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MANUAL DE PROCEDIMIENTOS

ADMINISTRACIÓN, CONTROL Y VERIFICACIÓN TÉCNICA DE EQUIPOS GEODÉSICOS Y TOPOGRÁFICOS

GRUPO INTERNO DE TRABAJO CONTROL TERRESTRE Y CLASIFICACIÓN DE CAMPO

Cód. P30200-05/15.V2

Fecha Octubre de 2015

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TABLA DE CONTENIDO No. de pág.

1. OBJETIVO 1

2. ALCANCE 1

3. RESPONSABILIDADES 1

3.1. DE LA SUBDIRECCIÓN DE GEOGRAFÍA Y CARTOGRAFÍA 1

3.2. DE LA OFICINA DE INFORMÁTICA Y TELECOMUNICACIONES 1

3.3. DE LAS DIRECCIONES TERRITORIALES 1

3.4. DEL GIT GEODESIA 2

3.5. DEL GIT GESTIÓN DE SERVICIOS ADMINISTRATIVOS 2

3.6. DEL GIT GESTIÓN DOCUMENTAL 2

3.7. DEL GIT CONTROL TERRESTRE Y CLASIFICACIÓN DE CAMPO 2

3.8.

DEL RESPONSABLE DE ALMACÉN DE EQUIPOS Y ELEMENTOS TOPOGRÁFICOS Y GEODÉSICOS EN SEDE CENTRAL Y DIRECCIONES TERRITORIALES

3

3.9.

DEL RESPONSABLE DE ALMACÉN DE EQUIPOS Y ELEMENTOS TOPOGRÁFICOS Y GEODÉSICOS EN SEDE CENTRAL Y DIRECCIONES TERRITORIALES

4

4. GLOSARIO 4

5. NORMAS 6

5.1. LEGALES 6

5.2. TÉCNICAS O RELACIONADAS 6

5.3. DE PROCEDIMIENTOS, LINEAMIENTOS O POLÍTICAS DE OPERACIÓN 6

6. FORMATOS, REGISTROS Y REPORTES 7

7. PROCEDIMIENTO PASO A PASO 7

7.1. ADMINISTRACIÓN Y CONTROL DE EQUIPOS Y ELEMENTOS - SEDE CENTRAL 7

7.2. VERIFICACIÓN TÉCNICA DE EQUIPOS – SEDE CENTRAL 9

7.3. ADMINISTRACIÓN Y CONTROL DE EQUIPOS Y ELEMENTOS - DIRECCIONES TERRITORIALES

11

7.4. VERIFICACIÓN TÉCNICA DE EQUIPOS Y ELEMENTOS GEODÉSICOS Y TOPOGRÁFICOS – DIRECCIONES TERRITORIALES

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8. ANEXOS 21

9. IDENTIFICACIÓN DE CAMBIOS 21

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1. OBJETIVO

Establecer los pasos para la administración, control y verificación técnica de equipos geodésicos y topográficos, con el fin de garantizar que los procesos administrativos y técnicos se realicen de acuerdo con los procedimientos establecidos y estándares de calidad necesarios para la entrega de la información en los procesos geodésicos y topográficos.

2. ALCANCE

Este manual aplica a los funcionarios y contratistas de los Grupos Internos de Trabajo de la Subdirección de geografía y cartografía y a las Direcciones Territoriales. Inicia con la solicitud de equipos y/o elementos necesarios para las labores de campo y finaliza con la recepción y verificación de los mismos.

3. RESPONSABILIDADES

3.1. DE LA SUBDIRECCIÓN DE GEOGRAFÍA Y CARTOGRAFÍA

Coordinar los procesos de adquisición (ya sea por compra o alquiler) y custodia de los equipos geodésicos y topográficos, para su normal funcionamiento y disposición, de acuerdo con los planes de producción de la Subdirección y las solicitudes de usuarios internos y externos.

Garantizar el suministro y mantenimiento preventivo y correctivo de rutina y/o calibración oportuna de los equipos y/o elementos geodésicos y topográficos, de manera que el levantamiento en campo cumpla con los estándares y especificaciones técnicas establecidas.

Aprobar la asignación, préstamo y traslado de equipos con destino a las Direcciones Territoriales.

Garantizar el recurso humano suficiente e idóneo, las herramientas e infraestructura necesarias para realizar las diferentes actividades de administración, control y verificación técnica de equipos geodésicos y topográficos.

3.2. DE LA OFICINA DE INFORMÁTICA Y TELECOMUNICACIONES

Asegurar conjuntamente con la Subdirección de Geografía y Cartografía y las Direcciones Territoriales, el soporte y actualización permanente de los diferentes software utilizados tanto en oficina como en campo.

Verificar que las licencias y las llaves de acceso de los programas utilizados en los equipos que se manejan en la Subdirección de Geografía y Cartografía estén vigentes para el pos proceso de la información recolectada en campo.

Gestionar la instalación del software que requieran los equipos de computo y de campo.

Brindar asesoría permanente, tanto a los funcionarios y contratistas de la Sede Central y Direcciones Territoriales, respecto a los software instalados.

Garantizar que los equipos de cómputo tanto de escritorio como portátiles, sean funcionales en cuanto a permisos y perfiles de usuarios para desarrollar una correcta descarga, manipulación y procesamiento de datos.

3.3. DE LAS DIRECCIONES TERRITORIALES

Coordinar los procesos de adquisición (ya sea por compra o alquiler) y la custodia de los equipos geodésicos y topográficos para su normal funcionamiento y disposición de acuerdo los requerimientos y las solicitudes de usuarios internos y externos.

Realizar controles sobre el manejo y uso adecuado de los equipos geodésicos y topográficos.

Garantizar que el sitio de almacenamiento de los equipos geodésicos y topográficos sea el adecuado dentro de las instalaciones de la Dirección Territorial.

Ejercer un estricto control sobre la custodia de los equipos geodésicos y topográficos que no se encuentren en uso. En los casos de donaciones de equipos por parte de entidades, corporaciones y ONG´s, de orden nacional o internacional se debe realizar el ingreso de estos equipos con todos sus




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componentes al almacén de la Dirección Territorial y reportar al GIT Control Terrestre y Clasificación de Campo de la Subdirección de Geografía y Cartografía.

Verificar y avalar el estado de los equipos diligenciando el formato F30200-05 “Verificación de equipos e instrumentos auxiliares geodésicos y topográficos” cada vez que se realicen labores de campo y cada 6 meses cuando no se encuentren en uso.

Solicitar apoyo técnico a la Sede Central cuando existan inquietudes o dudas sobre la condición de los equipos geodésicos y topográficos.

Solicitar la visita de un técnico inspector e instructor de la Sede Central, mínimo una vez al año o cuando la situación lo requiera, con el fin de fortalecer los procedimientos técnicos referentes a la correcta operación, buen uso, cuidado y conservación de los equipos y elementos geodésicos y topográficos que se encuentren a cargo de la Dirección Territorial.

Autorizar la solicitud de préstamo de equipos geodésicos y topográficos.

Autorizar la salida de los equipos geodésicos y topográficos mediante la firma del Director Territorial o quien haga sus veces.

3.4. DEL GIT GEODESIA

Gestionar ante la Subdirección de Geografía y Cartografía los requerimientos para la adquisición, mantenimiento y actualización del software y hardware de las estaciones continuas que sostienen eficazmente el sistema de referencia MAGNA-ECO.

Gestionar y actualizar las hojas de vida de cada una de las estaciones continuas que sostienen eficazmente el sistema de referencia MAGNA-ECO.

Dar cumplimiento a lo establecido en el manual de procedimiento P30100-05 “Red de estaciones continuas del marco geocéntrico nacional MAGNA-ECO”.

3.5. DEL GIT DE GESTIÓN DE SERVICIOS ADMINISTRATIVOS

Asegurar todos los equipos y/o elementos geodésicos y topográficos estén protegidos mediante la constitución de una póliza de seguros.

Autorizar la salida de los equipos geodésicos y topográficos de la Sede Central.

Realizar los traspasos y/o reintegros solicitados por el responsable de almacén de equipos geodésicos y topográficos.

Proporcionar la infraestructura adecuada bajo los lineamientos técnicos de los equipos para garantizar la conservación adecuada de los mismos.

Garantizar que el servicio de transporte prestado para movilizar los equipos geodésicos y topográficos utilizados en labores de campo, se realice adecuadamente, evitando vibraciones excesivas o mal trato que puedan amenazar el estado de los mismos.

Entregar al responsable encargado de la administración, control y verificación de equipos geodésicos y topográficos, los elementos de protección necesarios como repelente y protector solar para el personal que realiza labores de campo.

3.6. GIT DE GESTIÓN DOCUMENTAL

Garantizar el traslado de los equipos utilizados para las labores en campo.

Responder por la custodia de los equipos que se encuentran en correspondencia y velar por la integridad de los mismos hasta cuando sean entregados a su destinatario.

Brindar apoyo en los temas relacionados con la logística para el envío de equipos.

3.7. DEL GIT CONTROL TERRESTRE Y CLASIFICACIÓN DE CAMPO

Justificar ante la Subdirección de Geografía y Cartografía la innovación y actualización de equipos geodésicos y topográficos, a fin de garantizar la calidad en el levantamiento de la información.




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Asignar a la persona responsable del manejo del almacén de equipos topográficos y geodésicos junto con los técnicos de apoyo.

Atender los requerimientos de soporte técnico de equipos solicitados por las Direcciones Territoriales.

Programar las visitas de apoyo y seguimiento técnico a las Direcciones Territoriales en temas específicos, relacionados con los procedimientos establecidos en los manuales del GIT Control Terrestre y Clasificación de Campo, y el manejo de hardware y software de los equipos geodésicos y topográficos.

Informar a la Subdirección de Geografía y Cartografía del déficit de equipos existente para satisfacer la demanda de trabajos geodésicos y topográficos.

