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PROCEDIMIENTO DE DISEÑO Y

PRUEBAS

CÓDIGO: OE-PR-03

FECHA: 5/09/2018 VERSIÓN: 1

1. OBJETIVO

Llevar a cabo el diseño de la operación estadística: “Transacción de volúmenes de

combustibles líquidos derivados del petróleo”.

2. ALCANCE

Aplica para la entidad productora Ministerio de Minas y Energía, Usuarios y/o Partes

Interesadas de la Operación Estadística.

3. DEFINICIONES

Accesibilidad: Facilidad con que la información estadística puede ser ubicada y

obtenida por los usuarios. Contempla la forma en que ésta se provee, los medios de

difusión, así como la disponibilidad de los metadatos y los servicios de apoyo para su

consulta.

Coherencia. Se refiere al grado en que están lógicamente conectados los conceptos

utilizados, las metodologías aplicadas y los resultados producidos por la operación.

Cobertura Geográfica: Descripción de los lugares o zonas geográficas cubiertas por el

registro administrativo: municipal, departamental, nacional, regional, provincial, área

metropolitana, principales capitales de departamento, etc.

Comparabilidad: Es la característica que permite que los resultados de diferentes

operaciones estadísticas puedan relacionarse, agregarse e interpretarse entre sí o con

respecto a algún parámetro común.

Continuidad: Hace referencia a la garantía de la producción permanente de la

operación estadística, basada en la adecuación de los recursos, así como en el soporte

normativo.

Dato: Conocido también como información, es el valor de la variable asociada a un

elemento de una población o una muestra.

Desagregación Geográfica. Se refiere al nivel de detalle hasta el cual se puede obtener

información estadísticamente significativa a partir de los datos disponibles.

Difusión. Divulgación de la información generada por la operación, considerando los

requerimientos de los usuarios y la utilidad que pueda tener la información en sí. Esta

divulgación no necesariamente debe ser hacia el exterior de la entidad, sino incluso

entre las mismas dependencias que la conforman.

Diseño Estadístico: Es el esquema o estructura lógica de acción que permite mantener

constante el flujo de información mediante la determinación de las variables. Este tiene

varios aspectos, tales como: la recolección de la información, su organización, el

análisis, los resultados y finalmente su presentación y difusión.

Divipola: La División Político-administrativa de Colombia Divipola es un estándar de

codificación que permite contar con un listado organizado y actualizado de la totalidad de

unidades en que está dividido el territorio nacional, dándole a cada departamento,


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municipio, corregimiento departamental y centro poblado, el máximo de estabilidad en su

identificación.

Esta codificación, acorde con la dinámica territorial del país, es actualizada

periódicamente por el Departamento Administrativo Nacional de Estadística (DANE), de

acuerdo con la información suministrada por las administraciones municipales y

departamentales, constituyéndose en fuente de consulta sobre la organización

administrativa y política del país.

Fuentes de Datos: Medios de donde procede la información. Los datos pueden reunirse

de diferentes fuentes de información ya existentes o pueden obtenerse mediante

censos, encuestas y estudios experimentales para conseguir nuevos datos.

Fuente Primaria: Es aquella en la que los datos estadísticos se obtienen a partir de un

relevamiento propio, como por ejemplo a partir de una encuesta.

Fuente Secundaria: Es aquella persona o institución que proporciona datos

estadísticos, es decir los datos se obtienen a partir de un relevamiento de otros

recopiladores.

Medio de Difusión: Forma con la que el usuario encuentra la información generada por

el registro administrativo: archivos en medio magnético, tabulados, CD-ROM,

publicación, etc.

Micro datos: Cada uno de los datos sobre las características de las unidades de estudio

de una población (individuos, hogares, establecimientos, entre otras) que se encuentran

consolidados en una base de datos.

Metadatos: Se han definido como los datos acerca de los datos. Estos constituyen un

conjunto común de términos y definiciones que describen las principales propiedades o

características de los datos. La organización de la información en metadatos permite

establecer líneas de solución a los problemas de la actividad estadística y a las

dificultades que, en materia de información, señalen los usuarios.

Operación Estadística: Es el conjunto de actividades que partiendo de una recogida de

datos individuales conduce a la presentación de resultados agregados en forma de

tablas o de índices.

Período de referencia. Período de tiempo específico (día, semana, mes, año) o punto

en el tiempo al que corresponde la observación realizada, o la variable de interés).

Periodicidad de Difusión: Intervalo de tiempo transcurrido entre cada divulgación de la

información.

Población o Universo: Es cualquier conjunto de unidades o elementos claramente

definido, en el espacio y el tiempo, donde los elementos pueden ser personas, granjas,

hogares, manzanas, condados, escuelas, hospitales, empresas, y cualquier otro. Las

poblaciones pueden ser finitas e infinitas.

Población Objetivo: Es el conjunto de elementos de los que nos interesa obtener

información o tomar decisiones.


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Unidad de Observación: Objeto de observación dentro del universo de estudio que va

a ser investigado o registrado, acerca del cual se registran sus características o se mide

su comportamiento; ejemplo: personas menores de 18 años, robos de automóviles.

