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GERENCIA DE GESTIÓN DE OPERACIONES

Procedimiento para la Gestión de Obligaciones Contractuales.

Código: PG-AC-01 Revisión: 0 Página: 1 de 24

CONTROL DE EMISIÓN Y CAMBIOS

Rev.Nº Fecha Descripción Elaborado por: Revisado por: Aprobado por:

0 23/07/14 Emisión para difusión

Nelson Bolivar Analista de

Administración de Contratos

Renson Mondragón Jefe de

Administración de Contratos

Carlos Alfaro Gerente de Gestión

de Operaciones

Firmas de la revisión vigente

PROCEDIMIENTO PARA LA GESTIÓN DE OBLIGACIONES

CONTRACTUALES




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INDICE

1. GENERALIDADES ........................................................................................................... 4

1.1 INTRODUCCIÓN .................................................................................................................... 4

1.2 Propósito ........................................................................................................................... 4

1.3 Alcance. ............................................................................................................................. 4

1.4 Documentos de Referencia. .............................................................................................. 4

1.5 Definiciones ....................................................................................................................... 4

1.6 Responsabilidades Generales .......................................................................................... 5

1.7 Flujograma ......................................................................................................................... 6

2. ANÁLISIS Y DIFUSIÓN DE OBLIGACIONES CONTRACTUALES. ............................... 6

2.1 LECTURA DEL CONTRATO ..................................................................................................... 7

2.2 LÍNEA BASE DEL CONTRATO ................................................................................................. 9

2.3 LISTADO DE REQUERIMIENTOS DEL CONTRATO (LRC) ............................................................. 9

2.3.1 ELABORACIÓN DEL LRC. ................................................................................................... 9

2.3.2 DIFUSIÓN DEL CONTRATO. ............................................................................................. 10

2.3.3 ACTUALIZACIÓN DEL LRC: ............................................................................................... 11

2.3.4 CUMPLIMIENTO DEL LRC: ................................................................................................ 11

2.3.5 NOTIFICACIONES DEL CONTRATO.................................................................................... 11

3. GESTIÓN DE LAS OBLIGACIONES CONTRACTUALES. ........................................... 12

3.1 NOTIFICACIONES DEL CONTRATO........................................................................................ 13

3.1.1 CUMPLIMIENTO DE NOTIFICACIÓN: ................................................................................... 13

3.1.2 SEGUIMIENTO A NOTIFICACIONES DE LA OTRA PARTE ....................................................... 13

3.2 SEGUROS DE OBRA ............................................................................................................ 13

3.3 GARANTÍAS DEL CONTRATO ............................................................................................... 15

4. CONTROL DE OBLIGACIONES DEL CIERRE DEL CONTRATO. ............................... 16

4.1 RECEPCIÓN FINAL DE LA OBRA ............................................................................................ 16

4.1.1 EVENTOS PREVIOS A LA RECEPCIÓN FINAL DE LA OBRA: ................................................... 16

4.1.2 ENTREGABLES DEL CIERRE DE CONTRATO: ..................................................................... 17

4.1.3 ACTIVIDADES TÍPICAS REFERIDAS A LA RECEPCIÓN FINAL DE OBRA: .................................. 17

4.2 RECEPCIÓN PARCIAL DE OBRA ............................................................................................ 18

4.3 LIQUIDACIÓN DE OBRA ........................................................................................................ 20

4.4 LIBRE ADEUDO Y RENUNCIA A RECLAMOS POSTERIORES AL CLIENTE ..................................... 20

4.5 CIERRE ANTICIPADO .......................................................................................................... 21

4.5.1 SUSPENSIÓN Y RESOLUCIÓN DEL CONTRATO................................................................... 21




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4.5.2 ACCIONES DURANTE LA SUSPENSIÓN DEL TRABAJO:......................................................... 22

4.5.3 RESOLUCIÓN UNILATERAL DEL CONTRATO ...................................................................... 22

4.5.4 RESOLUCIÓN POR INCUMPLIMIENTO DEL CONTRATISTA: ................................................... 23

4.6 ENTREGABLE FINAL DE ADMINISTRACIÓN DE CONTRATOS A LA ORGANIZACIÓN...................... 23

5. ANEXOS ............................................................................................................................ 24




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1. GENERALIDADES

1.1 INTRODUCCIÓN

Podemos definir Contrato como la declaración de conformidad de las partes sobre sus

respectivos derechos y obligaciones. Esencialmente establece que si una parte cumple con

el alcance del trabajo especificado bajo los términos y condiciones pactadas, la otra parte

pagará al precio acordado. De ello se deriva la importancia de conocer los términos

indicados en cada Contrato de obra, para llevar a cabo una adecuada gestión de las

obligaciones contractuales que permitan alcanzar el objetivo del pago al Precio acordado.

1.2 Propósito

El presente procedimiento tiene como propósito, describir las herramientas y los

principales conceptos que nos permitirán alcanzar una adecuada, ordenada y exitosa

gestión de las obligaciones y derechos que están indicadas en el Contrato del Proyecto.

1.3 Alcance.

El presente procedimiento es aplicable en todos los proyectos en los que Cosapi esté a

cargo de la administración del Contrato.

1.4 Documentos de Referencia.

PG-GGO-RDT Procedimiento para la Reunión de Transferencia.

PG-AIG-ALM Procedimiento para Archivar Documentos y Registros en los

Proyectos

PG-ADM-11 Procedimiento para entrega de documentos del proyecto a la

operadora de almacenaje

1.5 Definiciones

Carta de intención: Es un documento emitido por el Cliente previo al Contrato que

establece los primeros entendimientos entre las partes. Normalmente, es reemplazado

posteriormente por el Contrato, con condiciones y términos más específicos y

detallados. Sin embargo, los trabajos pueden iniciarse basados en los términos de la

carta de intención.

Contrato. Pacto o convenio, oral o escrito, entre partes que se obligan sobre materia o

cosa determinada, y a cuyo cumplimiento pueden ser obligadas.

Contrato de obra. Es el Contrato que consiste en la obligación que contrae el

contratista de hacer una obra determinada, y el comitente, de pagarle la

correspondiente retribución.

Clausulas. Cada una de las disposiciones de un Contrato, tratado, testamento o

cualquier otro documento análogo, público o privado.

Oferta. Propuesta final presentada al Cliente, desarrollada para contratar algún

servicio, la cual contiene la información técnica y económica necesaria y suficiente

para la correcta ejecución de un determinado Proyecto.

Paquete de Contrato. Es la documentación que típicamente regula la relación

contractual con el Cliente. Típicamente está conformado por:




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o Documento del Contrato (Condiciones Generales, Particulares, especiales,

Administrativas).

o Términos de Referencia

o Alcance de los Trabajos

o Expediente Técnico.

o Información sobre Seguridad, Salud y Medio Ambiente

o Consultas y Aclaraciones.

o Oferta del Contratista

o Condiciones y Excepciones

1.6 Responsabilidades Generales

Gerente de Proyecto (GP)

El Gerente de Proyecto como responsable de la Administración de Contratos, es también

responsable principal de la gestión de las obligaciones contractuales. Este contará con el

soporte de todo el Equipo de Proyecto y con la asistencia directa del Administrador del

Contrato.

