

Medición

1 Número de manuales de Procesos y/o procedimientos entregados

Número total de manuales de Procesos y/o procedimientos entregados

Unidad Dirección de Servicios, Procesos y Calidad

Memorando Trimestral

17.2

Remitir circular

para oficialización

por parte de la

Máxima

Autoridad

Coordinador/a de la

unidad requirente

Reasigna circular a la Máxima Autoridad,

para que sea enviado desde ahí a las

unidades que intervienen en el proceso

para comunicar de la socialización y

conocimiento del manual.

18 Solicitar cambios Analista unidad

requirente

Se solicita se hagan los cambios necesarios

para la validación nuevamente del

diagrama AS-IS, pasa a la actividad 4.

19 Enviar con

observaciones

Analista unidad

requirente

Se envía para las correcciones y cambios

necesarios pasa a la actividad 4.



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MIDUVI, 2016.

8.3 Subproceso Socialización y coordinación de la implementación de

procesos documentados

8.3.1. Ficha del subproceso Socialización y coordinación de la

implementación de procesos documentados

Subproceso:

Socialización y coordinación de la implementación de procesos documentados


CGPGE-DSPC-GP-03

Descripción:

PROPÓSITO:

Informar a las servidoras/es públicos acerca de los procesos institucionales, además de poner a su disposición los manuales de los procesos y/o procedimiento aprobados, así como los formatos de sus registros.

DISPARADOR:

Disposición de la Máxima Autoridad

ENTRADAS:

Manual de procesos y/o procedimientos aprobado


Preparar información para socialización

Socializar con las unidades involucradas con el proceso

Elaborar informe de socialización


Memorando de socialización

Informe de socialización




8.3.2 Controles del subproceso Socialización y coordinación de la

implementación de procesos documentados ARTÍCULO NORMATIVA





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MIDUVI, 2016.

8.3.3 Diagrama de flujo de Socialización y coordinación de la




32232101011211111101050


MIDUVI, 2016.

8.3.4 Matriz aclaratoria del subproceso Socialización y coordinación de

la implementación de procesos documentados


1

Elaboración del

manual de

procesos y/o

procedimientos

Analista de la

Dirección de

Servicios, Procesos

y Calidad

Elaborar el manual de procesos y/o

procedimientos, aprobado.

Manual de

procesos y/o

procedimientos

aprobado Ref.:

Código: FOR-

CGPGE-DSPC-

03

2

Preparar

información para

socialización

Analista de la

Dirección de

Servicios, Procesos

y Calidad

Se realiza una presentación con los puntos

necesarios para la explicación del proceso

del manual levantado y aprobado.

3

Revisar

información para

socializar

Director/a de

Servicios, Procesos

y Calidad

Revisa la información que se encuentra en

la presentación si se encuentra correcta

pasa a la actividad 6, caso contrario a la

actividad 15.

4

Solicitar preparar

información para

socialización

Director /a de la

unidad requirente

Se solicita se realice una presentación con

la información necesaria para la

socialización del manual aprobado.

5

Preparar la

información para

la socialización

Analista de la

unidad requirente

Realiza la presentación con base al manual

aprobado con la información necesaria que

sea clara para los asistentes.

6

Consolidar

información para

socialización

Analista de la

unidad requirente

Se consolida la información tanto de la

unidad requirente con la información

enviada por el/la analista de la Dirección de

7 Revisar material

de socialización

Director /a de la

unidad requirente Revisar la información para la socialización.

Material para

socialización

Ref.: Código:

FOR-CGPGE-

DSPC-04

8

Elaborar

memorando para

socialización y

preparación de

equipos

Analista de la

unidad requirente

Se elabora el memorando que va dirigido a

las unidades que intervienen en el proceso

para la socialización del manual aprobado,

y lo reasigna.

Memorando de

socialización



32232101011211111101050


MIDUVI, 2016.

9

Revisar

memorando para

socialización

Director /a de la

unidad requirente

Revisa el memorando para enviar a las

unidades involucradas, si se encuentra

correcto continua con la actividad 10, caso

contrario a la actividad 8.

10

Remitir

memorando para

enviarlo

Director /a de la

unidad requirente

Reasigna el memorando para que sea

enviado a las unidades por parte del

Coordinador de la unidad requirente.

11

Enviar a las

unidades que

interviene en el

proceso

Coordinador/a de la

unidad requirente

Envía el memorando para la socialización

del manual aprobado para la asistencia de

las unidades involucradas.

