procedimiento[1]

Departamento: COMPRAS

Procedimiento No:

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Asunto: Procedimiento General de Compras

Sustituye al de Fecha: NUEVO

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Fecha de emisión: 31/03/08

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PROCESO GENERAL DE COMPRAS

RESPONSABILIDADES DE

DISTRIBUCIÓN ARCHIVO ACTUALIZACIÓN NIVEL DE ACCESO

Auditoria Interna

Auditoria Interna Auditoria Interna Finanzas Control de calidad

INTERNO: EXTERNO: Por permiso escrito de la Gerencia Corporativa


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ÍNDICE

1. Objetivo 2. Ámbito de aplicación 3. Glosario 4. Esquema general del proceso 5. Flujo diagramado del proceso 6. Documentos relacionados 7. Desarrollo del proceso 8. Anexos 9. Historial de modificaciones


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PROCEDIMIENTO GENERAL DE COMPRAS

1. OBJETIVO El objetivo de este Procedimiento Interno es cumplir con las siguientes Políticas operativas y financieras: - Operaciones de compras – Proceso de Ordenes de Compra – Cotizaciones: precios y condiciones competitivas – Emisión y proceso de contraseñas de pago a proveedores. El siguiente procedimiento normará lo relativo a la función de compras de bienes y servicios. Se entiende que para lograr compras eficientes y económicas se necesita la colaboración de los diferentes departamentos. Es necesario que se observen las recomendaciones que aquí se describen para lograr obtener el máximo beneficio y control en cada operación de compra. El objetivo del proceso es la documentación de los procedimientos a ser seguidos dentro del proceso general de compras de la Compañía.

2. AMBITO DE APLICACIÓN El ámbito de aplicación de este procedimiento se enmarca para todas las gerencias /Jefaturas de la corporación.


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3. GLOSARIO

Cotización : Documento mediante el cual un proveedor nos indica el valor que tendrá el bien o servicio que deseamos adquirir. La información básica que el proveedor debe proporcionar para cotizar, es la siguiente:

Nombre completo del producto Marca Origen Presentación Certificado de Análisis

Orden de Compra: Documento mediante el cual se requiere el bien o servicio a un proveedor después de haber pasado el proceso de cotización y de autorizaciones correspondientes. El formato de Orden de Compra solicita la siguiente información: Correlativo Fecha Proveedor

Contacto Dirección Fecha de Entrega Número de Solicitud Compra Local/Importación

Tipo de Moneda

Quetzal (Q)


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Dólar Americano (US$) Otro Condiciones de Pago Contado (Pago contra entrega, ocho días crédito) Crédito Pago Anticipado o efectivo

Transferencia Bancaria

Con respecto a la distribución del original y copias: Original para el proveedor, o bien puede ser enviada vía fax

Copia blanca para consulta Copia celeste archivo para correlativo

Unidades de medida: La unidad de medida a ser aplicada en las distintas compras será la siguiente:

MATERIA PRIMA = KILOS GRANELES LIQUIDOS = LITROS SEMI SÓLIDOS = KILOS SÓLIDOS = UNIDADES (TABLETAS) MATERIAL DE EMPAQUE = UNIDADES UNIDADES DE COMPRA = KILOS Y UNIDADES PRODUCTO TERMINADO Y OTROS = UNIDADES

Descripciones


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Corresponde a la forma en la cual deberá describirse un producto en la orden de compra para asegurar que tanto el proveedor como nuestro personal identifique adecuada y correctamente los bienes que se están adquiriendo.

DESCRIPCIÓN GENÉRICA (PRINCIPIO)

Se utilizara como base dentro del maestro de materiales.

DESCRIPCIÓN COMERCIAL Es el nombre comercial que utiliza el proveedor.

En el sistema se deben utilizar ambas descripciones y se obtendrán del maestro el nombre genérico y por cada proveedor su nombre comercial.

Ambas descripciones se utilizaran en la orden de compra y en las etiquetas de identificación del producto y código de barras. (APROBADO, RECHAZADO, ETC.)

Estructura de la descripcion:

MATERIA PRIMA:

Nombre del componente Descripción física de forma y uso Color Número Medida

Ej. Colorante Rojo tartacena No. 4 50 Ml.

