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Universidad Autónoma del Estado de México

Sistema de Gestión de la Calidad 1/11

Procedimiento de Autenticación de Documentos Oficiales Revisión No. 02 Secretaría de Docencia Dirección de Control Escolar Departamento de Ingreso Unidad de Autenticación de Documentos Oficiales

Fecha: 12/10/07

C O N T E N I D O

1. Propósito

2. Alcance

3. Responsabilidad y autoridad

4. Normatividad aplicable

5. Políticas de operación

6. Diagrama de bloque del procedimiento

7. Glosario

8. Anexos

9. Revisión histórica




Fecha: 12/10/07

1. PROPÓSITO Establecer los lineamientos para verificar la autenticidad de documentos oficiales (certificados de secundaria y bachillerato) de los alumnos de nuevo ingreso a la UAEM. Establecer los lineamientos para verificar la autenticidad de los Documentos Oficiales (Certificado de bachillerato y licenciatura, título y grado académico) emitidos por la UAEM a solicitud de otras instituciones. 2. ALCANCE El proceso comprende las actividades para autenticación de los documentos oficiales, desde la recepción de la solicitud y hasta la emisión del dictamen de autenticidad correspondiente. 3. RESPONSABILIDAD Y AUTORIDAD

A) Director de Control Escolar. Responsabilidades:

1. Asignar los recursos necesarios para el desarrollo del proceso.

Autoridad

1. Rechazar o negar la autenticación de un documento oficial cuando la solicitud no se apegue a los requisitos establecidos para la prestación del servicio.

B) Jefe de la Unidad de Autenticación de Documentos Oficiales. Responsabilidades:

1. Cotejar los documentos oficiales con los antecedentes escolares que los sustentan.

2. Emitir el dictamen de autenticidad del documento oficial. 3. Preparar dictámenes y oficios para entrega al usuario. 4. Solicitar la autenticación de documentos oficiales externos a la UAEM en las

instancias emisoras.




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Autoridad:

1. Otorgar la calidad de autenticidad de los documentos oficiales sujetos a verificación.

2. Acceder al Sistema de Control Escolar, a fin de realizar las verificaciones pertinentes.

3. Acceder a los Libros de Registro de Títulos Profesionales, Grados y Diplomas, emitidos por la UAEM.

4. Solicitar el acceso a documentos que obren en el Archivo General de la UAEM y que sean pertinentes a su función.

5. Acceder a los Libros de Registro de Certificados y a los archivos de las copias de certificados emitidos por la UAEM.

6. Establecer contacto con otras instancias internas o externas, para la operación de este proceso.

7. Rechazar solicitudes que no se apeguen a los requisitos.

C) Jefe de la Unidad de Servicios del Departamento de Ingreso. Responsabilidades:

1. Salvaguardar los expedientes de los alumnos de nuevo ingreso a la UAEM. 2. Proporcionar acceso a la Jefa de la Unidad de Autenticación de Documentos

Oficiales a los expedientes de nuevo ingreso. Autoridades:

1. Solicitar mediante oficio, la autenticación de documentos oficiales de alumnos a la Jefa de la Unidad de Autenticación.

D) Jefe de la Unidad de Títulos de la Dirección de Control Escolar.

Responsabilidades:

1. Salvaguardar los Libros de Registro de Títulos, Grados y Diplomas, emitidos por la UAEM.

2. Proporcionar acceso al Jefe de la Unidad de Autenticación a los Libros de registro de títulos, grados y diplomas emitidos por la UAEM.




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E) Jefe de la Unidad de Certificación de la Dirección de Control Escolar.

Responsabilidades:

1. Salvaguardar las copias al carbón de Certificados, emitidos por la UAEM, durante el año en curso.

2. Proporcionar acceso al Jefe de la Unidad de Autenticación a los archivos de copias al carbón de certificados emitidos por la UAEM, que obren en su poder.