Equipo de Dirección del Proyecto (EDP)

Participarán directamente en las actividades de dirección del Proyecto, en todos los aspectos

relacionados a la Administración del Contrato. El EDP coordinará con el resto del equipo bajo la

guía del Administrador del Contrato y Gerente del Proyecto para el cumplimiento de la gestión

de las obligaciones contractuales.

El EDP deberá gestionar las obligaciones contractuales que les han sido asignadas en el

Listado de Requerimientos del Contrato.

Administrador de Contrato (AC)

El Administrador de Contrato es el responsable de la implementación, cumplimiento,

seguimiento y control de las funciones administrativas para gestionar las obligaciones

contractuales según los procesos y formatos del presente procedimiento.




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1.7 Flujograma

2. ANÁLISIS Y DIFUSIÓN DE OBLIGACIONES CONTRACTUALES.

Es el proceso de revisar la documentación contractual vigente, para identificar derechos y

obligaciones de las dos partes, los cuales serán plasmados en un listado de requerimientos

que serán difundidos a todo el EDP.

Es usual que en obras del sector público se cuente con el Contrato firmado antes de iniciar la

ejecución del proyecto; de otro lado, en algunos proyectos con Clientes del sector privado, las

negociaciones de los términos del Contrato continúan aun cuando ya se inició la ejecución del

proyecto, siendo en este sentido importante conocer la documentación que represente los




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acuerdos iniciales y que a su vez genera vínculos contractuales (carta de intención o

documento similar).

Para ello es importante la revisión de la documentación entregada por el equipo Comercial y de

Presupuestos al Equipo del Proyecto, siguiendo los lineamientos descritos en el Procedimiento

PG-GGO-RDT Procedimiento para la Reunión de Transferencia.

CARTA DE INTENCIÓN O DOCUMENTO SIMILAR:

Es un documento emitido por el Cliente previo al Contrato que establece los primeros

entendimientos entre las partes y permiten iniciar los trabajos basados en sus términos. Es

reemplazado posteriormente por el Contrato, con condiciones y términos más específicos y

detallados.

La carta de intención es un documento limitado, ya que no contiene el detalle de las

condiciones que normalmente se tiene en un Contrato, lo que debe ser comprendido por el

Equipo de Dirección del Proyecto a fin de evitar exponer a Cosapi al riesgo de realizar trabajos

fuera de alcance.

El contenido típico de la carta de intención es el siguiente:

El alcance del trabajo a ser ejecutado.

La cantidad de dinero que puede ser gastada bajo el documento.

El periodo de validez del documento.

El Equipo de Dirección del Proyecto (EDP) puede ejecutar los trabajos dentro del marco de la

Carta de Intención o documento similar; y de ninguna manera, fuera de este marco.

El Gerente de Proyecto (GP) debe realizar el seguimiento para que la Gerencia Comercial

formalice el Contrato de Obra en el menor plazo.

2.1 LECTURA DEL CONTRATO

Esta sección enfatiza la importancia de leer el Contrato de obra o un documento equivalente.

La lectura del Contrato se realizará siguiendo los lineamientos de la Guía para la revisión del

Contrato (Anexo Nº 01)

Dado que el Formato FG-AC-01-A, que forma parte de la Guía para la revisión del Contrato, es

un documento de referencia, es responsabilidad del Administrador de Contratos adaptar el

mismo a los documentos y cláusulas específicas del Contrato de su proyecto e indicar a los

Jefes de área qué documentos y cláusulas deben revisar.

Importancia de la Lectura del Contrato:

El Contrato es la base de todas las actividades del Proyecto.

El Contrato no es un “secreto”, por tanto todos los miembros del Equipo del Proyecto deben

tener acceso y estar familiarizados con el Contrato.

Una Administración de Contratos para que resulte buena o adecuada debe partir del hecho de

que el Equipo del Proyecto tiene necesariamente que conocer y usar el Contrato. Por el

contrario, un desconocimiento de las disposiciones del Contrato podría afectar el costo y el

plazo previsto por Cosapi al ejecutar el Proyecto.




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CONTENIDO DEL CONTRATO:

Los Contratos deberían incluir lo siguiente:

En caso que el Cliente provea la ingeniería y el diseño del Proyecto, sus obligaciones deberían

incluir:

Proveer el diseño completo y terminado; o de acuerdo a un cronograma determinado

(Fast Track).

Aclarar con celeridad los posibles errores, omisiones o ambigüedades en el diseño

(fijar plazos).

Garantizar que el diseño cumpla con las normas técnicas aplicables y dispositivos

legales vigentes.

Elaboración del diseño con la implementación de equipos y métodos de construcción

razonables.

Entrega oportuna de planos de fabricación y otros submittals (fijar plazos).

En caso que el Cliente provea materiales y equipos al Proyecto, sus obligaciones deberían

incluir:

Definición de los materiales y equipos que provee el Cliente y los que provee Cosapi.

Proveer los materiales y equipos de acuerdo a un cronograma determinado.

Garantizar que los materiales y equipos cumplan con las especificaciones técnicas del

Proyecto

Entrega oportuna de planos de detalle, manuales de operación y otros documentos

referentes a los equipos.

En todos los casos se debe incluir cláusulas para resolución de controversias a través de un

tribunal arbitral.

Recomendaciones para la revisión:

Todo el Equipo de Dirección del Proyecto (EDP) debe leer la totalidad del Paquete de Contrato

para su conocimiento y comprensión. En esta lectura debe tomarse en cuenta que:

a) Se tienen obligaciones de ambas partes, algunas explícitas y otras implícitas.

b) Las disposiciones contractuales no son manifestaciones independientes, por tanto

deben ser leídas e interpretadas en conjunto en el Paquete de Contrato.

c) Las disposiciones contractuales detalladas en una sección podrían ser definidas,

aclaradas o modificadas por otras incluidas en otras secciones del Paquete de

Contrato.

d) Debe tomarse en cuenta el orden de prelación de los documentos, siempre y cuando

se concluya en una interpretación lógica y racional del espíritu del Contrato

Cada uno de los miembros del Equipo del Proyecto (EP) debe leer y entender a cabalidad los

correspondientes documentos del Paquete de Contrato que definan las condiciones y el

alcance de la tarea de la cual es responsable.




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2.2 LÍNEA BASE DEL CONTRATO

La Línea Base del Contrato la definen 5 aspectos: Términos y condiciones comerciales, plan de

ejecución, presupuesto, alcance, cronograma.

La identificación y definición de la Línea Base del Contrato es un proceso fundamental para la

Gestión de Cambios en un Proyecto con la finalidad de asegurar el reconocimiento y la

obtención del pago por los trabajos ejecutados y por los mayores costos incurridos.