11.1

Coordinar con el

área requirente

para la

preparación de

equipos, fechas y

horas

Analista de la

dirección de

tecnología de

comunicación

Se coordina con la unidad de TIC´S para la

instalación de equipos para la socialización

con las unidades que intervienen en el

proceso.

Documento con

imprint de

pantalla con la

lista de los

asistentes

11.2

Realizar la

socialización con

las unidades

involucradas con

los procesos y la

DSPC.

Director /a de la

unidad requirente

La Dirección de Servicios, Procesos y

Calidad conjuntamente con la unidad

dueña del proceso levantado, realiza la

socialización con la información

previamente validada con las unidades que

se encuentran involucradas con el proceso.

12

Elaborar Informe

de socialización

del manual del

procesos y/o

procedimiento

Analista de la

Dirección de

Servicios, Procesos

y Calidad

Con el documento que TIC´S proporciona y

con la información que se presentó en la

socialización se procede a elaborar el

informe y se envía para revisión.

Informe de

socialización

Ref.: Código:

FOR-CGPGE-

DSPC-05

13

Enviar para

revisión y

aprobación

Analista de la

Dirección de

Servicios, Procesos

y Calidad

Se envía al Director/a para la revisión y

validación del informe.

14 Revisar y validar

el informe

Director/a de

Servicios, Procesos

y Calidad

Revisa el informe y valida, si se encuentra

correcto se archiva el informe con el

manual, caso contrario pasa a la actividad

12.

15 Enviar

observaciones

Director/a de

Servicios, Procesos

y Calidad

Se envía a que se realicen las correcciones

o cambios.

16 Enviar

observaciones

Director/a de

Servicios, Procesos

y Calidad

Se envía a que se realicen las correcciones

o cambios.



32232101011211111101050


MIDUVI, 2016.

8.3.5.- Indicadores de Gestión del Subproceso Socialización y

coordinación de la implementación de procesos documentados

N° Indicador Fórmula de Cálculo Unidad de

Medida


Fuente de la

Medición

Frecuencia de

Medición

1 Porcentaje de manuales de procesos socializados

Número de manuales de procesos socializados/ Total de manuales de procesos entregados*100


Informe de socialización aprobado

Trimestral



32232101011211111101050


MIDUVI, 2016.

8.4 Subproceso Gestión documental de la Dirección

8.4.1. Ficha del subproceso Gestión documental de la Dirección

Subproceso:

Gestión documental de la Dirección


CGPGE-DSPC-GP-04

Descripción:

PROPÓSITO:

Documentar los procesos y/o procedimientos institucionales identificados, aprobados y socializados tanto de manera digital como física de acuerdo a la codificación establecida para tener una mayor facilidad de acceder a estos.

DISPARADOR:

Documentos generados por la unidad

ENTRADAS:

Informe de socialización de manual de procesos y/o procedimientos


Identificar la documentación

Inscribir los documentos con el nombre completo

Archivar documentos físicos

Almacenar documentos digitales


Documentos digitales almacenados

Documentos físicos archivados




8.4.2 Controles del subproceso Gestión documental de la Dirección

ARTÍCULO NORMATIVA





32232101011211111101050


MIDUVI, 2016.

8.4.3 Diagrama de flujo de Gestión documental de la Dirección

8.4.4 Matriz aclaratoria del subproceso Gestión documental de la

Dirección


1 Identificar la

documentación

Analista de la

Dirección de

Servicios, Procesos

y Calidad

Identificar todos los documentos que se

generaron en el transcurso de elaboración

del manual de procesos y/o

procedimientos.



32232101011211111101050


MIDUVI, 2016.

2

Revisar que la

información este

completa

Analista de la

Dirección de

Servicios, Procesos

y Calidad

Identificados los documentos se revisa si se

encuentran completos.

3 Escanear en

archivos PDF

Analista de la

Dirección de

Servicios, Procesos

y Calidad

Todos los archivos se escanean y se los

guarda en archivos PDF.

4

Inscribir el archivo

con el nombre del

documento

completo

Analista de la

Dirección de

Servicios, Procesos

y Calidad

Los archivos deben ser guardados con

nombres completos para poder

identificarlos.

5 Codificar los

documentos

Analista de la

Dirección de

Servicios, Procesos

y Calidad

Se codifican con la nomenclatura y

numeración de acuerdo a lo dispuesto por

la Dirección.