F) Jefe de la Unidad de Archivo de Control Escolar Responsabilidad:

1. Salvaguardar los documentos oficiales. 2. Salvaguardar las copias al carbón de los certificados emitidos por la UAEM en

años anteriores al ejercicio actual 3. Crear el respaldo de los documentos oficiales, mediante microfilmación, de los

alumnos inscritos en la UAEM 4. Proporcionar información relativa a los documentos oficiales solicitados por la

Jefa de la Unidad de Autenticación de Documentos Oficiales. Autoridades:

1. Acceder a los documentos oficiales de los alumnos inscritos en la UAEM.

G) Encargado del Archivo Universitario. Responsabilidad:

1. Salvaguardar los documentos oficiales. 2. Salvaguardar las copias al carbón de los certificados emitidos por la UAEM en años anteriores al ejercicio actual. 3. Proporcionar información relativa a los documentos oficiales solicitados por la Jefa de la Unidad de Autenticación de Documentos Oficiales.




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4. NORMATIVIDAD APLICABLE

1. Constitución Política de los Estados Unidos Mexicanos, Título Primero, Capítulo I De la garantías individuales, Artículo 5º.

2. Ley General de Educación, Capítulo VI De la validez oficial y de la certificación de

conocimientos, Artículo 60.

3. Código Penal Federal. Libro Segundo, Título décimo, Delitos cometidos por servidores públicos. Capítulo II. Ejercicio indebido de servicio público. Artículo 214. Título decimotercero, Falsedad, Capítulo IV. Falsificación de documentos en

general. 4. Ley del Ejercicio Profesional para el Estado de México. Capitulo V. Del Ejercicio

Profesional. Artículo 22. 5. Legislación de la UAEM. 27-02-06

a. Ley de la Universidad. Título I, De la Universidad. Art. 2º. Fracción VIII b. Estatuto Universitario. Título II, De la Comunidad Universitaria. Capítulo VII

De la Responsabilidad Universitaria. Art. 44, inciso V. c. Reglamento de Facultades y Escuelas Profesionales.

i. Título III, De los estudios de Licenciatura. Capítulo IV De la Inscripción a los Estudios. Artículo 85.

ii. Título IV, De los estudios de Postgrado. Capítulo IV De la Inscripción a los Estudios. Artículo 172.

d. Reglamento de la Educación Media Superior de la UAEM. Título IV, Del Ingreso, Promoción y Permanencia de los Alumnos de la Escuela Preparatoria. Capítulo I Del Ingreso a los Estudios del Bachillerato Universitario. Art. 121

6. Norma de Gestión de Calidad ISO-9000:2000

7. Norma de Gestión de calidad ISO-9001:2000




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5. POLÍTICAS DE OPERACIÓN 5.1 Documentos de exalumnos UAEM: las solicitudes recibidas se evaluarán para

confirmar que contengan los datos necesarios para su trámite: solicitud escrita y dirigida al director de Control Escolar; copia fotostática del documento sujeto a autenticación (certificado de licenciatura, bachillerato, maestría, doctorado, título profesional, grado de maestría o grado de doctorado).

5.2 El Jefe de la Unidad de Autenticación de Documentos Oficiales, registrará las solicitudes que cumplan con los requisitos para dicho trámite en el Registro de solicitudes, anotando dependencia de procedencia, número de oficio, fecha de ingreso, tipo de documento a verificar y fuente a donde se solicitará la información respectiva para revisión y/o cotejo del documento.

5.3 El Jefe de la Unidad de Autenticación de Documentos Oficiales, procederá a la clasificación del documento, por su tipo (certificado de bachillerato, de licenciatura, título o grado académico) y por la fecha de su emisión (histórico o vigente), con la finalidad de identificar la fuente de cotejo de cada documento.