Autorizar toda solicitud de préstamo de equipos geodésicos y topográficos.

Designar un técnico inspector e instructor de equipos que visite a la Direcciones Territoriales periódicamente o cuando la situación lo requiera, con el fin de brindar apoyo técnico a los funcionarios o contratistas encargados de los equipos y elementos geodésicos y topográficos de las Direcciones Territoriales.

3.8. DEL RESPONSABLE DE ALMACÉN DE EQUIPOS Y ELEMENTOS TOPOGRÁFICOS Y GEODÉSICOS EN SEDE CENTRAL Y DIRECCIONES TERRITORIALES

Registrar y mantener actualizada la base de datos del inventario con toda la información relacionada con los equipos y elementos geodésicos y topográficos.

Conservar, custodiar y garantizar la correcta manipulación de los equipos y elementos geodésicos y topográficos mientras estén bajo su responsabilidad.

Solicitar al almacén general los equipos y elementos necesarios para realizar los proyectos de campo.

Suministrar a los funcionarios y contratistas de la Subdirección de Geografía y Cartografía los equipos y elementos geodésicos y topográficos que estén bajo su responsabilidad y sean requeridos para el desarrollo de los trabajos encomendados.

Verificar el correcto diligenciamiento de los formatos que hacen parte del procedimiento.

No entregar equipos y elementos geodésicos y topográficos de manera verbal.

Registrar oportunamente los préstamos, traspasos, reintegros y devoluciones correspondientes.

Administrar y actualizar el inventario de los equipos y elementos geodésicos y topográficos.

Realizar un consolidado anual de todos los equipos y elementos geodésicos y topográficos y enviarlo a los Coordinadores de los GIT de la Subdirección de Geografía y Cartografía.

Dar aviso inmediato a los Coordinadores de los GIT de la Subdirección de Geografía y Cartografía en caso de pérdida de elementos o equipos que se encuentren bajo su custodia.

Presentar informe escrito al Coordinador del GIT Control Terrestre y Clasificación de Campo o al Director Territorial ante alguna novedad presentada durante el tiempo en que los equipos estén dentro del almacén.

Dar cumplimiento a las tablas de retención documental vigentes del proceso a cargo.

Recibir y realizar el traspaso de los elementos que componen las estaciones permanentes en coordinación con el GIT de Geodesia según programación.

Informar al Subdirector de Geografía y Cartografía y al Coordinador del GIT Control Terrestre y Clasificación de Campo el estado de actualización y vigencia de las licencias y las llaves utilizadas en los equipos geodésicos y topográficos.

Informar permanentemente al Coordinador del GIT Control Terrestre y Clasificación de Campo acerca del número de equipos disponibles y su estado.




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Entregar a los funcionarios y contratistas los elementos de protección (repelente, protector solar, etc.) requeridos para que realicen trabajos de campo a nivel nacional.

3.9. DEL RESPONSABLE DE ALMACÉN DE EQUIPOS Y ELEMENTOS TOPOGRÁFICOS Y GEODÉSICOS EN SEDE CENTRAL Y DIRECCIONES TERRITORIALES

Diligenciar correctamente los formatos utilizados en el almacén de equipos geodésicos y topográficos.

Realizar las solicitudes de préstamo de equipos y elementos en los tiempos establecidos

Efectuar los trámites de salida de equipos y/o elementos geodésicos y topográficos ante el GIT de Gestión de Servicios Administrativos.

Utilizar los equipos y elementos de acuerdo con las especificaciones técnicas para su manejo.

Devolver inmediatamente los elementos y equipos utilizados en labores de campo al responsable de la administración y control de los mismos.

Responder por la custodia, buen uso y conservación de los elementos y equipos geodésicos.

Informar inmediatamente la pérdida o daño de algún equipo y/o elemento.

Descargar la información recolectada y procesada en campo antes de reintegrar los equipos al almacén de administración y control de equipos geodésicos y topográficos.

Reportar el ingreso de los equipos al personal encargado de vigilancia y seguridad del instituto antes de reintegrarlos al almacén de administración y control de equipos geodésicos y topográficos.

Entregar únicamente los equipos relacionados en el formato de préstamo de equipos.

Verificar que los de equipos y elementos geodésicos y topográficos que estén a su cargo y que necesiten ser enviados por el servicio de correspondencia para poder realizar sus actividades de campo, tenga en cuenta los siguientes aspectos:

- Elaborar memorando o documento remisorio, incluyendo los equipos y/o elementos que se están enviando.

- Conocer los tiempos de entrega en días hábiles con el fin de enviar los equipos con tiempo para no afectar el cronograma de las actividades programadas.

- Enviar los paquetes debidamente embalados independientes del lugar de destino, para garantizar la seguridad de estos durante su transporte.

- Enviar por correspondencia los equipos y/o elementos accesorios necesarios para el trabajo de campo, diligenciando el formato F20601-05 “Envío de paquetes”

- Marcar los paquetes con la palabra DELICADO cuando dentro de estos se encuentran equipos de medición que necesiten un adecuado manejo.

- El peso máximo de cada paquete no debe superar los 50 kilos. Se recomienda embalar los paquetes con peso similares para que los tiempos de entrega sean los mismos.

4. GLOSARIO

Equipo Conjunto de instrumentos o dispositivos que están organizados para cumplir con un objetivo determinado, como el levantamiento de información, datos y medidas en campo.

Estación GPS de funcionamiento continuo

Punto geodésico de referencia, materializado con la antena de un receptor de posicionamiento satelital de doble frecuencia que opera permanentemente. Su precisión corresponde con la de un punto de referencia. Cuenta con coordenadas definidas en la época del marco de referencia, pero también proporciona coordenadas semanales instantáneas (actuales). Estos puntos forman la red MAGNA ECO para Colombia.

Embalar Empaquetar debidamente los equipos o elementos que se van enviar por correspondencia.




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Firmware Bloque de instrucciones de programa para propósitos específicos, grabado en una memoria de tipo no volátil (ROM, EEPROM, flash, etc.), que establece la lógica de más bajo nivel que controla los circuitos electrónicos de un dispositivo de cualquier tipo.

Inventario Relación de todos los bienes que se encuentran en depósito o en servicio y pueden clasificarse de diferente manera según se trate, para su producción, transformación o venta, para el uso de la misma entidad y sus funcionarios o para el suministro y consumo interno. Toda su clasificación y codificación debe hacerse conforme lo señala el Plan General de Contabilidad Pública y los procedimientos contables de la Contaduría General de la Nación.

Lineamiento Conjunto de directrices específicas que facilitan la orientación operativa a través de la cual se pretenden llegar al cumplimiento de objetivos. Sirven de base y de contexto para el ejercicio de las funciones específicas de una dependencia.

MAGNA-ECO Marco Geocéntrico Nacional de Referencia. Es la densificación de SIRGAS en Colombia. Sus coordenadas están dadas en SIRGAS95 o ITRF94, época 1995.4. Estación de Operación Continua para Colombia.

Mantenimiento Todas las acciones que tienen como objetivo mantener un equipo o restaurarlo a un estado en el cual pueda llevar a cabo alguna función requerida. Estas acciones incluyen la combinación de las acciones técnicas y administrativas correspondientes.

Mantenimiento preventivo

Actividad programada de inspecciones, tanto de funcionamiento como de seguridad, ajustes, reparaciones, análisis, limpieza, lubricación o calibración que deben llevarse a cabo en forma periódica, con base a un plan establecido. El propósito es prever averías, desperfectos o desajustes en su estado inicial y corregirlos para una correcta operación y eficiencia.

Mantenimiento correctivo

Acciones que no implican cambios funcionales, mediante las que se diagnostica y corrige los problemas técnicos. Incluyen: análisis del error / problema y solución.

Obsolescencia Es la caída en desuso de máquinas, equipos y tecnologías motivada por un insuficiente desempeño de sus funciones, en comparación con las nuevas máquinas, equipos y tecnologías introducidos en el mercado.

Placa en custodia

Reintegro

Número de identificación de un bien considerado activo fijo dentro de los inventarios que, por especificaciones físicas, no puede ser adherido al mismo; dicho número se relaciona en el inventario.

Es la devolución o restitución de un equipo, elemento y/o accesorio que pertenezca al inventario del Instituto y se encuentre identificado con un número de placa. Este proceso se realiza por medio del formato vigente, dirigido al almacén general, y lo efectúa el funcionario.

Traspaso Es la entrega oficial, transitoria y provisional realizada entre funcionarios y contratistas de la misma territorial o sede, por medio del formato vigente, de un equipo, elemento y/o accesorio que pertenezca al inventario del Instituto y se encuentre identificado con un número de placa.

Verificación Comprobar que el equipo se encuentra dentro de los márgenes de uso y que su incertidumbre de medida se encuentra dentro de los límites prefijados. Con la verificación, a diferencia de la calibración, no se pueden corregir las desviaciones del aparato.

http://es.wikipedia.org/wiki/Memoria_de_solo_lectura

http://es.wikipedia.org/wiki/EEPROM

http://es.wikipedia.org/wiki/Memoria_flash

http://es.wikipedia.org/wiki/Circuito

http://es.wikipedia.org/wiki/Electr%C3%B3nica




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5. NORMAS

5.1. LEGALES

En aplicación de la Ley 734 de febrero 5 de 2002, por la cual se expide el Código Disciplinario Único, a saber:

- Artículo 34, numeral 21: son deberes de todo servidor público “Vigilar y salvaguardar los bienes y valores que le han sido encomendados y cuidar que sean utilizados debida y racionalmente, de conformidad con los fines a que han sido destinados”. Numeral 22: “Responder por la conservación de los útiles, equipos, muebles y bienes confiados a su guarda o administración y rendir cuenta oportuna de su utilización”.