6

Completar matriz

de entregables de

la Dirección

Analista de la

Dirección de

Servicios, Procesos

y Calidad

Completar la matriz de entregables de la

Dirección que se encuentra almacenada en

la carpeta compartida con los datos de los

manuales oficializados y con su codificación

respectiva.

6.1

Archivar

documentos

físicos de acuerdo

el código del

documento y

notificar

Analista de la

Dirección de

Servicios, Procesos

y Calidad

Los documentos físicos se archivan con

base a la codificación acuerdo a lo

dispuesto por la Dirección, y se informa que

se encuentra archivado.

Correo de

notificación al

Director/a

6.2 Almacenar en la

carpeta digital

Analista de la

Dirección de

Servicios, Procesos

y Calidad

Los archivos digitales se almacenan con

base a la codificación de acuerdo a lo

dispuesto por la Dirección en la carpeta

compartida, y se informa que se encuentra

archivado.

6.2.1

Actualizar registro

de archivo y

entregables de la

DAP

Analista de la

Dirección de

Servicios, Procesos

y Calidad

Una vez almacenados los archivos, se

prosigue actualizar el registro de archivos

de la Dirección y si se tiene manuales

almacenados se actualiza en los

entregables de la DAP

Registro

archivo Ref.:

Código: REG-

CGPGE-DSPC-

01

6.2.2

Comunicar que se

encuentra

almacenado la

información

Analista de la

Dirección de

Servicios, Procesos

y Calidad

Se informa que se encuentra almacenado

en la carpeta compartida de acuerdo a lo

dispuesto por la Dirección.

7 Recibir la

notificación que la

Director/a de

Servicios, Procesos

Recibe la notificación de archivados y

almacenados los documentos codificados.



32232101011211111101050


MIDUVI, 2016.

8.4.5.- Indicadores de Gestión del subproceso de Gestión documental

de la Dirección


Medida


Fuente de la

Medición

Frecuencia de

Medición

1 Número de archivos registrados

Número de archivos registrados

Unidad Dirección de Servicios, Procesos y Calidad

Registro archivo

Trimestral

información se

encuentra

cargada y

archivada

y Calidad



32232101011211111101050


MIDUVI, 2016.

8.5 Subproceso Seguimiento de la información de procesos registro en

GPR

8.5.1. Ficha del subproceso Seguimiento de la información de procesos

registro en GPR

Subproceso:

Seguimiento de la información de procesos registro en GPR


CGPGE-DSPC-GP-05

Descripción:

PROPÓSITO:

Asegurar la efectividad de los procesos institucionales, mediante la identificación de oportunidades de mejora o a su vez de mejoras radicales.

DISPARADOR:

La responsabilidad de aplicar la mejora continua a través de la evaluación de los procesos institucionales.

ENTRADAS:

Reportes GPR de los procesos y/o procedimientos aprobados






8.5.2 Controles del subproceso Seguimiento de la información de

procesos registro en GPR

ARTÍCULO NORMATIVA





32232101011211111101050


MIDUVI, 2016.

8.5.3 Diagrama de flujo de Seguimiento de la información de procesos

registro en GPR



32232101011211111101050


MIDUVI, 2016.

8.5.4 Matriz aclaratoria del subproceso Seguimiento de la información

de procesos registro en GPR


1 Revisar catálogo

de procesos

Analista de la

Dirección de

Servicios, Procesos

y Calidad

Una vez aprobado el catálogo se carga en

la herramienta de GPR.

Catálogo de

procesos

aprobado Ref.:

Código: MAT-

CGPGE-DSPC-

03

2

Cargar

información a la

herramienta GPR

Analista de la

Dirección de

Servicios, Procesos

y Calidad

Se carga información de indicadores a la

herramienta de GPR.

3

Revisar

información

cargada en

herramienta GPR

Director/a de

Servicios, Procesos

y Calidad

Una vez cargada la información a la

herramienta de GPR, se procede a revisar.

4

Informar al líder

metodológico

que la

información está

cargada

Analista de la

Dirección de

Servicios, Procesos

y Calidad

Se informa que se encuentra cargada por

parte de la Dirección, para revisión por

parte del líder metodológico.

5

Revisar

información

cargada


Revisa la información que está cargada en

la herramienta y si se encuentra correcta y

completa, si está de acuerdo a los

lineamientos solicitados pasa a la actividad

7, caso contario a la actividad 8.