Universo de Estudio: Comprende el conjunto de elementos, individuos, objetos o

eventos que presenta una característica en común. El universo de estudio se refiere al

grupo de la población que va a ser el objeto de estudio, por tanto, se debe describir en

unidades precisas (personas, hogares, etc.)

Variables: Se entiende por variable un aspecto o dimensión de un fenómeno que tiene

como característica la capacidad de asumir distintos valores, ya sea cuantitativa o

cualitativamente. Ejemplos: número de especies, hectáreas, altura total, volumen,

personas, número de hogares, estado civil, edad, número de hectáreas sembradas, etc.

4. DESARROLLO

4.1 TIPO DE OPERACIÓN ESTADISTICA

El tipo de operación estadística es REGISTROS ADMINISTRATIVOS ya que está

basada en un registro de datos que se generan en los procesos de Órdenes de

Pedido y Declaración de Información por parte de los Agentes de la Cadena. Todo

esto se hace con el uso del aplicativo SICOM.

4.1.1 OBJETIVO GENERAL:

Suministrar información estadística relacionada con la transacción de volúmenes

líquidos derivados del petróleo a nivel nacional con el fin de proveer elementos que

permitan realizar toma de decisiones para la evaluación de políticas, planes y proyectos

desarrollados dentro del marco de las fuentes alternas a los recursos de inversión del

Ministerio de Minas y Energía.

4.1.2 OBJETIVOS ESPECIFICOS:

Recolectar, procesar y divulgar la información con respecto a los Despachos y

Recibidos, de combustible a nivel Nacional.

Realizar seguimiento y control a los movimientos de combustible realizados en el

país por medio de los Agentes de la Cadena.

Identificar la oferta y demanda de los diferentes productos líquidos derivados del

petróleo comercializados.

4.1.3 DOCUMENTACIÓN

Las actividades e instrumentos definidos para el desarrollo de cada una de las fases del

proceso estadístico se definen en el OE-MPE-01 Mapa del Proceso Estadístico.


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4.2 DISEÑO TEMÁTICO

4.2.1 MARCO CONCEPTUAL

1. Marco Teórico:

- Sistema de Información de Combustibles – SICOM

El sistema de información de Combustibles Líquidos Derivados del Petróleo (SICOM), se

creó con el objetivo principal de dar cumplimiento a la normatividad vigente, para el

control, análisis y gestión del negocio a nivel nacional.

El sistema fue creado dentro del Plan Nacional de Desarrollo 2006-2010 Ley 1151

de 2007, Artículo 51, siendo esta la única fuente de información oficial.

La información recopilada por el SICOM permite conocer el comportamiento de la

distribución de los productos líquidos derivados del petróleo, identificando variables de

compra, venta y consumo de combustibles. La información generada por el Sistema de

Información permite analizar diferentes escenarios como: escasez o abundancia de los

diversos productos en zona nacional o zona de frontera, carga impositiva de las ventas

realizadas por los Agentes de la Cadena en los diferentes departamentos y municipios;

el uso de combustible el cual dinamiza los sectores de transporte, minería, petróleo,

manufactura y servicios.

La información como instrumento de control: El Sistema de Información de

Combustibles Líquidos -SICOM integra a los Agentes de la Cadena en un solo sistema,

mediante el cual se organiza, controla y sistematiza la cadena de Distribución de

Combustibles Líquidos.

La información como instrumento para toma de decisiones: Con base en la

información subsectorial de la UPME y del SICOM, el Ministerio de Minas y Energía, la

Unidad de Planeación Minero Energética-UPME y la Comisión de Regulación de Energía

y Gas-CREG, deberán realizar análisis, diagnósticos y evaluaciones de mercado, que

serán utilizados para las decisiones sobre las acciones a adoptar en lo de competencia

de cada una de estas Entidades.

Planeación en materia de Combustibles Líquidos: Con fundamento en el Plan

Nacional de Desarrollo y en el plan indicativo de abastecimiento de combustibles

líquidos, que para el efecto elabore la Unidad de Planeación Minero Energética-UPME,

corresponde al Ministerio de Minas y Energía, adoptar, revisar y actualizar el Plan de

Continuidad en el cual se definirán los objetivos, criterios y estrategias tendientes a

asegurar la disponibilidad y suministro de los combustibles líquidos, en el mercado

nacional, en forma regular y continua.

Responsabilidad por el abastecimiento y confiabilidad: Para garantizar la

satisfacción de la demanda interna de los combustibles líquidos, el Ministerio de Minas y

Energía es responsable por la adopción de políticas, planes y normativas, tendientes a la

disponibilidad de los combustibles líquidos, y los Agentes de la Cadena lo son respecto


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de la actividad que desempeñen, por el cumplimiento de la normatividad expedida por

las autoridades competentes para el adecuado abastecimiento.

4.2.2 REFERENTES INTERNACIONALES Y NACIONALES

a) Referentes Internacionales

Algunos ejemplos de implementación de sistemas de información de combustibles se

presentan en algunos países de américa latina, donde su función ha sido contribuir en la

regulación y control que debe ejercer el estado en el sector energético, específicamente

de los productos combustibles. Por ello, estos sistemas de información combaten la

informalidad en la comercialización al establecer registros obligatorios y bases de datos

confiables y en línea los cuales producen datos estadísticos que contribuyen a realizar

proyecciones y a establecer soluciones en suministro y otros factores.