- Artículo 48, numeral 3. Faltas gravísimas: “Dar lugar a que por culpa gravísima se extravíen, pierdan o dañen bienes del Estado o a cargo del mismo, o de empresas o instituciones en que este tenga parte o bienes de particulares cuya administración o custodia se le haya confiado por razón de sus funciones, en cuantía igual o superior a quinientos (500) salarios mínimos legales mensuales”.

5.2. TÉCNICAS O RELACIONADAS

Manuales de uso de equipos dados por el fabricante.

5.3. DE PROCEDIMIENTOS, LINEAMIENTOS O POLÍTICAS DE OPERACIÓN

SEDE CENTRAL Y DIRECCIONES TERRITORIALES

5.3.1. Administración del almacén de equipos geodésicos y topográficos

Toda solicitud de préstamo de equipos geodésicos y topográficos debe ser autorizada por el Coordinador de su respectivo GIT o Director Territorial.

Los elementos y equipos geodésicos y topográficos se deben solicitar como mínimo con tres (3) días hábiles de antelación a la salida de campo.

Los equipos y elementos geodésicos y topográficos que se requieran para realizar prácticas dentro de las instalaciones de la Sede Central, pueden ser solicitadas de manera presencial en el almacén de equipos y deberán ser reintegrados a más tardar al día siguiente.

Tanto el responsable de administración y control de equipos geodésicos y topográficos como el funcionario y/o contratista deben tramitar y firmar ante almacén general los traspasos de equipos.

Se debe adjuntar en cada una de las carpetas y en el momento del préstamo la lista de accesorios de los equipos GPS, estaciones totales e instrumentales de gravimetría y niveles.

Cada equipo debe estar identificado con la placa asignada por el almacén general.

Si se presenta algún un siniestro en un equipo geodésico y topográfico por daño o por robo, y aun se conservan partes del mismo, se deben custodiar hasta el momento en que se dé el proceso de baja correspondiente del equipo, cumpliendo con el procedimiento vigente de egreso de bienes y manejo de inventarios.

5.3.2. Verificación de equipos geodésicos y topográficos

La Subdirección de Geografía y Cartografía, en coordinación con el GIT Control Terrestre y Clasificación de Campo, deben dejar constancia de los registros de la revisión, mantenimiento preventivo, de rutina y/o calibración efectuada en las hojas de vida de los equipos.

A los equipos GNSS se les realiza un test que permite diagnosticar que se encuentran funcionando de acuerdo con las características técnicas y recomendaciones del fabricante. Este diagnóstico se debe realizar una vez al año, directamente por la empresa autorizada por el fabricante del equipo en el país.

La actualización del firmware la realizarán los técnicos encargados de la revisión de equipos, siempre y cuando cuente con las herramientas necesarias para dichas labores; de lo contrario, se deben remitir a la empresa proveedora.




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Si los equipos geodésicos y topográficos no se utilizan en un término tres meses, se debe realizar una revisión técnica para verificar su funcionamiento.

5.3.3. Medidas de seguridad

No se debe ingerir alimentos, bebidas, ni fumar dentro delalmacén de equipos topográficos y geodésicoso sobre los equipos.

Los equipos y/o elementos deben permanecer debidamente ubicados en áreas de almacenamiento para evitar accidentes o daños a los mismos.

Se deben mantener los extintores de fuego adecuados en el almacén de equipos topográficos y geodésicos.

6. FORMATOS, REGISTROS Y REPORTES

F30200-01 Préstamo de equipos y/o elementos geodésicos y topograficos devolutivos

F30200-03 Reporte de novedades de equipos

F30200-05 Verificación de equipos e instrumentos auxiliares geodésicos y topográficos

F30200-16 Ficha técnica del equipo

F30200-26 Histórico de movimiento de equipos geodésicos y topográficos

7. PROCEDIMIENTO PASO A PASO

7.1. ADMINISTRACIÓN Y CONTROL DE EQUIPOS Y ELEMENTOS - SEDE CENTRAL

RESPONSABLE ACTIVIDAD CONTROLES Y ASPECTOS

RELEVANTES

Responsable de almacén de equipos y elementos

geodésicos y topográficos

1. Solicita al almacén general los elementos y equipos necesarios para las labores de campo, diligenciando el formato vigente Solicitud de bienes perteneciente al GIT de Servicios Administrativos.

Diligencia el formato vigente de Solicitud de Bienes F20605-01 dirigido al Almacén General. En el caso de no encontrarse el responsable del almacén de equipos topográficos y geodésicos, la solicitud de elementos y equipos al almacén general la hace el funcionario o contratista responsable de la comisión y, al finalizar, hace el traspaso del equipo al responsable delalmacén de equipos topográficos y geodésicos.

2. Realiza el movimiento de ingreso de los equipos al inventario digital del almacén de equipos geodésicos y topográficos de almacenamiento en el formato vigente Inventario único documental, indicando el estado de los mismos.

Actualizar el inventario digital o en el formato vigente Inventario único documental F20900-01, con los movimientos de ingreso, préstamo y salida de equipos.



3. Crea la hoja de vida del equipo iniciando con el formato vigente Ficha técnica del equipo y para registrar los movimientos del equipo se diligencia el formato vigente Histórico de Movimiento de Equipos Geodésicos y Topográficos.

Actualizar la hoja de vida del equipo con los formatos vigentes, F30200-16. Ficha Técnica del equipo, F30200-26. Histórico de Movimiento de Equipos Geodésicos y Topográficos.

4. Almacena, identifica y organiza los elementos y equipos en los estantes disponibles en el almacén de equipos geodésicos y topográficos.




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RELEVANTES

Funcionarios y contratistas que requieren equipos y elementos geodésicos y

topográficos

5. Solicita en calidad de préstamo los elementos y equipos necesarios para llevar a cabo el proyecto en campo con el formato Préstamo de elementos geodésicos devolutivos.

Entregar el formato vigente F30200-01 Préstamo de equipos…… al responsable del almacén de equipos topográficos y geodésicos. Diligenciar el formato mínimo tres (3) días antes de la salida a comisión.



6. Recibe la solicitud y asigna los equipos correspondientes e imprime el formato de préstamo de elementos devolutivos.

Diligencia el formato vigente F30200-01 Préstamo de equipos……..

7. Solicita la autorización por medio de Préstamo de equipos al Coordinador del GIT Control Terrestre y Clasificación de Campo.

Envío de formato F30200-01 Préstamo de equipos……. diligenciado y dirigido al coordinador del GIT Control Terrestre y Clasificación de campo.

8. El coordinador del GIT Control Terrestre y Clasificación de Campo autoriza el Préstamo de elementos al contratista y/o funcionario correspondiente.

La autorización del Préstamo de elementos se hace de manera oficial por medio de la firma del coordinador del GIT Control Terrestre y Clasificación de Campo en el formato vigente F30200-01 Préstamo de equipos…..

9. Revisa y verifica el estado de los equipos cada vez que salen y llegan de comisión.

Reportar cualquier anomalía encontrada en el formato vigente F30200-05. Verificación de equipos e instrumentos auxiliares geodésicos y topográficos.

10. Entrega los elementos y equipos, y señala en el formato Préstamo de elementos geodésicos devolutivos el estado de salida de los equipos, y los accesorios de cada uno con el formato Anexo de Lista de Accesorios de Equipos Geodésicos y Topográficos.

Registrar la fecha de salida y el nombre del funcionario y/o contratista al que se le entregó el equipo, junto con las cantidades y estado de los accesorios de cada uno, en el formato F30200-01.Préstamo de elementos geodésicos devolutivos y el anexo de este Lista de Accesorios de Equipos Geodésicos y Topográficos.

11. Diligenciar y almacenar en la carpeta correspondiente y garantizar que estos se encuentren firmados según corresponda por Coordinador del GIT Control Terrestre y Clasificación de Campo, funcionarios y/o contratistas y encargado del Almacén de Equipos Geodésicos y Topográficos.

Hace firmar el recibido del funcionario y/o contratista, y archiva el formato en la carpeta de Préstamos de elementos geodésicos devolutivos del mes y año correspondientes.

12. Tramita, ante el almacén general, el traspaso de los equipos al inventario del funcionario o contratista mediante formato vigente Memorando interno de tramitación.

Diligencia y entrega el formato F20601-01 Memorando interno de tramitación, en el almacén general, oficializando el traspaso de los equipos al funcionario y/o contratista.

13. Archiva en la carpeta del funcionario o contratista el traspaso de los equipos radicado en almacén



14. Registra el préstamo en el reporte digital control préstamo de equipos, y en el reporte digital de Histórico de Movimiento de Equipos Geodésicos y Topográficos

Diligenciar y almacenar los datos en el formato vigente F30200-26 Histórico de Movimiento de Equipos Geodésicos y Topográficos




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RELEVANTES


topográficos

15. Verifica el funcionamiento de los equipos y accesorios antes de salir a comisión. Si presentan alguna anomalía, reportarla al responsable del almacén de equipos topográficos y geodésicos antes de salir a campo.

Si la comisión fue cancelada, devolver los equipos y accesorios en su totalidad y en buen estado al responsable del almacén de equipos topográficos y geodésicos, al día siguiente de la cancelación de la comisión.

16. Tramita la salida de los elementos y equipos de la Sede Central, diligenciando el formato vigente Salida de bienes del Instituto, en original y copia, ante el GIT Gestión de Servicios Administrativos.

Diligenciarel formato vigente F20600-02 Salida de bienes del Instituto, en original y copia, ante el GIT Gestión de Servicios Administrativos

17. Realiza, en campo, el objeto de la comisión. Responder por el buen uso de los equipos.

Informar por teléfono y correo electrónico, tan pronto se presente la novedad del equipo, al Coordinador del GIT o al Director Territorial y diligenciar el formato vigente F30200-03 Reporte de novedades de equipos.