6

Informar que se

encuentra

correcto

Líder metodológico Informa a la dirección que se encuentra

correcta y completa lo solicitado.

7 corregir

observaciones

Analista de la

Dirección de

Servicios, Procesos

y Calidad

Se realiza la corrección respectiva y pasa a

la actividad 3.



32232101011211111101050


MIDUVI, 2016.

8.5.5 Indicadores de Seguimiento de la información de procesos

registro en GPR


Medida


Fuente de la

Medición

Frecuencia de

Medición

1 Porcentaje de procesos registrados

Procesos registrados/ total de procesos registrados *100


Correo Institucional

Semestral



32232101011211111101050


MIDUVI, 2016.

9.-Anexos

9.1 Matriz levantamiento del Catálogo de procesos Código: MAT-CGPGE-DSPC-01

MACROPROCESO

¿EL NOMBRE DEL

MACROPROCESO

ES CORRECTO?

OBSERVACIONES PROCESO

¿EL NOMBRE DEL

PROCESO ES

CORRECTO?

OBSERVACIONES SUBPROCESO

¿EL NOMBRE DEL

SUBPROCESO ES

CORRECTO?

OBSERVACIONES DESDE HASTA

(Escriba aquí el por qué)









MATRIZ DE LEVANTAMIENTO DE CATÁLOGO DE PROCESOS "……"


(Escriba aquí el por

qué)


9.2 Matriz de Priorización de Procesos Código: MAT-CGPGE-DSPC-02

EL im

pact

o de

los p

roce

sos a

los

serv

icios

críti

cos d

e la

Inst

itució

n es

:

La re

perc

usió

n en

el c

lient

e in

tern

o y

exte

rno

es:

El re

sulta

do d

e la

impo

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ia vs

. El

dese

mpe

ño d

e lo

s pro

ceso

s es:

El im

pact

o po

lítico

/ soc

ial d

e lo

s

proc

esos

a m

ejor

arse

es:

DIRECCIONES PROCESOS 30% 15% 10% 10% TOTAL PRIORIDAD

ALTO ALTA BUENO ALTO

1 1 0,25 1

30% 15% 3% 10%

ALTO ALTA MUYBUENO ALTO

1 1 0 1

30% 15% 0% 10%

MEDIO MEDIA BUENO BAJO

0,5 0,5 0,25 0,25

15% 8% 3% 3%

ALTO ALTA REGULAR ALTO

1 1 0,50 1

30% 15% 5% 10%

MEDIO MEDIA BUENO MEDIO

0,5 0,5 0,25 0,50

15% 8% 3% 5%

MEDIO ALTA MUYBUENO ALTO

0,5 1 0 1

15% 15% 0% 10%

BAJO MEDIA REGULAR BAJO

0,25 0,5 0,50 0,25

8% 8% 5% 3%

ALTO ALTA BUENO ALTO

1 1 0,25 1

30% 15% 3% 10%

MEDIO MEDIA BUENO MEDIO

0,5 0,5 0,25 0,50

15% 8% 3% 5%

MEDIO MEDIA BUENO BAJO

0,5 0,5 0,25 0,25

15% 8% 3% 3%

1

44%

56%

74%

76%

71%

39%

44%

CRITERIOS DE SELECCIÓN:

74%

Coordinación General

46%

46%



32232101011211111101050


MIDUVI, 2016.

9.3 Matriz de Catálogo de procesos

Código: MAT-CGPGE-DSPC-03

CATÁLOGO DE PROCESOS

DIRECCIONES /

MACROPROCESOSCODIFICACION CAMBIOS REALIZADOS A LA FECHACODIFICACION CODIFICACIONCODIFICACION SUBPROCESOS ÁREAS PROCESOS CODIFICACION PROCEDIMIENTO

9.4 Matriz Cronograma de trabajo Código: MAT-CGPGE-DSPC-04

ACTIVIDAD / ACCIÓN RESPONSABLE FECHA INICIO FECHA FINAL 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14 15 16 17 18 19 20 21 22 23 24 25 26 27 28 29 30 31

ACTIVIDAD

FIN SEMANA Y FERIADOS

PLANIFICADO

CUMPLIDO

EN PROCESO

ENERO

CRONOGRAMA DE TRABAJO



32232101011211111101050


MIDUVI, 2016.