En Perú, el organismo que regula el sector de los combustibles es el Organismo

Supervisor de la Inversión en Energía y Minería (OSINERGMÍN). Este Organismo fue

creado en 1996 con funciones simplemente de supervisión. En el año 2004, cambia

su naturaleza a organismo regulador. Es allí donde se crea el SCOPE (Sistema de

Control de Ordenes de Pedido) donde el objetivo de este sistema es registrar las

transacciones de compra - venta que realicen los Agentes que estén autorizados.

La Agencia Nacional del Petróleo (ANP) en Brasil, tiene dentro de sus funciones

controlar y regular la actividad de la comercialización de combustibles. Para ello se

creó el Sistema de Información de Movimiento de Productos (SIMP).

En México, todos los procesos se encuentran controlados por PEMEX y esta

empresa implementó el Sistema de Automatización de la Medición y Control de

Volúmenes (SIMCOT).

La Administración de Información Energética de los EE. UU. (EIA) es la principal

agencia del Sistema Estadístico Federal de EE. UU. Responsable de recopilar,

analizar y difundir información energética para promover la formulación de políticas

sólidas, mercados eficientes y la comprensión pública de la energía y su interacción

con la economía y el medioambiente. Los programas de EIA cubren datos sobre

carbón, petróleo, gas natural, electricidad, energía renovable y energía nuclear. EIA

es parte del Departamento de Energía de los EE. UU.

b) Referentes nacionales

- La única fuente de información oficial para el control de transacción de combustibles

es la establecida por el Ministerio de Minas y Energía SICOM

4.2.3 TÉRMINOS Y CONCEPTOS DE LA OPERACIÓN ESTADÍSTICA

4.2.3.1 UNIVERSO DE ESTUDIO

Son todas las instalaciones móviles o fijas de cualquier tipo de combustible líquido que

exista en el país y donde este es transado. Existen diferentes tipos de instalaciones


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(EDS Automotriz, Aviación, Planta de Abastecimiento, Refinerías, Plantas de

Abastecimiento, Carro Tanques, Barcazas, Tanques de Almacenamiento, Poliductos).

4.2.3.2 POBLACIÓN OBJETIVO

Son aquellas instalaciones móviles o fijas autorizadas por el MME para operar.

4.2.3.3 UNIDADES ESTADISTICAS DE OBSERVACIÒN Y DE ANALISIS

Unidad de observación: todas las instalaciones de cualquier tipo que están

autorizadas por el MME para operar. (Se trabaja en toda la población no se realiza

muestreo)

Unidades de análisis: todas las instalaciones de cualquier tipo que están

autorizadas por el MME para operar. (Se trabaja en toda la población no se realiza

muestreo)

Descripción de Variables

VARIABLE DESCRIPCIÓN DE VARIABLES MODULO RELACIONADO

EN EL SISTEMA

Volumen

transado

1. Esta es una variable continua

mayor o igual a cero (0).

2. Es la variable principal del

proceso estadístico, la cual se mide

en galones y representa el volumen

transado en una operación

comercial entre cualquier dos o más

Agentes de la Cadena. (Compra,

venta, consumo)

Órdenes de Pedido

Tipo de Agente

1. Es una variable categórica con 7

(siete) niveles las cuales son los

diferentes tipo de Agente y es uno

de los actores que interviene en la

transacción comercial.

Datos Generales

Subtipo de

Agente

1. Es una variable categórica que

muestra el detalle del Tipo de

Agente (Instalaciones donde se

realizan las transacciones)

Datos Generales


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Planta


relaciona las instalaciones utilizadas

para realizar las transacciones

Datos Generales

Municipio

1. Es una variable categórica con

1101 niveles y representa el

municipio donde se da la ubicación

de la instalación, del Agente, de la

Planta o la Estación de Servicio,

etc.

Datos Generales

Departamento

1. Es una variable categórica con 32

niveles y representa el

Departamento donde se da la

ubicación de la instalación, del

Agente, de la Planta o la Estación

de Servicio, etc.

Datos Generales

Producto


representa los diferentes productos.

El número de niveles es variable ya

que a través del tiempo se puede

crear o eliminar nuevos productos.

Datos Generales

Código de

Autorización


representa una identificación única

para cada orden de pedido

generada en el sistema.

Órdenes de Pedido

Código SICOM


representa una identificación única

de cada Agente dentro del Sistema

SICOM.

Datos Generales

4.2.3.4 NOMENCLATURA Y CLASIFICACIONES

Clasificación de los Agentes de la Cadena (Código SICOM)

El Ministerio de Minas y Energía establece dentro de la Resolución 1073 de 2015, la

clasificación para los Agentes que intervienen en la transacción de combustibles de

acuerdo a la función de cada uno.