18. Informa sobre cualquier anomalía, falla o daño presentado en los equipos durante la comisión, mediante el formato vigente Reporte de novedades de equipos y correo electrónico, inicialmente al Coordinador correspondiente o al Director Territorial, e inmediatamente después al responsable del almacén de equipos topográficos y geodésicos.

Si la falla o daño que presenta un equipo requiere revisión especializada y autorizada por el IGAC, este se debe enviar inmediatamente al almacén de equipos topográficos y geodésicos por correo certificado.

19. Solicita la firma del responsable del almacén de equipos topográficos y geodésicos a quien se le cargan los equipos.

7.2. VERIFICACIÓN TÉCNICA DE EQUIPOS – SEDE CENTRAL


RELEVANTES


topográficos

1. Entrega los elementos, equipos y accesorios una vez regresa de comisión, completos y en las mejores condiciones de aseo al responsable del almacén de equipos topográficos y geodésicos.

Realizar la limpieza de los equipos y los accesorios utilizados en la comisión. Entregarlos equipos inmediatamente llega de comisión (dos días máximo) y antes de legalizarla. No se pueden hacer reintegros parciales o incompletos de los equipos.

2. Tramita, ante almacén general, el traspaso de los equipos reintegrados al responsable del almacén de equipos topográficos y geodésicos, diligenciando el formato vigente Memorando interno de tramitación.

Si se trata de estaciones continuas, una vez regresa de comisión, entregar diligenciado el formato vigente F30200-05 Verificación del funcionamiento de la estación continua al responsable del almacén de equipos topográficos y geodésicos para su archivo en la hoja de vida del equipo correspondiente.



3. Recibe e inspecciona los elementos y equipos, registrando las observaciones pertinentes del estado de reintegro, anomalías, irregularidades y sugerencias del funcionario y/o contratista que hace la entrega.

4. Firma y hace firmar por el funcionario y/o contratista el formato vigente Préstamo de elementos geodésicos devolutivos, diligenciado antes de salir a comisión.

Actualizar los archivos digitales de inventario y movimiento de equipos. Y que los documentos tengan las firmas correspondientes, en este caso el formato vigente F30200-01. Préstamo de equipos…




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RELEVANTES



5. Registra el ingreso de los elementos y equipos en el inventario digital.

6. Archiva copia del traspaso de elementos y equipos con el memorando interno de tramitación en la carpeta del funcionario y/o contratista.

7. Entrega al técnico encargado los equipos que llegan de comisión con anomalías o daños y/o requieran revisión técnica, utilizando el reporte de novedades de equipos que entregó el funcionario y/o contratista o el formato vigente Revisión técnica de equipos.

Si la anomalía es detectada directamente en el almacén de equipos geodésicos y topográficos

8. Informa al Coordinador del respectivo GIT o al Director Territorial, en los mismos formatos donde se originó la novedad del equipo (Reporte de novedades de equipos o revisión técnica de equipos), el resultado de la revisión y/o verificación de los equipos efectuada por los técnicos ya sea topográfico, electrónico o de sistemas del almacén de equipos topográficos y geodésicos.

Diligencia en los formatos donde se originó la novedad F30200-03. Reporte de novedades de equipos si requiere servicio de empresa externa, el Coordinador del GIT correspondiente gestionará la autorización ante el Subdirector, yel Director Territorial autoriza al almacenista para el envío del equipo a la Sede Central para realizar el procedimiento correspondiente.

9. Si el equipo está dañado u obsoleto, de acuerdo con el reporte de los técnicos encargados en el almacén de equipos geodésicos y topográficos o la empresa externa, se reintegrará al almacén general del IGAC para darlos de baja.

Utilizar el formato vigente F20601-01 Memorando interno de tramitación con el visto bueno del Coordinador del GIT correspondiente, y archivar copia del traspaso autorizado por el almacén general en la carpeta del funcionario o contratista.

Subdirección de Geografía y Cartografía

10. Evalúa la necesidad del mantenimiento preventivo y/o reparación e informa al Subdirector de Geografía y Cartografía y a la Oficina de Informática y Telecomunicaciones la novedad de los equipos.

Tener en cuenta el cronograma de mantenimiento preventivo y/o calibración de equipos de la Subdirección de Geografía y Cartografía.

Subdirección de Geografía y Cartografía y Oficina de

Informática y Telecomunicaciones

11. Evalúan el requerimiento de mantenimiento y/o reparación de equipos y, de acuerdo al cronograma de la Subdirección para el mantenimiento y/o calibración de los equipos, autorizan el proceso.

Verificar el cronograma de mantenimiento preventivo y/o calibración de equipos de la Subdirección de Geografía y Cartografía.

12. Autorizan el trámite de cotización y salida de equipos para realizar el mantenimiento o calibración.



13. Solicita cotizaciones a los laboratorios o empresas especializadas en soporte, mantenimiento y/o reparación de equipos, previa autorización del Coordinador del GIT Control Terrestre y Clasificación de Campo.

14. Tramita la salida de los equipos del IGAC ante el GIT de Gestión de Servicios Administrativos, previa autorización del respectivo coordinador.

15. Establece comunicación constante con el proveedor del servicio hasta la devolución del equipo reparado o calibrado.

Si la cuantía supera el monto establecido como caja menor en el Instituto, se realiza un acta de interventoría.




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RELEVANTES

16. Verifica el funcionamiento y recibe los equipos en coordinación con los técnicos del almacén de equipos topográficos y geodésicos.

17. Solicita certificado de calibración y/o mantenimiento y lo archiva en la carpeta de cada equipo.



RELEVANTES


topográficos

1. Solicita al Director Territorial los elementos y equipos geodésicos y topográficos que se necesitan para la ejecución de los diferentes trabajos, mediante un correo electrónico.

En el caso de no encontrarse el Director Territorial, deberá dirigir el correo electrónico al jefe de la Oficina Jurídica de la Dirección Territorial.

Director Territorial

2. Solicita al Subdirector de Geografía y Cartografía y/o al Coordinador del GIT de Control Terrestre y Clasificación de Campo, mediante un memorando escrito, relacionando la cantidad y tipo de equipos y elementos geodésicos y topográficos que solicita la Dirección Territorial.

El memorando debe ser bien claro en lo referente a los elementos, equipos y accesorios solicitados, y dependiendo de la disponibilidad de equipos, se asignan.

Coordinador del GIT de Control Terrestre y

Clasificación de Campo

3. Mediante correo electrónico, consulta al funcionario encargado del almacén de equipos geodésicos y topográficos la disponibilidad de equipos y elementos que solicita la Dirección Territorial.

En caso de que no exista la disponibilidad de equipos y elementos geodésicos y topográficos, no se realizará ningún traspaso a la Dirección Territorial. El subdirector de Geografía y Cartografía, en coordinación con el Director Territorial, determinará otro tipo de solución para suplir la necesidad de equipos de la Dirección Territorial.



4. Recibe la solicitud, vía correo electrónico, del Subdirector de Geografía y Cartografía y/o del Coordinador del GIT de Control Terrestre y Clasificación de Campo de los equipos y elementos geodésicos y topográficos que la Dirección Territorial requiere.

Dependiendo de la demanda de equipos que tenga la Subdirección de Geografía y Cartografía para sus diferentes labores en campo, se podrán asignar equipos y elementos geodésicos y topográficos a las Direcciones Territoriales.

5. Verifica e informa, vía correo electrónico, al Coordinador del GIT de Control Terrestre y Clasificación de Campo la disponibilidad de los equipos solicitados.

Mantiene un archivo organizado, donde deben reposar las hojas de vida o carpetas de cada una de las Direcciones Territoriales.




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RELEVANTES



6. Recibe la información de la disponibilidad de equipos del funcionario encargado del almacén de equipos geodésicos y topográficos, e informa, vía correo electrónico, al Subdirector de Geografía y Cartografía.

Subdirector de Geografía y Cartografía

7. Autoriza vía correo electrónico al Coordinador del GIT de Control Terrestre y Clasificación de Campo, el envío de los equipos y elementos geodésicos y topográficos solicitados por la Dirección Territorial.



8. Delega al funcionario encargado del almacén de equipos geodésicos y topográficos el alistamiento de los equipos y elementos geodésicos y topográficos que se autorizaron a ser enviados a la Dirección Territorial.



9. Alista y empaca los equipos y elementos geodésicos y topográficos que se van a entregar en la Dirección Territorial.

10. Diligencia memorando dirigido al Director Territorial, relacionando todos los equipos, accesorios y elementos geodésicos y topográficos que se van a enviar a la Dirección Territorial.

El memorando debe especificar los elementos, equipos y accesorios enviados y debe tener la firma del Coordinador del GIT de Control Terrestre y Clasificación de Campo. De los tres (3) originales, uno se envía a la Dirección Territorial, el segundo se archiva en la carpeta u hoja de vida de la Territorial en la que se encuentra en el almacén de equipos geodésicos y topográficos de la Sede Central y el tercero se entrega en correspondencia al momento de llevar los equipos y elementos.

11. Diligencia el formato Envío de paquetes En cada paquete se debe anexar el formato Envío de paquetes F20601-05, numerando cada paquete con la información requerida para el envío.

12. Embala y lleva a la Oficina de Correspondencia los paquetes que contienen los equipos y elementos en donde se pesan para ser enviados a la Dirección Territorial.

Los envíos por correspondencia deben hacerse antes de las 10.00 a.m.

Secretaria Dirección Territorial

13. Verifica que los paquetes recibidos contengan los elementos especificados en el memorando enviado por la Sede Central.

14. Entrega los paquetes al funcionario al que va dirigido el envío.




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Almacenista de la Dirección Territorial

15. Almacena los equipos y elementos geodésicos y topográficos que fueron enviados de la Sede Central.

Los paquetes que se envían desde la Sede Central deben ser almacenados y salvaguardados por el almacenista de la Dirección Territorial.