9.5 Flujo AS-IS Código: FOR-CGPGE-DSPC-01

9.6 Flujo TO-BE Código: FOR-CGPGE-DSPC-02



32232101011211111101050


MIDUVI, 2016.

9.7 Manual de Procesos y/o Procedimiento Código: FOR-CGPGE-DSPC-03

9.8 Material para socialización Código: FOR-CGPGE-DSPC-04



32232101011211111101050


MIDUVI, 2016.

9.9 Informe de socialización Código: FOR-CGPGE-DSPC-05



32232101011211111101050


MIDUVI, 2016.

9.10 Ficha de Procesos Código: FIC-CGPGE-DSPC-01

TIPO DE PROCESO: Adjetivo

FECHA: 04/06/2015

CÓDIGO: CGAF-DF-P-02

VERSIÓN: 1.0

MACROPROCESO

PROCESO

SUBPROCESO

CÓDIGO PROCESO DE REFERENCIA


FISICOS

TIPO DEL PROCESO TIPO DE CLIENTE Interno

RESPONSABLE DEL PROCESO PROCESO Operación

LINEA BASETIEMPO DE CLICLO

(DIAS)1

PROCESO CERTIFICADOFECHA DE

CERTIFICACIÓN

Elaborado por: Ing. Daniel Gaona

Fecha:

LINEA BASE

META

RESPONSABLE DE MEDICIÓN

FRECUENCIA DE CALCULOFUENTE PARA CALCULO

PROVEEDORES

Quipux

INDICADOR No. 2

90%

REGISTROS

Semestral

NO

INDICADOR No. 1

0 (según GPR)

Fecha:

FICHA DE PROCESO /

SUBPROCESO (según

corresponda)DIRECCIÓN FINANCIERA

RECURSOS

HUMANOS TECNOLÓGICOS

CLIENTES PRODUCTOS/SERVICIOS DEL PROCESO (SALIDAS)

Procesos Adjetivos

INDICADORES

OBJETIVO DEL PROCESO / SUBPROCESO

ALCANCE DEL PROCESO / SUBPROCESO

CONTROLES / BASE NORMATIVA / INSTRUCTIVOS

DISPARADOR

Código

ENTRADAS

Fecha:

DENOMINACIÓN FORMULA DE CÁLCULO

Aprobado por: Ing. Edison CalvopiñaRevisado por: Ing. Silvia Gomez

DENOMINACIÓN



32232101011211111101050


MIDUVI, 2016.

9.11 Matriz aclaratoria Código: MAT-CGPGE-DSPC-05

Tipo de

proceso:

MACRO PROCESO Código:

PROCESO Fecha:

SUBPROCESO Versión:

1

2

3

4

5

6

7

8

9

10

11

12

13

14

15

16

17

Fecha: Fecha: Fecha:

Elaborado por:

00/01/1900

RESPONSABLEREGISTRO

CONTROL/ BASE

NORMATIVA

/INSTRUCTIVO

OBSERVACIONESCARGO UNID. EJEC.

MINISTERIO DE DESARROLLO URBANO Y VIVIENDA

MANUAL DE PROCESOS Adjetivo

COORDINACIÓN GENERAL DE PLANIFICACIÓN Y GESTIÓN ESTRATÉGICA

PLANIFICACIÓN INSTITUCIONAL

APROBACIÓN DEL PLAN ESTRATÉGICO INSTITUCIONAL 1,0

CUADRO DE DESCRIPTORES Y RESPONSABILIDADES

Nº ACTIVIDAD DESCRIPCIÓN

00/01/1900 00/01/1900

Revisado por: Aprobado por:



32232101011211111101050


MIDUVI, 2016.

9.12 Fichas técnicas y diagramas de proceso

9.12.1 Ficha de Procesos de Identificación, Estandarización y



FECHA: 24/02/2016

CÓDIGO: CGPGE-DSPC-GP-01

VERSIÓN: 1.0

MACROPROCESO

PROCESO

SUBPROCESO



FISICOS

Oficinas

Equipos de computación




(DIAS)1


CERTIFICACIÓN

Elaborado por: Ing. Adriana Correa

Fecha: 24/02/2016

LINEA BASE

META



Fecha: 24/02/2016


Cronograma

Catálogo aprobado

INDICADOR No. 2

REGISTROS

Matriz de levantamientoCatálogo de Procesos

PROVEEDORES

Matriz de levantamiento





90%

INDICADOR No. 1

0 (según GPR)

Fecha: 24/02/2016

FICHA DE SUBPROCESO

DIRECCIÓN DE SERVICIOS, PROCESOS Y CALIDADGESTIÓN DE PROCESOS

IDENTIFICACIÓN, ESTANDARIZACIÓN Y DOCUMENTACIÓN DE PROCESOS

RECURSOS

Norma Administración por Procesos N°-1580

Establecer una planificación adecuada, que permite identificar, estandarizar, levantar y documentar los procesos, de esta forma determinar el catálogo de

procesos de la institución de acuerdo a la realidad de la unidad y al Estatuto.