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Para el registro de cada Agente de la Cadena al sistema de información SICOM, se

asigna un código de 6 dígitos a cada uno de la siguiente manera:

Tipo de Agente Subtipo de Agente N° Identificación

Productor Alcohol Carburante 21

Biodiesel 22

Refinador N/A 11

Importador N/A 16

Distribuidor Mayorista N/A 33

Distribuidor Mayorista de Quemadores Industriales

N/A 34

Gran Consumidor

Con instalación fija 41

Gran Consumidor con instalación fija - Volumen menor

a 20000 gls 20

Sin instalación 43

Temporal con instalación 42

Distribuidor Minorista

Estación de Servicio Automotriz 63

Estación de Servicio de Aviación

64

Estación de Servicio Fluvial 61

Estación de Servicio Marítima 65

Comercializador Industrial 62

Transportador N/A 91

Almacenador N/A 80

Planta de Abastecimiento

Propia 44

Arrendada 45

Conjunta 46

Codificación de los Usuarios

Cada Agente de la Cadena puede registrar los usuarios que podrán tener acceso al

Sistema para realizar las diferentes transacciones en el sistema.

21 0002

Número que identifica

a cada tipo de Agente

Número consecutivo asignado

automáticamente por el sistema

para cada tipo de Agente


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Estos usuarios tendrán asignado un código de 9 dígitos conformado así:

Código de autorización de la orden de pedido.

El código de autorización que identifica a la orden de pedido en el sistema de

información SICOM líquidos, se genera a partir de una cadena secuencial establecida

automáticamente en el sistema y del código de tipo de Agente.

Este es un número de 15 dígitos el cual es validado por el sistema para evitar duplicidad

y tener como resultado un código de autorización válido.

Ubicación de la instalación.

Para la identificación del Departamento y Municipio donde se encuentra ubicada la

instalación se emplea la Divipola (División Político Administrativa de Colombia) ya que es

el estándar nacional que codifica y lista las entidades territoriales a saber:

Departamentos, municipios, corregimientos departamentales, así como los centros

poblados, tanto inspecciones de policía, como caseríos y corregimientos municipales en

el área rural.

4.2.3.5 PERIODO DE REFERENCIA Desde 1 de julio de 2017 al 30 de junio de 2018 4.2.3.6 FRECUENCIA DE RECOLECCIÓN: Minuto a minuto 4.2.3.7 FRECUENCIA DE ENTREGA DE RESULTADOS: 2 meses después del corte trimestral.

4.2.3.8 FUENTE DE DATOS (REGISTROS ADMINISTRATIVOS)

La información será extraída de las Órdenes de Pedido realizadas por los Agentes de la

Cadena autorizados por el MME para Operar, donde se relaciona el volumen transado

en la Compra y Venta de combustible.

210020

Código SICOM

asignado al Agente

Número consecutivo asignado

automáticamente por el sistema

para cada usuario por cada tipo

de Agente

001


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4.2.3.9 ALCANCE TEMÁTICO

Información de todos los Agentes establecidos por el Ministerio de Minas y Energía que

realicen transacción de combustible derivado del petróleo.

4.2.3.10 COBERTURA GEOGRAFICA

La operación estadística se ejecuta para agentes de la cadena ubicados en todo el

territorio nacional.

4.2.3.10.1 Desagregación geográfica

La información se desagrega a nivel nacional por departamento, municipio

4.2.3.10.2 Desagregación temática

Combustible

4.2.4 CUADROS DE SALIDA

El Ministerio de Minas y Energía realiza la publicación de un Boletín con información de

la Operación Estadística “Transacción de Volúmenes de Combustibles Líquidos

Derivados del Petróleo”, publicado en la página web del SICOM

http://www.sicom.gov.co/index.shtml.

Las herramientas a utilizar para la generar los cuadros salida son: R, Access y Excel.

En este boletín se analiza diferentes comportamientos en las transacciones realizadas

por los Agentes trimestralmente, realizando comparaciones con los trimestres anteriores.

El boletín tendrá la siguiente estructura:

1. Portada

http://www.sicom.gov.co/index.shtml


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2. Despachos realizados por Agentes y últimos trimestres del año 2017

3. Nota Explicativa: Se describe el análisis del Cuadro de Salida.

4.2.4 INSTRUMENTO DE RECOLECCIÓN

El Ministerio de Minas y Energía por medio de la Ley 1151 del 2007 en el artículo 61

crea el Sistema de Información Cadena de Distribución de Combustibles Líquidos

Derivados del Petróleo para realizar un eficiente control sobre los Agentes encargados

de la provisión de combustibles líquidos. En el sistema se deben registrar todos los

Agentes que hagan parte de la cadena, como requisito para obtener el permiso de

operación.

La estructura del Sistema de Información está diseñada para cumplir son las siguientes

funciones:

- Registro de los Agentes que van a realizar transacciones de combustibles líquidos a

nivel Nacional.

- Realizar las transacciones de combustible por medio de la generación, aceptación y

cierre de Órdenes de Pedido.

- Control de las transacciones realizadas por los Agentes por medio de la Declaración

de Información.

Series

Históricas

Series

Históricas

Comparabilidad

Variable 1: Tipo Agente

Variable 2:

Volumen


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De acuerdo a lo expuesto anteriormente se define que el instrumento de recolección de

los datos para llevar a cabo los procesos de la Operación Estadística correspondiente a

la Transacción de volumen de combustibles líquidos Derivados del Petróleo es el

Sistema de Información SICOM.