Durante la ejecución del Proyecto podrá haber varias modificaciones a la línea base, por ello su

definición original es muy importante ya que establece el diseño, cantidades, representaciones,

garantías y asunciones usadas en la propuesta y lo que se contrató con el Cliente.

Se debe tener presente que existen eventos en la ejecución del proyecto que cambia la Línea

Base del Contrato, por lo tanto se requiere una nueva “fotografía” de la situación actual, de

modo que cada evento que origine cambio o reclamo, puede ser evaluado individualmente

comparando la situaciones antes y después del evento.

Cada orden de cambio (Cliente privado), o resolución directoral o resolución de contraloría

(cliente público) que afecte algún documento contractual pasará a formar parte de la nueva

línea base ya sea por adición ó por sustitución.

El Document Control del Proyecto debe guardar en el Archivo de Obra los nuevos documentos

originales que sustenten los correspondientes cambios.

2.3 LISTADO DE REQUERIMIENTOS DEL CONTRATO (LRC)

Se detallan las obligaciones y derechos de las partes firmantes del Contrato.

La primera referencia para verificar el cumplimiento contractual de cada una de las partes del

Contrato durante las operaciones del Proyecto es un cuidadoso y completo Listado de

Requerimientos del Contrato.

Del mismo modo, este listado es una referencia útil para designar el personal adecuado para

atender los requerimientos del Contrato.

2.3.1 ELABORACIÓN DEL LRC.

Descripción Responsable

1. El Administrador de Contrato adaptará el Formato FG-AC-01-A de

acuerdo a las cláusulas y terminología utilizada en el proyecto, esto

permitirá al resto del EDP concentrarse en la revisión del contrato que

corresponden a su responsabilidad.

AC

2. Apoyados en la guía para la revisión del Contrato (ver Anexo Nº 01),

según al área correspondiente de cada miembro del EDP, éstos deberán

identificar y listar cada obligación contractual –tanto del Cliente como de

Cosapi- que requiere de una acción y/o una notificación que corresponda

a las tareas que son de su responsabilidad, y asignarle una persona

responsable (quien la realiza y/o se asegura de que se realice o hace

seguimiento al Cliente).

Este paso debe ser desarrollado dentro de los primeros 15 días de iniciado el

proyecto. En el supuesto que no exista Contrato firmado, se debe trabajar en

EDP




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función a la documentación entregada en la etapa de licitación.

3. El Administrador de Contrato (AC) actuará como coordinador y facilitador

en la elaboración preliminar de este listado.

AC

4. El FG-AC-01-B Listado de Requerimientos del Contrato contiene,

además de la información general del Proyecto y los datos generales del

documento, cada requerimiento tiene lo siguiente:

a) Cláusula, artículo, numeral o anexo del Contrato.

b) Concordancias con otros documentos del Contrato o Normativa

vigente aplicable.

c) Breve descripción para un fácil entendimiento.

d) Miembro del Equipo de Proyecto responsable del cumplimiento del

requerimiento de Cosapi o del seguimiento del requerimiento del Cliente.

e) Fecha requerida. Se utiliza cuando tenemos una fecha específica y

rutinaria de atención. Por ejemplo: los 7 de cada mes, los lunes de cada

semana, diaria, etc.

f) Plazo requerido. Se utiliza cuando tenemos un plazo de atención

después de ocurrido un evento. Por ejemplo: dentro de las 48 horas de

ocurrido el evento, 4 días desde el requerimiento del Cliente, etc.

EDP

5. Una vez que cada miembro del EDP haya desarrollado su

correspondiente parte del listado de requerimiento, el AC los convocará a

una o varias reuniones para la revisión conjunta del LRC. El AC guardará

los registros de trabajo. La reunión para revisión del listado de

requerimientos se realizará a los 3 días después que los miembros del

EDP hayan entregado su listado de requerimiento.

EDP

6. EL AC realizará la consolidación final del LRC. AC

7. El LRC debe ser revisado y aprobado por el Gerente de Proyecto (GP).

Dentro de los 3 días siguientes de haberse llevado a cabo la reunión de

revisión del listado de requerimiento.

GP

8. El Gerente de Proyecto (GP) tiene que disponer que los miembros del

Equipo de Proyecto cumplan con las tareas asignadas en el Listado de

Requerimientos del Contrato. Esta asignación de tareas se realizará

mediante una reunión con el Equipo de Proyecto, y se dejará constancia

mediante Acta de Reunión interna.

GP

2.3.2 DIFUSIÓN DEL CONTRATO.

En la reunión de difusión, la que deberá llevarse a cabo dentro de los 5 días siguientes, el

Administrador de Contratos realizará la exposición al EDP del Resumen del Contrato y los

aspectos más resaltantes del Listado de Requerimientos del Contrato, para lo cual se podría

usar el Formato FG-AC-01-C “Presentación de Resumen de Contrato y Listado de

Requerimientos”. En dicha presentación se debe usar diagramas de flujo para representar los




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pasos de las obligaciones contractuales más importantes (Pago de Valorizaciones,

Procedimiento de Cambios, y otros según la naturaleza del Contrato).

2.3.3 ACTUALIZACIÓN DEL LRC:


1.- Este documento requiere ser actualizado a lo largo del Proyecto por el AC

para reflejar fielmente el Contrato e incluir los cambios que han sido

incorporados al mismo, además permitirá la difusión al personal del EP nuevo

que ha sido asignado al proyecto.

AC

2.- El listado de requerimientos actualizado debe ser revisado y aprobado por

el Gerente de Proyecto (GP). Este paso se realizará mensualmente.

GP

2.3.4 CUMPLIMIENTO DEL LRC:


1.- El AC coordinará con los miembros del Equipo de Dirección del Proyecto

(EDP) para el adecuado funcionamiento del LRC.

AC

2.- El Equipo de Dirección del Proyecto (EDP) debe implementar el LRC para

su cumplimiento por los Miembros del Equipo de Proyecto (EP), y

posteriormente realizar el seguimiento y control correspondiente.

EDP

Cumplimiento de tarea de realizar seguimiento a una obligación contractual de la otra

parte

Ser responsable del seguimiento de una obligación contractual de la otra parte implica realizar

algunas de las siguientes acciones según sea necesario:

Estar pendiente del cumplimiento de la obligación contractual de la otra parte según los

plazos establecidos.

De haber sido realizado por la otra parte, revisar si efectivamente se realizó según los

requisitos técnicos, económicos, administrativos y/o requerimientos legales del

Contrato

En caso no estar conforme, redacción del proyecto de carta o notificación indicando la

insuficiencia o inconsistencia de la documentación, o el incumplimiento de la

obligación, y en todos los casos, el impacto en el Proyecto. Incluir documentos de

sustento de ser necesario.

Revisión de la documentación en el siguiente orden según corresponda: Jefes de Área,

Administrador del Contrato, Jefe de Obra y Gerente de Proyecto.

Cierre de la documentación.