CLIENTES


Internet

Analista de la Unidad Requirente Sistemas informáticos (quipux, Zimbra)

Procesos Adjetivos

INDICADORES



El alcance del subproceso de identificación, estandarización y documentación incia DESDE la aprobación del estatuto orgánico y la matriz de levaantamiento

de procesos HASTA la elaboración del catálogo de procesos.


DISPARADOR

Estatuto orgánico por procesos aprobado

ENTRADAS

Interno


PRODUCTOS/SERVICIOS DEL PROCESO (SALIDAS)



Porcentaje de matrices de levantamiento de procesos aprobadas

Número de matrices de levantamiento de procesos

aprobadas/ Número de matrices de levantamiento de

procesos solicitadas *100


Anual

Áreas Requirentes Matriz de levantamiento de procesos


Aprobado por: Ing. Silvia GómezRevisado por: Ing. Daniel Gaona


DENOMINACIÓN Código



32232101011211111101050


MIDUVI, 2016.

9.11.2 Diagramas de proceso de Identificación, Estandarización y




32232101011211111101050


MIDUVI, 2016.


9.12.1 Ficha de Procesos de Elaboración del Manual del Proceso y/o

Procedimientos


FECHA: 24/02/2016


VERSIÓN: 1.0

MACROPROCESO

PROCESO

SUBPROCESO



FISICOS

Oficinas





(DIAS)


CERTIFICACIÓN


Fecha: 24/02/2016

LINEA BASE

META



Áreas Requirentes Cronograma de levantamiento



Flujograma AS-IS y TO-BE

DENOMINACIÓN Código



Número de manuales de Procesos y/o procedimientos entregadosNúmero de manuales de Procesos y/o procedimientos

entregados




El alcance del subproceso de Elaboración de manual de procesos y/o procedimientos inicia DESDE la aprobación del catálogo de procesos HASTA la

elaboración del Manual del proceso y/o procedimiento.


DISPARADOR

Catálogo de Procesos aprobado

ENTRADAS

Interno



Establecer una planificación adecuada, que permite levantar y documentar los procesos y/o procedimientos identificados en el catálogo de procesos.

CLIENTES


Internet


Procesos Adjetivos

INDICADORES

Trimestral

INDICADOR No. 1

0 (según GPR)

Fecha: 24/02/2016

FICHA DE SUBPROCESO


ELABORACIÓN DEL MANUAL DE PROCESOS Y/O PROCEDIMIENTOS

RECURSOS

PROVEEDORES

Ficha de procesos





90%

REGISTROS

Matriz aclaratoriaFicha de procesos


Fecha: 24/02/2016

Matriz aclaratoria


Memorando

INDICADOR No. 2



32232101011211111101050


MIDUVI, 2016.

9.12.2 Diagramas de proceso de Elaboración del Manual del Proceso

y/o Procedimientos



32232101011211111101050


MIDUVI, 2016.


9.13.1 Ficha de Procesos de Socialización y coordinación de la



FECHA: 24/02/2016


VERSIÓN: 1.0

MACROPROCESO

PROCESO

SUBPROCESO



FISICOS

Oficinas





(DIAS)


CERTIFICACIÓN


Fecha: 24/02/2016

LINEA BASE

META







DENOMINACIÓN

Analista de la Dirección de Información de Tecnología

Fecha: 24/02/2016



Porcentaje de procesos evaluadosNúmero de procesos evaluados/ Número de procesos

implementados



El alcance del subproceso de Socialización y coordinación de la implementación de procesos documentados inicia DESDE la aprobación del Manual de

procesos y/o procedimientos y la disposición de la máxima autoridad HASTA el informe de la socialización.