5.4 El Jefe de la Unidad de Autenticación de Documentos Oficiales, solicitará las

copias al carbón de los certificados sujetos al trámite, si son documentos históricos los solicitará al Archivo Universitario, mediante oficio que se enviará por fax con anterioridad a 7la fecha de consulta señalada en el mismo; si son documentos vigentes y su fecha de emisión corresponde a los años 2005, 2006 y 2007, serán solicitados en el Departamento de Egreso, mediante memorando.

5.5 Los certificados serán cotejados o revisados (SCE) considerando • Características físicas (papel, medidas de seguridad, formato) • Leyendas inicial y final • Número de registro del certificado • Nombre y número de cuenta del alumno • Plan de estudios, número de materias y créditos • Nombres, firmas y sellos de autoridades universitarias • Fotografía, cuando se cuente con copia al carbón.

5.6 En títulos y grados académicos deberán revisarse los siguientes datos en libros de

registro: • Nombre del alumno • Título profesional que se otorga • Fecha de examen recepcional • Fecha de emisión • Fecha de registro • Foja y número de registro del libro correspondiente




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5.7 Una vez realizado el cotejo y/o verificación de documentos, se redactará el dictamen correspondiente, el cual, será remitido para firma del Director de Control Escolar, en caso de dictámenes auténticos contendrá copia para archivo; los dictámenes de documentos apócrifos deberán incluirse copias para el Secretario de Docencia, para el Abogado General y para archivo.

5.8 El dictamen será enviado a la dependencia que lo solicitó por correo; en caso de dependencias externas a la Ciudad de Toluca, serán enviadas además vía fax, a fin de dar pronta respuesta.

5.9 Documentos de origen externo a la UAEM: la Unidad de Servicios Escolares

notificará a la Unidad de Documentos Oficiales el acceso a los expedientes de alumnos de nuevo ingreso a fin de llevar a cabo la revisión de documentos oficiales originales.

5.10 El Jefe de la Unidad de Documentos Oficiales llevará a cabo la revisión de

documentos oficiales en el área de servicios, en la cual se verificarán las características físicas de los documentos con la finalidad de detectar aquellos que generen sospecha de dicha revisión.

5.11 El Jefe de la Unidad de Documentos Oficiales solicitará mediante oficio dirigido a

la autoridad escolar correspondiente, la autenticación de los documentos que generen sospecha; lo remitirá al Director de Control Escolar para su firma y lo relacionará en el Registro de Solicitudes de Autenticación Externas.

5.12 El Jefe de la Unidad de Documentos Oficiales realizará seguimiento de las

solicitudes generadas en la unidad, con la finalidad de dar seguimiento (vía telefónica) al trámite utilizando para este fin la Relación de Solicitudes de Autenticación Externas.

5.13 El recibir respuesta de la autoridad escolar correspondiente, el Jefe de la Unidad

de Documentos Oficiales lo registrara oportunamente, una vez que se haya realizado la correspondencia entre los datos de la solicitud enviada y los de la solicitud recibida. En el caso de que el dictamen refiera la calidad apócrifa de un documento, será turnada copia de la respuesta recibida a la Unidad de Servicios del Departamento de Egreso, solicitando el documento original, el cual será remitido al Abogado General acompañado de la Solicitud de Autenticación y la respuesta recibida.

5.14 El Jefe de la Unidad de Documentos Oficiales mediante memorando con copia de

la respuesta recibida notificando de la calidad apócrifa de un documento y solicitará por este medio el documento original en cuestión.

5.15 El Jefe de la Unidad de Documentos Oficiales mediante oficio firmado por el

Director de Control Escolar remitirá copia de la Solicitud de Autenticación, el documento apócrifo original y copia de la respuesta recibida al Abogado General.




Fecha: 12/10/07

6. DIAGRAMA DE BLOQUE DEL PROCEDIMIENTO Autenticación de Documentos Oficiales -Documentos exalumnos UAEM-

Unidad de Autenticación de DocumentosOficiales

Dirección de ControlEscolar

Usuario(Instancia )

INICIO

Solicita el serviciode autenticacióndel documento

Recibe y turna aUnidad de

Autenticación deDocumentos

Oficiales

Recibe y registrala solicitud

Clasifica lasolicitud de

acuerdo al tipo dedocumento:

¿Es certificado, títuloo grado académico?