2.3.5 NOTIFICACIONES DEL CONTRATO

Esta sección recalca la obligación de notificar y define un método de listar, hacer seguimiento y

asegurar el envío de la notificación requerida por el Contrato en forma oportuna.

Asimismo, se brinda una listado de notificaciones comúnmente requeridas por el Contrato.

La obligación de notificar es usualmente causada por un evento y tiene un límite de tiempo

asociado para ello. Por ejemplo: si un evento sucede, máximo en dos días debe ser notificado

al Cliente.




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Estas obligaciones contractuales de notificación deben ser incluidas en el Listado de

Requerimientos del Contrato de acuerdo a su procedimiento. De esta manera, tendremos una

referencia básica de qué notificaciones deben enviarse y quién es el responsable de dicha

notificación.

El cumplimiento de las obligaciones de notificar al Cliente o de responder a las notificaciones

de éste, en forma correcta y oportuna, asegura lo siguiente:

a) una comunicación apropiada hace que las partes estén conscientes de situaciones o

problemas durante el desarrollo del Proyecto.

b) una protección de la posición de Cosapi.

Recomendaciones

1.- Las notificaciones deben ser por escrito, y utilizando los medios indicados contractualmente.

2.- Las notificaciones deben ser presentadas siempre.

La falta de una notificación puede ser usada como una defensa o argumento efectivo para

rechazar solicitudes por compensación económica adicional y/o ampliación de plazo.

Además la falta de notificación podría perjudicar al Cliente al haberle negado la oportunidad

de considerar cursos de acción alternativos.

Si no hay información suficiente para satisfacer completamente los requerimientos (datos,

documentos, etc.) de la notificación, ésta debe igualmente entregarse oportunamente con

el compromiso de proveer la información necesaria en el momento que esté disponible.

3.- Las notificaciones deben ser presentadas dentro de los plazos estipulados en el Contrato.

En caso el plazo estipulado por el Contrato para una notificación haya vencido, la

notificación debe igualmente ser entregada tan pronto se identifica su falta. Además, es

importante recordar que el Cliente puede haber recibido comunicaciones, solicitudes de

aprobación y otros documentos por parte de Cosapi respecto al requerimiento contractual

no notificado formalmente. Dependiendo de las circunstancias, estas otras comunicaciones

pueden prevenir que el Cliente alegue la falta de una notificación formal como una defensa

efectiva para rechazar cualquier solicitud por compensación económica adicional y/o

ampliación de plazo.

3. GESTIÓN DE LAS OBLIGACIONES CONTRACTUALES.




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3.1 NOTIFICACIONES DEL CONTRATO

3.1.1 CUMPLIMIENTO DE NOTIFICACIÓN:

Ser responsable de la notificación implica realizar algunas de las siguientes acciones según

sea necesario, las personas responsables están indicadas en el Listado de Requerimientos del

Contrato desarrollado en la etapa inicial del proyecto.

Realizar las coordinaciones necesarias y el correspondiente seguimiento a los miembros

del Equipo de Proyecto participantes en la elaboración de la documentación.

Integrar la documentación según los requisitos técnicos, económicos, administrativos y/o

requerimientos legales del Contrato.

Redacción del proyecto de notificación con el alcance o las consideraciones de la

documentación elaborada.



3.1.2 SEGUIMIENTO A NOTIFICACIONES DE LA OTRA PARTE

Ser responsable del seguimiento de una obligación de notificación de la otra parte implica

realizar algunas de las siguientes acciones según sea necesario:

Estar pendiente del cumplimiento de obligación de notificación por la otra parte. De haber

sido presentada por la otra parte, revisión de la documentación remitida.

En caso de no estar conforme con el documento recibido del Cliente, se debe redactar el

proyecto de carta o notificación indicando la insuficiencia o inconsistencia de la

documentación, o el incumplimiento de la obligación, y en todos los casos, el impacto en el

Proyecto.



Cierre de la documentación.

3.2 SEGUROS DE OBRA

Los seguros proporcionan protección financiera en el caso de un accidente o pérdida. El

personal asignado para administrar el Contrato deberá estar familiarizado con las políticas de

seguros y tener el básico entendimiento de su cobertura que proporcionen acciones que

puedan ser tomadas cuando un accidente o evento ocurra el cual esté cubierto por el seguro.

EVENTO ASEGURADO:

Si se encara un evento que esté asegurado, se deberá proceder como sigue:

1. Determinar si el evento está cubierto por el seguro o no. Existen muchos ejemplos donde

está claro cuándo un evento debería estar cubierto, por ejemplo, una grúa deja caer una

larga pieza de equipo o un transformador explota. Sin embargo, existen muchos otros

accidentes que podrían ser no tan obvios como:

- Un proveedor abasteció una gran cantidad de pernos defectuosos.

- Daños en algunas coberturas que han sido causados por una protección

inadecuada del área del trabajo.




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- Falla catastrófica de una bomba.

Para estos y otros ejemplos similares, la extensión total del problema deberá ser revisada,

y se deberá consultar al bróker de Cosapi para que definan si el incidente es o no un

evento asegurable y definan un curso de acción en respuesta al evento.

Típicamente, los seguros no pagarán la corrección de un trabajo no instalado

correctamente en la primera vez. Sin embargo, una mano de obra de baja calidad por parte

de un subcontratista que puede resultar en mayores problemas bajo ciertas circunstancias

podría estar asegurada. No asumir nada, consultar al bróker de Cosapi sobre el curso

de acción adecuado basado en sus experiencias y conocimiento de las políticas de

aseguramiento.

2. En el caso se verifique que el incidente está asegurado, se deben seguir los siguientes

pasos a fin de obtener una compensación a la pérdida financiera:

a. Definir claramente el alcance del incidente y las medidas requeridas para corregir el

problema. La resolución y corrección de los problemas de seguros podría involucrar

algún tiempo de la oficina central de ingeniería, administración del tiempo de

consultores especiales y mucha interrelación con todas las personas asociadas con

los trabajos correctivos. El trabajo posiblemente sea requerido para remover equipo

dañado, restaurar condiciones aledañas y reparar o reemplazar componentes dañados

o equipos. No cometer el error de pensar que solo el tiempo gastado directamente en

la reparación física en campo es el único costo a ser recuperable.

b. Inmediatamente establecer una fase ó mantener un registro detallado del costo para

realizar el seguimiento a las actividades asociadas con el evento.

c. Asegurar que la comprensión del alcance del incidente sea difundido a todo el

personal del Proyecto para que todo el costo asociado con los trabajos correctivos

sean identificados y seguidos.

d. Tomar fotografías y videos sobre lo sucedido y continuar tomando fotografías de las

acciones tomadas para corregir el problema.

e. Reclamos por seguros deberán estar basados en los costos reales incurridos y no

será pagado en base a costos estimados. Si los registros de costos reales no existen,

incluso si es posible estimar los costos de las acciones correctivas, no seremos

reembolsados. Sin embargo, es posible obtener un acuerdo por pago anticipado por

parte del asegurador, si nosotros podemos demostrar razonablemente el nivel de los

daños reales previstos. El área de Finanzas debería ser contactado para determinar la

viabilidad de esta opción.

f. Si un evento causa que los equipos manuales y no-manuales estén ociosos, Cosapi

debe hacer todo lo posible para atenuar estos impactos del costo, ya que el seguro

normalmente no pagará por recursos en stand by.

g. El seguro normalmente no paga el costo asociado con la extensión del cronograma

causado por el evento. El seguro podría pagar por el costo gastado durante los días

en requeridos para arreglar algo, siempre en cuando esto haya sido pactado

originalmente.