En los documentos OE-MN-02 Manual Técnico-Arquitecta del SICOM y OE-MN-03

Manual Sicom se detalla la información que permite visualizar cuales son los

componentes principales y las directrices dadas para la construcción del sistema.

El Ministerio de Minas y Energía por medio de licitación realiza la contratación de un

Operador que se encargue de realizar el mantenimiento, control y operación del sistema

del Sistema de Información.

Por medio del documento Características Técnicas para la Operabilidad del SICOM

la Dirección de Hidrocarburos del Ministerio de Minas y Energía especifica los recursos y

las actividades que debe garantizar el Operador del Proyecto SICOM para que el

funcionamiento de los procesos que componen el Sistema de Información se ejecuten

de manera oportuna, segura y confiable.

Dentro de las actividades realizadas por el Operador se encuentra la administración y

mantenimiento del Software SICOM. Esta actividad permite realizar modificaciones y

correcciones a los formularios establecidos inicialmente en el sistema para la recolección

de la información con el fin de fortalecer el control de las transacciones realizadas por el

Agente y de facilitar al usuario el manejo de la plataforma.

El mantenimiento realizado al sistema se divide en cuatro tipos: Adaptativo, Correctivo,

Evolutivo y Perfectivo, en el documento OE-PR-13 Procedimiento para Mantenimiento

del Sistema de Información SICOM Líquidos, se detalla las actividades realizada para

la ejecución de cada tipo de mantenimiento.

Una vez realizados los cambios en el ambiente de producción se socializa a los Usuarios

las modificaciones realizadas utilizando los siguientes canales de comunicación:

- Notificaciones en la Página Web de SICOM.

- Notificaciones en el Área Transaccional de SICOM Líquidos.

- Mensaje enviado al buzón de la bandeja de entrada del Área Transaccional.

- Mensaje enviado al correo eléctrico del Usuario.

Dependiendo de la modificación realizada y del Usuario al cual afecta se pueden utilizar

todos o solo algunos canales de comunicación esto es establecido por la Dirección de

Hidrocarburos del Ministerio de Minas y Energía.


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CÓDIGO: OE-PR-03


Ejemplo: Órdenes de Pedido realizadas por los Agentes.

4.3. DISEÑO ESTADÍSTICO

4.3.1 CONTROL DE SESGO

Los principales factores que afectan el proceso de recolección de la información son:

Falta de conocimiento de los Usuarios para realizar las operaciones en el Sistema

(Generación de Órdenes de Pedido y Declaración de Información).

Falta de experticia del personal contratado que apoya estas actividades para brindar

soporte al Usuario.


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CÓDIGO: OE-PR-03


Errores presentados en el software que impidan realizar las actividades de venta y

compra de combustible.

Con el fin de garantizar que estos factores afecten de manera en la recolección de

información en cada una de las actividades realizadas en el Proceso Estadístico, la

Dirección de Hidrocarburos del Ministerio de Minas y Energía por medio del Operador

del SICOM ejecuta las siguientes actividades:

Capacitación en el funcionamiento del Sistema de Información del personal que

ingresa a apoyar las funciones de administración y mantenimiento (Personal

contratado por el Operador) ver documento OE-PR-19 Procedimiento de

Capacitación Staff del Operador.

Capacitación a los Agentes que ingresan a la Cadena de Distribución de

Combustibles Líquidos una vez obtengan la autorización para ejercer su actividad,

para poder realizar acceso al sistema. Esta capacitación es realizada por el Operador

del SICOM. Ver documento OE-PR-09 Procedimiento de capacitación y

sensibilización a los Usuarios de la cadena por parte del Operador.

Existen controles de validación de información en el Sistema que impide realizar

transacciones si existen datos nulos o erróneos en los formularios establecidos para

la recolección de datos. Ver documentos OE-PR-24 Consistencia y Validaciones;

OE-F-19 Diccionario de datos-reglas de validación SICOM líquidos.

Se realiza continuamente mantenimiento por parte del Operador del SICOM. Ver

documento OE-PR-13 Procedimiento para mantenimiento del Sistema de

Información SICOM líquidos.

4.3.2 DISEÑO DE INDICADORES

La Operación Estadística consta de un indicador principal con el cual se busca identificar

la demanda del país en el consumo de combustibles líquidos.

Adicionalmente se pueden analizar los siguientes indicadores:

- Comparaciones de despachos y recibidos de un trimestre a otro o de un año a otro.

- Comparaciones de ventas entre Agentes.

- Niveles de participación de mercado por distribuidor mayorista.

- Participación y número de estaciones de servicio automotriz por departamento y

municipio.

- Ventas realizadas por productos y se pueden incluir indicadores adicionales que

surjan del resultado del Análisis Estadístico.