16. Entrega y realiza el traspaso de los equipos y elementos, diligenciando el formato Memorando interno de tramitación al funcionario que se hará cargo de los equipos, dejándolos en estado de servicio.

Realiza el traspaso por medio del formato vigente F20601-01 Memorando interno de tramitación y entrega de manera formal los equipos y elementos al funcionario correspondiente.

Funcionario a cargo de los equipos y elementos

geodésicos y topográficos de la Dirección Territorial

17. Recibe de manera formal los equipos y elementos que fueron enviados de la Sede Central.

Los equipos y elementos que son asignados y traspasados al funcionario quedan en calidad de servicio, sin embargo, solo pueden salir de las instalaciones del IGAC cuando se vayan a realizar trabajos de campo, diligenciando el formato Salida de bienes del Instituto F20600-02con firma del Director Territorial.

18. Solicita al Director Territorial la disposición de un lugar adecuado y que reúna todas las garantías de cuidado y seguridad para almacenar los equipos y elementos.

La solicitud se realiza por medio de correo electrónico.


19. Designa el lugar en donde se van almacenar los equipos y elementos geodésicos y topográficos.

Habrá una corresponsabilidad entre el Director Territorial, el almacenista y el funcionario a cargo de los equipos.


20. Crea la hoja de vida de los equipos geodésicos y topográficos que tiene a cargo, diligenciando los formatos establecidos.

Es responsabilidad del funcionario que tiene encargado el inventario los equipos y elementos mantener actualizadas las hojas de vida, anexando los siguientes formatos:

Ficha técnica del equipo F30200-16

Memorando interno de tramitación F20601-01

F30200-26 Histórico de Movimiento de Equipos Geodésicos y Topográficos

Las hojas de vida de los equipos deben reposar en el archivo de gestión de la dependencia donde se encuentre el funcionario que tiene a cargo los mismos.

Funcionarios o contratistas que solicitan equipos y

elementos geodésicos y topográficos

21. Consulta al funcionario de la Dirección Territorial que tiene a cargo los equipos y elementos la disponibilidad de estos para realizar los diferentes trabajos de campo.

La consulta se debe hacer por medio de correo electrónico el cual debe ser enviado mínimo con 2 días de anticipación a la programación de la comisión, y debe ir con copia al Director Territorial y al Coordinador del GIT de Control Terrestre y Clasificación de Campo.




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22. Responde por medio de correo electrónico a los funcionarios o contratistas que están solicitando, en calidad de préstamo, los equipos y elementos, especificando su disponibilidad.

Atender la solicitud por medio de correo electrónico máximo al día siguiente de recibirla, y deber ir con copia al Director Territorial y al Coordinador del GIT de Control Terrestre y Clasificación de Campo.

23. Realiza el traspaso de los equipos y elementos a los funcionarios o contratistas que los solicitaron, diligenciando el formato Memorando interno de tramitación y adicionando si es necesario el Anexo Lista de Accesorios de Equipos Geodésicos y Topográficos del formato vigente Préstamo de elementos geodésicos devolutivos.

Diligenciar correctamente junto con observaciones y estado de cada elemento, con firmas de entrega y recibido, fecha en los formatos vigentes:

Memorando Interno De Tramitación F20601-01

Anexo Lista de Accesorios de Equipos Geodésicos y Topográficos del formato vigente F30200-01.


elementos geodésicos y topográficos de la Dirección

Territorial

24. Recibe a conformidad el préstamo y traspaso de los equipos solicitados al funcionario de la Dirección Territorial.

Los funcionarios y contratistas de la Sede Central pueden utilizar los equipos de las Direcciones Territoriales cuando no haya disponibilidad de equipos en la Sede Central.

25. Salvaguarda y utiliza los equipos y elementos geodésicos y topográficos de manera adecuada durante los trabajos.

26. Devuelve y traspasa los equipos y elementos que fueron prestados, al funcionario a cargo en la Dirección Territorial, diligenciando el formato Memorando interno de tramitación y el formato Anexo Lista de Accesorios de Equipos Geodésicos y Topográficos.

Diligenciar correctamente junto con observaciones y estado de cada elemento, con firmas de entrega y recibido, fecha en los formatos vigentes:

Memorando Interno De Tramitación F20601-01

Anexo Lista de Accesorios de Equipos Geodésicos y Topográficos del formato vigente F30200-01.



27. Verifica que los equipos y elementos recibidos vengan completos y en buen estado.

Revisar el estado del equipo cada vez que se realiza un préstamo o traspaso.

28. Almacena nuevamente en el lugar que designó el Director Territorial, en caso de que los equipos y elementos sigan en servicio.

Todos los documentos o formatos que se diligencien por los equipos y elementos geodésicos y topográficos deberán ser archivados en la hoja de vida o carpeta de los mismos.

29. Traspasa al almacenista de la Dirección Territorial en el caso de que los equipos y elementos ya no continúen en servicio, independientemente de la causa.

Diligenciar el formato vigente Memorando Interno De Tramitación F20601-01.


30. Recibe los equipos y elementos que son entregados y traspasados por los funcionarios o contratistas de la Dirección Territorial que los tienen en servicio.

Los equipos y elementos que están a cargo del almacenista deberán reposar en el almacén de la Dirección Territorial.

31. Verifica el estado de servicio de los equipos y elementos geodésicos y topográficos.

Almacenar los equipos y elementos que no estén en servicio en lugar adecuado.




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32. Solicita autorización al Director Territorial para reintegrar y devolver los equipos y elementos geodésicos y topográficos que no estén en servicio al GIT de Control Terrestre y Clasificación de Campo de la Sede Central.

Solicitar autorización para reintegrar equipos y elementos por medio de correo electrónico expresando de manera clara los motivos por los cuales se realiza dicha petición.


33. Responde el correo electrónico, autorizando o denegando el reintegro o envío de los equipos y elementos alAlmacén de equipos topográficos y geodésicos del GIT de Control Terrestre y Clasificación de Campo Sede Central.

Enviar correo electrónico con copia al Coordinador del GIT de Control Terrestre y Clasificación de Campo.


34. Diligencia un memorando escrito, indicando de manera clara y completa el estado de cada uno de los elementos, accesorios y componentes con número de serial y placa si lo tiene, y si es necesario adicionando el formato Anexo Lista de Accesorios de Equipos Geodésicos y Topográficos del Formato Préstamo de elementos geodésicos devolutivos

Dirigir el memorando al Coordinador del GIT de Control Terrestre y Clasificación de Campo teniendo en cuenta:

Deberá estar firmado por el Director Territorial.

Adicionando si es necesario el anexo Lista de Accesorios de Equipos Geodésicos y Topográficos del formato vigente F30200-01. Préstamo de equipos…...

De los tres (3) memorandos, uno se envía junto con los paquetes

El segundo lo archiva el almacenista de la Dirección Territorial

El tercero se entrega a la Secretaría de la Dirección Territorial que coordina la actividad en correspondencia.

35. Envía los equipos y elementos a Almacén de equipos topográficos y geodésicos del GIT de Control Terrestre y Clasificación de Campo.

Numerar y marcar cada una de las cajas o paquetes indicando cual contiene el memorando escrito, con el fin de evitar destapar todos los paquetes para encontrar el memorando. Además indicar la disposición de los paquetes y marcarlos con la palabra DELICADO cuando dentro de estos se encuentran equipos de cuidado de calibración.

Secretaría GIT de Control Terrestre y Clasificación de

Campo

36. Informa de manera inmediata al Coordinador del GIT de Control Terrestre y Clasificación de Campo o al responsable de Almacénde equipos topográficos y geodésicos que han llegado los paquetes de la Dirección Territorial.

Pasar por correspondencia mínimo 3 veces al día a preguntar si han llegado paquetes para el Coordinador del GIT de Control Terrestre y Clasificación de Campo.




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RELEVANTES



37. Dirigirse a correspondencia a reclamar los paquetes que fueron enviados por la Dirección Territorial.

38. Verifica conforme al memorando escrito, que todos los equipos y elementos geodésicos y topográficos con sus accesorios estén completos.

Revisar el estado de los equipos y elementos junto con los técnicos del Almacén de equipos topográficos y geodésicos recibidos de la Dirección Territorial.

39. Almacena los equipos y elementos geodésicos y topográficos que llegan de las Dirección Territoriales en el almacén de equipos topográficos y geodésicos de la Sede Central hasta definir su situación.

40. Informa mediante correo electrónico, al Coordinador del GIT de Control Terrestre y Clasificación de Campo el recibido a satisfacción de los equipos y elementos provenientes de la Dirección Territorial.

41. Remite a los técnicos de Almacén de equipos topográficos y geodésicos para su correspondiente verificación y validación técnica.

Técnicos de Almacén de equipos geodésicos y

topográficos

42. Recibe los equipos y elementos geodésicos y topográficos de las Direcciones Territoriales que son entregados por el responsable del almacén de equipos topográficos y geodésicos.

Valida que los equipos y elementos provenientes de la Dirección Territorial tengan todos sus componentes y accesorios completos, confrontando con el memorando escrito con el cual fueron remitidos.

43. Verifica técnicamente los equipos y elementos que son remitidos por las Direcciones Territoriales, y diligencia el formato Verificación de equipos e instrumentos auxiliares geodésicos y topográficos.

Diligenciar el formato vigente F30200-05 Verificación de equipos e instrumentos auxiliares geodésicos y topográficos, y en caso de que se detecte o identifique que falta algún componente, informar de manera inmediata, mediante correo electrónico, al responsable del almacén de equipos topográficos y geodésicos de la Sede Central.

44. Informa al responsable del almacén de equipos topográficos y geodésicos de la Sede Central la condición técnica de los equipos y recomendar las acciones a seguir con los mismos.

Para los casos en que los equipos y elementos geodésicos y topográficos que provienen de las Dirección Territoriales tengan vencido los tiempos de garantía, se deberá velar por la reparación de los mismos.