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h. Un reporte diario deberá ser iniciado específicamente sobre el evento a asegurar por

cada día entre la ocurrencia del evento y la terminación de los trabajos correctivos. El

reporte deberá escribir acciones que han sido tomadas e identificar recursos como

labores no manuales, equipamiento y materiales utilizados. El reporte diario deberá

documentar reuniones donde el evento ha sido discutido y las acciones definidas.

i. Sobre todo, mantener meticulosos registros pertinentes centrados en el evento,

mantener una copia electrónica y documentación relevante incluyendo fotografías.

j. Recordar que la mayoría de seguros hacen uso de deducibles. El monto de deducibles

necesita ser acordado antes que el seguro sea pagado. Dependiendo de las

circunstancias, una serie de tres problemas pueden ser vistos como un evento o tres

eventos cada uno con su propio deducible a acordar. Para estas definiciones consultar

al área de Finanzas.

k. Una razonable ganancia podría aplicarse al trabajo desarrollado para corregir el

problema asegurado. Solo porque un evento le ocurra a Cosapi, no debe excluir a

Cosapi de obtener una ganancia en realizar el trabajo correctivo requerido. Si otro

contratista desarrolla el trabajo, ellos también tendrían derecho a una ganancia.

l. El tiempo de la gerencia podría ser recuperable en un reclamo de seguro. Si el gerente

está trabajando específicamente en la resolución del aseguramiento del incidente, ese

tiempo podría ser asignado al evento. Solo la negociación final del reclamo del seguro

decidirá si el tiempo es pagado o no.

m. En el evento, que el Cliente y Cosapi tengan derecho a una parte de la indemnización,

el Contrato debería especificar que el deducible sea compartido en la misma

proporción.

3.3 GARANTÍAS DEL CONTRATO

Fianza: Garantía otorgada por una entidad financiera bancaria (fiador) que se constituye a

favor del acreedor (Cliente) con la finalidad de respaldar el cumplimiento de una obligación

asumida por la persona garantizada (el Contratista o deudor).

Fianza de Adelanto: Tiene por finalidad asegurar la amortización total del adelanto dinerario

que el Cliente otorga al Contratista.

Fianza de Fiel Cumplimiento: Tiene por finalidad asegurar el fiel cumplimiento de todas y

cada una de las prestaciones estipuladas en el Contrato y que se encuentran a cargo del

Contratista.

Fondo de Garantía: Monto que se retiene en cada valorización presentada por el Contratista, y

que tiene por finalidad garantizar cualquier perjuicio imputable al Contratista que afecte al

Cliente y que ocurra durante la ejecución del Contrato, así como cualquier otro incumplimiento

no cubierto por las otras fianzas y garantías otorgadas en virtud del Contrato.

Las garantías otorgadas por Cosapi dependerán de las consideraciones hechas en el Contrato

para este fin. Para administrar la garantía del Contrato efectivamente se requiere coordinación

cercana con el Cliente.

Los Requerimientos de Garantía: son definidos típicamente en el Contrato pero también

pueden ser implícitos en las leyes, como son los Defectos Latentes. Las garantías de Cosapi




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según el Contrato podrían empezar en un punto específico del tiempo, por ejemplo: recepción

final, terminación mecánica o términos similares definidos en el Contrato.

Periodos de Garantía: es crítico para el equipo del Proyecto identificar el punto de inicio del

periodo de garantía y cumplir con todas las notificaciones del Contrato requeridas para aquel

momento. Así mismo, el último día de la garantía debe estar muy claro e identificado.

Defectos Latentes: La responsabilidad por defectos latentes tiene típicamente una duración

mucho más larga que la garantía (escrita) expresa en el Contrato. Un Defecto Latente es aquel

que no podría ser descubierto por la inspección razonable o acostumbrada y solo emerge luego

que el producto del Proyecto es utilizado.

El Defecto Latente generalmente llama la atención del Cliente algunos días después de la

fecha de terminación y puede salir a luz después que la garantía expresa haya terminado.

Dependiendo del tipo de Proyecto y condiciones del Contrato, la responsabilidad por defectos

latentes puede ser extendida más de 10 años luego de la recepción final.

El administrador de Contrato será el responsable de tener vigente las garantías y seguros

estipulados en el Contrato, para ello tendrá que coordinar con las áreas de Tesorería y Seguros

de Sede Central. Para el control y seguimiento de la vigencia de los seguros y garantías el

administrador de Contratos deberá remitir mensualmente al Área de Administración de

Contratos el FG-AC-01-D Cuadro de Control de Garantías y Seguros.

4. CONTROL DE OBLIGACIONES DEL CIERRE DEL CONTRATO.

El objetivo de este acápite del procedimiento es describir los procesos y actividades

típicamente involucradas en la etapa de cierre del Contrato, a fin de garantizar que el cierre del

proyecto se de en forma ordenada y se minimicen los posibles impactos negativos por

incumplimiento de algún requerimiento contractual ó administrativo ya sea de el Cliente ó de la

misma organización de Cosapi.

Los procesos descritos en esta etapa del procedimiento permiten un mejor entendimiento de

las actividades y entregables descritas en el Check List de Cierre del Proyecto (Anexo Nº 02)

en lo referente al Cierre del Contrato.

Para el caso de Contratos con el Estado Peruano aplicarán las consideraciones relativas al

proceso de cierre estipuladas en la Ley de Contrataciones del Estado.

4.1 RECEPCIÓN FINAL DE LA OBRA

Lograr la Recepción Final en un proyecto usualmente involucra un proceso muy detallado que

es conveniente iniciar cuando el Proyecto está alrededor del 75% de avance, incluso puede

comenzar mucho antes dependiendo de la complejidad del mismo. Preparar una agenda de

trabajo para las actividades del cierre ayudará al cumplimiento de todas las obligaciones

contractuales, FG-AC-01-F Formato Actividades de AC para el Cierre de Proyecto.

4.1.1 EVENTOS PREVIOS A LA RECEPCIÓN FINAL DE LA OBRA:

El Contrato, dependiendo del tipo de proyecto, puede describir una serie de eventos previos

que concluyen en la Recepción Final de la Obra. Entre otros tenemos:




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Terminación Mecánica: Nivel de ejecución física que indica que toda ó una parte útil de

la obra sistema/ducto se encuentra terminada de acuerdo con los requisitos y

especificaciones establecidos en el Contrato.