4.3.2 MEDIDAS DE CALIDAD Con el objetivo de garantizar la calidad de la información captada a través del sistema de información se ha establecido un plan de calidad identificando, métodos de control,

Demanda Combustible Líquido vs Oferta de Combustible Líquido


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frecuencia, responsable del control y documento y/o registro soporte de lo que se requiera. Ver documento OE-PC-01 Plan de Calidad. Los métodos de control implementados que involucran la participación de los Usuarios son socializados dependiendo del alcance por medio de alguno de los siguientes medios de comunicación: resoluciones, oficios, notificaciones en el home de SICOM, notificaciones en el área transaccional, buzón del área transaccional o correo electrónico. 4.4 DISEÑO DE LA EJECUCIÓN 4.4.1 DISEÑO DE LA RECOLECCIÓN DE LA INFORMACIÓN

4.4.1.1 Instrumento de recolección El instrumento de recolección de la información definido por el Ministerio de Minas y Energía es el Sistema de Información SICOM, en el cual son registrados todos los Agentes de la Cadena para realizar las transacciones de combustibles líquidos. La operación de este sistema es controlada por un contratista. La estructura del instrumento de recolección se visualiza en el documento OE-MN-02 Manual Técnico de Arquitectura SICOM y en el documento OE-MN-03 Manual Técnico SICOM. 4.4.1.2 Personal que opera el instrumento de recolección. Para llevar a cabo la operación del sistema el Ministerio de Minas y Energía define en el documento Características Técnica el perfil y funciones del personal que debe apoyar la operación del Sistema. Ver el documento OE-OG-01 Organigrama del Operador. El personal que ingresa será capacitado en el funcionamiento del sistema y manejo de la Operación. Ver OE-PR-19 Procedimiento de Capacitación Staff del Operador. 4.4.1.3 Frecuencia y almacenamiento de la recolección de información. La recolección de la información se realiza minuto a minuto de acuerdo a las transacciones realizadas por los Agentes, la información registrada en cada transacción queda almacenada directamente en la Base de Datos del Sistema Transaccional (Oracle). NOTA: Para los Agentes que realizan las transacciones de aceptación y despacho de las órdenes de pedido por medio de la aplicación Web Services, los datos de serán almacenados inicialmente en una base temporal (SQL SERVER) y cada 5 minutos son actualizados en la Base de Datos del Sistema Transaccional. La recolección de la información se divide en las fases en las que se divide todo el proceso de Órdenes de Pedido: - Generación (Datos del Cliente, Datos de Proveedor, Datos exclusivos de la Orden,

Datos del Transporte y Datos del Producto)


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- Aceptación (Datos del Producto, Datos del Transporte, Datos de la Planta de despacho)

- Despacho (Datos de la planta de despacho, datos del producto, datos del transporte) - Cierre (Datos del producto, datos del transporte) 4.4.1.4 Reglas de validación y consistencia El sistema realiza validaciones en la aplicación durante la ejecución de la transacción

realizada por el Agente. Se realizan validaciones desde la Base de Datos para garantizar que la información

registrada cumpla con las características de consistencia y confiabilidad. Ver documento OE-F-19 Diccionario de Datos - Reglas de Validación SICOM Líquidos.

4.4.1.5 Sensibilización a los Usuarios. Una vez creado el Agente en el sistema de información, antes de hacer entrega del código SICOM y del Usuario asignado se realizará el proceso de capacitación para que el Usuario conozca el funcionamiento del sistema y la importancia de realizar correctamente cada una de las transacciones. Una vez finalizada la capacitación se hace entrega al Usuario de los Guías soporte para la ejecución de cada actividad. Ver documento OE-PR-09 Procedimiento de capacitación y sensibilización a los Usuarios de la cadena por parte del Operador. Para apoyar las inquietudes y/o inconvenientes que presenten los usuarios con respecto al manejo del sistema de información, el Ministerio de Minas y Energía por medio del contratista brinda soporte por medio del Centro de Contacto 24x7x365. Ver documento OE-PR-12 Procedimiento de soporte al usuario - Modificación y/o Actualización de Datos


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4.5 DISEÑO DEL PROCESAMIENTO DE LOS DATOS 4.5.1 METODOLOGIA PARA EL PROCESAMIENTO DE LOS DATOS


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CÓDIGO: OE-PR-03



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CÓDIGO: OE-PR-03


4.5.2 INFRAESTRUCTURA TECNOLOGICA NECESARIA PARA LA OPERACIÓN

ESTADÍSTICA.

El Ministerio de Minas y Energía determina en el documento Características Técnicas

la infraestructura Tecnológica necesaria para la operación de SICOM la cual es

controlada por un tercero.

El sistema de información SICOM es la herramienta utilizada para la captura, recolección

y almacenamiento de datos.

Para el procesamiento y generación de resultados, informes y cuadros de salida se

establecen las herramientas BI y Dashboard.

4.5.3 DOCUMENTACIÓN PARA USO Y MANTENIMIENTO DEL APLICATIVO.

Se menciona a continuación los documentos base establecidos para:

- Manejo de las herramientas utilizadas para el mantenimiento y soporte de la operación

SICOM.

- Funcionalidad del sistema de Operación. (Guías para el Usuario interno y externo).

- Seguridad y respaldo de información.

La documentación se puede encontrar en el repositorio de información:

http://git.sicom.gov.co/users/sign_in Ver OE-PR-01 Procedimiento de Control de

Documentos y Registros.