DISPARADOR

Disposición de la Máxima Autoridad

CLIENTES



ENTRADAS

Interno




Internet


Áreas Requirentes

Procesos Adjetivos

INDICADORES

FICHA DE SUBPROCESO


SOCIALIZACIÓN Y COORDINACIÓN DE LA IMPLEMENTACIÓN DE PROCESOS DOCUMENTADOS

RECURSOS


Informar a las servidoras/es públicos acerca de los procesos institucionales, además de poner a su disposición los manuales de los procesos y/o

procedimiento aprobados, así como los formatos de sus registros.


Trimestral

INDICADOR No. 1

0 (según GPR)

Fecha: 24/02/2016


REGISTROS

Informe de socializaciónMemorando de socialización

Código

PROVEEDORES

Informe de socialización aprobado

INDICADOR No. 2

90%




32232101011211111101050


MIDUVI, 2016.

9.13.2 Diagramas de proceso de Socialización y coordinación de la




32232101011211111101050


MIDUVI, 2016.


9.14.1 Ficha de Procesos de Gestión documental de la Dirección


FECHA: 24/02/2016


VERSIÓN: 1.0

MACROPROCESO

PROCESO

SUBPROCESO



FISICOS

Oficinas





(DIAS)


CERTIFICACIÓN


Fecha: 24/02/2016

LINEA BASE

META



informe de socialización del Manual de procesos y/o

procedimientos




DENOMINACIÓN

Fecha: 24/02/2016



Administración del archivo primario Número de archivos registrados



El alcance del subproceso de Gestión documental de la dirección inicia DESDE el informe de socialización del Manual de procesos y/o procedimientos HASTA

el archivo documental físico y digital.


DISPARADOR

Documentos generados por la Unidad

CLIENTES

ENTRADAS

Interno




Internet

Director/a de Servicios, Procesos y Calidad Sistemas informáticos (quipux, Zimbra)

Áreas Requirentes

Procesos Adjetivos

INDICADORES

FICHA DE SUBPROCESO


GESTIÓN DOCUMENTAL DE LA DIRECCIÓN

RECURSOS


Documentar los procesos y/o procedimientos institucionales identificados, aprobados y socializados tanto de manera digital como física de acuerdo a la

codificación establecida para tener una mayor facil idad de acceder a estos.


Trimestral

INDICADOR No. 1

0 (según GPR)

Fecha: 24/02/2016

REGISTROS

Informe de socializaciónMemorando de socialización

Código

PROVEEDORES


INDICADOR No. 2

90%




32232101011211111101050


MIDUVI, 2016.

9.14.2 Diagramas de proceso de Gestión documental de la Dirección



32232101011211111101050


MIDUVI, 2016.


9.15.1 Ficha de Procesos de Seguimiento de la información de

procesos registro en GPR TIPO DE PROCESO: Adjetivo

FECHA: 24/02/2016


VERSIÓN: 1.0

MACROPROCESO

PROCESO

SUBPROCESO



FISICOS

Oficinas





(DIAS)


CERTIFICACIÓN


Fecha: 24/02/2016

LINEA BASE

META



Áreas RequirentesReportes GPR de los procesos y/o procedimientos

aprobados




DENOMINACIÓN

Fecha: 24/02/2016



Porcentaje de procesos registrados Procesos registrados/ total de procesos *100



El alcance del subproceso de Seguimiento de la información de procesos resgistrado va DESDE la aplicación de mejora continua HASTA obtener indicadores de

gestión evaluados.


DISPARADOR

La responsabilidad de aplicar la mejora continua a través de la evaluación de los procesos institucionales

Código

ENTRADAS

Interno




Internet

Director/a de Servicios, Procesos y Calidad Sistemas informáticos (quipux, Zimbra)

Procesos Adjetivos

INDICADORES

FICHA DE SUBPROCESO


SEGUIMIENTO DE LA INFORMACIÓN DE PROCESOS REGISTRADOS

RECURSOS


Asegurar la efectividad de los procesos institucionales, mediante la identificación de oportunidades de mejora o a su vez de mejoras radicales.

CLIENTES


Semestral

INDICADOR No. 1

0 (según GPR)

Fecha: 24/02/2016


REGISTROS


PROVEEDORES


INDICADOR No. 2

90%



32232101011211111101050


MIDUVI, 2016.

9.15.2 Diagramas de proceso de Seguimiento de la información de

procesos registro en GPR

coordinación general de gestión estratégica · direcciÓn de servicios, procesos y calidad...

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