Terminación Substancial: Nivel de ejecución física de la obra permite su usufructo,

pese a la existencia de detalles que Cosapi estaría obligado a subsanar.

Pruebas de Desempeño: Actividades posteriores al arranque de un

circuito/sistema/ducto, que tiene por objeto verificar el máximo rendimiento del mismo,

de acuerdo a las especificaciones de diseño.

4.1.2 ENTREGABLES DEL CIERRE DE CONTRATO:

Los entregables referidos al Cierre del Contrato deberán ser identificados desde etapas

tempranas del proyecto mediante la elaboración del listado de requerimientos del Contrato, a

fin de que sean elaborados progresivamente durante la ejecución del proyecto aprovechando la

mayor capacidad operativa que se tiene en la etapa intermedia de los proyectos. Los

Entregables que son típicamente exigidos en los Contratos son:

Requerimiento de Dibujos según Construcción (dibujos As-Built): Todo requerimiento

incluyendo los dibujos As-Built se identificarán en los primeros momentos del Contrato

y serán preparados cuando el trabajo empiece a desarrollarse. A medida que la

liquidación final se acerca, el trabajo de los dibujos As-Built debe ser mínimo.

Manuales de Operación: Los manuales de operación de los sistemas instalados

deberán ser elaborados y entregados al Cliente. Además se deberá capacitar al

personal designado por el Cliente para dicha operación.

Garantías: Las garantías otorgadas al Cliente estarán sujetas a lo indicado en el

Contrato. Cosapi entregará formalmente la documentación requerida indicando la fecha

en que entran en vigencia y los números de contactos para hacer uso de dichas

garantías.

Dossier de Calidad: Este documento deberá ser elaborado y entregado

progresivamente cuando el proyecto ingresa en la etapa de cierre a fin de que este

pueda ser revisado y aprobado antes de la Recepción Final de los trabajos.

Disposición de los Registros del Proyecto: dependerá de las disposiciones del

Contrato, leyes aplicables, requerimientos de Cosapi y el Cliente. El Contrato será

revisado, se sostendrán y aclararán discusiones con el Cliente sobre el requerimiento

de entrega de documentación en el cierre del Contrato.

Fianza de Calidad: Tiene por finalidad: (i) avalar la calidad y duración de los materiales

que el contratista emplea en la ejecución de la obra; (ii) la calidad de los servicios de

diseño e ingeniería para la construcción, (iii) la calidad de los equipos provistos, (iv) la

calidad de la mano de obra empleada y, en general, cualquier otra obligación directa e

indirectamente vinculada con la calidad de la obra.

Recuperación de los montos por concepto de retención de obra.

4.1.3 ACTIVIDADES TÍPICAS REFERIDAS A LA RECEPCIÓN FINAL DE OBRA:

Verificación de requerimientos contractuales:




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Muchos Contratos contienen instrucciones explícitas referidas al término y recepción del

trabajo. Aunque el Proyecto esté a punto de terminarse, todavía hay potencial de cambio e

impacto en el cronograma, particularmente si el Cliente impone requerimientos o condiciones

más estrictas o diferentes que aquellas especificadas en el Contrato.

Para asegurarnos que tanto Cosapi como el Cliente tengan claro los requerimientos

contractuales y entregables requeridos previamente a la emisión del Acta de Recepción Final

de Obra, estos deberán ser listados y comunicados al Cliente en forma escrita.

El proceso de Recepción Final de la Obra culmina con la emisión del Acta de Recepción Final

de la Obra ó Certificado de Conformidad de Obra u otro documento equivalente que el Cliente

emita a favor de Cosapi, según lo estipulado en el Contrato

Recorrido de obra y listado de pendientes (punch list):

Antes que el Proyecto culmine, Cosapi y el Cliente deberán inspeccionar cuidadosamente las

obras para identificar defectos o trabajos remanentes a ser terminados. Estas observaciones

deberán se listadas en una Lista de Pendientes denominada comúnmente “Punch List”.

Para que se lleve a cabo esta inspección conjunta es necesario que Cosapi curse previamente

una notificación escrita al Cliente solicitando que este designe un comité de recepción de obra,

el cual será integrado por representantes de ambas partes y será el encargado de presenciar

las inspecciones que se programen a lo largo del proceso de Recepción Final de Obra.

Durante la inspección conjunta de las obras, podrían identificarse trabajos que no son

responsabilidad de Cosapi por no estar en su alcance. En estas situaciones se deberá brindar

al Cliente por escrito los sustentos por los cuales consideramos que no se encuentran en

nuestro alcance.

Una vez que se haya llegado a un entendimiento al respecto, Cosapi podría ser requerido de

ejecutar los trabajos con sus recursos; en este caso se deberá acordar la modalidad de pago

por dichos trabajos basados en las cláusulas del Contrato referidas a adicionales.

El Contrato podría establecer el plazo que el Cliente dispone desde la presentación de Cosapi

de la Lista de Pendientes hasta la entrega del Acta de Recepción Final.

Acta de recepción final de obra y cierre del cuaderno de obra:

Una vez que se hayan cumplido los requerimientos estipulados en el Contrato para la emisión

del Acta de Recepción Final de Obra, los cuales podrían incluir además de la Terminación

Substancial de los trabajos, la entrega de la totalidad de entregables del proyecto, se deberá

proceder a hacer la anotación final y cierre del cuaderno de obra, en caso de ser contemplado

en el Contrato, por parte de ambos representantes (el de El Cliente y Cosapi). Posteriormente

se entregará al Cliente el original del Cuaderno de Obra (si corresponde).

4.2 RECEPCIÓN PARCIAL DE OBRA

Recepción Parcial de Obra: Describe la situación donde el Cliente toma posesión de sectores

separados de la obra, por ejemplo:

Un ambiente, estructura, terreno.

Sistemas de drenaje, agua y desagüe.

Una calle, ruta o área de parqueo que podría ser utilizado por el Cliente u otros.




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Equipos de la Obra.

La mayoría de los Contratos contienen cláusulas que permiten al Cliente tomar posesión del

trabajo completado; sin embargo, puede haber una cláusula que provea al Cliente el derecho

de “Recepción Parcial de Obra”, la cual permita tomar posesión y utilizar una parte del trabajo

completado de Cosapi en cualquier momento durante la vida del Contrato, el cual incluye el

trabajo de los subcontratistas.

Adicionalmente, la Ley de Contratación del Estado “Recepción de la Obra y Plazos”, contempla

el escenario de recepción parcial.

Importancia: La Recepción Parcial de Obra es contractualmente importante porque transfiere

responsabilidades al Cliente.

A través de la Recepción Parcial de Obra:

1. El Cliente asume la responsabilidad del servicio, operación, mantenimiento de la

instalación entregada.

2. El Cliente es responsable de cualquier daño derivado del uso de las instalaciones

desde el momento de la recepción.