45. Entrega los equipos y elementos al responsable del Almacén de equipos topográficos y geodésicos de la Sede Central y los almacena en las estanterías mientras se resuelve su situación.

En los casos en que por falta de herramientas o repuestos no se puedan reparar los equipos, deberán recomendar el remitirlo a la empresa proveedora para su respectivo mantenimiento correctivo o preventivo o si definitivamente se dan de baja. Esto debe quedar plasmado en el formato vigente Verificación de equipos e instrumentos auxiliares geodésicos y topográficos F30200-05.




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46. Dispone de un espacio adecuado en la estantería del almacén para almacenar los equipos y elementos topográficos y geodésicos que son de las Direcciones Territoriales.

47. Da de baja los elementos geodésicos y topográficos de las Direcciones Territoriales cuando su condición técnica no garantice los estándares de medición, calibración y calidad.

Diligencia en el formato vigente Memorando interno de tramitación F20601-01 de manera clara e indicando la opción “solicitud de reintegro de elementos”. De los dos (2) originales, uno será para el funcionario encargado del almacén general y otro para el responsable del almacén de equipos topográficos y geodésicos, para archivarlo en la carpeta de la Dirección Territorial.

48. Remite los equipos que son dados de baja al Almacén general, mediante el formato Memorando interno de tramitación.

Diligenciar el formato vigente F20601-01 Memorando interno de tramitación firmado por el responsable del Almacénde equipos topográficos y geodésicos.



RELEVANTES


1. Verifica antes de cada comisión, el estado en que se encuentran los equipos y elementos, diligenciando el formato de Verificación de equipos e instrumentos auxiliares geodésico y topográfico.

Diligenciar el formato vigente Verificación de equipos e instrumentos auxiliares geodésicos y topográficos F30200-05, identificando si algún equipo o elemento presenta alguna anomalía.

2. Informa de manera inmediata, tanto al Director Territorial como al Coordinador del GIT de Control Terrestre y Clasificación de Campo, el daño o anomalía que puede llegar a presentar algún equipo o elemento geodésico y topográfico.

Comunicar al Coordinador del GIT de Control Terrestre y Clasificación de Campo el daño o anomalía del equipo o elemento geodésico y topográfico por medio de correo electrónico.



3. Diligencia el formato correspondiente, cuando un equipo o elemento geodésico y topográfico, presente algún daño o sufra un accidente o incidente durante la comisión.

Diligencia el formato vigente Reporte de novedades de equipos F30200-03, de manera clara y se deben entregar tres (3) copias:

La primera para el funcionario a cargo de los equipos y elementos geodésicos y topográficos de la Dirección Territorial

La segunda para elresponsable del Almacén de equipos topográficos y geodésicos de la Sede Central.

La tercera se la queda el funcionario y/o contratista comisionado, como soporte de lo acontecido.


4. Solicita, de manera periódica o cuando sea necesario, la visita del técnico inspector-instructor de la Sede Central con el fin de dar solución pronta a los problemas que se pueden presentar con los equipos y elementos geodésicos y topográficos.

5. Solicita visita del técnico inspector-instructor de la Sede Central con el fin de realizar capacitación e instrucción cuando se tenga desconocimiento sobre el correcto manejo, operación y/o verificación de algún equipo o elemento geodésico y topográfico.

Dirigir el correo electrónico al Director Territorial expresando de manera clara y concreta la necesidad de solicitud de la visita del técnico inspector-instructor de la Sede Central.




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6. Recibe la solicitud de la visita del técnico inspector-instructor de la Sede Central que hace el funcionario a cargo de los equipos y elementos geodésicos y topográficos de la Dirección Territorial.

7. Aprueba o deniega la solicitud que hace el funcionario a cargo de los equipos y elementos geodésicos y topográficos de la Dirección Territorial.

Oficializar mediante un correo electrónico dirigido al Coordinador del GIT de Control Terrestre y Clasificación de Campo, en caso de que la solicitud de la visita del técnico inspector-instructor de la Sede Central sea aceptada.



8. Informa al técnico inspector-instructor de la Sede Central sobre las necesidades técnicas y los motivos de la solicitud de visita que realiza la Dirección Territorial.

Remitir por medio de correo electrónico proveniente de la Dirección Territorial al técnico inspector-instructor de la Sede Central.

9. Designa y programa al técnico inspector-instructor de la Sede Central para visitar la Dirección Territorial.

Técnico inspector-instructor de la Sede Central

10. Verifica con el funcionario a cargo de los equipos y elementos geodésicos y topográficos de la Dirección Territorial los requerimientos de la solicitud.

11. Realiza el cronograma de actividades que se van a realizar preparando todas las herramientas materiales, insumos, repuestos y equipos requeridos según el requerimiento de la Dirección Territorial.

12. Solicita al responsable del almacén de equipos topográficos y geodésicos de la Sede Central todos los materiales, insumos, repuestos y equipos requeridos para realizar la visita, diligenciando el formato Préstamo de elementos geodésicos devolutivos.

Diligencia y envía por medio de correo electrónico el formato vigente F30200-01 Préstamo de equipos…… dirigido al responsable del Almacénde equipos topográficos y geodésicos de la Sede Central con tres (3) días de anticipación a la salida.

13. Diligencia el formato vigente Salida de bienes del Instituto, relacionando de manera clara todos los elementos.

Diligenciar el formato vigente Salida de bienes del Instituto F20600-02, relacionando de manera clara todos los elementos, debe ser entregado con un día de anticipación y antes de las 3.00 p.m. en las oficinas de Servicios Administrativos a la secretaria del jefe de esta oficina.




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Técnico inspector-instructor de la Sede Central

14. Se desplaza a las Direcciones Territoriales para dar correcta instrucción e inducción sobre el manejo, manipulación, operación y medición de los diferentes equipos y elementos geodésicos y topográficos, diligenciando el formato Registro de asistencia como evidencia de las actividades desarrolladas.

Diligencia el formato Registro de asistencia F20100-03 como evidencia de las actividades desarrolladas. En situaciones especiales y cuando amerite dejar evidencia, deberá redactar un acta, plasmando de forma clara los temas tratados, las conclusiones y los compromisos adquiridos, con la firma de los funcionarios y/o contratistas involucrados. De las dos (2) copias:

La primera se deja al funcionario a cargo de los equipos y elementos geodésicos y topográficos de la Dirección Territorial.

La segunda es para archivarla en la hoja de vida o carpeta de la Dirección Territorial,

15. Da apoyo técnico en las Direcciones Territoriales en las diferentes verificaciones técnicas a los equipos y elementos geodésicos y topográficos, diligenciando el formato vigente Verificación de equipos e instrumentos auxiliares geodésicos y topográficos como evidencia de la actividad.

Diligenciar el formato F30200-05 Verificación de equipos e instrumentos auxiliares geodésicos y topográficos como evidencia de la actividad.

Una copia se debe archivar en la hoja de vida o carpeta del equipo de la Dirección Territorial.

La segunda copia se debe archivar en la hoja de vida o carpeta de la Dirección Territorial en el archivo de Almacén de equipos topográficos y geodésicos de la Sede Central.

16. Verifica periódicamente de primera mano la situación en que se encuentran los equipos y elementos geodésicos y topográficos de Direcciones Territoriales.

17. Asesora a los funcionarios y/o contratistas de las Direcciones Territoriales en los procedimientos referentes al manejo equipos y elementos geodésicos y topográficos.

18. Actualiza el archivo de las hojas de vida o carpetas de las Direcciones Territoriales que reposan en el almacén de equipos topográficos y geodésicos.

19. Informa, tanto al funcionario a cargo de los equipos y elementos geodésicos y topográficos de la Dirección Territorial como al Coordinador del GIT de Control Terrestre y Clasificación de Campo, cuando algún equipo o elemento geodésico y topográfico necesita mantenimiento preventivo y correctivo de una empresa especializada.

Establecer los pasos a seguir para enviarlos a mantenimiento, ya sea preventivo o correctivo.

20. Genera alertas cuando los procesos y actividades desarrollados en la Dirección Territorial, relacionados con los equipos y elementos geodésicos y topográficos, estén en riesgo.

Informar por medio de correo electrónico dirigido al coordinador del GIT de Control Terrestre y Clasificación de Campo debe tener adjunto todas las evidencias y/o documentos de los temas de la alerta generada.


21. Brinda acompañamiento y apoyo continuo a todas las actividades que el técnico inspector-instructor de la Sede Central realice durante la visita a la Dirección Territorial.

Firmar los documentos necesarios que evidencian las actividades realizadas.




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RELEVANTES


22. Genera alertas cuando las actividades y procesos desarrollados en la Dirección Territorial, relacionados con los equipos y elementos geodésicos y topográficos, estén en riesgo.

Archivar todos los formatos, actas, memorandos, documentos o soportes en las hojas de vida o carpetas de los equipos que se encuentran en la Dirección Territorial.

23. Informa al Director Territorial cuando algún equipo o elemento geodésico y topográfico necesite mantenimiento preventivo y correctivo de una empresa especializada.

Informar mediante correo electrónico dirigido al Director Territorial, con copia al Coordinar del GIT de Control Terrestre y Clasificación de Campo y, en lo posible, adjuntando soportes, cuando algún equipo o elemento geodésico y topográfico necesita mantenimiento preventivo y correctivo de una empresa especializada.



24. Comunica al Director Territorial y al Subdirector de Geografía y Cartografía las alertas generadas para los procesos inherentes a la situación de los equipos y elementos geodésicos y topográficos que se encuentran en la Dirección Territorial.

Informar por medio de memorando escrito o correo electrónico dirigido al Director Territorial generando tres copias para:

Director Territorial.

Subdirector de Geografía y Cartografía.

25. Solicita al Subdirector de Geografía y Cartografía, el mantenimiento preventivo y correctivo para algún equipo o elemento geodésico y topográfico que lo necesite.