4.5.3.1 Documentación técnica del aplicativo.

- OE-MN-02 Manual Técnico Arquitectura SICOM.

- OE-MN-03 Manual Técnico SICOM

- OE-MN-04 Manual Módulo de Seguridad

- OE-PR-13 Procedimiento para mantenimiento SICOM Líquidos (Guías y formatos)

- OE-MN-06 Manual Orden de Pedido – Web Services

- OE-MN-07 Manual Transferencia – Web Services

- OE-MN-08 Manual Consulta de Información – Web Services

- OE-MN-09 Manual Base de Datos (Formatos)

- OE-PR-18 Procedimiento Monitoreo Bases de Datos

- OE-PR-16 Procedimiento para el Manejo de Auditoria

- OE-PR-17 Procedimiento simulacro DRP Bases de Datos

- OE-F-19 Diccionario de Datos – Reglas de Validación

- Modelo Entidad – Relación

http://git.sicom.gov.co/users/sign_in


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4.5.3.2 Documental funcional del aplicativo.

- OE-PR-08 Procedimiento Creación del Agente (Guías funcionales por tipo de Agente)

- OE-PR-10 Procedimiento Órdenes de Pedido (Guías de Usuario por tipo de Agente)

- OE-PR-12 Procedimiento Soporte al Usuario (Guías funcionales para soporte Nivel 1

y Nivel 2)

- OE-G-100 Guías de Usuario manejo de la plataforma GLPI

- OE-G-111 Guía de Usuario navegación en la plataforma AprendeSicom

4.5.3.3 Documentación de Seguridad y respaldo de la Información.

- OE-PL-04 Política de Confidencialidad de la Información

- OE-PL-03 Política para la Gestión de la Seguridad de la información y tratamiento de

datos personales

- OE-PL-01 Políticas de Bases de Datos

- OE-PR-15 Procedimiento de restauración Bases de Datos en MME

- OE-PR-21 Procedimiento de Toma y Restauración de bases de datos SICOM

líquidos

4.6 DISEÑO DE ANÁLISIS

4.6.1 HERRAMIENTAS TECNOLOGICAS

Las herramientas tecnológicas establecidas por el Ministerio de Minas y Energía para el

Análisis de Información son R, Access y Excel.

4.6.2 COMPARACIÓN DE RESULTADOS (ANÁLISIS DEL CONTEXTO)

El Análisis del contexto se realiza teniendo la siguiente metodología:

1. Comparación de la oferta vs demanda.

2. Comparación de las transacciones realizadas entre los Agentes de la Cadena.

4. Ventas realizadas por productos.

5. Ventas realizadas por Departamentos y Municipios.

6. Participación de los Distribuidores Mayoristas en el Mercado.

4.6.3 MÉTODO DE ANÁLISIS DE CONSISTENCIA O COHERENCIA

El método de análisis de consistencia o coherencia realizado a la información estadística

se realiza teniendo en cuenta:

1. Comparación de las transacciones realizadas en periodos anteriores (años,

trimestres), por Agentes, Productos y Departamentos.

2. Comparación con los datos emitidos por Ecopetrol en informes entregados el

Ministerio de Minas y Energía.


PRUEBAS

CÓDIGO: OE-PR-03


4.7 SISTEMAS DE PRODUCCIÓN Y FLUJOS DE TRABAJO (OE-MPE-01 MAPA PROCESO ESTADÍSTICO)


PRUEBAS

CÓDIGO: OE-PR-03


En la gráfica Proceso Estadístico se establece el flujograma de trabajo necesario para el

desarrollo de la Operación Estadística correspondiente a la Transacción de volúmenes

de combustibles líquidos derivados del petróleo. Se establecen los procesos y las

herramientas necesaria para la ejecución de cada actividad.

La documentación establecida para la ejecución de cada proceso se encuentra

relacionada en el registro OE-F-01 Control de Documentos.

4.8 DISEÑO DE LA DIFUSIÓN

4.8.1 Productos e instrumentos de difusión.

Los resultados de la información serán entregados dependiendo de los Usuarios y de los

requerimientos realizados. Ver OE-PR-02 Procedimiento Detección y Análisis de

Requerimientos.

El Ministerio de Minas y Energía establece los siguientes canales de difusión de la

información estadística:

Generación de reportes del Sistema Transaccional

Los reportes solicitados por los Usuarios corresponden a:

- Ventas a Minoristas y Grandes Consumidores: todas las ventas que los proveedores hacia minoristas y grandes consumidores

- Ventas de etanol – carburante: reporte de ventas de Alcohol Carburante desde productores a Clientes

- Reporte con las ventas propias de cada EDS - Cantidad producida de los Refinadores - Reporte de compras por Agentes - Reporte de ventas por Agentes - Reporte de los precios de venta registrados por las EDS Automotriz y Fluvial

El Ministerio de Minas y Energía realiza la publicación del Boletín Estadístico por

medio de la Página Web de SICOM: http://www.sicom.gov.co/index.shtml.