MATERIAL DE EMPAQUE


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Línea Descripción física de forma y uso Color Numero Medida

Ej. Flores del campo Caja colonia 100 ml


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4. ESQUEMA GENERAL DEL PROCESO

Servicios y bienes

no capitalizables

Ciclo de conversion y

Manejo de inventariosCiclo de Egresos

Ciclo de Activos Fijos

Proceso de Compras

Ciclo Contable

Materias Primas, Material

De Empaque, Producto

Terminado

Bienes Capitalizables Registro contable de

Las compras

Compras de Bienes y/ o

Servicios


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5. Flujo diagramado del proceso

Procede a cotizar

(Ver Anexo "A"

para rangos y No.

de cotizaciones

requeridas)

Recibe solicitud

verbal del bien o

servicio

Orden de Compra

PROCESO DE COMPRAS DE MATERIAS PRIMAS, PRODUCTO

TERMINADO Y OTROS INSUMOS DE PRODUCCION

DEPARTAMENTO DE COMPRAS JEFATURA DE AREA GERENCIA DE AREA GERENCIA CORPORATIVA

Ingresa en el

sistema la orden

de compra

Ingresa la

aprobación en el

sistema

Valor de

compra

< Q 500

Si

No

Valor < Q 1000

Valor< Q 5000

Aprueba Orden de

Compra en el

sistema

Aprueba Orden de

Compra en el

sistema

Si

Si

No

No

Revisa la Orden

de Compra

Aprueba la

Compra

Si

No

Efectua la Compra

A

B

AFin del

procesoB

Ingresa la

aprobación en el

sistema

Aprueba la

Compra

Si

No

A

B

Ingresa la

aprobación en el

sistema

Aprueba la

Compra

Si

No

A

B


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6. Documentos relacionados PROCESOS

1. PROCESO DE MANEJO DE INVENTARIOS

2. PROCESO DE EGRESOS

3. PROCESO DE ACTIVOS FIJOS

4. PROCESO CONTABLE

7. Desarrollo del proceso El proceso de compras es el proceso mediante el cual la Compañía adquiere sus bienes y / o servicios asegurando obtener la mejor calidad y precio posibles para cada compra-. Las compras pueden compras a efectuarse pueden clasificarse de la siguiente forma:

a) Compras de Bienes y / o Servicios para producción, es decir compra de Materias Primas, Material de empaque, servicios de maquila etc, que están directamente relacionadas con el proceso de producción y que usualmente requieren un proceso más complejo para realizar la compra.

b) Compras de Bienes y/o Servicios para el resto de departamentos

la Compañía. Los cuales no se relacionan directamente con el proceso productivo de la Corporación. Tales como compra de papelería y útilies, compra de bienes muebles operativos y no productivos, etc.


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Desarrollo del proceso para Compras de Bienes y / o Servicios para producción Departamento de Compras: Recibe la solicitud de compra basada en el presupuesto o en las necesidades de compra conforme estas sean determinadas de acuerdo a las existencias de inventarios y expectativas de ventas. Si la Compra requerida es menor a Q 1,000. Deberá obtenerse como mínimo una cotización por escrito, de lo contrario deberán obtenerse la cantidad necesaria de cotizaciones de acuerdo al cuadro incluido en el Anexo “A” de este procedimiento. Después de cotizar e identificar la cotización que cumpla con la calidad requerida del producto y al mejor precio, procederá a elaborar la orden de compra en el sistema. La orden de compra será aprobada por los distintos niveles de autorización incluidos en el Anexo “B” de este procedimiento. Jefatura, Gerencia de Departamento o Gerencia Corporativa: Cada entidad de acuerdo a su nivel de autorización correspondiente, procederá a revisar las ordenes de compra que aparezcan bajo su usuario en el sistema de acuerdo a los niveles incluidos en el Anexo “B” de este procedimiento. Si aprueba la orden de compra esta será trasladada automáticamente por el sistema al ente que la generó ( en este caso el Departamento de Compras), para que proceda de realizar la misma.