3. El impacto de una Recepción Parcial en la garantía dependerá de las consideraciones

hechas en el Contrato para este fin. Si en la Recepción Parcial está involucrado el

equipamiento suministrado e instalado por Cosapi, salvo indicación contraria en el

Contrato, se deberá aclarar que el periodo de garantía de los equipos involucrados en

la Entrega Parcial iniciará y culminará antes de lo establecido. Ver esquema:

OCUPACIÓN DE ÁREAS NO TERMINADAS POR COSAPI

Esta situación se presenta frecuentemente en proyectos donde varios contratistas trabajan en

simultaneo, el Cliente podría reservarse el derecho de acceder a áreas o sistemas aún no

completados por Cosapi, para efectuar trabajos o hacer uso del área o sistema.

A través de la Ocupación del Cliente:

1. Cosapi aún tiene la obligación de completar posteriormente el trabajo en el área

ocupada por el Cliente.

2. Si el costo de completar el trabajo se incrementa por la Ocupación, Cosapi estará en la

posición de recibir el pago adicional correspondiente por parte del Cliente.

3. La Ocupación de la Obra por el Cliente normalmente no constituye recepción del

trabajo.

Periodo de Garantía Montaje Mecánico

Periodo de Garantía

Montaje Mecánico

Terminación Etapa

Mecánica

Recepción Parcial

de la Obra:




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Tanto al inicio de la Ocupación de la Obra y cuando esta sea devuelta a Cosapi para su

culminación, se notificará al Cliente el estado de las instalaciones para evitar sorpresas cuando

se le solicite el reconocimiento de costo y tiempo adicional.

Así mismo, se deberá notificar al Cliente sobre cualquier interferencia o evento que afecte las

labores de Cosapi durante la Ocupación de la Obra.

Es muy importante que Cosapi realice una visita a las áreas que serán ocupadas por el Cliente

para realizar una grabación audio visual o un registro fotográfico muy cuidadoso y detallado de

toda el área.

4.3 LIQUIDACIÓN DE OBRA

La Liquidación de Obra es el documento que registra el pago total que el Cliente hará a Cosapi

como compensación por los trabajos efectuados. Este documento incluye típicamente los

montos conciliados y mutuamente acordados por los siguientes conceptos:

1. Trabajos Contractuales y Variación de Metrados

2. Trabajos Adicionales y Reclamos

3. Trabajos por uso de recursos

4. Adelanto directo

5. Adelantos por materiales

6. Fondo de garantía.

DESARROLLO


1. Presentación progresiva de los metrados totales del proyecto. En el caso

de no contar con la Ingeniería completa, deberán ir cerrando áreas

dejando las que tienen ingeniería incompleta para el final.

OT

2. El resultado de la gestión de cambios se traducirá en la presentación por

parte de Cosapi y la revisión conjunta con el Cliente de los expedientes

de Adicionales y Reclamos.

AC

3. Luego de concluir la revisión de adicionales y las negociaciones de los

reclamos con el Cliente y emitidas las órdenes de cambio

correspondientes, se deberá incluir los montos acordados

correspondientes a Adicionales, Reclamos y Trabajos por uso de

recursos en la liquidación de obra.

AC

OT

4. Se deberá llevar un control de la recepción y amortización de adelantos

de obra, adelantos por materiales y fondo de garantía. Este control se

hará con la misma frecuencia con la que se emiten las valorizaciones de

obra y se incluirán los saldos en el documento de liquidación de obra.

OT

5. Se emitirá el documento de Liquidación de Obra para revisión y

aprobación del Cliente.

OT

4.4 LIBRE ADEUDO Y RENUNCIA A RECLAMOS POSTERIORES AL CLIENTE

Una vez efectuada la Recepción Final de la Obra, el Cliente previamente al pago de la

liquidación final exigirá a Cosapi un documento de Libre Adeudo y Renuncia a Reclamos




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Posteriores (el documento es llamado de diferentes maneras: Declaración Jurada, Libre

Adeudo, Finiquito y Certificado de pago Final para Cosapi, entre otras), indicando

explícitamente que Cosapi ha cumplido con todas sus obligaciones frente a terceros, que el

Cliente ha pagado la totalidad del monto acordado en la liquidación y que ningún reclamo en su

contra tiene efecto.

El Libre Adeudo y Renuncia a Reclamos Posteriores podría tener consecuencias legales que afecten los derechos de Cosapi y las ganancias del Proyecto. Antes de firmar el mencionado documento se deberá analizar con asistencia del área legal de Cosapi las posibles consecuencias de los términos incluidos y proponer una redacción alternativa que preserve los intereses de Cosapi.

Debido a que los documentos de Libre Adeudo y Renuncia de Reclamos Posteriores tienen

consecuencias legales significantes, los siguientes pasos deben ser tomados antes de firmar el

documento de Libre Adeudo y Renuncia a Reclamos Posteriores al Cliente:


1. Obtener un equivalente al Libre Adeudo y Renuncia a Reclamos

Posteriores de los proveedores y subcontratistas de Cosapi, o asegurar

que el periodo reglamentario de vigencia de sus derechos ha expirado.

AC

ADM

2. Asegurar que el documento no niega el derecho de Cosapi para

pretender los reclamos excepcionales identificados por Cosapi o por sus

proveedores y subcontratistas, en los cuales el Cliente tenga

responsabilidad ya sea por condiciones presentadas con fecha posterior

a la emisión del documento de Libre Adeudo ó por condiciones antiguas

que no pudieron ser advertidas antes de la firma del Libre Adeudo.

AC

ADM

4.5 CIERRE ANTICIPADO

4.5.1 SUSPENSIÓN Y RESOLUCIÓN DEL CONTRATO

La cláusula de suspensión del trabajo, proporciona a Cosapi mecanismos para ser

compensado por la suspensión parcial o total del trabajo. Estas suspensiones no tienen que ser

necesariamente obstrucciones efectivas a las actividades, pues podría tratarse de retrasos

acumulativos por ineficiencias causadas por el Cliente.

La cláusula de suspensión del trabajo debe ser revisada cuidadosamente para procurar que en

virtud de ella se compense a Cosapi por costos normalmente hechos durante retrasos y

suspensiones.

Normalmente este tipo de cláusulas niega a Cosapi el derecho a obtener utilidades en este

periodo. En tal sentido, Cosapi deberá analizar cuidadosamente el contenido de la cláusula

para determinar que costos pueden ser recuperables. Si el retraso es el resultado de un cambio

Comentario: Podría ser imprudente para Cosapi proporcionar la liberación de todos los reclamos, conocidos o desconocidos, en contra del Cliente a menos que este haya hecho lo propio con Cosapi, pues en el caso que el cliente presentase un reclamo posterior a Cosapi, la defensa de Cosapi estaría limitada en rechazar los reclamos, pues la firma del Libre Adeudo eliminaría la opción de Cosapi de contrademandar al cliente.