Solicitar por medio de correo electrónico el mantenimiento correctivo y preventivo, mediante memorando escrito.


26. Autoriza el mantenimiento y salida de los equipos a la empresa especializada.

Autorizar por medio de correo electrónico dirigido

Ordena el gasto para pagar el valor del servicio del mantenimiento preventivo y correctivo.



27. Delega al responsable del Almacén de equipos topográficos y geodésicos el envió de los equipos a la empresa especializada.

Autorizar por medio de correo electrónico dirigido al responsable de Almacén De Equipos Geodésicos Y Topográficos.



28. Diligencia el formato Salida de bienes del Instituto plasmando, de manera clara, todos los elementos y equipos que van a ser llevados a la empresa especializada.

Diligenciar el formato vigenteSalida de bienes del InstitutoF20600-02, estedebe ser entregado con un día de anticipación y antes de las 3.00 p.m. en las oficinas de Servicios Administrativos a la secretaria del jefe de esta oficina.

29. Traslada los equipos y elementos geodésicos y topográficos a la empresa especializada.

Solicitar servicio de transporte para el traslado de equipos, diligenciando el formato Solicitud de servicio de transporte F20603-04.

30. Recibe los equipos y elementos geodésicos y topográficos provenientes de la empresa especializada encargada de realizar el mantenimiento preventivo y correctivo.

Solicitar servicio de transporte para el traslado de equipos a la Sede Central, diligenciando el formato Solicitud de servicio de transporte F20603-04.

Técnico inspector-instructor de la Sede Central y/o

técnicos de Almacén de equipos geodésicos y

topográficos

31. Verifica y aprueba a conformidad el estado en el que llegan todos los equipos y elementos geodésicos y topográficos que provienen de mantenimiento preventivo y/o correctivo de la empresa especializada.

Diligenciar el formato Verificación de equipos e instrumentos auxiliares geodésicos y topográficos F30200-05.

Dar a conocer la el estado de los equipos recibidos ya sea satisfactoria o aun con anomalías mediante correo electrónico dirigido a:

Responsable de Almacén de equipos topográficos y geodésicos

Coordinador del GIT de Control Terrestre y Clasificación de Campo.




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8. ANEXOS

Anexo 1. Flujograma Procesamiento Administración, control y verificación técnica de equipos geodésicos y topográficos.

9. IDENTIFICACIÓN DE CAMBIOS

VERSIÓN CAPÍTULO DESCRIPCIÓN FECHA

2

Generalidad El nombre del manual cambia de “Administración y control de equipos geodésicos y topográficos a “Administración”, control y verificación técnica de equipos geodésicos y topográficos”.

Octubre 2015

1. Se ajusta el objetivo del manual de procedimientos se incluye la finalidad del mismo

2. Se ajusta el alcance del manual de procedimientos, se incluye el inicio y la finalización del mismo

3. Se ajustan las responsabilidades de los involucrados en el procedimiento.

5.1.

Se eliminan las siguientes normas legales:

Decretos 1551 de mayo 4 de 2009 y 208 de 2004 por los cuales se modifica la estructura del IGAC y se dictan otras disposiciones.

Resolución vigente por la cual se establece el Manual específico de funciones del personal del IGAC.

5.3. Se ajustan las normas de procedimientos, lineamientos o políticas de operación.

6. Formatos

6

Se ajusta el formato F30200-01/15.V5 “Préstamo de elementos geodésicos devolutivos”

Se implementa el formato F30200-26/15.V1 “Histórico de movimiento de equipos geodésicos y topográficos” para dar trazabilidad a la administración de los equipos.

7 Se ajusta el paso a paso de acuerdo con el procedimiento actual y se tiene en cuenta el procedimiento en las Direcciones Territoriales.

ACTUALIZÓ GRUPO INTERNO DE TRABAJO CONTROL TERRESTRE Y CLASIFICACIÓN DE CAMPO

Luis Alejandro Reyes Cifuentes Cristian Andrés Navarrete Daza

Esneyder Alfonso Rey Pulido

REVISÓ METODOLÓGICAMENTE GRUPO INTERNO DE TRABAJO GESTIÓN DE PROYECTOS GEOGRÁFICOS Y CARTOGRÁFICOS

Margerys Parejo Pérez

REVISÓ METODOLÓGICAMENTE GRUPO INTERNO DE TRABAJO DESARROLLO ORGANIZACIONAL

Didier Moreno Ariza

VERIFICÓ TÉCNICAMENTE GRUPO INTERNO DE TRABAJO CONTROL TERRESTRE Y CLASIFICACIÓN DE CAMPO

Flor Alba Espejo Alfonso

VALIDÓ Y APROBÓ SUBDIRECCIÓN DE GEOGRAFÍA Y CARTOGRAFÍA

Fernando León Rivera

OFICIALIZÓ OFICINA ASESORA DE PLANEACIÓN

Martha Patricia Camacho Hernández

ANEXO 1

Flujograma Administración, control y verificación técnica de equipos geodésicos y topográficos

GRUPO INTERNO DE TRABAJO CONTROL TERRESTRES Y CLASIFICACIÓN DE CAMPO

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Grupo Interno De Trabajo Control

Terrestres Y Clasificación De Campo









Responsable del almacén de equipos

geodésicos y topográficosFuncionario y/o contratista


geodésicos y topográficosCoordinador GIT



1. ADMINISTRACIÓN Y CONTROL DE EQUIPOS Y ELEMENTOS - SEDE CENTRAL

Solicita al almacén general los elementos y equipos

necesarios.para.las labores de campo.

1

Recibe, asigna los equipos correspondientes e imprime la

solicitud de préstamo de elementos

devolutivos.

6Inicio

Almacena, identifica y organiza los elementos y equipos en los estantes

disponibles en el almacén .

Revisa y verifica el estado de los equipos cada vez que salen y llegan

de comisión.

autoriza el Préstamo de elementos al contratista y/o funcionario

correspondiente.

8

9

Solicita la autorización por medio de nombre y firma del formato de

Préstamo de equipos al Coordinador

del GIT Control Terrestre y Clasificación de Campo.

4

Solicita en calidad de préstamo los elementos y equipos necesarios para llevar a cabo el proyecto en campo

7

Actualizar el inventario digital con los movimientos de ingreso, préstamo y

salida de equipos.

2

Crea la hoja de vida del equipo .

3

5

Entrega los elementos y equipos, y señala en el formato Préstamo de

elementos geodésicos devolutivos el

estado de salida de los equipos, y los accesorios

Diligenciar y almacenar en la carpeta correspondiente y

garantizar que estos se

encuentren firmados

11

Tramita, ante el almacén general, el traspaso de los equipos al inventario del funcionario o contratista

Archiva en la carpeta del funcionario o contratista el

traspaso de los equipos radicado en almacén

Registra el préstamo en el reporte digital control

préstamo de equipos, y en el reporte digital de Histórico de

Movimiento de Equipos

10

12

13

14

A

ANEXO 1



Pág. 2 de 11


1. ADMINISTRACIÓN Y CONTROL DE EQUIPOS Y ELEMENTOS - SEDE CENTRAL



Funcionario y/o contratista

Verifica el funcionamiento de los equipos y accesorios antes de salir a

comisión

15

Informa sobre cualquier anomalía, falla o daño presentado en los equipos durante la comisión

18

Tramita la salida de los elementos y equipos de la Sede Central

16

Realiza, en campo, el objeto de la comisión. .

17

Informa sobre cualquier anomalía, falla o daño presentado en los equipos

durante la comisión

19

A

Fin

ANEXO 1



Pág. 3 de 11


2. VERIFICACIÓN TÉCNICA DE EQUIPOS – SEDE CENTRAL









Solicita cotizaciones a los laboratorios o empresas especializadas en soporte, mantenimiento y/o reparación de equipos

13

Verifica el funcionamiento y recibe los equipos en coordinación con los técnicos del almacén de equipos topográficos y geodésicos.

16

Tramita la salida de los equipos del IGAC ante el GIT de Gestión de Servicios Administrativos, previa autorización

14

Establece comunicación constante con el proveedor del servicio hasta la devolución del equipo reparado o calibrado.

15

Solicita certificado de calibración y/o mantenimiento y lo archiva en la carpeta de cada equipo.

17

B

Fin

ANEXO 1



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y/o Coordinador del GIT de Control

Terrestre y Clasificación de Campo

Responsable del almacén de

equipos geodésicos y topográficos

Coordinador del GIT de Control


Direcciones Territoriales Direcciones Territoriales Subdirección de Geografía y CartografíaGrupo Interno De Trabajo Control




3. ADMINISTRACIÓN Y CONTROL DE EQUIPOS Y ELEMENTOS - DIRECCIONES TERRITORIALES

Funcionario de la Dirección

Territorial

Solicita ar al Director Territorial los elementos y equipos geodésicos y

topográficos que necesitan.

1

Consultar al funcionario encargado del almacén de equipos

geodésicos y topográficos la

disponibilidad de equipos y elementos que solicita la Dirección

Territorial.

3Inicio

Fin

Realizar soli citud de prestamos de equipos y y elementos

geodésicos y topográficos al

Subdirector de Geografía y Cartografía y/o al Coordinador del

GIT de Control Terrestre y

2Recibir la solicitud

4

¿Estándisponobles?

No

Informar al Coordinador del GIT de Control Terrestre y

Clasificación de Campo la

disponibilidad de los equipos solicitados.

5

Si

Recibir la información de la disponibilidad de equipos e

informa al Subdirector de

Geografía y Cartografía.solicitados.

6

C

ANEXO 1



Pág. 5 de 11



Subdirector de Geografía y

Cartografía



Responsable de Almacén De Equipos

Geodésicos Y TopográficosSecretaría de la Dirección Territorial

Almacenista de la Dirección

Territorial

Subdirección de Geografía y

Cartografía




Terrestres Y Clasificación De CampoDirecciones Territoriales Direcciones Territoriales

Alistar y empacar los equipos y elementos que se van a entregar

en la Dirección Territorial.