Se investigan susantecedentes enarchivo o SCE

Se coteja con ellibro de registro de

títulos, enorganismo

académico o SCE

Se coteja en librode registro degrados o enorganismo

académico o SCE

Certificado Grado académico

Título

1

2

3

5

4

A




Fecha: 12/10/07

Autenticación de Documentos Oficiales - Documentos exalumnos UAEM-.

Unidad de Autenticación de DocumentosOficiales

Dirección de ControlEscolar

Usuario(Instancia)

Recibe documento originalapócrifo y emite oficio de

envío del mismo alAbogado General, turna

oficio para firma DCE

Recibe dictamen

Recibe documentooriginal apócrifo yturna a Unidad deAutenticación de

DocumentosOficiales

Firma oficio deenvio de

documentoapócrifo al

Abogado General

Recibe oficio paraAbogado General

y lo remite.

FIN

Elabora dictameny remite a firma

Elabora dictamensolicitandodocumento

original

Recibe dictamen y lofirma, remite a Unidad

de Autenticación

6

FIN

A

Apócrifo¿Es auténtico

o apócrifo?Auténtico

¿Esauténtico oapócrifo?

Auténtico

Apócrifo

Envía documentoorigial apócrifo

6

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11

8

10

9

Recibe dictamen yenvía a instancia

emisora

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Autenticación de Documentos Oficiales - Documentos origen externo a la UAEM-

Instanciaemisora

Unidad de Autenticaciónde Documentos Oficiales

Usuario(Departamento de

Ingreso UAEM)

Dirección deControlEscolar

INICIO

Realiza la verificaciónde documentos

oficiales, los clasificapor entidad federativa

de procedencia

Permite elacceso de laUnidad de

Autenticaciónde DocumentosOficiales a los

expedientes denuevo ingreso

Emite solicitud deautenticación parainstancia emisora.

Envía a firma.

Firma solicitudde

autenticación,remite para su

envío

Envía solicitud deautenticación

Recibe solicitud yenvía respuesta

Firma oficio paraabogado y remite

Recupera y entrega.

Recibememorando

FIN

Revisa documentosoriginales, registralas solicitudes de

autenticaciónresultantes; facilitacopia de relación aunidad de servicios

Facilita a Unidad deServicios mediante

memorando (al AbogadoGeneral, además cuando seaapócrifo). Emite oficio y turna

para firma.

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7. Glosario Apócrifo: documento no auténtico. Dictamen: registro escrito resultado de una verificación de antecedentes escolares que establece la autenticidad o no de un documento oficial.

Documento oficial: certificado total o parcial de estudios de bachillerato o licenciatura, Título o Grado Académico expedido por una institución educativa. Instancias: partes interesadas en obtener el servicio de autenticación, dependencias, instituciones u otras entidades, de orden público o particular, que manifiestan algún interés en la autenticidad de los documentos oficiales emitidos por la Universidad Autónoma del Estado de México. UAEM: Universidad Autónoma del Estado de México DCE: Dirección de Control Escolar SCE: Sistema de Control Escolar 8. Anexo N/A

9. Revisión Histórica Número de revisión

Fecha de revisión

Revisó (Puesto)

Reaprobado (Puesto)

Descripción del cambio

00 2006 Jefe de la Unidad de Autenticación de Documentos Oficiales

Jefe del Departamento de Ingreso

Primera edición

01 Enero 2007 Jefe de la Unidad de Autenticación de Documentos Oficiales


Modificación de Responsabilidades y autoridades, diagrama de bloque.

02 Octubre 2007 Jefe de la Unidad de Autenticación de Documentos Oficiales


Modificación de políticas y diagrama de bloque.

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