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Desarrollo del proceso para Compras de Bienes y / o Servicios no relacionados con la Producción y aplicable a todos los departamentos Secretaria o asistente del departamento: Recibe la solicitud de compra en forma verbal por parte de los jefes de departamento. Si la Compra requerida es menor a Q 1,000. Deberá obtenerse como mínimo una cotización por escrito, de lo contrario deberán obtenerse la cantidad necesaria de cotizaciones de acuerdo al cuadro incluido en el Anexo “A” de este procedimiento. Después de cotizar e identificar la cotización que cumpla con la calidad requerida del producto y al mejor precio, procederá a elaborar la orden de compra en el sistema. La orden de compra será aprobada por los distintos niveles de autorización incluidos en el Anexo “B” de este procedimiento. Jefatura, Gerencia de Departamento o Gerencia Corporativa: Cada entidad de acuerdo a su nivel de autorización correspondiente, procederá a revisar las ordenes de compra que aparezcan bajo su usuario en el sistema de acuerdo a los niveles incluidos en el Anexo “B” de este procedimiento. Si aprueba la orden de compra esta será trasladada automáticamente por el sistema al ente que la generó ( en este caso las secretarias o asistentes de cada Departamento), para que proceda de realizar la misma. Adquisición de activos fijos Toda solicitud para adquirir activos fijos se hará utilizando una orden de compra y deberá llevar claramente identificado el número de la cuenta con el cual la compra de este activo ha sido autorizada previamente. A la orden de compra deberán adjuntar las cotizaciones y cualquier otra información relacionada con la compra del activo fijo. Adicionalmente, cada adquisición de bienes sujeta a capitalización deberá contar con el presupuesto aprobado antes de efectuar la misma la misma.


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De igual forma todo bien susceptible a ser capitalizado es todo aquel activo fijo cuyo costo total (incluyendo los montos necesarios para ponerlo en funcionamiento) sea igual o mayor a Q 2,000. Otras consideraciones Proveedores únicos Existen algunos bienes o servicios que por su naturaleza están representados o son proporcionados por un proveedor único ó por proveedores especializados ó exclusivos; en estos casos, deberá indicarse claramente ésta situación en la requisición / orden de compra. De igual manera, deberá tenerse cotización de dicho proveedor por el servicio que prestará. Contratos anuales Hay servicios que la compañía recibe constantemente a través del año y durante períodos mensuales y/o trimestrales, tales como: renta de oficinas, alquileres varios, servicios de lavandería, servicios de vigilancia, gasolina para vehículos de la compañía, suministros de cafetería, calibración de básculas, mantenimiento de aire acondicionado, análisis de agua de calderas, fumigación, jardinería, fletes, gastos consulares, servicios de contratación de personal, servicio y mantenimiento al equipo de computadoras, mantenimiento de equipo de laboratorio, etc. Para este tipo de servicios y aquellos que por las características similares de los mencionados puedan ser incorporados en esta sección, deberá observarse lo siguiente: 1. Elaborar órdenes de compra "anuales", al inicio del año, por el monto anual del contrato y especificar con la periodicidad que se prestará el servicio. 2. La orden de compra deberá ser autorizada por Gerente del área que recibirá el servicio o que coordina la actividad en beneficio de la empresa y deberá contar con el Vo. Bo. del Gerente Corporativo.


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3. La orden de compra deberá indicar el número de cuenta contable en donde se registra el costo servicio al momento de recibirse. 4. El Depto. usuario deberá llevar un archivo especial para este tipo de órdenes de compra. 5. Cuando se presente a cobro la factura o recibo que ampare esta clase de servicio deberá autorizarla el gerente del departamento que recibe el servicio y hará referencia a la orden de compra que ampara la contratación del servicio. Se exceptúan de esta sección, aquellos bienes y/o servicios amparados con un contrato legal. Recepcion y pago de facturas amparadas con orden de compra En el proceso de recepción pueden presentarse dos alternativas: a. Bienes y Servicios que son recibidos en los distintos departamentos. Como parte del proceso para recepción y pago de las facturas del proveedor se debe contar con los siguientes documentos:

Factura/Comprobante original Orden de compra autorizada Evidencia de recepción del bien o servicio Copia de las cotizaciones según el procedimiento

b. Aquellos bienes que por su naturaleza tangible (PRODUCTO TERMINADO, MUESTRAS MEDICAS, LITERATURA, REPUESTOS, REACTIVOS, ETC.) deberán ser recibidos en las bodegas de la compañía, para lo cual el encargado o responsable deberá elaborar el respectivo DOCUMENTO DE RECEPCION, este documento de recepción deberá contener la siguiente información: 1. Fecha de recepción (cuando se esté recibiendo físicamente el bien) 2. Nombre del proveedor 3. Número de orden de compra