9

Delegar al funcionario encargado del almacén, el alistamiento de los equipos y elementos que se autorizaron a ser enviados a la

Dirección Territorial.

8

Embalar y llevar a la Oficina de Correspondencia los paquetes que contienen los equipos que se van

a enviar.

12

C

Autorizar al Coordinador del GIT de Control Terrestre y Clasificación de Campo, el envío de los equipos

y elementos.

7

Diligenciar un memorando dirigido al Director Territorial,

relacionando todos los equipos,

accesorios y elementos geodésicos y topográficos que se

van a enviar a la Dirección

10

Diligenciar el formato Envío de paquetes

11

Verificar los paquetes recibidos.

13

Entregar los paquetes al funcionario al que va dirigido

el envío.

14

Almacenar los equipos y elementos geodésicos y topográficos recibidos.

15

Entregar y realizar el traspaso de los equipos y elementos, al funcionario que se hará cargo

de estos.

16

D

ANEXO 1



Pág. 6 de 11



Funcionario a cargo de los equipos y


de la Dirección Territorial


Funcionario a cargo de Almacén De

Equipos Geodésicos Y Topográficos


Funcionarios o contratistas que

solicitan equipos y elementos

geodésicos y topográficos de la

Dirección Territorial




Direcciones Territoriales Direcciones Territoriales Direcciones Territoriales Direcciones Territoriales Direcciones Territoriales

Crear la hoja de vida de los equipos geodésicos y topográficos

que tiene a cargo

20Designar el lugar en donde se van

almacenar los equipos y elementos geodésicos y

topográficos.

19D

Recibir de manera formal los equipos y elementos que fueron

enviados de la Sede Central.

17

Consultar al funcionario que tiene a cargo los equipos y

elementos, la disponibilidad de estos.

21

Solicitar al Director Territorial la disposición de un lugar adecuado

para almacenar los equipos y

elementos.

18

Responder la solicitudespecificando su disponibilidad.

22

Realizar el traspaso de los equipos y elementos a los funcionarios o contratistas que los solicitaron.

23

E

Recibir a conformidad el préstamo y traspaso de los

equipos solicitados.

24

Salvaguardar y utilizar los equipos y elementos de

25

Devolver y traspasar los equipos y elementos que

26

Verificar que los equipos y elementos recibidos vengan completos y en buen estado.

27

Almacenar nuevamente en el lugar que designado, en caso que los equipos y elementos sigan en

servicio.

28

Traspasar los equipos y elementos al almacenista de la

Dirección Territorial.

29

ANEXO 1



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Direcciones Territoriales Direcciones TerritorialesGrupo Interno De Trabajo Control






Almacenista de la Dirección

Territorial

de la Dirección Territorial Director Territorial

Secretaría GIT de Control Terrestre y




Geodésicos Y Topográficos

Técnicos de Almacén de equipos


Reclamar los paquetes que fueron enviados por la Dirección

Territorial.

37Recibir los equipos y

elementos geodésicos y topográficos.

42

Verificar técnicamente losequipos y elementos, y diligenciar el formato

requerido por este proceso.

43

Recibir los equipos y elementos que son entregados y traspasados por los funcionarios o contratistas

que los tienen en servicio.

30

E

Verificar el estado de los equipos y elementos geodésicos y

topográficos.

31

Solicitar autorización al Director Territorial para reintegrar y

devolver los equipos y elementos

que no estén en servicio.

32

Diligenciar un memorando indicando de manera clara y

completa el estado de cada uno de y componentes los elementos,

accesorios.

34

Envíar los equipos y elementos a Almacén de equipos topográficos y

geodésicos del GIT de Control Terrestre y Clasificación de Campo.

35

Responder solicitud de reintegro o envío de los equipos y elementos a

la Sede Central.

33

Informar de manera inmediata al Coordinador del GIT o al

responsable de Almacén de equipos topográficos y geodésicos,

la llegada de los paquetes..

36

Verificar conforme al memorando, que todos los

equipos y elementos con sus accesorios estén completos.

38

Almacenar los equipos y elementos geodésicos y

topográficos.

39

Informar al Coordinador del GIT,el el recibido a satisfacción de los

equipos y elementos provenientes de la Dirección

Territorial.

40

Remitir a los técnicos de Almacén de equipos topográficos y

geodésicos para su correspondiente verificación y

validación técnica.

41

Informar al responsable del almacén de equipos,la

condición técnica de los equipos y recomendar las acciones a seguir con los

mismos.

44

Entregar los equipos y elementos al responsable del

Almacén de equipos topográficos y geodésicos de

la Sede Central.

45

F

ANEXO 1



Pág. 8 de 11







Disponer de un espacio adecuado en la estantería del almacén para

almacenar los equipos y elementos

topográficos y geodésicos.

46

F

Dar de baja los equipos y elementos , cuando su condición

técnica no garantice los estándares

de medición, calibración y calidad.

47

Remitir los equipos que son dados de baja al Almacén general,

mediante el formato Memorando

interno de tramitación.

48

Fin

ANEXO 1



Pág. 9 de 11





Todos los funcionarios y/o contratista

comisionados




Director Territorial Coordinador del GIT de Control


Direcciones Territoriales Direcciones Territoriales Direcciones Territoriales Direcciones TerritorialesGrupo Interno De Trabajo Control


4. VERIFICACIÓN TÉCNICA DE EQUIPOS Y ELEMENTOS GEODÉSICOS Y TOPOGRÁFICOS – DIRECCIONES TERRITORIALES

Verificar antes de cada comisión, el estado en que se encuentran los

equipos y elementos, diligenciando el

formato requerido para estaactividad.

1

Diligenciar el formato correspondiente, cuando un

equipo o elemento , presente un

daño o sufra un accidente o incidente durante la comisión.

3Inicio

Informar al Director Territorial y al Coordinador del GIT de Control

Terrestre y Clasificación de Campo, el

daño o anomalía que pueda llegar a presentar algún equipo o elemento

geodésico y topográfico.

2

Solicitar la visita del técnico inspector-instructor de la Sede

Central para dar solución pronta a

los problemas que se pueden presentar con los equipos y

elementos

4

Solicitar capacitación e instrucciónal técnico inspector-instructor de la Sede Central , sobre el correcto

manejo, operación y/o verificación de algún equipo o

elemento geodésico y

5

Recibir la solicitud de la visita del técnico inspector-instructor de la

Sede Central .

6

G

Aprobar o denerga la solicitud realizada por el funcionario a

cargo de los equipos y elementos

7

Informar al técnico inspector-instructor de la Sede Central

sobre la solicitud de visita

realizada por la Dirección

8

Designar y programar al técnico inspector-instructor de la Sede Central para realizar visita a la

9

ANEXO 1



Pág. 10 de 11





Subdirector de Geografía y

Cartografía




Terrestres Y Clasificación De CampoDirecciones Territoriales



Subdirección de Geografía y

Cartografía

Técnico inspector-instructor de la

Sede Central

Técnico inspector-instructor de la Sede

Central




Solicitar al responsable del almacén de equipos de la Sede

Central todos los materiales,

insumos, repuestos y equipos requeridos para realizar la visita.

12

Realizar el cronograma de actividades que se van a realizar

según el requerimiento de la Dirección Territorial.

11

Dar apoyo técnico en las Direcciones Territoriales en las

diferentes verificaciones técnicas a los equipos y elementos;

diligenciar elemento requerido.

15

G

Verificar con el funcionario a cargo de los equipos y elementos de la

Dirección Territorial los

requerimientos de la solicitud.

10

Diligenciar el formato vigente Salida de bienes del Instituto, relacionando de manera clara

todos los elementos.

13

Desplazarsea las Direcciones Territoriales para dar correcta

instrucción e inducción sobre el

manejo, manipulación, operación y medición de los diferentes

equipos y elementos.

14

Verificar periódicamente la situación en que se encuentran los equipos y elementos de las

Direcciones Territoriales.

16

Asesorar a los funcionarios y/o contratistas de las Direcciones

Territoriales en los procedimientos referentes al manejo equipos y elementos geodésicos y topográficos.

17

Comunicar al Director Territorial y al Subdirector de

Geografía y Cartografía las alertas generadas.

24

H

Informar, cuando algún equipo o elemento necesite

mantenimiento preventivo y correctivo.

19

Informar y generar alertas cuando los procesos y

actividades desarrollados en la Dirección Territorial,

relacionados con los equipos y elementos estén en riesgo.

20

Actualizar el archivo de las hojas de vida o carpetas de los equipos

y elementos en las Direcciones Territoriales

18

Brindar acompañamiento y apoyo continuo a todas las actividades que el técnico

inspector-instructor de la Sede Central realice durante la visita

a la Dirección Territorial.

21

Generar alertas cuando las actividades y procesos

relacionadas con los equipos y elementos, estén en riesgo; así

mismo informar al Director Territorial.

22

Informar al Director Territorial cuando algún equipo o

elemento necesite mantenimiento preventivo y

correctivo .

23

Solicitar al Subdirector de Geografía y Cartografía, el

mantenimiento preventivo y correctivo para losequipo o elemento que lo necesiten.

25

Autorizar el mantenimiento y salida de los equipos a la empresa especializada.

26

ANEXO 1



Pág. 11 de 11











Diligenciar el formato Salida de bienes del Instituto.

28H

Delegar al responsable del Almacén de equipos el envió de los

equipos a la empresa

27Trasladar los equipos y elementos

a la empresa especializada.

29

Recibir los equipos y elementos provenientes del

mantenimiento preventivo y

30

Verificar y aprobar a conformidad el estado en el que llegan todos

los equipos y elementos .

31

Fin

procedimientos cód. p30200-05/15.v2 administraciÓn

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