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en el Contrato, la recuperación por el retraso y la ganancia asociada podría ser buscada a

través de la cláusula de cambio y no a través de la cláusula de suspensión.

4.5.2 ACCIONES DURANTE LA SUSPENSIÓN DEL TRABAJO:

Cuando el trabajo es suspendido, Cosapi deberá seguir las direcciones del Cliente presentadas

en la notificación de suspensión y seguir los pasos razonables para mitigar el costo generado

durante la suspensión. Estos costos podrían estar referidos a stand-by de personal y equipos,

protección del trabajo completado, reducción de recursos (áreas de gestión y oficinas),

reasignación del personal, desmovilización de equipos, suspensión de subcontratos y órdenes

de compra, etc.

Tan pronto como sea posible luego de la suspensión, el Cliente debe ser provisto con un plan

de mitigación elaborado por Cosapi. El plan debe indicar la forma en que Cosapi procederá en

respuesta a la suspensión a fin de minimizar el impacto económico ocasionado por la

suspensión. En el caso de que la suspensión se extienda, el Cliente debe ser provisto con

actualizaciones periódicas, al menos una vez a la semana, resúmenes de esfuerzos en marcha

de mitigación y proporcionando estimaciones periódicas del costo de impacto.

Notificar permanentemente al Cliente sobre las acciones tomadas por Cosapi reducirá la

probabilidad de que el Cliente no reconozca los costos asociados alegando que Cosapi no

realizó apropiados esfuerzos para mitigar el costo.

4.5.3 RESOLUCIÓN UNILATERAL DEL CONTRATO

En el caso de ocurrir una Resolución Unilateral del Contrato, es común que la cláusula de

cambios estipule ciertas consideraciones referidas al pago del trabajo en progreso, sin

embargo, existen provisiones específicas referidas a este evento que son dadas en una

cláusula de Resolución Unilateral del Contrato. Estas consideraciones deberán ser examinadas

cuidadosamente para asegurar que el costo (directo e indirecto) de Cosapi normalmente

incurrido en virtud de la resolución sea recuperable del Cliente

Según la cláusula de Resolución Unilateral, el Cliente podría tener derecho a cancelar una

porción del trabajo. Otro mecanismo del Cliente en borrar trabajo del Contrato es una orden de

cambio por deductivos (Deductivo de Obra). Generalmente, la cláusula que es aplicable

depende del alcance y la magnitud de la porción Resuelta/suprimida.

La decisión si la reducción del alcance es un Deductivo de Obra o una Resolución Unilateral no

es solamente del Cliente, ni existen pautas claras para hacer tal determinación. Dado que esta

decisión puede tener una consecuencia financiera significativa para Cosapi, es importante

calcular el monto a deducir bajo cada una de las alternativas y buscar que se opte por la

alternativa que más le convenga a Cosapi. Típicamente, el monto a deducir por Deductivo de

Obra está basado en “cuanto habría costado” el trabajo eliminado. Por otro lado, el ajuste para

una Resolución Unilateral está basado típicamente en el precio contractual para el trabajo

ejecutado a la fecha de la resolución.

Si el Cliente ordena una significante reducción del alcance bajo una cláusula del Contrato que

tiene términos que son desventajosos para Cosapi, se deberá elaborar un argumento

razonable para justificar la reducción de alcance bajo un artículo diferente del Contrato.

Típicamente la cláusula de Resolución Unilateral estipula que las utilidades no percibidas no

son recobrables si el Cliente resuelve el Contrato por su conveniencia. Solo se percibirían las




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utilidades que Cosapi haya recuperado antes de la fecha de resolución (“precio del Contrato

correspondiente al trabajo realizado”) y las utilidades calculadas sobre los costos

correspondientes a los trabajos de terminación. Adicionalmente, Cosapi podría tener el derecho

de recuperar cualquiera de sus costos indirectos fijos, los cuales fueron extendidos fuera de la

fecha de terminación al grado que la extensión del costo no pueda ser mitigado.

4.5.4 RESOLUCIÓN POR INCUMPLIMIENTO DEL CONTRATISTA:

La intención del Cliente de aplicar una Resolución por Incumplimiento requiere inmediatamente

una notificación a la gerencia de Cosapi y el departamento legal de Cosapi. Las resoluciones

por incumplimiento deben ser evaluadas con mucho cuidado por el EDP debido a sus serias

implicancias.

La cláusula de Resolución por Incumplimiento provee usualmente una lista de razones por las

cuales el Cliente podría terminar el desarrollo del Contrato en su totalidad o en parte,

incluyendo razones palpables que permiten al Cliente ejercer su derecho ante “cualquier

incumplimiento de las provisiones u obligaciones de este Contrato”. El poder dado al Cliente

bajo esta cláusula es usualmente alto.

Si existe la posibilidad de incurrir en una falta al Contrato o el Cliente manifestara un “grado de

insatisfacción”, el Proyecto deberá inmediatamente informar al Cliente que se toma dichas

alegaciones seriamente y que se responderá luego que las alegaciones hayan sido revisadas.

Luego de una Resolución por Incumplimiento, y el subsecuentemente involucramiento de la

gerencia de Cosapi y su departamento legal, el equipo del Proyecto de Cosapi debería realizar

una revisión pronta e interna de las alegaciones y elaborar una respuesta para la revisión de la

gerencia.

4.6 ENTREGABLE FINAL DE ADMINISTRACIÓN DE CONTRATOS A LA ORGANIZACIÓN.

La documentación generada durante el proyecto es requerida por la Organización de Cosapi

para ser consultada en el futuro ó resguardada como reserva legal.

El proyecto deberá almacenar la información contractual generada durante la ejecución del

proyecto de acuerdo a los estándares establecidos por el área de Gestión de Operaciones para

ser entregada en la etapa de cierre (procedimiento PG-AIG-ALM). Se deberá tener en cuenta

las actividades indicadas en el Check List de Cierre de Proyectos de Cosapi referidas a la

selección, clasificación y/o compilación de documentos.

La documentación a ser conservada al cierre de la obra, incluirá entre otros documentos los

siguientes:

Lecciones Aprendidas.

Registro de comunicaciones cerradas.

FG-AC-01-E Registro de clausula riesgosas.

Expedientes de Adicionales y Reclamos.

Matriz final de registro de riesgos.

Registro de cierre de subcontratos.




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5. ANEXOS

Anexo Nº 01: Guía para la Revisión del Contrato

Anexo Nº 02: Check List de Cierre del Proyecto.

FG-AC-01-A Matriz para la revisión del Contrato.

FG-AC-01-B Listado de requerimientos del Contrato.

FG-AC-01-C Presentación de Resumen de Contrato y Listado de Requerimientos.

FG-AC-01-D Cuadro de Control de Garantías y Seguros.

FG-AC-01-E Registro de Clausulas Riesgosas

FG-AC-01-F Actividades de AC para el Cierre de Proyecto

procedimiento para la gestiÓn de obligaciones …. gestión por... · 1.4 documentos de...

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