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4. Número de la factura 5. Codificación del artículo, descripción completa, unidad de medida y cantidad recibida. 6. Deberá además indicar si los materiales que se reciben estarán sujetos a las verificaciones del departamento de Control de Calidad (Esto en el caso que se trate unicamente de producto terminado) 7. Si la mercadería viene averiada, para los efectos del reclamo a la compañía aseguradora. Se requiere, además, que en toda la documentación que presente el proveedor o transportista a la sección de recepción y que ésta corresponda a la entrega de un bien, deberá "estampársele" el sello de "recibido", el cual deberá contener la fecha y número de recibido de recepción. c. Para los servicios intangibles que no sean servicios adquiridos anualmente, sino que sean eventuales y que requieren orden de compra, su recepción deberá evidenciarse en el documento de la persona o empresa que ha prestado el servicio. d. Cuando una orden de compra lleve más de una entrega parcial, será el Departamento de Solicitante quien debe controlar que las entregas estén conforme a las cantidades solicitadas. e. En las ordenes de compra de bienes (literatura, etiquetas, stickers, etc.) se permite un margen del 5% más o menos de diferencia sobre la cantidad solicitada. Cuando la cantidad entregada por el proveedor exceda de dicho margen, se debe pedir autorización de la Gerencia responsable de la compra para poder recibir la misma y para proceder con el pago. Apertura y revisión de proveedores: COMPRAS : Responsable de apertura de proveedores inclusive servicios los cuales deberá abrir con un formulario de apertura proporcionado por la Gerencia respectiva (pude ser electrónico).


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Deberá establecer claramente con el proveedor las condiciones comerciales para dejarlas implementadas al abrir el código del mismo. CONTABILIDAD : Completara los datos correspondientes a cuentas contables retenciones etc. Según el procedimiento. Emitirá carta de información para proveedores sobre retención de ser necesario. GARANTIA DE CALIDAD: Será responsable de activar o desactivar materiales según su aprobación por proveedor. (No interviene en proveedores) Nota: Tomar en cuenta proveedores comunes y sus políticas (Ej. Librería)

Anticipos: En sistemas se dejara como una alternativa de uso y será compras con la autorización de la gerencia de área la encargada de habilitarla. Bodega de cuarentena: Será una bodega teórico o virtual la cual especificara producto que no se puede utilizar. El sistema deberá identificar productos que requieren análisis de Garantía de Calidad y cuales no (APROBADO), según una bandera definida por compras, con autorización de Garantía de Calidad, con el propósito de que no se trasladen a bodega de cuarentena y sean puestos a disposición de producción o para la venta.

Esta alternativa debe dejar una referencia en la orden de compra para que sea

tomada en cuenta por contabidad para poder realizar el pago respectivo. Producto que por error viene físicamente en ordenes de compra y no existe codigo:

1. Se deberá aperturar el código en línea de descontinuado o línea de venta e inmediatamente realizar el rechazo.


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2. Si fuera necesario se negocia con el proveedor. 3. Se reexporta para negociar el pago y ajustar la factura con nota de crédito o una

nueva. 8. Anexos A: NIVELES DE COTIZACIÓN B: NIVELES DE AUTORIZACIÓN 9. Historial de cambios Primera edición: Febrero, 21 2005.

ANEXO A: NIVELES DE COTIZACIÓN


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COTIZACIONES EN PROCEDIMIENTO: A 00.00 500.00 NO ES NECESARIO COTIZAR (TELEFONO)

500.01 1,000.00 UNA COTIZACIÓN POR ESCRITO 1,000.01 5,000.00 DOS COTIZACIONES POR ESCRITO 5,000.01 Y MAS TRES COTIZACIONES POR ESCRITO PROVEEDORES QUE SON EXCLUSIVOS Y ESTAN APROBADOS NO NECESITAN COTIZACIÓN Y SE DEBE DEJAR CLARO EN LA ORDEN DE COMPRA. NOTA: ACTUALMENTE LA COMPAÑÍA SE ENCUENTRA EN UN PROCESO DE CALIFICACIÓN DE PROVEEDORES.

ANEXO B:


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NIVELES DE AUTORIZACIÓN DE ORDENES DE COMPRA

A 0.00 1,000.00 JEFE DE DEPARTAMENTO

1000.01 5,000.00 GERENTE DE AREA 5000.01 Y MAS GERENTE CORPORATIVO O DIRECTOR GENERAL


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Simbologia

Inicio o fin del programa

Pasos, procesos o líneas de instruccion de programa de computo

Operaciones de entrada y salida

Toma de desiciónes y Ramificación

Conector para unir el flujo a otra parte del diagrama

Cinta magnética

Disco magnético

Conector de pagina

Líneas de flujo

Anotación

Display, para mostrar datos


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