PRUEBAS

CÓDIGO: OE-PR-03


El boletín tendrá la siguiente estructura:

1. Portada

2. Despachos realizados por Agentes y últimos trimestres del año 2017

3. Nota Explicativa: Se describe el análisis del Cuadro de Salida.

Series

Históricas

Series

Históricas

Comparabilidad

Variable 1: Tipo Agente

Variable 2:

Volumen


PRUEBAS

CÓDIGO: OE-PR-03


Registrando información respecto a:

- Agentes de la Cadena de Distribución de Combustibles líquidos.

- Distribución de los Agentes Minoristas.

- Comparación de la oferta vs demanda.

- Comparación de las transacciones realizadas entre los Agentes de la Cadena.

- Ventas realizadas por productos.

- Ventas realizadas por Departamentos y Municipios.

- Participación de los Distribuidores Mayoristas en el Mercado.

Para la publicación del Boletín en el home del SICOM se tendrá en cuenta el documento

OE-G-97 Guía para modificación de novedades y noticias en el Home SICOM.

4.8.2 CALENDARIO DE LA DIFUSIÓN ESTADÍSTICA

1. Como proceso de estabilización del producto final de la Operación Estadística el

Ministerio de Minas y Energía realizará la publicación del Boletín Estadística para el

período de referencia establecido de la siguiente manera:

CALENDARIO DE DIFUSIÓN ESTADÍSTICA

TRIMESTRE/MES

2017 2018

JULIO

AGOSTO

SEPTIEMBRE

OCTUBRE

NOVIEMBRE

DICIEMBRE

ENERO

FEBRERO

MARZO ABR

IL MAY

O JUNIO

JULIO

AGOSTO

SEPTIEMBRE

III TRIMESTR

E 2017

RECOLECCIÓN DE INFORMACIÓN

PERIODO DE ESTABILIZACIÓ

N DE LOS DATOS

PUBLICACIÓN

BOLETIN

IV TRIMESTR

E 2017


PERIODO DE

ESTABILIZACIÓN DE

LOS DATOS

PUBLICACIÓN

BOLETIN

I TRIMESTR

E 2018


PERIODO DE

ESTABILIZACIÓN DE

LOS DATOS

PUBLICACIÓN

BOLETIN

II TRIMESTR

E 2018


PERIODO DE

ESTABILIZACIÓN DE

LOS DATOS

PUBLICACIÓN

BOLETIN


PRUEBAS

CÓDIGO: OE-PR-03


Para la continuidad del proceso de difusión de la información se tendrá en cuenta que:

1. Se tomarán los datos trimestralmente

2. Una vez realizado el corte del trimestre existen 2 meses de estabilización de datos, ya

que existen revisiones de la información, control de calidad de los datos y trabajo de

ajuste con los Agentes de la Cadena.

3. Se publica el Boletín Estadístico.

La difusión de los metadatos se realiza por medio de la página Web del SICOM:

http://www.sicom.gov.co/index.shtml.

4.8.3 CONDICIONES DE USO Y CONFIDENCIALIDAD DE LA INFORMACIÓN

ESTADÍSTICA.

Las directrices generales de protección de la información en la difusión de información

son:

- Se evitará publicar celdas con frecuencias pequeñas en aquellos cruces de variables

dónde intervenga alguna variable sensible.

- Se evitará publicar celdas con magnitudes o variables numéricas donde se pueda

derivar de forma fácil la contribución o contribuciones de algunas de las unidades

estadísticas (empresas, representante legal, cédulas, nit, etc)

- Si para el análisis aplicar hacer uso de algún campo con datos sensibles se podrán

aplicar criterios de sensibilidad y técnicas de recodificación de variables y/o métodos

de supresión de celdas que protejan la tabla de forma adecuada y preserven la

mayor cantidad de información posible.

- La información suministrada se realiza con el fin de dar a conocer a los Usuarios el

comportamiento de la oferta y demanda de Combustible Líquido Derivado del

Petróleo en el país.

4.9 PRUEBAS AL DISEÑO.

Los cambios realizados al Sistema de Información SICOM son solicitados por la

Dirección de Hidrocarburos de acuerdo a las necesidades de mejoramiento que se

requieran. Los cambios son realizados por el Operador del SICOM dejando evidencia de

la trazabilidad que se desarrolle en cada cambio solicitado.

Estos cambios se pueden realizar en cuatro (4) modalidades:

Evolutivos

Correctivo

Perfectivos

Adaptativos.

Las actividades establecidas para el desarrollo de estas actividades se detallan en el

documento OE-PR-13 Procedimiento para mantenimiento del Sistema de



PRUEBAS

CÓDIGO: OE-PR-03


Información SICOM líquidos. Las evidencias de estas actividades se realizan teniendo

en cuenta lo descrito en el procedimiento.

Una vez realizado el cambio se socializa con los Usuarios involucrados por los canales

de comunicación establecidos por el Ministerio de Minas y Energía.

CONTROL DE DOCUMENTOS

Versión Fecha de aprobación

(DD/MM/AA) Descripción del cambio

1 05/09/2018 Documento inicial

procedimiento de diseÑo y pruebas cÓ · procedimiento de diseÑo y pruebas digo: oe -pr 03 fecha:...

Documents